时间：2023-05-30 08:37:20
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学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、体检表、个人基本情况表、学习的课程、在校期间的德、智、体、美发展情况及各科成绩记录、学籍变动情况记录、学生毕业情况等。学籍档案存于学校学籍管理部门，它体现了学生档案的原始性和凭证性，是一种不可再生的资源，是作为学校和各级教育行政部门查询、检查、审核毕业资格的依据。那么如何准确完整详细地记录学生的求学经历、完善学生学籍档案的信息，提高其管理与利用的效率，已成为学校相关部门较为关注的课题。
1 学生学籍档案管理现状
1.管理体制不完善，服务意识不强。无统一的建档标准。许多学校的学籍管理体制不能与时俱进，没有总结经验，没有把握学校及学生自身的特点，没有建立适应学校发展的行之有效的管理体制，给学籍管理工作的开展带来不便。学校在学籍管理过程中，服务意识不强，忽略了学生的主体地位，没有做到以学生为本，制约了学生自身的发展，制约了学校的长远发展。
2.学籍管理系统或模块功能不能满足学籍档案工作的要求。这些软件的功能在实际使用过程中，存在不少缺陷（1）适应性不强。由于各地区各学校学籍管理具体工作存在一些差异，目前使用的学籍管理系统或模块对部分学籍管理工作中存在的特殊问题得不到有效解决；（2）功能不完善，没有涵盖学籍管理工作的各个环节；（3）不能以网站为依托实现真正的数据共享，甚至不能以校园网为依托，实现本校内的数据共享。
3.学籍档案管理仍达不到信息化标准，数据库和网络技术应用水平不高。学籍管理软件的信息化、科学化、现代化不强，没有结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，不能依托网络界面，实时显示并更新相关信息，实现数据共享，从而实现真正的数据信息化；各学校的学籍管理科（室）数据与其他科（室）的相关数据甚至不能以校园网为依托，实现本校内各科（室）学生数据的共享。另外学籍管理人员信息化管理水平跟不上，学生在遇到学籍变动如转学、休学、复学、退学时，不能做到信息量的详实，准确、及时、统一。容易出现错误，造成重复性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通学籍管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型管理人才，且管理人员变动频繁，造成学生学籍档案不完整，缺乏真实性等问题，造成后期核对困难。
2 加强学籍档案管理工作的对策
1、完善学籍档案管理体制及归档制度，提高管理及服务意识。
学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理，健全、完善管理体制，规范学籍档案管理；建立和完善归档制度，学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档，做到分散收集，集中管理。从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠；提高学籍管理人员的思想认识，创新管理理念，牢固树立以学生为本的服务意识，深入了解学生诉求，解决学生的实际问题，关心学生的成长与成才，加强思想引领，着力提升学生的思想境界，真正落实服务育人的目标。提高学校的学籍管理技术水平、管理水平、服务能力和学生满意度。
2、着力开发运用具有可扩展性的学籍管理系统软件，满足学籍管理工作的需求。
学籍管理工作的流程不是一成不变的，可能会出现很多变化或特殊情况，如果学籍系统仅仅用于适应业务本身，而不兼容后续工作和教学管理等其他流程，这样的系统显然不够完善。面对复杂的实际工作，系统必须具备可扩展性。因此学籍管理软件开发人员应与学校学籍管理工作人员强强联手，针对目前学校学籍管理系统或模块不能完全满足工作要求的现状，软件研发公司应深入学籍管理工作一线，与学校学籍管理工作人员加强沟通，认真学习国家教育部学籍信息化管理的工作要求，仔细研究学校教务管理的工作特点，本着高起点、高标准、既适应当前又考虑未来发展的原则，为各学校定制开发学籍管理系统或模块，满足学籍管理工作的需求，加快学籍管理信息化进程。
3、加快学籍档案管理信息化程度，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案信息化管理。
切实加大对学籍管理信息化宣传教育力度，建立健全学校学籍管理信息化体制，加大对学籍管理信息化资金投入，加强对学籍管理信息化人员的培养，提高学籍管理信息化的效率与水平，利用现代技术加强学籍信息化管理。一方面建设高质量的学籍档案数据库，运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持学籍档案管理，这样不仅把管理人员从繁重的数据处理工作中解放出来，而且提供了更加快速准确的途径，使工作可以在部门之间平滑切换，顺利进行。同时加强网站建设，充分利用网络技术，开发一套安全、完善、高效、能够实时显示并更新相关信息的学籍档案管理系统，全面实现学籍档案信息资源共享，从整体上提高学籍管理工作的质量和水平。
4、提高学籍档案管理人员的业务水平、管理水平，建设一支高素质的学籍管理队伍。
（1）加强对学籍管理人员的政治素质和业务素质的培训，提高其政治素质和专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”的多素质人才。
（2）管理人员要有求真务实、甘于奉献的精神，要高度树立学籍管理为育人服务的责任感和使命感；牢固树立以学生为本的服务意识。加强学籍业务学习，强化继续教育，坚持“学用结合、按需施教、重视实效”，全面掌握学籍档案管理工作的新知识、新技术，了解学籍档案管理现代化的具体内容。
【关键词】
高校学生；档案；管理；策仪
就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。
一、学籍档案所具有的作用
（一）学籍档案具有凭证作用
正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。
（二）学籍档案具有参考作用
除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。
（三）学籍档案具有评估作用
一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。
（四）学籍档案具有人才信息库的作用
对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。
二、当今我国学籍档案现存的缺陷
（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难
对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。
（二）学籍档案管理渠道较多
现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。
（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视
就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。
三、提高学籍档案策仪
（一）让学籍档案受到足够重视
对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。
（二）不断对学籍档案进行规范化管理
要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。
（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作
现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。
参考文献：
[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2012，159-160
[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
1.学籍档案管理存在的主要问题
1.1学籍档案形成的相关人员意识不到位
学生在学校的学习过程以及思想表现都可以在学籍档案中得到最真实的反映，档案的原始性和真实性都是用人单位对学生进行考察的主要依据。因为有一部分工作人员不能认真地对待工作，这样的话，原始档案的不完整现象就会出现，而且在整理过程中，不能实现规范化。所用的表格和纸张不能达成统一，字迹不工整，填写不够规范化，随意性较强，没有统一的内容，有些鉴定、评语性的材料不够客观，只是做表面工作，不能将学生真实的情况反映出来，这样的话，它就不能充分地发挥其使用价值。
1.2学生个人档案意识淡薄
学生在概括自己在校的表现、社会实践、个人总结没有认真对待，字迹潦草，也没有认真地做总结，用简单的话语就将自己的实习过程阐述完成，在其思想表现、大学生生活的表现上，也不够全面，更严重的是语句不通顺，很多错别字，没有对自己负起责任。在毕业以后，对自己档案的去留问题没有引起足够的重视，一旦经过太长的时间，从而使档案出现丢失的可能性或者根本不知道自己的档案去向。
1.3电子档案管理不到位
伴随着不断发展的计算机技术，网络技术必定会得到较快的发展，学籍档案管理的信息化、系统化在此基础上才能够得以实现，传统的档案管理大部分都选择纸质的管理和保管方式，但是这种传统方式已经与现代社会和办公的需求无法相适应。而现在很多高职院校中，对于纸质文件档案材料永远是最重视的，却没有将电子文件的方式充分地利用起来，不能得到有效地保存，与此同时，过于依赖计算机，很多重要的档案文件的保存或者备份不能及时进行，这样一来，数据就会丢失，或者只是将电子文件打印出来，电子文档不再进行保存。在这种情况下，一旦将纸质材料丢失的话，原始档案材料在也不可能出现，学校和学生肯定会因此出现一定的损失。
1.4各部门配合不到位，沟通少
因为学籍档案会涉及到很多部门，档案需要很长时间才能够形成，部门之间不能相互配合，通常都会使学生的学籍档案没有齐全的材料或者出现丢失的现象。而在这种前提下，当学生需要填写表格和提交表格的部门是完全不同的两个部门，混乱现象比较严重。
2.加强学生学籍档案管理的对策
2.1高度重视学籍档案管理工作
在学校中，唯一可以体现学生学习状况的就是学籍档案，而且其准确性和可靠性极高，在学校教学工作中发挥着及其重要的作用。学校想要得到更宽阔的发展空间，就需要对学籍档案进行科学化的管理，并且充分地利用学籍档案，只有这样，学校才能有良好的发展前景，学校中的每个部门中的相关人员在管理学籍档案的过程中，要明确地认识到自身的职责所在，更要充分地了解和掌握建档归档的重要性，在此基础上，将学生学籍档案的相关工作越做越好，在进行学籍档案移交和保存的过程中，应该严格按照相关规章制度进行，千万不要出现表面功夫，弄虚作假的现象。与此同时，还要使学生对相关的档案知识有充分地认识和了解，从而使学生在填写自己档案内容的时候引起重视，对毕业之后档案的去留问题也可以引起重视。
2.2加强学籍档案的基本规范
学院相关部门在学籍档案使用各种表单的建立上，基本上都采用相同的样式。客观、真实、用语标准都应该是学院以及各部门对学生基本信息、鉴定以及考核意见应该严格遵循的原则。在需要手工填写的档案的时候，所选择的笔应该是碳素墨水或者黑色的签字笔，要注重字迹的工整，在内容上也应该具备绝对的准确性，即使出现错误也不应该随便进行修改。不管是教师还是学生，在填写相关表格和信息的时候，一定要规范化，并且具备准确性和真实性，从而使档案内容真实可靠，有更多的利用价值。
2.3充分利用现代信息技术，加强电子档案建设、实现学籍档案信息共享
想要实现电子档案，是需要大量的时间和精力的，因为文件的真实性和原始性，必须有档案备份、身份验证、密码设置等步骤才能实现，而在此基础上，电子档案实现过程中的真实性和原始性才能够得到一定的保障。高职院校的学籍档案管理工作中应该大范围地应用计算机技术，对一些比较先进的学籍管理系统进行开发和引进，在计算机网络信息系统和校园网的平台上，使学籍档案管理得到一定程度的发挥，在教务管理部门的支持和帮助下，使学生学籍档案信息的查询更为容易和方便，这样的话，资源共享就得以实现，并且学生学籍档案的利用率也得到了很大程度的提升。
2.4加强部门之间沟通与协调
学籍档案涉及招生、学工、教务、系、部等多个部门，并且档案的内容多、形成时间长只靠某一个部门是无法完成的，所以，加强部门之间的协调和沟通显得尤为重要。教务部门作为学籍档案管理的主要负责部门，要加强协调、沟通。针对部门之间的协调会议应该定期召开，将学籍管理过程中所遇到的相关问题作为会议研究的主要议题，最终讨论和研究出解决的方法，从而使学生学籍档案管理有效地进行。
参考文献：
高职教育以培养高素质技能型人才为己任。构建现代职业教育体系的切入点是实现中高职衔接，尤其是在招生与考试制度、课程与教材体系、专业教学标准、教育教学过程、人才培养模式、教师培养培训、不同层次交际间合作、教育质量评价体系、行业指导和企业参与体系、实训条件技术水平等方面实现紧密衔接。显然，对于大批升格或合并的高职院校来说，学生管理工作和学生学籍管理必须服务于高职教育的人才培养目标。以人才培养目标为视角，创新学生学籍管理机制成为新的课题。
1 高职学生学籍档案管理的特征
1.1 应用性 从人才培养模式、目标和任务去看，高职院校主要培养一线中急需的技能型、应用型人才，这必然决定了高职院校学生档案，除了主要记载普通高校学生在校期间的学习生活情况、成绩材料，以及党、团材料之外，更加重要的是学生专业技能档案、艺术素养档案、综合素质考核档案等集中反映的应用性为主的档案特征。
1.2 多样性 延安高职院校的生源主要由三类学生构成：即三年制普高生、五年一贯制高职生、“ 3+2”转入学生。而且，高职院校出于多种考虑，纷纷从省外生源市场争夺优质生源，使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高职院校档案的多样性。
1.3 周期性 高职院校学生档案除了随高考招生而来又随着学生毕业就业而走的学生档案的特征之外，又因其学制短、流动性强、稳定性差，使得周期性的特点更为突出。
2 学生学籍档案管理的重要性
2.1 学籍档案的利用是整个档案利用工作的关键 档案工作的灵魂是提供利用。主要为学生就业、参军、考级考证、入党、资助等提供学历证明或在校情况。学籍档案管理工作就显得尤为重要。某种意义上讲，高职教育就是就业教育，学籍档案及其利用对学生就业及创业攸关重要。
2.2 学籍档案工作是验证高职教育人才培养目标和教育质量和水平的关键 高职教育是以培养一线所需的高素质高技能人才为目标任务，学生学籍档案记载着在校期间学院教学、教育过程。高职教育必须走产学研结合，以服务区域经济，凸显产业特色的办学路子，工学结合、校企合作成为主要的教学模式；凸显综合素质，凸显技能锻造的过程教育和过程记载。因此，学籍档案工作记载教学教育过程，验证着教学质量和教育水平，成为重要的考核评估依据。
2.3 学籍档案工作是为高职院校毕业生就业搞好服务的关键 学籍档案就如人际交往的一张“名片”，名片效应往往产生事半功倍的效果。随着科技信息化水平的提高，用人单位对人才档案需求趣向电子化发展。要求更高，毕业生要实现自己的价值，就要经受社会的考验和挑选。学籍档案记载的所有内容，是用人单位必须考察的材料。提供的材料越充实，得到的保障就越有利。
3 服务人才培养目标的高职学生学籍档案管理的举措
针对学生档案管理的特征及重要性，采取“五化”对策，即强化领导力量和责任意识管理、档案人员要专业化、档案材料要规范化、传递档案要制度化、管理逐步现代化，以期有助于高职人才培养和教育目标的实现。
3.1 人才培养目标引领，强化领导指导作用 学生档案是全面反映院校培养教育学子，提高其综合素质的第一手资料，是校方举荐毕业生升学就业的权威性材料，也是学生走出校门，参与社会工作的重要依据。诚然，没有坚强的具体领导，就没有持久的强有力的工作措施。院校领导与全体教职工都要强化学生档案意识，自觉支持做好、做精学生档案工作。首先，院校要把学生档案管理工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把学生档案建设当作院校一项重大的基础性工作常抓不懈。在布置、检查、总结学生管理工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。其次，“业精于勤而贵于专”，要在学工部编配懂业务、会管理的负责人专门分工管理档案队伍管理和档案建设工作，非常必要和重要。第三，要认真落实当前档案管理中专职人员、经费、设备等几个急需解决的问题，做到人员落实，目标落实，责任落实，经费到位，设备到位。
3.2 档案管理人员要专业化 任何事业的振兴，关键在于人才；没有专业人才，就没有专业化创新，更不会创造出专业化成果。档案员落实到位，可采取送出去、请进来的办法。对学生管理部门的有关人员和档案员进行专业培训，学习基本知识，掌握档案管理与现代化建设的内容和手段，取得档案员资格证书后方可上岗。对专职档案员，要列入保密人员系列，要严格制度，明确职责，实行目标管理，诚心实意为生服务，在实践中不断提高管理水平。通过培训组建起一支觉悟高、作风硬、业务精，比较稳定的档案队伍。
3.3 档案材料整理规范化 在档案专业队伍组建的同时，院校学工部要依据学生档案收集整理之总体工作量，作出详细计划安排，集中力量，统一时间，统一目标，统一要求，对现存学生档案进行一次彻底的收集整理。应由学工部协调各系部领导具体负责，以专职档案员为中心，配合班主任、辅导员严格按照档案管理中的有关规定，限期高质量、高水平地完成学生档案重新收集整理，彻底改变学生档案“散、乱、差”局面，为今后档案管理的现代化奠定基础。具体设想是：档案材料要完整（涵高中材料）；事实要真实；评定要公正；纸张要统一；书写要规范；字迹要工整。除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。特别是学生所参与的各种社会实践材料，学生优秀模范材料，处分材料和等级证书、资格证书、竞技获奖证书、发明创造证书等复印件，建议应全部列入收集归档范围。学年度班主任、辅导员鉴定要根据学生实际，尽量能真实地反映出各个学生的正能量和德、智、能、绩特点。档案材料整理基本结束后，要按时序装入正规档案袋，填写封面目录，做到内外名称一致，顺序一致。一定要经校方组织专门人员认真验收、认同，最后交由专职档案员，按照档案管理有关规定，统一管理。从此，按年度阶段性收集整理，妥善保管和传递利用等。
3.4 档案利用传递要制度化 经验教训我们，档案传递千万不能马虎。稍有不慎，就会酿成难以弥补的损失或困难。凡需调出、转入的学生档案，必须严格按照保密制度规定的程序进行。如填写传递单-填写转档登记-严密包封-通过机要传递-检查收存回执-回执来退的应在一月之内及时催查。一定要注意接收单位是否具备文件规定的“县（处）级以上的组织人事部门或县级（含县级）以上人才交流服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送所在地的人事部门所属的人才交流服务中心保管。这样，可有效避免档案传递中档案丢失现象的发生。在前面所述中，重新收集建档中，对毕业生档案中能够体现其德、智、能、绩的综合材料，如学生成绩表、毕业生登记表、毕业生实习鉴定等最基础性的材料，可搞一式两份，其中一份存档，另一份存放于学生的学籍档案中。便于个别学生档案丢失后，作为重新建档的依据。同时也可有效地避免或杜绝个人利用重新建档之机，做假材料、开假证明，涂改材料等事件的发生。
3.5 管理手段现代化 任何事业如逆水行舟，不进则退。当前已进入信息现代化时代，随着职教事业的迅猛发展，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可靠保证。面对学生档案数量增大，项目增多，质量要求趋高，流动方向多样化、流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位众多等特点，原有的学生档案建设与管理手段显然已不适应巨变的形势。加快推进院校学生档案建设与管理手段的现代化，确实成为时代之要求，改革创新之必须。院校应舍得投资，与时俱进，充分利用现有之人才、设施，抢抓机遇，创新工作，以生为本，追求卓越，逐步实现学生档案管理现代化。
总之，学生档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分，是一项十分繁琐、量大面宽的基础性工作。“始于至诚、终于至善”。通过强化指导、责任问究，组建专业队伍，专业培训，重视收集整理，传递建制，手段现代化等科学开创工作，紧贴高职人才培养目标，切实发挥学生学籍档案的重要作用。
参考文献：
[1]李霞.高职院校学生学籍档案管理若干思考[J].岳阳职业技术学院学报，2010年5月：122-123.
1实现电子学籍档案的核对功能
学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前，学生的学籍信息都是经过人工手写的，信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在，学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确，能够保障学生的权益，减少老师的校对工作量。实现电子学籍档案的核对功能，是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动，学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，学校的学籍管理应该实行期报制度:即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息，每学年的第一学期和第二学期的开学前，将学生的学籍信息重新核对检查，并将新的注册信息报送到教育局相关的部门，进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询，也方便了学校对学生信息的及时了解。
2学校要建立健全信息化管理制度
学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学籍管理要制定相关的制度，并且要严格依法实施。这是对学校的要求，也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、复学、升学等手续时，家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。
3设置专门的档案信息管理人员
电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。所以，需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员，分工明确，各司其职，共同完成相关的档案管理工作。学籍档案的信息管理人员要经过培训，熟悉计算机电子技术，保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位，具体的岗位负责不同的具体事务。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题，在学生开学的时候，学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校，这种学籍知识应该让学生有所了解，以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。
4结语
教育是国家大计，是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全，针对信息化管理这一块，学校和教育的相关部门还有很多工作要做。
作者:甘露 单位:重庆市酉阳第二中学校
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、休学、复学、留级、退学等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）毕业生学员鉴定登记表、档案转递单及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视学籍档案质量，切实抓好和不断提高学籍档案质量显得十分必要。
1.学籍档案管理中存在的问题
1.1 收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
1.2 立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
1.3 档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
1.4 档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.完善学籍档案工作的管理建议
2.1 增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.2 建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
2.3 加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
学生档案是高校档案的一部分，然而一些高校仅对学校的教学档案管理工作较为重视，却忽略了学生档案的重要性。还有些学校认为“学生档案是跟着学生走的，学生毕业了就与学校无关了”，所以没必要对学生档案进行过多的管理，在学校议事日程中对于学生档案管理工作也很少提。不但不将学生档案管理工作的优劣作为档案管理部门业绩评比的标准，也不对学生档案管理工作进行必要的检查监督和指导，更是缺乏领导的重视，没有相关的制度建设，管理体制也不完善，一些学校甚至没有专职的学生档案管理人员。
（二）学生档案管理手段落后，程序不够规范。
虽然如今已是信息化数字化时代，档案管理方面也有了改善，无论是档案管理的内容还是服务方式及手法都比以往有了突飞猛进的变化，但是一些高校的档案管理人员已经习惯了老旧的手工操作方法来进行档案管理和文书的分类，虽然操作熟练，但远不及现代化办公手段的速度。由于一些高校建立时间不长，一些管理工作还没有步入正轨，还没有科学规范的管理制度，相应的档案管理方法也落后，程序也不规范。
（三）学生档案数量庞大，深度开发利不到位。
一些学校尽管已经提出了建设信息化档案馆，但是落到实际上就不尽人意，学校各个部门的档案信息资源没能有效的整合，也没有做到深加工、细致化档案信息，更别说从学校的档案信息资源中提炼出有结论性并且有规律的数据资料，所以这些档案资源就无法对教学管理、教学改革、领导决策服务。如今一些用人单位需要学生提供档案来办理相关手续，但是由于档案具有保密性，严重制约了用人单位工作的开展，让档案管理者也是无奈。
（四）学生档案管理经费投入不足，发展缓慢。
如今高校不断扩大招生规模，学生增加了，学生档案管理工作也随之增加，然而学校在学生档案管理方面投入的经费并不够，这让学生档案管理工作很是被动，不能与其他部门建立统一的管理平台，使学生档案管理工作无法顺利的开展。档案信息化建设的人才缺乏也是高校档案管理工作的困难之一，制约着高校档案信息化进展的脚步。高校档案工作不像经济领域一样能产生立竿见影的社会与经济效益，所以理解与支持档案工作的人较少。这些客观与人为因素严重影响了高校档案实现数字化管理的进程。
（五）毕业生档案传递方式原始，管理落后。
随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。严重影响了学生的就业前景。
二、高校学生档案管理工作的改善对策
（一）重视学籍档案管理，提高人员素质。
加强高校领导以及教职人员的档案意识，将学生档案管理工作当成学校的一项基础工作。学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。选拔“业务精、素质高、觉悟高”的人员充实到档案管理队伍中，积极加强档案管理人员的档案业务培训，建立档案工作网络，充分利用计算机辅助档案管理，建立学生档案信息数据库，进而全面提高档案管理水平和服务水平，使学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐，为学校教学。科研和其他工作服务。
（二）完善学籍档案内容，提高档案质量。
只有收集好学生的各类资料，才能确保学生档案材料的完整性，也能更全面更直接的反应出学生在校期间的能力。学生档案资料收集能否齐全完整，一方面，定期对档案资料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化档案管理，根据学生学习生活特点，增设“信用档案”、“心理健康材料”内容，充分反映学生个性化发展特征。注意收集反映学生成长进步的材料。包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等方面，充分反映学生多方面的潜能。
（三）充分开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值。
学生档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全的检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。
（四）严格毕业生档案的转递工作，确保安全完整。
学生档案管理系统是典型的信息管理系统，其设计主要包括数据库的建立和维护，以及前端应用程序的开发两个方面；以VF程序设计为基础，结合数据管理系统设计的学生档案管理系统，可以有效避免传统学生档案管理过程中的不足之处，有利于提高工作效率。
1 开发环境及工具介绍
1.1 开发环境
处理器：80486 50MHz或以上的CPU
内存：16M或以上内存，推荐使用24M以上内存
硬盘：典型安装所需硬盘空间85M；完全安装所需硬盘空间192M
显示器：VGA或更高分辨率的显示器
1.2 开发工具
Visual Foxpro 6.0（以下简称VF6.0）是Microsoft公司推出的新一代32位面向对象的关系型数据库管理系统，该系统提出了许多新的特性和功能，具有性能完善的程序设计语言，使用户开发数据库的工具更加完善与快捷，同时也具有良好的用户界面、简便的数据库操作等优点。
2 系统分析
2.1 系统功能分析
学生档案管理系统主要用于学校学生档案管理工作，主要任务是对学生档案的各种信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除。系统采用模块化程序设计方法，既便于系统功能的各种组合和修改，又便于管理人员的维护。系统应具备数据库维护功能，及时根据用户需求进行数据的查询、添加、修改等操作。
2.2 系统设计步骤
根据学生档案管理系统的功能使用，系统的详细设计是建立在结构框架的基础上，对系统的每个模块进行描述，使整个设计流程更加清晰明了；同时模块化的设计思路，可以大大提高设计的效率，可以尽可能的减少不必要的错误（系统结构框架图如图1）。
学生档案系统主界面模块： 该模块的功能是提供学生档案管理系统的主界面，也是本系统的入口和出口；该界面方便用户选择和调用各个子模块，如果用户需要对学生档案管理系统的数据进行维护需核对用户名和口令。
学生信息查询模块：该模块提供了学生档案查询界面，用户可以使用该模块查询学生档案相关信息。
学生信息维护模块：该模块允许用户选择维护对象（数据库中学生信息等）进行维护修改。（增加、删除、修改等）系统用户验证模块：该模块通过用户名和口令验证保证系统管理员登陆系统。
3 数据库系统设计
3.1 管理员系统界面
学生档案管理系统，在登陆系统之后，出现登陆界面，表单文件名：学生档案管理系统，系统登录界面如图2所示。
3.2 模块部分代码
模块部分代码由系统登录界面、口令验证模块、信息维护等等各模块组成，由于各模块具体设计类似，实际运用中数据庞大，故以下只对系统口令验证模块代码作了详细的阐述。
表单文件名：登录
事件代码：
&& 表单（Form1）的Init事件代码
Publ n
n=0
this.text1.selectonentry=.t.
this.text2.selectonentry=.t.
this.text2.passwordchar=”*”
this.text1.setfocus
&& 命令按钮确定（command1）的click事件代码
Dm = alltrim（thisform.text1.value）
k1 = alltrim（thisform.text2.value）
open data 学籍
use 管理员
locate for 登录名 = dm
if eof（ ）
n=n+1
if n
messagebox（“用户名或口令错误，请重新登录！”）
thisform.text1.setfocus
endif
else
if.not.alltrim（口令）==kl
n=n+1
if n
messagebox（“口令错，请重新输入！”）
close data
do form 维护
thisform.release
endif
endif
if n=3
messagebox（“权限错误，请退出”）
close
endif
&&命令按钮退出（command2）的click事件代码
主窗口.show
Thisform.release
4 小结
学校档案管理工作作为学校基础工作的重要组成部分之一，学生档案管理系统的功能基本符合学校学生档案管理工作的需求，能够完成学生基本信息、学生档案派遣地查询、学生档案信息维护等信息的输入与查询，并提供部分系统维护功能，利用计算机信息技术做到档案管理工作方法科学化，管理手段高效化，能够有效的促进学校档案管理工作。
参考文献
[1]廖信彦.Visual FoxPro应用大全[M].北京：清华大学出版社，2002.
【关键词】
大学生档案；重要性；管理工作；建议
引言
很多大学毕业生将学生档案寄回原籍后搁置不理，等到若干年后需要用到档案的时候会遇到很多的问题，例如已经参加工作的学生考取的国家公务员岗位需要工龄限制，而存放档案的区级人才市场不能提供相关证明；国企干部职员需要用人事档案申报职称、转正定级，但是档案所在的区级人才市场不能提供相关证明；毕业后选择以考研或留学的方式出国深造需要用到学生档案。另外，诸如养老保险的办理、人事调动、社会福利的确定等公共福利也都与大学生档案息息相关。由于大学生刚刚踏入社会并不能很好地理解档案的价值，做出“弃档”或“自行保管”等行为，最终使个人档案变为“死档”，最终使各项社会公共福利无法得到保障。大学生档案的不正确存放和保管，既是学生对档案重视意识的缺失，也是大学生档案管理人员职责的缺失。
1.高校大学生档案管理的重要性
大学生档案是大学生在大学期间的所有奖惩、荣誉等综合信息的真实记录，是学生档案的一部分。大学生档案包括了学生从小学至大学的学籍卡；学生的大学毕业生登记表；学生各个时期的国家级、省级、院校级奖惩证明；学生各个时期的体检卡；学生的初、高考以及大学每学年及综合成绩单；学生党、团身份的全部证明材料等。目前，除了国企及一些企事业单位，很多高校毕业生的就业单位没有提供学生档案的存放和管理系统，学校也只能暂时存放两年的时间，那些没有接受单位的大学生档案一般会被派送回原档案存放单位，即大一时将档案寄至大学的原籍单位，大部分原籍单位与学生户籍所在地一致，为户籍所在的市区级人才市场。大学生档案是大学生在大学的生涯中一切经历的翔实记录，也是企业人事部门考核应届毕业生的重要参考依据。高校的大学生档案一般不经过个人，是在学生毕业之际由学校代为转出，学生档案转出后如果没有具有资格的单位接收，大学生档案就会面临着丢失、“死档”等问题，这对于大学生就业及其就业单位人才的考核、选拔任用产生很大影响，尤其是国家人事单位及公务员考核十分注重大学生档案。大学生档案的重要性使得大学生档案的管理工作不容马虎。但是现今大学生档案的管理与大学生档案的重要性不相适应。大学生档案的管理工作还有待完善。
2.高校大学生档案管理工作存在的问题
2.1某些高校没有专门的大学生档案管理部门
目前部分高校将大学生档案分配到学生所在的各个学院自行保管，没有统一的大学生档案管理部门，从而给大学生档案的安全性带来很多隐患。由于没有专门的负责人员，大学生档案随便存储，学生随意翻看，使得大学生档案的重要性和严重性缺失，也不利于学生档案的完整存储，容易发生档案丢失、档案确实材料、档案受潮破损等管理失责问题。
2.2档案室的大学生档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校教务人员，档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。档案的管理技术水平较为落后。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.3大学生档案的安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。
【关键词】
大学生档案；重要性；管理工作；建议
引言
很多大学毕业生将学生档案寄回原籍后搁置不理，等到若干年后需要用到档案的时候会遇到很多的问题，例如已经参加工作的学生考取的国家公务员岗位需要工龄限制，而存放档案的区级人才市场不能提供相关证明；国企干部职员需要用人事档案申报职称、转正定级，但是档案所在的区级人才市场不能提供相关证明；毕业后选择以考研或留学的方式出国深造需要用到学生档案。另外，诸如养老保险的办理、人事调动、社会福利的确定等公共福利也都与大学生档案息息相关。由于大学生刚刚踏入社会并不能很好地理解档案的价值，做出“弃档”或“自行保管”等行为，最终使个人档案变为“死档”，最终使各项社会公共福利无法得到保障。大学生档案的不正确存放和保管，既是学生对档案重视意识的缺失，也是大学生档案管理人员职责的缺失。
1.高校大学生档案管理的重要性
大学生档案是大学生在大学期间的所有奖惩、荣誉等综合信息的真实记录，是学生档案的一部分。大学生档案包括了学生从小学至大学的学籍卡；学生的大学毕业生登记表；学生各个时期的国家级、省级、院校级奖惩证明；学生各个时期的体检卡；学生的初、高考以及大学每学年及综合成绩单；学生党、团身份的全部证明材料等。目前，除了国企及一些企事业单位，很多高校毕业生的就业单位没有提供学生档案的存放和管理系统，学校也只能暂时存放两年的时间，那些没有接受单位的大学生档案一般会被派送回原档案存放单位，即大一时将档案寄至大学的原籍单位，大部分原籍单位与学生户籍所在地一致，为户籍所在的市区级人才市场。大学生档案是大学生在大学的生涯中一切经历的翔实记录，也是企业人事部门考核应届毕业生的重要参考依据。高校的大学生档案一般不经过个人，是在学生毕业之际由学校代为转出，学生档案转出后如果没有具有资格的单位接收，大学生档案就会面临着丢失、“死档”等问题，这对于大学生就业及其就业单位人才的考核、选拔任用产生很大影响，尤其是国家人事单位及公务员考核十分注重大学生档案。大学生档案的重要性使得大学生档案的管理工作不容马虎。但是现今大学生档案的管理与大学生档案的重要性不相适应。大学生档案的管理工作还有待完善。
2.高校大学生档案管理工作存在的问题
2.1某些高校没有专门的大学生档案管理部门
目前部分高校将大学生档案分配到学生所在的各个学院自行保管，没有统一的大学生档案管理部门，从而给大学生档案的安全性带来很多隐患。由于没有专门的负责人员，大学生档案随便存储，学生随意翻看，使得大学生档案的重要性和严重性缺失，也不利于学生档案的完整存储，容易发生档案丢失、档案确实材料、档案受潮破损等管理失责问题。
2.2档案室的大学生档案管理技术落后
面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校教务人员，档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。档案的管理技术水平较为落后。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。
2.3大学生档案的安全性有待提高
学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。
