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随着现在社会的飞速发展，知识管理使企业管理迎来了新的机遇与挑战，受到知识管理的影响，企业档案管理工作以及其他的管理形式均进行着改革与发展，发展新兴企业档案管理模式不仅可以提高企业的经济效益，还能让企业快速适应现代社会发展的环境。但是，我国企业档案管理模式仍然存在着许多问题，比如企业档案管理工作改革速度缓慢，传统管理模式根深蒂固等，解决这些问题、加快发展企业档案管理的步伐是现代企业发展与建设过程中需要解决的重要任务。
1 知识管理与企业档案管理的概念
1.1 知识管理的概念
随着我国知识经济的全面发展，知识管理的探究也备受关注。知识管理是现代社会企业发展过程中兴起的一个全新概念，管理工作以知识为主要对象，管理的主要目标是有效地运用知识经济。知识管理可以不断提升企业的市场竞争力，有效性的整合公司内部资源、提升只是创新的热情、实现只是的增值。 知识管理的最终目的是通过传递知识共享信息资源，使有效的资源信息服务于知识管理工作。
1.2 企业档案管理的概念
企业档案管理工作主要从事对职工信息资料、职工生产过程中的实际表现进行整合与评价。企业档案不仅仅是对职工资料的实际管理，还包含着对企业历史资料的收集整合，同样也是企业整体经营状况与经营结果以及企业在发展中的科研、知识产权的重要依据。
2 传统企业档案管理模式存在的问题
1.企业档案管理模式改革速度缓慢。随着经济的飞速发展，市场形势快速往多元化、信息化、智能化方向发展着，传统的企业当管理模式跟不上时展的脚步。虽然新兴企业档案管理模式已经得到了重视与初步运用，但是由于新旧交替的不协调性，直接导致了企业档案管理工作很难正常运行，这样的不协调性也是企业档案管理模式改革缓慢的罪魁祸首。
2.旧式观念落后。档案管理但从字面意思解读，是指对企业和人员资料的收集和看管。大部分企业对企业档案管理的认知仅仅停留在字面意思上，无论是职工还是管理人员，仅仅认识到其字面意思的大有人在，他们直接忽视了企业档案管理的信息整合与知识储备的作用。大部分企业的企业档案管理从建设开始就做深入的理解与认知。
3.企业档案管理与信息化技术难以结合。在现代社会发展建设中，信息化技术的作用是不容小觑的，虽然很多企业认识到这个问题并通过多种手段来发展信息化的档案管理模式。但是，由于传统企业档案管理模式的局限性很难满足信息化技术发现的要求，加上档案管理人员综合素质同不足，使得企业档案管理与信息化技术难以结合，阻碍了企业档案管理模式的发展与企业档案管理工作的进行。
3 基于知识管理的企业档案管理模式存在的问题
1.思想认知的重视程度不足。受到传统企业档案管理模式的影响，使得大部分企业对信息化技术下的新兴档案管理模式的思想与认知不够重视，往往将侧重点放在企业运作中心工作上，直接忽略了通过知识管理加快档案管理信息化建设的重要性。甚至有些中小企业的档案管理工作仍然停留在传统的人工模式，总体效率差。
2.资源、资金投入欠缺。基于知识管理的企业档案管理模式发展是以信息化技术为基础的发展，这就需要良好的硬件、软件设施以及优秀的技术人才做先决条件，要满足这些条件则意味着需要投入一定的人力、物力、财力。大部分企业由于各方面原因导致无法或不愿承担档案管理信息化建设所需资源资金的投入，这就使得档案管理信息化建设受到了阻碍。
4 建设基于知识管理的档案管理模式的建议
4.1 新旧观念的转变
基于知识管理的档案管理模式作为一种新兴档案管理模式，注重于管理理念和方法对实际管理工作的作用，与传统企业档案管理相比更完善更先进。这就意味着档案管理人员需要学习先进的管理思想和理念，积极投入到新兴管理工作中去，租金新型档案管理的发展。
1.改变对传统档案管理模式的认识。首先应做到解决对档案管理认知的局限性，不仅仅只从字面意思来理解，要更加深入的去探索与学习。做到重视档案管理中资料整合与知识储备的作用，明确档案管理对象，做出有价值的档案管理工作。
2.将档案管理工作侧重在利用方面。档案管理工作不仅仅是档案的看管，更重要的是对档案资源的加以利用。传统的档案管理思想是过分的注重档案的收集与保管，疏忽了档案的编演与利用这项重要功能，新兴管理模式必须拜托这一旧式观念，并且侧重于档案边沿与利用，将知识管理理念和方法实施在企业档案管理工作中，从本质上改变职工的旧式档案管理思想，促进基于知识管理的档案管理模式的发展。
4.2 加快企业档案管理与信息化技术的结合
在社会经济的飞速发展下，信息化技术也随之快速发展，知识管理是信息技术快速发展的产物之一，要想建立建设基于知识管理的档案管理模式就要加快企业档案管理与信息话技术的结合。企业档案管理人员应该通过建立数据库、开发门户系统、引用计算机搜索引擎等功能来减小企业档案管理与信息化技术的距离，才能根本上解决难以结合的问题。
4.3 加大人力、物力、财力的投入
要想加快档案管理信息化建设，就需要有专业人才的指导与培训，并引进相关的软硬件设施。这些都需要企业投入人力、物力、财力。对于企业在档案管理信息化建设的重视程度不高、资金投资匮乏等问，相关部门以及领导都应该做出相关对策，增强对档案管理信息化建设的重视，尽可能的投入资金帮助其建设，不断增强人才培训，不断完善软硬件环境，给档案管理信息化建设提供充足的保障。
4.4 加大对人才专业能力的培养
基于知识管理的档案管理工作是需要专业人才来进行操作，这些人才利用管理软件和管理系统来实现高效管理的目的。对于这项专业性很强的工作，企业应当对信息化档案管理人员进行专业性的培训，并且设立独立且专业性强的管理部门，对这支队伍定期开展培训工作，不仅要提升职员的专业操作技能与先进管理能力，更要培养其职业道德品质，要让职员从思想到技能都得到不断的提升，使之拥有娴熟的操作技术、先进的管理理念、良好的职业道德，通过不断壮大与提升队伍来推动档案管理信息化建设发展。
5 结束语
基于知识管理的档案管理模式是一种以知识管理为背景，将企业档案管理与信息化技术相结合的新兴管理模式。新兴企业档案管理模式不仅可以提高企业的经济效益，还能让企业快速适应现在社会发展的环境。所以，对于基于知识管理的档案管理模式的建设是非常重要的，这一模式的建立与运用不仅可以提高档案管理工作的效率、加快企业的发展，同时也拓展与完善了档案管理工作的内容。企业档案管理与信息化技术的结合也开辟了档案管理与知识管理的新道路，使得企业档案管理工作得到突破性的进步。
参考文献
[1]任丽，陈丽，王淑梅.知识管理及其对档案管理的启示[J].黑龙江交通科技，2006（06）.
[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。
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关键词 ]医院；档案管理；现代化；构建策略
一、医院档案管理的现代化概念阐释
档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。
档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。
信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。
二、医院档案管理的现代化构建策略
（一）电子策略运用
1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。
2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。
3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。
（二）管理环境构建
1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。
2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。
2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。
三、结论
目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。
参考文献
[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).
一、新形势对民政档案管理的影响
自改革开放以来，我国的经济体制逐步被社会主义市场经济体制所取代，特别是近年来，国家大力支持开发经济建设，国家政策和经济体制的支持也侧重于促进经济发展，因此，在新形势下民政工作要与时俱进，创新发展，迎合社会和国家的发展需求，突破传统的管理观念。贯彻落实科学发展观、构建社会主义和谐社会是社会发展的新形势和新任务。新形势下的民政档案管理工作被赋予了更大的使命和要求。只有正确把握民政档案管理的核心方向，有效落实民政工作建设、管理和服务社会的基本职能。利用科学化合理化的管理手段推动新时期的民政工作创新发展。在科学技术和社会经济体制共同发展的形势下，利用新型的信息化管理技术对民政档案实施高校管理，利用创新思想改善民政档案管理队伍的面貌，有效利用科学手段和新思想观念解决民政档案管理中的问题。并在实践中寻求更适合现阶段形势发展的民政档案管理方法，在发展中不断进行创新，以保证我国民政事业持续发展，进一步贯彻落实党的政策和方针，以新思想、新面貌、新态度、新方法落实完成党和国家赋予民政档案管理工作的使命。
二、民政档案管理的核心要求
新形势下的民政工作侧重于发展完善经济体制，民政工作作为国家基础工作的一部分，结合着民政工作利民为民的特点，民政工作中涉及的档案管理工作就尤为重要。民政档案体现了综合性较强、涉及范围较广、类型较复杂等因素，并且都与民众的日常生活息息相关，因而民政档案的管理受到广大人民群众及社会的关注。进一步做好民政管理是推动国家经济发展的重要工作。民政档案管理的档案关系到国家政策的落实及实施。在以科学和经济发展为前提的新形势下，民政档案管理的核心要素体现在管理基础、管理水平和管理理念上。
（一）民政档案管理的基础建设是民政档案管理核心的重要部分。民政档案可以从宏观定义上分为专业、文书、实物、电子、声像和科技档案等。民政档案管理是民政部门中的基础性工作。随着我国经济体制不断发展和完善，民政档案管理也呈现着多元化的特点，新形势下的民政工作要求更加多样化，档案资料类型复杂，涉及范围较广。所以，民政工作更需要与时俱进，利用新型信息化技术完善管理方法，确保民政档案的基础性工作跟上时代的发展。利用科学方法收集真正具有保存意义的文档资料，保证档案的完整性和公正性，对传统的档案管理模式进行创新，推进信息化收集和管理，进而提升民政档案管理工作的效率。
（二）民政档案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政档案管理相对于其他档案管理较为复杂多样化，管理人员和管理资料需要进行合理分配，才能够有效地保证工作质量。民政档案管理的管理水平体现在档案管理制度、管理规范、工作制度和员工职责等方面。在科学技术和经济体制发展的新形势下，培养具有时代意义的新型管理型人才，利用更具专业性的人才改善现有的管理机制，对工作权责进行合理分配，并物尽其用，达到对民政档案以及相关人员的合理性管理。
（三）新形势下民政档案管理的管理理念也在改变，传统的民政档案管理通常存在很多懒散的、不作为、不规范等现象。新形势下的社会经济体制给民政档案管理提出了更高的要求，在传统管理观念的基础上，更需要有协调合作的管理理念。民政档案管理部门不再是一个单独行动的主体，而是需要和其他部门相互协作，共同完成国家和政府的任务，以为人民服务为宗旨，摒弃错误的封建思想和管理概念，努力形成具有现代化意义的数字化管理概念。
三、新形势下民政档案管理的发展方向
我国的经济体制不断发展和完善，民政工作也由原来的传统模式，转变成了现代化适应经济发展的管理方式。对于加强经济建设，以及对全面奔向小康社会目标的确立，国家大力推行各种福利救助、民主政治建设、消防建设、社会事务管理政策等。对民政档案管理工作来说，其发展方向不仅决定着民生的发展，更将成为一个时代的印记。所以，在新形势下，找到推动民政档案管理发展的要素极为重要。现代化信息技术和数字化档案管理是新时代的产物，在多个领域应用中发挥其重大作用。所以，在民政档案管理中，信息技术、数字化处理技术以及创新管理理念也将成为民政档案管理的发展方向。
四、结语
综上所述，新形势下民政档案管理面临着巨大的挑战，多样化的政策实施给民政档案的基础性收集和管理带来了很大的影响。新形势下的民政档案管理迫切需要改善核心要求和明确发展方向。在社会经济体制不断完善的今天，信息化高科技技术已经成为各领域普遍应用的管理方法。民政档案管理更需要条理性强、专业性强、协调性强的数字化管理。所以，新形势下民政档案管理将顺应时代的发展，对管理模式进行创新，对管理方法进行完善，利用科学有效的信息化管理技术推动民政档案管理的发展。
作者:袁振 单位:洮南市民政局
【参考文献】
“以人为本”是科学发展观的核心。科学发展观是我国经济社会发展的重要指导方针，在我国的经济社会发展中发挥重要的作用。而档案对我国的经济发展而言同样重要，只有充分发挥人的作用，坚持突然人、服务人、发展人的理念于档案工作当中，档案管理才能真正朝着科学化的发展道路上前进。对员工而言，在工作方面，以人为本就是要满足员工希望得到领导重视、社会重视的要求。对于员工工作中亮点和闪光点，领导要及时看到并充分表扬。在职务、职称、工资福利等方面让员工看到希望。在生活方面，以人为本要去领导要多关心员工的生活情况，对有困难的员工要重点照顾，帮助他们躲过难关。在学习方面，以人为本就是领导要给员工搭建教育平台，平台中既要有专业的档案知识，也要有各种人文书籍的熏陶，培养出高素质的档案人才。对用户而言，就是要站在用户的角度，为用户提供热情周到全面的服务。让每一个用户都能得到及时便捷全面地档案服务，使他们在利用档案的同时感受到档案服务的温暖，提升档案服务的层次，使档案服务上升到一个新台阶。
2 档案管理以人为本的重要意义
2.1 有利于社会主义和谐社会的构建
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。改革开放以后，我国经济社会迎来了飞速发展时期，档案的种类和数量在不断地增加，档案的利用率也得到大幅度提升，为我国社会主义市场经济的发展做出了重要的贡献。党的十六大提出了两个大的概念，一个是科学发展观，一个就是社会主义和谐社会。它们不仅是党所构建的美好蓝图，也是党在发展过程中一直在实践的工作。而以人为本实际上是贯穿于两个概念之中，没有以人为本就没有科学发展观，没有以人为本的和谐社会也是不成立的，所以要构建社会主义和谐社会就必须以人为本。在档案管理工作中表现的更加明显，对于档案管理人员而言，如果领导不重视员工的主体价值，无法满足员工的主体利益，二者之间也必然会产生矛盾。对于用户而言，如果工作人员不服务好用户，如果在工作中敷衍了事，二者之间也同样会出现矛盾。另外很重要的一点，其实许多公民都非常关心档案，因为其中记录了我们社会的整个变迁，我们每一个人都有档案的知情权，这也是民主建设的一部分，也是构建社会主义和谐社会的内在要求。
2.2 有利于我国档案事业的发展
在档案事业的发展中，人是关键的因素。档案的主体是档案资料，是纸张或电子化的数据，而档案管理的主体是人，同时也是人在记录的。如果没有人的管理和利用，档案是不会有任何的作用的，必须通过人来使档案变得有价值。所以档案管理中的以人为本通过重视人在档案管理中所发挥的重要作用，尊重员工在工作中的价值，树立起“群众至上”的服务理念，使档案在能够充分发挥作用。《全国档案事业发展“十二五”规划》要求：“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用。”当前我国档案工作的重点是在档案法治化、信息化、社会化等方面，而这些方面都是以人为基础的，法治化是要保障人的权利，信息化是需要尊重知识和人才，社会化就是要服务于人民。这所有的一切到最后都是归结于人。而这个人的概念就以人为本，正确认识到人与人之间、人与社会之间的关系，为人民服务，让人民群众满意。只有人民群众满意了，我国的档案事业才能健康发展。
3 以人为本背景下的档案管理工作发展方向
3.1 建立以人为本的档案管理制度
人是生产力，处于管理的核心，如果档案管理制度不能充分地考虑到人的首要位置，不去关心人、理解人和尊重人，那么它也不可能去创造更大、更多的档案价值。所以要建立以人为本的档案管理制度需要以人为出发点，不再把管理制度当作是单纯约束人的工具，而是应当把其看作成激励的手段，使档案管理人员能够严于律己，勤奋工作，不断提升自己的档案水平，为档案事业的发展做出自己的贡献。要建立这样一种制度需要领导者和员工的相互配合。一方面是领导者解放思想，改变传统的档案管理理念，营造出一个积极向上的档案管理环境。要多学习新的档案管理理念，多学习其他档案部门的工作经验，多了解经济社会发展的状况，为档案制度的建立打下坚实的基础。另一方面员工也要参与到档案管理制度的建设当中。作为档案管理的第一线人员，依据自己实际工作中的工作经验，提出自己对本单位档案管理制度中存在的问题，并最终解决，使档案管理更符合本单位档案部门的实际需求。这也是以人为本。
3.2 树立起以人为本的档案服务创新理念
中图分类号：S611 文献标识码： A
引言
在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。
1 .数字化与电子化的区别
电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。
档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。
我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。
2 .设计企业数字化档案管理模式的研究
2.1 设计企业数字化档案管理现状
档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。
2.2数字化档案管理模式的分析
（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。
（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。
（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。
（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。
3 .设计企业数字化档案管理生产模式
3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。
从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。
由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。
3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。
3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。
3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。
4 .结束语
企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。
参考文献 ：
通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。
（二）建筑工程档案的特点
档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。
二、建筑工程档案管理的存在问题
（一）管理意识落后
现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。
（二）管理资金缺乏
建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。
（三）管理人才缺乏
社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。
三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
（一）革新管理意识
革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。
（二）加强人力物力和财力投入
加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
（三）优化管理人员素质
优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。
四、各部门档案管理人员
（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。
（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。
二、我国科技档案管理的发展现状
相关研究显示，在知识经济高速发展的今天，每年各单位都会开发新的科研项目，使科技信息愈来愈多，且信息自身也呈现出复杂化、繁琐化，此时传统的科技档案管理模式是不符合发展需要的。其主要表现在落后的管理观念和管理方法跟不上时代的步伐，科技档案难以发挥其真正的作用，科技档案管理工作失去了自身的价值。其次，一些工作人员对档案管理缺乏经验，不能将科技档案进行科学分类。此外，一些科研人员对科技档案管理收集工作不配合，不愿意将其作为一种资源来共享，而是将其独有等等。这些原因都使得我国科技档案管理出现许多问题，严重制约着档案管理工作的有效进展。
三、科技档案管理中存在的问题
1.对科技档案管理的功能认识还不够。由于科技档案的内容和概念都比较新，当前各行业中的从事科技档案管理人员，对科技档案的认识还不够全面，因此在实际的工作中，对一些科技文档的归档率还不够高，远远不如文本文档的归档率。比如一些某行业的科技活动、一些与其生产研究相关的档案，对科技档案管理的意识不足，很多时候对档案的管理还停留在传统的档案管理意识中，没有采取先进的科学技术进行档案归整和管理。
2.管理与服务脱节。档案的管理主要是为各种工作提供相应的资料和依据的，当前各行业的档案管理中，很多都只注重文书的收集，对各种声音影像、科技等档案的收集比较少，这就极大地影响了各单位档案的完整性以及系统性，因此在使用档案为各种工作服务的过程中，出现了严重的脱节现象。
3.对科技档案管理的法律法规比较缺乏。科技档案往往涉及到一些重要研究，比如某项生产技术的研究，涉及到一些重要的科技内容，因此要加强对其管理，但是当前科技档案的法律法规管理体系还不够健全，对于科技档案的立法也没有相应的重点，因此在科技档案的法律法规方面还比较缺乏，对科技档案的管理存在一定的滞后性，这个客观原因的存在给当前各行业的科技档案管理带来了一定的难度，不利于科技档案的保密，也给科技档案的管理人员在日常工作中带来一定的困难。
四、新形势下如何加强科技档案的管理工作
1.加强对科技档案管理的重视程度。各行业的科技档案主要是产生于各种与烟草相关的科研以及具体的生产活动，为各行业的发展提供了一些准确有效的资源。因此，各行业在日常的管理中要加强科技档案管理的意识，将科技档案管理和企业的管理进行结合，促进两者的发展。要在整个企业中都贯穿科技档案管理的意识，让每个人都有一种档案保持的概念。要将科技档案管理纳入到企业发展的议程中，在各个部门之间协调配合科技档案管理工作，加强对科技档案管理工作的重视程度，为科技档案的管理营造良好的大环境。
2.加强科技档案的保管。对于科技档案而言，其安全性完整性是档案管理的重要方面。要加强对档案的保管，在传统的档案保管的基础上可以采取一些其他的措施来保证其安全性和完整性。以防为主，加强防治结合，做到不使档案分散，不使档案之间发生混乱，不使档案丢失和损坏。对于档案的保密，更是要加强，要建立起严格的安全保护措施，防止科技档案管理中发生泄密，比如一些加密级的文档，可以采取加密的措施，对于纸质文档可以放在保险柜中进行保存，对于电子文档则可以放在一个没有连接网络的电脑中进行保存，以防止档案的泄密。
我国近年市场化经济发展过程中，大批的中小型企业如雨后春笋不断涌现，这些企业规模不大，人数不多，三四百人或者还少。一部分是从早期的小手工作坊的基础上演变和发展起来的企业，另一部分是从新兴产业发展起来的具有现代化和国际化特征的企业，如高新技术产业领域的企业。对于从手工作坊演变过来的企业，一般最初的组织领导者文化水平较低，没有明确的管理存档意识，更没有常设的档案管理机构。对于新兴的中小企业，虽然在全球信息化大潮的不断冲击下，开始注重档案管理建设，但由于档案管理人员、技术和制度的严重缺乏，许多中小企业面临档案管理明显落后。总体来看，中小企业普遍存在档案管理不善的问题，有些虽然意识到了档案管理的不足，但不知如何更新档案管理，大大地制约了企业的现代化发展，甚至成为企业发展的瓶颈。本研究系统分析了中小企业档案管理的特性和存在的明显问题，提出了如何在信息时代进行现代化档案管理的思路，为促进企业的现代化、国际化和长远发展具有非常重要的意义。
一、中小型企业档案管理的特点
我国虽然很早就有档案管理的概念和实践活动，但由于管理总体落后的基本国情，档案管理很难在中小企业中得到重视。一般中小型企业的发展早期很少注重档案管理的基础建设，也舍不得投入大量资金进行现代化的档案管理，造成了其在发展过程中的一定阶段具有的如下明显特性：
1．档案管理概念不清。由于对档案管理的作用不明确，导致对档案管理不重视和概念不清。许多中小企业的负责人对档案的了解还只限于原始的人事档案的范围。实际上，现代企业的档案发展历程包含了更广泛的概念范畴，例如客户档案，文化建设档案、财务档案和业务档案等。实际情况是大多数中小企业的档案内容中，距今越远、案卷越薄、内容越少，有些内容甚至消逝了，档案管理的概念总体上是模糊的。
2．不重视文秘人员的重要性和规范档案管理的作用。中小企业发展初期通常存在人员流动性大，管理干部不稳定，文秘档案管理人员变化也快，使档案管理没有延续性；同时文秘人员的水平不一有的甚至没有专业的文秘训练，对文件价值的认识不同，鉴定方法和处理手段不尽一致，所以能保留下来的材料就更少了。同时导致仅存的文件中不规范。如会议记录的格式不一致，内容不全，日期不明等，有些文件编号也不系统，甚至无编号、批示及处理结果。企业没有档案管理，如同没有企业历史，更无从谈起企业文化和企业长远发展。企业发展的历史记录不全，如厂区旧址无照片；老产品无照片等等。这些均需档案人员多方寻觅并采取补救措施，尽可能地查寻到保存下早期的这些珍贵档案。
3．没有独立的文秘档案办公机构。中小企业的厂长办公室是厂长管理的龙头，通常以厂长办公室为核心附设档案管理办公室。厂长办公室也是在与横向科室的日常交流中最为广泛，相关文件内容具有权威性和最终决定性。厂长办公室所管理的工作面广，可能保存的真实记录最多，厂领导一般都将重要文件交文书保存，所以厂办往往存有当年各类现行文书，如各类上级文件、批复，行政会议记录；制定的各项规章制度的原稿、打印稿；外事活动记录；民事纠纷调解记录；各种许可证、合格证、代码证、营业执照副本、各类获奖证书奖杯奖牌等等。但是，由于缺乏系统的档案管理概念，其他许多档案信息，如商业往来，客户资料、市场信息等重要的关系企业发展的档案没有统一和有效的管理。
二、中小企业档案管理现状及存在的问题
1．档案管理滞后。企业发展的早期，中小企业的档案管理工作多局限于记录日常的一些企业文件。当企业发展到一定的阶段，这种原始的记录行为不能适应现代企业的高节奏、快速和高效的信息化处理方式，档案管理已经大大落后于企业的发展，并制约了企业的进一步发展。企业的高层管理人员应该意识到档案管理不仅要为企业保存有价值的各种的原始记录以供查考利用，同时应重视档案管理工作，并积极提供档案利用，优化企业发展决策。例如通过档案管理，找出工作中的不足，加强信息利用，以避免企业不必要的经济损失。对过去的工作进行分析总结，努力降低成本和提高产品质量，维护企业品牌和知名度，为企业规模化发展和市场产品占领率的提高做出贡献。
2．档案管理人员的素质及业务水平低下。中小企业档案管理虽然逐步得到了重视，但由于缺乏高水平的管理人员，作为一个独立的管理部门，档案人员不应满足于上岗培训的最低标准，应全面掌握档案管理的理论知识和实际操作能力，热爱档案管理工作，能够适应时代的发展和利用现代科学技术的软件和硬件，努力提高档案管理人员素质和实际管理水平。
3．档案管理服务功能缺失。档案是一个庞大的信息库，如果能够将相关有用信息服务于企业的发展，将能够发挥极大的作用。然而目前的普遍情况是各种信息是或者还是记录在册的文件和卷宗，没有进行技术机数据库信息化管理，或者比较零散地储存在众多的单体档案中的，查阅很不方便。未来的发展要求档案管理人员把相关信息系统地、规范地整理出来，能够提供充分的已有的信息为企业相关人员提供参考，发挥档案的信息作用和价值，为企业发展提供便利条件。另一方面，通过档案管理发现问题，变被动为主动服务。例如，通过综合国内外新技术资料和发展状况，了解本行业最新市场动态等。
4．档案管理缺乏安全措施。档案管理的安全危及企业的安全，如新的设计技术，企业的合同，规划等资料是企业发展的命脉，必须有安全的管理措施保证档案管理。档案安全涉及档案工作的各个方面、各个环节。确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。要从人员、制度、设施、和信息保护技术等各个方面最大限度地延长档案寿命，保证档案实体和档案信息的安全。
三、企业档案信息化档案管理的发展过程及途径
企业档案信息化已成为企业信息化的重要部分，网络信息化技术也为档案信息开发提供了技术支持。随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，档案信息载体的形态正在发生变化，档案信息正在向数字化发展。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇，根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理需求。从中小企业档案管理的发展来看，必须遵循如下发展途径。
（一）不断创新档案管理，提高信息服务质量
档案资源的管理正朝着信息化管理方向发展，也为档案信息资源的开发利用提出了挑战。如何有效利用档案资源是一项长期的、紧迫的、艰巨的档案管理任务。必须不断挖掘和加工档案信息资源，使加工出来的档案信息更好地为企业服务，充分体现其作用和价值。企业档案部门要把握企业信息化带来的企业管理的新思想、新模式，树立创新愈识，运用先进的信息技术手段，实现企业档案制度创新和管理方法创新。此外，在服务方法上要逐步实现与计算机联网，采用以数据库为核心的现代信息处理技术和网络信息利用技术形成高效的网络查询和信息更新模式。
（二）规范企业信息的数据库管理，实现信息共享
数据库是档案信息资源共享体系建设的核心，用数据库技术组织信息资源可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式，这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机中。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了效率。通过完善档案目录中心以及全文档案信息资源数据库建设，逐步实现各部门档案信息化。同时企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性、安全性，实现企业信息高度集成与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。现代企业可通过建立档案网页，开展电子文件的自动上传收集和在线服务。随着企业内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。同时建立电子文件数据管理中心，使档案部门与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。
（三）健全档案管理制度，加强信息安全
信息化环境下，企业必须通过技术创新、制度创新和管理创新等方式，改变传统落后的企业管理模式，建立科学的现代企业管理体制和档案管理制度。通过建立和健全适应企业信息化环境下的档案管理例度，保证企业档案工作在企业信息化环境下有序地发展。规范档案管理、企业信息化也是建设科学、规范和严格的企业基础管理的过程。因此，企业档案部门应积极参与国际质量认证体系的达标活动，实现对文件、档案的制度化、规范化管理。同时加强对电子文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。加强机关内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。
（四）强化档案人员的素质和管理水平
随着现代化技术在档案部门的应用和普及，对档案工作者的要求也越来越高。从事档案管理的工作人员，需要不断提高自身素质，掌握熟练计算机和应用软件的专业技术，不断提高现代化管理的技能，提高档案资源的使用效率与效益。同时，重视档案人员的继续教育工作，普及现代档案科学技术知识，让档案工作者具有现代化的发展眼光，以满足档案管理的高永平持续发展的需要。
综上所述，中小企业档案部门应树立全新的档案管理工作理念，加强企业档案信息的管理开发和利用，不断加强提高企业档案管理人员的素质，才能应对信息化给企业档案管理带来的巨大变革。
参 考 文 献
[1]王儒琳．浅谈信息化环境下的档案管理[J]．管理科学．2011：82
[2]张慧玉，尹珏林．企业社会责任前移：小企业和新创企业的社会角色[J]．科学学与科学技术管理．2011，32（7）：130～135
0引言
“互联网+”时代已经到来，计算机网络逐渐渗透到社会的各行各业之中，档案管理也是现代信息化时代需要进一步拓展的空间。大数据是信息化技术发展到一定程度之后的必然产物。在当今社会中，更多的信息实现了电子化，数字化的发展模式，这样就给我们查询相关的信息带来了更大的方便，我们可以运用手机或者计算机调阅相关的信息，即：信息的大数据时代已经到来。基于这一背景条件下，档案管理的价值不仅仅停留在纸面上，更多需要基于计算机电子化、数字化的虚拟网络之中，实现档案数据更广泛的共享。
1大数据对于档案管理的意义分析
1.1实现档案管理的高效性
大数据的概念就是基于网络信息技术，将相关的信息通过网络进行共享。这样思想运用到档案管理之中，可以实现不同档案管理部门之间的资源共享。在查阅档案的时候，调阅者可以得到更多全面的信息，相关的数据参考更多。大数据的概念实现了档案管理的开放性，使得更多的资源可以向调阅者开放，帮助他们更加高效的查阅相关信息。
1.2实现信息的可靠性
由于大数据是将更多的档案资源进行整合，实现一个庞大的虚拟数据库。在这一数据库中，我们可以更多准确地找到自己所需要的资料和信息。在调阅的过程中，档案资料的真实性有了进一步的保证，我们可以更加放心的信任自己调阅的档案资料。
1.3强化了自动分析能力
在大数据的理念中，我们还加入了数据分析的环节。更多的大数据在被调阅之后，很多人都是难以有效看完这种档案资料。这时候我们就需要依靠计算机对其进行有效分析，不断拓展自动化的分析，由于这种自动分析是计算机事前设计好的，具有一定的科学性，自动分析的结果具有更加可靠的属性。因此，这种自动分析能力可以帮助我们在大量的档案数据中得到最为准确、科学的结论。
2提升大数据在档案管理价值的具体措施
2.1系统开展信息化建设
由于大数据需要基于当前的不同档案部门之间相互数据共享的基础上，因此，实现所有部门之间的信息化改造是前提，不断提升档案部门标准化的信息技术改造。例如：使用同一个数据库系统，使得他们在档案信息电子化改造过程中，最终可以实现相关信息共享。这一点十分关键，只要有一个部门信息化系统改造不彻底或者是数据库系统不一致，都可能造成最终的数据共享的困难和问题。因此，在信息化改造的过程中，所有的部门需要相互协作，加强沟通，顶层部门需要进行信息化系统的统一采购和安装，同时针对技术人员进行统一的培训，使得他们充分掌握系统的使用、维护和日常问题处理。在信息系统建立之后，我们需要进行联调联试，查找数据共享过程中的问题，最终实现整个系统的完善和优化。
2.2加快纸质档案的电子化进程
现代的大数据概念是基于网络计算机的电子化数据信息。然而我们在过去的几十年中，所有的档案都是纸质的，为了保存这些珍贵的档案资料，我们付出了很多的心血和汗水。要想实现档案的大数据共享，第一步就是需要实现这种珍贵的纸质档案资料的电子化转换。将相关的纸质档案扫描、拍照，形成一系列系统化的电子档案，这样才能进一步输入电脑，实现与网上数据对接。在纸质档案的电子化进程中，我们需要进一步掌握相关的技术，做好更多的防护措施，尽可能地保证那些珍贵纸质档案的完整性。
2.3构建档案信息化管理的统一标准
档案在进行电子化改造过程中，我们的操作存在很多的不确定性。针对这些不同的选择，我们需要进一步构建统一化的标准。在进行信息化建设过程中，只有统一标准，最终形成的电子档案才能在相互比较中具有一定的对等性。具体来说，我们需要规范电子档案的文件格式，需要具备的基本材料，只有具备这些基本材料，才能构成一个完整的电子档案数据。同时，我们在档案的电子化处理过程中，进一步统一处理手段和方式，这样处理出来的电子档案才能进一步统一，差异性才能降到最低。
2.4人员的信息化素养提升
信息化技术、大数据理念都是近年来最新的思想。档案管理人员在日常的工作中只是单地了解过相关概念，对其应用和操作知之甚少。我们需要进一步加大对档案管理人员的信息化技术素养提升。因为档案管理需要有人员进行操作，同样的档案信息化建设、大数据的建立都是需要人员去实施，所以我们需要对这些操作、实施人员进行信息化技术的培训。同时我们还需要进一步引入一批专业化的信息人才，他们的进入可以帮助我们实现档案管理队伍的优化，进一步帮助在岗人员相互学习和交流。信息化培训的形式可以多样化。例如：自学与交流相结合，理论与实践相结合等都是可行的。培训的时间可以集中在工作相对轻松的时间段，采用集中和分散教学相结合。
3 结语
档案管理借助大数据的理念将实现质的飞跃，其高效性、准确性将得到进一步提升。在大数据改造的过程中，档案管理工作需要注重系统改造的统一性，加快纸质档案的电子化，构建管理标准，强化管理人员的技术培训，从而为档案管理价值的提升奠定基础。
参考文献
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01
档案管理工作一直是各企、事业单位的重点关注区域。档案管理工作开展得好，既可以保证工作顺利进展，也可维护企业利益。但在信息化时代的大背景下，传统的档案管理模式已经难以适应企业的发展需要，一方面导致办公效率低下，另一方面不利于信息统一管理，难以保障信息安全。这就要求全体档案管理工作人员认真创新工作模式，改变管理思维。本文从以下几个方面进行探讨。
1 信息化对档案管理的影响
信息化，通常指现代信息技术应用，特别是促成应用对象或领域（比如企业或社会）发生转变的过程。作为对发展状况的一种描述，信息化是指一个地理区域、经济体或社会不断发展为以信息为基础（或者说基于信息）的程度，也就是说在其信息劳动力规模方面的提升程度。
“信息化”概念产生于日本。1963年，日本学者梅倬忠夫在《信息产业论》一书中描绘了“信息革命”和“信息化社会”的前景，预见到信息科学技术的发展和应用将会引起一场全面的社会变革，并将人类社会推入“信息化社会”。1967年，日本政府的一个科学、技术、经济研究小组在研究经济发展问题时，依照“工业化”概念，正式提出了“信息化”概念，并从经济学角度下了一个定义：“信息化是向信息产业高度发达且在产业结构中占优势地位的社会――信息社会前进的动态过程，它反映了由可触摸的物质产品起主导作用向难以捉摸的信息产品起主导作用的根本性转变。”
信息化不仅使档案门类不断增多，如新出现的个人档案、信用档案、职称档案等，而且内容复杂多样，数量急剧增长；另一方面，电子政务的实施，普及并提高了办公自动化程度，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。
随着社会的发展，单位及社会对档案信息的需求日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。因此，档案信息化的呼声也在水涨船高。
而所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理并提供利用服务。也就是说，档案信息化就是要把档案管理模式从以面向档案实体（纸质档案）管理保存为重点的模式过渡到以电子档案形式储存管理的模式。这更利于档案信息的整合、跨区域调度、及时更新、资源共享及安全管理。
2 档案管理模式的创新点
2.1 建立网上档案管理系统，整合数据库，开设档案管理主页，提供网络档案管理服务
对公开的信息，及时在网上更新，方便大家查看。对保密信息服务，只针对专人开放，需验证身份，通过密保，预约查看。对需要调取纸质档案的人员，也可通过网络平台进行申请预约。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案管理数字化，数据库化；档案管理服务网络化，管理工作自动化。从而大大提高工作效率，节省工作时间，这对档案查询人员和管理人员来说都大大缩短了办公周期，免去了繁琐的行政手续。
2.2 电子档案的自动采集上传与备份
对于老旧的档案要做好电子档案备份工作。档案管理室的地方是有限的，但是网络管理平台的空间是无限的。尤其是对一些年代久远，即将过期的档案，要建立电子档案备份以备不时之需。对现有档案和即将采集的新档案，全部实行线上线下双保险制度。也就是说，既要有线下的纸质档案，也要有线上的电子档案。两份档案互为参照，能大大降低档案出现人为错误的可能性。而对于今后要新采集的数据，要及时建立网上采集通道，让人们学会并适应自己采集、自己上传相关信息。这既可以节省办公时间，也可节约办公成本。
2.3 提高信息加密技术
信息化浪潮裹挟而来的不仅是机遇，更多的是挑战。对档案信息化来说，最重要的就是要守好信息安全这个高地。除提高安全意识，从心理上建立安全防线之外，采用先进的信息加密技术，从技术层面上保证信息安全也十分重要。各单位在建立档案管理系统的时候，要对数据库加密，设置身份准入制度，核实密保口令。
2.4 创新档案管理制度
结合现有情况，各单位部门要及时调整自己的档案管理制度，创新档案管理人员考核办法。过去的经验制度早已不适用于现在的情况，各单位要注意从保证信息系统的规范应用、合理开发信息安全等角度综合考虑，建立起信息管理部门、组织部门、人事部门等共建共管的档案管理制度。
3 结 语
顺应时代潮流，做好档案管理信息化的改革创新工作，是每一个档案管理工作者的使命。在档案管理工作中不断探索不断前进，找到最适合的管理模式，接收最新鲜的管理理念，不断提高档案管理工作中科学的比重，才能使档案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要参考文献
本体（Ontology）属于哲学方面的概念，从哲学的角度来说，它是对客观存在的一个系统的解释或说明，关注的是客观现实的抽象本质。1993年，Gruber对此进行了新的定义，认为“本体是概念模型的明确的规范说明”。后来，Borst在此基础上对本体理论进行了完善，认为它是指共享概念模型的形式化规范说明。Studer对此进行研究与总结后提出“本体是共享概念模型明确的形式化规范说明”。“概念模型、明确、形式化、共享”是这一概念中的4大特征，它们是在计算机人工智能方面有知识表达的意思。我们将本体理论运用到数字档案管理信息系统建设中，对档案资源进行描述，并统一数据采集模式，从而实现信息资源的共享与提取。数字档案馆管理系统的主要功能包括借阅管理、档案录入、档案检索、档案备份与恢复等。
二、数字档案系统利用本体建模流程
档案管理系统中的本体是档案范畴内的专有概念，用于表示某个专门领域范围内的全部知识。领域本体是专业性范畴，可详细描述出某个学科内的关键词条与这些词条间的关系。有时描述的内容还涉及到该学科内颇有影响力的理论成果。具体来说，档案领域本体就是针对查询功能的档案领域建模的结果。通过充分挖掘将与档案有关的所有查询操作均抽象为同一组概念。档案本体对现实活动中档案的解释，是基于概念结构与抽象空间两个方面的，属于一种系统化过程。创建本体的方法不是唯一的，但能保证本体构建的正确性与完整性。本体构建流程包括四步：确定需求分析、创建共享词库、表示本体、客观评价本体。
本体中最基本的概念就是类，定义本体中的类实际上就是明确类之间的层次关系，并明确类的属性以及类之间的约束关系。对于概念层次的分析主要有3种方式：分别是自顶向下法、自底向上法、综合法。自顶向下法是指在某一领域中从最大的概念开始，逐步添加子类，从而将概念细化。自底向上法则相反，是从最小的类定义开始，逐步向上将这些相似的类组织在一起形成更大的概念。综合法是将上述两种方法结合起来运用的方法。不管采用何种方法，均是从定义类开始。比如，以档案本体为例，采用自顶向下的方法，其中，最基本的类有档案与档案信息两个。在检索档案信息时，用户可将题目、档案号、分类号、责任者、关键词等作为检索条件。因此，顶层概念就是OWL Thmg，中间层概念包括档案与档案信息，底层概念中档案对应的是档案类别，包括文学档案、历史档案、科技档案等；档案信息对应的是卷宗号、案卷编号、题名、文号、文种、密级、保管期限等信息。
三、利用Protege构建档案领域本体
根据目标客户的具体需求来建设档案管理信息，以提高档案管理的工作效率。Protege是基于面向对象的JAVA的一种开发工具，支持类、元类及属性的OKBC兼容。在利用该工具构建本体时共有4个步骤，包括需求分析、确定类与所属层次、明确属性，添加实例。在设计档案检索领域中的本体时，借助该工具生成OWL文件，达到检索目的。
