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以往的文书档案管理工作，较多依赖于人工的手动操作，对人员的档案管理素质要求较高，需要用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，归档文件需要严格执行修整、组建装订、编页、分类、排序、编号、编目、装盒8个环节，这样的档案管理工作又费时，又费力。引进计算机处理相关工作，实行办公自动化，通过信息化技术和方法的应用，加强档案信息资源的合理配置和科学管理，运用相关程序对档案管理工作进行自动筛选、编号、归档和保存，在文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节中，工作有序快捷地开展，从而大大提高了办公效率。特别是在复杂的档案管理工作中，尤为突出，例如，基建档案的管理工作，要求按照前期准备、设计、施工、竣工验收、建立及使用维护等内容，区分保管期限组成案卷，且每个工程项目的文件材料要保持成套性，这样对文书档案管理工作的要求极高，要全面、及时、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理费时费工，耗时耗材，引入自动化系统，则方便快捷，利用电子文件非实体归档的特效，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务，实现随时办结随时归档。
二、提高档案利用工作的效率
档案利用的方法是档案部门为达到迅速、准确、全面、及时地满足档案用户需要的目的所采取的各种服务方式、程序和手段。目前档案利用的基本途径是：提供档案原件、提供档案复制品、提供档案信息加工品。档案利用的方式主要是开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、档案信息上网、政府公开信息查阅等。由于原始的文书档案资料管理工作过于依赖纸质载体，大部分的资料长期仅能存档于文件柜中，查找和使用极其不方便，给档案利用工作带来了诸多的不便之处，大大限制了资源的相互交流。在应用办公自动化系统后，文书档案资料可以脱离原载体，可根据不同的需求自行选择相应的储存介质，比如VCD、DVD、U盘、磁盘阵列、移动硬盘、云端等等，这些介质通过互联网或专门的电子渠道迅速传送所需资源，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，电子档案可通过提供拷贝件、通信传输和直接利用来完成提供利用的功能，从而可以更好地用好、用活、用透资料，使文书档案资料的价值得以更好地体现。
三、保障文书档案资料安全性
随着我国改革开放的不断深入与市场经济的持续发展，文书档案的管理工作与以往完全不同，迈上了一个全新的台阶。文书档案管理的办公自动化一般依靠电子计算机等新型办公设备与技术来迅速、准确处理文书档案信息，从而将办公效率进一步提高。在文书档案管理中，办公自动化的应用有着很好的发展前景和巨大的优势，同时它还有一系列的问题需要处理，这就要求管理设备的硬件建设速度需要不断加快，同时借助科学有效的手段提高文书档案的保密性，进而使得文书档案管理工作可以得到顺利高效的开展。
一、文书档案管理办公自动化存在的问题
（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。
（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略
文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。
（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。
（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。
（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。
三、结语
总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。
一、大数据与档案管理
（一）大数据。大数据也被称为海量数据，是指一种信息化资源，这种资源通过分析能够作为决策的依据。大数据具有大量、快速、多样、价值的特点。信息技术的发展推动了大数据技术的诞生，云计算就是其中的一种。大数据技术是指通过分析海量数据，从而对其中的规律进行整理与加工，从而为决策者所利用。大数据在解决实际问题中具有重要的作用，关系到民生领域，能够改善人们的生活，能够避免过去由于不了解规律而产生的错误，能够节省大量的时间与精力。
（二）档案管理。档案是在社会活动中形成的，主要是通过文字、图像、声音以及其他方式与载体保存下来的历史资料。随着信息时代的发展，档案的制作与管理进入信息化时代，电子档案也就孕育而生。电子档案是指通过电子化储存的档案资料。电子档案是档案工作创新的产物，具有纸质档案所不具备的优势，能够提高档案管理的效率。因此，档案管理人员需要重视档案的信息化建设，加强对档案信息管理的研究，从而让档案资料能够更好地保存。电子档案与传统纸质档案相比，其具有可复制的特点，且在档案制作的过程中，对于错误数据的删改是非常方便的，能够制定统一的标准，从而便于检索。电子档案的应用功能能够提高档案管理的效率，管理者仅需要通过计算机即可实现档案的调取、整理、归档与分类。电子档案最大的特点是数字化的数据，能够节省纸张与空间，这与传统纸质档案有着本质上的区别。
二、大数据背景下行政办公档案电子化管理策略
（一）提高行政办公档案管理人员的专业素质。首先需要建立完善的行政办公档案管理制度，档案管理人员需要不断提高自身的专业素质，从而提高自身的工作水平。行政办公档案管理是医院行政辦公工作的重要资源，需要提高档案管理人员的专业水平、服务意识以及实际操作能力。行政办公档案的电子化管理工作依赖于档案管理人员，因此档案管理人员的专业水平决定了行政办公档案管理的质量。电子化档案技术对于档案管理人员有着一定的要求，档案管理人员除了具备高度的爱岗奉献精神，还需要具备扎实的信息操作能力，从而将纸质档案转变为电子档案。这些电子档案能够为医院行政办公管理提供有效的支持，在现代医院中，行政办公档案可能涉及众多科室，这就要求档案管理人员能够及时为各部门提供服务，从而确保医院各科室行政办公管理的有序开展。
（二）提高档案管理人员的服务意识。档案管理人员要不断提高自身的服务意识，从而为行政管理人员带来更好的使用体验，将被动服务转变为主动服务，改进自身的服务理念，拓展新的服务模式，加强行政办公人员信息反馈的整理，从而提高行政办公档案电子化管理的科学性。行政办公档案是为了更好地服务于医院行政办公管理。电子档案不仅仅是将纸质档案数字化，更是要利用信息化技术，通过大数据技术对过往管理经验进行分析，从而做好决策管理工作。档案管理者需要谨记这一点，增强服务意识，在日常工作中不断发现需要改进的地方，从而为行政办公档案的电子化管理提供更好的服务，让医院行政办公人员获得更好的服务体验。可以从优化工作流程着手，在档案的采集、传输以及使用等方面加强资源共享，从而便于行政管理者的工作。
首先，能够实现高效的工作。传统的文书档案管理都是人工进行操作的，通过人工的方式收集、整理、储存文书档案资料，会造成人财物的浪费，并且工作效率不高，档案管理服务与人们的实际需要之间还存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
其次，能够很好地优化档案服务功能。传统的文书档案管理中，资料的共享性不强，档案资料的查找也遇到一定的困难，服务效果并不理想。使用办公自动化技术建立档案数据库，可以通过网络查找档案资料进行应用，档案资料的应用率比较高，能够实现更便捷的服务功能。使用计算机进行精细化管理，使档案信息与网络系统相连接，使得信息的深度延伸，做好档案信息的共享以及在线服务，使得档案服务功能得以优化实现。
最后，使用办公自动化技术还能够高质量地储存文书档案资料。文书档案管理中应用办公自动化技术，实现电子档案的储存，能够提高储存的便利性。此外，还能结合实际需要，实现纸质文档与电子文档之间的转换。传统的纸质档案在应用上是不方便的，并且在传输储存过程中容易出现损坏，使用办公自动化技术能够实现电子档案的保管与储存，使得档案资料更加完整，提高传输储存的安全性。
二、办公自动化在文书档案管理中应用的策略
（一）健全文书档案管理的制度。当前社会不断发展，文书档案管理工作也呈现出新的特点，要结合文书档案管理的实际情况，不断提高文书档案管理的效率和质量，健全文书档案管理的制度，使得文书档案管理工作有科学的制度作保障，实现文书档案的规范化、标准化管理。由于受到传统管理理念以及模式的影响，当前的一些文书档案管理还是分部门管理，不利于文书档案的整体效果实现，而且部门间缺乏交流合作，文书档案管理的专业化、统一化也会受到一定的影响，因此必须进一步完善文书档案管理制度，实现文书档案的统一管理，使得文书档案管理满足现代化的发展需要。
（二）统一文书档案管理的技术标准。文书档案管理过程中，为了充分发挥办公自动化的价值，就需要明确文书档案管理的特点以及实际需要，科学地分析研究，对办公自动化技术进行科学的应用，统一文书档案管理的技术标准，使得办公自动化软件有好的性能，满足文书档案管理工作的实际需要，实现高效的文书档案管理。此外将办公自动化技术应用到文书档案管理中，还需要注重其系统功能的实现，对相关的技术参数进行规范，使得文书档案管理各项工作的开展都有科学的依据，提高文书档案管理的效率、安全性。
（三）技术处理电子档案。将办公自动化技术应用到文书档案中，建立电子档案，使得档案数据内容更加准确，实现高效地工作，对电子档案进行技术处理，当前办公自动化技术的应用逐渐深入，档案管理中会出现很多新的资料，实现电子档案管理是极为必要的，这就需要档案管理人员科学地研究文件资源。对电子档案进行技术性的处理，就需要做好接收、处理、储存等工作，保证文档内容的真实性，技术处理后，将电子文档转变为只读文件，不能进行修改，使得文件的原始性得以保证，使得电子文档更加安全、可靠。将电子档案储存在计算机中，能够避免档案信息丢失，对档案信息进行备份，加密处理。防止档案资料丢失或被不法人员盗取。
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
参考文献：
[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5．
[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2．
一、文书档案应用办公．自动化管理的优势
1．办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。传统的文书管理工作有“三难”：一是立卷难，既费时又费脑，操作难度大，工作程序枯燥烦琐，工序多而繁，干起来枯燥乏味，掌握起来难；二是管理工作难，工作程序烦琐，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查准率不高。如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就很困难。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。
2．实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所凋剌的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，并不受空间的限制；并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。工作中我们充分运用计算机技术，建立了OA智能化办公系统，并进一步规范文件归档、利用流程及审批权限，既较好的为单位领导提供信息资源，又确保信息的保密性。
3．增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性差，不易保存，在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏 ，具有很强的稳定性。
二、制约文书档案应用办公自动化管理的相关因素
1．电子文件保密性受限制。由于电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术在一定程度上可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多．人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名．也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。
2．对档案综合管理人员要求较高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要求管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。但是在医院管理中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，提高档案管理人员的素质尚未纳入计划和要求，大部分档案管理人员知识面较窄、学历偏低，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
2．3 档案标准化、规范化水平有待提高 档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。
三、文书档案应用办公自动化管理的对策
1．办公自动化系统内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之问设置物理隔离． 以实现内外网隔离，是保护办公自动化网络安全的最有效、最实用的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制， 无论何种类型防火墙，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2．提高档案管理人员的综合素质。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上．档案人员才能对这些设备(施)了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门问、区域问系统合作的力度，不断扩大自身的交际面。通过交流，学习兄弟单位成功的经验方法，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断扩充档案管理
人员的信息源和创新思维。
参考文献
1．徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报。2001．5
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反应着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程。档案信息作为一种特定的资源，有相当一部分信息是社会公众信息，档案信息的属性决定了它是一种历史记录，只有当决策时需要回溯性利用时，它才能发挥其管理功能。档案信息资源开发就是从馆藏档案中，挖掘和揭示出人们在管理、研究、生产、生活及其他方面所需要的信息。一个单位或企业要想有效地开发并利用档案资源，必须熟悉和掌握档案本身的特点、档案信息开发的主体、客体及实现档案信息开发利用的途经和手段。针对实践应用过程中遇到的一些问题谈一点粗浅的认识。
1 文书档案的管理与利用
档案信息资源能否被充分开发利用，在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质。如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源，他就不会成为档案用户。文档管理现代化，是加强文档管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影响文件和档案质量，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。要把握现代化管理技能，提高综合素质，传统的档案管理主要依靠人来完成，在信息社会中，人对档案的管理主要是依靠信息技术，但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用，信息技术终归只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者，人在档案信息的管理中起决定性的作用；二是信息技术只是信息资源管理的工具。有许多问题，如档案信息资源的完整性、信息资源的供给。所以，档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重计算机知识、信息技术学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。
2 应用办公自动化后文书档案管理的优点
2.1 办公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流与共享
在以往传统纸质文件的管理，将文件与档案管理分成两步：第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门；第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用。手工劳动不仅劳动强度大，而且由于重复性劳动多，使人易疲劳、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整，还造成文件和信息查找困难。最突出的弱点就是办公效率低下，这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的。在使用计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。在纸质文件管理环境中，除了普发文件外，大量的文件（档案）都是“孤本”，即使存在副本或文件汇编，其数量也很有限。这不仅加大了保存上的风险，而且也给利用带来了诸多不便，利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制。传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”。而在电子环境下，这种“有形”的观念被打破，同一份文件，可以为众多需要它的利用者所“共享”。并且通过网络这个平台，了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态。
2.2 文件保存的稳定性，传递的速度和安全性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长的多。电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件，这是由数字信息利用的无损性决定的，重复利用不会导致文件本身的老化。将其与记录在纸载体上的信息作比较，随着利用次数的增多，载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加；而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上，其信息都不会受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤，而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中，也不受损失和破坏，对于利用频繁和用量较大的档案（如图纸），特别有益于原件的保护。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
3 改革措施和解决办法探讨
针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，提出以下举措：（1）针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。设备的配备，各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备，可多可少，条件充许的可一次到位，配好配足。条件不充许的可先满足正常工作的基本要求。（2）针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。培训过程中，同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程。对档案管理人员不但要培训，提高他们的管理水平和业务能力。对形成人员也要培训，使他们明确管理要求，以做好本职工作，对档案管理人员的培训，还要进行计算机知识和应用软件的培训，进行相关知识专业知识的培训。否则，形成人员应用软件形成的电子文件我们不懂，就无法参与管理。要更新现有人员的知识库，学习新知识，以适应新工作。
参考文献
随着计算机网络技术的快速发展，社会生活的各个领域都已经离不开计算机技术的参与，计算机已经成为维持社会生活正常运行而无可替代的重要工具。尤其是在办公领域，因计算机技术的加入，而变得异常高效、节能，说计算机技术为企事业单位的日常办公带来一场巨大的革命一点也不为过，同时这也为办公自动化引入档案管理领域打下了坚实的基础。档案管理的日常工作，其繁琐程度以及高劳动强度是为大家所知的，因此，档案管理领域引入办公自动化技术，对于企事业单位必然会产生促进作用。
1.加强档案管理自动化的意义
每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。
2.将档案管理与办公自动化相融合的措施
2.1做好宣传工作，提高领导重视程度
一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。
2.2统一规范，加强标准化建设
想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。
2.3完善对电子档案的监督管理职能
单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。
2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设
在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。
2.5对系统的内网与外网进行有效隔离
在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。
2.6加强档案管理人员的素质建设
任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。
3.总结：
综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。
参考文献：
[1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010,(02).
[2]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育(教育教学),2011,(03).
当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。公司面对竞争日趋激烈的市场，积极转变观念，端正经营思想，狠抓企业内部管理，运用灵活的经营方式，保持经济效益持续提高，经济技术指标连年来均保持在国内同行先进水平。工程质量一次交验合格率100%，优良品率年年保持在80%以上。公司拥有各类先进施工机具约2000台（套），总功率约20000千瓦。主要装备包括1500吨/米、300吨/米塔吊、10吨～30吨龙门吊、8吨～120吨汽车吊、Φ630毫米大型弯管机、大型刨边机、折边机、卷板机、油压机、卷扬机、各类先进的计量器具、检测仪器和各种先进的施工工具、运输车辆等等。
一、文书处理中的办公自动化
文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新誊写，到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。而在办公自动化系统中，由于使用了计算机等作为文字处理设备，文件一次输入，便可多次重复修改或输出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等，同时填写文件具体的承办处室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。
二、档案工作的办公自动化
1．档案收集管理的办公自动化。办公自动化系统中的档案信息管理系统，是在文书处理部门日常工作各环节中形成的数据库的基础上进行档案的收集、整理、鉴定和保管的。在办公自动化的信息管理系统中，机读档案的产生缩短了文件形成和收集之间所经过的时间，较容易地对文件资料进行必要的管理、核对和移交。档案室与产生档案的各处室之间由计算机网络连接，使生成的机读档案由计算机终端通过计算机网络随时传输到档案室的数据库。在档案整理方面，办公自动化技术冲破了传统的整理方法和分类原则，它可以根据用户不同的需要，对档案进行自由分类，自由组合。对于机读档案的保管，一般以盘或卷为单位。至于机读档案的鉴定，则可在机读立卷时同时进行，其鉴定标准可与传统的纸质档案的鉴定标准相一致。
2．档案信息开发的办公自动化。档案信息开发是指档案管理系统将输入进来的、经过筛选和加工处理的档案信息，根据社会各方面的需要提供给人们，它可以通过编目、编研和利用三项手段得到实现。档案编目检索工作是档案管理工作中的独立环节，是档案管理专业中理论性和技术性最强的工作，它不但需要渊博的科学技术知识，还需要一定的语言知识、计算机应用能力。档案编目对档案信息的开发利用起着“前提”性作用，面对数以万计、形式多样的档案，在人工操作中如果没有一定的检索工具，人们查找利用它，就像大海捞针一样困难。因此，使用先进的档案检索工具是档案管理向现代化发展不可缺少的重要手段。这个问题，在办公自动化环境中很容易解决。机读文件在向档案部门移交以前，已经建立起能进行各种目录组合和全文利用的系统，本身具备检索功能。在此基础上，档案信息管理系统就可以实现其检索、编目、编研之功能，同时还可进行目录的自动组合，形成一个比较完备的档案检索工具体系，这样就能全方位、多角度地反映档案室的室藏内容，可以轻松地利用计算机根据一定主题或专题进行全文或部分章节的自动汇编，达到档案编研利用之目的。计算机自动编目速度快、质量高、能克服人工编目深度、广度不足的缺点，而且也符合规范化、标准化的要求，它能将利用者所需的档案信息通过屏幕显示输出或打印、复制出来，并能及时、准确地提供利用，与文书工作达到信息资源共享，使传统的档案室藏概念得到升华。
三、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1．简化文件的排序编号。文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制案卷号时都是按机构固定的排列顺序进行编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可以进行编号归档。
2．办公效率提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的一大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏下、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有效。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企业事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息总闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部目录管理到内、外部目录和内容合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立并联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
4．文件与档案管理形成一个有机的整体。传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门-办公室和档案室，由于业务衔接得不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自的业务衔接起来。
综上所述，随着办公自动化的不断推广和应用，计算机进人文书和档案工作领域已是一个不争的现实。用计算机制作文件、统计和处理数据已日益普及，大大减轻了劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和工作质量。计算机技术促进了“文档”一体化的实现，使办公自动化正朝着高层次、综合应用的方向发展，其应用领域将会越来越广泛。
结合公司，作为安装施工企业办公自动化在文书与档案的运用也有了长足的进步，企业的实力不断增强，施工领域不断拓宽。公司对内狠抓管理，对外积极参与市场竞争，取得了良好的业绩。近十余年来，公司加大投入，注重工程质量，创优夺杯，硕果累累。公司积极稳步地推进管理现代化，加强基础管理，强化专业管理，积极推广应用现代化管理技术。曾先后取得档案管理国家一级、计量管理二级、标准化管理三级、会计工作三级、全面质量管理等证书。公司按国际惯例，坚持“项目法”施工，落实完善经济责任承包制，努力运用目标管理办法，以切实保证企业方针目标的实现。
公司致力于推进技术进步，不断开发和采用新技术、新工艺、新材料；同时努力提高机械装备水平，积极引进新型施工装备及机具，以真正提高企业的施工技术水平和施工能力。
参考文献：
[1]基于文书流转的办公自动化系统的分析与设计[J].2003.
0 引言
伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。
1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响
1.1 为实现文档一体化创造了条件
对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。
而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率
企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。
2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法
2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来
企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。
2.2 实现在线实时归档
在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。
下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。
企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。
对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。
2.3 电子文件的安全管理
随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：
①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。
③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。
④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。
2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管
尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。
保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。
2.5 建立文书档案的现代管理模式
传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。
而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。
2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署
制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。
3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用
在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。
办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。
4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进
在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。
通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。
参 考 文 献
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。OFFICE办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。
一、办公自动化对于文书档案管理的优势
（一）高效、方便、快捷的归档速度。强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。
（二）全面高效地实现资源共享。办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与快捷。同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。
（三）储存更加稳定、安全。办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 DVD 光碟、U 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性、安全性得到很大的提升。
二、应用办公自动化管理文书档案存在的风险问题
（一）电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中，一次处理上的失误或者笔误，所造成的后果影响范围会比较小，而且容易进行补救。而办公自动化电子档案管理中是对文件进行批量处理的，一次处理的文件量是非常大的，一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外，文件是属于开放状态的，更新不及时，也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结上是比较复杂的，而且储存的方式也多元化，在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。
（二）电子档案储存的安全性。事业单位保存的档案大部分是属于重要的文书资料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。
（三）电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前办公自动化、电子技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。
（四）对档案管理人员的综合素质要求较高。绝大多数政府机关事业单位从事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏。而应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理办公自动化。
三、办公自动化在文书档案管理中的具体应用
（一）加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。
（二）对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。在对具体的文书档案管理实施办公自动化的过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点，例如：文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。从实际出发，根据政府机关事业单位现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前事业单位档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现文书档案信息化管理。需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的文书档案信息服务意识。
（四）强化技能培训，提升档案管理人员的综合素质。事业单位的文书档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此文书档案管理人员的工作任重道远。单位的办公室领导需要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位的文书档案管理工作。同时还需要侧重于对文书档案另外，需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升事业单位文书档案管理工作的整体水平。
结语：为了适应新形势下的档案管理工作需要，办公自动化档案管理在政府机关事业单位的整个档案管理应用的作用是不可忽视的。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。
参考文献：
