时间：2023-06-01 08:56:12
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案管理的成果范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
美国的一位相关工作者曾经阐述过这样一个观点，即在关于档案的所有工作中，档案鉴定是很重要的一点，它决定了之后的工作。鉴定是档案工作整个系列中第一关键性决定，在其后的所有档案管理工作都是建立在它的基础上。从这里就已经可以看出在整个档案管理的过程中档案价值鉴定有着举足轻重的作用。
从整体上来讲，档案是对各种信息的原始记录，是人类宝贵的文化财富。不过实际上并不是每一份档案都具有重要的价值，每一份文件的价值都是不尽相同的，文件的价值也不是一成不变的，可能会随着时间的推移而改变其所包含的价值。档案价值鉴定的工作就是对每一份档案所具有的价值进行甄别。
档案价值的鉴定将会直接决定档案的存亡。当档案价值鉴定判定档案已经没有保存价值的时候，档案就会被销毁。所以在进行档案价值鉴定的时候需要慎重。通过档案鉴定可以让所保存的档案在整体的价值上面有质的提升，是提高档案质量的重要途径。
当今档案不仅有纸质的，还有电子的。对于纸质档案，档案数量的急剧增加，会导致库房的紧张，设备短缺，经费不足等一系列的问题。通过对档案价值的鉴定，有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用，提高档案人员的整体业务水平，实现优质服务。
二、档案价值鉴定存在的问题
虽然从客观上讲，我国的档案鉴定工作受到国家的重视，也有所发展，但是由于政策理论和法规等多方面的原因，使得我国档案管理工作中档案价值鉴定存在着许多的问题。
（一）档案价值鉴定理论研究混乱
在我国几乎是没有对档案价值鉴定进行一个准确的定义。在某些相关教材里对于鉴定有一些相关的描述，但是并没有明确的定义，只是对于文件的部分相关鉴定提出了粗浅的方法。这样通常就会导致文件的鉴定出现问题和一些失误，最终文件的价值鉴定出现混乱的局面。比较明显的表现就是有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。
（二）档案价值鉴定队伍建设急需改善
我国的档案工作队伍存在着不稳定，缺少档案价值鉴定人才的现象。档案价值鉴定人才的缺少导致了档案价值得不到有效的判定，从而对档案管理的后期工作形成障碍。此外对于现有的档案价值鉴定人员也存在着各种各样的问题。其主要的表现有以下几点：（1）档案价值鉴定在档案管理工作中有着很强的“困惑性”和“疑难性”，有部分档案管理人员存在着畏难情绪、怕担责任的心理，使得档案价值鉴定工作无法有效的开展；（2）档案价值的相关鉴定标准难以达到，不具备可操作性，这也带来了很多的弊端；（3）相关鉴定人员不具备专业的理论知识，对相关的鉴定工作缺乏足够的认识。
（三）档案价值鉴定质量不能够令人满意
随着时间的推移与社会的变化，档案的价值也会进行改变。在这一系列的变化中，档案价值鉴定的重点也会进行变化。但是由于多种原因，很难准确的对档案价值鉴定的重点进行准确的把握。档案价值鉴定工作缺乏重点，导致工作的质量不能够让人满意。在现在的档案管理工作中还存在着有些已经失去保存价值的档案仍被继续保存，原有档案保管期限划分不清的现象。形成这些现象的主要原因就是档案价值鉴定工作不到位。
三、加强档案价值鉴定的措施
有问题不可怕，可怕的是知道问题却不知道进行改正。对于档案价值鉴定工作也是如此。为此，针对上述问题，个人提出以下几个改善当前档案价值鉴定工作的意见。
（一）加强理论研究
做任何事想要成功都必须要靠理论来进行支持。对于档案鉴定工作首先要做的就是加强理论研究工作。对于档案价值鉴定工作，应该将其作为一个完整的、系统的工作，并组织专人进行攻关。既然我们国内的档案价值鉴定还没有形成一个完整的理论体系，那么我们可以先借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，并在此基础上形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。此外我们还必须做好两方面的工作。一方面是利用现有理论，积极开展档案价值鉴定工作，创造经验，为档案价值鉴定理论的研究提供丰富的实践材料；此外，相关的研究人员不应该脱离实际，应从实际入手，多多调查研究、收集材料，做好理论上的研究，再将理论与实际相结合，最终得到一个比较完整的体系。
（二）完善档案价值鉴定队伍
首先我们应该培养出专门的档案价值鉴定人才，然后是各级档案局、馆根据实际情况建立起专门的档案价值鉴定机构。档案价值鉴定机构的主要任务有以下内容：提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例，协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准，监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定，并负责鉴定业务咨询。
如今随着信息化社会的不断发展，档案的保密与利用工作在如今已经成为了业界人士所关注的话题。对档案的成果利用以及保密工作进行分析和探讨，有利于档案工作的有效开展，同时也有利于保障机密档案的安全性。因此现阶段的档案保管部门应该对档案的成果利用以及保密工作给予足够的重视。
1 档案保密的重要性及现阶段存在的隐患
1.1 档案保密工作的重要性
档案作为记录组织或个人重要信息的载体，在人们的日常生活当中有着极为重要的作用。首先对档案的有效保密能够保证个人信息不被他人非法窃取[1]。个人信息的重要性现在已经被人们所熟知，一旦个人信息被他人窃取，他人就可以利用受害者的信息从事非法活动而自己能够从中获利，给受害人造成不可估量的损失。其次，企业或组织的档案中所记录的是企业或组织发展过程中的核心机密，一旦出现泄密的情况，就可能给组织或者企业造成不可估量的损失，轻则是企业或组织蒙受巨大的经济损失，严重的甚至可能导致组织或企业的倒闭；最后，对于国家而言，机密档案的丢失可能会威胁到国家的安全，一些重要的军事或生物方面的科技一旦被其他国家非法窃取，可能会使国家的科技发展受到巨大打击，从而威胁国家的安全稳定。综上所述，档案的保密工作无论对于个人、集体还是国家都有着至关重要的作用，因此现阶段的档案部门应该加强对档案的保密工作。
1.2 现阶段档案保密工作中存在的隐患
如今随着科技的发展，档案部门对档案保密工作做的也越来越好，但是在现阶段档案保密工作的发展过程中，还是存在着以下几点问题：首先，随着科技的不断发展，网络入侵系统也不断升级，但是现阶段的部分档案部门的网络安全防护还没有进行全面的升级，这就是档案管理部门所保管的机密档案有着很高的安全隐患；其次，在当前阶段，由于部分年分比较久的档案是以纸质档案袋的形式进行保管，这就导致在档案的保管过程中可能会因为外界气温、湿度等变化使文件损坏，从而使文件失去了保密的意义；最后，在现阶段的档案保密工作中，由于部分档案管理人员没有经受过专业的培训，这就是着这一部分档案管理人员的安全意识以及岗位责任意识没有得到有效加强，一旦档案保管的网络遭受到不明攻击，可能就会出现档案管理人员不能及时发现攻击来源以及破解方法而导致档案丢失的情况。
2 档案保密的有效措施
2.1 做好开放档案的审查工作
由于部分档案由于年代或者其他方面的原因，已经失去了其保密的意义，因此需要对公众进行开放。在这一过程中，档案的有关管理人员应该对需要开放的档案做好审查工作，确保所开放的档案是已经过了保密时期的档案[2]。因此，在开放档案之前，档案管理人员应该对即将开放的档案进行严格的审查，确保没有还处于保密期的档案暴露在公众的事业之下。例如，档案保管部门应该建立完善的开放档案审查体制，在所开放档案的审查过程中应该建立“三重审查”，即首先有基层档案保管人员对档案进行初步审查，在审查的过程中基层审查人员应该做好相关档案的审查记录工作，随后将档案以及记录表递交上级的审查部门。上级的审查部门在接到基层工作人员送来的信息后，应该对照表格信息对档案进行复审，并将基层工作人员再审查过程中出现的失误进行弥补，随后将整理好的档案送交最高领导。最高领导通过自身对档案信息的了解，对档案进行最终的审查，并在表格上签字盖章后，该档案才可以处于开放的状态。通过这种三重审查的审核流程，能够在最大程度上确保处于保密时期档案的安全度，从而提升机密档案的安全系数[3]。
2.2 做好档案的解密工作
国家《保密法》为档案的保密想作出了三个等级地划分，即“绝密档案”、“机密档案”以及“秘密档案”，由于三个等级档案的机密程度不一样，因此在实际的操作过程中，对档案的保管措施也不尽相同。随着时间的流逝，由于档案的机密程度具有一定的“时效性”，因此在对档案进行解密时要根据不同档案的机密程度采取不同的解密手段，为了使档案解密工作顺利展开，在档案的保管过程中，就应该对不同机密等级的档案保存在不同区域，同时做好相关记录，在解密时就可以根据不同档案的机密程度送交不同的解密人员手中。例如，档案管理部门可以开设三个等级的解密工作小组，同时在保存档案的过程中对不同机密等级的档案实施不同区域的保管，一旦档案过了有效期，就可以根据不同机密程度的档案送交相应的解密人员手中。通过这种方式，能够有效提升档案保管部门的工作效率，也能在一定程度上增加档案在保管过程中的安全性。
2.3 强化有关人员的保密与岗位责任意识
档案的保密与利用工作最终也要落实到具体工作人员的肩上，因此在现阶段档案保管过程中，应该对档案部门工作人员的专业素质以及岗位责任意识进行加强和培养，确保在档案保管的过程中，机密档案始终处于安全的状态。对于档案管理人员的培训，可以采取培训班的模式，对档案的保管人员进行相应专业知识的培训，使其意识到档案保管的重要性，从而使档案在被保管的过程中有强有力的安全保障。例如，在档案部门进行系统升级后，可以聘请专门的信息技术人员对档案的保管人员进行培训，提高档案管理人员的安全责任意识，一旦档案部门的信息系统遭受到黑客攻击，档案管理人员能够及时做出应对，确保档案的安全。
2.4 做好档案利用前的准备工作
在档案进行公开之前，档案部门应该对档案的利用做好相应的准备工作。所谓准备工作，其实就是在档案进行公开之前，对所公开档案进行备注、备份以及确认分类等工作，这一系列工作是保证档案安全性的重要措施，因此档案的保管部门应该对此加以重视。在当前的档案利用前的准备工作中，最为重要的就是对档案的分类保存以及备份工作。档案的分类保存能够是整个档案管理部门的对档案管理的系统性，而档案的备份工作是保障档案在利用过程中不会丢失的重要举措，因此在现阶段的档案保管部门，有关部门应该加强对档案的备份和分类工作。例如，档案保管部门建立自身的数据库，在档案利用之前对所有已经无需继续保密的档案进行分类保存。同时要对即将转移的档案进行备份保存，以保障在今后的工作中如果还要使用该档案，档案部门能够在最快的时间内将该档案进行提取，以此来提升档案部门的工作效率，保障档案保管部门的工作质量。
3 结束语
随着信息化社会的不断发展以及大数据时代的来临，档案的安全性在一定程度上受到来自多方面的威胁，因此现阶段对档案的保管工作在现阶段应该引起有关部门足够的重视。如今档案的管理方面还存在着很多的安全隐患，而档案部门方面还在不断发展中，因此现阶段距离实现档案的绝对安全看起来不切合实际，对此，档案管理部门应该加强内部的管理以及优化档案管理措施，从根本上确保所保存档案的安全性。
参考文献
[1]李志宏. 对档案工作中正确处理保密与利用关系的思考[J]. 内蒙古统计，2014，03：49-50.
[2]刘晓玲. 谈档案利用与档案保密[J]. 山|纺织经济，2012，07：119-120.
一、引言
《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。
然而，长期以来，高职物业档案管理课并没有冲出学科体系的藩篱：教学内容，还是传统本科压缩饼干式教学；在教学方法上，还是简单的以课堂教学为主的知识灌输型：在教学重心上，还是偏理论，轻操作，以教师、课堂、教材为中心；在主观能动上，没有导向，还是教师主动的在“教”，学生被动的在“学”，等等。没有突出高职院校培养高层次的技能型、实用型、操作型人才的特点，有碍于对学生应用能力和综合能力的培养[1]。
高职院校物业档案管理课程的改革势在必行，以任务驱动，工作过程导向的学习情境设计，是物业档案管理学习领域教学改革的创新思路。
二、任务驱动的目标性教学
任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。
任务驱动的目标教学，其核心思想是将物业档案管理专业知识与学习型工作任务整合进行学习。采用技能知识一体化，理论实践一体化，教学做一体化的教学组织形式，将知识分布于各个学习任务之中。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，学会物业档案管理方法与技能，从而构建属于自己的经验和知识结构，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。
任务驱动要与专业课程的进度相结合，从物业管理工程项目实际出发，收集、管理档案信息资源，既能促进、巩固物业管理专业课程的学习，又能完成物业档案管理学习任务，提高学生的学习兴趣、主动性、积极性与自主性。
三、基于工作过程的教学分析
1. 工作过程与职业教育。广义的工作过程指的是旨在实现确定目标的生产活动和服务活动的顺序。狭义的工作过程则是指向物质产品生产的顺序。工作过程是“在企业里为完成一件工作任务并获得工作成果而进行的一个完整的工作程序[2]”；工作过程的特点：“是一个综合的、时刻处于运动状态但结构相对固定的系统”；实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价[3]。
基于工作过程的职业教育，在教学设计上解构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。基于工作过程的学习情意，通过任务的形式将知识点贯穿起来，知识的总量不变，只是排序发生变化，学生通过多个任务的完成，不仅积累了经验，而且掌握了知识与工作的技能。
基于工作过程的职业教育，教学实施的六个步骤即基于实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价。这是工作过程系统化课程结构相对固定的六步骤，相对而言是不变的，变化的是时刻处于运动状态之中的构成工作过程的六要素：对象、内容、手段、组织、产品、环境。
2. 职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。
物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。
3.基于工作过程的教学环节。物业档案管理普适性的工作过程：资讯决策计划实施检查评价。
任务驱动工作过程导向的物业档案管理教学环节：明确学习性工作任务制定工作策略执行任务调整修正完成任务考核评定。
物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。
四、学习情境总体设计
学习领域，是工作过程导向的课程方案（课程名称），是一个由职业能力描述的学习目标、工作任务陈述的学习内容和实践理论综合的学习时间（基本学时）三部分构成的学习单元；学习情境，是工作过程导向的课程教学（实施方案），是在工作任务及其工作过程的背景下，将学习领域中的能力目标和学习内容进行基于教学论和方法论转换后，在学习领域框架内构成的“小型”的主题学习单元，例如，项目、任务、案例产品等[4]。
2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源……等等。
1. 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。
任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。
基于完整的工作过程来设计学习情境。学习领域是课程的名称，即物业档案管理课，它是是完整的独立的工作过程；学习情境是对学习领域的具体化，根据完整工作过程的思维分解学习领域为各个小型的主题学习单元，每个学习情境也是一个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。
2. 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计在档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境1文件管理；学习情境2档案收集；学习情境3档案鉴定；学习情境4档案整理；学习情境5编目与著录；学习情境6档案保管；学习情境7档案编研；学习情境8提供利用；学习情境9统计分析；学习情境10现代化管理。每个学习情境都有一组，即1个以上的学习任务。见表2。
在学习情境的总体设计上，纵向的学习情境是以物业档案管理具体的工作过程为载体，组织各个学习情境之间的顺序：除学习情境10之外，从学习情境1到学习情境9，是一个完整的具体的物业档案工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析；横向的学习型工作任务，也是物业档案管理职业中典型的工作任务，同样是基于物业管理工作过程设计。
参考文献：
[1] 王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究.图书情报工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.职业教育学研究新论.北京： 教育科学出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 职业教育与课程开发. ，2010-05-01.
注：
随着社会的发展，人们对档案的重视程度也出现了不少问题，而在档案管理部门，由于处于新旧交替的时代，所以对档案的管理也存在着制度上、管理上、开发利用上和资金投入上的各种问题，这都需要我们广大档案管理人员能够从实际出发，适应当前的形式，在现有的条件下解决档案管理过程中的问题，以改变当前在档案管理上的各种弊端。
1 档案管理工作被忽视
档案管理工作是一件比较重要的事，虽然随着改革开放的深入和市场经济的创新，传统计划经济体系下的档案管理也收到了冲击，所以，当前，档案管理工作越来越受到忽视。无论是大学生档案，还是企事业单位的档案，在管理中都存在着一定的问题。这主要是归结于在企事业单位中很多人甚至一些领导者都认为档案管理工作就是抄抄写写的保管事物性质的工作，不是单位的重要工作。只要保证不丢失、不泄密，能查档就可以了。没有意识到档案管理工作的重要性和必要性。所以在对于档案信息化资源的开发和利用上不足，使档案的管理工作效率不高。
这一点尤其在非公有制企业中表现比较突出。由于非公有制企业员工的灵活性，造成了其跳槽率也很高，所以，档案的管理也存在着更多的问题。好多人员误认为反正自己也不是国家干部，档案没有什么用，所以造成了自己的档案被忽视，这样，企业对员工的档案管理也会产生忽视的现象，而放在人才的档案虽然不会出现大的问题，但由于员工的不重视性，其档案得不到更新，也会产生很大的问题。
2 档案管理制度不完善、不健全
企事业单位中一般都有较为完善的管理体制，但是在档案管理这方面的还比较分散，缺乏一些信息资源的整体性。在档案管理的制度、职责、考核标准等还没有一套完整的、系统的、严格的管理模式。
对于大多数国人来说，误认为只有公务人员的档案才是重要的，自己的档案无所谓，这一点在非公有制企业表现尤其突出。所以档案管理部门在企业里也往往会成为一个冷衙门，没有人重视其地位，有的则直接归属于人力资源部门或办公室部门，这就使得各个单位对于档案管理制度忽视，造成档案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了档案管理人员也是人浮于事，使得档案管理工作十分混乱。
3 档案管理人员缺乏档案职业的准入资格
所谓的职业准入资格是指从业人员进入某种职业领域时所具备的基本条件、程序以及要求。准入资格对于进入某种职业领域内起到一定的屏蔽作用。但是目前我国的企事业单位的档案部门没有制定这样的准入资格。现在大多数档案部门从业人员都是非专业出身。文化知识水平都不高，知识老化，知识面狭窄，思想理念和思想意识都相对落后。
这样一来，造成了我国档案管理工作基础上的不足，后期提高更是不足，对于高考的学生来说，很少会去选择档案学来学习，因为这样会限制他们的就业，这样就使得每年专业毕业的学生远远赶不上用人单位的需求。最终导致了人员的不足。所以，从总的来说，还是要从国家层面重视专业的发展，及基层的发展，加强准入制度，这样才能够让更多的专业人员进入到我们的档案管理工作中来。
4 档案开发利用率不高
档案管理长期以来都是处于封闭或半封闭的管理状态，一直被人们认为其管理的工作是保密性质的。随着现代科技技术的高速发展，档案信息被更快更多的收集起来。档案信息化的发展让档案信息完全可以被开发利用起来。但是由于受到过去思想的影响被整理收集的信息被搁置起来，未能及时开发利用，造成了信息的浪费。
其实，在档案的开发上，还是有许多可利用之处的，比如许多私营或外资企业就比较重视档案的管理，他们甚至建立了自己的档案馆，有利于员工和兄弟单位参观与学习，这就是在档案管理上一个很好的利用模式。
5 档案管理资金投入不足
档案管理部门在很多企事业单位中不受重视，认为其不会给单位带来经济效益，致使在资金投入方面不足。资金短缺就不能引进更好的设备。同时也给档案信息化的建设带来了阻力。一些企事业单位虽然为档案管理部门添加了计算机这一硬件设施，但是后续没有资金的加入，致使一些软件无法引进和更新。令档案信息无法被高效快捷的开发利用。
当前，随着信息化时代的到来，档案的管理不但要有纸质档案，还要与信息档案相结合，并由其注意档案的备份工作，防止信息丢失。这样，都需要我们的主管部门，对档案管理进行投入，以便于有利于我们的档案管理工作，并能跟上社会的发展，更好的服务于社会。
在新的历史条件下，档案管理工作应该紧紧地与时展的需求联系起来。档案是社会信息的一个载体。是对经济文化发展的一个依据。它的信息无论是对某个单位还是整个社会的发展都有着重要的协调索引作用。因此，在新的时展中我们更要重视档案管理中存在的问题，更应该积极解决存在的问题，使档案发挥出更大的作用。
参考文献
[1] 张爱曾.医院人事人员档案管理刍议[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）. 2014（11）
[2] 耿洁.如何做好人事档案的规范化管理[J]. 办公室业务. 2016（06）
一、积极做好档案保管利用过程中公文管理与保密工作
在档案保管利用过程中公文管理与保密,是机关文档管理的一项重要工作。做好公文管理与保密,对于促进机关工作,确保公文的有效运转,提高机关工作效率,具有十分重要的意义。
二、提高档案保管工作人员的职责和素养,加强保密意识
1.档案管理人员的职责。档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。
2.档案管理人员的素养。(1)档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德,认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题,维护历史的真实面目,懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、路线、政策、法律和法规。(2)档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识。档案是历史的真实记录,是极为丰富的知识资源,其内容涉及政治、经济、外交、科学等广泛的领域;其知识涉及文、史、哲、数、理、天、地等各个方面。要管好这些档案。我们需要具有广博的科学文化知识和现代科学管理知识,要具有一定的古汉语、现代汉语和外事知识、一般法律知识和一定历史知识,在当今信息社会里更要有一定的计算机知识等。还要有一定的档案基础理论和专业知识。(3)档案管理人员要具备较好的身体素质。 一直以来,人们对档案工作的认识始终存在误差和偏见,认为它是“老、弱、病、残”做的事情。其实,恰恰相反,档案工作既有脑力劳动,又有体力劳动,工作艰辛而又烦琐,细致而又严格,常年不懈,周而复始,没有健康的身体和旺盛精力是根本无法胜任档案工作的。所以,身体健康、精力充沛、思维敏捷是一个档案人员所必备的条件。(4)加强档案管理人员的保密意识。就是要维护档案的完整与安全,因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。要通过培训手段来增强档案管理人员的法制意识和保密意识。
三、做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:
1.制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
一、重点工程档案的特点重点工程是指对国家或本行政区域国民经济和社会发展有重大影响的骨干工程。重点工程投资大，工期长，要求高，涉及面广，参与建设的单位多，是一项庞大的系统工程。重点工程档案是指在重点工程建设全过程中形成的与建设工程各项活动有关的、对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
重点工程档案具有如下特点：一是时间跨度长。国家重点工程建设时间跨度比一般要长，而重点工程档案管理的时间跨度比工程建设周期还要长。以河南宝泉抽水蓄能电站为例，建设周期为2003~2010年，而国家重点工程档案管理周期把地质勘探阶段包括在内是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的学科和专业技术的门类广。如河南宝泉抽水蓄能电站工程档案涉及水文、气象、地质、环保、土建、设备制造、安装调试、超高压电器设备等。三是档案种类多，数量大，载体形式多样。如河南宝泉抽水蓄能电站工程建设档案包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探伤光片、岩芯等。四是涉及的单位多。一般的重点工程项目，分为若干个合同标段由多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计单位、监理单位、质量监督单位的共同参与。如河南宝泉抽水蓄能电站建设的主要参建单位，包括设备供应商和调试单位就达20多个。
正是因为重点工程档案具有专业性、成套性、现实性强的特点，档案管理工作宏观归档控制和微观实体管理都有很大难度。
二、重点工程档案宏观管理存在的问题重点工程档案宏观管理上普遍存在“重建设、轻档案”的思想，只在工程即将竣工或投产之后，才纳入议事日程；完全依靠档案管理部门，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等工作，显然，对数十个没有行政隶属关系的有关单位的档案管控，仅靠一个不是独立职能部门的档案室是不够的；工程档案管理人员专业素质不高，档案部门成了安排老弱病残的“消闲部门”；档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重点工程档案实体管理存在问题档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在文件材料散失，收集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项，由变更、图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件、签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；忽视录音、录像、照片、岩芯、探伤光片等非纸质档案；忽视档案内容，片面追求装订形式。
四、解决工程档案管理不善问题的对策1．建设单位，全面负责，同时充分发挥监理的作用建设单位要建立健全档案工作体制，决策层要统一领导，统筹安排，执行层要建立起档案工作网络和协调机制，档案部门要牵头总抓，负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案收集整理工作。同时充分发挥监理作用，要求监理对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关，统一各施工单位表单，按照监理规程要求，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。主要制度、规范：分类编号方案，归档范围和保管期限，各参建单位、各部门职责与考核制度，文件（图纸）收发管理办法，竣工文件编制与档案整编要求，档案检查审核程序以及验收移交办法等。
3．纳入合同管理
充分发挥合同的作用，与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，都应当设立专门条款，明确规定各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容，监理合同增加对设计、施工单位归档文件的审核责任。档案人员要参与起草招标文件有关条款、合同谈判；档案管理有关条款要求详尽、明确；罚则中明确工程档案占质量保证金的比例，档案部门参与合同支付控制。
4．文件档案一体化管理
强化文件管理，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条。建立项目所有文件材料统一的收发端口，建立所有参建单位统一的文件、档案编码体系，统一模版，将文件管理与档案管理统一起来，对文件材料实施全方位的一体化管理。
5．信息化管理
实现档案管理系统与工程项目管理信息系统对接，或文件与档案管理融入项目管理系统。利用档案信息化管理平台，对工程档案材料收集的完整、准确、系统、及时性进行有效监控，对原生电子文件采集、归档、存储进行有效管理，对纸质档案进行数字化处理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成规律，提前采取措施，提出要求，避免被动。可针对具体工程项目制定专门的档案实施方案，加强培训指导，深入现场，掌握工程进展，制定归档计划。将档案工作纳入工程管理流程，与业务程序捆绑，实行节点控制。
五、重点工程档案科学管理思路
1．加强宣传教育，提高全员档案意识建设单位要充分认识档案工作的重要性，定期或不定期的开展档案知识讲座，深入学习《档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律法规。通过开展档案知识答卷、印发档案知识手册等活动，逐步提工程技术人员的档案意识，使工程技术人员从了解档案工作的重要性，理解档案整理规范要求的缘由，到支持档案工作并最终发挥每个工程技术人员的作用，共同做好档案工作。 2．注重协调，强化制约
建立协调机制，例如档案工作例会、协调会，对内与单位领导、有关部门、人员进行进行沟通，对外与参建单位进行全过程沟通，还要与外部监管部门比如地方档案行政管理机关或者上级档案业务管理部门进行沟通。要善于抓住关键部门，主动沟通，协同工作，找准关键程序和节点，争取权重。
3．采用全过程管理模式
全过程管理模式以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、工程主管部门监督指导，及工程建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后审核、验收把关的管理模式。将档案管理的要求与措施，贯彻于工程建设的全过程，并与之同步实施。
4．整合资源，借助外力
整合本系统的档案管理专家资源，充分发挥既有人才的作用。建设单位要想方设法借助一切外力，包括上级单位档案主管部门、地方档案局推动工作。另外可合理利用社会中介提供的专业化服务。
5．宏观管理要与实体整理齐头并进宏观管理上要强化监督指导、归档控制，不能被动接收、埋头整理。同时对文件材料和案卷整编上，要减化整理，合理减少工作量。
6．坚持原则，适度灵活
档案整编工作要遵循档案管理的基本原则，注重维护原貌，保持文件有机联系，便于利用和安全保管，要学习掌握档案业务标准的实质，结合实际灵活处理，避免教条。务实而不求外在形式。
7．积极探索，善于借鉴
部队的基础在士兵，士兵的基础在新兵。为此，做好预定新兵的档案管理工作，既关系士兵切身利益，也是在军队新时期建设过程中坚持以人为本的实际举措，具有很强的现实意义。
2 新兵档案管理的重要意义
士兵档案是新兵入伍后个人经历的记录，是部队对新兵考察和培养的一种重要的参考依据，更是士兵在服役结束后安置的凭证。而要对士兵档案进行有效的管理，首先要做好新兵档案的管理工作。新兵档案是士兵档案的基础，主要包括入伍材料及新训材料等内容。对新兵档案的有效管理是十分重要，其意义主要体现在以下几点：
（1）新兵档案管理工作是士兵权益的保障。新兵档案管理工作如果不到位将会影响士兵在部队的发展、晋升以及退伍后的安置等问题，为士兵带来巨大的精神损失和经济损失。例如，士兵档案中的名字与真实名字不符，政审表中的年龄和学历有涂改等等，这些都会反映出新兵档案管理工作存在问题，如果士兵要参加全军统考，则会因此而被取消考试资格，这为士兵带来巨大的损失。如果在新兵入伍时，对新兵档案管理过程中重视档案的审核，那么将会避免此类问题的发生。
（2）新兵档案管理为部队管理工作提供支持。在对部队的管理过程中，新兵档案也起到一定的支持作用。例如，在对士兵的提干过程中，部队会审阅士兵在入伍后的表现，作为提拔士兵的依据。如果档案管理工作不到位，会为部队的管理带来许多负面影响。
3 新兵档案管理存在的问题
目前，各级征兵主管部门对预定新兵的档案管理工作都非常重视，管理工作比起以往有了较大的改善和提高，但是仍然存在一些问题，总结来看，主要有以下几点：思想重视程度不高、入伍前材料填写不规范、审核材料不细致及方案保管不正规。
3.1 思想重视程度不高
预定新兵的档案材料主要由县区征兵办公室负责整理归档，主要来自于三个部门：一是医院，二是派出所，三是学校。由于部分档案管理干部的事业心和责任感不强，对新兵档案的认识程度不高，认为档案材料作用不大，只要在退役之后能够找到一份好工作即可，因此在填写材料时不够认真、规范。同时由于标准不统一，档案材料在收集过程中容易经常出现填写不规范、信息不全面等现象，对新兵档案管理工作造成非常大的阻碍。相关单位之间的沟通不到位，对档案材料的思想重视程度不高，出现问题各单位之间互相推诿，为后期的档案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隐患。
3.2 入伍前材料填写不规范
新兵在入伍前需要准备的档案材料有以下内容：《应征公民体格检查表》、《应征公民政治考核表》、《应征公民入伍批准书》、党团材料以及学生档案等。由于新兵入伍时间比较紧张，且需要准备的材料比较多，这样便导致入伍前的新兵需要在各个部门之间奔波。在材料准备过程中，由于涉及到的部门比较多，一些部门如果不按照国家规定的程序进行，会导致士兵在入伍档案中的个人信息与士兵的实际情况不相符的现象，或者出现各材料之间相关信息不一致的?F象。入伍前材料填写不规范会为后续新兵档案管理工作带来许多麻烦和挑战，也会为部队的管理工作和士兵自身带来不便。
3.3 审核材料不细致
新兵入伍材料上交之后，部队接兵干部需要对每一个新兵的档案材料进行认真细致的审核。由于材料比较多，接兵干部在资料审核过程中一旦发生懈怠，没有按照要求对新兵档案材料进行认真的审核，很容易出现材料所填写的内容，例如：姓名、出生日期、入党入团时间发生错误或涂改问题以及档案缺件问题。因此，要求档案材料审核人员对待工作要认真负责，把好材料审核关。
3.4 档案整理不规范
档案管理人员应当对新兵档案材料的真实性进行鉴定，使新兵档案能够真实地反映出士兵的真实情况。新兵档案材料不能什么资料都存，要将那些有保存价值的真实资料进行保存。现在由于档案管理人员对新兵档案缺乏鉴定意识，造成新兵档案出现真、假资料同时存在的现象。对新兵档案进行鉴定之后，需要对档案进行整理。有的部门没有严格遵循《士兵档案管理规定》去做，导致新兵档案的收集、书写 、编目等工作不规范。
3.5 档案保管不正规
在新兵训练期间，一些单位为了更加方便地使用新兵档案，将新兵档案留在训练中队中，而没有将新兵档案上交到部队档案管理部门进行新兵档案的统一管理。这种新兵档案管理方法很容易造成新兵档案材料的遗失，或者出现档案随意查阅、私自装入档案材料等问题。档案的保管应由上级单位进行统一保管，防止出现新兵档案材料的遗失或者篡改等问题，为新兵档案管理工作带来不便。
4 加强新兵档案管理对策
加强新兵档案管理工作需要各方的共同努力。针对目前新兵档案管理中所存在的一些问题，从以下几个角度提出相应的改善建议及对策。
一是把好培训选拔关。将富有工作责任心并且具有一定经验的人员安排到征兵办公室，并加强对工作人员的培训工作。各地征兵办公室工作人员组织学习与军队档案管理、兵役等相关的法律法规，提高对档案管理工作的认识，增强自身的责任高和使命感。并通过对档案管理的培训学习，提高业务水平和业务能力，确保新兵档案管理的工作质量。
二是严格建档程序。要想提高档案管理工作的质量，必须从源头上把好关，严格建档程序。（1）在征兵工作之初，保证对每一个士兵都进行登记建档，使每一个应征对象都在管理范围之中。（2）对体检应征对象重点建档，全程跟踪，保证档案的连续性和完整性。（3）对于体检和政审都合格的人员，及时收集好他们的资料，并且整理注册之后录入数据库。（4）对档案材料的真实性进行严格审核，确保档案材料全部真实有效。
高校招生档案的保管过程中，最重要的是保密工作，适当调整档案保管过程中的保密程度是相当有必要的。根据国家制定的相关档案法规，结合招生工作的实际情况，适当调整招生档案的保密程度和管理过程中的管理制度，如，阅览制度、复制制度、保密制度、销毁制度等。对不同层次的档案借阅人员确定档案的利用范围，规定不同的审批借阅手续，由上而下建立严谨的监督机制，及时掌握档案信息变动，从根本上保障招生档案管理的有效性、准确性和完整性。
1 招生过程中考生电子档案的保管和利用
电子档案与纸质档案有着本质上的区别，是现代档案管理发展的方向和趋势。考生电子档案是将考生的影像、文字甚至声音等信息转换为符号或数码进行传输、存储，利用者需要相应的软硬件技术还原后才能查阅。电子档案的形成阶段，招生工作人员就应该参与到应用设计中来，使形成的电子档案在应用过程中能按政策法规要求并能行之有效。电子档案形成后的使用过程中，招生工作人员要全程参与对其的应用管理，熟练操作系统，熟知在使用过程中发生的各种情况，积累经验，对档案管理应用的不足之处提出建议，及时进行合理化修改。
2 管理应用电子档案中的困难与挑战
科技日新月异的今天，如何保护和利用考生电子档案已成为招生一线工作人员思考和亟待解决的问题。
第一，电子档案的内容易于修改，且修改过后可以不易留下痕迹，虽说目前某些技术可以有效地防止修改、伪造电子档案，但仍要比纸质档案的内容发生变化的可能性大得多，在内容的稳定性上并不尽如人意。电子档案还不具备特定的字体，个人可根据自己的爱好随意变换字体、字号，根本无法从字迹上分辨出其原始性，这就为判断电子档案的原始依据增添了更多不必要的麻烦。
第二，在电子档案建立的过程中，虚拟化的程序使得对其原件的界定难以实现。建立电子档案不一定像建立纸质档案那样，必须制定出一份原件来行使其应用职责，有时只不过是制作一个“窗口”，将必要的信息收集起来集中在一起，并在需要的时候进行输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上进行应用，不同的管理人员也可以将其任意拷贝到任何计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。不同时间、不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分“原件”和“复制件”。
第三，计算机的软硬件技术不断更新换代，迫使电子档案不断适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的变化为代价。
第四，电子档案不再有固定的存储载体，根据利用需要人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子档案，还需要定期进行载体转换、复制，以防止信息损失。一份电子档案没有了固定的载体，也就无法判定这份电子文件的原始性。
第五，目前，电子档案的签署技术还不能普及，我们还不能为每一份电子档案盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件。
第六，采集电子档案的困难性。考生个人电子档案的建立与管理，不是只懂得纸质档案建立原则、方法和技术的招生管理人员所能够胜任的。他们在完成电子信息档案的存储形式、传输及对电子档案的管理上，无法达到开发利用电子档案的目的。也并非是单单懂得计算机技术或数据处理的技术人员所能够胜任的。其盲点在于不能懂得电子档案的业务知识、管理环节和管理原则，不能理解保存电子档案的必要性，也就不可能采取一些必要的技术和措施来规范电子档案的管理。鉴于此，我们不能盲目认为，凡是从事管理纸质档案的工作人员都能管理电子档案；也不能机械地认为，凡是懂得计算机软硬件技术的工作人员，都可以管理电子档案。
3 解决问题的思路与对策。
电子档案与纸质档案相比有着截然不同的区别，这就造成电子档案管理凸显的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是电子信息数码化。电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等文件信息，转换为数码或符号，进行存储、传输，要通过相应的软硬件技术还原后才能获知。
二是档案管理的现代化。当考生将个人信息填写完整后，信息录入员便依据统一的程序、标准将考生信息输入计算机，经过计算机的数据处理、打印，考生对自己的信息进行核对签字确认后，形成有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，为下一步的考生在网上录取时的信息利用奠定可靠基础。
三是档案处理一体化。电子档案和计算机软硬件技术及相关设备的应用，有着密不可分的关系。电子档案的建立必须了解形成电子档案相关的软件和设备。电子档案的形成者和管理者要通力协作，才能确保电子档案的可存取性、利用性、理解性。因此，在电子时代，档案一体化管理势在必行。
四是档案信息情报一体化。办公室工作的自动化和档案管理的现代化，使人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是招生战线电子档案管理的一体化发展趋势尤为突出，以计算机为中心的现代科学技术，为档案一体化管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案复杂得多。要考虑电子档案可存取性、利用性、理解性等，这就要求不仅要保存电子档案所表述的信息，还要保存相应的软硬件技术及背景信息和原始数据等。电子档案所依赖的计算机发展迅速，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性也不甚耐久。给电子档案的保存带来诸多不利因素，需要电子档案管理人员认真对待，具有一整套的对策、技术和措施。
4 探索档案管理规范化的路子
公路工程建设在国家建设项目中占有非常重要的地位，因此公路工程建设档案同样具有很重要的作用，它不但记录公路工程建设的全过程，还有助于公路以后的管理、维护、改建等工作，具有很高的应用价值。
一、建设公路工程档案的意义
公路建设能够促进地方经济的增长，对地方具有非常重要的作用，因此建立齐全的公路档案，能够提高公路的有效运用，延长公路的使用寿命，同样有利于地方经济的发展。公路建设档案可以记录公路建设过程中的多种技术资料，是建设施工的真实反映，不但是公路工
程质量的评价资料，公路以后的改造、扩建、维护都要以此为根据；不但是公路管理的组成部分，又是国家技术档案的一个分支，档案管理机关一定要保证档案的真实性和有效性，并在长期保存。
二、公路工程建设项目档案的特点及整理原则
1.公路工程建设项目档案的特点
第一，成套性。工程建设档案的特点是由公路工程建设项目的特点决定的。因此，围绕着一个工程建设项目的基本建设活动就自然形成了一个相互之间密切联系的工程建设项目的整体，共同反映了一个建设项目活动的全貌。
第二，材料形成的阶段。 一个公路工程建设项目的形成具备阶段性特点。大致可分为工程前期准备阶段、施工设计阶段、竣工验收阶段、掌握其阶段性特点。对工程建设项目档案的收集和初步整理具有指导意义。
第三，产生时间的延续性。有些公路工程建设项目投资大，工期长，其文件材料的产生也是随着整个工程的进展而逐渐产生，并一直延续到工程竣工验收结束。这就构成了公路工程档案会产生时间上的延续性特点。
第四，工程资料使用的频繁性。公路工程建设是在先进行图纸设计，后按图纸施工的原则下进行的。其文件材料，尤其是工程设计图纸的利用率很高。从工程施工到竣工验收，以及以后的大修，改建等都离不开它们做依据。原始资料的使用要求在公路工程建设中严格各种档案管理制度，以确保文件材
料的完整和安全。
2.工程项目档案的整理原则
第一，集中性原则。集中统一管理工程建设的档案资料是其建档案工作的首要要求。坚持专人领导负责、定期收集归档。前期工作档案应以分散的初步整理为主。这一时期应采取哪个部门产生文件材料哪个部门负责整理的办法，对前期工作档案进行分散初步整理。然后移交工程项目内业管理人员。
第二，完整性原则。竣工验收阶段的档案应以集中的系统整理为主。建设工程竣工验收
阶段，应首先组织工程档案内业管理人员制订工作方案，进行科学分类，然后进行系统整理工作，最后移交档案主管部门。要从质量上保证档案的完整。
第三，准备性原则。要密切注意工程各单位的具体动态。对设计变更、图纸变更、事故处理、合理化建议审批等工程变动情况要了如指掌，以使收集的档案材料能够准确地反映
整个工程项目建设的真实历史面貌。
第四，系统性原则。要遵循建设公路工程项目档案的自然形成规律，注意保持档案材料的内在联系。
三、做好公路工程建设项目档案管理的措施
1.公路工程档案收集要全面而完整
公路工程档案资料的收集工作是一项复杂、长期、全面的工作，中间会涉及很多管理单位，内容范围非常宽广，所以要全部人员共同参与，一同收集，本单位的全部职工都要参加档案资料的收集工作，并要对所收集的资料负责，对工程的文件、各种数据、音像材料都要指派专人负责，不放过任何工程，对于工程建设过程中的各种技术资料，各种文件资料都要进行收集入档，做到种类齐全、形式多样，保证入档的资料齐全完整。
2.关于公路工程质量资料的记录和整理
在公路工程建设当中，有很多质量问题不能使用仪器来测量，所以一些关于公路质量的文字记录材料显得非常重要。因此，在公路的实际建设中，一定要有齐全的公路建设资料，来证明公路的建设质量，这些公路建设资料要齐备、长期、妥善保管。在公路建设完工后，用户在对公路进行质量验收时，根据公路建设资料就可以对公路建设情况有一个全面的了解。
3.保证公路工程技术资料的完整
在各种技术资料当中，容易遗漏的有混凝土试块（刚性防地面细石混凝土强度试块、地面基层混凝土强度试块、抗渗用混凝土试块、地面面层水泥砂浆试块）和水泥砂浆试块强度，因此，在整理技术资料时，要特别注意资料的完整，假如没有这部分材料，那么在测定公路质量时就会遇到很多困难。如果一个公路工程分包给几个建筑单位进行施工建设，那么总包单位应对全部公路的质量负责，各个承包单位要依据国家关于公路建设标准进行施工建设，并把公路建设中完整技术材料和各种文件资料及时整理上交到总包单位，由总包单位进行公路质量的评定，并接受用户的督促与审查。
4.运用现代化的档案管理模式
原来档案管理方法主要依靠手工完成，工作人员劳动强度大，操作复杂，有很多档案资料不能及时入档。伴随科学技术的飞速发展，计算机技术与网络技术的普遍应用，同时有力推动了档案建设工作前进的步伐，逐步转向信息化管理，从而大大提高了档案管理的工作效
率，实现档案内容资源共享，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。公路建设单位要在档案建设方面加大投资力度，改善档案管理工作的工作设备与工作环境，运用现代最新科技手段进行档案管理，促进档案管理工作的科学化与规范化。
5.加强档案人员的专业培训
公路工程建设项目各施工单位配备的专、兼职档案员，大多具有较高的文化程度，但熟练掌握档案专业知识的人员却廖廖无几，他们对立卷的方法和各类案卷的国家标准都比较陌生，尽管工作很认真负责，也做了大量的工作，但整理出的案卷质量不是很高，离国家标准尚有一定差距，往往在向档案室移交时，还要返工重整。这样不仅浪费了人力、物力，频繁的折卷还不利档案的保护。
为此，各公路建设项目建设单位档案部门应加大对各施工承建单位档案的培训力度，使他们尽快熟悉公路建设档案分类的方法、档号的编制、案卷的编目等知识；同时，加大对各施工单位档案员的业务指导。发现问题，及时整改。为了保证案卷质量，除提高各级档案员的业务素质外，还应做好平时立卷工作，杜绝竣工验收前突击整卷。实践证明，凡是突击整理案卷的单位，其案卷质量都不是很高。做好平时立卷工作，还有利于保证档案的齐全、完整，因为平时立卷时。若发现某些文件材料没有及时归档，还可以找有关人员查寻弥补，若等到竣工验收时整理案卷，有关人员可能已不在施工现场，缺少的文件材料可能己无法弥补。
四、结语
总之，施工单位档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复
合型工作。要保证施工档案的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验
收的全过程，就必须不断加强建设单位、监单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，充分发挥各级档案人员的监督指导作用。
参考文献：
关于学校档案管理工作中存在的不足，首先是?碓从谌鲜冻潭鹊牟蛔恪S捎诓皇苤厥樱?学校档案管理工作长期沿用传统的管理方式，效率较低，比如关于学校档案资料的整理，大部分管理认为只是单纯地对资料进行收集和存放，缺乏后续的整理和利用，导致档案资料的管理工作与学校其他部门的管理工作配合度不高，大大降低了档案资料的利用效率，无法利用档案资料对学校的评建创优作出贡献。
档案管理工作是一项系统性的工作，需要工作人员掌握科学的管理理念与方法。但实际上，很多学校的档案管理工作由于不受重视，其管理人员也并不专业，基本上都是从其他岗位调到档案管理岗位上来，缺乏专业的档案管理知识，无法做好档案管理工作。或者很多学校是由其他部门的工作人员兼任档案管理工作，这不仅加大了工作人员的日常工作压力，也容易出现档案缺失、遗漏等问题，有时工作人员为了完成任务不会过多地追究这些问题，导致学校档案管理的质量难以提升。
在这些因素的影响下，学校档案管理工作中存在着两个比较突出的问题。一方面，档案原始资料不全面。由于缺少必要的管理和监督机制，很多部门对于档案资料的收集并不重视，对于一些比较复杂的资料得过且过，收集不完善。比如对于学校在学年之内的活动，很多学校只是有大致的、阶段性的记录，却并没有详细记录活动的具体内容和具体效果，这对学校后续的活动和工作无法提供帮助和指导。另一方面，由于学校档案资料的来源不同，其收集和管理难度也不同，为了快速完成档案资料收集的任务，很多学校并不重视校外资料的收集与管理，这严重破坏了学校档案资料的完整性。
二、提高学校档案管理质量的具体途径
首先，为了充分发挥档案管理工作促进学校评建创优的作用，学校相关领导者和管理者需要加强档案管理相关知识的学习，充分意识到档案管理工作的重要性，促进档案管理部门提高档案管理效率，为学校评建创优提供充足的档案资料和信息。学校需要召开相关会议，以不断完善档案资料、提高档案管理质量为主题，号召学校其他部门的工作人员重视档案资料的收集与整理工作。
在此基础上，学校需要针对档案管理工作制定完善的档案资料管理制度。鉴于档案资料收集、整理的复杂性，只有配合完善的管理制度，才能促使档案资料收集与整理的完整性。关于档案收集，学校需要制定硬性规定，并将内部档案与外部档案资料的收集与整理情况作为相关管理人员的年终考核与评价标准。其次，对于档案资料的内容、格式等，学校需要做出统一的规定，不同部门均需要按照统一的格式框架进行档案资料的收集和递交，以保证档案资料的准确性与完整性。
一、办理退休申报过程中出现的现象
（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。
（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。
从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
二、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。
（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。
三、建立人事档案管理体系
（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。
（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。
（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，
