时间：2023-06-02 09:03:25
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声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。
1建设工程档案管理工作职责
总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。
2建设工程声像档案管理现存的问题
2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。
3声像档案管理做法———地铁8号线项目
2工程项目档案管理中存在问题
2.1市场经济体制下的工程项目档案管理工作缺乏系统研究
无论是从我国经济发展形势还是从国际市场经济发展形势来看，市场经济体制已经成为我国各行各业从事经济活动的基本依据。对于工程建设领域而言，工程项目建设所涉及的工程招投标制度、监理制度、工程竣工验收备案制度、市场稽查制度等正在逐渐向市场经济体制靠拢，并在市场经济发展的推动下日趋完善，进而使得有形建筑市场正在加强，以及与政府监管机构的智能分离。虽然工程项目档案内容、形式、载体等都相应的发生了变化，但与之对应的档案管理制度、法律法规、管理机制等方面还为与之改变，这使得在实际的工程项目档案管理工作中，缺乏依托市场经济的系统研究。
2.2缺乏有效的档案管理组织
工程项目建设具有一定的特征，对于多数工程项目而言其施工点较多，并且持续时间较长，施工队伍的流动性也强，这对工程项目档案建设提出了一系列的难题。并且多数工程项目并没有专门的档案建设、管理及组织机构，国内市场上也没有与之配套的专业档案管理组织，这使得工程项目档案管理过程中缺乏组织性、规范性。工程项目档案管理缺乏有效的档案管理组织主要表现在以下几个方面：一是档案资料流向制度不健全，导致在整个工程期间，档案人员流动造成档案失去管理，交接不畅；二是工程项目的档案工作人员流动性较大，没有固定的档案管理人员，档案管理人员的职责不清。
2.3工程项目档案管理意识及工作不到位
在整个工程施工过程中，无论是领导层还是档案管理工作人员，对工程项目档案管理工作重要程度的认知不高，缺乏思想上的普遍认识，使得工程项目档案管理缺乏应用的重视，造成档案管理工作的不到位。工程项目档案管理工作不到位的主要表现为：一是工程项目档案管理工作人员不能按时完成工程竣工档案，进而使得工程无法向城建部门报备；二是工程档案资料缺失、数据失真，工程项目的复杂性、多样性、真实性等特点，要求工程档案建设及管理过程必须非常专业和严禁，而管理意识的不到位就容易造成档案失误现象，进而造成档案材料失真、工程档案与实施不符等问题，最终导致工程不能通过审查验收。
2.4缺乏高素质的档案管理人员队伍
从我国工程项目建设上来看，并没有专业的档案管理工作人员，在工程项目中从事档案管理工作的多为知识层次较低、工作经验较少或者工程技术人员兼职等形式，档案管理工作人员的知识结构不合理，缺乏专业的档案管理知识和技能，对工程档案管理工作较为陌生，甚至不熟悉档案管理的相关规章制度与程序，这使得工程项目档案管理工作不够专业，影响了工程最后的竣工验收。
3提高工程项目档案管理工作水平的建议
3.1加强工程项目档案立法及监督指导，健全管理工作体制
随着国家与社会对档案价值认知的提高，国家逐渐重视档案管理工作，并颁布了档案管理相关法律法规，使得档案管理体制也日趋完善。从国家宏观层面看，工程档案管理的相关法律法规、制度体制等已经逐步得到完善，使工程项目档案管理工作有法可依、有制可循，但从目前的工程项目档案管理工作来看，最大的问题时档案管理制度的贯彻实施，因此需要加强工程项目档案管理的监督指导，一方面可加大宣传力度，使建筑企业真正认识到工程项目档案管理的重要性，进而认真开展档案工作，另一方面从政府相关部门开始提高重视，认真、严谨的加强工程项目档案的依法治档，使工程项目档案管理法制化、规范化。
3.2转变传统观念加强档案过程管理
从领导层到工作层转变档案管理观念，加强档案管理人员的岗位责任与考核，实施相应的奖惩制度，将档案管理制度纳入领导责任制、项目法人责任制。工程项目档案管理过程的具体实施可采取以下措施：1）每项工程开始前即介入档案工作，并制定严格档案管理职责，做到档案管理工作与工程建设同步进行；2）在工程项目建设的进程中，工程技术人员对工程进行质量检测的同时，要求档案管理人员必须随同并做档案记录和验收档案；3）每个工程项目验收时，做到项目验收与档案验收的同步进行。
3.3强化工程档案管理专业队伍建设
从目前的工程项目档案管理情况来看，多由工程技术人员从事档案工作，他们对档案管理缺乏认知与业务技能，这就需要对其进行专业的培训。具体实施的话，可通过多种渠道，采取多种方式实现档案管理人员的专业培训，包括档案管理的法律法规、管理制度、业务流程、档案整编知识与技能、档案材料收集、整编要求、档案移交、竣工档案验收等内容进行专业的培训。
一.文书工作
文书是在社会活动中，为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。文书工作是对其进行撰写、传递、处理和管理而开展的一系列的活动。文书工作对及时传达、互通情况、处理问题、交流经验、传递信息、提高工作效率等具有十分重要的意义。
文书工作的基本原则可归纳为下述三个方面：
1.准确。准确既包括文书本身的质量，也包括文书处理程序各环节的质量。文书在处理的过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。
2.及时。及时是对文书工作效率的要求，也是对文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重急缓处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率。
3.安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。围护文书工作的安全，要保证文书内容的安全，特别是一些文件。
二.科技档案
首先，为保证归档文件的完整，科技档案在整理、归档前都应按项目收集齐全、完整成套。一套科技文件应该能够完整地反映该项科技活动的全部内容和历史面貌，既有原始依据性文件，又有过程性和成果性文件。在归档前，档案工作员应根据专业性质和科技、生产活动的特点，认真进行检查做好归档文件的完整性鉴别工作。但有时管理人员对于科技档案不够重视，用的着的时候重要，用不着的时候不重要。
其次，科技档案必须是真实的历史记录，形成的所有声像资料必须在内容上始终与所反映的科技对象一致。要求科技档案是其科技活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；同时要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。
三.档案管理
1.档案的收集与整理
档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。
总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。归档的文件分为四个大项分别为前期立项文件、设计阶段文件、施工文件、竣工阶段文件。而档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。
2.档案的价值鉴定
档案的价值鉴定是决定档案是否值得保存的基本手段。如果错误地销毁了有价值的档案，将会对于今后的查阅、参考和利用造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给档案室徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中，有害无益。
在档案的管理活动中，注重加强对档案的前端控制，能有效地解决档案的质量问题。如果只是被动地接受归档工作，那么档案的质量就会失去必要的保证。为此，应当把档案的管理模式由结果转变为过程，应注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。
在项目管理的过程中，资料员不能仅仅作为档案的收集整理人员，了解档案管理知识即可，也需要学习工程项目管理的相关知识，以此来提高自己的专业水平，这样才能有的放矢地收集到相关的信息，才能了解到自己所收集的档案是否齐全是否有效。
3.档案的价值利用
档案的保存价值一个重要的方面便是为了档案能够为使用者在提供后续工作中全面、及时、准确、有效的服务。
在利用档案时，我们需要注意以下几点：
（1）在阅览时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的档案材料。
（2）如档案需要外借，档案员必须做好详细的登记工作，不能因熟人或领导而忽略此步骤造成文件因借阅长时间后未归还而忘记是由谁借用。同时，若文件超过借阅期限未归还，档案人员需提醒借阅人及时归还，防止应疏忽而造成的文件丢失。
（3）重要文件或者珍贵文件，应妥善保管，尽量不外借，但若是合理的需要，可提供复印件供其外借使用。
四.档案信息化
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。
传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，文件形成后由资料员收集立卷，最后交到档案部门进行归档保存，由于纸质档案的管理工作已经过了长期的实践，总结出了一套工作流程及方法。在传统的方式下，档案收集后，先进行分类、排序、装订、编号，然后录入档案目录，并将目录连同档案一起装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案归档后被长期堆放、得不到及时的处理。此外，虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，这样一来导致查找和阅览都变得比较繁琐。由此可见，曾经使用的传统的档案管理方法与信息化管理相比较存在着：档案的编目流程繁琐低效；整理时间冗长；档案查阅耗时；统计工作难以开展等问题。
与此同时，由于如今档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用又带来了一系列的问题，以前的传统手工管理现已无法解决档案工作面临的种种难题，为了让利用者能及时地无遗漏地得到所需要的档案材料，并迅速传递到每个需要利用的地方，这就需要借助于计算机及通讯技术。档案的信息化管理，可以运用计算机进行文件的起草、查找、借阅、收集、整理、编制检索工具等。电子文件随时产生，随时更改，并存储在计算机磁盘中。虽然在初期时将纸质文件转换为电子文件时会遇到许多的问题和麻烦，但经过一段时间的磨合后，电子文档便捷、高速、直观的优越性会充分地体现出来，从而提高了利用率及利用时效，并可以不受时间和距离的限制来传输所需要的资料。
日益丰富的工作实践证明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。因此，档案信息化管理是改变传统的档案管理模式、有效提升档案管理水平的必要手段，也是必经之路。
工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。
（二）管理问题
工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。
（三）技术问题
工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。
二、做好工程项目档案管理的方法
（一）理顺工程档案各参与方的关系
工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。
（二）规范工程文件、档案填写的基本要求
工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。
（三）建立工程项目档案管理文化
建立工程项目组织文化可以从以下方面努力：培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。
九十年代后期，国家持续加大了水利基础设施建设投资力度，石津灌区作为水利部续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、水管体制改革、信息化建设四大试点，灌区工程体系得到持续改善，形成了大量的工程档案，包括建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等。这些档案全面反映了水利工程建设情况，对工程质量评定、工程竣工后的运行管理和维护，以及对新建项目的前期筹备等，都具有重要的参考利用价值，水利工程档案管理工作显得尤为重要。
2008年水利部制定下发了《水利工程建设项目档案验收管理办法》，明确要求大中型以上和国家重点水利工程建设项目验收前，必须先对工程档案进行专项验收，档案验收不合格的，不得进行项目竣工验收。因此，如何加强水利工程档案管理，提高科学管理水平，拓展档案利用效益，成为档案管理工作的重中之重。
1.石津灌区管理局工程档案管理工作现状
石津灌区管理局综合档案室成立于1991年，1992年晋升为河北省机关团体事业单位省三级档案管理标准，1998年晋升为科技事业单位国家二级档案管理标准，工程档案的数量成倍增加，2000年成立了石津灌区续建配套项目建设局综合档案室，制定了工程档案管理制度，形成了由项目法人、建设单位、施工单位、监理单位组成的档案管理网络，配备了专、兼职档案员负责工程档案的收集、整理和归档工作，至今形成了五个类别的水利工程档案共618卷，其中，水工建筑物设计、施工等基建档案182卷，防渗配套档案69卷，日伪时期工程档案18卷，续建配套和节水改造档案349卷，末级渠系档案15卷。近年来，我局加快档案管理信息化建设步伐，实现了微机检索，显著提高了档案利用效率，档案查阅利用卷数累计突破2000卷次，在灌区续建配套与节水改造、末级渠系节水改造、信息化建设、水能梯级开发和南水北调规划论证等相关工作中，均发挥了重要作用，创造了可观效益。
2.灌区工程档案管理工作存在的问题
2.1 灌区工程档案收集不够齐全，管理不够规范
一是灌区历史久远，前期工程资料不足；二是工程档案管理工作滞后于工程建设，往往工程项目竣工后才进行档案资料的收集整理工作；三是专职档案员缺乏工程专业管理知识，而兼职档案员缺乏档案管理专业知识，使得大量的工程档案资料原件缺失，整理不规范。
2.2 灌区工程档案利用信息反馈不及时，缺乏查询的针对性
一是可检索性差，查询不便。利用者无法说出档案的具体名称和事项，使得查准率、查全率降低；二是档案管理部门对在建工程项目资讯掌握不全面，不能及时主动地提供利用；三是利用者不能及时反馈信息，造成利用效益无法统计，档案成果汇编不及时，档案的真正价值无法体现。
2.3 重要档案实体保管问题亟待解决。一些重要的年代久远的档案资料，因纸质老旧发脆且应用较多，字迹大都模糊，既不利档案实体长期保存又影响使用。
3.做好工程档案管理工作的对策和建议
3.1 做好工程档案资料的收集、整理工作
3.1.1 建立完善的适合灌区实际的工程档案管理制度
严格按照《水利工程建设项目档案验收管理办法》，结合工程项目本身，建立由项目法人负责、各参建单位组成的档案管理网络，针对具体工程项目，制定出文件材料的归档范围和保管期限表、档案分类方案和整编细则等较实用的工程项目档案管理制度，用制度约束各参建单位高质量地完成档案资料的收集工作。
3.1.2 加强岗前培训，规范工程档案的管理
在工程项目的招投标阶段，项目法人的工程档案管理部门就要求各中标单位指定一名责任心强的人员主管本单位的工程档案资料，在项目施工前对各参建单位的专职或兼职档案管理人员进行针对性培训，讲解水利工程建设过程中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值需归档的，针对工程项目制定出具体的归档范围，使大家对项目档案的内容、数量做到心中有数。
坚持档案收集、整理工作和工程项目管理工作同步进行。签订工程合同时，纳入文件材料整理归档条款；检查工程质量和进度时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况；进行项目成果评审、鉴定或项目阶段与竣工验收时，同时检查验收相关档案资料，对照归档范围详细核对收集到的档案资料是否完整，整理是否规范。
3.1.3 多措并举收集档案资料。
一是多方访查、搜集资料，完善前期工程档案；二是专职档案管理人员必须参与工程项目的建设，及时掌握工程进展情况，并指导和督促技术部门有针对性地催要档案资料；三是收取档案资料押金。即当一项水利工程报建后，施工单位先交—定金额的资料押金，直到工程完工，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。四是严把工程档案的专项验收关，把应该归档的文件材料全部收集齐全。
3.2 加强工程档案的开发利用工作。
3.2.1 制定完善的档案借阅利用制度。完备借阅、复印审批和及时归还手续，要求主动反馈利用信息，履行保密责任。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
随着技术进步和企业发展的需求，企业工程建设项目规模愈来愈大，生产经营与工程建设项目交叉进行也愈来愈多，而在工程建设项目中，业主单位大多会将很多精力投入工程建设项目的立项、设计、招标、合同、造价、进度、质量、安全及现场施工管理等环节上，对工程项目档案的收集、整理、归档等管理工作却很容易忽视。加之参建单位和人员数量多，分布面广，流程繁琐，因此与普通办公室档案管理工作相比，工程档案管理工作更具有挑战性。面对严苛的工作要求，我们首先要提高思想意识，高度重视档案管理在工程建设中的重要作用。领导要率先垂范，监督和强化工程档案机制建设，做到提前介入，实时跟踪，全面搜集，使工程档案归档工作由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制，转为全程动态控制，将档案管理关口前移，使善后工作变为前置条件，确保工程项目档案真实完整，准确无误。为此，笔者结合多年工程档案管理实践经验，就如何提升工程项目档案归档率、完整率和准确率三项指标，应采取哪些有效措施提出如下观点，供同行商榷。
1 档案归档率、完整率和准确率是衡量工程项目建设档案工作水平的标准
工程项目建设档案是反映工程项目建设过程的重要依据，是企业档案中最重要的部分。一套完善的工程项目建设档案，涵盖了从工程项目立项、可行性研究、设计勘探，到招投标、投资控制、进度计划、安全质量、施工过程及管理以及竣工验收等多个流程，期间每道工序所用材料、人员数量等细节全部囊括其中。那怎样衡量工程项目建设档案工作的水平呢？工程项目建设档案的归档率，档案的完整率和档案案卷质量的准确率一般作为衡量档案工作的关键指标，业内主要根据这三个指标来综合评估工程项目建设档案管理水平。
早在1996年4月，国家档案局就颁布了《企业档案工作目标管理办法》。该法规给出了具体的档案管理体系评估标准，即归档率和准确率必须达到100%，完整率应该达到90%。归档率是前提、是基础，缺少了归档率，其它两个指标就会失去依托；完整率是归档率的深化和细化，它直接反映出档案资料的实用价值；准确率是“三率”的核心，没有准确率，工程建设项目档案就失去了其存在的意义，档案的凭证作用不但无法保证，有时甚至会起负作用。因此，三者的关系是紧密相连，相辅相成的。
2 做好收集工作是提高工程项目建设档案“三率”的基本保证
归档工作是档案工作各个环节的首要环节，因此归档率在三项指标最为重要。在提高工程项目档案归档率的过程中应采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治档、从严要求”的方针，保证工程项目档案的“三率”达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案；二级管理网络由项目经理部领导负责，收集职责落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理；三级管理网络分别分解到设计勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、竣工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，确保档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同情况，按照“三率”指标采取科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，需要参考投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已竣工验收的工程项目是否全部归档，并在签订设计、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，保证所有资料全部归档。
③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，根据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及“三率”指标，编制一套适合本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参考依据。
3 把控工程项目竣工档案形成全过程，是提高工程建设项目档案“三率”的根本保证
工程项目建设的原始资料和技术档案是全面鉴定工程项目建设质量的依据，是以后工程项目维修、改扩建的重要参考资料，也有助于我们总结施工经验，提高技术水平，积累实践经验。因此，工程档案管理应贯穿于从项目规划、施工开始到竣工验收的全过程。为确保工程项目档案收集、整理、归档工作达到收集齐全、内容真实、数据可靠，应采取如下措施：
①做好事前策划工作。工程项目档案的完整率是衡量每个案卷内归档材料是否齐全的指标，它反映的是档案案卷内归档材料的完整程度，所以它是一项重要指标。档案管理部门在收到施工图纸后，要与工程管理部门共同根据工程的专业、规模，划分单位工程，对每个单位工程中所包含的分部工程、分项工程、检验批进行了预划分，经过监理单位、业主单位的认可，把资料划分为工程项目管理资料、工程项目质量保证资料、工程项目评定资料，明确工程资料收集范围，作为资料收集整理的依据，为工程项目档案案卷有较高的完整率打好基础。
②参与过程监控。为确保资料收集及时，数据真实准确，做到资料与工程同步，形成对工程实体及资料的过程检查制度，根据工程进展情况，参加企业工程管理部门对工程项目建设阶段性监管，分别对不同阶段项目的资料收集情况进行检查评价，并将评价结果列入工程进度考核，实现工程建设过程与档案形成积累同步，及时整改存在的问题，确保预定目标实现。
③加强对施工单位和监理单位的业务指导。从源头入手，督促施工单位建立完整的质量管理体系，配备专职质量及资料管理人员，有专门存放资料的场所，提出归档要求，定期进行培训、检查、督促、完善。在编制监理规划、专业监理细则、各项监理管理制度（包括资料收集、验收管理制度）以及参加由业主组织的图纸会审、设计交底等各环节，指导监理人员的档案管理工作。
4 把好项目竣工档案验收关是提高工程项目档案“三率”的措施保证
①按照档案管理的要求，指导监督监理单位要对以下资料的同步性进行严格审核验收，确保资料与实体基本一致。一是工程项目管理资料，这部分资料主要形成于施工前，主要包括施工组织设计方案、施工单位质量管理制度、体系、图纸会审、设计交底等，对于这部分资料主要审查针对性、时效性及对施工管理的指导作用。二是工程项目保证资料，包括各种原材料、设备合格证、各类试验检测记录、测量、沉降记录、隐蔽记录等，这些资料与工程强制性条文都具有对应性，是确保结构主体安全及设备稳定运行的过程管理资料，也是资料审核验收的重点。三是工程项目质量评定资料，依据单位、分部、分项、检验批的划分，重点检查这部分资料数据的真实性，各级质量管理人员及项目负责人验收记录的合规性，与工程项目评定资料的对应性。四是加强设备随机资料的接收，根据设备合同中的设备清单，提前设定设备随机资料接收目录，实行有依据接收。
②案卷质量的合格率也是工程项目归档工作不可忽视的指标。按照“工程完工一个，验收一个”的原则，要求工程管理部门组织由档案管理部人员参加的交工验收协调会，提出工程项目档案验收要求和存在问题。并以国家标准为依据，按照国家对科技档案工作的要求，以《科学技术档案卷轴构成一般要求》为标准，制定工程项目档案案卷的整理规范。同时开办档案整理培训班，将工程项目档案的整理规范，向工程技术人员及各部门的兼职档案员做出明确的解释，必要时档案工作人员还要上门指导、实际操作。
③做好竣工验收阶段工程项目档案的整理编目、组卷等工作。在竣工验收阶段按照档案管理的要求，对形成的资料由项目经理部按照单位工程进行整理、编目、组卷，经监理单位、工程管理部门、工程质量监督部门的审核，将合格的档案资料移交业主单位和档案管理部门。
5 实例分析
重点工程建设项目档案是重点建设项目的历史记录、项目运行、养护、管理的重要依据。是日后对工程进行检查、维护、管理及改造的依据和凭证。是在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，是建设工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。因此，加强重点工程建设项目档案管理，也是我们当前的重要工作任务之一。就如何加强和完善重点工程建设项目档案的管理这一问题进行探讨。
1 工程建设档案管理的重要性
1.1 加强重点建设项目档案管理
一个重点建设工程从立项到竣工要涉及工程决策、指挥、设计、施工、检查验收、后勤等许多单位和部门，重视和加强重点建设项目档案资源建设，保证建设项目档案的安全管理，是我们各级管理部门义不容辞的责任，同时也是建设项目设计、施工、监理和工程管理等相关部门的重要职责。由于重点工程建设项目具有工程规模大、参建单位多、涉及专业广等特点，其形成的工程档案数量庞大、种类繁多、来源广泛。只有规范档案管理，明确归档范围，保证工程项目建设档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，保证国有资产的完整。
1.2 完善重点工程建设项目档案管理机制
提高对重点建设项目档案工作重要性的认识，坚持科学发展，统筹协调地抓好档案管理，不断完善档案管理工作机制。重点工程建设项目档案管理机制是档案管理体系建设的组织保证。档案管理机制必须与现代管理体制相适应，确保档案工作有领导班子，有工作规划、工作方案和工作总结。完善各流程、各操作环节的管理，从组织建设、业务建设、基础设施建设等方面不断完善档案管理建设工作各项规章制度，做到以制度促规范，以制度促发展。坚持因地制宜地开展档案管理工作；要对档案工作开展加强管理和监督。使重点工程建设项目档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化的轨道，让档案在工程建设中发挥重要作用。
1.3 档案是工程建设项目的重要组成部分
重点工程建设项目档案是指在工程准备阶段文件，工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的真实记录，是督查、审计、监督、管理、验收、以及维护、改造的重要依据。档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。
2 采取有效措施实行档案的集中统一管理
2.1 落实考核奖惩制度
要加强档案管理工作建设，首先应以《档案法》等档案法律法规为指导，通过加强档案法制宣传教育，努力提高决策层和广大员工的档案管理意识和法制意识。建立竞争机制，鼓励档案工作人员提升工作服务质量。把档案管理工作列入一项重要业务工作内容。贯彻执行档案部门的有关规定，执行各类档案管理要求，同时要把档案工作纳入企业的发展规划、年度计划和学习、考核内容，制定明确的岗位责任，实行责任追究，进行考核并与奖惩挂钩。使档案资源建设真正落到实处。
2.2 档案工作与工程建设同步
随着经济快速发展，我市重点建设项目不断增加，对这些重点建设项目的档案工作，特别是对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等资料，开发建设项目档案工作，组织机构完善，管理职责明确，设立档案室，配备了专兼职档案员，项目档案收集齐全完整，项目建设档案管理工作与项目建设同步进行，项目竣工后，完成文件材料的全部归档。勘察设计单位、施工单位和监理单位应按照规范整理和及时移交档案给建设单位；档案资料要两套制保存，注意档案资料的完整和安全；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。工程项目档案具有成套性、专业性的特点，要求实行集中统一管理，包括项目建设档案管理工作应与项目建设同步进行。勘测、设计、施工及安装调试单位都要落实人员管理项目档案，工程竣工后各有关单位都要将所有在工程建设过程中形成的档案交建设单位归档管理。工程建设项目档案由建设单位集中后向当地城建档案馆移交。
2.3 做好竣工图的积累和编制工作
竣工图是工程建设图实相符的依据，具有法律效力和凭证作用，要督促检查施工单位严格按照国家规定编制竣工图。在竣工验收时要重点检查竣工图的质量，坚决杜绝不编制竣工图的现象。明确职责，通力合作齐抓共管。各级档案行政部门要依法对建设项目工程档案工作实施监督、指导加强检查协调工作，做好依法建档和各项目单位档案工作的总体考评工作，总结推广经验，培训档案业务人员；各级城建部门要发挥城建档案馆（室）的作用，切实抓好城市建设重点项目工程档案的监督、指导；有关主管部门要明确分管领导监督所属建设单位或施工单位及时做好建档工作。重点建设项目档案管理是重点建设项目的重要组成部分，也是重点建设项目竣工验收的必备条件，重点建设项目档案的真实、准确、齐全、完整和妥善保管及有效利用。
3 如何做好工程建设档案管理工作
3.1 加强对重点工程建设项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实加强对重点工程档案、材料的收集，确保档案完整、齐全。项目竣工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作；勘察设计单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位；项目竣工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案竣工验收合格后，方得进行竣工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同（协议）、立项文件等文件材料加强收集和保存。要结合实际情况，列出工作重点，提出落实意见。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断创新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。
3.2 增强工程建设档案管理工作制度建设
认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，提高对建设项目档案管理工作重要性的认识。认真落实责任，进一步建立健全工程项目档案的工作制度，完善档案资源建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。重点工程基础设施建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以必须在重点工程档案管理中做到规范化、标准化。因此，加强和完善有关的制度建设，是做好重点工程基础设施建设档案管理工作的根本保障。
3.3 提高档案管理人员的工作意识
工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要增强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素质较强的专（兼）职档案员，解决必需的库房和设备保证档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分认识到加强档案管理工作的重要性和紧迫性，增强档案意识，树立“内强素质，外树形象，依法管理，争创一流”的理念。为档案工作的开展创造良好的环境，把档案管理工作提高到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。
参考文献：
1概述
水利工程项目设计档案，是水利工程设计单位的核心档案，是基本建设和生产管理的重要依据和凭证，是水利建设事业中的一项巨大资源。认识并掌握水利工程项目设计档案的特点，对水利工程项目设计档案进行科学地管理，主动、多形式、多方位、多层次地向水利部门和有关部门提供利用，是实现档案自身价值的体现。因此，做好水利工程项目设计档案管理，具有十分重要的意义。水利工程项目设计档案的形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程，能够真实地反映设计人员的科技思想、科技方法，它的形成是设计单位智力劳动的结晶，其中蕴涵诸多科技配套成果以及多学科、多专业联合集体创作的智慧，在一定程度上也体现出设计单位集体的设计能力。可见，管理好水利工程项目设计档案，是发挥工程设计档案社会使用价值、让工程设计档案产生经济效益的基础性工作。笔者结合江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司实际工作，将管理工作与自主创新相结合，进行如下思考。
2水利工程项目设计档案的特点
水利工程项目设计档案有文书档案、工程档案、会计档案的共性，但也有水利工程项目独特的自身属性。水利工程项目设计不是一般的土建工程项目设计，与土建工程相比较，其除了工程量多，投入资金多，工期时间跨度大之外，还要考虑工作条件的复杂程度，施工难度多大且会受到哪些自然条件制约，有多少社会效益，对环境有多大影响，如果出现事故会产生那些严重后果，以及对国民经济影响程度。可想而知，水利工程项目设计形成的档案资料是多么重要和宝贵，充分认识水利工程项目设计档案的特点完全有必要。
（1）复杂性。每个水利工程项目设计档案的内容都包括计划立项、勘察、设计全过程中所形成的全部技术文件、设计图纸和有关工程文件材料。比如：新沟河延伸拓浚工程是《太湖流域水环境综合治理总体方案》确定的六项调水引流工程之一，也是《太湖流域防洪规划》确定的流域洪水北排长江重点工程，工程北起长江，沿老河道拓浚至石堰，分成东、西两支，东支沿着漕河、五牧河拓浚，西支沿着三山港拓浚至京杭运河，利用武进港入太湖。主要工程内容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河桥梁、口门控制建筑物、水系调整及影响处理工程、征地拆迁等。仅这项水利工程内容就如此之多，故伴随每个工程的进展，将逐步形成繁杂的档案资料。设计档案的内容主要是设计过程中的报告、方案、各专业的计算书等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸。不仅有设计形成的材料和载体的多样，同时还有大量的专业计算书等电子文件，这些都是设计过程中形成的，是施工的重要依据，应加以长期保存，作为其他设计和施工工作的重要参考。另外，项目设计周期长、专业多、产生的文件材料种类多、数量大、整编量大等特点充分表现了水利工程项目档案的复杂性，其给收集、整理、保管、利用带来的困难和工作量也是不能忽视的。
（2）系统性。每个水利工程项目设计档案的内容都必须完整、齐全、系统。比如：常州市采菱港枢纽工程，工程包括20m3/s排涝泵站（竖井式灌流泵）一座，共设两台机组，单机流量10m3/s，12m净宽节制闸（升卧式平面钢闸门）一座。由于在收集档案资料时，采菱港枢纽防洪、排涝、改善城市水环境档案资料做到了齐全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召开的常州市运北片防洪控制节点工程—采菱港枢纽工程完工验收会议上，工程相关资料顺利通过验收专家组查阅，为采菱港枢纽完成全部设计内容、工程施工质量优良、工程完工验收做出了应有的努力。实践证明，每个水利工程项目的可行性研究、初步设计、招标设计和施工图设计四个阶段的勘察设计工作，设计文件审查、施工招标、施工、竣工验收等各阶段的服务工作，及相应的勘察设计文件及有关技术资料等，必须是一个齐全完整的系统，具有系统性。
（3）独立性。每个水利工程项目设计档案的内容都具有很强的独立性。比如：太仓市十八港南枢纽工程，其由净宽28m橡胶坝和20m3/s双向泵站组成。工程选址于十八港大桥以北的老套闸区段，距浏河河口约200m，需拆除报废的老套闸，新建十八港南枢纽工程。在收集整理档案时，十八港南枢纽清晰地独立于太仓市城区水环境综合整治工程之中，为后期工程查档利用打下了基础。每个水利工程项目的设计独立性还表现在其具有专业方面的特点，设计中需要测量、地质、钻探、规划、水工、施工、机电、建筑、科研、试验等许多专业和学科共同承担完成，形成的档案体现出较强的专业性。如：设计中需要的工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样品说明，地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等，这些资料均需要外部系统提供。
（4）时序性。每个工程项目设计都有时序。如：走马塘拓浚延伸江边枢纽工程位于张家港市七干河入江口门处，江边枢纽工程是走马塘与长江交汇口的重要口门控制建筑物，由节制闸、船闸和鱼道三部分组成，这些工程都是按时序进行设计完成的。一个较大的、周期性长的水利工程项目设计可分为一期、二期甚至多期，一般水利工程都会有初步设计、招投标、施工图设计三大阶段。各个时序点的工作内容都会有所不同，产生的文件资料也会不一样，甚至收集归档的载体也会千差万别，故档案的管理也要体现出时序性的特点。水利工程项目设计有时需要分成多次设计，有的还会出现长达数年时间跨度，周期长、工程设计量大，形成的归档材料既多又杂，档案室要收集归档的不仅是纸质资料文件、电子文件，还有样品实物类的特殊载体材料，最终整理收集材料，成为档案员需要做的难度最大的工程。要弄清楚水利工程项目设计档案的特点，找到其中规律性，以形成管理工作的对策，档案员一定要根据设计工作的实践，在一线与设计人员沟通，最终实现水利工程项目设计档案完整、准确、系统的目的。
3水利工程项目设计档案的管理
面对水利工程项目设计档案种类复杂、数量大的实际情况，如何搞好档案的管理，保证其完整、系统、准确、安全，是摆在档案工作者面前的一项艰巨任务，也是整个工程项目设计不可忽视的一项重要工作。故做好水利工程项目设计档案的管理工作，规范管理流程就显得意义重大。
3.1重视档案的源头
抓水利工程项目设计档案源头就是抓档案最初的形成。档案形成的过程必须有一个标准，要明确归档要求，要根据本单位的实际，拟定出清晰的可操作的归档范围。要让每个人都明白，在每个设计项目中，哪些文件材料应该归档。水利设计项目档案资料一般有依据性资料、基础性资料、设计资料、施工资料、竣工使用资料、财务管理资料等。
（1）依据性资料。主要是设计项目申请报告及批复、可行性报告、设计任务书等；选址意见、定点图、建设用地规划许可证、征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等；工程概算及资金来源资料等，这些资料有的是本单位产生的，也有的则需要外部提供原件。
（2）基础性资料。主要是工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样说明等；地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等。这些资料专业性较强，在形成时要对载体和格式提出要求。
（3）设计资料。主要是设计任务书、合同、协议；工程设计的全套图纸；设计计算书、工程预算、说明书；设计评价、鉴定及评审材料，图纸会审记录；工程变更联系单，设计修改通知单，设计鉴定及审批文件等。
（4）施工资料。虽然不是设计单位主要的档案资料，但设计时作为参考，施工资料在设计单位也经常会出现。主要是工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书；施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明；开工报告、施工计划、安全措施等；工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录；隐蔽工程验收记录（地基、基础、打桩、钢筋、结构、水电等记录）、建材质保书及试验报告（钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等）。
（5）招投标资料。主要是设计单位的中标人的业绩和资信；勘察总工程师、设计总工程师的经历；人力资源配备；技术方案和技术创新；质量标准及质量管理措施；技术支持与保障；投标价格和评标价格；财务状况；组织实施方案及进度安排。
（6）财务管理资料。主要是设计过程中发生的财务凭证、报表、账簿、其他类会计资料。
3.2保障渠道畅通
要保障收集档案的渠道畅通，凡是对水利工程项目设计有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。任何人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交有价值的档案资料。档案资料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。
（1）定期送交制度。形成档案资料的各科室，应在文件资料办理完毕后，及时归档移交。档案工作人员要经常了解和掌握形成档案资料的信息，及时向形成资料的各科室催收应归档的资料。收集进档案室的资料必须是办理完毕的原始资料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。不符合归档要求的档案资料，应责成档案材料形成的相关科室按要求完成。载体纸张应统一规格用纸，载体字迹要求用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写，禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。现代化设备形成的材料要求：禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止像传真纸热敏材料类资料归档；每个项目设计形成的成套材料必须配齐，以保持文件材料之间的逻辑联系。
（2）联系催要制度。根据工程设计进度表，有计划地对各科室项目及时开展专业跟踪管理。档案人员要主动到各科室查询和了解工程的设计进展情况，摸清各专业档案材料的形成和变更情况，解决档案材料形成过程中所出现的问题，及时指导各科室项目做好文件材料的收集和预立卷工作。实行分阶段跟踪管理。档案人员要保持与各科室项目负责人的联系，及时掌握工程设计进展情况，按照归档工作时间要求，加强催收，实行各科室项目负责人和项目分管人对归档清单签名负责制度，通过实施填写设计产品文件、资料归档清单等一系列手段，最大限度地避免原始资料的散失，保证归档文件资料的连续性、完整性和及时归档。对归档资料的质量实施监控。各科室负责对本科室的归档文件、资料进行核查，项目分管人对该项目归档的文件、资料进行总审查，确保归档文件、资料的完整、准确、系统。档案人员在接收归档资料后，必须及时检查核实，对不符合归档要求的文件资料，迅速退回返工，以保证归档资料的质量。
3.3规范整理流程
档案整理涵盖了档案实体整理和档案内容整理，一方面要对档案文件内容的真伪进行鉴别，对档案内容的客观性进行考证；另一方面还要将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行基本的分类、组合、排列、编目。在工作实践中归纳总结并采用如下工作流程：收集分类案卷组合卷内文件排列案卷编目案卷排列编制案卷目录。
（1）收集。每年12月由公司档案室通知各科室做好前阶段文件材料的收集工作，档案室做好接收文件材料的登记汇总工作，对各科室移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；档案室依据归档范围，检查各科室移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。
（2）分类。根据公司档案整编规则拟定分类方案，将一个设计项目根据实际情况划分大类和小类。
（3）案卷组合。将分类后的资料装入卷盒。装盒前一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；将文件的订口对齐，并在文件的左上角或左侧用不锈钢钉或线装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌，以有利于保管利用。
（4）卷内文件排列。按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列。
（5）案卷编目。编件、页号，填写卷内文件目录、备考表，录入专用的档案管理系统，形成卷内文件目录数据库。
（6）案卷排列。按每个设计项目的保管期限、案卷流水号从小到大排列。
（7）编制案卷目录，制作检索工具。录入专用的档案管理系统，形成案卷目录数据库。打印目录，装订成册，形成检索工具。
3.4明确档案的方向
水利工程项目档案的收集、编目、检索、利用、统计全过程，如果能够融入计算机技术，必将大大加快档案信息的存储、处理能力，迅速实现水利设计工程项目档案管理的自动化，有效地提高档案人员的工作效率和服务质量，这是今后档案工作的方向。要充分认识到工程设计是动态的，设计形成的图纸文件是设计人员用科学技术构思出来的精神产品，其仅仅是对拟建工程的技术上和经济方面的规划，而不是实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象，如设计变更、设计文件补充、设计文件修改等，都是客观现象。对于频繁的设计变更，如果将计算机技术融入后，档案工作必将进入一个全新境界。比如：太仓市十八港南枢纽工程在2015年2月5日顺利通过通水验收，期间形成的设计图纸就有480张，档案有25卷，有的修改、补充，甚至作废、推倒重来，在应用计算机进行工程设计档案管理后，档案人员可以及时了解设计变更情况，避免了对外提供已经作废的或已经修改过的错误图纸，为工程设计发挥出了重要作用，较好地解决了设计变更资料与工程设计技术文件资料的配套整理，使工程设计档案做到了准确、完整。
一、工程项目声像档案管理现状
目前，工程项目形成的纸质文件和电子文件归档工作已较为成熟和完善，而声像档案的管理则相对薄弱，需要进一步加强。存在的主要问题有以下几点：
第一，责任不明、未能达到统一管理。工程建设施工资料的归档经过多年的实践，人们已经积累了相当的经验，施工过程资料的收集整理与管理，也有了相对成熟的制度与规范。而工程建设项目中形成的声像档案的管理情况则相对落后于其他种类的档案。施工伊始，人们没有对此给予充分的重视，相关的管理制度也没有纳入正常的管理工作中去，参与拍摄的人很多而移交声像资料的却很少，很多声像资料散落在拍摄者个人及相关部门的手里。由于没有明确的制度约束，和相关的规范要求，未能使其及时主动地移交给相关人员。当遇到具体问题，查找不到相关的影像资料时，才感觉到管理上的缺失与不足，无法向利用者提供可靠的资料做依据，给工作造成一定的被动。
第二，思想认识不足、收集不及时不完整。在工程建设过程中，很多人对宣传报道很重视，照片拍了很多，视频录像也制作了不少，但他们认为完成了上报电视台及报社的工作后任务就可以结束了，至于怎么处置这些资料是个人行为，缺乏归档意识。工程项目声像档案是通过照片及视频来反映整个施工过程的，具有时效性和凭据性。例如开工前的原址原貌、施工作业过程，尤其是隐蔽工程的施工过程资料，都具有很强的时效性和不可复制性。工程项目在工程资料验收时，声像资料往往会出现缺少原址原貌或隐蔽工程的资料，这说明在施工过程中人们忽略了对原始声像资料的收集或者说不够重视过程资料的收集，导致项目建成后中间过程难以追溯。再如所有声像资料拍摄完成后都应辅以文字说明，如果不及时进行批注、整理，恐怕摄影者自己事后也难追忆齐全和叙述准确。许多工程项目积存了大量照片未归档，或者说无法归档，就是因为多数照片没有文字说明，使得本来很珍贵的照片，失去了其应有的保存价值和利用价值，给工程资料的完整留下缺憾。
第三，重视程度不够、专业技术薄弱。声像档案对音视频的参数要求相对于一般的生活照片和视频要高许多，工程项目部在声像的设备的配备与使用上存在一定的问题，有的项目部配备了良好的设备却没有会熟练使用的人，有些有人却没有适用的设备。对音像器材的配备及使用人员的管理缺乏应有标准和要求，因此，不是设备跟不上工程的进展，就是拍摄人员的素质跟不上，拍出来的影视及照片，难以达到归档的要求。这样就造成了工程建设施工前后的重要活动内容的缺失。究其原因，主要还是个别领导对声像档案的重要性认识不足、重视不够。
二、加强工程项目声像档案的管理工作
为了尽快改变工程建设声像档案的现状，从现在开始就应该做好以下几项工作：
第一，明确责任、加强制度建设。抓制度建设应从源头抓起，工程建设项目部在成立初期，就应将声像档案管理制度纳入相关的管理制度中去，并对负责声像档案的管理部门、收集范围和时间、整理要求、借阅利用等做出明确的规定。明确责任，落实分工，强化声像档案管理，加强声像材料的收集、整理、做到统一管理、有章可循，杜绝据为己有的行为，确保声像档案及时、完整、规范的移交档案管理部门。
建设工程项目档案是从项目立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。项目档案主要包括立项文件（可行性研究、任务书）、设计文件、项目管理文件（包括招投标文件）、施工文件、监理文件、工艺设备文件、财务文件和竣工文件等，它是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案或是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、监理、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、建设工程项目档案管理现状
法制观念淡薄，对档案工作不够重视。有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案管理工作可有可无，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；一方面由于管理的不到位，另一方面档案意识的缺乏，导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性。
档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。有的单位对项目档案工作缺乏统一管理，对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，档案工作是上级档案部门的事，甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。
档案整理工作薄弱。不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面，档案的整理工作难以提升，档案没有在项目建设中得到很好的利用。当前不少单位的档案主体观念存在偏差，影响了档案工作管理水平。不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部，而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响了档案的开发利用和单位的发展。这是导致档案工作者在有的单位没有地位，可有可无的最主要的原因。
建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过档案专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案专业培训，缺乏专业知识，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。
三、加强建工程设项目档案管理主要措施
建设工程项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，是工程质量的直接反映。为贯彻国家档案局的规定，做好建设项目档案的归档工作，我们应做出以下方面的尝试和努力：
加强档案工作的组织领导。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作；成立建设工程项目档案管理工作领导小组，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作职责。
制定符合实际情况的档案管理规章制度。首先要加强对建设工程项目档案工作的组织领导。根据建设工程项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次要加强建设工程项目档案管理制度，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，建设方与施工方、监理方签定合同时，要把档案管理规章制度纳入合同管理中，将档案收交质量纳入年度考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设工程项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完整同步。
强化建设工程项目档案工作标准化、信息化建设。建设工程项目档案工作信息化，是促进信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过建设工程项目档案信息化建设，能够实现对信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持领导者的决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而建设工程项目档案信息化的基础是工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，档案管理部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为建设工程项目档案工作信息化创造条件。
定期开展资料整理、检查与监督。由于档案管理是一项琐碎的工作，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付，如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至会有大量资料流失，所以要定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
严格把好竣工验收关。档案是竣工验收必不可少的内容，一个项目要通过验收，必须先通过档案验收。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，要切实做到“图实相符”、签字手续完备，对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
工程项目的独特性、整体性、多方参与性、周期性、动态性等特点，决定了工程项目档案具有专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点。
1.1专业性强
每一项工程项目都有自身的独特性，需要与之适应的专业的参与，因而是一项专业性和技术性很强的工作。就铁路建设项目而言，其涉及的专业技术活动主要是建筑施工活动，整个项目涉及勘察、设计、基建、科研、设备安装等活动。因而，项目文档作为项目建设开展的记录材料，相应地具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。
1.2成套性强
成套性是工程项目档案的重要特点，因而在项目文档的收集整理中要力求做到齐全完整。工程项目档案的成套性特点是由建设项目的整体性决定的。对于一个具体的建设项目而言，项目从最初的立项、审批、招投标到设计、施工、竣工，是一个完整的过程。项目文档真实地记录了这个过程，具有成套性。具体来说，项目文档包括项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工验收文件等一系列的材料，这一系列材料共同反映了建设项目的全貌。施工技术文件一般从部分到整体的按分项、分部、单位工程积累。施工企业在建设项目中主要作为施工方参与，在施工活动中本身也存在文档完整性管理的要求，同时所产生的施工文件也是项目文件总体的重要组成部分，应有效地做好施工技术文件的积累工作，从而保证施工文件本身乃至整个建设项目的成套性。
1.3形成分散
建设项目本身也是一个庞大的工程，涉及的单位和部门多，具有多方参与性，使得项目文档的形成具有分散性。这种建筑施工企业工程项目档案管理需求探析杨启燕（中国铁建股份有限公司档案馆）分散性体现在两个方面：一是项目文档形成于多方，如建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等；二是项目文档散存在各方的相关职能管理具体实施部门，如行政部门、计划财务部门、技术部门等。分散性特点对项目文档的管理是一个巨大的挑战，不仅要求参与方的文档专职人员做好本方的相关文档的收集整理工作，还要求承办方总揽全局，确保各方文档都符合要求。
1.4阶段性强
建设项目的时间跨度长，具有一定的生命周期，整个项目的开展包括施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段，从而在每一阶段都形成了大量的项目文档。因而，从宏观上看，建设项目文档具有阶段性的特点。只有在项目实施的每一阶段，有针对性地同步管理好项目文档，才能避免因建设项目周期长、项目文档数量大而导致的项目文档脱节、管理不到位的情况。此外，不同阶段的文档具有不同的特点，同时相互间又有密不可分的联系，这就需要对不同阶段的文档有针对性地进行整理分类，同时保持不同阶段的文档间的有机联系。
1.5变更频繁
建设项目从提出到开工、建设、试运行、验收，到之后的维护与拆除，一直处于动态之中。项目文档因项目的动态性而具有可变性。如在项目施工过程中，经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求；在项目使用和维护阶段，随着使用部门的需要及生产经营的转变，其所有权性质、结构等方面也有可能发生相应的变化，从而引起建设项目文档的变化。可变性是建设项目文档不同于其他文档的显著特征，只有保持项目文档与项目的同步变化，才能确保项目文档的准确与完整。
1.6种类多样
建设项目文档具有多样性的特点。首先，在载体上具有多样性。建设项目文档的载体，不仅有传统的纸质载体，还有感光材料、磁介质、光盘等。载体的多样性，使得项目文档呈现出纸质文件、图纸、照片、录音录像文件、缩微品、电子文件等多种形态。其次，在内容上具有多样性。建设项目文档反映了建设项目活动的开展，而建设项目的开展涉及到行政、财务、技术等部门，从而形成文书、会计、技术多类文档。建设项目文档的多样性，反映了项目文档管理工作的繁杂性。项目文档管理工作应注重对各种载体和各种内容文档的收集整理。
2传统建设项目文档管理方式存在的问题
由于建设项目文档的专业性强、成套性强、形成分散、阶段性强、变更频繁、种类多样等特点，对建设项目文档的管理工作提出了较高的要求。然而，传统的项目文档管理方法是一种分散的、封闭的、静态的、手工的方法，存在很多问题，难以实现高质量的项目文档管理，这在一定程度上影响了项目的实施与维护。具体来说，传统的文档管理存在以下四个方面的问题。
2.1手工管理效率低下、准确性差
传统的项目文档管理工作都是采用手工方式，即文档形成、收集、整理、检索等工作都是单纯地由人工进行操作和管理，效率低下。然而，建设项目文档数量巨大，又受人、财、物方面的限制，这无疑是对建设项目文档管理工作的雪上加霜。即使配备充足的人、才、物，也无法从根本上改变传统文档管理工作的低效率状态，此外还有过分占用资源之嫌。建设项目施工文件的载体为纸质，在传统项目管理模式下完全由人工来填写，但文件形成与整理过程中因纸质、笔墨、计算、签名、报表顺序、保管等造成的错误时有发生，使施工文件的规范性和准确性受到影响。有的项目存在施工员或测量员等第一填表责任人不按照观测测量的现场记录进行填表，如分项工程验收评定表的数据与测量记录表数据不一致，而复核人与相关负责人不认真检查核对就随意签名过关的情况时有发生。同时一些建设项目，也发现存在施工与监理方有关责任人在施检表格签名栏代签冒签现象。个别施工单位人员还存在违规更改检测数据的情况，甚至还发现监理平行实验与抽检资料存在数据不准确的现象。
2.2项目文档收集不全
建设项目涉及的责任者众多，周期长，因而，项目文档工作无论是在横向的责任者维度上，还是纵向的时间维度上，都处于分散的状态，这在很大程度上造成了项目文档的收集不全。从横向来看，建设项目具有多方参与性，参与方资质不一，对于项目文档工作的意识水平也有高有低。有的参与方忙于项目建设，平时不注意工程资料的收集工作，到了工程结束后才应付竣工验收，造成文档的缺损；有的参与方对于应收集的文档没有明确的认识，对各种内容和各种载体的项目文档的收集不全不准确，造成文档的遗漏。从纵向上来看，建设项目不是一蹴而就的，项目从最初的提出到竣工，以及后期的维护，要经历一个漫长的过程，与之同时，项目文档工作也有了很长的时间跨度。在这个漫长的过程中，稍有疏忽，就会造成“空档”，导致项目文档的收集不全。
2.3文件管理滞后，文件变更不同步
工程实践中，施工文件编制多严重滞后于工程实际进度，没有做到同步编制归档，使施工文件的真实性难以保证。由于建设项目从开工到竣工验收的时间跨度比较长，施工单位从文件形成到汇总整理的时间跨度也大，施工文件长期散存在各施工单位手上，客观上存在各种利益考虑下施工文件散失或被篡改的可能，个别项目甚至发生过因为工程款纠纷，分包单位扣留应归档施工文件的情况。项目文档是项目建设的记录文本资料，只有保持与项目建设的一致性，才具有真实性、可追溯性，才能为日后维护企业的合法权益提供可靠的依据。然而，传统项目文档工作的封闭性导致的沟通不畅，却给项目文档的“真实性和可追溯性”带来了严重的影响。在项目施工过程中，经常会出现变更设计的情况，项目文档管理人员只是被动地接收和埋头整理，无法对建设项目的变更情况进行跟踪和检查，就无法了解项目的变更情况，不能及时对相关施工文件进行修改和补充，从而导致项目文档的“失真”，不能在关键时刻发挥应有的凭证和参考作用。
2.4项目文档不规范，质量管理难度大
建设项目的多方参与性与文档管理人员的业务水平不稳定性，导致了项目文档的不规范。多方参与，对于项目文档管理工作的协调性有较高要求。施工单位内部相关部门和人员相互间的沟通协调、衔接不够，使得各方对于项目建设文档管理的要求不一，影响了项目文档的规范性。建设项目的文档管理人员的稳定性与素质直接影响着项目文档管理工作的规范性。由于有的参与方的项目文档管理人员流动性大，或未设专职的文档管理人员，只是由兼职人员或在项目完工后临时抽调人员整理项目文档，这就无法保障项目文档管理人员的素质符合要求，从而造成项目文档的不规范。由于施工文件收集整理的工作量较大，各单位的人力投入相对不足，造成文件和施工进度不同步的现象，进一步使质量管理流程“施工自检工程报验监理复检质量认可”失去意义。资料整理的滞后势必又导致工程质量评定工作的进一步滞后，质量评定的二次填表与计算也增加了评定工作中的错误，质量评定的滞后反过来又影响了建设单位对施工质量进行及时的监控。铁路建设项目点多线长面广，无法依赖施工、监理或建设单位任何一方去实施全面的施工质量控制，而施工文件作为施工状况的真实记录与实际反映，应该成为施工质量控制非常重要而有效的管理工具，这部分文件在项目竣工验收后，还将长期成为项目后评价乃至应急抢险时最需要的档案依据与法律凭证。由此可见，传统的项目文档管理方法无法满足项目文档管理的需求，需要我们建立一种全新的视角，采用先进信息化技术来弥补其不足，针对项目文档的特点，有的放矢地做好相关的管理工作，为建设项目的开展和维护起到信息支撑的作用。
3建设项目档案管理需求
根据上述的问题分析，可见施工文件质量面临着诸多挑战。如果施工文件的形成和交换仍然停留在手工模式下，则数据准确性欠佳、孤立存储、施工文件与工程不同步、无法有效辅助项目分析管理的现状就无法改善，施工文件就会陷入为了编制而形成、为了验收而存档的困境。为了避免这些问题，施工单位项目档案管理应满足以下需求：高效智能的现场记录管理、项目文档全过程管理、项目文档动态化管理、项目文档规范化管理。
3.1高效智能的现场记录管理
施工原始记录是施工过程、施工工艺及施工质量控制情况的真实反映，由施工员在施工现场据实填记，不得追记补改，是质量保证与追溯的重要依据。然而由于资料员和兼职档案员所具有的档案管理专业知识有限，且工作量往往较大，其手工整理、著录等工作不够规范、准确，而且有可能面临科学、合理组卷、拟订案卷标题等挑战。利用项目文档管理系统代替资料员和兼职档案员做部分工作，将部分文档管理活动自动化、智能化，不仅可以提高工作效率，而且有助于提高文档管理的规范性和准确性。
3.2项目文档全过程管理
为保证施工文件质量的完整、准确、安全、有效，要求对施工文件进行全生命周期管理，即从文件及其数据的采集、形成到交换、归档实行全过程管理。对大量施工原始记录、质量检验、工程监理、验收评定等各方面的数据的处理，要能够实现对质量事故的记录与跟踪，类似事故报告、统计分析等均可通过网络直接进行，以便工作效率得到极大提高，保证质量管理。
3.3项目文档动态化管理
应用信息系统并不能自动解决所有问题，还必须建立在工程项目自身的全程动态管理基础上。按照国家建设项目文件归档质量控制要求，需要按照“三纳入”与“四同步”要求。从前端控制的角度，“三纳入”是指把建设项目文件材料的形成、积累和归档纳入领导工作议事日程和工作程序，纳入各项工作计划，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制。从全程管理的角度，“四同步”是指下达项目开工任务与提出施工文件材料要求同步，检查项目计划进度与检查施工文件材料的形成情况同步，验收、评定工程项目与验收、评定施工文件质量同步，工程款支付与档案部门出具归档情况证明材料同步。
