时间：2023-06-04 08:37:15
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档案统计工作的要求。第一，要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是档案统计的重要要求。第二，档案统计工作要符合企业建设要求，对档案统计要标准化，统计调查工作要科学化、系统化，统计服务优质化。第三，充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作，不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋，不局限于一般的登记、填送报表，同时，还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作，公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作，形成文字报告上报公司档案馆，便于掌握一手资料，统筹管理。同时，由公司档案馆牵头，组成检查小组，由档案馆馆长带队，2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员，不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作，依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查，核实所统计数据的准确性、真实性，发现问题，及时提出整改意见，对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总，形成文字报告上报相关部门，请求支持。通过一系列举措，加强了档案统计基础工作，确保档案统计数据准确、翔实，才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作，公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作，按照国家、省、市档案局的有关要求，在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上，认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》，针对这一项工作，公司档案馆利用公司内部局域OA网、电话等形式下发通知，要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核，直到数据准确、逻辑关系清楚，汇总后经过公司领导签字、盖章，将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局，圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训，提高档案人员业务能力，确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下，机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生，从事档案管理的人员也经常发生变动，给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况，在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班，对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解，阐明各数据之间的逻辑关系，强调了重点部分、共性问题。例如，在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的，因为是未整理零散的档案，可能会以捆、箱、包等形式存放，但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计，会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明，引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强，受到广大档案人员的一致好评，特别是对新接手档案工作的人员帮助很大，帮助他们理清了头绪，找准了切入点，解答了疑难问题，为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师，讲师自行制作授课课件，该讲师也是档案检查组成员，所以对基层工作也很了解，在授课时能够抓住重点，对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训，讲师能够从基础工作入手，照顾到点、面的问题，学员能够带着本单位实际问题来咨询，从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式，减少了外培经费，也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，也是档案管理基础工作，通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载，揭示了它们形成过程、现状和变化，反映出企业由小到大的历程，因此，档案工作者要有高度的责任心、事业心，在加强提高业务能力的同时，以一颗平凡心做好档案统计工作，为企业建设、发展贡献自己的力量。
作者:杨 芳 陈林涛 徐志红 单位:河钢股份有限公司邯郸分公司
参考文献：
2.适应范围：适用于公司及各管理部门消防档案的管理。
3.职责
3.1消防管理员负责制定档案的相关内容，并每年一次对档案规定的内容进行收集、归档、保存，若有修改变化的应告知经公司领导或审批，及时更新。
3.2办公室负责审阅，并监督各相关部门依规程执行。同时负责对文件、表单、档案内容统一保管和立卷归档工作。
3.3各部门经理、消防管理员为档案管理负责人、案卷质量审核人；监督本部门档案管理的实施工作。
3.4管理部档案员职责
3.4.1熟悉公司档案管理操作规程，掌握档案规定的具体内容，做好档案的整理装订工作，做到档案目录齐全，内容清楚，便于查找和利用；
3.4.2维护档案的安全性、完整性、不丢失，人员若有变动应办好移交手续；
3.4.3每年一次按时向公司档案室移交档案，办好移交手续，并将案卷目录一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，无积存；
3.5各部、室档案管理员（兼）负责日常档案管理工作。
4.消防管理记录
4.1消防安全管理情况记录是反映单位消防工作开展情况，记录管理过程的有效凭证，认真填写各类记录表，是落实逐级和岗位责任制的重要手段，对规范单位消防安全管理有重要的意义。填表应该客观属实，并要作为消防档案内容，统一保管、备查
4.2档案管理员应根椐以下提供的消防档案样式和内容表单实事求是填写、认真整理，全面反映单位消防工作的基本情况并附有必要的图表，后提交消防管理员审阅签字，并归档。
4.2.1 单位基本概况
4.2.1.2单位总平面、道路、水源示意图
4.2.1.3消防安全重点部位确定表
4.2.1.4消防管理组织机构和各级消防安全责任人
4.2.1.5主要消防设施
4.2.1.6专职（义务）消防队队员名册
4.2.1.7专职（义务）消防队消防装备配备情况
4.2.1.8与消防安全有关的重点工种人员情况
4.2.1.9消防安全协议
4.2.2 培训与考核
4.2.2.1培训记录表
4.2.2.2考评细则
4.2.2.3会议记录
4.2.2.4消防奖惩情况记录
4.2.3日常运行管理与检查
4.2.3.1火灾情况记录
4.2.3.2消防日运行值班表
4.2.3.3楼宇消防基本情况登记表
4.2.3.4消防季检登记表
4.2.3.5消防年检登记表
4.2.3.6节前消防安全常规检查表
4.2.3.7消防设施维修保养记录
4.2.3.8消防设施检测记录
4.2.3.9消防安全隐患整改通知书
4.2.3.10临时动火作业申请表
4.2.4演练与演习
4.2.4.1灭火预案登记表
4.2.4.2消防技能演练记录表
4.2.4.3消防演习记录表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1楼宇消防器材缺损情况汇总表
4.2.5.2消防器材设备台帐
4.2.5.3设备维修申请报告
5.档案袋（技术档案袋、资料袋）用于保管技术图纸、业主资料、协议档案、证照档案等。文书、图纸档案应有卷内目录和备考表，目录中的内容必须与袋中的档案相对应。证照档案的目录可直接写于档案袋封面。档案袋正面应拟写案卷标题。
5.1 立卷归档
5.1.1部门经理和消防管理员应支持档案员的资料收集工作，
5.1.2将需归档的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集归档的过程中，应注意文件材料的规范和书写字迹的牢固持久，一般应采用A4纸张，书写材料宜使用碳素或蓝黑钢笔水（黑色水笔），不宜使用圆珠笔、纯蓝或红色钢笔水、水彩笔等；重要的传真件应尽可能索要原件，索要不到应将传真件复印，用复印件存档。
5.1.4归档整理时间：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5装订：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均应使用档案线装订成册，不用金属物装订；或采用合适的卷皮、袋、筒、盒等形式将全卷文件装封为保管单位；装订必须牢固、规范。原文件上的金属物（曲别针、大头针、订书钉等）必须拆除。
5.1.6档案大部分为纸质载体档案，若为证照、声像或数码电子档案，应在 “备注”栏别注明。
5.2照片说明的编写方法和要求：
文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
地点：被摄物所在的具体地点；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的场景；
摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
5.3 录像内容应加注文字说明。
Abstract: with the continuous development of market economy, our country enterprise human resources system is also constantly reform, the traditional human resource file management mode has been unable to adapt to the needs of social development, the traditional archives management of human resources has many problems, seriously restrict the work of archives management of human resources in the new period. It is imperative to improve enterprise management level of human resource files into things. At first, this paper analyzes the necessity of improve enterprise human resources archives management level, and then summarizes the current problems existing in the enterprise archives management in human resources, the system is discussed from seven aspects effectively improve enterprise human resources records management level of countermeasures, so as to provide reference for industry human resources managers.
Keywords: human resources files; Informatization; The inspection; usage
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
提升企业人力资源档案管理水平的必要性
（一）是企业持续发展的需要
1、有助于企业了解人才基本情况
企业的人力资源档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人力资源档案，对人力资源档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。
2、便于企业内部考核
而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。
优化企业人力资源配置
人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。
4、为企业人力资源发展战略提供依据
人力资源档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人力资源档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
（二）是个人价值得以体现的途径
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人力资源档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人力资源档案的重要性更加突出，加强人力资源档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人力资源档案来作为依据。所以说，加强人力资源档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人力资源档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
目前企业在人力资源档案管理中存在的问题
（一）人力资源档案内容缺少真实性
近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人力资源档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息，而不真实的信息导致人力资源部门无法正确评估职工。
（二）人力资源档案管理技术落后
传统的人力资源档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。
（三）档案管理人员减少
当前社会价值取向较以往发生重大变化，从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定。在企业中，机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。
（四）企业人事档案的内容不够完备
现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人力资源档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人力资源档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人力资源档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人力资源档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人力资源档案管理体系。
（五）信息系统中的人力资源档案信息资源开发利用有待深化
企业员工人力资源档案信息的录入、修改、存储、浏览、查询及统计等功能，是人力资源管理信息系统最基层的要求，而合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、为企业提供科学的决策支持才是人力资源管理信息系统的精华所在，是开发人力资源管理信息系统的最终目标。但由于企业在人力资源档案信息资源地开发利用上意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，客观限制了人力资源档案信息资源的充分开发与利用。如何加强人力资源档案信息资源深度开发利用，切实发挥人力资源档案信息的作用，是企业人力资源管理信息化管理工作中迫切需要解决的问题。
提升企业人力资源档案管理水平的途径
（一）明确企业人力资源档案管理的内容——基础前提
1、员工的测试与甄选材料
现代企业招聘员工一般都要经过层层筛选，采用多种方法对应聘人员进行考核。一旦一个应聘人员被企业录用，企业面试考核小组对应聘人员仪容仪表、应变能力、表达能力、判断分析能力以及其它考核项目的评语、鉴定等材料，在经人力资源部门整理以后，应该归入企业员工人力资源档案。如果企业对应聘者有笔试考核，笔试成绩与试卷等资料也应归档保存。
员工基本情况档案
这里主要是指有关员工的受教育状况、专业知识、能力特长、政治面貌、身体状况、业余爱好、家庭情况等基本资料。有些资料企业可能无法保存原件，如员工的学位学历证书、党团资料、职业技能资格证书等，但是企业人力资源部门在核实这些资料以后，必须对每个员工建立起相应的基本情况档案。
员工培训档案
员工培训档案至少应该包括以下两个方面的内容：一是以员工本人为主拟定、经员工本人上级认可、并交企业人力资源部门备案的员工个人职业生涯规划；二是由企业人力资源部门根据员工个人的职业生涯规划，结合企业的业务发展、人才需求以及员工培训规划而制定的员工培训和使用资料。
员工绩效档案
员工绩效全面反映了企业对员工的认可程度，或者说是员工的表现被企业认可的程度，绩效评价材料不能仅仅用于当期的奖励、表扬、晋升或者奖金发放，过后就弃置不顾，而必须作为重要的人力资源档案保存下来。员工绩效档案主要包括绩效考核表，员工的自我鉴定和上级鉴定，考核面谈情况记录，员工受到的表扬、奖励以及处分情况等材料。
（二）建立健全科学合理的人力资源档案管理制度——制度保障
在人力资源档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人力资源档案管理制度，使得人力资源档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
（三）推广信息化人力资源档案管理——新兴手段
利用现代化工具使人力资源档案管理资源信息化，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，以实现人力资源档案管理信息传输的网络化和人力资源档案管理信息资源的共享化，提高人力资源档案管理的使用价值，为企业的经济发展提供必要的服务。
信息化人力资源档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录，主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。
（四）利用数据挖掘技术对信息系统中的人力资源档案信息数据进行挖掘。——科技方式
当前数据挖掘技术日趋成熟，它可以从大量的、有噪声的、不完全的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、可信、有效的、并能被人理解的、但又是潜在有用的信息和知识的高级处理过程。我们可以将数据挖掘技术应用于人力资源管理信息系统，突破传统的人力资源管理内容多为定性内容的局限，发现海量数据背后隐藏的具有决策意义的关系和模式，根据现有的数据预测企业未来的发展趋势。通过对企业人力资源管理信息系统中人事档案数据的挖掘能够保证系统决策支持的实现，从而拓宽企业人力资源管理信息系统的利用领域。
（五）提高档案管理人员的专业素质和自身素质——关键因素
众所周知，人力资源档案管理工作的特点是专业性、保密性、政策性。要推进档案管理工作的发展，就要努力提高档案管理人员的专业素质和自身的素质，努力培养员工之间的团队合作意识。对档案管理人员的职业技能、职业道德进行专业化的培训，用现代化的科学知识武装档案管理人员的头脑，使得档案管理人员一最好的状态适应新时期新形势对他们的要求，进而更好的为企业服务，为社会服务。
（六）改进和完善档案功能——重要补充
对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使所具有的功能更加适合用人单位对人才的需求；三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。
（七）要逐步提高我国目前人力资源档案管理的使用率——核心要求
人力资源档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。同时，档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新，还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。在保证人力资源档案资料的安全性的前提下，同时也要提供相应的信息服务，提高档案信息的利用效率。
结语
综上，随着社会发展以及就业制度的不断完善，人力资源档案在人们的生活中势必会起到越来越重要的作用，因此做好档案管理工作就极为重要。在新形势下，人力资源档案管理工作要不断与时俱进，开拓思维方式，利用先进科学的信息技术，培养高素质的管理人才，提高人力资源档案信息的利用效率，是企业人力资源管理工作能够科学可持续的向前发展。
参考文献
[1]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务，2011.10.
中图分类号：U673.2 文献标识码：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 国内档案工作发展现状
在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。
国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。
2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题
2.1 基本情况
我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。
2.2 存在的主要问题
分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。
（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。
（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。
3 档案综合管理模式的建设
为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：
3.1 档案工作组织体系建设
建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。
（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。
档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。
（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。
2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。
（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。
2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。
（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。
本院档案工作组织体系示意图如图1所示：
3.2 综合档案管理制度体系建设
制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。
2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。
3.3 综合档案管理基础设施建设
在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。
4 结论
当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。
中图分类号:C93文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)19-0192-01
1.加强人事档案收集与创新档案内容:人事档案材料的收集工作是做好人事档案工作的基础,也是丰富人事档案内容和开展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情况的基础上,做好经常性、定期的材料收集和补充工作,及时与各部门联系,要求他们定期送交档案材料。对缺少的材料要善于联系沟通,变被动为主动,及时追补和不断充实新的资料。
2.变“被动保管”为“主动服务”:围绕医院人事工作的需要,坚持“以人为本”的人力资源管理理念,树立档案工作的服务观念、时效观念、价值观念,拓展服务领域,积极主动提供利用人事档案。服务观念即从被动坐等上门的接待方式,逐步走向主动开发档案信息资源,努力开拓档案利用的新途径。时效观念即医院参与医疗卫生市场竞争,归根结底就是人才的竞争,档案人员要树立效率观念,在档案提供利用工作中,及时、准确地为利用者提供档案,为医院竞争服务。价值观念即医院人事档案人员要充分认识人事档案的作用,特别是人才就是潜在的生产力,一旦发挥作用,就能为医院创造效益。
3.管理方式由静态管理转向全面动态管理:医院人事档案管理工作应及时补充体现个人特色和时展的新内容,增加一些反映个人特色的内容,可以是诚信材料,如病人满意度,也可以是德、能、勤、绩的考核材料,还应将涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、奖惩材料、党团材料、工资情况等及时归档,实现真正意义上的全面动态管理,即通过查阅档案,能够准确反映当事人所有的信息,并能查到当事人某一阶段的真实情况。
4.实现档案管理信息化:近年来,随着医院办公自动化、信息化程度日益提高,传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管、轻利用”的工作思路已经不能满足医院人事档案管理工作的需要。医院人事档案管理信息化程度的高低,直接影响到档案资源开发利用的水平。这就要求将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中,利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输入电脑,使档案据化、信息化,在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。使人事档案的管理实现数字化,充分发挥软件的查询、搜索、评价等功能,不断扩大人事档案信息的内涵,为医院发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。
［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0061－01
从检查中看到，档案是各单位搞好工作执行政策的重要依据，更是历史的记录。档案管理搞得好的单位，究其原因，档案管理做到经常化、规范化，档案工作纳入了单位目标管理考核，领导重视，且利用档案解决了大量的产权纠纷、人事问题、债权债务等难题。但是有些单位整理过的档案又变得混乱不堪，主要还是对档案工作重要性认识不够，上面要求时突击一下，抓一次便突击一次。档案室又成了杂货仓库，文件不立卷归档，不及时收集，存在档案管理是档案部门的事的模糊认识，故而始终不能彻底解决。
一、建档工作的几个基本原则
第一，建以致用。资料可以为企业当好参谋，利用很重要，资料的贮存更为重要。多年来，企业积极主动去利用档案及时提供了有效数据，主动去分析、整理档案内容，为企业和政府提供信息，并在实际工作中，及时发现各种新问题，使“死”档变“活”档。
第二，整理档案，不搞逐级汇总。在以往档案管理中，有的地方试行逐级汇总上报，汇总档案，以便掌握全面情况。每年形成一个综合档案资料，经过几年的实践证明，这种做法出发点是好的，但同时这种做法也带来了一些问题。第一，档案数据的整理分析往往需要耗费许多人力和时间去完成，是一项非常繁重的工作，每年付出的劳动在人力投入方面造成较大损失，不能换来有效的参考数据。第二，是收集数据不全，由于整理档案不规范，数据不准确等种种原因，造成汇总后的数据出入很大，档案数据不准确，直接影响到档案利用效果。其三，汇总档案额外的负担，必然会影响到基层人员的工作积极性，在一定程度上加重了基层工作的负荷量。
第三，收集资料要“精”。从档案收集的内容来说，从多年的实践经验来看，一般包括生产性有害因素及接触人群的基本情况、生产单位的基本情况、工艺流程的基本情况等等。若把原始数据以流水账的形式进入档案，不分周期，不定范围，必然会给后期的档案分析带来不必要的麻烦。对上述各类繁杂的数据，如何进行收集整理，必须要涉及到各类数据的收集范围和周期问题。在确定上档数据的周期时，要针对不同企业提出不同的要求，分别确定档案的形式和内容，以保证建档工作取得良好效果。对于一些监测数据多，自我监测机构，监测周期短，要将数据进行处理后(原则上按平均值计算)，按照一个地区的统一要求整理上档。一般来说，上档周期定为每年一次比较适宜。在确定范围和周期的基础上，为保证历年数据的对比和即时分析，一定要精化所收集的各类数据，做到既不重复，又不遗漏，并力争使每一个数据反映出一方面的情况，对各种原始资料要进行初步整理。
二、选择适当的档案形式
在档案管理工作中，由于地方部门和企业所承担的管理范围、任务及所收集的资料、数据等方面存在着较大的差别，应该从各自的需要和实际情况出发。从几年的实践来看，绝不能以一套统一的档案形式去要求不同层次的管理机构。根据各自的工作特点和资料形式，各工业企业采用全国统一档案的形式和内容是基本可行的，但仍然需要在此基础上加以补充和完善，确定各自适用的档案形式和内容，使得各类有价值的资料能够真正保存和利用起来。作为地方管理机构，由于承担任务和管理范围不同，所应建立的档案形式远比企业机构的形式要多，一定要灵活掌握，倍加重视，不断完善，搞好本单位的档案建设。
三、档案的建立
要真正做好建档工作，建立档案是档案管理的重要环节，必须解决好以下几方面的问题：第一，要做好各种相应的配套工作。只有在摸清各种数据的前提下，才能够建出比较真实的档案来。档案必须在搞好工作的基础上才能建档，因此，在建档前必须完成各项工作任务，是一个单位工作情况的真实反映。第二，档案工作要及时做好复核、审查、完善工作，遇到问题及时处理，完成之后确保建档工作的总体质量。第三，要做好建档工作中的技术指导。由于基层人员业务水平有限，为了确保建档质量，必然会遇到各种各样的技术问题，随时发现和解决建档过程中出现的具体问题，必须指定专业人员搞好技术指导。第四，搞好培训工作。在全面开展建档工作之前，当档案形式确定以后，必须做到统一认识，认真培训全体建档人员，统一方法，统一步骤，把建档过程中可能遇到的各种问题及其解决方法教给建档人员，将建档过程中的各项具体任务都落到实处，确保建档工作的顺利开展。
建立、管理和利用好档案，有一个从实践到理论，再到实践的过程。它是关系到工作的百年大计，不是一时一事的问题，也是工作重要的信息资料来源。建立、管理和利用好档案，必然会出现更多新的发展。
一、人事档案管理存在的问题
自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不规范。
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。
尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材
料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。
(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。
随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:
第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。
第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:
1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。
2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。
3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。
4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。
三、解决对策
“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。
（一）防止“无头档案”产生的措施
为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。
第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:
(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。
(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。
(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。
(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。
（二）对“无头档案”的处理
处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。
第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。
第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。
参考文献
[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).
1发展人事档案工作的基本情况
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0149-01
事业单位是我国公共组织重要形式之一，主要负责各类社会公益事业。事业单位业务范围广泛，遍及科技、文化、教育、卫生等各个领域，在国民经济发展、社会活动和人民生活中发挥着重要作用。事业单位的正常运转，离不开人力资源的科学合理使用。人事档案作为单位人力资源管理的重要载体和工具，记录了单位工作人员个人基本信息、工作经历、业绩、奖惩等情况，是进行人员思想道德和业务水平评价的重要参考依据，对于事业单位选人用人和业务的正常开展起着极为重要的基础作用。当前，经济和社会活动日益繁重，事业单位业务量越来越大，需要解决的问题也越来越复杂，从而给事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。长期以来，我国事业单位人事档案管理工作一直没有得到足够的重视，从而造成了实际工作中的各种问题和不足，限制了事业单位运转效率与工作质量的提升，甚至对社会经济发展和人民生活产生了一定负面影响。研究者结合长期的工作实践和调查研究，对我国事业单位人事管理工作存在的问题进行了一定程度的分析与讨论，希望对我国事业单位人事档案管理相关领域的研究与改进有所帮助。
1 事业单位人事档案管理简述
1.1 事业单位人事档案管理的基本内容
事业单位是国家机构的重要组成部分，承担着科学、教育、文化、卫生、社会福利等方面的社会公共服务功能，其工作开展的好坏对国家经济的顺畅发展、社会的和谐稳定和人民的安居乐业有着至关重要的影响，也是国家综合国力和社会发展水平的一个具体体现。由于业务范围广泛，事业单位从业人员涵盖多个领域。同时，事业单位很多时候都承担着所在领域、行业工作标准的制定、业务指导和服务工作，业务素质要求较高，所以也聚集了大批相应领域的工作人才。如何做好事业单位人才管理和使用，充分发挥人才的个人能力，提高事业单位工作水平，推进我国公共服务事业的顺利开展，是相关领域专家学者深入研究的课题，也是事业单位人事部门的重要工作任务。事业单位人事档案通过一系列数量众多、内容宽泛的文档资料，记录了单位每一位工作人员各成长阶段的基本情况、社会关系、学习、工作的经历、取得的荣誉和受到的惩处，集中反映了每个人的思想素质和业务能力水平。通过研究、翻阅人事档案，管理者可以对单位工作人员德、能、勤、绩、廉等各方面有着较为全面的了解和把握，能够更加科学高效地开展人员录用、干部任免、岗位安置等人事管理工作。从事业单位自身发展来说，做好人事档案管理工作，也有利于事业单位实现可持续发展，进而推动国家、社会公共服务事业发展水平的提升。
1.2 做好事业单位人事档案管理工作的重要性
从实际工作角度出发，人事档案不仅可以作为事业单位开展人事管理工作的基础依据，也是事业单位工作人员维护自身合法权益的重要保障。随着经济发展方式的改变，各类社会活动正由传统的单一形式向多元化方向发展，由此产生了许许多多个人与工作单位间的利益纠葛和矛盾冲突。由于追溯时间跨越幅度大，单凭个人记忆难以明确，同时也缺乏法律效率。而人事档案记载了当事人各个时期的基本情况和学习、工作阶段的主要情况，附有大量原始记录，可以作为解决矛盾冲突的重要依据，对于捍卫工作者个人合法权益极有帮助。在当今的社会环境下，事件更迭更加频繁，加强人事档案管理，严格按照国家相关规定做好人事档案的收集、整理、归档、保管和使用工作，提高人事档案管理的规范化、科学化水平，是为事业单位健康有序发展提供可靠信息支持的重要手段，更是解决矛盾冲突，维护事业单位正常运转秩序，营造良好社会氛围的必要条件。
2 当前我国事业单位人事档案管理中存在的主要问题
2.1 重视程度不够
重视程度不足是当前我国事业单位人事档案管理工作的最主要问题，也是人事档案管理工作质量不高、效率低下问题的根本原因。长期以来，政府机关、事业单位一直对人事档案重要作用缺乏足够的认识，重视程度严重不足。不仅单位领导层和其它职能部门，就连人事部门本身，也对人事档案有所轻忽。其后果就是人事档案管理工作支持力度和资源投入极为匮乏。档案管理工作人员缺乏动力，主动性不强，工作质量无法保证。
2.2 人事档案管理人员业务水平不高
由于缺乏重视，单位在人事档案管理工作负责人员的人选安排上往往比较随意。而资源与保障支持的匮乏，使得人事档案管理工作对高素质人才缺乏足够的吸引力。档案管理人员主动性差，业务素质不高已经成为我国事业单位人事档案管理工作的主要问题之一。部分单位的人事档案管理工作由刚参加工作的新人负责，虽然他们具有较强的事业心和主动性，但由于缺乏工作经验和成体系的专业培训学习，对人事档案馆工作缺乏深入了解，工作很难到位。
2.3 人事档案管理的制度有待健全
管理制度是开展工作的基本准则。由于缺乏重视，我国事业单位人事档案管理工作一直没有建立起完善的管理制度体系。现有的少数制度陈旧落后，呆板僵化，漏洞很多，不能适应现代社会复杂的工作要求。此外，制度执行不到位也是目前事业单位人事档案管理工作中制度缺位的一个主要表现。无法可依，有法不依，执法不严，已经严重影响我国事业单位人事档案管理的规范开展。
2.4 人档分离、档案弃管现象严重
随着我国市场化经济体制的高速发展，人员流动日益频繁。由于单位和个人对人事档案重要性认识不足，当人员从一个城市流动到另一个城市时，如果相关制度规范，配套措施没有跟上，就会发生人档分离情况，时间一长，次数一多，就会发生弃档现象。
2.5 人事档案管理信息化管理水平较低
受科学技术发展的影响，人类社会工作、生活方式不断发生改变。以网络和计算机广泛应用为特点的信息化技术已经深入到社会的各个角落，深深影响着人类社会的发展。和其它行业相比，我国事业单位人事档案管理工作尚处于起步阶段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了档案管理工作效率的提高。
3 结语
时代在发展，社会在进步。越来越多的事业单位已经注意到人事档案的重要意义，将人事档案管理作为单位日常工作的一项重要内容来抓。鉴于人事档案的重要作用和繁琐程度，为保障人事档案管理工作质量，人事部门必须结合本单位工作实际，制定科学完善的管理制度，落实好每一个档案管理细节，不断优化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，确保人事档案的完整性、准确性和可靠性，从而推进档案使用效能的大幅提高，为我国社会公共事业的平稳健康发展做出基础保障。
（一）加强领导对档案信息化的重视
企业领导应该认识到档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。
（二）强化法制意识
树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，使依法治档工作落到实处。
二、做好信息化建设管理布局
（一）依托企业单位局域网，构建本单位信息管理平台
在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统（OA、PDM、ERP等）互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效;同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。
（二）以档案综合资源管理系统为平台，管理馆藏传统和各门类档案信息
档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其基本构成档案信息网页，档案管理系统、文档一体化系统，网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在，设计、试验、制造各个环节的电子文件实现了有效传递交换和共享，突破了信息管理孤岛，形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上，可对档案数据实行动态管理，包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态。
（三）以综合办公系统（OA）为管理平台，对煤炭企业事务信息实施全电子化管理
综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时，实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势，按照文档一体化原则，对政务工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用，实现各项工作的记录和电子文档紧密相连和对文件实施全程闭环管理，确保信息渠道畅通。
（四）以档案网站为核心，建立各类档案信息资源平台
建立企业单位档案网站的首要目的是向单位内部提供档案信息的查询服务，可使用户借助网络实现方便的档案信息查询、分类查询和专题查询等多种方式查询档案目录信息，也可以实时了解文件资料借阅的更改状况，进行电子文件归档，查看照片档案，浏览档案全文等。
三、做好档案信息化管理的数据管理
（一）要积极推动网络化归档工作
利用煤炭企业的网络化办公平台，实现档案管理的网络化归档。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案科移交一份组卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案科只需要对数据进行一些深层次的处理开发，便可完成档案的及时、准确归档。
随着网络信息技术不断发展进步，众多行业领域中已经广泛应用了信息管理技术。信息时代背景下，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化发展的实际需求。医院档案管理工作内容复杂，涉及档案信息比较琐碎，传统的档案管理工作效率比较低。因此，医院的档案管理工作需要通过信息化技术提高效率，同时还能够促进医院档案管理更加规范，达到档案管理标准化以及高效化。
一、在信息化时代下档案管理创新与发展的必要性
在信息时代背景下，信息管理技术不断更新，传统档案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使医院档案管理能够更加规范化。因此，研究档案管理的创新与发展问题是十分必要的。首先，档案管理实现创新与发展才能够适应信息时代新时期的社会需求。信息技术更新升级不断加快，社会信息化不断增强，从而医院档案管理的创新与发展十分关键。社会信息化带来了信息收集处理的需求。人们对于时效性强、具有较高价值的档案信息的需求更高。面临这种新的信息化需求，医院只有做好档案管理的创新与发展，才能够满足信息化发展带来的实际需求。其次，档案管理的创新与发展能有助于医疗卫生事业不断发展。医疗卫生事业的发展进步，需要大量的优秀人才引进。人事档案相关材料管理工作实现规范管理，能够更加有利于做好人才资源合理配置，提高人才能力资源的最优化分配，实现优秀学科人才能力能够充分发挥，促进医院进一步可持续发展。通过利用信息化，实现档案管理的创新与发展，可以引进和培养更多的优秀学科人才加入到医疗队伍中，还可以实现档案管理的信息更加充分的开发，充分发挥档案资源的价值。最后，档案管理的创新与发展能够进一步提高医院管理水平。目前来看，多数的医院在档案管理创新与发展方面确实有所关注，但是实际上效果并不十分理想，医院的档案管理信息化程度并不高，仍需要进一步进行改善和创新。除了要引进更加先进的技术设备，还要增强档案管理工作的重视，改善档案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。
二、目前医院档案信息化管理的基本情况
(一)缺乏档案管理的专业技术人才，档案管理基础设施较弱
信息化背景下档案管理与传统的档案管理要求有所不同，更多的是对档案信息的管理。档案管理工作人员需要具备档案管理基础知识以外，还需要熟练掌握和应用网络信息处理能力。医院大部分档案管理人员是由传统纸质档案管理转换而来，对网络信息处理缺乏专业技术能力，专业性的档案管理人才相对缺乏。另外，大多数医院实行企业化管理事业单位性质。医院的档案管理既有企业内容，也有事业单位相关内容。这种情况档案管理往往不会得到重视，导致档案管理基础设施弱，档案管理的创新与发展受到一定程度的影响。
(二)缺少规范的档案管理体系
档案管理实现信息化，也就是通过利用网络信息技术，将档案信息材料进行数据化处理，进一步整理分析，实现档案资源的有效提取和管理。实行档案信息化管理首先的要求是要建立好规范的管理体系，其中包括实用的档案管理软件和文字上的规范制度两方面。实用的档案信息处理程序能够满足档案管理高效整合信息资源的需求，满足医院档案管理一体化。标准规范制度有利于档案管理制度的落实和执行。
三、信息时代背景下档案管理创新发展的措施
(一)加大对档案管理专业人才的培养
在信息化档案管理的过程中，工作人员除了要具备档案管理的知识，还要具备良好的计算机应用和网络信息处理能力。因此，要加强对档案管理人才的培养，才能使档案管理的优势得到有效发挥，才能够适应信息化社会飞速发展需求。
(二)完善相关管理制度、法规政策
档案管理的创新发展需要有统一的管理制度以及法规政策作为规范化发展依据。如果出现了问题，就可以以此为依据进行处理。在医院档案管理工作中，统一规范的制度标准、法规，为档案管理工作创新发展提供了规范的法律依据，有助于促进信息化档案管理的创新发展。因此，在医院档案信息化管理中，需要不断完善相关的管理制度和法规政策。
(三)更新档案管理观念
在医院主体医疗管理业务中，包含了各个方面的管理工作，档案管理是辅助部分之一。但是医院管理工作在做相关决策时都需要以档案资源为重要参考依据，它是现代化医院管理的重要组成部分。因此，医院管理观念需要更新，逐步传统档案管理模式，实现档案管理从单纯纸质资料的收集整理向计算机网络化档案管理的转变。从而，充分发挥档案管理在整体信息化建设与医院领导科学决策中的作用。只有领导管理观念不断更新，才能够更加重视信息化档案管理，才能实现档案管理的创新和发展。
四、小结
信息时代背景下，面临互联网+与大数据发展，较多传统的管理模式需要进行改善，适应新时期信息化需求。医院的档案管理需要更多的应用信息技术，更加有助于医院档案管理更加科学化，提高医院档案管理水平。从而有效提升医院的市场竞争能力，提高医院的服务质量，为医院发展奠定坚实基础。
参考文献：
[1]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014(03)：183.
