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关键词 档案管理 计算机技术 多媒体
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80年代末90年代初,在信息社会强大的需求引导下,多媒体计算机技术飞速发展,由于今天计算机制造技 术的发展,尤其是微机技术的发展,使一些高档微机的计算能力已达到或超过几年前一些小型机乃至中型机的 功能,且性能价格比逐年提高。一台所谓“486多媒体PC ”的价格甚至低于几年前的286 微机。 这几年, 软 件技术, 特别是1990 年Windows问世,使微机应用领域大大扩展。它以简便的操作, 友好的界面迅速征服了 世界。今天的计算机不只应用在科学计算、工业控制、大型工厂及商务管理,而且更大量地用在与大多数人工 作、生活相关的日常办公、事务处理及形形的管理信息系统中,多媒体技术推波助澜,正延伸到教室、会 议室、电传中心、医院、商店乃至出版业、娱乐业,现在一些家用多媒体软件也正在发展。随着近年来多媒体 硬件的发展及价格的降低,在档案管理领域大面积推广使用计算机多媒体档案管理系统已成为现实的可能。
1992年7月,清华大学档案馆研制开发的《THDA—2000 电子图文档案管理系统》通过专家鉴定,随即在重 点高校推广应用。这也是我国第一套基于Windows的信息系统, 它已经具有管理多种类型彩色图像文件的能力 ,真正实现了图文管理一体化。同时具有操作简便、用户界面好、档案专业功能齐全的特点。1993年又开发了 我国第一个多媒体档案管理系统,首次实现了对图、文、声、像档案的全方位管理,并具有各类多媒体档案数 据库自动生成功能。这个系统在党、政、军各界及高校、企业中用户很多。1994年,国家科委广州新技术、新 产品博览会上,《THDA多媒体档案管理系统》获金奖。
一、多媒体技术与档案管理
什么是多媒体,说法很多。简介之,计算机技术中的媒体是指文本(text)、图像(image)、图形(gra phics)、音频(audio)、动画(animation)、视频(video)等电子文件信息,多媒体则是这类电子文件信 息的集合。所谓多媒体系统是存在两种以上这类电子信息的计算机应用系统(application)。 多媒体系统一 般应具有对多媒体信息的获取(capture)、 操作(manipulate )、 编辑(edit )、 存储(store)等功能 。
档案工作者知道,在我们的现实世界中,各类文件原件、照片、录音、录象、工程图纸等档案实体是我们 管理的直接对象,我们习惯称它们为介质。正是这种档案实体存在的多介质形态决定了多媒体计算机在档案管 理领域大有可为。多媒体计算机技术的成熟与发展,使我们可以从利用计算机进行目录(二次文献)管理上升 到对图、文、声、像档案(一次文献)的直接管理,给档案事业的发展提供了新的契机。笔者及同事们开发的 多媒体光盘网络档案管理系统在光盘存储及网络多媒体档案系统信息共享方面进行了成功的尝试,提供了一种 高性能、高效率、低成本、使用方便的档案管理系统的新模式。
二、多媒体档案系统的研制开发
本文结合多媒体档案管理系统研制的一些要点及原则谈一些问题。供广大档案工作者及技术人员参考。
1.多媒体档案管理系统的技术基础是利用数字化技术来对多介质档案实体进行各种处理以适合档案自动化 管理的需要。我们通常见到的录音带、录象带档案实体采用的是电子模拟信息,而通过扫描仪、摄像机将照片 档案输入计算机则用的是数字化技术。一段录音带存入计算机,又从计算机中播放,必须首先进行数字化处理 再变成不同类型的电子声音文件,如wav或voc等。这类电子信息具有绝对高的保真度,且可以永不损坏。我们 在光盘上存储的文件原件也是这类性质的文件。我们通常讨论光盘的寿命长短,但应当说明,光盘的寿命并非 这些电子文件的寿命。光盘的寿命可以有30至50年,但数字化的电子文件从理论上说不存在寿命问题,信息永 存。
2.多媒体档案管理系统是一个涉及多学科、多专业的计算机应用系统。除了档案专业知识而外,在纯技术 方面就需要管理信息系统、计算机软件、电子图象、计算机网络等专业方面的知识,或说需要几个方面的专业 人员的通力合作,大学或研究生毕业的专业学生需经过专门、严格的训练,方能承担开发任务。
3.多媒体档案管理系统的开发需要足够的财力支持。就多媒体光盘网络硬件环境的建立来说,开发部门的 投入就远远大于应用部门的投资。况且,计算机硬件降价快,多媒体配件降价更快,换代迅速。如供图像采集 用的视频卡,三年时间换了四代。当前,对软件的购买需要相当的投入。尽管当前盗版风不止,但对于开发者 ,使用的软件必须是正版,才能保证自己的工作进展与用户的利益。举网络软件为例,现在流行的网络软件如 Novell、WindowsNT3.5等,开发者应当备齐。大型数据库软件价格约在5至10万元。软件开发工作量至少要在1 0个人年以上, 其费用按国际流行的算法要达几十万美金,按国内通行的算法也要几十万人民币,普遍档案馆 室很难承受。但是据工作需要,选择一套合适的系统,却是实惠的。
4.多媒体档案管理系统的开发必须解决一系列技术问题。首先是档案目录与图像、声音、视频文件的一体 化管理问题,也就是说,档案数据库中的每一个记录都应存在自己特定的图像、声音与视频文件,同时能实现 高速度检索。还有图像类文件的压缩问题,我们扫描得到电子原件如不压缩则存储空间要大十倍甚至几十倍, 会大量增加存储成本,而且影响系统运行效益。而要做好一套压缩算法,绝不是一件轻松的事。否则,压缩后 的文件解压缩运行中失败,则会给用户造成不可估量的损失。当前,一些重要的编程工作都要在Windows环境下 完成, 这对程序人员无疑是很强的挑战。这里举一个文件原件高速输入系统的例子。一些同志知道,国外的名 牌扫描仪如美国惠普的系列产品,具有很高的品质,但是,它的软件设计是针对大多数普通用户的。尽管它的 软件也很精良,但用它来输入档案原件时必须扫描一张,输入一个文件名,仅这一点,在档案原件录入时就难 以容忍,何况它只给出一种特定的彩色图像压缩格式,这种格式是当前的许多数据库系统无法使用的。同时国 外的高速录入扫描仪只能使用质量很好,整齐划一的纸张,在实际档案处理时无法应用。为此我们用一年多的 时间,组织几个专业的人员攻关,开发成功适用于各种类型惠普扫描仪的高速扫描录入系统,对一份多页的文 件,系统自动连续编制文件号,而且边扫描边压缩,扫描压缩一次完成。在300点的精度下,完全不失真压缩, 压缩比可高达10倍以上,对工程图纸可高达40倍以上。
5.多媒体档案管理系统的技术关键之一是系统集成。顾名思义,系统集成就是按照系统的设计目标,把系 统硬件、软件及网络设施结合起来,形成一个整体。集成的关键又在于多种资源的优化,多、快、好、省地实 现系统目标。简单地说,多媒体档案管理系统比二次文献管理系统的构成复杂的多,硬、软件增加几倍,这样 从理论上说,系统出错的机会就增大几十倍,也增加了我们设备选择、软件选择的难度。如果你决定与某个研 究机构或公司合作开发一个多媒体系统,你对合作伙伴的考察更要慎重,也更加困难。
眼下,不少应用单位的同志不认识系统集成的重要性,甚至有的开发者也认为集成是简单的堆砌,购置一 些多媒体配件,插到微机上,就可以形成多媒体系统了。而事实上,在集成当中,有许多新问题要解决,由于 这项技术较新,应用者不太懂,一些公司开发的也不完善,有时把国外软件做简单汉化处理就用到多媒体系统 中,以此降低开发难度。这样,就不能说是真正的多媒体应用系统,应用起来会遗留很多问题。特别是档案系 统应用中,大量多媒体类文件都属珍贵、重要之文件,一旦系统崩溃或文件丢失,损失惨重。
多媒体档案管理系统对开发者来讲,应注意以下几个问题:
1.系统环境或平台的选择。这种选择应考虑本身的开发成本及用户水平、购买力等。综合许多因素来看, Windows可以说是唯一的选择。它不仅成为今天事实上的工业标准, 而且现今的一些计算机外设, 如HP扫描仪 已不去支持DOS系统,除非你有专业需要。多种多媒体软、 硬件,首先是针对Windows开发的。可以说选用DOS 平台开发多媒体档案系统是死路一条。事实将证明,随着Windows95的出台, 档案管理系统中所有选用DOS平台 的软件将被毫无例外的淘汰。当然,Windows不是唯一的可选平台,有的平台如Apple也有基于工作站的优秀的 操作环境, 但由于硬件昂贵,对程序员要求高,应用软件不普及等原因,普通用户难以选择,况且,随着微机 芯片技术的发展及综合处理能力的提高,再加上WindowsNT已具有管理多个CPU的能力,对于一些大型项目的开 发选用WindowsNT,也成为一种趋势。
1.1多媒体
广义的多媒体一般理解为多种媒体的综合，指能够同时采集、处理、编辑、存储和展示两个或以上不同类型信息媒体的人-机交互式信息交流和传播媒体，这些信息媒体包括文字、声音、图形、图像、动画和活动影像等。多媒体的本质仍然是计算机信息、数字信息，这是它与普通纸张、录音机、电影胶片、录像带上的信息的根本区别。
1.2多媒体技术
多媒体技术简单来说是指运用计算机进行综合处理多媒体信息的技术，包括对文字、数据、图形、图像、动画、声音等多种媒体信息进行综合处理和管理，使用户可以通过多种感官与计算机进行实时信息交互的技术，又称为计算机多媒体技术，通常简称多媒体技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，而其他的单纯事物，如电影、电视、音响等，均不属于多媒体技术的范畴。多媒体技术极大地改变了我们使用计算机的方式，它是我们可以更便利地学习、娱乐和交流。多媒体技术在教育、工业、农业、军事、商业、建筑、娱乐、金融等各个领域中都有非常广泛的应用。人们在多媒体技术的基础上开发出了许多实用的多媒体系统，如多媒体档案管理系统、多媒体资产管理系统、图书资料检索系统等，产生了巨大的经济效益和社会效益。而在信息检索，产品展示等方面所涉及的内容，如多媒体数据库技术和图像、语音、文字的识别技术、图像和声音的数字化技术、多媒体数据压缩与还原技术等等，在档案数字化建设中都有着举足轻重的作用。
2多媒体技术在档案管理中体现的优点
2.1多样性
即信息媒体的多样性。它将音视频处理、文字处理甚至网络通信技术融为一体，将声音、图像、文字、动画等结合传递信息，为利用多媒体技术管理档案奠定了基础。
2.2交互性
用户可以与计算机的多种信息媒体进行交互操作从而为用户提供了更加有效地控制和使用信息的手段。现在的交互手段相当丰富，触摸技术和语音控制都已经相对成熟，触摸屏幕上的图形、表格或提示标志或是用语音发出简单指令，就可以从得到所需要的各种信息。这样，消除了一部分使用障碍，能够被更广大的人群所使用。同时，也为档案的检索带来了便利，这是人们获取信息和使用信息变被动为主动的最为重要的特征。
2.3集成性
集成性是指以计算机为中心综合处理多种信息媒体，它包括信息媒体的集成和处理这些媒体的设备的集成，它能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。利用这一优点，我们在保存电子档案的时候就可以对照片、图像配上解说，让人一目了然。
2.4实时性
实时性说明声音、动态图像（视频）随时间变化而变化，当用户给出操作命令时，相应的多媒体信息都能够得到实时控制。多媒体技术还有很多优点，例如数字化存在，便于保存，可以通过网络传输，拥有理想的用户界面等就不过多赘述。
3多媒体技术在档案管理中需要的技术支持
用户需求是多媒体信息管理系统出现的必然．而迅速发展的信息技术则为多媒体信息系统的出现提供了可能。多媒体信息系统要求有较高的信息技术支持。这些支持技术主要包括：
3.1硬件支持
3.1.1存储技术。存储介质发展迅速，从最早的软盘发展到现在的光盘、硬盘，容量和速度都有了巨大的飞跃。传统的磁性存储介质的容量早已不能满足多媒体系统的要求，如今以光盘、硬盘等存储介质为主流，其中常见的硬盘可达到4TB甚至更大的容量，对于存储全文文本、图形图像、语音信息和视频资料等电子档案应当说已经足够，存储技术的发展较好地满足了多媒体技术对存储电子档案的要求。
3.1.2I/O设备。要形成电子档案，首先需要进行采集，自然就需要高质量的电子设备，如今像照相机、扫描仪、摄像机、录音机等设备，技术均已经相当成熟，为图像、语音的输入输出提供了快速有效的手段，使档案工作人员能够更加方便地、直接生产和获取电子档案。
3.1.3内部配置。为了更快速的采集、编辑、整理电子档案，计算机作为其中不可分割的主要设备，其配置的要求应当强大、快速、合理。包括CPU（APU）、显卡（GPU）、内存、硬盘、外设等参数都应当能够完美支持多媒体技术的顺利发挥。
3.2软件支持
3.2.1数字信息处理技术数字信息处理技术主要包括模拟信息与数字信息的相互转换，图像、视频的编码与解码技术，这些技术的发展使得文字、图像、动画、视频、声音成为计算机能够处理的数据，是其他后期处理技术的基础。
3.2.2数据压缩技术。近年来，电子档案中多媒体数据文件逐年上升。多媒体技术可以说是所有计算机领域中信息量最大的领域。多媒体数据中的声音、动画、视频、高分辨率图像等，在未压缩的情况下，其数据量十分庞大，例如。一张24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率为300dpi，那么大约占据4.5M存储空间。而视频数据量则更大，一分钟PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25帧/秒）数字视频的不压缩的数据量约为362.55M。可以看出多媒体数据形成的电子档案是多么庞大，媒体数据压缩技术要靠软、硬件合作实现，靠该技术，海量的多媒体数据可以得到大幅度的压缩，让各类存储介质可以收录更多的档案，因此对多媒体数据进行压缩是十分必要的。
3.2.3多媒体数据库技术（MMMD）传统的数据库管理技术，一般比较适合结构化数据，而在多媒体技术中，由于处理的对象变成了文本、图像、视频、声音等非结构化数据，用传统的数据库模型难以对其进行描述和体现。如今，面向对象的数据库理论与技术逐渐兴起，为开发多媒体数据库提供了依据，它将所有的概念实体都模型化为对象，自然地描述文本、图像、语言等非结构化的数据，在传统的数据库基础上增加的若干种数据类型可以更好地管理多媒体数据，在利用多媒体技术管理档案的领域相当适用。
4多媒体技术在档案管理中的作用
这里我们探讨多媒体技术的目的主要是为了帮助档案管理人员简化繁重的档案整理工作和智能化档案检索工作,多媒体技术帮助我们理解复杂的信息．通过其交互性，可以让档案管理系统以多媒体形式向档案管理人员或是使用档案的人员提供所需的各种信息,其在档案管理中的作用主要有：
4.1大容量的信息存储功能
利用多媒体技术来管理档案与传统的档案管理方式相比,最大的优势就在于存储的数据量更大。各种电子档案,如图像、动画、声音、视频等的数据量非常大，因此多媒体技术必然要针对数据量的问题制定出相应的策略，事实上我们也确实看到其多媒体存储技术一直在向更大、更快、更广的方向发展。在如今的档案管理中，以光盘为载体的多媒体存储介质已经占据了主流地位，其具有的存储量大、存储类型广泛、检索迅速、永不失真等优点被全面发挥。
4.2更便捷的信息检索功能。
档案管理的一个原则就是要便于检索和查询，通常来说检索与查询分为基于关键词和基于内容两类。前者常用于符合媒体对象的检索，后者则更适合用于多媒体检索。基于内容的检索是对媒体对象的内容及上下语义环境进行检索，如图像中的形状、颜色、纹理，视频中的镜头、场景、运动，声音中的音调、音色、音强，它突破了传统检索技术的局限，直接对图像、视频、声音内容进行分析，抽取特征和语义，利用这些内容特征建立索引并进行检索，它通常包括媒体库、特征库、知识库，能够满足用户多层次的检索需求，并且检索速度更快，还能进行相似性检索。将这一功能利用在档案管理中，就可以更准确找到需要的电子档案。
4.3简化了档案的汇编工作
多媒体技术给文件汇编工作带来了巨大的影响，它借助计算机的编辑功能，将大量的多元化信息加以整理和排列组合，制作出来的电子汇编档案携带方便、内容充实、生动有趣、功能多样、检索快速，较之以往的纸质档案，电子汇编档案不论是查阅还是印用都更加方便。
4.4减少了冗余的电子档案
利用多媒体技术，可以对视频、声音等档案进行编辑、剪接和重组，减少无用的部分，例如某些活动中，摄像或录音可能从活动准备阶段就进行工作，但是摄录的内容并非全部都有意义，利用多媒体技术可以把这部分无意义的内容进行编辑，减少档案的数据量，对于声音文件还能进行降噪、配音编辑等操作，让重要的内容更加清晰，这样检索也能更加精确。
4.5修补和复原破损的档案
档案管理中会整理出很多具有重要意义的照片、图像、历史手稿等珍贵档案，但是某些重要历史档案因历尽沧桑，会出现许多破损，利用多媒体技术可以对局部区域内有数据丢失或损坏的数字图像按照某种特定规则进行修复，使其恢复图像的完整性。利用这种技术可以对这些破损的原件进行技术修复，更好地保护原件。
4.6利用展示技术进行宣教
多媒体技术被广泛地利用在各种展示活动中，同样，运用这种功能我们可以更形象的向社会宣传档案和档案工作，利用图形或是3D技术、配上文字和配音解说，做成一个内容全面的档案收藏情况介绍，让更多的人能够更直观地了解档案管理工作的基本情况，既节省开支，又能形象地进行宣传和教育。
5多媒体技术在档案管理工作中面临的挑战
多媒体技术虽然已被广泛地应用，但整体上仍处于发展阶段，要想达到普及，从价格到技术都还需要探讨。多媒体技术的功能深广复杂，却并非全部都与档案管理工作密切相关，而且有些技术尚不够完善或成熟，还有许多问题需要解决。
5.1保管存放成本高
目前档案管理中最常用的存储介质是光盘，价格低，个体小，存储容量也让人满意，但是当这些小个体的存储介质不断增加，所需要的空间也就大大增加了，这无疑给档案管理增加了巨大的成本，不仅仅要扩大房间，购置橱柜，增加硬件条件来保存这些介质，还需要定期采购新的介质进行重新备份，以免某些存储介质达到了使用年限或是其他原因造成档案丢失。
5.2安全性仍有漏洞
这里的安全性是包括多方面的。其一是存储，这也是最重要的，档案因其存在才有意义，电子档案存储在硬盘、光盘、磁带等介质中，极易被介质的使用寿命和质量所左右，而例如气候、个人使用习惯等因素也很容易造成电子档案的丢失或是损毁。另一方面是保密性，档案中有很多资料都是需要严格保密的，在调取档案的过程中，如果有人居心不良，利用网络技术或是传播病毒，可以轻易地搜索或是破坏电子档案。而且一个电子档案可以同时发送给多个终端，这个问题对于电子档案保密工作带来了非常大的威胁。
5.3真实性无法保证
电子档案本身为数据资料，在形成的时候，工作者很难留下一些认证痕迹，而且相关的负责人员也没有办法在电子文件的材料磁盘上面签字确认，即使留下了痕迹，在现在的黑客技术面前也不易起作用，这种情况下，电子档案很容易在使用中被别有用心的人修改，所以很大程度上影响了电子档案的真实性和可靠性。如果说有人对电子档案中部分资料进行了修改，工作人员和负责人也无从知晓，调查极为困难。
5.4多媒体网络技术
多媒体网络技术是未来的趋势，也是需要解决的一个难题，为了让文本、图片、视频、声音可以畅通得进行网上提取和传递，网络速度和带宽都应当达到一个较高的水准。目前推出的多媒体系统还并不能完全满足档案管理的实际需要，因此多媒体网络技术的发展和突破必然引人关注。除上述几点外，多媒体技术还存在着许多需要解决的问题，其中包括：信息介质的高保存寿命、多媒体系统的兼容性等等。
1 多媒体技术
多媒体技术是利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术。真正的多媒体技术所涉及的对象是计算机技术的产物，而其他的单纯事物，如电视、电影、音响等，均不属于多媒体技术的范畴。多媒体技术中的媒体主要就是利用电脑把文字、图形、影像、动画、声音及视频等媒体信息都数位化，并将其整合在一定的交互式界面上，是电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大的改变了人们获取信息的传统方法，符合人们在信息时代的阅读方式。多媒体技术的发展改变了计算机的使用领域，是计算机由办公室、实验室中的专用品变成了信息社会的普通工具，广泛应用于工业生产管理、学校教育、公共信息咨询、商业广告、军事指挥与训练，甚至家庭生活与娱乐等领域。
2 多媒体的主要特点
2.1 集成性：能够对信息进行多通道统一获取、存储、组织与合成。
2.2 控制性：多媒体技术是以计算机为中心，综合处理和控制多媒体信息，并按人的要求以多种媒体形式表现出来，同时作用于人的多种感官。
2.3 交互性：交互性是多媒体应用有别丁传统信息交流媒体的主要特点之一。传统信息交流媒体只能单向地、被动地传播信息，而多媒体技术则可以实现人对信息的主动选择和控制。
2.4 非线性：多媒体技术的非线性特点将改变人们传统循序性的读写模式。以往人们读写方式大都采用章、节、页的框架，循序渐进地获取知识，而多媒体技术将借助超文本链接的方法，把内容以一种更灵活、更具变化的方式呈现给读者。
2.5 实时性：当用户给出操作命令时，相应的多媒体信息都能够得到实时控制。
3 学校档案管理应用多媒体技术的主要内容
在学校档案管理中应用多媒体技术，将会改变旧有的工作方式，使传统的学校档案管理说段发生根本性的变化。冈此，实现学校档案信息馆藏数字化、信息共享化和网络服务化，应做好以下工作。
3.1 建立学校档案信息库。
在原有学校档案馆馆藏的基础上，可以通过计算机用二进制编码的数字形式对档案信息加以存储、处理，建立档案信息库。在建立档案信息库之前，要进行档案信息数字化准备，同时构建多媒体平台软件，通过处理前准备子系统、数字化处理子系统、数据存储子系统和数字化信息输出子系统建构一套完整的档案信息数字化处理系统，对档案信息进行加工、制作，相互联结，形成一个系统的工作流程，并使之有条不紊地进行管理，从而控制信息的启动、运行、停止，协调各种媒体间运行的时间顺序，进行同步或时序控制。该系统提供操作界面的生成，添加交互控制、数据库管理等，支持各应用系统的运行并提供高效的运行环境。
其次，将要进行数字化处理的档案信息分门别类，并针对不同需要对档案实体采取相应处理方式，避免资源浪费，从而提高信息存储及信息传输的效率，满足用户对信息管理及数据使用的不同要求，同时对环境资源以及多媒体系统资源进行监测和管理。
3.2 编制检索程序。
目录信息数字化是学校档案信息数字化的前提，只有建立档案目录数据库，才能将数量庞大的数字化档案资源管理得井井有条，发挥计算机强大的检索功能。
首先，要止确划分需要处理的档案信息的种类，并对不同类型的信息分类进行数字化处理，建立强大的检索查询系统，以保证能迅速、快捷、准确、全面、系统提供学校档案信息，实现学校档案数字化的目的。
其次要建立学校档案著录标引及档案机读目录。通过档案著录米揭示其主题内容、载体的物质形态、参考价值，并注明档案来源、出处、管理状况，在完成档案编目的同时，对档案特征进行分析、选择、登录。机读目录的建立实现了计算机检索，所著录的条目信息被有序存入到数据库中，按一定的数据模型将相互关联的档案信息以特定的方式组织起来，构成数据集合，给档案目录数据的管理提供技术条件。
3.3 学校档案全文信息的数字化。
学校档案信息数字化，其真正目的是将档案全文信息公布在网上，发挥档案信息网络的现实意义，排除地域界限，使用户足不出户就能借助网络查阅档案，获得信息。
在实现学校档案信息数字化时，对传统载体的档案进行数字化转换有三种主要方式，一是使用扫描录入方式将其文字或图像逐页存储，并编制目录索引；二是采用文本形式存贮，辅之以全文检索数据库；二是将上述两种方式相结合，用户可对文本存贮的档案全文库进行。参考文献
［1］ 张峰，姜兴美．信息化对档案管理的挑战及对策．山东档案．2010
［2］ 陈红梅．多媒体网络技术在企业档案管理中的应用．科技档案．2004
［3］ 操漫成，王娟．浅议多媒体技术在档案管理中的应用．池州师专学报．2002
0 引言
随着现代信息和多媒体技术的飞速发展，多媒体教学设备已成为各院校日常教学的必备工具。[1]多媒体教学设备是将基础设施、软件资源结合为一体的现代化教学设备，是教育教学现代化的一种手段。科学技术的突飞猛进，尤其是物联网技术的飞速发展，使得现代教育装备产品呈现智能化、网络化、微型化、集成化、芯片化等特点，以上特点也决定了高校多媒体教学设备的维修工作将更趋复杂化和个性化，由此对教学设备的维修工作提出了更高要求和严峻挑战[2]。
多媒体设备是教师上课展示和讲解多媒体课件的平台。多媒体设备的管理得当与否， 密切关系着教师的课堂教学效率和学生的学习效果。[3]多媒体设备的使用是教育教学改革发展的趋势，多媒体设备管理的核心是维护好设备，服务于教学。多媒体设备的管理是一项繁纷复杂的工作，多媒体管理员在设备的管理和维护工作中起着很重要的作用。[4]
因此，分析高职院校教室多媒体设备维修档案存在的问题，建立多媒体设备维修档案管理系统，对于减少设备故障、加强教室多媒体设备管理和维护以及学校的教育教学工作将起到很好的推动作用。
1 高职院校教室多媒体设备维修档案存在的问题
高职院校教室多媒体设备档案主要由设备购置、安装调试、运行记录、维护保养、检修、报废等各个阶段的资料、说明和记录数据等组成。其设备维修档案是在教室无课时，对设备进行检查、维修和维护后，将故障时间、原因、现象、运行正常时间和状态的文字、图表等科技资料记录归档。目前，教室多媒体设备使用档案在建立过程中主要存在以下几个方面的问题：
1.1 设备使用记录漏记、不完整
设备使用人员不重视设备使用记录的填写，有时太忙或忘记了，存在漏记情况，有些项漏记或有些内容漏记。
1.2 设备日常管理记录漏记、不完整
由于记录工作每天重复且单调，管理员没有给予足够的重视，设备日常管理记录存在漏记情况，即使记录了有的内容也不完整。
1.3 维修和维护记录内容不完整
有的维修和维护人员的注意力只在机器上，而忽视记录机器发生故障的时间、原因、现象、运行正常时间和状态等，造成维修和维护记录内容和设备检修存档不完整。
1.4 记录堆积
设备使用人员和管理人员不能及时地将记录进行整理和存档，经常发生档案不及时移交的现象，造成原始记录堆积。
1.5 维护资料归档不及时、不规范
有些档案部门存在"你交我存，你来我借"的情况，新购设备的使用说明、故障判断等验收资料收集不到位，造成在设备检修期间，常发生现用现找，现场混乱现象。
以上所述使用记录存在的问题、日常管理记录存在的问题、维护资料等归档不及时、不规范方面存在的问题均是教室多媒体设备维修档案管理方面应改进的问题。
2 加强教室多媒体设备维修档案管理的应对策略
目前学校配置的一种教室多媒体设备主要有，计算机、DVD、 中控、音响、功放、投影、扩音系统、实物展台、教师显示器等。[4]。针对这些设备开展维修、维护及管理工作需要采取的措施是：
2.1 成立面对全校的多媒体设备维修档案管理组
该小组负责教育技术理论指导和技术支持，并制定相关规章制度，同时落实到专人负责。尤其是对任课教师及相关教室管理人员进行培训和宣传工作，使接触到多媒体设备的人员清楚自己在使用和管理多媒体设备的工作中应承担的责任和所尽的义务，做到责任明确。
2.2 制定相关规章制度
根据国家有关规定，制定相关规章制度，如：《教室多媒体设备管理方案》、《教室多媒体设备的操作流程》、《教室多媒体教学设备管理和使用规定》、《教室多媒体设备故障登记簿》和《教室多媒体设备使用记录簿》
2.3 培训教师和管理人员
在每学期开学之前对教师及管理人员进行培训，包括：宣传《教室多媒体设备管理方案》、《教室多媒体设备的操作流程》、《教室多媒体教学设备管理和使用规定》等文件，讲解多媒体设备各部分是如何工作、如何连接在一起的，哪些地方容易出现问题，应如何解决，举例说明教室多媒体设备故障登记和使用记录的正确填写等，为规范教室多媒体设备维修档案管理打下良好的基础。
2.4 建立简单易查找的使用手册
将常见故障处、解决方法，找管理人员的方法总结成小册子，简单易查，降低设备故障发生率，特别是人为使用不当所带来的损失，减少设备维修和维护人员的工作强度，延长设备的使用寿命。
2.5 及时收集和归档
对教室多媒体设备故障登记和使用记录及时整理归档，对设备的故障原因进行分析，对设备的故障登记和使用记录可通过网上的教室多媒体设备维修档案系统完成。
3 建立教室多媒体设备维修档案系统的必要性
目前，计算机数据库技术应用非常普遍。利用Microsoft公司推出的 Access数据库，建立高校多媒体设备维修档案数据库，促进多媒体设备维修管理信息化工作的开展，不仅可以提高设备维修档案的管理水平，而且还能及时保存维修数据，缩短设备的维修周期，使各类设备的故障具有可参考性、对比性和统计性，使维修人员可以随时了解设备的常见故障和使用状况，尤其是对大型设备的跟踪监控。这样有了先进的教学设备，再加上具有高技能的教育技术人员和先进的管理模式，就可对多媒体设备的正常运行起到良好的监督作用，减少设备故障率，提高教师利用多媒体教学的积极性。
多媒体设备维修档案管理信息系统的建立目标是：通过实时记录设备及其维修的基本情况，使工作记录成为维修人员的工作参考， 由此进行的积累和总结，将成为今后制定维修和改进计划的主要依据。
4 结束语
目前，教师利用教室多媒体设备开展教学活动已成为一种常态。随着各院校对多媒体教学设备投资规模的不断增大，加强教室多媒体设备的维修档案管理和建立统一有效地档案管理系统迫在眉睫，这对于减少机器故障率，提高教室多媒体资源的利用率，维护正常的教学工作将有重大意义。
参考资料
[1]焦军宏.高校多媒体设备管理与发展[J].教师探索，商情，2014（36）：214-215.
关键词：
计算机；多媒体技术；档案管理；应用；方法
引言
计算机是世界第三次科技革命的产物，当前已经走入了千家万户之中，人们已经进入了高度发达的信息化时代，计算机已经成为人民群众日常生活中的重要工具，拓展了人们的视野，让生活变得更加丰富多彩。在这样现代化的社会里，传统落后的档案管理工作已经不能满足要求，应该充分应用计算机多媒体技术，实现更好的发展，取得更大的进步。
一、计算机多媒体技术对于档案管理的作用
档案信息显示了某个社会组织或个人的完整、确实的社会经历，对每个人的人生都具有重要意义，如果运用计算机多媒体技术进行信息化管理，将会产生很大的积极作用。
（一）大幅度提高工作效率
将多媒体技术应用到档案管理中，彻底改变了过度依赖人工的传统落后管理模式，能够减少很多人工失误，从而在很大程度上规范了相关信息，使得使用者的查询工作变得更加快速和便利，进一步增强了信息的准确性及实效性，节约了人工成本，大幅度提高工作效率。
（二）实现资源共享
计算机多媒体技术能够打破空间及时间的限制，缩小地域差距，真正实现了档案的异地管理，便于用户的查询和使用，达到了资源共享的目标。
（三）有利于保存和保护信息
在以前，主要是运用的纸质档案材料，虽然纸质的也有其优点，比如更加直观，但也具备着占用空间大、成本高、不易保存等问题。如果借助计算机多媒体技术，运用磁盘等介质来存储信息，就能有效防止档案被损毁，并且存储量更大，也节约了很多费用和空间，并且还能对一些保密档案信息设置一些权限，很好地进行了保护。
（四）优化资源配置
在以前，档案管理工作需要人为的收集和整理信息，由于信息量庞大，耗费了很多的精力和资源，并且工作效率还很低下，已经不能跟上时展的需要。计算机多媒体技术扩充了信息存储量，大幅度地提高了工作效率，让人力、物力、财力等资源更好的发挥出作用，实现了优化资源配置的作用。
二、当前计算机档案管理存在的问题
（一）相关设备配置不足
我国档案管理部门很少能够创造经济效益，致使很难有充足资金投入到改善工作之中，而且当前很多管理者的思想守旧，只注重当前利益，不注重在设备方面进行资金和技术的投入，致使档案管理工作止步不前。
（二）电子档案存在安全威胁
计算机多媒体技术虽然为档案管理工作带来了很多便利，但也存在着安全威胁。当对档案信息进行整理时，通过借助互联网来保存，形成电子档案，这就可能遭受黑客或病毒的攻击，致使信息被恶意篡改或盗取。
（三）缺乏专业技术人才
要想在档案管理工作中应用计算机多媒体技术，就要拥有符合条件的专业技术人员。但当前我国非常缺乏这方面的专业技术人才，很多工作人员的文化水平都有待提高，专业知识掌握的不牢固、不准确，对计算机应用知识知之甚少，从而导致人才匮乏，工作无法取得实质性进展。
三、加强计算机多媒体技术在档案管理中的应用的有效方法
（一）解放思想，树立新观念
当今是信息化时代，计算机和互联网高度普及，因而档案管理者也要解放思想，树立新观念，重视计算机多媒体技术的重要性，并落实到实践行动中去。档案管理工作人员要深入思考，扭转传统观念，注重实践应用，借助先进的计算机技术手段，不断提升工作效率，为客户提供更为优质的个性化服务。
（二）加大软硬件的投入力度
对于所有的单位和人员来说，档案信息都具有非常重要的意义。要想建立完善的档案信息管理系统，就需要很多资源的支持，因此各单位要按照自身实际情况，在硬件设备和软件配套上加大投入力度，加快建设网络化的档案信息，不断增强电子档案的安全性能，充分发挥计算机多媒体技术在档案管理中的积极作用。
（三）提高档案管理工作人员的综合素质
档案管理部门的领导者要转变思想意识，与时俱进，提高对新技术运用重要性的认识，运用各种有效的措施，不断提高档案管理工作人员的综合素质。要定期对档案管理工作人员进行学习培训，聘请专家开展讲座，选派优秀人员外出深造，不断提高全体工作人员的计算机应用能力和专业知识水平，还要引进高技术人才，促进档案管理工作不断向前发展。
四、结语
综上所述，在当今信息化不断进步的时代，档案管理工作要深刻认识到自身存在的问题，注重革新，应用最新的计算机多媒体技术，不断提高工作效率，实现资源优化配置，为用户共享信息资源，提供更加优质便捷的服务。
参考文献：
[1]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2014（2）：32-34.
2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。
二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用
1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。
2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题
1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。
要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。
3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。
关键词：
多媒体技术；档案工作改革；积极作用
1多媒体技术的主要特点
信息时代多媒体技术不仅仅在公共信息咨询、工业生产管理、商业广告中，档案工作改革、学校教育、军事指挥与训练等领域也广泛应用，它的发展极大地拓宽了多媒体技术的使用领域，由办公室文员手下的专用品变成了信息社会大众手中的普通工具。在信息时代的阅读方式也因它而便捷，人们传统获取信息的方式也有了重大变革。首先，多媒体技术可以通过选取、贮存、组织与整合将信息实现多渠道的统一与合成。其次，多媒体技术控制于人的多种感官，并按人的需求综合处理多媒体信息，经过加工、整合以多种信息的形式表现出来。它可以多向地、主动地传播信息，从而实现操作者对所获取的信息的掌控与加工。再次，多媒体技术以一种更灵活、更具变化的方式将传统意义上的章、节、页形式的知识以文本、影像、图片等内容呈现给用户。当操作者给出操作命令，便可以实时控制相应的多媒体信息。
2多媒体技术对档案工作改革的积极作用
2.1实现了文本档案与声像档案的管理紧密结合
实现档案管理的视听一体化是档案管理者一直以来追求的目标，如今依靠多多媒体技术实现了这一愿望，有效集中地将图、文、声像等档案信息集中保存、管理，并以非常生动活泼的形式加以再现，多媒体技术在档案管理中的有效应用不仅丰富了档案信息的管理手段而且是档案的展示形式更加丰富，很大程度上改变了传统档案管理中的信息采集内容单一、管理手段表现乏味的状况，彻底打破了目前文本档案信息文本和声像信息界限分明的局面。
2.2实现档案资料管理者之间的无纸化办公
将档案信息数据压缩后存放，这是传统档案管理无法实现的，利用多媒体技术可以实现，各种各样海量的档案信息存储在光盘、U盘这些内存设备里，可以有效地节省空间，档案的无纸化管理也就实现了，多媒体宽带技术的应用又让档案管理员互通经验、传递信息变得方便快捷，极短的时间内就可以实现大量传递，最大程度上提高了档案信息管理的实效性，增强了地方之间、领导之间、上下级之间的交流沟通。
2.3实现声像档案查询的系统高效便捷
组织图像资料、编辑声音材料是多媒体技术独有的功能，录入声像档案、播输出影像以及档案的快速查询要求保真、高效、机密，多媒体技术的应用，缩短了档案文件往来传递的时间，节省大量人力物力，最重要的是负责进行文件组卷缩检的档案管理人员，只要进行主题关键词的准确检索就可以将档案信息以任意形式进行打印输出，大大减轻了管理人工的工作量，有效的从繁琐的工作中解放出来，有效地将多媒体技术应用在档案管理中，就能在很大程度上实现了办公数字化、信息管理系统化、分类的合理化、保存的长久化、资料收集的便捷化。档案数字化管理的强化、档案管理的归档程序的简化，要建立健全多媒体技术。一直以来都非常受重视归档工作是档案管理工作的起点。档案室都要对大量档案资料进行有效收集、分类、管理、整合和存储，档案立卷归档指导人员的工作量非常繁重，档案资料归档花在档案管理人员的大部分都将大量时间和精力。利用电脑中的数字化程序准确、高效地分类文件资料、整合资料以及归档信息。多媒体技术的广泛应用强化了档案管理的数字化，繁杂的立卷归档工作也随之简化了，多媒体技术将冗杂繁琐的工作快速、高效的完成，传统档案的手动分类、翻阅立卷、逐条编目、面对面移交等都高效便捷了，档案管理的工作效率大大提高了，促进了档案管理的时效性，在数字化管理遍布的信息时代，时间就是效益，档案管理工作也应该顺应时代的发展变迁，结合档案室管理人员的具体素质，再根据实际情况，利用多媒体等高科技手段，实现一个全方位的转变，给客户提供高质量的信息服务。
2.4实现了档案信息的高度准确性、保密性
传统的档案信息管理中，因归档、复印、传递等环节的不断重复，档案原件资料的错放、损坏、遗失都不可避免，避免信息泄密和进入其他文件的误入，有效运用多媒体技术，将文本、影音、图像等档案信息转化为可以被计算机接收、处理、整合的数据就能实现，它能增强档案信息的保密性，提高查询档案信息的准确性，多媒体技术利用扫描仪，而且有效的利用多媒体技术可以避免。
2.5实现了利用虚拟的结构形式组织文字信息
多媒体技术利用先进的现代科学技术与计算机应用技术将数字视频和音频通信系统紧密融合在一起，实现了档案电子化管理，它具有强大数字、文字索检功能，使档案信息检索时具备有价值的多媒体形式的信息。
结束语
多媒体技术对档案工作的改革有着至关重要的作用，档案管理员应该认真分析档案管理中应用多媒体技术的现状，对其能够提高档案工作的效率的作用加以重视，它实现了档案工作无纸化，实现了声像档案的速查，打破了文本档案与声像档案的界限，档案管理的员的工作量也随之减轻，档案信息的保密性由此提高。多媒体技术在档案数字化应用的前景一片大好，这有赖于管理者用现代的思维和高瞻远瞩的眼光看待多媒体技术，并将其适度地应用于在档案管理中，可以有效实现多媒体档案虚拟现实系统。上级部门也应该进一步加大对多媒体技术应用的研究力度，积极投资建设，早日实现多媒体技术在档案管理的健康发展和科学应用，这样才能为多媒体技术下档案管理数字化时代的到来做好准备。
作者：邓喜英 单位：齐齐哈尔市城市规划设计研究院
参考文献
一、目前多媒体技术在档案数字化管理中的应用
（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限
多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。
（二）使得档案实现无纸世界成为可能
利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。
（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量
多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。
（四）增加了档案信息的保密性
多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。
（五）提高档案信息管理能力
多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。
二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景
（一）多媒体档案虚拟现实系统
未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。
（二）多媒体保安监控系统
多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。
（三）多媒体档案信息检索系统
多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。
三、结束语
总之，多媒体技术对档案数字化有着非常重要的作用，我们应该重视多媒体技术在档案数字化中的重要地位，认真分析多媒体技术在档案管理的现状，它有效的改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限，使得档案实现无纸世界成为可能，全面实现了声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了档案信息的保密性，提高了提高档案信息管理能力。并且用理智的思维和长远的眼光看待多媒体技术在档案数字化应用的前景，多媒体技术在档案管理中的广泛应用，可以有效实现多媒体档案虚拟现实系统、多媒体保安监控系统以及多媒体档案信息检索系统等等，所以，我们应该将多媒体技术在档案管理中的应用研究放在工作的重要地位，加大对多媒体技术应用的研究投资，尽可能快的实现多媒体技术在档案管理的最大化的应用，从而为实现档案数字化做好一切准备工作。
[参考文献]
1 概述
文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有一定的保存价值的文字图像事物等不同形式的历史记载成为艺术档案，这也将成为宝贵的文化遗产[1]。但是很多本身所具有的与众不同的，很珍贵的艺术档案往往存放于艺术研究所、档案馆的角落里，其职能和作用远远没有被开发出来[2]。
随着计算机科学技术及互联网技术的飞速发展，人们的生活习惯也随之改变，思维方式通过Internet的发展逐渐发生变化，人们可以除了查询到自己所需要的部分以外，还能从千千万万信息中查到自己所需要的别的部分，可以和很多年不见面的或者远隔重洋的亲朋好友通话慰问，还能够实现网上购物、网上婚礼、网上电子银行、网上营销等。因此，在新技术革命条件下，档案工作人员尤其是艺术档案管理人员的观念也势必要随之发生相应改变才能跟得上时代和技术的发展。在未来，基于虚拟媒介艺术、多媒体互动展示技术的艺术档案管理应用将能更好的发挥艺术档案的职能和作用。
2 当前艺术档案管理工作中的不足分析
艺术文化部门尤其是高等艺术院校由于本身所具有的独特性、艺术性，艺术档案是这类单位教学、科研、创作实践、艺术指导、艺术评价的现实反映，对学校日后的艺术教育和文艺活动起着依据和借鉴的作用，是积累教学资料、活动成果、工作经验的重要手段，因此艺术档案的管理和利用显得尤为重要。但是当前艺术档案管理工作中存在以下一些主要问题：
2.1 保管条件差 艺术档案中的声像、实物档案由于其载体的特殊性，因此必须具备防潮、防虫、阴凉、干燥等保管条件，但很多单位并未达到此要求，加之档案管理人员对艺术档案的重要性认识模糊，造成很多美术作品、设计图纸、汇演音像没有专门的保管库房，而是放在文件柜内与其它档案混存，由于保管条件不理想，往往影响了艺术档案的长期保存，致使部分艺术档案的损毁或者无法充分利用。
2.2 重视程度不够 艺术文化部门在日常教学、科研、文艺管理活动中均会产生大量艺术档案。虽然艺术档案数量庞大，种类繁多，但是其收集、归档工作却远远不如一般的文书档案那样受重视。一方面，档案部门缺乏足够的、专业的保管场所，另一方面，单位档案管理人员对艺术档案的产生情况往往也不能有效掌握，因此，在文艺汇演、比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的职能部门，未能及时完整地归档到档案管理部门。
2.3 保管技术手段落后。当前艺术档案主要还是以保存原始文档资料为主，辅以一定的数字化管理，即将传统存贮介质（纸张、录音带、录像带）的各种原始艺术档案资料，通过扫描、压缩等手段转换成图片、声音和录像文件，再将其存贮于光盘、硬盘等大容量存贮介质上。与传统的纸质档案及实物档案相比，这种数字化的管理方式具有安全性好、保存时间长、检索效率高等优点[3]，在一定程度上也提高了艺术档案的利用率，但这些数字化资源多以平面影像为主，具有数据冗繁、基本无交互性等缺陷。
3 交互应用在艺术档案管理利用方面的研究
为了适应时代与科技的发展，克服传统艺术档案管理工作中的不足，更好地发挥艺术档案的职能与作用，综合数字化技术、多媒体技术、虚拟现实技术的艺术档案的交互应用是未来档案管理工作的一个方向。
3.1 数字化是当前艺术档案管理应用工作的先决条件和必要手段 早在上个世纪90年代，国内外档案界就开始关注艺术档案信息化的问题，对艺术档案信息化建设的管理和技术问题展开了积极、有效的探索[4]，文化部、国务院办公厅也多次举办全国档案工作交流会、艺术档案信息管理人员培训班，有力提高了艺术档案的管理水平，加快了艺术档案管理建设速度。
据媒体报道，上海文化艺术档案馆早在2002年就开发了“艺术档案数据库”软件，在2007年开通了“上海文化艺术档案网”，采用数字化手段记录文化名人的文字材料、图片、音视频等资料，实现了艺术档案资源向数字化管理方式的转变，目前已收录了上海15个院团的数百个剧目，内容涉及剧本、表导演、乐谱、舞美等各个方面。
艺术档案的数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性基础工作，它是将传统的艺术档案通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程，包括艺术档案的整理、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理等环节。开展艺术档案的数字化，应该建立起一整套工作流程和技术规范，以保证数字化艺术档案的高质、规范。图1给出了艺术档案的数字化的具体内容和大致工作流程。
艺术档案的数字化建设是顺应历史潮流、适应时展的新举措、新要求，具有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等优点，因此文化艺术档案管理部门有责任与时俱进，切实搞好艺术档案的数字化建设。
3.2 多媒体技术在艺术档案中的应用 多媒体是一种结合文字、声音、图像、动画和视频影像的交织组合，而多媒体技术是指将多种不同类型媒体集成输入到一个系统中去，形成相互联系和配合的有机整体，可在人机交互控制下对其进行处理和利用的综合技术。
多媒体技术在档案工作中有着广阔的应用前景，对档案的接收、编目、存储、检索和利用都有着巨大的影响。前文已述，数字化是当前艺术档案管理应用工作的先决条件和必要手段，而多媒体技术又是艺术档案数字化的必要先决条件。
首先通过扫描技术、光学字符识别技术、视频音频采集转换技术、缩微数字影像技术、多媒体数据压缩技术、光盘刻录技术等多媒体技术对馆藏艺术档案进行数字化转换，再运用多媒体技术与档案管理信息系统相结合的方式，构建起一个多媒体平台，不仅使“档号”与多媒体文件的存储位置相关联，并利用此存储信息自动读取、还原、播放多媒体信息，实现了目录数据与多媒体文件的集成管理，还使计算机界面图、文、声并茂，极大地增强了人机交互控制。这样，一方面利用多媒体计算机技术和先进的数字影像技术，把文件扫描仪、图文传真机、文件资料缩微系统和通信网络等现代化办公设备综合管理起来，构成了一套全新的办公自动化系统，将大大提高档案工作人员的工作效率，节省大量的人力，另一方面，使用多媒体技术编制的软件结合互联网技术，能够提供给用户良好的界面和人机交互功能，利用者可以对需要的某一视频演播进行人为控制，采用加速或慢放的进程，还可以按照信息的表现形式（如文字、语音、图像等）或信息内容选择查询方法进行检索，在本地或异地方便地查询利用档案。
3.3 虚拟艺术档案人机交互系统 随着3G互联网时代的到来，网络技术、通信技术以及多媒体技术日渐成熟，虚拟现实（Virtual Reality，简称VR）技术应运而生。VR技术是一项具有深远的潜在应用前景的数字图像表现技术，它综合了多种科学技术，在多维信息空间上创建一个虚拟信息环境，能使用户具有身临其境的沉浸感，并具有与环境完善的交互作用能力，虚拟现实是计算机科学发展到21世纪技术与艺术的完美组合，目前在建筑漫游、产品展示、市政规划、文化教育、国防科技、电子商务等方面得到了大量应用[5，6]。
未来的档案管理应用工作将采取真实与虚拟并存的方式存在，虚拟档案是采用数字模拟物品及真实场景的三维模型展示。下图给出了虚拟艺术档案人机交互系统的基本原理图。
通过虚拟艺术档案人机交互系统，档案利用者可以置身于真实幻觉空间中，特别是戴上配套的立体眼镜和数据手套，或者在特制的平台前，将会产生强烈的真实感，整个场景、展品的每一个细节看上去和实际情况毫无差别，利用者能够通过虚拟档案人机交互系统展示的各种物品或物品的残片、图片以及相应的文字说明或语音解说，产生强烈的视觉以及听觉冲击，让人们产生丰富的联想，留下深刻的印象。
艺术档案由于其本身的特殊性、独有性，尤其是某些基于保护性需要的珍贵档案，其保管场所或者库房是不许人们随意进出的，而这些丰富的馆藏是应该让世人了解或者加以应用的，因此对于那些珍贵档案文献尤其适宜采用这种方式加以管理、保护以及面向用户开放。同时由于展品和场景全部存在于计算机或网络系统中，既可以避免由于自然因素造成的艺术档案被损伤、毁坏的危险，又解决了大多数档案馆只有在有限的空间摆放展品被人为破坏或被偷窃、换掉的危险。
4 总结
综上所述，在大力弘扬积极向上的时代主旋律，繁荣社会主义文化艺术事业的新形势下，随着计算机网络技术、多媒体技术以及虚拟现实技术在档案及其管理、利用等环节中的不断发展，艺术档案管理工作必将迎来一场新的技术革命，因此，文化艺术档案管理部门应不断完善制度建设，加大经费投入，努力加快艺术档案的交互应用研究，实现实体管理与数字化虚拟管理并重的机制，使艺术档案更好地服务于社会主义精神文明建设。
参考文献：
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[3]王红燕.艺术档案数字化管理的重要性和必要性[J].陕西档案，2009（5）：28.
[4]胡克霞.浅谈艺术档案信息化建设[J].大舞台，2009（5）：91.
为使我公司人事档案工作不断提升管理水平，为构筑公司人才高地提供高效、快捷、准确的服务，参照《无锡电力公司2002—2005年人事档案工作规划》精神，结合我公司实际情况，特制定《宜兴市供电公司2002—2005年人事档案工作规划》如下： 一、指导思想和主要目标 以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。 从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标： （一）、纸质档案： 1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。 2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。 （二）、电子档案： 在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。 1、系统结构 公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。 2、多媒体档案材料 将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。 3、多媒体档案材料保管和维护 以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。 4、多媒体档案材料使用 通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。 5、多媒体信息系统保密和安全 建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。 （三）基础建设 我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。 照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。 二、现阶段主要任务 2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。 2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。 2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。 三、实现措施 1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。 人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。 2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理 2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。 3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作 公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。 4、加强队伍建设，提高人事档案管理人员运用现代化手段管理档案的能力 积极为档案管理人员提供运用现代化技术进行档案管理的业务培训机会，提高管档人员规范化、现代化管档的思想意识和业务水平。 5、切实加强领导，全面落实人事档案工作的各项目标和任务。各级领导要落实好提出的各项主要工作目标和年度工作任务，切实把人事档案工作列入议事日程，定期听取汇报，加强监督检查，主动过问并研究解决档案工作中遇到的问题，为人事档案工作创造良好的环境和条件。
二00二年一月
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业务能力停滞不前。有些图书管理人员知识领域狭窄，尤其是对信息化处理能力不足，例如对一些文献资源、文献档案、信息化管理、免费公共服务等意识严重缺乏，有些甚至把市场经济的手段运用到图书管理中来，从中谋取个人的私利，不学习、不接受新的知识和理念，以传统模式消极对待，都是许多图书管理员存在的不足。
（二）经济资源困泛
档案不是独立的经济实体,不能够直接盈利,只能靠财政拨款维持正常工作,没有雄厚的资金来购买现代化的管理设备,成为企业档案迟迟没有迈上现代化道路的重要原因之一。尤其是在一些刚兴办的档案，没有一套全套的现代计算机管理系统，造成管理落后，缺乏现代技术的融入性，尤其是在图书的物流配送、入柜等方面存在严重的漏洞，没有加大资金投入，给现代技术手段的应用带来一定的困扰。
（三）多媒体技术的整体应用不足
在现代技术与档案管理中，通过构建多媒体的电子阅览室、视听阅览室等，尤其是利用计算机技术、通讯技术和网络设备为读者提供便利，采取配备电视机和DVD影视播放机等，实现对现代技术的整体应用。但是，在多媒体的应用上，由于存在认识不到位、经费不足、民众缺乏良好阅读习惯等问题，给现代开放式档案管理带来新的问题，因此，要强化多媒体的效果应用，真正体现出现代技术手段的整体效能。
二、探讨现代技术手段在档案管理中的应用模式
（一）搭建现代技术应用的桥梁
在图书管理中，通过现代技术手段的应用，建立综合管理平台，采取网络编程等方式，细化每一个阅读环节，尤其是对于档案管理的高校远程教育建设，为学生提供远程教育场所、设备、技术，学生在异地利用档案远程进行学习，犹如在教室里一样，可以感受到是在教室里学习的虚拟场景。同时还可以建立多媒体教学资源库。多媒体教学资源库是基于计算机网络环境，利用信息技术手段，按照统一的技术规范和课程内在逻辑关系构建的，由众多优秀数字化媒体素材、知识点素材及示范性教学案例等教学基本素材组成的，并可以不断扩充的开放式教学支持系统。针对不同的学科，不同的种类和类型对各种视频、音频，图形、图像等内容进行统一的归类和存档，并为每类资源建立分类号，从而使师生在检索时更加直观、简捷明了。
（二）网络服务模式的基本雏形探讨
网络服务质量的高低决定着档案主导作用发挥的重要地位，规范而有序的网络公共资源的享受，会让免费的开放程度达到最高点，其效果也是最佳的。其中，网络服务包括馆藏书目检索，网络知识导航，网上参考咨询，网络培训课程，数字资源服务共享等多项内容，通过互联网的形式达到精神阅读的最佳境界，把先进的计算机技术、互联网技术、物联网技术运用于档案服务，提供更多方便快捷的自助式服务。不断扩大公共档案各类资源的区域共享，加机计算机档案中心，实现资源共享和合作足不出户，得到全球多所档案的文献资料，实现有限馆藏资源的无限档案服务。
