时间:2023-06-06 09:01:11
序论:速发表网结合其深厚的文秘经验,特别为您筛选了11篇档案整理规范范文。如果您需要更多原创资料,欢迎随时与我们的客服老师联系,希望您能从中汲取灵感和知识!
合同
委托方:**(以下简称“甲方”)
受托方:** (以下简称“乙方”)
甲、乙双方在平等、自愿、合法的基础上,根据《中华人民共和国合同法》等相关法律的规定,双方达成如下协议,共同遵守。
序号
项目
规格/单位
数量(预计)
单价(元)
小计(元)
备注
1
120
盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算;
包含需归档纸质文件全流程规范化整理归档(如编件号、盖归档章、保管期限鉴定、档案盒信息完善等)。
2
库房基建档案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算;
档案整理总计:元
一、合同价
二、开工日期:2021年 月日。
三、工作地点:甲方指定的工作地点。
四、服务周期:甲方完成需进行规范化整理档案完整收集并移交乙方后4个月内。
五、工作内容
1、文书档案整理:;
六、付款方式
甲方开票信息:
单位名称:
税号:
公司地址:
开户银行:
电话:
账号:
七、质量保证:
乙方必须按甲方对人员、系统及设备的要求,按时按质按量完成本项目合同约定的所有工作。
八、项目验收:
1.文书档案整理必须符合国家档案局、****相关档案整理规定。
2.乙方在完成相关工作并提交工作成果后向甲方提出验收申请,甲方在5 个工作日内组织验收。
3.如需要,甲方可委托第三方机构进行验收,乙方须全力配合,因委托第三方机构所产生的费用由乙方承担。
4.如验收未能达到甲方要求,乙方须进行自检,并在在甲方规定的时间内按甲方要求完成整改,以达到验收要求。
5.相关工作验收合格后,由甲乙双方共同签字确认。
九、甲方的权利及义务
1.甲方负责向乙方介绍、解释本项目相关工作的基本情况。
2.甲方负责向乙方提供工作场所以及住宿。
3.甲方应按合同的约定的方式按时支付合同款项。
4.甲方应负责协调项目涉及到的相关部门。
5.若无质量及使用问题,甲方应按时组织验收。
十、乙方的权利及义务
1.乙方按照本合同确认的内容,严格按要求完成项目的工作。
2.负责指派专门的技术人员按时按需按质完成项目,在项目实施过程中向甲方解释所使用的技术问题。
3.乙方有责任保证各门类档案整理工作达到预期目标。
4.如由于乙方的原因造成工作的损失或者延误,由乙方承担相应的赔偿责任。
5.乙方有权按本合同约定对甲方收取款项。
6.乙方须按合同要求对工作过程中接触到的所有文件和信息的内容保密。
十一、售后服务
1.乙方提供的服务成果必须满足档案整理要求,对达不到要求者,根据实际情况,经双方协商,可按以下情况处理:
(1)重做,由乙方承担因重做所发生的全部费用,并赔偿甲方损失。
(2)修改,由乙方承担因修改所发生的全部费用,并赔偿甲方损失。
十二、保密
1.双方应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同履行期间获得的或收到的对方的商务、财务、技术、产品的信息、用户资料或其他表明保密字样的文件或信息的内容(简称“保密资料”)保守秘密,未经信息披露方书面事先同意,不得向本合同以外的任何第三方披露。资料接受方可仅为本合同目的向其确有知悉必要的雇员披露对方提供的保密资料,但同时须指示其雇员遵守本条规定的保密及不披露义务。双方应仅为本合同目的而复制和使用保密资料。
2.除非得到另一方的书面许可,甲乙双方均不得将本合同中的内容及在本合同执行过程中获得的对方的商业信息向任何第三方泄露。
3.本保密义务应在本合同期满、解除或终止后仍然有效。
十三、违约责任
1.若乙方因自身原因未按时完成项目,乙方须按300.00 元/天的标准向甲方承担迟延履行违约金,甲方有权直接从合同金额中扣除,迟延履行违约金总额不超过本合同总价款的 5%,同时甲方有权单方解除本合同,本合同因此解除的,乙方应返还甲方全部已付项目合同费用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的义务和责任,并在各阶段内按时提交合格的阶段目标成果后,甲方无故终止合同,将视甲方为违约,乙方有权利向甲方提出经济赔偿要求。
3.如乙方提供档案整理不符合合同约定要求,乙方应无偿返工,并按约定承担逾期完工的违约责任,若还未达到甲方要求,甲方有权终止合同。
4.合同履行期内,若需变更、终止本合同的,须双方签字代表协商一致后签订补充协议。
十四、合同变更及终止
1.本合同签订后,经双方当事人协商一致,可以对本合同有关条款进行变更或者补充但应当以书面形式确认。上述文件一经签署,既具有法律效力并成为本合同的有效组成部分。
2.任何一方终止合同,需提前10 个工作日书面通知对方,并说明正当终止理由,由双方签字代表协商一致后终止合同。
3.因不可抗力或者国家政策调整,使得本合同的履行不可能、不必要或者无意义的,任一方均可以解除本合同,双方均不承担责任。待条件恢复后,由双方协商确定合同变更内容。
十五、争议解决
执行本合同或与本合同有关事项发生的一切争议,应由甲乙双方通过友好协商解决;协商不成或不愿协商的,应提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。
十六、不可抗力
如因战争、严重火灾、水灾、台风、地震、政府法令变更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他经甲乙双方认可的不可抗拒的因素,导致工期延误,甲乙双方均不负违约责任。经甲乙双方友好协商,另行商定解决办法。
十七、合同生效
1.本合同自双方法定代表人或授权人签字并加盖公章或合同专用章之日起生效, 本合同一式陆份,双方各执叁份,均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**(详细地址: )签订。
3.本合同附件:
附件一、项目保密协议
甲方(盖章):
地址:
电话:
开户银行:
账号:
联系人:
甲方代表签字:
日期:
乙方(盖章):
地址:
开户银行:
账号:
联系人及电话:
乙方代表签字:
日期:
干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作,工作人员根据档案的分类进行分区管理。通过干部档案的管理可以真正认识熟悉干部的工作经历、学习经历等等,也是普通工作人员通过领导督促自己学习的好方法。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。
一、干部人事档案审核整理的重要性
《干部档案工作条例》第二条指出:干部档案是干部个人经历和社会实践的记录,是干部思想品德、业务能力和工作情况的反映,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。同时,干部的人事档案审核主要包括年龄、工龄、党龄(三龄),学历、工作经历等。由于这些档案资料对干部升级、职称评比有着非常重要的作用,同时由于我国机关事业单位落后的人事档案管理队伍和档案管理工作人员的能力欠缺,从而使得干部人事档案审核整理变得越来越重要。
(一)干部人事档案管理的重要性。干部档案管理工作是一项重要的工作内容,也是认识和了解干部的基本依据,只有认真管理好干部人员的档案,才可以为干部所在的机关事业单位带来便利。但是,有的机关事业单位对干部档案管理中,虽然设立了专门的档案管理室,但是并没有给档案管理室配备专业的档案管理人员,其中的许多档案管理人员都是招聘的退休人员或者是没有相关知识经验的工作人员。这些人员由于没有专业的档案管理知识素养,并不能很好地去管理档案相关工作。比如,档案管理人员认为只要档案内容不丢失、不泄露就认为他们的工作做的够好了,但是,对干部档案资料内容不丢失、不泄露是档案管理人员必须具备的工作素质,此外,还需要保证管理人员对干部的档案管理熟悉,如果需要找某个领导的相关资料,而不用去随便翻找,直接就可以知道所需资料的具置。因此,整理和管理好干部人事档案变得越来越重要。
(二)干部人事档案审核的重要性。档案可以说几乎包含了一个人的所有信息,不论是领导干部还是普通人,档案材料都是重要的。同时,对于干部档案中干部的学业经历、工作经历等,这些材料对于后期干部的升迁有着非常重要的影响。特别是对于干部寻找新的工作岗位时,用人单位便会根据该干部以前的工作经历、学习经历等确定干部以后的工作方向。但是,由于档案管理工作人员没有接受档案管理相关专业的学习,对档案中材料的填写规范或填写要求不是很清楚,从而导致,很多干部档案资料的内容填写不规范,内容填写也不完整,更有甚者发生比较严重的问题。因此,为了避免发生比较严重的问题,对于干部的档案资料必须进行严格的审核,只有审核通过才能进行档案的存档。从而,干部人事档案审核对档案的正常管理起着非常重要的作用。
二、如何进行人事档案审核整理
(一)如何进行人事档案整理。人事档案整理的好坏对干部本人和用人单位都有着很重要的影响,因此,为了使档案管理工作规范化,可以从以下两个方面人事n案整理研究。一方面,人事档案的整理可以通过不同省份进行整理,这样不仅可以获取同一机关单位的干部人员各省份的分配,同时也给档案管理工作人员带来了很大的便利性。另一方便,由于档案管理工作人员专业水平较差,如果不能从根本上提高档案管理人员的能力,也会给以后的档案管理埋下不必要的麻烦,因此,需要通过对档案管理工作进行相关方面的培训,只有这样才可能在根本上解决问题。
(二)如何进行人事档案审核。由于干部人事档案填写不规范、不完整将会对干部以后的工作带来一定的影响,因此,需要对人事档案审核。同时,干部人事档案的审核可以从以下两个方面介绍:一方面,对于干部的档案资料填写需要档案管理相关的领导审核,若领导审核通过后需再次找到档案管理相关的专家审核,最后档案管理部门的最高领导审核,只有全部通过才可以认为该干部的档案信息填写完整、规范、正确。另一方面,干部的档案资料进行审核时,须严格执行审核的要义:严、细。只有严格地审核所有档案,才能使档案不会出错,并且审核档案时还要保持一定的耐心,认真仔细地一条条审核,特别是“三龄二历一身份”中每一项内容都要严格审核。
三、结论
干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作,工作人员根据档案的分类进行分省管理。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。只有做好档案管理人员培训、加强对档案管理工作的监督检查,才会实现档案管理的规划化。
【参考文献】
档案的征集是档案整理、档案归档以及档案保管等工作的基础,档案的整理要以档案征集的收集数据为基准,档案的管理要以安放完好的档案数据架构为前提,因此满足这些前提的首要条件就是进行档案征集工作,从而使接下来的档案工作内容得到保障,因此在档案征集工作上必须严肃对待,马虎不得。这也是为后续的档案归档、管理工作打下良好而稳定基础的前提。为了使档案的征集工作更具条理性,应该对档案的征集工作进行一定的规范化管理,进而使其向我们所期望的方向顺利发展。
1 档案征集工作的环节
档案征集工作主要指的是人力资源与社会保障局根据具体的征集计划来征集所需线索、明确主要的征集对象,通过规范的程序征集对象进入馆内,将实际征集的对象变成档案馆藏品的过程。我们通常将该过程划分为以下几个环节:首先是征集计划的编制;其次是征集对象明确后,档案征集工作人员和征集对象持有人间的互动过程;第三是对已选的征集对象进行评估鉴定和征集批准的过程;第四是和征集对象持有人进行征集手续的办理过程。第五是档案征集工作人员将征集档案和有关文件递交给馆内相关部门的过程。
2 档案征集工作规范化管理的手段
2.1 意向申请的规范化
任何工作的有序开展都需要一个正确而明晰的理论指导,以此为基,能够使工作有条不紊地进行下去,进而使工作的效率和质量都得以保证,并促进此工作过程带来的经济效益和人文效益的提升。而档案征集工作也不例外,档案征集工作也需要有一个明确的目的和工作流程体系为指导。因此在进行档案征集工作之前,首先要有一个档案征集的意向,并将这意向通过单位的组织机构传达到员工处。最少应传达到两人,在意向传达之后,档案征集相关意向的发起人要就这一事件填写档案征集的相关公文性意向书,以及规范档案表格申请书,因为档案作为一项严肃的书面文件具备一定的法律效益,不能由公民擅自书写,档案表格也应由国家统一,不能任由公民擅自复制。
在相关资料填写完毕后,将之递交给上级部门,在上级部门审阅并肯定之后会安排一定的调查人员核实档案征集者的相关资质,并且上级部门还会对上述申请文件的真实性予以评定并加盖工章。为了这一环节不出现任何纰漏,进而导致档案征集意向传达失败,申请人应就档案涵盖的对象的详细个人信息整合一份具体的数字报告,在报告中写明相关注意事项,以报告书的形式陈述这一流程中将会涉及到的全部数字以及相关详细信息,在书面报告纸样出来后加盖负责部门的公章,并将报告随申请书一同提交至上级处,以便上级审核。当上级的意见随公章一并返回之后,此征集意向才算传达完毕,相关人员必须遵循上述章程严格执行相应步骤,以保证档案征集工作的规范化进行。
2.2 制定档案计划
档案征集计划在档案征集工作人员的工作中起到了指引作用并且,其还是后续对征集对象予以准确评估与鉴定的最有力依据。档案征集计划内容具体应涵盖征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等诸多的内容" 档案征集工作人员主要担任归档人一职,财务人员主要是接收人。归档共有以下几项内容$征集对象评估报告(副本),征集对象专家鉴定会会议纪要(正本)、档案征集协议(正本)、征集经费支付凭证(正本)、征集档案点交记录表等。
2.3 对档案征集对象的评估
通常情况下,在实际的档案征集工作中,主要是对征集对象进行了全面的评估,而在这一环节中,相关档案征集工作人员应该充分准备好相关材料,具体包括了申请表、档案原件、档案征集意向书等等。其次,在对征集档案评估专家的选择上,将会由档案馆领导统一制定。
2.4 对征集来的档案的审批
对征集而来的档案不能直接进行归档处理首先要对档案本身进行一定的检验和审批程序,进而使档案的法律效力得到确认,从而避免因档案问题而引发的经济类、法制类民事纠纷的发生。具体的审批流程较为简单,由被征集人将档案交付给征集者,然后征集者将收到的档案文件交给具备法律鉴定资质的审核部门审核档案的真实性以及档案的法律实用性,在审核者确认档案无误后出具资质鉴定证明,然后档案在交由收集者进行接下来的档案使用及保管流程。这一系列流程都要以法律为约束,进而保证档案审批的合理性。此审批环节一定要在国家承认的地点交由国家委派的档案审批人员亲自执行,进而避免因个人审核资质的不真实而导致审核失效的情况发生,这也是间接提升档案工作效率的合理化方式。
2.5 相关材料的书面化
在这一环节的档案征集工作中,一般是需要档案征集工作人员与档案持有人共同完成的。制定的档案征集文件协议也要一式三份。其中,档案持有人将会保留一份,另外两份将由档案馆统一保管。在这一环节过程中,要将档案数量、名称等情况清楚反映在档案征集协议清单中。
2.6 寻求专家鉴定
开展专家鉴定会过程中,档案征集工作者要准备好所需的材料,担任鉴定会的鉴定人员应从档案征集的专家库中抽取,最后将形成文件作为专家基于征集对象而开展的鉴定会议的会议纪要。相关整理工作者要及时有效的整理所需资料并递交给档案管理部门,需要进行转交的资料包括了档案征集意向书、申请表、审批表合同、专家鉴定会的会议纪要等诸多资料的正本。同时,还有征集资料的有关资料与图片以及征集的经费支出凭证的副本。
结束语
总而言之,档案的征集工作是一项法制化的工作,对这一工作的规范化管理有利于我国档案工作的顺利有序进行,有利于保障被制档案者的经济利益和人身利益,贯彻了以人为本的政策理念。同时对档案的征集工作的规范化管理还有利于提升我国档案相关部门的整体执行力。因此相关部门务必要重视这一点,对档案征集工作提供一定的政策支持,完善相关的法规和法律就能够使这一项工作处于一个合理的约束范围内,进而在计提的工作流程上得到合理化的管理,从而推动我国档案事业的全面和整体化发展。
参考文献
[1]杨彩虹.档案征集工作规范化管理初探[J].科学中国人,2016.
[2]王光玉.档案征集工作规范化管理初探[J].档案学研究,2009.
行政档案管理包括档案的收集、整理、保管、价值鉴定、统计和提供利用的活动。行政人事档案的重要性随着信息时代的到来,以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。针对高校行政档案管理工作遇到的各种挑战,本文从档案工作创新,要解决好四个关系问题行政人事档案的重要性、行政档案服务手段创新、行政档案拓展服务领域、高校行政档案管理工作的创新途径、等方面来阐述如何在新形势下更新理念,促进档案管理工作的创新与发展。
一、行政档案服务手段创新
(一)建立行政档案馆(室)网页,开展网上利用服务
随着行政档案馆(室)内部局域网的建立,行政档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使行政档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现行政档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
(二)建立“电子文件(档案)数据管理中心”
行政档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在学校档案馆(室),是学校信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。
(三)电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为行政档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质行政档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,行政档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在行政档案馆(室)的服务器上归档。
(四)开展在线服
传统的行政档案利用方式,如到行政档案部门利用行政档案、参加行政档案展览、阅读行政档案复制件或公布件,特别是到行政档案部门利用行政档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的行政档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的行政档案服务方式所代替。
二、高校行政档案管理工作的创新途径
(一)完善各项规章制度
充分认识行政档案管理的重要性,健全行政档案管理制度,进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关行政档案管理规定,结合实际,从行政档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手,制定一套完整的行政档案管理制度。二是引进先进的行政档案管理软件,制定电子行政档案的管理、分类标准。逐步向自动化转变,实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理,同时借助先进的行政档案管理技术,逐步建立和完善行政档案管理机制,促进档案事业的发展。
(二)提高信息化管理水平
以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中,高校行政档案的载体发生了巨大的变化,由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,极大增加了行政档案的信息存储量,而且开发利用速度快,具有直观性、选择性、易操作性。高校行政档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及行政档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势,这就对行政档案管理工作提出了新的要求。实现行政档案管理工作信息化可以将行政档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,使他们有更多时间和精力去研究行政档案的各种规律,不断改善行政档案的管理水平,有助于学校管理水平的整体提升。
(三)提高管理人员素质
新时期的高校行政档案管理人员不但要具备较全面的行政档案业务知识和实际能力,还需要树立行政档案管理信息化意识,熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立一支高素质的专业人才队伍,组织行政档案管理人员系统地学习行政档案管理的基本知识,要求其熟练掌握计算机操作技术,灵活运用行政档案管理系统软件,提高业务能力和综合素质。鼓励大家树立终身学习的意识,逐步提高对行政档案管理工作重要性的认识,使行政档案管理人员有很强的责任感与事业心,做到爱岗敬业,坚持原则。
另外,做好档案工作,还需处理好四个关系,即创新与基础的关系、创新与现实的关系、创新与学习、借鉴的关系、创新与实践的关系
总之,加强高校行政档案的管理,要从完善各项规章制度,提高信息化管理水平,提高管理人员素质等方面着手。行政档案工作者只有不断更新理念,解放思想,与时俱进,行政档案管理工作才能跟上时展的步伐。只有不断地创新,行政档案工作才能有高度、有特色,档案事业才能真正实现可持续发展。我们要努力做到人无我有,人有我优,人优我新,使档案工作常常变,时时新,这样才能使我校行政档案工作立于不衰之地。
(一)基层路政档案的特点
1、专业性。路政档案是在公路的巡查和执法过程中产生的,具有行业特点的专门档案。
2、需长期保存。路政事案从发生到处理再到结案,整个过程中既有基层公路部门独立办案结案的,也有和法院联合执行的案件,还有和公安等部门配合勘查和取证的案件。所以有的路政事案时间跨度长,办案环节复杂。相应的路政案件档案就会整理时间长,保存时间久。
3、连续性。随着我国基层政府新建道路的增加和旧道路的改建,公路的产权和附属设施会发生相应的改变,这就需要在原来路政档案的基础上,不断增加和完善路产和路权,以保证路政产权档案的连续性。
(二)基层路政档案的作用。
基层路政档案是路政人员维护路产路权,严格执法的第一手资料,是公路管理的凭证,更是路政管理工作的重要法律凭证,真实记录和反映了基层路政机关依法办案客观情况;路政档案可为当地政府的道路规划和改扩建提供原始依据。在涉及道路规划、公路建设拆迁用地和用地赔偿等工作,以及公路控制区的穿埋管线、增设平交道口等项目时,都需要以路政档案中的许可档案为依据;规范路政档案管理工作,提高技术含量,有助于加快基层路政管理科学化和现代化进程。
2 基层公路路政档案管理工作存在的问题
(一)路政档案管理的相关规范制度不健全。由于基层路政档案管理的相关规章制度在系统性和规范性方面还比较欠缺,路政?n案管理没有统一的归档标准,实际工作中档案归档不及时、档案管理不系统、档案不完整、档案分类不明晰、档案保管不规范等问题普遍存在,如一些档案属于多个部门进行管理的情况,有些保存于公路管理机构的档案室,还有些则存于路政执法部门的档案室;路政执法档案包括大量的影像资源和电子文档,而基层管理部门则为路政档案的管理机构,这些基层部门分散于各个公路沿线上,导致了档案信息不对称、缺乏系统性有的基层路政部门虽然建立了电子业务管理系统,但电子档案数据与纸质文件的数据却存在出入,电子系统的录入工作存在着明显的滞后现象。
(二)领导的重视程度和档案从业人员的综合素质不能满足实际工作需要。基层路政部门领导对档案工作不够重视,业务部门对档案管理工作也不够支持和配合,甚至本应由外业干的事也推给内业人员,造成互相扯皮、工作不协调。基层从事路政档案管理工作的人员普遍综合素质偏低,没有专业的专职人员,一般都是兼职,档案管理工作相对枯燥乏味,基层业务骨干都倾向于从事外业工作,工作性质导致档案管理从业人员以对工作也缺乏积极性和主动性。
(三)基层路政档案管理服务的手段较为落后。在省市级的交通系统,办公自动化已经普及,档案管理业务系统软件和信息化手段也都得到了大力的推广和应用。但基层路路政部门对基础设施的投入力度比较小,尤其是路政档案管理设施还是较为落后,路政档案管理人员要整合各类信息,并要把信息进行电子化归档,其工作量相对繁杂;路政档案管理的信息软件缺乏通用性,信息技术设备型号不统一、档次参差不齐,硬件环境也不具有规范性,导致案卷归档、信息使用缺乏系统性,这在很大程度上阻碍了基本路产和路权的维护水平,不利于提高公路执法人员依法办案的水平和实效。
3 进一步规范基层路政档案管理工作的几点建议
(一)完善制度,推行统一的管理机制。首先,我们应加大对公路路政档案的宣传力度,明确内业和外业的职责分工,并且获得外业工作人员的支持和理解,将公路路政外业工作的处理情况也录入到电子信息系统中,保证归档材料的完整性;其次,要在基层路政部门推行执法工作与档案管理同步进行、相互融合,使执法工作和档案管理的流程相互衔接。要明确执法工作和档案管理的责任分工,使工作人员明白档案管理是路政执法的重要环节,必须要把档案管理工作纳入相关路政执法负责人的职责内,改变以往路政执法负责人只执法、不负责档案的情况。要对路政执法人员实行“一岗双责”,要让一线路政执法人员认识到既要执法又要收集档案信息,在执法的同时要认真收集和整理信息资料,把档案管理纳入路政执法人员的考核评价之中,真正做到执法和归档同步。
实行权力清单制度是推进行政管理现代化、加强行政机关自身建设的一项基础性工作。把行政机关权力以清单形式明确下来,有利于行政机关及其工作人员清楚自身到底拥有什么职权和多少职权,以便更好地履行职能、承担责任。
实行权力清单制度是推动行政机关全面正确履行职能、建设服务型行政机关的内在要求。通过进一步明确职权,把该负的责任担负起来,把该管的事情管住、管好。通过权力清单对行政权力的程序、时限、监督方式等加以细化并公开,有助于规范行政行为,提高行政效率和服务水平,方便行政相对人办事。
实行权力清单制度是规范行政权力运行、建设法治行政机关和廉洁行政机关的重要途径。它可以进一步推动行政权力在阳光下透明运行,强化权力监督和责任追究,切实把权力关进制度的笼子,强力推动行政机关严格依法行政,认真履行法定职责。
1、弊端阐述
行政事业单位在发展中,人事档案管理工作意义重大。其对企业的发展,对企业日常管理工作,和团队建设等等工作影响大,可以为行政事业单位日常管理工作和团队建设提供理论依据,实现资源合理应用目标,行政事业单位可以依据人事档案对工作人员升值,开展工作调整、对工作人员工作考核和绩效考核等等工作影响较大。但是当下我国企业在人事档案管理工作中存在自身弊端,特别是当下行政单位中,人事档案管理难度较大,阻碍企业发展,需要加以完善和及时处理。下文将详细对人事档案管理弊端进行分析和研究。
1.1人事档案管理意识弊端
人事档案管理管理意识低、观念关注度不高,是影响人事档案管理有序开展主要问题之一。行政事业单位管理人员发展中,较为关注行政事业单位自身经济发展,认为人事档案管理不重要,没有实际价值,对政事业单位长远发展没有实际意义。政事业单位主要管理负责人员存在这一思维误区,导致下级管理工作人员对人事档案认知度不高,行为散漫,人事档案管理财务支出较少,人力资源和财力无法保证,降低管理效率。其次,由于管理意识薄弱,行政事业单位没有建立合理化管理目标和管理关注方案,管理工作人员在关注期间,没有标准依据,关注效率低下,没有方向[1]。
1.2信息化技术弊端
现阶段行政事业单位信息技术技术水平低下,由于政事业单位主要负债人员和管理人员对政事业单位忽视,没有引进先进科学技术开展管理关注,导致在实际管理环节,依据人力资源手工开展管理关注,降低工作人员关注积极性,影响管理关注有序开展。其次,工作人员自身关注能力低下,人事档案管理团队构建缺失凝聚力,由于个人工作能力低下,影响整个团队工作能力,一些工作人员在关注中,没有结合人事档案特点,开展管理关注,缺失管理科学性和规范性[2]。
2、政事业单位人事档案管理工作有序开展
2.1提高对人事档案管理关注重视度
行政事业单位需要树立全新发展目标,结合市场经济发展特点,建立全面人事档案管理方案和目标,提高对人事档案管理关注重视度和关注度,在单位内部和管理部门宣传,增加工作人员认知度,让关注人员了解自身想法,利于工作人员全面贯彻档案管理关注要求,有方向开展管理关注。其次,行政事业单位也需要给予人事管理这工作人力支持和物力支持,优化制度弊端,构建一个一体化制度体系,为工作人员实际管理工作提供理论依据和制度保障,使得行政人事管理工作朝向标准化方向发展[3]。
2.2提高信息化应用水平
信息技术是当下社会不同企业人力资源和人事档案管理的主要方法,行政事业单位也要提高对信息技术关注,利用信息化技术开展人事档案管理工作,提高 人事档案管理工作有序开展。详细来说,其主要包括两个不同方面信息化建设,其一:做好信息化硬件建设工作。行政事业单位需要增加财务支出力度,大力采购 信息装置和设备,引进先进技术和设备,为工作人员营造良好工作条件。例如:行政事业单位可以购买扫描设备、电脑设备等等。把传统纸文本形式运作为电子文档形式,实现数字化建设目标,其二:行政事业单位完善软件系统建设,构建人事档案管理体系,保证体系建设合理性[4]。
2.3完善团队建设,提高工作人员工作能力
档案室为谁整理档案?至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中,总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑:这种方法真的便于保管和利用?虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系,但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案?为方便谁利用整理档案?即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性,档案室也不能按自己的整理方法整理档案,即便是不需要移交档案馆的档案。很显然,档案室不是在为本单位整理档案,而是为档案馆整理档案。
二、档案室该为谁整理档案
档案室应该为本单位整理档案,还是应该为档案馆整理档案?从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求,并按要求整理好,达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定:“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思!
档案室是机关的内部组织机构,是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见,它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部,它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是,它首先为本机关单位整理档案,其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的,档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案,只要收集的齐全,有目可查,就已经算是经过规范整理了。很显然,档案室应该为本机关单位整理档案。
我们不得不承认:有相当多的单位由于各种原因推行不力,致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书(业务)部门整理档案的角度看,整理档案更应该是为本单位了。文书(业务)部门,不是档案部门,与档案馆(局)没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。
三、几点思考
(一)理清几个问题
1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质,档案部门的标准基本上都是推荐性标准,而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》,《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定:“机关档案工作规范化管理认证工作,……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下,都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准,在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。
2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是,在对待档案的整理上,一定要明确认清档案室与档案馆的关系,并且处理好这种关系,特别是在对待档案室的档案整理上,应该尊重档案室的选择。
3.档案整理方法问题
(1)档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的,其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中,一般都是以利用单份档案为主,而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法,并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。
一是加强人员学习培训。挑选认真负责、有工作经验的同志专职负责档案整理,并派人多次到县档案局请教学习,就档案收集、整理、期限划分、装订、目录录入、保管等相关内容进行了系统规范的培训。
根据卫生部卫生监督规范要求,监督所对日常工作制订了详细的工作程序,明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等,这些资料将作为档案资料的重要来源,并以此作为评价工作质量高低的重要依据。
二、档案管理方式
档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理,实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。
(一)成立组织。监督所成立档案管理委员会,设专职档案管理员,负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用,并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员,负责本科资料的收集、整理、归档。
(二)资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求,明确归档的资料,各科室应于次年1月15日前移交所档案室,所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时,接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性,符合要求的交接双方签字,由档案室按档案管理要求装订成卷,对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善,符合要求后再移交。对不可弥补的,由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作,由所档案管理委员会审核签字认可,待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料,科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会,所档案管理委员会逐项审核后,形成活页档案,由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化,随时按程序整理归档。
(三)档案资料的保管。各科移交资料整理归档后,对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案,原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料,科室可办理借阅手续,由科室保管。
(四)电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快,一些档案资料电子化速度也在加快,所按照各项工作程序研制开发了相应软件,对这类档案资料,年终也需随文字材料一起移交档案室,所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理,刻录光盘存档。
三、考核
严格的考核是规范档案管理,促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责,纳入所综合目标管理考核中,从资料的收集、整理,到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。
(一)定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查,对检查出的问题提出改正意见限期改正,并在下次检查中作为必查内容进行复查,再次检查仍不合格的予以通报批评,并按标准扣除综合目标管理得分。
(二)不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料,发现问题及时提出改正意见,并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。
(三)年终移交档案考核。年终移交档案时,所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核,发现不规范、不及时的,责令其限期改正,对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的,除通报批评和按标准扣除综合目标得分外,并取消其先进科室评选资格,有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。
【中图分类号】 G647 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-1270(2012)01-0028-02
照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。作为一种信息记录,照片档案以其特殊的载体形式,生动具体的形象,清晰的画面,真实地记录了人们从事政治、经济、文化生活的全貌,再现了历史的精彩瞬间,具有珍贵的历史价值和经济价值。随着科学技术的迅猛发展,照相器材也在不断更新换代。从黑白照片到彩色照片,从胶片成像到数码拍照,照片载体由纸质转换为光盘,产生了质的变化。这样,照片档案的归档工作随之而来出现了新的问题。科学、规范地管理照片档案,对于保存和研究历史以及促进档案工作的全面发展都具有十分重要的意义。下面笔者就高校照片档案的特点和管理中存在的问题提出解决问题的一些粗浅看法和建议。
一、照片档案的特点
照片档案以其特殊的载体形式决定了它不同于其他纸质档案的特点,主要表现在以下几个方面。
(一)真实性。照片一般都是现场直拍的、反映当时当地的情景和人物的情况,有较强的时间和空间感,具有客观的真实性。
(二)形象性和生动性。照片给人以直观的感受,既可以看到它的外形特征,又能使记录的事物形意结合,把转瞬即逝的情景真实、形象地记录下来,既可以记录宏观世界的各种事物,又可以记录微观世界的诸多现象,生动而具体,给人留下深刻的印象,从而加深了人们对事物的认识和了解。
(三)广泛的交流性。照片档案信息丰富,其内容直观能够吸引较多的利用者,有一些珍贵的照片档案常常被反复利用。底片和照片可以复制和翻拍,进行广泛的交流、满足各类利用者的需要。
二、照片档案管理中存在的问题
随着社会不断进步和科学技术的飞速发展,照片档案在高校工作中多层次、大范围地产生。而当前照片档案工作中却存在许多问题,抑制了照片档案的保管和利用主要体现在以下几个方面:
(一)材料收集不齐全,且收集到的材料质量不高。当前在高校照片档案工作中存在一个普遍问题,就是许多会议和活动档案工作人员不能直接参与,多数档案工作人员不是照片档案材料的直接形成者,对照片档案材料归档的质量控制力不足。而个别摄影者由于不了解照片档案的重要性和摄影水平不高的问题,不能及时完整地向档案室移交照片档案材料,就算移交了也难以保证照片档案材料的质量,存在图象大小不一,模糊不清。要么就是有名片无底片或无文字说明,由于档案工作人员不在现场,不了解当时的情况,所以不能正确拟写文字说明。有些摄影者或是将数码照片仅保存于本人计算机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患,数据一旦丢失,将无法弥补。
(二)档案整理不够规范。档案工作人员不能严格按照《照片档案管理规范》进行整理,主要体现在以下几个方面:一是对收集到的照片档案材料不能正确鉴别。不会收集具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的照片档案材料归档,而是将收集到的照片档案材料通通保存,这样不仅影响保管也不利于利用。二是照片未进行规范化整理与著录。未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。目前,在照片档案的整理过程中,存在较为普遍的现象:一是底片未归档,有的是收集时已经遗失,有的则是整理过程中,因个别人员业务知识肤浅,误认为照片档案只是保留照片,底片没有用处,因而将底片擅自处理;二是文字说明不规范,文字说明是照片档案的重要组成部分,是对照片所反映的事件、时间、地点、人物等加以注释、补充的资料,没有它,许多照片就无从考究。文字说明由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素构成,编写时要综合运用这六要素简明扼要,要着重揭示照片的主题。
三、做好照片档案工作的几点建议
(一)提高认识,加强学习和宣传。为做好照片档案的收集工作,必须从以下几个方面入手。一是档案工作部门要按照《高校档案管理规定》、《照片档案管理规范》,结合实际制定本单位切实可行的照片档案归档制度并组织管档人员和摄影人员认真学习,提出具体明确的归档范围和归档要求。二是加大宣传力度,提高对照片档案的归档意识。目前,高校师生对照片档案的认识比较淡薄,他们不了解照片档案归档的范围和要求,因此档案部门应大力宣传照片档案的价值和重要性,使他们了解照片档案在高等教育、科研中的重要地位和作用,扩大照片档案在高校的影响,使照片档案收集工作获得校内外各界的支持。作为档案工作部门,应时刻关心学校大事,对学校开展的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集,以保证照片档案信息的完整和齐全。
(二)加大收集力度。完整的照片档案要求底片、照片、文字说明三部分齐全,缺一不可。收集时要注意检查,发现遗漏或底片与照片的影像不相符、缺文字说明等,应找有关部门或相关人员核对补齐。并且要保持照片及其他文件材料的有机联系,原则上与其对应的文字材料的保管期限一致,便于保管和利用。与其他门类的档案工作一样,收集照片档案材料是照片档案工作的第一步,是开展整理工作的基础,没有这一步工作,整理工作就无从谈起。档案工作者应当转变照片档案的收集方式,由被动收集转为主动收集。
(三)进一步规范照片档案整理工作。按照《照片档案管理规范》进行规范整理,一是对底片进行分类、编号、装袋、上卷、案卷排列与编号;其次,对照片进行分类、组卷、上卷、编号、填写文字说明、填卷内目录备考表、案卷封面编目、案卷排列与编号、编制照片档案案卷目录。
(四)适应技术更新,数码摄影技术的发展,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,虽然降低了成本,但摄影者要对大量的照片进行鉴定和筛选,给摄影者增加了工作量。因此,不但对摄影器材要及时给予更新,而且对摄影者要给予支持和鼓励。