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[中图分类号] G712 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）11-0048-02
文档管理类课程是高职秘书专业的主干课程，各院校大多开设“文书工作与档案管理”“秘书文档管理”“档案管理”等课程。文档管理类教材也是高职秘书专业教材建设的重点项目。受制于专业特点、学生就业岗位及教育层次限制等因素，高职秘书专业文档管理类教材在内容构建上应追求适合于高职秘书专业学生就业实际的模式。本文以实证为基础对目前出版的高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式做一些分析。
一、“文书工作+档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《文书工作与档案管理》（吴凤祥，高等教育出版社2001）、《文书工作与档案管理》（赵映诚，高等教育出版社2003，2007）、《秘书文档管理》（汪溢，大连理工大学出版社2008，2010）、《文书与档案管理》（刘萌，电子工业出版社2010）、《企业文档管理》（崔淑琴，暨南大学出版社2010）等。
最早的高职秘书专业文档管理类教材就是采用这种模式，而且一直作为该类教材内容构建的主要模式沿袭至今。这种模式实际上将教材分为前后两大相对独立的部分，前一部分是文书工作，后一部分是档案管理。文书工作部分（实际上主要是机关文书工作）的内容一般包括文书工作概述、文书种类、文书体式、文书稿本、文书形成、收文与发文、整理与归档等环节和内容，即传统文书学的内容。档案管理部分的基本思路同于下述“档案管理”内容构建模式，即由档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研及专门档案和特殊载体档案结构而成。这种模式的构建主要基于“文书与档案的特殊关系”，认为“文书是档案的前身，档案是文书的归结”。各版本在结构上基本没有太大差别，内容上基本以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理为构建基础，其中某些内容往往又和秘书（应用）写作教材中的相关内容交叉或重复，如公文格式及常用文书写作。
崔淑琴、李艇主编的《企业文档管理》探索了较为新颖的思路。教材首先突出了“企业”这个定位和特色，基于“档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营和管理等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业运作及管理等各方面发挥着重要的作用”的角度，介绍“适应企业特点、体现企业规范化和科学管理水平的档案体系”内容，区别于以往同类教材以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理内容为构建基础的做法，介绍了企业现行文书及其形成、企业文书管理工作和企业档案的收集与整理、鉴定、保管与统计、开发利用、检索与编研，以及企业档案现代化管理、企业特殊载体档案、企业文档管理软件应用，还特别介绍了中外合资、合作经营企业与中小型企业档案管理的特点。该教材在宏观上打破了以往版本文书工作与档案管理各占一半的模式，在微观上着眼于企业实践，如企业现行文书的形成分别介绍了企业党群工作和行政管理文书的形成、企业产品科技和基建设备文书的形成、企业生产技术和经营管理文书的形成及国家标准公文格式自动排版系统，明显不同于以往版本。企业文书管理部分也不像以往版本那样繁琐地介绍基于机关特点的收文、发文等各个环节，而是立足企业文书运转实践的简洁说明。还有像中小型企业档案管理的特点等内容也是此前版本鲜见的。
二、“档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《档案管理学简明教程》（王立维，浙江大学出版社2004）、《档案工作实务》（吴广平，北京大学出版社2008）、《档案管理技能训练》（陈琳，机械工业出版社2009）、《档案管理实务》（楼淑君，重庆大学出版社2010）、《档案管理实务》（何屹，北京大学出版社2010）等。
这种模式的内容设定就是档案管理活动的一系列环节和内容，一般包括档案管理概述、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案提供和利用、档案编研、档案登记和统计、专门档案管理（人事档案管理、会计档案管理等）、特殊载体档案管理（声像档案管理、照片档案管理、电子档案管理）等，其基本思路与一般意义的档案管理学类教材一致，特别是早期版本。近期版本则结合专业特点等作出了一些调整，如楼淑君、钟小安主编的《档案管理实务》采用“项目导向、任务驱动”的编写模式，除项目一“档案与档案工作”（相当于概述）外，项目二至项目六分别是文书档案管理、科技档案管理、人事档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理；项目七至项目九分别是档案保管工作、档案检索、档案利用服务与档案编研工作，档案的收集、整理、鉴定等内容则没有纳入；项目十和十一分别介绍了综合档案室建设与管理、档案事务所的创建。陈琳编著的《档案管理技能训练》以训练贯穿全书，但内容设定仍是始于档案收集止于特殊载体档案管理，该教材在最后一章介绍了档案管理软件操作。
三、“信息工作+档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《商务秘书信息与档案工作》（刘萌，中国劳动社会保障出版社2005）、《秘书信息与档案管理实务》（余红平，外语教学与研究出版社2009）、《信息与档案管理》（贺存乡，浙江大学出版社2010）、《秘书信息工作与档案管理》（王琦，中国人民大学出版社2011）等。
这种模式出现较晚，版本总体数量较少，主要集中在近几年。这种模式将“文书工作+档案管理”内容构建模式的文书工作换成了信息工作。信息工作部分一般包括信息与信息工作概述、信息获取、信息整理、信息存储、信息传递、信息开发与利用服务、信息决策服务与反馈等内容。档案管理部分仍如常规。这种模式基于档案是一种特殊的信息资源而构建，体现了文档管理类课程教学及教材建设在内容选择上的新探索。事实上，大多数院校在教学实践中还是倾向于前两种模式的。
此外，还有将信息工作、文书工作和档案管理三者合一的。《职业秘书资料与档案管理教程》（陈祖芬，清华大学出版社2008）也更新了文档管理类教材的编写模式，较具新意。
四、两个需要深入思考的问题
上述三种高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式，既有传统认知的延续，也有课程改革的探索。究竟哪种模式更适合专业教学，或者说更有利于学生未来就业？由于各院校课程设置、课程目标等不尽一致，难以也不宜作出统一的评判。但着眼于今后的教材建设，下述两个问题需要进行深入思考。
一是文档管理类教材内容构建要以学生就业实践为基础。高职秘书专业学生就业的主要去向是中小型企业，而非大型企业、党政机关或专业档案机构。中小型企业文档管理工作还不完善，甚至可以说是千差万别，有的设立了专门机构并配备了工作人员，有的则不是这样，文档管理工作往往与综合办公室等工作合在一起。高职秘书专业学生到中小型企业就业，很多都是综合性岗位，文档管理工作只是其中的一部分。所以，从总体上来讲，高职秘书专业文档管理类教材的内容构建应以中小型企业文档管理工作实践为基础，尽管它还不完善，但这也正是借教材建设对中小型企业文档管理工作进行深入研究的契机。用大型企业乃至党政机关或专业档案机构的工作方法指导中小型企业的文档管理工作是不现实的，将属于本科层面的内容简单横移到高职秘书专业教材中来也是不切实际的。目前许多高职秘书专业文档管理类教材虽然篇幅薄了，但内容并未见少，不自觉地还存在追求学科化和系统性的倾向。这值得教材编写者深入反思。
二是文档管理类教材中相关内容的组合与衔接要更科学。无论是文书工作与档案管理组合，还是档案管理与信息工作组合，都应进行更深层次的探究。如文书工作的内容基于传统文书学的内容，事实上在追求效益和讲求效率的企业管理运行机制下，由于受人员规模等因素制约，中小型企业的文书工作不可能像大型企业乃至党政机关那样繁杂，所以目前基于党政机关特征的文书工作内容其实与学生就业岗位实践存在较大距离，而且像公文格式、行文规则等内容往往与秘书（应用）写作类教材存在交叉或重复。同时，组合在一起的内容如何做好逻辑上的衔接目前也做得不够，如文书工作与档案管理组合，仅仅说“有了文书才有档案，没有文书就没有档案”似乎欠妥，因为文书档案是档案的主体但不是全部。再如档案管理与信息工作组合，档案是一种特殊载体的信息，但如何在一本教材中将二者有机地融合在一起而不是“貌合神离”地单独“摆放”，这是教材编写者应该进一步要做好的工作。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 金常德.高职教育秘书文档类教材建设述评[J].兰台世界，2008，11（下）.
水利水电行业是我国重要的基础产业，档案管理工作是水利水电工程管理中一项基础的、服务性很强的工作。水利水电项目工程量较大，需要分多个阶段进行，其中涉及大量协议、资料、采购文件、水文监测数据等信息，这些信息是档案管理的重要构成部分。在水利水电工程档案管理工作中，需要紧跟时展步伐，严格遵循最新规范的要求。中国电力出版社出版的《水电建设项目档案管理实务》针对水利水电建设项目中档案管理工作进行研究，该书编著的目标在于更好地贯彻实施《水电水利建设项目文件收集及档案整理规范》(DL/T1396—2014)，帮助档案及相关人员理解与掌握标准，可以作为水利水电行业档案管理工作人员的培训教材。全书分为四个部分，分别对规范制定的目的、指导思想、编制原则和主要特点进行了概述，对建设项目文件的收集、整理、归档等内容进行了解读，并对规范的有关条了补充说明。同时，还对水利水电工程项目档案管理实际工作的操作经验进行总结，具有较强的实用性，对水利水电工程档案管理工作的顺利开展和继续完善具有非常重要的现实指导意义。
现代科技的快速发展能够在一定程度上促进水利水电工程档案管理的现代化进程，档案管理信息化对于水利水电工程的发展十分重要。在水利水电档案管理中，计算机档案管理系统的优势十分明显，能够有效提升水利水电工程档案的分类、收纳管理水平。在实际档案管理工作中，运用档案管理软件的难度相对较低，只需要简单地操作档案管理软件就能够有效节省档案实时管理的工作时间，且档案资料的管理和交接存档往往是在一个步骤中完成的。《水电建设项目档案管理实务》一书强调，水利水电工程档案管理工作现代化对于水利水电工程建设发展具有非常深远的意义，档案信息管理工作现代化需要实现档案技术的现代化、档案管理工作组织现代化以及干部专业化。一是档案技术现代化，主要涵盖了档案工作信息化、档案存储缩微化以及激光光盘技术、声像技术、静电复印技术的应用;二是档案管理工作组织现代化，涵盖了现代化管理思想、科学化管理方法、现代化意识培养、专业化档案工作队伍建设;三是干部专业化，主要涵盖了水利水电工程档案管理人员专业素养的提高。综合来看，水利水电工程档案管理现代化是水利水电工程建设的重要组成部分，对水利水电事业的高质量发展和可持续发展有着重要意义。
结合《水电建设项目档案管理实务》一书中的内容，水利水电工程档案管理目前的基本工作是水利水电工程档案信息的收集、整理、归档和保存。水利水电工程档案管理现代化主要从以下三个方面进行:第一，档案管理工作流程科学化。当代的科学技术和手段对于档案信息的收集归纳工作具有非常重要的作用，档案信息资料的收集整理以及归档保存工作需要应用先进的计算机技术来提高工作效率，同时保障档案信息资料的完整性和安全性，作为水利水电工程管理工作重要的参考依据。第二，硬件设备的强力支持。将硬件设备的完善作为促进水利水电工程档案管理工作现代化的重要手段，从而有效解决纸质档案管理存在的问题，如纸质档案易发霉，纸张信息共享能力差等。第三，定时更新档案系统。基于网络系统的水利水电工程档案信息自动化，能够有效地提升档案管理的工作效率，定时更新档案管理系统有助于系统工作安全，为水利水电档案信息存储提供安全保障。同时，还能够跟上水利水电工程管理对档案信息的使用需求，让水利水电工程档案管理更加高效便捷。
《水电建设项目档案管理实务》一书指出，档案管理作为水利水电工程管理的重要组成部分，其研究工作对于提高档案信息管理水平、节省劳动成本、保障经济效益等方面具有十分重要的作用。水利水电工程档案管理工作的现状不能满足不断增长的档案数量和多元化的档案内容，甚至不断涌现的多种载体的要求，水利水电工程档案管理工作现代化的诉求显得愈发重要和紧迫。在这种紧张的局面中，水利水电工程管理工作更需要稳健发展，从档案管理工作现代化的标准出发，从根本上抓好水利水电工程档案管理工作的质量，针对水利水电工程档案管理工作中出现的问题，通过先进技术和设备的引进，不断提高现代化档案管理水平，完善档案管理路径。与此同时，为了实现水利水电工程档案管理工作的深入发展，需要将科技含量作为目前档案管理工作的核心，在档案信息资源管理工作中不断优化，重视现代化水利水电工程档案管理人员的培养，鼓励档案管理人员发挥自身潜力与特长，不断学习和自我提升，以实现水利水电档案管理现代化的目标。
关键词 基建会计 档案管理 现状及存在问题 措施
一、基建会计档案收集管理范围
根据我国的《会计档案管理办法》，会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：第一，会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；第二，会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；第三，财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；第四，其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、基建会计档案管理的现状及存在问题
与企业会计、行政事业单位会计等一般的专业会计相比，基建会计具有其特殊性。最主要的特殊性体现在会计主体的特殊上。一般专业会计的会计主体一般均为法人主体，但基础建设会计则以一个独立会计核算的建设项目作为会计主体，来反映和监督投资项目的资金来源、项目资产的形成和运用情况。基建会计核算的特殊性及有些单位的主管财务人员对基建项目的业务核算掌握不透彻，对基建会计的核算工作无从下手。根据基建会计档案管理的收集范围，会计核算工作的障碍也会给会计档案的管理工作带来问题
（一）忽视收集与管理
根据我国的《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。然而在实务操作中，一方面由于部分财务人员对基建会计知识、规定较为陌生，一旦企业发生了基础建设项目，对会计核算业务就无从下手，不能及时与施工队伍核对往来账目；另一方面由于财务人员意识上没有跟上，对档案管理的重要性认识不足，未能及时收集材料，更谈不上最资料进行认真归档，对发生的混乱现象听之任之。两方面的原因造成基建会计的档案管理的混乱、不规范，严重影响了基建会计的正确反映。
（二）档案管理不规范
在上文中已经提到大多数企业都没有专职的会计档案管理人员，一般均为企业会计来兼任档案管理人员。一人分担两职，导致会计档案整理归档不及时、管理滞后和混乱，欠缺规范性。档案管理的混乱，最严重的后果就是查找困难和会计凭证丢失，对于基础建设来说，业务支出多数都较为庞大，一旦原始资料丢失，影响项目的真实核算，造成的经济影响是十分惨重的。另外，《办法》规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损和泄密。这对大部分企业来说，也是没有做到的。
（三）档案管理制度不健全
企业基建会计的档案管理制度主要是参考2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理方法》。虽然《方法》中对我国企事业单位的档案管理作出了详细的规定，但在实际运行过程中，许多企业的财务部门并没有制定具体的管理办法，管理制度并没有形成。甚至都没有一个专业的档案管理人员，会计人员兼任档案管理，档案的存放就随随便便的与杂物堆放在一起，没有设定专门的档案室。而对会计档案电算化管理，也没有制定相应的管理方法，电子文件、数据等散落在各部门人员的计算机中，没有形成磁介质的会计档案。
（四）档案管理人员业务素质不高
财务人员对基建工程情况了解较少，导致基建工作于财务的链接不揭秘，直接影响了基建会计核算的质量。有一些工程已开工并支付了首期工程款，财务人员还没有收到该项目的工程批复、设计批复、施工合同等材料，那么就只能根据经验来进行核算，这必然会使得平常的核算与竣工时“工程概预算执行情况表”的概算项目核算不能完全匹配，报表的准确性得不到保证。根据错误的报表编制的会计档案准确性肯定会受到影响，结果并不能准确反映真实情况，项目建设中财务监督的作用没有得到发挥。
三、加强基建会计档案管理的措施
（一）提高思想认识，安排专人负责基建会计档案的管理工作
对企业来讲，不管做什么事情，领导重视关键。基建企业会计档案管理工作之所以会出现管理混乱、不规范、业务人员素质低等问题，归根结底是企业领导对档案管理的重要性认识不够，在人力、财力、物力、时间诸多方面没有给与档案管理必要的投入和支持，档案管理制度处于缺失状态。所以，做好基建会计档案管理工作的当务之急就是提高企业领导和财务人员的思想认识，使其充分认识到档案管理工作的意义所在。安排专职人员负责档案管理，同时根据基建项目的规模分配相关责任人的工作，保证会计资料的收集、整理、归档有序进行，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记等工作。只有领导重视财务档案的管理工作，底下的财务人员的档案意识才能得到强化，工作态度才能更加认真负责，才能自觉的按照企业档案管理规定，积极主动地做好档案收集整理工作。因此，提高领导及财务人员对会计档案管理工作的认识，增强对其的重视程度，是会计档案管理工作顺畅进行的重要保证。
（二）建立内部相关职能部门网络平台，实现基建会计档案信息化管理
随着计算机的高速发展，电算化会计在企业的应用越来越普遍，财务档案信息化和档案工作现代化是现代档案工作的大势所趋。对基建会计而言，规模大、工期长，资金往来频繁，会计核算不同于一般企业会计，会计核算对基建项目起到关键的财务监督作用，因此，做好基建会计的档案管理是非常重要的。首先，应明确基建会计信息化管理的主要内容：1监督、保证按要求生成各种档案；2保证各种档案的安全与保密；3保证各种档案得到合理有效地利用。[1]其次，加强会计信息化档案的安全管理制度。这主要是指：1档案管理的权限设置，要明确哪些人进行维护操作，防止数据和软件的非法删除和修改；2重视操作日志管理，通过对操作日志的管理，档案管理人员可以清楚地掌握查阅人员对档案的使用情况，一方面可以监督、控制非法操作，另一方面对发生的错误进行追踪，以便对破坏的数据进行及时修复。
（三）根据实际情况，可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间 [2]
根据我国的《会计档案管理方法》规定，财务档案在财务处存放时间满一年后就应该进行档案移交，而基建项目的特点之一就是工期较长，一般来说一个基建项目两年之内基本上完工并决算完毕，原财务处可临时申请档案室延长基建会计档案的保存时间，笔者认为基建项目会计档案在财务处的保存时间可以适当延长至两年。基建会计与事业会计实行不同的会计准则，在会计处理上表现为分开的两套账，在装订成册、编号等问题上两者互不影响，并且延长基建会计档案的移交时间也不会对事业会计档案的移交期限产生影响。这样一来，不但没有对企业造成不好的影响，反而方便了基建会计人员的查账工作，大大提高了基建会计的工作效率，为企业领导提高及时、准确的基建项目财务信息。
（四）建立健全基建会计凭证的管理制度，提高会计档案管理人员的业务素质
对档案管理而言，最重要的就是准确、完整、安全以及查阅方便。因此，建立健全基建会计档案管理制度，理应从做好这几个方面的工作着手。在遵守相关法律、法规规定的基础之上，基建会计根据基建项目的特点制定适合本企业发展的基建会计档案管理制度，如基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲保管期限、移交时间等。原则上，基建会计档案不得随便对外借阅，未经负责任同意，更不能对外泄露基建会计档案的内容，否则，应追究相关人员的法律责任。如果由于司法需要或者经负责任同意，需对外借阅基建会计档案时，必须履行登记手续。
一、资料管理是企业秘书工作的重要内容
资料管理是现代企业秘书的经常性工作，也是现代企业秘书工作的重要内容。资料管理既不是传统意义上的文书工作，也不是通常意义上的档案管理，文书工作与档案管理无法涵盖资料管理的内容。尽管资料与文书、档案有着诸多相似之处，但更存在明显的区别。文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料，其本质属性是现实执行性，从其形成和使用范围角度一般分为公务文书和私人文书。档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等文书和信息材料，其本质属性是原始记录性，从其形成领域的公私属性角度一般分为公务档案和私人档案。而资料则是为协助工作的完成留存备查的一切公开或内部的不同载体形式的文字、图片、声像材料等，具有较强的相对性和动态性。资料是现实中最接近档案，与档案关系最为密切的概念，但是二者不是等同关系，在某种意义上讲，档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能作为档案看待并使用。档案的意义在于存史、备考和社会利用，资料的意义对于组织而言则在于以备查考来协助工作的完成。资料管理相对于文书工作和档案管理，是企业秘书一项既与其他工作融合又相对独立的日常工作。
在现代企业秘书工作中，有大量的日常资料需要管理，即对资料进行收集、整理、保管、加工、检索和利用，使其有利于现实工作的完成。从资料的类型来看，秘书需要管理的资料大体上可以区分为公司公用资料和个人专用资料两类。前者一般包括:常用的政策规定、条令、制度等;政府颁布的出版物如经济白皮书等;行业和协会的资料;国家和地区的统计资料;客户资料;各种业务手册如国外出差指南等;商业应用文文集;市内饭店、宾馆、会展场地、交通等基本资料;重要经济动态剪报;各种名录如社会名人录等;本单位人员通信录等等。后者一般包括:工具类资料:如字典、词典，最新飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册、地图册，重大纪念日列表等;上司指示记录:秘书整理并得到确认的上司以比较随便的口头指示方式做出的批示;上司的资料:秘书为上司保存的一些往来书信、报告原稿、谈话记录等。很显然，上述这些资料对于某个企业来讲，既属于文书，也属于档案;对于这些资料的管理，既不是文书工作的范畴，也不是档案管理的范畴，但却是企业秘书工作的不可缺少的内容。
二、资料管理在高职秘书专业教学中的缺位
但是，当前高职秘书专业教学则大多漠视了资料管理的内容。大多数高职院校秘书专业开设的主干课程秘书实务，仍以传统的“办文、办会、办事”来结构，虽然越来越加强“办事”的份量，但专门训练学生资料管理能力的则不多见。以人们习以为常的名片为例，名片管理其实是企业秘书资料管理的一项不可忽视的重要内容，因为名片是记录客户信息的重要载体之一，秘书一般要负责上司和自己在公务和个人交往中获取的各种名片的整理工作，只要与组织业务或办公室业务可能有联系的人员的名片都应当保存并进行有效的管理。但是，在目前的高职秘书实务课程教学中基本上将名片管理的内容忽略不计，所以学生既没有名片管理的意识，也不懂得名片管理的方法，在上岗工作后无法自如应对这份看似简单的工作，无法使其发挥更大的效用。秘书实务课程教学讲了很多内容，甚至有的内容不符合高职学生的上岗需求，但是对于包括如名片管理在内的资料管理的教学则是空白。
除秘书实务课程教学外，传统的文档管理教学(开设文档管理的课程，编写文档管理的教材)也无从谈起资料管理的内容。目前高职秘书专业教学中，文档管理课程的大体思路都是从文书工作和档案管理两部分来着眼，文书工作部分着重介绍文书的形成、处理、整理与归档等内容，主要围绕公务文书展开，以《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》等为依据;档案管理部分着重介绍档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、利用等内容，主要围绕公务档案展开，以《中华人民共和国档案法》及《归档文件整理规则》等为依据。实事求是地讲，这种文档管理课程的内容建构并不完全适合高职秘书专业学生就业上岗的实际需要，也不符合高职教育的就业导向的要求，因为高职秘书专业学生的就业去向基本上企业尤其是中小企业，所以现行文档管理的教学内容存在着职业指向不清、缺乏针对性和适用性的问题。而工作中需要的资料管理的相关内容则又处于缺位状态，在一定程度上导致了高职秘书专业教学内容的错位。
三、高职秘书专业教学要拓展资料管理的内容
资料管理是秘书专业学生就业上岗后接触较多的工作，应该使学生在专业学习阶段系统地学习相关的知识与技能，训练其资料管理的能力。但资料管理的内容既不存在于秘书实务课程教学之中，又被排除在传统的文档管理课程教学之外，基于这样的事实，我们提出在高职秘书实务课程教学中要拓展资料管理的内容，或者对传统的文档管理课程的教学内容进行改革，合理融入资料管理的内容。有三个问题需要特别注意:
一是要重视资料管理的教学。高职秘书专业教学要与时俱进，在教学过程中应该根据高职秘书专业学生就业的去向和岗位需求，适时调整教学内容，有的要删减，有的要拓展，料管理教学内容当属后者。我们必须认识到资料管理在现代企业秘书工作中的重要性，认识到科学有效地管理资料的能力是高职秘书专业学生就业上岗所需的基本能力，在专业教学中要及时地予以拓展，满足企业对秘书人才能力的要求。其实，现在很多企业的招聘启事中多有“资料管理员”职位的招聘信息，这应该对高职秘书专业教学以有益的启示。
二是要加强相关教材的建设。教材建设是专业教学改革的基础和保障，由于资料管理一直被秘书专业教学所忽略或遗漏，所以，以往的秘书实务教材或文档管理教材往往都不涉及资料管理的内容。到目前为止，对于资料管理做比较系统介绍的当属陈祖芬主编的《职业秘书资料与档案管理教程》(清华大学出版社，2008)，这是一个可喜的开端。但此类教材的建设空间还很大，有待于进一步结合企业资料管理的实践进行开发，或者在秘书实务教材中增加资料管理的内容，或者开发融资料管理于一体的新型文档管理教材。
三是要注重教学方法的适用。由于资料管理与档案管理相似，其过程也是收集、整理、保存、加工和利用等几个方面，众所周知，传统的档案管理教学由于主客观原因往往无法回避枯燥乏味的问题。资料管理尽管相对于档案管理要灵活，但教学中还是要强调针对高职学生的学习特点等因素，注意教学方法的适用性，如采用案例教学、实例教学、模拟教学等，应该更能激发学生的主动性和参与性，尤其要加强实训教学的比重，回避传统的讲授法带来的症结，这需要任课教师自身多学习、多思考、多实践。
基金项目:教育部高职高专文秘类专业教学指导委员会2008年度科研课题“高职秘书实务教学内容的选择与拓展”(项目编号WJ08021)。
参考文献
[1]陈祖芬.职业秘书资料与档案管理教程[M].北京:清华大学出版社，2008.
数字化时代背景下，档案管理工作的模式与内容发生很大改变，其中最显著的就是档案信息化建设。数字化时代下档案工作人员应该树立信息服务的全新理念，保持高度的信息来源与共享需求，全面收集各方面信息，明白用户的潜在需求，有目的、阶段性的推进档案管理信息化建设，充分满足客户不同阶段的需求。
一、档案管理信息化的必要性
新时期下各行业领域都发生着巨大改变，档案管理工作同样面临着改革，以自身情况与发展为基础，改革档案管理工作，有效改变传统管理方法的局限与不足。数字化时代下档案管理工作主要记录与整理单位工作内容、人事资料、重大举措及发展状况等。档案管理工作有助于协调内部工作、提高工作效率，整理、归类、统计及保存原始档案信息。目前企业改制不断深入，面临着新机遇与新挑战，相关企业要意识到档案管理工作的重要性，不断创新工作机制。接下来笔者主要分析数字化时代下档案管理信息化建设现状及存在问题。
二、档案信息化建设现状与问题
数字化时代下档案管理信息化建设过程中存在一些问题，笔者结合实际工作经验将这些问题归纳总结如下。
（一）资金规模有限
档案信息化建设以基础设施投资与建设为基础，也是实现档案信息化工作的前提条件，可以说基础设施建设质量与水平直接影响到信息化建设成败与高低。信息化建设过程中需要购入大量基础设备与设施，但这些设备与设施价值较高，档案部门往往经费来源有限，造成相关配置与设置较低，不能满足网络信息化建设的标准要求，阻碍档案信息化建设。
（二）缺乏系统规划
档案信息化建设很长时间以来，缺乏统一的规划管理，造成各单位已建成的档案信息化业务与技术缺乏通用性，对档案信息共享产生阻碍。分析市场中存在的档案管理软件，可以发现多以单机版为主，并没有联网功能，不能满足数字化与网络化发展要求。此外档案管理软件缺乏信息管理功能，还缺乏检索文件与信息管理的软件系统。
（三）安全意识缺失
档案信息化建设需要信息技术的支持，而信息技术的使用难免会遇到各种安全性问题，而在传统档案信息管理工作中，很多部门和人员都普遍缺乏必要的安全保护意识，都简单的以为只要有了安全防护体系就能确保信息安全，必要的风险防范意识薄弱。而且很多的档案馆为了放便，都将一些数字化工作外包给相关信息企业进行，没有严格的管理制度，不能进行实时监控，容易发生信息泄密和丢失的危险。
（四）业务素质不足
目前大多数档案管理人员缺乏足够耐心与工作态度，要求其具备一定的计算机知识以满足工作需求。但现阶段从事档案管理工作的人员来源复杂，专业素质存在差别，造成很多工作人员并不了解自身职责，造成实际工作中存在遗漏与不全面的问题。使用计算机时，受到自身学识限制，部分档案管理工作者不能熟练使用现代化设备，影响工作积极性，影响档案管理工作效率，给档案管理工作造成一定损失。
三、数字化时代档案管理信息化建设途径
数字化时代档案管理信息化途径较多，笔者根据上文分析中存在的问题，给出具体的应对解决措施。分别从五个角度展开分析：拓宽资金渠道、规范建设方式、保证资源安全、完善备份管理及提高人员素质。
（一）拓宽资金渠道
档案管理部门在原有资金来源的基础上，不断拓宽资金来源渠道。地方政府在地方预算中纳入档案信息化建设，可以通过扩大电子政务建设规模增加专项资金的规模，保证信息化建设过程中有足够资金支持。除此之外，信息化建设过程中可以引入社会组织，比如可以和电信部门合作，获得免费网络资源与支持等，通过各种方式获得资金、技术及资源等因素支持。
（二）规范建设方式
需要建立统一标准与规范进行档案信息化建设，有效整合内外资源，实现资源共享，实现档案资源的长期保存。信息资源整理、数据库建设及网络建设等都需要得到相关标准规范。现阶段需要不断完善与优化建设标准，推动档案信息化建设工作，实现共享、共用档案信息，优化档案业务流程，提高档案管理整体水平。
（三）保证资源安全
在信息化建设过程中由于计算机技术和应用网络的使用，导致网络安全问题经常发生，对数据库和操作系统产生严重损坏，面对这些问题，档案工作者首先要提高自身安全风险防范意识，处理好相关方面的安全建设工作，保证档案管理工作安全、可靠。同时处理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具体处理措施，做好档案保密和管理之间的关系，做好重要数据的备份处理工作，提高系统安全防范。
（四）完善备份管理
对于企业档案信息，完善档案数据的备份机制非常重要。首先，精细化档案数据备份流程，明确档案人员的备份工作职责。档案人员应当重视日常档案数据的正确存储、及时汇总和定期销毁；其次，制定明确的备份规则，建立数据备份和恢复方案。企业档案数据的备份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以来不重视档案数据备份的重要性，缺乏完善的备份机制；最后，制定数据一致性监控方案。企业档案业务日趋复杂，业务量也越来越大，档案数据存在数据修正等情况，或是出现资料类型合并增减等数据属性变更的情况，从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。
（五）提高人员素质
控制档案从业人员素质，聘用具有相关从业资格证的人员，保证档案管理人员具有一定经验与高素质，在内部形成良好的工作氛围，人人按照规则办事，树立正确的职业观与道德观，通过制度规范行为避免发生渎职行为。除此之外，做好档案管理人员的培训工作，确认档案管理人员熟练掌握档案管理实务技能，从业资格证并不能说明相关人员具备相应的实务能力，各类人员素质参差不齐，企业在聘用后加强培养，提高档案管理技能以适应企业档案管理工作方式。与此同时，企业明确各部门职责，推行岗位责任制。在档案管理工作过程中，需要加大政策执行工作力度，提升互联网实际利用率，尽可能满足档案管理工作需求，实现档案管理工作与数字化时代有效结合，促进档案管理工作更好发展。
四、结语
总而言之，档案信息化建设过程中应用高科技技术，有助于提高档案管理效率，给用户提供更为优质的服务，这也是现代社会发展的必然趋势。除此之外，提高档案信息化安全建设、加快档案信息更新速度，有助于提高档案资源使用效率，推动档案管信息化建设。
参考文献：
[1]韩春霞.信息环境下n案管理的创新分析[J].中国管理信息化.2017（07）：11.
[2]李涛.如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案.2016（06）：45.
[摘要]为了充分发挥现代医院档案管理工作的作用，使之朝着有特色、有高度的方向发展，进而更好地为医学研究事业服务，造福于民，本人结合自己的工作经验，撰写此文。本文在分析现代医院档案管理工作现状与问题的基础上，阐述现代医院档案工作的创新思考。
[
关键词 ]医院；档案管理；创新
引言
我们所说的医院档案指的是医院的工作人员在其日常工作中逐渐形成的各种各样的门类或载体的档案，可以是电报、图表、簿册、书信、盘片等。我们都知道医院的医疗档案是一个医院最宝贵东西，如果能够将其管理好，不仅可以促进医院的建设，而且对医院中的领导进行有效决策起着不可替代的作用。创新医院档案管理工作，可准确把握现代医院的发展趋势，及时调整医院发展策略，促进现代医院又好又快发展。
一、医院档案管理工作现状与存在的问题
1、现状
随着社会的发展，医院中各项工作不断完善，人们越来越认识到现代医院管理工作的重要性，日新月异的医院改革逐步深入。医院中的工作人员对医疗档案管理的认识日益提高，与此同时，医院档案管理的相关政策不断完善，不仅对医院档案管理加大了工作的投入，而且对相关人员开阵培训，这都在很大程度上提高了医院档案管理水平。医院档案管理工作的成绩有目共睹，但是它依然存在一些问题，有待我们解决。
2、存在问题
第一，档案意识弱，档案利用率不高，医院中档案管理的工作人员，尤其是医院领导，对档案管理的意识极弱。对于他们而言，医院的经营更重要，以致很多人忽视对医院档案的管理，这促使医院档案利用率低，更谈不上开发。
第二，档案管理格局较混乱。一般而言，医院档案管理由综合档案室负责，但是由于受到医院行业管理办法的限制，管理会计档案、科技档案、文书档案、部分音像档案和实物档案只由综合管理室负责，然而，一些重要的、具有代表性的档案由各个业务部门管理。一个医院中实行多个部门同时管理档案的格局，这不仅会导致医院档案管理缺乏统一的管理标准，而且会使各部门根据自己的认识与理解采用不同的方式进行管理，最终在整个医院中营造一种管理混乱的氛围，不利于医院的长远发展。
第三，档案管理工作人员素质整体偏低。据调查，大部分医院管理工作人员学历偏低而且并非专业出身，大部分老师缺乏管理档案的知识，以此同时，医院不重视对管理档案人才的培养，这就使得绝大多数的医院档案管理人员的管理素质偏低，主要体现在他们的思想观念与管理水平落后，不能满足医院档案管理工作的需求。
第四，档案管理设备投入不足。一部分医院的用房紧张，他们便挤兑档案库房，使得档案库房的面积不能使其正常运营。再加上，档案管理设备陈旧与管理技术落后，不能满足档案管理工作的有效开展，严重制约着医院档案管理工作的进一步发展。
二、现代医院档案管理工作的创新思考
1、管理理念的创新
随着社会的不断发展，医院档案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一个科学有效的医院档案管理理论成为我们研究的焦点之一。档案管理学理论应该在适应当代科学理论的发展规律的基础上，揭示档案管理的本质的理论，为了使其升华，可以运用现代化的科学技术，建立并完善医院档案管理的制度。创新的管理理念，不仅有助于档案管理工作人员采用新的观念解决实际问题，而且可以在很大程度上提高实际工作的效果。
2、管理机制的创新
随着社会的发展，一些新问题，新情况不断涌现，一部分现有的管理机制已不再适应医院的发展，甚至在一定程度上阻碍着医院的进一步发展。为了进一步提高医院档案管理水平，档案管理人员要认真反思自己的工作，检查哪些机制是需要完善的，哪些机制是完全不对的，哪些机制有待建立等。例如，在采用电脑管理档案的情况下，一些卡片检索已失去其现实意义，我们就没有必要花费大量的时间去整理，我们可以把大量的精力花到更有意义的事情上；当今社会信息更新迅速，我们是否要坚持满30年的文件才可以向外开发的规定，结合本人自身的工作经验认为，在不涉及医院机密、个人隐私的情况下，很多信息资源是可以共享的，这些信息在一定程度上可以为医院的发展服务。管理机制创新，不仅可以延伸档案管理的范围，而且有助于实现其真正的价值。
3、档案服务的创新
档案服务的创新，要求档案管理工作者树立起服务意识，改进服务的方法，进而强化服务功能，本人结合自身实践总结出以下几种创新服务。第一，做足档案征集工作。在管理档案的过程中，要保证数据信息的安全，在此基础上，整合信息资源，使医院中的电子档案、医疗收费系统、医院的财务数据、医院积累的病案、医院相关辅助科室检查的数据以及医院附属下的社区居民健康档案等电子数据库都包含其中，使得工作人员查询相关档案时更加方便。第二，把工作的重点转移到档案服务管理上面来。医院在重视管理的同时兼顾服务，促进档案管理在信息管理与服务方面的作用得到充分发挥。第三，主动开展业务指导。把以前接受各部门归档的材料变为主动到各部门开展指导档案整理工作，依据档案管理的要求适时对医院的重点项目开展跟踪调查，及时收集相关材料，预防材料丢失。创新医院的档案服务，不仅让医院档案管理工作更加务实，让更多的人受益，还让其变得更有意义，实现其真正的价值。
结语
当今，市场经济迅速发展，医院档案管理工作在医院管理的作用更加重大，只有在充分了解当代医院档案管理工作特点基础上，依据医院对档案管理工作的要求，不断创新工作方法，才有可能发挥其真正的价值，促使该医院朝着更好的方向发展，更好地造福于民。
江中公司通过狠抓档案管理基础设施建设、建立健全档案工作网络、完善档案制度建设、规范档案管理，以精益求精、一丝不苟的态度系统地开展档案工作，得到了档案工作测评组专家的认可，并取得了优秀的成绩。公司档案工作顺利通过测评，将进一步促进提高我省高速公路营运公司档案工作的规范化、科学化管理水平。本文通过介绍公司开展企业档案规范测评工作的经验，浅谈该如何开展本项工作。
一、档案规范等级测评工作主要做法
江中公司将测评项目作为提升企业管理规范化水平的重要契机，以“让档案走进我们的日常工作，让档案规范成为我们的工作习惯”为目标，全力以赴推进档案规范建设工作。
1.领导亲自挂帅，组建高素质工作团队
江中公司领导高度重视档案规范工作，总经理和档案工作分管副总亲自挂帅，抽调公司文秘档案骨干组成核心成员，各部门兼职档案员全力参与，并聘请咨询公司提供配合支持，组建一支高素质的工作团队，为推动测评项目顺利实施奠定了坚实基础。在2011年测评项目筹备初期，江中公司先后组织工作团队到兄弟单位考察，学习借鉴档案规范管理经验。公司重视档案骨干人员的配备与培养，配备专职档案员，各个部门另设置1名兼职档案员，并落实骨干人员待遇，扩宽他们的岗位空间，提升了他们的工作热情。公司不断给档案人员赋予重任，提供各种锻炼机会，加快培养档案骨干人员尽快成为测评项目，乃至今后档案工作中能独挡一面的业务能手，有效保障了档案人员队伍实力。江中公司经营班子以身作则，密切关注测评项目的进展情况，主动参与每次测评检查工作，及时协调解决重点难点问题。公司总经理亲自来到档案库房改造现场，为光源的合理设置提出宝贵意见。在经营班子的带动下，公司上下形成了一股合力，对测评项目鼎力支持，使测评项目得以顺利推进。
在项目进展中，江中公司更及时主动向上级主管部门汇报进展情况，积极寻求专业指导。并多次邀请省档案局、省交通集团和建设公司档案室领导指导检查。
2.设立专项经费，保障测评项目实施整改
江中公司在2012年初的董事会上，正式将测评项目列入2012年度重点工作，并获董事会批准专项预算。在测评项目实施过程中，江中公司先后完成了办公设备更新、库房改造、密集架配置及消防排烟系统改善等多个项目。在档案信息化建设上，江中公司从电脑、复印机、打印机等硬件，到新软办公自动化系统（升级版）和档案管理系统，一应配置到位。为档案信息化的实施提供保障。江中公司不仅给予测评项目资金上的大力支持，在具体项目实施上亦一丝不苟，务求实效。
3.全面运用新标准，完善公司档案管理体系和管理制度
江中公司依据《广东省企业档案工作规范测评办法》要求，完善了公司档案管理体系。明确档案工作是企业管理的基础性工作，是各项业务和活动的有机组成部分，纳入经营班子工作议事日程，纳入公司规章制度及工作流程，纳入各部门和全员岗位责任制。并建立了以档案室为核心，各部门专（兼）职档案人员为基础的企业档案工作体系。
江中公司以新标准为指南，从管理实务中找契合点，修订适用好用的公司档案管理制度。目前修订完成的档案管理办法，涉及各业务门类，形成了15个档案工作操作规程。期间，多次组织制度修编调研活动，向各职能部门广泛征集意见。例如，召开《档案文件材料归档范围和保管期限表》讨论会提供了不少补充意见；组织档案库房消防演练则为修订档案库房应急预案提供了宝贵、直观的现场素材。
在认真完善制度的基础上，江中公司亦认识到只有制度的运用到位才能使好制度焕发生命力，助益企业管理。江中公司先后组织了2期档案知识培训班和2期档案园地，宣贯档案知识和制度。并制作了广谱性的档案知识宣传手册，帮助公司机关管理人员快速全面地掌握基本的档案概念和简易制作流程。下一阶段，还将分门类制作档案教程视频，共享在OA系统的资源中心。从而扫除档案业务学习的盲区，使人人随时随地都能学档案，使档案规范成为员工的工作习惯。因为唯有此，才真正意义助益了企业规范化管理。
4.规范准确完成实物整改，信息化建设提升档案管理现代化水平
江中公司严格按照归档流程和规范化的要求，把好档案收集、整理关，提高了公司档案的归档率，确保了档案的规范准确。
江中公司全方位、积极地推进档案信息化，务使档案查询利用便捷、快速，范围广泛。江中公司积极开展计算机条目录入与全文扫描工作，建立了库藏全部档案的案卷级、文件级目录数据库。并对全部文书档案、路桥建设综合文件、竣工图、专项养护档案进行全文扫描，与档案系统实现原文挂接。并对办公自动化系统和档案管理系统进行了无缝衔接，实现了电子文件整个生命周期的控制。
5.激发员工参与热情，保持档案工作的可持续发展性
在整个测评项目实施过程中，江中公司坚持通过培训讲座，档案园地，知识竞赛、广谱性宣传手册等多渠道向员工普及档案知识，提升档案意识。使员工明白“档案与我们息息相关，让档案走进我们的日常工作”，“档案工作并不难懂，让档案规范成为我们的工作习惯”。扫除了意识上的误区和知识上的盲点，员工们的参与热情有很大提高，自动自觉参与到档案工作中来。
江中公司还建立了档案工作考核制度，有效调动起部门及专（兼）职档案员的工作积极性。公司明确将各部门和专（兼）职档案员的档案工作情况与季度绩效考核成绩挂钩，与年终奖金挂钩。考核工作由档案室组织，重点从档案工作完成的效率、质量以及档案业务学习参与度等方面进行考核。
在上述措施的作用下，公司机关员工尤其是专（兼）职档案员积极参与到测评项目中来。他们的档案业务技能也得到了锻炼提升。这不仅有利推动了测评项目的顺利实施，亦为保持档案工作的可持续发展奠定了基础。
二、开展企业档案工作规范等级测评的体会
江中公司从2010年开始筹备测评项目，到2012年正式实施并完成自查工作，历时近3年时间。期间，克服了项目初期员工档案意识淡薄，档案人员素质参差不齐，制度不完善等等困难。但在上级领导、专家的关心指导下，和公司全体参与人员的共同努力下，该项工作始终在一个比较好的状态下进行。今天的整改成果来之不易，我们也有一些切身体会。
（1）测评项目提升了公司档案工作规范化水平。健全的体系，完善的制度，有章可循的实操方法，明亮整齐的档案库房，业务良好的档案工作人员，可以说，通过测评项目的实施，江中公司档案工作的面貌焕然一新。其中带给我们的规范化精髓，并由此延展至公司其他业务领域，令公司管理水平更上一个台阶。
（2）档案意识的提高是关键。江中公司上下现有一共识：让档案走进我们的日常工作，让档案规范成为我们的工作习惯。通过这次测评项目，改变了以往大家认为档案与己无关的想法，也改变过去收集整理档案粗枝大叶的做法。公司内逐步形成人人重视档案的良好氛围。
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2010)12-0208-01
白城职业技术学院是由白城职工大学，白城师范学院分院、白城教育学院和通榆师范学院等四所院校合并建成的，并先后进行了四次更名。学校合并、更名给档案管理带来了新的课题和挑战。如何管理好合并后学校的档案，便成为几年来我们工作中深入探索和思考的一项重要工作。
院校合并后档案管理状况。1999年，白城幼儿师范学校与白城教育学院、通榆师范学校合并，合并后更名为白城初等师范学院；2001年更名为白城师范高等专科学校分校；2004年更名为白城师范学院分院；2007年白城师范学院分院与白城职工大学合并，更名为白城职业技术学院。由于原各校隶属不同的管理单位，办学宗旨、理念及服务对象各异，在档案管理上也各具特色，档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，这就需要把这些以前的档案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的档案管理应需注意两个问题；一是如何处理合并的各院校档案管理体制及档案管理方法不统一的问题。如白城职工大学档案实行集中管理。档案实行微机化，白城师范学院分院档案没有实行分散管理，使用的是手工检索的方法。这些问题成为院校合并后档案管理工作开展的重大障碍。二是院校合并后档案管理怎样强化全员档案意识，建立健全档案管理工作制度，解决全宗划分问题，合理配备档案管理人员，确定档案工作目标。
我认为应该从以下几个方面加以解决：
一、了解档案的重要性，强化档案意识
做好档案管理工作的先决条件就是较强的档案意识，只有这样才能在各部门的配合与全员的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是档案管理的基础工作。合校后职业技术学院可让全校各级领导和教职工学习档案法律、法规、档案制度，以此达到强化档案意识的目标。让大家知道档案是事业发展的重要条件、是国家评估的重要指标，每位教职工都有义务和责任支持学校的档案工作，每位教职工都有义务把合校之前存在个人手中的档案及时上交，这个《档案法》的明确要求，也是一位教师，一位公民应尽的义务，同时，针对合校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，要尽快达成共识形成统一的管理制度，使新旧档案集中保管、利用。
二、加强档案队伍人才培养，提高档案人员素质
建设一支结构合理业务娴熟档案管理队伍，是目前档案工作的重中之重。今天信息技术的高速发展，对档案管理人员提出了新的要求，首先要建立一支专门进行档案管理的队伍。这支队伍要在年龄上合理搭配，老中青年龄的人员都要有。这样可以实现专业结构互补，便于发挥整体效应；其次要实现现代化的档案管理模式。在专职档案管理人员的基础上，每个部门选出一名档案联络员，尤其是精通网络管理的技术人员，这样能更有利于档案管理工作。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，是非常不利于工作的。只有建立稳定的档案工作网络，提高兼职档案员的工作积极性，才能使档案工作落到实处，为广大教职员工接受并重视。
三、完善档案管理制度，使档案工作有序开展，使档案工作有可操纵的依据
例行工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是理顺档案管理工作的重点。一是，要用制度去约束档案管理人员。档案管理人员的管理一方面要为学校未来的发展提供以往的一些经验材料，同时涉及到机密的文件，要用制度去约束档案管理人员的保密意识。二是，要用制度去保障档案工作，如通过建立健全的《兼职档案员职责》《综合档案室管理人员职责》等一系列配套管理制度，使档案管理人员职责明晰，权责明确，责、权、利对等，将档案工作常规化，确保档案工作有序开展。
四、结合实际，明确目标，走自主发展之路
院校合并后，办学规模扩大了，办学层次提高了，档案管理工作也应上一个新的台阶。有更高的目标要求，新的工作目标和发展战略应围绕职业教育特点，能更好的指导档案工作有效地开展，一方面在明确档案工作目标的前提下，才会有档案工作的发展总方向，可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，对档案管理的日常工作加以控制，又能通过调整局部，使日常工作的开展向着有利于促进总目标实现的方向前进：另一方面，有了明确的档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的积极性、增强档案人员的竞争意识。为此，白城职业技术学院根据确定的新目标，进一步加强自身建设，完善各种管理措施，培养了一批档案管理人才，并在调查研究的基础上，总结完善了档案工作中一些根本性的问题，促进我院档案工作的发展。并校后，困难很多情况多变，机遇和挑战并存，在把握机遇的同时，正视认识学院现状积极面对职业院校改革的新形势，采取有效措施，促进我院档案工作的新发展。
[参考文献]
引言：
水利工程竣工资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录。它真实的反映了整个施工过程的历史，它是工程验收与工程管理运行的重要技术文献资料，也是衡量施工质量的重要依据。在建设过程中，工程资料主要用于质量评定、竣工验收，有时还会对工程索赔与反索赔提供重要的证据性资料。项目建成后，竣工资料对于工程的运行管理具有重要的作用，是工程运行、改扩建等工作的重要依据。因此，作为建设单位，做好工程竣工资料的整编，将为水利工程的建后管理提供可靠依据。下面笔者根据自身多年工作经验，就工程资料的收集、归档与管理谈几点粗浅认识。
一、 系统完整的资料收集是做好整编工作的前提
在一个水利施工项目中，资料的内容涵盖量较广，必须了解资料形成的程序，在收集时，明确哪些是应该的以及清楚一个水工项目资料所囊括的内容都有哪些，才能更加完整准确的整理好竣工资料。竣工资料的归档范围包括工程建设项目提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投产等全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料。归档关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利竣工资料归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。
二、科学规范的资料归档是做好整编工作的关键环节
（一）应据不同的资料形式建立不同的资料库（分类）
随着档案内容不断丰富，各种载体不断出现，应该根据不同的资料形式、载体形式，建立不同的资料库，包括：对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标（文件夹）;对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库;对于工程文件，如：工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。
（二）电子档案不可缺少
竣工资料归档是应有全套分类清晰、过程完整的文件档案电子版。电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全貌共6类分夹存放，并且每张照片应在文件名后进行标识说明。
三、 严谨规范的资料管理是做好资料整编工作的重要保障
竣工资料从完整的收集到规范的归档，最后交付档案管理部门，形成便于今后查询利用的科技档案资料，对于工程管理部门，整编工作由此告一段落，但是对于建设单位而言，完整的资料整编并未结束，还涉及到对收交的资料进行系统、规范的立卷和管理。
（一）严格遵守资料管理制度，按要求进行立卷、归档
水利竣工档案管理过程中，建设单位须建立健全档案收集、归档、借阅、鉴定、销毁等各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。归档的竣工资料应严格按照水利部《水利科学技术档案管理规定》，及时进行分类、编目，对保管期限进行科学合理的划分，同时加强对水利科技档案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加强档案人员培训，提高档案人员业务技能
目前，按照统一领导，分级负责的管理原则，许多建设单位建立了综合档案室专职档案员和各部门兼职档案员各负自责的管理体系。在实际工作中，往往存在档案专业与工程技术专业的知识对接不够理想的情况。对于专职档案员来说，在工程技术专业知识方面有所欠缺，在立卷归档时对保管期限等要素的划分上容易凭主观或经验而定，影响了立卷归档的科学性。而对于兼职档案员来说，欠缺的可能是档案专业知识，在资料收集时容易遗漏，资料整理时杂乱无章。因此，需要根据档案管理的实际情况，进行档案整理实务操作培训及各层次档案专业技术培训，对专职档案人员加强计算机应用、软件操作等业务知识培训，加强档案编研、基础数字汇编等业务能力的学习培训;对兼职档案人员进行档案收集、立卷整理等方面的知识培训，使专职和兼职档案人员逐步实现专业的对接，提高档案人员的实务操作能力和电子档案管理技术水平。
（三）注重对档案管理硬件设施的投入和维护
首先档案库房的设计与建设应该满足资料存放的防火、防盗、防晒的标准要求，配备必须的通风设施、防潮机或去湿机，保持库房温度、湿度等各项指标均达到标准要求;其次添置档案专用柜。目前，有相当的建设单位的档案柜还是老式的木质柜，不符合档案资料管理的要求，特别是防鼠、防火的要求无法保证。因此，需要加大经费投入，购置符合档案存放要求的铁皮柜或者密集柜，包括存放声像档案资料的防磁柜，存放图纸资料的底图柜等。第三，应该配备档案现代化所必需的计算机、扫描仪、刻录机等办公设备。随着计算机和网络技术飞速发展，原有的传统档案管理工作的调整势在必行，应该充分利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加强电子档案的管理，实现档案信息收集、管理、储存、检索等过程的标准化、数字化、网络化管理。
四、 结语
水利水电工程施工资料全面体现了工程实体质量状况、过程管理与质量控制情况，是工程永久性技术文件，是工程竣工验收的必备条件，是工程交付使用后进行维修、改建、扩建的重要依据。随着城建档案数字化管理工作的逐步推进，水利水电工程施工资料的记录、计算、统计等工作将逐步应用计算机进行，这就对施工资料编制和管理提出了更高的要求。因此建设单位管理层、资料管理操作层要高度重视这项工作，使水利水电工程施工资料的收集、整理、著录、归档等编制和管理工作达到规范化、标准化。
专业核心能力：法律文秘操作技能。
专业核心课与主要实践环节：刑法概论、民商法概论、行政法原理与实务、诉讼法概论、应用写作、法律文书、秘书学基础、档案学基础、社会学基础、网络技术与办公自动化、电子信息管理、社会调研、应用文写作、秘书业务训练、办公自动化设备使用、文秘业务综合实训、毕业论文等，以及各校的主要特色课和实践环节。
就业面向：国家机关、企事业单位、法律服务部门的文秘及相关岗位。
本专业培养具有必备的法学和文秘专业的基本理论知识和法律职业岗位文秘工作技能的复合型高等应用性专门人才。
主要课：法理学、宪法学、刑法学、民法学、文献检索、司法笔录训练、书记员工作概论、档案管理、法律文书训练、现代汉语与基础写作、秘书理论与实务、计算机与应用。
修业年限：基本学制三年，最长修业年限五年。
培养目标：本专业主要培养具备法律事务执业能力、掌握秘书技能、会英语、会电脑的应用复合型人才。学生毕业时，要求取得国家秘书职业资格证书。
主要课：大学英语、英语视听说、专业英语、秘书实务、档案管理、企业管理概论、法律文书、民法、行政法与行政诉讼法、合同法、国际经济法、公司法、税法、电子商务、商务谈判、沟通技巧、多媒体技术应用、网页制作等。
专业特色：注重塑造形象、提升品味;注重强化实践教学环节，培养学生复合型多元化的职业能力。
职业前景：学生毕业后，既能胜任各类企事业单位的法务助理工作，又能从事法庭助理、书记员、律师助理职业，还能从事各类企事业单位的行政助理和商务管理工作。本专业就业面广，适应性强，并有潜力成为高级管理人才。
培养目标和要求
(一)培养目标
培养拥护党的基本路线，法律文秘专业第一需要的德、智、体、美全面发展的高技能人才和高素质的劳动者，学生应在掌握专业必备的基本理论知识和专门知识的基础上，重点掌握从事本专业领域实际工作的能力、技术和技能，具有良好的职业道德和敬业精神。
(二)素质、知识和能力基本要求
1. 素质基本要求
坚持党的基本路线，努力成为中国特色社会主义的建设者和接班人;树立正确的世界观、人生观、价值观，具有辩证唯物主义和历史唯物主义思想;诚实守信，团结合作，遵纪守法，爱岗敬业，具有高尚的社会公德和职业道德;具有本专业的基本理论知识，掌握本专业的高新技术和技能;养成正确的审美意识、审美情趣和美感，具有一定的认识美、欣赏美和创造美的能力;积极向上、心理健康，具有自我调控、建立和谐人际关系的知识与技能;积极参加体育锻炼，养成良好的卫生、生活习惯，具有一定的体育健身知识和技能，身体素质达到国家大学生体质健康标准。
2. 知识基本要求
(1)掌握语言文学类、政治哲学类等基本知识。
(2)掌握法律专业知识、文秘方面基本理论和基本知识，其中包括办文、办事、办会方面的基本方法和基本理论。
(2)掌握管理学、秘书心理学的基本理论和基本知识。
(3)掌握民事诉讼、刑事诉讼等程序的基本知识。
(4)掌握办公室管理、档案管理的基本理论与基本知识，懂得档案和信息处理的基本规则和法律法规。
(5)掌握公共关系、社交礼仪的基本知识和基本规则。
(6)掌握法律公文及其它常用应用文的写作知识。
(7)熟练掌握计算机的理论知识，能运用现代化办公设备进行法律文秘事务运作。
3. 能力基本要求
(1)熟练运用汉语语言的能力，其中包括心领神会的能力、口头表达能力、法律咨询、中文写作能力。
(2)运用法律文秘知识进行办文的能力。
(3)运用法律文秘知识进行办事的能力。
(4)运用法律文秘知识进行办会的能力。
(5)具有较强的法律文书制作和公文处理能力。
(6)运用法律和文秘的基本理论知识从事法律文秘运作的能力。
(7)运用基本法律知识进行法律咨询、司法调解和解决一般法律问题的能力。
(8)公关活动策划能力和人际沟通、接待协调能力。
(9)运用计算机进行办公事务处理、法律秘书实务活动的能力。
(三)证书要求
1.获取相应的普通话等级证书。
2.获取全国大学生英语应用能力考试B级以上证书或大学四极以上证书。
3.获取全国高等院校计算机等级考试二级证书或劳动部门计算机操作中级以上证书。
4.秘书资格证书。
5.争取获得汽车驾驶证书。
6.争取获取法律秘书相关等级证书。
就业岗位(群)
高职院校法律文秘专业是为司法行政机关，检察院、法院、基层法律服务部门及社会输送熟练掌握法学基本原理、具备文秘业务能力、富有创新精神的“应用型”、“技能型”、“管理型”等职业人才。本专业学生应在具备文秘专业知识、法学基本理论和专业知识的基础上，重点掌握从事法律文秘业务的基本技能，具有较高的思想政治觉悟、良好职业道德、优良的警务素质的综合职业技能人才。
毕业生主要从事行政机关、企事业单位的秘书，文书处理，档案管理和公关工作，办公室事务工作，会议组织和服务工作，协助领导处理政务、商务及日常事务工作。亦可从事公检法等部门的法官助理、检察官助理、书记员、公证员，律师事务所的律师助理，法律服务所、企业法律顾问处的司法文秘，乡镇、街道办和社区的法律服务人员，也可从事国家机关、社会团体的法律秘书培训和法律文秘教学工作。
主要课介绍
1.秘书学概论
该课为专业必修课，在整个学科体系中居于提纲挈领的地位。主要讲授秘书职业的性质、特点、能力要求和工作内容，及秘书职业的国际发展情况。目的是让学生熟悉秘书日常工作程序及相关工作方式、方法，具备较强的实际操作能力，成为从事秘书工作的实用型人才。
该课的前修课为《管理基础与实务》;相关后续课为《秘书实务》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。
2.秘书实务
该课为专业必修课，以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目的。主要讲授秘书工作的实际操作的技能与技巧，通过秘书案例教学和项目载体教学，以能力本位精神贯穿教学过程，从而使学生全面掌握秘书实务的各项内容、工作程序、方式方法，强化学生的各种现场处理技能，以适应企业、商务、机关使用单位专职秘书岗位的工作需要。
该课的前修课为《管理学》、《秘书学概论》，后续课为《办公室实务与管理》;后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试。其中80%的学生须考取初/中级秘书资格证书。
3.文书学概论
该课为专业必修课，以培养应用型、操作型文秘人才为目标。通过文书学基础理论知识的讲授和相关技能的训练，使学生掌握文书和文书工作的基本知识，并按照公务文书的形成、运转、立卷、归档的工作程序，使学生掌握文书工作的基本技能和非纸质公文的基本知识，具备在基层党政机关、企事业单位从事公文处理、信息管理的业务素质和工作能力。
该课系《秘书学概论》、《秘书实务》相关后续课，是对秘书学的专业细化。
4.管理学基础
该课为专业基础课。主要讲授权市场营销的管理、战略和策略，结合营销实践，进行具体的操作和策划活动，提高学生的理论和实践能力。并使学生了解现代企业管理中的组织设计与流程管理、决策、计划、控制、创新管理以及管理沟通与管理信息活动的组织等，逐步使学生树立起重要的现代企业管理意识和管理观念，提高管理的决策能力。
该课为《秘书学概论》、《秘书实务》、《档案管理实务》的基础
5.法学概论
该课为专业基础课。主要讲授一般的法，特别是当代中国社会主义法的产生、本质、特征，形成作用、发展、制定和实施等概念、原理和知识。通过该课的学习，帮助学生掌握法学的基本概论、原理和知识，帮助他们增强社会主义民主和法制观念，使学生形成关于现代法律的基本理念和价值，具备对法律以及法律现象进行较深层次的分析思考和判断能力，为在实践中准确理解和运用法律打下良好的理论基础。
该课为后续课《法律文书》打下基础。
6.法律文书写作
该课为专业必修课。主要讲授各类法律文书的概念、功能、内容、格式和写作要领等基本的写作知识。包括公安类法律文书、检察类法律文书、法院审判类法律文书、监狱执行类法律文书、公证类法律文书、仲裁类法律文书、司法鉴定类法律文书以及诉状类法律文书的相关内容。通过学习使学生在具备法律和写作基本知识的基础上，熟练掌握公安、检察、审判、仲裁和监狱工作以及律师业务工作中各种法律文书的写作方法和技巧，培养学生的应用法律操作技能。
该课的前修课为《基础写作》、《应用文写作》相关课。
7.民法原理与实务
该课为专业必修课。主要讲授民法的调整对象，民法的理念，民法的基本原则，民事法律关系，民事法律行为，，诉讼时效，人身权，物权，所有权，共有权，用益物权，担保物权，债权，民事责任。培养学生熟练掌握民法的基本概念、基本理论和主要制度，受到法学思维和民法学实务的基本训练，具备运用民法学知识分析和解决民事法律问题的基本能力。
8.刑法原理与实务
该课为专业必修课。主要讲授刑法的概念、性质、体系、解释、制定根据、任务、基本原则和适用范围;犯罪的概念、构成、特殊形态以及正当防卫、紧急避险;刑罚的概念、目的和种类，量刑和刑罚制度;类罪、节罪特别是种罪的概念、构成特征、罪与非罪、此罪与彼罪的界限、法定刑。培养学生运用刑法理论并根据刑法规定分析和解决实际刑事案件问题的能力。
9.办公自动化
该课为专业必修课，以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。主要讲授办公自动化的涵义、办公自动化系统的功能和模型，以及Windows 98、Word20xx、Excel20xx、Powerpoint等软件实际应用技能。通过课堂讲授和实际操作，使学生在网络上进行各种操作并建立简单的局域网技术，具备运用网络处理信息技能，掌握现代化通迅技术和文件处理之电传、复印、自动检索、微机处理、电视摄录及中英文打字等技能。为他们将来进入中小型企事业单位能迅速适应办公自动化环境打下良好基础。
该课终结考核要求是通过省计算机一级考试。
10. 知识产权法
该课为专业必修课。主要讲授国际及我国知识产权法发展的现状及相关规定，讲授著作权法，商标法和专利法的有关理论和知识，尤其是商标专用权的法律保护以及专利权的法律保护。通过学习，使学生了解知识产权法的基本知识和理论，国际、国内知识产权的现状，掌握著作权法、专利法、商标法的调整范围和特征和知识产权法的主要法律规范，增强他们分析和处理有关知识产权问题和案件的能力。
11.行政诉讼法学
该课为专业必修课。主要讲授行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本概念、特征，理解行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原则、制度与规则，掌握行政法、行政诉讼法与国家赔偿法的基本原理，培养学生能够运用相关原理解决和处理行政事务及行政争议的能力。
12.劳动法
该课为专业必修课。主要讲授劳动法学的基本理论、基本知识和基本概念，尤其是我国现行的劳动法的基本理论、基本制度、基本原则，培养学习者运用所学的劳动法理论和知识以及劳动法律、法规、政策来分析和解决现实生活中的实际问题的能力，能运用所学的知识保护劳动者的合法权益，维护社会主义市场经济的劳动制度。
（一）对档案管理的完善，首先是档案馆员要有对档案管理工作的热爱之情。“干一行，爱一行”，想要干好这项工作，先要热爱档案管理工作，有了这份热情，才会自觉不自觉地为之付出和投入。否则敷衍了事，得过且过，档案编码将成为一堆乱码，查找档案将成为大海捞针，以这样的态度是做不好档案管理工作的。
（二）对档案管理的完善，还要具备档案学的专业知识。这是做好档案管理工作的前提条件。
对档案管理的完善，光有热情是不够的，还要完善档案馆员的专业知识，这样才能科学地管理档案，确保档案管理工作有质有序地展开。档案馆员要认真学习和熟练掌握《档案法》和《档案法实施办法》，能够按照本部门档案管理的各项规章制度办理档案管理事项。这样才可以熟练运用各项制度处理工作中的管理事项和突发事件。
（三）随着科学技术的发展，档案管理手段更加先进和多样化，档案馆员更要具有熟练应用现代化设备的技能，其中能够熟练运用计算机是最基本的一项技能。
计算机的运用已经取代了绝大部分的手写工作，档案的检索方式也由原来单一的手工检索变为手工检索与计算机网络并用的方式。档案馆对档案的整理、编目、保管、外调等方面实行计算机管理，既省时省力，又减少了档案的损毁和灭失率。档案管理运用计算机网络进行管理，更加方便、快捷，是档案管理的一项突破性进展。部分档案馆还开展了网上共享、网上阅读、网上导航以及在线咨询等业务。网络在档案管理中发挥着举足轻重的作用。
四、现代社会是知识的时代，知识是社会发展的动力，所以档案馆员还要具备多学科知识，这样才能更好地完成档案管理工作。
档案馆是以档案信息服务于社会各界的科学文化事业机构。档案的涵盖面广，学科涉及各个领域，这就要求档案馆员尽可能多地了解和知道相关的知识及其发展动态，才能对网上的信息进行准确的鉴别，有针对性地提供所需的相关档案和信息，自如地应对参考咨询工作。随着与国际交流和合作的机会日益增多，对英语的掌握也是必需的。外语是当今档案馆员知识结构中不可或缺的重要组成部分。掌握英语是时代对档案馆员提出的一项基本要求，以保证档案馆在知识日显重要和网络迅猛发展的时代与时俱进，不断提高和发展。
档案管理不但对档案馆员提出了要求，对档案馆员的需求也要有相应的安排和宏观的考虑，要制定规划，立足长远。
二、对档案管理人才的需求
（一）档案方面管理人才的引进也是档案管理应该考虑的一项重要问题，要有长远目标，制定系统、全面的人才培养与引进机制。
（二）对于档案管理的岗位，要根据实际情况，按需设岗，根据人员的学历、擅长、知识结构、素质安排具体的岗位，择优录取，以达到人尽其才。
（三）档案馆员的分工要向专深方面发展，以满足深层次服务的需要。档案馆员的知识更新是要不间断地进行的，需要不断地改进和推进，在工作实践中不断改革和创新，这样才能满足不断发展的新形式，才能按需提供服务。
（四）要给予档案馆员学习和交流的契机，可以根据不同需求有计划地进行在职培训和脱产学习，参加学术科研活动，这样可以扩大视野，提升档案馆员的科研水平和学习水平，使理论水平和学术水平得到升华，提高档案馆员自身的服务意识和素质，不断更新观念，以一种投资少、见效快的方式，进行全面提升。还可以对档案馆员进行岗前培训和轮岗培训，补缺和拓宽档案馆员的知识层面。
对档案管理水平的提高就是对档案馆员知识水平和服务水平的提高，这是馆员一个自我提高和提升的过程，除了注重自身的学习和修养，用知识丰富自己外，还要有创新意识，以更好的服务对档案进行管理，以便档案管理工作更好地展开和完善。
【参考文献】
[1]何屹.档案管理实务.北京大学出版社.
[2]王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社.
