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关键词：医院档案； 创新； 水平； 管理
【中图分类号】
R181.3+2 【文献标识码】B 【文章编号】1002-3763（2014）08-0303-02
医院的档案管理能够真实的反映医院的实践活动，是医院在发展的过程中积累下来的宝贵财富，主要以文件材料的形式存在于医院专门的档案管理系统中。加强对医院的档案信息资源的管理，不仅对医院领导的科学决策和现代化建设极为重要，而且对记录医院的发展历史有着重要的意义。随着医疗卫生体制的改革和深化，及时的抓住医院发展的机遇，做好医院的档案管理工作，实现档案信息资源的价值，从而提高医院的整体发展水平。
1 医院档案管理的概念及加强医院档案管理的意义
1.1 医院档案管理的概念：
医院档案管理是指在医院的业务实践活动和医疗技术发展工作中形成的重要的资料的记载，不仅是对医院改革和发展历程的真实回顾，也是对医院的业务实践活动的真实回顾。
1.2 加强医院档案管理的意义：
在医院的整个管理体系中，档案管理占据着重要的地位，档案管理承载着医院大量的实践活动和科研成果，具有很强的资证作用。对医院的档案内容进行整理和存储，能够为医院的管理和发展提供重要的信息价值和工具价值。完整准确的档案信息更加为提高医疗服务和科研以及教学工作的开展等提供了便利，加强医院的档案管理对提高医院的医疗水平有着重要的作用。
2 当前医院档案管理中存在的主要问题
2.1 档案认识不强，档案信息资源开发不足：
医院的很多工作人员对档案管理的认识不足，认为档案管理无关紧要，医院发展最重要的还是要不断地提高业务水平。其中以医院的领导干部为例，他们对医院的档案管理意识较为淡薄，认为档案管理在医院的发展过程中无关紧要。这显然是对档案管理在医院工作的重要性和必要性认识不足，因此医院的档案信息资源利用率低。
2.2 档案管理制度不健全，对其检查监督没有落实：
目前为止许多的医院档案管理制度并不完善，档案管理十分的滞后。现实中许多的医院管理中，大多数医院会按照卫生部门的要求制定适合本院的较为健全的管理制度和工作人员的相关工作职责，但是其中涉及到档案管理的制度和职责很少。反映出的是目前的医院档案管理还没有建立一套完整的科学和统一的管理制度标准。而且更为严重的是没有将医院的档案管理纳入到医院的管理目标考核的范围内。
2.3 档案管理人员的素质参差不齐：
目前，医院的档案管理人员大多属于兼职人员，不具备专业的档案管理技术，而且素质表现普遍较低，在理论知识和专业技术等方面也是参差不齐，离着现代化科学管理的目标还有很大的差距。档案管理人员的数量缺乏，没有经过专业的档案管理知识的培训，对档案业务的熟知度较低，学历不高，知识结构不合理以及现代化知识缺乏等都不利于医院档案管理的创新，而且有可能会阻碍档案管理事业的发展。档案管理人员的素质对提高档案管理水平有着重要的意义，只有将档案管理人员的素质和专业知识水平纳入到医院的培训发展计划和要求中，才能使档案管理人员的思想观念和管理水平跟上时代的步伐，使其为医疗卫生、科研和教学发展提供服务。
2.4 档案管理水平不高，档案资源利用率较低：
档案管理水平不高主要表现为：传统的手工记录和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不准确。随着计算机技术和网络技术的发展，在医院档案管理中也应该应用计算机和网络技术，在检索信息时才能更加的迅速、便捷和准确。但是传统的手工记录和整理的方式，在进行信息检索时很费时费力，档案资源利用效率较低。
3 创新医院档案管理，提高档案工作水平
3.1 管理环境创新：
管理环境的创新需要做到以下两点：
3.1.1 更新观念，实现管理理念的现代化： 树立正确的现代化档案管理理念能够实现对医院档案资源的有效利用和科研以及教学的创新发展。随着计算机技术和网络技术的发展，出现了电子档案。为此档案管理人员应该更加努力的去学习和创新，学习新的管理理念，实现从传统的手工型的档案管理方式向现代化的档案管理转型，实现档案信息资源的价值和优势。为此，一方面档案管理人员应该学习新的管理理念，提高自身素质和档案管理水平；另一方面，广大的医务人员也应该加强对医院档案管理的认识，重视对档案管理人员的技能和理念的培训。
3.1.2 加强档案管理的硬件设施建设，实现管理技术的现代化：
传统的档案管理属于纯手工型，费时费力，效率低下，很难满足现代化的医院建设发展的需要。为此，在现代化管理理念的影响下，应该为医院的档案管理投入必要的基础设施和办公设备，利用现代科技的优势实现档案管理的电子化和自动化管理。在医院档案管理系统中安装统一的软件，并且对档案管理人员进行培训，掌握计算机技术，提高档案管理的水平。
3.2 管理制度创新：
建立完善的规章制度，规范管理。建立完善的规章制度能够减少档案管理的随意性，从而保证档案管理的健康和可持续性的发展。比如制定电子档案、零散文件的收集归档制度；对档案管理工作的职责范围进行明确，档案管理兼职人员的责任落实到每一个人等，可以有效的规范档案管理工作。
3.3 服务工作的创新：
医院档案管理工作开展的最终目的是利用和挖掘其中的经济价值和社会价值，从而实现经济效益和社会效益的转变。为此，医院档案部门应该提高工作的主动性和积极性，拓宽服务范围，扩大服务领域。利用网络信息系统，及时完整的收集和整理各给信息，丰富医院的档案管理内容，从而实现医院档案管理的信息化。
实现档案服务的创新，一方面创新档案信息加工服务。随着社会的发展，对档案的历史和经济等主题性需求越来越多。档案工作部门应该根据利用者的不同需求，对已经占有的档案资源进行加工和组合，从而使档案信息资源更加的完备和充实；另一方面创新提供现行文件的阅读服务。档案馆建立现行的文件阅读服务能够有效的推动档案资源的共享。
4 总结
随着计算技术和网络技术的发展，实现医院档案管理的信息化已经成为了一种必然趋势，传统的档案管理方法费时费力，效率低下，已经不再适应现代化的管理环境。只有创新，才能实现医院档案管理的现代化，从而更好的为医疗、科研和教学服务。
参考文献
中图分类号：TE326 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0352-01
正文 油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，是提高油田工作质量和工作效率的必要条件。只有更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用，最大限度地实现油田企业档案的价值，才能更好地为油田企业经济的持续发展和相关工作服务。如何做好油田企业档案管理工作，也是目前工作中的重点。
一、油田档案管理的重要性
许多人轻视档案管理工作，认为作用不大，可有可无。实际上，档案对于企业管理有着举足轻重的作用，完善、有效的档案资源能极好地促进企业资源的开发，可以提供各种有价值的信息。同时，企业档案也是文化建设的有机组成部分，一个企业从它创立之初就不断地积累着企业档案，企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中。它不但记录着企业产生、发展和企业文化建设的历史，它还能为企业文化建设、生产提供依据和参考。油田企业档案管理主要是油田生产、开发、经营活动的原始记录和重要凭证，记录着油田发展的重要历史阶段，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田勘探开发和经济活动的基础，是油田寻求长期发展的保证。因此，我们必须重视油田档案管理工作，使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用。
二、油田档案管理工作中的问题
1、领导对档案管理工作重视程度还不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要保留好，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探开发上，很少过问档案管理工作，更谈不上提上议事日程。因此，档案管理工作被忽视，已至于在企业管理检查考核工作中，档案管理工作形同虚设，很少有人检查考核落实。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应现在的管理需求。
2、档案标准化程度低。这个问题是我国档案管理的普遍问题。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。同样，油田档案管理工作表面上也都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也存在很大问题，结果导致档案收集从一开始就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料重视程度不够。在档案整理的过程中，缺乏统一的工作标准，存在着井号混乱、类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，档案管理输入以及入库费时费力，影响了档案利用的价值。
3、缺乏高级管理专业人员。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。而油田档案管理人员群体中学历一般，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题，在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。
4、档案管理工作不具备自动化管理水平的基本要求。实现自动化管理油田档案的口号在油田企业中已经喊了好多年了，但是档案管理工作仍然没有取得实质性的进展，也远远没有达到网络自动化管理的要求。很多档案室的所谓自动化设施仅仅是具备了几台计算机，但是检索方式和录入方式仍然需要人工进行操作。
三、建议和措施
1、油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导。尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。同时，领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，加强各部门档案管理上的联系，从而全面提高档案的管理工作水平。
2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：
第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。
第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。
第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
3、目前油田企业严重缺乏档案管理高级人才，要提高档案管理工作水平，加强对档案管理人员的培训力度，使档案管理人员的工作技能全面提升上来。对员工的培训要具有一定的科学性，结合实际工作案例，为员工讲解在工作过程中主要的问题以及类似问题的解决措施，提高员工的爱岗敬业意识，增强管理团队的专业技能等。
4、强化管理意识，加大投入力度。要关心和支持档案管理工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施， 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，保证档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
5、纸质档案与电子档案共同发展。增设电子归档系统，运用现代化技术对档案管理体制进行改革，对于信息量大又不便于用纸质档案保存的档案归档到电子档案中，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，使纸质档案和电子档案共存，尽快使档案管理工作与现代化科技接轨。
6、加强档案信息的后期利用和学习。档案资源是每个单位十分宝贵的一笔财富，加强它的后期利用可以更好地保持档案工作的生命力与可持续发展。同时，把其中有价值的部分作为新员工进入单位的一堂学习课不失为一个很好的办法。
参考文献
[1] 任晓云，李金萍，，浅析油田档案管理工作的重要性[J]，中国科技博览，2013年第7期.
[2] 张建国，浅谈油田企业档案管理工作[J]，企业技术开发，2013年第3期.
0.前言
档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高整体的工作效率。
1.档案管理信息化建设的重要性
档案管理信息化是新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。“档案管理的信息化”，是档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。
1.1档案管理科学、方便、快捷
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。
1.2检索查询更为方便
传统的检索方式为：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后.档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。
1.3档案的查借阅工作更加可控
传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。
2.目前档案管理工作现状及存在的问题
2.1面临创新与安全的挑战
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用。二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，对于整合必须用创新思维来处理好各方面的矛盾，同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。
2.2面临标准化、法制化的挑战
由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
2.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2.4领导重视不够，档案信息化意识不强
在当今经济建设为中心的新时期，各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。
3.加强档案管理信息化建设的策略
3.1建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以要制定统一的、标准的规范体系。
3.2完善安全制度
档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，利用安全技术手段从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。
3.3提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。
3.4加强人才建设
档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。
4.做好档案管理工作的方法
4.1完善各项规章制度
充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。
4.2提高信息化管理水平
在现代化过程中，档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。同时，档案管理信息化的发展使得档案部门逐步走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律，不断改善档案的管理水平，有助于管理水平的整体提升。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，提供高效、优质的服务。
4.3加强管理队伍的建设
关键词： 基层单位；档案管理；问题；对策
Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）26-0169-02
0 引言
所谓档案，其是国家机构、社会组织或者个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，有着重要的参考作用和凭证作用。而作为档案管理而言，档案管理的部门不仅要做好相关管理，而且也要对管理内容中涉及到的各项工作提供服务，故此现代化、规范化的档案管理是实现科学管理的基础性措施，但在目前而言，部分基层单位的档案管理工作还存有一定的问题，现分析如下：
1 基层单位档案管理中的问题
1.1 管理意识不够 所谓管理意识，其是把管理中会出现的问题进行有效扼制的一种表现，防患于未然。在部分档案管理人员中，有些单位的领导管理意识不够，对档案管理人员的管理力度不够，导致档案管理人员对自身工作缺乏全面的认识。上级领导的管理力度不够，那么下层的档案管理人员往往在工作开展中秉着不犯错误的态度来工作，这就可能会造成档案管理中出现问题。其原因一是来自于领导对档案管理工作不够重视，二是员工对档案管理的工作态度消极，因此，很多档案管理人员对“档案”和“文件”的管理区分不明，对管理中可能出现的问题进行防范的意识不够，甚至造成档案流失、机密外泄的情况出现，给基层单位带来严重的影响恶化损失。
1.2 档案管理人员素质问题 在如今社会的档案管理人员，其不仅要求工作人员应具有一定的建筑知识、文员素质，对计算机软硬件的知识也应同样有所掌握，而在很多的基层单位的档案管理人员中，往往这些综合素质不够，造成工作效率不高。在部分的基层单位中，有些档案管理人员身兼数职，往往疲于应付其他日常琐事，而忽略了自身本质工作。再者，作为档案管理人员这个职业，很多的基层单位中人员流动性很大，流动性大导致人事更换快，在一些新聘请的人员很多缺乏档案管理的经验，导致对档案案例的很多业务不甚熟悉，很可能在业务熟悉的过程中造成工作出现问题。另外，很多的档案管理人员，在就职时并没有接受过专业系统的培训，文化差异和专业水平的差异，其会造成档案管理的体制建设不够合理，工作人员的思想观念较为落后，档案管理人员的管理水平不迎合时代需求等等情况出现。
1.3 投入和开发的不足 在档案管理的投入方面，由于是基层单位，资金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多领导对档案管理没有足够重视，这就导致档案管理方面的建设投入力度不够。这样的情况会造成档案管理人员的流失增大、档案管理的设施不够完善、人员专业素质参差不齐，从而可能引发文件外泄、档案流失的情况出现，从而由投入不足而进入一个恶性循环。
在档案开发方面，由于很多基层单位的档案部门的内部管理自成体系，相互之间没有积极地沟通，从而会导致馆藏的信息无法实现共享，也有各自为政的情况存在。这些情况是由于管理层级复杂、管理职能重复等情况的引发，这就会造成在档案开发的方面，各个部门无法达成共识，从而给档案开发带来不小阻力。
1.4 声像档案管理不够完善 作为声像档案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在声像档案的管理上，要对这些档案进行文字标注，并且把这些档案进行系统归类，系统以下的各个分支档案也要有明确划分，特别是一些时效性强的声像档案，如果没有及时地对档案进行文字标注而直接归类，那么在之后的档案查找和运用中会增加档案管理的工作负担。此外，有部分的基层单位，由于自身经济条件不佳，在这声像档案管理上没有相适应的条件，从而会出现管理混乱等情况。
2 提高基层单位档案管理工作水平的相关对策
2.1 加强档案管理意识 作为档案管理这项工作往往无法直接给企业带来经济利益，因此很多基层单位的领导对档案管理的工作不够重视，但是，档案管理工作一旦出现损害到企业利益的问题，很多领导采取裁员的措施，却无法从根本上来杜绝此类问题的发生。因此，为了防止档案管理出现问题，那么加强档案管理的意识是一种必要性措施。首先，应该加强领导的管理意识，要让基层单位领导意识到档案管理这门工作不仅涉及到自身企业一些机密性质文件管理的问题，同时也是提高技术人员的专业素质的一种工作。其次，要提高档案管理人员的意识，可以通过模拟演练、专业人员培训等措施来提高工作人员的专业素质，通过专业素质的提高，能够培养出工作人员的职业敏感，从而加强了人员的意识防范。
2.2 提高档案管理人员的综合素质 要提高档案管理人员的综合素质，首先应提升档案管理人员本质工作的素质，要让工作人员拥有积极、良好的工作态度，通过奖惩有力的管理机制来对不良工作态度做纠正，从而提高人员工作的积极性和自觉性。其次，应该加强档案管理人员的培训，培训的导师可以由专业人员或是资深的档案管理人员来进行授课，并且要设有培训考核的相关措施，通过考核来效验档案管理人员的培训知识掌握情况，如果掌握情况不佳，则予以严处。再者，培训的内容不能仅局限于本单位中涉及的内容，要更深层次的内容涉及，不仅要涉及档案管理的业务性，也要涉及其服务性，同时要注重档案管理的相关法律法规的培训，授课人员应尽可能地多一些，其人员要法律专业、计算机专业、管理专业、文职专业的相关专业人员来做授课代表，保证档案管理人员的综合素质得到提高。
2.3 完善档案管理的软硬件建设 随着信息技术的高速发展，运用信息技术来做档案管理已经是一件普及大众的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求优质，其应该加强档案管理的软硬件建设。要加强这方面的建设，可以对实体化的档案做虚拟录入工作，通过运用键盘录入、计算机扫描等措施，把这些档案有效录入到计算机之中。其次应该购置相关的档案检索软件，把档案录入之后进行系统完整的归类，通过软件检索可以迅速获取档案信息。此外，要加强网络安全管理，防止遭受网络攻击导致文件损坏或流失的情况，在计算机硬件维护方面，要有定期的检查和维护，通过这些措施来加基层单位档案管理的软硬件建设。
2.4 完善档案管理机制 完善档案管理机制可以从四个方面入手，一是要建立科学合理的管理制度，这种制度必须是贴合基层单位实际情况的，避免制度的约束力缺乏实际参考价值。二是制度内容中要增强制度的双向约束力，制度不仅是约束档案管理人员的相关条款，也是约束领导行为措施的一种标准，双向约束力的实现可以从更大力度上让档案管理人员在工作中发挥积极性和自觉性。三是制度规定中不应有雷同或意思重复的条款，内容要简明，意思要精准。四是应该制度应具有严肃性，严肃性是保证制度执行的基础，如果制度失去了它的权威和严肃性，那么再完善的制度也是纸上谈兵，毫无约束力可言。
3 结语
总的来说，要提高基层单位档案管理工作水平，那么就应该提高领导对档案管理的重视程度，要加强档案管理人员的综合素质，同时完善档案管理的软硬件建设、完善档案管理的机制，其可以有效提高基层单位档案管理工作水平。
参考文献：
1大学生档案管理工作所存在的问题
高校大学生档案管理是一项重要并且艰巨的工作，大学生档案管理的好与坏直接关系到学校的声誉，也影响到学生的就业，甚至会影响到学生今后的前途。大学生档案材料当中记录了大学生在校期间的生活、学习以及各种社会实践锻炼，这都是学校教育、考察和对大学生进行培养的第一手材料，这也更是各个用人单位在招聘人才当中的一个重要参考资料。目前，在我国社会主义市场经济的大背景下，各大高校的大学生档案管理工作出现了很多新的情况、新的问题。所以，对高校大学生档案管理进行认真的探讨是十分有必要的。
1.1相关法律、法规不完善、不健全
在我国所制定的法律当中，虽然一部分内容涉及到了档案方面，但是这些内容很多都十分抽象，也就是说，我国没有针对高校大学生档案管理而专门颁布相关的法律法规。因缺少相关条文的约束，导致了建档标准不能实现统一，最终导致了多数高校的大学生档案不规范、不完整。
1.2学生档案管理工作未实现规范化、标准化
目前，我国各大高校的大学生档案管理机制仍然不健全、不完善，在缺少“标准化”或者“公权力”的约束之下，导致档案的“权威性”遭到了多方面的挑战与质疑，总的来说主要有以下几个方面：(1)归档材料的手续不完整；(2)档案材料页面没有表面确切的日期；(3)页面设置格式不统一；(4)书写用笔也存在不规范等等。
1.3档案管理形式单一，管理技术落后
各大高校的在校大学生的档案是其今后社会人事档案的基础。目前，档案电子化、信息化得到了不断的发展，多数高校的学生档案依旧使用的是纸质档案。据一些高校的工作人员来讲，因目前还没有出现一套权威的，适用的、统一规范的学生档案管理系统，所以，很多高校的学生档案管理模式、管理体制、管理技术手段都相对落后。
1.4档案信息不完整
目前，我国各大高校的学生档案信息不完善。一方面是由归档时间及归档制度不完善所导致的。由于档案信息不能及时得到归档，会造成档案材料当中大学生信息不完整；另一方面是由归档材料不完整所导致的，归档材料一般只是涉及到学生在校期间的入学登记表、入学成绩、在校成绩、学籍、党(团)材料等，这些内容在今后学生发展当中用途是很小的，并且这为用人单位所提供的参考依据也不是很全面。
2改进和加强高校学生档案管理的对策与措施
2.1加强我国高校大学生档案管理工作的法制建设
伴随着我国高等教育的进一步扩招，大学生人数在逐年的攀升，进而使得大学生档案成为高校人事档案管理工作的重中之重。对每个大学生来讲，在校期间的档案是个人档案的基础，也将成为其就业，甚至以后评职称等一系列事情的前提和基础。所以，我国相关部门需要从大学生档案管理工作的实际情况出发，尽早出台一些关于大学生档案管理方面的法规与政策，从而使大学生档案管理实现有法可依，这也为大学生档案管理工作的不断完善打下了坚实的基础。
2.2对大学生档案信息及时收集、整理和归档
大学生的档案所记录的信息包括了该学生在校期间的成长经历，由于大学生的档案材料在其就业当中的起到了重要作用，并且考虑到大学生就业推荐和招聘工作的超前性，因此，档案管理工作人员应当及时对学生在校期间的所有表现材料进行全部收集，并进行认真的核对和填写，这收集、整理等工作应当完全符合档案收集的正常顺序，从而保证了档案材料在整个收集过程当中的保密性、安全性，这不仅是对学生负责，而且也是对学校负责，对用人单位负责，更是对社会的一种负责。
2.3加大归档信息范围
目前，应当根据大学生生活和学习的特点，扩大对高校大学生档案的归档范围，这样，不仅可以记录学生在校期间学习方面的成绩，而且还可以实现学生的个性特征、思想品德、发展潜能、心理素质等多个方面信息的归档。比如：(1)诚信记录。讲求信用、为人诚实，这是做人的一个基本原则。大学生是社会各阶层的精英分子，应该认真地做到诚实守信，并且这也是多数用人单位在选择大学生的前提条件；(2)创新能力。创新是一个民族得以进步的灵魂，它是一个国家兴旺发展的不竭动力。大学生的档案材料不仅需要关注学生的学习情况，而且还应当详尽地记录学生的实践能力和创新能力等。
综上所述，大学生的档案管理工作是关系大学生成长以及今后事业发展的重要工作，应当引起党和政府的高度重视，有关部门应当与各大高校携起手来，进一步加强对各大高校在校大学生档案管理工作的指导。作为高校的档案管理工作人员，应当以高度的使命感和责任心，大胆探索，不断创新，逐步做好大学生档案管理工作，从而更好地为在校大学生服务，为用人单位提供可靠的选取人才的依据。
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。
一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势
中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。
1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。
2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。
3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。
4、电子档案可以节约大量存储空间。
目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。
5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川汶川地震等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。
电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。
二、认真做好接收电子档案的各项准备工作
首先，档案管理人员的专业素质对于提升档案管理水平的高低有着至关重要的影响，如果医疗保险档案管理人员的专业素质过低，那么就无法提高档案管理的效率与成效。故此，要提升医疗保险档案管理水平的第一个途径就是提高档案管理人员的专业素质，其途径有两个。一是提高对于档案管理人员的招聘要求，在招聘时，可以注明档案管理专业的人员有限，其次有档案管理工作经验的人员优先，从招聘入手，可以有效地确保高水平的医疗保险档案管理。二是加强对在职的管理人员的专业培训，不管在职人员是否科班出身或者是有档案管理的经历，在入职之前，都要对其进行关于档案管理内容的入职培训，除了要有入职培训外，还应该有定时的培训，如果在职人员每个月都要开展相应的培训，可以组织专业的档案管理人员来开展讲座，让专业人员针对近一个月员工在档案管理上存在的问题进行解惑。故此，要提高医疗保险档案管理水平，首先就要提高档案管理人员的专业素质。
二、确保档案管理的基础设施，提高管理效率
“巧妇难为无米之炊”，所以要提升医疗保险档案的管理水平，那么就要为档案管理人员提供相应的基础设备，例如打印机、电脑、档案柜等等基础设施。因为档案管理人员要借助电脑来实现信息的共享以及保存，所以在医疗保险档案管理过程中，电脑是必备品。除此之外，要进行档案保存，也需要打印档案资料等等，所以打印机也是必需品，还有为了使得档案的保管更加地整齐有序，档案资料柜也是必须的。故此，要提高医疗保险档案的管理水平，其次也要满足所有的档案管理的基础设施，这样更好地提高管理人员的工作效率。
三、实现档案管理的信息化，提高管理效率
随着信息技术的发展，信息技术在我们的生活和工作当中的应用也是越来越广泛的，所以提高医疗保险档案管理水平的途径之一就是实现档案管理的信息化，提高管理效率。首先，实现档案管理的信息化，可以更好地实现信息的共享，从而使得档案管理人员更好地获得相关的信息，如果某人要进行档案转移，那么档案管理人员就可以通过网络来实现档案转移，然后再进行纸质版的档案管理。通过网络来实现档案转移，可以有效地确保档案的完整性，因为纸质档案在移动的过程中可能会出现缺漏，从而使得档案资料缺失。其次，实现医疗保险档案的信息化管理，是对档案的共享，因为医疗档案不仅仅是某个制定单位要用到的资源，更是多个单位在工作过程中需要用到的资料，如果能够实现档案管理的信息化，那么各个单位就可以通过网络来实现档案信息的共享，从而更好地提高档案管理人员的工作效率。故此在医疗保险档案管理过程中，应该实现档案的信息化管理，提高管理效率。
四、完善职责内容，提高工作效率
档案管理并不是一项轻松的工作，因为医疗保险的档案是非常多，所以医疗保险档案管理人员就要做好相应的分工合作，明确每个职位的工作职责。例如在医疗保险档案管理中一共设置有五个职位，那么就要用书面的语言来对该五个职位的工作职责进行描述，然后管理人员在工作的过程中才能更加地清楚自己的工作职责，从而更好地完成自身的工作。而且完善职责内容，可以确保档案管理工作出现管理漏洞，从而导致管理效率低下。故此，在医疗保险的档案管理中，要提高管理水平，相关的负责人就要做好职责分工的工作，这样才能更好地确保档案管理工作的全面性。
信息化时代的到来对档案管理水平的提高有着促进作用，信息化技术的应用对传统的档案管理模式提出了新的要求和挑战。档案管理过程中，因受到诸多层面因素的影响，管理问题层出不穷，提高档案管理水平就要注重科学方法的应用。
一、提高档案管理科学化水平的重要性和需求分析
（一）提高档案管理科学化水平的重要性。提高档案管理科学化水平有利于提高档案的利用价值，促进经济建设的良好发展，并最终有助于和谐社会的构建，为我国经济社会的全面发展提供有力的支持。
（二）提高档案管理科学化水平的需求分析。提高我国的档案管理科学化水平，各行各业都有着其实际的需求。当前已经入信息化社会，各行各业信息化程度都在不断提高，传统的档案管理工作模式存在诸多问题，已经明显滞后于社会整体进程，只有提高档案管理科学化水平才能为各项工作的开展提供相应的高效服务。提高档案管理的科学化水平是当前时展的必然要求。
二、档案管理的现状以及科学化管理的策略探究
（一）档案管理的现状分析。从当前我国的档案管理现状来看，在诸多层面上还存在着许多问题有待解决，这些问题主要体现在档案资料归档过程中对信息的归集缺乏重心等。一些档案管理人员对档案的价值还缺少充分的认识，如完整地收集档案的信息，就必然会影响档案自身的价值。
对档案进行管理没有注重相应管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科学的档案管理机制，使得具体的档案管理工作缺少理论的指导，对档案管理人员的工作规范性目标就很难有效实现。没有了完善的制度就会制约档案管理人员的责任意识培养，并很难提高工作人员的工作积极性。这些层面的问题的存在对档案管理效果有着很大影响。
再者，没有注重档案管理人员自身的水平提高。档案管理工作的实施需要有专业化的人员，但是在实际中档案管理人员自身的专业水平有限，没有注重自身专业知识技能的加强，在文化素质以及思想道德水平上都相对比较低，这些都会影响档案管理的整体效率。还有就是档案管理理念相对比较落后，这些也会影响管理工作的效率。
另外，在档案管理工作的实施过程中，没有注重档案管理的信息化建设工作。在信息技术广泛应用的情况下，档案管理没有注重信息化的建设，这会从根本上影响管理水平和效率。档案信息化建设过程中，在数据上缺乏完整性，档案的共享度不高，以及软硬件的设备建设方面还没有得到有效完善，这些都会影响档案管理水平的提高。
（二）档案科学化管理的策略探究。加强对档案科学化管理水平的提高，就要从多方面加以重视。
第一，加强对档案管理科学化观念的转变。要想将档案管理的质量水平提高，就要充分注重从思想观念上及时转变。理念是行动的先导，所以在档案管理的工作实施过程中，就要充分注重理性的分析，在思想观念上跟上时展步伐，要创新档案管理体制，及时更新管理制度，不断优化档案管理服务意识，实现档案服务的公益性以及社会性。
第二，对档案管理的科学化目标的实现，就要从档案管理人员专业化水平的提高上进行落实。档案管理人员在自身的专业化水平素养上要不断提高，不断加强档案管理理论以及业务技能的学习，注重专业化的培训，熟练掌握档案管理的一些基础知识技能。在对档案的编目以及文书立卷等方面都要做到熟练操作。要不断提高档案管理人员的职业道德素养和政治素养。
第三，加强档案管理的标准化目标的实现。在对档案的管理发展过程中，要从多方面重视档案管理的标准化发展目标。在对档案的移交以及检查审批的工作实施过程中要注重优化档案资料的保管环境以及保管条件。在档案管理的基础设施的建设方面要加强投入，保障信息化的档案管理业务的正常运转。
第四，档案管理质量水平的提高。档案管理信息化是档案管理发展的重要方向，只有实现了档案管理的信息化目标，才能与时代的发展要求相适应。在传统的纸质档案的管理过程中，管理的效率相对比较低，影响了档案管理整体水平的提高。而信息化技术的应用，通过计算机技术对档案信息进行处理，就能促使档案信息共享功能的充分发挥。
第五，完善档案管理制度。没有规矩不成方圆，在对档案的实际管理工作过程中，要注重管理制度的完善制定，结合实际细化管理措施，形成良好的档案管理氛围。这些措施的实施将有助于档案管理整体水平的提高。
三、结语
综上所述，在档案管理过程中只有充分注重档案管理的效率的提高，才能保障档案管理的整体质量。在具体的管理工作实施中，要紧密地结合实际情况运用相应的管理方法。
【参考文献】
[1]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（13）.
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随着我国社会主义现代化建设不断取得新的成就，我国的社会主义经济、政治和文化都取得了长足的发展。尤其是当前我国的经济发展水平，在高速的经济发展速度保障下，我国的经济发展水平不断提高，这就使得我国的社会文化生活和政治生活出现了新的要求。所以，在这样的历史形势下，单位提高档案的管理水平是深入的贯彻科学发展观的必然要求，也是不断提升我国文化实力，提高我国企业单位管理水平的关键所在。在当前的世界发展形势下，提高档案的科学管理水平，是当前告诉发展的经济提出的要求，也是顺应当前科技发展趋势的必然。所以，笔者认为不断提高档案管理的科学化水平是必然趋势。本文将针对我国如何提高档案管理的科学化水平进行一定的分析和研究。
一、提高档案科学管理水平的必然性分析
首先，提高档案管理的水准本身就是提高我国文化管理水平，相应当前我们建设和谐社会和科学发展观的必然要求。作为我国文化实力的重要体现，档案的管理可以有效的体现出中华民族作为一个以集体主义为要义的民族发展要义。在各种档案中，包含了几乎涉及到我国政治、经济和文化等各个方面的资料。这些资料本身是有很强说服力的，其能够有效的反映出我国在不同历史阶段的各种资料和状况，这不仅仅是对我们过去历史的一种保存，更是对将来发展做出指导的一种有力的保障。所以，只有不断的提高我国档案管理的科学发展水平，才能够更好的做好档案的管理工作，最大限度的发挥档案管理的价值。
其次，提高档案管理的科学化水平本身能够提高我国档案管理的水平。在很长的一段时间内，档案的管理工作在我国都是采取手动的方式进行。这不仅仅要耗费大量的人力，也不利于储存和资料的取用。并且很多的单位都对档案的管理工作不够重视，这样就直接的导致了我国档案管理的混乱。在当前高速发展的信息技术支撑下，我国的计算机技术不断提高，在各个领域都取得了广泛的应用。所以，将以计算机技术为代表的科学化管理技术运用到档案管理中，不仅仅可以提高档案的管理质量，还能够节省大量的人力和物力，并且能够有效的提高档案的利用率，不仅对单位来讲能够有效的节省成本，也能够是档案获得最大限度的应用。
二、提高档案管理科学化水平的措施
首先，加快现代化档案管理体系的建立。在建设现代化档案管理体系的过程中，就必须要先树立起档案管理的观念，这本身就是我国档案管理的薄弱环节所在。前文中我们也提到过，当前的档案管理最主要的问题就是领导对档案管理工作不够重视，往往都是由单位内部的人员兼职管理。所以，在档案管理的工作中，就要建立起一整套档案管理的机制。将档案管理的机制建设作为档案管理工作的重点，建设起一套相对完整的，适合单位发展的管理机制。要对传统的档案管理机制和档案管理理念进行改革，转变传统的档案管理工作形式，加强档案的利用。根据档案管理工作不同的性质，实行确定的定岗定责的管理模式。在档案管理的体系上，要建立起一整套的档案管理班子，要由主要的领导作为档案管理的全局管理者，通过上下级的部门管理和监督，确定专门的档案管理人员。这样才能够不断的健全的档案管理的工作制度，也能够更好的促进档案的管理，提高档案管理的质量。
其次，要提高档案管理人员的素质。档案管理工作本身就是一项比较繁琐的工作，而且档案的管理工作本身也是对工作人员要求比较高的。这就要求我们在挑选档案管理的人才过程中，首先就要要求人才能够具备相当的档案管理基础知识，要有一定的档案管理的基本理念。同时，针对不同单位不同部门的档案管理实际，档案的管理人员还要具备一定的专业基础知识。在档案管理的信息化进程中，由于信息化本身为档案管理带来了很大的便捷，所以档案的管理人才还要具备一定的信息技术知识，要熟练的使用计算机以及网络对档案进行收集和管理。同时，由于档案的档案管理工作人员在素质上存在一定的问题，这就要求单位要定时定期的对档案管理人员进行相关素质的培训。只有这样才能够不断的加强档案管理人员的业务能力和综合素质。并且，在日常的工作中，要加强对档案管理工作人员的奖惩，对那些模范的管理人员以及在业务能力上比较突出的人，要做出一定的奖励，这样才能够有效的促进档案管理人员自觉的学习和进步。
第三，要加快档案管理的信息化建设进程。档案管理的信息化本身不仅仅是要求档案管理的理念先进，也并不是单纯的要求档案管理人员的素质比较高，还要有相当的硬件设施。所以，在档案管理的科学化水平提高过程中，要求单位要及时的更新相关的硬件设备。要在硬件和软件上都具备相当的水准，才能够满足档案管理的信息化改造。单位需要成立专门的档案管理工作室，并且购买相关的专门档案管理软件，只有这样才能够有效的促进档案管理的科学化水平提高。
最后，要促进档案管路的标准化建设。对于档案管理来讲，标准化的档案管理能够有效的促进档案管理效率的提高。我们要转变传统的档案管理理念，加强监督，及时的对档案的管理以及开发做出相关的审核，做好档案的处理工作。同时，要健全档案管理的评估机制。运用现代化的管理方式以及先进的管理设施，对档案的管理工作进行科学化的管理，采取先进的技术以及设备对电子档案进行有效的管理，这样才能够不断地健全档案的管理机制，提高档案管理的效果。
卫生院的档案利用率对于促进档案管理在卫生院管理中的作用具有重要意义。因此需要加强对卫生院档案利用率较低的原因分析，寻找有效解决途径。
一、卫生院档案利用率低下原因
（一）档案收集效率不高，没有健全的档案资料。卫生院从卫生院的医疗、行政、人事、后勤等方面出发，制定了与实际相适应的管理制度，管理制度较为健全。但是在多数的卫生院，档案管理的相关制度较为欠缺，只有极少数的卫生院会把档案管理工作的成绩作为工作项目的考核目标。这在很大程度上降低了档案工作人员的积极性，从而导致工作质量下降，档案收集效率低下，很难形成完整的档案资料，无法为卫生院的管理者提供及时准确的参考信息。
（二）缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平。在档案管理中，管理人员是核心因素。档案管理员水平的高低将直接影响卫生院的档案管理工作的质量。目前，在卫生院中档案管理人才的缺失现象十分普遍，部分领导由于缺乏对档案管理工作重要性的认识，委派非专业人士进行档案管理工作，这在很大程度上降低了档案管理水平，从而导致档案无法得到有效利用。
（三）硬件投入不足，缺乏基础保障。一部分比较偏远的卫生院，经济条件较差，档案管理硬件落后，管理技术水平较为低下，很难按照相关档案保管标准进行档案资料的存入。这严重影响档案管理工作的进行，造成档案资料收集不全，无法发挥其自身的利用价值，利用率低下。
二、提高卫生院档案利用率措施
（一）要利用计算机网络提升档案管理效率。计算机网络具有方便、快捷的优势。利用计算机网络技术，可以大大提高档案人员的工作效率，提升档案管理的质量，从而提高档案利用率。但利用计算机网络进行档案管理也存在一定的缺点，主要是档案资源保密事项无法得到充分保证。卫生院利用网络技术进行档案管理必须严格按国家保密规定，严禁将档案资料传送到网上进行公开。即使是卫生院的内部局域网，仍然需要加警惕，防止非相关人员阅读的档案资料。
（二）提高档案利用率人是最关键因素。在档案管理中，人是最为关键的因素，起到统筹规划和具体执行的作用。在档案形成过程中既需要领导的统筹规划，又需要具体工作人员的收集、整理和汇编。档案的后期利用是全员参与的过程，只有大家充分认识档案的价值，正确地利用档案，才能真正提高档案的利用率。档案管理水平直接取决于档案管理人员。要想提高卫生院的档案质量，使档案得到充分利用，就必须提升档案管理人员的整体素质。这既需要培养档案管理工作者的文秘、历史学、目录学、社科情报知识水平，还需要档案管理工作者了解计算机的相关知识，这样才能提升档案管理的水平和效率，形成高质量的档案，为提升档案的利用率奠定基础。
（三）全方位搜集资料，提高档案质量。档案材料来源是影响档案质量的基础因素。档案资料来源于卫生院的方方面面，每个人都是潜在的档案资料来源者。因此档案管理人员需要在单位中具备一定的协调、应对能力，能够处理好各方关系，收集各方面材料。此外，档案后期的材料整理、鉴定、保管对档案质量的提升也具有重要影响。这是一项需要较强操作性的工作，卫生院档案管理者必须在了解相关管理规定，按照要求，合理分类、整理汇编档案材料。卫生院通过科学的研究，在档案整理、服务方式等方面做出创新，可以帮助提升档案质量，从而提高档案利用率。档案管理工作是一项看似简单，实际十分繁琐的工作，要想保证档案质量，管理人员必须具有充分的耐心，从细节出发，做好每一项小工作。
（四）完善档案管理规章制度。俗话说，“不以规矩不能成方圆”，要想提高档案利用率，就必须建立档案管理规章制度。一般来说，档案管理制度囊括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号制度，每一项制度都深入档案管理的每一个细节，对档案管理工作做出最为严格的规定，保证档案管理有制度可循。
三、结语
造成卫生院中档案利用率较低的原因有：档案收集效率不高，没有健全的档案资料；缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平；硬件投入不足，缺乏基础保障。解决这一问题的途径有：利用计算机网络提升档案管理效率；提高档案利用率人是最关键因素；全方位搜集资料，提高档案质量；完善档案管理规章制度。
【参考文献】
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在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案；管理水平；管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献：
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