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档案管理的优势样例十一篇

时间:2023-06-07 09:02:25

序论:速发表网结合其深厚的文秘经验,特别为您筛选了11篇档案管理的优势范文。如果您需要更多原创资料,欢迎随时与我们的客服老师联系,希望您能从中汲取灵感和知识!

档案管理的优势

篇1

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着计算机和网络技术的快速发展和迅速普及,以及信息存储方式的变化, 人类真正进入了网络化和信息化时代。当前,随着卫生体制改革的不断深化, 医院管理的信息化已成为提高医院管理水平的中心环节。同样,信息化手段在医院档案管理工作中的应用也越来越广泛,使它逐步成为医院管理水平提高的关键环节。

随着我院管理信息化的逐步推进,在医院各领域产生了大量的电子文件,这些文件反映我院建设与发展,为医院的医疗、教学、科研、管理等各方面提供便利、快捷、准确、可靠的信息资源。档案管理中的信息化处理改变了医院传统的档案管理方式,其使用价值日益彰显。笔者通过近6年的电子档案管理工作经历,逐步总结出其日益凸显的优势

1 档案信息化有利于保护珍贵的档案原件

将医院的各类档案进行信息化手段处理后,可以有效地保护档案原件,可以避免档案原件被过多地直接使用,或过多借阅、使用原件而造成原件的损坏,以达到保护档案原件的目的;可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。例如,医院建设和发展过程中,不同时期的某些珍贵的历史资料,包括历史文字资料和照片资料等。将重要、珍贵资料进行信息化处理,应用计算机对原件进行电子扫描,之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用,就可以有效地保护档案原件。再如,某些疑难病例的医学档案是非常珍贵的,具有重要的医疗、教学和科研价值。将其进行信息化处理后,就可以将原件在病案室进行妥善的长期保存,而将其电子文件形式的档案多次重复地应用于各项医疗、教学和科研工作之中。

2 档案信息化使文件的归档方式得到改善

在医院工作中,档案部门要对各类文件进行及时的著录。在纸质文件时代,采用手工操作的方式,档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录,工作量大。如果遇到信息改动,改动一处就要发生连锁反应,相关的地方都要改动,耗费大量的时间和人力。将档案信息化处理后,可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解放出来,利用计算机软件进行工作,大大改善了工作条件,信息改动时只需输入指令就可以自动完成系统调整,有效地提高了工作效率。

在医院的各类档案文件中,有不少需要完成年度归档工作,需要在年底前对全年的文件和相关资料进行分类整理和登录,造成年底工作特别繁忙。档案信息化处理后,可以利用档案软件提供的统一信息格式,随时进行录入,通过网络进行档案信息的转换和提取,并对其进行档案管理。档案人员可以利用系统检索和排序功能,随时查阅文件的归档情况,发现未及时归档的或不符合归档条件的材料可以及时发出信息,督促和整改,大大改善了档案的归档方式,使档案管理工作更加规范。

3 档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性,其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围,这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在 [1]。以往在医院的各个不同部门,不同的医疗科室,需要随时调阅有关档案存在一定的不方便因素。将档案信息化处理后,利用医院全院电脑联网,就解决了这一系列问题。电子文件比档案原件更易于导航,可增强对原始档案的应用程度和应用范围;更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览,并保持随机存取,提高了档案原件的利用率,更有利于档案部门充分发挥互联网的潜能,对过网页陈列和导航,向各用户介绍馆藏,进一步促进馆藏档案的利用,最大限度地实现档案信息资源的共享。

4 档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

以往手工查询档案资料,往往费时费力,有时还不一定能达到目的。将档案信息化处理后,采用了电子目录和电子文档归档,提供快捷的电子信息查询系统,使用时只需输入关键词,相关资料信息就可一一呈现在计算机屏幕上。这种智能化检索方法,检索速度快、效率高、范围广,同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

在档案的使用上,信息化更让用户感受到方便。首先电子档案的保存年限达到了100年以上,这是纸质档案难以比拟的。其次,医院各部门、各医疗科室,只要有需要,就可以在任何时间、任何一台医院联网的计算机中方便地使用档案信息,获取更为及时、准确、系统的信息。而且查询速度快,一次查询只需几秒钟,就能得到内容全面完整的档案信息。不仅包含档案目录信息,也完整包含了具体的信息内容。再次,它也真正实施了在线,授权使用者可以从全球任何角落访问我院的网站,然后查询到自己所需要的档案资料。以上种种给档案的检索和使用带来了极大的方便,真正实现了“一点通”。

5 档案信息化改善了档案管理模式

在传统的档案归档方式中,档案资料大多是以纸质化的形式存在的。随着时间的推移,档案资料日积月累,数量越来越多,占用了大量的储存空间。另外,由于纸张的特性,档案库房还要按不同季节做好各项温度、湿度控制和防虫工作,在管理模式上存在着管理成本高,使用效率低,原件容易损坏等问题。仅以我院病案室出院病历为例,我院每年的住院病人数达4万人次左右,这就意味着每年要新增4万本出院病案需要保管。而根据有关部门规定,出院病人的住院病历,医院必须保存30年以上。可以想象,随着时间的推移,随着每年住院病人数的不断递增,医院需要多么大的空间来保存这些病案,而妥善保管好这样大量的、逐年递增的病案资料又会给医院增加多么大的困难。所以,推行电子病历成为一种必然的趋势。各类医院档案信息化处理以后,可以极大限度地提高档案的运行效率,使档案信息更加形象、直观,最大限度地方便了档案检索和利用,并且节省了大量的储存空间,节省大量的人力、物力和财力资源,同时又保障了档案的安全备份,真正做到了“有备无患”。

篇2

随着信息化技术的快速发展,其已经逐渐进入到人们的日常生活中,这对人类的进步具有非常大的促进作用。但随着信息技术的发展,人们的工作模式也在逐渐发生着转变,传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的进步,因此,档案的数字化管理逐渐成为我国经济发展的重要促进因素,对我国的经济发展起到了巨大的促进作用。

1 档案数字化管理的优势研究

1.1 促进部门立卷制度的建立。对于部门立卷,其是一个常见的问题,对部门的发展具有非常重要的作用,但由于一些单位在进行立卷时仅仅是将一些零散的材料交给相关部门,加上档案管理人员对档案卷的质量重视程度不足,使得其录入的信息存在着完整性不足等问题。但在采用数字化管理模式之后,所有的档案由对应部门的相关人员将其录入到网络系统中,然后由档案管理人员对其进行统一管理,这种模式使得档案管理工作更加有序,且保证了档案收录的整齐性原则。

1.2 档案管理工作不受时间和空间的限制。对于传统的档案管理工作,其大部分需要在上班时间进行整理和分类,但由于工作环境受到工作龅匾约肮ぞ呤褂萌说南拗疲使得档案管理工作效率受到较大的限制。而采用数字化管理模式之后,档案管理人员在进行档案管理时,其不在受到时间和空间等的限制,工作人员能够通过网络获得档案内容,然后在任何场地对档案内容进行整理。而对于企业的各个部门,其产生的大量档案资料还能够通过电子文件的形式存储在网络上,档案管理人员通过对这些资料进行收集和整理就能够实现档案的管理工作。通过这种管理模式,档案管理工作的效率得到了有效的提高,企业的各个部门只需要将本部门对应的文件录入到计算机系统,档案管理人员就能够将这些信息收集整理,并在对应的网络空间中对其进行整理和立卷等。

1.3 增强了档案内容信息的开发。对于传统的档案管理,其仅仅是对档案进行分类整理,在进行某一相关内容的查询时,仅仅能够对单个文件进行查找。这种方法严重限制了档案的使用功能。而采用数字化管理模式后,经过立卷将所有的档案放置在一个计算机硬盘中,然后通过检索功能找到对应某一查询内容的所有档案资料,这种管理模式使得使用人能够更加高效的了解一件事情的来龙去脉,从而提高档案管理工作的效率。

2 档案数字化管理的劣势分析

2.1 利用不充分。对于当前的档案管理人员,其在进行档案数字化管理时,仅仅将其作为一种存储工具,并没有发挥档案管理数字化技术的优势,在工作的过程中仍然采用传统的档案管理模式,这使得档案数字化管理受到较大的影响。此外,还有一些档案管理人员,其将重点放在管理上,而对于档案的价值则忽略,使得档案资源的利用率较低。

2.2 档案存储存在着一定的安全问题。随着信息技术的快速发展,网络安全问题也逐渐成为影响人们正常工作生活的一个重要因素,由于电脑病毒和非法侵入对计算机系统的危害较大,当档案存储设备出现安全问题后,其内存储的档案信息往往也会受到较大的影响,严重的甚至会使得所有的档案资料丢失,这使得档案管理工作受到较大的影响。此外,还有一些档案在进行转换时采用的是电子编码技术,这使得档案管理人员在对档案原始凭证进行修改而不会留下痕迹,因此,管理人员在进行管理时无法保证档案信息的准确性,即使其被人为修改也不会被人发现。

2.3 档案存储载体的限制性。对于档案的数字化管理,其为了更好的节省资源,往往会将纸质档案全部电子化,然后将这些电子档案放置在一个固定的硬盘中,而原件的重要性则很少有人能够认识到。当硬件存储设备中的内容过多时,往往会导致硬件设备的重要性上升,为了保证固定的硬件设备能够满足企业档案存储的需求,随着档案资料的增加,其需要更换存储位置或者对应的硬件设施,这使得其中的一些档案内容非常容易受到影响。另外,若新设备中存在着病毒等,其对整个档案管理系统的危害是非常大的。

3 档案数字化管理的措施研究

3.1 建设系统工程,实现档案信息的共享。对于档案电子化建设,其是一项非常庞大的工程,需要将所有的档案信息录入其中,同时还需要开发对应的软件和查询管理等功能,因此,企业在进行电子档案的建设时往往需要多个部门联合行动,将所有的档案信息和软件等设备安装完成,且为了保证档案信息的安全性,还需要采用双服务器对存储的档案进行备份。另外,为了提高档案数字化管理的效率,还需要设立对应的查询功能,方便使用人更加快速的找到自身需要的档案资料。

3.2 制定统一的录入标准和备份操作程序。对于所有的档案数字化管理,其想要在整个企业高效运行,首先需要建立统一的录入标准,工作人员在日常工作中录入的档案信息需要严格遵守该标准,然后由档案管理人员将这些资料进行统一的管理。另外,对于电子档案的扫描工作,其也需要制定对应的标准,像页数的强制性打印等,通过这种方法能够保证录入信息的完善性。而在档案信息录入完成之后,其还不能够直接进行存储,档案管理人员需要对其进行二次查询,直到其不存在问题再将其录入到档案管理系统中。

4 总结

对于一个企业的发展来说,其档案具有非常重要的作用,像房地产企业等,对于这些企业,其在进行档案数字化管理的过程中需要加强对档案的重视和使用,由于传统的档案管理模式利用率较低,加上存储的安全性不高,人们开始研究档案的数字化管理,但这一技术当前还存在着很多的问题,需要有关人员加强研究。

参考文献:

篇3

[中图分类号]G250.73 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2012)07-0046-01

由于科学技术的迅猛发展,传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求,比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题,实行图书资料档案信息化管理势在必行。

一、图书资料档案管理的现状

(一)传统图书资料档案管理面临的问题

1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案,致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的,哪些不是归档范围内的,这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前,还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。

2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容,它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性,这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。

3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式,这样档案资料越来越多,需要很大的储存空间,还要预防造成资料破损的各种可能,这方式就显得特别的落后,缺乏开放与创新意识。

(二)实施图书资料档案信息化管理的必要性

1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀,档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中,只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来,从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。

2.图书资料档案的信息化管理,会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准,开发档案管理应用软件,使得图书资料不受时空的制约,做到资源共享。

3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作,并且是一个循序渐进的过程,是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展,就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。

二、图书资料档案信息化管理的优越性

当今是一个科技发达的网络化时代,以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况,这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展,这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件,所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。

信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷,利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新,这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件,减少了资料原件的损坏几率,使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。

为了使图书资料的检索和使用能够更加方便,信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统,使用者只需输入需求的关键词,相关档案资料信息就会被搜索到。

信息化管理不仅节约了空间,还大大节约了有限的人力资源,提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间,有效地提高了工作效率,大大节约了有限的人力资源。

三、小结

随着科学技术的不断更新和进步,信息技术日新月异的发展,无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求,图书资料档案管理者必须跟上时展的步伐,不断地完善和更新图书资料数据库的建立,实现图书资料档案的信息化管理,实现资源共享,满足社会公众的需求,使档案信息做到真正地服务于大众,服务于社会。

【参考文献】

[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,

2003(5).

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报,2006(1).

[3]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,

2007(5).

[4]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报,2010(1).

篇4

档案管理工作在新时期下,借助科学技术的优势与功能,得到了质量与效率上的升华。目前,档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象,对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式,利用电子软件系统的优势与功能,不但提高了档案管理专业水平,同时还是得档案资源受到安全保护,保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性,使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。

一、档案管理现状

在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里,很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足,同时还能够大大减少纸质抄录的工作量,一定程度上节省了纸张费用,以及存储资料文档所占的库房空间,减少人力。

然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低,对办公程序存在不懂、不熟悉的现象,导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错,例如:对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差,就会使档案信息存在某种程度上的差异,影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意,很难完成接收与认同,进而使档案信息移交接受不顺利,工作效率下降,甚至严重到档案信息不能及时归档保存,造成档案信息处理困难。

因此,为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作,并保证操作能力、技术能力以及管理能力,我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究,经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件,实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统,以方便操作、查找、利用为原则,促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此,我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。

二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势

1.提高工作效率

档案管理系统软件的发明,逐步替代了传统单一的档案归档模式,不用像以前过多编辑档案的条目及内容,完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息,可直接在系统中进行更改,省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节,节省了时间和资源;如发现漏输的档案信息,可直接插入补充,简单易行,省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误,使用者也可以随时随地查阅档案数据,直接进行关键字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻阅等,极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式,兼容于大多数电脑系统,方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面,可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门,节省了人力和时间。

2.能够更好地开发档案内容信息

应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑,还需要另附档案的扫描文件,这样既浪费时间,也浪费资源。而档案管理系统软件,可以在对档案的基础信息编辑之后,添加此档案的扫描电子图片,这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片,方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑,这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找,使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解,使档案内容发挥更大的作用。同时,档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能,方便快捷,此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

3.更好地实现档案保密功能

一般的办公软件只能设置简单的密码,极容易造成泄密,而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作,可以设置人员的查阅权限等,这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时,系统可自行记录,形成查询日志,对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计,以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁,这样便可以锁、机分离,即使别人打开了档案管理人员的电脑,也无法打开档案管理系统软件。

三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能

1.收文登记

文书人员收到公文后,将文件信息输入系统,便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等;收文序号由系统自动生成编号,并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角,形成检索,便于文件去向的掌握;输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存,方便以后查询及入档时调取;如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失,可从系统中调出对应数据进行补充打印。

2.发文登记

可以各个部门一个总号或多个号;软件系统可以按年度自动对发文进行编号;发文登记之后,可打印发文登记簿,发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印,也可以分期分批统一打印;登记时内容在备选项中进行选择即可,如“主送”“抄送”“标题”等;发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。

3.组建档卷

可依据本单位具体工作职能,选择适合的档案分类方案。如“年度―机构(问题)―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构(问题)”分类法、“年度―保管期限―机构(问题)”分类法等;档案文件进行输入时,对于收文和发文,只需搜索相应序号,即可调出将相应文件;会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可;档号为系统自动产生,档号格式可以自定义输入。

4.公文查询

可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询;可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询;可打印出所查询到的档案内容,由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大,优势明显,但仍然需要档案管理人员合理应用,谨慎行事,方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。

篇5

在煤炭企业不断发展和改革下,煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史,为企业少走弯路奠定基础,对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索,保证企业档案的生存和延续,以便更好地服务于企业的建设。

一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性

近年来,煤炭企业经过多次改革,管理逐渐走向集团化、规范化,但是档案管理相对较薄弱,总体水平较低,加之国家对其管理的滞后和概念的模糊,导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足,档案人员业务素质低,归档信息不完整,档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此,加强煤炭企业档案管理意义十分重要。

(一)有利于企业做出正确决策

煤炭企业的经营管理和安全生产关键取决于决策的制定,只有加强煤炭企业的档案管理,才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息,才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况,从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。

煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故,而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。

(二)有利于对事故救援工作的开展

在井下几百米往往会发生煤矿事故,由于井下情况复杂,实施难度大,事故发生后如果没有详细的档案材料,就很难了解井下的基本情况,更难以进行及时、准确地制定救援方案,从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。

(三)有利于煤炭企业合法权利的维护

煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录,是开展各项工作的第一手资料,能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时,煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。

二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策

(一)企业档案管理意识淡薄

在企业的档案管理过程中,无论是文章的起草、打印,还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔,有的单位用针式打印机打印存档,这些都会影响档案质量;还有的管理人员不按规定移交存档,影响档案的完整性。对此我们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动,宣传学习档案法,把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平,充分发挥其主观能动性,做好分内工作,以优质的服务取得企业领导的重视,树立良好的职业形象,从而提升档案管理在企业中的地位。

(二)提高档案管理人员的综合素质

知识是不断更新的,档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧,应引起上级领导的重视,应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习,以加强对现有工作人员的继续教育,但业务培训应注重以下几个方面:

1.注重实用性

结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势,与实际工作紧密配合,对档案法律法规、档案具体业务等进行较为系统的学习,并且要学以致用,便于实际操作,讲究实效。

2.因材施教

对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应,重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异,因材施教。

3.加强安全知识的学习

要做好档案的安全工作,让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训,增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。

(三)建立健全档案管理制度体系

在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系,以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制,各种机制系统相互作用、相互促进,确保档案管理工作规范健康运行。

在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程,要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如《文件材料归档与不归档范围》、《档案立卷归档制度》、《档案库房安全设施》、《档案借(查)阅制度》、《档案利用制度》、《档案人员职责与职权范围》等,确保档案管理中各项工作有效进行。

(四)加强执行煤炭企业档案管理的监督考核

为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性,不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系,而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任制管理模式,做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。

(五)加强档案信息资源的开发和利用

煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据,并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。

煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录,是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势,加强档案管理。

(六)加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入

随着计算机技术和网络技术的快速发展,人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统,使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。

首先积极采购电脑、U盘录音笔等先进的电子设备,进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次,要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统,优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统,软件系统与硬件设备相结合,不仅提高了档案管理人员的工作效率,也保证了档案管理工作的管理质量。

(七)对煤炭企业的档案服务进行创新

现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多,如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等,以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式,要增强和提高档案服务的主动性、针对性、和及时性。

随着时代的发展,企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件,档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案,随着这种趋势的发展,要求企业在实践上打破常规、积极创新,把档案工作列入日常工作规划中,以条款积极落实,及时解决档案工作中的问题,为档案工作创造一个良好环境。

三、结语

随着煤炭企业档案管理的不断完善,要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档,把档案管理工作规范化,为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理,而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高,通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。

参考文献:

[1]刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策(J).能源技术与管理2012(1)165-167

[2]谢志清 完善档案管理服务煤矿建设(J).黑龙江档案2010(2)76

[3]张志纲,董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现(J).煤炭技术2012(21)281-282

篇6

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统,甚至和手写管理相结合,没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下,与微软合作,在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台(简称ERMS),实现业务系统与档案管理系统的有效集成,制订统一的档案管理标准规范,整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台,在保证信息安全的前提下,提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度,实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡;从应用的角度,逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。

1 ERMS与传统档案管理业务的比较

1.1 传统档案管理业务原理

部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门,由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务(图1)。

1.2 ERMS原理

部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入,经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后,档案电子条目自动提交给档案管理部门,随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用(图2)。

1.3 与传统档案业务管理的比较

1.3.1 电子文件管理规范和标准

传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准,档案数据标准和格式未统一,历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》,统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。

1.3.2 文档一体化程度

传统档案业务文档一体化程度低,缺乏生命周期的管理,未与产生电子文件的相关系统进行集成,电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理,电子文件先归档,实体随后。还提供与OA系统的接口。

1.3.3 档案价值利用

传统档案业务纸质借阅率较低,基本无法进行电子借阅。编研工作量大,素材收集不全面,统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能,一份电子档案能同时借给多个用户,到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。

1.3.4 信息化标准体系建设

传统档案业务信息化标准体系建设滞后,已有档案管理系统差异大,无统一的管理平台,形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台,成为档案信息共享知识中心。

1.3.5 档案管理工作的权责落实

传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色,并且支持多种日志,保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责,贯彻“谁产生,谁负责”。

1.3.6 档案管理工作效率

传统档案业务以实体档案为主,大量工作都要在线下手工进行,效率低,人员浪费大;ERMS充分发挥了电子档案的优势,大部分流程都在线进行,大大提高了工作效率,减少了人员浪费。

2 中国石油档案管理系统

2.1 总体功能结构图

总体功能结构图如图3。

2.2 各个模块功能

2.2.1 收集整理模块

收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能:

1)预归档:用于部门归档人员创建档案的电子条目。

2)归档整理:用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。

3)档案整理:档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。

档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。

2.2.2 档案保管模块

档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理,并通过鉴定档案的价值确定其保管期限,把已失去价值的档案销毁,以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能:

1)档案管理:用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。

2)库架信息维护:主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。

3)档案鉴定:对于已经过期的档案,可组成专家组进行档案价值的鉴定,以确定其保管期限,把已失去价值的档案销毁。

4)档案移交:用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。

2.2.3 档案利用模块

档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作,也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能:

1)档案搜索:利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案,方便了用户查询、借阅等需求。

2)档案借阅:支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。

3)报表生成:可以根据用户自定义的行和列,生成符合用户特定需要的报表。

4)档案编研:是为档案编研人员提供一个根据馆(室)藏档案和社会需求,在研究档案内容的基础上,编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。

3 结论

项目组在信息部的支持下,和微软合作开发了中国石油档案管理系统(简称ERMS),经过一段时期的实施推广,目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能,得到了广大单位用户的好评。

参考文献:

[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.

[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).

[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.

[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)18-0-01

随着时代的不断发展,信息化建设成为档案管理发展的必然趋势,对现代档案管理工作的开展及档案资源的应用有着非常重大的意义。档案管理信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径,同时也是档案资源实现共享,得到广泛应用的必然要求。

1 档案管理信息化的必要性

在当今档案管理信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下,传统的档案管理模式已与社会信息化发展相脱节。这必然要求档案管理信息化,在满足时展需要的同时更好地促进档案管理事业的发展,充分实现档案的功能和价值。档案管理信息化发展是档案发展的必然要求,当今社会已具备了档案管理信息化发展完善的条件,使其发展成为可能。第一,具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件以及扫描仪等高新技术设备,另外,对计算机的配置也满足了档案管理部门的工作需求。第二,规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务及技术等多个方面。第三,人们的信息化意识逐渐增强。随着计算机网络技术在生产生活中的广泛应用,人们的信息化意识逐渐增强,同时人们对信息化相关设备技术的操作能力也已满足日常生产生活的需要。这为档案管理信息化的发展提供了良好的社会环境和思想环境,并在一定程度证实了档案管理信息化建设的迫切需求。

2 档案管理信息化的优势

2.1 利于存储

在档案管理信息化中,档案管理不再占用巨大空间,且提高了管理效率,档案只需储存在计算机中。同时,也解决了纸质档案在存储期间的自然损害问题,提高了档案资料存储的长期性。经过高新技术进行“原文扫描“后,利于实现“原文”再现。

2.2 便于查询

在传统的档案管理模式中,查询资料需档案管理人员自大量的纸质信息中,通过肉眼查找。档案管理信息化彻底改变了这一费时、费力的查询方式,通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。这大大提高了档案资料的使用质量、精度和效率。

2.3 实现信息共享

档案管理信息化通过信息网络可促进组织、单位内部的信息共享,使档案资源的使用更加快捷,及时满足组织、单位内部对档案信息的需求。专用的信息技术,可实现档案资料的异地远程管理和使用,最大程度地发挥了档案的作用。

2.4 实现档案的分级管理

在档案管理信息化中,可通过相应的网络权限设置,规定使用者的调阅权限,实现档案资料的分级管理,这有利于资料保密。同时,系统查询记录可自动记录调阅情况,以更好地落实责任追究制。

2.5 提高工作效率

传统的档案管理工作中,档案的收集、整理、保管以及利用等都需要通过手工劳动实现,这需要花费大量的人力和物力资源。而档案管理信息化改变了传统的工作方式,档案资料经微机处理后,实现了按“件”整理归档,其整理、保管及利用等环节均可在电脑上操作。同时,工作人员的工作由以前的集中工作转变为分散工作。另外,系统中按“件”整理的资料,使得文件的插入变得简单,便于文件完善。可见,档案管理信息化在降低工作人员劳动强度的同时也提高了工作人员的工作效率。

3 档案管理信息化安全风险评估

3.1 档案管理信息化安全风险评估的必要性

档案管理信息化的优势逐渐体现出来,且其特点鲜明,与社会发展相协调,是现代化发展的一个重要趋势。信息化的管理方法,能给人们的生活带来方便,与此同时,信息的安全问题也引起了人们的注意。在对档案进行信息化管理的过程中,应确保信息的安全性,保证信息传输路径的安全,并确保数据的完整性。

3.2 档案管理信息化安全风险评估中的存在的问题

目前档案管理信息化安全风险评估存在的问题主要有以下几个方面。第一,对信息安全评估不够重视。各组织、单位的管理层对档案管理信息化安全评估的重视程度不能与档案管理信息化安全评估的重要性呈正比,远远达不到现阶段信息安全的需要。第二,评估技术人员匮乏。各组织、单位内部,对档案管理信息化安全评估的重视程度不够,导致安全评估人员的专业知识及经验严重不足,不能满足其工作需求,甚至相关部门的档案管理信息化安全评估形同虚设。第三,工作流程及技术标准有待完善。就目前档案管理信息化安全评估的发展状况而言,需要完善其工作流程及相关的技术标准。其工作流程和技术标准要根据具体环境及情况而制定,以实现流程和标准的科学性、合理性。特别是评估中的分析方法如定性分析、定量分析等,需要进一步完善。第四,评估工具有待更新。随着信息化的不断推进,其安全问题也日渐暴漏。原有的评估工具已不能满足现阶段解决相关安全问题的需要。因此,必须加大评估工具的开发和推广力度,切实满足档案管理信息化安全评估的需求。

4 结 语

档案管理信息化是档案管理随时展的必然趋势,其与传统的档案管理方式相比有着明显的优势。同时,档案管理信息化所具有的信息安全也需引起重视,要积极解决信息化安全评估中的相关问题,促进安全评估,从而在根本上促进档案管理信息化的发展。

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doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)20-0-02

0 引 言

随着社会的不断发展进步,电子政务协同办公和自动化办公已经广泛运用于社会生活的各个方面。传统的档案管理模式已经逐渐跟不上时代的发展步伐,档案信息化管理开始得到广泛运用。但是,档案信息化管理也存在着一些安全性问题,因此,档案工作人员应该全面认识信息技术特征,并结合新技术、新方法对档案管理工作中出现的问题进行改正,促进档案管理工作不断进步。

1 档案信息化管理模式的优势

1.1 提高搜索速度和准确性

传统的档案管理模式有个特点,那就是查找效率低,出现错误的机率比较大,一旦需要进行档案搜索时,都是依靠人力进行查找,需要翻阅案卷或者查看目录手动查找。档案管理信息化之后,档案搜索不需要再用工作人员花费大量的人力进行搜索,直接利用计算机就能找得到想要搜索的文献,这样一来,搜索效率不和准确性都得到极大提高。

1.2 提高档案利用率

在我国科学技术不断高速发展的同时,人们对于环境保护也更加重视,很多单位或企业办公都倡导无纸化。因此,传统的纸质档案管理工作已不适应社会发展。档案信息化管理利用现有的科学技术,将信息资源以数字化的形式呈现在人们面前,人们在这个过程中对于自己信息的利用更加便捷与频繁,从而让更多的人在档案信息化管理中利用到自己所需要的信息。

1.3 信息远程传输共享更加方便

在档案信息化还没有出现之前,使用者如果有使用档案的需要时,必须经过档案管理部门查找、邮寄或者传真等方式才能使用到,使用者偶尔使用一次将会非常麻烦。档案信息化的出现改变了这种情况,档案信息管理依靠网络操作,可以将使用者需要使用的信息资源随即传输给使用者,给使用者带来了方便。

1.4 提高了档案信息管理效率

档案信息化管理包含多方面,其中有一点是生成数字化档案,然后档案管理工作人员对这些生成数字化的档案进行检验和整理,并存储入库和输出利用。这些工作内容如果利用传统的档案管理模式去进行管理,需要耗费大量的人力、物力和财力,完成之后的效果还不一定完美。因此,档案的信息化管理,极大地提高了档案管理的工作效率。

2 档案信息化管理存在的安全问题

2.1 电子档案存在真实性和合法患

按规定,传统的档案管理模式中,纸质档案必须交由该单位有关领导签字盖章之后才正式生效,档案真实与否、合法与否很明显很直接就可以得到答案,其真实性和合法性可以得到很好的保证。档案信息化管理之后,电子档案可以自由复制粘贴,内容改动起来也很方便,这在很大程度上影响了档案的合法性和真实性。

2.2 管理过程中存在安全性问题

虽然档案信息化管理不会出现纸张破损而导致档案失效的情况,但是在现实生活中,档案信息化管理也会受到很多因素影响。比如:计算机软硬件老化、平台和电子档案之间的一致性等。这些问题的存在,要求档案管理工作人员改进管理方式,提高管理质量,保证管理质量不出问题。

2.3 受到计算机病毒的威胁

如今社会已进入信息时代,各行各业的人们必须面对的一个难题是如何防止计算机病毒的侵害。电子档案作为安全系数要求非常高的资料,需要极高的安全保障。但是难以避免的是,其在传输途中一样承受着被病毒侵袭的危险。此外,电子档案除了在传输过程中容易受到病毒侵害,在管理过程中也可能存在病毒威胁,档案信息化管理中病毒是必须注意的一个问题。

3 如何提高档案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技术,提升电子档案的真实合法性

对电子档案采用加密技术能提高其真实合法性。现阶段我国使用的加密技术主要有两类构成,一种是对称类,另一种则是非对称类。对称类加密技术主要指的是对于文件的加密和解密需要一种相同的秘钥,查看文件只需知道其中一个的秘钥就可以得知另一个的秘钥,这种加密技术目前运用范围比较广泛。非对称类加密和对称类不同,其需要同时知道加密和解密两个秘钥,只知道其中一个不行。档案信息化工作管理中,特殊情况下,可以公开加密或解密秘钥其中的一个,但是一定不能两个都公开,否则给不法分子可乘之机,擅自更改重要档案信息。

3.2 采用先进的管理技术与理念

我国经济不断高速发展,科学技术水平也不断提高,每个行业都要根据自身实际情况将科学技术融入到企业管理中。档案信息化管理工作者也要结合自身工作的特点,紧跟时展趋势,吸收借鉴先进的管理模式,对传统管理模式存在不合理的地方加以改进,创建既符合自身特色又不失社会要求的管理模式。加大人力、物力和财力的投入力度,从本质上实现对档案信息化管理工作的改善。其中,涉及的重要管理内容是监控技术和权限问题。档案管理毕竟对安全性要求高,不像其他出入自由的部门一样,访问者进出查找档案时要进行严格的身份验证,避免无关人员进出。人员的进出要输入密码,只有将密码输入正确的人才可以进去查询档案资料。同时,在档案信息化管理中,可以建立防火墙来保障对数据的监控,杜绝非法访问,提高电子档案安全性和隐秘性。

3.3 建立健全安全管理制度

随着科学技术的发展,各种信息泄露情况日趋频繁,因此,电子档案信息安全越来越引起社会重视。要实现电子信息化安全管理,除了要在技术手段上加强外,还要在制度管理上给予保障,建立健全管理制度不但可以弥补因技术缺陷而带来的漏洞,也可以防止因人为因素而造成的问题。在档案信息化管理过程中,第一,要对各个部门各个人员进行职责分工,相关管理人员必须认真负责,各司其职,将自己分内事情做好,出现问题需要自行承担后果。同时,不归自身监管的事物不能擅自做主,必须在他人及相关领导同意之下才被允许。第二,对电子档案及时归档并处理,电子档案不归档或者归档不到位会产生一系列问题,比如:档案信息容易改动或丢失。归档之后的电子档案不能再进行更改,特殊情况下,必须经过申请审批并由有关领导签字盖章方可进行编辑处理。这样可以极大地提高信息的安全性,有效防止人为因素对档案信息化管理造成安全隐患。第三,完善相关规章制度,档案管理工作人员必须在规章范围内进行日常工作,不能超越制度允许的范围。同时,对于因个人原因而造成档案信息泄露的工作人员需承担相应的法律责任。

4 结 语

随着信息化时代的到来,档案信息化管理给档案管理工作带来了极大方便,提高了档案管理工作的效率和安全性。但是,任何事物都有两面性,对于档案信息化管理来讲,也存在着很多弊端,比如:真实性和合法性不确定,受到计算机病毒威胁等。因此,对于档案管理部门来讲,其必须利用先进科学技术并建立健全自身管理制度进行档案信息化管理,只有在各个层面将工作做好,电子档案的安全性才会得到保障。

主要参考文献

[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息,2016 (12).

[2]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息,2013(8).

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中图分类号:G271文献标识码: A

引言

监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录,它体现监理工作的痕迹和成果,是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此,监理档案管理是监理管理工作的重要环节,是监理标准化建设的重要组成部分,是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。

一、监理档案管理工作中存在的问题

1、对档案资料的重视程度不够

长期以来,相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是传递、保管的事务性工作,技术含量低,不是监理项目部的主要工作,只是其它工作的辅助,只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付,能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。

2、缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看,有的监理项目部成立了专门的档案室,工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因,工程档案由其他专业人员代管和兼管,形成的档案材料五花八门。

3、档案资料管理力量薄弱

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。

4、项目部档案管理制度不健全

项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习,没有完善的档案室管理制度,导致对资料的传递、存放、查阅、检索,更新、检查等不能完全控制。

二、改进监理档案资料管理的措施

1、要提高对档案工作重要性的认识

工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视,到上级检查或工程完工即将交工验收时,才突击应付整理,这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中,对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作,充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识,切实加强对档案工作的管理,将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上,纳入职工岗位责任考核的制度中,对档案工作做到有计划,有部署、有检查、有总结、有奖惩,使这项工作得到持续健康发展。

2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式

根据工程项目特点,监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式,明确相关的职责,确保基本的资源配置,增强服务意识,认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平,要运用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法,更新观念,提高认识,变被动为主动,实现档案资料的规范化管理。

3、提高档案管理人员素质,实施精细化管理、发挥主观能动性;

(1)一个合格的档案管理人员,应具备一定的理论水平和管理素养;具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展,社会对监理的要求也越来越高,监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。

1)提高档案人员的思想觉悟

档案工作是一项服务性很强的工作,监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神,对档案工作有高度的责任感和荣誉感,以及正确的行为。要注重职业道德修养,业务上精益求精,要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要,必须提高认识,认清档案工作的意义和价值,努力调整心态,澄清观念,振奋精神,强化职业道德,爱岗敬业。

2)掌握科学化、规范化、现代化的管理技能

计算机技术在各个领域中的运用,为我们的各项工作提供了极大便利,有利地提高了工作效率,档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关,一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印,还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术,这就要求档案管理人员,必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术,以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案,可按照文件形成的先后顺序进行排列打印,这样,对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

(2)通过精细化管理把档案管理的职责落实到人,使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广,若分工不够明确,则易造成工作遗漏,且出现了问题往往无人承担责任。因此,在实际工作中,要将每一个人的岗位职责落实在纸面上,实现岗位职责的精细化管理,如谁负责施工单位资料报审,谁负责输变电管理系统的维护,谁负责监理内业的管理,谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审,谁负责输变电系统的影像资料,谁负责输变电系统公文流转等。

除了做到工作职责分工明细外,还要做到工作的连贯性,当有人因休假或其他原因不在时,其所负责的工作细致地分配给其他人。

相同的工作,如果以更积极的工作态度,更高标准的要求,就会把工作做地更加出色。举例来说,档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面:

1)检查报审表格式是否正确,编号、流水号是否正确,保证表中无错别字。

2)检查报审表和附件份数是否符合规定。

3)检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。

这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。

4、建立档案管理制度,档案工作做到有章可循

篇10

新形势下,对于事业单位来说,财务档案管理工作是一项重要的工作之一。由于档案保管年限较长,落后的管理方式等势必会约束事业单位的财务档案管理工作进展。为了使财务档案管理工作能够满足事业单位发展现状,一定要不断改进落后的财务档案管理工作,这对事业单位的正常运转具有十分重要的现实意义,具体表现如下:

首先,有助于贯彻落实相关财务法规。面对各种突发状况,如果没有到位和规范的事业单位财务档案管理,势必会使单位相关工作陷入僵局。只有不断增强事业单位财务档案管理的规范性,优化相关管理模式,才能使事业单位在财务档案管理工作能够依法治理。

其次,便于审计部门开展审计工作。对于事业单位来说,财务审计可以预防犯罪、为取证提供重要依据,因此审计是一项重要的工作。但是,要想高效开展审计工作,离不开规范的财务档案管理。事业单位应当重视档案管理工作的重要性,主动加强管理方式,为审计部门提供工作便利,协助完成单位的审计工作。

最后,有助于充分发挥事业单位的相关职能。事业单位在履行相关职能时,一项重要的参考依据便是财务档案内容。为保证相?P职能发挥地更加高效,一定要确保单位的财务档案内容的真实性,为今后事业单位在决策和制定计划方面提供有力依据。因此,将事业单位的财务档案管理工作开展地更加规范化,可以提升财务档案信息的真实性,保证事业单位在履行职责时,可以有据可依。

二、事业单位财务档案管理存在的弊端

1.对财务档案管理工作不够重视

部分事业单位,对财务档案管理工作认识不足,财务档案管理的从业人员责任心欠缺,不少管理人员甚至报有无所谓的态度。这直接导致很多财务档案管理工作表面化,在真正收集财务档案资料时不够重视,部分重要的财务档案资料甚至出现失真的情况。此外,事业单位不重视财务档案管理人员,对财务档案管理人员的配备没有给予充分的支持,很多从业人员甚至是兼职从事财务档案管理工作,工作效率底下等情况时有发生。

2.财务档案管理工作信息化水平不足

很多事业单位中,财务档案管理工作仍然停留在纸质财务档案管理阶段,对装订和整理财务档案缺乏有效分类。信息化应用于财务档案管理工作后,很多繁琐而复杂的纸质档案归档工作迟迟未能落实到位。加之财务档案管理信息化实施后,并未充分发挥出信息化管理的优势,财务档案管理工作仍然处于落后繁琐的工作环境中。

3.财务档案管理人员素质参差不齐

要想做好财务档案管理工作,需要依靠相关法律法规的规范下,全面开展归档工作,这样才能够保证事业单位的财务信息得到全面、具体的管理。但是,从现阶段来看,由于很多事业单位对财务档案管理工作重视程度不足,配备的从业人员整体素质不高,很多缺乏专业知识或安排兼职人员担任财务档案管理工作。单薄的法律意识,薄弱的信息技术以及没有专业的档案管理知识,这些都成为当前档案管理人员素质底下的主要原因。他们无法满足新形势下,事业单位财务档案管理工作的基本需求,在日常工作中极易发生错误导致财务管理工作无法顺利开展,甚至给事业单位带来不可磨灭的经济损失。

三、优化方案及相关建议

1.提高对财务档案管理工作的重视程度

要想做好事业单位的财务档案管理工作,首先应当从意识上给予足够的重视。事业单位的相关领导应当首先认识到财务档案管理工作的重要性和必要性,加强内部关于做好财务档案管理工作的意识,提高财务档案管理工作的监督机制,完善管理过程中的相关制度。不断增强人员的主人翁意识,让他们能够细致、严格地完成财务档案工作的鉴定和审核,充分发挥财务档案管理机构的协调能力。与此同时,事业单位的领导层应当对事业单位进行科学决策,以身作则,提高事业单位的财务档案管理意识,为单位构建一个良好的工作氛围和内部环境,以此来保障整个财务档案管理工作能够有序开展。

2.加大财务档案管理信息化发展力度

篇11

事业单位在新时期的档案管理工作实际上就是人力资源管理,所以档案管理工作和单位的每一名职工都息息相关。但事业单位档案管理水平能在一定程度上反映职工的专业技能与素质水平。就拿人事档案来说,事业单位职工的升调往往把个人档案作为主要依据,所以人事档案是十分重要的资料。尤其是在当今的信息时代,档案资料对个人有更重要的意义,单位领导可通过查看某名职工的档案决定其具体的任用。职工档案资料记录并反映着个人在不同阶段的成长历程、获奖情况,且在事业单位合理配置人力资源方面有举足轻重的作用。另外,事业单位档案管理能使很多管理工作获得重要的决策依据,因为档案不仅是决策参考材料,还是对单位及个人成长的见证,做好事业单位的档案管理工作对事业单位的工作状态及成果、建设及发展有重要影响。总之,事业单位在新的历史时期优化档案管理工作是至关重要的。

二、新时期事业单位档案管理工作的优化策略

(一)处理好电子化与纸质档案管理的关系。纸质档案管理在事业单位当下的档案管理工作中依旧占据主要地位,但新时期的档案数字化管理已经成为事业单位改革档案管理工作的必然选择,且数字化手段在提高事业单位档案管理工作效率及工作水平等方面有重要意义。在当下尚未完全普及电子化档案管理的情况下,各个事业单位应在档案管理环节采取电子化档案与纸质档案管理并存的方式,特别是在借助计算机落实档案管理工作时必须要有主动的态度,有效促进事业单位推动档案数字化管理进程。在实践中,事业单位档案人员可通过传统工作方式收集档案材料,并把其录入计算机,实现对档案材料的快速分类,生成对应的电子资料,从而发挥信息技术提高事业单位档案管理工作效率的作用。

(二)按照单位实际情况拓展档案服务内容。事业单位的档案管理模式随着新时期信息技术的不断更新而不断发生变化,为信息化档案管理的??现开辟了更加广阔的空间。事业单位可发挥互联网方便、快速的优势,随时搜索、获取社会最新资讯,并基于此建立高效的、科学的档案信息管理机制,使事业单位在运营、建设、决策及发展等方面获得全方位服务。事业单位也可结合信息化营销手段,结合单位实际与工作特色,协助相关部门及人员设计、组建独立的门户网站,在介绍栏列入档案管理工作的特点与成果,大力宣传事业单位档案管理,扩大工作影响力,增强公众对事业单位档案管理工作的重视度。

(三)保证电子档案数据以及信息的安全性。较传统的纸质档案管理而言,电子设备尽管有便捷的优势,但一旦它发生故障,就会使档案数据、档案信息遭受毁灭性损害,所以信息安全对于新时期的事业单位档案管理工作尤为关键。一方面,事业单位应着力增强档案人员的安全意识,加强电脑技术培训,促使他们学习怎样综合分析并处理档案数据、怎样维护档案信息、遇到电子设备故障时应怎样应对等知识,保证档案数据、档案信息的安全性。另一方面,事业单位要重视电子档案储存设备的更新换代,经常及时把老旧设备更换掉,使用最新的软件系统,确保电子设备运营能满足日常的档案管理工作需要。所以事业单位要增强管理意识,增加对档案管理中各个工作环节的投入,致力于改善既有档案信息、档案数据储存环境的的局限性,提高数据信息处理水平,从而保证档案数据、档案信息及时而有效地被利用,发挥其应有的作用。