时间：2023-06-07 09:02:39
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案数字化的重要性范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
目前，多数疾控部门的档案仍采用传统的、烦琐的、人工的方式进行管理，并且分科室进行资料的收集、整理、存放。没有专人负责全中心的档案管理，单位内部业务考核和上级各部门的考核需要查阅相关资料时，都要到具体科室翻阅审核纸质档案，电子版资料也存放在各自科室的计算机中，非常零散不便查找。没有做到统一的规范化、信息化管理，资料整合利用率低下，已不适应现在疾控工作发展的需要。
二、实施档案规范化数字化管理的必要性
（一）国家自2009年实行疾控机构绩效考核，对档案管理的标准和要求提高了，资料分类要求更加细化。疾病预防控制工作绩效考核操作手册（2009版）考核指标体系中，省级机构34个项目77个指标，设区市级35个项目104个指标，县级机构35个项目101个指标，主要包括日常工作记录、监测数据、检测结果现行的信息管理系统数据、有关专业的专项调查资料等，需要收集信息数以万计。面对着日常工作中产生的海量数据，疾控档案数字化规范化管理已是势在必行。
（二）办公设备自动化、信息化技术应用的不断发展，以及大数据时代的到来，为疾控档案管理提供了技术平台。以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现规范化数字化档案管理，可以确保档案及时收集整理、统一保管，不但高效、安全，而且能够及时提供利用，实现资源共享，必将使疾控档案管理模式发生巨大转变。
（三）实现档案规范化数字化管理的具体措施。1.加强档案管理人员培训,增强业务人员专业技能。定期对档案管理人员开展专业培训，内容主要有计算机基础知识，数据库技术、数字档案信息存储、管理、索引等，以及网络安全、电子档案保密等相关知识与技能。培训可以采用“请进来，走出去”等多种方式，定期请行业专家到疾控中心进行专题讲座，派出专业人员到档案管理先进单位进修学习。通过专业化、系统化培训，档案管理人员能够及时了解档案的最新发展动态及信息，并实现日常电子档案的维护、管理与利用，不断提高疾控中心档案管理人员的业务水平。2.加大投入，逐步完善档案管理的软硬件设施。疾控中心首先要整合各科室现有资源，将目前的档案信息采集设备、存储设备等集中归中心档案室管理使用，档案室配备专职人员具体负责，在此基础上再购进一些高端的扫描仪、计算机、服务器、关盘等设备，更好地完成纸质档案的数字化转换、存储、检索、统计等功能。3.各业务科室档案管理员对本科室纸质档案进行数据录入、全文添加、目录整理、图片扫描等，将整理后的资料设为共享，由中心档案室专职人员负责将各科室的档案进行统一编目、标引，在计算机上进行文档一体化管理，本单位局域网用户都能查阅，方便文件的检索，可以大大提高了疾控中心档案管理质量与效率。4.建立疾控中心的档案信息网站，将必要的档案信息网联入互联网或公众信息网，不但可以实现本单位部门间的信息交流和资源共享，而且使异地档案信息资源传输和利用成为可能，更加突出疾控档案工作社会化服务的时效性、广泛性。5.严格控制电子档案的质量，中心档案专职人员定期对业务科室的档案数据录入情况进行抽查，对数据的年号、卷宗号、卷内目录顺序、保管期限等内容是否准确无误，扫描的图片是否清晰完整、目录与文件、图像的对应、保密资料是否加密等内容重点检查，发现问题及时处理，确保电子档案的准确性、完整性和规范性。
三、建议
我国的档案管理工作已进入网络信息时代。疾控机构专用的档案信息管理系统操作方便，数据输入方式灵活，易于升级和维护，业务处理高度智能化，信息自动识别分类归档，资料检索查询快速而准确，且可实现系统功能的增加及调整，国家应采取必要措施在疾控机构尽快推广使用，以提高了档案的整体利用率。总之，档案数字化规范化管理已成为疾控机构档案发展的必然趋势，疾控部门要在工作实践中不断创新与完善，提高档案管理水平和档案的利用率，更好地为疾控工作服务，为群众健康服务。
作者:王冬微 祁业敏 单位:沧州市疾病预防控制中心
参考文献:
[1]吴迪.疾控中心档案信息化建设探究[J].兰台内外,2015(6):60.
一、电力档案数字化编研的发展概述
近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。
二、电力档案数字化编研需要注重的细节
在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：
第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。
第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。
三、电力档案数字化编研的重要性
3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系
不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。
3.2加强电力档案管理的技术创新
提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。
四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议
4.1建立有效的领导管理模式
领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。
4.2建立数字化档案管理体系的保障机制
建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。
4.3加强网络安全管理
对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。
参考文献：
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。
一、数字化的档案
对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。
二、重要性
随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。
数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。
对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。
在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的构成
（一）管理人员素质
在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。
（二）个性化的服务
对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。
（三）与社会的信息进行联结
在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。
相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。
除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。
四、总结
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。
参考文献：
创新是社会进步和国家发展的源泉，对于我国国民经济的提高和社会各行各业的繁荣，有着重要的积极推动作用，社会各领域都应该积极创新，进而取得更优异的发展成绩。计划生档案管理工作也不例外，相关的计生档案管理部门必须在计生档案管理实践工作中开展创新，依据时展和社会进步需求对计生档案管理进行数字化建设，从而更好地满足我国的计划生育工作发展需要。
1计划生育档案管理创新的重要性及创新内容
计划生育档案管理能够为我国开展计划生育工作提供大量具有实用价值的文件资料，对做好我国的人口控制工作，稳定我国的低生育率有着十分重要的作用。所以，计划生育档案管理人员必须充分认识到计划生育档案管理工作创新的重要性，同时进一步加强计生档案的管理力度，力求实现计生档案信息资源的有效共享。计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和数字化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计生档案管理的数字化建设程度，提高计生档案的利用率。同时也可以使我国的计生档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。通常计划生育档案管理创新包括两方面的内容：①对计生档案实施规范化、系统化管理；②进一步提升计生档案管理人员的综合素质和档案管理数字设备的性能。相关计生档案管理部门在实际工作过程中，必须建立一个规范化、科学化的计生档案数字化管理系统，进而提升计生档案管理人员的工作效率和工作质量，增强计生档案管理工作的权威性。同时计生档案管理工作人员还应该熟练掌握各种档案管理新技术和现代化信息设备，能定期维护档案管理信息化系统，只有这样才能加强档案管理的规范性，合理有效地利用各种计生档案信息资源。并且这种规范化的管理，还可以逐步加强计生档案信息的真实性，提升我国计划生育档案信息的管理水平。开展计生档案管理创新工作离不开优秀的档案管理人才和先进的计算机软硬件设备。因此计生档案管理部门应该定期的对计生档案管理人员进行档案知识培训和现代信息技术培训，以增强计生档案管理人员的档案业务素质和信息技术专业技能，提高他们的档案信息管理能力。然后，各级政府还必须拨出一定的专项资金供计生档案管理部门购买先进的计算机设备、正规的档案管理技术软件以及各种信息安全防护软件，进一步提升计生档案管理数字化设备的各种软硬件水平，创建起一个科学先进的计生档案数字化管理系统，最终促进我国计生档案管理工作的高效、安全、顺利、有序进行，为我国计划生育工作的持续开展保驾护航[1]。
2计划生育档案管理数字化建设过程中存在的问题
计划生育档案数字化建设是当前我国计生档案管理工作中的一项重要任务，它的开展既是顺应当今信息时代社会发展趋势的结果，也是现代计算机技术和互联网技术在计划生育工作中大规模应用的必然结果。但是计生部门工作人员仍然应该清醒认识到，我国现阶段在计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些问题，亟待相关人员深入研究并有效解决，这些问题大致可分为四个方面：
2.1没有设定统一的计划生育档案管理机构
现阶段，我国许多的计划生育档案管理工作人员其岗位属于临时调动，没有统一的计生档案管理机构对其考核管理。大部分计生档案管理人员都没有经过严格的计生档案管理业务培训，就直接上岗了。他们不能充分理解计划生育档案管理工作的重要性，档案管理意识差，对各项计生档案管理操作规定和业务知识也不太清楚，难以胜任日常的诸如计生档案收集、整合、归类、存档等基本的档案管理工作[2]。
2.2缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度
当前我国并没有制定统一的计划生育档案管理标准，多数计生档案管理机构都是自行发展，缺少规范化的档案管理要求和准则。因为我国的计生档案管理人员很多都是临时抽调来的，档案管理专业才能不高，所以他们在计划生育档案管理工作中工作表现不佳，常常在工作过程中丢三落四，存在大量的管理漏洞。同时计生档案管理机构的管理制度也不完善，权责划分不清楚。档案管理人员对档案数量、档案内容等保密意识不强，一旦出现管理失误和档案泄密事件，很难查找具体的档案管理责任人[3]。
2.3档案管理数字化建设资金不足
由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步发展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。
2.4数据库建设较为落后
各级计生档案管理部门的数据库建设严重落后，这也是现阶段导致我国计划生育档案数字化建设发展缓慢的重要原因之一。虽然我国许多的计生部门依据时展创建起了不同规模的计划生育信息档案数据库，然而因为这些数据库没有与先进的档案管理软件相结合，“信息孤岛”现象严重，所以，它们的利用率不高，在进行一般的计生档案管理时，很多时候仍需人工操作查找，增加了档案管理人员的工作负担，降低了计划生育档案管理的水平。
3加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法
3.1提高计划生育档案管理人员的综合素质
因为我国的计划生育档案管理人员很多都不是专业的档案管理人才，所以计生档案管理机构必须加强对这些人员的定期培训，从而提高他们的综合素质，帮助他们更好地胜任计划生育档案管理工作。一般在对这类档案管理人员进行培训时，其培训内容可从三方面着手。①对他们进行职业道德培训，使他们养成良好的职业道德习惯和信息安全保密意识，并让他们充分认识到计生档案管理工作的重要性，增强他们的工作责任心。②对他们进行档案业务知识培训，提高他们的业务处理能力。③加强他们的计算机技术和网络技术培训，从而提高他们的档案管理设备操作水平[4]。
3.2加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备
在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。
3.3做好计生档案信息的虚拟化工作
计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展[5]。
3.4加强情报监控
加强计划生育档案的情报监控对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展[6]。
4结语
综上所述，对计划生育档案管理进行创新发展和数字化建设不但有利于进一步促进我国计生档案管理工作的革新，还能促进计生工作的规范有序开展。所以以各级政府必须大力支持和全力配合计生部门档案管理机构进行档案管理创新和数字化建设。虽然当前我国计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些不足之处，但只要计生档案管理工作人员积极学习档案管理业务知识和现代信息技术，并配合其它一些针对性的措施，这些问题都是可以有效解决的，并且能有效实现计划生育档案信息资源共享。
参考文献
[1]吴媛.初中语文随笔训练及作文教学研究[J].课外语文（下），2016，（1）：88，92.
[1]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技，2012（19）：57~58.
[2]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界，2013（24）：192.
[3]刘海峰.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].黑龙江史志，2015（9）：151.
[4]崔慧.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].现代企业文化，2017（6）：105.
摘 要 文书档案是地勘单位的重要信息资源，因此加强地勘单位文书档案建设工作非常重要。随着科技信息化的不断普及，传统的文书档案管理模式的不足日益显现出来，文书档案数字化建设成为地勘单位的一个必然选择。本文从分析地勘单位文书档案管理现状及文书档案数字化建设重要性入手，对文书档案数字化建设的具体方法进行了探究，并指出了文书档案数字化建设中要注意的几个问题，旨在促进地勘单位文书档案管理模式的转变，提高文书档案管理质量。
关键词 地勘单位 文书档案 数字化
文书档案是地勘单位的重要信息资源，对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多，传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要，文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率，是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择。
一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析
（一）地勘单位文书管理现状
从目前来看，纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式，但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大，由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于部分地勘单位没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题。
（二）文书档案数字化建设的重要性
结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题，地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革，可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距；二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说，随着社会经济水平的提高，文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显，已经成为档案管理部门高度重视的一个问题。
二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法
（一）地勘单位文书档案数字化管理系统的建立
要实现地勘单位文书档案数字化管理，就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先，地勘单位应该运用新型的数据设备，提高档案数据库的先进性，提高档案数据库的利用效率。其次，数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保
文件资料录入的准确性。此外，要重视对文书档案原文件的数字化处理工作，充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容。
（二）系统网站的建立
地勘单位文书档案管理系统建立后，管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先，管理人员要结合网站资源的管理与共享方式，以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次，在注册局系统网站的过程中，管理人员应与相关政府网站进行连接，实现网络资源共享，提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外，应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式，以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平。
（三）文书档案监管体系的建立
有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先，要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善。
三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点
（一）加强对原文件的保管工作
由于在进行文书档案的管理过程中，尤其是在进行电子化扫描的过程中，需要把档案拆开，如果不注意就很容易l生文书档案的丢失或破坏等情况，因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量。
（二）重视文书档案质量检查工作
质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查，从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查，以确保文书档案资料数字化后的有效性。
（三）做好文书档案保密与保管工作
在档案数字化过程中，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
3.结语
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者：戴雷雷 单位：应天职业技术学院
参考文献：
学籍档案是指在学生学籍管理活动过程中形成的、作为原始记录并具有保存价值以备查考的不同形式的文字材料、图表的总和。主要包括:新生录取名册、学生登记表、学籍卡片、原始成绩报告单、在籍学生统计表、学籍变动材料、学生奖惩材料、毕业生名单、验印申请书、毕业生成绩汇总表、学历证明存根等,是学生在校期间形成的具有保存价值的珍贵档案,是高校档案馆重要的馆藏资源,也是高校档案管理的重要组成部分。随着社会的发展和高校办学规模的不断扩大,学籍档案的数量也在急剧增加,学籍档案管理面临着更大的挑战。由于学籍档案自身具有原始性、凭据性、权威性等特点,其利用率也在不断提高,例如企业用人单位甄别学历真伪,毕业生就业、出国留学、资格认证等方面都需出具学籍档案证明材料。另外,学籍档案也是校友资源信息库的主要资料,是建立校友信息库的数据来源。学籍档案也为校史研究、举办展览、编辑出版年鉴、画册等提供素材。
随着时间的推移,由于保存手段、室温环境等多方面因素的影响,原始纸质学籍档案出现了纸张松脆、结块、字迹淡化等现象,失去了使用的准确性和可能性,同时,学籍档案在翻阅或利用中还经常会发生损坏或遗失现象,过度的查询利用也加快了纸质学籍档案的破损速度。原始简单、落后的学籍档案管理方式已经不能适应日益发展的档案管理要求,高校学籍档案的管理与利用之间的矛盾日益突出。
高校学籍档案管理的现状
随着信息数字化的发展,内蒙自治区各高校在20世纪初才开始校园数字化,档案部门开始启动学籍档案数字化工作,高校学籍档案的数字化工作还处于起步阶段。目前,档案管理仅限于2000年开始招录学生的新生录取名册、在籍学生名单统计、毕业生名单及成绩单的数字化管理,学籍档案的其他相关信息等。例如学籍卡片、学生的奖惩情况、毕业生的去向等都还没有进行数字化管理,特别是2000年以前学生的学籍档案情况还是原始的纸制学籍状态,所以学籍档案的目前管理状况与利用之间存在着脱节现象,没有充分满足学籍档案的利用要求,在自动化管理与提供服务方面存在较大的局限性。
目前,高校学籍档案化管理存在的问题及误区: 1. 2000年以前的学籍档案管理还是原始的纸制管理方式,需要将这部分学生的新生录取名册、学生名单、毕业生成绩单的纸质档案进行数字化扫描,便于统一管理。 2. 电子版的学籍档案不能等同于档案数字化管理。很多学籍档案,如学生的学籍变动材料、学生的奖惩材料、毕业生的就业去向及联系方式等各高校都有电子版的材料却没有进行数字化管理,这样既不利于学籍档案的完善,还会导致原始材料出现失真,或因电脑的损坏及一些突发事故导致档案的遗失。所以,必须将现存的原始电子版档案转化为数字化管理模式,才能使档案永久保存。 3. 学籍档案管理部门不能只注重学籍档案的管理,还应重视数字化档案的利用和开发,以适应当前不断发展的学籍档案利用。
高校学籍档案数字化的发展构想
随着学籍档案利用率的日益增加,不同用户对学籍档案数据的需求也各不相同,这就要求构建学籍档案数字化平台。学籍档案数字化平台应以原始的纸质学籍档案为中心,搭建一个以网络为基础的学籍档案数字化传输平台、资源共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用平台,实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式服务。学籍档案数字化平台应具备三个主要模块:学籍档案数字化加工模块,学籍档案信息著录模块,学籍档案查询与展示模块。
学籍档案数字化加工模块。学籍档案目前主要是以纸质的形式保存,该模块主要实现对纸质学籍档案的数字化扫描以及对扫描完成的图像进行编辑处理,通过扫描的方式转换为数字化资源进入数字化平台。
学籍档案信息著录模块。扫描后的学籍图片资源有的并不能直接用于查询和利用,需要建立专门的学籍信息库,使这些原始资源能够进行正确的识别。
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。
城建档案数字化发展的重要性
城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。
城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。
城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题
（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。
档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。
建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。
三、城建档案数字化发展
（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。
城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。
数字化声像档案价值进行有效鉴定的制约因素
档案工作者是制约数字化声像档案鉴定的主要因素，声像档案鉴定能否成功开展由以下几个因素决定。
1.馆藏数字化声像档案必须有保存和利用价值。大量涌入库存的数字形式的声像档案必须具备保存和利用价值，这是库存声像档案材料的基本指数。鉴定人员必须是训练有素，才能把好馆藏进口关。数字化声像档案材料的价值体现在声像档案自身具备的使用价值，符合多数用户查阅信息的期望，声像档案材料的保管才有实际意义，这也是鉴定工作必须充分考虑的因素。
2.库存声像档案需要不定期进行价值评估和拷贝。馆藏档案的价值评估需要量力而行，选择有保存价值的数字化声像档案材料进行收集保管，必须从保存价值与保管成本之中作出决策。档案部门要发掘自身存在的经济实力和收藏能力，在数字声像档案价值鉴定过程中把握好尺度，要将有限的资源用在最有保管价值的数字化声像档案的归档和保存上，全面清理价值不大没有必要保存的数字化声像档案材料，将有限的资源用在收集最有价值的数字化声像档案材料。由于电子存储介质的物理寿命即保证存储数据不丢失的时间相对比较短，存储介质也在不断地更新换代，存储介质材料的氧化、变质、磁场的影响等很容易破坏磁介质上存储的数据。而且随着现代社会技术发展进步，相关的技术 3—5 年就会更新换代。因此每隔一段时间就必须要对原载体上的声像档案数据进行拷贝，在不同的文件系统之间进行迁移，以保证文件的真实性和完整性。
数字化声像档案价值鉴定与收集的难点
声像档案价值鉴定是档案工作的盲区和薄弱环节。主要体现在以下四个方面。
1. 纸质档案综合管理和开发利用覆盖了数字声像档案工作的重要性。受传统思维模式的影响，数字声像档案价值鉴定很少受到档案管理部门的重视，不少单位基本上没有这项工作。这种现状的存在与长期以来档案工作重心和档案业务部门的监督有着极为密切的关系。显然，这种陈旧的档案管理模式不利数字化声像档案价值鉴定工作，与信息科技发达的社会脱节。由于信息技术的迅猛发展，档案人员知识更新速度缓慢，不能适应数字化声像鉴定工作，加上人员的知识水平的停滞跟不上形势的发展，数字化声像档案价值鉴定基本处于不运转的状态，既然无法把关和识别，无用或价值不大的数字声像档案材料无法清理被保留下来。
2. 数字化声像档案价值鉴定历史不长，没形成完整的工作体系。由于数字化声像技术发展速度远远超过了档案工作人员知识的更新步伐，档案界普遍准备不足，工作体系不完善，甚至根本没有建立工作体系，相应的人才培养比较滞后，造成了声像工作严重倒挂。
3.数字化声像档案相关技术人员的缺乏不容忽视。技术人才是声像档案价值鉴定工作开展的最根本的基础。但是，当前我国数字化声像档案专门人才严重匮乏。造成这种人才匮乏的原因是多方面的，表现在我国既懂数字化科学技术又懂档案管理的人才和人才培养严重不足；数字化声像档案价值鉴定人才远远不能满足工作需要。数字化声像档案管理人才的培养有一个比较长的周期，人才匮乏是制约声像档案价值鉴定工作有效开展的最主要的障碍之一，必须得到改善。
4.数字化声像档案内在因素也制约了自身的发展。一是数字化声像档案材料量大且杂，现代化记录技术的广泛应用，数字化声像记录已经成为极为普通的事情。海量的数字化声像档案材料带来了繁重的鉴定任务。数量庞大的声像档案材料必将耗尽档案鉴定人员资源，必定会影响数字化声像档案材料价值鉴定工作。结构复杂的数字化声像档案材料表现在技术层面，在技术上数字化档案鉴定又是一项十分复杂的工作，该工作对知识的要求大大超出了档案管理工作人员所掌握的专业知识。
数字化声像档案材料鉴定的应对措施
为了保证馆藏数字化声像档案的质量，收集和鉴定工作是必不可少的环节，可以采取以下有效措施。
1.必须做到早宣传，早培养，早开展工作。数字化声像档案材料鉴定工作开展必须得到单位领导的高度重视，从单位主管领导到普通档案人员都必须意识到数字化声像档案材料鉴定工作的重要性，这跟宣传到位关系重大，只有从上到下都意识到了声像档案的重要性才有可能有效地开展该项工作，也只有早宣传，早培养，早开展工作，才可能有效地优化馆藏，避免资源的浪费。
2.必须严格按照国家统一的行业标准规范操作。数字化声像档案材料的鉴定工作要顺利开展必须以科学的数字化声像档案鉴定理论为依据，采用科学的技术手段对数字化档案材料进行有效的鉴定工作。档案学术界必须把数字化声像档案材料的价值鉴定理论研究摆上重要的日程，进行研究和探讨，加强基本理论研究，将其鉴定问题作为重点研究课题。
【摘要】随着社会信息化进程的加快，给医院档案管理工作带来了新的契机，特别是医院档案数字化建设作为适应时展的新举措、新要求被提上了议事日程，其重要性正日益凸显出来。
关键词 医院档案管理；数字化建设；医院档案信息化
随着加快档案信息化建设，加快现有档案数字化进程，列入《全国档案事业发展“十五”计划》，表明我国将加快数字化档案建设，我国卫生行业与世界卫生行业接轨，档案数字化建设尤为重要，医院档案数字化建设是以计算机、通信技术及数据库为其构成要素，以资源共享和开发展为目的，因此，准确把握好医院档案数字化的建设与发展，积极推进新时期医院档案数字化建设具有非常重要的意义。
1医院档案管理的职能转变
医院档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理。现在档案工作的方向和重点要以数字化、网络化为手段主动为医院各项工作及社会大众提供优质高效的档案信息服务，实现档案实效最大化和档案信息资源共享化。
1．1医院档案载体的更新换代
随着医院档案内容及载体多样化医院档案信息量剧增，纸质载体在电子信息化时代逐渐并迅速地被计算机磁盘、光盘等存储介质所取代使得档案数字化建设更加迫切。
1．2医院档案的收集
收集是医院档案数字化建设的起点和开端，是医院档案数字化建设工作的基础，随着信息网络技术的发展，数字档案有许多不同于纸质档案的特点 ，根据载体的变化要求医院档案信息的收集、必须准确、标准、规范，要实时收集，定期收集、定向收集、跟踪收集，逻辑收集等，以确保档案信息的准确无误。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样化的强大功能，通过医院各个部门的配合，通过网络的传输使医院档案信息服务更加完善、更加便捷。
1．3医院档案范围的改变
医院档案由最初的行政文书、照片、病例、人事档案等发展到医疗文书档案、医学科研档案、胶片档案、病理档案及图文档案、实物档案、声像档案数据档案等等。
医院档案载体的更新及医院档案范围的改变档案收集的多样性，迫使医院档案管理必须转变职能，尽快改变管理方式，利用现代的科学的手段，用现代化、多功能的服务，使医院档案的信息能及时、方便地为广大的需求者服务，为医院领导决策服务、为医院的医疗、教学、科研工作的需求服务，提高档案的利用率。因此，被动、传统、手工的档案管理，必须逐步被现代的、数字化的档案管理方式所取代。
2医院档案数字化建设的社会发展需求
（1）建设数字化档案可充分实现信息的共享和信息实效性的目标，信息化改变了医院管理环境，领导做决策有了依据，更便捷、更准确，准确性实效性加强了。
（2）医院各个部门之间通过信息系统、网络系统信息共享，提高了工作的时效性。
（3）要大力宣传医院档案数字化建设的重要性，使干部职工充分了解、认识，更好地支持档案数字化建设工作，建立档案信息数据库使档案利用更方便、更快捷。
3加强医院档案数字化建设的工作
（1）加强医院档案数字化建设的领导，保证必要的人力、财力的投入。加快医院档案数字化建设工作的步伐必须加强软件、硬件的建设，首先领导重视是做好医院档案数字化建设工作的前提，要把医院档案数字化建设纳入重要议事日程与医院业务建设，同步规划、同步发展。
（2）提高医院档案管理的标准化、规范化水准。在信息时代信息的共享网络沟通更依赖于统一的标准，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案信息的共享等都需要通过制定、建立各类档案的管理标准，形成管理标准体系和规范管理制度，确保档案工作的有效开展。随着科学技术的发展，数字化档案管理手段的更新及管理水平的提高，建立健全科学数字化档案管理体系和规章制度，是推进医院档案数字化建设的关键。档案标准和规范本身是一项系统工程，要推进医院档案数字化建设就要坚持医院领导与档案管理人员、计算机技术人员及各个部门的协同配合，在管理上、制定上统一标准，在实际操作上制定科学的技术规范，从而保证数字化档案管理的准确性和实效性。明确职能，将各个部门、各个门类、不同载体的档案在实现原文件信息数字化后统一管理。
（3）加强培训提高档案管理人员的素质及专业水平。
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0063-01
档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展，社会全面步入信息化时代，企业也对此予以高度重视，纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权，就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。
1 电力企业档案管理中存在的问题概述
电力企业的档案管理信息量极大，其中包括文字、图像、声音、影像等，涉及多个部门的方方面面，管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下，员工或单位的管理人员频繁地借阅档案，容易对档案原件造成损害，影响档案的长期保存，且档案存放占用空间大，不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下，电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作，积极推进档案数字化管理的实现，提高档案管理工作质量和工作效率，促进电力企业的稳定发展。
2 实现电力企业档案数字化管理的必要性
电力企业档案利用率越来越高，企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，受工作环境的限制，管理人员对档案的管理受到限制，，无法实现快捷方便管理，不利于企业的正常运转，在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外，传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范，纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求，才能提高管理人员的工作效率，帮助企业更好更快地发展。在信息化现代，多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案管理工作，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，适应现代社会市场的发展，保证电力企业经济的快速发展。
3 如何有效实现电力企业档案数字化管理
3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识
数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度，发现档案管理中存在问题，及时采取有效措施进行改进，还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作，由于信息量庞大，管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆，且需要进行防潮、防火、防虫工作，占用存储空间大，不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式，提高了管理人员的工作效率，保证了部门管理的稳定性与健全性。此外，数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命，还可以实现资源共享，适应节约型社会的发展要求。一方面，跟进多媒体时代的步伐，满足档案管理人员的工作需求，另一方面，促进了电力企业在全球信息化时代的发展。
3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库
数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关，为了更好地统筹管理，建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先，可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始，给电力企业档案进行分门别类，标上“套”“册”等分号，写上相应的档案名称，这样在查找档案时，只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立档案时间数据库，时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存，系统自行将信息收集传输到档案时间数据库，进行统计整理，方便管理人员对信息进行管理的同时，也能够区分新旧档案，便于提取信息。
3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作
电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识，才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展，电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识，贯彻档案数字化管理知识，电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议，使管理人员对数字化档案管理认识更深刻，认识到数字化档案管理的重要性，同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外，还要提高档案管理人员的业务素质，只有掌握业务工作流程、熟悉电子操作、具备良好道德素质、责任心强的复合型人才从事档案工作，才能更好地发挥电力企业档案数字化管理的重要作用。
主要参考文献
