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草稿和定稿。在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来：因此，必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。
各种数据文件。如数据库、图形库、方法库等等。大型数据文件大多是动态的，其中的数据在不断地发生更新变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不再更改。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一个星期、一个月等。拷贝可以人工的方式进行，也可由计算机程序自动实施。
电子邮件（E―mail）。
会议文件。电子时代很多会议将采用网络会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、做主题发言、讨论问题、做出决议。
与归档文件相关的“支持性文件”。所谓支持性文件是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档，档案室已有的命令文件和操作系统不必重复归档。
与电子文件有关的各种纸质文件。在没有达到完全“无纸化”的时候，必要的与电子文件相关的纸质文件也应纳入电子文件的归档范围。
二、电子文件的归档时间与归档前的检测、鉴定
（一）归档时间
总的说来，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。在归档时，应根据具体情况加以灵活处理。在实行电子文件和纸质文件二套制的机关，有必要与纸质的文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限；技术文件、科研项目文件等可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下可以提前进行。电子文件的流动性很强，及时加以控制是十分必要的。在完全办公自动化的文档一体化时代，文件将实行完全的逻辑实时归档，即文件的形成之时就是文件的归档之日。有关领导在正式批准签署文件时，办公自动化系统将自动将文件归档。
（二）归档前的检测
在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检查。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。
（三）归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照现行国家关于文件鉴定的有关规定并结合电子文件的特点进行。鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。具体鉴定内容及方法如下：
1、有效性和完整性鉴定。
归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果说文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2、保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的现行有关规定实行。即与现行纸质文件基本一致。考虑到其保存的密集性与长期性，可适当延长其保管期限。
三、电子文件的归档要求
（一）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。
电子载体的存量较大，电子文件归档时应适当集中，即制成归档数据集。这种归档数据集，在载体上一般使用单一载体，一张光盘即可将某一单位全年的文件集中保存在一起。这种优越条件确保了归档的电子文件集中统一、完整齐全，从技术上进一步体现了档案工作的基本原则。
（二）推荐采用以下载体：只读光盘、一写多读光盘、磁带等。一般禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（三）存储电子文件的载体和包装盒上应贴有标签，标签内填上编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。
（四）将电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
（五）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（六）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
（七）在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按上述归档过程完成物理归档。
四、电子文件的移交
（一）介质移交
电子文件归档时，应按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行管理。
当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。
电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。
一、防火墙访问防范措施
防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障,是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看,防火墙位于网络安全的最底层,负责网络间的安全认证与传输,防火墙不仅要完成传统的过滤任务,还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。
另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（pointof service,pos）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（virtual local arca network,vlan）划分等安全访问控制措施。
二、网络入侵检测防御
网络入侵防御设备（intrusion prevention system,ips）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（intrusion detetection system,ids），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和internet、pos（pointof service,pos）的边界布置网络侵入防御设备,也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。
在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。
为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。
三、网关病毒防御
传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。
四、提高电子档案管理人员的安全意识
在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：
第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。
第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。
第三，轻易不要使用u盘移交电子档案。u盘是一种usb接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于u盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少u盘的使用。
第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。
此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。
参考文献：
1.雷震甲.网络工程师教程[m].北京：清华大学出版社，2004.
2.王春森.系统设计师[m].北京：清华大学出版社，2001.
中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0193-01
一、电子档案特点分析
电子档案所采用的数字代码需要借助计算机解码，才能转换成可读的信息。另外纸质档案及载体是不可分割的整体，而电子档案的信息转变成以二进制码存在的电子形式储存的，电子档案的信息载体间是可以转换的，可以在不同的计算机间传递，也可以在不同的载体间进行复制。以二进制码存在的电子形式储存的电子档案需要依赖特定的系统，电子档案具有共享性，也就是说同一时间多人不受空间的限制，同时共享同一信息等特点。
二、电子档案管理存在的问题
（一）电子档案的安全性问题
随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的共享性，开放性，全球性的发展，使得任何人都可以介入到网络中来，电子档案通过网络进行传送时，为不法分子的非法操作提供了便利，通过“黑客”攻击网络来窃听，篡改、伪造信息，直接危害电子档案的安全性。
（二）电子档案的真实性问题
电子档案非常容易失去真实性。计算机内存储的电子档案没有个人的笔迹特征，没有新旧书写墨迹的区别，一旦电子档案被删改，删改后的电子档案不会留下任何的痕迹。如果有人出于自身的利益进行删改很难被发现，即使发现了，也不会有任何可靠的证据。同时电子档案在输入的过程中出现错误的概率和机会远远超过了纸质的档案，而且输入者没有留下自己的笔迹，日后难以对材料的真实性进行确定，同时也不能追究到操作者的责任。
（三）电子档案的保密性问题
使用互联网任何终端的设备都能够储存和索取互联网某一设备的电子文件。从另外一个方面来讲，一个终端上的电子文件也能够发给若干个互联网的终端。这对于一些需要限制提供内容的安全保密问题或者在一定时间内需要保密的内容，带来了很大的威胁。
（四）电子档案的完整性问题
电子档案结构复杂多样，存储的方式多种多样，而且经常处在流动的状态，信息被复制，剪切，很容易造成信息的缺失，很难保证电子档案的完整性。
（五）电子档案的法律性问题
纸质档案由于有固定的载体，字迹不易篡改，法律效力是社会所公认的。电子档案由于其自身的因素，没有固定的载体，制定相应的法律效力条文就非常的困难，电子档案的法律效力就很难得到认可。电子档案的真实性和安全性就受到了质疑。
（六）电子档案的统一性问题
计算机硬件的发展远远超过软件的研制，软件研制的迟缓远远不能够适应各个方面存储的需要，远远不能够适应互联网时代的发展。由于档案系统各地区、各单位之间都没有使用统一的软件，必然会影响到电子档案相互之间的利用和全国的联网。
三、电子档案管理存在问题的有效措施
（一）提高档案管理人员的职业素养
档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件、计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。
（二）加强档案管理人员计算机技术的培养
面对信息时代对档案管理人员提出的挑战，当务之急是树立档案现代化管理的意识，利用计算机技术进行电子档案的管理。更新传统的管理理念，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分。定期举办提高档案管理人员计算机能力的培训班，使得档案管理人员不仅具有扎实的档案管理知识，同时还具有运用计算机知识在档案管理中应用的能力。培养电子档案管理的复合型人才，顺应互联网时代的发展，提高电子档案管理人员的工作效率。
（三）建立健全的维护电子档案安全的法规
目前，对电子档案的法律效力问题还没有明确的规定。但是，随着信息化时代的发展，电子档案已经大量使用。电子档案的形成、积累、归档、保管以及利用等各个环节中，都有被修改和丢失的可能。即使信息安全技术完善，也需要相应的档案安全管理措施来进行保障实施。因此，必须要建立完善、健全、科学合理的相关法律法规，用法律的形式明确电子档案的法律效力，维护电子档案的安全性和真实性。
（四）做好电子档案的安全性管理
在电子档案的管理过程中，确保电子档案管理的安全性。结合电子档案管理的实际，我们要从以下几个方面来阐述。一、做好电子档案信息的安全性管理。在电子档案安全性管理中，只有做好档案信息的管理工作，才能确保档案信息的安全性满足实际的需要，达到提高电子档案管理水平和电子档案安全管理效果的目的。二、做好电子档案备份的安全性管理。计算机在受到病毒侵入或是人为操作不当导致电子档案的丢失，为确保电子档案的安全性、完整性，根据实际的需要进行电子档案的备份。通过明确备份使用职责，建立备份的使用制度，就要加强对电子档案的备份管理，保证电子档案备份管理达到预期效果。三、做好电子档案共享的安全性管理。由于电子档案具有共享性的特点，因此要规范电子档案使用流程，做好电子档案共享性管理，提高电子档案的管理效率。
（五）保证电子档案的网络安全
在电子档案材料形成、归档、保管和利用的过程中，要及时登记网络环境和设备的相关数据情况，保证电子档案归档的质量。一旦安全的网络环境遭到破坏，电子档案的信息就会遭到窃取、篡改或删除，为了确保电子档案的安全性、真实性和完整性，就必须通过技术手段保证网络的安全。
（六）制定科学合理的电子档案管理标准
伴随着电子档案的大量产生，迫切需要一套科学合理的电子档案管理的工作标准。用标准来明确电子档案的形成、鉴定、积累、整理、归档、分类和保存等工作。通过科学合理的管理系统来确保电子档案在诞生之时就是科学、合理、规范、有序的管理。这是电子档案管理中迫切需要解决的基础性工作。
（七）研制电子档案统一格式的管理软件
此项工作建议由国家档案局牵头，对电子档案现代化的管理进行研发，制定统一的格式；例如：统一的模块，统一的文件格式，统一的文件类型，统一的字号，统一的颜色等向全国推广，提高全国档案管理系统的现代化水平。
四、结束语
伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。
参考文献：
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档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
我国普通高中对于档案管理所采用的传统方法是在专门的环境中对档案采取保管措施和手段，来加强对于档案的监督管理工作。而随着社会不断发展，社会经济水平不断提高，科技飞速发展，互联网的普及为我国传统纸质档案管理带去了一种崭新的档案管理方式。在科学技术的推动之下，我国档案从纸质朝着电子化和数字化的方向发展。这样不仅提高了电子档案的共享性，同时还能减少档案在收集和整理过程中所浪费的大量时间以及做的许多无用功，这对于整个档案管理和发展来说起着十分积极的作用。它不仅对于保存场地要求少，更是对于整个环境的干净与否要求低，但是却强调整个环境之中对于电磁的要求却极高，因为电磁能够影响整个计算机的具体网络环境，容易产生波动。
即便是电子档案呈现出极高的优越性，但在一段时间内电子档案无法完全取代我国传统纸质档案。因此以纸质档案与电子档案的特点为基础出发，要求我们要采取专门的手段和措施来做好传统纸质档案和电子档案工作的管理，在这一要求之下，出现了“双套制”的档案管理方式。
所谓的双套制档案管理指的是将电子信息档案和传统纸质档案共同归档，随之形成了两种不同介质的档案的管理方式。这种管理方式采取了一种融合的态度，将纸质档案所具有的优势和电子档案所具有的优势结合起来，即可以在管理过程中使用高效的专用搜索系统，又可以发挥纸质档案作为凭证的一种价值。这在整个档案文件的管理过程中，介质变化苏采取的一种主要管理方式。
二、普通高中学籍档案双套制管理方式的具体使用
现阶段我国许多省市自治区已经开始建立了普通中小学学生学习档案电子信息化管理的专用系统，并且出台了多种规定，表明电子档案成为学生升学和就业等具体工作的主要依据，并且改变了传统纸质档案的递交方式，逐步的实现传统纸质档案退出历史舞台。正是这些标准，使得学校不得不将档案一式两份，采用双套制的管理方式来满足各方面的具体要求。学生在入学期间，建立纸质档案，并且要建立两份，一份学校留底，一份要学生在学习毕业之后带走，无论是去参加工作还是到大学中去学习。而面对这样的管理方式，只有双套制的档案管理方式才能满足现阶段的社会要求，才能更好地展开档案管理的具体工作。
学校在使用双套制的档案管理方式时，需要做好这样几个方面的工作：
（一）提高学籍内容的完整性
根据笔者的走访发现，有些学校根据具体社会经济发展情况以及学籍档案实际要求，不断的补充完善整个学籍档案内容的完整性。许多学校充分发挥班主任和任课教师的主观能动性，不定期地请他们结合实际对完善学籍档案的保管内容提出合理化建议。
以前的学校纸质学籍档案内容包括学籍卡、思想品德考核表、；高中毕业证书存根；高考成绩单等。随着时间的推移增加了毕业生鉴定表和综合素质评价基本信息表。而又根据社会发展的具体要求，将学籍档案内容调整为学籍卡、毕业生鉴定表、综合素质评价基本信息表、高中毕业证书存根、考生报名登记表、体检表、高考加分登记表。与此同时，电子学籍档案的保存内容也根据上级有关部门的规定不断调整与完善。
（二）明确工作流程，提升工作质量
纸质材料由原先定时归档转变为结合电子文件即时归档。学校档案室同步整理纸质档案与电子档案，赋予同一内容的两套档案统一的档号，编制相同的著录信息，确保电子档案与纸质档案实现有机对应。慈溪中学教务处学籍管理人员把同样内容的纸质档案和电子档案按时汇总上交学校档案室，由档案工作人员按档案整理要求把纸质学籍档案汇入学校文书档案中，把电子学籍档案汇入学校多媒体档案中，这一做法可以充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势，有利于档案查阅利用。
（三）提升档案管理人员专业素质，确保工作成效
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析
传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：
（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。
（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。
（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。
二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求
综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：
（一）一体化信息资源平台的建立
根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。
（二）便捷查询利用手段的开发
房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。
（三）软硬件基础设施建设
硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。
（四）应用系统开发
首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。
三、结束语
综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。
参考文献：
在档案管理工作中，传统的管理方法多运用手工操作的方式进行档案材料的收集、整理、归档以及借阅等操作，这一档案管理方式不仅造成了在档案管理中，因档案材料收集与整理不及时，无法提供全面的档案材料信息，使档案的作用与价值不能充分地发挥。同时，在档案借阅利用过程中，容易出现档案材料丢失的问题，给档案的管理工作带来了困难。传统档案管理方法主要存在着三方面的问题：第一，档案资料的完整性易遭到破坏。由于当前的档案资料多为纸质档案材料，在传统档案管理方法下，由于归档的不及时，档案在传送与借阅的过程中，未进行有效管理，容易造成档案资料的破坏或遗失，损坏了档案资料的完整性，使档案资料的使用价值降低。第二，档案管理程序较为复杂。在传统的档案管理方法中，档案资料的查阅或借阅均需进行事先的登记与身份认证，并在进行集体汇集之后，再对其进行分门别类的整理与存放等，在该档案管理方法下，无论是借阅档案的程序，还是档案归还程序，都比较繁琐、复杂。第三，档案资料利用受时间与空间限制，实效性不高。传统档案管理方法是一种纸质化的档案管理方式，档案主要保存于档案室中，若身处异地须利用档案时，还需亲赴档案室查阅，从而造成档案资料在使用过程中，存在着一定的滞后性，影响相关工作的正常开展。
二、档案管理方法现代化解析
在信息时代的今天，要注重运用现代化的档案管理方法，充分发挥档案信息的作用，发挥档案信息资源的价值，促进各项工作的有序开展。科学技术的快速发展，为实现自动化、网络化、数字化以及智能化的现代档案管理方法提供了技术条件，现代化档案管理方法必将沿着这一趋势发展，使档案管理工作有效开展：
（一）虚拟化档案管理方法，实现档案资源共享
虚拟化档案管理方法主要是指将传统的纸质化档案管理方式转变成无纸化档案管理方式，通过网络技术运用，并建立档案信息数据库，实现档案的管理。并运用计算机技术，通过档案信息数据库访问，进行档案信息的查询与利用。现代网络技术以及计算机技术的普及与发展，为虚拟化的档案管理方法的实现提供了保障。虚拟化档案管理方法，可通过馆际互借与网络互连等方式，增加档案的馆藏，使档案信息资源得以丰富。同时，将档案信息通过互联网进行管理，利于档案信息资源共享的实现，这一管理方法具有投入少、容量大、查阅方便等优势，在档案管理中，可结合实际加以推广运用。
（二）强化计算机技术运用，实现档案管理网络化
现阶段，信息技术快速发展，计算机局域网得到广泛的应用。在档案管理中，为了提升档案信息的保密性，多数档案管理部门在档案管理中拒绝互联网的接入，从而使档案管理出现了档案文件与网络隔离的现象。但在当前时代下，网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技术的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。同时，运用网络化的档案管理方法，可实现档案信息的网络传输，而且传输的成本低、速度快，网络传输的档案信息不走样。网络化的档案管理方法是实现档案信息化管理的必经途径。
（三）运用数字化档案管理方法，保障档案资料完整性
数字化的档案管理方法主要是指通过现代电子技术（如扫描仪以及计算机等）的运用，实现档案资料从纸质化到电子文档的转变档案管理方式。现代数码影像技术以及缩微摄影技术（在缩微品上将纸质文件制作成电子文件）的全面发展，从而为实现档案管理的数字化提供了技术支撑。运用数字化的档案管理方法，可将馆藏档案资料转化为电子文件进行管理，在使用档案资料时，可通过计算机进行快速地、大范围地检索，打破了传统纸质档案管理的时空限制，可有效提高档案资料利用的实效性，同时还利于缓解档案保存中产生的库容压力。尤其是将现代计算机技术、数码影像技术与缩微技术进行结合运用，有效处理档案中的图片的消褪、渗化等问题，复原照片全貌，利于图像档案信息的长期保存与查阅，这种声像俱全以及图文并茂的档案管理方式不仅使档案资料的完整性得到有效地保证，还利于档案管理工作顺利开展。
（四）实现智能化的管理方法，提升其信息服务功能
随着科学技术的更新，档案信息资源的载体实现了多元化发展，除了胶卷、图片以及纸质等传统档案资源载体之外，光盘以及磁盘等电子档案资源载体也相继出现，从而使多种档案资源载体并存，为顺利开展档案管理提供了保障。尤其是随着将来的语音识别技术的开发，有助于智能化的档案管理方式的形成。这一档案管理方法的运用，能够使计算机自动接收所有档案信息，并根据计算机设定与编制的程序对档案信息进行自动分类与归档，克服传统手工档案信息收集、整理与归档的缺陷，利于档案资料的价值的展现，从而全面提升档案信息的服务功能。
综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，运用现代化的档案管理方法，实现档案管理的虚拟化、网络化、数字化以及智能化已成为档案管理的必然发展趋势。作为档案管理人员而言，要不断提升自身的科学知识，实现从保管员到知识提供者的角色转变，全面提升档案管理水平，为现代化建设服务。
参考文献
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1.1 领导班子尚未意识到档案管理的重要性
在以往的档案管理中，学校领导尚未意识到学校档案管理的重要性，还单纯的认为只要把学生的成绩搞上去、把学校的教学目标达成，这就算管理好学校了，认为学校的档案管理应由档案管理部门来负责，然，并不知学校教学部门的教学资料等重要文件不能及时入档，造成文件的积压或丢失，对档案的完整性和安全性有多么大的影响。
1.2 档案的管理方式过于传统
就拿“图书馆找书这一例子来说”我们去找书，并不知道这本书有没有被借走，或是图书馆是否收藏了这本书，我们只能在归类好的书架上一层一层的找，找到最后，才发现，图书馆没有这本书，或是这本书已经被借走了。如果图书馆实现了信息化，我们找书时就有了针对性，我们可以检索书名，得知有没有被借走，得知该馆有没有收藏这本书籍，当我们的检索结果有我们要找的这本书籍，我们就可以根据这个索书号，去对应的楼层，对应的书架去寻找，这样既节省了阅读者的时间，又提高了图书的利用率。仅仅这样，仍不能算是实现了信息化，如果没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案管理方式，还是无法从根本上解决档案管理的利用率低，档案管理困难等问题。随着信息技术的不断发展，电子文档这一新产物的出现，无形之中加大了档案管理人员的工作负担，当在不实现信息化的前提下。所以档案管理的信息化需要尽快得到解决。
1.3 档案管理人员的管理水平不够高
学校的档案管理部门大多是由兼职人员或是文化水平不高的叔叔阿姨来管理，缺乏具有全日制档案管理专业毕业的高素质人才，缺乏既具备档案管理专业和通晓计算机专业知识的综合性人才。因此，在日常的档案管理中需要不断提高管理人员的管理水平，不断完善档案管理中的不足，要与现代化档案管理接轨，不断提高档案管理水平。
2 中小学档案管理实现信息化的优势
2.1 改变档案管理方式，提高工作效率
档案管理进入信息化和数字化后，改变了档案管理人员的工作方式，使其从繁杂的管理方式中解脱出来，将以往档案资料的收集、整理、立卷，归档等复杂手续逐渐改变，实现了档案管理的现代化、自动化，在一定基础上极大的提高了工作效率。
2.2 改变档案管理方式，提高档案使用寿命
档案管理由一开始的纸质资料逐渐转换为电子资料，纸质资料对保存条件有较高的要求，藏储地点过于潮湿，过于干燥都不符合纸质资料的藏储条件，加上纸质资料有个最大的缺点就是它的存储寿命要远远的低于电子资料。
档案管理存储方式的转变，并不代表数字文?n完全替代了纸质文档，而是，现在的档案管理方式由单一的纸质方式逐渐演变为纸质和数字相结合的多形式并存的存储方式。数字档案的出现，使历史久远、具有极高保存价值的资料得到了有效保护，延长了档案的使用寿命。档案管理方式的改变不仅节省了空间，还为保护大自然做了贡献。可见，档案管理方式的多形式化有助于提高资料的使用寿命和减少环境的污染。
2.3 档案管理方式的改变，有助于实现资源共享
中小学档案信息不仅记录了学校的发展过程，最主要的是学校档案的信息能够服务于学校。信息化在中小学档案的应用，加上网络管理系统灵活多样的查询手段，使查阅者能在短时间内从大量的文件资料中找到完整的档案资料，能够使查询结果更准确，查询速度更快速，从而实现了资源的共享。网络这么发达，学校都想通过网络来更好地宣传自己，因此，每个学校都有自己的网站，档案信息通过学校的网站得到更好地展示，使更多的人了解学校的发展历程，了解学校的教学质量等一些重要信息，使档案资料得到更好的共享。
3 中小学档案管理如何实现信息化
3.1 对档案资料进行科学管理
学校的规模大小不能决定对档案资料的重视程度，也就是说，不管学校规模的大小，都应该重视档案管理。因此，有条件的学校应选择档案管理专业，思想素质高，责任心强，有较强业务能力的人员来管理档案，没有条件的学校，也应该找责任心强，熟悉学校工作，思想道德方面有较高素养的人员来负责学校的档案管理工作，逐渐实现中小学档案管理的专业化和科学化。
3.2 建立相应的规章制度
档案管理的信息化不仅是社会发展的需要，也是学校实现现代化的需要。因此，使档案管理能够更好地实施，应该建立相应的规章制度，加强档案管理的力度。规章制度的制定要多参考相关法规和密级要求，制定合理的规章制度。还要做好相关人员的保密工作，使其能按照规章制度来科学的管理档案。
3.3 做好安全工作，保护数据安全
在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。
【关键词】
现代化档案；管理水平；管理方法
为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。
1 档案管理现代化的含义
我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。
2 进程中存在的问题
2.1档案标准化程度低
随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。
2.2缺乏档案管理专业人才
档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。
3 提高档案管理现代化水平
传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。
4 结束语
经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。
参考文献：
［1］杨培花，杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施［J］.现代妇女：理论前沿，2014（1）：206
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0064-01
档案资料是文献信息资源宝库中一个很重要的组成部分。随着社会信息化程度的深入，对档案的科学规范化管理可以提升一个单位的管理水平。社会对档案信息的需求日益增长，依赖程度也越来越高。把档案信息由静态转化为动态提供给别人，更体现了档案的价值，发挥了档案的作用。所以，档案工作者必须运用现代化的管理手段，打破常规，利用互联网自动平台，借助信息化这个机遇，推动档案信息网络化建设，提高工作效率和服务质量。
一、当前档案信息化建设工作所面临的新形势
随着信息技术的飞速发展，先进的科学信息化建设在人们的日常工作和生活中发挥了非常重要的作用。现在，我们正处在通过科学信息化推动工业化的现代化建设进程当中。在这个过程中，社会对很多包括档案在内的科学信息化工作提出了新的要求。档案信息资源的公开的必然要求，这就要求档案专业技术人员必须从传统的管理方式转变为现代化管理和信息化管理方式中来，将信息化工作方法纳入到档案管理信息化工作中来，这是档案信息化资源引用开发工作的重要内容，通过利用高新的信息技术手段，使档案广泛利用和交流。原来的传统档案管理模式早已经跟不上时代的脚步，随着电子文件等载体的大量出现和档案信息数量的增加，我们要想快速获得所需要的档案信息，就要用现代化管理手段来工作，需要用最先进的技术来实现档案全方位、多层次、多功能的现代科技化管理方式，使档案信息化存储方式发生深刻变革。产生管理对象的信息化，推广计算机数据库和网络技术的引进，即由传统的纸质载体的档案管理信息为对象，转变为集图、文、声于一体的多媒体信息化的机读档案为对象以存储于计算机内，赋予档案管理工作的内容以信息技术化。
二、要加强信息技术人才的培养工作
由于档案管理方式的变化，为了适应新形势下的需要，要想实现档案的信息化，一方面，要加强对档案管理领导的培养。作为档案管理的领导者，非常有必要了解、接触最先进的管理方式、方法。可以通过多种形式的交流会、技术培训、定期的学习来实现对档案领导者的改变。另外一方面，认真做好现职人员的培训学习工作，分期分批地安排档案工作人员参加有关计算机技术、数字化技术、网络技术、现代化管理技术和信息化管理技术等知识的专业培训。经过培训，可以让一线的档案管理人员拥有现代化的管理技术，有助于实现档案信息化。第三，要积极引进人才，并为他们创造良好的工作环境，建立良性机制，推动档案信息化建设。聘用高素质的档案管理人员，可以在最短的时间内实现档案信息化。四要大胆启用现有的专业技术骨干，给他们新任务、压担子，让他们在工作中进步，实践中成长。
三、要加强档案信息化建设就必须提高档案信息化管理水平
要建立起一套合理、科学、严密的信息化管理制度，就要明确职责，权限设置也必须明确到具体工作人员（或岗位）。实现档案信息化之后，由原来的纸质档案管理转变为电子档案管理。电子档案管理较纸质档案有其自身的优势，例如：方便、快捷。但是，电子档案也有其自身的缺陷。如果不做好权限设置，很容易引起泄密。因此，档案信息化建设，在提高技术要求的同时，也要做好权限设置。
在提高管理水平的过程中，对档案管理人员的服务意识提出了新的要求。要求档案管理人员尽职尽责。一方面为相关部门提供档案服务，另外一方面，做好档案的管理工作。例如：电子档案在封存过程中，对封存的环境有要求，要提供封存电子档案的环境，做好存档工作，不能懈怠。整理档案的电子文件时要防止信息在转换过程中的失真，归档时要进行认真、全面的检查。使用时也要健全档案的电子文件的管理和使用记录。电子档案形成以后，必须定期做好必要的格式和载体转换，还应做好备份工作，使电子文件尽可能地处在保密安全的状态。
【参考文献】
