时间：2023-06-07 09:02:46
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2.1加强“三个体系”建设
对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。
2.2原单位加强下岗职工档案管理
对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。
2.3加强下岗职工档案的保管及利用
一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。
2.4融入现代化档案管理方法
将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
1 企业档案管理工作的特性
1.1 独立性 企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。
1.2 专业性 在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。
1.3 系统性 企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。
2 职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用
2.1 对企业发展的步伐和速度起到促进作用 企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。
2.2 是培育企业核心竞争力的重要工具 核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。
2.3 是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段 职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。
3 加强职工档案管理工作的措施
3.1 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则
随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。
3.2 实现企业职工档案管理的现代化
当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。
3.3 努力提高职工档案管理人员的业务素质
档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，这就要求从事档案工作的人员，第一要钻研本专业的理论知识，掌握这项工作每一个环节的技能技巧，第二要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力，不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤，就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值，只有全面掌握相关门类的知识，才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础，没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此，作为现代化企业的档案工作者，必须严格要求，提高业务素质，掌握现代化档案理论知识和管理能力，并且要加强相关专业知识的学习，掌握多方位的知识，以适应新形势下档案管理工作的需要。
4 结束语
随着社会经济不断发展，现代化企业改革也在不断深化。作为企业顺利实现科学管理重要基础工作之一的职工档案工作，在促进企业发展，提高企业内在素质和竞争力，全面建设现代化企业的过程中发挥着越来越重要的作用。
1.现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策、化解矛盾、维护社会稳定的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的作用已不局限在企业本身，已经成为社会的问题，职工档案应成为个人信誉体系的主要内容。职工档案的内容已不在是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，固定工身份和部分合同制工人档案，有在企业主管部门管理的，有在企业管理的，没有与企业各门类档案实行资源整合，集中统一管理。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益以及劳动力合理有序流动和建设科学、规范的劳动力市场。
2.企业职工档案工作发展不均衡。目前，职工档案的保管和管理主要分六个层面：一是国有、非国有企业用人单位保管和管理在职（在岗）的职工档案；二是具有部分行使政府职能的企业以及企业化管理的事业单位保管的员工档案；三是市、县（区）劳动就业局保管解除劳动关系的职工档案；四是市（县）社保局保存企业离退休人员实行社会化管理的职工档案；五是市人事行政管理部门下属的人才服务中心保管的大中专毕业生档案；六是失业人员、灵活就业人员、中介服务企业（组织）、民政系统的社团组织工作人员以及农民工等档案。
长期以来，职工档案的管理工作游离于档案行政管理部门的视线之外，未能实施有效监管。劳动保障部门在没有法律依据的前提下，监管不到位。这种脱离政府监管的职工档案工作必然导致一系列问题的出现。如企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，或把档案长期存放在个人手里甚至丢失，职工在调动工作或办理退休时找不着档案等等问题。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。
3.企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业具体工作人员没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
4.档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，档案检索和利用停留在手工操作上。国家、社会、职工个人所需的职工档案的信息不能在网上共享。
5.档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。少数职工档案管理人员没有经过档案专业培训，业务能力和水平具有局限性，加之兼职过多，顾此失彼，无暇顾及档案的规范化管理。在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进职工档案管理方面下工夫不够。
对策思考
1.将职工档案的管理规范纳入档案管理的法律体系
（1）劳动保障行政部门与档案行政管理部门应尽快制定地方企业职工档案管理办法,进一步对客体即用人单位、代保管单位、职工个人明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准以及材料的形成、变更等提出规范性的要求，对违法行为要实行责任追究制和问责制。对职工档案出现涂（篡）改、伪造、损（销）毁、丢失、无故扣留档案的行为将依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、地方档案法规、规范性文件等有关法律法规给予处罚，造成重大损失的，应依法承担责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（2）档案行政部门要依法履行档案监管职能
一是建章建制，规范管理。要建立具有较强的可操作性的企业职工档案整理、归档、借阅、安全保管、转递等各项规章制度，防止擅自涂改、销毁、伪造档案及档案材料的丢失、损坏现象的出现，使职工档案的归档、借阅、转递环节上严谨、规范。
二是贯章贯法，有效监管。以“登记备案”这一新的行政监督管理模式，规范职工档案行政管理工作，使职工档案管理在同一个法律和制度的平台上操作，实现档案工作质的统一。与劳动保障行政部门联合成立职工档案管理资格认定领导小组，对各劳动保障机构和企业的职工档案管理资格实行认定制度。对不具备保管资格的单位坚决取消其保管资格。通过资格认定，进一步督促和规范各级劳动机构和各用人单位的职工档案管理工作。
三是执法检查，严惩不贷。加强对企业、劳动保障档案机构、人才中介组织职工档案的监管。并对不合格单位实行责令整改和行政处罚，实行问责制。
2．建立健全职工档案的业务标准体系
对职工档案的内容、分类、档案用品标准要重新进行规范，逐步实现职工档案信息化建设的要求，建立各级职工档案的数据库。在职工档案中要增加一份针对一份档案，从建档到补充材料到转递，所涉及的材料内容、时间和具体工作人员和检查人，以及其他需要说明的情况均要详实记录，涉及的具体工作人员如立卷人、移交人、接收人和检查人，亲笔签字的记录。可以赋予职工档案备考表新的内容。职工档案的备考表，要区别与其他门类档案的备考表，要既简单，又易于操作，还要可行性强。一是要体现时间性，有建档时间，有历次补充材料时间，有档案转递时间。使档案形成的来龙去脉一目了然。二是体现责任人，要有立卷人，有每次补充材料、档案转递的移交、接收人、检查人的签字。三是要体现真实性，要有卷内材料的情况说明，如取证材料、复制材料等具体情况的说明。职工档案每一次的变化，都要在备考表上详细记录。所用的纸张和字迹均要符合档案保护的要求，易于永久保存。
3.将职工档案专兼职人员的培训和职称评定纳入档案人员的档案教育和职称评定的管理体系
推行职工档案人员持证上岗制度和继续教育，加大培训力度，不断提高职工档案管理人员业务水平和能力，在网上公布培训人员名单，加大公众监督力度。同时应当允许职工档案专兼职人员参加档案序列的职称评定工作，扩大职称评定的范围和渠道。
4．建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制
（1）档案行政管理部门要密切和各级劳动保障、人事行政管理部门和企业主管部门的配合，要详细划分各自的职责，从体制上明确档案行政机关的监管主体地位。
各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理，制定规范有效的管理制度,加强督促。同时要加强对人事、劳资人员职业道德的教育。加大劳动监察力度，督促企业与职工签订劳动合同。规范劳动合同书、解除（终止）劳动合同证明书、新工人登记表、职工调转表格等所形成材料的文本格式，对职工档案调转、劳动合同书、解除（终止）劳动合同实行审核备案制。充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使职工档案管理更加规范化、科学化。
档案行政管理部门要及时将通过职工档案管理资格认定的企业名单告知人才服务中心，以便及时将已就业的大中专毕业生档案进行转递，各人才服务中心不得无故扣留已就业的大中专毕业生档案。
根据市劳动保障局统一部署，近期，我局组织有关人员对全县企业职工档案管理情况进行了全面调研，现将有关情况报告如下。
一、基本情况
1、企业职工档案的管理方式
《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）实施以来，我县企业职工档案大多由企业主管部门的人事部门（政工科）统一管理，少数由企业人事部门（政工科）进行管理。
2、企业职工档案包括的内容
企业职工档案主要包括学历材料（毕业生登记表、学历证明等）、工人录用材料（包括招工、子女补充、工人转正定级等）、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等）、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休（退职）审批表等。
3、职工流动中档案的移交保管方式
企业职工流动其档案由县劳动行政部门调配股密封、盖章后邮寄或随转。
4、对因企业破产、倒闭而失业的职工，其档案移交县失业保险部门统一管理，直至再就业办理转移手续。
二、企业职工档案管理工作中存在的问题
1、现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。现在企业职工档案没有统一管理，企业主管部门管理固定工身份和部分合同制工人档案，有些企业也管理合同制工人档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益，促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。部分国有企业改制为私有企业，对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案无人问津，甚至丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里，有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。
2、企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。
3、档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企业管理方面下功夫不够。
三、有关建议
针对上述情况,为做好企业职工档案管理工作,建议采取以下措施:
一是建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。建议有条件的大中型企业由劳动保障部门指导，独立管理职工档案，小型企业和私营、个体、外资企业的职工档案由劳动保障部门的人事档案部门统一管理。
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
2 加强社保档案管理的必要性及重要意义
一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平
基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。
3.1 科学分类
档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。
3.2 日常归档
平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。
3.3 合理编号
整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
3.4 标准化装订
按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。
3.5 填写卷面和档案装盒
案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。
3.6 定期移交
按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。
3.7 规范排列
（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。
（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。
二、中学教职工人事档案管理模式优化措施
（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。
（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。
（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。
（一）对人事档案管理的重视程度不够
随着社会市场经济体制的不断深入，在人才市场中，人员的流动性越来越自由化，企业与员工之间的“双向选择性”也越来越明显。企业在招聘录用员工时更看重的是员工的工作能力以及人品方面，而员工与企业在达成一致性的时候更多的是由劳动合同进行书面的约束，而不是人事档案，员工只要按照劳动合同中的协议条款进行，则可以自由的选择职业流动。正是由于这种自由性，现阶段的员工以及人才市场中经常会出现由于个人发展原因或者其他方面的原因，员工选择跳槽的情况，而员工未及时办理转档手续，因而造成了很多死档或者弃档的存在。更是由于对人事档案重视程度不够，出现很多人事档案遗留在原由的人才市场或者交流机构中，这样导致后续进行有关人事方面工作的时候欠缺相应完整的档案资料查询，为后续的人事工作带来极大的不便。
（二）人事档案管理人员的服务意识不够
在企业内部中，人事档案有关部门长期受到一些机要性和制度方面的制约，有关档案管理人员在工作中长期处于比较被动的状态，采取单一的服务方式，导致人事档案管理人员在服务意识上也存在明显的不足。对于人事档案的管理，管理者将重心过多的放在了保管资料方面，对于人事档案中所记录的一些信息资源都没有很好的进行利用，为企业调配人员，考察员工提供应该具备的价值。
（三）企业人事档案内容不够完善
企业的最终目的是为了盈利，对于员工的管理也是为了最大力度的刺激员工的创造力和工作能力，从而达到最佳的经济效益，而在企业内部管理中，各部门之间的职能差别很大，因此人事档案的管理除了具备员工的一些基本信息之外，还应该结合企业自身管理需要充实一些内容。但是在企业中，人事档案管理资料内容基本上只显示了员工的年龄、学历、个人履历等这些基本内容，对于员工在岗位工作上的业绩表现，工作贡献等都没有详细的归纳和记载，因而不便于对这个员工进行很详细的了解。
（四）信息化和网络化管理水平落后
随着信息化时代的到来，企业内部的档案信息管理模式也开始发生转变，在一些信息网络应用发达的国家已经开始用电子档案技术逐渐取代纸质档案，但是在我国企业中，传统手工记录的形式仍然大量存在，并没有将电子化技术很好的融入到档案管理工作中。
二、如何改进职工人事档案管理的对策
（一）提高人事档案管理的重视程度，加强人事档案的宣传
人事档案在管理中面临最关键的问题就是员工以及领导的不重视，这种不重视主要源于对于人事档案管理作用的不清楚，因而有必要对员工及领导加强人事档案管理重要性和作用性的宣传，无论是员工还是管理者都应该正确对待人事档案管理工作。例如可以通过一些形式对企?I员工进行人事档案管理办法的宣传培训，提高了员工的意识，才能更有效的推进人事档案管理工作的发展，促进其资源利用性的有效开发。
（二）强化服务意识，提高业务能力
人事档案中所记载的员工信息对于人事管理工作包括人员岗位的调动、工资结构的调整等都具有重要的依据作用，针对人事档案管理工作的性质，人事有关管理人员应该转变传统的工作思维，增强服务意识。首先需要对已经存在的档案信息进行整体归纳，其次针对各部门岗位有针对性的进行培训，提高员工的业务能力，最后对所保管的所有人事有关资料进行整体盘点，建立明确清晰的档案管理体系。
（三）建立科学合理的管理制度
企业一般会形成自己一套有序的规章制度，但是面临着不断变化的社会形势和新的状况，企业人事档案管理制度中会有些规章制度不适应变化中的社会形势，因而需要根据实际的社会需求不断的调整规章制度，及时建立健全企业人事档案管理的有关规章制度，让其更能够适应企业人事管理相关工作。另外还要不断充实完善员工档案的资料信息，扩大收集员工信息资料的来源，为企业进行有效的人员管理提供参考依据。
（四）加快人事档案工作的信息化建设
信息技术可能是现展最快的技术之一，日新月异的新技术、新概念、新产品和新服务等层出不穷，伴随着信息技术的进步，许多传统领域内已经存在并运行多年的机制受到了冲击，企业职工档案管理也不例外。对于传统的档案管理工作来说，这场信息技术革命带来挑战的同时，也带了机遇，只有勇于面对挑战，积极主动的将信息技术的新成果源源不断的应用到档案管理这一传统领域中，才能让传统领域得到更快更好的发展，不被时代所淘汰。
本文回顾了信息技术在企业职工档案管理中应用的过去，研究了当前的现状，并展望了未来。
一、信息技术在企业职工档案管理中的起源
1.无纸化存储：最初在档案管理中引入信息技术，源于一个朴素的意图，随着时间的流逝，常规的纸质档案所需要的保管空间要求越来越大，检索和调阅也越来越困难，而电子存储方式，不仅可以获得高得多的存储密度，而且可以在极短的时间内查询和检索。
在此阶段，经常使用的方法是对已有的纸质档案进行电子化复制，例如人工输入或者光电扫描等，日常管理活动中，使用电子化版本，但是为了避免引起法律争议，仍然进行纸质存档，以作为可采信的证据。
2.电子文档： 伴随着数据加密技术的发展，电子签名技术再一次推动了档案管理的信息化进程。在电子化的档案中嵌入一般情况下难以破译的电子签名信息后，可以有效的保证电子版档案的真实性和完整性。
尤其是当相关法律法规相继推出后，从法律上认可了电子签名的有效性，使得电子文档得到了广泛的应用，这使得完全抛弃纸质文档成为可能。
3.无纸化办公 电子流程：在解决了无纸化存储和电子文档后，并未完全实现和达成无纸化办公的目标，这体现在各种各样的电子文档的流转和会签过程。电子流程(又名办公自动化工作流)技术的发明和推广，解决了文档流转和会签的过程控制问题。
二、信息技术在企业职工档案管理中的发展
1.增值应用 管理信息系统：无纸化办公和电子文档仅仅解决了档案管理的最基本问题，即高效的档案存储。传统的企业组织行为，各个部门各自维护和管理自己的职工档案，一方面存在档案资料的冗余，如每个部门的职工档案都包含了大同小异的职工个人基本资料，另一方面有些专门的个人资料需要其他部门提供数据支持，例如财务部门发放工资需要人力资源部门提供工资数据。
2.数据分析和决策支持：在得到了具有充分历史数据的档案资料之后，如何利用这些数据，就成为了体现档案管理水平的关键。如果仅仅只是将这些电子化数据和纸质化档案一样简单封存备查的话，那将是一种极大的浪费。通过设计良好的决策支撑系统，可以对这些电子化的历史数据进行自动分析和处理，并形成各种直观的报表和图表，以帮助企业管理者做出更符合实际情况的管理决策。
三、信息技术在企业档案管理中的未来
1.多媒体数据：多媒体技术已经获得了成熟的发展，使得企业职工档案中除了可以容纳常规的文本、数字和图片之外，现在还可以容纳影音资料。使用对象技术，还可以容纳几乎所有类型的特殊数据。这就使得档案的内容更加丰富翔实，管理决策依据更加充分。
移动互联：移动计算技术的发展获得了长足的进步，智能手机和平板电脑等手持计算设备已经进入了大众消费类电子产品的主流市场。这就使得在现场处理问题能够获得管理信息系统的协助，从而避免人工转移数据容易出现的差错。例如，在现场清点每个员工领用的公共资源时，可以使用手持设备直接对这些公共资源的条码标签进行扫描，同时对该员工的身份识别卡进行识别，自动完成清点工作，如果存在问题，也可以现场就获得告知。又比如，当员工外出并没有携带便携式计算机时，也可以直接使用智能手机或者平板电脑从管理信息系统获取信息和完成操作。
2.网际互联：随着各企业、单位和政府机构的企业管理信息化进程的推广和深化，形成了大量的独立的管理信息系统，由于需要在不同的企业、单位和政府机构之间共享信息，因此通过互联网提供访问平台显得越发必要。
传统上，一般只提供了人机访问接口，需要操作者人工输入信息进行查询和操作，这意味着操作者可能需要在本单位的管理信息系统和对方单位的管理信息系统之间来回切换进行操作，并人工复制和重新输入数据。如果在开发公共访问平台的同时，提供应用程序编程接口供其余管理信息系统直接调用，而不需要操作员人工干预，自动完成跨系统的信息和资源共享，将极大程度的提高系统的可用性。
在公共领域内，已经存在了大量类似的情况，例如可以直接使用第三方的用户授权信息进行WEB网站的登录。而在档案管理领域内，还需要加快建设。例如，本企业的员工薪酬福利系统可以和公共社会保障管理系统直接挂接，本企业系统的使用者完全无需知道公共社会保障管理系统的存在，即可以得到社会保险的缴纳和使用情况。
四、结论
随着新的信息技术逐步引入和应用到档案管理事务中，作为档案管理的策划者和实施者，有责任引导档案管理工作向着更加智能化的方向发展，而不仅仅局限于传统的档案存储、流转、更新和检索等简单操作。信息技术的飞速发展，对档案管理工作，既是一个巨大的挑战，也是一个难得的机会，只有发挥积极性和主动性，才能更好的改进档案管理工作的水平。
参考文献
［1］李兴由(2003)，中国企业的信息化发展状况研究，中国财政经济出版社。
一、相关概念和意义
职工档案是国家档案的组成部分，指行政机关、企事业单位的劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察干部、职工的依据。失业职工档案管理，是公共就业服务部门按照党的惠民政策，为失业职工提供的一项免费的档案服务，档案中记载了个人经历、工作情况、工资待遇等内容，是办理退休养老、享受相关待遇的重要依据，提供失业职工档案服务，对保障失业职工的合法权益，具有十分重要的意义。
二、失业职工档案管理中存在的问题
1.档案管理工作的宣传不到位
档案管理工作的发展和进步，需要社会各界对档案管理工作有一定的认知和了解，很大程度上取决于档案宣传工作保障作用的发，失业职工档案管理也不例外。但目前的档案宣传工作却存在明显的不足，如到我们单位来办理档案的一些失业职工说很少听到档案方面的宣传，感觉神神秘秘的，差点自己拆开了看看。在宣传内容和形式等方面尚有欠缺，导致档案管理工作的宣传工作的效果不理想。另外，目前档案类的专刊比较少、缺少能够广泛汇集、总结档案管理先进经验的载体，同时因对档案管理工作的重视度不够，目前已成立的档案宣传专刊稿件质量良莠不齐，发行量也不大，无法形成强有力的宣传攻势，在新媒体范畴内也很少涉足，无法取得与年青一代的潜在档案使用群体有效接触，制约了档案利用效率的提升。
2.对档案管理工作的重要性认识不足
目前，社会上出现了一些错误的观点：一些人认为档案管理工作是一个闲职，只有官员亲属才能抢占先机，或者是作为隐形福利发放给领导认为“需要”躲轻闲的人；一些人认为只有公务员、事业单位和大型国有企业群体才需要档案，对于面朝黄土背朝天的老百姓来说，只要按照规定交纳了社保，最后就可以得到该有的保障，档案可有可无或者是画蛇添足；还有一些高校毕业生，忽视了档案的重要性，只管毕业前后找工作，投简历或者继续深造，只要找到工作签定合同、领上工资、缴纳社保就不管档案了，不知道或不去办理任何就I、档案托管等续，最终需要用到档案时才发现档案非常重要，重新建立或补办档案有多麻烦，不同程度影响了档案管理工作的有序推进。
3.档案管理专业人员素质不齐
目前非档案管理部门对档案管理工作不了解，还有部分档案管理部门未认识到档案管理工作的重要性，在人力、物力、财力等方面的投入和支持力度不大，有些档案管理人员没有经过专业培训，基本的档案管理知识都没掌握，甚至对失业职工档案的概念都不知晓，加上部分工作人员责任心不强，正规档案的收集、审核、整理、归集都做不好，更谈不上规范做好失业职工档案的收集、整理、归档、装订等。他们仅能简单地把收到的材料放入档案袋存储起来，很容易出现档案材料不够真实准确，档案前后材料印证不一致的问题，当人事组织部门核验时，就会被认定为虚假档案，还有可能追究个人责任，造成重新认定补充档案资料等诸多麻烦。
三、加强失业职工档案管理的对策和建议
1.加大宣传提高认识推进工作
加强同媒体合作是做好现代社会宣传工作的重要手段。在过去占据宣传阵地的传统媒体主要包括广播、电视、报刊杂志等；引领时尚的新媒体主要包括网站、微信、聊天室、社交平台等。档案管理部门应当加大对新媒体宣传工作的研究投入，在原先知识竞赛、演讲比赛、社会答题等方式的基础上，创新比如档案宣传日、微信知学平台、专题档案宣传栏目等方式，充分利用传统媒体和新媒体，加大对档案管理法的宣传，广泛开展各种宣传活动，组织开展《档案法》竞赛和比赛，扩大档案管理工作的社会影响力。很多档案管理人员专业不专，业务不会，归根到地还是认识上出了问题，因此就需要加强日常教育引导，让工作人员有紧迫感和危机感，树立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意识，自觉更新知识，提高工作的主动性和自觉性，营造良好的社会环境，提高全民的档案意识和认同，加快档案管理工作纳入法制化管理轨道的步伐。
2.严格准入加强培训提高素质
1.我县机关事业单位职工档案管理工作现状
1.1职工档案管理不集中
机关事业单位人事档案包含干部档案和职工档案。我县干部档案分别由组织部门和人事部门统一管理，担任副科级以上领导职务的干部档案由县组织部集中管理，一般干部档案由县人事局集中管理，唯有职工档案分散在各机关事业中由各单位分别管理。由于职工档案分散管理，各单位的职工档案管理制度不统一，档案材料的收集办法不一致，在职工办理调入、调出、调资、退休等手续时，经常有档案材料不全的情况发生，致使机关事业单位职工的合法权益受损。
1.2对职工档案重视程度不够
由于干部档案已集中到县组织人事部门统一管理，为数不多的职工档案得不到领导的足够重视。有的单位职工有几十人，但大多数单位的职工只有十几人到几人不等，因此很多单位的领导都对职工档案管理工作的认识不到位，对职工档案管理工作缺乏积极主动性，认为只有那么几份职工档案，没有必要专门投入人力财力来管理，造成单位从上至下的职工档案管理意识淡泊。
1.3职工档案管理人员素质不高
职工档案管理人员大多由单位劳资人员兼任，文化水平参差不齐，整体素质不高。有的档案管理人员是半路出家，没有经过专门的档案业务培训；有的档案管理人员调动频繁，因此造成业务不熟悉，短时间内难以胜任本职工作；还有的对档案管理工作一点都不熟悉，认为档案管理就是保存档案，只要把档案锁在柜子里不丢失就行了，对职工档案材料不及时收集，收集了不及时归档，以致职工档案材料不齐不全，职工档案资源得不到及时利用。
1.4职工档案材料收集工作力度不够
由于各单位对职工档案管理的不重视，导致档案管理人员对档案材料的收集归档工作被动、不及时、不全面。如职工档案材料不全，缺转正定级手续，历年考核、历次调资手续不全，有的复转军人只有安置手续，入伍、退伍档案仍滞留在武装部或民政局，没有并入职工档案，有的党员只在各种表格上体现上党员身份，而入党手续却没有装入职工档案，档案材料的缺失，在职工办理职称评定、工资套改、工龄认定时，导致职工不能按规定享受到正常的职称晋升、工资调整等权益，影响了职工的切身利益。
1.5职工档案管理制度执行较差
有些单位虽然建立了职工档案管理制度，但真正执行的时候却不落实。如职工档案未按规定编目造册、编制检索工具，查阅借用、转递手续不够完备，在档案借出时不严格履行手续、不按规定办事，认为本单位的职工调用自己的档案，用不着经过繁琐的手续，只要本人有需要取走就行，造成在接转档案时不密封，借出半月、1月甚至1年不归还的，个别人钻空子，抽取个人档案材料、造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。
2.做好我县机关事业单位职工档案管理工作的几点建议
2.1建立机关事业单位职工档案集中统一的管理体制
为确保机关事业单位职工档案的完整与安全，我们要改革现行的机关事业单位职工档案分散管理方式，变基层分散保管、多头管理，为县劳动保障局集中统一保管。按照集中统一保管的改革思路，将全县机关事业单位职工档案对口到县劳动保障局统一管理，全面杜绝档案分散管理模式下存在的安全隐患。县劳动保障局建立规范化的职工档案室，配备专职、专门的档案管理人员。
2.2提高认识，加强对职工档案工作的领导
要求各单位要提高认识，加强组织领导，明确分管领导和工作人员，及时安排部署，落实好人、财、物，认真做好单位职工档案的移交工作，确保档案按时按质进入职工档案室。要统一职工档案移交标准，严格规范。各单位要严格按照人事档案材料收集归档规定的收集范围，收集职工档案材料。做到：主动及时，全面准确，保质保量，安全保密。 向县劳动保障局移交档案时，除移交纸质档案外，要同时移交文件级目录与全文扫描数据对接的电子档案，确保准确率达100%。县劳动保障局对接收进室的纸质档案和全文数据库进行验收，不符合质量要求的一律不予接收。
2.3提高职工档案管理工作者的素质
档案管理的好坏，直接关系到职工的职务升迁，待遇调整等，因此职工档案室必须把好用人关。首先，应选调那些政治可靠、作风正派、责任心强，具有大专以上学历的优秀干部来从事全县机关事业单位职工档案管理工作。职工档案管理工作是一项平凡而又艰苦的工作。作为档案管理人员，必须具有甘为人梯，热心服务的思想品德。要想职工所想，急职工所急，在不违背制度的条件下，千方百计地为职工提供方便。要埋头苦干，不为名利，服从需要，要立足本职，用主要的时间和精力做好职工档案管理工作。档案工作的特点，要求档案人员不仅要埋头苦干，而且要头脑清醒，思路敏捷。随着社会的进步，科学技术的发展，档案管理工作的科技含量越来越高，新的形势要求档案管理人员必须牢固树立终身学习意识，不仅要熟练掌握专业理论知识，还要努力学习法律知识、哲学知识和现代管理知识等，通过系统地、持续不断地更新知识，运用现代信息技术，提高职工档案管理工作的现代化水平，才能更好地献身档案管理事业。
一名合格的档案管理人员，必须具有高度的法律意识和良好的职业道德修养。因为职工档案管理的特殊性，在具体的业务工作中，档案管理人员必须始终以法律和道德的尺度为准绳，以党和人民的利益为标准，自觉保护职工档案的安全与完整，自觉保护公民个人隐私及其合法权益，养成良好的职业保密习惯，做到“从心所欲，不逾矩”，坚决不做有损国家、集体和个人利益的事，坚决杜绝的现象，并与违法行为作坚决的斗争。
2.4加强职工档案室的基础建设
要建设标准化的职工档案室，配置铁质档案柜，搞好档案室的通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，配备空调、电脑、扫描仪、监视器、复印机等硬件设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2.5提高职工档案的质量
档案材料是否齐全完整，很大程度上是衡量档案管理质量的重要标志。因此，要做好职工档案材料的及时收集、归档。各机关事业单位除按规定向县劳动保障局移交职工档案材料外，还要将各单位职工在工作生活中产生的考核、调资、晋升等档案材料及时交到职工档案室归入职工个人档案保存。档案管理工作人员要认真登记、整理、核实档案材料，仔细查看档案材料是否完整齐全，并将收集到的材料及时入档保存。对在职工档案移交过程中出现的档案材料内容前后不符，如时间方面，出生日期随意填写，参加工作时间、入党、入团时间不统一，姓名随意用别字情况，各单位要在档案移交时将有异议的材料在移交清单上备注说明，劳动部门经过反复推敲对其作出最后认定。对档案材料不全的，如一些本该有的履历表、年度表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全，各单位尽量为职工把档案材料收集齐全，确实收集不全的也应备注说明情况。坚持“标准化”管理装订职工档案，确保职工档案规范化管理落到实处。
