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随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求
1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。
三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题
1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。
四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议
1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。
参考文献
[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).
[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.
档案是各类企业、机构、社会组织团体的重要信息资源，能够为企业、机构、社会组织团体开展管理工作提供真实的参考依据。传统档案多为纸质档案，其管理程度复杂，管理难度大。而且纸质档案容易发生损毁和丢失，给档案所有人带来不必要损失。计算机技术及电子档案的出现为档案管理工作带来了极大的便利，大大减轻了工作难度，提高工作人人员的工作效率。在信息化时代，计算机技术应用于电子档案管理是时展的必然要求。
1计算机技术在电子档案管理中的作用
1.1便于系统化管理电子档案。
档案的种类繁多，数量巨大，手工管理纸质档案的效率极其低下。员工往往为寻找一份档案而花费大量时间，档案还容易因保管不善而损毁、丢失。而将计算机技术用于电子档案管理可以极大的简化档案管理工作[1]。利用计算机技术建立信息管理系统，将电子档案放入管理系统平台分类管理。工作人员还可为电子档案设置权限，仅让特定对象获取电子档案。计算机技术还能让档案以视频、图像、文字等多种不同方式呈现，或综合多种方式呈现档案。信息管理系统还提供了强大的检索功能、自动入库排架功能，提升档案管理效率。
1.2为档案管理提供技术支持。
随着计算机技术和信息技术的发展，计算机技术在电子档案管理中的应用也越来越深。尤其随着计算机处理技术和存储技术的发展，它不仅方便了档案存储、检索、分类等更仍，分布式计算机系统开发也为集成化管理电子档案提供了强大的技术支持，极大地提升了电子档案管理系统的集成服务性能。计算机外延设备技术的出现，也为传统档案向电子化档案转变提供了技术支撑。最后，计算机技术的应用有效地融合了档案管理和现代管理，为机关单位、企业以及其它社会团体组织向现代换管理转变提供了重要的基础支持。
2计算机技术在电子档案管理中的具体应用
档案管理工作的重点在于存储、检索使用以及维护三个主要内容，结合档案管理工作的重点内容，计算机技术在电子档案管理中的应用主要表现为以下几种计算机技术的应用
2.1存储技术。
传统手工档案均采用具体纸质文件或其它材质文件的形式存储在档案管室内，随着时间的积累，档案数量也越来越多，各种纸质或其它实物档案将占用的空间也越来越多，档案管理工作难度也越来越大。而计算机技术具有强大的存储功能，电子档案的内存也相对较小。利用电子档案将相关资料录入系统文件内，在存储于计算机数据库系统，档案资料占用的存储空间也更小，计算机存储功能可为档案管理提供更为“广阔”的存储空间。
2.2查询技术。
在发展过程中，通常需要对以往多个不同年份的、不同类型的档案资料进行对比分析，用于制定未来发展战略。如果档案为纸质文件，查找工作量极大，使用时也极为不便。而计算机的查询技术可极大的简化查找工作[2]。管理人员只需输入电子档案的关键词汇，即可从计算机数据库内调取所需的数据资料。这种做法减少了人力，也减少了查询时间，大大地提高工作效率。
2.3监测技术。
传统档案管理方式存在丢失的风险，给档案所有者带来巨大的经济损失。而电子档案可降低档案丢失几率，减少档案丢失带来的损失。首先，计算机可提供监视功能，监控是否无权限人员调用、复制重要档案。一旦重要档案出现非法操作，系统将自动报警，及时告知管理人员。同时，计算机技术可对电子档案进行加密管理，非特定人员不具备获取或浏览档案资料权限，以免重要档案资料被他人非法获取。及时被他人获取后，也无法浏览档案内容。
3计算机技术在电子档案管理中存在的问题及解决对策
3.1存在的问题。
虽然计算机技术为电子档案管理带来了极大的便利，档案管理工作也逐渐实现现代化信息管理。但是，在实际应用中仍存在不少问题，主要表现在以下两个方面。一是计算机技术在电子档案管理中的应用深度不足。许多档案管均建立了信息化管理系统，但是档案管理工作仍以手工管理为核心，只将计算机技术作为档案管理的辅助手段。档案管理对象依旧以纸质档案资料为主，而非以多媒体电子档案数据管理为主[3]。以手工管理为核心的档案管理无法充分发挥计算机技术的优势。相反，计算机技术也对档案管理工作带来障碍，导致管理人员做重复性工作，降低档案管理工作的效率。二是档案管理人员的能力不符合计算机技术下电子档案管理工作。传统档案管理向电子档案管理转变也对管理人员提出了更高的要求，管理人员应适应计算机技术支持下的管理思维和管理能力，熟练掌握计算机操作方式、现代化档案管理思维、电子档案安全管理意识等。而档案管理人员受手工档案管理思想影响极深，且计算机知识储备不足，学习新技术的能力也相对较弱，以致于计算技术无法深入应用于电子档案管理。
3.2深入应用计算技术在电子档案管理中的对策。
针对计算机技术在电子档案管理中的问题，应首先转变档案管理人员的意识，重视计算机技术的应用。同时加强技术和设备投入，提升计算机设备软件和硬件水平，引入现代化管理模式，全方面提升计算机技术在电子档案管理中的应用。优化传统档案管理模式，制定使用计算机技术的档案管理制度，使管理制度更适合应用计算机技术，保障电子档案管理工作有序进行[4]。其次，加强档案管理人员培训，改变档案管理人员对新技术的认知，同时提升档案管理人员操作计算机技术的能力，解决技术瓶颈。如聘请专业计算机技术人员对档案管理人员进行专业培训，提高日常维护和管理电子档案系统的能力。
结束语
计算机技术应用于档案管理是信息时展的必然趋势，档案管理人员需要顺应时展潮流，转变传统观念，自上而下地推动计算机技术在电子档案管理中应用。同时，深入分析计算机技术用于电子档案管理的相关要求，为计算机技术管理电子档案营造良好的“环境”，提升现代化管理电子档案的水平。
参考文献
[1]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南,2012,30:686-687.
[2]卢晶.关于计算机技术运用于电子档案管理的分析思考[J].无线互联科技,2013,8:180+183.
本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上，主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。
1中学电子档案管理面临的新形势
1.1档案使用价值不断增加
电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案，电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息，而且可以延长档案数据信息的保存年限，并且有着极高的数据开发价值。首先，电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求，可以同时供给多方面共同使用。其次，电子档案提供了更详实丰富的信息，可以进行综合的数据分析，可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三，电子档案提高了数据信息的安全性，肩负了时代对学生档案管理工作需要，可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标，全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要，不断完善中学电子档案的质量，才能满足工作需求。
1.2管理标准要求不断严格
在信息技术时代，档案的标准化要求越来越高，学生档案已经不仅仅是由学校保存，而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析，为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高，这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先，要提高档案整理工作的质量，突出档案电子化的标准化水平，在保证档案数据安全的前提下，尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次，保护档案合理规范利用，提高档案管理效率，严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递，可以进行相关数据信息的汇总分析。第三，实现档案管理的统一标准，落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求，经得起相关部门的检查，做到对电子档案事业负责。
2中学电子档案建设存在的问题
2.1领导不重视
初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持，但是，由于学校领导对电子档案管理不重视，导致电子档案建设工作效率较低，没能提高中学电子档案建设质量。首先，学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作，不能保证电子档案制度落到实处，制约了电子档案建设的发展速度。其次，还有的领导存在重管轻用的问题，没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能，致使电子档案的应用价值不高。第三，当前中学生电子档案制作要求不断提高，但是有的学校没能引进必要的设备更新，领导没能在电子档案管理中给予必要的支持，影响了中学电子档案建设的速度。
2.2管理人员素质不高
管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先，兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心，没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次，有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训，电子档案维护效率不高，严重的影响了电子档案建设质量，。第三，还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强，没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作，导致电子档案没能发挥出实际应用价值，因此影响了中学电子档案事业的发展。
2.3管理工作不规范
提高中学电子档案管理水平，源于执行较高的电子档案管理工作标准，形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度，因此影响了电子档案管理效率。首先，有些中学缺少必要的电子档案管理制度，导致电子档案管理随意性大，存在管理疏漏较多，导致电子档案录入不齐全等问题。其次，没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度，电子档案管理制度不适应实际管理工作需要，导致电子档案管理被迫适应形势发展，电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况，学生电子档案管理更应当完善相关制度。
2.4设备不完善
必要的基础设备是电子档案管理的前提，由于电子档案管理作用没能充分发挥，学校领导不重视电子档案管理工作，导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先，有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件，导致电子档案管理的兼容度低，影响了上级和相关学校的调阅。其次，有的学校软硬件设备更新慢，不仅影响学校电子档案管理工作效率，甚至还可能带来电子档案管理工作的风险，使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三，电子档案管理还需要相关辅助设备，而有的学校只配备了计算机和互联网，没能配备必要的扫描仪等，也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件，导致电子档案各类形式单一，没能实现高效存储电子档案数据目的。
2.5上级指导不及时
中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围，而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务，全面加强电子档案的管理工作。首先，教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理，往往只注重学生的电子学籍管理，没能就学校建设的全部档案进行电子化，导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次，还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导，导致学校电子档案管理的专业性不强，影响了电子档案事业的快速发展。
3中学电子档案建设的主要策略
3.1制订严格的电子档案管理规范
为了全面提高电子档案管理工作的质量，减少中学电子档案建设的滞后性问题，实现系统化电子档案管理目标，必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先，在中学推行统一的电子档案管理标准体系，实现电子档案管理的标准化与规范化，做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次，标注好电子档案的内外部特征，保证电子档案是有效数据的集合，提升电子档案内容与形式的准确性，实现电子档案高密度存储，并且加强对电子档案二次加工，全面提高电子档案的质量。
3.2提高电子档案管理软硬件水平
做好电子档案的管理工作，必须使用科学的电子档案的检索与存储工作，要加强电子档案的数据库建设，要根据学校实际情况，建设自己的电子档案数据库，使得关键数据信息得到有效存储，提高电子档案的保存和使用能力。第三，不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训，提高电子档案教师的职业素养，提升学校自身的档案建设能力。
4结论
信息技术的快速发展，为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机，只要不断更新电子档案管理技术，提升专业人员的能力素质，取得相关部门的大力支持，遵照相关工作制度要求，就能提高电子档案管理质量。
参考文献
[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场，2017(3).
针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。
当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足
虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
3.2.1电子档案硬件管理及保管
电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
3.2.2做好数据备份恢复工作
数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
3.2.3加强档案室网络安全管理
首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质
（一）管理思想落后，管理方式陈旧
基层档案管理人员对电子档案的管理思想落后，管理方式陈旧。他们没有意识到电子档案管理与传统档案管理在工作环境和工作对象上的区别，在对电子档案管理上仍采用传统电子档案管理方法，不重视电子档案管理上的电子化和网络化，对计算机等先进的使用设备不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使电子档案管理电子化，信息化建设受阻。
（二）电子档案信息安全问题
电子文件是储存在计算机中，它的不固定性、载体的可变性及信息的开放性使得电子档案很容易被删改、窃取和销毁，且不被发现。当今社会电脑病毒和黑客对电子档案也存在极大的威胁，一旦计算机感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丢失，若原件保存不当，重建整个档案系统将是个繁重的工作。
（三）电子档案的原始性、真实性
档案文件在被制作成电子文件时，不再存在如纸质文件一样的特定字迹、亲笔签名，甚至连文件盖章都是电子编写形成的，这就无法证明其真实性和权威性。而且，电子档案在存档的过程中，要定期进行复制和转换载体，以防信息的损失，所以电子文件的原始性无法判断。
（四）电子档案的长期可读性问题
电子档案是保存在磁性材料和光盘载体上，人们必须使用一定的技术和设备才能识别它的信息，这就决定了电子档案对一定技术和设备的依赖性，阅读电子档案必修借助计算机将信息和载体结合在一起。而计算机的日新月异使得其硬件环境对某些较为落后的载体具有不可兼容性，造成电子档案信息的不可读，这对需要长期保存的文件来说是个“致命伤”，可能多年后，就难以找到能与之载体相配的电子设备。
解决电子档案管理问题的措施
（一）建立健全电子档案管理制度
管理电子档案的主演任务是对各类电子文件进行分类、编目并制作备份，方便查询和使用。在整理电子文件的同时，还应根据本单位的实际情况，结合电子档案管理的特点，建立健全电子档案管理制度，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范加强和规范电子档案管理。主要应做到对电子档案的每一步动态制定相应的规章制度，并确定责任制度，明确电子档案各工作环节的责任，提高工作人员的责任感。加强工作流程管理，提高对电子档案的动态管理。如，在高校电子档案管理中，应针对学生档案管理和教职工档案管理的不同特点，制定不同的管理办法，对学生在学校内的各类表现详细记载，学生的每一步动态都要记载再案，加强动态管理。
（二）培养档案管理的专业人才
新时代对档案管理人才提出了更高的要求，不仅要求熟悉档案业务，更要求精通计算机专业知识。加强对档案管理人员的计算机知识培训刻不容缓，同时也要培养他们的专业素质，培养他们对档案业务的热情，提高其职业道德素质。
（三）加强信息保护
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。对电子档案信息的保护要从入口、传输、使用三方面入手。签署技术、加密技术、身份验证、设置防火墙、安装杀毒软件等都是常用的保护信息安全的技术方法，在确保电子文件的真实性和权威性、保证电子文件在保存、传输中的安全和防止对电子文件的恶意删改起到了关键的作用，不断改进信息安全技术，是加强信息保护的重要措施。除了在信息技术上对电子文件进行保护外，还要做到多途径、多方式的做好电子文档的安全和存储工作。如，一些高校的各部门在做好电子档案管理的同时，还会建立纸质档案，采取电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”，为档案文件的安全提供“双保险”。
（四）重视数据格式标准统一、互相兼容的档案管理软件
电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。
1.1 管理电子化
在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。
1.2 资源扩展智能化
往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。
2 从操作内容分析电子档案管理的优势
2.1 真实性
相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。
2.2 操作性
传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。
3 从操作环节分析电子档案管理的优势
3.1 鉴别整理
传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。
3.2 存贮
传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。
4 信息技术在电子档案管理中的改进
4.1 提高电子档案信息的安全性
将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。
4.2 提高档案信息电子化的覆盖率
关键词 电子档案 传统档案 档案管理 利弊
随着社会的发展，日常办公逐渐趋于自动化、网络化和标准化，日常办公几乎属于无纸化，不再需要纸和笔，而是直接在计算机上完成，所以，一般都是电子文件多于纸质文件。随着电子档案的增多，电子档案管理成为必然，如何加强电子档案管理以防文件的损坏和丢失，实现电子档案管理的高效、准确、安全是我们在档案管理工作中应该着重思考的问题。 电子档案的特点
电子档案管理不仅要管理电子信息，还要将电子信息与实体档案紧密联系起来，实现对电子档案的识别、处理，并要求能够在网络上传递。电子档案的特点主要有：第一、信息不能人工识别，传统纸质档案在记录时都是采用人工可识别的符号，而电子档案要通过计算机转换才能够被人识别;第二、信息的存储具有高密度性，节省了存储的空间;第三、信息管理具有方便快捷性，电子信息与载体之间无必然联系，随时可以分离，能够复制存储于不同介质之中，方便进行异地之间的传输和管理，节省时间;第四、方式多样性，电子档案与传统档案单一的文字记录不同，可以利用多媒体技术记录档案，保持了档案的生动性[1]。 电子档案管理与传统档案管理的相同之处
电子档案管理是在传统档案管理的基础上形成的，电子档案的记录必须要依附于传统档案的真实记录才能保证电子档案的真实可靠;电子档案管理的原理基本与传统档案管理相同，只不过是通过信息化的手段将其整合，提高了效率;电子档案管理与传统档案管理所包含的内容相同，电子档案管理是对传统档案的信息进行归纳，扩大了信息容量，实现了资源共享，能够快速读取信息。 电子档案管理与传统档案管理的不同之处 电子档案在归档时间上不同于传统档案
电子档案的管理能够根据文件完成的时间随时归档，而传统档案管理要在整个过程结束后制定一个标准的表格在规定的时间内归档，在时间上缺少灵活性。由此可见，电子档案随时归档的好处是可以避免因时间问题而造成的文件丢失，保证了归档的完整性。 电子档案在归档方式上不同于传统档案
电子档案都是采用编码对其管理，但是由于载体的不固定性和可修改性，很可能造成电子档案的准确性、真实性缺失，而传统档案都是按照一定的次序进行编目之后，人工归档，保证了文件的真实、安全和完整。因此，在进行电子归档时，必须要随时进行加密和认证，以保证其真实有效。 电子档案在保管方式上不同于传统档案
电子档案的保管主要是以光盘或磁盘为载体，但是这类载体易老化变质，而且在更换介质的过程中可能会影响文件的可读性，而传统档案的保管需要保证纸质文件不受损坏，在转移的过程中不丢失，对人工的要求比较高[2]。因此，在对电子档案进行保管时，要求有关部门使用统一的格式对档案进行存储和传输，必要的时候可以打印一份纸质档案作为备份。 电子档案的查询方式不同于传统档案
电子档案在查询使用过程中，可以在获得权限之后，登录档案管理中心查阅相关信息，而传统档案在查询过程中，需要先向上级申请，获得批准后通过档案号人工查找，浪费了大量时间，影响了工作效率。 电子档案管理与传统档案管理的利弊
采用电子档案管理节省了大量时间，可以有效提升档案管理的效率，方便不同地区和不同部门之间进行数据传输，而且在查询使用中更加方便快捷。除此之外，电子档案管理符合当今社会的低碳环保理念，无纸化办公在节约了资金的同时，减少了树木的采伐，保护了森林资源[3]。
然而，任何一种管理模式都存在着不同程度的弊端。由于我国电子档案管理起步晚，在法律监管上落后于一些发达国家，电子档案管理面临着很多挑战，如何保证电子档案的法律效应是一个重要的问题。电子档案还存在着易丢失或因时间问题无法读取的问题，所以在管理过程中要注意对文件予以保护和备份。此外，在信息技术如此发达的背景下，电子信息的安全性难以得到保障，各种病毒和黑客威胁着电子文件的安全，这就对管理人员的技术提出了较高要求，要对电子档案采取加密和设置防火墙等措施。
结束语：
综上所述，电子档案管理方式的出现大大提高了办公的效率，而且有效节约了森林资源，但是与传统的档案管理模式相比还有其不足之处，不能完全取代传统档案管理。因此，我们要加强对电子档案管理的研究，推进电子档案的标准化、安全化、准确化管理，使之更好地服务于社会。
参考文献：
电子档案是随着时展，应运而生的产物。在档案管理工作中，传统的档案存在形式是以纸质为载体，以人的手工书写和抄录为主要方式的。随着时代的发展和社会各项工作的进行，档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。但是电子档案并不是没有任何缺陷，它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患，需要我们正确对待。本文就电子档案管理的现状，档案信息电子化的利弊，电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析。
一、电子档案的管理现状
纵观近几年电子档案的发展情况，各类单位的档案数量急剧增加。以全国各大学高校为例，大学生总体规模不断增加，相关资料显示，2008年大学生数量与2007年相比，增加了近200万人，而大学教职工人数也增加了十万左右，高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所。高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时，各项相关档案也是急剧增长，面对与日俱增的档案数据，传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。
档案管理工作并不是许多人认为的那样，并非简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。
虽然档案管理工作越来越艰巨，但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求。档案工作对于一个单位是十分重要的，急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式。电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式，但是由于电子档案的专业性和技术性较强，当前大多数单位的档案管理信息化程度低，不能适应工作需要。面对这样的形式，电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在，也是必须实现的。
二、档案信息电子化的利弊
（一）电子档案的优越性
电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在U盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。
（二）电子档案的缺陷
电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。
三、电子档案如何更好地普及应用
1．积极纳入领导协调机制。应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。
2．与时俱进，观念创新。电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。
中图分类号：K206文献标识码： A
引言
随着我国科学信息技术的不断发展，电子档案已成为当前档案管理中的重要内容，同时，电子档案以其方便、快捷等优点在档案管理中发挥着重要的作用，然而，不容忽视的是，由于电子档案自身特点以及日常管理手段、理念和方法等原因，电子档案管理工作中问题层出不穷。
一、电子档案特点及管理要求
1、电子档案特点
电子档案与纸质档案不同，其主要是通过计算机磁盘或其他设备存储文件，
将相互关联的电子图像或文件集合，多以案卷为基本单位。电子档案分为实体档案和虚拟档案两种，其中，虚拟档案主要用于区别客观存在的档案实体，以比特或字节等表示方式将实体档案信息保存在电脑或网络中，当引入硬件或与硬件相关的细节时，这些比特或字节可被定位到某个网络终端，从而以实体符号向用户呈现信息。随着信息技术的不断发展，近年来电子档案采用光盘、磁盘等介质进行存储。与传统的纸质档案不同，电子档案具有信息存储密度高、信息非人工识读性强、具有多种信息媒体继承性、信息和载体可分离以及系统依赖性等特点。
2、电子档案管理要求
目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。
二、电子档案在档案管理中的作用
对多数企业、单位、部门来说，电子档案是新鲜事物。电子档案在日常档案管理中发挥着重要作用，因此，从理念上转变档案管理模式，对加强电子档案管理意义重大。
1、电子档案节省人力物力
传统纸质档案在管理过程中，容易损坏，一般要投入大量人力、财力、物力等进行管理保存，尽管如此，纸质档案还是存在损坏的风险。随着计算机科学技术和网络技术的发展，电子档案应运而生，其作为一种快捷的档案管理手段，一方面为获取档案信息提供了便捷的途径，降低了档案归档或查找的困难，另一方面，降低了档案管理人员工作强度，从而节省了大量人力物力。
2、电子档案有助于提升服务效率
为使用者提供高效便捷的服务是档案管理的最终目的，采用电子档案进行档案管理，在实现档案信息电子化的同时，也提升了档案管理服务效率和质量。电子档案不仅能为使用者提供海量信息，同时也可帮助其在海量信息里面快速查找。然而，对电子档案进行管理，要求管理人员掌握计算机技术等新技术、新技能，从而能游刃有余地进行电子档案的管理。
三、电子档案在档案管理中的应用
目前，电子档案在档案管理中有了广泛地应用，其优点主要表现在以下几个方面。
1、保证了存储时间
为保证电子档案长期可读性，要及时更新其文档结构，一旦计算机操作系统更新或应用软
件更新，电子档案的有效性、真实性和完整性等极有可能遭到破坏，因此，及时更新电子档案文件结构，确保其适应“新环境”。
2、保证其完整性
采用技术措施确保电子档案完整性、真实性、原始性以及安全性，防止一些管理人员随意更改档案内容或制造假档案。
3、节约成本
电子档案和纸质档案根据实际情况可给予双套制的管理模式，根据档案内容的特点，选择性地进行电子档案管理或纸质档案管理，这不仅会降低人力财力物力的浪费，同时，也可确保重要档案的双套归档管理。
4、把握准确性原则
除了要保证电子档案管理的高效性之外，保证电子档案管理的准确性也是提高电子档案管理整体效果的重要措施。为此，我们应准确把握电子档案管理的准确性原则，提高电子档案管理的整体效果。
5、保证其安全性
随着电子档案依赖的计算机技术不断发展，电子档案管理工作难度越来越大，在电子档案日常管理中，不仅要从思想上认识到电子档案的重要性，而且要在技术上确保其安全性，这就要求电子档案的制作者和管理者在日常电子档案管理中要秉承认真负责、忠于职守、精益求精的态度，从而确保电子档案的准确、安全、可靠等。
四、电子档案的发展
1、计算机档案应用范围不断扩展
计算机档案从出现至今,已经扩展到各个领域其中包括各个企事业单位。在许多单位中计算机档案甚至是在逐步取代传统档案的应用。计算机档案以其操作简单、速度快、查找方便、易于携带等特点为广大使用者所偏爱。与此同时在当今计算机电子档案亦是科学技术不断发展的必然产物,各个单位如果不使用计算机电子档案就意味着落后甚至是被淘汰。因此将计算机电子档案管理工作落实到位是当前各个单位所关注的池是必须实施的。
2、计算机档案管理工作操作更加规范
受计算机档案各种弊端的启示,我国在计算机档案管理工作中也做以相应的改变和调整,有针对性地对和计算机档案管理有关的人和事进行调整。首先从人的角度来说进行计算机档案管理工作的工作人员的素质是计算机档案管理工作首要保障。我国已经对计算机档案管理的工作人员进行了相应的培训,以提高他们在操作和管理中的专业能力和综合素质,这在人为这关确保了电子档案管理的规范化。同时制定规范统一的管理格式。在档案传输或是转化的时候使用统一的格式易于操作和管理能够有效地避免信息的丢失和篡改。将档案管理工作的规范化作为电子档案管理工作发展趋势更易于电子档案的管理工作规范化完成。
3、电子档案管理工作超安全性发展
加强电子档案的安全性问题,是电子档案管理发展的必然趋势。存储设备的安全是电子档案管理安全的前提保证。第一加强存储设备安全要注重对计算机病毒的清理,定时清理,以保证计算机在一个安全的环境中运行。第二及时对计算机电子档案进行保存和备份确保一旦发生档案丢失的情况能够及时获取信息弥补漏洞尽可能地挽回损失。第三加强电子档案保密工作。要对存储电子档案的程序或是软件进行加密使想进入电子档案程序的非法分子不能够简单地获取信息。通过以上几个方面的努力我国计算机电子档案的发展会规避许多风险,做到防范于未然安全第一。
结束语
当前，社会信息化发展步伐较快，计算机技术和网络技术得到了空前的发展，随之而来的，日渐增多的电子档案成为档案管理中的主要内容。为了适应当前社会发展，适应档案管理工作需要，加强电子档案管理，确保其准确、完整、可靠地归档及利用，意义重大。在日常电子档案管理中，要结合档案实际情况，运用科学管理方法，顺应电子档案管理规律，做好电子档案管理工作，从而使其在工作需要中发挥重大作用。
参考文献
1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析
1.1 总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2 管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3 管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2 当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1 会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3 规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4 加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5 提高会计档案管理的信息化程度
