时间：2023-06-11 08:23:45
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案一体化管理范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
文档一体化管理，是随着计算机技术的发展而提出的—个档案管理领域的新课题。随着当代网络技术的发展，“电子档案”、“虚拟档案”等概念的提出与运用，文档计算机一体化管理被赋予更新的内涵。
一、文档一体化管理的内容及其发展
我国的文档一体化管理基本与计算机技术在我国档案领域的应用同步进行和发展，随着计算机技术尤其是网络技术的发展，文档一体化理论和实践也不断深化和发展。
文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、完整性。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。
文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用，提高工作效率。在实际工作中，文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作，稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理，为了提高工作效率，“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。
文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有效地结合起来，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。
二、电子文件与档案
随着以计算机为主的信息技术的发展，电子文件作为办公自动化的直接产物，正在并逐步替代传统的纸质文件而成为信息传递的主角，给办公、管理等领域带来巨大的影响，档案部门也不例外。
（一）电子文件及其特点
电子档案的前身是电子文件。电子文件即通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比，它具有以下特点：
1.电子文件的读写方式有了革命性变化。传统文件以文字、图形等为记录符号，可供人们直接阅读；电子文件以需要解码的二进制数字符号做记录符号，读写都依赖计算机。
2.电子文件的内容与载体的依附关系发生变化。传统文件的内容与载体密不可分，内容脱离原载体时可能破坏原文件的原始记录件，载体原件与复制件的区别较显著；电子文件的内容与载体不具有密不可分的关系，内容可以同载体分离并转移到另一载体上，因此使电子文件失去物理意义上的原始实体状态；此外电子文件还可以由若干记录模型结合而成，因而存在着虚拟状态。
3.电子文件的结构发生变化。传统文件的结构是为阅读者显示的，并作为文件真实性的重要标准，构成文件的组成要素；电子文件的实体结构并非一目了然，而其内容与载体可以分离，因而结构有时对读者并无实际价值，所以电子文件适于建立逻辑结构，以便识别每份文件并显示其组成部分。
（二）电子文件的影响
电子文件的脱离载体生存的“数字式存在”形式，以及它在网络技术下快速传递等特点，使它在文件档案管理工作中带来了巨大的便利：一方面使信息处理走向无纸化，减轻办公、业务部门和档案部门的文书、档案实体管理的压力，另一方面可以利用计算机实现快速检索，提高查全率和查准率，有效地满足人们的利用需要；同时，计算机的海量存储和网络化传输可以成功实现信息资源的共享。不过，也正是电子文件的以上特点，在改变人们文件与档案的概念、提高信息管理水平的同时，也给档案部门带来了新的挑战。
1.电子文件内容和载体的可分离性和物质结构的可变性，给电子文件和档案的管理带来了困难，即难以确认电子文件的原始性，档案“原件”及因此而具有的凭证价值难以确定，更难以保障。
2.电子条件下，文件的归档范围、程序、时间及档案管理的来源原则等都面临挑战。
（三）电子档案的发展趋势
尽管目前在大多数档案部门仍以传统的手工管理方式对文件和档案进行管理，而且受经济实力、人员素质和传统习惯等方面的影响，传统方式还将在相当长时间内存在，在许多办公室，计算机文件已取代手写的文件；计算机辅助设计，已在许多企业取代手工制图，并制定了相应的国家标准；诸如邮件取代信件、电子商务取代商务合同、信用卡取代存折、存单；也都发生在我们身边。尽管电子档案与传统档案相比，其原始性、合法性、长久性和可靠性方面还有一些问题有待解决，但电子档案的存在和认可确实已成为不可拒绝的事实：美国司法部诉微软公司的案件中，电子邮件已作为重要的诉讼证据；我国《合同法》认可电子文件的合法性；国家颁布的关于CAD的标准承认电子档案的合法性；全球范围的电子商务和电子政务已开始登场。
在信息技术飞速发展的今天，计算机技术已发展到社会各领域。自1971年我国气象部门首次用计算机管理气象档案，到现在不少单位档案部门与业务部门联网，计算机已经从“文件、档案的管理——检索”，发展到“文件的产生——保管——管理——利用”的整合模式。电子档案的长久、海量的存储，方便、迅速的检索和利用，与其说是发展趋势，不如说是技术发展的必然。档案部门只有勇敢地接受信息技术的挑战，才能在新形势下由必然王国走向自由王国。
参考文献：
现如今我国已经开始着手建设文档一体化，但是相比较而言，国外在此方面的发展水平比较高。文档一体化开始于美国，目前已经成为美国等发达国家普遍应用的一种形式，随着信息技术的发展，信息标准化数据格式已经形成，已经在电子档案管理中得到了广泛的使用。国外文档一体化在档案管理中运用不仅研究理论比较成熟，研究方法也比较具有可用性。国外在文档一体化所取得的成就，为我国文档一体化的发展将会提供宝贵经验。
由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。
2 文档一体化在档案管理中的运用
2.1 文档一体化的系统架构
文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：
第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。
第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。
第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。
第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。
2.2 文档一体化的实现模型
应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。
2.3 文档一体化的储存平台
因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：
第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。
2.4 文档一体化的安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-01
1 图书档案一体化管理概述
1.1 图书档案一体化管理的含义
图书和档案是以文献信息为基础而形成的产物，两者作为信息的重要来源，虽然管理信息的形式不同：图书完成信息的横向管理，档案实现信息的纵向管理。但这两者的最终目的都是开发和利用信息价值。所谓图书档案一体化管理是指：整合图书和档案两者各自独立的管理系统，使两者协调统一，实现网络资源共享，为千万用户们提供方便而且综合性很强的检索服务。
1.2 图书档案一体化管理价值
随着科学技术的不断更新发展，信息资源数量也不断增加，这使图书档案管理的整合工作迫在眉睫。传统的图书馆及档案管理显然无法跟上资源更新换代的速度。通过图书和档案管理的整合，实现资源的共享，提供最佳的解决方案，满足用户的需求，除此之外，还可加速图书和档案管理的发展进程。一体化管理的优势表现在：能够在现代技术与互联网的基础之上，实现资源信息的共享，进而满足用户全方位和多元化的资源需求，促进图书与档案整合性的科学管理。
2 医院图书档案一体化管理存在的问题
2.1 管理体制滞后，缺乏统一性
虽然图书和档案两者几乎同出一源，但是目前我国大部分医院将图书和档案管理工作，分置在不同的系统，造成书籍和文件管理上的碎片化，这两方面的工作人员也没有足够的沟通和交流。这不仅妨碍了管理工作的发展进程，还无法给用户们提供多元化和系统化的资源信息。这样的管理系统显然无法达成资源共享，而且还会导致许多的资源信息重复存储，并流失一些重要的资源信息，管理工作无法明确分配，在某种程度上浪费了大量人力、物力。
2.2 缺少综合型高素质人才
往往能够担当图书馆档案管理工作并将其合理运转起来的人都是综合型的高素质人才。实现图书和档案管理一体化必须着重从人的角度研究剖析。因为医疗书籍包括档案的管理都具有特殊性，因此，对在职的人员就有了较高的要求：一要具备合理清晰构建知识结构系统的能力；二是要能够熟练掌握多方面领域知识；三是要清楚各方面阶段的发展特征。
然而事实并非如此，截至目前，我国大部分医院从事图书和档案管理工作的高素质综合型人才非常稀缺，甚至部分医疗机构没有专业管理人员，使图书馆的档案管理工作难以整合发展，更阻碍了信息资源管理水平的提高。
2.3 缺乏完善的基础信息设施
能否拥有完善的信息基础设施决定着图书馆和档案管理工作能够顺利的进行，这也是实现图书馆和档案管理综合控制的基本要素。目前，尽管已有不少医院开始应用信息基础设施来介入管理，但设备的质量和数量还不能达到规定的标准。一些医院的基础信息设备甚至是几台为数不多的笔记本电脑，而且还需要人工进行信息搜索。由于图书档案管理的网络环境建设受限，因此，降低了管理的效率，而且还难以实现资源的共享。
3 加强图书档案一体化管理的对策
3.1 完善管理体制的建设
学习国家政策、法规，合理开发符合标准化的信息资源，建立图书档案馆一体化管理机制，积极号召鼓励这些图书档案馆参与到建设一体化的管理活动中来。建设图书档案管理一体化的监管体系，确保图书馆和档案馆顺利实现信息资源共享。与此同时，医院各级领导积极推动制度改革，加快图书档案一体化管理完善步伐。
3.2 专业化人才的引进和培养
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097
[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02
不置可否，图书管理模式需要紧随时代变化而锐意创新，实现图书档案一体化成为大势所趋，档案管理一体化能够充分满足读者需求，更降低了时空限制，有效提升了图书馆相关服务水平与服务质量。但是，图书档案管理一体化并不能一蹴而就，其中诸多弊病仍要解决，探究之路任重而道远。
1 明晰图书档案一体化管理的弊病所在
1.1 政策以及体制构建不完备，欠缺行业规范与标准
档案馆以及图书馆处于各自为政的现状，相互协作性偏弱，难以实现信息交换和共通，阻碍资源共享以及一体化的发展。在此背景下，引发了相当程度上的人力资源浪费现象。另外，在图书档案一体化管理环节没有统一行业标准的指导，在法律法规不完善的情况下便难以实现对于图书档案管理的具体实践。由此看来，相关管理层必须高度注重一体化建设进程，认识到图书档案管理一体化方面的制度问题。一体化管理离不开统一性行业标准的约束，但是我国在这方面工作相当欠缺，在制定适合国内图书档案管理一体化行业标准上需要进一步协调和规范。运用互联网等先进化技术，需要充分结合图书馆、档案馆的要求与特点，制定实用性、共同性原则，实现网络、数据库统一建设与管理迫在眉睫[1]。
1.2 图书档案管理一体化紧缺复合型人才
现实生活中，鉴于既有档案事业、图书管理事业与教育体制的脱节，在精通档案理论和图书管理实践技能型的人才建设上远远处于落后状况，专业人员素质水平不高会严重制约图书档案一体化、信息资源共享建设进程。当前急需培养复合型信息管理人才，诸多高等教育机构必须在学科教育中包含图书档案知识，以此同时，还要强化对于现在职图书档案管理一体化人员的培训工作，以此敦促他们提高自身专业能力，更好地为图书档案一体化管理工作的推进保驾护航。
1.3 图书档案管理实践不足
当前国内图书档案管理一体化研究中主要侧重于理论性研究，在实践方面的探究较为薄弱，尤其是相较于发达国家来说，我国在图书档案管理一体化过程中片中理论，发展水平十分落后，在管理过程中与实际情况不符的情况比比皆是。这就要求相关工作人员积极的借鉴发达国家的成功经验，立足于自身的实际情况，加强理论和实践的结合。
2 探究图书档案管理一体化的有效路径
2.1 构建管理制度，完善一体化信息平台
首要的是构建一体化管理制度，站在全局立场，紧抓信息时代顺应图书馆、档案馆两馆发展的趋势，进行各部门间整合和合理配置资源。继而，管理层需要强化重视度，提升决策可操作性、正确性，从而为图书档案管理一体化发展奠定良好基石，其中贯彻实践性与理论性结合的理念[2]。打造图书档案管理一体化信息服务平台，通讯网络技术以及计算机技术是必备前提，通过管理一体化信息服务平台实现信息利用集中、高效、高速的最佳效能，为共享信息资源创造一定的物质条件， 确保图书情报档案一体化管理提供了有效的途径。
2.2 实现统一的技术标准，加强队伍建设，提高工作人员的综合素质
网络环境下的图书档案共享与发展是互相关联的，只有二者横向联系，才能进一步实现图书、档案管理的相互交叉，使两个具有相同的工作系统在全面规划下互相协调、探寻两者互换性和交融性的结合点，从而制定出适用更广的技术标准，不断推动一体化的进程。只有进行信息共享中发挥整体合力，才能利用先进技术实现一体化管理，借助计算机网络技术与网络相连的综合信息检索查询所需信息， 实施网络化的模式可以加强档案信息资源网络共享建设[3]。一体化的管理说到底还是主要依靠人才为支撑，这就要求要注重人才的培养，尤其是培养复合型人才。转变过去人才单一、专业性不足等问题，建立一支知识面广泛、熟悉相关领域的高素质人才队伍，通过形式多样且灵活的路径探究人才培养方式，强化人才制度建设与管理，不断为图书档案管理一体化注入新活力。
3 结 语
一言以蔽之，图书档案管理一体化理应发挥双管作用，有针对性地解决制度问题、实践不足问题，不断发展一体化过程中管理水准。尽管当下图书档案管理一体化发展已取得一定成效，但是仍然任重而道远。
主要参考文献
一、文书档案管理一体化中存在的问题
（一）管理思想上存在的问题
现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。
（二）实践理论上存在的问题
现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。
二、文书档案管理一体化的对策
将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。
（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者
文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。
（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移
文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。
（三）强化制度建设实现全过程管理
为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。
（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理
为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用
（五）通过档案业务来促进文书处理工作
通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。
（六）优化队伍结构满足人文需求
为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。
参考文献：
[1]赵艳萍.如何加强文书工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2008（11）：28-29.
二、实现文件档案一体化管理的关键
文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。
(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关
电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。
(二)电子文件需要预先的档案干预
电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。
（一）做好文秘工作是实现文书档案管理工作一体化的基础
文秘工作和文书档案管理工作的密切关系源于共同的主体――公文。公文作为文秘工作的主要产品，正是文书档案的前身。公文经过组件、分类、排列、编号、编目、修正、装订、编页、装盒、排架等步骤，即成为档案。文秘工作规范与否直接关系到公文质量的高低，而文书档案的质量直接取决于公文的质量，可见，高水平的文书档案管理是建立在规范的文秘工作基础之上的。因此，做好文秘工作是实现文书档案一体化的基础。
（二）文书档案是检验和提高文秘工作质量的重要手段之一
文书档案在实际工作中，发挥着提供信息、指导查考、积累知识、总结经验、发展生产、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通过查考文书档案，可以快速高效地起草公文、制定规章制度、撰写领导讲话等，也可以在处理纠纷、落实政策等工作中借助文书档案找到相关依据。通过文书档案的整理、归档和利用，可以发现文书起草、公文处理工作过程中存在的问题，检验文书处理工作的水平，对进一步提高文秘工作效率和质量具有重要作用。
二、制约文书档案管理工作一体化发展的主要因素
（一）在文档实体生成过程中，文秘部门和档案管理部门出现断口
众所周知，与文档实体生成密切相关的两个部门就是文秘部门和档案管理部门。公文处理工作和文书档案管理工作可由一人或多人承担，对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责，稍大的机关或企事业单位往往将公文处理和档案管理实行分块管理，即文秘部门和档案管理部门分设。分设的管理模式，虽然实现了职责明确、成效显著，但往往由于文秘人员和档案管理人员工作之间因缺少沟通、缺乏配合和多头指挥等，导致在工作标准、交接时限等方面出现明显断口，致使公文用纸、格式、附件、签批、办理等不符合归档要求。
（二）在文档管理过程中，前紧后松现象制约了一体化发展进程
文秘工作和档案管理工作作为公文的起点和归宿，在实际工作中，往往容易出现前紧后松的现象。公文处理是一个单位的“门面”。公文处理质量和办文效率是衡量一个单位工作水平、工作作风的重要指标之一，在一定程度上代表着一个单位的形象。因此，大家都能够高度重视公文处理工作，在人力、物力、财力方面舍得投入。相对而言，档案管理工作的性质决定了档案工作是幕后的，很多单位领导认识不全面、不透彻，认为档案管理工作极为简单，人力物力的投入无法创造立竿见影的效益，因此，在投入方面缩手缩脚，严重挫败了档案管理人员的积极性。这种偏见和做法严重影响了档案管理工作的发展，同时也制约了文档管理一体化的发展进程。
（三）在文档信息利用方面，公文处理系统与档案管理系统无法实现无缝对接影响了信息利用效率
提高文档信息利用效率是文书档案管理一体化的最终目标。通过公文处理系统与档案管理系统的无缝对接，充分利用公文处理过程中形成的数据信息，避免档案管理部门的重复劳动，使公文的收发、登记、起草、运转、承办、催办、督办与文件材料的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而实现文件处理精炼化、案卷生成标准化、查找利用自动化。但在实际工作中，公文处理系统与档案管理系统往往分别由文秘人员和档案管理人员主持开发，且不同步，极易出现标准不一致、接口不统一、兼容性差、数据共享困难等问题，严重影响了文档信息的利用效率。
（四）在文档规范方面，双重标准成为文书档案管理工作一体化的绊脚石
文秘工作和文书档案管理工作既是紧密联系的，又是相互独立的。《国家党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）作为党政机关公文规范化的重要依据，明确指出“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作”，这就决定了公文处理工作与文书档案管理工作的紧密关系，公文理工作应为文书档案管理工作奠定良好基础。但往往由于文秘工作与文书档案管理工作的脱节，导致公文处理各环节与文书档案管理工作规范、标准不一致，人为地影响后续一体化工作的顺利实施。
三、进一步提高文书档案管理工作一体化水平的对策和建议
文书档案管理工作一体化是文秘工作和文书档案管理工作的大势所趋，要切实提高文书档案管理工作一体化水平，建议从以下方面着手：
（一）建立“一体化”流程
对于由一人同时负责公文处理和档案管理的单位来说，实现文书档案工作一体化相对容易，但对于文秘部门和档案管理部门分设的单位来说，要实现文书档案管理一体化，就需要对部门和人员分工进行统一布局，对流程进行精心设计，对文秘工作和档案管理工作从组织形式到具体工作流程进行通盘考虑，实行统一指挥、合理分工、密切配合，使所有工作流程科学化、合理化、高效化。首先，文秘人员要注意按照档案管理有关要求做好公文信息的登记、录入、扫描、报批、交办、承办等工作；其次，文秘部门要注意做好办结公文的收集、整理、排列、装订等，收集过程中除了收集原文，还要收集批办单、办理结果等，整理和排列时要注意结果在前原则，装订方式要尽量满足后期归档要求；最后，文秘人员要注意及时与档案管理人员做好交接和沟通，交接过程要严格履行相关手续。
（二）强化“一体化”意识
首先，要在领导层面树立文书档案管理一体化意识，要充分认识档案工作的重要性，重视档案工作，加大人力、物力、财力等方面的投入，支持档案管理人员做好档案收集、归档、利用工作。其次，要提高文秘人员一体化的意识，文秘工作作为文书档案管理工作一体化的基础性工作，要求文秘人员必须具有较强的文书档案意识。在公文起草、登记、运转和制发等过程中，要严格执行有关规范、标准，从源头上提高档案实体质量。具体可从如下几方面入手：一是要注意选择质量好和符合档案管理规范、标准的纸张，包括纸张厚度、尺寸等；二是要注意做到字迹清晰、耐久，在文稿起草、记录、签批等环节使用符合档案要求的笔种、墨水和墨粉；三是注意在公文制发前做好检查和复核，重点对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。最后，要加强档案管理人员与文秘人员的有效沟通，档案人员要善于将档案管理有关要求和标准向文秘人员宣讲。
（三）制定“一体化”制度
为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，保证文书档案管理工作一体化得到长效发展，必须建立相应的制度体系。首先，要将各部门（包括文秘、档案、业务部门）分工和职责制度化，具体将各项工作、各个环节责任到人；其次，要将建立起来的“一体化”工作流程以规章制度形式予以规范、明确，以保证工作全过程的制度化、规范化和长效化；最后，要将人员培训、考核、奖惩、晋升等制度化，以激发文秘和档案管理人员的主动性、积极性，形成良性循环。
1.前言
图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。
2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性
2.1三者一体化管理的必然性
知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。
2.2三者一体化管理的可行性
首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。
3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径
3.1转变传统管理思想，树立一体化观念
实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。
3.2加快高校信息化基础设施建设
在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。
3.3优化文献资源的配置
随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。
3.4培养复合型的管理人才
传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。
总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）
参考文献：
[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.
中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-183-01
随着社会的发展，知识经济和数字技术化占据越来越重要的地位，并渗透各行各业。在这样的历史趋势下，档案、图书、情报的管理也被赋予了新的概念，但同时也面临着巨大的挑战。高校应利用现有的多媒体技术，充分发挥档案、图书、情报的综合效能，让知识信息更好地位高校的教育事业服务。高校实行档案、图书、情报资料一体化管理，也是社会发展的必然趋势。
一、实施高校图书情报档案一体化管理的可行性
（一）高校图书、档案、情报一体化管理有共同的理论基础
图书、情报、档案有三个共同的特性，即信息性、知识性、服务性，且图书、情报、档案工作也都属于为大众提供知识信息的服务工作，这也是图书、情报、档案的共同理论基础。图书馆学是研究和开发文献信息资源的，需要掌握图书资料与情报信息的收集、分类、编目、流通、参考咨询、文献检索、情报服务等方面知识与技能。情报学是研究情报的产生、传递、利用规律和用现代化信息技术与手段，使情报流通过程、情报系统保持最佳效能状态的一门科学。档案学是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。三者之间也是相互借鉴、共同发展的。
（二）信息数字化时代为高校图书、情报、档案实现一体化提供了可能
图书、情报、档案实现一体化，可以是网络环境下的融合即虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆，信息化的时代背景为其提供了可能性。图书、情报、档案都是用来承载知识信息的，具有同源性，而如今信息化时代使之相互独立，信息对载体的依赖性也越来越低。这样我们就可以将信息从传统的载体中解放出来，让信息在网络环境下获得自由，利用数字技术将不同时间、不同地点的数字化图书、情报、档案信息互相连接。这样一来，我们不仅可以及时提供用户所需要的信息，还可以实现信息资源共享，让更多的人享受到图书、情报、档案一体化所带来的便利。
二、实施高校图书情报档案一体化管理的意义
（一）高校图书档案和情报一体化管理有利于降低成本
目前我国高校图书、情报、档案各自为政，相互之间并没有太多的联系，而我们都知道图书、情报、档案是具有很大的同源性的，这种分散且重复率高的管理是存在很大弊端的。不仅是对人力物力的极大浪费，对高校的建设成本也有很大的要求。因此，为了降低不必要的浪费，减轻高校压力，图书、情报、档案实行一体化管理势在必行。建立高校图书、情报、档案一体化管理机制，对图书、情报、档案进行统一的分类和检索，有利于开发更多的文献和信息资源，还能适当降低管理成本；对馆内业务人员进行培训，加强学术交流，培养一批精通图书、情报、档案处理技巧，熟悉信息检索技术，同时还具有一定的计算机知识的“一体化”管理人才，实现工作人员的最大化利用，降低管理成本；改进技术装备，协调计算机的开发与利用，实现校园信息网络的统一管理，充分利用网络平台。降低管理成本。
（二）高校图书档案情报一体化管理有利于资源共享
资源共享可以做到资源利用率的有效提高，减少闲置资源甚至浪费，还可以促进资源流通发展，提高流通率加速社会发展，是社会发展的必然趋势。信息资源共享是指图书馆在自愿、平等、互惠的基础上，通过建立图书馆与图书馆之间和图书馆与其他机构之间的各种合作、协作、相互协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同提示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度地满足用户信息资源需求的全部活动。现如今无论哪个单独的图书馆、档案馆、情报所都无法完全满足用户的需求，而这一矛盾的唯一解决办法就是加强相互之间的协作，组织聚拢分散独立的信息资源，形成综合优势，发挥整体功能，全面实现资源共享。而在我们信息化的时代背景下，网络虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆同样适用，而且会应用地更好。计算机可代替人力实现更多更高技能的操作，实现知识信息存储与快速检索，满足更多用户的更多要求。图书、档案和情报一体化管理有利于全面实现资源共享，是历史发展的潮流也是必然趋势。
三、结语
由此可见，高校实现图书、情报、档案一体化管理是切实可行的，它对用户、高校甚至是整个社会的影响也是深远的。高校应积极主动探索与学习图书、情报、档案的一体化管理，探索制定统一的管理标准和方法，尝试并创造出极具特色的管理模式，降低高校自身发展成本，推动信息网络化社会的发展。
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
基建和设备之间是互相关联的，设备将基建作为依托的对象，基建是设备主要的承载体。通常情况下，医院中的大部分诊断类设备普遍都是有特殊需要的，例如：X射线等相关诊断设备。这些设备不论在场地方面还是环境方面都有明确的标准，而且设备的资料也是有相关要求的。基建部门会依据厂家的技术需要进行针对性的施工，在设备完成以后就可以投入使用。在定期的维护或者是改造环节中，不仅要对设备档案做好检查，同样还应当根据基建档案的相关内容进行合理的维护以及改造方案，从而提高档案的利用率。对基建档案按照类别的方式进行保存是较为方便的。在工程设计单位中，在对特殊医疗设备设计过程中，应当需要专业人员对其进行设计，由于专业设计公司是依据不同设备技术内容以及相关标准要求进行设计的，是单独完成的基本建设。
（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。
（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。
二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式
医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。
三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档
因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。
四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号
