时间：2023-06-11 08:23:58
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1 实施背景及目标
合同作为经营管理的手段，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也为企业带来了各种各样的法律风险，如何通过信息化手段提升合同法律风险管控能力，提高质量及效率，为企业生产经营保驾护航是本文研究的重点。
2 传统合同管理中存在的问题
培养专业的法律人才队伍，健全法律规章制度、增强法制观念，这些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是传统的全靠人工审核的合同管理模式，仍存在以下问题：
2.1 合同履行监控情况难以掌控
传统的合同管理模式更侧重于合同签订前对合同重要条款的审核，而合同已经履行到什么程度，是否按照合同签订的进程有序推进，这些都是法律部门管控的难点及薄弱环节，难以真正实现对合同全生命周期的管理。
2.2 风险管控能力有待提升
风险管控是合同管理的重要内容，如何确保合同文本内容的规范性及真实性、合同对方主体的合法性、财务付款合同与正式签字确认合同的一致性，降低合同倒签率等等，以上问题只靠人工审核都难以解决。
2.3 查阅、统计不便利
金额、对方供应商等合同信息全靠人工登记台账，工作量大、易出错、且统计维度单一，无法满足管理层多维度的决策、分析要求。
3 解决对策
基于以上现状及问题，企业可以借助信息化手段，将标准的合同管理流程、条款和范本等业务管控模式通过信息化系统进行固化。实现对合同规范、标准的统一管理。详细功能模块如下：
3.1 合同审批表模块
合同审批表是贯穿各项功能的纽带，也是业务审核的重点。通过合同审批表，将合同中最重要的内容进行突出展现，同时提示各类合同的审核注意事项。包括合同基本信息、合同金额、对方主体、签章信息等内容。
合同基本信息：包括合同编号、合同名称、合同承办部门、合同履行时间、合同业务大类、合同业务小类、合同主要内容、风险提示、审核规范、审核职责规范等；
合同金额：包括合同币种、合同价款、合同税款、合同总金额、付款条款等。
对方主体：包括对方主体名称、银行账户名称、开户行名称、开户行账号等。
签章信息：甲方签字人、甲方签字日期，乙方法定代表人、乙方签字人、乙方签字日期等。
3.2 合同审批流程模块
合同审批流。主要是将合同审批业务流程固化在系统中，实现电子审批。主要流程包括：合同审批、授权、归档。履行、变更、移交、解除、作废等。
3.3 合同统计查询模块
支持用户通过合同名称、合同编号、对方当事人、合同金额、合同起草人等信息，快速定位到用户需要查询的单个合同。
提供多维度报表查询及统计功能，包括倒签率报表、签订及时率报表、合同归档统计报表、结算合同报表等。用户通过在系统中选择报表类型、期间等查询条件，系统可快速、直观、精准展示统计结果。
3.4 合同履行监控模块
从相关财务系统中获取所有合同的报账及付款情况，给相关业务用户直观展示合同的付款进程；通过系统定期向相关业务部门发送合同履行监控单，请业务部门主动报送各合同执行情况并通过电子流程流转到法律部门。法律部门可以逐不出户就清晰了解每个合同的付款及履行进程，对存在风险及时洞察并采取相应措施，防患于未然。
3.5 合同档案管理模块
对于已经审批完成的合同进行电子归档，按照纸质合同归档规则，系统建立相应的合同编目、案卷。建立电子的借阅审批流程，电子流程审批通过后，系统会给申请人赋予查看相应借阅合同的权限。
3.6 多系统协作办公模块
通过打通与手机办公、财务报账平台、文档安全等系统接口，实现各系统基础数据的一致性、办公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 与短信平台接口
当审核人收到待审批合同时，系统会促发短信，提醒审批人及时审批合同；当审批人处理时间超过企业要求的处理时限后，系统会自动发送催办短信给审批人，提升合同处理的及时性。
3.6.2 与文档外发系统接口
合同审批完成后，系统自动加盖水印，并留痕控制，任何人无法再对合同的任何信息进行修改，只能查看和打印，且打印的合同会显示某某企业名称的水印，避免合同在前期商定妥当，且已履行完内部流程后，被对方主体恶意篡改。
3.6.3 与财务报账系统接口
前言
在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。
1、合同档案的收集工作
合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。
然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。
3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。
4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作
在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。
5、合同档案工作遇到的问题和思考
合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。
1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
6、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
6.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。
Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。
后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。
zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。
savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。
郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。
Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。
一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。
Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。
郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。
马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？
马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。
小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。
Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。
zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。
郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。
龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。
Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。
小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。
亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。
月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。
一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。
(一)合同分类。根据合同性质不同，建设项目合同主要分为以下三类：1.建设项目施工合同，包括土建、施工、安装和装饰装修合同等。2.技术服务合同，包括建设项目中的勘察、设计、监理、中介、技术咨询和服务合同等。3.物项采购合同，指设备、材料、办公用品等采购合同。(二)将归档要求纳入合同条款。建设项目中，最为重要的档案就是竣工图。竣工图是项目实体最终真实情况的具体反映，是今后项目改扩建、运行维护的重要依据和凭证。因此，在项目建设初期，建设单位首先应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任。具体情况有：1.由施工单位编制竣工图的，应在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。另外，也可与施工单位另行签订竣工图编制合同。与此同时，在设计合同中，应明确因修改增加新图的责任，明确留作竣工图用的施工图套数。2.由设计单位编制竣工图的，除纸质竣工图外，应明确是否需提交电子版竣工图以及竣工图纸的审核方式。3.监理合同中，应明确监理单位对竣工图和竣工资料的审核以及向建设单位提交监理档案的责任。4.物项采购合同中，应设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。针对非标设备采购加工，还应约定提交质量计划、原材料质量证明、相应人员资质、检验检测报告、竣工图、完工报告等。厂家提交归档的文件材料应约定为原件，确实无法提供原件的，应明确要求由形成单位加盖与原件等效的有效标识或出具有效证明，并说明原件存处。(三)合同审批。为防范风险，根据合同类别、金额大小和重要性不同，签订合同之前应履行一定的审批手续，必要时需召开合同评审会议。合同审批表、合同会签单及合同评审专家意见，作为合同审批记录文件，需与合同一起归档。(四)合同登记编号。为便于合同日常使用和管理，每份合同应及时登记编号，并在建设单位计划合同或法务部门予以备案。合同编号由签订合同的年份、承办部门代号、合同等级、合同类别、流水号等组成。每个合同编号是唯一的，流水号应避免断号。
二、合同履行
合同履行过程中签订的补充协议、往来重要文件和会议纪要等，特别是涉及合同内容变化的，应及时收集，与合同一起归档，并且要求是原件，签字盖章手续完备。传真件或其他形式复印件，需加盖受控章予以确认。对于设备采购合同，重要设备的源地验收或到货开箱时，必须要有档案管理人员参加，依据合同条款，检查验收设备随机文件、完工报告、竣工图纸等是否符合归档要求。对于设备监造过程形成的质保大纲、质量计划、不符合项等质量记录等也应收集归档。对于技术服务合同，合同承办部门应会同档案管理人员一起检查乙方提供的技术报告、检验和测试记录等是否符合相关要求，并及时完成验收记录的整理归档。对于施工合同，重点检查竣工图编制质量和套数是否符合要求以及施工资料的完整性、准确性、系统性。
三、合同归档
(一)归档范围。合同档案一般包括：合同书原件（即：合同文本及其附件）,与订立合同有直接关联的其他材料,合同相对方的资信材料,可行性分析报告,国家行政机关的相关许可文件,技术协议,有关合同往来的文书、信函、传真、电话记录,营业执照复印件,授权委托书以及其他相关凭证的原件。技术服务合同中，与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评估报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件以及其他技术文档是合同的重要组成部分，同样缺一不可。如果确因数量庞大，划归技术档案，应予以详细说明或标注链接。(二)归档要求。合同档案的整理，一般先区分合同类别，按年度（时间顺序），编制文件归档目录，按件或按卷进行装订。合同档案保管期限的划分，一般根据合同本身的重要性、合同金额以及合同标的物和项目原因等综合考虑。保管期限一般分为永久、长期、短期三种，也可直接标识具体年限。建设项目一般投资金额较大，应编制一份完整的合同清单放入合同档案。
四、合同管理的其他环节
谈判记录、招投标文件和评标文件及中标通知书等，作为签订合同的前奏，一般作为项目管理文件，不纳入合同档案范围。合同纠纷形成的书、答辩书、判决书、调解书、裁定书、裁决书等法律文书则按专门档案进行整理归档。合同档案的借阅需由相关负责人进行审批。五、常见问题在以往建设项目合同档案收集、整理和归档过程中，经常发现合同文本的规范性方面还有待进一步提高，比如：第一，签订合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，却没有收集授权委托书。第二，合同章用单位行政公章代替。第三，签字人身份或职级与合同管理要求不符。第四，合同签订日期空白。第五，合同签订份数太少，或因保管不当，合同原件丢失。第六，合同附件，如：技术规格书、图纸等技术资料未同时收集归档，链接标注不清晰。第七，合同档案保管期限划分不妥，过长或过短。第八，合同中未提及文档管理要求，需要相关配套文件时没有依据，局面被动。
综上所述，作为建设项目业主方，在合同管理方面，应设置专门岗位，建立科学合理的工作流程，改变手工粗放的管理模式，提高信息化水平，积极关注合同的动态管理与后评价工作；在归档工作中，坚持“通过合同控制加强工程档案管理”的理念，做好内部自身形成文件材料归档工作的同时，对外部多用合同约束建设项目相关方，加强档案工作监督、检查和指导，注重协调与沟通，为今后建设项目管理全面留存更多的依据凭证，积累更多的宝贵经验，从而促进企业又好又快发展。
作者:王继荣 单位:中国原子能科学研究院
中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）06-0244-01
2015年12月，财政部、档案局令第79号新修订的《会计档案管理办法》，明确提出电子会计档案可以单轨制存档，肯定了电子会计档案的合法性，为各单位节省成本，节约资源，提高工作效率。
1 高校会计档案管理现状
高校会计结算以自然年度为周期，主要来源于教学、科研、日常管理及建设等项目，由于高校的教学是以学年为周期，每到学期末、科研结题的时候财务部门最繁忙，财务报账大厅好像春运排队购买火车票一样，报账人员需要跑几天才能完成全部签字并耗费大量时间排队报账，财务人员每天面对大量报账人员连喝水的时间都没有，每一个人都或多或少有些烦躁情绪，报账已经严重影响教职工的正常工作。可见原有的会计管理模式已经不能适应校园的高速发展，随着高校教学、科研等数字化的发展，后勤集团产业化，财务电算化软件的更新，急需实现会计管理电子化。
会计档案在财务部门保存一年后（特殊情况除外），移交到校档案馆，由于财务部门没有专门的档案库房，不具备档案保管条件，导致财务档案受潮、虫蛀、损坏、缺失等状况的发生；查阅人员在档案馆查阅、借阅档案时，基本上是查阅人员自己到库房翻找，再自行复印，在查找、复印过程中经常出现档案丢失、损坏现象，耗时几天甚至几周时间才能完成查询工作，严重影响审计等各项工作效率，也违反档案管理工作条例，给档案造成无法挽回的损失。因此会计档案需实行电子化管理，进行网上查阅，保护会计档案，提高各部门的工作效率。
2 电子会计档案管理
2.1 电子会计档案管理的必要性及制度完善
电子商务平台推进了电子合同、电子发票的利用，各合作单位利用网络实现无纸化办公，信息的网上传递交流节省工作人员的查验时间，查阅人员通过输入关键词就能检索到相关的会计档案信息，提高档案馆的工作效率、服务水平，档案人员有更多的时间用于档案编研。
通过编研为利用者提炼出有价值的信息，为学校管理决策服务。在校园各办公区域内设置会计系统的终端设备，实现会计信息的资源共享。
规范电子会计档案的管理制度，财务部门配有专门的兼职档案管理人员，规范会计资料的立卷归档及移交前的日常管理利用，维护电子会计档案的真实、完整、安全，财务部门在电子会计档案移交时制作填写《电子会计档案移交归档登记表》一式三份，一份财务备查，一份档案馆存档，一份档案馆日常利用查找。档案馆制定详细的电子档案归档范围、保管、保密制度，严格履行审批手续，查阅、利用、归还制度。归档电子档案必须有电子签名，配有专门的防磁柜保管会计电子档案；电子源文件的元数据及背景信息存档。完善电子会计档案查询系统，提高财务、审计人员查档效率。
2.2 电子会计档案的真实性完整性
归档电子会计档案应有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，特殊格式的电子会计档案应联同背景信息及元数据一同归档，保证电子会计档案的完整读取；所有数据均备份并异地保存，确保自然灾害不影响电子会计档案的利用。电子发票的归档保存要进行网上比对，保证接收电子发票的真实、准确、完整。
2.3 电子会计档案的安全性
电子会计档案通过网络传输，大量的会计信息在网上公开，如何保护电子档案的存储、利用安全尤为重要。档案馆提供的在线浏览查阅的电子档案应为只读文件，利用者只能看不能修改，与电子会计档案原件分开存储，管理人员定期检查电子原件以防篡改；档案管理人员赋予查阅人员不同的权限，对于重要档案只能到馆后查阅；设置防火墙，保证系统安全运行，只有系统安全才能保证电子档案的真实完整。
2.4 电子会计档案人员素质要求
定期组织会计人员参加档案专业知R的培训教育，提高会计电子档案的案卷质量，会计档案管理人员参加会计培训、继续教育，熟练掌握会计软件的操作技能，会计及档案人员之间经常沟通交流，增强专业素质和水平。
电子会计档案是新生事物，档案管理者适应会计档案电子化的管理过程中，要不断总结经验，形成有效的管理方法，创新管理思路；将来的会计软件应包含会计办公系统和会计档案系统，会计业务办理完毕，系统自动生成电子会计档案，并能提供档案的利用、统计等工作。
参考文献
四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理**年院施工的重庆万州草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位”牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：**分院参加**艺术馆工程勘察项目投标，**分院武荆高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助xxx科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
二、合同管理以及分支机构服务方面工作情况
在合同管理方面对当年所签订的合同xxx多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在OA系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了**年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了**年度省、市勘察协会会费上缴工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
一、检查范围
区政府各部门、区直各单位、各街道办事处以及各直属企事业单位。
二、检查内容
1、行政执法检查的主要内容包括：贯彻落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》和执行我区年度依法行政工作要点的情况；规范行政许可和行政处罚行为的情况及相关法律文书；规范行政处罚裁量权的情况；重大行政处罚决定备案情况；行政执法队伍建设情况等。
2、贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及区机关单位合同层级审批制度、合同风险预警报告制度、合同争议处理制度、合同档案管理制度等四个制度的情况及合同归档整理情况。
三、检查形式
本次检查活动主要采取实地检查和案卷评查等形式。
（一）填报行政执法案卷及签订合同统计表
各部门、各单位应认真统计年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷及年11月以来对外签订的所有合同，分别填写《行政处罚案卷登记表》、《行政许可案卷登记表》和《签订合同统计表》，于年8月13日前将电子版通过金宏网报送到区法制办。
（二）实地检查
从8月中旬开始，区监察局、区法制办、区政务督查室将组成联合检查组对各部门、各单位进行实地检查，听取汇报，查看相关档案资料。各部门、各单位应对本年度依法行政工作开展情况及贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及其配套制度情况进行自查，形成自查报告，同时整理好合同档案备查。具体检查时间另行通知。
（三）案卷评查
凡是具有行政处罚和行政许可主体资格的行政机关（组织）都要参加案卷评查。各部门应从本年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷中分别选出行政处罚和行政许可案卷各20宗，于年8月13日前报送到区法制办（不满20宗的全部报送）。
四、相关要求
二、高校合同管理的现状分析
（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄
在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。
（二）合同多部门签订，无专门机构管理
一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。
（三）合同内容不够严谨，未经严格审核批准
高校各类对外合同的签订，都必须严格依照《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规，在全面、充分表达双方真实意图的基础上，对合同的实质性条款（包括附件）尽可能进行完备地约定。由于高校的合同内控制度建设比较滞后，在合同管理流程中，往往缺少关键的合同审核环节，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，或由于合同审核人员专业知识的欠缺，或相关的法律知识不足，从而在审核中无法及时发现不当或不利内容和条款；也有的高校合同审核人员确实提出了恰当的修改意见，往往因为内部部门之间沟通不畅，合同的经办人员没有及时纠正这些不足。另外，业务主办部门在实际签订合同时，有时碍于情面，或存在侥幸心理，自以为违约、纠纷不可能发生，觉得这类条款可有可无，忽视对违约责任、争议解决等条款的约定。实际上，这些认定违约责任、确定争议解决办法的条款正是日后处理合同纠纷的方法和依据，同时这些条款的存在，也可有效敦促双方积极履行合同义务。
三、高校合同管理的对策分析
（一）加强教育，提高对合同管理工作的认识
财政部于2012年11月29日了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求各行政事业单位自2014年1月1日起施行，以进一步提升高校内部管理水平。高校合同管理是新时期高校依法治校的重要内容，是高校内部控制的重要组成部分，它直接规范着高校的对外经济行为。高校各级领导、各部门工作人员对合同管理工作的认识提升以及他们的法制意识的增强是做好合同管理工作的重要保障。因此，应对学校干部职工开展广泛深入的普法宣传教育，加强对专兼职合同管理人员的培训尤为重要与迫切。通过培训学习，使他们进一步增强法制观念，依法履行管理职责；同时使广大干部、职工认识到，建立和完善合同管理机制，加强高校内部控制，强化合同管理，是高校避免风险、提高经济效益、提升高校竞争力和发展潜力的重要保障，也是市场经济的必然要求，对于在市场经济条件下维护学校的利益具有十分重要的意义。
（二）加强合同的制度化规范化管理
为保障合同在审核、签订、履行时以及出现纠纷后都能够及时有效解决处理，不至于遇到问题束手无策，高校应依据《合同法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一整套规章制度体系，制定一系列切实可行的高校合同管理制度，以加强合同的规范化管理，要从体制上、程序上、权限上规范和约束各职能部门履约的行为，以此规范学校的合同运作和经营行为。例如要完善签订合同的授权委托制度，防治受托权力的滥用和权力的过于集中，使学校法人代表———校长的授权委托行为规范化、合法化。同时还要建立和完善合同审核会签制度、合同专用章使用管理制度、合同追踪监督体系、合同档案查询和保管管理制度等。通过一系列制度的精心制定、认真执行、监督检查，保证完整、准确、全面履行合同，维护高校的合法权益。
（三）加强合同签订前的审核工作
合同订立前，应通过严格的审核会签程序。合同审核可实行合同小组会签制。小组成员可由业务主办部门和相关职能部门如：校办公室、招投标办、财务部门、纪检审计等部门负责人以及相关专业人员组成。小组成员应分工负责，密切配合，共同为维护学校经济利益把好关。可重点审核合同内容的合法性、合规性。如当事人的名称、地址，合同标的，质量和数量，价款和酬金，付款的时间与方式，质保金的收取与退还，后续的服务与维保，违约责任，解决争议的方法等，是否都已在合同中具体载明清楚。审核合同时应注意合同文字的规范、准确，合同内容在逻辑上应保证前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的语言，一个概念有多种解释时要确定一种解释避免纠纷。会审小组成员审核后应在合同会审表上签署意见。由业务主办部门综合以上专业意见拿出较成熟的方案，最后交校领导审查批准。凡对外投资、融资、合作办学以及学校资产联合经营等重大经济合同（50万元或100万元以上）和重要合同（具体金额由各校根据情况确定）应请法律专业人员对合同的内容、条款进行咨询把关并签署意见，经分管校领导审核后，报校长办公会或学校党委会审定后签订。高校在签订合同时不仅要讲正面的合作，更要强调反面的责任。只有这样，一旦发生合同违约时，才能确保高校合法权益不受损失。
（四）加强合同履行的监督跟踪管理
学校合同一旦订立，就要开始履行。在此过程中，最重要也是最根本的是加强管理，提高执行力，确保全面按时履约。相关部门要各司其责，业务主办部门应对合同履行情况进行实时跟踪监督，指定专人跟踪监督合同的履行情况，按合同约定条款组织实施，对工程、物资、设备的质量进行监督检查，严格监督合同履行过程中是否按照合同规定办理验收手续。涉及到合同中的付款条款，需经双方确认后，由业务主办部门办理付款申请手续。学校财务部门应依据合同履行收付款职责，并按审批权限，经申请人、业务主办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批、签字确认后办理款项结算，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。监察、审计部门应认真履行督查职责，保障学校合法权益不受损失。如属相关部门履行不当造成损失的，应追究相关部门或相关人员的责任。
（五）加强合同档案的归档管理
高校要建立和完善合同档案管理制度。合同归档可由校办公室作为归口管理部门，具体负责合同的归档、管理、查询工作。校办公室应安排专人对合同档案进行整理、加工，对所有合同统一编号、分类归档、汇总列表备查。合同履行完毕后，业务主办部门应及时按档案管理要求进行整理，移送校办档案管理部门，不得随意处置、销毁或遗失。每一份合同正本、副本以及合同审核、会签过程中提出的修改意见及与之相关的附件（如传真件、文书、图表等），变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料，授权委托书、合同分批履行的情况记录等材料均需妥善处理、及时整理归档，建立合同管理登记台账，为以后各方查阅使用提供方便。各部门因工作需要借用合同复印件，应由借用部门负责人签字，分管校领导审批。校办档案管理部门负责及时收回借出的合同。各部门应对合同进行保密，校办合同管理人员不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。
要形式是以通信来实现的。工程信函
承担着我公司与协作单位间沟通渠道
与纽带的作用，而公司与承包商之间
的所有往来文件必须通过批准的通讯
渠道传递。鉴于海阳核电站涉及专业
多、接口复杂，信函的总类繁多，数
量巨大，建立一套有效的通信渠道管
理体系是十分必要的，为今后工程函
件的有序分发、分类存档和查询提供
方便。下面从几个方面进行介绍：
一、通信渠道的管理要求
1.许可的通信渠道的建立。单位
之间许可的通信渠道必须由文档归口
管理部门进行登记，在合同签订后，
由合同归口管理部门提交通信代码申
请，文档归口管理部门根据单位名称
和合同性质确定出该单位通信代码。
对于与核电站建设业主签订多个
合同的单位原则上由一个授权人签字
的通信只能建立一个通信渠道，如果
不同的合同业务是由不同的授权人签
字，可以给予不同的渠道号，或是分
段取流水号以示区别不同项目，但应
得到文档归口管理部门许可。原则上
无合同、工程接口关系的单位之间不
设通信渠道，若确有必要，可向文档
归口管理部门提出申请后，由文档归
口管理部门负责确定。
2.通信识别码的结构。核电站建
设业主与承包商之间的来往信函都使
用“通信识别码”来编号。通信识别
码是通信的唯一识别标志，由数字和
字母组成，由项目代码、通信渠道号
和通信流水号组成。通信渠道号是通
信识别码的重要组成部分，用于标识
进行通信的单位。通信流水号表示某
一通信渠道内各次通信的序号，用于
标识发件方针对某一类型或某一工程
项目发送给出收件方通信的序号，在
发件方发送信件时给出。
如某工程信函的通信识别码为
XXX—AAAA—BBBB—NNNNNN，
其中，XXX表示项目代码，由三位
大写英文字母组成；AAAA和
BBBB
表示通信渠道号，分别是发件单位和
收件单位的代码，由四位大写的可选
英文字母组成，第一个大写字母表示
单位的类别，第二、三、四个大写字
母与第一个大写字母相关，表示具体
的通信单位，此代码用于区别单位类
别和名称；NNNNNN表示通信流水
号，由六位阿拉伯数字组成，用于标
识发件方针对某一类型或某一工程项
目发送给收件方通信的序号，在发件
方发送信件时给出。
3.通信信息的交换和更新。通信
渠道号确定后，业主方负责以信函的
形式将通信渠道号、收件人、信函传
递渠道、执行程序等事宜通知合同单
位或其管理单位，并要求合同单位回
函提交其单位收件人、授权签字人、
签字范围、信函接口人、电话、邮
箱、传真、邮编、地址等信息。各单
位在通信地址、邮政编码、电话
/传
真号码、收件人、授权签字人、电子
邮件地址、信函接口人等通信信息变
更时，应及时以函的形式告知业主，
业主负责对通信信息汇总和更新。
4.通信信息的归档保存。对于通
信渠道建立的相关信息需进行定期分
类归档，便于今后工作的方便查询。
针对各单位在通信地址、邮政编码、
电话
/传真号码、收件人、授权签字
人、电子邮件地址、信函接口人等通
信信息变更时，业主方在收到通知
后，应及时对通信归档信息进行汇总
和更新，确保信息的时效性。
二、对通信识别码进行改进措施
1.将通信识别码结构由三段式改
为四段式结构。在原有通信识别码的
基础上，增加一段项目代码，来区别
1、2号机组、3、4号机组、5、6号机组，
而不用频繁变更业主及各承包商的通
信渠道号，此种结构不但节约了通信
渠道号的资源，而且能够满足公司多
机组通信的需要。
2.对流水号的区间划分进行了细
化。在按函件内容对函件进行详细分
类的基础上，定义不同的区间代表不
同类别的函件，方便了函件的分类存
档和查询。
3.确立收件代码。通信较少及没
有签订合同的通信单位，统一以收件
方代码
SXCR对其发文；同时对多个
单位发文（3个以上单位），收件方的
代码统一为SXZZ。
4.确保通信流水号的连续性。发
件方应保证针对同一类型或统一工程
项目发送给特定收件方通信的通信流
水号的连续性，即针对不同类型或不
同项目通信的通信流水号不能混淆，
发往不同单位通信的通信流水号不能
混编。
5.给出通信识别码。抄送给业主
的函件一般须另给出收件单位为山东
核电有限公司的通信识别码（已明确
规定某类或某单位之间所有通信均抄
送业主的通信除外）。
三、通信管理实践经验总结
海阳核电站工程上的往来函件
其内容除讨论和通知技术经济问题
外，还有大部分实质上是文件图纸的
传票。尽管这些来往函件特别多，但
正是因为采用了有效的通信渠道管理
的缘故，来往的函件都能及时接收
到，总结其经验我认为是遵循了以下
几点：
1.确保信函信息的有效性。工
程函件的接收必须具有许可的通信渠
加一项其他（请写出——）是最好的
补救办法，一般的调查对象也会认真
地写出。但是，这种题目尽量要少。
因为问卷调查法的一个重大优点就是
调查问题的指标量化，结果容易统
计。而调查对象填写的“其他”，大
多是五花八门，跟你的量化指标很难
完全对得上，不利于统计分型。
题量不要太大。调查对象能够接
受的填写问卷的极限时间是
5分钟，
大概
20道题目就够了。
总之，在合适的时机请乐于填写
您问卷的调查对象来填写，而且问卷
又最大限度地方便了调查对象，问卷
就一定能够得到他们的认真对待，我
一、高校合同管理系统
高校合同管理系统包括:合同准备、审批、执行、控制、结束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通过查询、统计分析和预警提醒等多种手段实现本单位的业务管理，帮助本单位把资金计划、合同进度、合同审批、合同变更、相关发票、合同资料等管理得更具条理性和统筹性，更使合同管理从繁琐混乱的状态中解脱出来变得轻松、愉快;使收付款管理从各种复杂的人事当中解放出来，减少腐败的风险，从繁多拖沓变得及时。此外，多种形式的合同、收付款数据等统计图表，也为单位日后的发展和决策提供强有力的数据支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下几个环节。(一)前期准备。1．立项。项目立项是本单位为推动某个项目上马，根据本高校中长期规划或学院管理过程中涉及的生产、生活的实际需要而提出的框架性的总体设想。按照本单位的审批程序经相关职能部门批准。立项报告包括项目实施前所涉及的各种由文字、图纸、图片、表格、电子数据组成的材料，主要内容有项目投资建议的主要依据、资金来源、项目达到的要求等。2．合同起草。根据合同的具体形式选择相应的合同格式。高校合同的主要类型有承包合同、采购合同、维修合同。(二)合同签订。第一，经办人按照本单位的管理流程将合同文本底稿报送相关职能部门批准、审核。第二，本单位的需求部门、财务部和经办人应当从合同涉及的替在风险方面共同审核合同初稿，并提供建议，供主管领导参考。从维护公司经济利益出发，尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失。第三，严格按照国家规定的招投标程序进行招投标。(三)合同的履行及归档。合同以双方当事人签名盖章生效后，专人负责监督合同的履行。在合同履行期间，经办人或合同履行监督人负有下列责任。一是收集保管合同履行中形成的所有相关资料;包括合同底稿、合同变更原因及变更内容、资金支付等情况。二是合同履行结束应及时归档、分类，供以后同类合同作参考。如有可能，应该对每一项目合同及时进行总结。提高工作效率及资金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要内容之一，高校应当重视本单位的合同管理工作，着重从合同管理模式、机构设置、人员配备、管理制度等方面建立符合本单位实际需要的合同管理体系，减少风险发生频率及程度，提高资金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下几点:第一，依据学院的管理体系结合合同的一般流程制定出相应的合同管理制度，如:合同评审会签制度、合同变更管理制度、合同履行管理制度及合同文件资料归档保管制度等，借鉴国际先进经验，加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。第二，依据合同的不同类别进行分类，可以用文件夹存放，再根据需求分门别类;对合同实行专人专项管理，并且类别制定相应的管理标准。加大合同管理力度，保证合同的顺利履行。第三，推行合同管理人员持证上岗制度。不断提高管理人员的业务水平，减少潜在的主观风险。第四，加强政治学习，提高相关管理人员的思想觉悟和服务意识，预防潜在的主观风险的出现。任何完善的制度最终产生的效能决定于执行人员的素质。
四、当前高校合同管理存在的财务风险问题
(一)合同管理制度不完善。不论是前期的谈判工作及日后的监管任务，管理工作的复杂程度决定不可避免地会产生主观或客观的财务风险，这就需要相关领导不断完善管理制度，最大限度地减少财务风险的产生机会。(二)合同管理人员专业水平和法律意识不高。合同管理人员专业水平和法律意识不高，对签订合同的关键点把握不足，都会不同程度地导致财务风险的产生。不能严格按照章程及规范开展工作，也会导致潜在的主观和客观财务风险。(三)高校管理不同部门缺乏沟通。高校不同职能管理部门缺乏有效沟通，或在工作中没有充分考虑到其他部门的意见也会诱发财务风险。(四)履行阶段也是一个重要的合同风险来源。合同监管人员不能认真履行监管义务，承担监管责任，都会将合同潜在风险转化为实际的法律风险和主观风险。同时，在合同救济阶段，由于救济措施和后续工作跟进乏力，造成胜诉案件执行不力从而产生财务风险。
2014年9月，国家档案局局长杨冬权就指出：“在今天这样的信息化时代，档案决不仅是‘故纸堆’，而是宝贵的信息。档案部门也决不仅是保管重地，而是档案信息管理与的重要职能部门。档案工作者要有现代的眼光和思维，牢固树立信息化是档案事业发展的必由之路的思想，以档案信息化推动档案管理工作的现代化。”高校档案工作有着自身发展的特点，高校内拥有各类专业背景人才，在信息化技术和创新服务理念方面有着得天独厚的优势，更容易做到与时俱进。
一、高校档案信息化建设的必要性
高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。
二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用
高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。
1.档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称OA文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷整理扫描还卷质检著录总检挂接备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。
2.管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。
3.库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于TCP/IP（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。
4.档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RAS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。
参考文献
[1]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013（4）.
