时间：2023-06-12 09:09:39
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一、充分认识培养档案人员职业素质的重要意义
随着知识经济的出现，将会给整个人类社会带来深远的影响。与知识信息密切相关的档案工作也在发生着深刻的变化，档案载体变得更加多样化，档案管理手段由传统的手工操作变为现代化管理，信息管理的网络化和信息资源共享已经成为可能。这些变化，不仅给档案工作的发展带来了新的机遇和挑战，同时也给档案人员提出了新的更高的要求。面对新的时代、新的形势，要造就一支适应社会发展要求的高水平的档案人员队伍，就要努力加强档案人员的职业道德，提高档案人员的职业素质，这是档案事业发展的根本保证。因此，档案人员必须尽快提高自身的综合素质以适应时代的发展。
二、充分理解档案人员职业素质所包含内容。
（一）档案人员要具有丰富的知识素质。
档案人员的知识素质是指档案人员从事本职工作应具备的基本知识。这些基本知识包括科学文化基础知识，档案管理专业知识，相关行业专业知识和从事档案工作所必需的辅知识。
1、科学文化基础知识。
只有科学文化基础知识是对档案人员知识素质的最基本要求。档案工作是一项科学的管理工作，所管理的档案资料，内容丰富。而且技术知识含量较高，具备最基本的科学文化基础知识是做好档案工作的前提。特别是现代化的档案管理迫切需要档案业务精，专业理论水平高又掌握一定数字信息化的技术的复合型优秀档案人才。
2、档案管理专业知识。
档案工作是一项专业性很强的工作，它具有自身的一套专门理论原则和技术方法。档案管理人员必须不断地努力学习，熟练掌握档案管理的专业知识和业务知识，并将这些知识运用到实际工作中，真正做到理论与实践相结合，才能具备基本的业务素质，适应档案管理的工作要求。
3、相关行业专业知识。
档案的内容包含专业门类非常广泛和丰富，它涉及文书、科技、会计、特殊载体等内容。因此要想成为一名合格的档案管理人员做好档案管理工作就必须了解和掌握专业知识以外其他相关行业的专业知识。
4、辅知识。
要想做好企业档案管理工作，档案管理人员就要学习外语、法律、科技信息等辅助知识，扩大知识领域，丰富知识内容，具备多元化文化结构。
（二）档案管理人员应具有较强的能力素质。
档案人员的能力素质是档案人员从事本职工作应具备的基本能力，这些基本能力包括语言文字能力，创新能力，信息开发能力和运用现代化科技手段能力等。
1、语言文字能力
档案管理是一种综合性的工作。它要求档案管理人员必须具有一定的语言文字能力。只有具备较强的阅读理解能力和一定的概括表达能力才能做好档案的各项管理工作。
2、创新能力
在新形势下，档案管理人员要及时更新观念，转变工作作风，冲破传统老做法的禁锢和束缚，积极创新，勇于开拓。在工作实践中不断探索新路子，发现新问题，形成新知识，找到新答案不断为档案工作注入新的活力，推进档案事业的创新发展。
3、信息开发能力
档案是一种不可再生的信息资源，它在企业中起着举足轻重的作用档案信息的开发和利用是档案工作的重要组成部分也是档案工作的根本所在。作为档案管理人员在工作和学习中不断培养具备一定的信息开发能力，积极主动地开发、推广、利用档案信息资源，实现信息共享，为企业的各项建设提供服务。
4、运用科技手段的能力
为适应现代化档案管理的发展要求，档案管理人员除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，只有不断更新观念，优化自身知识结构，熟练掌握计算机等现代化设备的基本操作技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发，从而适应和推进档案管理信息化建设。
（三）档案管理人员应具备健康的身体素质和心理素质。
档案人员具备健康的身体素质和心理素质是从事档案管理工作的保证和基础。只有拥有较好的身体素质和心理素质才能有效地干好工作，以适应各种环境和工作任务的变化。
三、提高档案人员职业素质的方法。
（一）加强档案管理人员的业务培训
档案培训是提高档案人员职业素质的重要途径。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案管理人员能够适应现代化档案管理工作的需要，跟上新形势的发展，必须对档案人员加强继续教育，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，更新、拓宽、优化知识结构，掌握现代化管理的基本操作技能。不断提高业务能力水平，以适应和促进现代化档案工作的发展。
（二）建立和完善档案人员竞争机制。
第一，档案专业工作人员的政治素质。
档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
第二，档案专业工作人员的专业素质。
档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
第三，过硬的业务技能。
档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此，企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证企业档案管理水平的提高。
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源。首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案工作者素质
面对新时期档案工作的需要，档案管理人员应如何提高自身素质，本人认为，应从以下几个方面做起。
第一，爱岗敬业，培养良好的职业道德。
做好档案管理工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥作用。
第二，依法治档，完善档案管理的规章制度建设。
做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，我局对已有的档案制度进行了修订，使档案制度能更加完善。我们的制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等等。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。
高职院校以培养应用型人才为主要目标，旨在培养出具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。档案管理是高职院校文秘专业的核心课程之一，主要培养文秘人员的档案管理能力。笔者根据自己在档案管理课程教学中的实践，体会到档案管理课程教学内容与从事文秘工作实际有很大的距离，教学效果不佳。那么，档案管理课程如何进行教学才能与高职院校文秘专业的培养目标相适应呢？
1 明确教学培养目标，培养专业文秘人才
档案管理是文秘工作的重要组成部分，是文秘人员必须掌握的一项基本业务能力，科学地管理好档案，用好档案，在需要时能够迅速查阅到任意一份归档文件，可以极大地提高文秘人员的工作效率。所以，文秘专业开设档案管理课程是为了培养适应社会需要、适应就业岗位需要的合格的文秘人才，而不是专门的档案人才。然而，当前很多高职院校文秘专业开设的档案管理课程与高校档案学专业开设的档案管理课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，技术能力特点不突出，与文秘工作岗位实际需求的档案管理能力有很大的差距。因此，我们必须首先结合文秘岗位工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位所需要的档案管理工作的内容和特点，使文秘专业档案管理课程具有自己独立的特色体系，而非沿袭传统的培养档案专业人才的档案管理课程体系，应使文秘人员具备应有的档案管理知识理论和技能，具有较强的档案意识，在文件处理阶段有意识地、专业地进行前段控制，在文件归档阶段，具备立卷归档的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和档案管理程序真正交融在一起，保证档案的质量，使文档工作流程科学化、合理化，使文档实体形成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文书工作和档案工作的完美衔接，实现档案信息资源共享。
2 与时俱进，更新教学内容，适应就业岗位需求
每年采取集中培训的方式，通过以下培训途径和内容，从职业素质业务能力等方面提高图档管理人员的整体管理水平"2.1通过企业文化培训加强图档管理人员的职业道德素养企业文化是企业长期发展的精髓，通过邀请有关部门劳模市场管理人员做讲解或报告，使图档管理人员珍惜自己的工作岗位，认识到自身的工作质量与企业信誉和生产经营息息相关，从而提升所从事工作的荣誉度，产生强烈的企业发展有我的自豪感和责任感"。邀请企业标准化部门和设计部门的专家，针对图档管理人员的工作需要，有针对性的对汽车基本知识企业产品平台机械制图知识汽车产品型号和零部件编号规则等进行培训，使图档管理人员了解汽车各大总成的构造和原理，理解设计人员在图纸更改单中所描述的语言，熟练掌握识图改图等基本要领，做到准确校对设计人员更改电子图和底图的内容正确更改蓝图，而不是照猫画虎"经过培训和实践，图档管理人员能发现设计人员疏忽造成的一些错误，提前纠正，确保为工艺检验人员提供的图纸工艺文件少出差错减少废品"。
档案管理知识培训必须定期组织，可以采取外培内培两种方式"外培方面，一是参加每年省档案局定期组织的上岗培训，对缺乏档案管理知识的人员进行轮训，掌握档案学概论文书档案管理科技档案管理电子文件管理与归档档案保管与保护，夯实档案管理理论基础知识;二是参加省级以上档案学会组织的标准宣贯等专业性强的培训，如企业档案工作规范项目建设档案归档整理办法和电子文件和信息化管理办法等;三是组织图档管理人员到档案管理先进单位进行实际考查和学习，当面交流提问，取长补短，对改善工作方法见效较快"内培方面，一是请企业内部档案管理工作中有经验的人员进行培训，介绍工作经验和方法;二是请外出培训回来的人员将所学内容进行分享，一人外出学习，多人受益;三是邀请档案局老师到企业内部进行培训交流和指导检查，这样有的放矢，更有利于对管理方法的改进"内培一般可采用脱产一天的时间集中培训，同时将档案管理系统的文件通知要求宣贯到集团公司所有单位"。计算机和各类信息化软件在公司的普遍应用，不得不对图档管理人员进行计算机操作方面的培训"一是培训计算机软硬件基本知识和办公自动化软件，掌握基本操作技能;二是培训数据库知识，使图档管理人员能积极与程序开发人员沟通，提出开发需求或使用中的改进意见;三是进行pLM(产品生命周期管理)系统操作培训，正确系统任务，熟练查阅系统中的部件图纸和文档版本信息，查阅系统中的工艺路线变更情况以便及时将图纸派发到生产单位"。质量体系文件包括质量手册程序文件和作业文件，包含企业各单位的工作流程和操作方法，由各岗位具有多年工作经验的人员根据标准和工作流程不断修订后编制而成的"组织图档管理人员学习有关体系文件，了解产品从市场调研设计开发试制到生产等流程，便于熟练对技术文件的收集归档和整理"图档管理人员一般都是人员，学习保密知识是必不可少的"掌握保密知识，建立保密台帐，做好保密标识，熟悉对不同权限的人员采取不同的借查阅手续，既维护档案文件的安全，又在合理的范围提供利用，使技术文件借阅发放有法可依"。
经过三年多培训，培训师收到图档管理人员的反馈意见，对培训课件不断完善，使培训效果越来越好"实践证明，全方位培训使图档管理人员整体业务水平普遍提高，能够全面胜任岗位工作;加强培训使图档管理人员在企业里有被重视的认同感，以更加积极的态度和创新的意识实现自我价值，提高了服务效率;有利于互相交流，借鉴工作经验，高效地为企业生产经营服务"。
本文作者：王丰锦工作单位：陕西汽车集团有限责任公司
【中图分类号】G64.21 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）22-0-02
档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命，也是信息化社会的必然要求。
一、高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素
（一）档案管理队伍整体素质偏低
大多数高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。有的学校档案工作队伍中无本科及以上学历的人员，学历普遍偏低；有的人员是从其他行业转入档案管理部门的，不具备档案管理专业的必备知识，知识结构及不合理；有的学校档案管理人员的年龄偏大，“断层”现象严重；有的学校无高级职称的档案管理人员，其职称结构域档案信息化建设很不相称。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
（二）基础设施简陋
由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科学紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋，少数学校没有专门的档案馆，甚至没有微机、空调等基本设施，档案柜陈旧破烂，库房条件达不到要求，管理手段基本停留在传统的阶段。
（三）管理体制比较乱
“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案馆路机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作甚至很少涉足学校进行检查和指导。
（四）数字化建设水平低
大多数高职院校还未将现有的各种载体档案通过与计算机硬件、软件结合而实现数字化管理。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。
（五）档案利用率极低
大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率低，档案固有的作用未能很好地发挥出来。据有关人员调差统计，高职院校档案案卷年均利用率仅为20%左右。
二、高职院校档案信息化建设的路径与方法
（一）充分提高认识，切实转变观念
高职院校档案是我国整个档案事业的重要组成部分，是高职院校过去和现在的教学、科研、管理等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，它具有历史价值和使用价值，并具有查考凭据、参考依据、科学研究、宣传教育等多方面的作用，在高职教育中具有十分重要的意义。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用心的观念指导高职院校档案信息化建设。
（二）明确指导思想，确立相关原则
档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则，就是在可能的人力、财力条件下，对重要的档案资料进行数字化加工，将这一部分信息化处理后的档案先行提供利用。二是分类建设原则，即依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。三是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式，如：文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。
（三）增加经费投入，务实物质基础
经费短缺，是制约档案信息化建设的最主要因素。因此，增加档案信息化建设的经费投入，已是当务之急。一方面，各级政府要依法增加对高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置防盗、防火、防水、防震、防潮、防尘、防虫、放有害光、防高温设施和装订工具、复印机、装裱设备等必要设施，装备缩微摄影机、电子计算机、光盘等技术设备，切实务实档案信息化建设的物质基础。
（四）加强人员培训，提高队伍素质
档案管理队伍素质的高低，是关系档案信息化建设的关键因素。因此，要克服对人员培训的舍不得花钱的倾向，坚持全员培训，全面提高队伍素质，要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台优惠政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案管理专业学习深造，组织档案管理人员外出考察和调研，定期举办培训班和对档案管理人员进行专业培训，拓宽视野和知识面，改善知识结构和学历结构，提高综合业务能力。
（五）建立健全制度，完善管理体制
一是要依法建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度，使档案管理步入制度化、规范化、科学化的轨道。二是要理顺档案管理体制，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。高职院校应建立独立的档案管理机构，统一管理档案。只有制度健全、管理顺畅，才能有效地促进档案信息化建设。
（六）搞好总体设计，建立信息网络
建立档案信息网络，实现档案信息管理的网络化，充分融入现代网络世界，是社会对档案事业的必然要求。高职院校要根据人、财、物的实际情况，逐步推进档案信息网络化建设。档案信息网络化建设是一项投资大、周期长的管理技术工程，其建设必须遵循系统规划、协调发展、标准开的和安全可靠等原则，切实搞好总体设计，确定网络的基本功能、建设任务、总体思路、组网模式和发展规划等，然后按计划分步实施。首先要抓好档案网站建设，即采取虚拟主机、主机托管、联通专线等不同的技术方案，按照一定的入网程序建立起高职院校的各自的档案网站，并采取“以网站服务补网站维护”的运营模式。其次是搞好档案馆（室）局域网建设，组成信息网络，在网上资源共享和信息快速传输的基础上实现档案管理和档案信息服务的网络化。
（七）提高服务水平，扩大利用范围
服务水平和服务质量是影响档案利用的重要因素，也是影响档案信息化建设的因素之一，因而高职院校档案工作人员要切实提高服务水平和服务质量。一是要明确服务方向，树立服务思想，要改善服务态度；要开动脑筋，研究利用工作的新情况、新特点，解决利用中的新问题，采取各种方式改革服务手段和方法，主动为社会和学校各项工作服务。二是加强基础工作，提高服务质量。高职院校档案馆（室）必须做好档案收集、鉴定、整理、检索、编研、保管等基础工作，才能使档案利用工作得以顺利开展，才能提高服务质量。三是熟悉馆（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多种途径和形式提供档案利用，包括接待查阅、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、开展咨询服务、档案馆（室）藏介绍、举办陈列展览、建立档案目录中心等。
综上所述，人类已进入信息社会，信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球，信息化水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。在这种形式面前，高职院校档案信息化建设势在必行，刻不容缓。
参考文献
[1]刘庚兰等.机关档案管理[M].档案出版社，1991（3）.
[2]湖北档案局.档案法规基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007
［中图分类号］ F231.3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02
1 电算化会计档案的内容与特点
电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。具体指记账凭证、会计账簿、会计报表（报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案一般具有如下几个特点：
（1）电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包含打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，更重要的是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
（2）与传统会计档案相比，电算化会计档案的查阅，对环境的要求更高。查阅传统的会计档案具有直观性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。
（3）电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储需求，且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面以磁性介质或光盘的形式存在，受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到损坏。
（4）电算化会计档案易于修改，且不留痕迹。
（5）对电算化会计档案管理人员的素质要求更高。作为电算化会计档案的管理人员，既要了解会计基本知识，又要了解计算机等相关知识。
2 医院电算化会计档案管理存在的问题
（1）电算化会计档案管理内容不够完整。现阶段医院财务工作已经全面实现电算化管理，由于对会计档案组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，因此大多数医院定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。同时医院不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就很难恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作，会计档案的完整性、安全性得不到保证，从而制约了电算化会计档案的利用，更无法适应电算化会计档案的改革和发展。
（2）电算化会计档案管理缺乏专业人员。电算化会计档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多医院只重视高级医疗专业人才的引进，对档案管理工作不够重视，会计档案多由财务人员兼职管理，遇有上级主管部门检查时忙于应付， 档案管理意识滞后。
（3）电算化会计档案管理制度有待完善。目前，《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等文件，仅对会计电算化档案做了基本的要求，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范，已不能适应电算化会计档案管理新的需要。
3 加强医院电算化会计档案管理的对策
（1）制定严格的管理制度。财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定：“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。制定电算化会计档案制度要贯穿管理和保存整个过程，要根据档案的收集、记录、查阅、移交、销毁等一系列环节制定电算化会计档案的移交程序、销毁管理办法和保管方法等各方面的管理制度。
【中图分类号】TU248.8 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0368-01
电视台的宣传档案不是文字材料、音像等资料的简单堆放，而是通过有效的管理把这些资料变为丰富的信息资源宝库。这些档案资料对于电视台来说，不仅是工作检查考核的重要依据，也是社会历史发展重要的参考资料。因此，做好电视台宣传档案管理工作非常重要。但是，目前电视台宣传档案管理中存在一些问题及改善建议，下面我们进行详细阐述：
一、目前电视台宣传档案管理中存在的问题
第一，档案管理意识不强，管理方式落后。目前有些电视台领导对于新形势下的宣传档案管理缺乏足够的了解，宣传档案管理意识不强。部分领导认为电视台属于媒体单位，其主要工作是电视节目的拍摄与制作，却忽视了拍摄资料的保存和整理，造成大量录像资料的丢失。在宣传档案管理的过程中，工作人员只重视文件型播出型资料的归档，却忽视了其他资料的保存整理。电视台部分领导没有认识到档案管理的价值所在，所以把档案管理认为只是文档的简单整理和装订，对文档资料没有投入必要的资金，很多档案管理部门仍然采取手工操作，没有实现档案资料的现代化管理；
第二，电视台宣传档案资料收集不全，整理缺乏规范化。档案资料的收集是档案管理工作的前提和基础，因此，做好电视台宣传资料的收集工作显得非常重要。有些档案管理人员的业务技能水平比较低，对于档案管理的各个环节不熟悉，对于电视台宣传资料不能及时收集归档，再加上档案资料内容不全面，不能正确反映节目的真实内容。档案资料在整理的过程中，时间编排方面比较混乱，组卷装订不规范，导致档案分类混乱，缺乏整体性和科学性，残缺不全，不利于档案资料的作用的充分发挥；
第三，电视台宣传档案管理人员业务技能水平不高。由于电视台对宣传档案工作的重视程度不够，所以对于档案管理人员的招聘和任用方面比较宽松，因此档案管理人员的业务技能水平比较低，计算机应用不熟悉，缺乏专业的管理知识，导致工作效率低下。再加上电视台宣传档案缺乏完善的收集网络系统，大量珍贵的声像资料仍然滞留在个人手中，一定程度上造成宝贵资料的流失，不能实现宣传档案的充分利用。
二、改善措施
从上文得知，目前电视台宣传档案管理中还存在一些问题，针对这些问题，我们提出以下几点建议：
第一，加大档案管理重要性的宣传力度，大力推广现代化管理方式。加大档案管理重要性的宣传力度，让电视台领导正确认识宣传档案管理的价值，强化管理意识，改变以往的传统观念。在宣传档案管理方面，改变传统的手工管理方式，在档案管理中普及计算机的应用，实现档案信鼠资源管理的规范化和科学化；
第二，收集到完善的档案资料，实现宣传档案资料的规范化管理。电视台的编辑记者应该坚持到一线中采访和拍摄新闻，形成丰富的具有参考和利用价值的资料。对于收集到的档案资料应该严格按照国家相关规定把文字稿和音像带进行分类整理和存放，并按照时间先后顺序做好必要的目录检索，满足日后方便查找的需要，提高宣传档案管理的工作效率。另外，档案管理人员还要注意做好宣传档案的保管工作，室内放置必要的设备，如灭火器、除湿器，保证档案资料完好无损的存放在干净、通风、整洁的环境中；
随着计算机技术的不断提高和发展,计算机的应用已渗透到各个领域。经过几年的艰苦努力,我委档案部门在计算机的使用方面已具有一定的规模和水平。全河共有综合档案科室160个,保管档案近百余万卷,其中80%以上的档案室都配备了计算机,部分大局院档案科室还建立了自己的数据库,档案工作基本上实现了计算机管理,有些单位还上了内部网。委档案馆建立了“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”,录入档案目录条目20余万条,图书目录库3万余条,期刊全文库有水利及相关专业文献204万篇,初步形成了以治黄信息为主体的覆盖国内水利信息的数字资源体系,并实现了档案信息系统与黄委办公自动化系统的连接,可以自动接收和处理办公自动化系统中的电子文件,这些数字资源已在我委内网上开放,我委办公网络覆盖范围内的委属各单位都可以登录查询。基本实现了档案检索、提供利用、利用统计电脑化,大大提高了工作效率。
黄委档案馆的“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”项目完成后,将在此基础上,应用先进的Intranet组网技术,充分利用委档案馆的馆藏资源,通过国际互联网(Internet)和虚拟专用网络,建立一个覆盖广泛的增值网络服务平台,建成一个虚拟的综合的数字档案馆和全河档案目录中心,为黄委领导及广大职工提供决策支持及信息服务。这样,既可以提高档案的利用水平,增加档案的馆藏量,实现资源共享,又能使档案管理信息化、自动化,提高工作效率。
2黄委计算机档案管理人员的状况
黄委现有专职档案人员218人,兼职档案人员498人,专职档案人员中35岁以下的有73人。据了解,在众多的档案人员中至今还没有一名从事计算机的专业人员,只有部分人员参加了黄委系统内部举办的计算机操作技术培训班。他们经过学习,虽初步掌握了电脑的基本理论和一般的操作技能,但也只能完成基本的计算机管理工作,对工作中出现的电脑硬件或软件问题还不能排除。也有少部分同志通过实践和学习,积累了丰富的经验,能够胜任目前的工作。但是,随着计算机知识更新的加快,硬件设备更新换代的加快,黄委档案的计算机管理将会出现一个崭新的局面。实现档案的网络化管理是我们的目标,这就需要大批计算机管理技术人才,根据档案部门的现有条件,靠引进计算机技术人才是不现实的,因此培养计算机应用人才成为档案部门的当务之急。
3如何培养黄委档案计算机管理技术人才
根据黄委档案的计算机管理发展的需要和档案干部的人员结构,培养计算机管理技术人才要实现长远规划和短期计划相结合,既要满足当前的急需,又要兼顾中长期发展的需求。
3.1利用委信息中心的设备和技术力量,举办短期电脑培训班
可计划在1~2年内举办三期初级班,让40岁以下的档案人员普遍接受一次电脑基础知识教育,初步掌握电脑基础知识和一般的操作技能,使他们能胜任一般的计算机管理工作。然后举办两期提高班,让有一定电脑基础知识和操作经验的档案人员参加学习,提高他们的电脑综合应用能力。
初级班对象:40岁以下并且未参加过电脑培训的档案人员。
教学目的:通过学习,使学员掌握电脑基本知识,掌握操作电脑的基本方法及简单软件的应用。
教学内容:中文录入法、OFFICE办公软件、WINDOWS、电脑著录。提高班对象:参加过初级班学习并且经过一年以上的电脑实际应用的档案人员。
教学目的:通过学习,提高学员电脑综合应用能力,使他们的操作技能得到进一步巩固和提高,掌握电脑维护的一般技能。
教学内容:操作系统及常用软件的安装和使用、多媒体、硬件维护。
3.2委托高校代培档案计算机管理专门人才
短期培训班只能满足当前的急需,随着我委档案管理的现代化和计算机技术的广泛应用,档案部门对计算机技术人才需求会越来越迫切。培训档案的计算机管理专门人才,光靠档案部门的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的师资力量和先进的技术设备,委托他们为档案部门培养专门的计算机技术人才。根据我委档案部门具体情况和对计算机人才的需求,有目的地挑选档案系统中那些德才兼备、又具备计算机基础知识的年轻干部参加学习,经过系统学习掌握计算机专业知识,将来成为档案的计算机管理专门人才。根据黄委档案计算机管理发展的需要,应尽快委托地方高校举办一个电脑应用技术高级培训班。可采取讲授和自学相结合的教学方式,每次集中进行半个月的学习,全部课程在一年半内完成。教学内容应包括:
(1)数据库:数据库基本原理、Foxpro基本知识、运用Foxpro开发应用程序。
(2)网络技术:计算机网络基本概念、局域网的构造、Internet&Intranet、网络综合布线。
(3)主页制作:HTML简介、FrontPage。
专业培养目标：培养掌握文秘基本理论和操作技能，了解和掌握相关法律知识，从事法律文秘业务的高级技术应用性专门人才。
专业核心能力：法律文秘操作技能。
专业核心课程与主要实践环节：刑法概论、民商法概论、行政法原理与实务、诉讼法概论、应用写作、法律文书、秘书学基础、档案学基础、社会学基础、网络技术与办公自动化、电子信息管理、社会调研、应用文写作、秘书业务训练、办公自动化设备使用、文秘业务综合实训、毕业论文等，以及各校的主要特色课程和实践环节。
就业面向：国家机关、企事业单位、法律服务部门的文秘及相关岗位。
本专业培养具有必备的法学和文秘专业的基本理论知识和法律职业岗位文秘工作技能的复合型高等应用性专门人才。
主要课程：法理学、宪法学、刑法学、民法学、文献检索、司法笔录训练、书记员工作概论、档案管理、法律文书训练、现代汉语与基础写作、秘书理论与实务、计算机与应用。
修业年限：基本学制三年，最长修业年限五年。
培养目标：本专业主要培养具备法律事务执业能力、掌握秘书技能、会英语、会电脑的应用复合型人才。学生毕业时，要求取得国家秘书职业资格证书。
主要课程：大学英语、英语视听说、专业英语、秘书实务、档案管理、企业管理概论、法律文书、民法、行政法与行政诉讼法、合同法、国际经济法、公司法、税法、电子商务、商务谈判、沟通技巧、多媒体技术应用、网页制作等。
专业特色：注重塑造形象、提升品味;注重强化实践教学环节，培养学生复合型多元化的职业能力。
职业前景：学生毕业后，既能胜任各类企事业单位的法务助理工作，又能从事法庭助理、书记员、律师助理职业，还能从事各类企事业单位的行政助理和商务管理工作。本专业就业面广，适应性强，并有潜力成为高级管理人才。
培养目标和要求
(一)培养目标
培养拥护党的基本路线，法律文秘专业第一需要的德、智、体、美全面发展的高技能人才和高素质的劳动者，学生应在掌握专业必备的基本理论知识和专门知识的基础上，重点掌握从事本专业领域实际工作的能力、技术和技能，具有良好的职业道德和敬业精神。
(二)素质、知识和能力基本要求
1. 素质基本要求
坚持党的基本路线，努力成为中国特色社会主义的建设者和接班人;树立正确的世界观、人生观、价值观，具有辩证唯物主义和历史唯物主义思想;诚实守信，团结合作，遵纪守法，爱岗敬业，具有高尚的社会公德和职业道德;具有本专业的基本理论知识，掌握本专业的高新技术和技能;养成正确的审美意识、审美情趣和美感，具有一定的认识美、欣赏美和创造美的能力;积极向上、心理健康，具有自我调控、建立和谐人际关系的知识与技能;积极参加体育锻炼，养成良好的卫生、生活习惯，具有一定的体育健身知识和技能，身体素质达到国家大学生体质健康标准。
2. 知识基本要求
(1)掌握语言文学类、政治哲学类等基本知识。
(2)掌握法律专业知识、文秘方面基本理论和基本知识，其中包括办文、办事、办会方面的基本方法和基本理论。
(2)掌握管理学、秘书心理学的基本理论和基本知识。
(3)掌握民事诉讼、刑事诉讼等程序的基本知识。
(4)掌握办公室管理、档案管理的基本理论与基本知识，懂得档案和信息处理的基本规则和法律法规。
(5)掌握公共关系、社交礼仪的基本知识和基本规则。
(6)掌握法律公文及其它常用应用文的写作知识。
(7)熟练掌握计算机的理论知识，能运用现代化办公设备进行法律文秘事务运作。
3. 能力基本要求
(1)熟练运用汉语语言的能力，其中包括心领神会的能力、口头表达能力、法律咨询、中文写作能力。
(2)运用法律文秘知识进行办文的能力。
(3)运用法律文秘知识进行办事的能力。
(4)运用法律文秘知识进行办会的能力。
(5)具有较强的法律文书制作和公文处理能力。
(6)运用法律和文秘的基本理论知识从事法律文秘运作的能力。
(7)运用基本法律知识进行法律咨询、司法调解和解决一般法律问题的能力。
(8)公关活动策划能力和人际沟通、接待协调能力。
(9)运用计算机进行办公事务处理、法律秘书实务活动的能力。
(三)证书要求
1.获取相应的普通话等级证书。
2.获取全国大学生英语应用能力考试B级以上证书或大学四极以上证书。
3.获取全国高等院校计算机等级考试二级证书或劳动部门计算机操作中级以上证书。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
