时间：2023-06-12 09:09:48
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1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
我们牢固树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识，把干部档案工作作为一项基础性工作来抓，成立了以档案分管局长为组长、科室负责人为成员的干部档案工作领导小组，人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，配备兼职档案管理员，形成局机关、股室、管理员“三位一体”的档案管理网络。并会定期研究干部档案工作，制定干部档案工作规划和目标，做到月月有安排，并经常督促检查落实。同时加强档案员队伍建设，从而使我单位干部档案基础工作迈上新台阶。
一是基础设施进一步夯实。近年来，按照省档案管理要求，在档案硬件设施上投入资金4万余元，及时添置更新了空调、打印机、台式电脑等档案室部分设备，实现了档案管理木柜换铁柜，人工检索换微机检索。对加快档案工作现代化步伐，实现文书档案基础信息计算机存贮，方便档案查阅提供了有力保障。
二是档案管理制度进一步规范。建立和完善了干部档案材料收集、归档、整理、干部档案查（借）阅、转递、安全、保密等制度，并相应建立了“查阅、借阅干部档案登记本”、“干部档案转出登记本”、“干部档案材料接收登记本”等，做到查阅、借阅档案有登记，档案、零散材料收支有记载，来龙去脉清楚，查找方便准确。
三是档案员队伍建设进一步加强。首先，配齐配强了干部档案工作人员。先后选调了2名30岁以下、政治素质高、工作能力强的同志从事干部档案工作，干部档案队伍得到充实。其次，干部档案人员业务能力逐渐增强。采取参加业务培训、外出学习考察、到上级档案工作部门学习等方式，不断提高档案人员业务能力。再次，干部档案队伍工作积极性逐步提高。我们注意从政治上关怀、生活上关心、学习上关注档案工作人员，经常和他们交心谈心，切实解决他们的后顾之忧，极大地调动了他们的工作积极性。
二、突出重点，档案管理上水平
一是鉴别档案材料力求细致。在档案整理前，我们对收集的每份材料进行认真细致的鉴别，发现缺漏，责成材料形成单位予以补办，将没有保存价值的材料清出。尤其是对干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务等，发现问题，及时纠正。
三是档案整理力求规范。坚持集中整理和随时整理相结合。每隔几年年对照《干部档案整理工作细则》的要求，进行一次集中整理。通过整理，做到档案材料真实，鉴别、分类准确，目录明了，整齐划一，清晰美观。
四是验收档案力求严格。制定了“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确，看档案材料归类是否准确，看目录与材料是否一致，看各种表格是否齐全，看材料手续是否完备，看目录书写是否工整清晰。对照任免文件查干部任免审批表，对照纪检监察文件查处分材料，对照近期《干部履历表》、《鉴定表》查学历、工资、职称及党团材料是否归档。
三、立足服务，档案利用出效益
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0208-01
档案指国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根基。档案的安全有效管理工作是充分发挥档案重要作用的关键。只有完整、真实、准确的收集有价值的档案，规范、合理的保管和保存原始档案，科学的分类并做好登记工作，才能最大限度的发掘利用档案的价值。
1.实体档案
1.1 实体档案的特点
实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案；实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用；实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等等，这是实体档案最显著特点。
1.2 实体档案的安全管理
1.2.1 档案室管理
根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性的分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。档案工作人员须对珍贵、重要的档案应进行复制，并用复制件代替原件提供利用。
1.2.2 档案借阅制度
档案存在的实际意义在于它的利用。在做好全面、系统、安全的保存档案资料的前提下，编制各种检索工具、参考工具，积极为档案的查阅提供便利，及时做好登记和统计工作。建立健全档案调归卷制度，规范档案提供利用过程中借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。
1.2.3 档案安全管理
维护真实、完整是档案安全管理的前提，要从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，确保档案内容来源合法，不能人为割裂分散或零乱堆砌。这就要求工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。
2.电子档案
随着计算机和网络技术的发展，档案管理的电子化已成为必然趋势。档案的以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。
2.1 电子档案的特点
第一，操作方便。在形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。与文件处理系统结合可使档案目录信息自动生成，极大降低了档案管理人员的工作量，提高工作效率。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加简单、方便。其次，传递快捷、实现资源共享。电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受时间和空间限制。一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。第三，存储空间小。电子档案占据的极少量空间，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言。第四，具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案更加全面、形象、生动。而且，电子档案复制时不容易丢失信息。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
2.2 电子档案的安全管理
电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。
电子档案安全管理同实体档案一样，其关键首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。为了确保电子档案的唯一性和公信力，电子档案的内容必须预先进行加密处理。配合完善的存取控制下，避免在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息丢失。信息设备安全亦是电子档案安全管理的基本要件，电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。
3 结论
档案工作是很重要的专业事业，是实现社会主义现代化建设，开展历史研究，进行各项工作的必要条件，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断的发生着变化。电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形势，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理的将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员时刻思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，随着时代的进步不断解放思想，不断提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。
参考文献
[1] 王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2008（9）.
[关键词]GLP；档案；标本；电子档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP试验室中对档案室的建立及管理是有准则要求的，随着信息技术的迅猛发展，计算机被应用到了各个领域，包括在试验中形成的大量电子文件，也是档案的重要组成部分；另外，标本档案的管理也不同于纸质档案的管理。因此，本文将着重讲述在GLP实验室中关于电子档案及干湿标本档案的管理。
1 档案管理中在GLP准则下，档案管理应具备的基本要求
1.1 操作规程
结合本机构的实际工作特点制定档案管理标准操作规程，并参考行业标准与档案管理国家标准，再加上符合各类GLP准则的要求，本实验室制定了从资料接收至归还的程序、人员档案管理的程序、人员出入档案室的程序、事故损失恢复的程序、档案销毁的程序以及事故损失恢复程序等。
1.2 档案管理中对人员方面的基本要求
试验机构负责人需要准备一名档案管理员和候补档案管理员，以在前者无法履行岗位职责时，需要候补管理员代其履行相应职责。档案管理人员在上岗前需要严格遵守系统的GLP准则进行培训，考核通过后方可正式上岗。
2 电子档案的管理
2.1 电子数据的来源
在GLP试验室中，电子数据主要来源于软件在使用过程中采集到的动物体重、给药信息、症状观察、死亡动物传递、电子称的校准、脏器重量、解剖所见以及组织学所见等数据，另外，如生化仪、血液分析仪、尿液分析仪，色谱、质谱等产生的数据。
2.2 电子数据的存储介质
电子数据的存储介质包括移动硬盘、U盘、刻录光盘、电脑其他盘。
2.3 电子档案的检验与接收
送档人填写归档清单，在移交电子档案之前，档案员应对归档的每套介质及其技术环境进行检验，完全合格方可进行接收。检验的项目如下：①介质有没有划痕，并清洁；②有无病毒；③核实归档电子文件的完整性、真实性、有效性，并形成原始记录；④核实归档清单是否齐全；⑤对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。检验完成后，送档人及档案员依据SOP的要求，在归档清单上共同签字确认接收。
2.4 电子数据的保管要求
（1）归档介质应作防写处理。避免触摸、划、擦记录涂层。
（2）单片介质应装进盒子，竖立存放，避免挤压导致介质损坏。
（3）存放时应远离强热源、强磁场、并与有害气体隔离。本中心档案室采用防磁柜进行存储。
（4）环境温度应控制在17℃～20℃。相对湿度应控制在35%～45%。
2.5 有效性保证
（1）档案员每年均应对电子档案进行一次检查并登记。由于计算机技术的发展非常迅速，应用目前的设备，相关人员是可以读取存储器中的数据，但随着信息化进程的不断深入，信息设备的不断更新，用新的设备有可能无法再次读取数据，因此电子记录的保存应确保在存档期限内是可以有效读取的。当设备环境更新时，应先确认档案室内的介质与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档电子档案的介质转换工作，原介质仍需保留，且保留时间不少于3年。保留期满后可擦写介质，清除后重复使用，不可清除内容的介质应按保密的要求进行处置。
（2）对磁性介质每满2年的、光盘每满4年的，应进行一次抽样读取检验，抽样应不低于电子档案总体的20%，如发现问题应及时按照SOP采取恢复措施，并形成原始记录。
（3）对磁性介质上的电子档案，应每4年进行一次转存。原介质同时保留时间应不少于4年。其转移过程应形成原始记录，并验证记录转移的完整性及其准确性。如果无法将记录转移至另一电子存储介质中，可将其打印成为纸质记录。电子档案的纸质拷贝是档案保存的方法之一。
2.6 电子档案的使用
电子档案封存后不应外借，未经机构负责人批准不允许擅自复制电子档案。需使用时，应使用拷贝件并遵守中心的保密规定。使用者对电子档案的使用应在权限规定的范围内。
作为档案员应不断提升自我的学习能力，时代在不断进步，也将会产生更多的电子档案，如果没有相应的保护措施，电子记录的未来可获得性将存在风险。保护措施的实施应能确保电子记录在存档期限内的完整性以及可获得性。
3 干湿标本的管理
3.1 干湿标本的来源
干癖瓯镜睦丛次蜡块、切片、显微镜涂片、湿组织。
3.2 干湿标本的接收
档案员根据归档清单逐项核对内容并确认，无误后签字存入档案室，并填写相应的记录。
3.3 干湿标本的储存
储存条件应确保质量、完整性不受损害，因此，应对干标本和湿标本进行专门存储，本中心是分别放置在两个房间中。应定期检查归入档案室的湿标本，防止有漏液现象的发生，如有漏液现象的发生应依据机构内的相应SOP进行操作，并形成记录。依据OECD GLP准则，标本应保存到无法进行质量评价。
3.4 干湿标本的借阅
干湿标本的借阅不同于纸质档案的借阅，借用人应填写借用记录，说明借用原因，经机构负责人批准后，档案员方可提供相应标本，在档案员的监督下进行查阅，因为干湿标本较为特殊，因此不许带出档案室。如果需要接受检查或由于某种原因短时间内必须要借出档案室，经过机构负责人批准后，档案员方可提供，同时应由档案管理员或档案员陪同，用完后立即归还。如果借出的档案为易碎的显微镜涂片，应万分小心，严防损坏；归还时，档案员或档案管理员和借用人双方应进行仔细核对，确认无误后双方签字并放回原处。
3.5 防虫害管理
档案室应放置樟脑球用于档案的防虫、防霉，并定期更换樟脑球；每月都应对档案进行抽样检查，检查是否有发霉、虫蛀等现象。
3.6 干湿标本的处理
如果干湿标本未达到保管期限，委托方要求移交给委托方自己保管时，经机构负责人批准后，委托方必须签字确认。如果干湿标本超过保管期限后，经机构负责人批准，应返还给委托方，经过沟通，如果委托方不想保留时，由机构统一处理。销毁时应委托专业公司进行处理，防止造成环境污染。
4 结 语
档案对GLP实验室是不可或缺的重要资产和溯源的关键。作为档案员应严按照GLP准则进行电子档案及标本档案的管理。
主要参考文献
(一)档案资源来源的固定性。全市各级国家综合档案馆馆藏档案的来源，主要是靠按国家档案馆接受档案进馆标准要求，把机关、企事业单位形成的档案收集进馆来实现的。目前，基本形成了以各级各类档案室为基础，各级国家档案馆为主体，其他档案所有者为补充的建设格局和构造体系。根据接收进馆时间，截至2004年共有428家单位档案被接收进馆。
(二)档案资源、馆藏内容的扩展性。全市各级国家综合档案馆已着眼于在社会需求上下功夫，扩大档案收征集范围，改善档案收藏结构，增加了社会活动等方面的鲜活内容，及时开辟档案资源采集渠道，及时收集一些重大活动档案材料，开展现行文件收集和服务，大力加强社区和“三农”档案工作等，这些工作的有效开展，使档案资源建设触角由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织延伸，由单一的机关纸质文书向多种类型多种载体文件材料延伸。为国家档案资源注入了新成分、新要素。
(三)档案资源的共享性。全市各级档案馆积极应用现代信息技术进行档案管理现代化的探索与实践，应用数字化技术手段与网络工具提高开发档案资源的能力与水平，积极利用现有的档案资源，营建档案资源共享的政策与环境，逐步搭建网上档案馆检索平台，实现档案资源的合理配置，并为档案资源的社会共享提供了有效的技术保障和实现手段。据不完全统计，目前全市14个综合档案馆保存889641卷又133533件档案，各级各类档案室还保存1061287卷又748743件档案。市档案馆每年利用档案达2000余人次，11000多卷次，各城区档案馆利用档案基本每年为600多人次，利用档案3000余卷次，各级国家综合档案馆都有自己的网站，这些都为今后建立城市档案资源中心打下了基础。
二．在档案资源管理机制上杭州市与外市的比较
虽然全市各级国家综合档案馆在丰富官藏、改善馆藏结构上取得了一定的成效，但这仅仅局限在馆藏体系固定构成以及补充档案资源工作上，长期以来档案馆对机关单位形成的专业、专门档案一概没有接收，这就造成了全宗档案的割裂，档案馆收集进馆的馆藏档案很难做到能够反映出一定时期一定地区社会历史发展的基本面貌。尤其是传统的档案管理体制，使一个地区的档案资源，包括城建档案、房地产档案、国土资源档案、规划信息档案及其他专门档案分散在多个部门、多处地方存放保管，这种情况也使一个城市的档案资源很难得到有效共享，所拥有的馆库及保管设施很难得到充分利用。特别是很难担负起为党和政府决策，为社会各界和广大群众对档案资料需求提供快捷、准确、方便的全方位服务。由于管理机制问题，全市的行政执法也受到不同程度的影响，重复履行监督指导职能。通过调研，我们认为，深圳、顺德实行“三档合一”的新体制，有独特的三大优势：
第一，统一了管理，减少了重复，避免了扯皮。尤其是重点建设项目档案实行统一管理后，各建设单位就只须对国家综合档案馆一家，减少了以往各自存放同一档案的重复管理。同时，由于综合档案馆和城建档案馆合为一家，也避免了过去两家相互扯皮，争收档案之弊。
第二，整合了资源，丰富了综合档案馆馆藏。实行“三档合一”管理体制后，综合档案馆所保管的档案除了党政机关产生的文书档案和少数专门档案外，还包括全市、区的城建档案和房地产档案，档案门类得到极大的丰富，数量也得到增长。至2003年底，该馆馆藏档案达如余万卷，形成了颇具规模的档案资料库，方便了档案资源共享。
第三，档案工作进一步融入社会各个领域。城建、房地产档案并人综合档案馆后，到市区档案馆查阅利用档案、移交档案、咨询档案工作及有关政策、法规事宜等的办事人员比以前大为增多，档案部门与建设、规划国土部门及其他经济、司法部门的业务往来也随之增多，档案部门进一步打破封闭，加强了与各机关、团体和社会各界的相互了解，更加紧密地融人当地经济和社会发展，给档案馆工作和本地区档案事业的可持续发展注入了新的活力。
三、构建多元化的档案资源结构，树立“大档案”意识
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相继出台了《关于加强新时期档案工作的意见》，对新时期档案事业发展和档案工作提出了新的要求。“我们根据国家档案局制定的《全国档案馆网设置原则和布局方案》，合理确定国家档案资源的归属和流向。区、县(市)一般只设一个综合档案馆，不设部门(专业)档案馆……”并提出了要建立城市档案中心，构建多元化档案资源结构，科学整合档案资源。这无疑为我们在新时期加强档案事业发展提供了条件，创造了良好的政策环境。
(一)更新档案管理理念。全面建设小康社会的实践活动对档案工作提出了越来越广泛的需求，档案部门要满足这种日益增长的需求，必须不断解放思想，逐步确立资源优势和公共文化理念，到更广阔的领域和行业中开辟新的档案资源采集渠道，千方百计地为国家档案资源注入新成分、新要素。档案馆作为永久保管档案的基地，其馆藏档案应反映出一定时期本地区社会发展的基本历史面貌。依据档案法分级负责收集保管一定行政区域内形成的档案，要改变综合档案馆以接收党政档案为主的现象。要增强综合档案馆在档案资源建设中的核心地位，与各级专业档案馆联手统一管理。将档案资源建设纳入到整个社会的文化事业框架中。
(二)整合档案资源，增强大档案整体意识。全市的档案资料是一个整体，所以全市档案系统要打破“围墙”，整合资源，优势互补，上下联动，充分挖掘和利用全市的馆藏资源，使档案资源的运用活起来。加强国家档案资源的整体建设，要清楚界定各类档案馆的收集范围和档案流向。‘在“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。逐步实现档案物理资源、数据资源、应用系统整合，体现档案信息的系统性、有效性与共享性。
(三)创新“大档案”管理模式。要推进体制创新，发挥档案集合效应，方便社会公众利用。根据精简、统一、高效的原则，推进档案管理体制改革，积极探索建立城市档案中心和机关档案中心的新模式。从档案管理体制、服务方式等环节人手，实现档案管理模式的创新。
作为档案事业这一整体，在机构设置上应有一套合理的层级体系和管理规范，处理好专业(专门)档案馆与同级综合档案馆的关系，遏制住综合档案馆功能“弱化”的势头，增强其在档案资源社会共享中的核心地位。要在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下明确档案部门和人员的合理分工与协作关系，不断提高工作效率，理顺与其他部门的关系，寻求工作上相互支持配合。
四、促进档案资源管理标准化，规范化
档案服务内涵要有新改进，要加强档案资源建设，通过法定途径把新形成的档案资源源源不断地补充到国家档案资源库中，并搞好鉴定工作，把更多应开放档案向社会开放。要加大档案资源管理标准化、规范化建设力度。目前各级国家档案行政管理部门在业务上履行指导职能，对国家专业专门档案馆、部门档案馆、企事业档案馆，应按综合档案馆的管理标准规范管理。有条件的甚至可以在体制上实行统一管理的前提下，充分发挥主观能动性，统一接收重大事件档案以及专业专门档案，通过各种形式的征收集，把档案馆档案资源建设提高到一个新水平，这样才能更好地面向社会，服务大众。
总之，国家综合档案馆几十年发展之路，其经验与教训证明，在县级甚至市(地)级，实行由一馆多种档案的实体合一统管，既可解决综合档案馆与各专业档案馆(室)之间的有形无形矛盾，又可从根本上解决一些主要专业档案的流向问题，使这些重要的专业档案归到国家综合档案馆中统管。
《**壮族自治区特级档案室等级标准》适用于中央驻桂单位和**区内县直以上机关、团体、事业单位的档案室。
二、考评内容及测评方法
特级档案室设档案室机构与人员、基本设备与装具、业务建设三个大项考评内容。
特级档案室考核以百分制进行测评。测评的方法是将一百分分解到各项内容中，逐项测评，然后累计算分；各单项分数的得分均占本项分数的百分之九十以上，总分达九十五分者即为达标。
三、定级程序
（一）各单位档案室达到一级满二年的，根据特级档案室等级标准自检评分，评分达到特级标准时，向上级主管部门或当地档案行政管理部门提交书面申请报告，并附自检评分表。
（二）申请单位的上级主管部门或当地档案行政管理部门根据其申请报告组成考评组，按标准逐项进行考核测评。自治区级（或相当该级）机构的档案室由自治区档案行政管理部门组织考核评定；市级（或相当该级）机构的档案室由自治区、市档案行政管理部门联合组织考核评定，二层以下机构的档案室由其上级主管部门会同自治区或市档案行政管理部门考核评定；县级（或相当该级）机构的档案室由市、县档案行政管理部门会同其上级主管部门组织考核评定。
四、等级证书的颁发、效力和奖励
单位档案室通过测评后，报经自治区档案局批准后，统一由自治区档案局颁发《**壮族自治区特级档案室》证书。等级证书是单位档案工作综合管理水平的标志，是评价档案室工作的主要依据。
对获得特级的档案室，本单位应根据《中华人民共和国档案法》、《**壮族自治区档案管理条例》的有关规定，给予一定的精神和物质奖励，同级档案行政管理部门或上级主管部门应按分级负责的原则给予奖励。
五、考评组的组织
（一）考评组由5人组成，考评组成员必须具备中级以上专业技术职称，其中3人必须具备高级专业技术职称。
（二）评审员的条件
1、能够正确理解并执行国家及自治区关于档案工作的方针、政策、法规和标准。
2、能够熟练掌握特级档案室标准，精通档案业务，工作认真负责，秉公办事。
3、应具有大专以上学历并有五年以上档案业务指导或机关档案管理工作经验。
（三）评审员的聘任
特级档案室定级评审员由县以上档案行政管理部门推荐，报自治区档案局审批发证，持证上岗。
六、监督检查要求
开展创建特级档案室工作，是我区机关档案事业管理与时俱进，开拓创新的一项重要举措。目的在于鼓励引导我区的各级档案室在新形势下向档案管理现代化和信息化的标准迈进。这项工作涉及面广、持续时间长，各级档案行政管理部门和各专业主管机关应密切合作，高标准、严要求搞好分类指导和监督检查。特级档案室每三年复查一次，发现实际水平达不到标准时，应责成其限期整改；到期仍不达标者，吊销其证书。
自治区档案局每年公布一次授予特级档案室等级证书的档案室名单。
七、附则
abstract in the unit and the authorities now, relevant archives management model has gradually can not meet the demand of times development, urgent need through the reform to strengthen and improve the work. this paper will discuss in this part, a detailed analysis of the entity model system in archives management of the problems and shortcomings, and put forward the construction and concrete suggestions for the reform of related work, and strive to promote the development of archives management and related business.
keyword records management; management mode; reform; analysis
中图分类号：g27文献标识码：a 文章编码
引言
机关档案管理室，是开展相关的单位部门档案管理的基本模式。在现今的档案管理模式当中，针对于单位而言，主要的形式有三种，即档案室形式、档案库房形式以及专业的档案室形式，这三种工作的形式自从上个世纪五十年代开始，就一直沿用至今，其中，档案管理室的形式应用最为广泛和普遍。但是，随着时代的发展和进步，现有的档案管理形式和基本的模式，已经逐渐的不能够满足时展的需求，由于其自身存在有一定的局限性，也面临着来自政府、社会、机关单位以及档案管理部门等当面的压力，相关的改革可以说是势在必行。文章将针对现有体制当中存在的主要问题以及改革的基本策略进行研究，力求为相关工作的开展提供一定的参考。
档案管理模式的三种形式以及存在的困境
从我国的档案管理工作展开至今，主要的管理模式，可以大致上分为三种类型，第一种是在相关的单位内部设定档案管理室，有着专门的档案管理人员，并且有专用的办公室以及档案库等，负责进行相关的行政管理以及档案的保管等工作；第二种，则是在相关单位的内部，设立档案库房，没有与之相对应的行政管理办公室，但是设立有专职的或者是兼职的档案管理人员，负责档案的行政管理工作；第三种，则是由专业档案管理职能的专业的管理机关组织形式，设立有档案的保管机构，负责进行单位内部以及行业系统当中的档案管理工作。上述的管理模式自从上个世纪五十年代开始，就一直沿用至今，现今，随着时代的发展和进步，上述的管理模式也在操作和实践当中遇到了许多问题和困境，首先，对于相关的档案，有本能的限制，甚至是排斥外部提供利用，仅仅强调了档案的保密，而忽略了档案的开放；其次，档案的管理水平以及内部的动力依然不足，进而造成相关的档案管理工作积极性不强，影响着整个档案管理事业水平的提升和进步，并且相关的投入力度也不够大，经费缺乏，也是造成档案管理水平动力不足的主要原因之一；第三，作为相关的幕后服务工作，还是需要领导的重视，因为只有相关的单位和领导对档案管理工作引起了高度的重视，相关的工作才能够有序的展开，才能够全面的提升工作的效率和质量，但是，在这一个方面现今还是存在有一定的困境。
档案管理模式分析探索
根据上文的详细阐述和分析，可以对现今档案管理工作当中存在的困难和不足之处有着详细的了解和掌握，接下来，将有针对性的对改革内容提出意见和建议，力求全面的促进改革的推进。
（1）联合档案室。联合档案室是在相关的单位和部门的整体合作情况之下，以一种全新的面貌产生的档案管理形式，为各级单位和机关等，提供档案管理的服务。和传统的方式进行比较，其有着多方面的优势，一个方面，联合档案室更加有利于展开相关的工作，为档案的管理提供良好的保障性和安全性，并且还便于档案部门针对相关单位的工作进行指导，另外一个方面，联合档案室的展开，有利于档案信息资源的整合以及开发利用，可以将档案管理工作的效果发挥至最大。
（2）单位文档管理模式。
采用此种方式对传统的档案管理模式进行改革，可以更加集中式的针对单位文件档案进行管理，进而达到了精简和高效的目的，同时，还有利于缓解档案馆接收档案的压力，提升了接收档案的质量，并且更加有利于针对相关的内容进行全面的分析和判断，使鉴定的工作更进一步，改变了以往较为粗糙的局面。另外一个方面，在相关文档管理中心成立之后，可以更加注重针对社会档案的利用需求，面向社会和企业单位等，展开相关的档案、档案加工和代管等技术服务，面向个人展开相关的咨询服务，提升工作的质量，并且为相关事业的发展起到了推动的作用。
（3）针对体制的不足需要进行创新。合理的体制是改革的关键和根本。在现今科学立法的时代当中，档案管理工作需要建立在合适的体制之上，需要保证期科学性和民主性，针对存在的问题进行及时的改进和调整，打破旧有的管理模式，并且力求将相关的档案管理中心和政府信息的公开融合在一起，全方位的提升档案管理工作的质量。
结束语
综上所述，根据对档案管理模式的改革进行详细分析和研究，阐述了现今体制当中存在的问题和不足，并且为相关的改革工作开展提供了一些建议，以求为档案管理事业的发展进步做出推动贡献。
参考文献
中图分类号：G276 文献标识码：A
近年来，随着经济的飞速发展和科技的进步，数码相机陆续进入了各个单位和寻常百姓家，数码相机的出现和使用给照片档案的利用和征集工作带来了更多的方便，但也对照片档案的管理提出了更高的要求，数码照片一旦丢失就会造成不可挽救的损失，所以如何科学有效地管理数码照片档案成为档案工作者关心的话题。
1 数码照片的特性
数码照片是一种静态图像文件，用扫描仪，数码照相机等设备获得；以数码形式存储，以磁带，磁盘或光盘等为载体；依赖计算机系统阅读，处理；并且可以在通信网络上传送。数码照片档案一般由数码照片，文字说明两部分组成。
数码照片与传统照片相比，具有许多的优势——成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等，除此之外还有存储久、应用广泛等特点。
更重要的是，数码照片有很大的应用范围，既可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上。但由于数码产品的特性，数码照片往往也存在一些缺点，譬如对软、硬件的依赖、信息的易改、数据不能兼容共享、真伪难辨等。
2 数码照片档案的现状
2.1 数码照片档案的收集范围广
就基层单位而言，声像档案的采集一般是由本单位的综合管理科或者是宣传部门来负责的，因而收集点相对集中，但是数码相机的普及和智能电子设备的广泛应用，使基层单位的很多部门都拥有采集声像资料的设备，但是基层单位的大部分拍摄人员和管理者并没有归档意识，造成了每个科室都保存着很多数码照片资料，如果档案管理人员不及时沟通协调保存这些资料，很可能造成档案的遗失。
2.2 数码照片档案的整理难度大
首先，数码照片的收集归档比较繁琐。很多基层单位的工作人员拍摄完只是简单地将照片存储在电脑上，由于没有进行过档案管理的基础培训，所以很难对数码照片资料进行基础筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作。另外，在档案管理人员收交照片时，只是简单地把照片复制给档案管理人员，照片内容重复，质量也参差不齐，所以档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排，刻录及编入归档等大量繁琐工作。
其次，对数码照片的整理方法不规范。大部分照片拍摄人员缺乏档案归档的基本知识，造成了对照片的整理方法不一致，在归档过程中给档案管理人员制造了大量的繁琐工作。
2.3 数码照片档案的保管安全隐患多
一是数码照片容易损坏。就保存和使用而言，数码照片是完全基于电脑硬件、操作系统和应用软件的。在网络传输过程中，电脑病毒的侵入、硬件的故障和软件升级等的出错都有可能造成数据文件丢失或被严重破坏。另外，一些操作人员的错误操作，删除认为“无用”的照片，而这些照片又未作备份，都会导致这些数码照片档案的流失。二是数码照片容易篡改。目前，很多图像编辑软件非常容易就可以对其图像内容进行修改，并可以把图片改得面目全非，而不露痕迹。三是存储设备并不可靠。电脑病毒、随时有可能发生的硬件故障及参差不一的光盘质量等都可造成数码照片档案的丢失。
2.4 数码照片档案检索利用复杂
目前，许多基层单位的办公系统大多忽略数码照片档案的管理，除了在档案室的电脑上检索和查找数码照片外，并没有较好的检索途径，因而出现数码照片的检索查阅难的现象，致使数码照片档案资源难以得到有效的利用。
3 做好照片档案收集的基本途径
（1）加大宣传力度，提高对照片档案管理重要性的认识。大力宣传《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，使更多领导、照片拍摄者和档案工作人员抛弃陈旧的思想观念，不能只重视文书档案而忽视照片档案，从思想上切实把照片档案管理作为一项重要的工作内容来抓。
（2）建立健全归档制度，规范照片档案管理工作。建立健全照片档案归档制度是做好照片档案工作的前提和保证。根据各部门的工作特点，制订切实可行的照片档案归档制度，明确各单位照片档案的收集范围、归档时间和归档要求。
（3）加强重要展览、重要活动、重大事件等图片的征集力度。在重要活动、重大事件中及时通过采取举办展览、有奖征稿等多种方式将大量有价值的图片征集进档案室，这必定会对丰富档案室和提供利用等具有重要意义。
（4）加强档案工作人员的专业技能培训。不断提高自身的业务素质，熟练掌握专业基本技能，最大限度地将照片档案拍摄好、整理好，发挥照片档案的作用。
4 严把照片档案收集标准
（1）对于归档的数码照片应按规范要求编写相应的文字说明来办理移交手续，文字说明二者应齐全。（2）数码照片收集时应转换为统一格式，并对最低像素及扫描线数做出要求。（3）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。
5 照片档案的整理
照片档案来源于社会各个领域，其真实、形象、生动的特点是一般文字材料所不能代替的。纳入档案室的照片档案，由于不可能来自同一个部门或个人，所以在整理规范上有着很大的差异，因此必须在整理上下功夫。
5.1 整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
5.2 照片档案保管期限的划分
保管期限是按照片的价值划定的存留年限，分为永久和定期两种。
5.3 照片档案密级的划分
密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 等有关规定执行。
5.4 数码照片光盘的编目
（1）数码照片光盘的封面。在光盘的包装盒上贴上符合相应的档案书写要求的封面，包括全宗名称，题名，全宗号，目录号，光盘号以及形成的时间，照片的张数，套别，制作人，审核人还有制作时间等。（2）数码照片光盘案卷目录的格式。与常规照片档案目录的编制格式基本相同，区别是张数改为盘数。案卷号（即盘号）在档案室编一栏中填写，案卷号（即盘号）与文书档案一样，排大流水号，题名应概括案卷内全部照片的基本主题，年度要准确，张数要填写盘内照片的实际数。保管期限要划分准确。
6 关于数码照片档案的妥善保管
（1）数码照片的保存最重要的是要保护其安全性。比如光盘是有寿命的，而自刻的光盘更容易被损坏；信息管理系统的软硬件可能被损坏，也可能受病毒侵害。因此，要定期检查归档后数码照片的保存情况，并对其进行定期转存迁移，而且要做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，把它作为数码照片的档案管理材料进行保存。将重要的照片制作成相应的底片或对数码照片进行加工制作成缩微品，会大大提高其保存的安全性，并且也会大大延长其保存的周期。
（2）进行关于数码照片档案的信息管理系统的建立。建立信息管理系统会使数码照片保存的时间更长，安全系数更高；容易规范和保存原数据的信息；系统数据库中的数码照片档案可以方便于检索以及共享利用。
（3）数码照片同纸质照片的有机衔接。对需要永久或长期保管的重要的数码照片应在整理数码照片的同时，还要对冲洗出的纸质照片进行同步整理，并且按照国家标准 《照片档案管理规范》对纸质照片与数码照片一起进行归档并保存。将所有照片数据录在同一个数据库中，建成内容完整、系统、一致的照片档案数据库，从而实现统一管理、检索查找方便的目的。
（4）多重备份和适时迁移。对于数据备份， 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。适时迁移是为了保证能够在发展的环境中识别、使用和检索数字资源，根据软件、硬件的发展把数字资源迁移到不同的软件或硬件环境下。因此，在数码照片的档案管理过程中，应该根据不同的情况，采取相应的措施，从而保证数码照片档案保存的安全性。
（5）对于光盘的存放应注意，必须放在用塑料包装的坚硬的盒内竖立存放，以防挤压。注意不得弯折，也不得堆叠存放。
7 采取多种形式，充分利用照片档案的优势，做好提供利用工作
保存照片档案的目的是为了提供利用。提供利用的方式应根据收藏照片档案的具体情况和主要服务对象确定。
（1）查阅服务是利用者直接来档案室查找照片档案或来涵要求代查有关照片，利用者所需要的照片可通过复制的方式提供 。（2）利用照片举办各种类型的展览，既可扩大照片档案工作的影响，提高档案工作的地位。（3）围绕本单位重点工作，编辑综合性、专题性的画册、画页，开展积极有效的宣传，也是能够得到领导和群众欢迎的有效途径。
总之，基层档案室数码照片档案的有效管理，不仅可以提高档案利用的效率，提高办事效能，也是社会发展的必经过程。我们要加强基层档案室管理工作，为促进中国社会健康发展做出应有的贡献。
参考文献
[1] 李丽萍.数码新闻照片的档案管理[J].新闻采编，2008（2）.
二、实验室资料归档的几个要素
（一）原始性
原始性是实验室资料最关键的因素，实验室在检验检测活动中形成的资料主要有样品收留样记录，样品处理记录，突发事件应急检测原始记录、实验室质量控制计划及实施材料、各类试剂的领用记录、标准溶液配制稀释记录、培养基配制和验收记录、实验室环境检测记录等过程资料；实验室两级管理中形成的资料主要有各类计划、总结、绩效考评资料、业务督导、业务学习资料、质量监督等环节管理资料等，这些原始记录能真实地反映检验检测过程的某个环节，也体现实验室质量管理实施情况，对了解某个阶段的检验检测情况起着重要的见证作用。
（二）有效性
资料的归档原则上按年度进行，年度形成的资料是本年度现行有效的，所有的原始数据、表格都受到有效质量体系控制，符合实验过程要求和质量体系管理要求，也是国家实验室认可、实验室资质认定的重要依据之一。
（三）溯源性
疾控中心出具的每一份检测报告都有原始数据，所用的仪器设备、引用的标准、检测方法、检测过程产生的记录，如标准物质稀释和配制、培养基和关键试剂的验收、玻璃器具的校准记录、菌毒株管理过程记录等都需要具有可溯源性，确保检测过程有据可溯，从数据资料收集归档的系统性、完整性也体现出实验室对质量管理工作的重视程度。
（四）利用性
建立档案是为了有效的利用档案资料，因此，资料的归档要有可利用的价值，便于搜索、查阅和验证。在档案资料管理中，原始的纸质档案有其优点，特别是对于实验室检验检测过程的原始记录，要求信息量多、记录清晰真实，如质量控制活动实施资料、样品受理和处置资料、试剂耗材管理资料、实验室安全管理资料等，能反映整个实验过程的每个细节。行政管理资料也同样能反映出某个时段的管理要求、业务重点和督查考核情况，如会议记录、业务学习培训记录、对新员工的技术培训、考核及监督、各类计划、总结、绩效考评、工作督导资料等。做好实验室资料归档将有利于形成工作的持续性和有效性，反映历年来业务工作的发展状况，具有较高的利用价值。
（五）共享性
自无锡疾控开发了“无锡市疾控档案信息管理系统”以来，所有归档资料都通过信息系统按年度分类录入文件名，上传附件，当专业人员工作需要时，根据授权权限，通过打开系统，点击档案-疾控业务-实验室档案，就可以查询实验室行政管理和实验室质量管理中收集归档的资料，通过纸质资料和系统查询相结合的方式，一目了然，有效实现了资料的共享。
三、实验室档案管理的特点
（一）注重业务活动资料的收集归档
实验室是疾控中心的一个重要技术核心部门，在日常工作中，除了开展实验室检测、突发事件应急检测、科研课题、质量控制考核等实验室活动以外，还有很多配合中心开展的日常管理工作。而实验室有其工作的特殊性，实验环节多，要求高，工作精细而严谨，数据处理复杂，因此，档案管理更应注重实验活动的资料收集，按照国家实验室认可和实验室资质认定要求做好各类资料的整理归档工作。
（二）发挥质量监督员的作用
实验室的质量管理贯穿于检验检测过程的全部，质量监督员承担着实时监督关键环节原始记录和实验操作是否符合质量体系要求的职能，通过日常监督便于及时发现问题及时整改，确保检测数据的科学性、准确性，使检验检测过程和最终结果符合质量体系要求。因此，发挥好质量监督员的作用，也是保证实验室规范运行的有效措施之一。
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在干部选拔、转正定级、职称申报、办理养老保险等工作中，都需要使用人事档案。
一、学院人事档案管理中存在的问题
第一，人事档案管理是学院人事处工作内容之一，由于学院人事处工作繁重，人员紧张，长期以来，没有设专职人事档案管理人员，而是作为人事干事的一项岗位职责，业务内容之一。2016年，学院新一轮聘任中，人事处设了人事档案管理干事岗，但，档案管理干事岗位职责中还有一条：做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作。看似简单的一条，一年中，又有机关事业单位养老保险改革，实际工作下来，社会保险工作占了三分之二的时间。
第二，学院是由三个学校合并发展起来的，三校区的人事档案分别存放在各校区的档案室，但，三校区都没有独立的人事档案室，学院本部人事档案与财务档案存在一室；学院东区和学院南区人事档案与自己校区的其它档案存在一起。如此，人事档案管理存在不安全因素。
第三，学院没有人事档案管理规程，修订有《文档管理工作规程》。《文档管理工作规程》中涉及人事档案的内容不多，只是提到：学校教职工的人事档案由人事干事根据人事管理工作的相关规定对每一位员工的必要资料进行收集、整理规范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放员工个^档案资料过程中，负责对资料的真实性、准确性审核把关，并按照各项资料应归档的时间节点按时完成工作。
第四，归档材料不完整，档案管理不够规范。随着近年来学院的快速发展，对人才的关注、引进成为学院生存与发展的重心。于是，招聘一些高学历、高职称的人才，招聘进来的这些高层次人才大多数档案材料漏缺，不仅缺少学历学位材料，年度考核材料，还有专业职称变动材料、工资变动材料等都有缺漏。传统的人事档案管理是以被动的方式进行收集，如果制度不完善或移送不到位，执行不严格，就会造成人事档案材料收集的不完整。
二、解决学院人事档案管理中问题的对策
第一，设专职人事档案管理干事。人事管理干事的岗位职责中不应有做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作这一条。社会保险工作政策性强，人员情况复杂，计算机操作中又时常发生问题，业务办理的时间点控制的也很严等等，需要有社保经验的，计算机操作水平高的人员胜任。人事档案管理干事应专注于，专心于档案管理，社会保险工作中有查个人档案的地方，人事档案管理干事应该积极配合，而不应该学院的社会保险工作由人事档案管理干事―人承担，否则就喧宾夺主了。
第二，设三室分开的人事档案管理办公室。按规定，学院应安排出人事档案库房、查阅室和人事档案管理干事办公室，三室分开。但，由于学院办公用房紧张，一次到位，不现实，但，应该尽力做到两室分开，安排出人事档案室、查阅室和人事档案管理干事办公室。学院本部、东区和南区的人事档案集中存放在同一校区同一档案室，没有条件把库房、整理和查阅分两室，起码应做到隔开，并要做到防火、防潮、防蛀、防盗等。
随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。
一、当前档案管理工作的现状
当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。
二、档案信息化管理的优势
档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的信息化素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。
3、强化档案管理的安全意识
