时间：2023-06-12 09:09:50
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Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition. The establishment organizes the leader system. Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.
Key words:records management; marginalization ;scientific system
1 加强针对性，提高档案管理认知
目前，学校档案管理工作存在着边缘化的倾向。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围。整个学校的档案意识进一步弱化，平时不注意收集整理，到真正需要的时候，再去收集、补救，甚至造假，从而导致档案管理工作在整个学校发展进程中有边缘化危险。
学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。
做好档案管理工作是每一个档案管理工作人员必须解决的问题。因为档案管理工作是学校管理工作的一部分，做好档案管理工作是一个学校健康发展的需要，是提高学校工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个学校业绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果，对研究本学校的办学业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为学校高层管理人员及时了解学校整体办学状况，适时调整办学策略提供准确依据，为办学决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定学校办学成果，为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇于探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映学校整体发展状况和办学成果。
2 加强领导，建立管理组织体系
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导要带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人;通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。要建立健全档案管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备专职档案员，学校各科(处)室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
3 完善制度，健全管理制度体系
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科(处)室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。要制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度，给档案管理工作提供法律依据。
4 立足实际，构建特色管理体系
各档案管理科室除按照档案管理的要求和规章制度进行管理外，还要根据自身工作特点，制定有自身特色的档案管理制度。如本校电教中心是集电化教学和电教服务为一体的综合处室，档案资料管理体现为内容多、资料多、载体形式多等特点，在管理和建档中难度很大。这就需要从实际出发，在不违反档案管理原则和要求的基础上，构建有本校电教中心自己特色的档案管理体系。
根据本校电教中心的档案来源特点，大致把电教中心档案分为教学资料档案、活动资料档案和其他资料档案三大类。教学档案资料主要以声像资料档案为主。笔者又根据制作材料的特点，细分为音带类、像带类、碟片类等类型。音带类又按专业分为中文类、外语类、艺术类等。像带类主要是与教学有关的录像带等，按其用途分为示范观摩类、改革研讨类、教学常规类等。碟片类主要指与教学相关的光盘影碟等，根据专业分为中外名著类、政治历史类、文化艺术类、体育活动类等。
活动资料主要指记录和反映学校各级各类活动内容的不同载体形式的资料，包括图片、照片、录像带、自己制作的光盘或碟片等。笔者根据活动级别的不同，分为学校类活动资料、系科类活动资料、班级类活动资料、社团类活动资料等。如学校举办的学术活动、纪念活动、文化活动、体育活动、对外活动以及系科举办的教学活动、班级举办的主题活动、学生社团举办的活动等等都属于活动资料范畴。
1 高校二级学院建立档案管理存在的重要问题
高校实行两级管理这一有效的管理模还没有较多的经验，发展的时间比较短，二级学院内部具体的管理工作仍然存在很多的问题需要不断的改善，其中包括档案管理相关的工作，以下主要讲述了二级学院内部档案管理存在的几点重要问题。
1.1 不重视档案管理的相关工作，缺乏档案意识
一般情况下，二级院校普遍都是在原有学校的基础之上进行建设，并处于教学重要的第一线，管理水平比较高，但是对于档案管理相关的工作并没有得到足够的重视。无论是学校的上级领导还是一些从事日常教学的普通教职工来说，都非常重视教学以及学科科研工作具有的重要作用，但是却忽视了对一些工作中经常使用的档案资料具体的管理工作，并且，平时不会特意的收集各种教学的档案资料，只是简单的认为对教学材料进行的档案管理工作只不过是进行适当的整理或者是对资料进行装订，将所有档案管理相关的工作内容看成是自己没有必要承担的额外工作，只是遇到上级领导进行定期检查的时候，组织临时突击，简单的应付各种检查，实际的管理工作存在较大的漏洞。另一方面，存在部分教师对于档案收集整体以及归档等工作存在非常严重的抵触心理。部分教师认为一些非常重要的教学成果都属于自己的劳动成果，只能自己进行保管，不愿意上交到院校内部的档案部门，还存在部分教师为了能够更加方便的进行查阅，将一些资料据为己有，这些教师的行为都为如今的档案管理工作添加了更大的困难。
1.2 缺乏准确的规章制度
二级学院内部的档案管理起步比较晚，在工作的过程中经常忽视程序化以及规范化具有的重要作用，只是非常习惯的进行一些个案的处理工作，按照自身拥有的工作经验完成管理工作，并没有比较准确的规章制度或者是规范档案管理的实施细则。第一，没有明确的界限。部分二级学校内部的文件资源逐渐开始被列入到档案室中，依然存在大量的档案资料仍然没有被列入到档案室中，这就导致大量有价值的资源没有得到及时的收集与整体，只是非常随意的乱放，无法实现集中管理。第二，管理工作不够细致。一些已经收集的档案资料仍然没有得到有效的保管，管理工作非常的混乱，所有的档案资料都混乱的存放在一起，无法实现即时的查找，同时很可能会导致重要的档案资料丢失。第三，没有明确具体的职责分配。部分二级学校内部虽然配备了相应的管理工作人员，同时由相应的领导负责管理，但是具体的管理职责还没有进行明确的分工。
1.3 档案管理相关的工作人员自身的综合素质并不高
二级学院内部受到编制等问题的影响，大部分都没有设立非常专业的档案管理工作人员，一般情况下都是由学校内部的教学秘书负责。二级学校重要的信息中心就是教学秘书，起到了对信息进行上传下达的重要作用，成为了交流的重要桥梁。由学校内部的教学秘书担任具体的档案管理工作，虽然有利于学校内部档案管理相关的工作，但是，教学秘书只是将档案管理相关工作作为自己的兼职，自身缺乏较强的档案管理意识同时没有经过比较专业集中的业务训练，对于档案管理需要掌握的一些归档范围、归档的基本元素以及相关的规程序都没有准确的了解，并且，学校缺乏对兼职档案管理进行的专业培训以及专业指导，这些现象都会导致最后的档案管理相关工作非常的混乱，没有准确的工作原则。另一方面，二级院校内部的管理工作涉及到了学校内部运转的整个过程，包含的内容非常的复杂，拥有较大的工作量，这就必然需要教学秘书在完成了自己的本职工作以后，继续承担一些档案的管理工作，工作量非常大，整理的内容非常的复杂，这就会导致档案管理的相关工作会出现较多的失误，教学秘书繁重的工作任务，也可能会导致一些非常重要的材料得不到及时的收集与管理，甚至会出现流失的情况，档案管理工作的质量非常差，并且没有比较规范的管理准则，使档案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前，大部分二级院校内部的档案管理工作大多都是一些学校制定的各种文件，或者是学生上交的毕业论文，档案收集的内容都是相同的，并且，没有太大的使用价值，这将会直接影响二级学院内部开展具体的档案管理工作。二级院校内部的档案管理工作与学校内部的档案管理存在一定的差异，二级学院比较注重的是本学院学生具有的特色，并突出学科专业具有的特色以及优势，具体的档案资料需要充分的反映院校内进行建设的最大成就。这就需要建立一些对学生进行人才培养过程中保留的具有较高价值的档案，以及一些重点学科建立的各种档案资料，突出研究成果具有的重要意义。但是目前二级院校内部的档案管理相关工作仍然没有自身的特色进行突出，没有比较完善的收集工作。
2 建立二级学院内部档案管理模式的有效措施
想要解决二级学院内部存在的各种档案管理的问题，需要及时建立比较完善的管理模式，结合目前大部分二级学院具体的档案管理现状，对完善档案管理模式提出了几点有效的措施。
2.1 加强档案意识，对管理工作进行有效的规范
加强对各种档案管理工作以及相关法律内容的宣传以及推广，对于一些从事兼职档案管理的相关工作人员组织进行定期的培训或者是专业的指导，有效的提升档案管理相关工作人员自身的综合素质。开办一些档案管理的讲座活动，提升二级院校上级领导以及普通教职工自身具有的档案意识，将档案管理具体的思想内容逐渐贯穿到所有工作细节中。档案主要是根据文件资料逐渐演化而成，如果没有一些重要的有价值的文件资料也不会产生相应的档案管理工作。只有建立科学有效的管理体制，培养工作人员拥有较强的档案意识，才能完成比较完善的档案工作。这就需要对二级学院内部的档案管理工作进行一定的规范，并将档案与管理相互结合，实现档案的有效管理。
2.2 进行统一指导，并逐渐完善各种规章制度
二级院校内部具体的档案管理工作具有较强的双重性，其中，一方面，二级学院属于学校内部的下属部门，具体的档案工作也只是整个学校档案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的档案资料需要被列入到学校内部的档案资料中，需要二级学校具体的管理工作人员做好编制工作并将重要的内容进行移交。另一方面，所有的二级学院都属于比较独立的教学单位，具体的档案管理工作人员将会受到二级学校内部的直接管理，但是，具体的工作业务仍然会受到高校档案部门及时的监督以及管理。如今，颁布的一些宪法以及规范都为高校内部的档案工作进行了恰当的分类，并为管理工作提供了一定的法律依据，因此，二级学院具体的档案管理工作需要结合高校内部制定的档案管理相关规定，并充分结合自身具有的特点，制定属于自己的特色的档案管理制度。对档案管理中具体的收集、整理以及移交等工作进行科学合理的规范。具有制度化的管理是所有二级学院档案管理相关工作的关键内容，只有拥有比较完善的制度以及规范才能有效的避免档案管理出现混乱，保证档案管理有条不紊的顺利完成。
2.3 发挥自身具有的特色
在档案管理具体的工作中，二级学院需要充分突出自身具有的特点，并发挥最大的价值。首先，反应二级院校具体发展情况的相关资料都是通过二级学院本身完成管理工作，材料的具体内容并没有对高校进行档案归档发挥一定的价值，但是却充分的体现了二级学院资深具体的发展情况以及工作的具体进度等，彰显了二级学院发展壮大的整个变化过程，这些档案资料对于二级学院来说具有非常重要的价值。其次，二级学校内部的学科或者是专业存在较大的差异，这也直接决定了档案管理工作上存在较大的差异。因此，档案管理相关的工作需要突出特色。
2.4 实现网络化的管理
一、高等职业技术学院档案管理的意义
档案对学院发展有着记录历史、指导现在、启发未来的重要作用。学院的发展离不开对过往经验的总结，对过往经验的总结离不开对学院历史的研究，而档案就是记录学院历史的重要载体。
档案为学院对外宣传提供重要素材。学院在发展过程中积累了大量记录着有学院特色的历史，重大事件、教学成果等多方面信息的档案，这些档案展示了学校文化，传递了学校理念，代表了学校特色。对这些档案资料进行整理和展示，不仅可以丰富师生的校园生活，还可以起到展示学校特色的作用。
“昔人所为而得，我可以奉为模范；如其失策，便当设法避免”，档案管理的重要意义就是总结经验，避免失策，指导现在，促进未来。只有这样才能让学院不断总结经验，取其精华而用之，对其糟粕而避之，为教学评估和教育改革提供依据，真正实现学院的可持续发展。
二、高等职业技术学院档案管理工作现状
（一）档案管理意识淡薄，重视程度不足
档案管理跟其它工作有本质上的区别，档案管理是服务性、保障性工作。这就导致档案管理工作人员在档案管理中可能缺乏积极性和成就感。高等职业技术学院由于本身规模和教职工数量的限制，往往没有档案管理专职人员。教职人员往往身兼数职，除了档案管理工作以外还有其他工作，这就导致教职人员很有可能将更多精力用到其他工作上，进而忽视档案管理工作。
（二）档案管理人员素质有待提高
高等职业技术学院往往没有设立专门的档案管理部门和相关人员，而是由其他职位的教职工兼任。他们没有接受过系统的档案管理方法、标准、流程等的培训，档案管理工作主要根据经验开展。这就导致档案管理缺乏规范性，档案资料缺乏完整性，档案资料的收集、分类、归档等可能存在不合理的地方。长此以往，将造成档案管理混乱，档案查阅困难，档案检索效率低等问题。
（三）资料重保管，轻利用
高等职业技术学院档案管理不仅仅是档案资料的收集、整理、分类、归档，还包括档案的开发利用，而后者，才是档案管理工作的重点和难点。现阶段大多数高等职业技术学院档案管理工作还停留在档案资料的收集整理和档案的归档保管，而档案管理更重要的作用――档案的开发利用往往被忽略。导致档案资源的浪费和档案资源的不合理利用，未能充分发挥档案促进学院发展、辅助学院决策、促进教育事业发展的重要作用。
（四）档案管理水平有待提高
有的学院没有设立专门的档案管理室，档案资料与其他资料混在一起，不利于档案的分类管理。有的学院没有引进先进的档案管理技术，如数字化档案管理系统等，档案管理还停留在纸质档案的阶段。纸质档案占据大量空间，而且管理、查询和调用效率低，速度慢。?而言之，档案管理软硬件设施不健全，直接制约了学院档案管理水平，影响了档案资源的合理利用。
三、高等职业技术学院档案管理工作改进建议
（一）加强档案管理意识
针对高等职业技术学院普遍存在的档案管理意识薄弱，重视程度低等情况，学院应通过一系列手段加强教职工的档案意识。只有从意识层面重视档案管理，才能在实践中真正做到重视档案管理，科学管理档案。有条件的学院可以聘请专业的档案管理人员，或者设置专门的档案管理职位。其次，学校可以开展一系列的讲座、活动等，让广大教职工、学生了解档案的作用，树立档案意识，积极参与和配合档案管理。从而形成一个档案管理人员重视档案管理，档案资料提供者主动配合档案管理人员的良性循环系统。
（二）完善档案管理制度、规范和流程
任何一项工作的完善都离不开相应制度的建立、规范的制定和流程的设计。要加强和完善高等职业技术学院档案管理工作，首先要建立健全档案管理相关制度，从管理层面上规范档案管理参与者的行为，强化档案管理参与者的意识。系统、全面的档案管理流程，有助于每个档案管理参与者各司其职，明确自己在档案管理过程中的角色。资料提供者，主动建立、留存相关资料，并整理和上交；档案收集人员，收集、整理并检查资料的完整性；档案归档人员将档案分类、归档。在实施过程中，收集档案管理参与者的意见和建议，不断改进和完善档案管理制度、规范和流程。
（三）提高档案管理人员素质
高等职业技术学院档案管理工作的完善除了管理制度、规范和流程的完善，还离不开档案管理人员素质的提高。任何工作都离不开人的参与，参与人员素质的高低直接影响档案管理工作的效率和效果。没有有效的实施，再完善的制度，再合理的流程都是一纸空谈，因此提高档案管理人员的素质是高等职业技术学院档案管理工作的重中之重。学院应该挑选具有档案管理专业知识和能力的人员负责档案管理工作，在实际工作中尽可能提供相应的培训机会，提升档案管理人员的档案管理能力。档案管理人员也应当积极主动，多途径、多渠道学习档案管理专业知识，了解档案管理相关理论和工具，不断更新档案管理知识和技能，学习和使用新兴的档案管理工具。只有这样才能提高档案管理的效率，促进档案管理工作的科学和可持续发展。
（四）档案管理信息化、数字化
随着科学技术的发展，学院的各项管理工作都不断向信息化、数字化发展，档案管理工作也不例外。纸质资料具有占用空间大，查阅困难，检索速度慢等特点，不利于档案的查阅和利用。随着计算机和互联网的普及，档案管理逐渐向数字化发展。电子档案更有利于信息和资料的保存和整理，将人们从厚厚的纸质档案中解脱出来，避免纸质档案占用大量空间，有效减少纸资源的浪费。使用和查询方面，电子档案具有查阅方便，检索速度快等优势，可以有效提高档案查询的效率。学院应为档案管理的信息化、数字化提供资金、设备、技术等方面的支持；档案管理人员要不断学习和了解档案数字化管理的方法和技术。从而全方位促进高等职业技术学院档案管理工作的科学开展和可持续发展。
随着社会的发展和时代的进步，人类进入了信息化时代，高校的档案管理方式也发生了很大改变，已经由传统的管理方式向信息化方向发展。信息化技术给高校档案管理带来了极大的便利，同时能够促进档案管理的可持续发展。高校档案管理员面临的最大问题是，如何将信息化建设更好地应用到档案管理中，这也是当前他们的重要任务。将信息化建设应用到档案管理中，不仅能提高工作效率，还能减轻工作人员的工作负担。当前，高校进行档案管理的信息化建设受到很多问题的阻碍，积极对高校档案管理中的信息化建设进行分析，便于更好地促进高校的可持续发展。
1.关于高校档案管理的概念和内涵
1.1在高校的管理中，档案管理是其中的一个重要方法，对高校的建设意义重大。高校档案管理包括的内容有很多包括招生工作、科研管理档案及教学档案等，它将一些具体的事物用文字和图表的方式进行表示，方式简单，便于保存，是以后高校教育和教学的重要参考和历史记录依据。它能为高校日后的发展积累丰富的经验，从而奠定了高校可持续发展的基础，对高校的未来发展影响深远。实现高校档案管理信息化指的是利用网络和多媒体等先进技术对高校档案进行信息化管理，对一些高校的档案资料进行合理的开发和利用，以达到实现其进行社会共享的目的，从而提高其社会利用价值。
1.2高校档案管理信息化通过网络化和数字化的手段将高校中的各类档案资料进行收集，从而实现数字化管理。通过网络和计算机等技术手段，实现将高校档案进行自动化和一体化管理的目的。还能通过技术手段进行资源的共享，实现高校档案的共享价值。高校档案管理信息化是进行推广和应用信息技术的过程，也是进行二次开发和利用高校档案资源和信息的过程，是一个将信息服务达到最大化价值开发的过程。
2.信息化建设在高校档案管理中存在的一些问题
当前高校的档案管理工作已经成为了各校管理工作的重点，在当今信息化时代的大背景下，为了促进学校管理建设，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客观和主观问题的影响，仍然存在着很多的问题，主要表现在如下方面：
2.1档案管理人员整体素质不高，能力和水平有限。很多高校的档案管理人员都是临时聘用的，没有经过专门的知识和技能的培训，对于档案管理工作中的具体流程和注意事项没有明确的概念，在工作中按照自己的思维进行管理，这样在工作中容易出现信息流失和信息不全的问题。高校也没有对学校管理中档案管理人员起到的重要作用有着清晰的认识，在资金和经费的投入上明显不足，没有对档案管理人员进行专业知识培训，使得他们的技能始终得不到提高。
2.2落后的档案管理设施和技术服务水平。在档案管理工作中，我国各高校存在着明显的南北方差异，总体而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在着差异的重要原因就是资金投入水平不同，一些一流的高校其资金来源较广，学校能利用的资金相对较多，对学校档案管理工作投入的资金就多；而一些普通的高校相对而言缺少资金来源渠道，对学校的档案管理工作投入的资金就少，从而使得学校的档案管理工作发展受到了限制。
3.如何有效进行高校档案管理工作的信息化建设
现代高校档案管理工作的重要目标是实现信息化和数字化的管理模式，从而实行促进高校建设的目的。如何将各高校的档案管理水平进一步的提高，以保证档案管理的效力，可以从下面的几个方面进行考虑：
3.1将档案管理队伍进行强化建设，档案管理人员的素质必须进行提高和培养。高校档案管理人员的素质对档案管理工作的开展具有很大影响，当前档案管理工作滞后的一个重要原因就是管理人员的素质偏低。所以加强管理人员的素质培养和专业技能培养成为了当前的首要任务，定期对档案管理人员进行培训，提高其专业技能，同时要提高他们对工作重要性的认识，及时对他们进行一些应用到档案管理中的先进技术培训，让他们能在工作中学会操作，从而有效提高高校档案管理工作的能力。
3.2加大对档案管理工作的资金投入，充分提高档案管理的信息化技术水平。当前高校档案管理工作中的一个重要问题就是档案管理设施落后、严重缺乏资金投入。没有雄厚的资金作为后盾，档案管理工作就不能得到切实的落实。各高校应积极加大社会各界对学校的资金投入，扩大资金来源，从而能够引进先进的设施，提高档案管理的整体水平。
3.3创新管理方式，进行特色档案管理体系的建立。大多高校在当前的档案管理工作中，都是简单的对档案进行分类划分。这种简单的划分模式存在着较大的缺点，容易造成以后在查找档案中存在困难或是流失了一些重要的档案信息，同时也不利用进行特色校园的建设。为了将高校档案管理信息化建设进行有效提高，就需要在日常工作中对技术创新进行不断加强，实现管理手段的不断信息化发展，建立起具有自己校园特色的个性档案管理体系。小结高校档案管理的主要方式已经逐步改变为进行信息化的管理，为了将档案管理人员的工作效率进行提高，促进高校的可持续发展，实现最大价值化的高校管理，就需要不断完善和改进高校的档案信息化管理，找到发展中存在的问题并提出相关的解决策略，从而保证能有效进行高校档案的信息化管理，以此促进高校建设的顺利进行。
参考文献：
[1]陈程.高校档案管理的信息化建设探析[J].魅力中国,2014,(13).
[2]姜翠娥.高校档案管理信息化建设研究[J].商情,2013,(46).
1 亮化工程档案管理的重要性
城市路灯亮化工程档案管理能够很直观的反映出一个工程项目各项工程建设情况以及项目使用情况，这不仅是项目建设管理中的第一手资料，这也是项目资产的重要组成部分，更是项目展开、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理，有助于增强项目的技术和知识储备，保护好知识产权和商业秘密，为亮化工程项目的可持续发展提供强有力的保障。并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益。档案管理工作对于工程项目的前期建设与后期投入使用都非常重要。这不仅能够成为建设过程的许多参照，更是能够为项目的投入使用与经营管理抵御潜在风险。这不仅能够保障项目的长期稳定运行，更是对于项目的经济效益的一种有力维护。城市亮化工程是一项工程量大、涵盖主体面广且建设工期较长的大型项目。这不仅会影响一个城市的风貌与发展，好的项目更是能够在美化城市环境的前提下也确保资源的合理利用。这对于一个城市的可持续发展是非常重要的。想要很好的实现这些建设目标，项目建设展开过程中涉及的信息资源将会非常重要，而这些资源的搜集、整理与利用过程正是档案管理工作的重要组成。由此可见，一个好的亮化工程管理将会有助于拓展工程项目信息资源，从而让项目更好的展开建设。
2 当前亮化工程档案管理中存在的问题
档案管理理论基础薄弱，档案管理是一套较为复杂、涵盖的方面非常广泛的管理活动，无论是对于工程建设实况的了解，还是对于工程项目的开发利用，这些都是档案管理的理论基础所在，也是档案管理过程中需要严格参照的基础知识。亮化工程档案对于许多档案管理人员来说都是一个十分新鲜的事物，更不用说在执行相关项目时应当如何借助有效的程序、方法、模式与评价标准等来让管理过程很好的完成。理论基础的薄弱是当下亮化工程档案管理面临的首要问题。如果这个问题不能够得到很好的解决与完善，档案管理工作将会很难高效的得以展开。
档案管理缺乏完善的规章制度，迄今为止还没有一部成文的针对亮化工程档案管理标准、规章体系或者是法律法规，制度的缺乏极大的增加了档案管理工作展开时的难度与障碍，这是城市亮化工程档案管理中的一个重大缺失，也是当下亮化工程档案管理中一个非常显著的问题。
3 档案管理人员专业素质较低
档案管理专业人才的缺乏是亮化工程档案管理工作难以展开的一个重要制约因素，它不仅需要从业人员必要的文字、统计、法律等知识，对于亮化工程档案管理工作而言它还需要人员具备足够的环保意识以及可持续发展观念。还要求档案管理人员要对整个亮化工程非常熟悉，这对于管理人员的知识层面与专业素养要求是比较高的，大部分现有的档案管理人员都难以达到这个标准，这也进一步造成了亮化工程档案管理专业人才缺乏的现状。
4 解决对策
从目前来看，由于档案管理制度不健全，归档意识和建档意识不高，管理部门对档案管理工作的重视程度不够，档案管理人员的素质较低，大量兼职管理人员的存在，造成档案管理工作的混乱。以某基层医院为例，档案管理总共有5人，但仅有1人是档案管理专业毕业，且受过专门的医院档案管理培训，有2人是其他科室的医生，有1人是兼职人员，对档案管理工作并不十分熟悉。
二、档案资料落后，没能及时更新
档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快，社会生产生活的内容也相应地发生变化，档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看，由于档案管理经费有限，加之管理人员素质不高，影响了档案资料的完整性和准确性。
三、利用率比较低
从档案利用情况来看，由于缺乏科学有效的信息检索系统，加之用户不熟悉档案信息利用方式，影响了档案资料的利用率。同时，由于档案资料的开放程度较低，保管的成分居多，档案用户能查阅的档案资料有限。根据我市2010年度对辖区内各基层医院的调查研究资料来看，医院档案资料的利用率一般仅在20%，且85%以上的是传统的文书资料利用，对电子档案的利用效率还比较低。
四、基层医院档案管理的措施分析
（一）管理理念与管理制度的创新
目前，基层医院档案管理还存在着“重管轻用”的现象，管理的被动性和封闭性较强，档案管理仍然存在着“等、靠、要”的管理模式，影响了档案管理的工作效率。随着科学技术的发展，档案管理工作的挑战也日益严峻。档案管理中的电子光盘和缩微胶片的应用也不断增加，这些都需要改变传统的档案管理理念，以多层次、多角度的工作方法来指导档案管理工作。例如，我市某镇街医院就通过将数字化管理理念引入档案管理工作的方式，实现了对档案管理立卷制度及操作流程的简单化。通过此种方式，在数字化档案管理立卷制度实践1年之后，该医院的档案管理利用效率实现了20％比例的提升，效果显著。
（二）突出档案管理的服务特色
档案管理是医院管理的重要组成部分，档案管理工作是为医院的中心工作服务的，因此，在档案管理工作中，应突出其服务的性质和特色。档案管理是对医院经营情况的全面而真实的记载，需要医院各个部门的相互配合和相互联系。因此，档案管理工作不能闭门造车，而应该积极主动的与各个部门进行联系与交流，在信息服务上应努力改变被动服务的现象，充分利用现代科学技术实现信息的共享。在知识经济时代，信息的传播更加快速，档案管理工作应适应医院发展的信息需求，建立档案机构的联网系统，拓展服务的范围和层次。如我市的基层医疗机构，可以按照社区卫生站卫生服务中心镇街医院三级层次的方式，构建基于档案管理机构的网络连接系统，在整个网络连接系统当中，不单单能够实现对各层级医疗单位档案的编研工作，同时还能够实现对上述医疗单位档案管理工作成果的交流共享，以及相关问题的咨询与解决。借助于上述方式，使得基层医院档案管理工作的社会影响力得到了极为显著的发展与提升，实现医院档案管理信息的共享。
（三）档案管理人员应树立创新意识，不断提高管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和效率都有重要影响。目前，档案管理人员专业性不强，专职档案管理人员数量有限，管理人员对档案管理工作并不熟悉。管理人员素质参差不齐，在业务水平、理论水平、文化程度等方面也有很大差异，加之管理人员知识结构不合理、现代科学技术知识贫乏、专业知识老化，档案管理工作不能适应当前形势的变化。因此，在档案管理工作中，应重视档案管理人员的综合素质，加强管理人员的培训和教育，提高管理人员的专业水平。档案管理工作是一项专业性的业务工作和管理工作，需要综合素质高的管理人员才能胜任。随着科学技术的快速发展，档案管理信息化不断增强，档案管理人员应改变过去的工作方法和工作理念，学习现代科学技术，拓宽工作思路，积极创新，以适应我国经济发展的需要。在知识经济时代，信息共享成为全球经济发展的新形势和新特点，社会经济发展对复合型人才的需求不断增加，档案管理工作的服务范围和服务水平也有了新的拓展，档案管理人员不仅应具备较高的业务素质，还应该不断充电，拓展自己的视野，把握社会变化的现状和未来的发展情况，充分利用档案学科的新理论和新技术来创新档案管理工作，提高档案管理工作的利用效率。
（四）推进医院档案管理信息化建设
现代科学技术的应用，不仅能实现档案管理工作的信息共享，还能极大提高档案管理工作的效率，保证档案管理的质量。目前，医院的信息化建设为档案管理工作提供了便利，档案管理工作能够通过计算机网络来实现信息的实时更新和维护。在档案管理工作中，以档案管理软件来实现文件的形成、报送、编目、整理、利用等，建立档案数据库，以扫描录入的方法将医院的档案和文件进行统一管理，为全体医务人员的查找提供便利。同时，将医院的图书、文档、声音、图片等信息资源录入计算机系统，以医院局域网实现医院档案信息的共享。
中图分类号：TM58 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）01-0330-01
高校档案管理工作要适应新的发展格局，就必须保持档案管理与时俱进，选择性使用现代文明成果。规范化和科学化是档案管理工作改革与创新的重要方法[1]。在我国高校的发展进程中，档案管理工作有其重要的作用。对我国高校档案管理的状况进行分析，参照国内外档案管理成功的经验和成果，更新观念，创新工作方法，逐步提升档案管理水平，向着档案管理的科学化、规范化迈进，并使该工作步入法制化的进程。
1 档案管理工作的重要意义
高校管理工作应包括档案管理，因为档案管理工作是提升效率和质量的必要保证。做好档案管理工作是高校管理工作健康发展的需要，是保持和还原历史真实性的重要举措。评判一个高校的工作实绩与管理能力的重要依据之一就是档案管理的规范化和科学化。高校档案是高校发展进程中优秀成果和重大事件的记录，是探讨和分析发展进程中教学与科研情形的原始文献，对其分析与整理，有助于总结历史经验和教训，制定合适的发展方向和管理策略。做好档案管理工作能为高校高层管理人员及时了解整体状况，适时调整管理策略提供依据，有利于社会各方准确认定高校的管理水平及教学和科研成果，为高校横向合作奠定坚实的基础。高校管理层认真研究和分析档案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，选择合适的发展模式并合理配置该高校资源，这对于该高校立足长远发展，不断提升管理效率和水平有着极其重要的意义。
2 档案管理工作的边缘化危险
迅猛发展的计算机应用技术没有使高校的档案管理工作得到进一步提升，反而淡化了其重要性。档案管理工作在高校发展中的战略作用和实际意义，很多高校档案管理人员对此也是一知半解，且不具备过硬的档案管理专业知识和广博的其他知识，因而在档案管理工作中缺乏良好的职业道德，更谈不上任劳任怨、乐于奉献的精神，档案管理工作没有取得显著成绩，不能够引起高校领导重视。再加上，档案管理工作人员不注重宣传档案管理工作的重要性，导致一些高校普遍认为档案管理无用。高校管理层不重视、不关心档案管理，档案管理意识弱化，无法形成重视档案管理的良好环境，档案管理工作被边缘化，与高校其他管理工作的发展不协调。
3 法制化是做好档案管理工作的基础
3.1 依法建立和完善管理制度
档案管理工作需要法制化，因为法制化是做好档案管理工作的根本保证。要做好档案管理工作，须要依法制档。随着社会的不断进步，档案管理的措施和方法也需要不断的改革和创新。针对档案种类和载体的特点，应用新的管理技术提升档案管理能力。档案管理人员要适应新形势的发展，就必须不断学习专业知识和管理技能。档案管理应以法为本，向着法制化方向发展。要为高校其他管理工作服务，使档案管理工作发挥相应的作用，必须走档案管理的法制化之路。20多年前《中华人民共和国档案法》制定并实施，为加强档案的收集、汇编、整理，以及管理提供了法律依据，为档案管理工作顺利发展奠定了重要基础，有效地促进了档案管理工作的进展。但社会总是不断进步和发展，有必要在《中华人民共和国档案法》的框架下，因地制宜地根据自己的实际情况，在自己的权限范围内制定一套具有区域特色的档案管理法规，使档案管理依法操作。与此同时，各高校也应健全和完善相应的档案管理制度，加强档案管理，提升档案管理工作效益，充分发挥档案管理的重要作用，为高校的建设和发展做出应有的贡献。
3.2 档案管理应与现代技术相结合
计算机网络技术的应用与发展为档案管理工作提供了机遇与挑战。档案管理与先进的管理技术相结合，能实现档案管理的电子化，使档案管理水平得到有效地提升。档案的收集、汇编、整理、归档等工作，工作强度大，应用计算机管理技术有利于提升工作效率。电子化档案管理便于查询和打印，可有效减少对原始文档的损坏，又可减少手工劳动，提高档案管理能力。档案管理的电子化，提高了档案管理的系统性和组织化，便于按照不同要求和目的进行检索，快速得到相关的文档信息，有利于馆藏档案的充分利用[2-4]。为维护档案信息安全，须要制定较为严密的电子档案管理措施，健全和完善电子档案的登录权限及管理与维护规章制度，合理配置管理人员，明确各自的职责范围。管理软件开发和利用应注意精心设计功能和模式，并利用先进的信息安全管理技术，有效合理地识别管理人员身份和权限。严格管理登录口令，设置电子档案使用管理的自启操作日志，以便进行安全性或真实性核定追踪。
3.3 档案管理的目的在于应用
高校档案管理是一项基础工作，其目的在于档案的合理有效的应用，更好地为社会经济和政治服务，更好地为高校的生存和发展效力。档案的合理应用，便于总结过去的经验和教训，有利于把握高校经济活动的运行规律和高校发展的方向。强化高校档案管理工作的重点是充分合理有效利用档案，充分发挥档案的重要作用，为建设具有区域特色的高水平的高校服务。高校档案是高校生存和发展的重要的信息资源，高校档案的合理应用是档案实现自身价值的重要途径。要充分开发和利用档案，须要强化档案的管理工作。档案工作人员的日常工作通常是档案的收集、去伪存真、整理和保管，还应注重及时编目，编制合理和快速的检索方法和途径。应用合理的管理系统，建立有效的检索体系，提供有效的检索工具，并适时汇编档案文件等，以便完整、系统、快速提供各种档案信息，满足不同用户的需要。另外，还要注重对珍贵、重要的档案文件的管理，用现代管理技术对珍贵和重要的档案资料及时备份，替代原件使用。当然，也应争取领导层的支持，合理建设和使用档案管理库房，强化档案管理的安全措施，尽量降低环境等自然因素及人为因素对档案文件的损害。档案管理工作也要更新管理思路，创新工作方法，以适应社会经济、政治发展的需求，以满足高校自身的生存和发展的需要，更好地使档案管理工作在为社会经济、政治及高校自身发展服务的同时，促进档案管理工作本身的发展。因而高校档案管理工作一定要以档案应用促发展，以发展更好带动和强化档案管理工作。
总之，高校档案管理工作要适应社会发展的需要，满足高校自身生存和发展的需求，须要坚持科学而规范的档案管理发展之路。要提升高校管理水平，建设具有区域特色、高水平的高校，就要使档案管理科学化、规范化和法制化，并努力做好档案的开发和应用，为高校的建设和发展提供必要的决策信息，充分发挥高校档案管理工作的重要作用。
参考文献
[1] 胡金凤. 高校档案管理中的可持续发展[J]. 内蒙古师范大学学报：哲学社会科学版， 2014， 43（1）：134-136.
为顺应时展，促进社会稳定发展，需对我国当前的档案管理工作进行有效的改革创新，在进行创新的过程中需要对当前档案管理中的几个重点当面进行分析，确定具体的改革思路。
1.1档案管理需要同我国政府角色与职能转变相适应
当前我国的经济体制主要为计划经济体制下特色市场经济，我国政府在经济的宏观调控中扮演的角色进一步被削弱。在传统经济体制下的档案管理职能逐渐与社会经济体制相脱离，为促进我国档案管理工作的有效运行，政府部门需逐渐放手档案管理工作，提高档案管理工作的灵活性。
1.2同现代化公共行政运作形式的转变相适应
建立在传统制度下的行政管理工作能够在其基础上不断进行行政功能的拓展，实际运行中能够借助与系统的管理职能发挥其功效。传统行政运作形式已经无法适应当前社会的发展需求，对于当前公共行政而言缺少的是分权和间接运作。
1.3同政府观念转变相适应
中国特色市场经济体制能够有效促进我国社会经济的流通，有利于激发纳税人的积极性，政府部门通过纳税人的税收进行国家的管理及调控。当前我国社会经济的发展变化多端，因此必须提高国家宏观调控及管理的效率及服务理念等。
2.档案管理体制改革的难点分析
2.1实现党政合一
当前我国对于档案管理工作由各个管理部门共同执行，从大的方面来说就是党和国家。党和国家对于档案的管理因为彼此职能的不同导致管理目标存在一定差异。大多数人都认为当合国家在档案管理过程中直接对档案管理工作负责，这只是表面上的，很多人其实不理解这二者在职能上存在的差异，因此在很多人眼中档案管理看似是一件比较神秘的事情，即一般人难以捉摸。因此导致企业及社会相关部门难以通过档案管理中心获得有效信息，档案管理工作的职能无法得到发挥。
2.2转变后的滞后性
随着社会人才资源总量的不断提升，档案管理机制需要与时俱进，适应社会的发展。从某种意义上来说，档案管理工作体制的科学转变有利于我国档案管理事业的健康发展，但这种促进作用并非立竿见影，而是需要一个漫长的持续性过程。因此档案管理体制革新后其作用相对滞后，导致很多创新工作难以展开，这也是造成我国档案管理工作比较混乱的原因之一。
2.3实现政、事分开
当前各项系统为提高其效率及功效，首先提高系统的功能性，通过系统的多功能性推动系统的全面发展，因此在我国档案管理过程中常常会出现对管理系统具有政、事部分的情况，管理系统能够在多方面展开管理。随着社会经济的发展以及人才总量的不断提升，政、事部分的管理系统已经难以适应当今的档案管理模式，甚至会造成我国档案管理工作创新的停滞、档案管理服务质量下降以及人才资源的浪费等。
2.4防止集权过度
在现有的经济体制模式下，当今企业经营模式分工都十分明确，对各项工作都会进行有效的统筹规划，档案管理工作也会有比较科学的方案。这种管理模式在根本上提高了企业管理效率，但该种管理模式比较落后，管理方法过于单调，严重束缚了管理人员的工作行为，更加不利于档案管理工作的创新，阻碍了管理人员的创新思想，不利于管理工作的发展。
3.我国档案管理体制改革重点及建议
3.1加强档案资源的整合统一管理
我国档案管理的主要指导思想为建立集中化管理体制，对我国的档案实行统一管理。实践已经证明通过加强档案资源的整合统一管理能够有效解决我国档案管理工作过程中出现的各自为政、管理混乱的状况。在档案管理过程中必须加强对档案管理人员的思想教育，使其在管理过程中能够坚持统一管理的基本思想，确保档案管理过程中的完整性，提高档案管理的安全性。在档案管理过程中加强对我国档案资源的开发管理，并对各档案资源进行有效整合，构建成大档案，逐步优化档案资源管理配置，使得档案资源能够被社会有效共享。
3.2推动档案管理体制的多元化发展
一、加强档案管理工作者的自身修养
要提高档案管理工作的服务质量，加强档案管理工作者思想、道德等方面的修养必不可少。（一）政治思想修养。不同历史时期，对档案管理工作者的政治思想修养要求各有不同。在当今建设有中国特色的社会主义、构建和谐社会的历史时期，牢固树立建设有中国特色的社会主义意识，构造和谐社会的共同理想，牢固树立坚持以人为本，科学发展观的坚定信念。遇事讲政治、讲党性、讲原则，大力改造客观世界的同时，积极改造主观世界。爱党、爱国、爱人民、自觉维护党和国家的根本利益，积极为发展国家档案事业做贡献。（二）职业道德修养。档案管理工作者应具备良好的职业道德修养，对神圣的档案事业要有执着的追求。要充满信心，要热爱档案管理工作，自觉树立档案行业新风，展示文明形象，进一步密切档案工作者与社会各界的联系。从而促进档案管理工作更好地服务于人民群众与现代化建设。1.敬业爱岗。作为身担重任的档案管理工作者，要认清本行业所处的地位，要安心定志，兢兢业业地履行自己的职责。充分利用档案管理工作，有效地实现档案的社会效益和经济效益。使档案部门充分发挥其“档案保管基地，档案利用中心，学术研究场所，文明服务窗口”的四大基本功能，从而达到档案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉献。因为档案管理工作面广量大，繁杂辛苦，付出的是默默无闻的劳动。因此，档案管理工作者要具有为事业献身的精神，要甘于吃苦，勇挑重担。防止将档案管理工作商品化。3.遵纪守法，严守机密。档案管理工作是一项带有一定机密性的工作，在建设有中国特色的社会主义市场经济大潮中，档案管理工作者必须带头遵守党纪国法。具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在提供利用档案时，要按规定把好关口，该提供的积极提供，热情服务，不该提供的坚决不提供，并讲明原则。4.存真求实。档案是人类社会活动的真实记录，据实立档，据实用档是档案管理工作者的行为准则。在任何情况下，档案管理工作者都必须忠于职守，不卑不亢，不畏权势，维护党和人民群众历史的真实面貌，勇于抵制篡改和伪造档案的一切错误行为。（三）知识技能修养。档案管理工作的实施和实现，必须通过档案管理工作者的努力才能完成。因此，档案管理工作者知识的多少，技能的高低程度，对整个国家档案事业有着直接影响。只有人的素质提高了，才能使档案系统的精神文明建设落到实处，才能保证档案事业的持续发展。1.理论知识的修养。我认为它包括三层内容：一是档案管理工作者要认真学习党的路线、方针和政策；学习哲学，切实以科学的理论武装自己，以便在任何复杂的情况下，不迷失政治方向。二是档案管理工作者要有计划地、系统地刻苦钻研业务，根据实际工作需要，研读一些档案事业理论和相关理论书籍，便于用专业理论来科学指导自己的工作实践。三是档案管理工作者还应该在相关应用理论知识方面多下些功夫，以求在实际工作中充实拓宽自己的知识面，提高分析问题和解决问题的能力。2.档案管理工作者要学习和掌握履行职责所必需的法律基本知识。努力提高档案法律意识，严格守法，严格执法，切实提高运用法律手段处理档案事务的能力，提高依法办事的能力。3.档案管理工作者要按《档案专业人员职务试行条例》所分的高、中、初三级，五个档次，具备相应档次所需的口头表达能力和文字表达能力。4.电子计算机、缩微照相、静电复印、现代保护技术、声像技术以及档案管理工作标准化的应用和推行。档案管理科学化的实现，需要一批具有一定科学技术水平的档案管理工作者才能胜任。所以，档案管理工作者要努力学习新技术，特别是要提高自然科学知识和技术方面的修养。现在正在逐渐兴起的电子档案，客户可以在网上直接办理交费等手续，可以远程阅档，从而为双方节约时间，提供方便。另外还有规范原电子档案业务，实现档案库房管理电子化、规范化，从而取得高效的工作成果。所以我们要在这方面抓紧、抓好，落到实处，服务过程中要确保个人信息调出的准确性，真实性，以及规范性。5.一定的社交能力也是档案管理工作者必须具备的修养。档案界同社会各方面的合作与交流需要一定的社交能力，即便从事收集到统计等工作，提供利用等纯业务性的档案管理工作也少不了必要的交往活动。因此，档案管理工作者要注意培养和锻炼自己的社交能力。6.档案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因为好的精神面貌和充沛的精力是档案管理工作者发挥才能，做出贡献的重要条件，更是提高档案管理工作服务质量，做好档案管理工作的资本。
二、重视档案理论的研究及对研究成果的应用
档案管理工作要提高服务质量而得以不断地发展，理论研究必须先行。一种新型的档案工作模式的确定，往往是一定的档案理论研究结出的果实。档案管理工作要提高服务质量，改革发展要取得成功，必须要有理论研究作为先导，这是档案管理工作者必须树立的观点。任何一种改革方案在付诸实施前，都首先要在理论上进行可行性研究，充分论证其合理性、科学性。要善于运用档案理论研究成果来指导工作实践，提高其服务质量，从而促进其档案事业的发展。（一）评论和争鸣。评论和争鸣是开展活跃学术思想的一个重要手段，是推动档案管理工作发展的重要因素。评论的各方更加深入地进行科学研究，进而达到提高档案服务质量之目的。因为一种新的学术观点和一项新的研究成果，只有在广泛的科学的实事求是的争鸣和评论中，才能弄清哪些成果学术价值高，应用价值大，值得推广和应用；哪些成果质量低，没有推广应用价值。从而有针对性的推广和应用，以达到提高档案服务质量，推进档案事业发展的目的。（二）推广研究。加强对档案理论成果的推广研究，是将档案理论研究的优秀成果进一步扩大，使其真正能在档案改革和建设中得到推广和应用。档案管理理论研究在于指导实践，指导实践的目的是为了提高档案管理的服务质量，要提高档案管理的服务质量需要加强推广应用研究成果，而应用的成果则来源于广泛深入的、客观稳妥的推广研究。（三）健全和强化档案科研机构的工作职能。一是要有组织和领导抓档案理论研究工作；二是要有档案理论研究的机构和远景规划；三是要组织档案管理工作者对档案理论研究成果进行评价、评论、推广和应用；四是要坚持不懈的收集、整理和编辑、出版档案理研究资料。如果健全了档案科研机构，强化了有关机构的工作职能，那么档案管理工作的服务质量也会提高。
三、不忽视档案的利用监督工作
要提高档案管理工作的服务质量，一定不能忽视档案的利用监督工作。（一）健全和完善档案利用的各项规章制度，使工作有章可循。针对档案利用过程，应制定查档要求，诸如：查阅档案时不准抽烟、喝水；不准虫蛀、鼠咬档案文件；不准用唾液翻阅档案文件；不准偷摘偷拍档案文件；不准查阅与自己利用内容无关的档案文件等等。如果档案管理工作者都能按章操作，提高档案管理工作的服务质量也就有了保证。（二）正确处理档案利用中服务与监督的关系，融监督于服务之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣传利用档案的规定和守则。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握利用的目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于你的视野中；三是脑勤，勤做好利用登记工作，勤分析利用者的情况和利用效果。3.在利用后，要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明，对损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关部门和领导，以便查处，挽回损失。（三）建立利用管理队伍。选择具有较高政治素质、业务素质、文化素质的利用管理人员，组成素质较高的利用管理队伍。以善于做利用者的工作，处理好利用中出现的问题。
四、结束语
流动人才人事档案的管理工作是一个长期性的工作，其效果不像科研攻关、经济建设那样容易浮出水面，但人事档案管理的作用是十分巨大的，因为其直接服务于人，而人才是一切社会活动的主宰，因为必须高度重视人事档案管理的建设，才有可能搞好社会人才的一系列管理工作，才能为社会主义经济建设服务。
档案已经成为一种重要的社会信息资源，逐步得到人们的关注。学校将各种资料整理、归档、立卷，使得这些资料既可以为大众服务，也可以使档案得到科学合理的利用。根据这些资料，学校领导可以制定出科学合理的决策，促进学校的更好发展。因此，在学校教育管理工作中，做好档案的安全性保管工作十分重要。
一、定期对管理人员进行培训，提升档案管理工作者素质和安全管理意识
（一）加大法制宣传力度，提高全体师生的安全应用档案观念。在我国《档案法》和《保密法》已修订得相当完善，学校应该加大安全应用档案的宣传，强化师生档案管理工作的意识。学校可以可利用校板报、校园文化走等大力宣传相关的档案知识。互联网普及的今天，学校也可以利用QQ、微信等宣传手段，使全体师生都能充分认识到档案管理工作的重要性。
（二）定期对档案管理人员进行培训，加强对其的职业教育。档案管理及其安全性保管工作的顺利开展需要一只专业化的档案管理人员队伍。为了加强档案管理队伍建设，学校应该进行岗前知识培训，然后进行考核，只有通过岗前考核的人员方可持资格证上岗，还要定期地对上岗人员的业务知识、技能和职业道德进行培训。进而提高档案管理工作的规范化，使得学校档案管理工作健康的发展。
（三）学校应加强档案安全性保管工作的意识，建立领导责任制。档案管理工作是一项长期的任务，是学校整体工作的一部分，但是在我国很多学校这部分工作是被学校忽视的，这样使得我国档案工作存在很多问题，例如部分案卷保管不完善，在查阅时资料不全面，甚至需要的资料找不到、丢失等。为了避免这些情况，校方应该加强对档案管理工作的重视，建立领导责任小组，由校长或者副校长担任该小组的组长，其他成员必须选用素质能力和业务能力较高的档案管理人员担任，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案利用制度》等工作制度，建立起完善的档案管理机制，使得学校档案管理工作更加健康有序的发展。
（四）实现管理现代化，拓宽服务领域。随着互联网技术的发展，我国档案管理的现代化、信息化发展也日益成熟。利用现代化高科技手段完善档案管理安全工作的现代化，档案的作用在于为学校领导的决策提供依据，这是就需要档案管理者通过一定的手段将档案资源及时提交学校领导。利用现代科技实现档案管理工作的现代化不断提高了资料利用率，更使得校方通过档案资料的使用过程，使得他们更加重视档案管理工作。
（五）紧跟时展，将档案管理工作与校园文化建设相结合。学校档案工作应该以广阔的社会文化为背景，结合自身学校的发展特色，不断地改革创新，紧跟时代潮流，建立独具本校特色的文化氛围，再通过学校文化走廊、校报等进行校园文化的宣传。
二、我国档案管理工作的安全管理措施
档案管理工作中安全管理工作尤为重要，但是由于我国学校档案管理意识淡薄，造成档案管理工作中存在“重保密轻利用”的现象。怎样将档案管理工作的安全管理措施与利用做到良好的结合？
（一）档案管理人员要做到“两勤一查”。档案管理工作人员要做好定期的宣传工作，利用校报、宣传走廊、QQ群等，向全体师生宣传《档案法》《保密法》及查阅档案资料的规章制度，使档案使用者可以科学合理的使用档案资源。在平常的工作中做好观察，实时对监控录像进行监看，防止出现档案被阅读者偷撕、涂改甚至损坏。在阅读者归还档案资料时，管理人员也要做好档案是否完好的检查，如若发现问题，管理人员应该及时向领导小组进行汇报，在问题出现的第一时间做到问题的检查。
（二）做好档案开放前的基础工作。学校在进行档案管理工作时，要做好档案开放前的基础工作，提高开放案卷的内在质量。要根据档案的原有存放规律，将档案进行科学分类、组卷、编目、排列。在做好这一系列工作后，要对珍贵、重要的档案进行复印、扫描进行复制，做好档案副本，进而延长档案的使用寿命。
（三）做好档案的解密工作。部分档案还是属于“保密”档案，而档案保密是有时效性的，根据《保密法》的规定，保密档案划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。这就要求档案管理者应该及时对保密期慢的档案进行清理和划分，将这些文件进行公开，使得师生可以借阅。
三、总结
综上所述，档案安全管理工作是一项长期的艰巨的工作，也是尤为重要的工作。学校应该加强对档案安全管理工作的重视程度，结合学校的工作实际，不断地总结经验教训，转变档案管理工作思路，创新档案管理方法，定期对档案管理者进行职业素质、业务能力等方面的培训，加强管理人员档案保密安全管理的培训，这样可以促进档案管理工作健康、有序的发展。
【参考文献】
强化学校综合档案管理是满足学校德育教育的重要依据。其中，学校在进行德育教学的过程中可以将学校综合档案管理的内容作为资料和依据，充分激发学生的求学热情。同时，提升学校综合档案管理水平是促进教学管理活动正常开展的条件。因此，不?嗵嵘?学校综合档案管理水平具有非常重要的现实意义。
二、学校综合档案管理工作的现状和存在的问题
（一）学校综合档案管理制度缺乏规范性。目前，部分学校在发展过程中虽然按照《档案法》和《实施办法》等制定了各项规章制度，但是并没有结合学校综合档案管理的现状，脱离学校综合档案管理的实际情况，如尚未制定师生的档案管理规定、缺乏单独的学校管理法规，从而让学校综合档案管理制度流于形式。同时，由于学校领导者忽略了学校综合档案管理制度的重要性，制度执行力度较弱，缺乏强有力的行政力量，常常出现档案材料收集不全面的现象，严重影响了学校综合档案资料的完整性。
（二）档案管理人员职业素养偏低。当前一些从事学校综合档案管理工作的人员以兼职为主，或者是全职的非专业人士，工作管理人员变动非常频繁，对档案管理业务知识了解较少，常常在学校综合档案管理的划分、整理和编研过程中出现不规范的行为，严重影响了学校综合档案管理的水平。
（三）档案使用效率较低。学校档案室是收藏资料和档案非常重要的地方，但是大部分学校的档案室缺乏特色，尚未突出自己的建设特色。同时，还有一部分学校在档案资料的综合利用和开发中缺乏动力，从而导致学校档案资料的使用效率低下。
（四）档案管理手段落后。虽然现代信息化技术水平得到了较大的提升，但是一些学校在档案管理过程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度较低，导致学校综合档案管理无法跟上信息化发展的步伐。甚至还有一些学校在综合档案管理过程中以人工为主，工作效率低下，所以一些资料在管理过程中常常会因为受天气或者其他原因影响而受到磨损，从而导致学校档案资料失去应用的价值。
三、解决学校综合档案管理存在问题的策略
（一）制定规范化的档案管理制度，突出学校发展特色。在学校不断发展的过程中，校领导应该充分发挥带头作用，有效结合本学校的发展特色和规模，制定科学合理的学校综合档案管理办法、细则和规定，明确划分学校各类档案的归档范围，并严格按照学校综合档案的归档制度进行保管、保密、统计和利用，以便能够更好地实现学校综合档案管理的规范化、标准化。同时，学校管理者还应该积极将档案管理工作全面纳入学校发展的工作计划中，明确划分学校档案管理各个部门的职责范围和责任，有效提升学校档案管理工作在学校发展过程中的重要性。
（二）提高档案管理人员综合素质，加强档案管理人员业务培训。在学校综合档案管理过程中，为了从根本上提升档案管理水平，需要建设一支专业能力强、理论知识水平高和政治素养高的档案管理队伍。首先，每一所学校都应该尽量安排两三名专职档案管理人员，减少兼职文件资料收集员的数量，让学校综合档案管理室指导员督促各处室的档案收集工作，从而保障学校档案管理资料的完整性和规范性。其次，不断加强档案管理人员的业务培训，让档案管理人员能够及时掌握最新的业务技能，为提升学校综合档案管理水平奠定坚实基础。
由于学校档案管理工作非常复杂且具有较强的专业性，所以要求学校综合档案管理人员应该具备较强的专业知识和丰富的管理经验。因此，只有这样才能够全面提升学校综合档案管理的水平，全面记录学校在不断发展过程中所发生的每个事件，以及取得的重要成果，为学校今后稳定健康发展提供重要的依据。此外，学校在综合档案管理过程中还应该进行合理分类，为相关人员进行查找和翻阅提供方便，允许学生进行阅览，从而促使学生能够更加全面、更加深入地了解学校的发展历史，提升学校在学生心中的整体形象，为学校稳定健康发展提供重要的条件。
