时间：2023-06-13 09:26:01
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在人才交流中心对档案进行社会化管理的工作过程中，所涉及的相关业务需要人才交流中心保证高效的工作，实现对档案的社会化管理。随着社会的发展，人才交流中心在工作过程中应当通过对自身功能的转换，对档案管理体制进行改革，以适应档案的社会化管理需求。对人才交流中心的档案管理业务进行拓展，可以通过对管理方式的转变，管理体制的制定以及基础业务的挖掘等方面开展。首先，可以将传统的档案管理工作转换为以服务为目的的工作。人才交流中心档案的社会化管理应当为更多的人才提供方便的档案管理，因此，管理向服务的转换能够对人才交流中心的工作积极性起到有效的促进。传统的人才档案管理由于在工作中被动性较强，导致在管理过程中容易出现不同的问题，为我们的档案管理带来不必要的麻烦。社会化管理就是为了让人才交流中心的档案管理工作面向更多的群众，提供更完善的服务，发展更丰富方便的业务。
在档案的社会化管理过程中，应当对相应的运转机制进行制定恰当的规则，要符合市场和社会的发展规律。由于我们的社会要想获得长足的进步，对人才的需求是必不可少的。面对越来越多的人才，对人才档案的管理就需要越来越完善。人才交流中心对自身的服务体制应当进行改进，利用社会的进步形成完善自身工作的动力，结合档案管理需求制定出符合社会化管理的工作方案。人才交流中心对档案的社会化管理需要从对基础的业务的完善做起，在工作过程中要善于发现各种新型的，能够给人才档案管理带来更多便利的服务类型。人才交流中心应当意识到自身的工作不仅是对档案的社会化管理，更是对人才资料信息的服务，通过档案的社会化管理，为人才流动提供有效的信息，方便政府和相应的企业了解人才信息。因此，人才交流中心对档案管理的社会化可以通过对业务的拓展来实现。
2 提升管理机构水平
人才交流中心的档案管理社会化水平在一定程度上受到了交流中心管理能力水平的限制，根据相关的法律规定，一些企业的人事部门应当隶属于人才交流中心。因此，人才交流中心在进行档案的社会化管理的过程中应当积极联合相关企业认识部门的帮助，对工作过程中的专业水平进行提升，保证人才的档案在管理过程中不会出现意外修改和损坏。也只有这样才可以保证人才档案的真实性，这对于人才交流中心档案的社会化管理具有重要的意义。人才交流中心作为沟通人才和企业之间联系的中介，应当意识到自身的重要作用和重要的存在?r值。提升自身的档案管理水平，能够形成一个更加良好的平台，为人才和企业获取人才提供有效信息，帮助社会缓解就业压力。
为了提升人才交流中心档案的社会化管理水平，在工作过程中，人才中心应当大力引进先进的管理技术和相关的科技设备。现在我们生活在信息时代，得利于互联网的飞速发展，我们的所有工作都可以大大的提升效率，同时还可以节省人力。人才交流中心对现代技术的运用能够保持其管理的先进性。借助于现代信息管理技术，对人才档案进行大量的统计分析工作，建立检索目录，实现工作过程中效率的提升。同时，一些企业、视野单位对人才的需求也是人才交流中心进行档案社会化管理工作所需要考虑的因素。随着经济转型的步伐，我们应当重视我国综合型人才的利用，这就依赖于人才交流中心对人才档案的有效管理。人才交流中心借助现代技术对人才档案的分析，能够帮助企业和人才进行有效的匹配，充分发挥出复合型人才的社会价值。在现实化的档案管理过程中，通过对专业水平的提升，使得人才交流中心的档案社会化管理水平也越来越高。
3 充分发挥管理服务潜力
人才交流服务中心要实现档案管理的社会化其目的就是为了给人才和各个企业提供更多的便利，不仅要改善目前档案管理十分混乱的现状，同时还能够保障相关企业可以很方便的查找关于人才的档案，妥善的处理人才入职后档案管理的后续工作，保证人才可以真正的得到相应合理的调配，也就是保障我国人力资源的科学化、合理化、人性化分配。
1.发挥政府人事部门人才服务机构的主渠道作用
依照相应的法律规定，可以说企业的人事部门是隶属于人才服务交流机构的，因为企业人事部门档案管理的职能是由国家政府部门中的人事档案管理部门赋予的，只有这样才能保证人员的档案不会因为个人的私欲私自修改，严格保证档案的真实性和可靠性。人才服务交流中心可以说是人才与企业之间的交流媒介，为人才与企业之间的交流构建了一个良好的平台，当然人才交流中心也是人才与企业之间交流的主要渠道。企业需要大量的人力资源时可以通过人才交流中心进行寻求，而人才也因为人才交流中心这个平台而步入理想的企业，放飞自身的梦想。
2.转变职能，创新机制，拓展服务领域
二十一世纪人才是第一资源，作为现代社会人才管理中，人才交流服务中心作为现代人才市场管理中重要的组成部分，其本身的职能以及管理的有效性无疑决定了我国现代社会人才交流以及人才流动的速度，在一定程度提升了人才的就业效率以及社会资源的有效配置。
人才交流服务中心必须要褪去传统的陈旧管理理念，根据目前的实际情况寻找对于档案管理社会化的最有效措施，将自身的管理理念，服务模式不断地进行更新，增加新的服务内容。详细的介绍就是转变传统的思想，将原有的老套的管理理念转变为服务理念。人才交流中心对于人才的档案管理更多的是被动的，只有在企业对人才的档案有需求的时候，才会对人才的档案作出相应的管理工作。而现在要求的是将被动变化为主动，扩展人才服务中心的服务内容，将人与企业更有效地连接在一起，只要是企业有需要时，人才服务中心就能马上的做到人员的调配。不同于以往的只是对人才和档案的管理工作，而是服务于人才和企业。使人才档案管理更加的人性化，使人才服务中心的职能更有效地发挥出来，充分提升现有人才档案的利用效率，增加服务附加值，使得人才档案本身能够很好地在企事业单位以及交流服务中心之间充分的流转，不断提升人才档案的使用价值，丰富档案记录内容，不断依据企业本身的需求，逐步对现有中心档案内容进行优化，便于企业实际的内容检索，以此提高档案管理的使用效率。建立适应市场化、符合社会化的运行新机制。社会的发展要求人才交流服务中心不断改革自身服务理念，转变事业单位服务机制，由市场发展作为改革动力，逐步建立适应市场发展、符合社会化发展的运行体系。借助于市场力量，更好地将人才档案进行市场化的管理，采取合理的绩效考核方式，增加员工工作的积极性与主观能动性，充分实现员工的转岗以及流动机制，利用市场化的用人机制，激活内部管理和服务，来赢得客户。做好基础管理服务，不断拓展新服务项目。人才交流服务中档案的管理不仅仅是简单的提供人才的基础信息，更为重要的是调节现有市场需求，不断进行内容的丰富与扩展，便于政府对于现有人才流动以及管理的了解，帮助政府更好地结合现有人才培养以及企业人才需求，进行合理地宏观调控政策。同时，在此基础上，不断拓展原有业务，如注册资格审查的存档证明、人才引进、人才测评等不断提高现有人才交流服务中心档案管理的多元化，进而满足企业以及政府的实际人才管理和调查需求。
3.运用现代技术，提升管理服务水平
二十一世纪是信息时代，在现代互联网技术高速发展的当下。我国人才交流服务中心档案管理，应该充分借助于现代信息管理技术，运用现代技术，结合MIS、ERP等管理方式，加强档案管理效率，不断加快硬件投入和软件开发，并且实现档案管理与企业需求之间的联动机制，能够依据不同企业的需求更快速的对相应人才进行检索，从而切实有效的提高了自身的服务效率以及企业人才检索的有效性。
二、营造社会化环境，加快社会化公共服务进程
1.以点代面，完善社会化服务功能
人才交流服务中心其档案的管理，要结合企业需求，在提供快捷、方便、高效的同时，做好已有的基础业务，同时认真解决新的需求服务，基于档案管理为核心，提供菜单化的管理内容，针对不同类型的人才，提供不同的档案管理服务，结合人才的特性以及企业的需求，进行智能匹配，从而使得企业自身与人才交流服务中心全面对接。如建立专业技术档案、业绩档案等不同类型的个性化档案。
2.以政策为导向，为社会化管理和服务铺路搭桥
人才交流服务中心有着重要的社会性质，其目的是服务于个人和服务企业的社会事业单位。能够改善原来人员档案混乱的问题，帮助企业了解员工，以及员工的基本情况。也能够帮助个人做好档案的管理工作，让今后在进入事业单位或者国有企业后能够实现档案的调动工作，合理的改善档案不明等问题。实现人员的有据可查，有序管理，实现人力资源的有效调配。
（一）发挥政府的人事部门的重要作用
政府人事部门的作用就是合理分配人员社会上人才的工作管理工作，保证人才的管理能够有据可查，能够得到相应的合理管辖，人才交流服务中心是企业与个人的一个交集，人才需要一定的社会的保障，需要企业为其支付酬薪，而企业也需要人才交流服务中心为其提供人才的成长情况，一方面是为了调查人才是否存在问题，学历水平。以及相关资格是否达标，另一方面，能根据人才的成长经历为其选择相应的人才培养路线。促进人才的向上，努力工作。
（二）转变职能，实现服务社会，服务大众
人才的管理是在原来对于人才交流服务中心来说，仅仅是人才的档案的管理，管理工作相对单一，没有相应的服务机制，对于新时期的要求，人才交流服务中心需要能够服务相应的企业和人才，实现服务大众的目标，这就需要制定一系列的转变措施。
1、从管理转向服务
人才交流服务中心在人才档案的管理中一直处于相对被动的局面，人才交流服务中心没有相应的交流，而变成了一个档案的保管机构，不是为市场筛选人才，不主动参加社会的服务工作，每日的工作就是做档案的整理。然限制器需要人才交流服务中心做到的事情包括服务群众以及企业，为档案的实际的参考价值出一份力气，增加企业和个人希望在档案加入的东西，让档案别的更有价值，同时保密性也随之提升，保护档案的实用性。减少档案中无用的成分，符合档案的管理机制。
2、建立适应市场化、符合社会化的运行新机制。
社会的发展离不开市场的合理性，在档案管理的作用之下，市场上用人招聘将走向一个全新的阶段，因为资料更加保密。所以企业能了解市场的上更多优秀人才的资料，让企业能够招聘更多出色的人才。利用档案对人才的状况进行管理，合理使用市场的用人制度，保护企业保持战斗力。既保护了个人的利益有保护了公司的利益。
3、做好基础管理服务，不断拓展新服务项目。人才交流服务中档案的管理不仅仅是简单的提供人才的基础信息，更为重要的是调节现有市场需求，不断进行内容的丰富与扩展，便于政府对于现有人才流动以及管理的了解，帮助政府更好地结合现有人才培养以及企业人才需求，进行合理地宏观调控政策。同时，在此基础上，不断拓展原有业务，如注册资格审查的存档证明、人才引进、人才测评等不断提高现有人才交流服务中心档案管理的多元化，进而满足企业以及政府的实际人才管理和调查需求。
（三）运用现代技术，提升管理服务水平
二十一世纪是信息时代，在现代互联网技术高速发展的当下。我国人才交流服务中心档案管理，应该充分借助于现代信息管理技术，运用现代技术，结合MIS、ERP等管理方式，加强档案管理效率，不断加快硬件投入和软件开发，并且实现档案管理与企业需求之间的联动机制，能够依据不同企业的需求更快速的对相应人才进行检索，从而切实有效的提高了自身的服务效率以及企业人才检索的有效性。
二、营造社会化环境，加快社会化公共服务进程
（一）以点代面，完善社会化服务功能
人才交流服务中心其档案的管理，要结合企业需求，在提供快捷、方便、高效的同时，做好已有的基础业务，同时认真解决新的需求服务，基于档案管理为核心，提供菜单化的管理内容，针对不同类型的人才，提供不同的档案管理服务，结合人才的特性以及企业的需求，进行智能匹配，从而使得企业自身与人才交流服务中心全面对接。如建立专业技术档案、业绩档案等不同类型的个性化档案。二十一世纪人才是第一资源，作为现代社会人才管理中，人才交流服务中心作为现代人才市场管理中重要的组成部分，其本身的职能以及管理的有效性无疑决定了我国现代社会人才交流以及人才流动的速度，在一定程度提升了人才的就业效率以及社会资源的有效配置。因此，本文结合我国现代人才交流服务中心档案管理实际情况，探讨社会观管理方式的实施对策与方式。
（二）以政策为导向，为社会化管理和服务铺路搭桥
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
用人单位：请填写单位的全称
学校名称：
(见说明1)
相关说明
1、就业协议书是办理毕业生就业派遣报到手续的依据，教育厅以此签发毕业生就业报到证。
2、单位隶属指用人单位的隶属部门，如省属、市属、部委直属或属于其它总公司。
3、所有制性质指用人单位属于国有、集体还是私营、外企。
4、档案转寄地址处填写档案管理部门地址，一般小型企业和私营企业的档案管理部门是单位所在地人事局的人才交流中心，行政、事业单位直接填写单位人事部门地址，教育单位档案一般由上级教育局人事科管理。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
二、民办院校就业档案服务程序
1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。
2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。
3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。
三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别
民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。
四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法
一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：
1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。
2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。
3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。
4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。
广西壮族自治区气象局（简称区气象局）下辖区局机关、各直属事业单位、各市、县气象局，由中国气象局垂直管理。随着广西气象事业的发展，编外职工已成为广西气象人力资源不可或缺的组成部分。从区局直属事业单位（实体）到各市、县气象局；从工勤岗位到专业技术岗位、管理岗位，编外职工都普遍存在。编外职工的存在有效地弥补了广西气象系统基层业务岗位和技能型岗位人员的不足，为广西气象事业的发展做出了积极的贡献。对这部分人员的管理是否科学、规范，不仅关系到用人单位和编外职工的切身利益，更关系到广西气象事业的发展大业。为了进一步探索编外职工管理的新途径，本文在调研的基础上，结合多年人事工作的实践，提出了对广西气象编外职工统一由广西区气象局人才交流中心人事的管理新设想，并对此设想的可行性进行分析。
一、编外职工的基本情况
为了了解编外职工的有关情况，以便出台相应的管理办法，我们在近年曾经面向全区气象县级及以上各单位进行了一次调研，调研由广西区气象局人才交流中心（又称“广西区人才交流中心气象分部”，简称区局人才中心）具体组织实施。调研内容涉及编外职工的基本状况、管理状况、存在的问题、统一由区局人才中心人事的可行性以及管理的相关建议等。从调研的数据来看，广西气象编外职工的基本情况为：
1.编外职工在广西气象系统广泛存在
编外职工人数占职工总数的比例达20.5%，有89.3%的单位有编外职工存在。编外职工的组成情况为：县级气象局占42%；市级气象局占28%；区局直属事业单位（实体）占30% 。
2.所从事的岗位以专业技术岗位和工勤岗位为主
编外职工在专业技术岗位的占73%，在工勤岗位的占25%，在管理岗位的较少，占2%。
3.编外职工的结构较复杂，整体素质不高
人员构成主要有大中专毕业生、下岗职工、进城务工人员、提前退休人员等。年龄结构以中青年为主，30岁及以下占63%；31-40岁的占总数的22%。学历层次偏低，中专及以下的占60%，本科及以上占8%。具有专业技术职称的编外职工很少，有初级职称的占22%，有中级职称的仅占2%，高级职称的比例则为零，整体素质有待提高。
二、存在的主要问题
1.人事管理不规范
主要体现在：
管理的方式五花八门。各市局及其直属单位编外职工由市局人事科进行人事管理，科技服务部门聘用的人员由本部门自行管理，县局聘用的人员由县局自行管理并报市局人事科备案。南宁市局驻南宁本部和区局直属事业单位（实体）的聘用人员则大部分采用单位自行管理与委托区局人才中心人事相结合的方式进行人事管理。管理方式的混乱，容易出现用人单位职责不清，责任不明的状况。
合同管理不规范。一是合同的版本混乱。有8%的编外职工没有与单位签订用工合同，签了合同的也五花八门，有签聘用合同的，有签劳动合同的，并且没有一个相对统一的版本。二是合同签订的期限混乱。有一年一签的，有半年一签的等等，没有根据各类岗位的情况统筹考虑。根据劳动合同法，签订了2次有固定期限劳动合同后，再次续签合同时，必须签订无固定期限的劳动合同，这将会给用工单位带来很大的用工风险。
档案管理较混乱。约10%的编外职工档案放在用人单位，26%的档案放在当地人才交流中心或区局人才中心，64%编外职工档案自己都不知道放在哪里或根本就没有档案。人事档案是单位选人用人的主要依据，没有集中、统一的档案管理，编外职工的档案情况用工单位无法如实、及时地掌握，给用工带来很大的隐患。
2.权益保障和激励机制不健全
编外职工的工资、社保、福利等权益方面有待改善，尤其在社保方面，按政策缴全社会保险（五险）的编外职工只有57%，大部分市、县局和少数区局实体未按当地规定依法缴纳、缴全相关社保；部分单位还没有出台与《劳动合同法》相适应的编外职工的管理办法和制度，已出台的制度也不够完善，编外职工的培训、晋升、工资增长等激励机制也不健全，这些都影响编外职工队伍的稳定和发展。
3.管理监控不到位
缺乏可操作性强的相关对编外职工采用自行管理方式的单位，是否依法用工，各项规章制度是否执行，执行的情况如何，各项措施是否到位，由于没有统一的管理，因而不能实行有效监控。
4. 管理人员对相关政策掌握不够
业务操作不规范、不熟练，并缺乏可操作性强的、规范的业务指导，制约了管理的规范化、科学化。
三、由区局人才中心对编外职工统一人事的可行性分析
1.人事的现状
广西气象系统有26%的编外职工实行了人事，其中1%在当地人才交流中心，25%委托区局人才中心。自2004年成为广西壮族自治区人才交流中心（简称广西区人才中心）的气象分部以来，区局人才中心一直致力于做好本系统编外职工的人事工作，并已对92%的区局直属事业单位（实体）和南宁市气象局本部的编外职工实行了人事，人数占本系统编外职工总数的25%，人员100%签订了规范的劳动合同、缴纳了法律规定的全部社会保险，档案管理较规范有序。
2.可行性分析
对区局人才中心统一人事的可行性调研中有79.4%的调查问卷认为可行，8.8%认为有条件可行。调研情况表明，经区局人才中心人事的单位在依法用工、规范管理方面普遍较好。近几年区局人才中心对区局直属事业单位（实体）和南宁市局驻南宁本部编外职工人事的实践证明，统一人事不仅在驻南宁的单位中是切实可行的，在各市、县局也是切实可行的。
（1）在政策层面上，有国家政策法规和组织上的保障
根据国家政策规定，只有政府人事部门批准或者授权的人才服务机构，才能从事人事工作。区局人才中心是广西区人才中心的气象分部，获得区人才中心的授权，有资质和能力从事人事工作。
（2）在管理、监控层面上，能有效解决编外职工管理上存在的诸多问题
从全区气象系统的层面上，对编外职工实行全面、规范的管理，制订统一的管理规范和可操作程序，统一合同文本和基本内容，设定工资、福利管理的大框架，统一培训、考核等，能有效解决管理方式混乱，规范劳动合同的管理，理顺劳动关系，明确用工双方的责任、权利、义务；能有效规范人事档案的管理，及时为用工单位提供详实的信息；能有效解决管理监控不到位的问题，有利于形成直接、有效的管理监控体系，及时发现问题，解决问题；在工资、社保、福利的大框架下，充分利用区局人才中心人员专业性强，既熟悉气象系统的情况，又便于了解全区地方上的信息的特点，协助用工单位制订和构建合理可行的制度和机制，如工资分配制度、社保、福利制度、培训制度、奖惩制度、考核、晋升制度等，并使它们充分发挥激励的功效，从而增强编外职工的归属感和稳定性。
（3）对于用工单位的意义
实行人事，不但有利于规范用工行为，保障用工单位的合法权益，减少与劳动者的纠纷，有效地规避合同执行过程中的潜在风险，而且可以提高工作效率、减少管理成本，使用工单位从繁杂的人事管理事务中解脱出来，从而致力于单位的中心任务。
（4）对职工个人的意义
只有实行人事，才能解决许多实际问题，从而保障自身的切身利益和合法权益，解决后顾之忧。通过人事，大、中专毕业生可以转正定级、初定专业技术职称；可以认定干部身份；所有人员可以连续计算工龄；可以跟在职人员一样晋升、调整档案工资；评聘相关的技术职称或考取相应工人技术等级；可以依法签订劳动合同、缴纳社会保险、享受国家和地方政策规定的福利待遇；可以按规定参加业务知识和技能培训，并享有继续教育的权利，从而提高业务水平和自身综合素质。
（5）能有效解决委托当地人才交流中心人事中存在的问题
委托当地人才交流中心人事存在的问题：一是人员档案不在单位人事部门，而当地人才交流中心的档案借阅、查询、复印相关材料的程序烦琐，给用人单位和编外人员都带来不便。二是当地人才交流中心只有聘用合同范本，没有劳动合同范本，这与劳动合同法中用工双方必须签订劳动合同的规定相矛盾。用人单位还得自己解决劳动合同范本问题。三是当地人才交流中心对劳动合同签订的期限是否合适不好把握，对合同中规定的工资、福利等条款是否执行到位也没法监控，除非发生劳动纠纷。
（6）具有较强的可操作性
第一，操作上存在的主要问题。经调研，由区局人才中心对市、县局实行人事在操作上存在的主要问题有：
一是中间环节太多，可能会出现时效性问题。比如有时招聘编外人员是根据某项短期工作需要而定的，等聘用人员到位时，该项工作可能已经完成了。二是现实性问题。例如档案存放在区局人才中心，下面市、县单位或个人想要查阅档案或复印档案中的相关材料时，还要跑到南宁来，这既不现实，也不方便。三是社保问题。下面市、县编外人员的社会保险统一在南宁缴纳虽然可以操作，但是不太现实，也不方便，还是以属地化为好。
第二，突破操作瓶颈，统一实行人事切实可行。针对操作上存在的主要问题，制定切实可行的操作方案：
目前，人才流动服务机构对流动人员人事档案管理的方法与手段陈旧、落后，仍以传统手工操作和管理纸质实体为主,劳动强度大，工作效率低。不少人才流动服务机构仅仅充当档案保管员角色，局限于人事档案的接收、保管及有限利用，档案内容不能得到及时、有效的补充与更新。因此，要提高档案工作效率，为社会、公众提供优质的档案信息服务，就必须与时俱进,摒弃过去单一的手工操作方法，发挥档案管理主体作用，充分利用计算机辅助管理和现代信息技术，建立流动人员人事档案信息库，集收集、整理、鉴定、保管、利用及补充、更新等工作于一身。同时，还应结合流动人员人事档案管理工作特点与社会利用需求，建立科学的检索工具,努力开发档案信息管理软件,将不属于保密范畴和或不具有知识产权的那部分人事档案信息实行网络化公开服务。此外，还应充分调动和发挥档案人员的积极性与创造性，积极主动开发档案信息潜在资源，为社会、企业（单位组织）及公众提供更广泛的利用。
思想观念创新
《流动人员人事档案管理暂行规定》第四条和第十九条关于人才流动服务机构的性质和服务宗旨的界定，说明人才流动服务机构本身具有一定商业色彩，对流动人员人事档案享有独特的管理权限。加之受“多头管理”和“重收费、轻管理”等思想的影响，人事档案的接收、转移及利用手续相当烦琐：一般须持有离职单位的证明、接收单位的证明、人事档案保管机构的相关证明等才可转移、利用有关档案。这就为某些单位垄断人才，限制个人自由发展，防止人才流失，提供了借口和特权。同时也导致了大量“弃档族“和”死档案“的形成，使得人们对人事档案管理部门的工作与服务质量失去了信心，对人事档案的可信程度、完整程度产生了怀疑，从而弱化了对人事档案的重视。因此，面对广泛而急剧的人才流动，我们要转变观念、简化手续、健全管理制度，以维护人事档案的完整与安全，杜绝人才垄断或不经专门渠道或机要通道而由个人携带人事档案的错误行为，减少人事档案被篡改、伪造、损毁，甚至被遗弃的可能。同时，要加快改革步伐，建设社会化服务型的人事档案保管中心，引进西方CRM管理理念[2]，并将其运用到为社会公众服务领域,凝成“公众关系管理理念指导我们的工作实践。亦即建立以委托者为中心的人事档案补充、完善、更新管理服务网络，委托者凭身份证可以通过人才交流机构网站查询有关的档案法律法规、政策,组织活动及个人基本信息（包括档案的补充、更新、缴费等）。企业组织、个人与人才交流中心都要顺应时展潮流，及时更新观念，建立良好的联系，互通有无，以维护人事档案的完整性、真实性、动态性及内容的丰富性。
技术、服务创新
多数人才交流服务机构以保管档案实体为主，对流动人员人事档案信息资源的开发利用甚少。尤其是流动人员人事档案的补充与完善工作基本还是零起点。[3]因此,要加强专业技术和服务创新,将效益与服务统筹结合。
（一）要加快网络化、电子化、信息化建设，建立和完善信息管理体制。成立专门负责信息收集、处理、、管理的信息部门，使档案信息能够及时、准确的得到全面收集处理和充分提供利用,提高人事档案服务的社会效益。
（二）建立合理的收费制度，包括档案转移或移交手续费、保管费及咨询服务费等。建立定期鉴定和催缴制度，派专人负责。可参照某些部门的收费方法，对流动人员档案保管费可采用由公司定期缴纳或公司代为收取的方式。对于那些待业或失业人员的档案，保管费可凭其待业或失业证明，适当给予减免。而对于有支付能力却没有按时缴纳的可先通过邮件或电话方式及时催缴，逾期不缴者可视具体情况收取一定的滞纳金，科学、合理地挖掘档案的经济效益。
（三）国家及地方政府部门应加大对流动人员人事档案管理的投入，加强基础设施建设和专业、技术人才培养，减轻人才交流中心的经济压力，使人才交流中心由商业性向社会公共服务性转变。
（四）对流动人员人事档案定期进行检查，确认并及时对档案进行补充、完善，防止档案中断，为档案委托者提供良好的、全面的、优质的社会化服务。
人事档案是客观记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来，以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。
近年来，随着我国人事体制改革的不断深入，人事档案作为传统人事体制的产物早已风光不再，尤其在高校毕业生中，涌现了大量的“弃档族”和“自揣族”，还有一些高校毕业生档案中存在着内容不完整、信息不准确等情况，这不仅给用人单位在人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多的困难，更直接影响到高校毕业生在就业、考研、公招、公考、出国政审及职称评定、社会保险、退休手续的办理和各项证明的出具等方面。
高校毕业生为何对如此重要的档案轻易处置呢？纠其原因，不外乎以下几点：
1、档案功能弱化。在我国人事体制建立初期，人事档案作为提拔和使用干部的依据，人事档案的功能在那个时期也最为强大。时代变迁，多年的人事制度改革，上至国家下至各单位都建立了新的考核评价体系，对于干部的现实的工作能力的考核标准取代了档案中个人成长的历史记录。只有在办理社保、退休、职称评定时发挥着人事服务功能。功能的弱化致使档案变得可有可无。
2、档案管理落后。高校毕业生的档案无论是在校期间还是毕业后进入社会，都存在管理上的人员不足、手段落后、库房条件差等问题，使得档案从接收、储存、查找到转递的过程中都存在着遗漏、损毁、丢失和信息缺失及可信度差等风险。
3、转移手续繁琐。随着我国经济的发展，各地行政管理条块分割严重。各地区在档案转移和管理上要求不统一。严格的地区在办理手续上需要十个以上的程序，不严格的地区甚至存在现用现管的现象。对档案转移的要求不同，导致转移要求的口径不一致，具体到当事人，一次交接很大可能是办不了。很大一部分人不愿意花太多时间在一个不重要的环节。档案转移手续的繁琐限制了一部分档案的跨地区交接转移。
4、多年积累后的档案管理费用高。各地人才交流中心收费标准不一定，以我区人才交流中心为例，学生转正定级后，每份档案每人每年240元，其它档案托管理期间的证明和情况介绍的开具需要另外付费，如果积累多年，也数目可观。有相当一部分人因档案存于人才交流中心，心存侥幸，有需要时再提档交管理费，不需要的话就不用交，省下一笔钱，反正有人管理不用理会。致使未按规定时间缴纳寄存费而变成“死档”。
5、档案管理意识不强。毕业生对于档案的认识不深，认识不到档案的功能、重要性和流转要求。有些毕业生认为，一证（毕业证）在手，走遍神州，档案根本没有用处，还有的毕业生认为把档案交到单位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的学历、职称等相关材料还可以直接放进去，对档案的严肃性缺乏基本的了解。
那么，档案真的已经可有可无了吗？
目前，档案虽然在干部提拔或使用过程中不再发挥决定性作用，但档案在当今中国人事体制中仍发挥着不可替代的作用，主要表现在以下几方面：1、在办理社会保险过程中，档案不可或缺。档案中对个人从业经历的相关资料以及解除劳动关系的材料将是领取失业保险金的必要手续。档案中的招工材料和从业资料是计算和领取养老保险金的最为重要的依据。2、在正规单位的招聘和任用中，档案的流转手续和材料的完备程度或将成为成功与否的关键一环。3、档案材料的完备与否，决定着转正定级、职称评定、工龄计算等一系列与个人利益相关的因素。4、档案材料是干部身份认定的唯一依据。在现有退休制度下，档案的遗失可能会导致缩短工作时间。
针对高校毕业生档案管理中存在的诸多问题，有以下几个方向可以努力：
一、高校在就业指导环节需加强对档案重要性的讲解，提高毕业生对档案管理的重视。
在教育部要求下，各高校都开设了就业指导课，但更多的是灌输一些就业形势、面试技巧、就业协定等相关内容，对档案管理方面的重视和讲解不够。在校期间，应该让学生了解档案对个人发展和保障的重要性，以及档案材料的组成、作用、档案转递的流程和查询办法等内容，使学生对档案提起足够的重视，并在社会生活中对档案给予关注。
二、档案管理部门应加大规范档案管理的力度。
由于对档案的重视度普遍降低，许多档案出现填写不规范，任意修改或添加等情况，致使档案的真实性和实用性大打折扣。各级档案管理部门应该加大档案管理的投入，在接收、管理和转递过程中制定严格的管理条例，建立人事档案的管理档案，责任明晰，规范档案管理。
三、提高档案管理人员素质和业务水平。
档案管理是一项专业性强的工作，要求档案管理人员具有良好的职业道德及高度的责任感。加强档案管理，就需对档案管理人员进行继续教育与培训，提高其道德品质和政治素养，提高业务水平，根据不同时期、不同岗位、不同层次的档案管理人员制定个性化的素质提升计划，以提高档案管理的整体工作质量。
四、加快建设档案的信息化、网络化。
随着科技的进步和我国人事制度改革的深入，纸质档案和人工查阅已经远远的落后于社会的发展，档案管理的信息化、网络化成为必然的趋势。档案管理的信息化、网络化，可以提高档案信息的重复利用率，降低档案管理成本，便于信息的更新和档案转递手续的繁琐，同时便于纸质档案的保存。
高校毕业生的档案管理问题已经逐步的引起高校、毕业生及用人单位的广泛关注，为避免档案问题成为制约高校毕业生发展和未来保障的绊脚石，增强档案管理意识、加强档案管理水平和档案管理信息化已经刻不容缓。
【参考文献】
[1]迟耀林.浅谈人事档案管理的作用[J].世纪桥，2011（11）：151-152.
