时间：2023-06-14 09:34:49
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随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。
1 合同档案的收集
1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。
1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：
1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]
1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。
1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。
1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]
1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。
1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。
2 合同档案的整理
2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。
2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。
2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。
2.5 合同档案归档文件目录的填写
2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。
2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。
3. 合同档案的信息化建设
3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。
3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。
3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：
3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。
3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。
3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。
结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。
参考文献：
[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.
[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.
《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
建筑建筑合同是对建筑工程进行整个工程进行全面监督的法律性文件，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。合同档案的有序管理还会为施工单位进行后期的竣工验收和工程费用结算支付带来极大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各负其责” 的模式要求 ，由两方以上形成的资料，都按照按照“ 人执一份”的原则，由各方对自己签署内容的真实性、完整性、有效性负责。这种合同模式在文本上明确了权利和义务的分工，也使在责任明晰的情况下，对工程的施工更加容易进行管理。但是，在建筑建筑合同的管理过程中，因为建筑建筑合同小项包含的数量多、种类杂、细节繁琐，操作人员还要对以下几个方面进行关注：
一、建筑工程合同管理的原则
合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而进行的必要工作。通过对合同的档案管理，一方面可以保存与合同有关的相关证据材料；另一方面一旦双方合同发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。对于合同档案的管理要遵循以下原则：
1、为合同档案管理营造网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。在现实中，经常出现合同缺乏统一的管理模式。从合同管理机构上看，有的单位成立了专门的合同室，工程合同管理较好。有的单位则不然，工程合同由其他业务部门代管或由文书合同员兼管，形成的合同分类五花八门。
2、为实现合同保管的有效性和秩序性，合同管理员应该负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、整理、归档工作体系，并确定一名负责合同文档管理。避免出现专业素质较差，既缺乏合同管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要层单位的合同管理人员来进行合同的保管的行为。
二、建筑工程合同有效管理的注意事项
（一）探索新型管理模式，保持同一项目合同之间的有机联系。首先，可以尝试集中统一、区别管理的模式，对母公司合同管理系统而言，要集中管理权属公司本部以及子公司的档案，各子公司将合同定期向母公司移交；同时对子公司或其他相关单位的有关合同实行目录管控，建立合同之间的有机联系，实现信息资源的共享。另外，建立责任传导机制，解决合同管理分散问题。由于合同的产生过程不在档案管理部门，所以要确保各个项目上的合同文件能够完整的收集起来，并将其立卷、装订、移交的责任进行分解，明确地传导给项目管理机构和合同管理部门，通过责任分解和奖惩制度，确保这部分合同档案的齐全完整。
（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段合同资料的有序管理，保证归档合同和资料的准确、齐全、规范，建设单位在项目从工程立项开始，就应按照国家合同管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的合同管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及合同人员在工程合同形成过程中各自所应承担的职责，规范合同资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与合同跟踪管理同步。
（三）加强对工程合同管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑合同管理工作的特点也有了新的变化，从而提高合同干部队伍的管理水平也更加重要。合同管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。合同管理人员要增强服务意识，认清合同工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程合同管理工作。合同管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把合同管理质量关。
（四）建立健全规章制度，完善依法治档体系。建筑施工企业大都呈现出投资主体、企业性质、组织结构和市场结构的多元化特征，加上固有的分散、流动特点，再靠传统的行政命令手段去推动合同管理工作显然不行。为此，一方面应继续加强《档案法》和适用规章制度的宣传，让依法治档是维护国家利益、企业利益和职工权益的认识深入到合同管理人员心中；另一方面，要抓紧清理健全相关的制度，建立与多元化特征相匹配的制度体系，制定现在缺失的制度，修订或废除不相宜的制度，建立起符合实际、相互联系、共同遵守的合同档案管理规范。
（五）充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程合同信息资源，做好合同信息统计工作。大力推行对缩微合同、磁介质合同、电子文件合同在工程合同中运用。当前，多媒体电子文件合同管理已趋于成熟，近几年在工程合同管理中采用autocad光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于目前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与合同管理要求》，使得工程建设合同管理中利用光盘塔或光盘库载体进行合同管理成为可能，成为项目合同管理的一个发展方向。近几年，各个建设公司也开始对照片合同、录像合同、纸质合同制成多媒体和进行光盘刻录，对合同管理网络化、信息化作了有益探索。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的合同检索系统。提高各部门（公司）的合同管理水平，提高各部门合同管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性质和类型，收集整理的部门的合同资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。
（六）及时做好合同的传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使合同的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对合同的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解合同的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保合同的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效合同信息。
三、结束语
建筑建筑合同的管理是一项全面的、长期的、耐心细致的工作。要求管理人员在工作中程序上慎重、细节上稳重，能够熟悉各个合同的撰写规范和要点，同时对工程各个环节还要有相当高的认识和理解才能做好。随着电子合同管理等辅助工具的使用、合同管理人员自身素质的不断提升和合同管理理论的进一步发展，相信建筑工程合同管理的工作强度会逐渐下降，合同管理工作的开展也会更加简便、高效。
参考文献：
[1]刘宗美.探讨如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商业文化.2011.
主要内容
《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。
其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。
“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。
《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。
其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。
“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。
有关背景
新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。
在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。
在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。
2012年2月6日，国家发展改革委联合
12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”
2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。
为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。
基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。
落实中长期规划有关措施
为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。
一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。
二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。
三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。
四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。
五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。
六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。
七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。
有关工作纳入《规划》的意义
1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位
近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。
2.有利于加强档案资源建设
电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。
3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作
电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。
4.有利于将档案融入国家大数据行动
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建设工程档案的重要性
建设工程档案是指产生于工程建设的活动中，以文字、图表、图像、声音等为表现形式的原始记录，具有一定的储存收藏价值。随着经济的迅猛发展，城市建设的日新月异，建设工程的数量日渐增加，而形成于工程中有价值的记录资料也日益累积：有形成于工程建设前准备活动中的批文、岩土勘察、设计文本、施工图、投投标文件、施工合同；形成于建设活动中的工程竣工验收资料、审核资料；竣工后相关单位的验收资料、工程结算资料、竣工图及后期附加服务的记录资料等等。这些档案记录了工程建设的方方面面，是最原始最真实的文献资料，在建设工作中有着极其重要的功能。
（1） 一个建设工程完工后必须要接受验收，而要检验工程质量是否合格，其最重要的依据之一就是建设活动中形成的真实档案和施工管理记录文件。这从侧面体现出工程建设不是儿戏，是要遵循科学，经受考验的，这也成为了工程质量等级评价机制的一项评判指标[1]。
（2） 工程施工过程中难免会出现一些问题，而当问题日益凸显、隐患渐渐形成甚至于工程事故突发，调查人员要对问题出现的原因，事故发生的原因进行调查时，则必须从查看工程档案开始，进而提出正确的处理措施。
（3） 在工程竣工验收通过后，建设单位还要履行今后的维修、保养、管理服务，因此，建设工程档案的储存就是工程享受后期服务的重要参考依据。
（4） 一个建设工程档案价值不仅仅限于对本工程的贡献价值，它还能成为其他同类工程建设的“教材”，具有很高的参考价值，一个高水准的工程建设所形成的全面规范的工程档案将会是同种工程建设的指明灯，其中展现的经验、可参考的数据，可借鉴的技术水平是新工程建设中收获的一大笔财富，因此建设工程的档案是为更大的经济效益服务的，它潜在的价值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市现代化的发展不断向周边农村渗透，城市建设步伐日益加快，而城市的科学规划则需要建设工程档案提供相应参考依据。一个城市扩建方案的确立、决策的作出都需要从建设工程档案中获取原始资料进行参考，有效地利用档案可以避免城市建设的盲目规划，减少不必要资金的流失，把资金用在刀刃上，合理配置人员和物资，达成社会效益和经济效益的统一。
2 加强建设工程档案规范化管理的建议
（1） 提高认识，建立健全档案管理制度。工程的建设周期一般需要好几年，操作复杂，相关联的部门设置也繁多，每个程序之间几乎都有联系，如果档案记录过程中相关人员没有认真的工作态度，那么很多细微的环节会出现纰漏，甚至被忽略，这样便使得档案记录的资料缺少完整性。由此可知，建立一个规范的档案管理制度是十分有必要的。完善现存档案管理制度，① 应该设置专业性较强的专业管理员； ② 以甲方代表作为每个工程点一手档案的形成和收集，确保归档材料的完整性； ③ 人员的配置要优先选择专业性强职业素养高的人员，并且对其做好培训工作。
（2） 加强业务培训，落实档案工作责任制。工程建设的档案人员和技术人员都必须要有良好的职业素养和业务水平，因此加强档案工作的业务培训是推动档案规范化管理建设的重要一步，要培养这些人员的法律意识，在专业知识培训外，要让他们清醒地认识到工程档案与工程质量的紧密联系。要提高工程档案管理的地位，引起有关部门和人员的高度重视，如若忽视档案文件的管理就要承担相应责任，在建设单位和工程承包方签订的合同中明确承包法人违反档案管理规定应付的责任，收集整理档案材料的各个环节要保证全面到位[3]。
（3） 参照标准，使档案整理更规范化。一套有价值有完整意义的建设工程档案通常包括以上级的工程审批文件为前提进行立项，通过合法程序征地、对施工地进行勘察测量，绘制图表、设计施工方案，有关施工的技术和完工后工程质量检验的资料记录等等。为了方便甲方整理档案资料，加强档案管理，统一档案合格标准，建设部根据实际情况制定了《建筑工程文件归档整理规范》，这一规范的内容涉及了可归档的资料的范围、档案符合归档要求的质量标准、档案进行移交和验收等，规定详细明确，给档案工作者今后的归档工作提供了便捷和统一的标准，因此，作为档案管理人员必要牢记此规范，一切工作活动以规范的要求为出发点，同时要发动思维根据具体情况对档案管理工作进行完善。
（4） 努力实现档案工作与工程建设的协调发展。工程项目具有持续时间长、涵盖面广等特点，因而为了更好地进行工程项目管理，确保工程项目能顺利早日完成，作为工程项目的总负责人，要在项目管理时重视工程档案的管理，努力实现档案工作与工程建设的协调发展，从而完善工程项目的管理体系。① 工程监理贯穿于工程项目建设的始终，即从建设项目立项开始到建设项目竣工的所有文件材料、例会资料都需建档备案； ② 将工程文件材料的归档工作纳入施工单位日常监理范围，从制度层面确保工程档案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加强工程档案的信息化建设。现代科技日新月异，市场竞争激烈，传统的工程档案管理显然已经无法适应如今的经济发展，因此，我们必须把注意力转移到建设工程档案的信息化建设上，我们要实现信息收集的迅速化，保证储存的安全，不断开发更新更先进的管理手段。比如：在各不同档案信息的交流共享方面，充分应用网络的优势，把各个部门纳入统一网络管理体系，实现信息的快速交换、共享，这既可以节省时间也可以获得大量精华信息。
3 结 语
建设工程档案是最原始的记录，包含着丰富的资源信息，是建设工程领域的重要资料文献。只有不断地更新加强工程档案管理的相关制度，制定管理规范，引进先进的档案管理技术水平，才能顺应发展潮流，符合科学的建设标准，促进现代化城市的建设。
主要参考文献
中图分类号：G271 文献标识码：A
近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。
一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。 二、实现数字化档案室的目标
1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。
2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。
3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。
4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。
5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。
档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 三、实现企业档案管理的技术手段 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。 全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置 一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。
二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。
3. 档案整理要求 全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。
3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；
3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；
3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；
3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；
3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。 四、档案信息化基础设施建设 1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。
序号 内容 型号 配置 单位 数量
1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1
4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1
5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1
6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1
7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1
8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1
9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1
10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1
11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1
12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3
2软件配置：
a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服务器数据库： MySQL5.0以上
c、客户端操作系统：Windows XP
d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
0 引言
供电企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，较之以前有很大变化。体现出一系列新特点，如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构，要求我们在对开展管理工作时，需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。
1 供电企业档案管理现状
1.1 档案管理体制
供电企业档案管理体制按行政区域划分，分为省、地市级和县级三个层次。其中，在省、地市级的供电企业有专职档案工作者并且设有档案室。其中，人事档案、供电合同客户档案的整理、保管和利用又分别由相关部门负责管理并设有单独的档案室。经过系统地管理与整合，基本实现了档案的集中管理。县级供电企业的档案一般由办公室人员兼职管理，不设专门档案室。
供电企业档案的管理者对档案工作十分重视，实行统一管理，并给予支持，将档案管理包含在企业发展规划中，实施有针对性的管理工作，定期评估；档案管理网络体系相对完善，档案工作责任人分工较为清晰；档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要。尤其是科技档案管理人员，所有工程项目开始时，编制《工程验收资料大纲》，跑工地、变电站跟踪各个基建项目实施，在做好本职工作的同时，积极指导基层单位、施工方的档案管理工作；督促、指导和规范企业各部门归档工作，有效地保证了各类档案的齐全完整；协助基层档案室进行档案工作达标，形成了以局办综合档案室为主体的档案信息管理中心。
1.2 档案管理制度标准
自从1998年的国家城乡电网建设与改造工程地开展，档案数量大大增多，地方供电企业从那时起成立了单独档案管理部门。供电企业在档案法制建设，从管理层到普通员工，认真落实《档案法》、《保密法》与其他法律法规、标准和制度的各种形式地学习、宣传，档案法律观念逐步形成。从国家档案局、国家能源部到省级档案局行政机构、从南方电网总部到省级电网公司档案管理机构，都根据档案工作开展，颁布一系列的管理制度和措施，如《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等20项。国家有关行政部门对供电企业档案管理定期检查、实时监督、指导管理。随着供电企业档案工作的开展，企业的档案制度体系的建立健全，文书档案、财务档案、科技档案工作标准以及档案的借阅、销毁、保密、图纸修改等规章跟进完善。上级管理层，还不断根据新的企业信息管理发展时代性要求，结合企业自身特点，出台了相应档案管理制度和标准，确保档案管理工作的一致性。
1.3 档案管理工作
随着供电企业的建设和发展，档案基础业务建设进步明显，取得了许多成绩。作为企业工作的基本组成部分，企业领导和相关部门对档案工作也十分重视，建立了完整的档案管理组织结构。局办设立综合档案室，负责全局档案管理工作以及对各部门、供电所的指导监督，规范档案管理。明确了档案室工作职责和岗位职责，设置了档案归档范围及整理要求。在国家档案目标管理和档案工作规范化管理等级评审的督促下--基础设备齐全，档案管理水平提高，档案专业人才增多，企业档案编研成果显著。地市级供电企业综合档案室普遍配置了基础设备。县级供电企业档案室的硬件条件也按照评审标准达标，得到了明显改善。
2 供电企业档案信息化建设现状
目前，根据调研了解情况了解到，供电企业档案信息化，现处于半自动化阶段（部分计算机完成，部分人工完成）向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。朝着"文档一体化"、企业局域网档案全文存储与检索方向迈进。
在企业档案信息化标准制度建设方面，供电企业根据国家档案局下发的文件，根据自身企业档案管理工作情况，制定了许多相关的工作规则、标准。如：《南方电网公司总部档案管理制度》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（2010年）、《中国南方电网公司档案工作评估办法（试行）》等。并定期组织相关人员培训，反馈工作存在的问题和提供工作改革建议。
自九十年代中后期，企业信息系统的整体规划纳入了档案信息系统，实施企业信息系统的统一构建，进一步促进了档案管理的信息化。从2005年开始，供电企业就基本运用了企业档案单机版的档案管理系统。目前，系统管理方式升级后，又拥有与OA对接的网络版集中档案管理系统。另外，企业营销合同档案、人事档案各自有自己的库房和单机版档案管理系统。
3 供电企业档案信息化建设存在的问题
近年来，供电企业传统档案的数字化工作进展迅速，供电企业档案工作者在信息化建设中取得的成绩不容质疑。但是，一些深层次的问题逐步浮现，与实际工作矛盾也已经显现出来，如：
在档案信息化基础建设方面，档案数字化程度不够，对信息系统产生的大量存量数据，没有实施统一管理的中长期安排，管理层颁布标准不统一，不时出现朝令夕改现象，造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准，形成“档案信息孤岛”，而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实，一面是信息资源的大量浪费，另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”；档案信息管理系统不时更换，往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成，又有新的系统投入使用，造成了极大的资源浪费。
在档案利用需求方面，供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位，被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识，而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围，淡薄的服务意识，有限的服务能力。档案利用率低、利用形式方式单一等等，影响了档案利用工作开展。基层专业人员的匮乏，无法做到档案信息即时录入和资源共享。使得企业档案工作者整天围着计算机系统，成为了一个信息录入者，总是被动接收、被动服务，无法满足利用需求，没有精力放到档案编研开发利用工作中，档案编研的困窘局面并无根本性改变。
另外，在档案信息检索能力方面，部门供电局拥有自己的档案服务网站，检索能力不断提升。但企业现拥有的信息技术软件，对实体文件的有效识别水平不高。同时，档案管理人员信息化业务素质也不高，过于依赖档案管理系统开发人员，而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制，一部分资源的全文检索目前难以实现。
4 结束语
总之，档案工作要充分利用档案信息化带来的转变契机，变革管理方式、模式、工作思路。不论是从观念认识上还是实际工作环境中，伴随着档案意识地不断提高，档案服务能力不断拓展，使档案工作更加深入企业工作核心，为供电企业信息资源建设、发展战略提供决策支持。
1科研物资合同管理职责
国家电网公司系统合同管理办法中规定了合同承办部门需要履行的管理职责，主要如下：组织合同项目谈判；起草合同文本；负责合同文本审查会签的流转；办理授权委托申请；监督、组织合同履行；负责本单位合同统计，保管合同档案；保管合同当事人主体资格和资信证明文件；指定合同承办人。
2科研物资合同管理特点
科研物资合同管理和普通的商务合同管理有着很大的区别，因为科研物资合同受到一些因素的制约，如科研生产的复杂性、保密性、不确定性、专业性和知识产权归属等。科研物资合同的形式多种多样，科研物资合同的管理必须规范才能防止合同风险，降低电力企业的成本，进而提高经济效益。
3科研物资合同管理存在的问题
3.1对科研合同的风险意识认知薄弱
不少科研工作者缺乏对科研合同的法律风险意识的认知，这就导致了他们无法在现实化的法律风险途径中有效维护制定双方的权利和义务。另外，对科研合同的风险意识认知薄弱在客观上导致了自我利益保护的薄弱化。
3.2科研合同签订环节缺乏合同风险意识
在科研合同签订之前，没有对对方的经营效益、研发能力、履约能力等情况进行详细地调查和了解，仅仅是为了争取“合同”而签合同，合同签订以后，在合同履行的过程中才发现对方并不具备完全履约的能力，这就导致了签订的合同半途而废；合同签订的双方都是依据签订的合同去取得权利并履行义务，有些合同签约人并没有透彻的理解合同中的定义和各个条款，这就导致了合同的签订并不标准，存在一些风险；科研合同执行周期一般较长，一些签订完毕的科研合同没有被及时交到合同管理部门，这就导致了合同管理台账的建立不及时，合同管理部门无法动态跟踪合同的执行情况，因而无法有效地管理合同。
3.3科研合同在管理上存在纰漏
科研合同的风险不仅存在于制定过程中，还存在于履约过程中。企业中对于科研合同的管理一般是传统化方式管理，缺乏体系化的调控手段和监管体制，因此科研合同的履约过程无法得到有效地管理和监督，有些合同在签署以后，后期的审查流程缺失，导致合同失去了执行意义。企业科研合同在管理上的缺失会导致原本该追究的合同权利丧失了最佳的诉求时间，因而合同风险无法及时得到解决，给企业的自身利益带来了损害。
4科研物资合同管理规范
4.1加强、完善物资合同管理制度
一个合同的正式订立，要经过一系列过程，如资信调查、当事人谈判、合同文本起草、合同审核、合同签署等。合同订立以后，还涉及合同的履行过程，另外，由于各种条件的变化，还可能会涉及合同变更、合同解除、合同纠纷的处理等问题。合同既可能给企业带来经济利益，也可能会给企业带来损失和麻烦。目前，市场经济中也发生过一些案例，有些企业因为合同管理不规范，签订的合同中存在一条或多条漏洞条款，给企业造成了巨大损失，甚至导致破产。因此，企业必须加强科研合同规范化管理，高度防范企业经营风险，使当事人的合法权益得到有效保障，提高企业的经济效益，这就要求企业依据国家有关法律法规，建立和完善各种科研合同管理制度，保证合同管理的各个环节都有据可查，有法可依。
4.1.1供应商管理制度
合同管理部门应根据本单位对外签订合同的性质，涉及的产品或服务的质量要求，制定相应层级的供应商管理评审程序，另外，合同管理部门还要对招投标相关单位的一些信息进行全方位评价以及审核，如主体资格、资信财政状况、履约能力等，尽量避免在招标谈判中忽略细节、核心内容等问题，在完成供应商信息审核的基础上建立合格供应商名单，以便进行管理。
4.1.2合同会签制度
合同会签制度一定要规避越权签署合同的情形，应该根据单位的实际情况，分类制定合同的会签程序，对于重大的合同，由法定代表人进行签署，对于一般事务性合同或数额较小的合同，则可以由被授权的业务部门进行签署，另外，经过指定部门签字流转后的合同才能生效。
4.1.3合同履约管理制度
合同的履约需要科学合理的物资供应计划，在合同的履约过程中，根据物资需求、供应商生产情况等实际情况的变化，合理地调整物资供应计划，保证物资按期交货；另外，为确保供应商按照供应计划完成生产，合同管理部门应该动态跟踪供应商的生产状况，并形成生产进度报告，确保物资按期供应；物资到货以后，合同管理部门应联系物资需求部门，一起验收货物，如果在验收的过程中发现了问题，及时与供应商联系并协商解决；建立合同履约台账，及时跟踪合同履约情况，监督合同执行过程。
4.1.4合同纠纷解决办法
合同签订双方对于因合同及合同有关事项发生的争议应该本着诚实信用原则，通过友好协商进行争议的解决，经过友好协商无法解决的争议则提交至仲裁委员会进行仲裁，或者向人民法院提讼。
4.1.5合同变更管理办法
由于受到许多不可控因素的影响，一些物资合同在履行的过程中会出现变更。一是对于设备类物资，在物资的单价和规格参数不变、合同签订数量和金额增加的情况下，如果合同金额的增加超过50万，在需求单位领导审批以及原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；如果合同金额的增加小于50万，则在原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；二是对于材料物资，在物资单价和规格参数不变、合同签订数量增加的情况下，如果合同签订增加的数量不超过原合同规定数量的15%，则在原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同；三是合同物资型号变更，这种情况需要重新纳入物资采购计划，在需求单位领导审批以及原合同会签部门审签完成之后，由需求单位和供应商签订补充合同。
4.1.6合同档案管理制度
合同的档案管理包括了合同文本归档、合同保管、合同登记和合同统计管理。在合同的执行过程中，合同管理部门应该及时对合同从签订到履行过程中产生的相关资料进行备案、归档。以便在合同纠纷出现的情况下尽快收集取证，进而维护自身利益，减少经济损失。
4.2创建完善的物资合同管理体系
科研合同管理体系能够实时反映合同的进展情况，能够保证科研管理部门动态监督合同的全过程，另外，信息化合同管理体系具有智能化和高效化等优势，节省了纸质审批的人力物力资源，使合同管理的效率得到了很大提高。在信息化合同管理体系中，合同在网上进行立项并完成审批流程，缩短了科研项目计划统计上报工作的时间，合同信息均集成在系统中，业务主管和各审核人员能够在系统中全面了解合同信息，一线部门可以在系统中动态跟踪项目进展，提高了合同信息的准确性、时效性和共享性，增强了监控力度，另外，工作效率也大大提高了。实现合同管理与招投标的同步，合同管理人员要积极参与招投标过程，及时了解招投标的情况，另外，合同管理人员要与招投标负责人一起审查相关招标文件并提出可行性建议，招投标负责人根据建议对招投标内容进行适当调整，减少、避免不规范、不合法的行为，使企业的利益得到保障。在招标的全过程中，招标负责人员应积极配合合同管理人员，共享相关招标文件，促进招标工作顺利进行，提高企业的效益。完善招投标的制度体系，依据相关法律法规，建立招投标的制度体系，规范和约束招投标过程，避免招投标过程中出现不正当竞争行为。明确招投标的细节实施法则，推动招投标工作的合理性、标准性、科学性和规范性，避免合同条款中存在字里行间的歧义从而引发其他问题造成经济损失。另外，应建立有效的监督管理机制并做好严格地审查工作，杜绝在招投标的过程中出现恶意招投标和评标不公平等行为，使招投标当事人和企业的利益得到保障。完善合同管理的体系。应该设立相关的职能管理部门，对合同的过程进行有效地监督和管理，并对其他管理部门履行义务的情况进行监督，动态跟踪合同的履约情况并进行汇总。强化科研合同管理队伍建设。科研人员法律意识的缺失导致了科研合同管理工作中存在风险，因此要对科研合同管理人员进行培训，另外，还要做好对科研人员、行政管理人员的科研合同知识普及教育，使科研人员和管理人员的法律意识和合同管理意识得到提高，进而自觉地依法办事，保证科研合同管理工作顺利进行。
5结束语
只有科研合同管理规范化才能保证技术交易、成果转化顺利进行，电力企业科研合同管理人员一定要对合同实行全过程管理与监督，保证科研合同管理的规范化，促进电力企业健康发展。
参考文献：
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[2]王淩燕，徐和平.科研合同担保缺失的风险与防范[J].安徽广播电视大学学报，2015，（4）：21-25.
（一）合同签订主体混乱，缺乏合同管理机构
高校合同管理涉及的多个部门，如基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工等）牵涉到基建处与后勤管理处；资产出租出借、对外投资牵涉到后勤管理处；物资设备采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购牵涉到资产设备处；教材和图书资料（含电子图书资源）采购牵涉到图书馆；合作办学牵涉到招生就业管理处；教科研的横向课题牵涉到教科处；校企合作牵涉到各系部等等，造成谁都能以部门名义对外签合同，一旦出现合同纠纷，谁都不承担责任，谁都负不起责任，最后由学校承担责任，同时多部门对外签合同，往往给合同的收集、归档管理造成了难度，给学校财务管理带来了风险和损失。如我校仅中国移动的捐赠合同就分别与学工处、团委、招就处、后勤与产业处、信息中心签订六个不同内容的合同，十分混乱，缺乏合同管理的主体，给学校的利益带来了损失。
（二）合同缺乏流程管理，内部牵制不到位
合同管理是全过程的系统，合同的管理分为制度、流程、表格、文本、档案几个方面的管理，流程管理又分为合同准备阶段管理、合同签约管理、合同履约管理、合同履约后管理。合同从订立前常出现对对方单位资质和履约能力审查不够；合同签署中出现合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签，重大金额没有经过律师对合同主要条款的审核等；合同签订后出现没有部门能监督合同的履行情况，如合同是否按时完成，完成的质量如何，是否有合同纠纷发生等；合同履行结束后，没有主管部门将合同全部收集归档、妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料等等，结果给学校造成不必要的财务风险、税务风险以及法律纠纷等。
（三）合同文本混乱，缺乏规范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主体机构，合同大多由各合同承办部门签订，合同的格式五花八门，专业性差，往往忽视违约责任、争议解决等条款的约定，导致最终给学校带来利益损失。如有些合同仅限于口头搞“君子协议”，不签订书面合同；有的即使是书面合同，也不注意合同中的一些主要条款的约定及违约处理的约定；更有甚者为了便于应付管理部门的审查,对于同一个项目,往往还要签订 “正规合同” 和“私下合同”两份,“正规合同”形式正规,内容合法,但双方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完备,实际上属于不平等合同,会给高校的利益带来很大损失,并容易造成合同纠纷。
二、高校合同管理规范化的具体措施。
（一）加强法制观念，重视合同管理人员的培养
1、高校领导应充分重视学校的合同管理，加强对合同的宣传和教育力度，强化全校教职工的合同意识和法制观念，举办关于《合同法》、《专利法》、《科技合同法》、《商标法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规讲座，使教职员工能够熟练地使用这些法律法规，这样就能支持和理解合同管理工作，自觉遵守规章制度。
2、合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作，因此对合同管理人员的选择和培养显得尤为的重要。学校可以根据实际情况，定期或不定期组织合同管理人员进行合同相关法律法规知识的专业培训和职业道德培训。通过培训使合同管理人员掌握合同订立与管理的技巧，培养其职业素养，促使高校合同管理人员的业务水平不断提高，保证合同的签订质量。
（二）建立健全合同管理制度体系建设
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校对各类合同的签订、履行和管理工作的规范，是全面推进依法治校，切实维护学校合法权益内部合同管理的基本准则。在制度中对合同管理的机构以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、变更、纠纷、责任等每一个工作环节均做出明确规定，明确对于涉及经济内容的合同，达到规定金额的项目必须经过正常的招投标程序后，才能进入合同签订程序，规范签订主体，严禁以职能部门或院系名义对外签订合同。
2、要建立与合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不够的，还必须对合同运行全过程的各个环节进行细致、深入的规定，使每个步骤的开展都有据可依，并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、资信调查制度和信用管理制度、合同授权委托书管理制度、合同履行及纠纷处理制度、合同基础事物管理制度包括合同专用章管理、合同台账登记、合同档案管理等。
（三）建立全过程流程管理和内部监督机制
1、合同准备阶段。首先签约前要对初次签约主体资格进行调查，所有合同在签订前需要重点调查合作方有无签约主体资格，了解其资质、履约能力、既往的履约信誉等。重大合同在签订前需要聘请专业人才进行详细的专项调查并制作调查报告。其次对有过合作关系的单位，平时要建立履约、信用档案，建立不良记录的信息管理制度，对列入不良记录名单的应限制其参与学校的相关经济活动，通过对客户的资信信息、资信档案、信用状况、信用等级进行严格的制度化管理，最大限度地控制客户的信用风险。
2、合同签署阶段。合同签订中首先规范合同文本。尽量采用国家相关部门统一印制的格式合同或合同示范文本，规范合同文本，有利于明确合同主体的责任和合同争议的解决，减少合同履约过程中的争议。其次规范合同审批流程。每项合同的签订应由承办部门提出，合同承办部门应就合同主要条款、可行性及风险进行全面审查，合同的审批流程分别经过财务处、纪检审计处、学院办公室等部门审核合同的相关条款，建立合同会签制。重大合同还需经学校法律顾问审阅，主要对合同文本进行合法性、规范性审查。实行合同会签审批流程，对每份合同的签订，层层把关，责任到位。再次规范法人授权委托制度。高校对外签订合同, 应由作为法定代表人的校长或其委托人进行。未经授权, 任何人不得以学校名义对外签约,杜绝职能部门或二级院系以本部门、本单位名义对外签约。
3、合同履行阶段。对合同实施动态化全程监控。首先合同签订后，合同承办部门应当对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理，发现问题及时处理。其次合同管理的核心内容就是抓好执行环节的财务控制，财务部门应该严格按照合同的条款办理结算手续，把好合同结算关，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。
4、合同履行后阶段。首先做好合同基础事物管理，进行日常的合同台账登记和合同档案的信息化管理，并及时进行合同评价分析。合同签署后，合同管理部门应及时将合同资料归档，妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料，实现合同档案的信息化管理，同时适时引进合同的软件化管理、使其能进行网络化审核，规范化的管理，也便于合同信息资料的收集、整理、存储、处理、分析和使用。其次纪检监督部门要检查合同管理制度的执行情况，每年对合同进行年检，检查合同的签订和履行情况。通过检查可以发现问题，分析寻找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取针对性的措施，保证合同的正确履行，提高合同的履行率，避免和减少合同纠纷。
合同的规范化管理，实际上是把经济监督关口前移，用合同管理的方式去规范、约束经济行为，避免了经济活动中由于缺乏法制观念给学校造成的不必要损失，由于校内各职能部门全方位的参与，形成了监督的机制，增强了经济活动的透明度，有效地抑制了腐败行为，加强了党的廉政建设。学校应当把依法治校与加强学校管理、提高学校竞争力和维护学校自身合法权益有机结合起来。建立和完善合同管理，加强法制教育，提高法律意识，是高校完善合同管理，依法治校的必然产物。
[关键词]高校；基本建设；档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.108
[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
0 引 言
近些年来，随着我国高等教育事业的快速发展，我国对高校的基本建设工作提出了更高的要求，许多高校新建、改造项目不断，基建任务十分繁重，同时在基建管理和基建工程项目开展过程中，也产生了大量的基建工程档案资料。这些资料不仅仅是工程建设过程的原始记录，为基本建设项目建成后顺利交付使用以及为工程项目将来的维修、管理、改造、扩建等提供了重要依据，同时也记录了高校建立、发展、演变的宝贵历史过程。
《建设工程质量管理条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各个环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”做好高校基建档案管理工作不仅仅具有重要的现实意义和历史意义，同时也是国家法律要求建设单位必须履行的义务。
1 当前高校基建档案管理现状
目前，我国高校的基本建设档案管理模式一般有两种，一种是由高校建设部门自行整理保存基建档案资料，进行日常的使用管理；一种是由高校建设部门在项目结束后，整体移交至高校档案馆统一归档管理的模式。这两种管理模式在实际操作中各有利弊。
由高校建设部门自行整理保存基建档案，优点是建设部门专业对口，业务熟悉，整理档案效率较高，同时档案存放在建设部门十分便于日常查询使用；缺点是建设部门往往没有档案整理的设备和档案保管的专业空间，缺少专职人员完成大量的档案整理、组卷、归档工作，档案整理归档往往不及时、不规范，且保存质量较差。
由档案馆统一整理保存基建档案资料，优点是档案资料组卷、编号规范，有良好的保存条件和专业维护人员；缺点是非专业建设人员整理档案对档案的熟悉度不够，整理效率不高，容易造成重复工作，此外，还有建设部门查询使用不便、移交材料可能不齐等问题。
2 高校基建档案管理工作难的原因
高校基建档案管理工作的难度主要是由高校基建档案本身的特殊性所决定的。
2.1 专业性强，行业特点十分鲜明
基建工作是一项专业性很强的工作，体现在基建档案上就是按照一个建设项目的时间顺序，大体共分为9大部分，分别为立项资料、设计资料、前期管理资料、招投标资料、合同资料、施工管理资料、材料设备管理资料、竣工验收资料和基建财务资料。其中，施工管理资料一般又分为土建工程竣工资料、给排水竣工资料、电气（强弱电）竣工资料、通风与空调工程竣工资料、消防工程竣工资料、装饰（幕墙、内装）、钢结构工程竣工资料、电梯工程竣工资料、室外工程竣工资料以及监理单位有关质量事故报告及处理意见等部分。而每个竣工资料部分又分为开竣工报告、图纸会审纪要、设计变更通知单、技术核定单、工程洽商记录、原材料材质证明、试验记录、质量事故处理记录、分部分项工程验收记录以及竣工图等很多小项。又例如，前期管理资料中包含诸多前期审批、许可资料，如项目选址意见书、规划许可证、用地红线图、建设用地批准书、规划设计条件通知书、环保审核意见书、文物审查意见表、排水审查意见表、消防设计申报表、白蚁防治表、防雷检测表、人防审查意见、市政审查意见、园林审查意见、施工许可证以及建设工程质量监督书等，收集整理归档内容繁杂、专业性要求很高。
2.2 建设周期长，且对资料完整性要求高
高校基本建设项目从无到有，从立项到竣工交付使用往往要经历较长的周期，少则半年、一年，多则几年，甚至有的酝酿时间较长的基本建设项目从立项到最终建成会经过十几年的时间。完整保存好每一个阶段的建设资料十分艰巨，这既要求建设部门有着完善的管理体制和制度约束，又要求建设工作人员有着良好的工作习惯，这对业务工作原本就十分繁重的建设部门来说，是有一定难度的。
此外，长周期的建设项目结束后，对基建档案资料的完整性要求很高。建设过程中不同阶段的必要资料一样都不能少，尤其是一些十分重要的资料必须全部收集归档。同时，由于每一个建设项目都具有自己的特点，很多资料又是不必要的，例如在施工过程中设计发生了变更，便会产生设计变更通知单，没有变更就不会产生，所以每一个项目的变更通知单都是无法估计的，必须以事实为准，这导致基建档案资料的完整性很难把握。
2.3 原始纸质材料较多，数字化难度较大
基本建设档案资料几乎都是在基本建设过程中产生的，包含大量的原始文书、签字、盖章原件，具有唯一性。数量庞大的原始纸质材料直接导致基建档案数字化管理的难度和工作量加大，其中，大量大尺寸的图纸对扫描、输入设备的要求较高，这些都制约着基建档案的妥善保存和后期的使用查询。近些年，很多省级、市级的城建档案馆会投入大量的资金、人力、物力，推动基建档案的数字化处理，并通过建立网上管理系统、利用大尺寸扫描仪等方式，将纸质档案信息转化成数字化档案信息，且取得了较好的效果。但作为高校来讲，投入如此大量的资金、人力、物力进行基建档案的数字化管理还是具有一定难度的。
3 高校基建档案管理工作的改进措施
3.1 改进高校基建档案管理体制，做到专业、专人、专注
基建档案管理工作是一项专业性、持久性、系统性的工作，它要求工作人员既要有档案管理方面的专业知识，又要有建设项目管理方面的专业知识，还要具备良好的观察、分析、识别、归纳能力，同时还要爱岗敬业、细致严谨，具备强烈的责任心和事业心。而作为一项工作量很大的工作，必须要尽量安排专人专职负责基本建设档案的收集、整理、归档和保存管理工作。具体到高校基建档案管理，就是要改进高校基建档案管理体制，做好学校建设部门同档案管理机构的衔接、沟通，一方面避免档案馆统一管理带来的专业性不的弊端，一方面又要避免建设部门管理规范性不强的弊端，只有充分扬长避短，才能高效、系统、完整的管理基建档案资料。
3.2 充分认识工程建设档案的长期性，实行“动态管理”
一套完整的基建档案的形成周期较长，资料繁杂，且涉及面广，事后核实困难，因此，需要基建部门的档案工作人员在项目建设之初就及时建档立案。档案资料的收集必须与工程建设同步进行，注意对工程进展中产生的资料进行核实，对不符合规范要求的要及时更正、补充，保证文件材料的可靠性、完整性和准确性，及时整理归档，最大限度保证档案资料的完整性和质量。随着工程竣工并交付使用后，由于各种原因，建筑物的维修改造不可避免，这时原有的基建档案便对维修改造提供了直接参考，同时，档案管理者还应注意对改变的建筑物资料进行及时的收集整理和归档，记录好变更内容，使学校的基建档案得到不断的充实和完善。
3.3 提高对基建档案管理的重视度，加大数字化建设投入
高校基建档案具有重要的现实意义和历史意义，是学校的宝贵财富，相关人员要充分认识到基建档案的重要性，加大对基建档案管理工作的投入力度。在信息化高速发展的今天，数字化管理有助于资料的保存、分类、查阅、统计和使用。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理人员从传统的“手工劳动”中解放出来。对于基建档案来说，如果能充分利用计算机技术实现基建档案的全面数字化管理，把长期摆放在档案盒里的纸质资料解放出来，把档案馆、基建档案资料室变成网上的高校信息资源利用中心，这对高校的建设发展会产生巨大的促进作用。
主要参考文献
1、 高速公路建设项目管理简介
1、1项目管理概述
项目是指在一定资源（投资、材料、施工机械等）约束下，为实现特定目的而进行的一次性任务，它具有整体性、一次性、目标性、生命期属性、资源约束性、渐进明细性等特征。
项目管理与项目的概念相对应，是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的目标，通过特殊形式的临时性组织运行机制和有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。
1、 2业主在合同管理中的作用
我国的高速公路建设市场，正在全面推行“项目法人责任制”、“招标投标制”、“工程监理制”和“合同管理制”，按照市场经济原则和现代化企业制度进行工程管理。作为投资主体的建设项目业主，既是资金的持有者又是建设项目的所有者，按照项目法人责任制原则、不仅要对项目建设的过程负责，还要对项目建设的成败和项目运行的好坏发展；既要负责筹措项目的建设资金，还要对建设过程、生产经营及还款付息，直至发挥投资效益承担责任。俗话说，一个事业的好的开始是成功的一半，项目建设的成败在很大程度上影响着工程投入运营后效益的好坏。项目采用招投标选择承包单位，用经济合同约束双方的实施行为，聘用可靠的监理工程师负责合同履行过程中的监督、管理、协调工作，这些都是建设过程中有效的保证措施。
1、 3业主合同管理的任务
业主必须依法确定与承包商这间的经济权利和经济义务关系，并通过签订工程建设合同的形式将这种关系进一步的确立。有关法律、法规是签订合同的重要依据和保障，严格履行与科学管理工程建设合同，是业主控制工程投资、确保工程质量的重要手续。业主对于合同管理的另一项任务就是通过加强合同管理，防范和减少合同纠纷。合同条款是公路建设当事人实施合同管理的法定依据。这就要求甲乙双方在签订有关合同时，应该就合同条款内容进行认真研究、推敲，力求条款内容完善、词句严密、签订合同程序合法，双方的权利和义务明确。合同上认真地按照有效合同履行其职责，达到预防和减少合同纠纷的目的。
2、实施高速公路建设业主方合同管理体系的意义
2、1高速公路合同管理规范全面性的要求，现阶段合同管理的研究还处于合同履行情况的管理，项目前期管理与施工合同管理联系还不够紧密，还缺乏全过程管理，全过程参与，全过程控制。
2、2严格加强合同管理，以合同作为以确参与方权利和义务，能防范减少合同纠纷，能提高合同管理的深度，是加强投资控制的需要。2、3也是有利于提高高速公路建设参与方素质，增加各方竞争力的需要。
3、现阶段业主合同管理系统建立的必要性分析
3、1规范的合同管理的需要：业主专业人员需要对招标合同相关条例的审核：建立专门系统的合同管理班子，如合同的签订严谨性不大，易为合同的顺利履行留下隐患，使业主陷入被动境地，甚至给项目造成很大的损失。
3、2现阶段合同管理停留在“重签订轻履行”阶段的情况了；合同的签订具备了完善的顺序，但合同的履行缺乏必要数量的管理人员按照合同的条款对项目履行情况进行检查，形成对合同管理工作不够重视局面，致使业主直到出现问题才发现原来合同早有上述规定，工程的损失却无法弥补。
3、3业主合同管理职责落实到位要求，档案管理部门与合同管理人员之间的工作关系必须调整好，档案管理人员若干没有及时向合同管理人员提供合同文件，合同管理人员也不主动向档案管理人员及时移交合同文件资料，往往容易造成合同管理工作的被动和不到位。
3、4业主对合同管理全面控制，动态管理的要求，对于实际情况的变化，原先签订的合同条款不适合新发展的情况，这就需要业主合同管理人员具备全面控制，动态管理的意识，全面的对合同进行管理，包括业主与中标人签约后合同管理人员根据项目实际情况的变化就项目出现的新情况对原合同条款进行补充与修正以适应新情况。
4、合同管理体系建立的内容分析
根据高速公路项目管理的实践，其合同管理体系的主要工作归纳以下几点：（1）制定订立合同的策略，包括确定合同方式，设计合同体系，选择合同条件，准备合同草本。（2）组织招标文件的编制，组织招标，组织合同谈判和订立合同。（3）建立、健全合同管理制度和管理程序。（4）跟踪合同执行情况，审核支付申请。（5）分析和处理合同变更，对照预算进行控制对各种合同条件和技术要求变化引起的争议进行商务处理。（6）分析和处理索赔，预见潜在问题尽量减少索赔事件。（7）建立合同档案和信息系统，负责合同信息处理和档案管理。
5、合同管理需要先进的合同信息系统
为加强和规范高速公路工程项目合同管理与投资控制的工作，便于各层次管理及时、准确、动态的掌握工程各阶段进度和投资状况，应建立网络环境下的标书管理、合同管理、变更管理、计量支付、投资分析和通信管理六个模块，实现标书生成、设计变更、计量支付、投资分析数据的计算机处理并在网上共享，提高工程管理水平和工作效率。
5、 1规范清单及变更管理：该系统可为用户提供了动态化、全面化的清单管理功能，通过此功能，业主可以更全面、更清晰的掌握整个工程的实际情况。对中标清单“暂定金额”计算进行了改进，可设定不参与计算暂定金额的清单项目，并可对暂定金额比例进行调整，同时，用户可以在清单项目选择的时候方便地选取需要加入的项目。在变更管理中实现了一般、重大变更均可做数量、单价、新增合同项目变更。
5、 2加强计量支付管理：鉴于以往工程施工过程中，计量支付业务不规范，给业主计量支付带来很大困难，包括报表格式不统一、监理审批过程繁琐、业主监控手段不完善等。在系统中，清单项目计量从每个凭证开始输入，热后汇总成中期支付证书；提供现清单中没有的项目的暂计量功能（指已按照变更通知要求做，但设计变更手续未批复的项目，按暂定单价和数量计量）；暂定金额中列支项目：补贴、材差、优质优价，仅在计量支付模块中输入，不需在变更管理中输入；同时提供了预付项目中的动员预付款与材料设备预付款支付与扣回功能；手工输入保留金，当金额达到保留金的限额时用对话框提醒用户注意，在输入计量项目准确性和及时性，使历史数据的查询变得快速、有效，同时，利用系统适时纠正了审核中存在的疏漏问题，当计量数据大于合同数据时，系统会自动报警，及时发现工程计量支付中的错误与疏忽，使对工程的计量支付更有效准确。
