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中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，项目档案验收水平也在发生着非常大的变化，当然不能落后，不能影响企业的管理建设水平，不能保障企业的权益受到损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现项目档案验收管理的逐步优化，促进档案管理向一体化发展，同时实现项目实施与管理更进一步发展。不能把项目档案验收管理与企业档案管理、项目实施与管理进行分类来管理，这样的话，不利于管理水平的合理化处理，也不利于项目档案验收过程中，人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费信息资源共享时间。为此，我们需要构建完善的项目档案验收管理机构，对档案进行合理归档、安全存放。
二、项目档案验收在企业档案管理的过程中起着非常重要的作用
（一）建立健全企业档案管理建设，完善管理制度
在项目档案验收的过程中，使得企业档案管理建设在不断地趋于完善，只有不断地强化建设，才能符合验收的标准，从而促使其过关。这也就在客观上逐渐地建立健全档案管理建设，完善档案管理制度法规，约束其向规范化、合理化、一体化、安全化发展。自然就会自觉地制定一整套严格的档案管理制度，让人们有法可依，时时刻刻约束着档案管理工作从业人员以及具体的操作人员，这样才能做到有理有据。毕竟企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位，为了加快企业管理的发展脚步，我们需要渐渐地加强对项目档案验收的力度，促进档案建设不断地优化，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高
开展项目档案验收工作，使得企业档案管理人员与验收人员之间的接触频繁，在他们的验收过程中就会提出一系列关于档案业务需要提升的问题，换句话说，也就在潜移默化中影响着企业档案管理人员业务水平的提高，为他们上了免费的课堂，使之逐步地完善档案管理知识，增加档案管理安全防范意识，并且在彼此交流与合作的过程中，更加拓宽知识面，如何防潮防霉、防盗、档案的安全存储、分类归档、备份等方面更加熟悉，能够在很大程度上促进企业档案管理人员业务水平的逐步提高。从而为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。
（三）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高
项目档案验收的开展，需要对企业档案管理的问题进行检查与验收，为了达到预期的安全效果，就要求企业档案管理人员对档案进行保存的时候，综合考虑保密安全、防潮防霉、备份处理、防盗系统、高科技信息储存等各方面的因素，把企业的档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，能够在很大程度上优化企业档案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于统一管理条件的优化，进而保障企业的权益不受损害。
三、项目档案验收在项目实施与管理的过程中起着非常重要的作用
（一）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化项目实施与管理
项目档案验收的开展，使得各单位为了实现档案验收工作的目标，加快自身项目实施与管理的步伐，严格按照国家规定的程序进行。对项目的实施和管理需要进行招标与监管，不能以各种理由而推脱，不去招标，如此长期发展下去，能够在很大程度上优化项目实施与管理。否则，一些项目的实施与管理没有经过严格的招标与监管，而是任意妄为，违法操作工程项目，那么就属于违法行为，可能造成一些无法弥补的损失，那样的话，就得不偿失了。
（二）项目档案验收的开展，能够在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高
项目档案验收的开展，使得各单位的相关部门加强改革与管理的理念，并且在平时，不断地催促相关人员进行档案工作的培训与学习，了解档案管理的知识，使得部门管理严谨而且规范，有一种无形的力量在鞭笞着他们不断前行，从而在很大程度上优化相关部门建设水平的逐步提高。
四、鉴于项目档案验收的重要性，我们需要不断地改革与创新
项目档案验收在企业档案管理和项目实施与管理的过程中，起着非常重要的作用，鉴于其重要意义，需要我们不断地改革与优化项目档案验收工作，具体可以阐述为以下几点：
（一）针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，需要对其进行及时地反馈与改革
针对项目档案验收检查结果中不尽如人意的地方，验收参与人员需要进行仔细地记录以及汇总，并且把需要改革的地方做出标记，然后将统计出来的资料分析，进行及时地反馈与改革、创新。在反馈与改革的过程中，逐步地优化验收工作的效果，改进验收途径，促使档案验收工作的逐步完善。
（二）逐步地优化项目档案验收程序，让各验收人员分工合作，共同促进验收工作的顺利进行
我们在进行下面档案验收工作的时候，需要逐步地优化项目档案验收程序，并且让各验收人员分工合作，各尽其责，那个人员负责那个验收工作，具体的记录、汇总等则另外安排人，这样分工明确的档案验收工作，将大大地提高验收效果，提高准确程度，从而共同促进验收工作的顺利进行。
五、结语
综上所述，我们了解到：项目档案验收在发展的过程中，不断地促使企业档案管理工作的发展与预防措施的不断改进；也使得项目实施与管理更加趋于规范化、完善化。因此，我们需要对项目档案验收进行管理，不断地优化档案验收方法，注重验收实效，并且对于档案验收的成果需要进行及时地汇总、反馈以及改革与创新，在推陈出新的过程中，逐步地完善验收工作，加强验收真实性，以此对企业档案管理进行客观地保护，为企业的发展提供完整的、准确的材料资源。并且快速地促进项目实施与管理的规范化、完善化、稳定化，使其为各单位的发展而不断努力。
参考文献：
[1] 朱海群.七六所国防科技工业固定资产投资项目档案验收机构资质[J].机电兵船档案，2007（4）.
[2] 周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007（01）.
[3] 卢东.对固定资产投资项目档案验收工作的思考[J].经营管理者，2009（09）.
2现阶段建设项目管理中的档案管理现状
2.1建设项目管理中的档案管理意识薄弱
现阶段，很多建设项目单位的档案管理意识比较薄弱，没有充分认识到项目档案管理工作的重要性。在建设项目管理中，总是存在一种"重建设、轻档案"的思想，建设单位的领导及管理层都没有认识到建设项目档案是整个建设项目管理的重要依据，对建设项目档案管理缺乏责任感。尤其是在建设项目施工中，因为建设施工的任务比较重、项目较多，所以建设单位的领导层都比较重视工程施工的质量与进度等，往往忽视了建设项目的档案管理工作，没有将档案管理工作落实到位。建设单位通常在建设工程快要完工的时候，将档案管理纳入每日议程中，这样就不能够保证项目档案的准确性与真实性，从而影响到日后建设单位对建设档案的使用，对建设工程质量不能完全保证。
2.2项目档案管理的机制不健全，运行机制不完善
在重大建设项目施工建设中，涉及到的工程参建单位会比较多，比如说建设项目的法人、施工、设计等工程参建单位。由于建设单位的项目档案管理机制不健全，档案部门虽然制定了一系列档案管理规章制度，但是存在着形同虚设的现象，在工程建设中没有形成有效的管理机制，使得建设单位对档案管理制度的执行力不够。再加上建设总承包公司对建设项目的档案管理任务分配不明确，不能够很好的协调档案管理工作，不能形成良好的档案管理网络，对每个职能部门的职责划分不明确，部门之间缺乏一定的沟通与配合，这样就直接造成了建设项目的文件材料管理不顺畅，档案的完整性得不到保证，最后对建设项目的档案收集、整理及归档工作造成很大的影响，从而影响到建设工程质量。由于建设项目管理中档案管理的运行机制不完善，在建设项目开始建设时，建设单位很容易忽视项目档案的管理工作，从而忽视建设项目各个环节中文件及资料的形成、积累以及整理归档的过程；还可能导致大部分的资料分散在各个分包单位，在工程竣工时，如果建设单位没有提前去收集档案资料，等工程竣工之后，收集这些资料的难度更是难上加难；还可能造成工程建设的监督不足，建设单位没有按照国家的档案管理规定进行整理，监督不力，致使建设项目施工的档案资料收集零乱。
2.3建设项目管理中的档案管理缺乏保障机制
由于建筑施工单位和监理很多时候都是采用比较灵活的用工制度，而项目档案管理经常会被认为是一项没有很高技术含量的工作，最后致使专职管理项目档案的人员越来越少。建设项目工程的档案资料比较多，而档案管理人员较少，使得一个档案管理人员兼职管理档案较多，人员流动比较频繁。现阶段，很多建设单位没有将比较重要的工程档案文件的形成、积累以及整理归档纳入到相关档案管理人员的职责范围，这样就很很容易造成档案资料的流散。由此可见，我国的很多建设单位在建设项目管理中的档案管理缺乏一定的保障机制，建设单位应该对档案管理工作予以重视。
3加强建设项目档案管理的具体措施
3.1完善建设项目的档案管理制度
档案管理部门应该根据本单位建设项目的实际情况制定一系列可操作的规章制度，对建设项目档案的收集、移交、整理等管理工作提出具体的要求，从而保证建设项目的档案管理有效执行。完善建设项目的档案管理制度，需要由建设项目单位带头建立项目档案管理网络，从而要求项目的施工单位、设计单位等配备专职档案管理人员负责项目建设期间的工程档案资料的收集、整理及归档。建设单位还应配备一个专职项目档案主管人员来负责项目档案工作，做好整个项目工程档案管理的统筹与协调工作，明确分配档案管理部门的职责，将档案管理工作真正的渗透到项目建设的每一个建设环节。通过建设单位的对项目档案管理进行统一领导、分级管理，整个项目工程的档案资料将会完全处于受控的状态，有利于建设单位对项目档案的收集、整理及归档，确保了项目档案资料的完整、准备。
3.2提高项目档案管理意识
在这个信息化时代，及时的信息能够对增强建设项目管理人员的档案管理意识。建设单位应该充分的利用报刊、电视等媒体，将与项目工程档案的有关的重要信息传播出去，建立一个档案管理信息化共享平台，通过法律的手段，对每一个建设单位的职责要明确，利用管理人员与系统的有效结合，从而增强建设单位档案管理人员的管理意识。现代建设项目工程的档案管理也需要与当地的经济发展相适应，建设单位应该加强对项目工程的关注，及时将有关信息化的有关消息反映到建设单位的管理层，管理层应该将这些信息化消息加以提炼，应用到建设项目的档案管理规定中，从而提高项目工程档案管理人员的管理水平。
3.3档案管理部门应当参加建设项目的竣工验收
对建设项目的工程档案审阅是工程竣工验收中的法定内容，档案管理部门应当参加工程的竣工验收，能够让档案管理部门充分认识到档案管理在整个项目建设过程中占有的重要位置，从而引起档案管理部门对今后档案管理工作的重视。对于建设项目验收过程中发现的有关于档案管理问题，建设单位的档案管理部门应该要及时的解决。档案管理部门要对档案管理坚持高标准、严要求，才能够在一定程度上保证项目档案的质量。
铁路建设项目档案除了具有原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征外，还有如下几个特点：一是科技含量高、保密性强。高铁技术目前在世界上处于最前沿、最尖端技术，很多国家还没掌握高铁的核心技术，有些建设项目档案资料还处于保密阶段。二是建设项目多、投资规模大。“十一五”期间，广铁集团管内就有33个建设项目上马，而每个建设项目投资规模最小都在几个亿以上，有的建设项目投资高达上百亿元。三是专业领域广、行业特征明显。铁路工程文件和档案资料包括桥梁、隧道、轨道、编组站、站房、通信、信号、电力、电气化、给排水等各个专业，也涉及力学、电子、声学、光学等多个学科。四是分散性和复杂性。铁路建设工程点多线长、中间环节多、涉及部门广内外协作关系复杂，造成建设项目档案资料收集难度大，而且数量多，整理十分困难。五是要求高、时效性强。由于铁路建设项目工期要求紧，项目文件和档案资料一经形成就必须尽快送到有关部门和维修接管单位，使项目档案在保管维修、竣工验收、改建扩建和审计稽查等方面发挥其特有的作用。
铁路建设项目档案管理存在的问题
一是参建单位法制观念淡薄，档案管理意识不强，对档案工作不够重视。有的建设单位（在建合资公司）错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案工作可有可无；有少数监理单位也认为，监理单位的任务是监督工程质量，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；有的施工企业负责人则错误地认为，施工企业的主要任务是完成施工任务，项目档案工作可以等工程竣工之后再进行整理。导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真卖性、原始性、准确性和完整性。
二是档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。在投资主体多元化的体制下，合资修建铁路容易造成档案产权关系模糊，管理主体职责不清的问题。有的在建合资公司（项目建设指挥部）不知道项目档案工作是项目建设中的一项重要工作，必须以在建合资公司（项目法人单位）为领导组织核心，对项目档案工作实行统一管理，负责对设计、施工、监理等参建单位的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，建设项目档案工作是上级档案部门的事。甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的在建合资公司既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。
三是投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够。铁路行业和地方档案管理工作的差异，造成铁路建设项目档案验收标准和要求不一致。铁道部由于管辖幅度大，无暇对边远省份、投资规模较小的建设项目档案工作进行全方位监管；各铁路局（集团公司）作为铁道部的下属单位和出资方代表，若铁道部授权委托不明确，则不能主动对新建合资公司项目档案工作进行检查、指导和监管，常常处于较为被动的地位；而地方档案行政管理部门则由于铁路建设项目档案专业性较强和铁道部已有固定铁路行业建设项目档案管理办法和标准以及地方投资比例相对较少等原因，对新建铁路建设项目档案工作也较少问津，使得合资铁路建设项目档案监管工作出现“缺位”的现象。
四是在建合资公司各门类档案未实行统一管理，造成个别类型档案资料缺项。除了建设项目档案外，有的在建合资公司对文书类、基建类、设备类、科研类、会计类档案以及声像类和实物类档案没有实行统一集中管理，而是分散在公司各个部门，没有统一的档案管理办法和制度。由于各部门平时不注意收集积累，没有及时进行整理归档，结果造成大量珍贵历史资料丢失。
五是建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过项目档案系统专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范i生。解决问题的措施和对策
1.提高认识，加强档案管理组织基础建设。各参建单位领导要高度重视档案管理工作，认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度、管理体制和工作程序。首先，要认真落实项目档案工作领导责任制。在建合资公司（建设指挥部）作为项目档案的组织、协调和管理主体，要明确分管档案工作的领导，由办公室（有的公司由工程部负责）负责全公司的档案工作，要按照项目所属关系，把项目档案工作纳入工程质量领导责任制进行监督考核，将项目文件的收集、积累和管理纳入项目建设工程计划，纳入各有关部门的职责范围和岗位责任制，加强检查和考核。其次，要配备档案管理机构和人员。在建合资公司要配备适应工作需要的专职或兼职档案工作人员，建立档案工作网络，健全日档案工作的组织保证体系。
2.建立项目档案管理约束机制，加强责任考核。为了确保建设项目档案管理工作落到实处，首先，在建设项目合同中要设立档案工作条款。要在合同条款中明确规定设计、施工、监理等参建单位对项目档案工作的责任和要求；在项目招投标和签订设让施工合同协议时，要明确规定设计施工单位项目竣工图的编制责任和完成标准以及项目文件的收集、整理、移交和违约责任；明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任，提交监理档案以及有关专项报告的责任。也可委托监理单位负责监督、检查项目建设文件的收集和积累工作。其次，坚持档案工作与整个工程建设实行“四同步”。为了保证项目文件的收集、整理、归档和移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，要做到：下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查工程项目计划进度与检查项目文件材料积累、形成情况同步；验收、鉴定工程项目成果与验收、鉴定项目档案文件同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。第三，将项目档案验收和工程评优活动有机结合起来。为确保工程项目档案质量，督促单位领导重视档案工作，可采取如下措施：档案质量（特别是竣工图编制）达不到要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的项目，不得评为优质工程；竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接；工程竣工档案验收不合格者，不能进行工程结算，并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。
声像资料的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。施工单位应将声像资料的形成和积累应贯穿到工程建设管理的各个环节，应加入到领导议事日程、工程建设计划和年终考核、本单位有关责任部门和有关责任人的职责范围。
1建设工程档案管理工作职责
总承包单位是建设项目档案管理工作的核心，是对整个项目档案管理负有组织责任、协调责任、指导责任、监督责任，只有总承包单位做好各参建单位的组织工作、协调工作，让各参建单位均明确在建设项目档案管理中各自的职责与责任，并履行自己的职责，才能确保项目建设全过程中档案工作的顺利开展。
2建设工程声像档案管理现存的问题
2．1声像档案采集设备存在“一高一低”的现象。“一高”是指声像设备数量多、品质高。随着社会的发展及原始记录累积工作的需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。“一低”是指声像设备管理水平低。“一高一低”的现象造成一些重要的活动、重大的事件、重点的时刻没能及时记录下来。2．2声相档案摄录人员中存在“一优一劣”的现象。专职的摄录人员在各自的单位中直接从事着声像档案的采集和积累工作，他们素质的高低直接决定了声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一优一劣”的现状。“优”表现在摄录人员队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“优”的一面;“劣”表现在摄录人员专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“劣”的一面。2．3归档意识不强，声像档案难以及时记录并完整归档。声像档案有很强的时效性，归档要求也很特殊。日常积累下来的照片档案没归档，且大量的照片与底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清;许多珍贵的照片，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值、利用价值，录音和录像的原始记录积累和归档情况更令人担忧。2．4建设工程声像档案管理状况发展不平衡，差距悬殊。经调查，本单位所属项目中设备管理、人员管理、声像档案管理都较为规范的有45个，占总数的6．8%;然而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位就有28个，就占了总数的62%，占比两极分化、差距悬殊。
3声像档案管理做法———地铁8号线项目
中图分类号：C93 文献标识码： A
声像档案具有收集、贮藏、整理和传递信息等多种特点，以一种生动活泼的形态出现在人们面前，让人们迅速接受并喜爱上这种形式。声像档案在火电项目中属于一个记录节目内容的重要载体，同时也是工程专题和反映工程背景资料的重要组成部分之一，为此各单位应积极努力的提高声像档案的有效性管理工作，以达到声像档案完整保存的目的。
声像档案的管理状态
1.1管理档案的意识不足
在声像档案的管理工作中未能充分认识到其对于项目整个过程记录的重要性，导致管理意识的薄弱，这也是声像档案管理混乱现象形成的重要原因。声像档案的时效性比较强，对于归档也有着不同于一般的要求，但由于大多数单位忽视了档案管理的重要性，未能及时将声像档案进行全面整理与归档，缺乏档案管理的意识，以至于丢失了许多具有很大意义的声像档案资料。根据调查数据显示，目前大多数单位仍存在着同一盘磁带以及同一盘碟重复多次使用的现象，从归档的角度上看，最初的录音和录像并没有存储起来。没有清晰的档案管理意识，也就无法及时有效的将声像档案进行完整归档【1】。
1.2声像档案维护设备落后
在现今科技急速发展的状态下，多媒体技术得到了普遍的使用，而声像也开始广泛出现在人们日常生活和工作中，但对于声像档案的管理仍是采用传统方式进行，也就是在具有许多其它档案的文书柜内存放声像档案，只有部分单位根据需要布置了声像档案专柜或是建立声像档案室，大多数单位还是沿袭着混存方式，不符合有关规定的防磁、恒温以及恒湿等存储要求，使得声像档案无法进行长期保存。
1.3声像档案管理方法不先进
在管理声像档案过程中，应根据周围综合性环境的需要，以音像资料为主要媒体，以项目重大的事件和活动为中心，积极主动的履行能反映整个工程的宣传义务。但由于声像档案不具备先进的管理方法，使得档案存储受到了严重的制约，导致每个单位在管理水平和管理能力上各不相同，部分单位没有建立声像档案管理设备和专职管理团队，而部分单位则是建立了声像档案管理设备，却无法对有声像档案和无声像档案进行统一的集中管理【2】。
1.4声像档案管理准则未完善
大多数单位在管理声像档案使没有健全的管理制度，使得档案无法进行统一的集中管理。管理准则的不完善，导致部分单位没有将有关制度贯彻落实好，难以起到应有的保护作用，而该举措造成了任何时候都可移交现象，也就是说各科室可以实行分散保管措施和个人保管措施，每年进行一次档案室的移交，这样极易产生无归档情况。此外，还有部分单位因声像档案管理无章可循，形成了随意、自由的处理状态。
加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加大宣传力度，争取领导与摄录人员支持
加大对声像档案宣传力度，充分利用网络各大力宣传声像档案的作用，让大家了解和接受声像制品是市场经济条件下新兴的档案载体。同时，作为一项社会性的事业，非档案部门也可以独家之力、朝夕之功建成。因此，公司领导、宣传部门负责人的重视是做好声像档案管理工作的重要保证。
（二）强化管理，制定声像档案管理制度
改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各归档部门也要建立相应的管理制度。规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案馆（室）统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向公司档案馆（室）移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）增强与档案部门业务联系，逐步提高摄录人员档案业务水平
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。另外，还要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案管理人员的有关专业知识和技能的培训，为摄制好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，应结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温度和湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）建议档案主管部门参与公司各类重大活动
针对企业重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保企业（项目）重大活动产生的档案（特别是声像档案）得以及时、齐全、完善地归档，统一管理，方便各方面利用。
结语
随着科学技术的迅猛发展，使得声音档案在管理过程中出现较为严重的混乱情况，在一定程度上破坏了声像档案的实际价值。因此，本文通过对声像档案的加强管理，说明了声像档案的管理工作在电视台中有着极为重要的作用和意义
参考文献
[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.
[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.
电力工程档案是指从电力建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。电力企业如何利用宝贵的工程档案资源并开展高效管理，使其更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。
一、电力企业项目档案管理的重要性
电力工程项目档案管理在电力企业的发展中占有举足轻重的地位，而电力项目档案管理又是电力企业管理工作中的重要环节。建设项目档案管理的主要任务是贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针政策、电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案与项目建设同步发展。落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有关单位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序，严格控制项目档案的齐全完整和系统准确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的规范性。执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、考核项目档案管理效果。为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。
二、项目档案资料管理要求
归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、治理、维护、改建的需要。完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设治理各项活动中的真实情况和历史过程。系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。
在管理过程中严格贯彻执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008国标、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》及企业档案管理标准是做好电力企业工程档案管理的基础，在工程建设施工中严格过程控制，按照电力工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的文件及时检查、审核，发现问题及时解决，查漏补缺，使施工记录做到真实、完备、及时，符合归档要求。
参照《业务规范》分类表所列的案卷内容分别组卷，一个卷盒放不下同一案卷内容的可组成若干卷，题名可写成×××（一），×××（二）等。归档文件材料应以原件归档，不使用复印件。如原材料的合格证、质量证明是复印件的，需加盖生产商或供应商的公章（红印），才能归档。管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件的排序及录入：
（1）工程联系单、设计变更单应按文件的编号顺序排列，逐份录入。
（2）设备卷内文件的排序：一个案卷有多个设备厂家的，应当把重大的设备排在前面，同一厂家和同一型号设备按说明书、合格证、厂家试验报告、厂家图纸、装箱单的先后顺序排列。说明书的版本、型号、厂家责任者一定要录入（如果说明书没有日期可按同一设备型号合格证或试验报告的日期录入）。
（3）竣工图纸要将工程图纸目录作为卷内第一份文件录入，竣工图的图号、设计日期、责任者必须录入。
项目的土建、电气部分由不同施工单位承建的，在产生相同分类号资料组卷时，施工单位之间要互相沟通，确定案卷的流水号的排列，即在一个项目下，同一个分类号只能形成一个案卷流水号。施工单位在参照《业务规范》中的分类表组卷时，对某些同一个分类号又同一个保管期限的资料，在资料很少的情况下，可将多个案卷资料组成一个案卷，但拟写案卷标题要详细清晰，体现卷内资料内容。
三、保持电力建设项目档案工作与工程建设的一致
电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作 。它随电力建设项目的开始而建立，又随电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程是同步的。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理，根据电力工程建设项目档案管理流程，从项目前期的准备阶段、项目过程的施工阶段到项目竣工的验收阶段（包括档案专项验收）来抓，即工程建设一开始就与开展档案工作同步进行；工程建设过程中要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。
四、强化档案管理的措施
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098
［中图分类号］G270.7 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02
1 项目档案管理的现状
1.1 项目档案管理普遍存在的问题
在项目施工过程中，领导、基层管理人员及施工人员意识不到项目档案管理工作的重要性，基层单位没有专职或兼职的档案管理人员。另外，各单位和部门之间缺乏相互的沟通交流，不落实档案管理责任，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才开始整理工程资料。种种因素，造成项目档案资料管理无序，资料流向不明，收集不齐全，组卷、归档的档案存在与工程实际不符的情况，给工程后继工作带来了严重的影响和无法估量的损失。
1.2 当前常见的项目档案管理方法
1.2.1 组建项目档案管理领导小组
建立由建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理等单位参加的联合项目档案管理领导小组。
施工单位建立以项目经理为主，技术员、施工员为辅的，负责管理好施工现场的施工图纸、设计更改通知单、施工更改设计、补充设计的施工图纸等档案资料的团队。
设计单位，由项目施工图纸的设计者和档案部门的管理人员一起负责施工图纸、文件、计算数据、会议纪要等资料的收集、整理。
监理单位，由现场监理负责施工现场的各种文件、资料，图纸等管理情况。
建设单位（业主）以合同为依据，以经济为杠杆组织协调各单位，建立健全项目档案管理工作的各项规章制度，明确各方责任。明确工作范围，明确归档时间，责任落实到人。
工程从立项到竣工，由施工单位负责收集施工全过程的图纸、声像等档案资料，整理后按时移交给设计单位的档案管理人员，他们再进行整理、组卷、文件资料的数字化加工。
1.2.2 建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度
建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度是保证项目档案完整、准确、齐全的前提。根据国家、行业的有关标准、规范，并结合各单位的实际情况，建立行之有效的建设项目档案管理制度和管理工作流程，实现档案管理工作的常态化、标准化、规范化与信息化。
加强项目档案管理制度建设，建立档案管理工作程序，是做好项目档案管理工作的根本保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设单位是工程项目的业主，也是工程和项目档案的接收者，应承担好工程建设过程中档案管理工作的组织者，把项目档案纳入合同管理，明确各方责任，组织协调各方工作，及时沟通档案资料的管理现况，交流档案管理信息，根据合同规定，要求各单位管理好与建设项目相关的文件、档案资料，并整理组卷，按时向档案部门移交。
2 信息环境下的项目档案管理
2.1 链接局域网，建立设计单位档案管理部门网站
建立设计单位档案管理部门网站，搭建档案信息平台，令档案管理系统通过局域网与相关业务系统OA、EIP系统对接，实现各类档案信息资源的集中管理，遵循电子文件与实体文件同步归档，本着“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，由档案管理部门将条目的主要信息录入到档案管理系统中，同时上传相应的电子文件，实现档案信息资源共享,
2.2 以档案管理系统为平台，构建档案信息网页
建立档案信息网页，为用户查询、检索提供了极大的方便，用户不用再跑到档案部门，足不出户就可以完成借阅、查看档案信息、浏览电子文件全文、归还电子档案等。
建立档案信息网页，传递建设、设计、施工、监理等各单位的档案管理情况，及时档案信息，在各类档案中为用户提供方便快捷的查询和检索功能，档案管理工作的效率和质量都将得到极大的提高，实现项目档案的动态管理。
2.3 项目档案数字化建设
使用数据库技术以及高速扫描技术将声像文件、纸质文件、电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。
档案数字化建设的主要方法是全文储存档案，实现数字化形式的管理，对档案信息中的文字内容与有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。这也需要将纸质材料进行数字化转换，其可以利用扫描仪进行输入。它还包括了对图像文件进行压缩管理后的重命名，并存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过文件名查找。有些档案是需要永久Υ娴模需要对光盘进行刻录，这样才能妥善处理这些问题。
2.4 做好档案信息资源的提供利用工作
档案的提供利用工作，是档案的基础性管理工作，是档案功能的再扩展，其能够产生明显的经济效益和社会效益。档案信息资源的开发与利用，能有效地促进项目档案管理信息化的进程。在进行档案信息资源开发时，要重视对档案信息进行科学合理的分类与整合，将信息集成化，系统化，采用统一的管理模式，减少信息的分散程度。
同时要注重档案管理信息化的规范性和标准化，规范性和标准化可以提高档案管理的工作效率，提高档案信息的利用率。制定标准规范要对档案信息进行分类整合，形成规范化、标准化的档案管理模式，有利于档案信息资源的开发利用。
2.5 依据不同需求选择项目档案管理软件
项目档案管理选用软件应注意的事项包括以下几个方面。第一，软件进行档案信息管理时，同时要具备对信息管理平台进行及时的维护与升级的功能。第二，软件要具备安全性与保密性，要有一定的监控功能。这样增强了档案信息管理查询的权限，也可以对所有的用户进行实时的安全监控。第三，软件管理系统必须具备较快的反应速度，满足查询以及操作的需求。第四，软件必须符合国家行业的相关标准和规范，应当通过国家标准的认定。
3 结 语
建设项目档案管理信息化建设，建立档案部门网站，搭建档案信息平台，以及与协同办公系统的无缝对接，有效地实现了建设项目档案的动态管理，提高了档案管理工作的效率和质量，节省了大量的人力、物力和财力，档案信息资源的利用率及共享水平都将得到提高，为社会的发展提供更为快捷有效的档案信息资源的服务。
主要参考文献
一、建设项目档案管理在医院管理中的重要作用
医院基本建设项目是医院不断发展的基础工作，医院建设项目档案是医院基本建设活动过程中一项重要组成部分，对建设项目投入使用后的管理、维修、改扩建等有着重要的作用。
（一）为医院发展提供重要依据
由于医院基建项目具有投资大、环节多、内外协作关系复杂、涉及部门多的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院建设项目从立项、勘察、设计、施工、竣工、使用及管理全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像等形式的文件材料，是档案管理最基本的目的。同时又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
（二）反映医院基本建设项目的现状
医院建设项目档案记载了医院工程建设的全过程，真实反映工程项目建设管理过程中的现实面貌。在工程建设中项目档案收集不齐全、不规范、不准确、保管不安全都会直接影响建设项目发挥其作用。如，医院建设总体规划的规划图、现状图、文字说明等有关档案的原始材料，门诊楼、住宅楼、康复保健楼等建设项目的立项、设计、施工等环节的相关资料记录和文字说明材料以及建设项目公共设施方面的相关材料。
（三）是医院今后改扩建项目的技术参数
规范、准确建设项目档案管理直接关系到医院今后改扩建项目的成本、质量、进度。近年来医院新建工程项目连续不断，改建、扩建、零星维修项目也连续不断，建设项目档案的重复使用率不断上升，尤其是建设过程中的各种报批文件、招投标资料、图纸、合同、付款资料、答疑文件、会议纪要以及工程建设项目交付使用过程中存在的有些问题记录及处理意见等。因此，任何基本建设项目中缺少了建设项目档案就等于缺少了工程建设项目中的参数，缺少了改、扩建的重要依据。
二、医院建设项目档案管理中存在的问题
（一）不重视档案管理工作
在医院基本建设项目管理中，由于大家忙于工程建设前期手续，忙于施工建设过程，赶工期、赶进度，希望尽早完工验收投入使用，只看重工程建设本身而忽视了大量工程建设项目档案资料的管理工作。一些医院在项目建设期间，没有设立专职档案人员，没有专门的档案存放设施。一些档案管理人员是临时聘用的，流动性比较大，机构不稳定，并且没有经过专业培训，不具备工程建设项目档案管理的专业知识，从而使档案的收集、整理、归档工作与工程建设不能同步开展，导致建设项目档案处于放任自流状态。另外，在档案的使用和查看过程中人们经常翻阅、使用原始资料，对纸质档案本身造成一定程度的损坏，甚至有些原始资料不在档案执行部门存放，不在档案管理人员手里，导致档案管理存在很大问题，造成收集不完整、不齐全、跟踪不及时，特别是项目前期准备文件散失较多，如某些关键资料保存的是复印件或者签字盖章模糊的资料，使工程建设项目档案没有发挥应有的作用。
（二）档案管理制度不健全
医院多数建设项目存在工程复杂、周期长、涉及面广、细节多等众多因素，因此涉及基建、招标、财务、审计等多个部门，而相关部门之间没有完善的建设项目档案收集和管理制度，档案归档范围及责任划分不明确，不能采取规范的管理方法和操作流程，没有履行监督、检查、指导等职能。不论是文字形式还是图纸、图像、声像等各种形式形成的档案资料在收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，并未有详细的管理规定进行规范。由于各部门之间档案材料形成的时间不同，档案材料内容不同，这就给及时、全面收集材料增加了相应的难度，许多档案材料散存在经办人员手中，缺乏规范的制度约束，以至于档案管理工作与建设项目工程进度存在些许差异。
（三）档案材料收集不齐全，建档不规范，移交不及时
任何项目的档案都是在项目建设、管理过程中形成的，是具有保存价值的各种形式的历史记录。近年来，各级医院的改建、扩建工程逐渐增多，参与工程建设的部门大多数不重视工程建设项目档案的管理工作。由于档案资料形成的时间较长，一些在工程施工中发生的变更、签证资料、项目前期的隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等往往被有意无意地 忽视。有时档案管理人员在日常管理工作中不能及时分类、整理，随意放置，不善保管，导致档案与档案之间的连续性差，不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响档案质量。
三、如何加强医院建设项目档案管理工作
（一）领导要重视档案管理工作
医院工程建设是医院快速发展的重中之重，工程建设项目档案同样是重中之重，有了工程没有档案将后患无穷。工程建设项目从立项开始，领导要加强档案管理意识，应不断加大对档案工作的领导和支持力度，指定专人负责文件、图纸、图像、声像记录等资料的收集、管理工作。同时要进一步优化档案工作发展环境，真正把档案管理工作提上日程，制定一套操作性强的工作守则、建档流程、管理制度，明确岗位责任，大力关心与支持档案工作者，使档案管理工作规律化、标准化，确保把医院建设项目档案管理工作落到实处。
（二）加强档案人员业务技能培训，提高档案人员管理水平
建设项目档案管理工作本身就是一项专业性很强的工作，应力求达到系统、准确、完整的要求。建设项目档案管理人员要加强档案人员业务培训，掌握档案整理规范操作方法，使档案管理人员了解基建工程档案管理知识，了解工程建设程序和工程建设专业知识、优化知识结构、拓展知识面、更新理念、提高履行岗位职责的能力，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。为了更好地管理工程档案，档案管理人员要善于在日常工作中总结不足，虚心向其他单位的同行学习，借鉴好的经验和做法，努力探索档案管理工作的规律，增强业务素质，以保障档案管理工作有序、高效地开展。
（三）坚持事前控制原则，强化全过程管理
工程建设项目档案管理不仅涉及建设过程中的档案管理工作，还涉及工程建设项目实施前期的准备工作，即建设项目申请立项时，就应开始工程建设项目文件的收集、整理、审查工作，包括项目建议书、建设项目用地问题的批复、建设项目选址意见书、建设项目立项的批复、建设项目环境影响评估报告、建设用地的通知、项目可行性研究报告、建设项目初步设计、施工图设计文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证、建设工程规划许可证等，必须坚持事前控制原则，很好的保存这些重要性的文件资料。同时，要重点强化全过程管理，将工程建设项目档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，细化到工程建设的每一个环节，建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制。在与设计单位、施工单位、监理单位分别签订合同时，应将建设项目档案材料的收集整理工作列入合同条款中并且与工程款挂钩，不提交齐全完整的基建档案不予付款。这样就能使参建单位重视档案工作，并落实责任，有效的控制、监督、检查基建档案的质量。
（四）实行严格的审查监督体制，定期开展资料整理检查与监督
医院作为工程建设项目的建设单位，要加强对建设项目档案工作的组织领导，成立建设项目档案工作领导小组，明确每人的工作职责，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序，还必须建立严格的审查监督制度。对参与建设的各施工单位、监理单位和部门的建设项目档案工作实行统一管理，对工程档案的产生、收集、整理等环节进行严格的审查监督管理，及时发现并解决工程档案管理中的问题，杜绝“事后补资料”现象发生，确保项目档案工作与项目建设同步进行，保障工程档案管理的实效。
（五）逐步实现档案管理电子化
随着信息化建设的不断推进、计算机普遍应用，医院建设项目档案工作也必然要进入数字化发展阶段。因此，电子档案成了医院档案管理的重要形式，是档案管理工作发展的必然趋势。在领导重视电子化办公的同时，医院建设项目档案管理也应推行计算机管理技术，适应基建项目现代化管理模式。档案管理人员应根据工程建设项目的特点和单位信息化管理实际情况，通过计算机磁盘等设备与纸质档案，相互关联相对应地建立统一的文件格式，统一的电子档案模板，统一的文件类型，规范有序地收集、查阅、筛选、存储和保管工程建设项目档案，保证建设项目档案的原始性、真实性、完整性以及长期可读性。同时要加强安全管理，可以通过阅读权限，设置密码等专人专管，杜绝随意更改档案，改变电子档案的文件结构和文件内容。
四、结束语
近年来各大医院包括甘肃省中医院的基本建设可以说是接连不断，而且大多数都是在交叉进行，做好建设项目档案工作，实现基建档案工程的自身价值是领导和档案管理人员不可忽视的重要工作之一。医院基建档案反映建设项目的真实面貌，是医院信息资源之一，是一项对工程负责、对医院负责、对历史负责的重要依据和保障。因此，档案管理人员应收集、管理和保护好这种资源，为发展医院经济建设提供档案服务。
参考文献：
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[3] 胡明华，周国朝，陈勇.医院基建档案管理存在的问题及对策 [J].医学信息，2013，26（7）：34.
一、引言
作为有着一定价值的信息资料，档案其实既是一种历史记录的形式，也是信息和知识较为最终的载体。因为档案资料之中包含着大量的资源和信息，所以科学合理地利用档案资料可以很好地促进工程项目的顺利开展、进行和结束。而面对着飞速发展的经济社会以及日益发达的计算机和互联网技术，档案管理工作如何正确地利用这些先进的技术方式和管理手段，对促进工程项目的档案管理工作有着不可忽视的作用和意义。在信息化环境之下的档案管理工作若是能够顺利地探索出其工作的新模式，那么对于提高工程项目档案管理工作的效率、延长工程项目档案使用的寿命显然有着举足轻重的作用。
二、探索工程项目档案管理工作新模式的意义
作为一种非常重要的资料和信息数据，档案有着较高的保存和利用价值，这也是其会采取单独的各种方式进行处理记录的原因。所以，在管理理念、手段和方式不断更新和发展的今日，结合这些发展区探索档案管理工作的新模式能够有效地提高资料信息利用的效率，同时也有利于充分地发挥档案信息资料的应有价值。而且档案管理的工作实质其实是对工程项目内部各种人员管理和工程施工等各方面信息进行一个合理科学的分类和保存，所以探索档案管理工作的新模式有助于档案工作者更方便详细地记录工程的情况，并且工程单位在工程竣工以后发生什么问题和情况时也能够更加快捷方便地调查问题的所在并及时解决，同时也能在以后的工程施工中为本工程单位或者其他单位提供借鉴和参考的资料，及时防微杜渐。
三、新时期下档案管理工作的发展趋向
随着档案管理的理念以及技术手段不断的更新和发展，档案管理的工作也有了发展的新趋向，其主要有着以下几个方面的特点：第一，档案资料信息高度的数字化。随着计算机技术的飞速发展，利用计算机来进行档案的信息资料收集和整理，并且用纸质资料和电子媒介等多种方式来进行档案的归档和保存俨然成了现下工程项目档案管理的一种新特色，这便是档案资料信息的数字化，也是档案管理工作要不断更新和完善的一个重要内容。第二，档案利用的高效化。随着我国经济社会的不断发展，使用档案资料信息也是日益频繁，并且需求量还在不断增大，同时档案资料信息也有了更高的利用价值，除了作为一种凭证或者参考资料之外，档案在教育宣传、筹划和分析等方面也有了更多的应用。第三，档案管理服务的方式多元化。随着我国科学技术不断的发展，档案管理的服务方式也在不断增多，除了纸质资料的阅览只玩，档案展览和网上检索查询等服务方式也在不断地完善，这不仅使得档案资料有了更高的利用价值，同时也进一步推动了档案管理工作的现代化发展。
四、探索工程项目档案管理工作的新模式
1.建立新型档案管理机构。结合当前环境之下档案管理工作具有的特点去建立一个专业、完善和高效的档案管理的机构，对于提高工程项目档案管理工作的效率有着非常显著的作用。工程单位内部进行档案管理的部门应当积极进行交流并学习和借鉴先进、科学的技术方式和管理经验，以便完善工程单位档案管理机构内部的组织。除此之外，也要针对性地对档案管理的工作人员进行专业的强化培训和教育，督促工作人员认真学习我国档案管理方面的相关法律法规，从而提高档案管理工作人员的意识，使其深刻认识到进行档案管理工作所具有重要性，同时提升工作人员的专业素质和职业素养。以上这些措施对于促进工程项目档案管理的工作科学化、规范化和标准化有着非常重要的意义，是提高档案管理工作的效率和水平的重要举措。2.建立档案管理工作的信息化模式。目前，随着计算机和互联网技术的高速发展，网络化和信息化已然在各个领域，包括管理领域都得到了较为广泛的应用和普及。所以，新时期工程项目的档案管理工作自然也要与信息化技术进行连接，以便档案的生成和储存管理都具备信息化特征，同时也要构建出一个有着数字化的录入和系统化的加工的新型档案管理系统。另外，也要构建出具有电子档案和文本档案这双重保存和管理的新模式，这对于提高档案生成、归类、保存和输出的效率也有着显著的作用。当然，因为工程项目的档案资料也有着其自身的信息特殊性，所以在档案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保证档案信息化的管理系统安全也是非常需要注意的方面，基于此，设置档案资料的公开范围和相应查阅的权限，同时利用各种现代化的安全技术软件都成为避免恶意侵入、病毒威胁，从而确保工程项目档案资料安全的重要措施，对于电子档案信息资料拥有安全可靠的保存环境同样有着显著作用。3.建立档案管理工作的标准化模式。想要有效解决工程项目档案管理工作里出现的一些混乱繁杂的情况，建立档案管理工作标准化的模式就是当务之急。只有结合当前情况下的行业特点，分析总结出档案管理方面的专业意见，并制定出具有可行性的、实际的、并且行之有效的工程项目档案管理的标准，才是保证档案建立科学的、专业的和效率最大化的标准化模式的有效措施。除此之外，还需要对档案管理工作的人员进行严格的要求，要求他们必须根据档案管理的相应标准和相关规范进行档案管理的工作，并且一定要将工作做好，这有利于档案管理实现规范化和有序化的工作，同时也能够提高档案管理的工作效率和质量。4.建立档案管理工作的高效化模式。强化档案管理工作中的立卷归档的工作，能够为档案的管理工作打下坚实基础。作为档案管理工作中首要的环节，立卷归档同样也是档案管理实现高效化、标准化和规范化工作的一个关键，所以必须给予立卷归档工作足够重视。首先就是要根据档案资料具体的时效性和文件管理的所出阶段来决定立卷归档的工作是否要进行。而那些需要进行立卷归档工作的文件就需要依照相应程序还有处理的重点来展开立卷归档的整理，同时也要尽可能避免信息冗余和文件重复的情况发生。另外，在立卷归档的整理工作之中，还要重点对档案资料的简洁性、完整性和实用性进行保存，这样才能为档案资料下一步的分类、保存和查阅提供便利的使用条件。5.建立档案管理工作的数字化模式。档案管理工作的数字化模式指的是有网络信息的共享系统和档案信息的综合管理系统共同进行档案管理，网络信息的共享系统由Web管理的子系统以及信息的子系统组成，而档案信息的综合管理系统则是由档案信息管理的子系统、数字化处理的子系统、信息服务的子系统和数据库管理的子系统共同组成。总的来说，数字化模式以现代信息技术作为基础，并且将档案信息当作核心内容，依靠便捷、高效、先进的开发模式来进行档案管理。其对于提高管理档案的工作效率、有效保存和管理档案数据、减轻档案管理人员的工作负担有着非常重要的作用。随着物联网和云计算技术在国家电网工作领域的应用和发展，将为工程项目信息的采集、存储开辟新途径。不断研发、实现新科技在建筑领域、生产领域拓展应用后的项目工程信息转换和管理，形成分别满足工程项目规划、设计、建设等专业应用及社会不同部门、不同层次需要的科技档案，防止电子文件因生成环境改变而导致文件信息失真和处理、利用上的困难等问题发生，为档案信息化建设的深入开展提出了新课题。
五、结语
综上所述，面对互联网和计算机飞速发展和普及的如今，档案管理工作的理念、手段和技术也都发生了根本性的变化，所以工程项目档案管理的工作也必然要根据新时期的特点来探索新的模式。面临着更高要求的档案管理工作必须要建立信息化、标准化和高效化的工作模式，这就意味着要制定出完善科学的档案管理的规范和标准，同时建立健全档案管理的机构。另外，也要对档案管理的工作人员进行相应的教育和培训以提高其专业能力和职业素养。只有对工程项目档案管理的工作进行积极的新模式的探索，才能在日新月异的现代不断地提高档案管理的工作水平，并不断促进其发展，同时为工程项目的顺利开展和完成提供一份保障。
作者:张苇 单位:国网甘肃省电力公司张掖供电公司
参考文献：
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：一、引言
港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、照片、电子文档等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。港口工程档案是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据；业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体,应对建设项目档案和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目档案管理情况并不理想,本文通过现状分析，并针对问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。
港口建设项目业主方档案管理现状分析
1、对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分港口建设业主对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不能为项目建设增值，只要能应付查档就行了。业主方管理人员比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理,对建设项目软件——档案管理往往认识不足,对建设项目档案的形成、收集、整理、归档等不够重视。轻视档案工作的思想都表明了部分业主对档案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分业主方管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
3、档案利用率低，未发挥最大效用。有些港口项目建成投入使用十多年后进行扩建，往往只重视现场勘察工作，而忽视了对已建项目的档案查阅工作。其原因主要有：一是存在档案多头管理现象，技术档案保存在各相关技术人员手中，没有归纳整理；二是档案检阅手段原始，造成查阅档案工作量太大；三是港口使用过程中的维护工程记载不全，导致档案记录的准确性遭到质疑。
4、档案室硬件环境设施不齐全。个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位管档部门甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。硬件设施配备的不足，在很大程度上制约的港口项目档案的规范化管理。三、改进港口建设项目业主方档案管理的对策
1、树立正确的港口建设项目档案管理观念。港口建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况,它对工程质量的评定,工程竣工后的收尾工作以及对新建工程的准备等都具有重要的利用价值,从某种意义上讲,管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值,它可以被继承和积累；但建设项目形成的文件资料涉及面广,内容繁杂,经历的时间长,稍有疏忽就可能遗漏,加之施工组织是临时机构往往是工程任务一完成,临时机构解散,而资料也随之消失。因此,树立正确的建设项目资料管理观念,是做好建设项目资料管理的前提。
2、建立档案管理体系，强化组织培训工作。港口项目建设方组建项目管理办公室的同时，应设定专人负责档案管理工作，并应由项目办领导主管档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。同时，加强对档案管理人员进行水运工程档案知识培训，通过学习《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规范性文件，使档案管理人员了解档案的重要性，掌握管档要求，在管理档案过程中能够熟练完成档案材料的收集、整理、归档、装订等业务工作。
通过定期的自检或领导督查，确保建设项目档案的真实性与完整性。
3、建立档案电子检索系统，提高档案利用率。
3．1进行档案文件的科学分类。港口工程文件的总体类型可分为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、招投标、合同、资金管理及其他9大部分，详细分类可见《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》。
3．2建立档案电子检索系统
港口工程档案种类多、数量大，靠旧式的纸质目录检索已不能满足目前高效的办公要求。而建立档案电子检索系统将会大大提高档案管理的效率。针对大型港口项目较多的业主，建议开发专门的检索软件系统，以达到快捷、准确的目的。针对港口项目较少的主方，建议可以简化电子检索系统，用excel表格进行检索，基本可以满足日常的档案管理要求。
3．3及时更新、定期检查，提高档案利用效率
港口工程在数年甚至数十年的使用过程中总会进行一些维护工程，对工程档案进行及时更新是非常必要的。同时，要通过对档案进行定期检查，确保档案真实、准确反映港口工程项目情况，为港口工程维护、改建、扩建提供科学依据。
4、改善档案室硬件环境设施。
港口工程档案保管年限长，且档案资料数量大，种类多，对档案室的环境设施要求比较高。作为业主方，应当增设专项资金，对档案室进行标准化建设。使得这些珍贵的档案资料保存在一个湿度、温度都适宜的环境中。针对一些项目较少的业主方，采取委托专业文印公司打理档案的方式，在实践中也取得了很好的效果。
结束语
要做好港口建设项目档案的管理,相关业主方领导应从思想上予以重视，通过培训提高管理人员素质,完善制度,落实责任,加强沟通,勤于检查督促；这样,建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证,才能为港口建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。
关键词：供热项目；档案管理；编制
Key words： heating project；archives management；compilation
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供热项目档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热项目立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热项目档案资料作为一种从科技和经济领域衍生出来的重要的科技信息资源，在企业的运营和管理中发挥着至关重要的作用。在日常工作随时注意对档案资料的收集、整理或者检索、应用，促进档案系统日趋完善、规整，同时达到通用的要求，对于供热项目的顺利实施，以及供热设备的维护和管理，都有非常重要的意义。本文结合供热项目档案资料的特点及分类管理原则，针对当前管理工作中存在的问题通过建立信息化操作平台、加强部门人员培训等措施来改善现状，全面提高档案管理水平。
1 供嵯钅康牡蛋柑氐恪⒎掷嗉暗蛋副嘀圃则
1.1 供热项目档案资料的特点
1.1.1 成套性
对于供热管网项目，从项目立项（核准、可研、评估）、项目设计、项目准备、项目管理、项目施工到项目竣工，形成的档案相互联系、不可根据供热区域的延伸和热负荷的需要，可能还会有新建锅炉工程，还会涉及设备维修、改造等，生成相应的档案。因此，供热管两项目从建设到生产运营所形成的档案有较强的独立性、成套性特点。
1.1.2 复杂性和多样性
对于热电联产项目，为了最大限度发挥供热潜力，使供热管网在安全、稳定的状态下充分满足采暖高峰期的热负荷需求，同时有效平衡热网投资。需要建设与供热管网配套的调峰热源厂，在电厂突发故障后，以确保供热管网持续供热维持热力系统正常运行。调峰热源厂主要选用燃煤高温热水锅炉为阶段性调峰锅炉，经换热站进行热力交换后为终端用户送出采暖低温水。热力管网工程主要包括一次管网和二次管网。一次管网指的是蒸汽网、高温水网，二次管网主要指的是居民小区的供暖网，两套管网系统通过设在厂外的热力站实现连接，采暖热水网由热网站引出后直接连接各换热站，利用换热站中的水换热加热。二级热水网直接连接终端用户。热水网和蒸汽网均以预制保温管直埋敷设到位，过路段采用钢套钢管直埋敷设，架空管道采用无推力旋转补偿器对管道热膨胀进行补偿，直埋管道采用外压式波纹补偿器。
因此，对于像热电联产项目一类的专业多、辐射面广、采用不同方式供热的项目，就需要加强热网技术的研究，相应的档案系统也应该建立起来。档案管理人员应该熟悉供热项目档案资料的特点，根据这些特点制定出可靠的管理方案才能提高档案管理效率。
1.2 供热项目档案编制原则
1.2.1 热电联产项目
热电联产项目即以发电为主、供热为辅的供热项目。借助两台机组抽汽管道抽汽，再通过换热站和配套的热力管网输送终端用户，相应的销售档案和技术资料一律参考DIVT241―2012《火电建设项自文件收集及植案整理规范》，按照规范的目录号和分类号进行编制。
1.2.2 过渡热源项目及配套热源项目
在供热项目前，在初期必须先投建配套的蒸汽锅炉，以满足项目在建期间的用汽需要。为了充分发挥供热系统的供热能力，特别是在系统出现事故的条件下保证持续供热，满足热电联产企业在采暖高峰期的热负荷需求，除了蒸汽锅炉，还须建设调峰热源项目。
对于过渡热源和配套的调峰热源项目的档案资料，从项目通过审批，到设计、施工，再到交付后投入运营，每个环节的档案资料都是相对独立的，但从整体来看所有的档案资料基于项目建设过程又构成了一个档案系统。为确保对过渡及配套热源项目档案资料规范化，应该将该部分的文件、资料从整个项目中区分出来，做成独立的档案系统进行妥善管理。
2 供热项目档案管理中存在的问题
2.1 档案管理的意识不强，各项规章制度执行不到位
当前，由于企业及施工各方对档案意识相当薄弱，档案管理人员对形成的原始资料不注意及时存档，未按要求定期检查参建单位工程档案整理情况，致使工程完工后资料短缺。而且，由于供热项目建设档案管理规章制度不健全，实施细则未及时跟上，缺乏完善的约束机制，造成执行不到位，而供热项目建设一般牵扯多方，且各自相互独立，容易出现档案管理工作相互推诿、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良现象。
2.2 档案管理人员配备不足且素质不高
建立一支专业化的人才队伍是提高档案管理效率的基本前提。要做好档案管理工作，档案管理人员首先要具备足够的专业水准。但是在现实条件下，部分供热企业对经济效益的关注程度高于一切，对供热项目建设档案管理不重视，配备的档案人T少，而且从事工程项目资料管理的人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，他们身兼数职、不稳定，又不了解其专业知识、工作程序、行业标准，对档案资料的收集、整理、归档等环节不规范、不标准，使档案不能真正反映建设项目的实际情况，在工程竣工、移交上带来很多不必要的麻烦。
2.3 档案归档不及时且质量不高
有的供热项目建设长达数年，其中征地、环境保护批复等重要文件办理周期较长，而档案文件的收集整理工作又具有持续性、阶段性和成套性，部分供热企业对重点供热项目建设过程中生成的文件、资料没有在第一时间进行收集整理或者不能定期整理归档，不能在规定的时间内完整移交，远远滞后于工程建设的进度；部分锅炉、管网的竣工图和相关技术资料缺失，现有资料修改质量达不到归档要求，导致最终形成的竣工图与现实状况存在差距；归档中有些数据存在明显的误差，审核人签署时存在部分数据项漏缺的问题，有的工程图纸违背了编制规则，部分标识不统一，造成最终收集的竣工图出现很大的误差，甚至部分数据失真。按照相关规定，项目竣工后必须进行质量验收并办理竣工验收手续。在验收环节重新组织工作人员话费大量时间和精力来突击补充档案资料，而此时由于周期过长，致使档案资料的真实性、完整性、准确性受到影响。
3 供热项目档案管理思路
3.1 基于互联网平台加快建设档案资料信息化管理平台
当前，随着网络科技在档案领域的逐渐普及，项目档案资料的收集效率及档案管理水平大幅度提升。档案工作不再局限于纸质，而是通过一套支持快速录入、修改、打印、检索和整理等操作功能的档案管理平台实现（见图1），这给档案工作带来了巨大的挑战，为了应对挑战，要求档案管理人员必须全面掌握档案管理软件的操作方法，利用信息手段将纸质文件转换成电子文件，大幅度提高档案录入效率，同时组建档案目录系统数据库，对纸质文件和电子文件同步管理，促进信息资源共享，为供热项目建设服务。
3.2 建立健全供热项目档案管理制度
要保证供热项目档案资料完整，就必须建立一套统一的档案管理模式，结合国家政策以及行业中的相关规定，在供热项目实施的现实条件的基础上秉承“规范、合理、实用”的原则建立或完善档案管理制度，按照文件资料的形成、收集、分类汇总、移交的工作顺序重新树立档案工作流程，对各个环节提出规范化的工作要求，以实现对文件资料的集中管理。另外，要根据文件资料的形成过程组建专业化的档案工作组，由负责人集中协调各个组员的工作任务，明确个成员以及各相关部门的职责和义务，使档案管理工作真正成为供热项目建设的目标之一，基于工作目标建立业务考核体系，确保工程档案的规范性和完整性。
3.3 梳理档案管理流程，加强档案管理人员的技能培训
为了实现供热项目建设档案的有序管理，提高企业对档案工作重要性的认识，全面推进档案宣传培训工作，将相关制度、归档文件范围、分类标准、整理流程到各个参建单位，并进行有针对性的讲解、答疑，确保工程档案的完整、准确，提高他们做好供热项目建设档案管理的自觉性和责任感，及时将工程建设过程中形成的资料归档并送交专门档案管理人员，避免档案的丢失，确保工程档案的完整性。
3.4 根据供热项目的建设进度及时搜集并完善相应的档案资料
在供热项目实施过程中，为了在保证相关文件、资料真实可靠的前提下将其及时归档保管，档案管理部门必须在项目实施开始前提前介入，并在项目实施过程中和实施后实时关注文件、资料的生成和收集，使档案工作真正渗透到项目实施的全过程。负责收集和整理文件、资料的档案工作人员，必须主动深入现场展开跟踪调研并提供业务指导，以确保随时掌握第一手资料，特别是要对关系到项目建设质量的关键节点的资料加强跟踪收集工作，发现问题及时解决。
4 结束语
供热项目档案是项目建设中不可或缺的数据信息，涉及到工程建设的方方面面，因此必须把供热项目档案工作纳入科学化、规范化的管理轨道，全面规范企业档案工作，提高现代化管理水平，为建设一流的供热项目项目提供档案方面的保证。在本文中，笔者结合供热工程档案资料的特点、分类管理原则及档案管理工作中存在的问题进行了分析和探讨，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个项目的管理提供了必要的保障。在实际管理工作中，不同的供热项目在档案资料的搜集和整理方面会有不同的要求，档案管理工作人员应该结合具体项目的特点及档案管理要求有针对性的开展档案工作，使档案管理真正成为整个供热项目的有效保障。
参考文献：
[1]王辉.关于供热企业档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014-10-08.
