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档案管理制度的稳定，有利发展学校档案是学校各项工作的真实记录，客观全面地反映了学校发展的历史全貌。强化学校管理，首要任务之一是须先强化学校档案管理的科学化、规范化和制度化建设。要制定规范的档案管理制度，建立周密的档案管理体系，制定切合本校实际的档案立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等。实行档案工作责任制，将档案工作纳入相关处室、部门的年度工作目标，并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依。增强档案部门工作的缜密性，防止随意性，只有上下各部门之间通力合作，才会使档案工作走上正轨。
2 明确档案收集范围
提高学校档案质量，真正发挥档案作用。学校档案分类不同于其它单位，具有特殊性，是各项活动的综合反映。学校各项管理活动形成的材料繁多，为了确保各项工作中形成的文件材料完整、齐全，应该明确档案的分类，以提高档案的利用效率。结合科学分类原则，整理档案可按照文书、教学、科技、实物、声像、会计、教师业务进行分档。①文书档案主要指学校行政管理方面的材料。它材料众多，范围广泛，应明确各部门的收集范围，便于统一管理。②教学档案真实、完整、系统地反映了教学活动的特点和规律，在学校的教学活动过程。具有重要的利用价值。③科技档案是学校基建（图纸、说明等）教学设备、仪器和科研成果的综合档案。④实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、纪念品。⑤声像档案包括照片、录音、录像等，是学校发展历史中最具说服力的记载。⑥会计档案包括财务报表、账本、凭证等。⑦教师业务档案，它可以用来衡量教师个人的业务水平，主要收集了个人的科研论文等奖项及各类职评材料等，一人一袋。
上述各种门类的档案经分类整理立卷后，还要进行科学编号，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之间的有机联系。
3 增强档案工作创新意识，推动学校与档案工作同步发展
档案工作的创新首先是档案工作观念的创新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。首先，要树立档案工作以服务为中心的大局观。学校领导和档案部门要了解大局、把握大局，选准主题，确立档案的服务宗旨，使档案与学校的发展相融合。其次，要树立档案工作的发展观。努力消除档案工作中的封闭观念，确立开放、整合、融入的新理念，激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满竞争活力和开拓创新的新局面。充分发挥档案在档案资源建设中的主体地位，使各种档案资源合理流动、优化配置。要把档案工作融入学校各项工作中，与学校同步发展，不断提升档案工作的发展空间。再次，要树立档案工作的效益观。要运用各种先进的技术手段，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展示出来，其效果会更形象、更直观，更易于查看。要善于捕捉本学校档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化，满足学校的各种需要。
4 加强档案管理，确保学校工作健康发展
4.1 加强监督，确保档案工作良性发展。学校档案工作达标升级后，档案行政管理部门和教育管理部门要继续加强对学校档案工作的监督和指导，形成年检工作制度。每年按时对档案工作进行检查评比，确保各项管理制度得到落实。这样可以确保学校档案工作的持久性，避免学校档案工作出现滑坡现象。
4.2 建立本校特色档案。每个学校都有自己的办学特色，学校档案部门要努力收集相关的档案资料，形成本校特色档案。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。能体现学校在具有一般学校共性基础上的与众不同的个性，即“人无我有，人有我优，人优我精”的独特本性，体现出本校的特色与优势。
二、结合特色活动抓艺档提升工作。
2012年，河上镇有效依托各类丰富多彩、特色明显、成效显著的文化体育活动，有的放矢的不断积极开展群文艺档建设工作。1、从3月筹备风雅颂活动开始，就把道具制作、彩排、表演比赛一一纳入艺档范畴，精心进行准备，并落实专人负责日常艺档的归档整理工作，做到每天的档案每天整理，每天有档案以电子版和纸质版进行记录。2、以2012首届中国杭州（河上）民俗文化节为例，我们对组成的九大重点活动分门别类进行艺档归类，并在艺档建立中重点突出对活动的完整记录，如开幕式、文化艺术展演、特色游艺周、摄影大赛、农产品展销会等都一一作了精彩的记录和归档，厨艺大赛、排舞大赛、包粽子大赛、打年糕大赛等特色活动也被作为重点和亮点比较完整地放进艺档。3、认真总结2012河上特色文化活动，在做好群文艺档的基础上，我们出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龙、马灯、背马、高跷等民俗活动的照片充实进去，成为艺档精彩纷呈的主要亮点之一。
三、结合非遗挖掘进一步做好艺档工作。
中图分类号：G271 文献标识码：A
高校档案记录了学校教学、管理活动中的重要事件，是具有保存价值的重要文件材料，对后续的教学活动和管理工作具有重要的参考价值和借鉴意义。档案管理工作是高校行政管理的重要内容之一，是高校建设发展过程中的基础性工作，是一项维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业。当前信息社会迅速发展，档案作为一种文化资源发挥着越来越重要的作用，档案信息化已成为大势所趋。加快实施高校档案信息化、数字化建设，建立高校档案的科学管理方式，探索高校档案校内外服务新模式已成为现时之需。
1高校档案数字化建设的意义
高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享，并实现高校档案的高效、规范、科学管理。
高校档案数字化建设，不仅能够使高校档案管理更加合理有效，并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。高校档案数字化建设的意义主要包括以下几方面：
便于档案资料存储。传统档案管理方式下，档案文件都是以纸质媒介进行整理、录入和存储。但是，纸张受到保管时间和保管条件的限制，再加上经常的翻阅利用，在长时间保管使用过程中会出现纸张变脆、易碎，易受潮、易被虫蛀的缺点。如果将档案数字化，则可以大大节省保存档案的空间和成本，并且可以提高保存的安全性和保存时间的长久性。
提高档案管理工作效率。档案材料的信息丰富、信息量大，这使得档案的整理和利用工作繁琐、重复性强，劳动强度大。如果采用数字化，一次整理后并将档案数字化后，可大大减少纸质档案使用翻阅频率，全部查阅数字化档案即可。
节约大量人力财力资源，保存成本较低。传统档案管理方式下，档案整理、存储和查找利用需要投入大量人力物力和财力，在数字化后可实现“一次投入重复利用”，大大减少对档案原件的翻阅查找和对纸质档案进行复印利用。
实现档案数字资源共享，为档案信息管理者提供便利，提升档案服务质量。将档案数字化后，能够将可以公开的档案挂接在档案管理网站上，使得档案利用不再受时间、空间限制。
2实施数字化需要解决问题及对策
档案管理复合型人才缺乏、档案工作人员综合素质亟待提高问题。由于当前和今后的档案工作与信息化、数字化结合紧密，档案工作中越来越需要掌握计算机、网络技术等具有相关专业背景的复合人才。然而，目前现有档案管理人员整体素质普遍不高、知识结构单一，思维不够灵活，缺乏掌握现代信息技术和具有档案管理新知识新思想的高素质复合型档案人才。
配套信息化建设滞后、档案管理系统与办公自动化系统不兼容问题。越来越多高校已开始建设办公自动化系统，但由于档案管理系统具有一定专业性，一般来说，办公自动化软件与档案软件系统设计单位不同，两个系统不兼容，不能做到办公自动化系统中的电子文件直接归档的情况。现有的档案管理软件普遍都是只具有档案管理功能，缺乏数据挖掘、数据分析和推荐决策功能，只能满足基本的档案管理功能，无法实现档案资源充分利用和深度挖掘的档案利用要求。
数字化中档案文件报关与利用存在不安全因素的问题。存在档案管理系统中的目录和电子文件信息的正常使用依赖于服务器和管理系统软件正常工作，一旦系统服务器或软件出现问题，就会造成系统数据无法访问。同时，为方便利用，管理系统一般为网络软件，即便在校园局域网内，也存在一定系统被攻击、数据被篡改、服务器遭病毒入侵和人为攻击的风险。
高校档案数字化管理中的保密问题。一方面应注意档案文件的密级，对于档案应严格控制浏览范围；另一方面，对于档案文件材料中涉及的重要信息或个人敏感信息，也应注意保密，防止信息传递过程中的无意识泄露。
硬件条件欠缺，数字化建设资金投入不足问题。档案数字化建设经费投入不足档案数字化建设离不开专业软硬件设施的支撑。由于现实条件限制，用于高校档案数字化工作资金有限，在一定程度上阻碍高校档案数字化建设工作的开展。
避免档案数字化建设中的“黑洞”现象。高校档案数字化建设中存在的“黑洞”现象――数字化建设的经费、人力投入都很大，然而成效和回报率却很低。这个现象的产生与前期准备调查工作不充分、工作目标与重点不明确等因素有关。
针对以上档案数字化建设中可能出现的问题，在实施档案数字化工作时，首先要提高对档案数字化建设的思想认识，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；加强档案管理平台和档案数据库建设，在数字化过程中保护电子文件的原始性与纸质文件的完整性，加强保密工作，加强档案管理软件的安全；加大资金投入，为档案数字化建设提供充足的硬件条件支持，同时还应注意避免出现“黑洞”现象，在进行数字化工作前做好调研工作，结合本单位实际情况，制定目标明确、重点突出、切实可行的数字化方案。
3高校档案数字化建设发展方向
当前高校档案数字化建设主要包括四方面内容：建立档案馆网站，通过网络构筑档案信息网络平台，建立横向通道，依托办公自动化系统实现文件、档案一体化管理，建立各类档案专题特色数据库以及加强高校数字化档案的利用与编研。
建立档案馆网站，通过联网实现档案信息网络平台。这些档案馆网站上一般一些新闻、查档阅档、档案利用相关信息，但是直接在网上进行档案利用的情况比较少。各个高校档案馆网站相对独立，没有实现互联或与所在地教育行政主管部门建立链接，非常不利于更大范围高校档案信息资源共享。如果能够逐步构建地区性、全国性馆际互联，将有助于为全社会提供更方便、快捷、优质的档案信息服务。
依托办公自动化系统，实现文件、档案一体化管理。这种方法是将高校内办公自动化系统在学校日常管理工作中产生的电子文件通过办公自化系统和档案系统互联，将电子文件直接归档。这种方式的好处是可以简化归档环节，减少档案整理移交的工作量。同时也存在一些问题：在办公自动化系统与档案管理系统互联时，要注意防止文件被无意或恶意更改、损毁，保护电子文件数据的原始性和完整性。电子文件的传递还会带来没有签名或公章的情况，这也是与传统归档方式相比，电子文件归档存在的新问题，应在实际操作中考虑解决。
建立各类档案专题特色数据库。这是在有了数字化档案资源基础上，可建立专题数据库，各展示馆内的馆藏数据特色，凸显学校的发展特色和办学亮点。建立特色数据库的特点是大量信息会显示在网站上，对网站的访问能力和安全性也是一种考验。
高校档案数字化后的利用与编研。这一内容属于数字化信息的深入利用工作。日常对数字化档案信息的管理和查阅利用是对档案信息的直接处理利用方式，而编研则是在对原始档案数据进行选择、整理、分析、综合等工作后，形成的具有创新性的材料，是对档案的深入开发和灵活利用，属于研究性劳动成果。出色的编研工作对学校管理工作与未来发展有着重要参考作用。
高校档案部门面对档案管理工作新要求和档案数字化建设大趋势，应不断探索新技术新方法，对现有问题努力改正，不断研究新的管理方法，更好地利用档案信息资源，全面提高档案信息服务水平。
参考文献
[1] 李青青.浅谈高校数字档案建设与管理[J].理论研究，2016（4）.
[2] 彭荟吉.高校档案数字化建设实践与思考[J].城建档案，2015（11）.
[3] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].内蒙古财经大学学报，2016（2）.
关键词 中学 档案管理 重要性 发展趋势
校内中的档案主要来源于学校的各项工作中所产生的各种文字、图片、表格等各种不同形式的记录（如；学校的常规管理、教研活动等）。其主要内容关联学校的教学、管理、教学研究、校园文化建设、校园建设等方面的各种记录与载体。相对而言，中学档案信息中所展现出来的才是一个学校真实的一面，对于学校而言是一个十分重要的信息来源。通过档案学校管理层可以对学习长期以来的各项管理已经教学等经验进行总结，对促进学校的发展有着重要的作用，通过它可以让学校在今后的工作过程中扬长避短。通过对档案的分析，可以对中学在以往的发展过程中的教育教学工作等方面的延革和演变情况有一个更加清晰的了解，从而对在这一过程学校的自身形象与价值建设的得失与成败有一个明确的认识，为学校今后的发展提供借鉴和依据。
一、学校档案管理制度
档案管理制度的稳定，有利发展学校档案是学校各项工作的真实记录．客观全面地反映了学校发展的历史全貌。强化学校管理，首要任务之一是须先强化学校档案管理的科学化、规范化和制度化建设。要制定规范的档案管理制度，建立周密的档案管理体系，制定切合本校实际的档案立卷制度、查阅制度、移交制度、保密制度、鉴定销毁制度等。实行档案工作责任制，将档案工作纳入相关处室、部门的年度工作目标．并作为对其负责人进行实绩考核的内容，使学校档案工作有章可循，有据可依。增强档案部门工作的缜密性，防止随意性，只有上下各部门之间通力合作．才会使档案工作走上正轨。
二、明确档案收集范围
提高学校档案质量．真正发挥档案作用学校档案分类不同于其它单位，具有特殊性．是各项活动的综合反映。学校各项管理活动形成的材料繁多，为了确保各项工作中形成的文件材料完整、齐全，应该明确档案的分类，以提高档案的利用效率。结合科学分类原则，整理档案可按照文书、教学、科技、实物、声像、会计、教师业务进行分档。①文书档案主要指学校行政管理方面的材料。它材料众多，范围广泛，应明确各部门的收集范围，便于统一管理。②教学档案真实、完整、系统地反映了教学活动的特点和规律，在学校教学活动过程。具有重要的利用价值。③科技档案是学校基建(图纸、说明等)教学设备、仪器和科研成果的综合档案。④实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、纪念品。⑤声像档案包括照片、录音、录像等．是学校发展历史中最具说服力的记载。⑥会计档案包括财务报表、账本、凭证等。⑦教师业务档案，它可以用来衡量教师个人的业务水平，主要收集了个人的科研论文等奖项及各类职评材料等，一人一袋。
上述各种门类的档案经分类整理立卷后，还要进行科学编号，以固定案卷保管期限的前后位置．保持案卷之间的有机联系。
三、增强档案工作创新意识。推动学校与档案工作同步发展
档案工作的创新首先是档案工作观念的创新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。首先，要树立档案工作以服务为中心的大局观。学校领导和档案部门要了解大局、把握大局．选准主题，确立档案的服务宗旨，使档案与学校的发展相融合。其次，要树立档案工作的发展观。努力消除档案工作中的封闭观念，确立开放、整合、融入的新理念，激发每个人的工作活力．最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满竞争活力和开拓创新的新局面。充分发挥档案在档案资源建设中的主体地位，使各种档案资源合理流动、优化配置。要把档案工作融入学校各项工作中，与学校同步发展，不断提升档案工作的发展空间。其次，要树立档案工作的效益观。要运用各种先进的技术手段，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展示出来，其效果会更形象、更直观，更易于查看。要善于捕捉本学校档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化，满足学校的各种需要。
四、加强档案管理．确保学校工作健康发展
（一）加强监督，确保档案工作良性发展
学校档案工作达标升级后，档案行政管理部门和教育管理部门要继续加强对学校档案工作的监督和指导，形成年检工作制度。每年按时对档案工作进行检查评比，确保各项管理制度得到落实。这样可以确保学校档案工作的持久性．避免学校档案工作出现滑坡现象。
（二）建立本校特色档案
每个学校都有自己的办学特色．学校档案部门要努力收集相关的档案资料．形成本校特色档案。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。能体现学校在具有一般学校共性基础上的与众不同的个性，即“人无我有，人有我优，人优我精”的独特本性，体现出本校的特色与优势。
（三）深入开发档案信息资源
现代社会．档案信息资源开发与利用越来越受到重视，快速、准确、精炼、系统、高层次、高质量地开发档案信息资源，深入探讨和研究档案信息资源深层次开发工作已成了档案部门和档案人员迫切的责任。学校档案内容丰富，是宝贵的信息资源，目前学校档案部门对档案信息资源的开发大都表现为“文件汇编”．宝贵的档案信息资源未得到有效开发利用。档案部门应加大开发力度，根据室藏档案资料进行二次加工、三次加工。编写出有一定深度的编研材料，为学校工作提供参考依据。
（四）加强档案工作现代化建设
档案人员要认真研究管理学理论，学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能．特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用．实现档案管理现代化，进一步提高档案管理工作的质量和水平。档案部门可以在校园网上开设站点，将学校简介、规章制度、师资配备、毕业生情况及学校其他一些基本情况上网，使利用者足不出户就能查阅所需信息。档案部门还可以把一些反映学校“闪光点”的照片及相关档案资料在网上，这样通过局域网及国际互联网能够让更多的人了解学校，增加学校的知名度，获得更广泛的社会支持。
（五）提高档案管理人员素质
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技档案的含义
科技档案是科学技术档案的简称，是在科学研究、生产技术、基础建设等活动中形成的具有保存和追溯价值的科技文件资料。科技档案对国家、社会、单位和个人都具有技术指导作用，是科研过程的历史记录，是科研技术活动的重要依据。科技档案因其具有专业技术性强的特点，不同于一般档案的管理。例如科技档案的收集、整理、分类需根据不同的专业进行区分；科技档案的保管也需设置独立的科技档案馆；科技档案的借阅和应用主要是围绕科技活动开展等。
科研单位相较于企业的科技档案管理，在科技档案内容收集上更侧重于科研项目、工艺技术、基础研发、产品设计定型、专利成果等活动资料的记录和归档。科研单位在科技档案的管理特点方面除了强调专业性特点外，更重视科技档案管理的安全保密性。
2科技档案管理的现状及主要问题
1支持力度和重视程度不足
目前我国的企业普遍存在对科技档案管理工作认识程度不深、支持力度不足的现象。往往将精力集中在新项目研究和技术开发的过程上，却忽视在科研过程中形成的科技档案信息数据的运用和管理。日常工作中不能发挥科技档案的支撑和辅助作用，无法为科技档案管理工作提供良好的环境，降低了科技档案数据应有的信息价值。随着我国政治、经济、科技文化活动的日益增多和不断发展，科技档案管理工作的重要支撑作用日益凸显。科技档案管理工作也面临着重要的转型，需要加强管理人员的使命感和责任感，探索新的管理模式，迎接新的挑战。
2安全保密系数低
首先，随着现代化科技水平的不断进步，传统的科技档案管理模式存在一定的漏洞，严重威胁着科技档案管理工作的安全性和保密性。科技档案涵盖了科研单位众多工作人员的科研成果和心血。而我国的科技档案管理过程中，只是简单的执行国家档案管理的相关制度和规定，并未有效地结合单位自身特点建立科技档案保护制度和流程标准，对于科研单位自身科技档案保密认定的范围不明确、职责不清晰。其次，虽然现阶段已有众多的科研单位已经开始利用信息系统管理科技档案资料，但却对管理系统的安全保密性要求不高。国际国内发生的利用互联网技术或信息系统病毒窃取国家或企业核心数据的事件也是屡见不鲜。档案保管人员缺乏安全意识、保密意识和忧患意识，无法有效地避免或杜绝科技档案数据的缺失，直接或间接地造成的科技档案资料发生泄密情况。
3工作缺乏亮点
由于传统工作模式缺乏创新，科技档案管理工作长期以来一直处于延续传统工作模式的状态之中，如简单的数据收集、归纳、整理、录入、你查我借、你问我答等，并没有形成一种具有特色的科技档案信息资源。科技档案管理工作缺乏主动性、动态性和便捷性。科技档案管理工作的最终目的是为了服务于科研工作，而传统科技档案管理工作的模式不能够完全服务于科研工作并提升科研价值。因此科技档案管理工作不能只是将科研成果保存起来，保证科技档案数据不泄露、不损坏就可以了，更重要的是要发掘出科技档案的真正价值。然而我国的科研单位在科技档案管理工作中，却未能认识到这一点。对科技档案管理的工作还停留在原来的工作模式中，满足于现状，止步不前，不能做到结合工作实际创新管理模式，严重阻碍了科研单位科技档案管理工作的创新发展，也影响了科技档案发挥其应有的价值作用。
3科研单位科技档案管理的特性和应用策略
1支撑性
科研人员、专家学者、技能技术人员是科研单位的主要人员构成，其在科研过程中需要引用、推理、验证大量的科技数据或信息，尤其是在原有项目、型号、产品或技术研发成果基础之上的创新和推广，原有的科技档案资料是新开展的科研活动关键支撑。因此科研单位应在日常的科技档案管理工作中加强对科技档案管理的重视，最大限度地围绕科研项目、课题研究、重点工作系统全面的开展科技档案收集、归档、调研、制度建设和支撑服务工作。务必保证科技档案管理工作形成具有参考价值、指导意义、决策引导和成果裂变的管理体系。同时需根据社会发展趋势和单位工作的实际情况，不断在科研单位内部宣传科技档案管理工作的重要意义，增强科研人员的重视程度，为科研、生产提供优质数据支撑，为单位的现实工作服务，为科研单位科技档案的制度化、体系化、标准化和规范化提供管理基础。
2安全保密性
安全保密性是科研单位开展科技档案工作的第一要务。科研单位的科技档案资料的安全保密不仅关系
到众多科研人员和科研单位的利益，甚至会严重威胁国家安全。因此这就要求科技档案管理人员应具备高度的保密安全意识和责任感，严格遵守国家保密管理规定，并不断建立健全科研单位的科技档案管理制度、流程和标准。除了严格贯彻和执行科技档案管理的国家安全、保密制度规定，保持高度的警惕性和保密意识，在科技档案保管、借阅、利用过程中层层把关审批、记录清晰、做到不失密不泄密外，还应加强科研单位科技档案管理的体系的创新性建设。首先，可建立多层次的科技档案审核机制，不定期地开展不同层级、不同专业、不同类型人员的抽检、校对工作。其次，在科研单位引进信息系统或设备监控审批软件，无论是查阅、打印、输入、输出或是销户科技档案资料，均可在电脑中查询到详细的操作记录，科技档案管理人员可以实时便捷的管理与科技档案相关的工作痕迹，及时处理异常或违规操作现象。有力地保障了科研单位科技档案工作的安全保密性，同时更好地为科研工作提供技术服务。
紧密围绕学校总体工作部署，以教育教学工作为中心，以“运转有序、协调有力、督促有效、服务到位”为目标，树立以人为本的理念，贯彻服务宗旨，发挥协调作用，有目的、有条理、高效益地开展工作，为学校提质量、创成绩而服务。
二、主要工作
1、做好文件的上传下达工作。在主管领导指导和帮助下，明确任务，各负其责，做好文件的接受、传送、催办及文件管理工作，信息采集、上报、保密和档案管理工作。对来文的阅批、领导批示的督办、重要文件的核稿、接听电话、打印文件、会议记录、会议召集等日常工作，做到严谨有序，不出差错。各项文件材料，力求及时、准确，优质、高效。
2、做好学校文函档案管理工作。根据档案管理要求，完善档案管理制度，规范档案管理工作，注意收集整理体现学校办学水平的教学教研材料并归档，使档案管理更科学、规范，作好档案利用工作，更好地为教育教学及各项工作服务。
3、提前做好开学和学期结束前的工作安排，根据学校部署及时起草学校工作计划、总结、讲话等文秘材料。
4、按照校长办公会议的精神，认真细致地做好各项工作的计划和安排，使各项工作有条不紊地顺利开展。协助校长组织安排好校长办公会和全体教职工例会，并做好学校会议的筹备工作、记录工作。
5、按时完成各类统计及有关报表工作，并及时向县教育局和其他上级部门上报学校相关的工作材料。收集整理学校办学的基本数据，编制学校基本情况表，向学校有关部门提供数据查询和信息咨询服务。
6、及时做好会议通知、学校工作安排通知、节假日放假安排通知等事宜。
7、继续做好各种迎检和接待工作。
8、做好学校、校长印章的使用管理及对外行政、党务介绍信、证明的办理工作。建立并执行公章加盖登记制度。
9、创建有特色的校园文化。优化育人环境，提升校园文化品位。加强学校网站、宣传专栏等文化载体建设。协助党支部、校委会做好文明行业创建工作，巩固并发展创建成果。做好学校校刊编辑发行工作，搭建师生交流平台，大力宣传、弘扬校园文化。
10、树立服务意识，公正公平地做好各项人事工作，配合校长做好教职工绩效考核、日常考核、职称评定等工作。做好学校人事台账的建立工作。
11、做好校务公开工作。认真做好校务公开工作，增加公平、公正和公开的透明度，对职称晋级、年度考核等各项重大事宜，在全校教职工中及时做到公开。
12、管理好分管部室，力行勤俭节约，确保高效运行。
1.1 强化思想，转变观念
档案资源建设是“三个体系”建设的核心和基础，是档案工作的前提和保证，是指导新时期、新阶段、新常态下档案工作的基本理论，它既是档案部门的立足之本，又是生命的源泉。档案部门要充分认识档案资源的重要性和紧迫感，必须创新资源管理模式，重视所有涉及人的档案的价值，增强工作主动性和敏锐性，彻底突破转变传统观念和认识，充分发挥档案服务的优势，努力探索档案资源建设的基本规律，依法治档，加大力度做好档案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教学、培训、教研、管理等能阐释历史作用与价值的档案应收尽收，应留存尽留存，丰富档案典藏。在文件材料收集齐全后，档案人员要以保持材料的系统性和有机联系为原则，科学分类、合理组卷，确保案卷完整、准备、美观，逐步建立内容丰富、结构合理的档案资源体系。
1.2 落实责任，注重交接
档案是具有极强的延续性和连贯性，加之技工学校档案涵盖范围较广，包括文书档案、科技档案、合同档案、会计档案、学生档案、人事档案、教学档案、特殊载体等。但在以往档案人员实际工作中档案交接不及时、档案交接手续不严密、疏忽档案监交工作等现象，出现档案数量等问题责任不明、界限不清，导致档案工作前后脱节，工作程序不完整。笔者认为，应严格按照《档案法》、《档案法实施办法》等，高度重视，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序。
1.3注重档案鉴定。档案价值鉴定，既制约档案资源的数量和配置，又影响档案利用的质量和效益，还牵动档案安全管理的成本和效率，必须高度重视，落到实处。应着眼优化馆藏结构，科学实施档案价值鉴定，合理确定档案去留，避免有文必档、鱼龙混杂。同时，将档案开放鉴定纳入各级档案部门职责范畴，从健全法规制度、明确程序和责任入手，积极稳妥推进拟开放档案密级鉴定工作，形成制度化、常态化工作机制，真正把涉密档案管住、利民档案放开，逐步解决影响和制约档案服务利用的瓶颈问题。
2 档案利用体系建设要立足服务企业，方便利用
档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，档案资源的开发利用是档案工作的最终目的，也是档案利用体系建设的核心。切实加强提高档案的利用效果，一是学校档案室要紧紧围绕中心工作任务，找准切入点，创新工作方式方法，拓展和丰富服务内容，提升服务质量，进一步加强深化档案利用体系建设，建立更加完备的、方便广大师生员工，辐射企业及社会的档案利用体系；二是突出特色，在档案收集、整理、利用和档案开发中，认真对收集到的数据进行统计分析，汇编成集，及时归纳，总结先进的典型经验和特色与亮点；三是在科学分类、合理组卷的基础上，科学编制各种检索工具，从而提高服务质量。
3 档案安全体系建设要立足科技，防范未然
档案安全体系建设的提出，是继覆盖广大人民群众的档案资源体系、方便广大人民群众的档案利用体系思想之后，在我国现代档案体系建设理念上的又一个重大突破，同时也是对档案安全的重新定位，突破了以往从局部对待档案安全的做法，力求以全新的思维出发，建设全面、系统、科学的档案安全体系。档案安全保障建设涉及硬软件的缺陷、病毒侵害、操作人员的无意失误等各个方面，档案保护作为其中极为重要的一个组成部分，更应以档案安全体系建设的理念重新审视。“三大体系”的提出和完善，标志着我国档案工作在观念和理论创新上趋于完善和成熟，必将极大地推动档案工作现代化的步伐，带动我国档案跨上一个新的台阶。
3.1 存在的问题
主要体现在档案安全意识淡薄，材料收集、整理过程中存在档案材料门类不全，材料短缺较多， 内容不完整，材料的成套性和系统性差；档案安全制度缺失，安全检查执行不力，甚至未建立必要的档案安全管理制度等；档案安全管理经费和设施设备投入不足，依然使用陈旧的、破烂的木柜来存放档案，不利于防火、防虫、防盗，防盗设施不完善，没有铁窗、铁门、铁柜，同时也没有防盗报警装置等必要的防盗设施；工作人员责任心不强，防范措施不到位，库房管理混乱等造成档案失窃、人为损毁、库房失火档案烧毁等安全事故。
3.2 应对措施
面对危及档案安全的自然因素、人为因素、技术因素无所不在的客观现实，“十二五”期间档案部门必须大力实施“安全第一”战略，必须把确保档案安全作为基本任务和第一要务，作为档案工作的生命线。重点做好以下工作：
3.2.1领导重视，完善制度，保障档案安全工作的顺利开展
档案安全是档案工作的重中之重，必须?e极争取领导的高度重视与支持，始终把档案安全工作作为大事、要事来抓，牢固树立“责任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落实好档案安全领导负责制，落实好档案管理安全责任制，坚持领导查库制度，将档案安全工作落到实处，认真巡查做好记录，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查；要保证档案管理工作所需人力、物力、财力，配备德才兼备的档案人员，不断改善档案保管条件和环境，添置档案管理必需的设施设备，安排专人落实、做好档案库房的“九防”和电子、纸质等各种档案的保密工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。
3.2.2全面提高档案人员的安全意识
针对电子档案管理者进行系统培训，提高档案信息服务的质量和效率；增强安全意识、保密意识和工作责任心；加强档案管理复合型人才的培养和选用。除此外，还应定期对信息管理人员进行技能培训，提高他们的职业道德水平、计算机安全技术，以及规范操作流程。这样才能适应电子档案信息安全管理，电子档案才能可靠、安全地为企事业单位服务，发挥其社会效用。
3.2.3加强技术建设
结合现代科技信息技术，可以采取磁性载体的保护、光盘的保护访问控制技术、密码技术、认证技术、入侵检测技术、长期可存取技术和信息备份技术等对档案进行技术性保护。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，以确保长久可读。利用现代科学技术及抢救手段，尽可能延长档案试题的寿命，延续档案信息的存在。同时还要加强档案管理系统维护，防止发生失泄密事件发生，为学校档案构筑巩固的技术防线。
4 结论
一、独立学院系级教学档案有效管理的意义
1994年，我国启动了普通高校教学工作评估试点工作，2003年正式确立周期性教学工作评估制度。它是我国高等教育的一项重大改革，是用来衡量一所高校本科教育质量的重要依据，其目的是全面考察高校贯彻执行党的教育方针，促进学校积极落实“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针，改善办学条件，加强教学基本建设，深化教学改革，提高管理水平，建立和完善自我发展、自我约束的机制。
教学档案，是学校教学经验、教学活动的记录，是学校档案的主体、核心和重点。系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是系级档案管理工作的核心。这些系级评估材料是各系办学历史、办学经验、办学亮点和特色积淀的反映，是各系教育实践从感性向理性的飞跃，也是评估专家在走访过程中对各系形成理性认识的载体。通过查阅完整的档案资料，可以打开思路，开阔眼界，发挥档案的查考和凭证作用，也是系级各项管理和决策的重要依据。
可见，对于独立学院而言，加强和改善系级教学档案的建设和管理工作，实现有效管理，在本科教学评估中具有举足轻重的作用。
二、科艺学院系级教学档案管理的现状分析
科艺学院搬至西城办学已达7年，学院各方面的工作都在逐步向科学化、规范化迈进，教学档案的建设和管理工作也受到了一定的重视，学院层面成立了专门的档案室，各系也均配备了兼职档案管理员。笔者作为外国语系的兼职教学档案管理员，从具体的工作实践来看，发现当前的系级教学档案管理仍然存在诸多问题。具体如下：
1.系级教学档案管理人员专业素质整体不高。
由于机构设置和人员编制的原因，科艺学院所有系的教学档案管理员均由教学秘书兼任，而这些教学档案管理员均不是档案管理专业科班出身，对档案管理的理论知识和业务技能掌握能力有限，亦没有系统地接受档案管理专业知识的教育培训，可见目前的系级教学档案管理人员专业素质不高，理论素养匮乏，实践经验欠缺。
2.系级教学档案管理意识薄弱。
由于管理体制等诸多原因，加上长期以来形成的习惯，很多教职工档案管理意识薄弱，对教学档案的重要性没有充分的认识，特别是对于一些应归档的文件材料，比如点名册、试卷、学生论文等，不够重视，没有从源头做好科学的分类和及时的整理，致使很多教学档案残缺不全。
3.系级教学档案收集不系统、不完整。
系里的每一项活动都有其发生、运作、结束等一系列过程，反映在文件材料上必然有策划、计划、执行过程的来往文件、会议记录、总结、表彰、处分、照片等，若依据这些材料就有可能再现该活动的全过程。遗憾的是，有些档案收集常常是有计划，无总结；有上学期的材料，无下学期的对应资料；有决议无会议记录等，缺乏系统性和完整性，这大大降低了教学档案日后的利用价值。另外，鉴于科艺学院师资构成的特殊性，相当一部分老师来自于下沙本部，还有一些外聘和外教，因为多方面的原因使得学院目前对这部分教师的约束条件较少，致使管理难度加大，教学档案收集不完整的现象普遍存在。
4.系级教学档案管理手段落后。
虽然办公自动化设备普遍运用在科艺学院的日常办公中，但是系级教学档案工作仍然局限于手工管理和被动服务模式，加上教学秘书本身的工作就比较繁杂，对于教学资料的归档只能是疲于应付，工作效率显然难以提高。
5.系级教学档案管理不规范。
尽管学院颁布了档案管理的相关规章制度，但并没有真正落到实处，系级教学档案的管理较为混乱，基本没有专门的教学档案室，零乱堆放，没有头绪，没有进行科学的分类和立卷，日后查找难度较大。
三、科艺学院系级教学档案有效管理的举措
1.加大宣传力度，增强全员档案意识。
加强对学院档案管理制度的宣传，宣传教学档案归档的重要性和紧迫性，使教职工认识到教学档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富，主动配合教学档案管理人员做好教学档案材料的归档工作，确保教学档案管理工作高效高质完成，尤其对于非定岗科艺学院的教职工和一些外聘教师，更应加大宣传力度，同时从制度上予以保证。
2.更新观念，进一步提高教学档案管理人员的整体素质。
组织教学档案管理人员参加专业培训，使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法，提高他们对档案资料的收集、整理、分类、归档和保全过程的创新能力。
3.建立健全系级教学档案管理规章制度。
切实贯彻执行学院档案管理制度，并可以根据各系实际情况，制定本部门教学档案管理的规章制度，包括教学档案管理工作实施细则、教学档案编目分类要点、档案保管借阅制度等。这些制度的建立，使教学档案管理做到有章可循。
4.推进系级教学档案管理现代化，提高利用率。
尝试引进档案管理的自动化软件，采用现代化管理方式，用电子化管理取代传统的纸质管理，从而实现教学档案管理的科学化、现代化、网络化。
5.加强系级教学档案材料的规范管理。
（1）配备系级专职教学档案管理人员
建立系级专门的教学档案室，配备一名专职的档案管理人员负责对系级教学档案实行集中管理。这样有利于提高档案管理的业务水平，保质保量地整理好档案资料，进而发挥档案室的最高效率，更好地迎接教学质量评估工作。
（2）建立教研室档案室
可以建立教研室档案室，教研室是系部的组成单位，由每个教研室负责本教研室资料的收集、整理、归档、审查和移交等工作，这样有助于教学资料的合理分类和完整保存。
（3）规范教学档案管理的归档格式
对各种原始材料在提交和收集时，应制定相关的规范化格式，并要求所有教师按时、按量、保质，规范地上交各种材料由档案管理人员整理归档。同时，相关管理人员也应及时对有关材料进行关键内容的提取和总结。
（4）实行定期检查制度和奖惩制度
实行定期检查制度和奖惩制度，将教学档案材料工作同教师的考核、职称评聘、奖励等挂钩，增强教师的归档责任感和积极性。
总之，做好系级教学档案的管理、开发和利用，使系级教学档案在教学改革、科研、评估工作、教师职称评定及学生评奖等方面发挥其应有的作用。只有这样，才能改变教学档案收集工作难的被动局面，从而形成系级教学档案管理的良性循环，使系级教学档案高效地服务于教学，在本科教学评估中成为一道亮丽的风景线，充分彰显各系办学特色。
参考文献：
[1]李美中.高校教学评估与院系教学档案管理创新[J].科技情报开发与经济，2007（31）.
[2]温艳萍.档案管理规范化与高校评估之我见[J].档案学研究，2007（5）.
关键词:高校;档案管理;信息化
Key words: college; file management; information
中图分类号:G20文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)24-0160-01
1高校档案资源开发利用存在的主要问题
1.1 从档案管理部门角度分析。
1.1.1 档案观念淡薄,服务意识不强。由于档案工作效益的滞后性,人们往往重视高速度、高效益的工作,而忽视档案工作。多数高校认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已,不了解档案工作的内容、性质和任务,更不了解按照一定的原则和方法管理档案,充分开发和利用档案资源。档案管理分散,档案人员缺乏管理知识,档案无法有效利用,这与传统的档案管理模式有一定的关系。以人工操作、汇集整理、保管保护为主的传统档案管理模式,使得档案部门缺乏时代感和紧迫感,思想守旧,消极等待。因此,使大量具有利用价值的档案信息成了无人问津的“死档”,更谈不上发挥其社会效益了。
1.1.2 管理体制不合理。目前,高校除了设置一个综合档案室外,还分别在教务处、学生处等部门设置档案室。档案部门的分散设置,一方面,使档案工作各环节无法实现统一化、标准化管理,难以形成规范、科学的档案管理模式;另一方面,给档案利用者查阅、利用档案带来很大不便。因此,不合理的管理体制,不利于档案资源的开发利用,严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益。
1.1.3 档案结构单一。高校档案结构单一现象主要表现在:一是门类单一。很多高校的文书档案所占比例偏重,而学术科研、毕业生状况等档案所占比例偏小。这样的档案结构,使开发利用档案信息的范围狭窄,不能满足社会对档案信息需求的多元性和多样性。二是档案载体形式单一。绝大部分是纸质档案,很少有磁盘、光盘、影像等电子档案,不利于档案传播。
1.1.4 档案管理人才匮乏,人员素质不高。人才资源是高校档案部门重要的战略资源,档案人员素质是高校档案工作信息化的关键。但目前,高校档案人才队伍存在许多问题,主要是整体素质较低、知识结构不合理,缺少服务创新意识。
1.2 从档案主管部门角度。
1.2.1 资金问题。高校档案工作信息化,设备、软件系统、人员技术等方面的配套,需要投入大量的资金。但是高校档案管理不是学校工作的第一线,档案主管部门很难争取到足够的资金支持,因此,高校档案室的建设工作相对滞后,无法适应当前新形势下档案管理工作。
1.2.2 安全问题。档案信息具有本身的特殊性,需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化,加强了档案部门与外部间的联系,但也相应带来了像电脑病毒、黑客破坏等安全问题。这也是众多高校档案主管部门迟迟不同意上网,不能实现档案信息化的重要原因。
2高校档案部门强化档案信息化管理的对策
2.1 解放思想,更新观念,树立新的档案管理意识。要提高高校档案利用服务的质量与效率,必须树立适应高校教育产业化、市场化发展要求的档案利用服务观念。具体来说,一是全面服务观念,即通过各种服务方式与方法满足学校内、外部公众用户的利用需求。二是主动服务观念,即摒弃被动的传统服务观念,主动寻找用户。三是及时服务观念,即在第一时间内满足档案用户的利用需求。
2.2 提高认识,加强领导,理顺管理体制。档案工作是高校全局工作的重要组成部分,是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作。为了对档案工作科学管理、高效服务、便捷利用,可考虑对高校现有的档案部门进行整合重组。即机构整合、人员整合,改革管理体制,理顺工作流程;改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,消除工作死角,尽快使高校档案管理利用工作步入规范化、科学化轨道,使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
2.3 优化档案结构。首先,要根据高校自身的性质和特点,完善和优化档案结构,既要有文书档案,又要有学术科研档案、专类档案等,特别要着重收集反映专业、学科、科研、管理、服务等方面特色的“闪点”档案和“亮点”档案;其次,实行多载体保存,不断加强电子档案的收集和整理,逐步实现学校档案的数字化;第三,要加工浓缩精品档案,减轻室藏档案的保管压力;第四,及时对失去利用价值的档案进行鉴定销毁。
2.4 大力加强队伍建设,全面提高人员素质。知识经济时代是真正以人为本的时代,知识经济的竞争,就是人才的竞争,因此,加速培养高素质的档案人才,也是高校档案管理的核心所在。要加强档案人员素质建设,主要从以下几方面入手:首先,要在档案人员中普及现代知识技术教育,改善其原有知识结构,加强新知识和新技术培育,尤其注重培养他们的创新意识、创新能力。其次,了解和掌握与档案专业相关学科知识,了解其他各方面工作的内容和规律,更好地为各项工作开展服务。再次,要同时注重加强政治思想教育和职业道德教育,选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍。
民生问题是关系广大人民群众直接现实利益的重要问题。关注民生、保障民生、改善民生，是科学发展观的重要内容，也是新时期我们党执政治国的又一着力点。档案部门学习贯彻十七大精神、落实科学发展观，我认为最重要的一点，就是要把档案工作服务民生、服务人民群众作为新时期的首要任务，认真落实总书记反复强调的“以解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题为重点”的要求，采取有效措施，及时建立新形成的与民生有关、涉及人民群众利益的各类档案，有效整合各类民生档案，积极推动档案工作服务民生、服务人民群众，使档案成为党和政府服务民生的重要帮手，成为广大人民群众改善民生的有力依据。
近年来，山东各级档案部门在认真贯彻落实科学发展观的过程中，密切联系档案工作实际，提出了强化民生档案建设、将档案工作的成果更多地体现到维护民权、服务民生、改善民生上来的工作思路，把服务民生、服务人民群众作为落实科学发展观和服务党和政府工作大局的新的着力点来抓，取得了显著的成绩，使服务民生成为档案工作服务大局的一个新亮点。学习领会十七大精神，总结我们在工作中取得的经验，我认为今后档案工作要更好地关注民生、服务民生，首要的工作就是要继续加强资源、服务、监管三个方面的体系建设。
目前，该馆负责人及工作团队配备到位，重点投入档案移库排架、档案整理整改、档案全宗编制、检索工具制作及电子目录生成等基础性环节，同时积极引进国内首家十二生肖博物馆和国家非遗传承大师工作室，不仅成为特色鲜明的专业档案馆，而且成为我市文化事业发展的又一亮点，充分体现无锡作为民族工商业发源地的档案资源特色和区域文化魅力。
