时间：2023-06-16 09:26:44
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科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。
一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
1.背景分析
近年来，随着我国城市的社会经济发展、城市的开放、开发和投资环境的改善及人民生活水平的提高，人们对地下管网的设施也越来越重视。地下管网是现代城市基础设施的重要组成部分，是城市赖以长期生存和快速发展的物质基础，经常被称为城市的“生命线”。因为各种地下管网较地上建构筑物的空间体量要小若干个数量级，且集中敷设在城市道路许可的地下有限空间区域内，因此，在规划、建设和维护抢修时，对城市地下管网敷设情况的把握要有极高的精确性，并准确地测出所建项目的三维位置，进而保证施工作业的安全性。但是，城市地下管网一般建在城市道路或绿化带的下面，建成后难以再进行核实，隐蔽性极强，由此为核实所建项目区域地下管网的敷设带来了极大的困难。所以，为了确保城市地下管网的质量和安全，就要对城市地下管网档案进行管理科学的管理，通过城市地下管网档案管理机构提升施工单位对地下管网档案的意识。本文就城市地下管网档案管理与服务的策略进行了研究，旨在能为有关方面提供参考。
2.城市地下管网档案管理与服务所面临的问题
2.1 建设施工单位档案意识较低
目前国内建筑施工项目采取的是分包制，不同工作程序被分包给不同工种的承包单位。与建筑施工、建筑设计和室内装潢不同的是，地下管网的敷设相对工期短，工作内容单一，其工作的精细度往往不受施工单位的重视，施工作业缺少前期的科学与合理的规划。而工程监理职责所属的“三控、两管、一协调”，即控制工程建设的投资、建设工期、工程质量；进行安全管理、工程建设合同管理；协调有关单位之间的工作关系却没有包括对地下管网敷设相关工作的控制与监管。由此，出现了施工与监管的漏洞。根据笔者的调研，大部分从事地下管网敷设的承包机构很少在施工前去城建机构查阅施工地的地下管网敷设情况，一方面他们认为查阅相关地下管网档案时间长、花费高，为了节省作业时间，提高作业效率，可不用事先勘察施工地的地下管网敷设情况；另一方面他们认为施工工人经验丰富，能够准确预判管网的敷设情况。而多数误挖地下管网事故正是由于这些施工单位过于相信经验，野蛮施工，档案意识偏低而引发的。
2.2 城市地下管网档案管理鲜有相关法律规范作为保障
地下管网档案管理机构想要介入建设工程的评价与监管行列，困难较大。同时，大部分城市因无地下管网档案管理专项法规等管理手段，管理无强制性，地下管网档案信息难收集、不准确、未更新，进而导致部门出台的规范、制度相互矛盾，事故发生相互推诿责任，造成了不良的社会影响。
3.城市地下管网档案管理与服务自身存在的问题
3.1 档案收集难，监管制度存在空白点
其一，城市地下管网基本情况不清。由于市政公用管网与非市政公用管网分属不同管理机构，各个机构分别管理其所属的地下管网档案，因此几乎没有一个城市能够提供一张全面准确的地下管网位置全景图；没有一个管网单位能够全面准确地掌握所属行业地下管网信息分布信息及精确位置。因此，城市建设缺乏统一的地下管网档案综合信息平台，其提供的信息服务尚存在空白点，极易导致因为地下管网信息掌握不全而引发施工事故。
其二，缺乏有效监管，城市地下管网档案入馆难。各种地下管网档案信息分属于不同部门管理，分散存档，地下管网档案信息难以集中，管理交叉重叠性较大，管理空白点较多，风险性较高。据笔者不完全统计，全国大约有70%的城市地下管网没有基础性城建档案资料，像北京、广州这样的国内一线城市，地下管网归档率不足50%。
其三，城市地下管网档案信息化进展偏慢，差异明显。目前能够提高城市地下管网档案管理与利用效率的方法就是进行档案数字化及数字化之后的关联。但是由于经济基础和对地下管网认识上的差异，全国各地地下管网普查工作和信息化建设表现出不均衡的发展态势，仅有少数城市开展过地下管网普查工作，大多数城市并没有建立全局性的地下管网管理信息系统。即便开展了地下管网普查工作的城市，也未必能实行动态更新，不能真实反映城市地下管网的现状，利用效果较差。
3.2 档案从业者专业素质不高，服务质量难以满足用户需求
其一，档案利用程序繁琐，过程较长。利用地下管网档案的程序较为繁琐，通常需要施工单位持相关证明与资质证明到指定机构利用档案，从提出利用需求到利用结束，所花费的时间较长，因此部分施工单位为了图省事，而选择不查验档案，直接贸然施工。
其二，利用方式单一，成本高。目前地下管网档案提供利用的方式只能是进馆利用，部分档案管理机构能够提供相关档案的复制服务，但是成本相对较高，如利用的档案数量、门类较多，将无形中增加了施工单位的作业成本。
档案是一种信息资源，档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求，于是，档案的价值就形成了。在知识经济时代，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值，它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。随着现代科学技术的飞速发展，档案管理工作实现了档案工作科学化、现代化、规范化、标准化和信息化，这更加有力地推动了档案工作向更高层次迈进。
笔者认为，档案管理的创新在当今社会迅速发展，科学技术日新月异的大好形势下，还要坚定不断创新，提升服务水平，以期适应空前的机遇和严峻的挑战，达到持久发展。
一、创新档案管理观念，是创新档案管理的首要之举
信息化时代的到来，创新已成为时代的主题。加速创新，是各行各业得以应对不断发展变化的形势需要。近几年，档案管理也在发展变化，表现在管理内容更为复杂，管理手段也更为多样，然而，管理水平却相对滞后，因此，进一步加大创新力度，提升管理水平，提升服务社会生活的能力，就显得尤为重要。
1.要创新档案管理，必须从改变传统观念做起。
2.档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。全新的认识，是要对档案作用的肯定。不要弱化档案的作用。不要以为档案就是一些资料的累积。一个企事业档案，是这个单位员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，以及发展历程的真实记录和客观评价，当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时，它所代表的是这个单位不可复制的记忆，是金钱买不到的无价之宝。
3.对档案的服务范畴有一个全新的认定。随着信息化时代的到来，档案的服务范畴已经没有局限性，这一点必须充分意识到，除非是带密级的档案，否则，档案就是服务于整个社会的。
二、创新档案管理的必要环节是创新档案管理制度
制度决定服务高度。创新档案管理，必须在制度上创新，要根据我国《档案法》等法律法规和有关的档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。同时，要引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准，使档案管理工作逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外，档案管理员的职责也与以前有所不同，要结合实际，对档案管理员在档案工作中的义务和责任，做定出更加具体和明确的规定，从而提高档案管理人员工作的规范性，进而提高他们的服务水平。
三、创新档案管理的核心是创新档案服务方式
服务方式决定服务效率，所以创新档案服务方式就显得非常重要。信息时代，档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点，也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。
1.建立联合目录，实现档案资源共享。共享的同时，各级各类档案馆和图书馆可以统筹发展，走特色化专业化发展道路，更好地满足于社会多方面的需要。具体体现在建立联合目录，用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，从而使利用者能够很方便地获取到更多，更广泛的知识和信息，情报等，从而避免了不必要的重复和浪费，也可以有效地缓解档案存储空间拥挤，管理人员及资金紧张等现实的矛盾。
2 企业档案管理模式概述
其实研究国内外档案管理创新模式，根据社会变化和市场变化趋势进行总结的可以叫做档案管理创新，优化调整人才，业务和技术，从而创新知识和技术，企业档案管理的发展能够被满足，档案管理信息资源也就能够真正创新。
档案管理理念的创新是第一位，常规传统档案的工作管理理念应该是首先改革的，然后是新意识和新思想的树立，对于大局理念的服务，还有改革开放与竞争协作。
第二位就是对于档案管理机制的创新，企业档案管理工作的特点与规律在新形势下进行积极的探索，然后慢慢开始建立档案开发和利用的创新管理机制能够同步起来，与此同时深入挖掘具有积极性的档案工作者，从而真正的创新档案的管理机制。
3 企业档案管理功能创新服务模式
3.1 服务方面的全方位
原则和方法性的管理档案，思想之间可以用独特的联系建立起来，才能真正意义上的突破“实体保管”的方式。主体是收集、整理、鉴定、保管和统计等主体的档案更要创新性的发掘其中的服务模式。信息计算机网络化以及新型载体档案都是档案管理模式创新包含的内容，当然也有档案管理模式的创新。对于重点的捕捉，对于突破的求得并及时准确的提供档案才能够更好的开发利用资源。对于管理模式的全方位的获取，物质和技术都应该是强劲有力的保障。企业信息开放利用中心的建立，以及对档案的开放，对于公开现行文件的深化都必不可少。如今运营的现有企业中，无法?m应的纸质模式是进行管理现存档案和企业日常运营中非常冲突的方面。如今这种情况对于档案资源全方位的服务就十分重要，对于数据信息的进一步加深更是如此，这样才能将企业发展所需的资源尽快提取出来。可以入手的几方面有对于资源档案电子化的加强，这样工程项目的具体情况你就可以了解。
3.2 信息开放中心的构建
日益发展的信息社会，日益丰富的网络信息资源，今天的档案资源管理与服务如果还使用传统和人力的实体保管方案很明显不能够适用。以WEB平台构建起来的太钢档案的管理服务的模式能够在开展企业档案开发利用工作的时候提供全方位的服务，这样作为一种重要手段就能够有效的提高档案的资源效率。开放利用和回收档案资源时，将信息开放化的方式能够更好的适应企业的发展。档案模式想要更好的优化，就要采用新的服务方式然偶胡就可以将档案宣传的内容和重点等问题进行积极的探索。
其实很多的途径都能够实现信息开放的多元化，对于支持用户通过登录系统的信息查询方式是其中一种，另一种就是针对客户的实际需要然后提供各种各样的远程服务，适应时代的发展从而将信息系统高效的建立起来。
3.3 层次编研的不断深化
档案资料的编研工作另一方面重要的内容是对于档案原始信息的充分优化，如此来说就要注意到很多的东西，一方面是企业日常工作和实际数据运行方面，将原有数据整理就很重要，还有一方面是处理信息根据现实工作的需要。有价值的信息才能更好的保证信息的真实性，这样才能更好的保障企业各种档案编制的需要。这样也才能更好的发展企业。这个过程中面对数量较多的档案应该根据实际需求，而且排列也应该有优先级别的分类，也要和企业自身的利益相关的非常密切，不断深化的深层次编研就显得非常重要。
3.4 规范化制度不断建设
（一）人事档案是医院有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件资料。医院人事档案大致可分为三类，即人事档案、科技档案、工资档案。人事档案主要记载个人经历、政治思想等方面的材料，科技档案主要记录专业技术人员开展科研、新技术新项目的应用、职称晋升等方面的内容，工资档案主要记录职工工资及福利历次变动情况。
（二）人事档案既是真实反映职工个人经历的依据，也是人力资源管理与开发的重要依据，更是单位及有关部门选贤举能、知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔与使用人才的重要依据。人事档案工作是医院人力资源管理的重要组成部分。
二、现行人事档案管理工作中存在的主要问题
（一）管理手段陈旧，不利于人事档案的规范管理
在数字化、网络化浪潮的推动下，人事档案管理的管理手段明显显得滞后，不适应现代化的要求。
1.管理较为分散。由于部分单位档案管理人员及场所的条件限制，较为普遍地存在“多^分散管理”的现象，人事档案、工资档案由人力资源部门管理，科技档案由科技管理部门管理，有些单位的工资档案是由财务部门管理的。
2.手工操作归档。手工操作的档案材料既不利于检索利用，更容易被人为破坏，而且人、财、物的消耗相对较大，大量档案卷宗存档导致成本与支出加大。且形成的档案也缺乏严肃性和多样性。
（二）管理形式落后，不利于人事档案的综合利用
1.现行人事档案管理工作中过多的注重保管而忽视了对人事档案的开发利用。
2.对人事档案的频繁查阅极易造成磨损和意外丢失。
三、利用人事信息管理系统实现对人事档案的科学管理，为医院发展提供人才信息服务
（一）数字化为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础
1.目前人事档案与其他管理方式中的个人信息存在着较多的交叉或重复，合理整合人事档案、科技档案、工资档案的内容，既可以优化人事档案信息，也有利于节约管理成本，更有利于人事档案的综合性开发。
2.充分发挥目前医疗卫生系统内部已运行成熟的医院信息化系统（HIS），在不增加投资的情况下，有效地使用现有资源，提高服务性能。
（二）利用现代信息化管理手段，实现人员信息资源共享，建立结构完整、操作便捷、系统稳定、安全性能较高的人事档案管理系统
1.计算机管理档案具有协作性、开放性，能够更加便捷的进行及时更新、查阅，同时还可利用计算机判别、诊断、筛选的功能进行档案鉴定工作。
在档案管理工作中，能够使用现代化的管理理念和先进的计算机网络技术，对大量的档案信息实行电子化的有效管理，是当今时代档案工作中的一个重要的发展趋势。档案工作在很多行业的发展中都是必不可少的，档案工作记录了很多社会生活的重要内容。只有档案工作能够得到不断的发展和进步才能更好的促进社会生活当中各种重要资料的保管和利用，所以档案工作的质量也直接影响到了社会生活的诸多方面。在当前这样一个高速发展的现代化社会当中，档案信息数量也正在与日俱增，所以也使得档案工作必须要做出相应的调整和改进，才能更好的适应新的形势和新的需要。信息化建设就是一个非常重要的发展趋势，档案工作的信息化发展不仅能够有效的提高档案管理工作的效率，同时对以往工作中存在的一些不足也能够起到非常好的改进作用。档案工作的发展和完善和社会的进步是密不可分的。当前，我国的信息技术得到了有效的发展和提升，这也使得我国能够拥有更多机会去发展和完善我国的档案工作，但是我国的档案工作在工作理念和工作方式上都要有很大的变动，这就要求档案管理人员在日常的工作当中，必须要树立新思想和新理念，同时还要不断发展自身的技能，从而为用户提供更加高质量的档案信息服务。
二、档案信息化对档案服务工作的影响
档案信息化能够影响档案工作中的很多方面，例如：人才建设、设备的发展和创新等等。在最近几年来，我国的网络信息技术得到了前所未有的发展，但是这些在计算机上的发展和进步却没有被充分利用到档案管理工作当中，所以也在一定程度上制约了我国档案管理工作的发展。当前，我国的档案管理工作中所使用的相关设备和发达国家相比还存在着明显的不足，档案管理工作中的一些相关条件还是比较差，很多管理人员对先进设备的应用还不是十分的熟练，很多工作人员还是更加习惯于传统的工作方式，这也使得档案工作的发展相对比较迟缓。
先进的基础设施是档案工作开展的基础，尤其是在档案管理日趋科学化与合理化的今天，运用先进的计算机技术进行档案管理工作，更是未来发展的趋势和要求，这在很大程度上，要求档案工作相关部门加大基础设施投资力度，提高档案信息化水平，从而对档案服务工作的开展和进行奠定扎实的物质基础。由于种种原因，档案工作在以前未能得到相应的重视，用户整体档案意识不强。而在信息化的今天，人们对信息资源的要求越来越高，因此，档案部门要从自身做起，定期进行各种档案知识宣传活动，帮助用户树立档案意识，从而提高档案服务工作的质量。档案作为重要的信息资源，只有充分利用，才能转化成相应的生产力，但在传统的档案工作当中，档案信息往往被当成一种管理工具，而不是服务方式，随着社会和经济的发展，档案信息资源开始得到很大程度的开发，许多档案工作人员发现，档案信息资源有着很强的服务性，这在很大程度上要求档案工作人员需要树立正确的服务理念，彻底清除原有旧观念的影响。在当前的很多档案管理部门当中依然使用着这种比较落后的管理模式，在当今这样一个社会显然是不能适应时代的发展的，有些部门虽然投入了很多资金和技术，但是相关工作人员在思想意识上还没有完全的转变过来，所以也就无法向社会提供较为先进，较为高质量的档案信息服务，所以工作人员应该根据自身的实际特点，在工作当中运用现代化的理念来开展工作，从而促进相关工作的发展和进步。
三、档案信息化建设背景下档案服务工作创新
在档案服务工作当中，要从思想上开始重视网络技术给档案工作带来的巨大变化，变被动服务为主动服务，使档案工作的服务性不再流于形式，在具体的工作过程当中，强调服务工作的多样性，充分发挥档案信息化建设背景下档案信息资源的海量性和多重作用，将信息服务引领到更广的范围当中，通过开展社会实践，深入社会，了解社会各方面需求，改变以往单一化的服务模式，从而向高质量的服务迈进。
随着经济全球化的影响，我们已经迈入信息化时代，而信息化也成为目前各行各业发展的必然趋势。在档案管理与服务上，传统的管理模式已经不适应时代的发展和社会进步的需要，因此，需要我们在信息化条件下转变档案管理与服务，并在方式上实现创新。档案作为一种信息的重要储存形式，在当前信息化时代，具有其自身的历史价值与保存价值，在管理与服务上存在着问题，解决这些问题也是分析它的意义所在。
一、信息化条件下档案管理与服务的现状
在档案管理与服务中，利用现代化的信息管理技术对档案信息进行建档、归档的管理以及为社会公开服务，是档案工作发展的唯一趋势，也是必然趋势。在信息化条件下，档案的管理与服务与现代的科技手段已经实现融合，并成功地运用了电子信息技术，转变了传统方式下管理与服务的不足，也取得了显著的成效。但随着社会的不断进步与发展，也出现了一些问题。
首先，在档案工作中，因为设备的不完善，导致了一些先进的科技运用不到管理与服务上。现代化硬件设施是信息化条件下实现档案管理与服务的基本保障，许多档案工作相关部门根本不注重硬件设施的建设与完善，从物质基础上就不具备档案管理工作的科学化与合理化，更难实现档案管理与服务的现代化。其次，社会上对档案工作部门的不重视，也导致了档案管理与服务在信息化上的滞后发展，一些档案信息不能为单位发展提供帮助。最后，在信息化下，档案工作只偏重管理，而忽视服务。有些档案工作部门只把档案归为电子形式进行保存，而不利用管理系统提供网络检索与利用服务，使得档案信息被忽略掉，严重影响了档案工作的信息化建设。
二、信息化条件下档案管理与服务的创新
通过上述现状的分析研究，了解了信息化条件下档案管理与服务还存在一些问题，需要根据社会的需求进行转变与创新，提高档案工作的管理水平和利用效率，以促进社会更好的发展需求。
（一）转变档案工作者的思想观念，创新多样模式。在信息化条件下，档案管理与服务要转变档案工作者的思想观念，重视电子信息技术在工作中的应用，转变传统的被动式服务为主动式服务，使档案服务不再搞形式化并创新服务意识，将档案服务工作实现多样性，改变单一的服务内部意识，将档案信息推广到更大的范畴内，服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务，档案工作要深入到社会中，开展实践活动，了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点，将档案资料库面向社会开放，一方面实现资源的整合，一方面实现信息的相互利用，以求在信息时代共发展。
（二）实现档案信息共享，创新管理模式。在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现严重重复的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。
（三）更新档案信息，创新管理与服务形式。在信息化条件下，档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中，应该转变传统的纸质文件的存档，而是利用办公软件制作电子文件进行及时归档，方便查阅与利用；在整理过程中，利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，及时更新档案信息，以跟进时代的发展；服务上，改变以前文本的查阅，而是利用网络进行检索与查阅。
（四）建立高标准的档案管理与服务人才队伍。在信息化条件下，档案管理与服务不再是简单的接收与保管，而是在此基础上进行信息服务的提供。因此，必须建立高标准的档案管理与服务人才队伍。首先要对原有的档案工作者进行培训与指导，提高自身的档案管理与服务水平。其次，引进高标准的档案管理与服务人才，充实档案管理与服务队伍。最后，建立健全激励机制，鼓励档案工作者发挥创造力并进行物质奖励，以适应信息化条件下的工作环境。
三、结语
由于档案是历史信息的存储方式，记录了生活的方方面面，对我们的生活以及国家的发展都有借鉴意义，所以在信息化高速发展的今天，我们必须转变档案管理与服务理念，使之为社会大众生产与生活服务好，利用好。在信息化条件下档案管理与服务创新面对着更多的机遇，同时也迎接着挑战，需要档案管理者在不断实践中探索与总结，以求更好地发展。
一、养老服务机构档案管理的现实意义
（一）有助于提升养老服务机构的工作成效。养老服务机构档案主要是记录老年人在养老机构中的生活细节，同时也记录了养老服务机构工作开展的具体内容与成效，此类档案能有效反映我国养老事业的发展与改革，能不断发现养老服务机构存在的一些问题并及时解决。档案是养老服务机构客观掌握该机构发展规律的主要依据之一，这是对老年人各项生活活动的真实记录，因此，不断提升养老服务机构档案管理的工作水平与服务质量，不仅能提升工作成效，还能在一定程度上推动我国养老事业的发展。
（二）有助于体现养老服务机构的服务水准。从养老服务机构的角度来分析，积极开展档案管理工作，不仅能体现养老服务机构的服务水准，同时更重要的是体现养老服务机构的综合特色。真实、客观、完整、内容丰富、特点鲜明的养老服务档案，以及科学、合理、规范、高效的工作理念能有效提升养老服务机构的声誉。另外，养老服务机构的档案还能为各项相关工作的开展提供重要的参考依据，一定程度上推动养老服务机构的改革与发展。
（三）有助于深入了解老年人生活状况。从老年人的亲属角度来分析，亲属可以通过老年人的个人档案来了解老年人当前的生活状况。档案准确、真实、完整地记录了养老机构老年人的生活过程，并且档案的唯一性与原始性，让广大家属能够及时了解老年人的生活近况，提供了方便快捷的服务。
二、养老服务机构档案管理规范化实现措施
（一）养老服务机构档案管理制度的完善性。根据我国当前颁布的《档案法》与《人事档案工作条例》相关规定与要求，养老服务机构档案管理工作人员要善于分析当前机构的现状，掌握当前养老服务机构存在的一些现实问题，并且还需要考虑到我国养老事业未来发展的趋势，同时结合自身工作经验建立养老服务机构档案管理制度并不断进行完善，尤其是在细则实施方面一定切实进行。养老服务机构档案管理制度的完善要有明确归档的范围，对档案的生成过程进行细化，最大限度保障档案的安全性与完整性，逐步提升养老服务机构档案管理的整体水平。
（二）养老服务机构档案管理的个性化。养老服务机构要最大限度保障档案的个性化特征，通过不断丰富养老档案的内容，能有效实现这一目标。对养老服务机构档案进行丰富的过程中，首先必须考虑到养老机构的实际情况，另外还需要充分重视养老服务机构的发展趋势，要从不同的角度，全方位去探索，建立较为完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的档案，通过这些资料进一步反映老年人在养老机构当中的实际生活状况与心理状态。注重养老服务机构档案管理的个性化，为养老服务机构的发展提供有价值的参考资料。
（三）养老服务机构档案管理工作机制的健全。养老服务机构必须建立健全的档案管理工作机制，保障档案管理各个工作部门能够有效协调地合作，进一步提升档案管理工作的成效。首先，养老服务机构需要建立档案管理工作的协调机制。基于养老服务机构各个部门的实际情况，有针对性地分配专业人才做好收集整理工作，并根据相关规定，及时将档案资料上传到档案管理部门，同时办好交接手续。其次，考核评价机制的完善。要定期对养老服务机构档案管理部门的工作人员实施工作考核，将考核结构与部门的利益相互结合，让考核的依据公正客观，并且成为职员升职的主要依据之一。最后，加强档案管理工作的监督力度，最大限度避免档案资料出现遗漏等问题。
（四）养老服务机构管理队伍素质的培养。要做好养老服务机构档案管理的规范工作，需要一支素质高能力强的管理队伍。因此，养老服务机构档案管理部门需要加强工作人员档案知识与技能培训，加强团队的素质，让每一个岗位都有专业的人才进行操作。首先，养老服务机构档案管理部门需要对档案分管进行明确，并且同时部署档案与业务，并将之纳入新一轮的档案工作计划与考核范围中，最大限度保障档案管理工作能够有序有效地开展。其次，岗位职能培训。有针对性地进行岗位培训工作与继续教育，不断激发工作人员的管理思维，进一步掌握档案管理的相关技能。最后，养老服务机构管理人员自身要加强专业水平的提升，通过各方面渠道加强档案管理方面的学习，提升自我工作能力，为养老服务机构档案管理的发展贡献力量。
三、结语
综上所述，养老服务机构档案是老年人在养老服务机构中的原始凭证，能有效反映老年人的实际生活状况与身体状态，同时能为养老服务机构积极开展各方面的工作提供有效资料与历史依据。因此，养老服务机构档案管理工作必须得到我们的重视，加快档案管理规范化建设，促进养老服务机构稳定发展。
【参考文献】
1 档案信息管理的现实反馈
作为企事业单位的基本信息架构和基本的信息记录反映，档案记录与管理对于企事业单位的发展及对往经验的总结有着重要的影响，集成化的信息档案数据不仅是人员及事件的实时数据库更是基本的数据测恒保值的重要指标，可以集中反映人员及事件的发展动态及社会群体组织的静态平衡，不仅有着现实的数据指导意义更有着数据保值，现实数据恒定的单位值衡量的意义，由此可见，做好基本的档案信息归类和基本的数据档案分析，对于促进社会组织的现实指导思想有着极大的价值。相对来看，来源于现实数据的实时记录不仅是社会群体组织衡量自身发展潜力的重要指标，更是国家对于社会群体组织进行基本数据管理的有力参考，通过实时的档案数据记录，可以对历史进行经验总结，对于现在发展趋势进行有效的数据分析，对于未来的发展战略进行有效规划，从而促进企事业单位能够保持恒定发展速度和稳定的增长规模。
2 基本档案信息规划操作体系的建立
在档案信息领域发展中，系统的目标是多元化发展步骤的集中表现，同时，目标立足于层次化，具体化是保证针对不同形式下模式组成进行因条件进行目标调整的基本前提。目标的制定是整体系统发展过程的向性规划，对整体任务安排有着引导功能，其具体的定位设计决定着全方位的规划能否顺利实施。针对系统发展模式转变受传统制度制约这种状况， 完善目标的转变，具体可以采取以下方法：1.要把目标与规划工作进行统一，以便更好地对进度进行控制和管理，而且要深入了档案信息状态及发展态势，制定出实际需要的方案，进行实践性操作从而提高对系统目的具体性认识，做出相应的规划安排。2.在相应的进度安排下，运用目标选择对系统进行优化，同时保持其进度不变的情况下继续深入系统实践。并且在设计方案时，需要不断地根据进度进行安排，并且根据实际情况进行合理变更。3.由于发展趋势的不断变化，在具体发展过程中还要把握好整体效果，顾及好现状，协调多方面积极因素进行配合，实现对过程的整体把握，有利于对进度的更好掌控。同时；建立“规划性”档案信息管理模式，那么在现实数据反馈下下计算机与智能化导向命令要进行充分的互动，计算机居于命令传授的引导位置以准确的指令向智能化操控模式发出命令，使信息计算机的系统思维由被动形态的接受转变成主动状态下灌输，从而提高系统的运营效率。首先，在系统运行过程中要摒弃传统的操作思路，以精确的系统语言为引导，提高系统的智能转化，从而保证数据综合分析的准确无误。
3 档案管理服务模式的创新
服务工作是推动社会向前发展的动力，社会群体之间、社会物体之间、人与人之间都是通过服务为彼此联系的纽带，维系着彼此的存在与发展，是维持社会机能正常运转的重要前提。档案管理科室及档案管理机构，是历史数据查询的重要地方，同时也是相对社会领域的历史信息汇总记录的地方，对于社会信息文化的传承有着重要的作用。它的基本职能是直接或者间接的满足受众者对于历史信息的需要。体现于档案管理的各项工作的出发点和归宿点都立足于服务。要想充分的搞好档案信息的服务的工作就需要有着高素质的人员来担任管理员，只有高素质的人员进行管理工作才能创新信息服务模式。在档案信息服务结构管理方面，系统管理体系的建设应该以人员为责任主体进行逻辑链条的结构的经营模式链接，人员起着管理发展的直接性引导作用。在实际档案服务主体规范性分析，还需要对信息管理的职能进行从不同角度的细致划分。首先，从现实需要的角度出发，管理的客体包括档案信息管理与组织管理，由管理搭配的各个方面协调配合产生的，当各类的服务模式与到其中的时候，就需要对它们进行优化管理分析，这样才能保证管理机能的有效运行。
4 档案信息管理的数据创新化需要
在社会知识文化竞争日益激烈的今天，对于大型的档案管理中心来说，档案是技术竞争的核心，档案管理是知识效益竞争力的标准。在档案管理的过程中，数据化技术体系的优化管理已经不再局限于档案阅读控制的范畴之中而是人们获得历史数据的战略竞争力的核心。档案的数据化管理以技术和信息的基本化管理为数字化驱动的背景，对常态化数据的运作和绩效评估进行详细的记录，在记录数据的核心前提下，建立数字化管理的体系，将所有的档案类目的项目分化瓦解到相应的管理环节和知识普及之中去，大大提高了档案创新化服务的速度。同时，系统与其他的技术应用模块进行优化搭配，形成垂直管理的计算数据库，提高数据的集成运用性，对各个种类的档案信息进行协调化的搭配管理，形成独具项目个性的管理模式，对提高服务模式的科学性、正确性，提升档案管理中的创新服务的核心竞争力有着积极作用。
5 档案管理的特色化发展趋势
档案管理工作的创新服务模式改变的时候，也要在创新服务的综合带动下，改变自身发展的方向，树立特色服务发展的目标，建立特色服务体系，综合影响和服务因素，带动特色趋势的发展。其特色趋势发展的方向包含三个带动点，首先要综合开发本单位的特色信息服务，建立特色信息服务体系，在发展改革的过程中树立创新的特色发展模式，确立特色信息发展的引导地位。要努力建设自身的特色信息服务的体系，构建自己独特的信息服务风格，占据信息人才独特培养的培养的地位，形成特色产业服务。在服务项目的选择和信息价值定位的过程中，要统筹全局的发展思路，转变工作方式，进行多种形式的信息服务经营，运用科学技术手段优化管理档案系统信息，形成自己鲜明的产业特色和档案服务的风格。要规范信息健康发展，减少发展的阻力因素，推动体制的深化改革。要积极发展行业的创新业务，将新的手段技术与服务相结合。但是创新的此举，预示着未来发展的中心和活动行为需要选择，具有很大的不稳定性和未知性，因此要创新产品，一直要做好全面的准备。要对各个相关方面进行深入系统的调查研究和科学客观的预测分析，不可单纯靠人为，从长久发展着手权衡利弊，分析信息的优缺点对于信息来说得多还是失多。在一定的创新规划性指导的情况下，对内容进行一定的量化分析，从而进行特色体系创新机制的建立。
6 结语
新常态下的档案管理模式的创新需要结合于各方面的资源和积极办法进行根本的管理性变革，同时在满足于信息集中化需要的前提下，做好档案服务工作的特色化创新和新特色档案信息服务模式的打造，努力的促进档案管理技术的进步和管理效率的提升。
参考文献
一、从服务手段上来革新
建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进1步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。
电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第1时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。
开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求，进1步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。
二、服务领域上的扩展
信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等1切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单1需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。 转贴于
兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。
加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何1个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立1个完整的社会信息系统，实行1体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
三、学校档案服务创新的主要任务
面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，国际电信联盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物联网的概念，指出物联网是基于各种网络系统的一种全新的动态网络体系，它将信息和通讯技术领域从任何人之间随时随地地连接扩展到了任何人和物之间随时随地的互联。[1]该技术的发展与应用为人与物、物与物之间的信息交换创造了一个全新的平台。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主张更透彻的感知、更全面的互联互通和更深入的智能化。此概念一经提出，便受到了世界各国的关注，有关“智慧”的理论研究与实践探索如雨后春笋接踵而至。
近几年来，档案学领域也掀起了研究智慧档案馆的概念、特征、顶层设计等内容的热潮，但是智慧档案馆的建设是一个长期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文着重探讨在构建基础层次的全面感知型智慧档案馆的过程中，物联网技术对档案管理产生的重要影响，进而提出基于物联网技术构建的全面感知型智慧档案馆的档案实体管理与服务模式。
一、智慧档案馆的概念
我国对智慧档案馆的研究尚处于起步阶段，目前档案学界对“智慧档案馆”还没有一个统一、明确的正式定义，不同研究视角的学者对智慧档案馆进行了不同的描述。杨来青等人从智慧技术应用于档案信息管理领域的角度，认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。[2]毕娟认为智慧型档案馆是以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。[3]陶水龙则从建设实践的角度出发，认为智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境。[4]
虽然不同学者对智慧档案馆的定义有不同的见解，但是仍然存在一些共性认识，即不是重点关注档案信息资源的智慧管理，还是关注提供全面的泛在服务，智慧档案馆都离不开新的信息技术，尤其是物联网技术的应用，它是实现智慧档案馆全面感知化的重要保障。目前，随着信息化的逐步推进，物联网的相关技术已经成功应用于物流仓储、零售、交通、门禁管理等众多领域，特别是在图书行业的广泛应用，为档案管理领域应用物联网技术提供了大量可借鉴的经验。部分省市档案馆已经进行了一些有益的尝试，例如，在整合视频监控系统、幕帘报警系统、多媒体系统等基础上，江苏省太仓市档案局利用超高频射频识别技术，实时联动档案实体和数字档案资源，实现了档案实体的区域追踪定位、移动终端管理、自动盘库等功能，创新构建了档案的安全防范体系。笔者认为，智慧档案馆是在传统的实体档案馆和数字档案馆的基础上，利用新兴的智慧技术，实现档案馆内多种资源的智慧管理，从而提供更加主动、立体互联的深层智慧化服务。
二、物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理
依托物联网技术构建的智慧档案馆形成了一个智慧的系统，可以实现档案、馆舍、设备、用户与档案管理者随时随地地沟通和感知，[5]从而可以为档案馆中的任意物体提供智慧的互联服务。但是无论是传统档案馆、数字档案馆还是智慧档案馆，其主要功能之一都要求实现对档案实体资源的保管和利用，主要是围绕档案实体进行收集、整理、利用、统计等管理活动并对档案实体保管环境进行维护，物联网技术的应用将使档案实体的保管更加安全，利用更加便利。
（一）传统档案实体管理
20世纪80年代以前，对档案实体进行维护和管理的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号、手工编制档案目录、手工翻阅目录进行检索、手工调档、手写出具档案证明等；同时采用较为简单的物理、化学技术进行档案实体的保管和保护，如采用在地面洒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿等。[6]
随着档案信息化建设的不断发展，依托现代信息技术，有效提高了档案实体管理水平和档案利用查找效率，基本实现了对档案实体的目录、全文等信息的收集、存储和检索。但是目前的档案信息管理系统中，各种技术的应用、流程的改进大多是针对档案虚拟信息的，由于档案实体本身无法自动发送和接受任何指令，因此在对这些虚拟信息进行研究之后，并没有有效的途径反馈给档案实体；而由于档案信息管理系统中存储的都是档案的虚拟信息，无法对档案实体进行实时监控和管理，如果发生档案实体丢失的情况，档案信息管理系统无法得知。
同时，在目前的档案利用过程中，档案用户通过档案信息管理系统查阅到相关档案，如需借阅档案实体，主要依赖档案的分类摆放来进行档案实体的定位查找。然而，经过频繁的借阅和归还，难免造成档案错位放置，给工作带来诸多不便，如需查找错位放置的档案，将耗费大量的人力和时间。
另外，为了有效保障档案实体的安全保管，目前多数档案馆会配备防火设备、防盗监控和温湿度控制等安全管理系统。但总体而言，这些系统的自动化程度不高，很多还需要依赖人工管理实现，并且这些系统一般彼此独立运行，无法形成统一有效的整体管理，存在一定的安全隐患。
（二）基于物联网的档案实体管理
引入物联网技术，在所有档案实体上设置一个带传感能力的电子标签，将会彻底解决档案馆中档案实体与现有的档案信息管理系统之间缺乏沟通桥梁的难题。由于物联网中每个联网节点都具有独立寻址的能力，因此通过植入传感节点的方式可以实现对每一份档案的实时感知和监测。同时，通过建立物联网管理系统与现有的档案信息管理系统的无缝链接，可以有效实现档案资源共享和档案实体快速灵活地查找、准确地区域定位、图形化导航索取、快速查库等智能化管理。
通过为每一份纸质档案粘贴附有该档案题名、存放位置等相关信息的电子标签，档案管理人员可以利用读写设备对档案密集架上的档案进行盘查扫描，以检测每一件档案的状态，并将扫描到的信息与档案信息管理系统中的信息进行比对更新，从而及时发现档案丢失或者错位放置的问题。一旦出现档案实体的错位放置，读写设备就会报警提示，并通过精确的位置引导信息找到错位放置的档案，使其正确归位，从而提高档案信息管理系统对档案实体的监管能力和档案管理人员盘库的工作效率。
物联网环境下，用户在利用档案的过程中，如果需要借阅档案实体，借阅的过程将会变得更加方便与简捷。首先通过档案信息管理系统查找到档案目录，随后可以利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取对应档案实体的物理位置并完成实体借阅。同时，由于每份档案都具有独一无二的电子标签，在通过读写设备完成档案实体借阅的过程中，档案实体的档号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息被自动地记录到档案信息管理系统中，为后期的档案统计工作提供了极大的便利。
另外，档案资源不可再生的特点要求保管档案的库房环境必须符合相关的要求。基于物联网技术构建的智慧档案馆中，可以将馆内的所有安全防护系统集成一体，形成一个统一的安全管理平台。随着技术的不断发展，还可以在传感器节点上增加更为复杂的深入感知能力，实现对档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感，管理平台通过预先设定的程序对库房温湿度、光线等环境情况进行不需人工干预的智能化调节。例如，当档案实体处于温湿度不合适的环境时，传感器节点能够自动向对应的管理节点发送提醒信息，并采取有效措施消除安全隐患，从而有效降低了因温湿度不适宜而导致档案实体发生霉变或脆化等风险。管理平台可以通过档案实体中的传感器节点和视频监控系统共同对档案实体实施监控，如果档案实体未经授权出库，库房门口的传感探测器就能及时检测并报警，同时管理平台可以自动以手机短信、E-mail等方式向预设的管理人员发送警报情况，从而便于管理人员能够随时随地了解库房情况。
因此，随着传感器节点的智能程度不断提高，档案实体被赋予了主动思考和处理事务的智慧，可以感知自身状态和周围环境，并能与档案信息管理系统进行信息交互，使得现有的档案信息管理系统不再是一个被动的信息查询系统，而真正起到了连接用户和档案实体的桥梁作用。档案实体的自我感知能力和简单信息处理能力，也是构建未来智慧档案馆的关键基础。
三、物联网环境下智慧档案馆的服务模式
如果说传统档案馆以对档案实体的保管为重，那么未来的智慧档案馆将更侧重于服务。随着互联网应用的不断深入，档案信息的公_程度将越来越高，档案信息的需求将越来越大，因此档案信息的服务范围、服务方式和服务质量也将越来越重要。[7]智慧技术的应用催生了智慧服务的革新，采用物联网技术构建的智慧档案馆，其应用架构将发生根本性的转变，它提供的服务模式也会随之发生改变。
（一）由静态被动服务转变为智慧主动服务
现阶段的档案信息管理系统与档案实体之间相互孤立，只能管理档案的虚拟信息，无法直接管理档案实体。档案服务过程中，档案实体更多时候呈现出的是一种静态的、被动地等待查找利用的传统特性。
而物联网由传感网络设备、传输网络和应用控制网络系统构成，具有全面感知、可靠传递和智能处理三个重要特征。[8]植入了传感器节点的档案实体可以主动地向档案信息管理系统发送信息，实时更新系统中的数据信息；同时也可以随时随地接受档案信息管理系统的管理，获取应用对象的信息，从而给档案信息管理系统提供更为全面翔实的档案状态数据。当用户需要通过档案信息管理系统查询到某一档案实体的相关信息时，档案实体中的传感器节点将对用户寻找档案实体的过程进行引导，此时的档案实体富有智慧，成为利用活动中的主动参与者。
（二）由水平单向服务过程转变为立体互联的服务过程
现阶段的档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间主要形成如图1所示的服务关系模型。在该模型中，档案信息管理系统是信息交换的核心，用户和档案实体之间无法直接进行信息传递，只能通过档案信息管理系统进行中转。而档案信息管理系统与档案实体之间的联系则呈现为明显的服务单向性，即档案信息管理系统仅在入库前采集一次档案信息，随后，系统中只随时记录档案的借阅信息。由于档案实体本身缺乏信息接收的能力和传递的载体，档案信息管理系统几乎不再与档案实体交互任何信息，从而导致档案信息管理系统与档案实体之间脱节。而档案信息管理系统和用户之间虽然可以进行相互的联系，但是更偏重的仍是用户与档案信息管理系统的联系（比如用户可以通过系统查询档案、订阅电子档案、申请借阅、网上延期等），档案信息管理系统向用户却只提供比较有限的信息反馈服务（比如档案催还提醒、档案借阅审批通知等）。
而基于物联网的智慧档案馆中，用户、档案实体和档案信息管理系统之间则形成了如图2所示的网状服务模型。在该模型中，档案信息管理系统与档案实体都是具有计算能力的智慧节点，相互之间可以进行更为广泛的信息交互。通过这种信息交换，档案信息管理系统中存储的档案虚拟信息与档案实体一一对应，从而加强了档案信息管理系统与档案实体之间的联系。而用户可以通过持有智能设备加入到该物联网系统中，不仅可以和档案管理信息系统进行顺畅的信息交换，还可以通过手持设备和档案上的传感节点建立联系、直接通信。当用户漫步在开架档案旁时，不仅能够实时感知到附近档案的主题内容等信息，而且可以由嵌入其中的传感节点引导用户快速高效地找到目标档案实体。
（三）由孤立的浅层档案服务转变为互联的深层信息服务
现阶段的档案信息管理系统对档案实体的信息存储有限，且实体信息很难更新，无法对档案实体进行实时有效的管理，缺乏足够的档案信息进行用户服务。其能够为用户提供的大多是一个个孤立的档案资料，既无法将所有档案联系为一个整体，也o法提供档案管理与利用过程中产生的相关信息，因此，目前的档案服务往往局限于浅层的资料服务。
然而基于物联网构建的智慧档案馆中，每个档案实体都被赋予了智慧能力。物联网的感知和控制能力使得应用对象在提供感知信息后还能够相互传递信息，同时各个智慧节点自身都具有智慧化的信息处理能力，它们又通过物联网形成了一个有机的整体，相互之间可以进行信息的交换与共享，因此除了丰富的档案内容信息之外，还将产生大量的档案全生命周期过程中的辅助信息。在此基础上，能够自动分析用户的需求，挖掘各种档案知识，对各节点之间的档案知识进行汇聚和融合，从中获得一些隐藏的有价值信息，从而为用户提供综合的深层次的信息服务。
四、结语
随着档案进库量和利用量的快速增长，传统的管理手段难以对所有档案实体资源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物联网技术构建的智慧档案馆，能够使档案信息与档案实体实现有机结合，从而实现更加高效、安全的智能化管理，服务模式也将比现阶段有更为全面的发展。虽然智慧档案馆的研究仍处在探索阶段，物联网环境下智慧档案馆的实际建设也将面临成本、人才等多方面的问题，从而不能在短期内完成，但是笔者坚信，物联网技术的发展和复合型人才的培养与储备终将促进智慧档案馆的健康发展。
注释及参考文献：
[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.
[2]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（2）：68-70.
[3]毕娟.智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探[J].北京档案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龙.智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案， 2014（6）：67-69.
[5]许德斌.智慧城市新环境下的智慧档案[J].山西档案，2014（5）：72-74.
