时间：2023-06-18 09:56:20
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[摘要] 本文探讨了有关物流条码技术特点和物流条码标识的内容，并通过对临床检验试剂在物流管理中使用二维码降低了物流成本，缩短了送货时间等优点的分析，突出了在现代临床检验试剂管理中采用二维码技术的必要性，二维码技术的运用对体外诊断试剂从准入、出库、运输、验货、入库使用以及结算的各个流程进行了有效的管理，完成了物流、资金流、信息流的协调、组织和控制，使体外检验试剂的管理上升到一个新的高度。
[
关键词 ] 体外诊断试剂；物流；二维码；数据库管理；成本控制
[中图分类号] R426.72
[文献标识码] A
[文章编号] 1672-5654（2014）11（a）-0053-02
1 实现二维码物流管理的必要性
①二维码的应用，似乎在一夜之间渗透进人们生活的各个方面，广告、报章杂志、火车票、快餐店、电影院以及各类商品的外包装上都可见到二维码的身影。作为互联网产业链中的一个环节，二维码的应用如此收到关注与其自身的优势是密不可分的。而在医疗机构体外诊断试剂的管理领域也将迎来这样一场二维码革命的浪潮。在2007年6月国家食品药品监督管理局颁布的关于体外诊断试剂的注册管理办法以来，各大医疗机构对于体外诊断试剂的管理日益规范化和完善化。但体外诊断试剂种类繁多、专业性强、大部分产品对运输及存放条件有严格要求的特点使得实现体外诊断试剂的二维码物流管理工作事在必行。
②二维码技术是目前为止世界上实用性最强，经济性最优的一种自动识别技术，二维码技术具有采集信息量大、可靠性高、输入速度快、实用灵活等特点。二维码技术在如今人们的工作和生活领域的应用是非常广泛的，且现代人们所使用的移动终端设备大部分也自带二维码识别功能。因此二维码技术作为数据自动输入和标识的一种手段，在现代仓储管理、商业自动化管理，文件分类管理方面都有很突出的表现。
③二维码是一种由特定的几何图形按照一定的规律在平面（二维方向）上分布的黑白相间的图形，是所有信息数据的一把钥匙。它具有编码范围广、译码可靠性高、纠错能力强、信息容量大、防伪能力强等优点。
④二维码依靠它强大的信息储存量能够把储存于数据库后台中的信息包含在二维码中，且二维码拥有防伪功能和错误纠正功能增加了数据的安全性和可靠性。二维码的众多优势决定了它在医疗机构体外诊断试剂管理中所取得的重要地位。
2 二维码的特点
2.1信息容量大
二维码符号是一个多行、连续性、可变长、包含大量数据的符号标识，每个条码有3~90行，每一行分为三个部分分别是起始部分、数据部分和终止部分。它的字符集包含所有字符，最大数据含量是1850个字符。
2.2容错能力强
与一维码只具有校验功能相比，二维码不仅能防止错误，还能纠正错误，即使某部分出现损坏，也能将正确的信息还原出来。
2.3成本低，易制作
二维码可以印制在各种常见的条码载体上，可以用各种标准的印制或打印技术印制。如：喷墨打印、激光打印、热敏/热转印条码打印机打印等。普通打印设备均能打印且传真件也能阅读，二维码的尺寸也可调节以适应不同的打印空间。
2.4可靠性高
在数据库的管理测试中，二维码也表现了其极高的可靠性。在阅读2300万个条码符号中，没有一例译码错误。而且可引入加密措施，提高其防伪性和保密性。
3二维码服务于试剂流通的整个过程
3.1体外诊断试剂的准入
医疗机构在更换或增补体外诊断试剂时须向有关管理部门提交各项信息包括公司资质、产品注册证等信息，试剂管理部门再会同有关部门组织招标或询价议价确定产品后价格方能准入。
3.2体外诊断试剂数据库的建立
每个品种的试剂在准入后都要进入数据库录入基本数据其中包含产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，这些数据都是生成二维码的基本要素。试剂管理部门将产品的有效信息录入到二维码中并打印带有二维码的标签。试剂管理部门的工作人员将各种体外诊断试剂的二维码标签分发给各供应商，要求各供应商在产品出库时将二维码标签粘贴在产品包装箱上。
3.3体外诊断试剂的订购
每个体外诊断试剂的使用科室都确立一名试剂订购责任人，由该责任人在该医疗机构的内部办公平台上提出领用试剂的申请，再由相关工作人员进行审批。试剂使用科室在取得申购确认后，再由试剂管理部门工作人员负责联系相应的供货商送货。货物到达科室后，由科室试剂订购责任人、试剂管理部门工作人员及供货商三方共同验货。在产品的包装箱上粘贴有二维码标签，码中产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，将这些数据与实际货物逐一核对无误后，试剂管理部门工作人员使用数据采集器读取二维码，并录入数据库。然后由科室试剂订购责任人将试剂入库。
3.4体外诊断试剂的报销与结算
试剂管理部门工作人员在每月月底将每家供货商入库试剂总量进行汇总并通知供货商携带相关送货凭证进行核对，核对无误后通知供货商开具相关金额的发票到试剂管理部门办理结算手续。最终将已审核确认的票据信息交由财务管理部门进行最终的审核和报账工作。使用数据采集器录入省去了以往的手工录入，将数据采集器上的有关数据上传到电脑数据库中，摆脱了以往的纸张管理办法，节省了人力及物流成本，使无纸化办公成为可能。二维码的运用渗透到体外诊断试剂管理的各个环节，医疗机构相关部门的工作人员都可以通过登入院内办公平台查询各批次的体外诊断试剂的相关信息，还可通过各自移动终端上的扫码功能在产品的外包装上查询到产品的相关信息，追溯产品的来源，使得体外诊断试剂的管理工作更加规范化和透明化。
4对实现体外诊断试剂二维码管理的几点思考
①实现体外诊断试剂的二维码管理可以有效的控制检验成本，医疗机构的所有体外诊断试剂的采购都由试剂管理部门进行统一管理,在试剂的准入环节由试剂管理部门负责收集、汇总及审核资料。并会同财务、审计、监察、纪委、试剂使用科室等相关管理部门及供货商共同询价、议价、定价。可以从全方面把握试剂价格、控制试剂成本。并将准入产品的一系列信息录入数据库生成二维码，一种试剂就对应一个编码。使产品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了检验成本。
②二维码技术的实现提高了医疗机构的工作效率，以往在体外诊断试剂管理的各个环节都会产生大量的票据，需要各个部门安排专人进行录入、核对以及保管，而二维码技术的介入实现了无纸化办公，并使体外诊断试剂从准入、出库、运输、到货、验货、结算等各个环节都做到了与电子数据库的无缝对接，使体外诊断试剂的各个环节的重要信息都可以方便快捷的传入计算机数据库中，大大提高了体外诊断试剂的工作效率，并且能使体外诊断试剂管理工作的准确性和可靠性大大的提高。
③通过二维码技术将所有产品都建立了相应的电子档案，将试剂管理工作由纸质管理过渡到电子化档案管理，提高了试剂档案管理的效率、提高了试剂档案管理的准确性，节省了人力资源，优化了管理模式。并在体外诊断试剂的准入、订购、验货及结算实现了全方位监管。满足了国家食品药品监督管理局对医疗机构试剂管理的相关要求，使体外诊断试剂管理工作更加合法化、合规化。
④二维码技术将体外诊断试剂准入、体外诊断试剂的配送、体外诊断试剂的数据库档案管理、体外诊断试剂的订购、体外诊断试剂的入库、体外诊断试剂的使用及体外诊断试剂的最终结算工作有效的衔接起来。使得体外诊断试剂管理的各个环节更加透明化，有效的避免和预防了试剂管理部门工作人员和试剂使用科室工作人员利用职权犯罪的风险，保护了工作人员的权益和医疗机构的利益。
⑤二维码技术具有信息量大、纠错能力强、识读速度快、全方位识读等特点，这些优点使得它在体外诊断试剂的管理中表现出了突出性能和优势。二维码技术在体外诊断试剂管理领域中的运用，使得整个管理系统达到了一个全新的高度，它将体外诊断试剂的各种信息的流动进行了有效的管理，完成了其中物流、信息流、资金流及业务流的组织、计划、控制和协调。二维码技术在体外诊断试剂管理的整个环节中起到了及其重要的作用。
[
参考文献]
[1] 徐丹，谢小杰，吴俊.基于二维码技术的自动化仓库管理系统的设计[J].计算机与数字工程，2013（120）：150-155.
[2] 姜美莲，周知宇，郑晗.手机二维码应用模式研究[J].价值工程，2012（5）：181-181.
[3] 黄进，朱美才，高和.医院试剂管理中的难点和策略[J].中华医院管理杂志，2001，20（9）：466.
[4] 陈家贵，李杨.2012年中国经济形势分析与预测[M].北京：社会科学文献出版社，2011.
1.2二维码是一种由特定的几何图形按照一定的规律在平面（二维方向）上分布的黑白相间的图形，是所有信息数据的一把钥匙。它具有编码范围广、译码可靠性高、纠错能力强、信息容量大、防伪能力强等优点。
1.3二维码依靠它强大的信息储存量能够把储存于数据库后台中的信息包含在二维码中，且二维码拥有防伪功能和错误纠正功能增加了数据的安全性和可靠性。二维码的众多优势决定了它在医疗机构体外诊断试剂管理中所取得的重要地位。
2二维码的特点
2.1信息容量大
二维码符号是一个多行、连续性、可变长、包含大量数据的符号标识，每个条码有3~90行，每一行分为三个部分分别是起始部分、数据部分和终止部分。它的字符集包含所有字符，最大数据含量是1850个字符。
2.2容错能力强
与一维码只具有校验功能相比，二维码不仅能防止错误，还能纠正错误，即使某部分出现损坏，也能将正确的信息还原出来。
2.3成本低，易制作
二维码可以印制在各种常见的条码载体上，可以用各种标准的印制或打印技术印制。如：喷墨打印、激光打印、热敏/热转印条码打印机打印等。普通打印设备均能打印且传真件也能阅读，二维码的尺寸也可调节以适应不同的打印空间。
2.4可靠性高
在数据库的管理测试中，二维码也表现了其极高的可靠性。在阅读2300万个条码符号中，没有一例译码错误。而且可引入加密措施，提高其防伪性和保密性。
3二维码服务于试剂流通的整个过程
3.1体外诊断试剂的准入
医疗机构在更换或增补体外诊断试剂时须向有关管理部门提交各项信息包括公司资质、产品注册证等信息，试剂管理部门再会同有关部门组织招标或询价议价确定产品后价格方能准入。
3.2体外诊断试剂数据库的建立
每个品种的试剂在准入后都要进入数据库录入基本数据其中包含产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，这些数据都是生成二维码的基本要素。试剂管理部门将产品的有效信息录入到二维码中并打印带有二维码的标签。试剂管理部门的工作人员将各种体外诊断试剂的二维码标签分发给各供应商，要求各供应商在产品出库时将二维码标签粘贴在产品包装箱上。
3.3体外诊断试剂的订购
每个体外诊断试剂的使用科室都确立一名试剂订购责任人，由该责任人在该医疗机构的内部办公平台上提出领用试剂的申请，再由相关工作人员进行审批。试剂使用科室在取得申购确认后，再由试剂管理部门工作人员负责联系相应的供货商送货。货物到达科室后，由科室试剂订购责任人、试剂管理部门工作人员及供货商三方共同验货。在产品的包装箱上粘贴有二维码标签，码中产品名称、产品规格、产品编码、配送商、产品品牌、产品原产地、进货单位、产品有效期限、药品注册证期限或产品医疗器械、产品注册证号、产品合格证号等一系列有关数据，将这些数据与实际货物逐一核对无误后，试剂管理部门工作人员使用数据采集器读取二维码，并录入数据库。然后由科室试剂订购责任人将试剂入库。
3.4体外诊断试剂的报销与结算
试剂管理部门工作人员在每月月底将每家供货商入库试剂总量进行汇总并通知供货商携带相关送货凭证进行核对，核对无误后通知供货商开具相关金额的发票到试剂管理部门办理结算手续。最终将已审核确认的票据信息交由财务管理部门进行最终的审核和报账工作。使用数据采集器录入省去了以往的手工录入，将数据采集器上的有关数据上传到电脑数据库中，摆脱了以往的纸张管理办法，节省了人力及物流成本，使无纸化办公成为可能。二维码的运用渗透到体外诊断试剂管理的各个环节，医疗机构相关部门的工作人员都可以通过登入院内办公平台查询各批次的体外诊断试剂的相关信息，还可通过各自移动终端上的扫码功能在产品的外包装上查询到产品的相关信息，追溯产品的来源，使得体外诊断试剂的管理工作更加规范化和透明化。
4对实现体外诊断试剂二维码管理的几点思考
①实现体外诊断试剂的二维码管理可以有效的控制检验成本，医疗机构的所有体外诊断试剂的采购都由试剂管理部门进行统一管理,在试剂的准入环节由试剂管理部门负责收集、汇总及审核资料。并会同财务、审计、监察、纪委、试剂使用科室等相关管理部门及供货商共同询价、议价、定价。可以从全方面把握试剂价格、控制试剂成本。并将准入产品的一系列信息录入数据库生成二维码，一种试剂就对应一个编码。使产品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了检验成本。
②二维码技术的实现提高了医疗机构的工作效率，以往在体外诊断试剂管理的各个环节都会产生大量的票据，需要各个部门安排专人进行录入、核对以及保管，而二维码技术的介入实现了无纸化办公，并使体外诊断试剂从准入、出库、运输、到货、验货、结算等各个环节都做到了与电子数据库的无缝对接，使体外诊断试剂的各个环节的重要信息都可以方便快捷的传入计算机数据库中，大大提高了体外诊断试剂的工作效率，并且能使体外诊断试剂管理工作的准确性和可靠性大大的提高。
③通过二维码技术将所有产品都建立了相应的电子档案，将试剂管理工作由纸质管理过渡到电子化档案管理，提高了试剂档案管理的效率、提高了试剂档案管理的准确性，节省了人力资源，优化了管理模式。并在体外诊断试剂的准入、订购、验货及结算实现了全方位监管。满足了国家食品药品监督管理局对医疗机构试剂管理的相关要求，使体外诊断试剂管理工作更加合法化、合规化。
物资采购是煤炭企业进行经营管理的重要内容之一，也是确保煤炭企业正常运行的保障性工作。现在的物价普遍较高，价格波动较大，这对于做好物资采购具有十分重要的意义。笔者结合煤炭企业的采购工作，就煤炭企业降低采购成本的方法进行探讨。
1.影响采购成本的主要因素
物资采购成本是影响煤炭企业最大化利润目标实现的重要因素。因此，要想降低每天企业物资采购成本，就必须对影响采购成本的因素进行分析，主要有以下几个方面的因素：一是采购的价格。采购价格越过，则采购成本就越高，反之亦然。二是采购的数量。不论是进行批量采购，还是进行单件采购，都会对采购成本产生直接的影响；三是物流信息对采购成本的影响。现在是信息时代，物流信息直接影响着采购，如果信息不畅通，就会使采购成本受严重的影响。四是运输方式对采购成本的影响：里程、费用、时间等都会影响物资采购成本；除此以外，储备方式、采购策略、员工素质等都会对采购成本产生直接的影响。
2.煤炭企业降低采购成本的有效方法
2.1完善采购制度，夯实管理基础
一是不断完善采购制度。通过构建完善的采购制度，来规范管理，减少部门之间的推诿扯皮，提高工作效率，严防出现各种漏洞。在进行物资采购时，必须抓好计划、审批、询价、等各个环节及各项内容。尤其应该狠抓招投标、合同签订与履行及质量验收这几个关键点。二是狠抓供货商档案管理。充分利用计算机信息技术。将供应商的信息建立专门的档案进行保存，这样可以对供应商的履约实行后续跟踪动态评价，给后续采购提高重要的参考依据。档案信息应该统一编号，标注好每个供应商的联系方式、支付方式、期限、品质评价、供货情况等全方位信息。在建立档案时，必须经过严格地审核，只有通过审核的供应商资料才能存档，在后续的采购中，必须从已经通过信息审核的商家中选择。
2.2注重商家考核，严控采购价格
凡是重要物质的供货商家，必须通过有关部门的联合考核后才能够列入被选供货商家的行列。在对供应商进行考核，可以从以下几个方面入手：第一，注重品牌及信誉考核。对于供应商的品牌、信誉等信息进行全面摸底调查，根据调查情况，再进行初步的论证和分析，初步考核通过后可以先采购少量的物质。可以根据合作情况及实际需要，慢慢提高采购量，将合作效果好的商家作为来年合作的主要备选对象。第二，建好采购材料价格档案。采购最核心的就是因素就是价格。在采购信息库中，不仅要包括计划价格、报价、合同价，还要收集好不同时期、市场的各种价格信息，确保价格信息的真实、可靠和科学，为达到质优价廉的目的打下坚实的基础。在采购时，将采购将去上一年度的同期采购价格进行对比，原则不能够超过这一价格。
2.3遵循采购规律，增加管理实效
市场价格规一般会随着季节及供求情况而不断变化，因此，在物资采购管理上，只有摸清这种规律，并严格遵循这种规律，方能够掌握好最佳的采购时机，从而达到降低采购成本的根本目的。一是根据季节变化进行采购。以采购木材为例，2月份是采伐期。如果在这个时期能够根据全年的木材需求量实行一次采购到位，能够节约大量的采购成本。再以采购金属材料为例，没到冬季，是钢材的淡季，容易出现大幅度的价格波动。作为采购人员，必须充分摸清价格变化规律，瞄准时间，迅速出击，在价格低迷是大批量地采购钢材，也能够节约大量的采购成本。二是竞争招标。通过竞争招标，将采购价格降到最低。可以多选几个的供应商，通过不同商家的相互比较及牵制，从而确保煤炭企业在谈判获得有利的地位。三是做好应急采购。对采购量大、成本高的物资，可以直接与生产制造厂家联系，实行直接采购，免去中间环节，这样不但可以大大减少采购成本，而且能够获得更好的售后服务。
2.4做好采购物资的储备和管理
一是加强物资的使用管理。包括科学准确地编制采购计划，避免过多采购物资而导致挤压和浪费。特别是应该加强物资使用过程管理，实行材料储备、收发的登记，谁出问题，谁负责，坚决遏制人为地破坏煤炭企业采购的物资，想方设法减少物资的消耗。二是尽可能地采购性价比高、经济实惠的材料，以达到节约降耗的根本目的，这也是降低采购的一个重要途径。
结语
综上所述，降低采购成本是实现煤炭企业经济目标的重要途径。作为采购部门，必须充分了解影响到采购成本的诸多因素，不断完善采购管理制度，建立供应商的档案信息库，注重商家的考核，严格遵循采购规律，严控采购价格，并注重物资的使用管理，只有做好这一系列的工作，才能够从根本上达到降低采购成本的目的。
参考文献：
[1]李金华，于丽静.关于企业降低采购成本方法的探讨[J].华章，2011（6）
一般地说,基建项目建设都是招投标后由专业建设单位实施的,因工程参建单位往往首先考虑经济效益,把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务,对工程档案资料的收集、整编等重视不够,轻项目文件及档案资料的现象较普遍,档案资料收集混乱,质量不高,无法做到档案工作与工程进度同步,即使有档案管理方面的制度也形同虚设,缺乏约束力,起不到应有的作用,不能确保工程档案收集的完整、准确、系统。
要解决工程档案资料收集的这一困窘,笔者认为,利用合同控制来强化参建单位、供货单位的档案资料归集、移交,是行之有效的方法之一。建设项目的资料大多产生于建设合同的执行过程中。项目档案资料的收集就应该从合同抓起。企业要在与施工方、监理方、设备供货商签订合同时就将档案资料的归集、移交提出具体细致的要求,设立专门条款,明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等;规定施工单位、供货商的资料移交手续与“质量保证金”、“工程结算”、“工程尾款”等挂钩,通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施,强化各参建单位的责任,以及相关经济处罚措施,与其经济利益挂钩。同时,在合同执行过程中,要认真进行检查督导,并以合同内容为依据,对施工方加以考核,督促,定期召集有关参建单位档案管理人员参加档案资料收集工作协调会议,通报各项工程项目进度和该项目档案资料收集工作进度,促进施工方、供货方及时做好资料整理、归档和移交,避免完工后再补资料。这样,利用合同控制,辅以经济手段,从源头抓档案资料的收集工作,可以达到较好的效果。
二、投资方与建设方双方担责,共同负责档案资料的收集
基建项目的档案资料的收集工作是一件十分复杂的工作,投资方与建设方必须协作作战,共同全程负责档案资料的收集。一般地说,因为项目建成后为投资方长期使用,投资方比较重视档案资料的收集;笔者认为,建设单位同样应该十分重视工程档案资料收集工作,须明确一位主要领导分管,配备档案资料管理人员,统一管理工程档案资料。项目档案资料的收集工作,建设方不能马虎从事,投资方不能被动地接收,因此,最好的方法是双方明确项目档案员全程跟踪收集。这里,双方领导的重视无疑是非常重要的,可以设立一个有双方领导参加的工程档案收集领导小组,项目双方各自明确一名或数名专(兼)基建项目档案员,作为项目档案资料收集小组成员,全程负责工程项目资料的跟踪收集工作。基建项目工程涉及的专业知识多,双方档案资料管理人员要互相配合。一方面,投资方的档案人员应亲临施工现场,收集资料。根据工程进度,与项目经理、施工员甚至领班密切联系,针对性地列出需收集的资料名目,主动出击;另一方面,建设方的档案人员要做到边施工、边收集资料,积极配合,做到资料真实完备、记录准确符合规范要求,及时整理移交。这样,投资方与建设方共同担责,可以确保资料收集工作有序进行。
三、注重项目电子档案资料的收集
1. 要第一时间收集电子档案资料。在基建项目中,传统的纸质文件、图纸等档案资料人们比较看重,而计算机中的各种电子文件往往不会引起人们的重视,有时会忽视它的档案资料价值,没有及时的收集存储。而没有及时收集存储的电子资料很容易因为主观或客观的原因而消失,如病毒的入侵、人员的误操作、存储介质容量不够等等。因此,我们要十分注重电子档案资料形成后第一时间的收集、备份,并存储于能够脱机保存的载体上。
2. 要尽量运用通用软件、采用标准格式存储。随着技术的进步,计算机的各种软件版本升级频繁。要保证信息的长期保存和便捷利用,我们应该尽量采用使用广泛的通用软件,同时尽量采用标准格式的储存方式。专用软件产生的电子文件,应尽量转换成为通用格式;通用软件产生的电子资料,收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数,并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件如不能转换为通用格式,应注明专业软件的名称和版本,或者在收集时连同专用软件一并收集,为今后档案的检索和查询提供必要条件。
3. 要切实做好电子档案资料的安全管理。电子档案资料收集的安全管理万万不可忽视,它是后期资料整理的前提。目前,网络使用日益广泛,项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递。要防止病毒传播,必须做好项目电子档案资料的安全管理。首先是该加密的要及时加密,以限制无授权权限相关方进行编辑、复制等;其次,保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理,经常修改登录密码。再次是安装并及时更新杀毒软件,及时进行备份等。
四、工程项目档案资料收集应“不分巨细”忌“抓大放小”
基建项目档案资料门类多、来源广、周期长、内容杂,收集工作十分繁复。整个建设项目应该收集的档案资料数量庞杂,有“大”(如勘测设计图纸)有“小”(如一项检测记录),我们进行资料收集时应该“不分巨细” 悉数保存。同时,我们在资料收集时切忌“抓大放小”。在收集资料时,重要的会议记录、图纸等“大资料”我们往往会及时收集,而建筑材料单据等“小资料”却常常被忽视。这种情况必须引起我们足够的重视。在收集过程中,凡是具有保存价值的各种形式的历史记录,必须应收尽收。尤其要做好项目建成后行将消失或将被隐藏的部分的资料,行将消失的部分如在拆迁过程中形成的材料,包括拆迁前的实景照片、录像、前期测量图纸、拆迁协议等;项目建成后将被隐藏的部分如地基资料、地下管线资料等。原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”,才能够确保基建项目档案整理工作的高质量。
参考文献:
[1]国家安全生产监督管理总局:基本建设项目档案管理办法.
在企业经济活动的过程中，采购是不可缺少的重要环节，同时采购更是企业产品成本控制的重中之重，控制企业的采购成本对于不断提升企业的综合竞争实力来说具有高度的战略意义。特别是在全球经济一体化背景下，企业要想在这样激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须要做好企业采购的成本控制，采取积极的应对措施，通过控制采购成本来规避潜在的经济风险，从而有效地促进企业的健康可持续发展。
一、 影响企业采购成本的相关因素
企业的经营和管理的目的始终是为了实现利润的最大化，收入与成本的差就是企业所追逐的最终利润，因此，成本因素直接影响着企业最终回收利润的高低。采购成本具有两大特征，分别是多样性和动态性，对企业采购成本造成影响的主要因素首先是物资采购的价格。采购价格是组成企业费用和成本的重要组成部分，其决定着采购成本的高低；第二是采购数量。采购数量首先必须要以批量生产物品核算定额与储备定额为基本前提，可以说采购的数量越大，那么单位成本的价格就会越低；第三是物流信息。物流信息简而言之就是物资性能、价格以及质量等综合信息；第四是物资的配送方式。采购物品的运输里程数越少那么耗费的时间就越短，相应的费用也就越少，因此采购成本就更低；第五是物品的储备方式。物品的储备方式主要体现在运费、人力以及资金的占用率方面；第六是采购的策略。采购策略必须要具有一定的灵活性和预见性，才会充分地降低成本的浪费，还能够在一定程度上节约成本；最后是采购人员的综合素质。采购人员的素质是企业控制采购成本的关键因素，因此，采购人员的专业素质与工作态度也深刻地影响着企业采购的成本控制。
二、加强企业采购成本控制的具体措施
（一）建立健全采购制度
要想提高企业采购成本控制的有效性就必须首先建立完善、严格的采购制度。在相关制度中务必要清晰明确地规定采购计划的提出、审批、相关责任的落实、供应商准入以及采购方式等；其次，进一步完善供应商准入制度与档案管理。对于那些正式合作的供应商，企业必须要相应地建立档案与考核评价机制，采用动态调整模式，加强供应商的竞争，并从中取优；最后，建立价格评价体系和价格档案。从而为采购物资的报价与其归档的价格比较提供更好地服务，并根据价格的不同，分析研究其形成的原因，并定期收集好相关的供应价格信息，最后在全部准备工作做好后，对当前价格水平进行详细的分析与评价。
（二）对物资商情要定期分析，时刻把握最佳采购时机
全面到来的信息时代，使得信息成为了企业生存和发展的关键，在当前激烈的市场竞争中，谁掌握的最新的信息，谁就获得了把握商机的主动权。企业务必要充分地利用市场信息平台，积极建立采购资源的信息库，结合对外部市场的把握以及企业内部的有效管理，充分地收集市场信息，侧重分析信息的特点，全面把握市场的价格走向，让采购工作时刻保持敏感态度，准确把握最佳的采购机会，从而最大程度地节约采购资金。
（三）坚持不懈地针对采购人员的职业道德进行系统的培训
企业在聘任采购人员时，要善于挑选那些精明能干、诚实守信，并且具有较高业务水平和采购经验的人员。一旦出现突况，采购人员能够从容应对，并能够对科学的采购提出合理化的建议。可以说一旦在采购人员身上出了问题，那么企业的经济损失是不可估量的。因此，企业必须要加强采购人员的职业培训，要求采购人员必须要掌握较高的购销谈判知识，能够清楚地分辨出供应商提供信息的真伪，从而最大程度为企业的采购节约成本。
（四）不断开发新的供货商，促进竞争的新局面
要动态的管理和开发供货商。最佳手段是刺激竞争，不断开发新的、更有竞争力的供货商，在供货商之间营造一种相互竞争的氛围，从而促进供货商服务的提升以及价格的合理性，给企业带来更好的供货环境。
（五）通过密切关系，加强对供应商的管理
供需双方必须要相互信任，构建诚信合作的良好关系，才能实现采购过程中的双赢局面。如果这种互利互惠的诚信关系无法树立，势必会导致到企业成本的的居高不下。因此，必须要加强供应商的有效管理，改善供购交易关系，重新整合供应商群体，吸纳行业中具有一定竞争实力的供应商进入采购的目标范围中，加快供应商市场的开发和培育。
结论：综上所述，加强对企业采购的成本控制对于企业的生存和发展来说是至关重要的。采购成本控制工作的质量直接影响到企业的综合管理水平。因此，在新时期的新形势下，我们必须要立足当下，因地制宜地从企业与市场的实际情况出发，加强对于企业采购成本控制措施的深入研究，积极借鉴国际国内先进的管理经验，不断加强相关人员的岗位培训，灵活的采取适合本企业实际情况的采购成本控制策略，从而促进企业物资采购成本的有效控制。
参考文献：
2．生产耗材采购的管理过程与控制对策。
制定相应的管理制度。进行物资采购前，首先为生产耗材制定相关的采购管理制度，建立采购流程，并将责任以及各个工作任务落实到各个负责人中，及时给予对材料相关岗位进行业务培训工作。
计划管理生产耗材。工程部门结合公路项目制定材料计划时要明确标注所需材料的相关信息，例如名称、性能、用途、数量、规格以及型号等，材料部门在根据该技术确定采购计划后，上报审核。在施工过程中可根据实际情况适当调整。
生产耗材的价格、品质调查。对材料进行采购前首先对价格、品质进行调查：①分析材料计划所需材料的详细信息，例如对材料规格、性能、型号、价格限制、进货批量、使用时间、以及收货地点等；②根据上述信息，通过不同方式调查供货商以及材料价格等信息；③调查供货商的各方面情况，例如营业执照、供应能力、企业资质、售后服务等；④在价格调查过程中大致判断材料的质量，例如水泥、钢绞线、沥青、钢材、锚具等材料。对于批量较大的材料，例如石灰、石屑、砂、碎石等材料，需抽样试验。
生产耗材采购应注意事项。在明确材料供货商后，要注意明确所购材料的各方面信息：①材料的品种、名称、型号、规格、交货状态、包装方式等；②材料的购买数量、价格、其他费用、结算方式等；③材料的品质以及验收方法；④材料的收货时间、地点以及方式等；⑤材料所采用的运输工具、方式以及费用等；⑥其他。
制定生产耗材验收要求。根据所购材料制定相关的验收标准：①首先对材料的合格证、检验证书以及相关的技术指标等文件进行检查，要求所有材料均需要具有相关文字资料。其次，材料需通过目测合格后才可送进场，对于不合格的材料上报领导，由上级决定不合格材料的处置；②材料需要在入库当天办理手续，同时建立相应的统计报表与台账，入库时要求对材料的相关信息进行标注，例如入库日期、数量、规格、型号、供货商等，同时请送货负责人与验货负责人同时签字确认；③检验主要材料时实行双人检查制，确保检验结果的正确性。
3．生产耗材采购中的常见问题。生产耗材采购中的常见问题：①采购材料的过程简单，导致采购管理工作出现独断的情况；②采购中重成本而轻质量；③采购合同存在漏洞，因合同纠纷引起经济损失；④生产耗材的价格、品质调查方式过于单调，成本控制意识不足。
4．生产耗材的成本控制对策。
生产耗材消耗量控制。材料消耗量控制措施：①优化施工技术，在公路工程的施工中推广节约用料的新型工艺；②实施材料限额领取制度，以防止材料领取数量过大造成的浪费现象，对于亏料现象要进行原因分析，同时采取相应的改善措施；③施工现场加强对材料的管理，科学合理堆放材料，预防因二次搬运材料所造成的仓储、堆放耗损；④实施余料回收制度，将材料耗损情况最小化。
生产耗材成本的核算。在核算生产耗材的成本时，一是要计算材料原计划消耗量以及实际消耗量的差异，二是要计算材料价格间的差异，从而核算生产耗材的成本。其中，计算价格差价分两个方面：①计算施工单位材料采购的实际价格与建设单位材料预算价格的差异；②计算分包式施工中，合作施工队伍材料价格以及施工单位材料采购的实际价格的差异。
机械设备与机械耗材采购的管理过程与控制对策
1．机械设备与机械耗材的采购方式。当采购的机械或机械耗材具备规模大、数量多等特点时，则必须采用邀请招标或公开招标的采购方式，在保证品质的前提下，选取价格较优惠的投标方。对于需求量较小的机械耗材则进行实地考察，从中选取适合的产品。结合工程部所需机械物资的相关信息制定采购计划，例如使用时间、规格以及所需数量等。
2．机械设备与机械耗材的成本控制。
租赁机械设备的成本控制。租赁发电机、吊车、压路机以及摊铺机等机械设备时，结合设管部门所要求的设备能力、工程质量以及进度，采用合适的租赁形式租用机械。抽查机械油料的消耗定额，并对租用机械的进场时间以及退场时间合理安排，以提高租用机械设备的利用率。
机械燃油耗材的成本控制。对机械燃油耗材实施单机式成本核算，通过单机登记机械的燃油、修理费以及油等费用，掌握费用高的环节以及原因，并随时掌握机械设备的各项开支情况。每月对登记的各项支出进行总结，同时分析评价使用效果。完善机械耗材的管理制度以及计量工具，以避免因管理工作不完善而导致设备分类混乱的情况。
3．日常办公、生活物资等材料的采购与成本控制。
物资的采购流程。①各部门根据物资需求做计划并提交申请表；②行政部视库存详情做采购计划，并上交给领导审批；③成立采购负责小组；④对采购物资进行市场调查后进货；⑤物资送到时仔细验货，并办理入库手续。
2仪器设备的量值溯源
2.1仪器设备的检定校准
仪器管理科室根据国家有关计量检定部门对计量器具检定/校准管理的规定，制定本站仪器设备的年度检定/校准计划，并负责与相关的计量检定机构（如省、市计量所）联系，采用集中送检和来单位检定的方法进行，以此来保证监测仪器设备的准确性和量值可溯源性。年度检定/校准计划应包含以下内容：仪器设备名称、管理编号、型号、生产厂家、检定/校准日期、下次送检日期、检定/校准单位、检定周期等。仪器设备经安装调试验收后或维修后在投入使用前都要进行检定/校准，而对辅助设备（如冷藏箱、纯水机）等非强制检定仪器设备，应编写自检校准程序并按程序步骤随时校准，仪器设备责任人应积极配合做好仪器设备的检定/校准，认真规范填写仪器设备内部校准记录表，以确保仪器设备校准状态的可信度。在无法溯源到国家计量基准的情况下，即仪器设备既无法送检也不能自校准时，可通过参加实验室比对或能力验证来证明检测结果的准确有效，也可采用不同仪器比对的方法来确认仪器能否满足监测要求。所有通过计量检定或校准的仪器设备在获取检定/校准证书后，仪器设备管理负责人应对检定/校准的结果（技术参数）进行确认，看是否满足检测相应标准或规范，是否满足环境监测工作使用要求，并根据确认结果，按状态贴上三色管理标识，即：a)合格标志（绿色），经计量检定或校准、验证合格，确认其符合使用要求的；b)准用标志（黄色），仪器设备某些功能丧失，但检测所需要的功能正常，且检定校准合格的；c)停用标志（红色），仪器设备经检定校准不合格或仪器设备目前状态不能使用，但经检定校准或修复后可以使用的。
2.2仪器设备的期间核查
仪器管理科室根据仪器设备的性能状况、使用频率、使用的环境条件等要求制定仪器设备年度期间核查计划，仪器使用人依据实验室制定的设备期间核查作业指导书，按年度计划要求进行期间核查，并把核查的内容结果填写到期间核查记录表上，仪器管理科室及技术负责人要对期间核查记录的内容结果进行分析、评价、确认，确保达到期间核查的目的。仪器设备期间核查的主要对象有以下几种：a)大型或使用频率较高的仪器设备；b)仪器设备易发生故障时期或排除故障后，不需进行校准时；c)经常搬运、携带到采样现场进行检测/校准的仪器设备；d)外部的环境条件无法满足仪器设备的使用条件，可能导致了仪器设备的性能指标发生改变等。仪器设备使用人员主要依据仪器设备使用说明书、期间核查作业指导书、仪器设备检定规程等对仪器设备进行灵敏度、准确度、精确度的核查，以确定仪器设备的性能指标是否发生变化，确保监测数据的真实有效。
3仪器设备的使用与维护
仪器设备管理部门应加强对仪器设备使用人员的学习交流与培训，强化他们的责任意识和质量意识，使仪器设备使用人员通过实践操作和工作交流，深入了解掌握仪器设备的结构、原理、性能指标，不仅要会使用也要懂得维护。所有仪器设备特别是精密、贵重，对使用环境条件要求高的仪器设备（如ICP等离子发射光谱仪），使用者必须认真填写仪器设备使用登记表（如仪器设备的工作时间、内容、工作的环境条件、运行情况等）并定期对仪器设备进行必要的维护、保养。
4仪器设备的档案管理
环境监测仪器设备档案的管理是实验室计量认证重要组成部分。为了提高仪器设备的综合利用率，保证监测结果的准确、可靠，环境监测站就要做到规范、科学管理仪器设备档案。环境监测站的仪器设备档案包括电子档案和技术档案等。仪器设备技术档案实行一机一档管理，档案材料应包括仪器设备申请采购到设备报废/报停过程的所有材料（如仪器设备采购申请表、相关采购合同资料、验收报告、检定/校准证书、作业指导书、日常使用记录等）。环境监测实验室仪器设备的电子档案即通过计算机建立仪器管理动态信息库，及进行仪器日常报修维修、报（送）检和编制采购计划等工作的数据库，实行专人系统管理，为仪器设备的日常管理提供高效实用的途径。（本文来自于《能源与节能》杂志。《能源与节能》杂志简介详见。）
第二条专项遵循农户自愿申请、共同出资的原则，采取中央补助投资、地方配套和农户自筹相结合的投资方式。
第三条专项在国家发展改革委领导下，由国家粮食局负责组织实施，各级发展改革委予以积极配合。省级粮食行政管理部门负责研究提出本省的项目建设规划和年度实施方案，负责本省（区、市）项目的组织实施。
第四条省级人民政府应与国家粮食局签订专项建设责任书，承诺按规划目标完成本省农户科学储粮专项，落实地方配套资金，组织实施专项建设，保证装具质量，保证建设资金安全合理使用。
第二章建设内容与补助标准
第五条专项的建设内容包括：为符合项目选点要求的农户建设标准化小型粮仓、配置新型储粮装具（圆筒仓、钢网仓等）（以下简称“粮仓”），对农户进行科学储粮技术指导。
第六条专项采取中央补助投资、地方配套和农户自筹相结合的投资方式，中央补助投资比例为30%，其余70%由地方财政配套和农户自筹资金解决。
第三章实施条件
第七条专项原则上应安排在前期工作较扎实、积极性较高的商品粮基地县。项目县的选择要根据本省建设规划，分片集中安排。安排项目的乡镇政府和行政村的党支部或村委会应具有较好的组织协调能力。
第八条东北地区（含内蒙古东部）参与项目的农户，其储粮数量应在1万斤以上，其他地区应在2500斤以上。参加项目的农户要自愿提出申请，与县级粮食行政管理部门签订协议，并承诺所购粮仓5年内不得转让或者变卖。
第九条省级政府应提出组织实施本省（区、市）项目、安排专项资金的承诺，地方配套资金应在国家粮食局批准该省年度实施方案后一个月内拨付至省级粮食行政管理部门专账。地方配套资金无正当理由未能按时到位，取消该省项目实施资格。
第四章管理程序
第十条国家粮食局负责研究提出全国总体建设规划和年度投资计划，报国家发展改革委审批；负责审查批准各省报送的年度实施方案；负责项目进度、质量和资金使用的监督检查和项目实施后效果评价。
第十一条省级粮食行政管理部门负责制定全省项目建设规划和年度实施方案，落实地方配套资金；制定选择粮仓施工企业或供货商的办法；负责项目的组织实施、监督检查和竣工验收；组织建立农村储粮技术服务体系。地市级粮食行政管理部门受省级粮食行政管理部门委托，协助做好项目的进度、质量检查和验收工作。
第十二条县级粮食行政管理部门负责确定参与项目农户的粮仓需求类型；与农户签订项目补助协议，落实农户的配套资金；负责粮仓建设进度和质量监督工作；负责对农户科学储粮技术培训；负责建立受益农户档案资料等。
第十三条省级粮食行政管理部门将全省年度实施方案连同地方配套资金承诺以正式文件报国家粮食局审批。
第十四条各省应通过由省级粮食行政管理部门统一组织的公开招投标方式选定粮仓供货商或施工企业。供货商或施工企业的选择要满足本省项目布点和实施的实际需要，尽量方便运输，方便农民提货，节省成本费用。已中标企业在专项实施期内如无违约行为应续标连续承担供货或施工任务。
第五章设计与施工
第十五条专项拟建粮仓要符合《农户小型粮仓建设标准》的各项要求，要采用经国家粮食局专家组审查鉴定的标准化设计图纸。专项所建粮仓要按照国家粮食局的要求进行统一标识。
第十六条国家粮食局组建农户科学储粮专项专家组，负责审查确定各省仓型、核定概算，对专项建设进行技术指导、进度检查和验收抽查。各省（区、市）应选定一家粮食科研设计单位作为本省（区、市）专项建设技术支持单位，负责本省（区、市）专项的设计、技术服务、粮仓制造质量和安装监理等工作。
第十七条各省（区、市）需要对已通过专家鉴定的标准化仓型进行修改、完善的，要向国家粮食局提出申请，由国家粮食局专家组对修改后的仓型进行审查鉴定。拟采用粮仓的仓型确定后，省级粮食行政管理部门将有关规格型号、性能指标和核定造价（概算）等报国家粮食局备案。各省必须按照确定的标准图纸组织招标、生产和供货。
第十八条各省（区、市）要依托有关粮食科研机构、粮食仓储企业等建立省、地市、县三级农户储粮技术服务体系。
第十九条供货或施工单位应严格按照签订的施工或供货合同和标准化设计图纸组织施工、生产和供货，并配合做好售后服务和技术指导。供货或施工单位应对所供粮仓统一编号，按农户登记，以备检查。同时要按照专项统一标识要求对所供粮仓刷涂（张贴）永久性统一标识。
第六章资金管理
第二十条中央补助资金和地方配套资金应设专账统一管理，按进度直接拨付给供货或施工企业。农户自筹资金的管理由省级粮食行政管理部门根据本省实际情况自行确定。中央补助资金应全部用于项目建设内容，不得用于管理费等其他费用。
第二十一条以省为单位按照项目总投资的1.2％安排资金作为建设单位管理费用（各级粮食行政管理部门履行监督检查、验收职责）；安排2%作为技术支持、制造和安装监理等费用（支付给设计单位或技术支持单位）；安排0.8%作为国家粮食局专家组费用。上述费用列入单仓造价测算，并全部从地方配套资金中安排，由省级粮食行政管理部门统一管理，按照工作进度支付给服务单位。
第二十二条各省粮食行政管理部门应严格按照财政资金管理的有关规定使用财政资金，专账管理、专款专用，并及时拨付给供货方。对于截留、挪用项目资金的省份，除按国家有关规定追究责任外，国家将不再安排农户科学储粮专项。
第七章监督检查
第二十三条农户科学储粮专项是扩内需、保增长、重民生、促和谐的一项重要举措，是加强农村基础设施和农村民生工程建设、促进农民持续增收、保障国家粮食安全的有效途径，各级粮食行政管理部门要切实加强对项目的管理工作。各省（区、市）粮食系统纪检监察部门要及时了解项目实施情况，配合做好监管工作。国家粮食局将会同纪检监察部门对项目的实施情况进行监督检查。
第二十四条专项实行受益公示制。项目县应对受益农户和补助金额等在乡镇或村范围内张榜公示，接受群众监督。
第二十五条各县应对粮仓进行登记、编号，建立农户储粮新建粮仓档案。档案使用国家粮食局编制的统一软件填写、汇总、上报。档案内容包括：农户姓名、身份证号码、地址、联系方式、粮仓型号、购置数量、补贴金额、合同编号等。
第二十六条县级粮食行政管理部门应做到逐户现场检查，监督工程建设质量和技术服务工作，省级粮食行政管理部门应组织地市粮食行政管理部门进行抽查。
第二十七条项目进度实行定期报送制度。各省级粮食行政管理部门应于每月25日前将项目执行和完成情况报送国家粮食局。主要内容包括：资金到位和拨付情况、粮仓供货或施工单位招标情况、制造和安装进度、技术服务单位等。国家粮食局根据项目进展情况组织专家组进行现场检查。
第二十八条项目的设计、施工、设备购置、技术服务等都要依法订立合同。各类合同需明确质量要求、履约担保和违约处罚条款，以及双方的权利和义务。
第二十九条对于没有正当理由未按期完成施工、供货任务，或施工、设备质量存在较大问题的施工或供货企业，除按合同依法追究责任外，今后不允许再参与农户科学储粮专项及粮食仓储物流设施建设任务。
第八章专项验收
第三十条专项具备验收的基本条件为：粮仓全部逐户到位、质量合格并投入使用，能够满足农户安全储粮要求，粮仓性能指标符合《农户小型粮仓建设标准》各项要求，所有工程款或货款全部支付给施工企业或供货商，建立完整的农户储粮新建粮仓电子档案并报省级粮食行政管理部门汇总。
第三十一条专项的验收分为年度验收和总体验收两个阶段。年度验收一般先由县级粮食行政管理部门组织初步验收，必须做到逐户现场验收。初步验收后，由省级粮食行政管理部门组织年度验收。竣工验收以县为一个子项进行，由省级粮食行政管理部门组织，国家粮食局组织抽验。
每年的项目原则上应在7月底前完成，8月底完成本年度项目的年度验收工作形成年度工作总结。年度工作总结主要包括项目实施情况、验收结果、资金使用情况等。
国际工程总承包项目的文件资料指从项目投标、合同签订、工程勘测、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更索赔、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和，具体内容包括招投标文件、会议纪要、总包合同、分包合同、施工图纸、采购询价订单文件、承包单位与业主、国内外分包单位之间往来的各类文件、供货商提供的产品设备文件资料、动态反映项目实施进度的日报周报月报、施工技术程序文件、质量检查文件、项目管理文件、交工验收文件、变更索赔谈判文件等等。此外，值得一提的是，项目经理部为参与项目投标、开拓市场，收集并整理的工程所在国有关法律、法规，当地市场信息，自然地理信息，工程实体概况，场地与环境条件，参与建设的国内外各单位概况等，虽然不属于某一具体工程项目，但也是项目经理部文件信息构成中极为重要的组成部分，应作为文件资料一个类别，单独整理保存。
国际工程总承包项目文件资料的特点
形成渠道多，来源地理范围广。由于国际工程总承包项目往往涉及一国或多国的业主、监理、合作伙伴、国内外供货商、分包商等等，比如中国石油工程建设（集团）公司在苏丹承建的各油田建设项目，业主是由中国、马来西亚、加拿大、苏丹四国组成的大尼罗河石油作业公司（GNPOC），监理是马来西亚OGP公司，还有英国PB Power公司（Unity电站项目），合作伙伴有芬兰Wartsila公司（Unity电站、2＃4＃泵站等项目），设计分包商则是加拿大与中国设计单位组成的联合体，供货商更是遍布及亚洲、欧洲、北美三大洲十几个国家和地区。相应地，工程项目文件资料形成于项目经理部与上述各方的工作业务往来过程中，同时还形成于项目经理部内部部门之间、项目经理部与所属公司各职能部门之间。
国际工程总承包项目文件以国际通用语言英语为主。英语是国际工程总承包项目的工作语言，如招投标、合同文件、与业主、监理、国外分包商、供货商往来信函等都使用英语。同一文件不同版本之间如果出现异议和冲突，则以英文版本为准，英文版具有最终的法律效力。
国际工程总承包项目文件资料的管理
国际工程总承包项目文件管理，简言之就是贯穿于工程实施全过程的文件、图纸等各类资料的接收、发放、登记、保管、利用及存档工作，目的和作用是为工程实施和变更索赔提供有说服力的文件支持，为实现工程项目经济效益和社会效益最大化提供切实有效的信息服务。项目文件资料管理应适应项目管理的需要，为预测未来和正确决策提供依据，提高管理水平，为此应建立项目文件资料管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。
中国石油工程建设（集团）公司苏丹油田工程项目经理部设立了文件控制部，其主要职责是在项目投标报价和设计、施工、安装阶段，负责项目各类文件资料的收发传递、分类汇总、保管查询。在项目竣工验收阶段，配合项目施工管理部、质量管理部、采办部等部门，按照合同规定和业主要求，将各类竣工文件收集汇总，整理组卷，并递交业主。在工程变更索赔阶段，则配合合同管理部、计划控制部等部门，收集整理变更索赔支持文件。在工程项目结束以后，负责收集项目档案，整理组卷，向项目经理部所属上级公司档案室移交。
1． 计算机、通讯网络等技术手段的应用，为做好文件资料管理，建立畅通、高效的项目信息流程供了必要的硬件基础。苏丹油田工程项目经理部分成三国（中国、阿联酋、苏丹、）四地（北京、阿布扎比、喀土穆、苏丹南部黑格里油田现场）办公，主要物资采购在北京，设计主要在阿布扎比，项目管理协调、投标报价主要在喀土穆，施工安装现场则在苏丹中南部黑格里。随着不断承接新的工程项目，施工地点分布范围不断扩大，现在同时在苏丹中南部黑格里、富拉、以及苏丹红海之滨港口城市苏丹港拉开战线，各施工现场与项目管理指挥中心喀土穆距离都在700公里以上。2003年年初公司专门投资在喀土穆、黑格里、富拉三地与北京之间建立了卫星通讯网络，电话、传真更加畅通，电子邮件互联网通讯系统也建立起来，三地之间和三地与北京之间信息传递状况有了极大的改善，项目文件资料管理随着工程的进展而进行，各类文件资料按照项目管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字以保证文件内容准确、真实、有效，文件的传递处理做到迅速及时，保证项目管理和施工安装得到所需要的文件、图纸、数据。
二、外资模式下文件工作的特色
传统内资项目上，仅规定了竣工资料范畴的质量保证体系资料的体例，包括用表及文件的排列、组卷，对于工程建设生命周期内的管理类文件，特别是工程有关参与方(业主、工程管理公司、施工单位、供货商等)之间的沟通协调类文件，缺乏明确的规定。从欧美等西方发达国家引入的外资文件模式，比我国的传统文件工作方法严谨、科学很多，下面进行一些阐述和介绍。
1 文体(FiIe Type)和分类
外资模式下的各单位间的用于沟通协调的管理性文件，英文总称为Correspondence，该词直译是信件、函件、通信的意思，中文可意译为“文书类文件”。这些文书类文件按文体(FileType)的不同，主要分为以WL种：
(1)信函(Letter)
信函是最主要的文书文件。项目的各参与方――业主(建设单位)、工程管理公司、施工单位(及供货商)――等单位之间，都可使用(但限于有合同关系。无直接合同关系的承包商之间，或承包商与业主或管理公司管理的供货商之间等，不可以发生直接联系。本项也适用于其他文体)，平等地阐述各自的意见。其内容涉及通报、通知、通牒、意见等，是外资项目上最常用、最重要的一种文体。
(2)文件传递单(Transmittal)
文件传递单(Transmittal)主要用于如下类型文件：图纸等施工类设计文件，地质勘察报告、水文勘察报告等勘测类的设计文件，设备图纸等供货商设计技术文件，合同、协议等重要文件，前期文件，不易归类的非常规零星文件，其他的发文单位认为重要的、应采用文件传递单形式的文件。
与收文登记簿相比，文件传递单具有信息容量大、有格式、有编号、有审批程序等特点。
(3)会议纪要(Minute of Meeting)与传统的会议纪要基本相同。
(4)报告(Report)
从报告周期来分，可分为日报、周报、月报等，从内容上来分，分为施工报告、采购报告、质量报告、综合报告等等。内资项目的报告，主要有“事故调查报告”或“年度总结报告”等。而“事故调查报告”，在外资项目上不属于“报告”这种文体，适用的是Letter(信函)格式，内资项目的“年度总结报告”，相当于外资项目模式的“年度报告”(但是，外资项目上很少出现年度报告，长周期的报告一般为月报，年度报告有时用每年最终一期的月报来反映全年情况)。它要求有关承包商按照一定的格式和内容深度的要求，周期性的将报告期内的工程人力动员情况、天气状况、施工进度状况、质量状况、安全文明生产状况、材料设备采购和运输到货状况、设计进度情况、试车试生产准备状况等工程的方方面面进展情况，汇报给工程管理公司(或业主)。可以说，Report这种文体，相对于内资项目的“报告”，可谓是一种强化。
(5)指令单(Instruction)(或现场指令单，Site Instruction)业主／管理公司等工程管理方发给承包商／供货商的明确要求做(或不做)什么、如何做(或不做)的指令(或命令)，是一种下行文。
现在，一些外资模式的工程项目上，业主或工程管理公司对承包商的要求、指令，也用信函形式。个人认为，虽然此举“简化”了文体，但是，因为信函是一种特别正式的文书文件形式，许多工程管理具体事务的管理，使用信函形式显得太过庄重，不适用采用信函文体。而“指令单”这一文体的缺失，导致许多工程管理的具体业务要求、通知等事项，采用了口头指示、口头意见的形式表达，这是不利于工程管理正规化、可追溯性的基本要求。
此外，在一些外资模式项目上，存在Instruction这种文体，但仅适用于业主或管理公司要求施工单位从事一些合同外工作的通知，是合同中工作量的增补文件，可被看成合同的补充附件。这种意义上的Instruction文件，实际上限制了Instruction文体的应用，上述的弊端仍然存在。
按文体分类，是外资项目上文件工作的一大特点。每种文体的文件，又按来文单位进行存放。如信函类文件，又划分为A单位来函(Lettersfrom Organization A)，B单位来函(Letters from OrganizationB)，发给A单位的信函(Letter s t0 Organization A)，发给B单位的信函(Letters t0 Organization B)，等等。确切地说，外资项目上的文件，采用的是文体+单位的分类办法，其实质是问题+单位的分类法。
2 编号
外资模式下，信函、文件传递单、指令单这几个文书类文件，通常采用如下编号方式：
其中，-AAAA：项目代号，通常为四位英文或英文+数字的形式。
以上编号的重要特征，也是外资文件工作模式的又一大特点，是分类法和编号的统一。具体的说，就是“文体+单位”的分类法和文件编号的统一。这种分类方法，具有简单、直观、易懂、易于操作的特性，还可以被直接当成档案号。因为这种编号方式比较科学，自成系统和体例，文件也可直接成为档案，文号也可以直接作为档案号，文书工作可方便地转化为档案工作，大大减轻了档案人员的整理工作难度和工作量。
文件分主送和抄送。一封管理公司的信函(或指令单)要发给多个承包商，这些承包商不分主次，即有多个主送单位的情况下，该如何进行编号呢?笔者在实践中，创造了用“ALL”来代表多个收文单位的方法，避免了相同内容的文件分别编号、重复审批的情况。
3 格式
外资文件模式下，不允许出现在白纸上写几句话就成为正式文件的情况。通常，文件都有一定的格式。文件的格式设计，通常要求遵循如下原则：
(1)文件要素齐全的原则。文件应具备如下基本要素：发文单位的信息(发文单位名称、Logo、项目负责人、电话号码、传真号码、公共邮箱等)、收文单位的信息(收文单位的名称、Logo、项目负责人、电话等常用联系方式等)、文件编号、拟稿人、文件编号、签发人等。有时还有审核人、文体标识等。对于信函和指令单，还必须有文件题名(即主题、
文件名)。
(2)简洁、美观、大方的原则。建设项目有了格式的要求，一份文件，即使不看内容，仅扫视一眼，也能大体判断出文件属于何种文体，是哪个单位产生的文件，客观上便于文件的管理和利用。笔者在工作中，鼓励有关的承包商设计出有自己单位特色、风格的文件格式，只要符合以上两项要求就行了。
4 标识
标识也是外资模式文件工作的一个特色，具体的讲，标识有以下几个层次的含义：
(1)对文件的标识
通常用文件的首页上部加盖特定的印章。这些印章可分为三类：收发状态的标识章，文件性质的标识章和文件内部处理过程控制用的印章。收发状态的标识包括：发文章、收文章、急件章(Emergent)、已传真(Faxed)等I文件性质的标识有机密章(Confidential)、复制件(copy)、注释章(盖在要注释、评论处的手形指示符号印章)等，文件内部处理过程控制类印章有传阅章等。这些印章很多是通用印章，可从印章公司或文具商场购买(建议购买原子印章)，还有一些是有发文单位自己设计的、有自己单位名称或Logo的订制印章。前两类印章使用较普遍。
(2)对文件夹的标识
外资模式下，文件通常用文件夹存放(特别是打孔文件夹)。这些文件央的卷脊上，通常都标识着项目名称、文件类别等。文件夹内也用分页纸将不同的细分小类隔开。
(3)对文件柜的标识
通常，在文件柜上也打上标签，标识柜中文件的类型。对文件夹和文件柜的标识，相当于档案管理中的对档案盒和档案柜的标识。对文件的标识，是文控领域特有的。它与工程文件时效性强、可追溯的要求相适应。文件上的标识，提供了文件登记表、文控软件等工具之外的查阅文件特定信息的新的、简捷的途径，并且因它是第一时间产生的，所以标识的可信性应高于文件登记表等其他工具。
从上面的介绍中，我们可以看到，外资模式下，文件不单纯是它本身，它还被赋予了分类方法、检索工具等多种功能。
5 文件统一收发制度和文件审批制度
这是外资模式文件工作的两项基本制度。
文件审批制度指项目所有外发的文件，在有关人员起草完成后，须经项目主要负责人(如项目经理、现场经理等)签发后才能生效，发给相关单位。(如项目主要负责人不在现场，则由其指定人员签发。)该制度保证了项目主要负责人对项目的领导，保证了一个单位“用一个声音说话”。
文件统一收发制度要求项目各参与单位，都设立专职的文控人员，文件应由专职的文控人员进行收发传递和登记、处理，保证了项目文件工作始终处于文控人员的控制范围之下。文件统一收发制度下，文控人员对外发文件应履行形式审查和部分程度上内容审查的义务，凸显了文控人员在项目运作中的重要作用。文件统一收发制度是文件审批制度的重要保障。
需要特别说明的是，“文件统一收发制度”所指的文件，不是泛指项目所有文件，主要指文书类文件(Correspondence)如信函，会议纪要、各种Report(报告)、指令单、文件传送单等。设计文件。如图纸、勘测报告、设计变更、工程设计问题联络单等。质量保证报验资料等。
以上三类的文件，指的是正式版本的、生效的或有效的文件。非正式的文件，如供业主或管理公司审核的而非正式用于施工的图纸，通常不应由文控人员传递，而是由设计院直接发给业主工程管理方的相关技术人员，业主方人员审核后，将意见或修改后的图纸直接返回设计院。否则的话，频繁修改的中间阶段的图纸如也经文控人员处理的话，难免不引起混乱，有关的登记工作、版本标识工作也很难进行。
6 文控工作在国际工程管理总承包工程中的作用
外资模式下的文件工作人员，英文称之为Document Controller，直译称为文控人员或文控工程师。文控人员的主要职责，有如下几个方面：
一是管理与文件有关的各种事务，如文件的收发、登记、存档、查找、提供利用、编研等，二是对于使用文控软件的项目，负责将各种文件的特征数据及文件的电子版录入软件中；三是检查指导承包商的文件工作，保证项目各种信息得到迅速的传递和反馈，保证项目的顺利进行；四是对本单位内部的文件处理过程进行管理和控制，从文件工作的角度保证项目的运作。
国际工程管理总承包模式相较之前出现的其他模式，最大的不同是专业工程管理公司的引进并在工程管理中发挥主导地位。工程管理公司异常重视管理技术和管理手段，可以说，管理是管理公司的生命和存在的意义。管理技术要求管理行为有良好的可追溯性，要尽量书面化，对这些书面文件的管理就是国际工程管理总承包模式下的文件工作。
可以说，工程有两个驱动力，一个是进度／计划驱动，一个就是事件／文件驱动。进度和计划是工程中相对不变的因素，而文件代表的是不确定的事件，工程管理就是在解决工程中存在的各类技术与非技术的问题，化解各种管理上的矛盾的过程中进行前进的，直至工程结束。在这个过程中，文件是事件的重要的载体和外在形式。对文件的控制和管理，对于工程的重要性不言而喻。
工程文件通常都具有时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，意义重大的特点。特别是现在工程多采用系统化的管理手段，设计、施工同步配合进行(俗称的“边设计、边施工、边修改…三边工程”)，加之现代大工程、特大工程层出不穷，项目参预单位众多，造成文件信息工作量巨大，文控工作的重要性得到了空前加强。
并且，国际工程管理总承包模式下的文件工作，文控人员的对象不仅是文件，而且是国际工程管理总承包模式下的文件工作，也符合Is09001质量管理体系的要求。Is09001质量管理体系的本质，就是用文件工作和文件的可追溯性来保证和证明质量工作。用文件工作来保证和证明工程管理工作，就是国际工程管理总承包模式下的文件工作的实质，它也特别重视文件的可追溯性。
目前，工程总承包项目管理公司还没有工程监理公司一样，有专门的国家法律法规进行规范。如国家出台了GB50319-2000《工程建设监理规范》。对总承包项目管理模式下的文件工作也还处于摸索阶段，有关的立法工作也要尽快提上议事日程。
三、工程文控工作和档案工作的关系
许多人将工程文件工作和档案工作不加区分，混为一谈。实际上，这是两个既有联系又有区别的概念。两者的区别主要有：
a 文控工作是对正在发生的、现行的文件(归档前的文件)进行管理和控制，而档案工作是对归档后的文件进行管理。
b 档案是重要的、有保存意义的文件，而文控工作处理的文件，其价值有高有低，有些是在档案保管期限表的归档范围里的，有些仅是一些记录，不在档案保管期限表的收集范围之列。
1 采购成本对企业利润的影响
企业经营主要目标是实现利润增长，而要获得利润首先要付出一定的经营成本。工业生产型的企业生产成本中，占比最大的是材料费用。为了更清晰的表述，这里举例说明：某企业用其经营总收益的50%来采购原材料，其税前纯收益率为10%，也就是每销售10万元产品，其获得1万元的利润，但是原材料成本为50万元，其他开销为40万元。如果成本会随着销量的变化而变化，那么这家企业要想多赚10元钱，就要实现利润率增长10%，而企业的销售量和原材料成本又要怎样变化呢？从下面表1数据对比分析可以发现其中的变化规律。
从上表中可以发现：企业要实现利润收入增加10元，就业增加10%的销量，也就是要将销售收入增加到1100元，而相应的其采购成本和其他费用也要增加到550元和440元；如果采购成本缩减2%，就可以将成本降低到490元，而这样也可以实现利润增长10%，同样可以增加相同数量的企业的税前收益。但是，同降低采购成本相比，增加销售额的付出五倍的努力，采购成本占比越大，二者之间的差异也会越大。因此，企业要向增加利润收入，可以优先考虑采用降低采购成本的做法，因为其比提高销售额见效更快。换言之，企业要将提升经营效益的重点放在控制采购成本上面。
2 企业采购现状及分析
随着世界经济一体化进程的不断加剧，现代企业面临着更加激烈的市场竞争，市场需求和竞争正朝着多样化和个性化的方向发展。采购作为企业重要的经营活动之一，其地位和作用日益重要起来。许多企业的采购成本是其进行成本的70%以上，因此存在巨大的改进空间。
2.1 企业在采购物流中存在的问题
经本文调研发现，企业在采购物流方面主要存在以下三个方面的问题：
2.1.1 采购人员的综合素质低
在传统企业管理观念中，采购工作是没有任何技术含量的岗位，这是过去我国长期存在的买方市场所形成的认识。随着市场体制的不断完善，影响市场价格的变化因素不断增多， 采购人员必须要综合分析市场各因素的变化才能够制定最佳采购方案。而这其中就需要运用到各种分析方法和知识技能，对采购人员提出了更高的素质要求。
2.1.2 采购绩效评估制度不健全
这是企业内部管理体制建设方面的工作，采购人员在结束一个采购项目之后，要及时开展项目完成情况总结工作，分析不足与缺陷，制定相应的改进方案和措施，并形成工作经验推广，只有这样才能够不断提高总体采购工作效率。
2.1.3 供应商不稳定
企业应对物资供应意外情况的能力不足，没有制定完善的应急方案和制度。当原材料供应紧张时，市场价格会上涨，会直接增加企业的采购成本，降低企业的综合经营效益。因此，企业采购部门要制定稳定的物资供给保障机制，发展长期固定的物资供应商，以有效应对原材料市场价格的波动。
2.2 企业在采购成本中存在的问题
在企业采购活动中，主要涉及到价格、质量、批量问题。本文接下来重点分析这几方面存在的主要问题：
2.2.1 采购成本中存在的价格问题
（1）企业采购过于偏重价格谈判
传统的采购模式下，采购人员将大部分精力放在与原材料供应企业的价格谈判工作上，力求更低的采购价格来控制采购成本。但是在争取价格折扣的时候，却又忽视了对产品质量、交货期限等方面的管理和要求， 这种将价格谈判与材料品质、交货期限想脱离的采购模式，大大影响了后期采购的管理效率，降低了采购产品的供给质量。这种采购方法显然难以为企业真正降低采购成本，是一种低效的工作方法。
（2）价格信息获取渠道单一，反馈不及时
许多企业采购人员主要依赖网络、报刊以及调研报告等渠道来获取采购价格信息，而这种渠道信息往往都具有一定的滞后性，降低了采购决策的正确性。从某种程度上来看，会大大影响企业的发展战略的实施，尤其是在准备推出新产品、开辟新市场时，信息的滞后性会降低企业应对新形势变化的能力，失去更多的市场与客户。因此，企业要努力拓展价格信息来源渠道，不断提高一手信息的质量，为企业开展决策提供全面、及时和客观的信息依据。
2.2.2 采购质量问题
采购方与供应方没有建立有效的合作沟通机制，企业采购部门很少有机会直接参与供应方的生产质量管理活动，而是借助后期质量检测标准来控制采购产品质量。而供应商为了赢得订单，会在采购招标会上尽可能的压低产品价格，以低价策略来提升竞争力，这种结果往往就是导致企业产品品质不断下降，因为供应商为了保证在低价水平上盈利，只能采取削减原材料投入的方法来实现，而这必然会降低产品质量水平。因此，采购方与供应方要建立长期合作机制，以防止上述情况的发生。
3 降低企业成本的战略采购策略
根据上述分析，针对企业采购物流及成本存在的问题，可以采取以下对策：
3.1 建立健全采购过程中的各项制度
3.1.1 建立严格的采购制度
建立一套科学、严密的采购管理制度，不仅可以规范企业采购人员的行为，提高工作效率，还能够杜绝弄虚作假危害企业利益的风险发生。采购管理制度要从操作细则着手，对实际工作流程进行明确规定，为开展各项采购工作提供有效的指导意见。
3.1.2 建立供应商档案和准入制度
企业要建立完善的供应商档案管理制度，将所有供应商资料信息纳入到档案资料当中，要将供应商产地、信誉、结算方式、产品品质、生产资质等信息记录到档案当中，并制定专人管理，并保持定期更新信息内容。企业的采购招标对象必须从档案库中挑选，以保证供应商资质符合企业采购要求。同时要建立供应商供应审查机制，要联合工商、质检等部门的业务工作来提高供应商的资质评审水平，确保审查工作的科学合理性。
3.1.3 建立价格档案和价格评价体系
企业采购部门要针对全部采购材料品种建立价格档案库，在制定采购方案之前，要与价格档案资料进行对比分析，确定一个科学合理的采购实施价格。在不出现意外情况下，采购实施价格必须要不高于价格档案中的水平，否则要给出详细的解释原因。对于采购数量较多的材料品种，要建立完善的价格评价体系，有公司各部门负责人组成评估小组，要定期更新原材料市场价格信息，并调整相关价格分析策略和采购价格决策。这种调整工作可以每月或者每季度开展。
3.2 降低采购成的途径和方法
3.2.1 把握价格变动的时机
市场经济环境下，产品价格是不断波动变化的，因此，企业采购部门要时刻关注市场供求变化，制定合理的采购方案，把握好最佳采购时机。实践证明，这种做法能够为企业创造巨大的经济效益。
3.2.2 以竞争招标的方式来牵制供应商
要提高大宗材料采购工作效率，最可行的办法就是通过招投标，通过对比不同供应商的价格，挑选最合适的供应货源。此外，对同种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利地位。
3.2.3 不断开发供货商，营造竞争局面
供货商要及时更新供应商名册，要将具有竞争力的供应商纳入到合作范围内。要不断提高供应商之间的竞争水平，以为企业采购创造更好的机遇。可以制定一套完善的供应商评价系统，将技术、规模、创新、信誉等指标纳入到评估体系当中，综合评估供应商的合作潜力，将低于平均得分的供应商剔除合作范围。在每次的招标中都要有新的供货商出现。企业主要原辅材料的供货商应有3家以上，而且每年应根据企业经营实际状况至少再发展一家。
3.2.4 加强采购人员的管理，提高采购人员的素质
优秀的采购人员要具备多种素质，拥有丰富的工作经验，高度的责任感，具有敏感的市场信息嗅觉，能够胜任多种采购工作任务。为了避免采购人员作出损公肥私行为，企业要制定完善的工作纪律制度，并加强监督，不断提高采购人员违纪成本。同时，要充分调动采购人员自主学习积极性，不断提高采购队伍总体工作素质水平。
4 结语
采购是企业经营活动的重要环节，是企业进行降本增效的重要途径，尤其在市场经济高速发展的今天，企业要想实现利益最大化，不用置疑，一定要重视采购，只有在企业成本逐渐降低，同时采购来的材料合格的前提下，企业的生产经营活动才能展开，企业才能得到发展壮大才有希望。
参考文献
[1] 朱芳阳，章秀芝.基于战略采购的供应商选择指标体系研究[J].企业经济，2010（07）.
