时间：2023-06-19 09:23:59
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档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。
1 档案信息电子化的作用
1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。
1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。
2 档案信息电子化现状
2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。
2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。
2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。
2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。
3 档案信息电子化的应对措施
3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。
3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
【参考文献】
前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。
1.档案信息电子化的现状
我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。
1.1 软件缺少通用性
在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。
1.2 无法实现档案信息资源共享
我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。
1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高
要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。
1.4 管理方法意识有待提高
部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。
1.5 管理人员的素质仍需提高
档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。
2.档案信息电子化的发展
随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
3.档案信息电子化出现的必然性
3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率
档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。
3.2 提高信息的时效性
相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3 经费限制的障碍消失了
档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。
3.4 档案信息电子化的传播速度快
档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 缩短与国际化接轨的进程
档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。
4.档案信息电子化的建议
面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 正确面对电子文件的保存
从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4.4 重视人员的结构调整
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
一、电子档案信息的特殊性
（一）直读性是电子档案信息没有的
相比于传统的纸质档案信息，电子档案信息与其有着很大的不同，要想实现电子档案的阅读必须借助特定的或专业的相关软件和数字设备，它具有让人无法直接阅读的特点，这也是保证电子档案信息安全的主要方法之一。另外，在转储过程中要保证电子档案中电子文件的长久可读性。
（二）必须以硬件和软件为载体读取和存储电子档案信息
通常情况下凭借一定的软件和硬件环境由数字设备产生电子文件，电子文件能够单独作为一个档案，由多个电子文件归档建立电子档案的文件集合。所以，软件发展水平和存储硬件严重制约着电子信息技术的发展，社会每发展到一定程度，就必须更新换代数字产品的软件和硬件，转存、读取电子文件会由于存储类型的转变及彼此之间的兼容性而受到影响。立足于另一个角度讲，更新软件和硬件也会导致电子档案信息安全出现新的情况，这类问题希望随着技术的进步加以解决。
（三）信息共享的便利性和结构复杂性是电子档案信息的本质
复杂多样的电子文件的表现形式及种类决定了电子文件结构的复杂性，而在进行维护电子文件安全的过程中受其结构的复杂性影响而增加了难度。信息的安全问题始终困扰着电子档案信息的公开，阻碍了电子档案信息的公开和共享的顺利实施。如何在保证档案信息不被非法利用和更改的条件下，公开、共享电子档案信息，这是我们必须解决的重大难题。
（四）电子档案信息与载体不具有统一性
电子档案信息与普通的纸质档案文件不同，它和载体的存在是相对分离的，电子档案信息信息与载体间是松散的结合，基于此，在转储电子档案信息的时候极容易导致信息内容失去唯一性、原创性、统一性，这也是电子档案信息安全受到影响的关键因素。
二、加强电子档案信息安全的主要措施
（一）从操作上加强档案信息安全管理
为了保证信息安全政策形成有效性，需要对员工开展信息安全教育。不仅仅大力宣传信息安全思想，还要把安全概念贯彻到档案信息操作过程中，涵盖资料备份的思想，还有个人电脑的防毒手段，防止公开档案信息时不经意间夹带电脑病毒送出，导致信息使用者档案资料信息被篡改或毁损，出现感染。档案部门不仅仅要把杀毒工具应用在档案服务器中，还要把邮件杀毒软件应用在邮件服务器上，形成一个初级的防毒安全环境。当今的电脑病毒无处不在，要行成备份重要资料的习惯，将重要档案信息在服务器中进行备份，还要在磁盘或光碟中进行备份，从而降低还原失败的可能性。
（二）从人员上加强档案信息安全管理
如果没有严格、认真的人员控管档案信息安全系统，不管再复杂、再周密的加密技术都是形同虚设，徒具形式。安全问题极易在档案信息操作时候出现，也就是人为泄密。所以，在公开档案信息之前，必须对组织内成员进行教育培训，大力宣传信息安全的重要意义，对所有不是蓄意的或可能蓄意的人为疏失加以防范，使发生的机率降到最低。另外，严格执行档案利用制度，任何人在进行档案信息使用前，对使用者的身份必须先进行确认，然后才能进入档案库房。还有，由于所有档案工作部门的成员，都会程度不同的或少或多与档案实体有接触，所以，人员异动可能会导致信息外流，为防止意外泄露档案信息，必须严格控管权限有效期和人员异动。所有通过电脑接触档案信息的人员，必须要取得区域内使用电脑的权限，并严格落实使用者权限的管控。
（三）以信息设备为根本建立安全环境
保证档案信息安全最根本的要件是设备安全，基本都在门禁系统的电脑机房内存放，闲杂人等避免进入。主要的门禁系统管理的基本措施都是在电脑机房加上密码锁，有权进入的只有负责机房信息管理业务人员以及上级领导，其他因工作需要需进入的人员，必须取得主管批准后才能进入。通过人为方式对贮存电子档案地方的接触人数进行控制，若档案信息一旦出现泄露情况时，对可能的外泄人员比较容易追查。另外，必须对异地备份工作场所进行认真规划，以此防止因外力（如战争、天灾、火灾等）破坏电子档案贮存媒体及贮存地方，导致难以辨识或读取档案信息内容时，能够从第二替代地点获取备份资料，以使工作恢复正常。
（四）从档案信息内容上加强档案信息安全管理
档案部门主要通过网页浏览或电子邮件等手段来提供公开档案信息。为了使公开的档案信息的安全性有所保证，在利用网页方式发出档案信息时，可以通过阻隔浏览网页系统以及内容过滤系统来保证资料发送的安全性，并对可能发后的攻击事件阻止；利用电子邮件方式发出档案信息前，必须通过电子邮件扫描软件、防毒软件等进行杀毒处理。
现阶段主要以影像作为档案全文，扫描影像的时候，也许会有输入资料基本相同情况或人为安全情况。所以，必须重视提取原卷的过程，一定保证扫描前与扫描后与原件的数量保持一致，并确保不恶意删改、破坏及盗用原件。
为了保证所公开的档案信息具有公信力和唯一性，避免非法窃取档案信息的情况发生，必须配合完善的存取控制，将储存的文件进行加密，防止缺乏权限的人员取得资料。
三、结语
档案在国家的文化、军事、政治、经济等不同领域中具有独一无二的重要的信息支撑作用，它是国家宝贵的历史文化财富。档案信息公开必须确立档案信息公开的可行性，具备良好的信息安全环境，必须以档案安全为条件。档案信息安全不能仅仅凭借某些产品或某些人就能有所保证，必须将安全与保密的思想灌输到全体档案工作有关的人员当中，从而在网络应用上维护电子档案的安全性。
参考文献：
追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
科学技术的进步和人类社会的快速发展，不仅使信息技术成为了21世纪的代名词，而且也引发了电子档案技术的广泛应用，电子档案在存储和保护方面的成败也成为了理论关注的焦点。
1电子档案的有效载体
1.1光学载体
电子档案的光学载体是基于已经普遍应用的光盘技术开发出来并已被普及使用的最常见电子档案载体，光盘主要由盘片、载体和保护层三个主要部分组成。电子档案的光学载体存储时间长、生产成本低、利于复制和多次反复使用，它有着更为可靠和简便的物理操作技术，对环境等因素没有太大的硬性要求，而且存储量大，特别是伴随着多媒体技术的广泛应用，光盘已经成为当前最流行的电子档案储存手段。
1.2微缩载体
以最前沿的固态硬盘为代表的微缩载体已经成为军事、医疗、工程领域的主要存储介质。U盘、硬盘微缩载体读写速度快，容量大、低能耗、无噪音、防震性好特点，而且在很小体积上就可以存储大容量电子档案数据。微缩载体尽量减小了对机械部件的使用，在计算机中使用时散发的热量较小，也更为安全和有效。
1.3网络载体
网络载体主要指随着互联网技术的快速发展，在云计算机概念上发展出的档案存储技术，它可以将网络中存储在不同计算机上的大量不同类型的档案自动拆分，放置在互联网当中，当用户需要时可以快速的将档案传递给用户，虽然其本质上是一种计算机服务，但其强大的档案调取和流动能力，能更好的发挥电子档案作用，本文也将其列为现代新兴的存储方式之一。
2电子档案存在的问题
虽然电子档案有强大的存储能力，方便的调取功能，与计算机结合后，还可以产生强大的信息整合效应，但也存在着数据泄露、存储介质失效、程序错误引发的数据丢失等问题。
2.1数据泄密
数据安全和保密性是电子档案存储工作的生命线，即使数据保存的再持久完好，泄密的档案也是毫无意义的。电子档案的强大交互性和快捷使用的方便特点，也为档案数据的流失带来了极大的风险，虽然已经开发出了大量的保密手段，但是仍然不能100%阻止泄密事件的发生，这也成为电子档案受到质疑的最大原因。而且电子档案的泄密不易被察觉，一旦发生电子档案的泄密问题，极有可能带来难以估量的巨大损失。
2.2存储介质失效
电子档案是基于光盘、硬盘等物理介质存储的数据，当物理存储介质出现破坏时，存储其中的档案数据很难被恢复。电源电压的不稳定、外来磁场对磁介质存储设备的破坏，特别是随着电子计算机技术的发展，软件的更新，电子档案的长久保存也会遇到像文件扩展名称改变、数据读取程序对物理介质不适应等问题，这些归类于存储介质失效的问题都可能引起电子档案的无法调取、甚至是电子档案的永久灭失，存储介质的安全性也是当前电子档案应用领域必须要面对的现实问题。
2.3程序引发的数据错误
电子计算机领域最大的敌人就是病毒，程序的错误、黑客的攻击都有可能造成对电子档案的破坏。网络的发展使电子档案可以被广泛共享，但木马程序同样对电子档案构成致命的威胁。电子档案在使用过程中还可能由于传输过程为了适应某些软件的操作需要，电子档案数据无形中被篡改，从而引发了对电子档案的数据破坏。由程序引发的电子档案错误正在像疾病一样侵蚀着电子档案，严重影响了电子档案的正常高效使用。
3有效电子档案保护手段
3.1审慎的采用电子档案存储方式
发挥电子档案方便快捷的特点和低成本制作优势，首先需要保证电子档案的安全，因此不是越方便简单的电子存储介质越好，而是要根据电子档案的内容进行科学的选择。一般来说，容量小、密级低的电子档案可以选择经济实惠、可以多次使用的光盘做为主要存储手段。容量大、需要长久保存的电子档案可以选择不易损坏、不直接接入互联网的磁盘为主要存储手段。选择存储方式应当尽量根据电子档案的用途对其分类处理，以此达到事半功倍、防患于未然的效果。
3.2建立规范的电子档案管理制度
更为规范的电子档案安全管理制度应当覆盖到电子档案从生成到使用的每一个环节，使所有过程都处在可监控的安全体系之下，这其中包括电子档案的制作、使用、维护、人员培训、安全检查等种种环节，也包括了电子档案的存储与使用在分别的操作系统和终端进行、纳入了电子档案的使用管理权限设定等工作，只有建立了规范合理的电子档案安全制度，才可以最大限度的保证档案数据的原始性、使用操作的合理性、档案长久存在的安全性。
3.3建立电子档案的备份系统
在目前技术条件下，建立一套完备的电子档案备份系统，可以最大限度的保留电子档案的原始性。包括硬件的备份，指的是实现两套存储介质分别对档案进行存储，其中一套用来使用，另一套用来做永久储存。软件的备份，主要指对系统的定期进行备份，可以随时将数据恢复到某个时间结点，以此保证当电子档案数据出现错误时，可以快速追查，解决问题。备份不是将档案数据进行简单的复制，而是要建立起一整套可控的保险机制，只有建立了电子档案的备份系统，才可以做到有备无患，减小不必要的档案损失。
3.4广泛应用电子档案安全技术
为了有效应对计算机病毒、恶意篡改电子档案数据等行为，切实防止因档案数据破坏带来的损失，可以将电子档案置身于先进的安全技术当中，这其中包括建立一个安全的电子档案网络结构，将包括数据服务器、数据存储设备、数据调取机制全部处在网络监管体系内运行，比如设置不可卸载的模块程序、进行目录级别控制、进行身份认证、实行档案通信的网络端口控制等。这些依靠技术对电子档案实现的监管，可以有效抵御降低电子档案的运营维护成本，最大限度的发挥电子档案的实际功有，保持电子档案的稳定使用。
4结论
随着电子信息技术的广泛应用，电子档案正在成为广泛应用的存储手段，在充分发挥电子档案可快速读取、方便传递交流信息特点的同时，要时刻重视电子档案可能带来的数据信息泄露、存储介质不安全、网络电子档案交换所带来的风险。要使电子档案时刻处于规范监管的状态下，按照科学的方式方法，选择正确恰当的电子档案存储介质，定期对电子档案进行维护，广泛应用现代网络技术，确保电子档案的有效保护和合理使用。
参考文献
保障操作安全。对档案管理人员进行信息安全的教育和培训，是确保信息安全的重要措施。除了宣导信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施以及资料备份的观念。档案部门除了在档案电子操作系统中安装杀毒工具之外，还应当面子件服务器上安装杀毒软件。同时，还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。
保障档案信息内容安全。过去，档案信息全部是手动操作，录入的基本信息也只限于姓名、性别、参加工作时间以及编写档案号码，但是，由于现代社会的飞速发展，档案信息化尤为突出，显然工作落后已被时代淘汰。档案管理部门当今档能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全。为了防止档案信息被非法窃取，文件储存时必须先加密。为了避免因操作上的人为疏忽引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立系统档，以便日后追踪及调查。
21世纪以来，我国的信息技术进入了迅速发展的阶段，随之而来的是电子信息技术在各个行业的广泛运用，而在档案管理方面，信息技术也带来了相当大的影响，并且催生了一种新的档案保管方式——电子信息档案。现今社会正处于一个从传统纸质档案向电子信息档案过渡的中间阶段，如何顺利做好其衔接工作、实现纸质档案同电子档案之间的互补共存显得尤为重要。
一、传统纸质档案与电子信息档案的异同
（一）传统纸质档案与电子信息档案的相同点
传统的纸质档案的载体是纸张，容易受到潮湿、高温、有害气体等外在因素的影响，严重影响纸张的保存质量，使字迹模糊、纸张发霉等，容易导致资料或信息的丢失。而电子信息档案多以硬盘或光盘、磁带为载体，潮湿与高温等同样能造成载体出现各种程度的损坏，同样会造成资料或信息的严重丢失。所以说无论是传统的纸质档案还是电子信息档案，都应该选择一个非常合适的保管环境，保障资料的安全，同时也应该用其它方式来做好资料的备份。
（二）传统纸质档案与电子信息档案两者的差异
1.在载体方面两者的差异
传统的纸质档案是以各种纸张为载体，资料信息与其所在的实物纸张是没有办法分离的；电子信息档案是以各种硬盘、光盘为载体，以数据的形式存储，这种资料信息是可以随时复制与转存的。
2.在档案保管方面两者的差异
传统的纸质档案对温度与湿度要求较高，安全方面以防潮防火为重点，比如库房墙壁采用防潮效果较好的建筑材料，用来记录档案的工具采用寿命比较长的纸张及不易挥发的墨水，同时做好日常的防火工作。电子档案主要依托于计算机设备及电子技术存在，其保管工作除了在载体防潮、防盗、防静电方面需要注意，还应该对数据传送过程进行严格地控制保管，如建立安全的服务器、设置安全权限、数据加密等，以免造成资料数据的流失。
二、传统档案与电子档案互补共存的必然性
传统的纸质档案无法替代及容易鉴定的这些特性，使档案信息有更好的安全性与稳定的性，同时极具法律效力，在各种机构中都有着非常权威的地位，在这一点上，与电子档案相比，有着非常大的优势，所以在发展电子档案的同时也更应该加强对纸质档案的管理水平。
电子档案极易复制与传输的这一特点，使电子档案资料有更好的开放性，同时电子档案极易筛选，相关工作从开始到结束的一系列过程都通过电脑来实现，使档案管理人员的工作时间能够得到一个更为合理地利用，在对信息的调用上，也摆脱了传统地域上与时空上的限制，极大地提高了相关人员的效率。从这一点上看，电子信息档案是档案管理上的一个必然趋势。
传统纸质档案与电子信息档案各有各自的优缺点，在实际的工作中，档案管理人员需要扬长避短，将两者进行合理地搭配，找到一个互补共存的档案管理办法，使档案管理工作更加高效。
三、传统档案与电子档案如何实现互补共存
（一）做好传统档案与信息档案的转化工作
在传统纸质档案与电子信息档案之间，两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式，快速的转化为纸质档案，从而提高档案的简单直观性，使档案达到不同的利用效果；同样的，纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式，快速地转化为电子信息档案，从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的，我们可以利用这种方式来做好资料的备份，为两者的共存选择一个合适的临界点。
（二）培养全面的档案管理人才
传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下，也要求有一批紧跟时展步伐，专业的全面型的档案管理人才。现阶段，我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展，就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时，也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用，具备全面的管理水平，担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。
（三）对电子档案运行过程科学控制
电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的，而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点，所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此，要加强相关工作人员的安全意识，加大所有相关计算机设备的安全管理力度，设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度，从信息的收集开始，到信息的传递、转换，一直到存储，都要对其进行记录，从而在开放性的电子档案管理中，保证信息的完整与原始性，从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。
（四）现代档案实行双套制
想要达到传统档案与电子档案的共存，必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同；同时，传统档案与电子档案之间是可以互相转换的，所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式，两种档案分别利用、分别运行、分别存储，所以在管理时一定要使两者之间可以联系，要建立两个方式之间的通道，使二者能通过一方很快找到另一方。所以，根据传统档案与电子档案的特点，我们可以实行保险又简单的双套制，可以相互联系的两套不同的管理制度。
四、结语
在社会发展中，传统档案向电子档案过渡的中间阶段，传统纸质档案仍然是档案管理中重要的组成部分，传统纸质与电子档案这两者之间，仍然需要共同存在、共同发展。为此，相关的档案管理工作人员必须做好传统纸质与电子档案的衔接工作，使两者之间能够达到一个最为合理的共存关系，这样才能使档案管理工作发挥出其应用的效用。
参考文献
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）09-0331-01
电子档案的建立有利于资料的分类和保存，为人们的工作生活提供了便利。如今网络时代趋于信息化，给电子档案的安全带来了不稳定因素。资料的流失、信息的外泄使得人们开始迫切地关注电子档案在网络环境下使用的安全性，确保电子档案安全的重要性不容忽视。
一、电子档案信息安全概述
电子档案在网络环境下的安全包括三个方面：计算机系统安全、信息安全和网络安全，这三者相互依存，缺一不可。因此，电子档案在网络环境下的安全问题也应该从以上三个方向进行延伸。第一，计算机系统由硬件和软件组成，电子档案依赖于计算机系统，因此计算机系统是否安全能够直接影响到电子档案的安全性。第二，电子档案作为信息保存在计算机内是否安全，也是值得探讨的问题。第三，在网络环境下对电子档案进行修改或者传输的权限是否安全，决定了电子档案的保密性是否完好。
二、电子档案在网络环境下存在的安全隐患
（一）非授权访问
如今很多不法分子为了窃取信息和资料，在没有获得批准的情况下，利用假冒、非法用户等不良手段进入网络系统，对电子档案的内容进行访问，给网络环境下的电子档案造成了安全威胁。
（二）信息泄露或丢失
对于一些具有保密性质的敏感信息，不法分子通过建立隐蔽隧道等方式，在信息的传输或者保存过程对，对机密档案进行拦截和窃取的行为，严重损害了用户利益，破坏了网络的安全性。
（三）破坏完整数据
为了达到干扰用户对电子档案正常使用的目的，不法分子在透过非正常手段得到对数据的使用权之后，以删除、修改或者插入的方式恶意破坏信息或数据的完整，对用户的权益造成了侵害。
（四）拒绝服务攻击
不法分子通过不停地攻击、干扰网络服务系统，试图改变系统正常的运作流程，影响用户的正常使用，甚至使合法用户丧失对计算机网络系统服务的使用权，使得网络环境趋于混乱，安全性能严重降低。
（五）利用网络传播病毒
网络是信息传播的媒介，它具有同步性高、速度快的特点。而不法分子利用这一特点，将网络病毒捆绑在软件中，肆意传播于网络世界里，破坏了系统程序。另外，网络黑客的攻击造成系统或者软件的漏洞，也对电子档案在网络环境中的安全带来了严峻挑战。
三、保障电子档案信息安全的措施
（一）加强档案信息安全意识
电子档案信息作为信息资源的一种，具有很大的价值，包括凭证价值、参考价值、文化价值等等，是我们宝贵的财富，因此，保障电子档案信息安全，是十分重要的任务。确保电子档案的信息安全，我们必须从加强人们的档案信息安全意识入手。加强电子档案信息安全意识包含两方面，一是加强档案工作者的档案信息安全意识，二是加强社会公众的档案信息安全意识。
档案工作者是否具备较好的档案信息安全意识，会影响到电子档案信息的安全与否。很多档案工作者对于档案信息安全的了解还局限于纸质档案，并不了解保证电子档案信息安全的重要性。如果档案工作者在工作中不注重对电子档案信息的保密，对档案信息安全技术不了解，那就无法保证电子档案信息的安全。因此，档案部门应该首先认真的学习相关电子档案信息安全知识，提高档案工作者的档案信息安全意识，增强责任感和使命感，确保电子档案信息的安全。同时，我们还应该增强社会大众对电子档案的信息安全意识。电子档案可以同时为很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大价值。相关部门也要向社会公众及时宣传保障档案信息安全的重要性，通过展览、讲座、宣传板等方式，提高社会公众的电子档案信息安全意识。
（二）提高档案信息安全技术保障
随着计算机技术以及互联网的不断发展，电子档案数量与日俱增，面对大量的电子档案，怎样从技术层面确保电子档案的信息安全，已经成为了一个很重要的课题。因此我们应该完善各种信息安全技术，通过信息加密技术、防火墙技术、防病毒技术、信息备份和恢复技术等，保障电子档案信息安全。
（1）信息加密技术。对电子档案信息进行加密主要是为了防止档案信息被窃取、篡改、泄露和丢失。一些电子档案，它们是不宜公开或者是限制公开的，当需要在网络上传输这类电子档案时，为保证其机密性，就应采取信息加密技术。“在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，档案信息、的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的内容，从而确保传输中档案信息的安全。”
（2）防病毒技术计。计算机病毒具有种类多、传染快、更新快、危害大的特点，保存电子档案的计算机或者是档案管理网络一旦感染病毒，就会造成档案信息篡改或丢失。因此，我们应加强对防病毒技术的研究，主动预防，实时监控，最大程度上防止电子档案受到病毒的感染，即使计算机受到病毒入侵，也要以最快速度查杀病毒，保证电子档案信息安全。
（3）防火墙技术。防火墙技术就是按照某些特殊的规定，允许或者是阻止一些数据在网络中进行传输，对于保证信息安全有很大作用。随着网络技术的不断发展，会出现黑客非法入侵计算机窃取、破坏电子档案信息的情况。相关的档案部门可以利用防火墙技术，制定适用于本单位的防火墙类型，最大限度的保证本单位的档案信息安全。
（4）备份技术。为了防止电子档案信息的丢失或者遭到篡改无法恢复的情况发生，我们可以采取档案信息备份技术，通过异地备份和多份备份等手段，保障电子档案的信息安全。这样即使档案信息出现了破坏、失真、丢失的情况，我们还可以通过查阅备份的档案信息，恢复原有信息。
（三）完善档案信息安全管理体系
我们应该充分的利用已有的电子档案管理标准，在此基础上加快完善相关的管理标准规范，使电子档案的管理可以有章可循。同时，还应当建立各级的电子档案信息安全责任制把信息安全责任落实到单位、具体到责任人，使他们具有责任意识和危机意识，有助于保证电子档案信息的安全。“建立高效的档案信息安全责任制，并纳入整个国家和地方防御体系，是提高档案信息安全防御能力不可缺少的方面。档案部门应从保护国家资源的战略高度，尽快建立完善的档案信息预警机制和决速应对机制。”针对电子档案自身的特殊性，还应该建立健全电子档案信息危机预警机制和应对机制，在突发事件面前，能够迅速做出应对方案，有条不紊的进行处理，最大限度地保证电子档案信息的安全。
在信息时代，电子档案普遍存在于我们的工作、生活当中，电子档案信息作为一种重要的信息资源，其信息安全问题急需受到重视并解决，以在未来社会中发挥更大的作用。
参考文献
电子档案是档案发展的产物，但是随着时代的不断发展和社会的不断进步，信息技术取得了快速发展，档案存储介质、信息技术的不断更新、黑客以及监视都是影响电子档案安全的重要因素。本文主要对电子档案安全保障策略的研究情况进行了分析。建立健全法律管理手段
1 电子档案信息安全保障策略概述
电子档案信息安全和国家信息安全有密切联系，要做好电子档案信息安全保障工作，其一，将电子档案正式纳入到法律保障的范围内：目前我国的档案管理仍然处于一个非常懵懂的状态，并不具备一个完善的法律体系，在诸多方面都存在诸多的漏洞和空白，只有将档案管理正式纳入法律的管辖范围内，才能够对电子档案的安全管理起到敲山震虎的作用，从根本上解决对电子档案的安全管理的法律保障问题。完善的电子档案法律管理体系主要包含电子档案信息公开制度，电子档案信息隐私保护制度，以及电子档案的管理制度等制度都应一一进行完善，这项工作任重道远，切不可一蹴而就，必须按部就班的妥善的对这些法律逐一进行斟酌，有效保障电子档案管理法的可执行性。
其二，要制定专门的电子档案信息安全法，现阶段我国的相关的档案的管理法律条文都零散分布于其他法律体系里，但是没有专项的电子信息安全法，在这种情况下，保障电子档案信息安全的执法力度不能够得到充分的保障。电子信息档案信息的安全对国家和社会的安全有着非常重要的作用，必须制定坚实的法律对于保障人们生命财产安全有着非常重要的保障意义，执行电子信息档案的信息安全行为以及保障措施都有着非常重要的影响因素，制定专门的法律法规能够对电子档案的执行进行良好的保障。同时，必须对法律的执行力度进行严格的贯彻落实，只有将书面的法律落实到实处，才能够从根本上解决电子档案信息的安全问题，彻底保障电子的档案信息的安全性。
2 保障电子档案信息安全的策略
传统的纸质档案信息管理是和其载体―纸张密不可分的，所有信息都是固化在纸张当中，信息只有依附在纸张上才能够保存下来并用于传递或者交流，一旦纸张发生任何就可能使信息发生消亡，档案信息的存在也就变得没有意义，因此，保障纸质档案的安全实际上就是对其载体的保护，只要保住了纸张，就保住了记载于纸张上的信息。相对于纸质档案，电子档案的保护较为复杂，因为电子档案的信息和载体具有可分离性、电子信息对系统具有一定的依赖性，并且电子档案可能受到电脑病毒的影响，这些都因素都增加了电子档案信息安全保障工作的难度。
（一）建立健全应急防范机制
当今时代是一个信息时代，信息安全和国家安全密切相关，因此，世界各国都在积极主动地采取措施提高信息安全性，以求在当今时代取得主动权，我国信息技术起步较晚与发达国家存在一定的差距，这就导致了我国的信息安全极易受到窃听、干扰、黑客攻击等因素的威胁，档案信息安全是信息安全的主要组成部分，我国取得信息主动位置的战略和保障档案信息安全工作有密切的联系。为了保证国家电子信息安全，一定要建立健全应急防范机制，首先要从全社会以及相关的档案管理部门做起，对相关人员进行业务培训，提高他们的电子档案信息安全意识，在培训活动中要将国家制定的电子信息安全以及档案管理的相关规定，积极开展电子档案安全教育工作，不断提高电子档案信息安全管理人员的责任感和，使其能够自觉地把电子档案信息安全保障工作放在首位。
建立应急防范机制，对电子档案信息安全管理工作可能出现的问题进行预计，并且提出有针对性的建议，一旦发生危机，能够及时协调各方面，及时进行反应，保证电子档案信息安全管理工作安全运行。
（二）建立良好的载体保护环境
电子信息档案可以和载体进行脱离，电子信息档案能够按照脱机的方式进行储存，用于储存电子信息档案的载体可以是磁、光介质，因此，在进行电子档案管理时，工作人员应该创建一个适宜磁、光介质的载体保护环境，首先应该保证电子信息档案是储存在专用的档案馆之中，并且该档案馆必须具有恒温、恒湿的环境，并且要具有配备自动调温调湿设备、自动喷淋设备以及监控设备，使档案馆的稳度在18°左右，相对湿度在15%～40%之间，在此温度湿度范围内，电子档案载体能够长期保存。其次，在形成和保存电子档案时应该采取高质量的除尘措施，尘埃会影响电子档案载体的保存，最好能够使用较为先进的除尘设备，并且定期采用专业的措施对除尘设备进行养护，保证设备的高质量运行，减少灰尘对电子档案载体的有影响。第三，电子档案存放馆应该避免直接在阳光下暴露，防止紫外线对其造成伤害，通常情况下，电子档案存放馆不宜设置东西向的窗，为了保证自然通风而需要设置南北向的窗时，可以通过悬挂窗帘、安装百叶窗、蓝色吸热平板玻璃或者氧化钴玻璃等措施来保证室内环境适宜保存电子档案。第四，电子档案存放室应该远离磁场、以及易产生废气的工厂，在对档案载体进行移动时，必须要轻拿轻放，防止由于搬运对载体造成破坏，在选用存放柜时，应该选用防磁柜，防止柜子对电子档案产生磁化作用。
3 结语
综上所述，当今时代是一个高速发展的信息时代，科技快速发展使电子档案成为主流的档案形式，电子档案给人们提供了巨大的方便，档案制作、存储、管理、调用工作难度越来越小，但是于此同时，电子档案的信息安全问题也日益突出，我国的电子档案管理起步较晚，其安全保障措施较发达国家还存在一定的差距，只有采取有效的电子档案信心安全保障措施才能保证电子档案信息安全，提高电子档案的信心安全性，本文讲解了信息时代下电子档案信息安全的保障措施，希望能够给相关人员一定启示，促进电子档案信息安全保障工作的快速发展，为我国的信心安全提供保障。
参考文献
[1]马仁杰，刘俊玲. 论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J]. 档案学通讯，2012，03：56-60.
[2]袁晓瑛. 浅论电子档案的信息安全保障[J]. 科技创新导报，2009，16：249+251.
引言
电子档案是一种基于数字化技术所建立的一种信息管理平台，在档案管理工作中应用数字化的技术与平台，不仅可以提高信息数据的使用效率，还可以让档案管理本身更加安全、有效。因为档案开放利用的现象，许多档案的查询便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影响。对此，探讨电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策具备显著意义。
1电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题
1.1电子档案信息安全问题
网络安全是电子档案信息安全的基本前提和保障，基于网络的电子档案信息安全管理的要求前提必然是网络本身的安全性，电子档案的信息安全可以从以下三个方面实现直接体现：①电子档案信息的长效性，数字档案对于网络的依赖性较为明显，如果网络发生故障，则电子档案内的信息也会随之遭受影响，想要确保电子档案信息的长效性，就务必提升网络的维护力度以及安全程度[1]；②电子档案的完整性。电子档案的信息主要是储存在网络当中，所以在遭受病毒和黑客攻击的情况下，会导致电子档案内的信息完整性遭受破坏，出现被篡改、删除的安全问题；③电子档案信息的真实性。电子档案在开放利用的过程中遭受篡改的可能性较高，因为任何的档案使用者都有可能按照自身的思维去改变和决定档案当中的信息内容，这也是开放性利用的环境下电子档案信息安全的主要问题。
1.2影响电子档案信息安全的主要因素
就当前网络环境而言，应当电子档案信息安全的主要因素主要有三个方面。①网络的安全性。网络本身的不安全性必然会导致电子档案内信息安全性遭受破坏和影响；②外部环境的安全性。例如电子档案的硬件设备在发生故障时，必然会导致电子档案的信息发生丢失、停运以及损坏等可能性；③电子档案信息的不及时性。电子档案信息仍然有较为明显的不及时性，在许多领域中档案的更新和修改速度有待提升。
2电子档案开放利用中信息安全保障改进对策
通过上述关于电子档案开放利用过程中信息安全保障所呈现的问题可以发现，想要真正提高信息安全程度，就需要在开放利用环境之下提高电子档案的管理质量，并从根本上着手，优化国家的信息网络安全性，构建网络的安全屏障[2]。例如采用以下几个方面的措施：①构建稳定的网络环境，提高网络本身的安全性，例如在网络当中构建各种安全管理技术，例如路由安全技术、访问控制技术、密码技术、安全管理技术、系统漏洞技术、病毒查杀技术以及防火墙技术等；②构建安全可靠的档案基础，尤其是提高计算机等硬件设备的防火防水防震动等能力，从而确保电子档案开放利用过程中信息的安全性；③改进电子档案管理理念，从根本上提高对档案管理的重视程度。意识是行动的导向，为了持续创新和完善电子档案管理利用发展平台的功能，确保档案管理可以推动社会发展，提高数字化档案管理意识成为必要措施。无论是在普通员工还是管理者中，都必须充分认识到档案管理的重要性，并构建行之有效的管理制度进行管理，尤其是明确电子安全信息管理的目标和方式，管理措施、管理内容以及管理要求等，明确每一个电子档案信息安全管理部门的职责以及任务，例如法律法规支撑、环境与设备安全支撑、人力资源支撑以及安全防护技术支撑等，促使电子档案安全管理逐渐成为信息安全保障的目标。
3总结
综上所述，电子档案开放利用在很大程度上可以推动档案发展，并且显著优化档案的储存效率、使用效率以及修改和共享效率，是档案管理必然的发展方向。但是，我国当前电子档案在信息安全管理层面仍然存在一些问题和不足，想要提升电子档案信息的安全性以及资源共享有效性，务必保障电子档案安全的管理重要性，并通过不断的优化和创新，提高信息安全保障效果，推动电子档案长远发展。
参考文献
[1]余建国.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].信息化建设，2015，23（12）：5001~5002.
