时间：2023-06-22 09:12:32
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自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).
[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).
在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。
一、电子档案与纸质档案相比的优势
纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。电子档案是由数字电子计算机处理的档案，具有保存和利用价值。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并储存，以电子文件的形式存在。当前，作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，自然是因为它有其不可替代的优势。
1、电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了以往纸质档案单一的以纸张为载体的传统。并且相对于纸质档案占用库房空间大这个缺点来说，电子档案容量大、体积小，可以大大节省档案的库房空间。从而很大程度上解决了档案保存与存储空间的矛盾。
2、电子档案是直接由计算机进行处理，省去了传统纸质档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，节省了大量的整档时间。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，也省掉了查阅者路途奔波的时间。
3、相对于纸质档案容易损坏、老化的缺点，电子档案有很好的复用性。电子档案重复利用多次也不会有任何损失和破坏。电子档案的重复利用在另一程度上也增长了纸质档案的寿命。
二、纸质档案与电子档案相比的优势
1、传统档案学理论强调，档案文献必须有原始性，即必须是原生载体和原真内容，以确保档案文献的历史凭证价值。传统的纸质档案就具备原始性与真实性两个方面。一是通过内容与原载体的结合来确认；二是通过文件的固定结构与格式来确认。纸质档案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。而计算机更改数据、信息可以做到完全不被觉察，因此纸质档案的生命力在于它在很大程度上保护了原始数据，信息安全、可靠。
2、档案不同于一般的文字材料，不是所有网上办公形成的数据都可作为档案，而是必须经过筛选具有保存价值的材料。纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。
3、目前，各国仍愿意接受将传统信息体现的纸质档案作为有力证据。纸质档案的原始性鉴定，通常采用“原件”鉴定法，一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定。主要信息形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，本单位部分年代久远的基建档案，房产档案，其印章、发文部门经办人签字、红线图标志等，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提供有力证据，并作为权威材料。而新技术产生的电子文件若要成为证据，要受到更多的审查。所以，目前解决这一问题的方法仍然是在保存电子档案的同时，将电子文件拷贝输出成为纸质档案文件。
三、电子档案在档案管理中存在的风险
信息技术在给档案制作和管理方面给予了许多馈赠的同时，也必然为之带来更多的隐患，这也是所谓的“高技术、高风险”。
1、电子档案是信息技术的产物，它在大大丰富了档案的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性等方面更为复杂的技术难题和漏洞赋予了电子档案及其管理上。它在给档案的制作和传输及利用上带来了极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子档案带来更多的可能。
2、档案管理工作的分布由相对聚集转变为分散。在电子环境中，档案的生成、处理和流转功能是嵌入各个自动化业务系统之中的，对档案的安全监控、原数据捕获等工作分散在不同的业务点上。这样，一部分责任就会由专门文件管理人员转移到业务系统中每个节点的处理人员身上，档案管理的疏漏和失误等风险就容易产生，并贯穿于整个档案形成环节中，对于后期可能造成一系列连锁反应，甚至于无法弥补。
3、因为档案由某一特定的载体转变为相对独立的符号体系，电子档案的处理和传递可以由顺序推进转变为多向同步进行。这样，档案管理中的某些问题就可能同时存在于不同的节点上，其风险便由异时性转变为共时态。
四、纸质档案与电子档案应并存
国家信息化发展战略的实施，对社会的各行各业产生着划时代的影响，尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势，而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析，便可以发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。
参考文献：
（二）档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
（三）档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
（四）文书学。了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
二、电子计算机应用及自然科学基础知识
（一）自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法，材料的物理化学性质，电子及电路原理等。
（二）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
（三）电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一，对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
（四）电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
（五）现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
（六）办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
0前言
随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。
1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施
1.1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传
档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。
1.2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化
上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。
1.3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作
对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。
2电子商务档案管理智能化发展的方向
2.1档案管理信息虚拟化
电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。
2.2档案管理信息多样化
传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。
2.3档案管理信息便捷化
运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。
3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义
3.1突破传统，节约资源
上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。
3.2便于管理
通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。
3.3提高工作效率
精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。
4结论
电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。
【参考文献】
[1]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志,2014,20:102.
过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。
1.1数据型档案
所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的都是纸质凭证；
(2)各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；
(3)这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载的思想进行管理。
1.2信息型档案
所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的都是纸质文档；
(2)有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；
(3)档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。
1.3知识型档案
所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。
如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。
这类档案，有以下特点：
(1)过去的大多是纸质文件；
(2)有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型；
(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。
1.4各类型档案对管理的要求
从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：
(1)“历史”数据型文档
在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理
(2)电子文字信息型文档
在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理
(3)数字图片信息型文档
在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理
(4)知识型文档
在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理
2、今后企业档案的类型及管理特点
由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化
2.1档案来源多样化
(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；
(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化
(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频
2.2档案依然有数据型、信息型、知识型
在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。
今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：
(1)数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理
一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。
再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。
(2)信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理
有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。
2.3档案处理的个性化、专家化
由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。
专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。
2.4档案应用的及时化
未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。
3、企业档案知识资源管理的目标
经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。
3．1、档案管理必须上升到知识资源管理
作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：
解决目前企业档案管理存在的问题
以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人 才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。
通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。
真正发挥企业档案知识的作用
档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：
(1)决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；
(2)岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；
(3)新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；
(4)企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；
(5)企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。
以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！
3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略
任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。
支持企业人才战略
企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。
支持学习型企业组织建设
对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。
支持企业跨地区指挥管理
今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。
支持企业员工跨地区协同工作
除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。
3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础
企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。
但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：
知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口
其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。
知识资源管理要成为企业知识管理的先导
先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。
3.4知识资源管理的具体目标具体
上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：
(1)档案管理知识资源化、信息化
这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；
(2)知识资源及时支持领导决策
这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；
(3)知识资源及时支持员工学习
这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；
(4)知识资源及时支持员工工作
这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；
(5)知识资源管理IT平台化
从上述目标也看到，知识资源管理必须依托IT网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；
(6)知识资源管理的安全化
知识产权是指权利人对其所创作的智力劳动成果依法所享有的专有权利，它是一种无形财产，具有专有性、时间性、地域性、需要法定程序等特点，企业知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体，其特点是由知识产权的性质和活动规律所决定的。
1 从产生的范围来看，企业知识产权档案内容多、涉及范围广。按照知识产权的客体，知识产权档案包括商标档案、专利档案、著作权档案、商业秘密档案等。按现行的企业档案十大类分类方案，知识产权档案包含了科研档案，涉及产品档案、文书档案、会计档案、人事档案等多个门类。
2 从内容上看，企业知识产权档案具有成套性的特点，包括知识产权活动在创造、申请审批和登记、转化、保护、维权等各个环节形成的全部有保存价值的文件资料，这些工作一环紧扣一环，具有系统性，是不可分割的有机整体。
3 从形成的过程来看，企业知识产权的权利获得及有效期时间跨度大，具有渐全的特点，有一个动态的不断增加的过程，这是由知识产权的时间性、需要法定程序的特点决定的。知识产权的研发、创造与取得都需要历时一段时间，有些需要几年甚至十几年。知识产权取得后，它只有在法定的期限内才是有效的，我国专利法规定：发明专利权的期限为二十年，实用新型和外观设计专利权的期限为十年，在这期间，每年定时都需续缴年费。商标注册证为了保持其有效性，每满十年需要续展。商标注册证许可使用、注册信息的变更、争议裁定、商标侵权、商标的使用等情况，都会形成新的档案，而且时间上会不断地延续下去。
4 从管理和利用的方式来看，企业知识产权具有专有性的特点，因此档案有保护性要求。很多知识产权档案都属于企业的技术秘密和经营秘密，它们是众多竞争对手极为关注、竞相争夺的目标，可以为企业带来巨大的经济效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的竞争价值，因此应做好知识产权档案保护工作。
知识产权档案管理的措施
剑南春集团公司现有各项专利、商标、商标注册证、国际商标注册证及其他知识产权档案合计万余件。面对数量如此丰富的知识产权档案，分析其特点，加强科学管理显得尤为重要。
1 企业知识产权档案具有渐全的特点，应在知识产权管理工作中做到“三纳人”、“四参加”和“四同步”，根据归档范围将知识产权各阶段形成的文件材料收集齐全，包括电子文件的收集，并与对应的纸质文件同时归档。在知识产权立项时就应有档案人员参与，属于合作开发及技术引进项目的应将文件的归档要求写入相关合同；在该项目完成后，档案还会有增添或修改，应与档案形成的相关部门多交流、沟通，及时收集补充归档。
2 保持企业知识产权档案的成套性、完整性。整理档案应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系。属于同一知识产权的文件材料应集中在一起，不得随意分割开来，从而保证知识产权档案与知识产权活动的一致性，按档案形成时间先后顺序或重要程度排列，一案一卷或数卷。整理档案时，档案盒不宜装得过满，例如，商标注册证每十年就需要面临续展等情况，新增加的档案就无法放在同一档案盒内。若该盒实在已装满，可再组一卷，并在卷内备考表说明，使同一知识产权档案信息发生关联，方便查找。
3 科学分类。有的档案同行建议在企业档案十个大类后，再增加第十一类“知识产权档案类”，但笔者认为，对于知识产权档案形成时间久远、档案数量庞大的企业，这种方法并不可行。以剑南春集团公司为例，近万件知识产权档案已于过去二十多年规范地整理于企业档案的十个大类里，如果档案分类上发生变化，则牵一发动全身，引起相应工作的一系列变化，很多档案都需要整改，有些工作甚至需要从头做起，实在是一种浪费人力、物力和时间，又伤害档案实体的无效劳动。档案的分类方案宜保持长期的相对稳定，应尽量执行原有档案分类框架，可通过建立专题目录及在分类方案局部做一些微调处理来促使知识产权档案信息相对系统、集中。
商标、专利类档案概念明确，独立性较强，可放在产品档案类下综合类或在综合类下新增加一个类目，按知识产权档案的客体，设为商标类、专利类；著作权类档案对于企业来说包括学术论文、专著、工程图、计算机软件开发等；商业秘密类档案涉及范围广，我国《反不正当竞争法》规定，“商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采用保密措施的技术信息和商业经营信息。”因此企业应根据生产经营管理需要，明确商业秘密的归档范围。通常包括企业财务状况、投资计划、分配方案、客户名单、原材料进货渠道、产品销售网络、生产工艺、产品配方、新技术研究等需保密的各种文件材料。这些档案材料分散在文书、会计、人事、科研等各类档案中，可继续按原有分类方案将档案归人相应档案类别，随各类档案统一分类编号、整理编目，再通过建立专题目录，将属于不同职能领域的档案信息集中起来；科研类档案自身就是一个独立的一级类目，它包含于商业秘密档案，因此其分类整理和以前一致。
用计算机管理档案的好处就在于可以对存储在数据库中的所有数据进行整理和快速检索。
1.数据库及数据管理开放性较强。系统能够自由增、删、改数据库，满足不同档案类型的需要，做到凡是档案都可以进行管理；数据的增、删、改、排序操作简单，并且提供重复、列表、抽词、编码、通改等多种辅助输入功能。
2.档案的查全率和查准率较高。使用档案信息管理系统，只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果，系统应具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示来供查看，这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时查不到的档案，现在片刻就能拿到。
3.提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同档案类型不同的报表需求。档案员可要根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构可以自行设计和修改，加强档案中对该系统的把握，提高使用的灵活性和工作效率。
4.档案的利用统计和档案统计。使用计算机可以对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表，所有这些都有利于档案管理人员对档案管理做出及时有效的决策。要求软件统计灵活方便，只要指定几个统计项，轻点鼠标，计算机就统计得一清二楚，并打印出整齐的报表。
5.标题内关键词自动标引。可以从文件标题中自动提取题内关键词。以标题内关键词取代主题词，是计算机实现词组自动标引的一个途径，减轻录入人员标引关键词的强度。
二、对史志档案资料全文数字化
档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现史志档案图文信息的全文检索。
1.档案数字化。以纸张作为载体的档案材料，要转换成以光盘作为载体的档案，首先要进行数字化。使用键盘录入是数字化方式之一，但有很大的局限性，如录入速度慢，档案原件信息如手迹、图表、印鉴不能保留等。比较好的方法是使用扫描仪进行输入。
2.图像压缩。键盘输入的文字，是计算机中的标准内码，占用的存储空间较少，而图像文件占的存储空间则较大。这就需要图像压缩，节省图像文件的存储空间。压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，使用者可以按照自己的意图输出比例图像，从而增加图文信息提供利用的灵活性。
3.图像管理。一般图像存储方法有两种，一种是把每个图像压缩后形成一个文件，取好文件名存放在硬盘或光盘上，使用时按照文件名来查找，这种方法要求给每个图像取名，非常不便，同时由于每个图像作为一个文件存储，它在硬盘或光盘上会产生大量的碎片，存储效率很低，查找起来也很慢。另一种方法就是建立一个图像库和一个索引文件，把图像全部放在这个图像库中，然后在索引文件中指出每个图像文件在图像库中所在的位置。
人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的历史记录，是考察人才，科学用人的重要依据，在干部选拔任用、人员调动、职称评审、退休等方面发挥着非常重要的作用。高职院校现行的人事档案管理工作模式明显滞后，阻碍着高职院校建设，限制高职院校各方面工作。
一、目前高职院校人事档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识薄弱、管理思想陈旧
高职院校领导不重视档案管理工作，认为档案的管理仅仅是学校辅的工作。高职院校没专门负责档案管理的机构部门，只是从人事部门安排较少的人员以兼职形式管理。大多高职院校对于档案持有“重藏轻用”的落后观念，没意识到档案管理的重要性。学校对于人事档案工作不够重视，投入的财力、物力及人力不足，管理工作仍停留在传统的管理模式。传统的人事档案管理模式是将档案接收和保存当作主要工作内容，采用手工操作方式整理完善档案，存在效率低，易出错、查阅困难等缺点。对于新的信息化人事档案管理模式，不太愿意投入资金，不愿意去尝试，固步自封。
（二）档案管理制度不健全
在人事档案管理工作不被重视的情况下，大多数的高职院校没有制定关于规范管理人事档案的相关规章制度。档案管理工作缺少制度的规范，导致当前档案管理工作繁杂、混乱、无章可循。档案管理的大部分工作需要根据规章制度开展，对于档案进行严格的管理、审查，以及对档案资料的收集、完善和归档。同时，很多学校没有安排专门的档案管理岗位，即使有专人的管理也是缺乏档案管理知识的背景，无形中使档案管理工作专业度不够，档案工作做不好。
（三）档案管理信息化程度低
高职院校人事体制改革不断深化，无形的加重了人事档案的工作，传统的管理模式已不能满足当下新形势的需要，高职院校档案信息化的建设工作比较滞后。高职院校的人事档案基础设施落后，收集、整理、归类等一系列的工作还需依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化的程度不高，影响了档案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人员不够专业
档案管理工作的开展，归根到底要依靠“人”来推动。高职院校的档案管理工作人员通常都学历不高，没有档案管理知识背景。工作人员不是全职的从事档案管理工作，只是临时安排人员负责，没有形成长期化、延续化，专业化的管理模式。对人事档案管理投入的经费不足，工作人员没有太多的系统的、专业的培训以及技术指导，使得档案管理能力得不到提升。
二、加强高职院校人事档案管理的几点思考
（一）更新观念，提高对档案管理工作的认识
为适应高职院校人事的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，提高对档案管理工作的认识。档案的管理不仅仅是简单的收集、整理、保管，更重要的是档案服务。在工作中，要加强档案服务的主动性、及时性，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用。档案管理工作要为高职院校的人事选拔、职称晋升、评优评奖等提供真实可靠的档案信息。高职院校领导及档案工作人员务必跟上发展形势，转换观念，提高对档案管理工作的认识。
（二）建立健全人事档案管理制度
任何工作开展之前都需要制定相关制度，做到有法可依、有章可循，档案管理工作也不例外。高职院校对档案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作规范和章程，确保档案管理工作制度化、规范化和标准化。人事档案管理必须明确职责，对人事档案工作中存在的问题，要及时研究、及时解决，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项工作得到落实。
（三）运用信息化手段进行管理
传统的人事档案工作以纸质为载体存储资料，而应用计算机后，电子文件取代了纸质材料，档案管理将进入信息化的时代。越来越多的高职院校利用现代技术手段管理人事档案，将档案的资料数字化、集成化、高效化，通过信息检索系统进行人事档案的检索，为高职院校人事调动、科研开发、人员晋升、评优评奖等各种用途提供方便、快捷、准确的服务。档案信息电子化实现档案现代化管理，实现档案信息的网上检索和电子文件信息的共享，规范了档案管理的各项工作。档案管理工作的信息化需要提高工作人员掌握计算机能力，将档案电子化、数字化，建立起存储信息的数据库。档案管理信息化很好的将档案资料系统地、规范地整理出来，发挥了档案的信息作用，体现档案的信息价值。
（四）提高工作人员的素质
加强对档案工作人员的培养，打造一支具有高素质、高水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训力度，鼓励支持他们参加档案管理工作培训、研讨会、学历教育，甚至到外地考察学习、交流经验等。通过多种是培训途径，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的培训，不断提高档案人员的业务素质、工作素质。人事档案管理是一项专业程度较高的工作，工作人员应具备档案管理的知识背景，最好是有档案管理类的技术职称资格。
三、结语
高职院校的人事档案管理是为师资队伍管理和利用提供相关人事数据和信息服务，在为学院选拔干部、职称评聘等工作提供了真实可靠的信息。高职院校应重视档案管理工作，明确档案工作的服务目的，拓宽人事档案利用领域，使人事档案更好的服务于高职院校的发展。
参考文献：
文书档案整理是医院办公室的重要工作之一，记录了上级及本院政策的变更与发展、人员的交替、荣誉以及财务历史账单等，是医院的宝贵财富。长期以来，办公室文书档案工作一直停留在手写及手工整理阶段，对计算机的应用较少，远远落后于医院临床电子档案的电子化应用水平，更不符合办公室文书档案管理的现代化要求，医院文书档案实现电子化管理势在必行。
一、医院文书档案管理现状
（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。
（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。
（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。
二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性
（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。
（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。
（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。
三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍
办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。
（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。
（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。
（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。
四、实现办公室文书档案电子化的对策
办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：
（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。
（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。
（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。
五、Y语
综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。
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关于档案的凭证价值研究，国内外档案界学者早有论述。但以凭证价值为依托，具体研究先进企业电子档案管理研究却少人问津。为此，首先要分析学术界对企业电子档案的凭证价值争论点，进而深入研究凭证价值与企业电子档案管理之间的深层次关系。
一、企业电子档案凭证价值概述
信息时代之前，档案多以纸张作为载体，原始性的各方面要素充分体现。随着信息化时代的到来，档案载体更为多元，基于原始性的凭证价值受到质疑。部分学者认为，企业电子档案是由原始档案转化而成，二次生成过程中，丧失原始属性，不再具备“原件”意义。因此，凭证价值也值得商榷。另一部分学者认为，档案基本属性的原始性，是指档案内容的原始性、记录性，而非档案保存载体。拥有凭证价值的只是其中的信息内容，内容而非形式才是引为证据的实质，只不过信息内容的原始性需要借助信息形式的原始性获得。这从根本上改变了档案原件的内涵外延，使得企业电子档案的凭证价值具有理论依据。对于以上观点，笔者认为，一是随着互联网及信息技术的快速发展，档案电子化已经成为必然。理论研究需适应社会现实发展需要，如果仍拘泥于档案纸质载体概念必然会阻碍人们对电子档案凭证价值的深入认识和探讨，企业电子档案作为实现“社会记忆”的功能将会弱化。二是只要文件一形成，“由于原始凭单或凭据拥有充分的凭证信息（往往是指原始的结构信息和背景信息），在这样的凭证信息支撑下足以证明这些凭单或凭据的真实可靠，因而它们便能呈现出不可替代的法律意义上的凭证价值。”即电子档案与传统档案一样具有了凭证价值。三是企业电子档案凭证价值的认定对于企业档案管理以及电子档案理论研究都将大有裨益。
二、凭证价值视角下，企业电子档案管理面临的问题
（一）企业电子档案自身特点衍生出的困境。尽管电子档案的凭借价值获得了学术界的认可。但由于企业电子档案自身特点，要想真正实现凭借价值还面临诸多困境。一是储存介质的可更改性。电子技术最大便利为随时性，这其中包括随时随地的可重复擦写更改。企业电子档案系统很容易受到攻击，对内容原始性可进行不留痕迹的篡改、破坏，使其对其文本内容的原生性存有疑虑。二是生存环境的不确定性。企业电子档案处于存档保存或客户需要，常需要以不同的字体、字号输出或是不同储存格式的转变，每一次载体形式的转变实际上都是对档案的再处理过程，其档案背景信息逐渐模糊，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。
（二）企业自动化办公环境下，电子档案凭借价值面临的问题。办公自动化将企业各部门高度整合成一个有机体，有效地提升了企业办公效率。同为信息时代的产物，办公自动化和电子档案所利用的载体具有共融性，但办公自动化搭建的管理应用体系又对电子档案凭借价值产生不可忽视的影响。一是传递前身原始属性的质疑性。目前，我国企业的办公自动化水平还比较低，主要是建立于计算机及互联网基础性推广应用上，企业各部门凭借内部自动化办公网络将档案数据信息向档案部门传递。企业档案种类繁多，且部分涉及企业重要数据和商业数据，办公自动化使企业各类数据相互流动，并进入不同主体手中，数据信息经过几道程序的筛选、甄别，致使档案数据传递前身的基础属性存在疑虑。二是高度自动化带来的挑战。企业自动化程度越高，档案管理存在的不安全因素就越多。办公自动化系统基于网络的系统，使得病毒直接嵌入服务终端，实现对原始档案的破坏。基于此，即使能够确定档案为电子文件的原始载体，也无法确认文件的真实性，凭证价值随之消失。
三、凭证价值视角下，优化企业科学电子档案管理建议
一是设定企业电子档案权限，规范工作程序流程。数字化档案权限划分的基础是对用户角色的划分，即构建起用户、角色、权限三级体系。每一个用户都有一个或几个角色，每个角色又对应固定权限。目前，我国企业多采用部分加等级的权限控制方式，即“每角色均具备部门和等级两个属性，每一角色只能对自己所属部门的不高于自己等级所对应层级的档案进行管理和使用。”此外，建立适合企业工作发展的企业电子档案管理工作标准规范，使文件管理、收集编撰、档案管理、开发利用、信息服务等各个环节在安全控制和标准规范之上，有效运转，整体提升企业电子档案管理水平。
二是尝试使用统一的数据格式标准软件。统一的数据格式可准确反映电子档案信息内容的原始性、真实性，有效减少载体形式，使其背景信息清晰可见。例如可以搭建企业电子档案管理系统，对档案管理、人库管理、流动管理、租赁管理、设备点检、维修管理等部分，设定全动态追踪管理，有效把控企业档案信息数据全流程。
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档案馆“双向互动”机制，主要是指档案馆在档案信息服务过程中，立足自主实践，兼顾强化自身管理与拓展公共服务功能的双重社会需要，充分发挥政府投入与社会支持、档案馆自身与社会档案利用者群体等多方面的积极性，提高档案馆公共服务水平，循序渐进地实施“公共服务型”档案馆建设的步伐。
一、建设档案馆“双向互动”机制的保障措施
（一）加强调查研究、制定相关政策
档案馆“双向互动”机制建设是具有创新性的工作内容。必然要求对一些影响、限制因素进行必要变革，也必然在客观上对传统的档案馆管理方法、模式、理念造成一定的冲击。因此，档案馆要主动争取各级党委和政府的支持，积极协调有关部门共同搞好档案馆多维“双向互动”机制建设的调研工作;并力争结合档案馆工作实际、尽快制定出台切实可行的相关政策，解决关系到档案馆多维“双向互动”机制建设发展方向的建立档案信息产业的模式、赢得社会资助的途径以及档案管理社会化运作的方式等实际问题。以政策规定作为开展“双向互动”机制建设的导向，确保档案馆“双向互动”机制建设的长效性，力求使档案馆多维“双向互动”机制建设持久地发挥作用。
（二）注意总结经验、培育人才队伍
“榜样的力量是无穷的”。档案馆“双向互动”机制建设是一种尚处于探索、完善阶段的档案馆工作方式。在开展档案馆“双向互动”机制建设过程中，要注意循序渐进地分阶段实施，总结先进典型，推广成型经验。扎实稳步地推进档案馆“双向互动”机制的建设步伐。同时还要注意到：“双向互动”是教育心理学的理论方法，其本义指在教育者与受教育者之间在教育活动中形成“沟通”与“共鸣”氛围，从而取得良好教学效果的方式。档案馆引入“双向互动”机制，势必要求档案馆工作人员在全面掌握档案馆工作理论方法基础上，还要掌握一定的心理学知识原理。从某种意义上说，这一问题已影响到档案馆“双向互动”机制建设能否顺利实施、能否取得实效。要努力使档案馆与社会公众、政府机构及档案利用者群体之间形成“双向互动”的局面，使档案信息服务具有突出个体性、兼顾趣味性、体现时代性特点，满足社会各方面全方位、多角度、大视野的系统需求确非易事：必须具备在浩如烟海、良莠混杂的档案史料中采撷整合信息的能力;熟练掌握文字表达、信息加工的技能;具备“窥视”、判断利用者心理，合理开展“公关”活动的水平以及求实创新、默默奉献的精神等。这些综合素质决非与生俱来的，需要在多维“双向互动”机制建设实践中逐渐获得、逐步加强。要变一般性号召为强制性要求，力争在较短时间内把素质、能力提高到一个新水平，切实保障档案馆多维“双向互动”机制建设拥有坚实的人才基础。
（三）努力提高认识、更新管理理念
在档案馆“双向互动”机制建设过程中，要清醒地认识到：知识经济与信息时代的影响、市场经济体制的冲击，带来了社会的巨大变革，迫使档案馆必须从转变工作观念和服务理念入手，注重“公共服务型”档案馆的理念创新，采取科学有效的方式加以应对。而不能简单采取“头痛医头、脚痛医脚”的被动方式进行消极的应付。必须根据档案馆性质、作用及功能定位，结合社会发展变化需要，树立可持续发展理念、参与竞争理念、市场营销理念、以人为本理念，以理念创新带动档案馆强化自身管理与拓展档案信息服务功能建设，推进档案馆多维“双向互动”机制建设的有效实施。
二、建设档案馆“双向互动”机制的现实着力点
“双向互动”机制建设既是档案馆迫切的现实任务，也是长期的奋斗目标，绝不能“毕其功于一役”地一蹴而就，更不能遥遥无期地拖逶延宕。必须经过不懈努力、循序渐进地加以实施。目前，建设档案馆“双向互动”机制的现实着力点为：
（一）强化完善职能、拓宽服务领域
档案馆“双向互动”机制建设的核心是使档案信息服务更好地适应现实社会发展的需要，进一步强化档案馆公共服务功能、拓展档案信息服务领域范围。因而，将其作为建设档案馆多维“双向互动”机制的现实着力点极具现实意义。在构建和谐社会的进程中，打造“公共服务型”档案馆必须首先强化档案信息服务功能。采取“双向互动”的方式，可以起到尽可能地吸引社会公众、政府机构及档案利用者的“眼球”、激发其参与“双向互动”的“欲望”、搭建互动“对话”平台的实际成效：一方面充分调动社会公众、政府机构及档案利用者等多方面的积极参与意识，鼓励他们献计献策、资助支持，使档案馆能够及时了解社会档案信息需求特点、重点与领域，及时调整业务工作思路与方法;另一方面则可以使档案馆本着兼顾强化自身管理与拓展公共服务功能双重社会需要的原则，苦练内功、强化能力，以方便快捷、优质高效的服务赢得社会公众、政府机构及档案利用者的支持与帮助。形成一种内外联动、左右衔接、上下兼顾的工作格局，将档案馆“双向互动”机制真正地建立完善起来。
（二）加强制度建设、完善运作方式
档案馆“双向互动”机制建设需要科学合理的制度体系作为基本保障。为此，应当从完善“双向互动”机制运作方法需要出发，重视相关制度的制订工作，形成制度体系，在档案信息服务的内容确定、对象选择、手段更新以及利用效果反馈渠道建立、获取经费投入方式采用、赢得社会支持方法举措等方面做出具体而明确的规定，以制度体系的完善达到保障档案馆“双向互动”机制建设能够始终沿着规范化、程序化轨道健康发展的目的。
（三）完善管理方式、解决实际问题
