时间：2023-06-22 09:12:52
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由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。
2办公室文书档案的管理
文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。
3办公室业务档案的管理
业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。
4加强信息化管理
随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。
5人力资源和社会保障管理
档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。
医院办公室档案管理工作经过长时间的发展和改革，逐渐的在实践中获得完善和发展，办公室档案作为医院多年的综合性材料，对于提高医院的综合竞争能力，促进医院的稳定发展具有重要的意义和作用；医院办公室档案的管理质量直接决定着医院档案的完整程度，对于医院的综合进步具有关键性作用，随着社会科技的发展，医院逐渐采取科学的管理模式对档案进行综合整理，通过引进先进的技术，建立数字档案管理，丰富档案管理方式等提高医院办公室的档案管理水平。虽然档案管理逐渐获得了发展和改进，但是医院办公室档案由于工作种类繁杂，仍然存在很大的问题，本文结合相关的问题和应用进行分析，希望能够提高医院办公室档案管理水平。
1 医院办公室档案管理工作特点
1.1 档案馆内容的复杂性
随着科学技术的不断发展，医院办公室的档案管理水平也逐渐发展，在对传统的档案形式进行保留和整理的过程中，通过科学技术，建立相关的影音、视屏、图片等电子类档案，通过电子类档案管理，有效的提高了档案管理的严密性和准确性。由于医院工作种类繁琐，因此医院办公室档案管理也存在众多的复杂类型，根相关的调查和分析，我国医院办公室档案管理主要包括以下几种复杂类型，首先，医院办公室档案管理的过程中，业务指导类的档案数量较多，众所周知，医院作为基医疗卫生服务建设行业，工作内容复杂、繁重，而且受到医院自身的原因影响，医院自身的救治工作比较多，这样的不平衡的繁重工作任务直接导致医院治疗部门和档案管理部门之间存在很大的差异和不同。档案作为基础性信息记录，受到时代的快速性影响，档案管理方式也不断更新，在医院办公室档案管理过程汇中，对于新的制度要求、操作标准、都需要及时的补充和发展。
1.2 相关的医患关系档案影响性大
医院作为公共医疗服务卫生机构，面向的是整个社会的广大人民群众，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系的档案，随着社会综合素质水平的提升，社会群众对于医疗机构的卫生水平和技术问题都有了很大的提升，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式上也存在一定的纠纷，这样的医患档案不仅与档案管理水平有关，而且能够直接反映出医院本身的医疗技术问题和道德文化问题，因此，针对这样的问题，医院要积极做好医患关系的档案，加强医患关系档案的整理和保存。在医院发生医疗事故或者引发医疗纠纷的问题时，相关的调查问题和解决处理都会从医院办公室的档案管理进行，成为处理问题和纠纷的重要依据。
1.3 医生调任、晋升类的档案处理
医院工作过程中，医生会经常出现晋升、离职等问题，作为医院的主体工作者，加强医生的档案管理也是医院办公室档案管理的方面；为了能够积极推动完整的档案管理体系，医院办公室要积极保证三个方面的医生方案问题：首先，加强档案完整性，医院办公室档案管理的人员流动相对比较小，与普通单位之间存在很大的差异，只有医院办公室档案工作人员的稳定才能保障档案管理工作的完整性和稳定性；与此同时，加强档案管理人员的工作成熟度也是促进档案高效管理的措施，能够积极提高档案的管理质量和管理效率。其次，注重档案管理的科技性，随着社会的不断进步，医院办公室档案管理工作需要跟随时代的步伐进行改革，逐级向着信息化和科技化的法相进行转变，这样的发展趋势也是档案管理的重要发展方向，一方面能够减轻办公室管理工作的压力，另一方面能够减少不必要的人力资源的浪费。
2 医院办公室档案管理目前存在的问题
2.1 档案管理人员紧缺
在医院办公室档案管理过程中，由于工作重点不同，医院领导很容易将医院的所有重心放在硬件建设和发展上，缺乏对于管理层面的认识，特别是很容易造成档案建设的忽视问题。档案管理过程需要专门的专业人才进行管理，从而才能保障档案资源的安全性，档案管理人员通常由行政工作人员管理，在管理过程中，很容易出现工作人员的职责不明确，保管制度不及时不严格等问题出现，给整个医院办公室的档案管理带来很大的问题。
2.2 现代管理软件水平不足
在电子技术和通信技术不断发展的当今社会，档案管理不在局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件成为档案管理的必然需求，虽然使用Excei软件进行录入和编写在一定程度上已经极大的提高了工作效率，但是却仍然无法满足医院档案管理的要求，给整个医院办公室的档案管理带来很大的影响，因此，对于医院办公室档案管理部门要积极投入资金，加强现代化的档案管理模式，从而提高医院办公室档案管理的效率。
2.3 档案收集以及归档不及时、不规范
医院作为医疗服务场所，档案数量相对于其他行业的档案管理而言具有很大的复杂性，医院办公室档案包括很多临床科室、住院部、以及后勤部等多个部门的相关资料，档案管理相当巨大，管理任务很重；由于档案管理人员紧张，很多临床科室的档案不能进行及时、有效的整理，给后期的档案处理带来很大的问题，直接影响医院的总体管理水平。
3 医院办公室档案管理的应用
通过上面的医院办公室档案特点和存在问题的分析，我们能够清晰的了解到医院办公室档案管理工作对于医院发展具有重要的意义和作用，加强档案管理是促进医院稳定发展的重要保障；下面将结合医院办公室档案管理的现状对医院办公室档案管理的应用进行分析，医院办公室档案管理主要存在以下几个方面的应用。
3.1 优质的档案管理是医院文化建设的重要部分
医院办公室档案管理是医院建设和发展的重要部分，对档案进行合理化的管理，能够积极提升医院的品牌形象，提高医院的综合竞争能力；在实际工作过程中，掌握档案管理的行管细节，能够积极减少医患问题的出现，领导应该对档案管理给予足够的重视，除了加强各项规章制度外，要积极对档案价值进行合理的开发，提高医院办公室档案管理的强度和力度。优质的医院办公室档案管理能够积极推进医院总体水平发展，提高医院的品牌效应，加强竞争能力。
3.2 完善医院办公室档案管理促进医院建设发展
办公室档案管理工作的重心应该积极推进档案完整性管理，在保障档案管理完整性的基础上，努力做好档案的保密工作，保障档案使用的效果和作用；与此同时，要定期对医院办公室档案管理工作进行定点的抽查和监督，从而确保整个档案管理的工作质量。对于一些医患纠纷事件，档案管理部门要注重此类档案的价值开发，仔细分析其内部的利弊问题和原因问题，形成完整的分析报告，从而为以后工作做出指导性的意见。
总而言之，医院办公室档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，对于医院的具有重要作用，医院档案管理工作是一项长期的、系统的工作，能够切实推进医院的发展，完善医院内部的建设发展，因此应该对其进行重视，并不断的在实际过程中推动医院档案管理工作。
参考文献
1.1 文书档案管理的重要性
文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文档工作一体化
文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。
2 当前文书档案管理存在的问题
2.1 文书档案管理制度不规范
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
3 办公室人员做好文书档案管理的措施
办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。
3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.3 强化档案管理人员的培训
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
关键词：
办公室；档案文书；管理特点；问题；对策
一般情况下，文书档案管理工作需要在把握大局的同时，还需要对每一个工作细节进行严格控制，进一步强化办公室人员的文书档案管理素质，完善文书档案和其他相关工作衔接的合理性。
一、办公室文书档案管理的特点
（一）一体化
文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一，档案的质量与文书档案质量息息相关，另一方面，文书档案是文书工作的终点。
（二）广泛性
一般情况下，文书档案管理工作涉及的面较广，在单位文档室的基础上，展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富，主要涉及了本单位或者上级制定的协议、文件、责任书、合同、信件记录、电子档案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情况下，办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些医院文书档案由于其自身专业性较强，给相关的档案应用者带来了一定的局限，要想尊重医患关系，需要设定一定的保密要求。
（四）重要性
因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷，要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务，这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。将文书档案管理工作的重要性切切实实地体现在实际的工作中。
二、文书档案管理现状中的问题
（一）认知的不足
文书、档案这两项工作起着相互补充、相辅相成的作用，现如今大部分企业仍然将文书、档案进行分块管理。在一定程度上分块管理制度本身具有一定的科学性，但是由于相关的文书管理工作者在具体工作过程中相关档案意识还较为单薄，难以切实认清自身职责，致使在对工作内容的理解上还不到位，不会积极主动花费精力去进行指导，最终会给档案工作、文书工作造成一定的分歧，极易导致管辖区中文书档案管理工作出现滞后，难以达到真正的和谐统一[1]。
（二）相关制度的不完善
一般情况下，办公室文书档案资料均是放置在综合库房或者档案室中，相关的办公室工作者会因为主观或者客观上的原因未能切实把文书档案及时归档，通常客观的个人原因主要是存放档案受区域的限制性，而主观上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上导致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦发生问题，各个部门也会相互进行推诿，严重制约着管理工作的顺利进行。另一方面，由于对文书档案管理工作未能投入足够的重视，致使档案管理制度不尽完善，导致职责分工不够明确、管理意识不高，从而使得管理成果难以满足相关的管理标准。
（三）管理工作者专业性不足
在文书档案管理工作中，因为文书档案的管理工作者在文化程度、专业知识上还存在着一定的差异性[2]。一部分工作者在新知识的储备上明显不足，基本工作素养还需要有待加强。而正是由于专业知识的不足致使具体工作中相关归档文件材料的质量不尽如人意，文件材料较为分散，不便于之后的管理、查阅。另一方面，一部分的档案工作者的工作责任心还差强人意，未能对相关档案文件切实地给予记录、整理，在一定程度上影响着档案文件的真实性，制约着文书档案管理工作发展的可持续性。
三、提升办公室文书档案管理工作的对策
（一）构建文书档案管理骨干网络
要想大力强化实际档案工作的管理效率，还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知，文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功给予支撑，有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时对已经完成的单篇文书，纳入至预计案卷的范围中，在收发文登记的基础上，定期把文件材料展开一一核对，在完成核对之后，实现立卷归档相关文件材料到位的完整性，将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起，为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。在初始的档案管理过程中，相关文书档案工作者的职责未能明确的给予划分，工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应的设立相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统的沟通手段较为单一，一般是通过电话方式进行沟通，浪费了大量的人力、物力。而随着现代科技的不断发展，现代化的通讯技术也是层出不穷，比如QQ、微信等，其在一定程度上实现了资源有效共享的目的，强化了沟通的力度[3]。此外，定期举行业务指导也是一项必不可少的工作，在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训，对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。
（二）保证所制定范围的实效性
在制定文书立卷的范围时，需要充分考虑和本部门的工作活动的衔接性，保证其具有一定的参考价值。一般情况下不同的文件资料价值也会不同，鉴于此，这就需要在综合考虑其价值性的基础上，对保管的期限进行合理明确的划分。使其能够科学、有效地对部门主要活动资料进行反映。此外，在经济建设以及相关研究工作中需要长期查考资料的有效支撑，其资料的价值较大，这就需要较长的保管周期，在此层面上可以知道短期查考的资料的价值相对不高，在保存期限上需要进行缩短。文书立卷本身的因素就是对文件材料价值的区分，同时也被作为文书立卷工作的关键要求之一。
（三）遵循规律，实现科学化管理
在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力融入至实际的档案管理中，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。
综上所述，针对办公室档案文书管理工作，本文分析了办公室文书档案管理特点、文书档案管理现状中出现的问题以及提升办公室档案文书管理工作的具体对策，目的是为了有效地实现与保证办公室档案文书管理工作的高效性。
作者：杨红梅 单位：广东水电二局股份有限公司
参考文献：
2.基层医院办公室档案管理工作中存在的问题
2.1全员档案意识薄弱，档案完整性流失严重
大多数医院的很多工作人员甚至领导，都严重缺乏档案意识，在实际工作过程中仍然存在强烈的“重经营，轻档案”的思想，对档案管理在医院中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识，从而忽略了档案的科学有序管理，导致了医院发展的连续性和历史性资料的完整性流失，同时也造成了医院档案利用率不高。
2.2档案管理设备落后，无法与时代要求接轨
随着现代科技与经济的发展，很多医院的档案管理设施设备都已经相当落后，甚至老化，而医院在档案管理工作中硬件投入不足，使得档案现代化管理水平不高。许多医院的档案管理工作仍然存在许多困难：如房屋不足，设备陈旧，资金短缺等，甚至于在这个计算机网络普及的年代，有些单位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也给档案的检索和利用带来诸多不便。
2.3管理人员水平不高，跟不上现代管理步伐
在现行医院管理中，目前多数从事医院档案管理的工作人员未经专业化培训，在专业素质、理论水平、文化程度等方面仍需学习改进，存在知识面窄、计算机操作困难、学历低等问题。而且医院只重视医疗技术人员业务素质的提高和继续教育，没有培养档案管理人员素质和水平的意识，更未将其纳入培训计划和要求，导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。
2.4档案管理制度散乱，没有统一的管理标准
多数基层医院中，档案管理制度不健全，导致档案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息资源整体统一性。大部分医院的档案管理工作中没有统一的管理标准和模式，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更没有制定统一的立卷归档制度。由于档案管理制度不完善，很多有价值的资料、数据都丢失了，阻碍了医学研究的发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而使现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。
3.针对存在问题采取的应对措施
3.1领导班子提高档案意识，加大硬件设施投入
医院领导班子应充分意识到医院档案为医院现代化管理提供了可靠依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经营型、粗放型向科学性、集约型转变，促进了医疗技术水平和服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。同时应加强单位档案室建设，对档案管理所需房间、文件柜、电脑等硬件设施齐全配备。
3.2档案管理人员加强学习，提高自身业务水平
关键词 医院档案 管理 问题 措施
在医院的不断建设和发展中，很多如管理制度、科研成果、财会活动等信息都是记录在医院档案中的通过实施科学有效的医疗档案管理，能够为医疗科研提供必要的资料，为医院提供充足的资料参考，有助于医院制定科学的发展方向，对医院的进一步发展发挥着不可忽视的积极作用。
一、关于档案管理的问题分析
（一）工作认识度不足
档案作为医院发展中的重要信息资源，加强档案管理显得尤为重要。但从现阶段的档案管理工作来看，存在着工作认识度不足的问题。工作人员并不清楚档案管理的重要作用，也没有接受过专业的档案管理培训，工作中既不了解具体的管理程序，也没有对档案进行归类管理，日常的管理工作仅仅局限在资料收集上，更有工作人员身兼数职的现象，不能专注于档案管理工作，结果导致档案资料不完整，查找不方便。
（二）工作信息化程度较低
现阶段，在大多数的医院中，档案的录入一般通过计算机实现，这一过程中也存在着不少问题。鉴于工作人员并没有参与档案管理软件的设计，只依靠设计者自己并不能全面考虑到软件的实际功能需求，无法保证软件的实用性，导致软件的使用出现了信息输入困难的问题，电子档案信息由此就无法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就现阶段的档案管理检索来看，医学信息检索程序繁复，不能以一种简易的方式查找信息，系统先进性不足。
（三）工作效率有待提升
从现阶段的档案收集以及归档的这一工作来看，还欠缺高效率及新管理手段的有效应用，与医院的发展不相符合。同时，档案管理工作需要对已有的资料进行汇编，以此更好的作为研究参考。但是在实际的工作中，绝大部分的专题资料都没有通过外界获取，仅限于医院内部收集，是不能有效反映社会发展变化的。除此之外，工作人员也不重视日常工作中的资料积累，不具备超前服务意识，一般都是在急需资料的时候才开始进行编制。
二、关于强化档案管理的措施
（一）实施规范化的档案管理
档案管理工作的强化，必须要对现阶段的档案管理制度加以有效完善，主要做到三个方面：一是提高认识，鉴于现阶段档案管理认识度不足的问题，医院有必要通过培训、讲座等形式宣传档案管理的重要性，从思想上加深工作人员对档案管理的印象，从而为档案管理的实施奠定良好的基础。二是实现规范化的日常管理工作，对档案管理工作中的信息收集、资料整理、归档等各个环节的执行制度加以完善，规范档案管理的日常工作行为，使整体的管理工作向制度化发展。三是实施工作绩效制度，将档案管理科学纳入到科室管理责任制中，实施绩效考核并通过一定的奖惩手段，使工作人员明确工作责任，促进档案管理工作的落实。
（二）强化档案管理工作队伍
档案管理，只有在领导层面首先加强重视，才能为档案管理的有效落实创造必要条件。为此，必须将档案管理纳入医院管理决策中，在全医院范围内加强对档案管理重要性的宣传，不仅要让工作人员明确工作职责，也要加深医院干部职工的认识，以便提供必要的工作支持，使档案管理能够与医院业务得到同步的发展。同时，还应该鼓励工作人员积极进修学习，参加专业再教育，以此提升业务素质和知识素养，从而更好的开展档案管理工作，提升工作效率。
（三）引入现代化管理手段
引入现代化管理手段需要做到两个方面：一是引入现代化的档案管理设备。为了更好的保护档案资料，加强档案库房建设是十分必要的。通过引入除湿防潮、空调等设备，能够为档案的管理创造良好的条件。二是加强档案管理信息化程度。随着科学技术的发展，越来越多的信息资料管理都实现了信息化。为了提升档案管理效率，实现快速、便捷的档案检索、整理，现代化的档案管理软件应用是必不可少的。因此，应该在工作人员中普及这种信息化的管理手段，避免过多的人工查阅，以此提升工作效率。同时，针对当前软件使用中存在的问题，应该加强与设计者的沟通，完成对软件的改进，使其更好的实现档案管理功能。
三、结语
在医院发展中，不论是从事学术研究，还是进行人事行政安排，或者是下发科研经费，都需要用到医院档案作为有效参考。档案作为医院发展的重要信息资源，对于科学化决策起着积极的作用，因此，实施规范化的档案管理显得尤为重要。为此，必须尽快解决现阶段档案管理工作中存在的种种问题，加强工作认识，加强人员队伍建设，引入现代化的管理手段，以使档案管理得到不断强化。
参考文献：
传统的办公室档案管理工作方式，在当今社会主义经济市场以及科学技术的快速发展的双重影响下，显得较为落后，不够现代化。在传统的办公室档案管理工作中，工作效率得不到提高，办公室档案的价值也没有得到充分发挥，因此许多单位进行了办公室档案管理工作方式的探析，充分认识到当前办公室档案管理工作中的不足之处，并采取可行的措施，努力使办公室档案管理工作效率得到有效的提高。
1单位办公室档案管理工作的现状
目前办公室档案管理工作方式仍然采用传统办公模式，其中存在着一些弊端，需要进行相应的管理方式的调整，确保档案得到科学规范管理，利于使用者的使用，达到档案管理的最初目的。目前的档案管理中存在着以下问题，需要管理人员和工作人员都进行进一步的探究与完善。首先，办公室档案管理工作中，浅薄的管理意识是管理人员们存在的一个问题。在基层工作的管理人员，大部分都是兼职人员，没有接受过专业的、系统的档案管理工作培训，对还管理工作的认识不足，从而不够重视该工作对单位的重要性。对其认识停留在该管理工作是一个可有可无的辅工作，导致部分档案管理人员的工作热情度不高，敬业精神不足，直接影响了工作效率和质量。其次是管理人员的专业水平不高。一线档案管理人员专业人员较为缺乏，具备的专业素养较低，办公室档案管理无法适应数据时代的发展，无法进行高校的管理工作，给档案管理工作的完善完成了阻碍。最后是网络技术的运用不充分，引起的办公室档案管理工作水平的制约，科学高效的档案利用从而受到了影响。
2办公室档案管理工作效率有效提高的策略分析
进行信息化办公室档案管理平台的建设：信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段，办公室档案管理工作也不例外。办公室档案管理工作进行信息化建设，无疑是对档案管理这一繁杂的工作进行的简化工作，是其工作效率提高的有效方法。传统的档案管理工作多为纸质档案管理，纸质档案查询费力，同时容易丢失，不便于保存与管理等。进行信息化建设，构建办公室档案管理平台则能够有效解决这一问题。将办公室档案管理工作信息化，把数据录入系统中后，该档案信息便于查询、易保存，并可根据需求将相关数据进行备份，档案不会被随意地窃取与破坏。同时构建办公室档案管理平台后，成套的系统管理能够使工作人员的工作内容得到相应减少，工作压力也随之减小，使得办公室档案管理工作效率得到有效的提高。进行管理人员的管理意识的提高策略：办公室档案管理工作中的管理人员，他们的管理意识影响着工作人员的工作效率，淡薄的管理意识并不能充分地发挥他们的管理作用。办公室档案管理工作的工作内容较为繁琐、复杂，工作人员的工作态度、工作方式和工作效率都直接影响办公室档案管理工作的水平。在繁杂的档案管理工作中，管理人员有足够高的管理意识，有利于管理模式的创新，传统的档案管理模式将会得到改变。工作人员也会受到管理人员的影响，改变自己的工作态度和方式，积极对待办公室档案管理工作，工作效率能够得到相应提高。提高管理人员的管理意识，需要单位对其档案管理工作的管理者进行有针对性的管理意识与管理方式的培训，对兼职的管理者进行专业知识技能的强化，提高他们的相关素养，逐渐弱化目前存在的管理人员管理意识淡薄的问题，提高工作效率，促进单位发展。进行专业的团队培训：在传统的办公室档案管理工作中，工作人员的工作任务繁重，档案资料错综复杂，进行纸质的档案信息整理难度较大。同时该档案管理工作模式已经不适应目前的单位发展状况，使得档案管理工作效率和单位的整体工作效率都无法得到明显提高。为了解决目前存在的这个问题，单位可以采取专业团队人员的培训计划，对办公室档案管理工作人员进行从工作方式到对工作认知等方面的培训，改变他们的认知与工作方式，提高他们的专业知识素养和工作水平，组建并培训出一个专业的办公室档案管理工作团队。进行工作人员的培训，可以从他们的对工作的思想认知、专业知识技能以及信息技术的运用等多个方面进行深入的挖掘与探析。办公室档案管理工作的工作者对其工作效率有着直接的影响。因此需要对他们进行相应的培训，让他们具有相应的创新思维，在工作中不断进行新模式、新方法的探究与实践，不断挖掘自己，充分利用信息技术来提高办公效率，促进单位的整体发展。
关键词 信息时代；办公室档案管理；创新研究
档案管理工作对于事业单位的发展是极其重要的，它能够展现一个单位的成长过程，并能够对其单位的未来发展以及决策进行有效的指导，而档案管理的工作效率以及质量直接影响着办公室的工作。各个单位必须要重视办公室档案的管理工作，才能够对单位的实际情况进行全面地了解，才能够为日后单位的发展以及决策提供可参考的依据，从而促进单位工作的有效进行。
一、要把档案工作列入办公室主要职能和议事日程
党的十四大会议中已经明确将档案工作列为政府工作的六项职能之一，并放在显著位置，为单位开展档案工作提供了广阔的前景，这是我国对档案管理工作认识上一次重要的转折。以往的档案管理工作都是依靠工作人员的经验，通过各项汇报以及单位领导的指示来进行档案工作，而这种工作模式已经不能够适应经济市场的新形势，会直接影响工作质量，导致领导不能够进行科学的指导和决策。
然而作为事业单位需要重视办公室的工作，这就需要依靠档案管理工作。而这并不只是口头上说说而已，需要明确工作的性质，将其列入工作计划中，从而落实到行动上。领导的决策需要将档案管理工作作为依据和基础，同时，必须将档案管理工作列为办公室工作的一项主要职能，可以为各级行政领导在决策时作为一项可靠的依据。最重要的是档案管理工作并不是一个独立的部门，他需要各相关的部门进行统一的协作，为行政领导服务，进而为社会服务，使档案工作能够更有效地发挥最大的作用。
二、档案管理在办公室工作中的地位
根据档案管理工作的不断改革与深化，办公室管理工作人员已经将档案管理工作列为重点工作，并进行大力宣传与推广在办公室工作中的优势，从而能够让工作人员更清楚地了解到档案的管理对办公室工作既能够提高其工作效率和也直接带动工作的质量，这就促进和协调事业单位能够稳定有序地发展。更加积极地参与到档案管理工作的改革中去，由于对档案管理工作编制的相应的激励措施能够不断地加快档案管理工作改革的步伐，从而鼓励办公室工作的效率与质量。
（一）档案管理是办公室领导了解情况和实施决策的重要依据。曾这样说过：“领导机关的基本任务需要遵循这两条：一是了解情况；二是制定政策”。这句话直接阐明了档案信息资料与决策之间的关系。其一了解情况就是对事物需要掌握足够的信息，有了信息作为依据才能够制定相应的政策来作决策。随着我国制度的不断改革，特别是在机关事业单位中，要加强档案管理就显得非常重要了。档案客观、真实地记录了事物发展的过程，这不仅仅具有借鉴的作用，也是对其进行查询以及评价的重要依据。同时办公室档案工作作为辅助其他部门工作的主要载体，做好档案管理工作对事业单位的决策以及管理有着重要的作用。
（二）档案管理是提高办公室工作效率的有效工具。档案管理工作既是行政部门的枢纽也为整个决策部门发挥着重要的指导作用。档案工作不仅仅需要完成自己的工作任务，还需要及时地对档案信息做出加工与处理。档案管理的工作在行政事业机关的日常工作中发挥着重要的作用时，需要进一步建立档案数据网络来提高办公室工作的工作效率，加速办公室自动化的建设，使事业单位对一系列的文书以及文稿的修改和起草以及人事、财务等后勤工作都逐渐走向现代化、数字化、信息化。让档案工作人员从手工劳动中解放出来，既能够节约相应的人力和物力，也能够提高事业单位的工作效率，更好地为人民服务。
（三）档案工作是维护事业单位稳定发展的保证。由于事业单位的档案种类相当的繁杂，纸质的档案存档占用的地方较大，这就给档案工作人员带来了困难。事业单位档案的内容和性质各不相同，而且档案的重要性也是各有不一，对于内部机密文件，档案人员必须做好保密工作，防止机密文件的泄露，影响工作的正常进行。档案在办公室工作中主要是加强对档案的管理以及对于事业单位未来发展的重大影响。另外，办公室档案是对某一业务的指导，是业务部门的工作思路和方法，那么加强对此档案的管理就保障了单位的发展。为了提高档案管理工作的效率，方便借阅档案文件，档案管理工作，运用计算机来进行工作已经成为必要，这不仅能够节约存放档案而花费的资金，还方便任何地方对资料的查询，当然我们可以对档案查询设置权限，以保证档案的机密性。
综上所述，随着信息时代的不断发展，对办公室档案管理工作有着更多的要求，相关的事业单位要想让档案管理工作更好地服务于社会，就需要引起档案管理在办公室工作中的重视，利用现代化的信息、技术结合相关管理制度辅助档案的管理，可以有效地推动档案的科学化管理，从而使档案管理工作能够更好地适应社会的发展，有效地提高档案管理在办公室工作中的效率。
参考文献：
1 电子档案特点
（一）是一种信息化的档案管理模式
随着科学技术的不断发展，档案管理工作逐渐脱离了传统的纸质时代，逐渐向信息化方向发展，电子档案是信息化时代的典型代表。与管理模式落后的纸质档案管理模式不同，电子档案管理拥有先进的设备。近几年，各单位的办公室都开始建立档案管理系统，档案管理工作不断向信息化方向转变。
（二）内容更加丰富，模式更加多样化
近年来，电子档案不断向多样化方向发展，档案管理的范围不断扩大，管理方式更加多样化。相对于传统的纸质档案管理，电子档案的内容和模式更加丰富和多样化，给办公室档案管理带来了便利。
（三）归档复杂，存储信息更加准确安全
3、传统的档案管理是靠纸张来记载和展现信息，存在管理繁琐，存储信息少等多方面弊端。虽然电子文件相较于纸质文件的归档比较复杂，即要经过数字签名、信息确认、身份验证以及加密保护等一系列操作。但是这却保证了电子文件的安全，从某种程度来说，防止了信息泄露事件的发生。
2 办公室电子档案管理中存在的问题
（一）办公室档案管理组织不健全
据调查，目前各单位办公室档案管理组织存在很多不足，原因在于各单位在建立档案管理组织和管理制度体系时没有根据本单位自己发展的独特优势和需求来建立档案管理体系，缺乏创新思维和独特性。在这种情况下，各单位想要做具有本单位特点的档案管理工作相当困难。众所周知，有很多单位都建立了档案管理体系，但这些单位只进行表面工作，缺乏内在管理，导致单位办公室档案管理组织不健全，集中体现在电子档案管理的保存不完整以及保密工作存在极大的安全问题，在应用档案时效率低下，给单位办公室人员带来极大的不便。因此，办公室档案管理组织不健全这方面的问题急需解决。
（二）办公室人员对档案信息的安全意识缺乏
随着科学技术的不断发展和完善，办公室的档案管理工作有了很大的突破，工作环境越来越透明，越来越公众化，档案工作在理念上实现了质的飞跃。正如人们所说，科技是把双刃剑，任何事物都具有双面性。积极方面，档案工作的快速发展给办公室工作人员工作的效率，激发了工作人员工作的积极性，节省了大量时间。但也有不利的一面，网络黑客猖狂，一些破坏分子对办公室档案管理蓄意破坏，给办公室档案管理工作带来了巨大隐患。这些档案都涉及本单位的一些重要信息，如果系统遭到破坏，信息泄露，将会对本单位造成巨大损失。但办公室里的监管人员，他们没有深刻认识档案信息泄露的严重性，缺乏专业知识以及安全意识，对档案信息管理这方面的安全很难顾及。因此各单位要十分重视，并加强对他们的专业培养。
3 做好办公室电子管理工作的措施
（一）电子档案收集方面
档案收集是一份巨大的工程，要从档案的内容，属性多方面进行分析。内容方面：根据内容的重要性来对他们进行时间的保存以及材料是否和内容一致来确定移交时间，电子档案的收集需要增加新的信息到数据库。电子档案信息存在丢失的隐患，工作者要熟悉档案信息的内容，计算机的特性，文档管理的操作，避免在收集过程中没有保存。
（二）电子档案整理和归纳方面
自动化的操作方法让档案的整理和归纳的方式发生了翻天覆地的变化，目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作，档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存。档案管理的工作人员要有熟练的操作技巧，要学会使用新科技产品，在信息交换是避免发生丢失的意外。防止信息泄露，是每个工作人员做好电子档案整理和归纳的重中之重。
（三）电子档案管理方面
1、保障系统标准化
电子档案的管理系统必须标准化，为了确保管理系统的标准化，必须要规范计算机的应用，建设完善的数据库，确保各项设施使用的标准化，实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量，用极少的资金获得最大的利益。硬件设施是电子档案管理系统重要部分，要有极好的计算机硬件，较完善的档案库，于此同时，要制定统一的使用标准以及使用方式，能够及时对档案管理进行分类，尽早的实现档案管理系统的标准化。要针对软件使用统一标准和档案记录过程产生的信息，制定比较简单的管理程序，使档案管理内容实现最优化。提高电子档案管理系统的标准化信息。
2、加强保密工作
除了确保系统标准化之外，还要加强电子档案管理的保密工作。档案保密是档案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技术的发展让人们的保密意识不断增强，人们必须充分发挥信息技术的优势，增强档案管理的保密工作，确保档案的安全。在应用计算机对档案进行管理时，必须确保计算机相当安全，要创造安全的环境，避免一些主观原因造成档案信息的泄露。档案管理人员必须提高安全意识，小心使用外网，防止病毒的侵入造成档案信息的丢失。工作人员必须确保工作环境的安全，必须定期对计算机进行检查，重要的文档必须要进行多层保护，设置使用权限，强化安全监控，确保档案信息绝对安全。
3、进行数字化建设
电子档案管理也离不开数字化的建设。现在是一个网络技术时代，管理部门储存了众多的信息资源，计算机在有网环境中，档案的储存量越来越大，因此，管理部门必须加强数字化的建设，实现数字化管理和自动化管理。从而实现档案的分类以及归档，要不断完善管理信息的服务。在完善档案管理的过程中，管理部门必须遵循相关的法律，适当结合管理档案的要求，不断实现档案的规范化，在档案管理过程中，要确保信息的真实化，集体化和数字化，充分发挥其使用价值，建设数字化档案管理需要部门各部门人员的相互配合，相互合作。
4、进行标准化信息建设
