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生物标本档案是高校科研和教学工作的重要资源，通常由实物标本和文字记载组成，是一种特殊载体的实物档案。标本档案不但拥有其它各类档案所具有的原始、知识、信息及文化等共同属性，具备信息存储、文化传承和社会记忆等基本功能，同时又是人类认识自然、认知生命、探寻真理的历史记录，是其他各种文字记录所不能取代的，是人类科学、文明发展的载体与实证。[1] （P.18-19）目前，农、林、医、师、地质、综合性大学等高校都拥有数量不等的生物标本，且部分建有生物标本馆（室），如何规范管理并充分挖掘这类实体档案资源深层的科学价值和文化价值，有效发挥其在科研、教学、文化继承与传播以及国民经济建设中的作用，应是高校科研人员及科技档案管理者共同思考的问题。
一、高校生物标本档案的价值体现
（一）科研价值
生物标本是人们对自然界生命物质以及其生活环境客观认识的产物，标本档案作为存贮和传递生物信息最基本的原载体，其蕴藏着大量的物种信息，是从事生物分类区系、形态解剖与系统进化等方面研究的重要科学依据，是生命科学及其相关学科科学研究的基础资料。同时，标本档案的收藏情况也客观的反映了一个区域一个部门科研工作的历史沿革、科学进展和科学水平，以及当地生物物种资源的分布情况。[2] （P.151-153）
（二）教学价值
生物标本档案所具有的直观性决定了其在生物教学中的独特地位，其形象、生动、逼真，是生物教学中不可或缺的直观教材。它不但能激发学生的专业兴趣，加深和巩固课堂内所学到的知识内容，培养学生探索生物奥秘的科学精神，同时还可通过学习制作生物标本培养学生的科学实践能力和创新能力。
（三）教育价值
生物标本档案是文化教育的实物载体，是科学普及教育的重要教材。高校通过将馆（室）藏的生物标本集中向公众展示，以扩大普通民众特别是青少年对自然界中神奇奥妙的生物资源的广泛认知，为公众提供基础生物学、环境保护、野生动植物保护及人与自然协调发展等方面知识的普及教育。
（四）经济价值
生物标本档案是生物标本生产企业了解产品需求的重要窗口，是生物美术工艺品生产企业了解生物真实形态，提高艺术品科学观赏价值的重要依据。对企业的生产具有一定的调节作用，也是提高企业经济效益的有效途径。
二、高校生物标本档案管理中存在的问题
近年来，由于种种原因，我国各高校在生物标本档案的管理和利用上出现了诸多问题，严重阻碍了高校生物标本事业的建设和发展，致使这些珍贵的实体档案资源不能充分发挥其应有的价值。
（一）重复建设，浪费宝贵的生物资源和社会资源
目前，许多高校仍普遍存在生物标本分散管理的现象，即由各学科教研室自行管理并使用。此举存在如下弊端：第一，浪费大量资金。在高校，生物及其相关专业领域的教学与科研工作都离不开生物标本，而高校自身财力有限，不可能把有限的经费用于大量购买、制作、维护生物标本方面。第二，浪费宝贵的生物资源。制作生物标本的前提是捕杀、采集动、植物活体，其受国家有关环保和动、植物资源保护法规的制约。尤其是濒危品种和国家一、二级保护品种，更不能大量采集和捕杀。对于国家级保护区，更不允许采集任何生物标本。
（二）规模小，不能发挥生物标本应有的作用
目前，大多数高校拥有的生物标本规模还不足以满足教学的需要。一方面，体现在管理规模上：仅就广西全区而言，绝大多数高校还没有专门的生物标本馆，有的甚至没有标本陈列室，把标本柜放置在教学楼的楼道里，生物标本也没有单独管理，而是隶属于相应教研室。另一方面，体现在藏品规模上：一是品种少，有的馆（室）藏标本仅几百种；二是标本所覆盖的地域小，有的标本馆（室）生物标本仅覆盖本省或本地区。至于世界范围的生物标本，仅个别高校有少量品种。因此，基于上述原因，许多学校生物标本馆（室）藏品尚不能满足教学需要，更谈不上服务社区的功能。
（三）普遍没有建立数字化生物标本信息库，不能与国际接轨
目前，大多数高校对生物标本档案的管理仍主要停留在标本实物和文字记录的管理，即使是应用了计算机技术管理生物标本信息，也只是用于简单的著录、标引等操作，并没有形成系统的数字化生物标本信息库，生物标本信息的数字化转换与存储处理、标本信息的网络化服务体系尚未建立起来。
（四）管理机制及运行机制跟不上时代需求
1.管理模式封闭
目前，大多数高校生物标本的使用仍仅局限于高校生物相关专业的学生利用，其他专业的学生对其知之甚少；中小学校的第二课堂本来就缺少活动基地，其封闭性导致高校生物标本不能成为中小学的教学资源；对生物标本生产企业来说，失去了了解社会需求的宝贵机会，对生物美术工艺生产企业而言，不能了解其产品的原始形态，生产的产品可能因与真实生物差距过大而失去市场；社区居民失去了解生物多样性的机会，淡化了环保意识。总之，这种管理上的封闭使高校生物标本不能充分发挥其应有的社会功能。
2.管理手段滞后
其一，管理方式单一。目前大多数高校仍普遍以生物实物标本展示为主，使用方式陈旧，利用率低。其二，管理制度不完善。目前，各高校对生物标本档案的管理普遍缺乏系统的实体档案管理业务规范，尚未建立完善的标本档案管理体系。其三，管理人员水平参差不齐，缺乏规范化管理意识和能力。
3.运营经费缺乏
目前，各高校的生物标本馆（室）普遍存在低投入、低使用的问题，有的多年没有购进标本，标本的维护经费更少，造成标本状态差，使用功能下降，教师、学生对标本的使用热情不高，陷入低投入低使用的恶性循环。长此下去，必将影响标本馆（室）的自身发展，使其面临生存危机。
三、高校生物标本档案规范管理与有效利用的途径
为完善高校生物标本档案的教学科研功能，充分发挥这类实体档案的社会效益，必须实施高校生物标本档案管理工程，其对策如下：
（一）资源整合，发挥规模效益
各类高校应根据本单位生物标本档案的资源情况，对分散管理的的标本馆（室）进行合并管理，做到资源共享，发挥规模效益，最大限度满足于教学、科研需要。以师范类院校生物及相关专业为例，通过整合标本资源，集中建立以二级学院为单位的生物标本档案馆（室），统筹安排，科学布局，有效实施教学资源的统管共用。同时，根据各地资源不同，各高校生物标本主管机构应加强信息沟通，建立规范、高效、有序的协作机制和标本交换制度，做到取长补短，降低成本，信息共享，共同发展，从而避免造成投入资金的浪费，且更有利于保护地球上有限的生物资源。
（二）推进生物标本档案的信息化建设
生物标本档案蕴藏着丰富的生物资源信息和珍贵的物种信息，近年来，随着人们对生物信息资源获取数量和速度需求的提高，高校传统的生物标本利用方式已不能满足教学、科研和合作交流的需要，信息化已成为高校生物标本档案未来发展的必然趋势。生物标本的数字化处理，即运用先进的数字信息技术实现生物标本信息的数字化转换和存储，包括建立文本录入系统、图像输入系统、图文连接系统和生物学名查询系统等。在此基础上建立数字化标本档案信息库，为逐步建立覆盖全国、联系全球的生物标本档案信息服务网络奠定基础。数字化生物标本档案建设是形势发展的需要，其优点是环保、节约资源、信息量大、交流方便等等；数字化生物标本档案的建设是上层次、上水平的体现，是时代要求，是高校生物标本事业发展的必由之路。
（三）实施开放战略，拓展高校生物标本的价值空间
生物标本作为一种特殊载体的实物档案，其价值的体现离不开教学、科研工作，然而如果仅仅将生物标本的使用范围停留在本学科或本专业的受众群体，生物标本档案在科学、科普文化教育中的价值就不能充分得以体现。为此，高校标本馆（室）可在不影响教学、科研工作的前提下有计划地向社会开放，使其成为不追求盈利的，为社会和社会发展服务的，向公众开放的永久性机构。可采取以下形式：
1.建立青少年科普教育基地
高校生物标本馆（室）应充分开发利用自己宝贵的科普教育资源，构建起具有地方特色的青少年科普教育平台。通过向非生物专业学生的开放展示，既丰富了在校大学生的校园文化生活，拓宽他们的知识视野，又扩大了本专业在校园内的影响；通过向地方中小学生的开放宣传，丰富了中小学生的第二课堂活动，在增长专业知识的同时，也陶冶了他们热爱祖国，热爱大自然的情操；通过对社会团体（如，野生动物保护协会、环境保护协会等）及公众开放展示，强化了生物标本的知识传播作用，更有利于增强公民环保和资源保护的意识。
2.组织科普教育宣传周活动
自2002年我国颁布了《科普法》，各级学生团体及社会团体对开展科普教育活动的积极性日益高涨，高校生物标本馆（室）应以此为契机，组织开展各类以生物为主题的科普教育宣传周活动，如举办“青少年爱鸟周”、“环保摄影展”、开设动植物标本制作技术培训课程等活动，向青少年及社会公众提供教育、科研、设施、讲解等服务，以达到传播科学知识的目的。同时，通过活动的组织和开展也为本专业学生提供了学以致用的实践机会，进一步激发他们探究生物知识奥秘的兴趣。
（四）提高生物标本档案的管理水平
首先，针对收藏生物标本规模大、数量多、品种较全的高校，急需建立起一支有学术专家参与指导、技术人员参与制作、科学管理、经营规范的生物标本档案管理团队，这是提高生物标本档案管理水平的重要前提。其次，结合生物标本管理技术及实物档案管理条例，建立和完善生物标本档案管理的业务规范、规章制度等，使生物标本档案的管理有章可循，有法可依。其三，要加强对外联系及宣传力度，扩大影响，在提高社会效益的同时，赢得社会各界的关注。一方面，可通过自制、购买、交换及赠予等多种方式扩大收集标本的来源，另一方面，通过申报青少年科普教育基地、社区科普宣传基地等举措，多方筹集资金，改善生物标本馆（室）的条件。
总之，高校作为教学和科研的主阵地，蕴含着丰富的优质教育资源，同时也承载着社会科普教育的使命，为此，高校应通过整合标本资源、推进标本数字化建设等途径，充分利用现有的馆（室）藏生物标本档案资源，有效发挥其社会效益，在为社会服务的同时，扩大学校的影响并提升学校的知名度，从而真正实现生物标本档案的教学科研价值与文化传播价值。
经办人员专业性不强。目前虽然在全区各街道已经确立了专兼职的档案收集、管理人员，也接受了档案收集、整理培训，但是档案工作人员的专业性有所欠缺，平时对档案管理人员开展的专业培训较少，经验交流的机会也不多，有些档案业务人员不熟悉档案基本常识，对有关档案工作了解很少。另外一方面，档案管理人员的知识水平和责任心参差不齐，出现知识水平高，工作经验丰富，责任心强的街道档案收集整理做得就比较好，例如联盟、龙泉等街道的档案就做得比较好；而知识水平低，工作验差，责任心不强的街道档案收集整理的就差些。造成一卷档案反反复复整理多次及档案资料残缺、整理不规范等现象，这些都严重影响了档案的质量。
业务档案传递环节多，收集整理耗时长。城乡居民基本养老保险业务档案在收集的过程中，经过的中间环节较多，从参保群众一社区（村委会）――街道（乡镇）社会保障事务所一区城乡居民社会保险经办机构，任何一个环节出错，都会影响业务档案的收集、整理工作。其次，城乡居民外出打工者居多，人员流动性大，城乡居民社会养老保险参保人的身份证、户口簿复印件等材料收集难度加大。再次，较多的居民文化程度不高，需要经办人员代为填写城乡居民基本养老保险的相关表格，加大了经办人员的工作量，降低了工作效率。
为了提高城乡居民基本养老保险档案规范化管理的水平，也为其他的城乡居民社会养老保险机构提供参考，针对存在问题，特提出以下建议：
建立健全档案管理规章制度。城乡居民基本养老保险经办机构应建有符合档案保管“八防”要求的档案专用库房，建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民基本养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。重点是加强档案的收集整理，合理界定文件材料归档范围，科学确定档案保存价值，准确划分档案保管期限，认真做好各类档案资料的归挡和整理工作，保证归档文件材料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。
加强基层档案工作人员的培训。城乡居民基本养老保险档案是社会和谐发展的历史鉴证，是一项政策性、专业性很强的工作，是参保人参保、享受待遇的重要凭证。城乡居民基本养老保险档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益，也影响到广大群众参保的积极性。我们必须提高对城乡居民基本养老保险档案工作重要性的认识，增强责任感和使命感，认真搞好城乡居民基本养老保险档案管理工作。根据实际情况，盘龙区每年都要举办不同形式的业务档案培训班，加强各级经办人员的业务培训，提升业务档案的管理水平。通过学习培训，提高了各级经办人员政策水平、业务经办能力和档案收集、整理的水平。
及时进行各类档案的归档。当前城乡居民社会养老保险业务档案工作量大，堆积的材料若未及时整理归档，可能会发生霉变或丢失，为此，完善了工作机制，及时规范整理业务档案材料。盘龙区充分利用区（县）、街道（乡镇）、社区（村委会）三级服务网络，及时对各类业务材料进行仔细的审核，凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料，退还经办人或参保人，进行整改或者补办，直至达到保存要求。严格按归档的要求及时进行组卷、立卷，再分门别类编号入库、入柜。
关键词：
事业单位；档案管理；数字化管理
事业单位档案的内容主要包括:事业单位内部的组织结构发展、财务状况以及单位内部的人员变动情况等这些资料的保管。事业单位的档案管理其主要职责是为单位的发展规划提供第一手的参考资料，档案管理工作的进一步发展是目前最重要的一项内容，随着计算机数字化逐渐被应用在档案管理中，档案管理工作由传统模式朝着数字化模式发展，档案管理的数字化建设，使得档案管理更加高效、便捷。
1事业单位档案数字化管理的现状?
不只是事业单位，每个单位都有档案管理。一般来说从事档案管理人员都是由有一定管理工作经验的人来担任的，然而，目前我国事业单位档案管理数字化的发展中还有许多问题，事业单位不怎么重视档案管理的数字化建设，主要是因为档案数字化管理才刚刚引入事业单位，单位的领导还没有体会到数字化档案管理带来的好处，因此常常出现管理不够严谨的现场发生。有些事业单位还有一个问题，就是没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作没有人才选拔机制，很多人没有意识到这个岗位的重要性。因此，很多事业单位并没有专门的档案管理人员。还有部分事业单位的档案管理工作人员的专业技能不强，也没有学习的热情。档案管理工作人员要想向数据化发展，那么我们的档案管理人员就要认真的学习并掌握数字化的知识。
2事业单位档案管理数字化的发展
2．1档案的形式
传统的档案一般是纸质，单单员工个人资料就会用很大的空间，而且查找起来非常困难，计算机数字化技术的应用，我国档案管理的形式有了进一步的发展，使用计算机数字网络系统档案资料就可以通过数字信息存入到电脑的数据库中，可以随时查找，非常便捷方便，对于那些比较重要的档案也可以录视频或者音频来保存。
2．2档案管理的模式
现如今事业单位的档案不再仅仅是用来记录单位的发展历史了，已经成为资料库了，为事业单位的发展规划提供一手资料。所以，档案管理的模式也发生了很大的变化。数字化的档案管理模式不单单提高了档案管理的效率，也提高了档案管理的功能，使得档案管理工作更加方便、快捷。
3事业单位档案数字化管理的具体措施
3．1建立档案管理系统
数字化档案管理就是通过使用计算机网络来对事业单位的档案进行管理，就是说要把以前的档案资料用数字化的形式储存到数据库中、新档案经过收集整理也保存到计算机内，所有的档案分类保存。用计算机来管理档案资源在调取的时候非常方便、快捷。事业单位在建立数字化管理系统的时候，一定要结合本单位自身的实际情况，来选择适合的设备与系统。建立档案管理系统档案数字化管理的基础，也就是说在事业单位的内部建立一个局域网，一个联网性质的档案存储数据库，把所有的档案资料都储存到数据库中统一管理。
3．2档案管理工作的责任划分
事业单位的档案管理工作由传统的纸质档案转化为现如今的数字化档案管理，这个过程是非常复杂的，并且事业单位中的每项工作都在不停的进行，档案资料也越来越多，档案的划分也越来越明细。按照传统的工作形式，由档案管理人员来收取档案的数据信息并且整理保存，其工作量会非常大。所以，档案管理工作的责任一定要合理分配，档案管理人员在数字化管理的过程中，所有的环节都要由工作人员快速的完成，并且能够及时的解决工作中出现的问题。例如:档案资料的收集工作，事业单位可以由一到二个人来专职干这项工作，该岗位的工作人员能够对档案资料的类型进行编辑、分类，还可以协助单位中其他部门的工作人员整理档案资料，使得上交的档案资料规范整齐便于管理。
3．3完善档案管理工作的规章制度
事业单位的数字化档案管理工作是非常重要的，要扫描事业单位现有的档案资料，并且还要制作出各种表格，会计部门的档案也要记录在案，单位员工的档案资料，单位的会议记录与发展规划等等，这些都需要输入数据库进行归档保存。还要根据事业单位的情况，对档案的类型进行划分，档案格式都要有一定的规范。所以，档案管理工作的管理规范一定要完善，也就是说要按照档案资料的类型、来源等等，来制定档案资料的范本，并且把范本分发到事业单位的每个部门，所有部门一定要严格按照范本的格式来提交档案资料。档案资料的调取也要有一定的程序，比如:员工的档案资料设置账号与密码。
3．4事业单位档案资料的安全管理
数字化的档案管理不仅仅只是在档案资料存储形式上与传统的方式不一样，在档案资料的安全管理上也不相同。档案资料的安全管理是数字化档案管理中非常重要的一部分，是我们必须做好的一项工作。事业单位在建立数据库的时候，一定要选择适合的生产厂家与供应商，对设备的选择一定要严格把关，严格按照设计标准来挑选适合的计算机设备，并且还要为以后功能升级做好准备。还要按照档案资料的重要程度来选择级别不同的保护设施，使得档案的使用者的处理效果最佳。
3．5数字化档案管理的注意事项
事业单位的数字化档案管理，可以使得档案管理工作快速的发展起来，档案资料的数字化管理需要一步一步的进行，不是一朝一夕就可以完成的，档案数字化管理需要注意的事项有:
(1)档案管理工作人员的专业技能与职业素质要不断的提升，事业单位要定期开展业务培训工作，并且进行业务竞赛，来提升档案管理工作人员的专业技能与职业素质，进而使得事业单位档案管理工作健康的发展下去。
(2)及时更新添置数字化档案管理硬件设施，随着科学技术的不断发展，计算机技术的不断革新，我们要更新添置档案管理部门的硬件设施，为档案管理工作顺利的发展下去。
4结语
总而言之，事业单位的档案管理工作数字化建设是科技发展与时代进步的必然结果，提高事业单位档案数字化管理工作，是事业单位中一项重要的工作。事业单位重视这项工作，一定要意识到这项工作的重要性。事业单位要加强档案管理部门人才培训工作，提高档案管理工作人员的专业技能与职业素质。数字化的档案管理可以促进事业单位不断进步，使得事业单位更好的服务社会。
参考文献:
［1］孙文兴．浅析事业单位档案的数字化管理［J］档案管理，2014，23(02):216～218．
0引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
0 引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
1 转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2 积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2 加强实践教学 在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3 探索新型教学方法
2.3.1 范本教学法 俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3 实物演示法 俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3 加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[j].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[j].秘书杂志.2005（12）.11-14.
我们公司办公室是，是一个重要的综合协调部门，主要职责是承担企业交办各项工作，并对公司一切对外事务活动进行组织、协调、控制，实现管理事务、搞好服务企业的职能。在工作中，我作为办公室主任，既要求通过行政管理，帮助领导处理日常事务，收集反馈信息，协助领导决策；又要求通过管理企业事务，承上启下，联系内外，沟通企业内部各部门的关系，协调同其他企业间的关系；还要求通过搞好服务，做好文书处理，档案管理，会议准备，办公用品配置，环境美化等方面事务性工作，为整企业工作的顺利开展创造条件。
常言说："工作好不好，关键在领导"。要进一步做好办公室主任工作，作为个人，必须坚持正确的方法、原则和指导思想，办公室工作繁杂、矛盾集中，领导要求高，大家期望高，必须要保证办公室在服务、协调、参与政务过程中的公正性和公平性，履行好办公室主任的职责。而《行政管理工作技能细化与范本》这本书从行政管理工作实践中的问题出发，针对问题提出切实可行的解决思路和方法。细化了文件档案及印章管理、办公总务管理、人力资源与绩效管理、员工考勤出差管理、涉外活动和礼仪形象管理、提案和会议会务管理、后勤管理、车辆管理、企业内部保密管理等行政管理工作，并相应地提供了理论指导和具体操作的范本，读完这本书后我的行政管理能力得到进一步的提升。
就拿该书的第2章文件档案及印章管理来说吧，企业公文管理规定收录的规章制度非常的严谨。对于我作为办公室主任制定办公室的规章制度是非常有帮助的。
二、《行政管理工作技能细化与范本》读后感启发
这本书给予我的启发也是非常大的，在以后的办公室工作中，我应当坚决执行保密制度，自觉维护团结和领导班子的威望，把握好参谋与决策的关系，既不畏首畏尾，又不越权代替，努力做到到位不越位、参与不干预、出谋不决策、协调不包办。
(一)进一步健全企业行政管理的各项规章制度，坚持按照制度办事，用制度来规范行为，同时结合企业实际工作，明确办公室每个岗位的职责，做到各司其职、各行其权、各尽其能，加强作风建设，努力实现办公室管理的规范化、制度化、现代化。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02
随着学校的建立、发展等过程的延续，高校档案管理体系应运而生，其记载的内容可以被认为是一所院校的自传，不仅记录了院校的形成与发展历史，更记载了在发展过程中优秀的教育工作者总结出来的教学、科研等丰硕的成果。这些宝贵的资料作为每一所高校独有的财富，为学校的可持续发展提供了充足的经验和优良的范本。随着我国各所高校不断地巩固与发展，高校的档案管理也逐步形成了一套管理体系，并且在摸索中不断完善价值体系，让高校档案更好地发挥效用。
1 现代高校档案管理价值体系的意义
档案管理看似简单的工作，却承担着重要的发展任务，现代高校档案管理的价值体系，在高校长远发展的过程中有着重要的意义，本文就以下几点进行阐述，希望可以引起高校对档案管理的价值体系有着进一步的重视。
（1）顺应高校教育的发展趋势。随着高校逐年学生的扩招以及学校规模、院系的扩大，高校档案管理已经逐步转向计算机信息管理体系。传统的纸质档案不仅浪费人力，同时存在档案体积大、易丢失、查找困难等缺点，随着高校规模的扩大以及计算机技术的普及，档案管理也逐步转为无纸化办公模式，借助计算机的档案管理系统，不仅使得档案管理变得更加高效，也为高校的教育发展提供了必备条件。
（2）价值体系构建提升了档案管理工作的效率及水平。现代高校的档案管理体系，通常是将科学与现代信息技术相结合的方法，摒弃了传统档案管理效率低、查找困难、易丢失的缺点，通过计算机管理系统提高了档案管理的效率，存档便捷、查找方便、易保存等特点，都加强了档案管理的工作效率及整体工作水平。
（3）促进高校档案管理工作价值体系及跟踪体系的发展。高校档案管理价值体系的构建，不仅促进了档案管理的信息化发展，更为档案的跟踪体系提供了充足的保障条件，只有对档案的价值予以充分的肯定和认可，才能落实档案的存档工作有序进行。
2 现代高校档案管理价值体系存在的问题
随着高校档案管理系统的逐渐完善以价值体系工作的慢慢形成，高校档案管理已经被越来越多的人予以关注和重视。但是在信息技术日新月异的今天，大数据时代的到来，高校档案管理工作和价值体系也需要不断地进步和提升。目前，高校管理价值体系中存在一些问题，我们应当找出问题来进行进一步解决。
（1）档案管理工作重视度过低。目前，高校以及从业者对档案管理工作的重视度普遍偏低，对档案管理工作的概念不清晰，这些问题的存在不仅导致了档案工作者情绪的怠慢，而且不能很好为高校的发展做出贡献。
（2）档案管理工作者缺乏专业性。目前，高校档案管理工作者多为寻找安逸的教职人员，普遍缺少专业性，也极少有相关的工作培训及交流，这些都将限制档案管理工作的进一步发展。
（3）档案管理设施落后。目前，高校对档案管理价值体系认识偏低，导致对档案管理工作相关的设备采购费用也少之又少，能省就省的现象频现。所谓“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备与先进的理念一样，都是提升档案管理工作的必要条件。
（4）档案管理工作者的积极性较低。由于档案管理工作的形式较为单一和枯燥，会让很多档案工作者产生懈怠心理，安于现状而没有危机意识。这些因素都会影响高校档案管理工作价值体系的进一步发展。
3 现代高校档案管理的发展趋势及措施
面对以上我们提出的高校档案管理价值体系存在的问题及不足，我们在档案管理中应该不断寻求方法去解决问题、克服问题。
3.1 以人为本，注重价值体系的构建
高校档案管理价值体系的构建离不开以人为本的服务理念，只有在档案管理工作中做到彼此尊重、相互协作，才可以促进档案管理价值体系的构建。同时，高校也应该在根本上加强人文建设，予以档案管理足够的资金及设备的倾斜，才能保证档案管理工作有效地进行下去。
3.2 以高效管理、有效性管理为原则
现代档案管理已经不再是以数量为衡量标准的年代，更多的是需要档案部门进行调查和业务的熟识，在了解主体需要的基础上，收录有价值的档案，剔除没有价值的资料，充分利用档案的存储空间。同时建立数字档案馆，以信息技术作为推动高校档案管理发展的有效手段，摒弃传统繁重的档案工作。以现代化信息技术建立档案管理登陆系统，通过权限进行录入及查询，不仅克服了时间、空间的限制，还提升了档案管理的效率，使得档案管理工作变得更为精准有效。
3.3 提升档案管理者的业务水平，让工作形式多样化
工作成果的大小与工作者自身的工作热情有着重要的联系，面对高校档案管理工作者的诸多问题，我们可以通过3个方面进行提升：①提升工作人员的业务水平，组织其定期参加培训或者业务交流，让其开阔眼界，提升工作素养；②增加员工的紧迫感，通过考试、知识竞赛等方法设立考核奖励机制，鼓励工作人员主动学习更多的专业知识；③设立适当的轮岗制度，给员工更多的新鲜感，提升员工的工作积极性，开拓思路的同时时刻做到与时俱进。
4 结 语
事物的形成和发展都需要随着时间的推移而进行不断地提升和进步，一成不变的技术或者规则已经不再适应这个社会的飞速发展，这对于高校档案管理的价值体系同样适用。目前，高校档案管理体系虽然已经形成，但是随着技术的发展以及大数据时代的到来，高校档案管理的价值体系也需要进一步的发展和完善，改善缺点、发扬优点，在不断进取中保持与时俱进的发展，将高校档案管理价值体系进一步完善，从而更好地为高校的发展、教育的进步做出应有的贡献。
主要参考文献
[1]林珍梅.现代高校档案管理的价值体系和跟踪研究与探讨[J].现代妇女：理论版，2014（11）.
[2]郭鸿雁.加快高校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012（4）.
请假人：______________
_________年____月____日
关于政府单位的请假条模板范本2尊敬的x x x领导：
我因原因，于事请假时间，望批准。
此致
敬礼
x x x
x年x月x日
关于政府单位的请假条模板范本3尊敬的领导：
您好!我因 ____________________________，需请假_____________。请假(时间)从___________到____________，请假期间有效联系方式：_______________________。恳请批准，谢谢
请假人：______________
_________年____月____日
领导(负责人)意见：
关于政府单位的请假条模板范本4尊敬的镇党委领导：
事业单位档案是对于事业单位组织工作的构建和发展，对人员调动财务管理的信息保存手段。任何单位和组织，都离不开档案管理，所以需要根据不同时期单位发展的需求，合理制定档案管理策略，将数字化管理归纳入单位工作的重点。在事业单位的工作中，档案管理工作为事业单位的进一步发展打下了提供第一手资料的坚定基础。把档案数字化，通过数据库技术、压缩技术和扫描技术，把传统的纸质、声像保存为归档档案，通过数字化处理之后，可以利用计算机技术大大提高检索的速度，更节省了档案存储空间。所以事业单位必须加强数字化档案的管理整合，有效解决档案管理中存在的问题，使工作得到顺利完善的开展。
一、数字化档案管理分析
（一）数字化档案管理的意义
所谓数字化档案管理，简单地说就是将传统的纸张材质转化为电子形式，记录档案的工作方式也从人工录入转变成计算机录入，实现了档案管理的统一化、标准化。图像、视频等也可以转变为1和0组成的数码序列，统一刻录到存储磁盘当中。数字化管理模式，在档案管理事业中起到了很重要的作用，是我国档案事业一个跳跃性成就。
（二）数字化档案管理现状
1）缺乏现代化管理工具，档案的数字化管理离不开计算机设备的支持。现阶段虽然很多的事业单位都建立了数字化管理模式，也逐渐认识到了数字化管理的重要性，但是管理中缺乏规范化，很多事业单位的计算机设备和计算机软件十分缺乏，导致档案工作数字化无法全面开展。虽然有了数字化管理理念，但是没有硬件设施的配合，提高工作效率的作用将发挥不出来。2）档案检索效率低，数字化档案管理中计算机检索是关键，代替了以往的人工手动检索方式，大大缩减了查找时间，提升了工作效率，不过目前的事业单位在档案检索方面技术不够成熟，检索效率低，阻碍了数字化档案管理的发展，降低了工作质量。3）数字化档案管理的必要性，档案管理分为文书档案、基建档案和人事档案三个部分。传统意义上的档案管理工作效率低，不方便查找，所以数字化管理的优势就体现出来了，查阅更加方便，查找时间缩短，有效提高了经济效益。不再需要大量的人力资源整理，提高了办公效率。提高了档案的利用率，让翻阅档案工作变得方便简单，用户在计算机上就能准确得到有效信息，大大提高了档案的利用效率。
二、档案数字化管理的策略讨论
（一）建立完善的档案管理系统
数字化档案管理是通过运用计算机来进行档案管理，一系列的管理工作是综合性活动，所以需要在工作中建立有效的数字化工作管理系统，事业单位可结合自身的实际情况来制定，其中包含有设备的型号选择、档案整理、档案系统管理、软件开发、光盘备份还有扫描录入、管理查询等系列工作安排。档案管理系统的建立属于数字化档案管理的基本方法，可以在单位的内部建立一个特殊域名的网站，将所有的档案数据统一管理。
（二）档案管理工作责任的合理分配
将纸质档案转化为数字化档案的录入过程是比较复杂的，由于事业单位的各项事务在不断的进行，档案资料内容也越来越多，分类需要非常的详细。以前传统的纸质档案需要专门的工作人员来收取归档并且保存管理，造成很大的负担。因为合理的规划档案管理工作十分重要，需要在数字化档案管理过程中，任何的工作人物和工作问题都要得到有效的解决，工作问题不遗留，把档案资料完善的编辑和分类，可以专门规划几名工作人员共同参与规划工作，保证上交档案格式的整齐规范。
（三）档案管理工作的标准化
事业单位的档案数字化管理工作除了对于现存的档案进行数字化扫描录入、建立各种档案表格、财务档案、员工档案等分门别类的信息输入工作之外，还需要根据单位工作的实际需要，把档案的提交格式和时间等进行统一规定，便于工作人员统一录入管理。对于档案工作管理的标准化制度设定，就是针对档案来源、类型以及存档位置制定统一的档案资料范本，要求各部门按照标准来执行工作，能够有效提升录入和检索工作的完成。
（四）保证档案的安全管理
数字档案不同于以往的传统文件档案，在管理工作上就有很多特殊性，建议事业单位在进行数据库建设时，选择合适的设备进行档案保存和备份，根据档案的重要程度来选择不同的保护级别，让档案管理人员能够获得有效的处理效果，积极保障系统的工作能力，提高系统数据的安全性是数字化档案管理的重中之重。
三、结语
数字化信息技术已经是现在社会中主流的工作技术种类之一，在档案管理中运用信息技术，实现数字化档案管理模式，使得档案管理的工作质量和效率得到有效提高，数字化管理模式已经成为了档案管理的主要趋势，事业单位在工作中必须重视这一现实，在工作中积极引进计算机信息技术，培养专业的档案管理人才，全方位推动我国事业单位档案管理数字化的发展。
作者:邢炜 单位:河北省广播电视技术中心
参考文献:
[1]朱艳莹.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].当代经济,2011,06:62-63.
管理形式雷同性强是社会失范的突出症结之一，也称作“形式主义”。社会管理失范促生了呆板的档案管理形式，严重降低了档案的内在价值。现阶段，信息互动频率逐渐增加，单位之间的信息互补性进一步加强，因此，档案管理方案和管理模式范本就会流行于各个单位之间。会议和文件是管理的主要方式，无论是领导的言论，还是文件的内容都要求具有真实朴质的特点，严禁出现“套话”和“管腔”等形式主义的语言模式，然而受社会中形式主义的影响，领导演讲和文件中大多出现了缺乏实用性、创造性的观点，从而导致档案中出现重复记录的现象。比如在不同级别的文件中屡次出现“科学发展”、“人本主义精神”和“和谐团队”等方面的内容，极大地降低了档案的保存价值。档案管理方式也是提升档案价值的关键因素之一，然而单位档案管理模式多是沿用社会上通用的管理模式进行管理，对增强单位竞争力无益，不利于企业的个性化发展。
1．2档案信息失真，可靠性降低
真实性体现了档案的基本价值，但由于受各种社会失范形式的影响，档案管理中出现明显的信息失真和浮夸现象。比如，在现代社会中，某些单位为了逃避税收，篡改经济数据；有些行政领导为了减少自身责任，少报或者隐报管辖内的安全责任事故或者自然灾害造成的损失，从而致使档案记录缺乏真实性，不利于国家及时做出指导政策。为了局部利益而背离客观事实的做法较为常见，是形成管理失范现象的根源之一，客观的社会实践记录才是确保档案生命力的源泉。档案失真包括两个方面，即记录内容失真和管理过程失真，后者是前者的保障。内容失真主要是指档案记录没有真实反映社会实践过程和实践情况，以造假和虚构出的文字或者数字记录活动情形，无实质性的档案价值。管理过程失真，是为达到某种不正当的目的，而将真实的记录进行销毁或者更改，弱化档案的原有属性，不能真实地反映不规范的实践过程。
1．3档案内容缺失，完整性差
在现实的社会活动中，管理理性程度较弱，严重影响了档案管理内容的完整性。社会失范易导致人们做出一系列的不规范行为，比如，在会议上，某些单位领导为了推脱自身责任，而使用模棱两可的语言作为处理意见，或者谈话时避重就轻，甚至要求相关记录人员对自己的发言不予记录。在这种情况下，档案内容缺失较大，一些重大事项的处理决策和方案没有得到及时、完整的记录，或者方式较为含糊，不能为日后提供的参考依据。在社会管理缺失的环境下，各级领导对档案管理工作的重视程度普遍降低，因此，不利于日后成绩的发展。受管理缺失的影响，由于各种背景因素的影响，档案记录长期处于一种片面的记录状态，若不加以制止，不但降低了档案价值，而且容易造成档案管理短板，人们对档案完整性的追求也会逐渐消退，对社会的长远发展及其不利。
2提升档案价值的方法
2．1优化管理内容，改变虚假的记录习惯
在不同的社会中，档案始终发挥着重要作用，传统的档案是密闭的、独有的，档案中的技术和经验可以成为企业对外竞争的优势，也容易导致企业陷入孤独的境况。在现代社会中，随着信息公开程度逐渐加深，档案内容日益透明化，单位之间的信息互动越来越多，并在相互借鉴中取得共同进步。如何使公共的档案管理经验成为单位特有的竞争性力，必须结合单位实际情况，对档案管理办法进行革新。比如，对于单位内外部的技术文件、重大过失的处理方法进行收录，并进行长期保存，然而，档案的保存期限并不是越长越好，对于价值较为一般的档案通过鉴定文献类型，设定保存期限，同时按照国家相关档案保存管理条例，定期评定档案的价值，及时更新和消除“过期”文件。
2．2建立档案管理体制，灵活创建管理机构
开展档案工作，必须要有相应的组织机构保障，专门的档案管理部门也是提高档案价值的重要途径。一般情况下，档案管理组织形式分为以下两种，即集中式和分散式，档案管理形式必须与企业的发展情况相对应。目前，管理体制均有了很大的转变，从单位的发展趋势来看，一方面，单位内部各部门之间的联系日益紧密，朝着团队化组织方向发展，企业档案的管理权逐渐公开化，单位领导需要进行统一设定设置专业的管辖部门，强调档案管理的独立性。另一方面，越来越多的单位采取单位总部档案管理和项目管理档案管理相结合的方式，即单位内部设立自上而下的档案管理机构体系，任命总部的管理人员为档案部门主管，各项目的档案管理员为部门成员，进行综合管理。
2．3创新档案管理方法，吸收时代元素
档案管理方法关系到信息的有效收集量和保存价值的大小，单位应不断更新档案管理观念，及时吸纳优秀的管理方法。传统的档案管理方法已经成形若干个范式，并在相应的时期促进了单位的发展。但是随着社会的不断前进，信息化逐渐成为当今的发展趋势，又创造出更多的档案实体形式，为了更好地开展实体档案和电子档案工作，人们进行了多次尝试，但管理效果仍然没有发生根本性的改变。要向同时做好不同类型的档案管理工作，管理人员应根据不同的档案种类，确定相应的档案管理方法。比如，对于数量较大的、使用频率高的档案，使用胶片或者磁盘的形式进行存储，对于数据原始档案，通过建立数据库进行存储，对于机密性较强的档案则可利用以上两种方法进行储存。
中图分类号：F27文献标识码：A
近年来，随着计算机网络技术的广泛应用，无纸化办公、信息化管理的实现，为高速公路实现人事档案信息化管理奠定了基础。
一、人事档案信息化管理方法和途径
人事档案信息化，是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理，是人事档案工作方法的改变，也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。
（一）建立健全人事档案管理制度。在人事档案管理中，要实现信息化管理，建立规范化、制度化人事管理制度是前提。档案的收集要及时、完整；档案的鉴别必须“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应保证档案的安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地为全省高速人才合理流动、合理配置和合理使用及为人力资源建设提供更好的服务。
（二）储备高素质的档案管理专业人才。由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，各人事部门必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人，人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，利用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。档案人员应首先具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关技术；其次，重点应能熟练掌握数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用，能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，保障档案信息化管理系统平稳、正常运行。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，促进档案管理信息化工作为单位服务。
（三）建立标准规范的人事档案管理系统。目前，档案信息化系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化管理，必须抓好档案标准化、规范化。
利用计算机技术对人事档案进行信息储存，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。一方面通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理提供、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书，业务部门的管理动态，及时进行指导，从而实现档案的超前性、预见性管理；另一方面单位文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为单位建设提供了快捷、高质量的服务。
二、如何做好人事档案信息化管理
（一）加强人事档案数据库研究和开发。省高管局有关部门应根据全国人事档案管理工作的要求，研究、开发全省高速公路通用的、先进、适用、可靠的人事档案管理软件，避免各单位自行设计而影响人事档案信息资源的共享。通过数字化人事档案信息的输入和电子档案的形成，如人事档案管理中的人员基本情况、人员信息学习培训的情况、诚信记录、表现情况（德能勤绩廉等）、专业技术人员的科研成果、专利、论文特长、干部任免奖励等，把人事信息库变成人才资源库，实现人事档案信息为各类人才提供个性化服务的方法和途径。因此，人事档案数据库的研究和开发，应具有不断丰富和创新人事档案信息内容、扩大信息内涵和信息量的功能才能真正提升人事档案数据库的使用效能，从而增强人事档案信息的活力。
（二）加强人事档案分级管理。在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库的基础上，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的人事档案信息服务网络。根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现高速公路管理局内部、各高速公路管理处之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享，既方便利用者也提高了人事档案利用工作的效率和质量。
三、人事档案信息化管理应注意的问题
信息网络已经深入到各个领域，因此档案保密和档案安全受到挑战。在网络环境下，影响档案保密和安全的因素主要有：一是人为因素。档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意信息，对的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题。当前电脑病毒很多，并且黑客也很厉害，使得档案信息的安全和保密性受到威胁，势必引起高度重视，需加以研究解决。
综上所述，人事档案管理应以网络建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好地利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，为高速公路更好的发展提供服务。
（作者单位：河北省高速公路石安管理处邢台管理所）
