时间：2023-06-26 10:18:27
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随着事业单位体制改革不断深入，组织人事档案管理（以下简称“档案管理”）也需要与之相适应。那么如何看待当前档案管理所面临的新形式和新要求？毫无疑问，对人力资源进行科学调动和合理配置成为重中之重。当前，事业单位档案管理的重心应放在动态管理上。与之相对应的便是，组织人事部门的人员需要适应这种管理要求，在新常态下有必要重构档案管理内容。
一、新常态下档案管理存在的问题
1.档案管理与事业单位发展的关系
事业单位作为向社会提供公益性技术服务的组织，似乎难以将档案管理与单位发展联系起来。实则不然，事业单位若要形成可持续发展的良好态势，则需要在组织内部建立起专业技术人才培养梯队，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。档案管理具有不可替代的激励职能，但往往被忽视。
2.传统档案管理形态下的消极因素
传统人事档案管理严格规范流程，导致传统档案管理自我孤立，与其他职能部门协同激励职工实现组织目标。
3.传统档案管理落后于体制改革内在要求
体制改革就是要人力资源进行充分整合和有效配置，也是对当前档案管理提出的内在要求。这就意味着，事业单位的档案管理需要建立起工作目的、手段、评价的新常态来。这一新常态需要与体制改革后新的用人机制相适应，也需要与新的人事晋升制度相适应。
二、人事档案管理的新常态
1.人事档案管理目的的新常态
人事档案管理目的应适应新常态的需要，其中的“新”就体现在从传统重视静态管理，逐步转变到“静态管理与动态管理”并举的轨道上来。不难理解，“管理目的”构成了事业单位管理者的价值取向，面对体制改革这一现实背景，管理者应审时度势，调整单位的内控机制，以及在实施一系列管理职能之前首先明确管理目标。
2.人事档案管理功能的新常态
通过管理创新，使得事业单位档案管理在手段上需要打破固有的职能结构封锁。在保留重视程序的基础上，档案管理人员应与其他业务部门形成良性互动，从而使得档案管理能真正发挥出助力单位可持续发展的功能，以及从原有的刚性管理逐渐走向制度化管理和柔性化管理相结合的态势中来。这一管理手段新常态的建立，不仅能确保事业单位人事管理工作有序展开，又能使得人事管理与“自由度”日益增强的市场环境相适应。
3.人事档案管理评价的新常态
人事档案管理的新旧差异还在于对人事档案管理工作绩效的评价上。根据管理学原理可知，一项管理工作需要建立在闭环状态下，从而做到有始有终和前后照应。随着档案管理目的的调整，与之相照应的评价机制也应发生改变，进而使新的评价机制能适应新常态的需要。在新的“目的—手段—结果”的内在逻辑下，工作绩效评价中的“新”，应与是否与动静结合的档案管理目的相契合，还应与是否灵活合规完成了单位人事管理工作相匹配。
三、人事档案管理的内容建构
1.阐释人事档案管理向新常态转变的意义
推动事业单位人事档案管理向新常态转变，不仅需要依赖档案管理人员的努力，还需要得到管理层的重视。只有这样，人事档案管理模式才能在制度和管理创新下，实现助力单位发展的目标。管理层的重视和被管理层的认识取决于他们是否能理解档案管理向新常态转变的意义，因此应将档案管理问题加以阐释并纳入常规管理的内容。
2.转换单位人事档案管理人员的主观意识
组织人事部门作为档案管理的职能部门，其中的工作人员则是具体完成档案管理的主体。长期以来，组织人事部门在单位的职能地位一直较高，这也就在一定程度上弱化了工作人员的主动意识。因此，为适应体制改革的内在要求，事业单位应在常规业务学习和党建工作中，通过多个途径来转换档案管理人员工作上的主观意识。实践表明，实施“走出去”战略十分必要，促使档案管理人员到兄弟单位进行经验交流，使他们能深刻感受到体制改革对事业单位的影响，这些都将提升他们的综合素质。
3.充分挖掘人事档案管理的发展促进功能
在动态视角下看待人事档案管理的功能，其中主要包括助力单位专业技术人才梯队的培养，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。这就要求，需要在管理手段上进行优化和创新。为此，档案管理人员需要在熟练掌握计算机信息化管理的基础上，根据党委决策认真完成单位员工基础信息的录入工作。
4.完备评价指标下实施档案管理绩效评价
对人事档案管理工作绩效的评价，应结合档案管理目标来展开。在新常态下，组织人事部门应在党委的领导下完备评价指标，完备的重点应放在对人事档案管理功能的实现程度上。由此，这里需要建立组织人事部门、其他业务部门、党委等三方参与下的评价模式，并增大其他业务部门在评价中的权重。
四、问题的拓展
在档案审核过程中，主要做到以下几点。一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初，及时组织档案管理人员学习关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，逐人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。
五、结论
本文通过对人事档案管理目的、手段、评价等三个环节进行新常态分析后认为，档案管理的内容应由理解人事档案管理向新常态转变的意义、转换单位人事档案管理人员的主观意识、充分挖掘人事档案管理的发展促进功能、完备评价指标下实施档案管理绩效评价等四个方面组成。
参考文献：
[1]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理,2015(8).
关键词：
组织人事档案管理；事业单位；新常态
随着事业单位体制改革不断深入，组织人事档案管理（以下简称“档案管理”）也需要与之相适应。那么如何看待当前档案管理所面临的新形式和新要求？毫无疑问，对人力资源进行科学调动和合理配置成为重中之重。当前，事业单位档案管理的重心应放在动态管理上。与之相对应的便是，组织人事部门的人员需要适应这种管理要求，在新常态下有必要重构档案管理内容。
一、新常态下档案管理存在的问题
1.档案管理与事业单位发展的关系事业单位作为向社会提供公益性技术服务的组织，似乎难以将档案管理与单位发展联系起来。实则不然，事业单位若要形成可持续发展的良好态势，则需要在组织内部建立起专业技术人才培养梯队，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。档案管理具有不可替代的激励职能，但往往被忽视。
2.传统档案管理形态下的消极因素传统人事档案管理严格规范流程，导致传统档案管理自我孤立，与其他职能部门协同激励职工实现组织目标。
3.传统档案管理落后于体制改革内在要求体制改革就是要人力资源进行充分整合和有效配置，也是对当前档案管理提出的内在要求。这就意味着，事业单位的档案管理需要建立起工作目的、手段、评价的新常态来。这一新常态需要与体制改革后新的用人机制相适应，也需要与新的人事晋升制度相适应。
二、人事档案管理的新常态
1.人事档案管理目的的新常态人事档案管理目的应适应新常态的需要，其中的“新”就体现在从传统重视静态管理，逐步转变到“静态管理与动态管理”并举的轨道上来。不难理解，“管理目的”构成了事业单位管理者的价值取向，面对体制改革这一现实背景，管理者应审时度势，调整单位的内控机制，以及在实施一系列管理职能之前首先明确管理目标。
2.人事档案管理功能的新常态通过管理创新，使得事业单位档案管理在手段上需要打破固有的职能结构封锁。在保留重视程序的基础上，档案管理人员应与其他业务部门形成良性互动，从而使得档案管理能真正发挥出助力单位可持续发展的功能，以及从原有的刚性管理逐渐走向制度化管理和柔性化管理相结合的态势中来。这一管理手段新常态的建立，不仅能确保事业单位人事管理工作有序展开，又能使得人事管理与“自由度”日益增强的市场环境相适应。
3.人事档案管理评价的新常态人事档案管理的新旧差异还在于对人事档案管理工作绩效的评价上。根据管理学原理可知，一项管理工作需要建立在闭环状态下，从而做到有始有终和前后照应。随着档案管理目的的调整，与之相照应的评价机制也应发生改变，进而使新的评价机制能适应新常态的需要。在新的“目的—手段—结果”的内在逻辑下，工作绩效评价中的“新”，应与是否与动静结合的档案管理目的相契合，还应与是否灵活合规完成了单位人事管理工作相匹配。
三、人事档案管理的内容建构
1.阐释人事档案管理向新常态转变的意义推动事业单位人事档案管理向新常态转变，不仅需要依赖档案管理人员的努力，还需要得到管理层的重视。只有这样，人事档案管理模式才能在制度和管理创新下，实现助力单位发展的目标。管理层的重视和被管理层的认识取决于他们是否能理解档案管理向新常态转变的意义，因此应将档案管理问题加以阐释并纳入常规管理的内容。
2.转换单位人事档案管理人员的主观意识组织人事部门作为档案管理的职能部门，其中的工作人员则是具体完成档案管理的主体。长期以来，组织人事部门在单位的职能地位一直较高，这也就在一定程度上弱化了工作人员的主动意识。因此，为适应体制改革的内在要求，事业单位应在常规业务学习和党建工作中，通过多个途径来转换档案管理人员工作上的主观意识。实践表明，实施“走出去”战略十分必要，促使档案管理人员到兄弟单位进行经验交流，使他们能深刻感受到体制改革对事业单位的影响，这些都将提升他们的综合素质。
3.充分挖掘人事档案管理的发展促进功能在动态视角下看待人事档案管理的功能，其中主要包括助力单位专业技术人才梯队的培养，以及发现和挖掘具有可塑性的领导管理人才。这就要求，需要在管理手段上进行优化和创新。为此，档案管理人员需要在熟练掌握计算机信息化管理的基础上，根据党委决策认真完成单位员工基础信息的录入工作。
4.完备评价指标下实施档案管理绩效评价对人事档案管理工作绩效的评价，应结合档案管理目标来展开。在新常态下，组织人事部门应在党委的领导下完备评价指标，完备的重点应放在对人事档案管理功能的实现程度上。由此，这里需要建立组织人事部门、其他业务部门、党委等三方参与下的评价模式，并增大其他业务部门在评价中的权重。
四、问题的拓展
在档案审核过程中，主要做到以下几点。一是明确责任和要求。在档案审核工作开始之初，及时组织档案管理人员学习关于干部人事档案审核的标准、程序和要求。二是重点明确。在全面整理每一卷档案的基础上，把干部“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）核定作为干部人事档案审核工作的重点，逐项审核清查，做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料，认定干部的“三龄一历”时间清楚，事实准确，说服力强。三是目的明确。把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的，逐人逐项审核确定，力求材料的真实性和准确性。
五、结论
本文通过对人事档案管理目的、手段、评价等三个环节进行新常态分析后认为，档案管理的内容应由理解人事档案管理向新常态转变的意义、转换单位人事档案管理人员的主观意识、充分挖掘人事档案管理的发展促进功能、完备评价指标下实施档案管理绩效评价等四个方面组成。
参考文献：
[1]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理,2015(8).
（一）管理人员知识储备不足。在当今社会，医院作为保障人们生命质量的服务行业，人们对医护工作者的要求更多体现在专业技术方面，从而忽略了对档案进行管理的重要意义。工作内容的特殊性决定了医院内部档案包括图片、人事、病例等诸多内容，因此针对医院档案进行管理的相关要求也极为详细，也就是说普通的管理人员无法实现医院档案的高效管理，并且无法对医院内部档案的性质和属性进行准确分类，极易导致档案内容缺失或是资源系统错误情况的出现，这对于提高医院工作效率是非常不利的。
（二）管理意识薄弱。医院的工作内容决定了它在工作职能方面的分类极为详细，因此，一份档案的产生通常需要多个部门共同合作，并且交由不同的部门进行分类管理，而大部分医院的工作人员尚且没有树立起正确的档案管理意识，也无法将档案、资源和信息三者进行有效关联，极易导致档案的遗失或破损。另外，也有部分工作人员没有认识到将档案进行数字化管理的意义，这也会在很大程度上制约医院档案管理模式的改革。
二、医院档案管理模式的改革途径
（一）加强人才建设。长久以来，档案管理工作的意义始终没有引起人们的重视，导致大量医院在档案管理方面存在人才紧缺的情况，这会在很大程度上影响我国医院档案管理工作的发展，因此，在对档案管理模式进行改革的过程中，对档案管理人员进行定期的培训是非常有必要的。一方面，医院应当根据自身的实际情况，培训管理人员对档案进行分类时所需的知识，提高档案分类的准确性，另一方面，让专业知识扎实的管理人员针对档案管理的内容对医护工作者进行培训，例如如何将病人的资料进行快速保存，或是如何实现多元化档案的管理等，通过各方的共同努力，加快医院档案管理模式改革的进程。
（二）强化档案效能。受传统观念的影响，大部分医院单纯将自身存在的意义理解为进行医疗服务的单位，而对档案中部分不同内容具有的价值进行了忽略。对医院档案进行管理主要的目的在于对档案中的信息进行科学利用，因此，在对档案进行管理的过程中，需要档案管理部门的工作人员及时转变自身的工作观念，将被动对档案进行查阅转变为主动将与档案相关的内容进行宣传。例如，在对医院文化进行建设的过程中，管理部门就可以对医院所拥有档案中的照片及其他相关信息进行合理运用，为医院发展史的撰写提供翔实的图文资料，真正实现让档案走向社会的目的，这样做的好处在于能够为档案管理工作注入全新的生机与活力，通过档案自身所具有的教育功能，实现促进医院经济发展的目的。另外，在对医院内部工作人员进行管理的过程中，有关部门可以选择对人事档案的相关内容进行查阅和使用，将不同档案以及档案中不同内容所具有的效能进行充分发挥，以此实现档案管理的最终目标，即为医院的管理和发展提供数据支撑。除此之外，医院作为进行医疗服务的单位，在医疗档案中存在大量的相关临床数据，对这部分数据进行合理的运用，可以在很大程度上推进我国医疗事业的研究和发展。
关键词：
抽水蓄能电站；档案管理；信息化建设
抽水蓄能电站的档案信息化建设对于电站具有十分重要的意义，主要利用信息技术对档案资源进行管理以及优化，从而为电站的生产经营以及重要决策提供重要的依据。本文主要分析电站的档案信息化以及提出若干建议。
1制度化建设是抽水蓄能电站档案信息化建设的重要保障
1．1制度建设规范档案管理
抽水蓄能电站在建设初期阶段的工程管理任务特别多并且工程技术人员没有对档案管理的工作形成统一的认识，因此，只有依靠相关制度来规范档案管理当中的行为切实保障档案信息管理可以得到顺利开展。此外，档案管理的制度不但是以往经验的总结而且是档案管理的重要目标，对协调施工单位以及档案管理部门具有十分重要的意义，是两者之间联系的重要依据。完善以及全面的管理制度不但应当为档案的信息化提供正确以及前进的方向，而且可以通过制度的力量达到档案管理想要抵达的目的。
1．2制度规范的严格落实
档案制度由于本身并不是主要的目的，换句话说，规章制度并不是为了建立而建立，而应当发挥效果，关键在于制度落实、实施，应当做到依法以及按照规章制度管理档案，从而保障档案管理系统可以快速、有效的运行。其中，抽水蓄能电站的档案管理工作不但关联施工单位、监理单位而且关系到自身项目公司等多方面的利益，因此，应当针对档案的技术标准、分类工作、整编案卷等工作提出严格的要求，切实保障档案的完整性以及准确性，只有促使员工理解国家以及电力行业的规章制度并且强化制度建设才能发挥作用，应当将相关管理要求以及管理责任落实到各个部门及有关人员。建立规章制度是保障档案管理工作可以顺利开展的重要措施。
1．3保障软硬件到位
在抽水蓄能电站的建设初步阶段，相关项目档案管理的硬件设施以及软件设施都比较匮乏，随着工程的不断增加，档案也随着工程不断增加，原来的档案管理基础设备已经无法满足当前的工作需要，因此应当加强档案的资源配置以及管理的工作，从档案库房建设到管理人员配置等都应当加强，加强各资源配置以及库房建设对于档案信息化具有十分重要的意义，为档案信息化的发展奠定了良好的基础。
2强化档案信息化数字化的建设水平
首先，档案的信息化建设主要是档案目录以及数据库的相关建设，档案目录以及数据库的建设对于蓄能电站具有十分重要的意义。档案目录数据库建设主要是对非数字性的目录实施加工以及录入的工作，并且可以实现数据的共享。其次，应当大力推进纸质档案数字化，在抽水蓄能站档案信息化建设的过程当中，应当根据生产需要以及特点，分步骤以及分阶段开展纸质档案数字化工作。最后，应当强化电子文件管理工作。在抽水蓄能站应当依托信息平台对电子文件实施安全的管理，对于保障蓄水能站的稳定发展具有重要意义。可以建立电子管理中心对各种电子文件进行接收以及存储的工作，从而对档案进行有效科学的管理。
3档案信息化需要切实做好档案安全以及档案保密工作
3．1档案的安全工作
抽水蓄能电站的档案管理工作需要做好档案信息工作、网络安全管理工作、库房环境工作以及档案库房管理工作。作为企业应当加强对档案的管理从而有效规避安全隐患。企业的档案管理工作应当加强以及作为日常必须执行的工作，如果在企业没有档案管理以及无法保障档案管理的安全性，档案信息建设的工作就无从谈起也无法开展。因此，切实保障档案的安全性应当做到档案管理工作和岗位的责任相互结合并且建立档案责任制度。对于档案应急措施应当加紧完善并且建立预案，一旦档案信息化建设的过程中出现了突发性的问题可以切实保障档案信息的安全性以及可靠性。
3．2做好档案的保密工作
应当根据电站的实际生产情况，对于不能公开并且涉及重要的、机密的信息采取有效的措施进行保护。不但应当采取有效的措施保密，而且应当明确责任。其次，应当强化保密宣传的工作，从而促使保密的意识可以深入到每个员工的内心深处。此外，应当根据电站以及科研的实际情况做好解密的工作，处理保密以及解密之间的重要关系，不但可以为电站提供可靠以及全面的信息，而且保障电站的机密不被泄露。对于纸质档案或者磁性介质的档案保管、销毁环节应当严格做好保密的工作并且确保安全。
医院档案记载着这个医院发展史上的优秀成果，对研究本医院的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。所以，加强对这一信息的管理有着极其重要的意义。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理， 是医院档案实行现代化管理的根本任务。
现我院档案管理正向着规范化管理的轨道健康发展。领导重视是档案管理工作的关键；加强硬件建设，是档案管理工作的基础；对档案工作重要性的认识，是档案管理工作的前提；建立档案工作网络，是档案管理工作的保证；建立健全各项规章制度，是档案规范化管理的根本；档案开发利用是档案管理工作的目的。所以，为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务，必须重视医院档案管理人员的充实和培养，实现医院档案管理的现代化。
1 加强学习，增强意识
加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务，长期以来对医院档案缺乏严格的考核，因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作很容易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识，才能使档案工作顺利开展。
2 重视档案的利用
档案管理的最终目的就是提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外，还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
3 健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质
建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与医疗业务同步考核、同步发展。 档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要充实档案管理人员并将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作及业务发展，推动档案管理水平的提高。
4 开发档案资源，实现档案的现代化管理
2当前县域配网工程档案管理中的问题
2.1档案管理意识薄弱
县域配网工程建设中，主要的任务是对工程的规划、建设，很多企业对建设过程中的档案整理缺少重视，很多重要文件缺少有效的整理和保存。员工在平常工作中，对过期的文件和没用的设计、图纸等随手丢弃，没有认识到它们对其它工程的借鉴作用。部分企业虽然意识到文件的整理，但是由于没有专业的管理人员，同时把重点放在了工程进度上，档案资料的整理滞后，很多重要资料已经缺失。配网工程从初期的规划到后期的验收，参与方很多。在资料收集的过程中，企业经常安排一些临时性的工作人员，他们对档案的管理没有专业的方法和管理意识，在管理中的收集整理缺少系统的安排和应有的规范。这会导致资料的的不健全和资料分类的不规范。在未来的资料查阅中，很难快速找到所需资料。
2.2缺乏完善的档案管理制度
由于档案管理意识薄弱，电网企业对配网工程项目的档案管理水平落后。许多企业对档案管理的程序、标准不统一，没有形成档案管理有效科学的管理制度，导致档案管理过程中操作不够规范，资料收集不健全，档案安全性低。由于很多配网工程处于分散状态，工程时间也不统一，如果没有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混乱，一些制度不能得到有效的落实和执行，难免发生档案资料的遗失缺损。
2.3档案管理水平低
现代社会是信息化、电子化的社会，网络办公和电子信息的保存、输入主要是通过电脑来完成。档案工作的信息化管理是当前档案管理工作的必然趋势和发展要求。由于配网工程的档案管理工作长期得不到重视，对网络化、信息化的建设水平很低，缺少具备信息化管理水平的专业档案管理人员。这些都对当前配网工程的档案管理工作产生了极大的阻碍和迟滞作用。
3完善县域配网工程资料档案管理的措施分析
3.1增强档案管理意识
配网工程电力企业要对工程建设过程中的档案资料的重要性有充分的认识，在企业内部对档案的管理形成整体的规划。档案管理是对配网工程建设过程中的全面充分的记录，也是未来工程建设的参考和配网工程历史的研究资料，具有很强的历史价值和现实意义。企业领导要把档案管理工作看作是配网工程工作的一个重要部分，充分认识到档案的重要性和档案管理的重要意义，在具体的工作中指示相关部门在档案资料整理时充分配合。
3.2完善健全档案管理制度
无规矩不成方圆。对档案管理工作的开展，要有明确的制度确定和工作划分，有一个与档案工作的开展和档案资料的管理相匹配的制度措施，从而保障档案管理工作的常规化、制度化运行，保证档案管理切实有效起到对配网工程建设的积极作用。在一个工程项目开始筹备时，就要立即成立全程跟踪的档案资料收集小组，对所在工程项目的文件资料进行整理收集和分类，最后统一归档管理。在电力系统内要建立一套严密的档案资料整理网络，形成对资料收集和档案管理的统一制度和科学规范。
3.3提高档案管理水平
根据电力系统和配网工程建设的特点，要在电力系统内形成完善统一的档案管理制度和领导小组，使配网工程的档案管理形成系统化、统一化的管理制度。加强配网工程档案管理工作的信息化建设，利用现代先进的信息技术条件，对档案进行统一的整理和编目及数字化处理，对不同的档案资料进行数字化的分类，提高档案资料管理的效率和准确性。不同单位和企业的档案资料可以进行资源共享，提供方便快捷的档案检索服务。
一、医院档案管理信息系统建设的意义
我们在展开正式的分析和讨论之前首先要认识清楚两个问题，也就是我们在医院内部建立档案管理信息系统的意义，简要来说，就是三个方面的意义。一是能够为医院的管理提供科学有效的管理决策依据，管理者的决策是必须要建立在能够反应客观事实的数据和信息资料基础之上的，而这样一些数据和资料的准确有效提供就需要医院档案管理信息系统来予以提供；二是能够提高医院的整体控制能力，这是因为现代的医院管理从本质上来讲也就是对于信息的管理，医院在一定的目标指导下来对整个医院系统来进行组织、协调、指挥和控制，而医院的档案管理系统在这一过程中起的就是信息流的作用，将各个部门内的信息经过加工处理以后通过数据传输传送到医院的管理中心去进行集中的管理；三是能够实现资源和信息的共享与利用，我们进行档案管理信息系统的建立就是希望能够以提供信息和资料的形式来为医院的工作提供服务，因此在医院内部进行医院档案管理信息系统的建立就能够较好的实现整个档案管理系统的标准化和科学化，保证信息能够在整个平台内实现良好的畅通，并保证信息在档案管理中充分的共享和利用。
二、医院档案管理信息系统建设的对策和方法
2.1医院档案管理信息系统建设的基本对策
上文中已经明确的阐明，医院档案管理系统在整个医院的信息系统中都是非常重要的组成部分，因此我们在对其进行建设的过程当中，就应当充分的考虑到整个医院信息管理系统建设的实际状况和总体规划，以便于保证整个建设的进程能够和医院信息化的建设保持同步和一致。下文中将就三个具体的方面来对这一观点予以分析和阐述。
2.1.1将医院档案管理信息系统的建设纳入到医院管理信息系统建设的总体规划当中来。我们之所以提出这样一种要求主要是因为医院档案管理信息系统本身也就是医院管理信息系统的一个小的分支和部分，与此同时医院档案信息管理系统本身所包含的内容也比较多，具体涉及到教学、科研、医院业务和基本建设等多个方面的内容，这也就是说，档案管理信息系统本身也会对总体系统建设造成影响，且在其中扮演着一个上通下连的重要作用，换句换说，医院实际管理的过程也就是医院档案信息管理的过程。我们要做的就是保证好这样一种协调发展的关系，以实现最大程度和范围的信息共享。
2.1.2建立适用于医院档案管理的信息系统。随着我们国家最近几年以来在卫生系统信息化建设上的不断推进和进步，全国各地很多个地方的医院都已经建立起了不同规模的信息管理系统，并相应配备有先进的计算机网络管理平台，在这样一个平台之上来进行各种应用系统的开发和应用，包括专家咨询系统、急门诊管理系统、药品管理系统和电子病历管理系统等。医院在进行这样一些系统的建立时，就应当充分的认识和利用医院自身环境条件下能够有的设备和网络资源环境，并根据实际的规模和业务量来最终确定医院的档案管理系统建设要求和状况，使得这样一个档案信息管理系统既能够很好的发挥出其应有的作用，又能够很好的符合医院的实际要求。
2.1.3开发和管理辅助决策工程。这主要是因为医院档案管理信息系统往往都是通过对医院内部以及外部信息的收集、加工、贮存和检索等现代方法和手段来进行的，基本上能够实现对档案资料的有效收集、利用和处理，这样一些技术和方法对于医院内部管理水平的提高是很有帮助的，除此之外，还能够起到较好的为医院管理者提供决策支持的作用，这一点更是非常关键的。正是因为这样，我们在进行医院档案管理信息系统的时候，就要注重对于信息处理和再生利用功能的开发。
2.2医院档案管理信息系统建设的基本方法
2.2.1信息采集功能：医院档案管理系统最为基本和前提的功能就是要能够实现对信息数据的有效区分和采集，按照一定的要求来对档案进行收集、鉴定和筛选的过程，并将有价值的档案信息不断的输入到整个档案管理信息系统当中去，最终在长期的积累和收集作用下形成丰富有效的信息资源系统。
2.2.2存储和管理的功能：医院档案管理系统的存储和管理功能是其最为重要和关键的功能，是整个系统实现其价值和作用的核心所在，这主要是因为医院档案管理信息系统存储和管理作用的目的就是按照一定的方法来对系统中已有的信息进行揭示、加工和组织，并以档案条目和机读数据的形式呈现出来。这一过程的实现就需要对上述过程中收集到的数据进行特征描述和信息的贮存，也就是我们在这里提到的存储管理功能中的管理，其最终的目的就是要让整体的档案具有有序化和系统化的特点，最终以全文数据库、照片数据库、多媒体数据库等多种形式来便于工作人员的检索和利用。
2.2.3传输和利用的功能：这是医院档案管理信息系统实现其价值和作用的最后一个环节，在这样一个环节当中，用户就可以直接根据自己的检索要求选择自己能够理解的检索和获取方式来获得信息，上文中已经明确的提到是有多种检索手段和方法的。用户通过档案文件级目录机检和全文数据传输等方式来迅速而准确的获取自己想要得到的信息。
结语
通过上文中的分析我们不难看到，建立医院档案管理信息系统的基本目的和意义就是实现整个医院档案管理的科学化和规范化，这是提高医院管理水平和实现医院管理现代化的必然途径，也是医院本身提高竞争力的有效方式。因此，医院在进行档案管理信息系统的建设和发展时就要切实的按照统一和适用的原则来进行，并在整个发展和进步的过程中予以改进和完善，最终实现医院档案管理的网络化并推动整个医院信息化的管理进程。
最近几年，我国房地产业呈现出迅猛的发展趋势，在房地产工程建设当中产生了大量的建设资料，这些资料涉及到房地产工程建设的方方面面，能够全面反映工程建设过程，对项目管理、住宅建筑的维护等具有重要的意义。一直以来，管理人员对房地产工程档案管理工作没有足够的认识，虽然档案管理制度呈现出不断完善的趋势，但是仍然存在一些问题，如当前管理材料不齐全、缺乏有效的管理模式等等，这些问题制约了档案管理水平的提高。研究这一课题有助于我们正视这些问题，找到解决这些问题的方法，推动房地产工程档案管理水平不断提高。
一、房地产工程档案管理中内容、特点以及存在的问题
1. 房地产工程档案管理中内容、特点
房地产工程建设中产生的大量的施工建设资料，这些涉及到工程建设方方面面的资料，只要对工程管理具有一定的意义，都可以称之为档案，如设计、施工、竣工使用、维修及改建扩建等文件。具体来说房地产工程档案的内容主要包括以下几点：（1）综合性文件材料，主要是有关房地产工程建设方面的一些综合性的材料，如计划任务书、工程地质水文勘察资料、工程地区抗震资料等等。工程设计方面资料，如初步设计、技术设计、施工图设计。（2）工程施工、工程监理资料，工程设计变更资料等等，这些资料是工程建设档案管理的重点内容，关系工程建设的竣工和工程竣工以后的维护。（3）工程建设中的各种图纸资料，如设计图、施工图、竣工图等等。
房地产工程的档案管理工作与建筑工程项目的其他管理工作相比有着明显的特点，主要表现在：（1）单一独立性，在房地产工程档案管理当中，一般采用的单项目管理的方式，并且在项目管理当中具有相对独立性的特征。（2）真实性特征，对于档案管理的内容来说，应该是工程建设的真实性的反应，是工程报批、施工、竣工过程中的最真实的原始记录，与工程建设的总体过程保持一致。（3）实用性的特点，在档案管理中的所有资料应该对工程建设具有一定意义的内容，无论是工程管理，还是对工程建设都具有实用意义。
2.房地产工程档案管理中存在的问题
虽然房地产企业对工程档案管理的认识逐渐加深，在实践中也采取了一些措施提高档案管理水平，但是 在档案管理当中仍然存在很多问题。这些问题主要表现在以下几个方面：
（1）档案材料收集不完整
档案材料收集不完整的问题在房地产档案管理当中最为突出，现在房地产企业没有在档案归档上建立起一套完整的体系，在档案材料收集上只注重综合性资料和建设中产生的一些资料，归档面非常窄，不能完全反应房地产项目建设的整个过程。一些与工程建设密切相关的资料常常被忽视，如配套工程档案、、地下管线、园林绿化等档案资料，这些也是房地产工程档案管理的重要内容，这些内容的缺失严重影响了房地产工程档案管理的完整性。
（2）档案管理人员的素质和能力偏低
档案管理工作水平很大程度上取决于档案管理人员的素质和能力，但是现在极少有房地产公司有专业的档案管理人员，从事档案管理工作的多数情况下是行政管理工作兼职的，主要是由办公室负责。由于不是专业的档案管理专业毕业的，他们在档案管理知识、能力、素质等方面的水平较低，由于管理能力和素质的限制，导致房地产企业档案管理无法做到详细细致，与当前快速发展的房地产开发产业严重不符。另外，由于非专业人员管理档案，房地产企业的档案编制比较混乱，根本没有按照档案的编制的要求编制档案材料，也没有按照规定建立详细的档案索引，档案的保存也是凌乱无序，查找起来非常困难。
（3）竣工阶段的档案管理常被人们忽视
房地产工程的档案管理应该贯彻于房地产工程建设的始终，但是在竣工阶段，档案管理人员往往认为档案管理已经结束，因此被房地产项目的管理者忽视。实际上在竣工阶段产生工程资料也不在少数，这些资料与工程建设的可以说是密切相关，由于部分建设单位，施工单位和技术检测单位及建筑材料供货单位之间相互拖欠工程款，有的相互以各自档案材料作为交换条件等情况发生，因而造成档案的归档出现停滞的状态，使档案资料残缺不全。即使是本单位的工作人员，对于竣工阶段的一些交付的档案资料，很容易被忽视，导致这材料无法及时归档。
二、房地产工程档案管理问题的对策
要想提高房地产工程档案管理的水平，必须分析这些问题形成的原因，在此基础上根据现有的资料采取针对性的措施，来解决这些问题，促进房地产工程档案管理的完善。
1.要重视档案管理工作
房地产工程建设的管理者负责人应该意识到档案管理的重要意义，重视房地产档案管理工作，在工程立项阶段就开始收集整理与本项目有关的工程建设资料，这样一方面能保证资料收集的完整性，使档案资料能够及时的归档，避免匆匆忙忙的开展档案管理工作引起的各种混乱的情况发生。另一方面，从项目的开始就进行归档工作能够保证档案归档的顺序性，减少后期归档整理的工作量。在这一方面，房地产开发企业要派专人负责档案管理工作，还要通过制度建设，强化对档案管理工作检查监督力度，并在企业的绩效管理中体现出来，用严格的奖惩制度激励档案管理工作者的积极性、责任心。
2.建立健全房地产档案管理制度
当前房地产工程档案管理中的问题与房地产工程档案管理制度的缺失密切相关，在房地产工程档案制度建设当中，应该对归档的程序做出详细的规定，使房地产工程建设的各个阶段的档案资料都能实现有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范和完整。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、监理单位、施工单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的前期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。在档案制度建设当中，责任制度的建设的最为关键，在责任制度建设中责任追究制度处于核心的位置，在明确各自的管理职责的基础上，企业应该明确规定档案管理人员应该承担的责任。
3.重视竣工阶段的档案归档工作
档案管理人员在房地产工程竣工阶段，档案管理人员可以与工程项目管理人员一起，按照建设项目档案管理的要求，按照分类和顺序，对工程建设的整个过程中产生的资料进行全面的检查、审核，确保资料文件材料的真实性、客观性和完整性。对于检查中发现的问题应该做到随时发现随时解决，尽可能的做到查漏补缺，保证档案材料的完整性。在竣工阶段的归档中要认真贯彻《建设工程质量管理条例》、《工程竣工验收备案制度》等文件中的相关规定，严把竣工质量关，把档案的验收、移交作为工程竣工工作的重要环节和内容来抓，做到工程竣工与档案归档工作的协调统一。在档案移交的过程中，建设单位应该按照档案移交的实际情况决定是否出具《建设工程档案合格证》，以保证档案移交和工程竣工工作的圆满完成。
1 社会保险档案管理工作的意义
社会保险档案是规范社会保险经办操作的首要载体。社会保险经办工作质量，直接影响社会保险制度是否能够健康运行。社会保险档案是社会保险办理和服务的记载，是考量经办工作是否依法进行的依据。无论是绩效考核、内部控制和外部监督都需要依托档案资料。
社会保险档案是服务参保对象的重要媒介。社会保险也是用人单位保履行义务和参保人员缴纳保险费用的一种历史凭证，通过此凭证，社保人员享受社会保险缴纳范围内的各种权益。随着社会保险事业的发展，广大参保单位和职工对服务的质量要求越来越高，维权意识不断增强，社会保险档案的记录与民众的社会保障越来越密切，记录着民众享受社会保险的详细内容，服务范围将逐渐的扩大。
做好社会保险档案工作是建立健全社会保障体系的重要保证。党和国家提出要建立全覆盖城乡居民的社会保险体系，保障人民的基本生活，这是构建和谐社会的毕本内容，也是实现中国梦和改善民生的根本。做好社会保险档案管理工作是提高社会保险部门服务质量的重要前提。社会保险档案管理也是社会保险事业发展的重要历史资料。通过对档案资料的整理和分析，可以为保险行政部门制定保险费用的收缴和保险服务的方式提供一些珍贵的历史资料，完善保险管理体制。
2 社会保险档案管理中的主要问题
档案管理制度亟待完善。社会保险项目管理制度的不断健全，保险项目的门类增多，办理社会保险的人数只能多，保险项目经办机构所形成的的各种图标、文件和凭证等数量越来越庞大，档案管理的难度增大，管理的范围增加，保管时间的延长和保存方式的多样化等，缺少统一管理的标准和规范。在繁杂的档案管理中，由于能力和技术有限，难免会出现各种问题。
档案信息资源共享程度不高。社会保险办理过程中需要大量的文件资料如身份证、死亡证和收入证明等都来自于其他社会职能部门。这些资料可以直接从这些部门单位的网上进行下载，大量的数据资料堆积造成了档案资料的膨胀，部分单位部门的档案信息形成封闭式的管理方式，档案资料得不到有效利用，造成资源的浪费。同时档案管理信息化程度不高，限制了档案信息的闲置浪费。社会保险机构本身的信息化程度不高，限制着档案资源的信息共享和信息利用。
档案信息化管理水平较低。当前，档案的存在形式主要是纸质为主，计算机信息档案为辅。纸质的档案占据了大量的空间，增加了档案管理的成本，在档案借阅是提供原件或进行复印时，很容易造成实体的损坏，纸质的档案调阅非常繁琐，档案的使用效率比较低。
档案资源利用不够充分。社会保险档案的管理方式比较单一，主要是档案的整理、归档、阅览、借出和复制。档案仅仅在机构内部和参保人员之间进行传递和借阅，档案跨部门之间的信息交流比较少，档案的利用性你比较差。档案管理技术的多媒体化、数字化和网络信息化水平比较低，档案的公开性和共享性难度大，档案的保密水平不够，不利用档案信息的利用。
3 加强社会保险档案管理的对策和建议
加强组织领导，建立健全档案工作体系。档案管理工作体系的建立，必须加强组织建设，形成统一领导和分级管理的方式，做好档案管理各个环节的协调和沟通，正确有效的落实档案管理工作目标。社会保险机构的各级主要领导要对档案管理工作高度重视，关系档案管理工作的现状和未来发展趋势，对档案工作进行详细、全面的部署，并将档案管理工作纳入员工考核的范围之内。县级以上的社会保险机构应该建立专门的档案管理部门和科室，配置专门的人员进行管理，制定专门的管理规章和设置专门的领导机构。
完善制度规定，实现档案管理制度化。为适应社会保险经办管理模式，建立一套完备的业务档案管理制度势在必行。系统化、标准化的档案管理流程和规章制度，可以大大促进档案工作水平的提高。人力资源和社会保障部与国家档案局正在制定《社会保险业务档案管理规定》，准备出台一套符合社会保险特点的专业档案管理制度，将在科学界定社会保险经办业务中所形成文件材料的归档范围、保管期限和分类方式等方面，为全国制定框架性的管理依据。
推进资源建设，实现档案管理信息化。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设。选择功能完善的档案管理操作系统，可以实现档案的轻松快捷著录、完整高效统计和快速准确检索。加强电子档案管理，对于相关协议服务单位联网结算，对通过Internet网上经办产生的电子文件进行档案管理，确保文件的原始性和法律效力。大力开展档案数字化加工，对现存的纸质、实物档案进行数字化加工处理，在业务窗口对档案资料进行前端扫描。
利用档案资源，提高档案服务水平。档案管理的根本目的是利用。档案利用是档案生命力最直接、最有效的体现。积极开展档案利用需求调研，确定服务对象和服务内容，提高档案利用服务的针对性。及时续编档案索引目录，方便各类利用者调用档案。深入挖掘信息资源，整理汇编政策经办资料，向社会公开现行业务文件。建立社会保险档案信息中心，与社会保险经办窗口、劳动保障电话咨询服务中心、劳动保障网等实现档案信息共享，建立社会保险档案服务网络，为社会各界提供社会保险档案信息服务。
参考文献：
[1]王庆悦.做好社会保险档案管理工作的思考[J].山东档案，2011（3）：56-57.
[2]王彦英.浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法[J].现代商业，2012（32）：123-124.
电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。
1 档案管理的目的和功能
“档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。
2 煤矿企业档案管理的特点
2.1 信息的广泛性
煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。
2.2 使用的频繁性
煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。
3 电子档案的最新发展和应用
电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”
1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。
4 电子档案与传统纸张档案的优缺点
4.1 电子档案的优缺点
电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。
其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。
4.2 传统纸张档案的优缺点
传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。
其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。
5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义
从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：
1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主，电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。
2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。
3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。
4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。
5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。
6）为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，以至于现代化设备不能充分发挥作用。
7）可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。
中图分类号：F 326 文献标识码：A
随着经济的发展和科学技术的进步，社会的环境也发生了改变。企业和事业单位都需要转变自身对于档案管理的工作模式，促使内部档案管理工作能够适应时代的发展。如今，档案管理应该发挥其现代化的意义，促进企事业单位的工作顺利发展。传统的档案管理还具有一定的优势，企事业单位需要将传统管理中比较劣势的部分摒弃，并汲取现代化管理中比较先进的管理理念运用到档案管理当中。档案管理一定能够在企事业单位的经营管理中发挥重要的作用。
一、档案管理基础条件
要实现现代化的档案管理，并不是一朝一夕能够完成的，需要综合考虑各种因素，在这些因素当中，有些还是实现现代化管理必不可少的条件，这些条件的具体内容如下：
（一）经济条件
管理现代化的实现首先就需要进行相关设施的建设，这便会涉及资金的投入问题。不管是所投入的设备，还是改善档案的保管条件，都需要大量的资金作为支撑，特别是建立数字化档案馆，所需要投入的资金更多。
（二）技术条件
实现管理现代化最重要的是先进科学技术的应用，所以也可以说科学技术水平直接影响了档案管理进行现代化的建设。
（三）社会档案意识
所谓档案意识主要是指人们对于档案的认知，也是人们的主观反映，从另一个层面来说也就是人们是否能够认识到档案自身的价值和对社会发展所产生的影响。此外，档案意识还包括社会对其的认识，这其中也包含了档案工作人员。档案意识在档案发展过程中发挥着重要的作用，需要相关工作人员进行档案知识的宣传，以使整个社会都具有档案意识[1]。综上所述，只有为档案管理现代化发展提供良好的基础条件，才能够使其顺利的完成，充分发挥其所具有的作用与意义。
二、现代化档案管理意义
（一）适应社会发展需求
知识经济与传统经济相比较存在很大的不同，主要表现为知识经济是否获得良好的发展并不是由资本、资源、技术等因素决定的，而是在于知识的不断积累与利用。同时，知识经济的发展是以信息产业为基础，其主要强调了信息服务的智能化、信息化[2]。所以，知识经济能够按照人们的需要提供相应的服务。
鉴于知识经济本身的特点，社会在信息方面的需求，信息技术快速发展，其带来了以下两方面的影响：首先，社会能够要求相关的信息部门利用其自身所具有的能力对信息进行处理与控制，并为社会提供更优质的服务；其次，相关技术的发展在一定程度上使信息发生了重大变革，这给信息部门带来了重大挑战。档案部门作为信息部门的一部分，应当采取有效的措施以面对所要到来的挑战。其应当采取现代化的管理方式，使档案信息转变成数字化信息，使其能够更好地为知识经济服务。如果档案管理工作不能够适应当今社会的发展，便不能够充分发挥自身的作用，档案管理工作也就变得没有任何意义。
（二）增强可持续发展动力
我国党和政府在进入21世纪以后，很快就提出了可持续发展战略，在一定程度上体现了人们生态和环境保护意识。该战略的提出是在不影响后代的发展的前提下，获得所需要的物质，其还强调了经济同环境的协调发展，使人类生存能够与自然达到和谐发展的目的，并让现实同未来之间相统一。
档案管理工作的可持续发展也是可持续发展战略的延伸。在档案管理方面落实可持续发展战略是很有的必要的，主要体现在以下两个方面：首先，其是人类在发展过程中新的构成部门，人们总体发展情况决定了档案管理的发展，并利用档案中的相关信息为人类提供相应的信息服务，为促进人类发展做出一定的贡献。其次，进行档案管理工作的主体主要是档案室，现阶段在档案管理主体方面存在很多问题，例如档案室内部结构过于单一、档案信息的不充足与社会需求之间所存在的问题、先进的设备、技术与低工作水平之间所存在的问题等，这些都是制约我国档案管理工作发展的主要问题与原因[3]。所以，如果在其现代化发展过程中只是借鉴国外的发展模式和经验，没有先进的设备与技术作为支撑，将会使我国档案事业完全落后于我国社会的发展。
（三）带动国民经济发展
我国经济与社会两者之间的发展是一个整体，在这个整体当中，虽然每一个环节之间都会互相产生影响，互相制约，但也是不可分开的，形成了一个统一的整体。档案管理工作在我国社会与经济两者发展过程中具有重要的意义与作用，是其发展过程中不可或缺的重要组成部分，档案管理工作的发展也会在一定程度上受到其中各个环节的制约，其也会对我国社会与经济发展产生一定的影响。这种互相影响、互相制约不仅是确保我国档案管理不断发展的重要保障，也是其同我国社会、经济和谐发展的重要依据[4]。
自从实施了改革开放政策，我国在现代化建设方面得到快速的发展，使我国经济得到了崛起，社会不断进步。档案管理工作是同其他事业共同发展的，如果不在现代化建设过程中注重自身的建设，那么便会失去发展的动力，远远落后于社会的整体发展。因此，应当加强档案管理工作的现代化建设，为社会提供所需要的相关档案信息，促进经济的发展。此外，档案管理与我国社会的协调发展，充分发挥档案管理工作的促进作用，以便使社会经济达到理想水平。
三、优化档案管理工作的措施
（一）创新档案管理观念
为了最大限度地发挥档案管理的作用，档案管理部门需要转变自身的传统思想。档案管理人员在解放自身思想的同时，要学习先进的档案管理理念，重新认识到档案管理对于企事业单位的意义所在[5]。现代化的企业管理注重科学发展观，其应该符合国家的战略要求。档案管理工作当中也应该将为人民服务作为工作的核心内容，并从人民的角度来进行档案的信息管理工作。档案管理的创新也需要走为人民服务的路线。人们能够从档案管理部门查询企事业单位的公开信息，了解政府的最新动向和政策变化。新的时代造就了新的科学技术，信息化技术的出现正符合了档案管理的创新发展。档案管理应该与信息化技术相结合，以现代化的管理手段来保存信息，促使信息的完整。档案管理部门需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系统，并将档案管理所收录的信息进行有效的利用，充分发挥其价值。档案管理人员在工作当中就能够了解怎样才能高效利用档案信息，促使档案管理工作更加完善。
（二）规范档案管理工作
目前状态下，档案管理工作并不乐观。档案管理部门的工作人员经常会出现工作中的失误，造成档案的重复收录或者对档案的整理较为杂乱[6]。为了使档案能够实现其现实意义，档案管理部门需要规范自身的管理工作，促使档案管理更加标准。首先，档案管理部门需要保障案卷的完整性，在收录档案信息的过程中，管理人员要检查好卷宗的数量以及质量，并按照规定的标准来收录档案信息。管理人员还应该为卷宗进行明确的编码，以便于工作人员的后期查询。其次，档案管理人员需要利用现代化的管理技术，将纸质版的档案尽量转化为电子档案。在电子档案的管理过程中，将电子信息按照一定的检索系统归纳起来，以便于在查询档案信息的过程中，只需要输入简单的关键字，就能够找到相关的档案。最后，档案管理部门所确立的档案一定要符合国家的规定和要求。我国已经对档案管理工作作出了具体的要求，并明确指出了一些比较重要的、但不需要归档的文件处理办法。规定中指出，对于该类文件需要立即销毁，并不准档案管理人员透漏关于文件的任何信息。
（三）增强档案管理功能
档案管理部门的领导者需要重视档案管理工作，并在选择档案管理人员的过程中提高标准。提高了档案管理人员的素质，才能够更好地优化管理人员的结构。档案管理工作应该设置专门的管理人员，每个人需要负责的档案功能不同，其所执行的义务也不同。档案管理人员要学习先进的服务意识，并将为人民服务这一理念贯穿整个工作流程当中，就能够提升档案管理的工作质量。除此之外，档案管理部门需要为管理人员提供培训的机会。良好的学习培训机会能够使档案管理人员接触到更加先进的管理理念和管理模式。管理人员学习了更加专业的技能以后，就能够提升自身的专业素质。对于管理人员素质的培养也是为了转变其服务意识，树立起工作的责任心。
如今，档案管理已经被赋予了非常重要的责任和地位，其所具有的意义也受到广大人民的热切关注。档案管理部门需要做好管理工作，并加强对档案管理体系的建设。档案管理部门的管理水平提升直接关乎到档案是否能够发挥其巨大的效用。总而言之，我国的档案管理部门需要加强对于档案的管理力度，并提升管理人员的素质，促使档案管理的工作效率和工作质量都能够稳步提升，使档案实现其真正的社会价值。
参考文献：
[1] 林红，李冬.推进档案管理现代化的意义与措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.
[2] 王大伟.计算机技术对推进档案管理现代化的意义[J].黑龙江史志，2015，02（05）：128.
[3] 陈艳平.关于档案管理现代化的思考[J].黑龙江档案，2015，01（03）：77.
