时间：2023-06-26 10:18:44
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进入数字时代以来，整个世界在激烈的竞争中不断前进，信息化的程度包括信息技术水平的提高、信息产业的发展、对信息资源的占有和利用，已经被当作衡量一个国家综合国力的一个重要尺度，也是衡量竞争能力的核心要素。因特网的快速发展和计算机功能的增强，变革信息存取方式的时机已经来到，用数字处理方法能简便地实现用模拟技术很难实现的功能，这使得“数字化”概念更易于为人们所接受。“数字网络”、“数字音频”等与数字有关的名词逐渐成为人们现代生活中的常用名词，“数字化”不仅成为一种流行，也逐渐成为一种趋势，档案馆的形式也因此发生了重大变化。适应这种变化的需求，“数字档案馆（Digital Archives）”的概念应运而生。随着技术的日臻成熟，数字化办公的日益普及，数字档案馆从理论研究中跳了出来，逐渐成为一种社会实践，我国部分中心城市已经创建了数字档案馆。鉴于此,笔者认为有必要对“数字档案馆”进行概念性的分析。
一、概念的对比
近几年来，被提出来的与档案馆未来连在一起的相关术语有很多，如电子档案馆（electronic archives）、虚拟档案馆（virtual archives）、数字档案馆（digital archives）、全球档案馆（global archives）等。
但人们在使用这几个术语时常常混淆不清，以下就是几种表述：
“电子档案馆”亦可称为“数字档案馆”、“虚拟档案馆”或“无墙档案馆”，它不是一个实体机构、一个存放地的概念，可以把它的基本含义解释为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”。①
数字档案馆（Digital Archives）实际上就是电子档案馆（Electronic Archives），它是随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生的一种新型档案馆。②
虚拟档案馆（Virtual Archives）,又可称为无墙档案馆（No Wall Archives），指的是一种虚拟的档案馆信息环境。③
从这些定义中不难看出，我国档案界对数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆、无墙档案馆等新名词的使用还是比较混乱的，常常是各个名词混同使用，因此，本文先对这几个概念进行辨析：
1. 无墙档案馆
无墙档案馆与无墙图书馆有着相类似的特征，从图书馆学中对“无墙图书馆”的定义和描述中可以看到，“无墙图书馆”这一概念是从用户感觉的角度来刻画网络化的特征，网络的信息传递方式突破了时间的限制和地理的障碍，使得用户觉得就像在使用一个没有围墙，没有借阅的时间限制的图书馆一样。在这个方面，无墙档案馆在很大程度上与之相同，这个概念主要强调了在档案信息利用上时空界限的突破。目前，无墙档案馆这一概念使用得较少。
2. 虚拟档案馆
在很多场合，“虚拟档案馆”的“虚拟（virtual）”与“虚拟实在”或者“虚拟技术”（Virtual Reality）是等同使用的。许多对虚拟档案馆的定义都以虚拟实在技术作为主要用词。实际上，虚拟档案馆应该是与实体的传统档案馆相区别而提出来的，“虚拟档案馆实际上是‘利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式’，”④是对分布于各地、各种档案信息进行动态搜寻相联结的存在。虚拟档案馆与实态档案馆是两个相对的概念，虚拟档案馆是一个动态的，开放的网络信息环境。虚拟档案馆和无墙档案馆则有相似的涵盖范围，只是它们各自强调的侧重点稍有不同。
3. 电子档案馆
电子档案馆是个使用频率相当高的名词，这种状况主要是受了“电子文件”的影响。“电子档案馆”中的“电子”主要是指作用于信息的技术性质，电子档案馆指针对有永久保存价值的电子档案进行保管、控制和利用的一种专门机构，那么，我们可以简单勾划出电子档案馆的形态：电子档案馆是存储以电子形式存在的档案，广泛提供利用的系统，其物理意义上的实体是计算机硬件设备，特别是存储设备，包括可与计算机暂时脱离的磁盘、光盘等存储设备以及与计算机相连的硬件载体，它不具有虚拟性的特征。
4. 数字档案馆
人们总是把电子化和数字化当成同一概念来使用，并不对它们进行仔细的区分，然而，从严格意义上，电子化和数字化两个概念是有区别的。在计算机科学中，电子信息包括了模拟信号和数字信号，所以，数字信号是被包含在电子信号这个概念里的，电子化的内涵大于数字化。由于数字化信息在电子化信息中所占的比重越来越大，人们已逐渐视两者为同义词。由此，大多数时候，电子档案馆和数字档案馆也被看作是同一事物。但随着技术的发展，数字信号完全有可能不再依赖电子技术，那么，更不能将它们混为一谈了。我们说，“数字档案馆”这个概念中的“数字”强调的是电子媒介上信息存在形式。数字档案馆是指依附于数字化技术，把文字、声音和图象转化为数字形式，采用数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理的存在系统。正因为这样，数字档案馆是目前应用最为广泛的一个词。
二、数字档案馆含义的界定
数字档案馆是一个正在不断发展的新概念，我们可以先对数字档案馆进行预测性的讨论，勾画出它的主要特征，应避免下定义过早导致概念的固化。
所谓数字档案馆，是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术等现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，提供网络检索和利用服务，实现超大规模资源共享的数字信息系统。它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境。从广义上讲，数字档案馆建立在档案馆自动化的基础之上，实现了自动标引、自动著录、自动检索、自动统计等活动，不仅能使本地和联机用户查询利用直接形成于计算机系统的数字档案，而且还可以利用经过数字化处理的传统馆藏的数字化信息，它是连接了众多档案信息源（包括文件形成部门构建的数据库信息系统）的广义信息系统，既是用户与信息源的接点，也是信息源与信息源的节点。
在图1中反映了数字档案馆的概念构成。
图1
与传统档案馆相比而言，数字档案馆具有以下主要特征：
1. 数字档案馆的文化性质没有改变
同样，数字档案馆的的文化功能依旧保持。数字档案馆的建立使得档案馆实现由完全的实体保管模式向智能管理模式的改变。在数字档案馆的环境下，档案馆将特定区域范围内的所有档案归入其管理范围，对各种各类的档案进行监督和控制，不仅包括政府机关行政档案，也包括企事业单位、私营企业、社团、甚至个人的档案，使档案馆真正成为集中统一管理具有社会价值的各类档案的文化事业机构，实现保存社会记忆的功能。因此，数字档案馆的文化性质不可能改变，也不会改变。
2. 馆藏内涵发生变化
数字档案馆所拥有的完整的的馆藏含义应该是“实体馆藏”+“虚拟馆藏”。馆藏的内涵要求数字档案馆除了收集数字形式的信息，还需要把原有馆藏的文字、声音、视频信息等都实现数字化的转化和处理，将各种信息以计算机可处理的字符编码形式或图像形式、多媒体形式存贮在计算机存储设备上。数字档案馆不可能置档案馆原有的馆藏资源而不顾。所以，从宏观的档案馆收藏内涵角度来看，馆藏一方面包括实际拥有的传统馆藏的数字化形式和各类数字格式的馆藏，即“实体馆藏”，另一方面还包括连接在数字档案馆上的外部档案信息资源，即相对的“虚拟馆藏”。数字档案馆勿须存贮庞大的数据库的备份，馆藏不再是实体意义上的集中保管。数字化的馆藏可连接成网，用户通过远程登录利用信息，极大地改变了传统档案管理中一直努力的文件就近保存的处置方式，可避免档案馆馆藏之间的不必要重复。
馆藏内涵的变化，使得传统档案馆的发展目标也有所不同，原有的旨在构建一个庞大的本地馆藏目标需重新考虑；馆藏的评价标准也需要重新界定，实体档案的收集质量不再是决定性因素，大量高质量的数字化档案将成为评价优劣的重要方面。
3. 服务方式的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的方式。相较之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D・比尔曼在第十三届国际档案大会辅导报告《虚拟档案》一文中所说的那样：“虚拟档案出现之时也就是用户不论到哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。”⑤借用图书馆学的用语就是，数字档案馆的服务是一种“用户驱动”的服务模式，简单的说，就是以用户为中心。而且信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，同时还能够加工各种视频、音频信息。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理、检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索则是动态的，数字档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
4. 业务工作内容的变化
尽管数字档案馆与传统档案馆在许多任务和业务活动上都很相似，但由于其保管对象的变化，数字档案馆的业务工作几个环节也发生了变化，档案管理从手工操作逐渐向自动化转变。传统档案馆中由人工开展的编目、标引、检索、统计工作，在数字档案馆环境下，可借助计算机应用系统自动进行。从事档案收集工作的人员将不必逐户上门征集，只需轻敲键盘，文件形成者的信息材料瞬间即可征集进馆。在馆藏建设方面，数字档案馆要求选择合适的数字化信息形式的同时，还要对原有馆藏实现数字化，其工作内容包括了数据库的建立、控制和网络系统的维护。传统档案馆在利用服务业务范围方面包括了帮助用户查询档案信息及相关资料，指导用户使用档案馆信息和建立登记用户使用档案反馈情况登记；而数字档案馆除了需要实现电子检索之外，还要建立面向用户的交流界面，以便用户自主地查阅利用数字信息。另外，数字档案馆的鉴定工作有所扩充，在内容鉴定基础上又加入了技术鉴定的工作内容，对电子文件的可读性、可靠性、有无病毒感染及载体状况等方面进行技术上的检测。
5. 社会角色的变动
档案馆员社会职责的变化同社会的发展息息相关。在人类社会逐渐演变的同时，档案馆的社会角色也有所改变。20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段，人们逐渐摆脱了档案为保管而保管的社会意识，档案工作人员的自我定位从单纯意义上的保管者转向了信息的提供着。而如今，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员将再度发生重大变化。接收档案不再是数字档案馆的唯一功能，它将主要实行对分散的信息集中控制并便于公众利用的职能，所以档案馆员的主要职责是：①管理信息资源；②分析和组织信息资源；③提供和传递信息；④为用户利用信息提供咨询。也就是说，档案馆员将成为关注档案信息的完整、准确和可靠，履行对信息的监督、传递、控制职责的资源开发者。
注释:
① 冯惠玲.无纸收藏――《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯.1998，（2）.
② 王宇晖等.对传统档案馆未来形式的认识.档案.1999，（6）.
《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)是国内档案界关于电子文件管理最权威、最基础的标准，各地出台的有关电子文件管理的地方性标准和法规几乎都是以此为蓝本制定的。在这个标准中，电子文件被定义为：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
这是一个非常宽泛的定义，在这个定义下所有计算机中的文件都是电子文件。现在任何一台个人计算机中都至少有十几万个这样的文件，更不要说大型的服务器和存储系统。显然，把如此多的文件纳入档案管理的范围是不适宜的，也是一项无法完成的任务。
应该说在这里我故意混淆了概念，我所说的“计算机中的文件”是指计算机科学中的文件概念，而不是文书学、档案学中的文件概念。作为一个档案行业的标准，《电子文件归档与管理规范》中的“文件”确实更可能指向文书学、档案学中的文件，而非其他学科中的相似概念。但由于《电子文件归档与管理规范》没有定义“文件”这个概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴来风。事实上，我的确怀疑标准中的“文件”的含义更多地来自计算机科学。
在标准中还有关于电子文件分类的规定：
电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链接文件；P——程序文件；D——数据文件。
如果说文件概念还存在歧义，那么这个分类标准毫无疑问是计算机科学的。只有计算机科学中的文件我们才能严格按照这个分类划分，而一份文书学、档案学意义上的文件往往是上述多种类型的混合。
或许有人会说，对于一个事物的类别可以从多种角度划分，在文书学和档案学中，我们对于文件就是按照文种、行文方式甚至载体类型等多种角度划分的，对于电子文件这种与计算机密切相关的文件形态，引入计算机科学的分类方式也不无道理。
必须承认，这种反诘是有力的，我的本意也不是讨论目前档案界普遍流行的关于电子文件的定义和分类是否科学。但是这种定义和分类至少在档案学角度上是不够清晰的，或者说它离我们熟悉的、实践中必须使用的概念、术语是有距离的。实际上，在对于电子文件管理对象的研究乃至整个电子文件管理的研究中一直存在着的一种泛技术化的倾向，即过于关注电子文件管理所需的计算机技术细节，而忽略了从档案学角度去理解、研究电子文件；专注于从电子文件本身孤立地进行研究，而忽略了在档案工作大背景下讨论电子文件管理与传统档案管理的关系。这种泛技术化的倾向在研究中未必不是一个必须的阶段，但是在实践中则造成了很多的问题。
二、泛技术化倾向给电子文件管理实践带来的问题
1、电子文件与传统载体档案的关系复杂
电子文件是一个单独的档案门类吗?还是它仅仅是传统档案的一种不同形态?
档案界在最初研究电子文件时是把电子文件作为一种新型载体的档案来看待的，现在虽然我们已经认识到电子文件与传统档案相比绝不仅仅是载体形式的变化，但是在管理中依然存在着把电子文件作为特殊载体档案来管理的趋势。这种趋势是有其传统的，在档案管理的历史上不断有新型载体档案的出现，如照片、音频、视频档案等，这些新型载体档案最终都衍生为一个专门的档案门类，有着独立的编号、独立的目录和独立的保管要求。但是电子文件与过去那些新型载体不同，无论照片还是音频、视频，它们与更传统的纸质档案之间虽然在内容上存在着千丝万缕的联系，但彼此之间是补充关系，纸质、照片、音频、视频可能同时用来记载一个活动，但是它们的具体内容和表现形式各不相同。但电子文件与传统载体档案的内容和表现形式可以完全相同，呈现出一种替代关系。
如何在档案管理中把握这种关系呢?一个现实的问题是，当我们接收一个单位的传统载体档案和电子文件时，电子文件的目录是应该单独建立数据库还是并入传统载体档案目录数据库?如果单独建立电子文件数据库，那么同一份文件既有传统载体又有电子文件，在档案统计时如何计算?这些都是电子文件管理的细节问题，但是尴尬的是在档案界对电子文件进行的大量研究中我们很难找到这些细节问题的答案，甚至是解决思路，而这些细节又恰恰是我们开展实际工作必须解决的问题。
2、电子文件管理的指导和实践之间存在错位
在所有关于电子文件管理的政策、标准、规定中，都把电子文件以及电子文件归档后产生的“电子档案”看做是真正意义上的文件、档案。而在实践中，几乎所有的地区和单位都依然把传统载体档案当作真正的档案(即便它是根据“双套制”原则由电子文件生成的)，而电子文件仅仅作为这些传统载体档案的一种更为方便利用的形式。换句话说，如果我们把所有的电子文件看成是传统载体档案经过数字化加工而形成的电子副本丝毫不影响工作。究竟是电子档案还是传统档案的电子副本，表面看起来是个定义问题，是个看问题的角度问题，但实质上这个问题关系到我们电子文件管理研究和实践的重点应该放在哪里。
3、跛足的“双套制”
现阶段电子管理的一个重要原则就是“双套制”，即“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。这个原则从一出台就在学术界饱受诟病，被指为保守、落后，阻碍电子文件管理的发展。如果说学界的批评还多少包含理想化的成分，显得有些激进，那么在实践中“双套制”带来的困难已经开始真正阻碍电子文件管理的发展。现有的“双套制”是不彻底的双套制，仅仅是片面强调电子文件的纸质化，而没有把传统载体档案的数字化与之结合起来。这就使得传统载体档案特别是纸质档案和电子文件不是严格的一一对应，一方面很多纸质档案没有电子副本，男一方面并不是所有的电子文件都生成了纸质版本。传统载体档案与电子文件并存但不能一一对应，这种不彻底的“双套制”无论对于机关档案室对电子文件的保管和利用还是对于将来向各级档案馆的移交都带来了很多问题。
三、从实践角度对电子文件管理对象的再认识
电子文件管理是信息时代档案工作面临的最严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务，对此我们必须有清醒地认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。开展电子文件管理实践的首要问题就是要明确电子文件管理对象，根据电子文件的不同性质和特点有针对性地开展工作。
我认为纳入档案管理的电子文件可以大体上分为三类，即原生性电子文件、电子副本和资料性数字信息。
原生性电子文件是指在计算机中产生，并且在实际业务活动中本身具有法律效力的电子文件，或者说是符合《电子签名法》的要求，能够直接被法庭采信的等同于书证的电子文件。只有这类电子文件是真正意义的电子文件，或者说是当前电子文件管理学术研究中真正关注的电子文件。只有这种电子文件才需要我们去前端控制、去全程管理，需要我们运用IS015489、IS023081的原则，需要我们记录多达百项的元数据来确保其真实性、完整性和有效性。这种类型的电子文件在我们身边随处可见，从自动取款机提款到各种电子消费，从企业网上年检到网上申报纳税，这种电子文件在社会生活中发挥着重要作用。但是从档案管理的角度来看，或者更明确地站在档案事业的主体——档案馆的角度来看，这些电子文件并不是重要的档案，甚至绝大多数都不在接收进馆的范围内。虽然不进馆的定期档案我们也要管理，但是对于电子文件管理而言长期保存才是难题所在，而对于短期保存我们完全可以相信技术部门有很好的解决方案。
电子档案存在的现实是档案法规必须面对的事实。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中所称的档案应当对电子档案给以明确的表述。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。在档案法定定义中，对档案的形式列举了“文字、图表、声像”三种形式，虽然也提到了“……等不同形式”，好像也可以将电子档案包括在其中，但这似乎仅仅是出于立法技术的考虑，以便使法律具有必要的灵活性和稳定性，它并不表明不需要对电子档案给以明确的表述。因为电子档案的大量产生已经成为现实，取代纸质档案只是时间的问题。但是，电子档案是一种完全不同于以往任何载体形式的档案。“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号”，“人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以读出这些信息”，而电子档案的信息是非人工可以识读的，“电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，将输入计算机的任何种类信息都转换成二进制代码，即只用若干个0和1来表示。”“只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。”①电子档案实质上是一种以0和1的数字代码形式存储在磁盘和光盘等载体上的档案。它既不是文字形式，也不是图表和声像形式，而又可以将文字、图表、声像等形式全部包括在其内。电子档案应该是对国家和社会有保存价值的档案的组成部分，而且将成为主要组成部分。如果还将电子档案划入“……等不同形式”中，不在档案法定定义中给电子档案以明确的表述，那么将会使电子档案工作处于无法可依的被动地位，不利于国家对电子档案的管理和积累。
二、“直接形成的……历史记录”这一表述档案概念的术语还适不适合电子档案?
《档案法》在表述档案定义时，使用了“直接形成的……历史记录”这一指明档案最基本属性的术语。虽然这里并没有用“原始记录”和“原件”等概念，但谁都清楚“直接形成的……历史记录”指的就是档案是“原始记录”，是“原件”而非复制件。如在吴宝康教授主编的《档案学概论》中把档案定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”，简述为：“档案是原始的历史记录”，并认为：“原始记录性乃是档案的首要的根本的屑性”，“所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份。”②陈兆、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》把档案定义为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其各种方式和载体的历史记录”，简述为“档案是原始的历史记录”，他们也认为：“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③尽管学术著作的档案概念不能与《档案法》中的档案概念混为一谈，但是档案是原始记录、是原件的意思应该是相通的。而且，陈兆、和宝荣教授的档案定义与档案法定定义是基本相同的，并在简述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，电子档案的出现却冲击了这种观点。电子档案是不是“直接形成的”，不好回答，但有没有“原件”的问题，似乎已经有了清晰的答案。不管是物理归档还是逻辑归档，电子档案都很难再保持“原件”形式。先说物理归档，只要脱机保存，得到的必然是复制件，而不是计算机上原来形成的原件。逻辑归档虽然仍保留在原形成的计算机上，但因其可能被随时修改删除，而不得不进行数据备份，这数据备份就是复制。而且即便是不进行数据备份，随着时间的推移，计算机老化或更新换代，仍需要进行数据迁移，而所有的数据迁移，实质上都是复制，结果得到的还是复制件，仍不是“原件”。电子档案的这一特性，使保持其“原始记录性”成为悬而未决的难题。它不仅使《档案法》中的档案定义难以包容，而且也给其如何表述出了难题。
三、电子档案给档案的开放与公布出了难题
按照《档案法》的规定，档案的开放与公布是两个不同的概念。“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。“档案的公布是指由国家授权的档案馆或机关，依法将可以向社会开放利用的档案的全部或部分原文，或者档案记载的特定内容，通过报纸、刊物、图书、声像、电子出版物发表、电台和电视台播放、公众计算机信息网络传播以及公开出售、展览、公开陈列等形式，首次向社会公开，使社会知晓的行为。”④两者的区别就在于首次向社会公开。对档案的开放与公布的规定，很显然是针对档案馆保管的纸质档案而制定的。然而，随着电子档案的进馆和馆藏档案的数字化，情况则发生了变化，使档案的开放与公布出现了矛盾，电子档案的开放与公布变得不再好区分而合二为一了。电子档案信息主要是靠网络传播的。对于利用者来说，如果他不是非要到保存电子档案的所在地去利用档案，他利用电子档案的惟一途径就是计算机信息网络。而如果人们不是通过网络利用的话，那么电子档案的优越性就显不出来了。然而，这就带来一个问题，对于电子档案来说，它的开放与公布是同时发生的。因为《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十三条规定，档案公布可以“通过公众计算机信息网络传播”，这时，开放即公布，两者没有了区别。但是，由国有档案公布而引起的纠纷是要档案馆来承担的。在保管纸质档案为主的情况下，档案馆可以采取消极办法，不管能不能引起纠纷的档案一律不公布。但是对电子档案来说就会出现矛盾和问题：一是利用者不会再出现任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案的现象，但是却将原来利用者任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案可能造成侵害国家利益和公民合法利益的风险转嫁给了档案馆；二是档案馆要避免上述风险，即使采取身份认证、访问控制和声明开放的档案是未公布的档案等措施也无济于事。因为对利用者来说他利用的是档案法规规定的档案公布途径传播的档案信息，是已公布的档案信息。档案馆惟一有效的做法是不开放这些有可能引起纠纷的应开放的档案，但这样做又有违反档案开放法规之嫌；三是档案法规关于档案开放与公布条款的规定，使电子档案的开放与公布处在两难的矛盾境地，如果默许电子档案开放与公布是同时进行的做法，又会使档案法规关于开放和公布的规定陷入尴尬的境地。
四、电子档案同等效力的问题
《实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微晶代替原件。档案缩微晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。这条规定的出发点主要是为了保护档案原件的完整与安全，并对提供社会利用档案应以缩微品和其他复制件等代替原件及档案复制件的法律效力做出的规定。然而，电子档案的产生，却带来了问题，其一，正如上文所述，电子档案已难有“原件”的概念，而且不论是物理归档还是逻辑归档，最后都要脱机进馆，也就是说档案馆所保存的电子档案不可能有电子档案的“原件”，而都是复制件。即使按照《电子签名法》的规定被视为满足法律法规规定的原件形式要求的电子档案，本身也是复制件，只不过是赋予了与原件同等的效力，从理论上说并不是原件。没有了“原件”，“档案……其他复制形式”，“具有与档案原件同等的效力”的规定对电子档案就没有了意义；其二，接收进馆的电子档案和馆藏档案的数字化档案，实质上它们都是档案的复制件。而对这样的档案复制件，现有档案法规规定很难使其具有与原件“同等效力”。不论是从档案室脱机得到的上述电子档案，还是在档案馆计算机网络上得到的上述电子档案，它们都是档案复制件。对这些档案复制件，如果要在其上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，按照《电子签名法》的要求，必须对其进行加密处理，加密与解密都是一个比较复杂的技术问题。而对档案收藏单位来说，要在电子档案上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，不仅在技术操作上有比《电子签名法》的规定复杂得多的问题，还有《电子签名法》规定范围之外的电子档案“同等的效力”的问题，还有如何保证电子档案就是与原件相同和证明其没有被修改等等问题。如果不能针对电子档案的特性，在档案法规中做出相应的规定，就很难发挥电子档案“与档案原件同等的效力”。注释：
①冯惠玲：认识电子文件《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之一，档案学通讯，1998(1)
②吴宝康主编，档案学概论，北京：中国人民大学出版社，1988．1：32-41
[3][4]聂云霞.国家层面数字资源长期保存策略研究[D].武汉：武汉大学，2014.
[5]Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years[EB/OL].[2016-12-27]..
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
（一）电子政务系统档案管理基本情况
电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。
上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：
一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。
二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。
三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。
（二）电子政务系统中档案管理存在的问题
如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：
一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。
二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。
二、解决电子政务系统档案管理问题的措施
针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：
一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。
二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。
“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(Public Reeord 0ffiee)．即英国的国家级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用
在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵
l从新公共管理角度来看
自20世纪8O年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：
1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织
所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。
公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。
1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务
“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：
1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作
1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”
基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开
2从电子政务角度来看
在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。
由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动
2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展
公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。
2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持
公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。
2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子 档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。
2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务
在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务
在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。
在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。
3从知识管理角度来看
知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化
3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能
经济全球化的发展以及我国成功加入WTO．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。
目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作
从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(KnowledgeBase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论
知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌
3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能
在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(Expert System)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。
知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：
3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。
3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。
2000年5月，被誉为我国“第一个数字档案馆”的深圳数字档案馆建设正式启动。2003年8月，青岛市数字档案馆率先投入运行。自2002年以后，杭州市数字档案馆、天津市泰达区数字档案馆、江苏电力公司数字档案馆等项目相继开展，数字档案馆建设全面铺开。2010年6月，国家档案局《数字档案馆建设指南》，从总体要求、系统功能要求等5个方面对数字档案馆建设进行了叙述和说明，为其规范化建设提供了重要依据。2011年1月，数字档案馆建设被列为全国档案事业发展“十二五”规划的发展目标。
2004年10月，安徽省在全国率先启动的省级电子文件中心建设受到各方瞩目，被《人民日报》誉为档案传统管理向现代管理的重大变革。同年10月，江苏省档案局提出“2008-2010年全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”。2004年12月，江苏省常州市电子文件中心正式运行，成为市级电子文件中心的典型。2005年1月，苏州张家港市电子文件中心成为国内首家县级电子文件中心。此后，许多省、市的电子文件中心投入建设并显出燎原之势。2007年4月，国家档案局在常州和合肥召开了全国电T3C件中心建设经验交流会，标志着电子文件中心建设达到了一个。
数字档案馆与电子文件中心关系辨析
数字档案馆与电子文件中心建设取得了一定成果，也存在一定的问题。主要问题在于应该研究和明确二者的关系，说明它们在电子文件管理中扮演的角色有何区别，在社会中的定位有何差异?二者的关系理不清，实践建设就会出现偏差，例如当前存在的缺乏统筹、多头无序，定位不明、关系不清，模式各异、功能效果各不相同等问题。
1 已有的对二者关系的阐述
阐明数字档案馆与电子文件中心的关系，首先要基于定义基础之上。但二者尚未形成精准的、被普遍接受的定义。对数字档案馆属概念的定位，有信息系统、网络系统、一种信息获取方式等，所述内涵与外延偏差较大，缺乏科学定义的应有之义。实践上基本“停留在馆藏数字化和建立档案网站阶段”，例如深圳数字档案馆真正实现的是馆藏的数字化及其管理，缺乏电子文件管理的应有之义。电子文件中心一般被描述为“在电子中产生的电子文件数量急剧增加的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。”该描述没能揭示本质内涵及与其他“电子文件保管、利用中心”的种差关系。
在定义尚不精准的前提下，目前关于数字档案馆与电子文件中心的关系有如下一些主要观点：数字档案馆是档案信息化建设的高级形式和中长期目标。在不能一步建立数字档案馆的情况下，近期先建立电子文件中心，而后以此为基础建设数字档案馆；电子文件中心是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子政务各系统的桥梁和纽带；电子文件中心是政务办公自动化系统和数字档案馆的中间过渡阶段；我国数字档案馆一直未能妥善解决的电子文件在线接收和存取问题，有望通过电子文件中心的出现得以解决。
2 笔者对二者关系的认识
笔者认为，从核心本质上看，从长远发展上看，数字档案馆与电子文件中心从内涵到外延并没有什么差别。它们都是电子时代的新型文档管理机构概念，其实体除了人物之外还包括电子文件管理系统并且该系统是其建设的主体，建设的最终目标都是为了解决电子文件的管理问题。作为新型文档管理机构，它们根植于档案界的土壤但必须冲破传统档案工作领域，成为跨领域的、能够实现全程管理功能的整体运作的系统。
既然二者没有差别，为什么会存在名称上的差异呢?笔者认为，是源于从不同角度对于同一新生事物命名而形成的不同名称。数字档案馆是在文献机构强调面向社会服务的过程中、尤其是数字图书馆取得较大进展的推动之下形成的名称；电子文件中心则是在办公自动化、电子政务建设和政务公开政策的推动之下形成的名称。从实际运作情况看，数字档案馆强调通过公众互联网络以数字化手段为利用者提供方便、快捷的档案检索与查阅服务；而电子文件中心大多将功能嵌入电子政务网中，承担着保管政府机关电子文件以及网上文件信息的功能。数字档案馆侧重于面向社会服务；电子文件中心侧重于为电子政务服务。无论如何，二者的本质是相同的，只是实践中根据建设需要所选用的名称不同。数字档案馆易于得到社会公众的关注和认可，电子文件中心是为了向电子政务靠拢。不同的名称，有利于向不同的部门和对象推广新型档案理念，以求得到相关发展经费，获得更多的发展机遇。
在未来的建设中，数字档案馆与电子文件中心这两个概念理当二而存其一，保留一个淘汰另一个，从字面上看，笔者更加认同电子文件中心这个概念，它简单明了，既表达了以电子文件管理为核心任务又体现了与电子政务的天然联系。其定义应该是：以电子文件管理系统为主体，通过网络对电子文件等数字化档案信息实现全程管理与社会化服务的新型文档管理机构。
数字档案馆与电子文件中心未来发展
1 理顺文件与档案管理流程
探索数字档案馆与电子文件中心的未来发展之路，必须克服当前的外延式技术应用模式，对其内涵和价值进行彻底的思考和追问。电子文件中心(数字档案馆)要想最终解决电子文件管理问题，首先要建立在理顺国家整体文件流程的基础之上，克服当前文档分治的局限，实现真正的文档一体衔接。
理顺文档管理流程要从整体上进行根本陛思考，对电子文件管理活动进行系统分析和科学整合，将文件“从生到死”、“从头到尾”的整个流程全面而系统地管理起来。笔者主持的一项国家社科基金项目中提出的“保存即归档模式”，对电子公文的管理过程进行了根本胜思考，适用于电子文件中心建设。这种思考付诸实施的结果将导致政务流程的再造。机构由传统的以职能为中心的管理模式向以流程为中心的管理模式变革，打破职能部门的狭隘视野，从全流程的角度管理机构文件活动，提高机构的整体绩效。为此，电子文件中心不应该是档案机构的改良，而应该是这种再造后催生的新的管理体制下的新型管理机构。
2 兼具管理、技术与服务功能
当前数字档案馆与电子文件中心建设在功能上都不完善：数字档案馆侧重于面向社会服务，前端管理薄弱；电子文件中心侧重于为政府服务，长久保管功能薄弱。在未来发展中其功能必须得到完善。如表1所示，未来真正的电子文件中心应是建立在整合了当前传统档案馆、信息中心、数字档案馆和电子文件中心等机构基础之上，兼具管理、技术、服务功能于一体，同时面向社会和政府进行服务的机构。它一方面要实现政府信息资源共享，对国家中产生的、具有保存价值的电子文件进行集中收集、归档、统一管理；另—方面应坚持档案化的思想，使电子政务过程中生成的电子文件如同纸质文件一样得到永久保存并为社会公众查询提供—站式服务。
3 建立起整体运作体系
我国数字档案馆与电子文件中心建设多是以原有的档案机构为实施主体，对传统档案机构的部分功能进行改造，一切职能均由地方综合档案馆行使。其建设仍囿于传统档案领域内，并没有真正地“走入合作圈”。这是我国数字档案馆与电子文件中心的先天不足，也是造成当前建设缺乏统筹、多头无序的关键所在。
未来的建设要打破旧有行政理念的传统思维模式，理顺各方关系，建立起整体运作体系。从宏观上、整体上统一管理策略，为所用应用软件系统及其平台、数据库、网络、接口等制定原则和标准；构建全面一体的网络，形成流畅的文档资源流通渠道；整合文档信息资源，提高共享程度；统一管理机构，合并机构职能。
4 成为一体化管理中心
未来的电子文件中心对于电子文件的管理，应该既是保存、交换中转，又是归档，同时进行整理。从理论上讲，它从电子文件制作完毕起就可以开始控制和管理电子文件及其信息。它成为电子文件交换中心，电子文件保存中心，电子文件利用中心。成为电子文件的汇集地，集文件管理与档案管理于一体，集现行政务信息与历史政务信息于一体，集政务信息中心、文件中心与档案中心于一体，成为一体化的管理中心。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
