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中图分类号:F2
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)07-0057-01
1 房产档案工作的特点
(1)法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的,是确认房产权利归属,鉴证房产权属处置的唯一有效证明。
(2)区域垄断性。房产管理部门都是本地房产唯一管理部门,处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。
(3)社会性。随着知识经济的发展,社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录,客观地反映了房地产经济运行的真象,记录了一个个房地产项目建设的过程。
(4)动态性。房产档案形成后,房产权属和房产情况并不是固定不变的,随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌,城市的建设发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生,房产权属处于不断转移和变更之中,这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。
(5)服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务,而应该是所有信息的全部批露,是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。
2 加强房产档案的管理
2.1 加强房产档案的基础业务工作
(1)做好房产档案的收集工作。收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散,渠道多元,要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料。
(2)做好房产档案的整理工作。房产档案的整理工作就是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化,进行基本的分类、归档形成有序体系的过程。首先,房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理,严格把关,并对重要的材料进行正确的保护管理。其次,必须严格按照档案管理规则,对所收集的档案材料科学分类,合理排列,整齐装订。另外,为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来,房产档案中最好附有房产照片,与原房产材料一并保存。
(3)做好房产档案的编目工作。编目工作是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学,直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要,应解决档案管理动而不乱的问题。
2.2 加快房产档案信息化建设进程
(1)提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主,利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理,是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案作为社会信息业的组成部分必须朝着现代化的方向发展,否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术管理房产档案,必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,促进房产档案管理整体水平提高。
(2)推进房产档案数字化进程。实现房产档案数字化是房产档案信息化建设的基础和前提。完善的数字房产档案可充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算案机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,从而提供高效、便捷的查询服务。
(3)完善房产档案信息归集系统。为了全面、准确地收集信息,一方面要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统。原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类、组合、检索等功能建立起完整准确的房产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此在档案数据库的更新、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动。 (4)建立房产档案数据分析系统。
2.3 强化房产档案的开发利用工作
(1)树立为大众服务的思想。所谓大众不仅包括房产管理内部机构和有关政府部门的利用者,同时也包括需要了解房产档案信息的所有人群。要建立档案用户信息资料,对一些重要的单位和个人定期收集,建立广泛的房产档案信息利用服务网络,随时掌握房产档案利用者的动态。
(2)积极开发房产档案信息内容。档案信息的真实性和服务内容的有效性是提高房产档案利用质量的核心。开发房产档案信息,其主要任务是寻找和获得较为集中或有特定价值的房产档案信息。具体来讲,就是在遵循档案信息收集基本准则的前提下,针对社会的发展趋势和利用者的需求特点,鉴别、筛选、加工整序、编纂成用户需要的房产档案信息资料,以满足利用者更深层次的需求。
(3)创新房产档案利用服务方式。房产档案利用程度直接取决于档案利用服务方式。传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借,档案展览与陈列服务,制发档案复本、档案证明,档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展,在传统服务方式的基础上,迫切需要不断创新服务方式,只有积极地把档案推向市场,充分发挥其现实功效,才能取得良好的社会效益和经济效益。如主动到市场上寻找服务商机,针对不同的人群进行专题性开发等。
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）
为了正确认识房地产权属档案的特性，充分发挥房地产权属档案的作用，更好地做好档案管理工作，本文着重探讨如下几个问题。
1 房地产权属档案的特点
房地产权属档案是房地产主管部门或者房屋登记机关在房地产管理和房屋登记、权属调查、房产测绘、产权转移、房屋变更等工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同载体、不同形式的记录，是城市房地产权属管理和房屋登记的真实记载，是房地产管理的一项重要工作，是房屋登记工作的重要依据。
1.1 法律性
房地产权属档案具有法律效力。这是因为在房地产管理和房屋登记过程中形成的房地产权属档案，必须严格按照法律法规的规定，履行法定程序。这些房地产权属档案是处理房地产纠纷的重要依据。
1.2 完整性
房地产权属档案的完整性体现在两个方面，一是房地不可分割；二是图档合一。房地不可分割是《城市房地产管理办法》的法定原则。在房屋登记过程中应当遵循房屋所有权和该房屋占用范围内的土地使用权主体一致的原则。就房屋建筑而言，房地是不可分割的。房屋不管采取何种建筑结构，它一定要建筑在土地上。此时，房主取得了土地使用权，原则上也就取得了房屋所有权，反之，有了房屋所有权，也就同时拥有了土地使用权。房地产发生转移，土地使用权要与之相一致，随之转移。房地产权属档案要适时更新，密切配合房地产变更，切实保证房地产档案的完整性。图档合一。房地产分丘图、分户图上注记丘号、户号，这些编号反映在楼盘表中，可作为我们查询房地产档案信息的索引。通过图上标注房地产地理信息、数字信息，能够清楚地知道房地产的四至范围、面积、所在层数等房地产基本状况，一目了然。
1.3 专业性
房地产权属档案产生于房地产管理，来自于房屋登记过程中。根据其属性，决定了它的专业性，这是任何其他部门所不能取代的，也是其他档案所不能代替的。房地产权属档案严格依据法律法规、规范、规程、标准规定的法定程序运行，使用专业术语，索取专业材料。房地产权属管理工作特别是房屋登记工作，涉及面广、信息量大、现实性强。形成的档案材料在内容上和形式上有着明显的专业性、独立性。与其他一般公文有着明显的区别，在内容上反映房地产的基本状况、权利状况和其他状况。文件名称采用专业术语，各种表格、要件采用统一的格式，按照统一的规范填写。在房地产权属档案管理中形成了以图、表、档、卡为主要内容的房地产权属档案。图是指房地产平面图、分丘图、分户图，它反映了房地产的四至、坐落、土地权属性质、规划用途等信息，直观性强，各种信息关联度高；表是指楼盘表，它是房地产权属档案的总纲，通过楼盘表反映每一个单体建筑物的编号，决定档案的存储位置。楼盘表相当于房地产权属档案管理系统的主板，其重要性不言而喻。编号不怕长，就怕重复，有了楼盘表，就会建立起每栋单体楼的数字化模型，这是建立房地产权属档案管理系统、信息查询系统和房屋登记系统的基础；档包括文字档案，它具体真实地反映了房地产所有权的来龙去脉，具有详尽、具体、细致、真实、可靠的特性；卡是指房地产卡片，它包括录入电脑的房地产情况表，房地产档案归档情况表等，它概括了房地产档案的基本内容，弥补了图的不足。图、表、档、卡四位一体，各有侧重，相辅相成，满足了房地产权属管理和房屋登记的需要。
1.4 动态性
房地产权属档案的动态性，是房地产权属档案的最显著的特性。其实，在市场经济模式下，房地产始终处于流动状态。随着城市变迁，市政基础设施的建设，城市规模的不断膨胀，房地产市场日益活跃。在这样的大背景下，房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等房地产权属转移会不断发生，房屋的拆除、扩建日益频繁。因而，房地产权属始终处于不断的转移变更之中，具有明显的动态性。在这种情况下，房地产权属档案管理部门不断适应新情况，不断解决新问题，及时更新房地产权属档案的图、表、档、卡，以确保房地产权属档案的真实性、系统性、完整性。
2 房地产档案的作用
房地产权属档案具有法定性。房屋登记簿记载的内容、样式、管理等由国家统一规定。如果说房屋登记机关是一个“图书馆”，那么，以房屋登记簿为代表的房地产权属档案就是这个图书馆里的一整套“百科全书”。它来源于房地产管理，又反过来服务于房地产管理。在现实社会实践中，房地产权属档案的服务范围已经远远超过它的管理范围，扩大到了整个城市的规划、建设和管理。房地产权属档案的作用主要表现在这几个方面。
2.1 房屋登记
《物权法》规定不动产实行登记簿制度，房地产以记载于登记簿而发生物权效力。《城市房地产管理办法》进一步规定，国家实行土地使用权和房地产所有权登记发证制度。房屋登记工作的一个中心任务，就是根据所有权人申请，启动房屋登记程序，完成房屋登记手续。在这个过程中，如果没有房地产权属档案作为后盾，想完成房屋登记是根本不可能的。正是因为有了房地产权属档案部门提供的房地产信息查询，从而极大地提高了房屋登记准确率，保证了房屋登记的可靠性，为房屋登记机关节省了可观的人力、物力和财力。
2.2 房地产交易安全
2008 年 7 月 1 日施行的《房屋登记办法》，在其总则中就明确了立法目的“为了规范房屋登记行为，维护房地产交易安全，保护权利人的合法权益”。一个时期以来，在房地产交易中一房多卖、虚假广告、合同欺诈等情况时不时地会发生。搅乱了房地产正常的市场秩序，破坏了社会的和谐与稳定。房地产交易的实质是房地产权利的转让。房地产产权清晰，是房地产交易的前提。谁来担当？当然是房地产权属档案。当事人或者利害关系人，可以通过房地产权属档案查询系统，查询标的房地产的基本状况、权利限制状况等基本信息。房地产权属档案管理部门出具房地产证明，具有权威性、法定性。通过房地产信息查询，能够切实保证房地产交易的安全。
2.3 为国家机器服务
因司法程序需要，纪检监察、检察院、法院、仲裁等司法机关，因案件需要要对房地产实行查封、扣押、调阅等司法措施，正是因为有了完整的房地产权属档案，才能够为国家机器提供服务。
3 做好房地产权属档案管理工作的方法
3.1 房地产权属档案的收集
切实做好房产档案的收集工作是确保档案完整齐全的关键。每件房屋登记完成后，房屋登记官应当及时将整理好的房屋登记文件材料，经房屋登记中心负责人审查后，及时送交房地产权属档案管理机构立卷归档。
3.2 房地产权属档案的整理
它是房地产档案基础工作中的关键环节。作为房地产权属档案，收集工作是基础，提供利用是目的，而档案整理则是承上启下的关键步骤。房地产档案整理工作是实现房地产权属档案科学化、规范化、信息化、网络化管理的基础，是提供房地产信息查询的必要步骤。对于房地产权属档案收集工作具有反馈功能。
4 结束语
房地产权属档案管理工作具有专业性、法定性、统一性、永久性等特性。它既是房屋登记管理工作的有机组成部分，又是房屋登记和产权产籍管理的工具。在房屋登记及房地产管理工作中，需要随时查阅使用，直接为房屋登记、房地产管理工作以及房地产信息公开提供查询服务。
根据 2001 年建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》第八条规定 ：下列文件材料属于房地产权属档案的归档范围。
（一）房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件，包括 ：(1) 房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人人的身份证明、授权委托书等 ；(2) 建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等 ；(3) 房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等 ；(4) 设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
（二）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，包括：房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
（三）房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括：房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
（四）反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括：统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
（五）其他有关房地产权属的文件资料，包括 ：房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
在实际工作中，有许多不属于归档范围的文件、资料充塞其中，增加了每份档案的体积和重量，占用了库房空间，增加了管理成本。以鹤壁市为例，房地产交易过程中形成的房地产评估报告、户型图测绘报告等都要求存档，这与建设部的规定和现行管理体制都产生了矛盾。首先，评估机构、测绘机构和房地产权属登记机构，原来都属于房管部门管理，业务往来较多，办理房地产交易等业务必须先评估、测绘，这已经形成了惯例，因此评估报告、测绘报告也成了必收的要件。现在，评估机构、测绘机构和房管部门实行了脱钩，但仍然存在一定联系，以往形成的惯例并未因此而改变。但由于评估、测绘机构缺乏规范的档案管理制度，其产生的文件、资料均由房地产权属档案馆保存，导致有关人员经常到档案室查阅核验。《城市房地产权属档案管理办法》对有关房地产权属档案归档范围的列述，并没有提到评估报告、测绘报告等。因为，这些资料并不反映房屋产权关系，没有保存的价值。况且，评估报告、测绘报告作为一种完整的技术报告，不只是评估结果、测绘结果本身，而且还有委托书、有关说明、附件、目录、封面等，整个报告书多达十几页甚至更多。如果全部进行归档，每份的房地产权属档案案卷的厚度要增加一倍以上，从长远看，将会占用巨大的库房空间，浪费人力物力。
鉴于房地产评估报告、房产测绘报告不属于房地产权属档案归档范围，笔者建议，房地产权属档案管理机构不应当予以归档保存，应该分别交由估价机构、测绘机构自行妥善保管 ；其他类似的文件、资料，档案管理机构认为没有保存价值的，也可不予以归档保存，或做销毁、或作为资料备查。二、新版房产证注销后的装订全国统一的新版房产证，在各地已经使用了多年，其优越性十分明显。但是 , 房产证注销以后如何装订，却是房地产权属档案管理机构所面临的一个新的难题。
第一、由于新版房产证尺寸比标准的文件用纸小，且封面有一层塑料薄膜，注销以后，如果直接装订则显得不整齐，也不符合档案整理的要求，若要加边又不容易粘贴衬纸。
第二、新版房产证封皮厚重，仅两页封皮就占一般交易卷宗厚度的 1/3 多，占其总重量近 1/2。而且凡是转移、变更类型的案卷，几乎都有注销的房产证。随着房地产交易市场的日益活跃，产权变更频繁发生，越来越多的注销房产证需要随档案一起归整入库。如果将封皮一起装订进档案，长久下去，档案库房的空间将被过多的占用，库房承受的压力也会增大。
房产档案是国家重要的信息资源之一，随着我国市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入，房产档案管理需要处理的信息越来越庞大，档案的完整性和安全性就显得更加重要，日益引起人们关注。面对庞大的信息量和档案利用率的增加，通过利用成熟计算机信息化技术宋实现房产档案的数字化管理，已成为全国房产管理部门的共识。我局根据房产档案的特点，采用计算机技术开发了[房产业务管理系统]，并遵循统一规划、统一标准、统一数据格式、统一平台的设计思想，在[房产业务管理系统]下建立了[电子影像档案系统]。这套系统的建立有利于资源的交换，提高了管理效率，实现了房产档案动态化、标准化管理，增强了我局的信息化管理水平。
一、电子影像档案系统的构成
根据房管局房产业务流程和档案管理的实际情况，影像档案系统设定了产权信息管理、抵押信息管理、影像信息管理三大功能模块。
1 产权信息管理。产权人提供有效的身份信息和产权信息及各种有效信息，工作人员对产权人的各项信息进行验证，如果各项资料都合法且证件齐全，则打印收件清单及产权证，并将产权人各项信息记录在产权信息库。
2 抵押信息管理。工作人员根据抵押人提供的产权证，从产权信息库里查询出此抵押人的产权信息，并对抵押人提供的各项证件与产权信息库里的信息进行核对，如果信息一致，则为抵押人办理抵押权证并打印。
3 影像信息管理。影像信息管理是[电子影像档案系统]的核心，此功能主要用于查询产权证、产权人信息、房屋基本信息和状况等图像信息、工作人员对产权证、测绘图、交易信息等图像信息进行上传、删除、放大、缩小等处理。
二、制定电子影像档案加工流程
上述模块的开发应用满足了我局房产交易过程准确性和对房产档案数字化管理的要求，而影像信息管理是确保整个系统运行的基础和关键，根据我国档案行业标准
《纸质档案数字化技术规范》，结合房地产特点制定了《档案扫描实施规范》、肋口工流程规范》、《命名规则》、《产权录入规则》等统一的影像档案技术标准和管理规则。具体的加工处理流程如下：
第一步：前序
1 根据房屋座落、产权人、面积、产权证号，检查档案盒内的资料是否为一套房屋的资料。
2 业务分类：分清各宗的业务类别，按交易的排序规则排序。
3 裱糊：将小于A4的材料裱糊。
4 贴条码：根据档案材料发生的先后顺序贴条码。条码不能跳号、断号。
第二步：打码
打3位码，打码时不能打在有效信息范围内。
第三步：A4、A3扫描
1 将字迹清晰的纸张用TIFF格式扫描，不清晰的纸张用JPG格式扫描，随时注意显示屏上显示的图像是否和原档一样，电子图像有无变形。
2 将A4的扫描之后的原始档案用A3扫描仪扫描
3 用产权证号建立卷号，条码用条码枪扫描建立宗号。
第四步改名
按电子档案的页码，命名文件名，并补足4位文件名。
第五步制作
将小图和大图剪裁合入一份档案中并重新命名。
第六步图像处理
1 将倾斜度大于0.5的图像进行纠偏。
2 去除灰度和了IFF的黑边。
3 调整灰度的对比度和亮度。
第七步质检
检查每宗的产权证号是否与卷号一致、图像文件分类是否错误、图像有无黑边和图像倾斜大于0.5度，
用错漏页软件检查错误。
第八步排后序
1 根据原始档案页码号，将扫描之后的原始档案还原。
2 将A3幅面大图的原始档案拆叠成等同A4大小。
第九步打印卷类目录、打印档案封皮
根据电子图像后缀分类表，打印卷内目录。通过数据库内现有房屋信息，打印每宗档案封皮，打印时核对信息是否原始档案一致。
第十步装订
1 检查档案封皮上的档案号和产权证号是否与原始档案一致。
2 将小于A4的纸张进行裱糊、贴边。
3 以左齐、下齐为标准将原始档案装订成册。
三、电子影像档案管理系统的建立具有重要意义
1 房产档案信息数字化后，房产档案的检索实现了多元化
(1)加强了对地域(根据我市区划分区分地段)、幢信息(幢登记簿)、楼层、单元等相对大范围的检索健全率。
(2)加强了关键要件的检索力度。如通过产权证号和他项权利证号检索、合同编号检索、修建年代检索、证件号码检索等。
(3)实现多个检索要件组合的模糊查询，增强查准率。
2 房产档案信息数字化后，极大的缩短了查档时间
库存档案的全部数字化使窗口工作人员实现了电子核档，缩短查档时间，节约各类业务办证时间多达50％以上。
档案管理工作由于我国国情的原因，一直被忽略。很多企业都认为这些东西都无关紧要，没有必要下功夫去做。但是实际情况却并非如此，它的重要性可以体现在很多方面。目前，我国房产档案由于收集时间不同、标准不同等原因造成了档案存在差异。另外，在实际收集过程中，档案管理人员素质与专业水平的差异也导致了房产档案中存在错误或其他问题。这一问题严重的影响了我国房产档案管理开展，造成了档案查阅与利用的困难。
2、房产档案管理工作改善措施
2、1建立数字化的房产档案管理系统
计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。
2、2加快新时期下的房屋档案管理转型工作
随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。
3、目前我国房产利用现状剖析
房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。
4、房产档案利用改善措施
4、1树立为大众服务的思想
房产档案管理的终极目标就是实现档案的重新利用，从而更好的为人名服务。因此要向实现房产档案的利用，就要提高工作人员为大众服务的思想，从基本上下手，让工作人员知道工作的意义，进而实现档案利用的目标。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括广大的需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期上门，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。为提高服务的效率，档案馆可针对利用者查阅档案“求快”的心理，在“快”字上做文章，尽量在第一时间内满足他们的查询需求。
（一）法律性众所周知，房产档案是指城市房屋管理部门在房产权登记、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图像等记载，是房产档案工作的真实记录。近年来，随着我国房地产行业的蓬勃发展，关系到房地产的经济行为不断增多，伴随而来的房产交易、抵押、保全、评估等纠纷日益增多，房产档案成为裁决中有力参考依据。
（二）社会性由于房产档案客观且真实地记录了房产项目建设的基本情况，这些信息直接关系到房地产经济的兴衰，有机地将房地产科技应用其中，并对这些基础资料进行深入开发。在当前信息透明的时代下，房产档案已经发展成为社会信息资源中不可缺少的一部分。
（三）垄断性一般而言，房产管理部门在当地都是唯一的管理部门，所从事的房产档案管理工作都处于垄断地位，倘若这些工作不完善，会直接关系到当地房产市场的稳健发展。
（四）网络性在当前的信息化时代下，人们凭借网络就可以及时获取自己所需信息，极大程度上改变了过去人工收集、整理、归档等传统档案工作方式，促进了信息的充分利用。借助网络就可以有机地将产权管理、图形管理等结合在一起，计算机就可以完成所有工作，有效地提高了档案管理的工作效率。
二、当前房产档案管理工作的现状
（一）重视窗口服务，轻视档案管理。随着房产交易市场的快速发展，从而对房产档案的需求不断增多，这样很多房产档案管理部门就重视查询服务，纷纷开设窗口进行查档服务，从而就没有更多精力重视档案的日常管理，这样不利于房产档案管理工作的全面发展。
（二）权责不明，职能扩大化。造成这一现象的主要原因是：第一，对房产档案管理职能不明确。由于档案管理工作量日益加大，房产管理部门职能划分不清，职能不断加大；二是房产档案管理的独立性不强。具体来讲，众多房产档案管理部门附属于房产登记部门，类似于部门的档案室，在设施、管理等方面远远达不到正规档案馆。因档案管理部门独立性不强，一些部门受工作压力影响，向档案管理部门转移了一些无关的职能。
（三）房产档案胀库现象严重。之所以造成房产档案胀库严重，是因为：近年来，房产市场交易频繁，伴随而来的房产档案也日益增多，而且由于房产档案管理部门在接收业务部门提交的档案未认真进行检查，这样就造成管理上的漏洞。
三、新时期房产档案管理工作的对策
（一）强化房产档案的基础业务工作。1. 落实房产档案的收集工作。要想保证档案资料的完整性，一个重要前提就是做好收集工作。由于房产档案来源渠道多元化，从而就要求档案管理部门善于从多渠道收集与房产相关的资料。第一，明确房产档案归档的范围，制度档案归档制度，并落实岗位责任；第二，派遣优秀员工进入基层单位对档案工作进行检查、督导，以便保证房产档案的完整性，对房产档案移交问题进行探讨；第三，严格检查所收集的房产资料，确保档案移交的目录、内容的质量，对于不完整、不清晰的资料要进行退回，经过再次处理后才能够归档。2. 重视房产档案的整理工作。简而言之，房产档案整理工作是对所收集的房产资料进行分类和归档。从而就要求房产档案管理部门要认真筛选并分类所收集的档案，同时要制定档案管理规则。3. 做好房产档案的编目工作。要想实现房产档案的科学管理，做好编目工作是重点。编目工作会直接影响到房产档案的管理和利用，从而就需要各地结合自身实际情况实施科学编目管理。
（二）重视房产档案的开发利用。1. 牢固树立大众服务的意识。从而就要求成立档案用户信息资料，定期对单位和个人进行信息收集，逐步建立起房产档案信息服务网络，以便随时了解到用户的信息。2.对房产利用服务形式进行革新。一般而言，房产档案的利用方式会直接关系到档案的利用状况。在传统档案利用形式中，所提供的服务方式为档案的阅览、证明、咨询等，在新时期就需要基于传统服务方式基础之上，革新服务，将档案进入市场，以便更好地为用户服务。
（三）加快房产档案的信息化建设。1.正确认识房产档案的信息化进程。21世纪是知识经济时代，实现档案管理的网络化、信息化和数字化是档案管理工作发展的必然趋势，从而就需要正确认识房产档案的信息化进程，在房产档案管理工作在，充分利用现代信息技术，提高档案管理工作效率。2. 健全房产档案信息归集系统。要实现档案信息收集的准确性和全面性，首先就应该将房产档案信息系统与房产交易系统有机结合在一起，实现信息的相互沟通，同时要充分利用计算机、多媒体等技术将房产相关信息整理到房产档案信息系统中。3.成立房产档案数据的分析系统。这样就能够帮助管理者从不同角度对房产产权进行分析，为在市场中进行决策提供保障，有效地降低了风险。总而言之，房产档案在当今社会经济生活中发挥的作用日益显著，因此，就需要重视房产档案管理工作，以便更好地满足现代化发展需求。
参考文献：
[1]全晓红.如何做好房产档案管理工作[J].黑龙江档案，2011（01）.
一、房地产权属档案管理的内容
1.房地产平面图
房地产平面图是一种反映房屋、土地现状的专业图。房地产平面图是由测绘专业人员按国家规定的房产测量规范、标准和程序勘测和绘制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情况的专用性图纸。
2.房地产有关证明和文件
有关证明文件是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.房地产卡片
房地产卡片是对房地产权利人的情况、房屋所有权、土地使用权状况以及产权来源等情况扼要摘录而制作的一种卡片。它按房地产产籍地号(丘号)顺序,以一处房屋坐落中的每幢房屋为单位而填制的。
4.房地产登记簿册
房地产簿册是房地产权属登记、发证中根据工作需要而分类编制的各种表册的总称。房地产产籍资料的各项内容应该是一致的,并应及时进行异动管理。
二、房地产权属档案的特点
1.专业性
权属档案产生于房地产专业部门。权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作,面广量大,政策性强,形成的档案材料专业性强。权属档案在内容和形式上与一般公文有明显的区别,内容上反映房地权属状况和房地位置和面积大小,文件名称采用房地产专业术语多,形式上,结构规范,多为表格式、填写式。
2.动态性
权属档案的动态性是权属档案最显著的特点。权属档案形成后,房地产权属和房地情况并不是固定不变的,随着产权人的变化,房屋的损坏倒塌,城市建设的发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属转移不断发生,房屋的拆除、翻改、扩建日趋频繁,土地分割、合并等房地变更又不可避免。因而房地产权属处于不断转移和变更之中,具有极强的动态性。目前,权属档案因产权变更引起异动的每年约有20%。随着产权人的变化、房屋现状的变更,权属档案体系中的图、档、卡、册必须作相应更改,档案目录甚至于档案材料要作动态注记,档案必须及时补充新材料,以确保档案的真实性、系统性和完整性。产权的动态性,使权属档案成为“活”档案。
3.真实性
权属档案是产权沿革的历史记录,这种记录必须与实际相符,记载的产权人,产权范围必须清楚,能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和参考作用。真实性是权属档案的生命,也是发挥档案的现实效用的基础和前提。
4.完整性
权属档案的完整性体现在两个方面,一是房地结合,二是图、档结合。
5.价值性
房地产属于不动产,价值高,在单位和个人的财产构成中占有重要地位。因此,权属档案属于财产档案。6.法律性
由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的权属档案,具有法律效力,是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。鉴于上述特点,特别是权属档案的专业性和动态性,表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管。权属档案不宜与文书档案、会计档案等其他门类档案相混淆。
三、高校房产权属档案管理的现状
我校档案管理基本上都是停留在纸质文件、图纸的状态。房产部门的主要工作是档案整理、编写卷宗、存储入库、备查立卷等。许多档案资料处于长期闲置的状态,没有及时整理归档,更没有很好的利用。管理人员的管理观念比较保守,习惯于传统的手工操作方式来处理文本信息、处理房产档案信息。这是因为房产管理人员多数不是专业对口的管理人员,没有经过正规的学习、培训,对档案知识和技能不熟,只是对收集、整理、立卷、归档等一系列工作进行简单的整理、分类、建档,而没有及时准确完整的进行更新;而且管理人员经常变动也造成档案管理资料的保存不连续不持久,使房产档案残缺、间断,一些数据丢失,导致房产档案失去了历史资料的功能和用途。
四、高校房产权属档案管理信息化的应用
住房制度改革以后,住房由原来的福利分配逐渐向社会化、商品化转变。房屋产权的变动情况越来越复杂,房屋的买卖、继承、赠与等行为都使房屋产权发生变化。房产档案应该全面、及时地反映房屋产权变化的过程。房产档案作为房屋产权变动的原始记录,必须随着房屋及房屋所有权人的变动而变动。但是因为房产档案管理的信息化程度不高,信息变更速度慢,房产档案的查询和使用都很不方便。针对以上情况,建立一套符合学校特点,又方便快捷的房屋档案管理软件来提高管理效率是房产档案管理发展的必然趋势。房产管理信息化就是就是要把房屋的有关数据、信息、图纸等存储到计算机里,建立房屋信息数据库,存储各种形式的图形和属性数据,把图形数据和属性数据之间以有效的数据组织方法联系起来,对数据的变动及时的更新,以方便于查询和数据整理。
系统以数据库中的房屋的区位、权益、实物等数据为基础,利用先进的数据库技术实现信息的共享和资料的归档和查询。为了方便查询、统计可以把数据分成公有住房管理、房改售房管理、办公用房管理、商服用房管理等几个模块。这几个模块下还可以设定文件、编辑数据、工具、系统管理、打印等小模块。文件模块是对表格的操作、编辑模块完成常规的编辑、工具模块提供绘制所需的工具。系统管理模块是对数据的备份和恢复进行管理。为了能够方便查询,保证数据的即时性,有必要建立一个平时用的工作库,各种数据的修改、输入、计算、统计都在这个库里进行。
五、结束语
房产产权档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面更加完善。
1 同步归档
一线城市房产吸引国内、国际热资，有运用资本投资不动产以期租金收益和房产升值谋利特征。产权三级转移在频繁中更替，利用借贷资金运作，在上一次买卖的办文未完成时而箍紧下一次的买卖实现转移的现象时有发生。提速办文有效措施“同步归档”在此一形势下出台，它既是城市快速发展的要求，也是国际化都市进程的配套。所谓同步归档是指：接收档案后24小时完成整理、24小时完成扫描、24小完成档案上架。房产投资一般相应地呈波浪性涌现，峰期往往集中在一段时期内。高频转让能否在登记机构承诺的7天缮证期限拿到房产证，能否实现“同步归档”是重要前提因素之一。
资料虚假、开发商一房多卖、重复抵押的经济纠纷集中事发在九十年代中后期，进入司法程序的问题档案往往使公、检、法部门辗转于移交单位与档案管理部门之间，单位之间的推诿根源规避：分清责任主体必须以手工签署交接表为依据。这一原始传统程序的严格执行终结困拢。传统签署的交接表已不能满足随后迅猛发展的年产几十万档案的检索，“同步归档”实现高效服务于需求，必须做到手工签署与电子档案交接结合起来，输入证号快速索引和签章具备的界定与甄别功能从源头上堵住漏洞。
档案数字化加工是一个流水作业，须多个作业小组共同完成。年产几十万份档案在多个环节转移，如何控制零遗失确非易事。责任落实到人，层层控制是措施关键，具体做法：一、接收档案人员从移交单位手中接过一批实物档案时，必须从办文数据库中调取电子档案交接表格，清点数目与实际相符后，再进行逐件核对。二、每件按收文目录与内容、页数进行核对，无误后作电子签署的同时作手工签署，缺件、差错、模糊件的档案在签署前退档。三、电子档案交接签署与手工签署结合贯穿加工小组内部转移，直至完成任务移交库房为止。
档案整理是指把收文资料进行加工。拆封前对档案须再一次复核，整理桉规格表糊、归集和分插条码、填写内容。完成整理后在封面盖上经手人印章，便于明确责任的后续追踪。
打印条码、批量快速扫描、特殊扫描、合卷、质检各岗位按工序运作，每天完成的电子档案数据必须当天上传中心数据库。定期到办文点收集反馈意见，模糊的电子档案，须调档重新扫描。档案整理与档案合卷着重注意混淆装订和合订。
上传数据后，各办文点终端便能查到电子文档。
2 产权档案双轨制保管依据
1、纸质档案在传统管理保证温、湿、光、氧化等条件，其寿命可达上千年，而电子档案在上传过程中有数据掉失和数据覆盖现象，办文网络在使用过程中受病毒侵害、攻击，自身人员操作失误。2、前期手工缮证及各个时期的调控政策，各阶段房地产办文方法的改变，准成本、全成本、商品房等不同性质内容呈档案复杂性。3、程序升级、模块合并、倒入数据时字段冲突。4、数字化的电子档案与原始档案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰扫描后往往不能辨识。5、产权证样式多种版本；印章亦随年份变化而变化；早期商铺分格销售无坐标定位等都需借鉴原始材料分析定位。6、土地性质的多样性、大宗土地连续分宗不断补交地价的过程必须借助档案理清脉络。7各级行政签署是文件生效的标志，手写特征是鉴别真假的凭证，具法律效力的文件必须以纸质形式保存。地震、电力破坏等自然灾害，纸质档案有不可替代的作用。
电子档案与纸质档案相互监督、相互补充保证其真实性、完整性；产权档案存放的专业性，规律性、连续性在撇开电脑管理下具独立索引。
3 建立综合性档案库房
建立综合库房的必要性：房产已经不只是局限于居住，升值空间是投资热点风向标。随着城市配套和文化积累营造吸纳优势推进城市化进程等因素，一段时期内产权档案仍然呈较快的上升趋势。一套房产有高达10次更替业主，转让五、六次为数不菲。不断的流通套现档案增量难于预计。各房产缮证办公点的专业库房存在局限性，形势发展变化所需库容远远超出预留空间，租用非专业性库房分散存放的安全隐患困扰的同时有被动续约牵制。同区的档案分送异地多个保管点易出差错。持可持续观点在各缮证点车程约60分钟左右位置建设综合库房，理由所在：无纸化办公后从内网均可查阅档案影像内容，3~5%原始档案调查率为档案集中给予了条件，抑或建在周边城市区域亦为前瞻：低用地成本可置大形建筑规模，超前设计几十年空间承受能力打下强力后卫基础；统一标准管理，结束多点各自形成的习惯做法；扫描场所得到宽畅、统一环境，有利人员灵活调用；建立综合查询窗口，倍数提高接待能力和提升服务形象；假如扩市试想我们是否从权周全档案库房储备用地。
4 产权档案精简与销毁制度
制定房产档案保管期限制度是商品房诞生前的规定，房产从建国之初至改革开放前一直是极为少量的。商品房从八十年代初年始迅速发展起来，渐渐成为资本市场载体。国情的发展变化就产权出现的情况进行讨论，探讨制定适用制度与细化规定对传统档案管理作一些补充使之完善，用发展的态度为今后实际操作延伸理论依据：
1、二级转移与三级转移档案。三级权利人法律权属已确立，办文终端可调阅二级已扫描电子档案。库房日常管理从办文系统中打印出二级权利人相关信息，保留身份证复印件，附在三级转移上面体现连续关系。无须保管二次转移有厚度的纸质档案，从密集架撒下资料依宗地打包存放。等待销毁制度颁布处理。当前此档案占据着大量储存空间。
2、权利人已去逝房产被继承。八十年代初发房产证至现在快近四十年了，继承房产周期逐步显现出来。日常管理应作继承与被继承档案合并，前档案详细情况附继承人档案前端，撒下已逝者房产的档案。下架档案归继承类，按年限、姓氏积集打包，等待处理。
3、旧城改造，赔偿完成。整个地上附着物发生根本变化，赔偿所得的房产与原房产座落、位置、朝向、层次、地籍名称均已发生变化，电子数据改造前后相互独立无链接关系。日常管理按上面同理处理。打包档案标签明确改造前后关系，归旧改类以座落、年限封存。
4、已转让多次的房产。转让次数达五、六次的档案为数不少，依类推进行整理。程序上增加打印产权多次转让的功能。档案精简出后归转让类集合，按宗地号、宗地支号封存。
一、房产档案简述
房地产档案是由房地产行政部门进行管理，文字材料、照片、图表等文件材料可表明房屋的使用权，土地使用情况以及房屋的自然状态等，是房地产产业的重要组成部分。房地产档案的收集，标志着档案管理工作的开始。在房地产档案收集的过程中，要确保资料的完整，对产权登记、变更以及涉及产权活动的产权文件材料，整理要规范，信息要详尽，以使房屋档案能够实现最大的利用价值[1]。随着信息化时代的到来，房产档案管理部门应转变管理观念，借助高科技建立新型的房产档案管理体系，以完善房产档案信息，规范房产档案管理行为。房产档案具有法律效力，是除房地产权属证书外唯一能够证明房地产产权归属，以及判别房地产产权处理的凭证。在处理房产纷争中，房产档案是重要的判决依据。房地产档案与房屋产权是相互对应的，即一份产权对应一卷房地产档案。由于部分大城市人口密集，房屋置换频率高，产生的高达百万份的房产档案资料给房产档案管理工作提出了更高的要求。我国房产档案管理模式处于传统与现代相融合的局面，房产档案管理工作仍存在诸多有待完善的地方。
二、房产档案管理现状
1）管理体系不完善。目前，我国的房产档案管理存在着管理分散，数据记载失真，使用较为随意等问题，这些问题的出现对房产交易的顺利进行以及房产档案的有效利用造成了阻碍。解决这些问题的关键在于加强房产档案管理力度，完善档案管理体系，为房产档案管理工作的良好开展提供理论依据[2]。房地产管理不仅是一项管理工作，同时也是一个多元化的管理模式，因此，管理部门构建一个完善的管理模式，对提高房产管理水平具有重要的作用。2）管理队伍专业素质薄弱。房产档案管理部门在对档案进行收集之后，工作人员就会对档案进行归档和管理，这需要档案管理人员具备一定的专业知识以及相应的管理技能。但从目前档案管理现状上看，房产档案管理人员远不具备这些能力，这也是房产档案管理存在管理上的缺失的主要原因之一。3）管理模式落后。由于房产的使用权、使用性质以及结构等会因居住需求发生改变，所以，档案的内容也需要随时变更，这无疑增加了房产管理工作的强度。因房产档案文件的形式和规格不同，所以，采取的管理措施不能过于单一。随着房产产业形势的不断转变，房产档案内容的不断更新，给房产档案管理模式提出了新的要求。现今，很多房产档案管理人员因管理手段的局限性，多采用传统的档案管理手段，这不仅会影响档案管理效率，而且也容易造成档案数据缺失，降低房产档案的利用效率。
三、解决房产管理现存问题的办法
1）采用先进管理办法，完善管理体系。为了适应现代房地产产业的快速发展，应对房产资料的变更，实行房产档案管理的信息化，将有利于提高房产资料利用效率[3]。在建立和完善信息化房产档案管理的过程中，要做好房产档案收集以及房产档案信息的存储和更新工作，同时对数据库做好安防措施，以防止信息外泄，危害到房产拥有者的利益。在应对房地产产权变动的问题上，房产档案管理部门要加强房产信息的动态管理，即及时地对房产变更做好信息的更改工作。通过对房产档案信息化的管理，可为房地产档案管理工作的良好开展创造条件，有助于房产档案服务工作的有效进行。2）提升管理人员的管理意识，打造高素质的管理团队。房产档案管理工作的有序开展，需要档案管理部门提升管理意识，管理人员提升管理水平，在此基础上，进行管理方式转变，可促使房产档案管理工作的有序进行。目前，一些房产档案管理部门的上层人员对档案管理工作的态度并不严谨，致使房产档案管理工作不规范，管理较为混乱，因此，提升档案管理人员的管理意识，认清档案管理工作的重要性，将对房产档案管理工作的良好开展起到积极的作用。与此同时，对专业人员进行知识技能培训对提升房产档案管理水平具有十分重要的作用。房产档案管理人员管理水平的高低将决定档案的利用效率。因此，房产档案管理部门要定期组织档案管理培训活动，对在工作中出现的问题要予以重视并及时地进行解决。在房产档案信息化管理的要求下，房产档案管理人员要具备专业管理能力以及专业的管理知识，成为复合型人才，如此，才能使数字化房产档案管理得到良好的实施。3）进行房产档案管理模式转型。在现代化的房产档案管理中，房产档案管理机构首先要对自身职能的转变有清醒的认识，这种认识体现在两方面，一是思想上转变，二是行动上的转变。房产档案管理要向着科技型转变与主动型转变共同发展的方向转变，针对市场的需求，将先进的管理模式引用到房产档案管理上，以适应新形势下的档案管理要求。
四、房产档案新模式构建的社会需求
随着社会经济的快速发展，房产档案的社会价值愈来愈高，这与人们对房屋使用方向的转变有很大的关系。为了满足人们对住房的需求，保障性住房的出现一定程度上解决了人们住房困难的难题。在对保障性住房的房产档案管理的过程中，要注意房产档案资料的真实动态数据收集，这对保障性住房的社会价值体现具有重要的作用。房产档案社会化开放式管理模式的出现，一定程度上弥补了传统房产管理模式中存在的不足。传统的保障性住房房产管理的个人信息收集是由该用户所在社区专门的人事机构进行分管的，具有封闭性，虽然有力地保证了个人信息的不被泄漏，但房产档案利用效率却不高，实行网络化管理困难。新的管理方式的出现虽然弥补了传统房产档案在管理上的不足，但却容易出现信息泄漏的情况。为了使房产档案管理更加规范和合理，将两种档案管理方式进行有机的结合，去其糟粕，取其精华，以实现房产档案管理的规范化管理。
五、综述
现代化信息技术对建立新型的房产档案管理体系具有重要的作用。房地产信息化管理系统的建立，将有助于房地产收集的完整性，同时也能提升信息的利用效率。想要实现房地产信息化管理，首先要解决传统房地产管理过程中存在的问题，针对管理水平低下，管理体系不完善等问题采取积极的措施，注重管理人员综合素质的提升，从而为房产档案信息化管理体系的构建提供技术支撑。房产档案在房产交易活动以及处理房产纠纷问题中，是重要的依据，因此，房产档案管理部门要认真履行自己的责任，做好房产档案管理工作。
[参考文献]
[1]张雯君.高校房产档案管理新模式构建思考[J].现代商贸工业,2012.
一、房产档案管理中存在的问题
（一）房产档案管理抵抗风险能力较低
首先，房产档案属于非常重要的产权材料，但是在我国产权档案抵抗风险的能力较低是一直存在的问题，造成这一现象的主要原因是受到人们对于经济思想观念的影响。虽然，房产档案管理的相关部门对于房产档案管理抵抗风险能力较低这一缺点做了一定的基础工作，但是在遇到一些较大型的自然灾害时或者一些不可抵御的因素时，产权档案进行抵抗风险的能力强弱就会明显的显现出来，在我国产权档案抗风险能力就非常弱。
（二）房产档案管理工作具有明显的时代性
伴随着经济与前沿科技的快速发展，目前我国的房产档案管理工作也在不断的推陈出新，房产的档案管理可以说具有着非常明显的时代性，体现着时代的特征。然而，在我国大部分的房产档案管理相关的人员中，其专业素质较低，对于业务的管理能力也较低，同时对于出现的问题也做不到及时的发现，更不能做到及时的解决，所以对于房产档案的管理工作的不规范性就会时常发生。尤其是在科技欠发达的历史阶段，房产的档案是由纸张做成的，而且在档案的记载中对于房产的描述也过于简单，一般情况下只有平面的结构图，对于房产周围的一些情况尤其是细节的情况描述很少甚至没有。
（三）房产档案的存在形式较为单一
对于一个完整的房产档案资料，必须包括图表和文字，除此之外还应该包括录音、重要的照片以及相关的数据或是一些影像资料与底板。然而，随着历史阶段的不同与时代的不断发展，档案中的这些资料在一定程度上已经不能够满足对于用户的需求，同时又由于房产档案具有的特殊性，资料在保管的过程中需要特殊的载体，若是载体受到了不同程度的损坏，对于整个的管理工作会带来许多不必要的麻烦。所以，对于保密性强或是非常重要的房产档案材料要指定专门的工作人员进行管理，使房产档案的存在形式多元化，并且还要制定详细周密的相关管理制度。
二、房产档案管理工作的改进对策
（一）对于房产档案资料进行整合集中管理
整合房产资源进而建立整体的管理网，逐步加强房产档案库的建设和管理。不断的收集并及时的整理出房屋的各种变化情况，进而详细的记录材料。与此同时，将围绕着房屋的建设、修缮、使用以及发生房改等各种方面房产档案材料，需要按照职能来进行分类立卷，并做好整理以及编号等细节工作。在管理的模式上，房产档案资料进行整合集中管理，并建立与产权相关的登记以及交易管理的相关模块，进而实现利用现代化的科学技术来加强管理，如数字化管理的方式，进而大大的提高管理工作的质量以及效率。
（二）提高房产档案管理信息化管理的水平
随着计算机技术的发展与计算机的普及，信息化的发展速度的非常迅速的，如果将信息化的网络技术应用在房产档案的管理工作上，档案管理工作的职能将会发生着变化，即要从保管以及利用的职能向信息采集、管理及服务的职能方向发生转化，进而使房产的档案管理信息的相关资源更加丰富，也将使管理的方式更加科学合理，很大程度上提高了房产档案管理工作的质量以及效率。相关部门还可建立相应的数字档案馆，实现数据的网络化管理，进而使档案信息的服务工作呈现出极大的开放性，以及与用户极好的交互性。
（三）提高管理人员的服务意识并实现服务的多元化
房产档案管理工作在传统的服务方式上是被动地为利用者提供相关服务，要想实现服务的多元化与管理水平，要积极主动地为利用者着想，提高管理人员的服务意识，积极努力的为创造各种周到的服务条件，主动提供多元化的服务方式。所以，，这就要求房产档案管理人员提供的信息资源范围和规范化程度都较以前广泛得多。要提高管理人员的服务意识并实现服务的多元化，就要从管理人员自身的发展需要出发，创造多种多样的服务方式，进而为房产档案的开发与利用创造出一个更为广阔的发展空间。
（四）提高房产档案管理人员的专业技能
一、当前舟山房产档案管理模式的现状
自1998年实行房产总登记以来，舟山仅市本级就拥有近18万6千卷房产档案，近几年房产档案年立卷数均过万，且档案数量猛增的势头似暂无缩减的迹象。房产档案的大量涌入使原有库房“捉襟见肘”，一成不变的库房总容积与日增月异的档案总量不再相匹配，库房资源与档案占比的空间赢余已满足不了档案管理对案卷室存的保管条件，更无法满足未来档案对库存的隐性要求；档案信息电子化管理仍停留在初始化水平，手工操作在一定场合一定条件下依然“唱主角”；业内档案管理人员培养机制尚未完全建立，房产档案利用的被动性养成的档案服务“足不出户”的惯性，使房产档案资料收集、管理和利用之间的矛盾时有发生。
（一）档案利用方式比较单一
从整体上看，房产档案现今主要在具体的产权管理工作中发挥作用，如：房屋产权转移变更登记、房产抵押、查封、防止受限制房产二次抵押或非法转移等，利用目的几乎都围绕为房屋产权管理提供有效的法律管理依据。产权管理形成房产档案，房产档案为产权管理服务，这就使房产档案始终循环于一个封闭的系统中，其自身的价值远没有完全开发，如依据古建筑房产档案挖掘整合定海古城建筑文化之类的档案深层次利用不多，房产档案的衍生品极少。
（二）档案管理信息化利用水平低
自2005年房地产管理图文信息系统投入使用以来，系统功能臻于完善，系统应用存在诸多问题，如：房产数据重复、一房多证、数据状态失真、部分数据字段错误，等等。究其原因不外乎几条：老数据遗留问题未及时解决，多次导库产生了新问题，早前做产权证留存的问题。这些新老叠交的问题导致查档不单要查看软件系统数据，还要调阅纸制档案，影响查档速度和工作效率。
计算机应用范围也仅局限于房产交易、抵押之需的查档服务，档案扫描比例低下，无法为全宗档案的检索检阅提供扫描件，实体档案仍作为查档的主要物件，导致房产档案管理陷入虽采用了信息系统管理技术，但信息系统功能作用受限的尴尬境地，档案利用中手工操作依旧繁复，档案管理信息化利用水平亟待提高。
（三）房产档案库房缺乏有效管理
1、房产档案上架排列没有统一
档案上架排列的科学性不仅能反映档案之间的有机联系，而且还能为日后档案检索利用的便利快捷作好铺垫。依笔者之见，由于档案管理与社会环境的不断变迁、档案领导的多重性和档案管理部门立卷意识与物化劳动的差异，行业的专业档案几乎都面临案卷上架排列沿用原则多维性的现实。纵观舟山，囿于房屋坐落地址考证、命名的缺憾，部分房屋有的天生无地址、门牌号码冠名，有的在后期地名普查中遗漏登记，形成些许“有实无名”的房屋，受这番地名环境的牵扯，房产档案上架排列很难统一标准。18万卷档案只能有的按房屋坐落地排列，有的按房屋所有权证号排列，案卷上架排列遵循的逻辑规律呈多样性，对实际操作不利。档案人员如查阅一处房屋产权的来龙去脉，若该产权发生多次变动，就要从不同的档案架上调档，既费时又费力，显然不符合服务第一的档案工作宗旨。
2、档案管理较为分散
目前，舟山房地产管理局房产档案分别由市局本级、（市局辖）临城房管所各自收集整理，一个“面”一个“点”容易‘各念各经’，难以进行集中的统一管理。在对社会用户查档服务中，如果只凭被查房屋产权者的身份证号，而无房屋产权证等有关信息，查阅利用就有困难，影响了查全率、查准率和服务质量。
3、拆迁房屋产权无法及时注销
房屋拆迁部门和房屋管理部门衔接中的“黏度”，在一定程度上决定了拆迁房等特定房屋的档案管理跟进有效性。这几年，由于房屋拆迁部门未能及时提供原始的拆迁资料和原房产证，使笔者所在的房屋管理部门对拆迁房屋的产权注销工作发生滞后现象，有时甚至新的房屋产权已经登记了，而原始资料还没有注销掉，造成房产档案管理上的某些乱象。
二、成因分析
舟山房产档案管理与档案现代化管理要求之所以存有差距，原因有多方面，但主要是：1、档案管理人员工作流动性大。舟山房地产管理局档案室现有工作人员7名，只有1人长期从事档案管理工作；房产档案管理人员工作流动性大且调换频繁，不利于档案管理的连续性长期性稳定性；档案工作频繁交接，造成房产档案隐性问题蛰伏，影响档案工作质量和服务效率。2、档案人员岗位学习培训缺乏。房产档案管理人员缺少系统的业务培训，房产档案管理单位之间的业务交流稀疏，档案工作人员疲于应付日常的管理工作，很少能够自学业务知识，很难提出档案规范管理的可行性建议和办法，档案管理的整体业务水平不高，制约了房产档案的规范化管理。3、档案库房面积严重不足。根据《浙江省城建档案馆（室）目标管理考核认定办法》有关要求，设区的市城建档案库房要求在1000平方米以上，且库房面积能满足15年左右的存放要求。而笔者所在单位的档案库房面积仅100多平方米，存放剩余空间已非常有限，客观上导致了房产档案上架无法按规范标准排列，使倒库、移库整理档案的工作也无法顺利开展。4、档案管理基础比较薄弱。房产档案管理采用信息化技术起步较晚，以前管理主要以手工操作为主，档案管理必需的图、档、卡、册建立的不够完善，档案管理的基础比较薄弱。大量的档案立卷装订、扫描工作都是非档案管理或非产权管理人员突击完成，因他们对产权知识朦胧，造成档案装订立卷、图文扫描的质量牵强，影响了房产档案的规范化管理。
综上所述，现有的档案管理模式已很难满足服务型政府对房产管理的高标准严要求，很难适应信息化浪潮对档案管理的冲击与考量。面对利用方式的多样化，社会需求多样化的现状，我们迫切需要建立一套新的房产档案管理模式来面对挑战和机遇。
三、新的管理模式的内涵与功能
房产档案新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，把计算机技术和网络技术真正切实有效地应用到房产产权档案管理中，从而改变传统的档案管理模式，实现产权档案信息收集、整理、查询、利用的现代化，提高档案的管理水平和利用效率，为房地产经济发展服务。为此，我们要积极营建房产档案资源共享的条件与环境，加快促进房产档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的档案信息方式。
新的管理模式将通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化、实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护，通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。
那么，如何实施我市房产档案新的管理模式呢？
1、加强档案库房建设和管理
房产档案库房管理是档案规范化管理工作的一项重要内容，档案库房管理规范与否直接影响到档案的使用寿命，如果房产档案得不到合理有效的保护，规范化管理就无从谈起。因此，必须加强档案库房建设和管理：增加库房面积，确保档案按规定进行有序排列；完善档案库房技术设施，保证库房内温度、湿度、防虫、除尘、防火、防盗、照明等使各项技术指示符合规范要求；建立健全档案库房技术管理规章制度；配备档案库房技术管理人员，不断提高科学管理水平。
2、不断加强档案系统数据库的建设
2005年，已初步建立产权交易信息管理系统和内部局域网，建立了产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块，彻底改变了传统的手工模式，实现了由登记收件、初、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理，提高了办事效率，基本实现了资源信息共享，系统同时设立了抵押库和查封库，有效地避免了重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生。2009年6月始，又着手研发了银行抵押贷款风险防范系统，通过城市金融网，与市各级商业银行局域网互联，实现产权抵押数据共享，该系统应用后不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率，提升了客户的满意度，而且也进一步加强了抵押贷款风险的防范，杜绝了各种骗贷行为的发生；同时也减轻了档案工作人员的压力，缩短了工作时间，提高了档案利用工作的质量和工作效率，为用户提供方便、多效的服务。
目前，我们正着手对老系统老数据问题进行全面清理，对于发现的问题，找出产生问题的原因和规则，以点带面予以解决，争取再用半年时间完成数据纠错工作。在数据准确的基础上，档案利用逐步解脱手工劳动。
3、扩大档案利用方式和形式
逐步实现开发利用方式从被动到主动，形式从单一到多样。房产档案的开发利用不应停留在为产权服务一个层面上，要突破“产权管理――房产档案――产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从：产权管理――材料汇报――咨询服务――政策依据――市场预测等方面进行开发整合，以便更好的为房产管理提供依据。
4、更新档案人员的知识结构
建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍，是实现房地产产权档案现代化管理模式的关键。传统的档案工作以纸张为工作对象，而新模式下大量新技术新设备的应用及信息系统的开发，对档案人员素质的刚性需求发生极大改变。档案人员需转变思想观念，增强科技兴档意识，科学合理地利用现代化的管理手段，最大限度地挖掘蕴涵在庞大房产档案中的文化因素，提高档案的文化品位，更好地为全社会服务。同时，档案现代化建设的深入发展，现代化技术的普及应用，靠单一的知识结构很难适应发展的需要，档案人员唯有积极进取，增强创新意识，提高自身文化素质，学习现代化科技知识，不断扩大知识面，才能适应当今大势所趋的现代化管理，才能从根本上保证新的管理模式的顺利实施。
5、房产档案服务的多元化
