时间：2023-06-27 09:38:13
序论：速发表网结合其深厚的文秘经验，特别为您筛选了11篇档案管理四性原则范文。如果您需要更多原创资料，欢迎随时与我们的客服老师联系，希望您能从中汲取灵感和知识！
作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02
文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。
文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。
一、坚持文书档案管理的保密化原则
文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。
电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。
坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。
但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。
二、坚持文书档案管理的标准化原则
文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。
文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。
文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。
三、坚持文书档案管理的信息化原则
文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。
档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。
为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。
四、坚持文书档案管理的最大化利用原则
具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。
从当前企业科技档案管理的实际情况来看，科技档案管理现状不佳，存在诸多问题，这与管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素有很大关系。为了尽可能地杜绝此类问题再次发生，应当强化企业科技档案管理工作，也就是做好企业科技档案管理工作的思路规划，加强科技原始资料、科技档案分类、科技档案整理、科技档案归档等方面的监管，尽可能保证科技档案的应用价值，为企业提供科技信息，便于企业更好地进行科技项目的研究或为科技应用提供数据支持，从而使企业更好发展。由此看来，合理规划企业科技档案管理工作思路，有序、合理、规范地实施科技档案管理工作是非常有意义的。
一、企业科技档案管理的原则
参考相关文献及笔者工作经验总结，确定企业之中科技档案管理的有效实施，需要遵循以下原则：
其一，统一领导，分级管理。出于充分发挥科技档案管理作用的目的，遵循统一领导，分析管理的原则，合理地实施科技档案管理，可以对企业的全部档案实施综合管理，如根据科研项目档案的内容及其作用，合理分类科研准备方面、研究实验方面的、总结鉴定验收方面的档案，并进行有针对性的控制，以此来提高科研档案管理效果。
其二，维护档案的完整与安全。因科研档案资料收集、整理、分类等工作实施的过程中容易出现资料丢失、资料破损等现象，导致档案的使用价值大大降低。为了避免此种情况出现，在实施科技档案管理的过程中，还要注意遵循维护档案的完整与安全的原则，对涵盖企业全部活动所产生的各种档案文书进行监管，并且严格监督档案整理、分类等工作，避免档案被破坏。
二、做好企业科技档案管理工作的思路
相关调查显示，国内企业科技档案管理存在一些问题，如科技档案收集不齐全、科技档案制度不健全、科技档案人员素质不高等，导致科技档案管理现状不佳。针对此种情况，应当结合科技档案实际情况及其管理情况，合理规划企业科技档案管理工作思路，有计划、有目的地实施各项档案管理工作，必然能够提高档案管理效果。对此，笔者的建议是：
首先，建立科学档案管理制度，理顺科技档案管理归档程序。科技档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果。它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科技档案的四个特点：专业性、系统性、集体性和阶段性。基于此，应当结合相关法律法规合理规划制定科技档案管理制度，进而统一档案管理标准，规范合理实施科技档案管理。另外，还要注意理顺档案归档程序，以便档案归档工作的能够有序进行，避免出现档案遗漏或档案丢失的现象。
其次，加大重大科研项目的档案管理。重大科研项目档案中明确了科技的成果及研究过程，对于有效应用科技及深入研究科技有很大帮助。为了保证重点科研项目档案的使用价值，科技档案管理实施中应当将重大科研项目档案管理作为重点任务或内容来对待，将此项工作的责任具体落实到管理人员的头上，以便管理人员能够认真对待，规范化、合理化地监督控制重大科研项目档案。
最后，加大科技档案的开发利用。目前一些企业之中科技档案查阅依旧采用手工方式，导致档案查阅既浪费时间，又浪费人力。对此，应当有效利用计算机技术、网络技术、信息技术等，构建科研档案信息化平台，以便更好地开发利用科技档案。
三、结束语
因管理者秉持传统思想观念、管理人员综合素质不高、管理制度不健全等因素影响，导致目前我国一些企业科技档案管理不佳，未能有效保障科技档案的使用价值，致使科技档案在企业部门之中的应用效果不佳，未能促进企业更好发展。对此，笔者建议遵循企业科技档案管理的原则，合理规划科技档案管理工作思路，如理顺科技档案归档程序、加大重大科研项目的档案管理、加强科技档案的开发利用等，可以大大提高科技档案管理水平，更好地保障科技档案的使用价值。
【参考文献】
[1]戴志艳.加强企业科技档案管理的实践意义分析[J].中国科技纵横，2014（6）：290-290.
（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识
人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。
（二）档案管理制度不完善
目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。
（三）电子档案不完善
现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。
二、医院综合档案管理问题的解决策略
（一）提高档案管理意识
提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。
（二）加强档案管理制度建设
加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。
其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。
（三）加强电子档案建设力度
对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。
二、输电工程档案管理的机遇与挑战
信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。
三、输电工程档案管理的组卷原则
案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。
四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施
面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
医院在开展文书档案管理工作的过程中必须严格遵循以下原则:首先，标准化原则。多数文书档案均是由公文转化过来，因此在文书档案管理中必须先要做好公文管理，通过制定具有统一性的标准来实现对公文进行标准化管理。其次，规范化原则。在医院文书档案管理中，必须对立卷进行规范统一归档，规范管理工作流程，规范相关管理技术操作。最后，保密性原则。在医院文书档案管理中必须保证文书档案的原始性，提高电子档案的加密性，保证所有文书档案的安全性。
2医院文书档案管理创新措施
2．1加强信息化建设
二十一世纪最典型的特征就是高度的信息化，计算机的应用给各行各业都带来了巨大的变革。在当前环境下，所有的医院都配备了计算机设备进行办公操作。因此，在条件允许的情况下，应该把计算机计算应用到对医院文书档案管理过程中去，这样不但能够有效地提高文书档案管理工作的效率，还能够在很大程度上保证文书档案管理工作的准确性和规范性。在后信息化时期，医院在发展的过程中一定要针对自身的发展特点，在工作的过程中提高信息化建设的水平，在医院系统内部建立、完善信息化管理系统，对医院的文书档案管理方式做出根本性的变革，从而保障文书档案管理工作能够同世界接轨［2］。利用信息化管理主要可以实施三方面的工作:(1)对以前普遍挤压的文书档案进行数字化处理，组织专门的人员将这些文书档案扫描成数字化数据，这样可以有效地实现对文书档案的收集和备案工作，有利于保存，提高了文书档案查阅、使用的高效性，促使文书档案的价值获得了提升;(2)实现文书档案的数据化管理后，每一个医院都有一个专门的数据库，医院可以根据自己的情况同其他医院建立联合数据库，这样可以实现跨库资源的检索，提高了资源利用的效率，也促进了信息的传递，有利于促进整个行业水平的提升。
2．2对文书档案进行归口管理
在医院的文书管理工作中，主要涉及财务、人事、医务、设备等众多科室。管理工作内容较为复杂，有效管理的难度较大。因此，医院可将办公室设置为一个重要部门，主要复杂对医院相关文件进行收集和运转。将医院的文书档案归口于医院办公室管理工作中，将传统的多头管理转变为专一管理，并派专人对各科室文件资料的上交情况进行严格监督和管理，避免文件堆积、文件散乱等现象发生。该种管理模式可实现从源头上确保医院文件资料的安全性、完整性和保密性，为医院文书档案管理工作质量及工作效率的提高奠定良好的基础，同时也可促进医院文书档案的价值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障体系
随着信息化档案管理的不断深入，档案信息管理的安全性面临更多的问题。安全性目前已经成为制约信息技术的主要发展瓶颈，越来越多的人开始关注信息的安全性。在当前情形下，很多医院根据时代的发展需求都先后建立起属于自己的文书档案数据库，并且也体验到了文书档案数字化管理的便捷性，但是在管理和应用的过程中必须保证文书档案的安全性［3］。所以，医院应该组织专门的技术人员完善信息保证体系，促使文书档案管理向着安全的方向发展。首先，医院应该根据自己的发展情况建立属于自己的电子档案管理规章制度，使用电子档案的过程中必须严格的要求，建立使用登记制度;其次，必须顶起对文书档案的载体进行硬件安全性扫描;最后，强化对档案管理人员进行业务培训，提高其管理水平和职业道德。增强其工作责任心，提高其文书档案保密意识。
作为以社会公益为主要目的的重要组织，如今事业单位的管理工作越来越受到人们的重视。然而，就目前事业单位档案管理工作的现状来看，其已经严重落后于时代，无法满足工作开展的具体要求。因此进一步规范事业单位的档案管理工作，并在其基础上进行改革与创新，对其发展而言显得尤为迫切。
一、新时期档案管理创新与改革的意义
首先，加强对事业单位档案管理人员的系统教育和培训，能强化其档案管理技巧掌握与方法应用，这有利于提升档案管理的效率。
其次，引入与利用现代化的网络档案管理工具，能够使档案管理工作能够获得更为精细的数据，这不仅有利于提升事业单位的档案管理系统化及网络化水平，也能够间接提升其科学化水平。
最后，优化档案管理人员及工具配置，能够及时发现档案管理过程中所存在的问题，并以科学方法高效解决。这样既能实现事业单位档案管理体制在理论和实践上的不断完善，也有利于推进事业单位档案管理工作走向更为现代化的道路。
二、新时期档案管理存在的问题
首先，事业单位档案管理的基础业务较为薄弱。该问题产生的原因在于部分事业单位其本身对档案管理工作缺乏系统且科学的认识，加之国家相关政策以及法律贯彻力度较低，致使档案管理得不到应有的重视，间接导致了管理混乱、流程模糊、机制残缺等问题。另一方面，部分事业单位空有档案管理制度却不予以贯彻和落实，不仅没有特定人员负责，单位领导也没有真正发挥过自身的监督落实的职能，使得档案管理的处境异常尴尬。
其次，方法陈旧，缺乏创新。随着社会的发展与进步，事业单位的日常档案信息管理工作愈发繁琐，但面对如此局面仍旧沿用单一的管理方法，则必然导致管理效率的低下以及工作质量的落后。同时由于缺乏对现代设备的引入与运用，缺乏对管理方法和管理机制的创新，甚至导致信息更新落伍，大量资源丢失的不利结果。
第三，档案资源开发利用率低。科技发展的日新月异，促使各行各业都在不断引入最为先进的信息技术，并将其作用于自身的产业发展及企业管理过程之中。可是由于我国事业单位的档案管理工作并未能被充分的重视，所以现代化设备的引入和利用率亦非常低。部分事业单位档案管理设备不齐全、环境条件较差，直接造成了档案资源利用率低的局面。
第四，档案管理人员队伍业务素质普遍不高。就事业单位来说，档案管理人员的业务素质对其所从事的工作具有非常重要的作用。但从目前的现状来看，真正专职从事档案管理的专业人员少之又少，多数事业单位所采取的都是其它岗位人员兼职这一方式。专业知识以及业务素质的匮乏，导致其对档案管理工作力不从心，久而久之消磨掉自身的工作责任心，从而在频繁的工作变动中，影响了档案管理工作的稳定性。
三、新时期事业单位档案管理创新原则
事业单位作为国家机构的重要组成部分，其档案是其所有信息的汇集中心，重要性不言而喻。故而新时期在对事业单位进行档案管理创新的过程中，还必须坚守以下原则。
第一，规范、灵活原则。这意味着对事业单位档案管理方法的创新必须坚持灵活性与规范性的统一，即在坚守事业单位总体相关规章制度的前提下，根据自身发展特点对档案进行灵活管理。
第二，职责、权益原则。它是指在创新档案管理制度的过程中，对相关领导干部以及工作人员的权利指责做到明确划分、清晰定位，这样做的目的在于，当档案管理工作出现细节问题或纰漏时，能够快速责任到人、得到公平处理。
第三，制定、执行原则。它是指档案制度的创新既要基于科学的前提，保证其合理性与系统性，还要保证其具备可执行性。任何制度的设立，只有在具体落实的过程中才能得到进一步稳定和不断晚上。
第四，动态、静态原则。指的是事业单位的档案管理，需要在保证其稳定发展的同时进行科学创新，通过与国际接轨的方式，吸纳和引入最为先进的管理方法，提高其科学化水平。
四、新时期事业单位档案管理创新与改革路径
首先，强化档案管理人员业务能力，创新培训机制。
随着信息化、数字化时代的纷至沓来，事业单位的档案管理人员更需要不断强化自身的业务素质，提升业务能力。这就需要建立全新的档案管理人员培训机制，同时结合单位以往对于档案管理制度的落实、实施情况，打造一套集网络和实体培训于一身的新型培训机制。依靠加强对其技术、知识的培训，以提高有关理论的档案管理实践能力。
其次，加强档案管理的信息化建设。
现代化信息技术的高速发展，促使越来越多的事业单位想要将信息手段作用于档案管理过程中，以实现便捷、高效的管理过程。鉴于此，事业单位需要集合自身的实际发展现实，引入适于本单位的档案管理的软硬件施设；在能够确保档案信息准确传递、及时传递的前提下，使用扫描仪、计算机等现代科技技术对各类档案进行电子文档和图片格式类的数据保存，使档案收集集纸质与电子数据于一体。同时，事业单位在确保企业信息安全的条件下，可以利用网络向社会提供或汲取可用的信息资源，实现资源优势共享。
第三，加强档案管理服务，提升利用率。
据社会调查显示，目前我国各产业领域、事业机关当中，档案利用率低是一种极为普遍的不利现象，事业单位也是如此。事业单位对档案管理工作的习惯性放逐，促使其得不到足够的重视，进而导致利用率低下；另一方面，档案利用率低，又会反作用于档案管理事业，促使其得不到相关领导及单位整体的重视，长此以往形成难以突破的恶性循环。鉴于此，事业单位应该创新管理服务职能，比如利用内部局域网，加强档案的信息检索功能；开发和建立高效的在线服务功能系统，提供优质的在线服务，借以提高档案的利用率。
最后，从根本上创新档案管理制度，加强档案管理能力。
完善的档案管理制度是保证事业单位各项工作质量以及的基本，根据我国当前事业单位在档案管理工作过程中所呈现出的现状和问题，创新档案管理制度，建立并不断完善一套适于单位发展的全新的管理制度就显得尤为必要。具体说来需要：①结合单位档案管理工作的自身特点，建立与之相适应且科学化的管理体系。明确档案管理机制创新的方向和内容，尤其是对档案管理过程中的机构和岗位设置要进行明确规定；②创新档案管理制度，需要坚持“约束的地位平等”，即既要约束档案管理人员，也要约束事业单位领导，以此来保证档案管理的规范性和独立性。③明确过失、赏罚分明，奖励档案管理工作过程中高度负责的员工，惩罚那些趋于自身利益对于档案信息进行非法行为的人员，培养管理人员的工作积极性和责任感，以促进事业单位的健康发展。
综上所述，新时期事业单位要想从根本上改变目前档案管理过程中所呈现的各种不利因素、加强档案管理工作，最需要的步骤就是创新。唯有从管理机制、人才培养、服务体系以及现代化技术运用等角度加大创新力度，才有可能保证事业单位档案管理建设工作走向平稳、高效的发展道路，才能更好的服务于事业单位自身和整个社会的人民大众。
参考文献
[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
由于对动物疫病的防控具有延续性，在防控工作中进行动物疫病监测或者科研时，经常会用到之前的动物疫病档案来进行对比和分析，为科学地判断和解决当下的动物疫病工作中出现的问题提供依据。因此，对动物疫病防控档案进行科学完善的管理是动物疫病防控工作能够顺利进行的重要保障。
（二）有利于改善动物疫病防控档案繁杂无序的现状
动物疫病防控工作需要不断地进行监督检测和分析，因此每年都会产生数量很多的档案资料，如果不对其进行归类整理，只是简单地存放在档案室，长此以往，档案的数量将会越来越多，对档案的查询和使用也带来了很多不便。对动物疫病防控档案进行管理，对其进行归类和整理，对无效的档案资料进行注销或舍弃，从而进一步改善当下动物疫病防控档案管理的现状。
（三）能够促进动物疫病防控工作整体水平的提高
第一，进行动物疫病防控档案的管理可以及时有效地反映历史和现实工作情况，对动物疫病防控工作全局的掌握和做出正确的决断提供强有力的后盾。
第二，在对档案管理的过程中对监督检测材料的整理和加工，形成科学的分析报告，可以为以后的查阅和运用带来很大便利。另外，通过档案室人员对档案材料的整理和加工，可以更好地为当地动物疫病的防控工作服务，推动动物疫病防控科研工作的进展和防控工作水平的提高。最后，完善有效的动物疫病防控档案管理还为当地甚至是全国的防疫信息交流提供便利。
二、动物疫病防控档案管理的原则
（一）完整性
档案管理的重要原则之一就是保证档案材料的完整性。由于在动物疫病防控的过程中产生了很多的疾病防治、监督监测档案材料，繁多复杂，因此对这些档案材料的收集、整理、立卷和归档从而保证档案材料的完整性就很有必要。完整的动物疫病防控档案资料可以为以后疑难问题的查阅和解决提供参考，也可以为以后动物疫病规律的总结和分析提供资料。
（二）有序性
做好档案管理工作不仅仅是要保证档案资料的完整性，还要根据动物疫病的方向以及工作的科室进行分类，并本着分析性和学术性的原则对档案进行划分和区别保存保管，为工作人员的查阅带来方便。
（三）科学性
动物疫病防控的档案管理工作必须具备科学性。由于动物疫病防控的档案是在工作实践中日积月累形成的，集中体现了动物疫病防控的监督检测结果，不但是日常记录的体现，还为以后的检测和监督做为参考标准。而且可以通过几年来对档案材料的总结对动物疫病的特点、其疾病流行和防治方案进行探索，发现和分析得出其中的规律，促进动物疫病防控工作的科学健康发展。
三、动物疫病防控档案管理方式的探索和研究
（一）建立和完善档案管理网络系统
随着经济的发展和科学技术的进步，网络系统也越来越广泛得应用到人们的工作和生活中，在动物疫病防控的档案管理工作中，可以采用与时俱进的现代化网络系统，档案人员对档案材料进行整理和编列，需要查阅的工作人员可以通过网络快速查询到，提高工作效率。另外，还可以通过网络系统上传和分享档案资料，让工作人员更加便利地浏览和分析档案材料。
（二）建立科学的档案管理制度
只有建立完善的动物疫病档案管理制度，科学地指导和规范对数量繁多、种类多样的动物疫病档案管理工作，才能有效地将档案管理的科学性落到实处。第一，了解在深入和详细了解动物疫病防控档案的材料范围之后，根据实际情况和归档范围建立和完善动物疫病防控的档案管理制度。第二，对于不同科室和不同范围的档案要实行统一管理，但是可以使用标识进行区别，便于查阅。最后，严格执行动物疫病防控的档案管理工作，切实将档案材料保管和利用好，严禁任何损害动物疫病防控档案管理工作的行为出现。
（三）加强档案管理人员的培训和提升
档案管理人员一般都是在档案整理和归档的实践中有积累了丰厚的经验，而传统的档案管理工作也主要是依靠经验的重复使用。而由于动物疫病防控的特殊性，有必要对相关的档案管理人员进行再教育和培训，增加他们对动物疫病防控专业知识的了解和认识，全面提高工作能力，也为推动动物疫病防控工作的发展做出贡献。
（四）以考核做监督，增强责任意识
中图分类号：F24
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）1309802
1人事档案管理问题分析
1.1错误认识
长期以来，相当一部人对人事档案管理认识模糊：有人认为档案是人的一份经历明细报告单，记录着人生的琐琐碎碎；有人认为档案管理指向是唯上级论，只对上级负责，不对下级负责，对下级只能守口如瓶，档案显出不可弹指的神秘色彩；有人认为档案管理是通过自已劳动打造，装饰了别人，自已血本无归，充当了无价值的献身福，太不平等了；还有人认为只要档案不丢失、不泄秘，查档、调档、增补不出差错就是责任到位，工作好，在这里档管责任成了遮人耳目的招牌；更有少数领导对档案管理不研究发展创新，有关档案场所、管理、设施、保养等经费不按计划拨付、慢拖久拖，久而久之，到了非解决的火口上也是蜻蜓点水，在他们那里的从业人员，对档案重地的确有一种空旷感。
1.2手段落后
改革开放，我国发展对人才需求考核的材料取之两条道，一条是由人才资源管理部门通过面试、笔试过关后提供的阳光化硬性材；一条是经人事部门的档案管理机构提供的历史的、原形态的隐形材。但是，目前有的档案提供的材料与人才考核要求很不相符，反应不了人才的全貌，主要是档案管理手段落后，档材破碎，残缺不齐频现。如存在档案室潮显、不通风，材发黄、霉烂的问题；存在档材登记、归档错位越位，错人的档案，错档案的材料张冠李戴；存在档材转入、转出不规范，漏缺、空挡、遗失等隐患。手段落后的档案管理，影响人才资源储藏，制约人才资源开发，阻碍市场人才交流，显然，档案重地形同虚设。
1.3改革不力
随着市场经济发展，人才频繁流动的趋势日益突出，凸显人才资源溢出效应。然而，人才资源溢流，引发的高效配置需求，成为人事档案管理的一种当然选择。高效配置人才资源，档案管理市场化改革最关紧要。但是，由于档案管理市场化改革不力，档案管理没有市场化角逐力，成为人才资源市场化配置的短板。尤其是在人力资源配置的档案审核中，调档走人的档案人，人档不走的单位人、隐性记录的档案神秘人难以化分定性，三人一体化不分的局面继续存在，进一步制约了档案管理对人才资源的市场化配置。所以，把档案管理纳入人才资源配置的市场化改革是一种必然趋势。
1.4登记失范
当前，人事档案登记约束性差、真实性少、不规范性多。像优点和表杨多写的放大记载，缺点和批评少写的缩水登录；像工作时间往前写，出生时间向后写的畸型记录；像培训、调研多目填写，检讨、处分少项登记；像优异经历多登录、不良经历少填写的阅历断档；像近亲少填、远亲多记的亲属断层；像用放大镜填成绩、一生一世红到底，用望远镜写差错、一生一世\到根。档案填写不把关，多目、少项、畸型、缩水，遏制人才资源开发，关键问题是登记制度失范。
2人事档案管理对策研究
2.1强化领导和认识
人事档案管理工作发展，加强领导，提高认识是要义。加强领导，档案管理部门的主要负责人，亲临工作现场指导检查，调查研究，着力解决档案管理中的实际问题。其工作是：拟订档案管理发展目标，规划设施的添置、维修和保养；启动投资计划，安排费用预算：有关计算机、扫描仪、监视器硬件更新换代要走到位；对电子档案、纸质实物档案等现代科学技术软件开发，要加大投入。
提高认识，以“四个全面”新常态为契机，开展思想政治教育和业务素质集训等活动，使档案管理工作人员光明正大的工作，不泄密、不失密；不改档、不失档，保持档案管理的高度原则性。引导他们学习档案法律法规，进行档案法律思想研究、理论探索、方法创新，把档案管理提升到一个新台阶。
2.2建立科学的管理制度
一个优质、真实、阳光的人事档案，需要完备的管理制度作支撑。作为制度，档案管理须制定喷药、杀虫的定期维护保养制度，避勉档案材料虫蛀、缺损发生；制定打开门窗通风、采光的定期阳光化制度，避勉档案材料枯黄、退色变腐；制定日晒、电温的定期脱水制度，避勉档案材料潮湿、霉烂发生；制定材料收集、整理、归档的严格填报制度，避勉档案材料疏漏、空缺登记。只有完备的管理制度，才有阳光的档案管理。
2.3打造高效的人才配置机制
档案管理机制卓有成效，旨在人才资源有效转化、合理配置。根据目前人才市场释放的信息流，人才高效配置，关键在操作档案运作，锁定人才资源，界定人才需求。所以，营造档案管理配置人才机制：一是分析人档不流，弃档不用，用人不调档的深层次原因，找准有人无档，有档无人的病症，以此锁定人才源和需求量，看到配置空穴，制定弥补配制。二是人才配置要用好人档合流，用人调档，不用存档的原则，堵住档案人、单位人向社会人转化的误区。三是从档案填写、内容审查、存放要求、传送程序上，为人才配置提供条件和基础。
一、高校档案管理工作的重要性
档案是信息的重要载体，是主要信息源。高校档案涵盖了高校的基础建设、师资队伍建设、教学、科研、行政、财务等方方面面，是反映高校发展过程的重要材料和依据，也是高校健康有序、高效运行的有效保证。对于高校而言，档案真实反映出高校教学研究与依法民主治理学校的进程，具有权威性、真实性，为高校基础建设、教学评估、师生管理、科学研究等各个管理项目的开展提供了参考数据，为高校领导层的科学决策提供了原生态的信息资料和参考依据。高校档案管理的成效，不仅仅是档案管理人员自身专业素养与能力的体现，更是高校推进现代教育改革和发展总体成效的一面折射镜和记录仪，因此，高校档案工作对于高校的现行管理和未来发展都具有重要意义。
人才培养始终是高校的第一使命和根本任务。就教学和科研等人才培养活动而言，档案管理也同样发挥着重要的作用。总的来说，高校的人才培养目标实现最终还是要落实到各项教学与科研活动上。良好的学术风气、完备的教学能力是学校永续发展的基础，完善的管理制度则是高校顺利运行的保证。然而这一切的有效落实，离不开高校档案的支持，通过梳理历史档案，从中发现学校在处理教学、科研等制度上的态度、结果等，为现行和未来的教学、科研等活动服务。在制定相关的教学管理制度和教学文件材料时，通过查阅相关的档案资料，承上启下、承前启后，可以做到更加有效的衔接。此外，高校的档案信息还是教师成长发展过程的重要存储器，可以?榻淌υ谥俺粕瓯ā⑵老绕烙派咸峁┍匾?依据。
二、当前应用型本科院校档案管理的现状
近年来，随着高等教育的不断发展，高校的规模也在不断扩大，这对高校档案管理来说是一个巨大的挑战。高校档案管理属于一项系统化的工程，并且与诸多具体工作项目紧密相连，存在协同发展的关系。对于应用型本科院校而言，档案管理工作受到诸多因素的影响，存在着多方面的问题和不足，主要体现在以下几个方面：
（一）对档案管理工作重视程度不够。当下我国高等教育走到了战略性结构调整时代的关口，特别是地方普通高校，面临着向应用技术型高校转型发展的巨大压力和战略机遇期。在此背景下，因各高校办学历程、办学目标和办学条件等不尽相同，导致高校档案管理尚未形成统一标准，部分高校对于档案管理工作没有引起足够重视，甚至持有轻视的错误理念，从而导致档案管理工作不能步入正常轨道。
（二）档案管理人员素质参差不齐。由于应用型本科院校普遍成立时间较短、办学条件相对薄弱，在学校档案工作上的经费投入和管理方式存在许多先天不足。在人员的素质上，档案管理编制不足，档案管理从业人员并不都是专门岗位，人员的素质和业务能力参差不齐，对于档案管理的重要性缺乏应有认识，工作方式依然局限在传统的档案管理模式中，认为档案管理就是简单的档案资料的收档、归纳和整理工作，往往采取得过且过、敷衍了事的心态，缺乏责任意识和进取精神，工作的积极性与主动性需要进一步加强。
（三）岗位待遇反差较大。相对于高校的教学、科研、财务等主体岗位而言，档案管理机构偏于一角，地位不高，档案从业人员在进修、培训与个人发展等方而的机会不多，岗位待遇较低。另一方面，在应用型高校全面推进转型发展、不断深化校企合作和加强对外交流的新形势下，档案管理工作的内容和资料收集范围必将进一步扩大，这给高校档案管理人员带来了极大的工作压力。长此以往，造成很多档案从业人员的个人成就感降低，表现出一定的职业倦怠倾向。
（四）机构设置不健全。现实中依然存在部分高校没有设置专门的档案结构和管理工作人员，或者专职的档案管理人员队伍还没有形成，片面地将档案管理工作和一般的办公室业务行为混为一谈，部分高校的档案管理工作甚至是由其他相关办公室人员兼职完成，从而导致档案管理制度不完善，管理标准不统一，档案质量良荞不齐。
（五）经费投入不足。由于应用型高校正处于转型发展和上升期，各项建设都需要经费支撑，对档案管理的经费预算相对不足，导致很多档案管理的硬件设施和办公条件停留在早期水平上，甚至没有设立专门的档案库房，档案管理的信息化建设更是无从谈起，严重制约了高校档案管理的现代化进程。
（六）管理方式相对落后。近年来，现代科技与计算机信息技术飞速发展，给各行各业的发展产生了积极推动作用。然而，就高校的档案管理工作看，管理方法与手段大部分还处于落后的境况，有些高校在档案管理上依然只有“纸上谈兵”，（下转第172页）（上接第170页）电子化和数字化的档案管理模式没有提上建设议程，档案形式过于单一，档案管理工作中的方法与技术缺乏多元化手段，档案的利用效率低下。
三、未来应用型本科院校档案管理的发展趋势
虽然高校档案管的工作还存在着诸多不足和问题，但随着信息化时代和科技时代的到来，各高校会做出更多的努力，以改变现在的不良工作现状。随着我国高等教育改革的日益深化，结合社会实践对档案管理工作的客观要求和现代科技与信息化手段在档案管理工作的应用，高校档案管理工作也在积极适应新形势，跟上时展的步伐，总体上高校档案管理工作未来呈现以下几方面的发展趋势。
（一）档案管理的标准化。建立档案管理评估体系，健全完善的档案管理标准，是提升应用型本科院校档案管理工作水平的重要保障。要把档案人员的经验式管理变为标准化和制度化的管理，做到依照规程，有章可循。同时，建立良好的评估监督体系，形成监督机制，能够及时纠正工作偏差，促进档案管理工作规范化。
（二）档案管理的专业化。档案管理专业化程度在一定程度上决定着高校的整体管理水平，只有建立了自己的专业化档案管理体制，建设和发展专业化的档案管理队伍，才能确保高校在其他建设方面更稳定地发展。高校档案管理人员要提高对档案管理专业化的认识，要用专业的知识和技术开展工作，创建专业化管理模式，充分发挥档案管理在高校发展中的重要服务功能。
（三）档案信息的开放化。高校的档案资料涉及国家和商业机密及个人利益，受到《保密法》《著作权法》等相关法律的约束。档案信息的开放，遵循着档案自由利用原则、档案安全原则、保护知识产权和个人隐私权原则。档案自由利用原则的目标是档案开放的范围应最大化、档案保密的范围应最小化。从这个角度看，高校档案应在维护保密和安全的原则下，尽量加大开放力度，发挥其在人才培养和高校整体发展过程中的积极作用。
