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前言：
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
一、建设单位档案管理的网络化条件已经具备
1.网络硬件的发展。90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
2.建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02
0 前言
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备
（1）网络硬件的发展。
20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
关键词建筑工程 档案 有效管理 措施
由于建筑工程档案的价值，因而，对工程档案的正确管理和有效利用变得十分重要；但是，在管理建筑工程档案的过程不是一帆风顺的，管理者在对其进行管理的过程中通常会遇到很多问题，例如，员工提交竣工档案材过晚、提交的档案材料不够真实完整、没有先进的制度和方法来管理档案资料，以及档案管理人员业务素质不高等等。对于这些问题，管理者必须采取有效的措施进行改进和提高。本文对在管理建筑工程档案遇到的问题进行了详细探讨及分析，并针对这些问题提出了有效的措施。
一、建筑工程档案管理的必要性
建筑工程档案是在建筑建设活动中形成的建设活动的实际反映和真实记录，对于企业来说，它的依据作用、凭证作用和信息储备作用具有非常重要的意义。这些反映和记录与建筑物实物相符，是建筑物最原始的反映，保存价值很高。建筑工程档案记载着许多建设活动，例如建筑用料的检验、工序工艺、隐蔽工程质量检验以及其地下管线的敷设等等。建筑工程的管理内容主要包括建筑物的建设工期、建筑物的总体造价以及建设工程的质量。由于建筑工程的档案管理是建筑工程项目的不可或缺的一部分，因而，其工程档案管理的好坏，与建筑工程本身质量具有直接联系。建筑工程档案管理不当，在很大程度上导致企业的经济效益降低，由此看来，规范地管理企业建筑工程档案不仅是建筑工程本身的需要，也是档案管理部门应该且必须的工作内容。这就是建筑工程档案管理的必要性。
由于建筑工程的质量是在感受的过程中进行评价的结果。它是对建筑工程进行的包括工程性能、安全以及品质的一种比较综合性的表述。随着社会发展，人们对于建筑的审美观也迅速提升；这种审美观同时体现在建筑质量上，这就要求建筑具有一定的特性。建筑的这些特性从建筑工程质量方面来说，指的是建筑工程本身首先应当满足业主的需要；其次是符合国家法律、法规；然后是建筑必须拥有规范标准的技术；最后是建筑应当专注于文件的设计和满足建筑合同中所包含的条款。这些所有的建筑工程的特性，都是通过建筑工程档案呈现出来的，由于在档案管理过程中的精细化的管理模式和量化分析的采用，才使得在评价建筑工程质量方面有了一套精确的体系。
建筑工程档案对于建筑工程质量的作用总结起来就是：它使我们对于建筑质量的评价从感观化的经验模式上升到以现状图纸和数据为依据的体系化模式。它可以是使我们在评价建筑工程的时候以建筑工程档案为基础，对建筑质量进行量化统计分析，从而对建筑质量进行综合测评。这种方法与以往到工程现场视察相比，其发展可以说是一个质的飞跃。
由此可见，建筑工程档案的有效管理对于建筑工程的实施意义十分重大。
二、建筑工程档案管理中存在的问题
虽然建筑工程档案对于建筑工程项目十分有用，甚至可以说是不可或缺的。但是，建筑工程档案的管理却存在很多问题：
（一）建设工程档案工作滞后。建设工程具有涉及单位复杂、周期长、阶段多和流程多的特点，使得建设工程具有工程周期复杂性和成套性等特点，由于看重经济效益，人们往往更重视工程实体，而轻视档案管理，因此，建设工程文件的收集、整理和归档工作往往不能同步进行、协同发展，再加上施工单位和独立分包单位往往为了经济效益的最大化而赶工期追进度，造成了档案工作的滞后，影响了工程各方面对档案资料的利用，工程项目管理文件和技术文件分散、损毁和遗失的情况下，更是制约了建设工程管理工作和企业的持续发展。
（二）档案材料不完整不真实。建筑工程档案管理中最大的问题就是建筑工程档案不完整、不真实。有的建筑企业单位的工程项目归档率低，通常情况下，他们所负责的很多工程项目在竣工后就找不到工程的档案资料了，有的只能找到工程的主体档案，却没有与其配套的分包工程档案。这些配套的工程档案材料包括建筑的电梯工程、消防工程、燃气工程、园林绿化等等。甚至，有些工程信息出现了较大的偏差或是造假。在工程实施过程中，为了使工程尽早竣工验收，早点拿到工程款取得个人效益的最大化，某些人员会相互勾结，一起隐瞒和造假，甚至出现盖”萝卜章”的现象。
（三）档案管理模式和体制不健全。如今，工程文件的形成和档案的管理已经全部或部分实现了电子化，但在档案的安全备份和保存过程中，由于缺乏延续和统一性，使得工程档案的管理和数据库混乱，各参建单位工作标准不统一，各管理部门缺乏相互沟通，导致归档的工程资料质量不一，格式不同问题，使工程文档在价值挖掘方面的能力被削弱。也就是说，工程档案没有得到的充分和有效的利用。
（四）档案管理人员素质不高。工程档案管理人员的素质不高主要从以下几个方面体现：（1）基层单位、监理单位、总包及分包单位的档案管理人员没有较高的专业素质，他们在档案管理业务方面缺乏专业的知识，在相关的业务方面的技能也十分欠缺。
（2）有些参建单位档案管理人员流动性大，档案管理意识淡薄，主要体现在：一是他们十分轻视档案的价值；、
三、建筑工程档案管理的有效措施
针对建筑工程管理中出现的一系列问题，我们必须采取有效的措施，予以回应：
（一）增强档案意识，在系统内开展档案法律法规及相关规范的学习。正确认识工程档案的重要性，让系统内档案相关人员变被动为主动，与各级领导达成共识，齐抓共管，提高建设工程档案管理水平。
（二）完善管理体制，建立健全相应的档案管理规章制度。要求各参建部门都应设立相应的档案机构，配备具有专业水准的专职档案人员，明确各自的管理职责，建立项目档案管理网络体系，加强联系和业务交流，促进生成文件的规范和归档整理的规范。
（三）加大档案管理人员培训力度，提高档案资料管理技术水平。在建筑业不断发展的今天，建筑档案的管理也有了新的特点。因此，提高管理人员的管理工作的重要性也随之增大。增强管理人员的责任意识和服务意识，使之认清自身工作的意义和重要性势在必行。此外，必须培养专业的管理人员，从而提高档案资料管理的技术水平。
（四）充分利用现代档案管理手段，强化档案材料规范编制工作。科学技术是第一生产力，在科学技术发展如此迅速的今天，在档案的管理方面，我们必须摒弃那些陈腔滥调，采用新型的管理手段；此外，针对档案资料的规范与编制工作，我们必须加以强化，一个整洁规范的数据管理系统与数据库可以使从业者的工作效率大大提高。
四、狠抓关键节点，进行全过程管理，促成管理合力
（一）项目前期，建设单位应该根据档案工作的需要，明确档案工作分管领导和部门，建立档案管理机构，并配备具有专业素质的档案工作人员，健全档案管理规章制度，档案相关人员建立管理网络，畅通沟通和学习交流渠道。
（二）施工阶段，项目开工后，进行档案工作交底，制定档案工作规划，在施工过程中，定期开展档案专业检查和指导。
（三）竣工阶段，在项目竣工验收前3个月内进行档案专项验收，提出审查意见，敦促各参建单位完成整改，在检查确认整改完成后向档案管理机构提请档案移交。
五、结语
我国当前的建筑行业机遇与挑战并存，建筑业的发展空间十分广阔，采用建筑工程档案是我国建筑业的一大提高，是一个质的飞跃。但是，我国的工程档案的管理存在很大的问题，在建筑行业竞争如此激烈的今天绝不是一个好的势头。因而，我国建筑行业管理阶层必须采取有效措施使我国工程档案的管理更加完善。只有这样，我国的建筑行业才能拥有更好的经济效益，同时促进社会和谐。
参考文献：
[1]冯慧玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001.
中图分类号:G271 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基本经济行为,它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量的作用。因此,如实记录和保管建设工程档案,就显得十分重要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集、整理、保管和借阅问题略陈管见,以为单位建设工程档案的管理提供思路。
一、建设工程档案及其管理的含义
建设工程档案的定义,理论上虽不存在根本的分歧,但定义方式并不相同。如有人指出,工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。该定义是以价值判断为视角的,但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又如有人指出,重点建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,即:建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体材料[2]。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延,但失之杂乱,毫无档案确立的标准。可以说,上述定义均具有合理性,但未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。
笔者认为,建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发,确定建设工程档案的外延。
建设工程档案的管理,是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之,建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性。
收集、整理和保管好建设工程档案,做好建设工程档案的查阅服务,具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体,建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录,是研究建设工程历史文明的基础材料。同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。
二、单位建设工程档案的收集
所谓档案收集,就是档案馆根据各种线索,到社会上找寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、动员捐献、复制副本等多种有效办法,将散存在社会上和个人手中的档案收集进馆集中保存的工作[3]。这是从国家档案馆的职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看,其档案管理部门众多,既涉及土地管理部门,建设审批管理部门,环保消防等部门,也涉及业主、建筑单位等,因而就每个单位的档案管理部门而言,其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多,主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此,一般的建设项目,其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理,只有一些对于国家具有重大意义的建设项目,才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。
建设工程档案收集是档案管理的第一步,是基础环节,具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提[4]。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的,往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施,因而相关文件也往往在这些部门保存,一般很少同时向档案部门提交。因此,档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。如果这些文件不能收集,则档案管理就成了无源之水,无本之木。
单位建设工程档案收集应当注意以下问题:
第一,应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多,从项目的酝酿提出就会产生动议性文件,之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等,这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此,其收集范围广泛,并不以是否为本单位制作文件为限,即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限,电子文件亦是建设工程的历史记录,自应收集。
第二,应当注意归档时限,及时归档。档案是对事件的真实历史记录,收集时间距离档案文件产生的时间越长,越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此,国家对各类档案的归档时限都有严格要求,特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档,亦应依法在规定时限内归档。
第三,建立单位内部建设档案归档程序。没有规矩不成方圆,只有把建设工程档案的归档程序确定了,才有可能保证归档的顺利进行。因此,单位应当通过制定建设工程档案归档程序,明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度,并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任,以保证建设工程档案的顺利收集。
第四,档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设,档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员,了解工程进度和工程基本情况,做到心中有数,在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案,这样很可能丧失最佳的档案收集时机。
第五,建设工程档案收集应当有所侧重。档案收集不能眉毛胡子一把抓,否则档案馆再大也无法满足档案收集的需要。因此,建设工程档案在收集时应当有所甄别,对于工程决策、审批资料,工程设计图纸,施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全,对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。
三、单位建设工程档案的整理
档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容,是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同,各部门移交的文件材料不规范,或者不齐全,因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此,单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题,单位档案管理人员应当根据工程与单位实际,采取灵活的归档与整理策略和规则,不宜以定式常法为据。
单位建设工程档案的整理,虽然难以定法对待,但仍有条理可循。
第一,以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。档案是人类活动的历史记载,档案的客观性使其仅仅记录事件而不对事件进行评述。因此,编年体史书的时间主轴编写方式非常适合档案整理。故此,单位存在不同建设工程的,其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序,而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确,一般不存在模糊问题,而批准日期则因工程批准部门较多,日期一般不统一,难以确定以哪一批文日期为准,容易形成标准不统一的问题。同时,有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致,因而也难以作为归档整理标准。
第二,同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别,为了便于定期销毁短期与长期档案,永久保存部分重要档案资料,对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。
第三,同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序,便于日后的档案查找。
第四,以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多,为便于查找,需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅,难以与数字档案馆建设目标相衔接,故此,应以文档主要事项为题录,如某某项目可行性报告等。
总之,单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作,应当以高度的责任心认真对待,科学整理,既要考虑工作效率,又要考虑档案在将来的查阅和销毁,不能简单应付。
四、单位建设工程档案的保管
单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施,主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。
一般而言,纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件,如照片和声像资料,则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠,但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料,可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真,加之经常性的复制,导致资料清晰度下降,保管成本高。
因此,对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料,应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件,可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像,然后加以保存,同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料,则可以通过数字技术保存为数字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是,在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时,应加注说明性题名,并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等基本资料,以便于查阅。
五、单位建设工程档案的利用服务
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构[5],必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要,或因学习建筑设计,均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此,做好档案的利用服务,是档案管理人员的又一核心工作。
单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。
第一,利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件,档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案,档案亦有密级之别,故此,哪些档案可以查阅,哪些不能查阅,哪些机构或人员可以查阅,均需要依法进行。
第二,单位建设工程档案的利用应当遵循法定程序和单位规定的查档规则。档案利用,特别是档案,应当严格按照法律规定的程序,通过申请、核准、查阅等基本程序,而且查阅地点、方法等均须符合规定。
第三,在合法前提下,单位建设工程档案管理人员应当积极提供查阅检索服务,运用以“利用者为主体”的管理树立以“利用者第一”的观念[6],必要时应向查阅者说明档案文件的背景、内容和文件变迁历史过程,以便于查阅者能够迅速准确的获知需要的信息。
第四,单位建设工程档案管理部门应当着力建造档案的电子检索系统,并提供电子查阅与纸质查阅的共时服务。面对越来越多的档案材料,靠人工检索费时耗力,效率低下,故此,建设数字档案馆是档案馆建设的基本趋势,应该努力建立纸质档案的电子检索数据,方便查阅。
单位建设工程档案的管理是一项复杂而意义重大的工作,不仅要求档案管理人员具有高度的责任心和良好的工作技能,还要求单位内部各部门的充分合作与配合。档案管理人员在档案的收集、整理、保管和利用服务中,应当做到依法、及时、认真和便利服务,促进单位建设工程档案管理工作。
参考文献:
[1] 赵克云.做好工程档案管理探讨[J]. 现代商贸工业,2008,(3):125-126.
[2] 陈玉燕. 谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计,2006,(12):102-104.
[3] 冯国安. 档案收集与开发档案信息资源[J].档案与建设,1995,(9):28-29.
关键词：
荣誉档案；建筑设计；管理措施
建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。
一、建筑设计单位荣誉档案的特点
（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。
（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。
（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。
二、荣誉档案管理工作中存在的问题
（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。
（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。
（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。
三、加强荣誉档案管理的主要措施
（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。
（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。
（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：
1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。
2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。
3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。
4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。
参考文献：
[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.
一、我国事业单位档案管理信息化建设的任务
我国事业单位档案管理信息化建设的任务有两个：一是事业单位目前存在的档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。具体来说，主要是加强对现有档案资源的录入、入库和检验，以及对特殊档案如使用较为频繁、非常重要以及容易遭到破坏的档案进行特殊处理。二是对事业单位电子档案的管理以及对电子文件资源的录入。目前我国大部分事业单位都存在大量的电子文档，要实现档案管理的信息化，就要对这些电子文档进行有效保存。
二、目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
1.档案管理者对档案管理信息化建设的认识较为肤浅
目前我国部分事业单位的档案管理者因为对档案管理信息化建设工作的认识不够明确，导致在实际的档案管理信息化建设中出现各种问题，妨碍了档案管理工作的正常有序开展。
2.资金短缺导致档案管理信息化建设存在不足
因资金短缺导致的档案管理工作出现问题主要表现在两个方面，一是部分事业单位本身存在资金缺乏现象，因此无法对档案管理信息化建设工作提供良好的硬件及软件环境，致使档案管理信息化建设工作出现问题。二是部分事业单位的领导及管理者对档案管理信息化建设工作不够重视，所投入的资金自然也相应较少，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象。
3.管理软件及管理人员中存在的问题
管理软件欠缺，一方面表现为部分事业单位没有与信息化建设相匹配且操作方法简单、功能齐全的管理软件；另一方面表现为部分事业单位在管理及使用软件方面存在问题。管理人员中存在的问题主要是一些人员的软件操作水平不高，对信息化的了解不够专业，对档案管理的信息化建设工作只停留在最初级的录入、查找等阶段。
三、我国事业单位档案管理信息化建设的有效策略
1.加强对档案管理者的思想意识教育
例如，开展座谈会并提交心得报告，定期举行教育会，购买相关书籍并指导其进行阅读等，使事业单位领导及档案管理人员在思想上对这一工作的价值有清晰而准确的认识，从而对这一工作加以重视，在平时的档案管理工作中做到兢兢业业。
2.加大档案管理信息化建设的资金投入力度
一方面，可在财政预算中适当扩大档案管理信息化建设的资金比例，不断完善档案管理信息化建设所需要的各项设备，为档案管理信息化建设工作提供有力的物质保障；另一方面，可根据自身的实际情况，向国家财政申请专项信息建设资金支持，并将其应用于信息化建设项目中去，不断完善档案管理信息化建设的软件及硬件设备，促进档案管理信息化建设工作的有效进行。
档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下，对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换，通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案，方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理。
二、事业单位档案管理存在的问题
档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。
档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。
在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。
档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。
在现有档案管理模式下，查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程。首先要查找档案信息目录，然后到档案库中查找对应的档案架，最后在档案架内查找本档案。一旦档案人工存放出现错误，查找档案就好比海底捞针。这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。
三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议
提高事业单位管理人员综合素质。随着科学技术不断发展，提高档案管理人员综合素质十分重要。一是要加强档案管理人员业务技能。档案管理人员作为档案数字化建设的执行者，其数字化思想，数字化操作水平，直接影响到档案管理数字化建设的水平。二是增强档案管理人员安全意识。在数字化档案提供利用过程中，运用好信息层级加密管理，划分好各个部门使用权限。同时，要及时对档案信息进行外部备份处理，例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等，增加档案信息的使用寿命和安全系数，还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失。
完成档案信息数字化处理，系统化管理。档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提。目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中。再通过档案管理人员的修正、分类、整合，将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库，完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录。同时，通过硬件设备智能化处理，完成档案信息修改、插入智能化排序。最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统。
建立实时、高效的网络档案管理平台。利用网络技术与档案信息系统相结合，以网络化、数字化为主旋律，打造局域网络档案管理平台。网络档案管理平台便于保存、修改和查询，并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者。
网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能，又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样既减少了各个部门使用者的等待时间，也提高了档案管理人员的服务水平，减轻了档案管理人员的工作强度。
（作者单位：保定市卫生监督所）
单位：保定市卫生监督所
姓名：刘亚
论文：事业单位档案管理数字化建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0184-01
所谓档案信息化管理，依靠科学的思想和组织管理力法，在满足法律规章制度的要求前提下，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，在行政主管部门的指导下，来提高企业档案信息的利用效率。档案信息化管理不仅仅局限于摆脱以往手工进行档案管理，在管理模式上也有了革命性的变化。而大量数据的安全问题是由于网络环境、应用环境、操作系统、应用软件等存在安全漏洞的隐患所产生。需要得到广泛关注，并积极实现档案信息化管理手段现代化。
1 信息化档案管理安全隐患
1.1 档案信息化建设基础较薄弱
档案网站建设质量重视不够，且在开展信息化建设的部门、单位和企业中发展也不平衡，一些单位和企业的档案信息化建设发展不平衡，技术、资金不足，重视不够，基础条件薄弱。
1.2 档案信息管理与其他信息管理脱节
由于档案工作与其他各生产管理环节相脱节，很难实现系统间的联系，而且存在档案信息化程度低和管理机制上的障碍，虽然文档一体化管理是档案信息网络化管理的发展方向，但是进行文档一体化管理未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接。
1.3 档案信息建设管理人才缺乏
从目前看，档案部门缺乏现代高技术、专业性人才，档案信息化建设需要深厚的档案学基础理论，但因经济原因，使得信息化管理人才投入小，后继人才缺乏。
2 档案管理实行信息化建设的必然性
简单来说档案信息化就是为社会进行服务的一个过程。通过学习来满足档案管理发展的需要，并不断改进和加强信息化档案的服务意识和管理意识。必须要做到的转变观念、以档案的相关数字化信息对实体进行保管的管理方式。档案管理会随着科技的不断进步改变以往被动服务的模式，解放思想、再者就是加强档案工作者的工作能力，管理模式的不断改革和完善，同时也对档案管理的工作人员的能力提出更高的要求。要扩大利用、提升档案工作以及档案的价值。使得档案管理中的功能能够取得充分的应用和发挥。拓展档案管理的资源信息利用延伸到相关单位自身的信息化中，对于那些利用频率高的、重要的、比较容易受到损伤的档案进行数字化转变，档案管理中前后并进的理念，要坚持对于信息源头的挖掘，将复杂转变为简单、将简单转变为规范，来满足快速检索利用以及档案信息共享的相关需求。还要加快对于藏书目录相关数据库的建设，归类总结基建档案、会计档案、实物档案、照片档案、设备档案、文书档案等，并进行质量监控。纳入档案管理范畴以满足本单位现代化、信息化的条件，要加强实际的系统应用效果实现，对于电子档案进行电子文件的管理有效化保证长期可读、完整、准确、真实性。档案信息化建设总体规划必须要对于本单位的实际发展目标和自身特点进行分析，有利于今后的发展建设。
3 进行档案信息网站的有效建设
档案网站是通过网页的途径来进行档案信息的提供和服务，是对于档案实行数字化转变的主要目的，也就是企事业单位的在网络上成立的信息站点，是信息化档案发展的重要手段和目标，实施档案资源的网上咨询查找电子文件直接提供或者实时归档。
（1）对于本单位的相关部门的各项信息进行资源共享和统筹考虑，应该将档案管理体系纳入企事业单位的相关信息管理系统中，在进行信息化档案建设的时候，实现系统一体化建设，实现系统管理中的综合效益。
（2）选取适合的具有升级换代功能和开发功能才能够对于计算机的实际优势充分发挥，只有符合进行网络管理的条件才能使得档案管理体系是成为有效实现档案上网途径的条件之一，够使得相关检索功能变得强大，为不同的用户提供高效优质的服务。
（3）标准化相关网络设备，要使未来发展或者现今的主流产品，选择的产品要符合我国内外的相关标准，能够确保产品进行及时的更新换代从而有效的提供服务。并且能够获得国内外有着雄厚实力的软硬件公司或者厂家的支持，从而有效的减少在进行档案管理过程中因为项目、格式、设备、人员等的变化而造成传递信息障碍，数字化档案是通过对于先进的技术手段的应用来将各个部门的实体档案的相关载体进行数字化的加工，从而有效避免重新开发设备配置要科学合理。
（4）进行档案信息数字化的逐步实现。档案资源信息的数字化是进行档案原件保护的重要手段之一，决定了传统档案馆与熟悉档案馆的互补、共存。是进行信息化建设档案的基础和前提，同样也是进行数字档案相关业务信息管理体系构建的首先需要考虑的功能之一。从而建立起档案数据库目录，对于企事业单位有着各自不同的需求优势，全文数据库在相关网站上进行，进行档案资源的相关数字化进行整体分析、重点挖掘、逐步解决。对于档案资源馆藏的全文数字化并不是将所有的都进行数字化处理，而是他们都发挥着自己独特的功能，对于各个设立档案的相关单位文件和档案著录格式、项目、内容和数据库结构等进行了统一的制定规划。数字化档案建立并不会表示传统档案的消失。
（5）规范化、标准化是档案数字化、信息化的主要内容。规范化、标准化对于现代化档案管理的重要衡量标志。对于其档案数据库的文档格式硬件、软件数据指标等进行规范和统一，结合自己的实际发展需求和特点进行相关管理标准系统的制定，从而达到方便以后电子目录实现档案馆管理之后的数据资源共享，并有效避免了因为软件的差异而导致的数据不能读取和转换的问题。进行档案信息化发展和建设的重要内容，是事业单位可以参考国家进行推荐的一些管理信息化标准。这样通过实践过程进行完善才能够逐步的加强现代化的档案管理发展速度，在建设档案目录数据库时，要按照我国相关规定执行，并且要方便实际操作，从而有效的起到良好的防范作用。
4 结语
中图分类号：TP391 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
信息化的快速发展为事业单位档案管理工作带来机遇的同时也带来了挑战，传统的以纸质为媒介，通过人工录入方式进行的档案管理已经不能满足现代社会的要求了。我国档案管理只有实现转型，才能符合事业单位实际发展的需要，发挥更大的作用。在我国档案界已经有很多人开始探索实现档案管理工作信息化的有效途径了，真正实现这个目标任重而道远。
一、事业单位档案管理工作的现状分析
全球信息化的飞速发展使得大部分事业单位开始了档案管理信息化的建设，但是效果不是很明显，在建设的道路上遇到了很多的阻碍。
首先，事业单位档案管理工作没有受到应有的重视。档案管理在一个事业单位的运行过程中有着不可替代的作用，档案定时的分类整理使得事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的共享程度。然而，很多档案的使用者或者事业单位的领导者没有一个对档案管理工作的清晰的认识，忽略了对单位档案管理的建设，资金投入过少使得档案管理的软硬件水平不能提高，档案管理工作人员素质能力过低。
其次，我国档案信息资源的开发有限，有效供给严重不足，在对信息资源进行采集加工的过程中出现过多重复劳动。目前，我国的档案开放比例很低，数据库容量少，巨大的信息资源没有得到有效的利用。
最后，缺少符合事业单位档案管理工作要求的系统，软硬件设备不能满足事业单位大量的档案信息的要求。
二、事业单位档案管理信息化建设方式
目前我国事业单位档案管理存在着许多的问题，存在问题是正常的，可是我们不应该忽略问题的存在，反而应当对具体的问题进行具体的分析，然后进行解决。为了更好地适应信息化的社会发展，事业单位档案管理部门应当及时寻找问题根源并且进行解决，以便满足档案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的档案管理制度
档案的作用是为企事业单位提供方便快捷完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，其中很多内容是单位的秘密文件，所以应当制定一套有效安全的档案管理制度来保证档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门应当加大对内外网的检测，对上网的档案进行严格把关。同时档案使用者应当将使用情况进行及时的反馈，档案管理者也应该吸取档案使用者的意见建议，进一步完善事业单位的档案管理工作。
2.加大对档案管理的软硬件设施建设
传统档案多为纸质资料，这为档案的采集、储存、保护带来极大的不便。与此同时，信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存，档案储存所需的空间变小，对档案的整理及存储环境的要求也变得简单。这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备。
3.加强对事业单位档案管理者的专业素质培养
由于信息化渗入事业单位档案管理工作，档案管理的方式发生了很大的变化，管理的范围也扩大了，因此对档案管理者能力的要求也有了一定的提高。事业单位应当加强对档案管理者的专业素质的培养，档案管理者应当具备一定的对计算机、软硬件技术的了解，能够有效管理信息化后的档案。事业单位应该注重提高档案管理人员对其工作的重视程度，同时对档案管理者进行专业能力的考核。
三、事业单位档案管理信息化建设的重要意义
1.档案管理的工作变得简单
由于传统档案以纸质资料为主，纸张容易变脆老化，对资料进行采集、整理、储存、保护的过程量太大。信息化之后，档案多以文字为主，管理人员通过建立电子网络平台，电子录入的方式即可实现对档案的收集整理，而且信息所占的空间变小，便于储存及管理，同时之后的档案管理工作变得简单易行，只需对系统进行定期维护即可。
2.档案使用者使用更加方便
过去使用档案需要档案使用者从大量的资料中找寻，工作量极大，找到自己所需非常的不容易。当档案实现信息化后，档案使用者通过网络输入关键词进行检索就可以从大量的资料中找到自己所要找的资料，同时使用者也不必亲自到档案室寻找，提高了档案信息远程化传输，极大地提高了管理以及办公的效率。
四、总结
随着信息技术的全面发展，传统的档案管理工作已经不能适应社会对档案管理的要求。档案管理只有进行改革，转变档案管理模式才能形成高效便捷的档案信息化管理。但是我国的档案管理工作还处于探索阶段，与其他国家还有很大的差距，不能很好地满足大众的需求，因此，需要事业单位加强对档案管理工作的完善，同时也需要计算机软硬件公司设计生产专业有效的档案管理系统。
参考文献：
1.1传统的档案管理方式仍占大多数
在我国目前的事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，依然按部就班的遵循以前传统的管理模式和管理方法，存在许多问题，例如：存放不当、检索工具不全、手工抄写失误等问题，导致档案管理工作繁琐异常，需要耗费大量的人力、时间和精力。而且传统的档案管理需要不断地投入资金来增添设备，譬如加盖、修缮库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。传统的管理方式相比起计算机管理，存在较大的弊端和差距。
1.2缺少相关专业技术人才
在事业单位档案管理的信息化建设中，需要大量相关的专业性高技术人才。然而，许多事业单位的档案管理工作人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍有待提高。例如：许多档案管理工作人员对计算机技术缺乏足够的认识，这使得他们在知识贮备和专业技能方面都存在很多的不足。同时，由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。
1.3档案管理信息化缺少安全性
将纸质档案转化为电子档案的过程极其复杂而且工序繁琐，在这个过程别容易丢失信息，使档案的完整度大大减少。而且极易出错，大大增加了档案的错误率。将档案转化为电子版以后，对档案的保护程度不足，致使档案容易被他人盗取。
二、事业单位档案管理信息化建设的途径
2.1加大对档案管理信息化的推广
事业单位需要加大对档案管理信息化的推广，可以向工作人员展示计算机精度高、存储信息量大、运算速度快，能够将全面、准确的档案信息资源快速地展示出来的特点，让档案管理工作人员充分认识到信息化管理的优势，明白这样管理可以大大提高他们的工作效率，可以极大程度地避免传统档案管理模式可能出现的问题。同时事业单位需要高度重视档案管理的信息化建设，加大资金投入力度。
2.2加强对专业技术人员的培训
针对事业单位档案管理工作人员综合素质和业务水平有待提升的问题，需要加强对工作人员相关专业技能的培训，例如：可以通过聘请专家开展档案管理讲座，对日常工作中应该注意的问题展开多方面的详细的讲解，加强档案管理工作人员解决问题的能力，拓宽档案管理工作人员的视野。而且，由于科学技术、计算机技术的飞速发展和快速的更新换代，还要对工作人员进行要定期培训和考察，让他们能及时掌握最先进的技术。在事业单位档案管理工作的进行中，档案管理工作的单调性与复杂性难免会使一些工作人员产生懈怠的心理，想要使管理的工作热情度进行一定程度的提高，就要建立相应合理的奖惩制度，可以在定期的考察时采取合理有效的奖惩措施，提高工作人员的积极性，推动档案工作的可持续性发展。而且，档案管理工作人员的工作素质是对会计工作有着重要影响的一项内容，管理工作需要交由细致认真的人来进行，认真的工作态度才能够减少错误的产生。
2.3加强对档案信息的保护
传统的纸质档案容易受温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素影响被破坏，声音、影像、文字、图表等档案单独储存，占用空间大、维护成本高、查阅不便；随着科学技术的不断发展，特别是光盘技术、电脑扫描技术、微缩技术等广泛应用，增加了档案信息资源的存储量，可以将这些资料同时储存起来，占用空间小，保存长久，查阅方便，大大提高档案的利用效率。电子政务和办公自动化的发展，也使得人们对网上档案信息资源的需要日益强烈。因此，基层单位档案管理信息化建设势在必行。
二、基层单位档案管理信息化建设中存在的主要问题
（一）档案管理意识淡薄。基层单位对档案工作不够重视，在确定档案人员时有较大的随意性。档案人员责任心不强，工作兼职又多，有时心有余而力不足，面对大量的材料，只能进行简单的收集、整理和保存，没有时间和精力挖掘更丰富的档案信息资源，导致档案资源浪费现象严重，收集不齐全或未整理或整理不规范，档案的服务功能和作用不能充分发挥出来。
（二）档案人员素质不高。基层档案管理人员接受系统性、专业性的培训机会少，业务不精，素质不高，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，发生档案不按时立卷归档和未及时移交等情况；对现代化的计算机网络技术了解不够，没有掌握熟练的操作技能，直接影响了基层单位档案管理的信息化进程。
（三）档案管理手段滞后。基层单位档案室条件简陋，设备老化，甚至档案柜都不统一，更别提现代化的档案管理设备。即使配备了计算机，在实际的操作过程中，利用率很低，其它相关的管理设备配置很少。电子文件只是简单归类和保存，管理有待规范化、系统化和科学化。档案主要是以纸质载体作为实体，以手工操作为主。遇到档案的查找、编辑、分析等时，工作量巨大，步骤也繁琐。
三、加快基层单位档案管理信息化建设的有效途径
（一）树立档案管理理念现代化。在信息化社会，需要树立档案管理现代化的观念。要逐步实现基层单位档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。
（二）培育档案管理人员科技化。基层单位的档案管理人员不仅要具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备信息化工作所需要的智力、知识结构及现代化管理能力。基层档案室的上级部门和主管业务部门应定期对档案管理人员进行教育培训，提高他们的档案管理专业知识，熟悉计算机网络技术的使用，更新、引进、消化、适应信息技术成果，把档案管理人员培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。
（三）完善档案管理设施网络化。全面推进基层单位档案室计算机和网络普及应用，提高计算机管理档案的普及率，实现计算机及相关配套设施逐步统一；逐步实现基层单位档案室与本部门、本系统的办公网络链接；加快不同行?I的档案管理部门与市档案局之间的局域网建设，与政府办公网络平通，力争实现一、二级档案单位专网联通，逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。
