时间：2023-06-28 10:03:02
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对工程档案进行管理控制，主要目的是为了更详细的记录工程施工的全过程。工程项目管理的质量控制主要表现为施工现象的质量控制，包括产品质量控制、工艺质量控制。具体来说，影响质量控制的因素主要表现在人、机、料、环境以及方法这五个方面，而通过专业培训后持证上岗的“人”，需要现场调度和辅助工程建设的“机”，通过检测报告以及出厂合格证的“料”，施工中及竣工后通过拍照和录像反应场地“环境”的变化，通过记录施工日志反应工艺流程的“方法”等，都在工程档案收集编制的范围以内。由此可见，档案管理是工程建设质量控制的关键环节，档案工作人员必须要重视档案管理工作。
（二）工程档案能防范灾害破坏及破坏后维修恢复建设
工程档案是工程建设过程的真实记录，客观反映了各个建设环节的具体细节，对工程后期检测、改扩建、维护、拆除以及其他工程建设都具有十分重要的指导意义。而且，此类档案也可以成为其他同类工程设计建设的一个重要参考借鉴，充分展现出了工程档案的价值和活力。
二、强化工程档案管理的措施
（一）强化档案工作者的岗位技能培训
工程项目受各种条件的影响，档案管理涵盖的范围较为广泛，这些对档案工作人员提出了更高的工作技能要求，例如，档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等。可以加强对档案工作人员的岗位技能培训，提高他们的综合管理素质。定期组织学习专业理论知识。要积极培养档案工作人员懂技术、业务精通、会管理，而且要针对档案管理的一些基本知识进行综合考试，实现持证上岗；集中组织业务培训。此类培训如果单位内部无法完成，可以请专门的外训讲师来做，重点针对各种档案文件整理、档案管理和归档等内容作详细培训。
（二）进入施工现场，增强档案的真实性
加强工程档案管理工作是工程规划、建设以及管理的重要依据。因此，档案管理人员需要在对档案进行整理归档同时，确保档案资料内容的真实性。具体来说，档案工作人员需要深入到施工现场，对登记在册的工程项目进行现场清查和摸底分析，对于一些特大型或意义重大的工程项目，在深入现场的同时也要与建设单位一同进行现场勘查，待了解实际情况以后才能进行档案编制。
（三）通过计算机与互联网资源，强化档案的网络化管理
利用软件对档案实行信息化管理已经成为档案管理的发展趋势和潮流。因此，工程档案管理需要积极引进计算机和互联网技术，提高档案管理效率以及各部门档案利用的协调能力，更方便了各单位对档案的借阅和利用。尤其是档案的检索系统要确保完善，档案资料也要进行编号，不同性质的资料要划分开进行归档管理，这样更有方便查找和归还。
（四）合理实行岗位责任制
档案的真实性与档案工作人员的认真负责态度是密切相关的。必须要将档案工作人员的利益与日常工作挂钩，才能避免档案收集马虎、档案内容缺乏真实性的现象发生。档案编制需要经过“收集—筛选—整理—分析—记录”的过程，整个环节如果某一部分出现纰漏，都会影响下一环节，甚至整个档案编制及管理的准确性、完整性。笔者认为，可以实行档案管理岗位责任制，一旦在后期工程竣工移交、档案检查等工作过程中发现档案出现问题，需要针对问题责任到人，且要对相关负责人予以严厉惩罚。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。
第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。
第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事档案管理
（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
1.2传统人事管理下人事档案管理的特征。其特征体现在封闭性上，主要表现为人事档案主要是领导或组织上使用，不得对外使用。这样做有有利的一面也有不利的一面，有利的一面表现为：都是本单位人员，人事部门容易收集整理档案，管理起来比较方便；领导使用可以方便及时的调用；能够很好的做到本单位的人事档案保密。其不利的一面表现为：过度放大了传统人事档案的制度功能，对个人和社会都有很大的强制性，人事档案工作不是服务于人，而是在约束人，更不能很好的发展人。
2、人事管理改革的基本内容
2.1对人才资源的配置要在引入市场竞争机制的前提下，坚持以市场为基础。把权力为中心转变为以规则为中心，政府应该提供合法的人力资源开发、流动、竞争途径，成为规则的提供者，并使规则透明。还要成为规则的维护者、监督者，在人力资源流动中出现的违规情况予以制裁，并保护个人的合法权益。对现有的一些制度予以改革，使市场竞争机制得以充分发挥，创造人才无障碍流动的条件，建立人才市场成为机制灵活、功能完备的体系。
2.2建立竞争中择优录用，公证透明的人才的评价制度。人才评价制度和指标的科学合理，可以使人才树立符合社会经济发展要求的人生目标，使社会的人才资源结构得到优化。对人才评价指标体系进行科学规范的设立，使人才评价由公开、公平的竞争机制进行。
2.3对公务员的培训计划予以强化，使服务型政府建立起来。公务员的培训教育必须加强，使公务员的队伍素质得以提升，这是建设服务型政府的重要途径。政府的服务水平由公务员队伍的业务水平和政治素质的高低决定。加强对公务员的培训教育，培养公务员对事情负责、对人民负责的责任心理。
2.4建立责任机制，实行问责制度，做到谁做事谁负责。公务员要服务于大众，以为人民服务为宗旨。公共部门的职员就是为群众做事的，要做到平易近人。对官员出现的错误要实行问责制，真正做到谁做事谁负责。
2.5建立人才权益保障制度，要做到法制完备、执法严明。保证人才和劳动者的人身权利、政治权利、经济权利，对知识产权保护制度予以完善，保证不会侵害到人才的创新成果。
3、我国人事档案管理改革的对策
3.1对人事档案管理理念予以更新。人事档案重在利用，是为人的发展服务的，整个人事档案工作要为人力资源开发建设服务。人事档案管理要对反映个人成长、历史与现实能力的体现的各类档案信息进行充分整合，使人事档案管理在服务于本单位的人事管理与人的发展的同时，还可服务于相关部门的人事管理和相关人的发展。首先，国家的发展离不开人才，在建设创新型国家的时候，自主创新是核心，人才的保障是关键；其次，科学发展观理论为科学改革人事档案管理提供了理论指导，从人民群众的根本利益出发，为人民造福；再次，根据现代人力资源管理理论，人的劳动、管理和服务是科学技术进步、发展社会生产力、创造物质财富、社会经济系统稳定运行的重要保障，人事档案是为人的发展服务的，不是阻碍人的发展，人事档案的发展要与现代人力资源管理同步；最后，要发挥人事档案管理的功效就要转变观念，应从整个社会来从事档案信息管理，立足现代人力资源管理，变革工作理念，有效提高人事管理工作。
3.2对人事档案管理体制进行改革。建立人事档案的分段管理体制，使人事档案充分服从服务于人的发展。在人事档案管理中运用现代信息技术，适当分离载体管理和信息管理。用人单位保存人事档案实体，并将其部分信息进行数字化处理存入数据库，供授权单位或个人通过网络进行利用。社会上流动人员的人事档案利用开发工作，可由当地的人才交流中心在现有基础上来完成并实现。人才交流中心还要收集兼职人员的人事档案信息，来完整反映人事档案中人才的基本情况。
3.3对人事档案管理制度予以健全。对现行的人事档案管理制度进行改革，应实行权限制人事档案信息管理，对具备相应权限的人员，不管是本单位人员还是流出的人员，都有得到利用个人人事档案信息的权利。实现对人的发展的充分尊重。
二、解决国有企业人事档案存在问题的对策
为解决档案管理中存在的隐患与难题，应积极选择相应的对策实施。1.档案管理制度不健全破产、倒闭企业的档案根据产权变化的方式不同，应该进行不用方式的处置，对一些没有去处的档案，必须要按照要求移交到档案馆；一些企业转为私营或者变为合资、出售中外台资的企业档案也应该及时的移交到档案馆保管，防止档案的丢失。严格按照进馆要求，对具有长期或永久保存价值的档案，在移交时必须保证其完整性，仔细做好分门别类工作，装订上架后标签清楚。对移交的档案进行认真审核，根据移交清册，逐卷清点，防止企业别有用心地为图永久保存而寄存不重要的闲杂档案，有效的提高档案馆管理档案质量。2.允许连续性的企业档案进寄存对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业会有一定的连续性，这时档案应该以保存在改制后企业为主。除非受保管条件的限制，或者由其它一时难以克服的客观因素影响，将可能导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。3.对寄存档案要加以选择，充分利用档案馆有限的库容量对企业要求寄存的各类档案，档案馆工作人员必须适当地对其信息内容稍作了解，以判断是否值得和可以入馆保存。改制国有企业必须尊重档案工作，自觉遵守档案转交制度，切勿使档案馆成为一个仅仅用来堆放纸张的场地，从而避免日后出现库满为患的现象。
2、档案管理模式的创新需求
信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。
3、关于人事档案管理创新的若干思考
3.1人事档案材料筛选
知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。
3.2建立档案管理新模式
在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。
（一）加强宣传力度加大我国人事档案相关制度和法规的宣传力度，加强我国政府服务部门的监察力度，贯彻落实我国人事档案的相关规定，明确我国人事档案管理费用支出由我国财政部门承担，坚决落实人事档案管理的真实性、全面性以及实用性。
（二）设立流动服务部门国家理应设立相应的人才流动服务部门，对流动人员进行无偿的管理服务，使个人档案管理集中到国家，使国家真正拥有人才管理资源的重要信息。
（三）扩增管理费用的来源随着市场经济的深入发展，政府用纳税人的钱来完成人事档案的管理，让人事档案的管理成为社会公务活动。这样便可解决一些人才流动服务部门借此获取高额利润的不正当收费问题。
二、人事档案的人权保障
我国人事档案相关法律法规明确规定：个人不得查看自己以及具有亲属关系人员的档案。根据我国以及全球现处于的计划经济时代，上述相关规定暴露出明显的缺陷，档案当事人无法知悉档案内容，也就无法对可能存在的恶意伤害进行合法权益的维护，这对于当事人而言是极为不利的。这种忽视个人知情权的做法，主要弊端有如下几种：因为档案的当事人不知道自己档案的内容，组织档案材料的人很可能对个人的客观评价并不属实，个人只能被动的去接受这一事实，不仅导致材料失去真实性，而且可能给当事人造成了精神上或物质上的损害。人事档案的记录主要是来自于外在因素，而当事人对于自身的最新动态及信息具有较为主动的获取权，只有通过当事人才能实现人事档案管理的动态性和及时性。而且一些人希望写传记或是写家史也不能找到有根据的资料，这种人事档案管理制度给他们设置了人为的障碍。除了这些，还有很多不为人知的弊端，所以若是能够改革这种计划经济时的人事档案管理制度，那么也就在维护当事人合理的信息知情权上有所建树。人民群众对于自己信息的提供也就有了积极性，同时提高了人事档案管理的透明度，和公正性。对于人事档案的人权保障这一点，本文提出以下几点意见：
（一）完善档案管理制度修改或删减掉不合理人事档案的相关管理规定，明确本人可以在跟人事档案管理者申请后获得查看自己信息的权利。
（二）允许当事人申请允许当事人对自己的人事档案有根据的提出异议。当事人在准备足够的证明资料后可以申请要求修改资料，有关部门核实情况之后可更正信息，并留下更改记录、更改申请和证明资料。
（三）允许当事人知悉允许当事人的直系亲属和有关部门在获得授权后有查看权利。可以经过当事人的授权证明，或当事人已逝世，档案管理部门核查查看的合理理由之后，获得查看有关部分信息的权利。
三、人事档案的管理模式
计划经济时代的人事档案管理制度下，管理分散，专职人员少，现代化水平低。从而导致人事档案信息重复繁琐，内容陈旧，“弃档”现象严重，而且档案在逐级流动过程中，也会遭成遗失、错档的现象。人事档案管理的改目标就是趋向于改变这些明显弊端，健全人事档案管理制度。创新型的人事档案管理模式要具有现代化水平，有助于社会管理，具有公益服务化性质，方便于民，维护公民信息知情权，具有多元化管理特点，为不同类型的人事档案提供管理服务。因此，改革和健全我国的人事档案管理制度必须要及时实行，建立新模式、新体制的人事档案管理，修改后的管理模式应该具备以下几点
：（一）建立多级化管理制度形成档案管理中心，进行分级管理，取缔计划经济时的分散管理和多部门管理。建立县级人事档案管理的政府部门，培养专业的信息管理员来管理、编研、开发人事档案资料，同时，资料的统一管理可以更好实现国家对人才的管理和分配。
（二）加强流动人员档案管理力度流动人员管理应该隶属于各级政府，各级政府应当对当地的流动人员提供公益的人事管理服务，按照规定接受移交来的各种人事档案。当地政府人事管理部门也应长远的保存有价值的离休人员或死亡人员的人事档案。
（三）提高档案管理的透明度提高人事管理的透明度，保障个人知情权，而且根据要求，对于社会有关部门和用人单位，人事档案管理部门可以提供符合法律的信息服务。
（四）多部门协调合作非人事档案管理部门也可为人事管理部门提供详细可靠的信息。个人所在组织在国家政策的要求下，可以反映个人的真实信息、工作能力以及诚信情况。非人事档案管理部门也要接受国家档案管理部门的检查和指导。
2．工程档案管理制度不完善。当前，许多单位没有制定比较完整统一的公路工程档案管理办法和规章制度。管理工作无章可循。部分工作人员工作被动，工作相互推诿、敷衍塞责，造成许多文件资料原始记录无法找到，影响了档案工作的开展。有的单位虽制定了工作制度，但缺乏有效的监督机制。规章制度写在了纸上，挂在嘴上，形成档案管理工作形式化，走过场现象。突出表现在于档案工作交接时比较混乱，给日后档案管理工作，造成了很大困难。
3．工程档案管理人员素质不高。近年来，档案管理人员比较少，大部分由工程管理人员兼职档案工作，由于缺乏专业的知识，在面对具体工作时，素质不高，能力欠缺，敬业精神、奉献精神、吃苦耐劳精神、业务素质和文化水平等方面都比较差。再加上该项工作具有一定的强度和难度，造成人员不安心工作，影响了档案工作持续有序开展。
二、做好公路工程档案管理工作的对策
1．加强管理，提高对档案工作的认识。各单位领导要高度重视工程档案管理工作，把工程档案管理工作纳入工程公路工程档案管理工作的难点与对策文/索学艳管理工作的重要日程。各项目建设单位，应在公路工程建设项目开工前，成立档案工作管理机构或部门，抽调具有较高素质和较强责任心的人员，负责收集、整理工作项目建设档案。并将收集起来的档案材料，及时整理汇总。定期向上级主管部门汇报档案变化情况，使档案人员进一步了解掌握工程开工竣工情况的进展，为逐步实现档案管理工作规范化、科学化，打下良好基础。
2．完善制度，规范档案工作管理。健全完善的制度，是确保各项工作取得成功的关键。各项目建设单位，要结合实际制定科学的管理制度。一是要制定工程档案管理办法，具体明确归档的范围及保管期限，规定工程档案管理工作标准，使公路行业的工程档案管理稳步有序发展。二是建立沟通联系机制。争取工程建设相关部门支持和配合，形成分工协作、齐抓共管的良好局面。三是加强监督和指导。做到工程即时完工，档案及时归档，然后验收入库。四是要把项目档案工作与项目建设同步规划。做到同部署、同安排、同检查、同验收。
随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显，人事档案管理也必须与时俱进，才能顺应企业的发展战略。
1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，简单地进行分类管理，方法繁琐，操作起来极为不便，而且效率低，反应慢，由于轻视提供增值服务，大多数企业没有使用现代化和信息化手段，使档案信息陈旧，内容单一，日常表现空乏，形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库，只用来存储和简单检索，信息存储量太少，所以实用性比较差。从这一点上看，人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升，其人事档案是重要参考，这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全，信息不真实。企业员工人事档案应当完整，信息必须准确，这是档案管理的关键指标，但在实际工作中存在许多明显不足，比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料，包括学历证明、技能证书等，导致重要材料缺失，再如鉴别不准确的问题，把一些本来不该归档、手续不完备，甚至存在问题的材料归档，影响了真实性。再有就是没能及时整理，及时按规定归档，导致无序管理，甚者，一些企业没有配套相应的基础设施不配套，材料随意摆放，档案管理的环境比较恶劣，加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视，制度不严，执行不力，管理混乱，档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行，严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入，人事档案管理手段也相应调整变化，对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求，但现实与需求之间存在明显差距，例如人员配备比例不足，甚至无人管理，或是兼职管理，档案管理员的素质较低，原则性不够，不熟悉业务，不踏实，缺少奉献精神， 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织，个人都无法查阅自己的信息，企业在这方面虽有所改进，但开放性还远远不够，这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先，企业决策者必须重视，重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视，各部门才会主动支持这项工作，逐渐认识到员工人事档案的积极作用，用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历，特别是在本企业的工作表现情况，对其职业生涯成长有极其重要的参考作用，以形成正确判断，其重要性与员工访谈相当，所以，企业要建立比较完善的人力资源管理体系，必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次，要走制度化和标准化道路，引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理，这项工作专业性很强，属于人事机密范畴，服务于人才评估和运用，因此，企业要树立科学严谨的态度，建立一整套行之有效的规章制度和管理条例，严格执行，厘定人事档案的管理范围和部门职责，通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程，严密监管。随着科学技术的深入应用，人事档案管理要采用现代化技术，大面积使用计算机设备存储信息，建立检索系统，方便查阅的同时，提高工作效率和资料可靠程度，更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三，要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展，信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理，利用计算机技术，开发相应的信息软件，把档案内容从书面文字转为数字信息，使用友好的界面进行管理，可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据，实现人力资源共享，大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息，建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且，该管理系统还能实时跟踪员工动态，及时更新其近期工作表现和成果，比纯手工的人事档案管理更准确、更及时，记载内容更为完整，帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线，标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变，所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外，还要能够灵活使用和维护计算机软硬件，在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中，尤其是人力资源管理人员的任用上，不能只听领导一面之词，应该严格考核，通过竞争选拔，择优录取，唯才是用，选拔出真正的人才。同时，要定期对从业人员进行相关培训，及时更新其知识结构，提高综合素质，并在职位晋升和福利待遇上增加关注度，解除他们的后顾之忧，专心工作。
参考文献：
[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（09）.
（一）档案管理制度不完善。从现阶段的发展情况上来说，虽然我国大多数医院都有了属于其自身的档案管理部门，同时也相应的制定了一系列的档案管理制度，但是实际上这项制度还没有得到相应完善。现在很多医院为了对付上级检查，才决定出台相应政策和制度，这就使得医院档案管理不能得到充分发展，流于形式，更难以得到有效落实。还有一些医院由于其搜集档案的效率比较低，因此在实际管理过程中经常会出现工作的散漫和重复现象发生。这都是由于相应制度不完善造成的。
（二）档案管理人员的综合素质较低。很多医院档案管理人员对这项管理工作的开展并没有引起重视，并且没有建立起相应的责任心，这就导致其在进行档案管理交接时，容易出现漏洞。管理人员责任心、工作意识不强，对相应交接手续也没有进行妥善处理，因此缺少相应审核的流程。在这种工作模式下，一旦出现问题，就将对其他后续工作的开展产生十分不利的影响。甚至还有一些医院在进行档案管理过程中聘请非专业的兼职人员进行档案管理。由于这部分工作人员并没有经过专业培训和学习，因此缺少相应技能，对医院档案管理工作的开展就将造成十分不利的影响。
二、医院档案管理工作的改进措施
（一）充分完善医院档案管理制度，提升医院档案资料的利用效率。在新的历史时期，想要将医院档案管理水平得到进一步提升，提高医院档案资料的利用率，就应该对本单位的实际情况进行研究，在此基础上建立起更适合医院发展的制度，通过对档案管理制度体系的相应完善，更好的实现档案资料的规范化和科学化管理。在这项工作的开展过程中，可以适当对原有分散管理方式进行转变，将重复管理的落后局面进行调整，进一步实现档案资料的集中统一管理。将医院中档案管理工作变得更为系统化和科学化。通过这种方式，对医院档案管理工作的流程进行完善，进一步提升资源的利用效率，为其他工作的开展奠定稳定保证。
（二）提升档案管理人员的能力和综合素质。在这项工作过程中，档案管理人员的综合素质将对其工作效率和成果产生十分重要的联系和影响。所以，各个医院都应该对这项工作引起重视，通过对其专业能力的提升和综合素质的发展，同时对管理人员也要定期组织其参与培训和再教育工作，只有这样才能保证管理人员不断收获到新知识，通过这种方式将自身工作理念进行提升，进一步加强其管理效率。当前社会作为信息化的重要阶段，医院应该加强对档案管理人员对相应信息技术和现代化知识的学习，在对管理人员进行视野开阔的同时，不断加强其工作竞争性，使得医院在激烈的市场竞争中得到更稳定的进步和提升。
新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。
一、强化档案管理制度的意义
1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。
1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。
1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
二、当前学校档案管理急需完善的相关制度
档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。
2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求
3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。
3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。
四、传统档案管理与电子档案管理的差异
4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。
4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。
五、提高学校档案管理的措施
二、新医改下完善医院档案管理工作的改进及建议
随着新医改的不断深入，医院的档案管理工作面临的挑战也越来越大，只有不断的改进和创新，创新改进出一条适应当下档案管理工作的新方法，才能适应时展。
2.1加强日常学习
医院的档案管理人员在日常的档案管理实践中，应该有意识地加强对日常工作内容的学习，积极地对档案法的相关内容进行宣传，这样可以有效地促进医院相关领导干部对于档案管理工作观点的转变，从而提升他们对这项工作的重视程度，促进医院档案管理工作的科学开展。此外，还要将档案管理工作纳入到医院整个的管理工作之中，使得档案管理工作能够同医院的建设保持同步，实现共同发展，加强对于档案管理工作的宣传，促进这项工作的科学落实和有效组织。
2.2促进资源共享
医院的档案管理工作不但要对医院日常的一些重要资料进行常规的管理和收集，还要展开各种不同形式的调研活动，这样可以对医院内部不同科室对于档案管理工作的实际需求更好的加以了解，将档案资料的使用价值充分的发挥出来。还要积极地开展和组织编研的工作，加强对于检索工具的编制，这样可以更好地为临床提供有效的信息和资料。将医院内部各科室以及不同医院之间存在的界限打破，加强彼此之间的联系和交流，从而真正地实现医院档案资源和信息的共享，更好地提升医院档案资源的利用效率，为医疗以及科研工作的展开提供必要的保障。
2.3积极制定相应的考核制度
档案管理是一项长期工作，要使各级严格把关，责任到人，还须建立相应的考核制度。笔者所在医院将此内容纳入科室管理责任书之中，将档案管理与科主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科主任对科室档案工作的管理责任，要求科主任抓好归档材料的收集、整理，促进了档案管理的规范化。
2.4对病案的管理工作加以规范
在医院的档案管理工作中，制度化的建设是至关重要的，在档案管理工作中，病案管理是其中一项十分重要的工作内容，急需得到管理人员的重视。因此，医院的工作人员要加强对于病案书写能力的全面提升，真正地实现对病案的科学管理。此外，在进行病案书写的时候还要严格地按照标准来进行，组织专人来对这项工作进行检查和负责。加强监督和日常的管理工作，可以采用病历抽查等方式来端正医院工作人员的工作态度，促进医疗质量的有效提升，避免出现医患之间的纠纷。病案管理人员要以自身素质的提高促进新医改的落实，共同推进病案管理向电子信息化网络化共享的方向发展，树立起全新的电子病案管理理念。病案管理也应满足社会需求增强在医疗保险中的作用。
2.5实现医院档案管理现代化
充分发挥电子计算机在档案管理中的作用。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、病案管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。加大电子档案管理相关规范的宣传教育，可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。
