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医院档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，是医院领导调查研究的一条基本途径，而搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础。但从当前医院文件材料收集归档的实际情况来看，档案资料存在短缺、不齐全的现象十分突出。有的各种医疗科技成果文件材料长期散失在个人手中，得不到及时的收集整理归档；有的记载医院各个时期工作情况，发展史料，以及职工先进事迹等等资料、素材没有详尽的归档等等。通过调查发现，造成这种状况的主要原因有：一是对文件材料的作用和全面收集的重要性宣传不够，认识不足，有的只注重红头文件的收集，而忽略了无文头、不编号、不盖章的文件材料的收集，没有认识到原始记录、文件资料集中、收集、归档、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，没有约束机制，科室配合不够，平时管理工作衔接性差，归档制度不健全。三是没有确定专门的档案人员进行管理，档案人员工作因兼职过多，顾此失彼，影响了文件材料的收集。
要切实解决上述问题，确保医院档案材料齐全完整，更有效地提供利用，对医院文件材料收集必须做到以下几点：
㈠由院办室组织各处书记、办公室主任、机关各科室负责文秘工作的人员进行认真学习，提高全员档案意识和法制观念。强化宣传，利用各种会议和黑板报，宣传文件材料收集，加强档案管理的重要意义，增强全员的档案意识；建立健全文件材料收集、归档制度，明确要求。对文件材料收集归档成绩显著的科室和个人，应给予适当的奖励；领导要支持档案人员的工作，对材料收集中发生的问题，要及时帮助解决，确保文件材料收集工作有条不紊。
㈡文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室的紧密配合和协助支持。因此，医院各科室应通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切实落实人员，负责本科室文件材料的收集，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给医院的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好医院活动所形成的文件材料的收集，使“账外”材料的作用得到充分发挥。
㈢档案人员应把文件材料收集措施落到实处。文件材料收集除了领导重视，各科室配合外，更重要的是档案人员要主动做好，尽职尽责，认真完成本职工作任务。
一要根据文件材料形成的时间规律主动收集。档案人员要掌握时间规律，主动、多方位联系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主动权。利用传阅文件的时机收集。档案人员在传阅文件时，要经常了解各科室是否有人去上级单位开会、联系工作带回文件，或者是上级单位把文件直接寄到了科室，一经发现，立即收集登记，避免归档时遗漏。主动登门及时收集。如阶段工作结束或年度工作完结，档案人员都要主动上门将所形成的文件材料收集归档。
二要及时获取信息，及时收集。档案人员要做到“眼勤”、“手勤”，及时收集文件材料。通过收发文之间的相互联系收集。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。
(二)区县专业档案管理中存在的问题
2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。
由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：
1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。
2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。
3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。
4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。
存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。
二、关于区县专业档案归属流向的分析
(一)归属流向面临的问题
1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。
2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。
3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。
(二)设计专业档案归属流向的原则
规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。
1、明确档案的终极归属，维护国家记忆
区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，
部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。
当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。
2、创新专业档案管理体制，服务现实工作
专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。
(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。
(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。
(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。
(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。
建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。
3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用
实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。
随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。
三、加强专业档案管理的几点建议
(一)加强对专业档案监督管理的建议
1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。
普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。
2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。
要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。
(二)关于专业档案归属流向的建议
以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。
1、设立若干专业档案馆
专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。
2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)
部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。
目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。
可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。
中图分类号：R915 文献标识码：A 文章编号：1004-7484（2012）04-0302-02
专业人员在长期的工作中，形成并积累了大量的技术资料, 这些资料真实地反映专业人员个人业务能力和专业技术水平的连续发展过程［1］。通过专业人员技术档案，一方面可证实个人的学历、专业技术资格、培训、成果业绩、专业技术年度考核等情况。另一方面则反映单位的业务工作的全貌和整体水平。
1专业人员技术档案的收集
1.1建档对象：各类专业人员是个人技术档案形成的主体。以我中心为例，凡在专业技术岗位工作，具备初级专业技术以上职称的人员均纳入建档对象。
1.2收集的内容
1.2.1专业技术证书：包括学历证明、专业资格证书、聘书及上岗证。
1.2.2培训证书：培训、进修等取得的鉴定及证明材料。
1.2.3考核：各种考试、考核成绩及年度考核。
1.2.4主要专业技术业绩、成果、论文、著作等。
1.3收集的渠道主要分为实时收集和集中收集两种方式。
1.3.1实时收集：个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。
1.3.2集中收集：集中在年终考核后一次性收集。
2专业人员技术档案的管理
2.1根据中心质量管理体系文件《人员培训及考核管理程序》的管理要求，每位专业技术人员必须建立《人员档案卡》，记录人员的基本信息。学历、职称、专业资格、工作及培训经历、仪器设备使用上岗证等需经中心主任对其确认或授权后才入册建档，确保每位专业人员均符合任职岗位要求，使技术档案完整、准确和规范。
2.2按照专业人员业务材料的自然形成先后顺序进行排列，以每人一卷为单位进行编号，标明姓名，职称及所属科室等，录入专业人员技术档案目录。
2.3由于专业人员技术档案材料的种类较多，按照专业人员的业务材料进行分类，一般分为五类：第一类：人员档案材料(人员档案卡)；第二类：证书材料；第三类：成果奖励材料；第四类：考核、培训材料；第五类：专业总结、实例论文材料。通过分类,把种类较多的材料理顺清晰, 技术档案就不会显得杂乱无章。
2.4建立专业人员个人电子档案，以便于查阅、借阅、归档和统计等日常工作。
2.5做好保密工作，专业技术人员档案一般不能借阅，如因特殊情况需调阅，应征得档案室负责人批准。
3 档案管理工作存在的问题
3.1专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体,它伴随着专业人员的职称晋升、培训教育、、业绩成果、考核等个人工作能力和业务水平过程，不断产生的技术材料，在这些证明材料逐步提交过程中，内容是多方面,多层次的。长期以来, 部分专业人员对技术档案认识不足，档案意识普遍比较薄弱，往往将个人的技术材料自己保留，不按时提交集中归档，经常需多次催促, 致使档案收集归档遇到了较大困难，部分材料因未及时收集或补充，使档案欠缺完整性。
3.2档案管理知识薄弱。档案管理工作是一项专业性和技术性很强的工作，但经过档案专业正规教育和培训的人员很少，专业知识薄弱，档案管理经验不足，且多是兼职，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单认为档案工作主要任务就是保管材料，有人员职称晋升、评优等查查资料了事，只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。
4解决问题的对策与方法
4.1领导重视和人员配合。领导对档案管理工作应高度重视，把专业人员技术档案管理工作纳入工作计划和目标管理考核，将档案的收集工作纳入的职责范围，并落实到科室和个人，制定出各类档案的归档范围、保管期限，并经常检查档案工作和定期进行考核, 将档案归档情况的好坏作为考核科室及个人指标之一，凡没有按要求而出现少归、漏归的将扣除科室或个人的考核分数，通过这种目标责任制的实施，使科室积极支持档案部门的工作。只要领导重视和专业人员的积极配合，档案人员认真负责，才能更加科学地规范档案的工作程序和管理要求，保证了档案资料的顺利归档。
4.2加强宣传，增强意识。 档案部门要加强档案宣传工作，通过考试、宣传栏多种形式宣传档案法规、档案知识，使全体专业人员充分认识档案工作的重要性，切实增强档案意识。只要加深专业人员对建档的认识和理解，使他们认识到自己在科研、职称晋升、论著论文、培训教育等方面取得证明材料，是个人工作能力和业务水平的技术财富，应该把它归档视为自己的职责，只有他们的档案意识提高了，才能与档案员密切配合，按质按量完成归档工作，从而保证收集材料的完整、准确、系统，为技术档案在建立和管理中创造良好的条件与环境。
4.3加强档案管理人员培训，提高人员素质。档案管理人员的素质高低，在很大程度上决定着一个单位档案管理水平的高低，因此,档案人员首先要具有强烈的事业心和责任感，热爱档案工作，对工作认真负责，这是一个档案人员应具备的基本素质，也是做好收集工作的重要保证。其次，档案人员业务能力要强,为提高档案人员的专业水平，定期安排档案人员参加档案管理专业培训班，通过有计划的专业培训，使档案管理人员专业水平和整体素质有较大提高。
总之,做好专业人员技术档案的收集和管理,为中心全面了解专业人员的业务情况和技术水平, 提供专业人员信息的资源，对促进疾病控制、卫生监测、健康教育和科研工作的开展具有十分重要的意义。
参考文献
强化管理，制度落实
领导重视，增强档案意识。这是做好卫生技术科技档案管理工作的重要因素和条件。科技档案是医院的宝贵财富，是重要的信息资源，是反映医院卫生科技事业发展的历史见证。 医院领导在思想上要充分认识到其重要性，切实重视抓好这项工作，关心本单位的档案室建设，支持档案人员的工作。
要把科技档案工作纳入科技管理轨道：档案部门要与医教管理部门互通信息，密切配合，协助医教管理部门将科技档案的归档工作纳入管理中去。
增强科技人员档案意识，确保科技档案的完整性、准确性。要向档案人员宣传档案工作的意义、目的和作用，提高他们的档案意识，增强他们的工作责任心，树立严谨的科学态度，把材料归档工作作为自己的职责。
加强自身建设，提高档案人员的业务水平。强化业务指导职能，是做好医学科技档案管理工作的重要保证。档案人员要指导、监督、检查和协助科技人员做好医学科技材料的形成、积累和立卷归档工作，使之符合规定与要求。档案人员要重视学习专业知识，不断更新知识，积极主动地为医学技术的发展服务。
对卫生技术科技档案实行部门分级管理存在不少困难。一是技术档案信息量大，收集面广，建档难；二是工作范围不同，搜集资料难；三是专业不熟，归档难。为了实行档案集中统一管理，使档案管理工作科学化、标准化和规范化，使卫生技术档案更好地为卫生技术人员发挥作用，必须建立档案工作领导小组和档案工作管理网络，针对技术档案的内容和管理工作中各个环节的不同，制定相应的规章制度和措施，并严格按规定执行。保证档案资料的延续和完整性，实现医院技术人员档案管理的科学化、规范化、制度化。
充分发挥技术档案的作用
充分发挥技术档案的作用，利用好这部分档案信息资源，不断地扩展应用领域，为医院各项工作服务。将计算机应用于技术档案管理上，将专业技术人员技术科技档案的全部信息建立关联，集中表达在一个窗中的各页面内，直观地展示个人的基本信息、技术信息，最终达到技术档案管理自动化的目标。有利于院领导随时了解各科室各系列人员力量、医疗能力、学术水平等方面的情况，从而测估医院的整体实力，以便进行宏观控制和决策。
加强卫生人员技术科技档案收集工作
围绕医院中心做好技术档案的集中收集。首先把好专业技术职称评聘材料关。卫生技术人员科技档案大部分是技术职称评聘过程中形成的，它比较全面地反映了卫生技术人员在专业技术工作中的经历、品德、业务专长、工作能力和管理水平。其次是业务报告、年终工作总结，国内外各种刊物发表或会议交流的论文等材料，医学科技成果，都属于收集的范围。
结合日常工作做好技术档案的平时收集。技术档案是针对卫生技术人员建立的，只有他们才最了解自己，对自己的资料保存最完整。对每个卫生技术人员收集的论文、成果等个人技术材料，要建立严格的登记手续，同时，对散失在外没有登记的文件材料，各有关科室要集中收到档案室进行统一管理，避免遗漏，定期收集。要做好这方面的收集工作，还需要各部门之间通力合作，共同完成。
确定档案业务信息管理范畴
基本信息：档案号、姓名、科室、最高学历、毕业时间、第一学历、毕业时间、第二学历、毕业时间、工作时间、职称、任职时间。
论文信息管理：档案号、题名、出版时间、责任者、级别、(标有ISSN或CN)收录、数量、归档时间。
论著信息管理：档案号、书名、出版项、出版时间、科室、主编副主编、编委、编者一、编者二、编者三、数量、归档时间。
参加科研工作情况信息管理：档案号、项目名称、合同编号、课题来源、类别、经费、研究起止时间、承担单位、负责人、参加者名次、归档时间。
科研课题完成情况信息管理：档案号、课题名称、研究起止时间、鉴定时间、鉴定单位、证书编号、科室、负责人、参加者名次、归档时间。
获奖情况信息管理：档案号、获奖名称(科技成果、医疗成果、优秀论文、专利证书、荣誉证书)、授奖单位、授奖时间、级别(国家、省、部、市)、证书号、归档时间。
学术会议情况信息管理：档案号、会议内容、参加地点、会议时间、主办单位、科室、参加者、归档时间。
培训、进修情况信息管理：档案号、起止时间、专业内容、进修单位、参加者、培训鉴定归档时间。
（一）事业单位专业技术人员档案归档内容
事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。
（二）事业单位专业技术人员档案特点
事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。
二、事业单位专业技术人员档案管理现况
（一）专业技术人员档案管理意识较弱
目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。
（二）专业技术人员档案收集范围不全
部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。
（三）专业技术人员档案归类不规范
在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。
三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施
（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识
要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。
（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新
要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。
1.1 真实性
专业技术人员业绩考核档案真实记录着企事业单位专业技术人员的培养过程，其内容具体、全面，具有较强的可靠性。当前企事业发展过程中对专业技术人员的业绩考核已成为一种常态，而且具有统一的业绩考核标准体系和指标规范。对于专业技术人员参与的技术创新、技能竞赛等活动中形成的材料都被纳入到专业技术人员业绩档案收集归纳范围中来，有效的保证了专业技术人员业绩考核档案的全面性和完整性。
1.2 复杂性
专业技术人员业绩考核档案呈现出复杂性的特点，这体现在较多的方面，如业绩构成材料、载体、技术人员自身等等。在实际业绩档案中，材料来源主体具有多样化的特点，如企事业单位、其他部门、甚至专业技术人员自身。载体物质形态也具有多样性，纸质材料、证书、奖章、新闻报道、影音记录、书刊杂志等，材料规格尺寸和保管要求也各不相同，这就对档案管理工作带来了较大的难度，需要进一步强化专业技术人员业绩档案的科学化和规范化管理，努力提高档案管理水平。
1.3 互补性
专业技术人员业绩考核档案与人事档案在内容、作用等方面具有较强的互补性。在人事档案中，多以表述式或是表格式作为主要的记录形式，涉及到的业绩成果也不会采用证书或是奖章等载体形态进行保存。但专业技术人员业绩考核档案在一定程度上有效的弥补了传统人事档案内容上的不足之处，其在内容上更具深度和广度，更具准确性和真实性，与传统人事档案互为补充。
2 加强专业技术人员业绩档案管理策略分析
2.1 提高对专业技术人员业绩档案管理重要性的认识
专业技术人员业绩档案管理工作的好坏与单位领导的重视度具有直接的关系。单位领导充分的意识到专业技术人员业绩档案的重要性，从而从政策、资金和人员等多方面来支持档案管理工作。因此需要加快单位领导和技术人员观念的转变，利用多种形式加强对专业技术人员业绩考核档案管理工作的宣传，使单位领导及相关人员认识到专业技术人员业绩考核成档案对自身单位发展及管理的重要意义，从而努力提高专业技术人员业绩考核档案管理水平，使档案能够更好的服务于单位的发展和建设。
2.2 做好档案收集工作
为了确保专业技术人员业绩考核档案的完整性和准确性，需要主动收集档案材料。单位档案部门要积极主动联系专业技术人员，使专业技术人员意识到个人业绩材料归档的重要性，并有效的配合档案管理人员的工作，主动将各种业绩档案材料上交到档案部门。同时还要对专业技术人员业绩档案材料的归档范围进行确定，并及时对专业技术人员参与的各种活动进行了解，实现对档案材料的动态管理，采取有效的措施及时将档案材料进行收集。另外，档案管理人员还要把好立卷关，根据相关规范要求来做好档案整理和立卷工作，针对业绩档案材料变动的实际情况及时对相关内容进行更改，确保归档材料的真实性和准确性。
2.3 建立健全规章制度，实施科学管理
要根据企事业单位的实际，建立健全符合国家相关要求的规章制度体系，使专业技术人员业绩考核档案管理具有可操作性，简便易行、有章可循、又法可依。同时，在规范制度体系建设中要明确目标责任，增强规范制度体系实际执行过程中的客观性、严肃性与权威性。并具体将完善专业技术人员业绩考核档案管理所必须的技术指标要求、经费支出渠道、人员素质要求以及体式规格要求等加以明确，从而更好地发挥规范制度体系的指导、引领作用。切实使专业技术人员业绩考核档案管理工作得到健康有序的发展。
2.4 管好业绩档案，提高利用效率
首先，做好保护工作。由于专业技术人员业绩档案具有利用率高的特点，大量的查阅、复印会使档案寿命受到一定影响，为了解决这个问题，我们可以将利用最频繁的文件材料按内容制成简表，并作备份，以供利用者查阅复印。在做好纸质档案保护的同时，还应当建立电子档案。电子档案同纸质档案相比在保存寿命上占有绝对优势，而且可以进行多份复制并可刻录成光盘，在日常保护技术上也相对简便。
其次，提高工作效率。?R导际跞嗽币导ǖ蛋改谌萁隙啵?要做到快速、准确提供档案信息，仅凭手工检索，已无法适应现代工作节奏的要求。因此，除了将常用资料制成简表方便利用外，还必须借助计算机管理手段进行检索。根据单位具体情况，编制相关软件录入所需检索科目。要做到可以根据不同层次专业技术人员的个人简历、职务、学历状况、专业技术职务评聘情况、主要工作业绩、情况、获奖成果等级和数量、主要著作等详细内容提要进行检索，这样可以大大提高专业技术人员业绩档案利用的工作效率。
图书档案管理专业开设课程：《图书馆学基础》、《档案学基础》、《文献资源建设》、《图书馆目录》、《信息管理概论》、《信息法学》、《文书学》、《档案文献复制技术》、《图书分类学》、《档案文献编纂》、《图书馆自动化系统》、《档案保护技术》、《企业档案管理》、《科技档案管理》、《档案文献检索》、《数字图书馆的原理与技术》
图书档案管理专业就业方向
该专业就业主要面向图书馆、档案馆、图书档案公司等企事业单位，从事文献信息的收集、整理、开发与利用等工作。毕业生不仅能够胜任图书馆和档案局专门机构的管理工作，更能胜任企事业单位和厂矿私营企业的文档管理、文秘等专业性工作，就业面广。还可参加专升本考试，进入本科院校进一步深造。就业去向：国家机关和各类企事业单位，从事图书情报与档案管理等工作。
图书档案管理专业主要职业能力
1.具备对新知识、新技能的学习能力和创新创业能力;
2.具备文献信息的采集能力;
3.具备文献信息的组织能力;
4.具备文献流通管理与服务能力;
对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。
一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。
二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。
在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。
（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）
《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。
财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。
随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。
1.会计档案管理的专业化
会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。
县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。
一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。
无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。
2.会计档案管理的规范化
《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。
会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。
中图分类号：G71 文献标识码：A
原标题：基于职业能力培养的文秘专业《档案管理学》课程实践教学的探索
收录日期：2012年1月9日
《档案管理学》是高职高专文秘专业的一门主干课程，它的教学目标为培养文秘专业学生的档案管理能力。鉴于《档案管理学》既有一般课程的科学性、理论性和系统性的特点，更具有其程序性、实践性和操作性很强的特点，在教学过程中，既要让学生学好该课程的有关基础理论知识，诸如档案管理的性质、特点、作用、原则、规律、方法等，更要在学好基本理论知识的基础上，让学生掌握档案管理的具体方法，诸如有关文件档案的收集与整理、甄别与分类、立卷与归档、保管与查阅等，要在提高学生的实训、实操、实务上下工夫。这就决定了《档案管理学》的教学计划和教学设计，必须重视实践环节的教学，必须重视学生实践能力的训练和培养。本文试从分析《档案管理学》课程实践教学的现状及其原因入手，对《档案管理学》课程的教学改革，特别是实践环节的教学改革，提出自己的一些粗浅看法。
一、文秘专业《档案管理学》课程实践教学现状
文秘专业《档案管理学》的实践教学是指学生在教师的指导下，在一定的实验室或档案室中，培养学生的实际动手能力，动脑能力，观察问题、分析问题和解决问题的能力，创新能力，吃苦耐劳和团队意识，使学生具有良好的思想素质、心理素质和档案管理业务技能，从而适应不断发展变化的环境，是理论教学的目的和升华。实践教学环节一般包括：实验（试验）、实训、课程设计、实习、见习和社会实践等实践性环节的教学。理论是为指导实践，学习理论贵在运用。虽然我们一直都强调教学改革、强调实践能力的培养，但目前高职教学特别是文科类的教学中，偏重理论教学而忽视实践教学的现象仍然存在，把精力、时间、经费都投在理论教学方面，对实践教学的地位、作用、意义认识不足，使得实践教学受到影响。
（一）在教学计划的时间安排上，注重理论教学，忽视实践教学。具体表现为理论教学与实践教学课时比例不合理。现行的教学计划中，理论教学学时占总学时的3/4（即54/72学时），实践教学学时仅占总学时的1/4（即18/72学时），实践教学时数相对较少。多数教师受传统教学观念的影响，在教学过程中多重基本理论的讲授，教师主要要求学生背、记书本知识，少联系实际，学生缺少动手和动脑的机会，难以满足他们求知的渴望，实践能力得不到应有的培养。
（二）经费投入与师资力量配备问题。高职教育由于经费、师资等条件的制约，理论教学便成为最经济、最简单的形式而大量采用。相反，由于仪器、设备、场地、经费等的投入不足而削弱了实践教学具有偏重理论教学、轻视实践教学的传统。据了解，目前广西大部分高职院校里没有专门的档案管理实验室，多数教师是非档案管理专业毕业的，半路出家，学非所用，大部分是“从学校到学校”，没有一线的工作经历，实际动手能力普遍较差，这就必然制约着档案管理实践教学的开展，影响教学质量的提高。
（三）对实践环节重视不够。由于文秘专业学生在高职院校里所占的比例较少，而《档案管理学》在文秘专业中属于非重点课程，教师不愿在《档案管理学》实践教学方案的设计上下工夫、花时间，对实践教学没有认真设计和有效实施，有的用课堂讨论代替实训，有的用作业代替实践，没有系统按照档案管理的实训要求组织实践教学，因而学生对档案管理的认识只能停留在模糊理论感知的层面上。
（四）教学内容、方法、手段有待改进与加强。《档案管理学》的基本内容结构包括档案学基础理论、档案馆（室）工作以及特殊载体档案的管理，现行教材内容过于注重理论知识，对档案学基础知识介绍和档案馆的业务知识内容较多，而实操、实务的内容偏少，这极不利于高职院校文秘专业学生实践工作能力的提高；教学方法单一，手段落后。有的教师采取课堂式教学为主，照本宣科，生硬灌输，缺乏和学生的沟通、交流与讨论，缺乏社会实践，手段上较少使用现代教学设备，使学生感到枯燥，难以与实践结合，档案管理技能培养的作用不大。
（五）教学考核问题。高职院校在教学管理中，偏重于理论教学的质量考核，而没有建立一套比较规范的实践教学质量考核办法，有的虽然制定了但却没能真正落实，有的实践教学的考核也只是采用一张试卷的形式，这种对实践教学要求不严而导致学生对实践教学的不重视，因而影响了实践教学的质量。
二、文秘专业《档案管理学》课程实践教学改革方向与对策
（一）修订教学计划，给《档案管理学》课程实践教学应有的地位。基于该课程程序性、实践性和操作性强的特点，在教学计划的制定过程中，应给予高度重视，给足应有的实践教学时数和实践内容。实践教学时数应占整个课程时数的40%～50%左右，使学生有足够的实践训练时间。
（二）完善实践教学设备，改善师资结构。加大实践教学的资金投入，是改善和优化实践教学环境、改善高职教育办学条件的重大举措，是高职教育提高实践教学质量的关键及突出高职教育特色的基础。为此，可以通过多渠道筹措资金，除了学校加大投入外，还可以争取政府及高职院校行政主管部门的支持，也可以面向社会和市场多渠道筹集资金，积极争取社会支持和企业协助等建立档案实训室；另外，还可以充分利用当地有关档案馆作为实训基地。在师资配置方面，要建立一支相对稳定的专兼职结合的教师队伍，实行理论教学以专职教师为主，实践教学以有档案管理实践经验的老师兼职；另外，也可以对老师进行实践培训，培训要通过进修学习或请专家指导，让他们不断钻研新技术，掌握新知识，增强实践能力和教学艺术，不断提高实践教学质量。
（三）创新实践教学模式，加强实践教学环节，提高实践教学质量。该课程的主要目的是帮助高职高专学生熟悉并掌握档案管理与档案工作的性质、特点、作用、规律、原则与技术方法等方面的教学过程，其突出的特点之一就是实践性强，它要求在教学过程中坚持知与行的统一，在搞好课堂理论教学的基础上，加强实践教学环节，重点在于对学生实践应用能力的培养。
在实践教学环节应具备形式上的灵活多样性、内容上的创新性、技术方法上的先进性这三大特色。
1、形式上的灵活多样性。实践教学旨在提高学生的实际应用能力，它不仅体现在实践教学环节，而且体现在整个教学过程，因此它不仅要求内容上实在性，更要求形式上的灵活多样性。实践教学可以是教学中相对独立的环节，但更是贯穿于教学活动全过程的一种方法手段，因此无论是理论课还是实践性，都必须强化能力意识，采用灵活生动的形式，让学生得到实践训练。例如，课程前的教学演示、课程中的教学实验，可以把实践教学融于可能的课程作业当中；而实验室教学则是以实验室为基地对学生进行档案技能训练，学生通过实验巩固所学的知识，培养观察、分析、解决问题的能力、组织管理能力、运用知识获取知识的能力，使理论知识的学习和实验能力的培养相互渗透补充。实验室教学一般与教学进度同步进行，比如档案的分类、组卷、整理等模拟实验教学；也可以结合学校实际情况，以学院保管档案的部门作为《档案管理学》课程的实习基地，在档案收集、整理、分类、鉴定、统计等环节讲解完毕后，可以将学生带到档案室，利用一些保存超过保管时限的档案，针对不同的教学内容给学生安排不同的实训任务。学生可以独立完成，也可以集体协作活动；可以自我评价和相互评价，也可以教师点评、总结；既可以实操训练，也可以模拟虚构等。总之，应根据不同环境条件、因人而异、因时而变、因机而动，力求提高实践教学的趣味性和有效性。
2、内容上的创新性。现代的高校毕业生应该是素质高、能力强、富有创新精神的人才。在办公日趋现代化的今天，非纸张载体的文件大量出现，档案工作内容有了新的变化，为此教学内容上必须有所创新才能有所适应，高校档案实践教学作为高校档案教学的重要组成也必须要有所创新。除了纸载档案管理的实践教学外，还应有电子文件档案管理等内容，要注意文书档案管理、科技档案管理以及特种档案管理上的兼容，同时要在培养学生创造性地综合运用所学知识解决实际问题方面有所突破，运用跨学科理论知识分析解决实际问题能力方面有所创新与突破。
3、技术上的先进性。先进教学设备的采用和教学手段的更新对提高教学质量有着重要意义。进行专业实践教学时可采取幻灯、录像、投影、模型演示等较直观的形式，在现代信息技术高度发达的今天，利用多媒体和使用课件制作模拟场景，并在特定的内容添加图片和音频文件，如档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景、档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本等，专业实践教学通过现代教学技术的辅助，使授课内容趋于形象直观，并且有助于提高学生参与教学的积极性，从而有助于学生缩短认识理解的过程，这必将大大地促使教学效率和教学质量的提高。
（四）建立科学而完善的综合考评办法。改变以往《档案管理学》课程单一、片面的评价体系，即一卷定成绩的考核方式。建立促进学生潜力发挥和全面发展的评价体系。不仅重视总结性（结果）评价，而且重视形成性（过程）评价；不仅重视核心知识评价，更注重考察学生的创新意识、协作精神和实践能力。在考评中，力求贯彻“学生主体性原则”、“合作性原则”、“体验成功原则”、“综合考评原则”，总成绩由理论考试成绩、平时成绩、实践操作成绩三部分组成。实践操作成绩主要涉及学生在实践环节中表现出的文化素质、思想素质、专业水平、课程知识、能力水平及期末综合操作成绩。理论考核与实践考核明确分离，实践考核成绩应占课程成绩50%以上。
诚然，本课程的改革是教育发展的需要，也是社会发展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有软件方面也有硬件方面，更涉及到整个教育改革的大环境，而本文仅从实践教学方面进行初步探讨，未免挂一漏万；更深层次的东西，还有待进一步探索。
主要参考文献：
中图分类号：X83 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0145-02
Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《实验室资质认定评审准则》明确要求，“实验室应有与其从事检测和/或校准活动相适应的专业技g人员和管理人员”“实验室保存人员的资格、技能和经历等档案”。为了符合实验室评审要求，提高环境监测的管理水平，笔者单位于2003年建立了环境监测人员专业技术档案。专业技术档案基本满足了监测工作的需要，在实验室认可和计量认证评审考核、监督检查、执法、验收监测等工作中发挥了重要作用。为了进一步提高档案管理水平，充分发挥档案的价值，必须加强专业技术档案的管理。
1 专业技术档案管理现状
1.1 档案意识不强，领导重视不够
从2003至今，专业技术档案管理工作一直是由办公室负责管理。由于领导重视不够，管理人员频繁更换，先后有6位同志负责专业技术档案的管理工作，其中5名同志是兼职。由于他们不懂档案专业知识、没有管理经验，档案工作缺乏有效的管理，致使专业技术档案管理工作不规范。在每年收集、整理专业技术档案过程中，部分同志档案意识不强，不愿积极主动地配合工作，不认真整理个人专业技术档案。
1.2 案卷整理不规范，档案管理水平落后
专业技术档案是人事档案的一部分，是对人事档案的补充和完善。在实际工作中存在档案收集难、卷内材料没有系统鉴别和整理、案卷质量不规范等问题。部分同志对专业技术档案的作用缺乏认识和重视，不及时归档、归档材料不齐全、内容不完整、分类不准确、各类别之间无标识、无页码、无卷内目录、材料排列混乱、装订不整齐、未填写备考表等问题。档案工作缺乏监督检查，档案管理工作有待提高。
1.3 档案利用率低，档案信息化建设滞后
档案管理人员服务观念守旧，服务手段落后，缺乏主动服务意识，档案利用率低。每年借阅专业技术档案的人较少，利用档案的目的主要是工作查考，如实验室认可和计量认证检查工作、执法监测等工作，而真正查阅用于人才选拔、职称评聘、评先评优等档案材料几乎没有。由于利用档案的人数少，档案管理人员缺乏创新服务意识，只重视材料的收集、整理、立卷工作，疏于档案的开发利用及信息化建设，致使档案的作用和价值未充分发挥出来。
2 加强专业技术档案管理的工作思路
2.1 制定专业技术档案归档范围，确保案卷齐全、完整
（1）建档范围。凡从事环境监测工作的管理人员和专业技术人员都要建立专业技术档案，包括干部和从事监测工作的工人。
（2）归档范围。根据实际工作情况，专业技术档案文件材料大致可分为11类。
第一类，履历材料：干部简历表、干部履历表等。
第二类，学历材料：学历证书、学位证书、结业证书、继续教育证书等。
第三类，专业技术材料：专业技术职务任职资格申报表、推荐表、评定表、资格证书、外语考试合格证、专业技术职务聘任文件等材料。
第四类，科技成果材料：课题技术报告、课题鉴定材料、科研成果登记表、课题成果验收证书、课题获奖证书、专利证书等材料；
第五类，材料：发表学术论文、论著、书籍及获奖论文证书等材料。
第六类，年度考核材料：专业技术年度考核评价表、年度个人总结、述职报告等材料。
第七类，奖惩材料：各种先进人物登记表、先进事迹表彰、嘉奖、通报表扬及荣誉称号等材料。纪检、监察等部门工作中形成的有关个人检查、受处分方面材料。
第八类，任免材料：干部人事任免文件、关键岗位任命文件、授权文件等材料。
第九类，人员能力确认材料：培训证书、持证上岗资格证书、国内（国外）学习鉴定材料、培训资料、培训报告、研修报告等材料。
第十类，人员监督记录材料：质量监督员在日常工作的各项监督检查记录。
第十一类，其他材料：职务竞聘演讲材料、演讲比赛材料等。
2.2 加强专业技术档案的收集、整理、立卷工作，保证档案的规范化管理
档案人员在日常工作中要做好档案的宣传、培训工作，各科室和专业技术人员要重视档案工作，要认真配合档案人员做好档案材料的收集、补充工作，确保专业技术档案的内容不断更新、完善。
2.2.1 专业技术档案的收集
根据专业技术档案的特点和来源渠道，主要采取以下两种收集方法。
（1）集中收集。
围绕单位的例行工作进行集中收集。根据单位工作安排，办公室等部门每年都在固定时间开展专业技术职称评聘、评先进评优秀、年度专业技术考核、年度工作总结等工作，人事劳资部门和专业技术人员负责收集上述档案材料。人事劳资部门需对档案材料真实性、完整性进行认真审核，合格后在材料上加盖公章，专业技术人员负责将材料移交档案室归档。
（2）随时收集。
针对某项工作任务和活动进行随时收集。为了及时补充档案材料，凡已结束的工作任务随时收集随时归档。如课题结题材料、培训证书、持证上岗考核证书、出差报告、干部任免文件、奖惩文件、新进人员档案等材料。专业技术人员、人事劳资部门和相关部门负责档案材料的收集，档案材料需经相关部门审核确认，加盖公章后，由专业技术人员移交档案室归档。
2.2.2 专业技术档案的整理
专业技术档案参照《干部档案整理工作细则》进行整理，实行一人一档，集中统一管理。档案人员协助专业技术人员将收集齐全的材料进行分类、排序、编目、装订，文件材料经过系统整理后立卷归档。具体整理方法如下。
（1）卷内文件的排序。
卷内文件材料要按类别进行排序。每一类中的档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。新补充的材料要根据材料内容放入相应的类别后排列。
（2）类号和页码的编写。
卷内文件材料排列好后，应在每份材料的右上角编写类号和顺序号，如第三类第一份文件在材料右上角写三-1。每份材料的右下角编写页数，以件为单位编写页数。
（3）卷内目录的编写。
文件材料整理好后，要对每类文件材料编制卷内目录，放在卷首方便查找。卷内目录包括：类号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注等栏目。
（4）案卷号的编写。
为了迅速、准确地查找档案，要对专业技术档案案卷进行科学的排列和编号。根据单位的实际情况，按内设机构、职称排序。按单位内设机构排列，将同一部门的专业技术档案，按其职称由高到低进行排列。
2.3 开展专业技术档案数字化建设，加大档案的开发与利用
为了适应环境监测工作的需要，更好地开发利用专业技术档案，运用网络版档案管理软件，建立专业技术档案数字化信息库。兼职档案员可利用扫描仪、数码相机等设备将纸质档案进行数字化加工，形成电子档案，录入档案管理系统中，实现专业技术档案网络化、动态化管理。
专业技术档案能够全面、翔实地记录一个人的德、能、勤、绩等信息，档案人员要充分发挥专业技术档案的价值和作用，要利用专业技术档案信息资源，积极开展档案编研工作，如论文汇编、科研课题汇编、花名缘缺嘌泄ぷ鳎积极主动地为领导决策以及监测工作提供服务，为选拔人才、培养人才、职称评聘、评先评优及实验室认可评审等工作提供依据、凭证和参考。
当前，中央决定对省级以下环保监测机构实行垂直管理。各级监测部门应充分认识环境监测工作的重要性，要以此次机构改革为契机，加强专业技术档案的管理，加大档案宣传力度，增强职工的档案意识，各部门要积极配合档案人员做好专业技术档案的收集、整理工作，为环境监测系统人才队伍建设提供服务。
3 结语
随着环境保护工作的深入发展，环境监测队伍在不断地发展壮大。由于环境监测工作涉及多领域、多学科，各个专业的环境监测人员众多，管理好、利用好专业技术人员的档案尤为重要。档案人员要更新档案管理模式，创新服务观念，努力提高专业技术档案管理水平，在监测工作多为专业技术人员提供优质服务，让每一位专业技术人员充分发挥自己的优势和潜力。
参考文献
[1] 宋炳政.检测机构人员技术档案管理的实践[J].兰台世界，2016（S1）：128.
