时间：2023-07-02 08:22:44
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在我国人力资源管理中，人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料，是一个单位人力资源管理中的关键环节，同时，档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益。
（一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判。
（二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要。
二、人事档案管理弊端
现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。
（一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。
（二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。
（三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。
三、档案管理对策
（一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容，还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。
（二）积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用，我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是，除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先，档案信息资源没有进行有效整合。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即信息资料的收集、记录与查找的功能，而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。为此，要提高信息化、数字化建设的意识，加大基础设施投入，建立标准化、规范化的管理制度和措施，加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事档案方面的业务建设。如今，在市场经济不断发展完善的国情下，人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰，来更好地为市场经济机制服务。人事档案就是在市场经济机制下，尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构，可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担，节省在人事档案管理方面的成本，使人事档案管理工作更加优化。
除了以上三点之外，我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设，堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外，在不影响相互档案信息保密性的前提下，我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作，这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
市政企业要从适应两个根本性转变的高度，转换思维，积极探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先进设备，以改善和强化档案资源开发条件和手段；同时，市政企业档案工作者更要钻研业务、勤奋学习，更好地利用现有条件，积极地开发档案信息资源，当好领导的参谋和助手，通过“以档辅企”，提高自身地位，为市政企业发展做出贡献。
（作者单位：郑州第二市政建设集团有限公司 来稿日期：2012-04-12）
档案数字化是在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行处置，形成可利用数据的管理手段。作为市政企业，无论在档案保存的空间和安全管理上，还是在市政档案社会化功能信息的再开发利用上，抑或在档案数字化硬件条件及功能上，都对推动档案管理数字化建设提出迫切要求。
1 市政企业档案信息化建设的途径
首先，采取多种途径，引起领导对档案管理的重视。企业领导对档案管理的认识程度和支持，决定了企业在单位档案管理上的投入，也决定了企业档案数字化的可能性。这就要求档案管理人员发挥积极性、主动性，通过不同的渠道和方法，想方设法让企业领导看到档案数字化、信息化带来的好处，必要时，可以借助专业管理机构进行推介，也可通过其他单位的成功经验交流学习的机会，让单位领导认识、接受、进而支持企业的档案管理数字化和信息化。
另外，要从电子计算机硬件的配备上入手，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，这也是采集档案信息，实现资源数字化的关键一步。在深化档案管理制度改革的同时，要简化传统的档案整理方法，对永久性保存的纸质档案仍可采用传统方式立卷，其余则一律通过计算机建立“虚拟卷”。这样，可以将工作中心转向档案信息的开发上，同时，也使用了计算机管理的特点，有利于档案工作管理的制度化、标准化。
2 档案数字化采集与输入
档案数据的采集应先易后难，从一般性档案入手，也可以利用计算机的搜索引擎，为档案管理提供搜索服务。利用市政系统开发的档案管理平台软件进行数据输入，从而形成数字化档案管理资源。然后，建立一个可以实现数据交换的机读目录档案系统，把每次采集的数据进行主要信息提取，建立可以通过不同主题词都能够搜索的档案信息。进行档案目录的输入、保存，形成具有规范性、开发性、服务性、共享性档案目录数据库。
旧有的市政企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以市政企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。
3 解决档案数字化人才问题
引进和培养掌握档案管理与数字化技术的人才是实现档案管理数字化的关键。电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。许多企业往往把档案室当成“闲差”，对其应有的专业能力不重视，也有一些年轻人，不愿意“闷”在大量的案卷、图纸、资料的梳理中，在一定程度上，影响了档案管理数字化的进程。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案、信息处理复合型人才更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有“电脑盲”现象。有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。可见，计算机技术人员的培养、教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对其进行培训，掌握信息技术的新知识，解除其“后顾之忧”，以形成最佳的人才结构。“行行出状元”，只要潜心研究，把问题吃透，就可发现档案数字化管理的基本规律，快速推动企业数字化档案管理的进程，在档案管理的工作环境中实现人生价值。
4 在数字应用中提高档案室的地位
实践证明，市政企业信息资源一旦进入数字状态，其利用开发和作用的发挥就会起到事半功倍的效果。例如，编制同一项目部两个不同项目，或不同项目部的同一类项目的材料消耗分析，编制市场劳动力成本走势的分析状况网络图，或编制不同区域项目效益图、进度图，可以从中发现市场巩固和丢失的情况及走势，找出原因，及时调整产品开发和营销策略。市政企业档案数字化工作不仅是技术问题，而且是信息技术与市政业务和管理的融合问题，是涉及企业文化管理模式、业务管理、生产流程以及与外部政府、机构、供应商、客户等多环节的系统化工程。
（一）只要是经过整理，有目录可查有规可循的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。如学校的会计档案、校产档案，它有着自身的形成规律和特点，一般由财会部门和物资管理部门随时立卷，定期保管。因此，档案部门接收后，不应再打乱原有基础，原则上应当保持原卷册的封装，也不另加封面。只在原封面的空白处加盖戳记，填好全宗号、目录号、案卷号、保管期限等，然后分类排列，妥善保管，提供利用即可。
（二）必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸收；对整理不当和错误的部分要经过仔细分析，摸清情况之后再改动和调整。这可避免人为地破坏文件之间的历史联系。对保证整理质量和提高效率都是有益的。
整理档案的主要目的，是便于档案的保管和查找利用。一般的说，经过整理的档案能恰当地保持文件之间的历史联系，也就能便于保管和利用，它们基本上是一致的。但是两者之间也会有矛盾。如有些做法虽然保持了文件之间的联系，然而却不便于保管和利用。当两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便。比如某些制成材料比较特殊的档案，机密程度和保管价值显然不同的档案，则应根据情况分别整理，而在相应的范围内要求保持文件的联系。
（三）在档案整理工作中应遵循“保持文件之间的历史联系”的原则。要注意把不同历史时期的档案分开，而把同一历史时期形成的档案集中在一起，以保持各个历史时期档案的联系和完整。应尽可能地保持各个年代形成档案的完整和联系。把同类工作活动形成的档案集中在一起以保持档案之间的历史联系。
二、案卷整理工作制度
（一）案卷的分类制度
案卷的分类是综合档案室为了科学地保管档案而进行的一项整理工作。学校的全部案卷按照一定的要求分成若干类别，并有次序地按照类别排列。
中小学的综合档案室的案卷分类可按年度问题分类法整理。即把学校的案卷先按年度分开，然后在每个年度下面再按问题分类。档案案卷排列只能以全宗为单位，按不同门类，不同载体，不同保管期限进行排列。案卷的排列有多种方法，可以按照案卷所反映的问题排列；可以按照案卷所反映的工作联系排列；可以按照时间顺序排列；可以按作者、收发文单位和地区排列；人物的案卷，还可以按姓氏笔划、汉语拼音字母的顺序排列。这些方法可以单独使用也可以结合起来使用。各类案卷排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，―类案卷的排列方法，只能用一种办法或一种方法结合其它方法来排列。
另外，中小学案卷的一般排列方法，主要是采用“先上级后本身，先综合后专题；先学校后学生的顺序，分别用不同保管期限来排列。”按档案案卷的排列，应将财务部门形成的校产档案和财产管理部门形成的校产档案列在一起。财务部门形成的校产档案，一般按报表、账簿、凭证排列。财产管理部门形成的校产档案，一般按固定资产的类别顺序排列或按部门的顺序（采取一种编号的方法）排列。
（二）档案的编号制度
在档案管理中，常用的“档号”有四种，全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件张（页）号。档号的使用原则是，档号要完整―套，一般说上述几种档号均应编排几个全宗内的案卷目录号不能重。
（三）编制案卷目录制度
案卷排列的顺序确定以后，应逐卷登记在案卷目录上。案卷目录，就是案卷的名册。它有其重要的作用：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序。第二，介绍全宗内档案的内容和成份，是查找利用档案的基本检索工具，也是编制其它检索工具的基础，第三，它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。编制案卷目录要以全宗为单位，可一个全宗编一本，还可以一类编一本。一个全宗如编若干本案卷目录，必须以全宗为单位编定目录号。目录号是“档号”中的一种。目录后连间“全宗号”和“卷弓”作为“档号”’一并标在案卷封面或脊背上，卷面一般应印有档号章（全宗号、目录号、案卷号）。
（四）案卷的其它整理工作制度
作为行政机关行使管理权力处理违法行为的一种主要手段，“行政处罚”这一概念对很多人来说既熟悉又陌生。说熟悉，是因为很长一段时间内处罚“滥”、“乱”现象严重，特别是很多人理解的处罚，基本上是和“罚款”画等号的；说陌生，是因为很多人对行政处罚的含义、原则、种类、设定和实施等内容并没有真正理解，一些行政执法部门的所做所为与法治精神相悖。《档案法》修订前，档案部门没有行政处罚权，对一些严重违法行为缺乏有效管理手段。长期“弱势”部门的地位，使得档案部门对行政处罚权极度渴望，但对行政处罚认识上的偏差又使得人们在此问题上有些偏执：没有行政处罚权时(主要是罚款权)认为《档案法》软，即使已被赋权也因为适用范围上加了限定，仍认为《档案法》软，其主要理由主要是认为《档案法》规定的许多条款没有在法律责任中落实更严厉的处罚条款。许多人认为如果对于一些违法行为不罚款或处罚范围窄，便认为法不够硬，指望通过加大处罚等方式能够解决阻碍档案事业发展的所有问题。浏览―下报刊上发表的一些文章，听听一些会议上的发言，上述观点在《档案法》实施20余年后的今天仍不绝于耳。但行政处罚对于开展档案工作来说，真的是万能的吗?答案是否定的。分析产生不正确观念的原因，主要在于对行政处罚的含义没有真正理解透彻，对于行政处罚的原则没有深刻认识，对国家从立法上规范和限定行政处罚的意义也缺乏正确认识。很多人对现实生活中的一些执法机关乱罚款和滥罚款现象极为反感，但当自身使用这一权力时，往往只看到了它对违法行为威慑的积极作用，对于不正当使用甚至滥用处罚权所带来的消极影响则认识不够，没有从建设法治国家、法治机关的高度考虑问题。对档案违法行为给予行政处罚，是维护国家档案完整与安全，维护国家利益、社会公共利益和公民民利的重要手段，但它决不是唯一的手段，我们不能对此产生依赖心理，而放弃或忽视其他手段的作用。
二、正确理解与适用行政处罚的相关内容
档案行政管理部门在开展档案行政执法工作中，对行政处罚理解和适用应重点把握以下几点：
首先，正确理解和准确把握行政处罚的内涵。通常认为，所谓行政处罚，是指行政机关或其他行政主体依照法定职权和程序，对违反行政法规但尚未构成犯罪的行政相对人给予行政制裁的具体行政行为。其特征有三：第一，行政处罚的适用主体是行政机关或法律、法规授权的组织；第二，行政处罚是以对违法行为人的惩戒为目的，而不是以实现义务为目的；第三，行政处罚的适用对象是作为行政相对方的公民、法人或其他组织，属于外部行政行为。
由上可以得出，所谓档案行政处罚就是档案行政管理部门，依照法定职权和程序，对违反《档案法》规(广义的)但尚未构成犯罪的行政相对人给予的一种行政制裁的具体行政行为。需要把握的是：档案行政处罚的主体主要是具有行政执法主体资格的各级档案行政管理部门，档案馆或其他非授权组织不能行使这一权利；档案行政管理部门的法定职权主要由《档案法》、《档案法》实施办法等法律法规赋予，而所要遵循的法定程序主要指《行政处罚法》和档案行政处罚程序规定；档案行政处罚的对象即行政相对方是公民、法人和其他组织；可以给予的处罚种类依照现行《档案法》的规定，只包含《行政处罚法》中所规定的警告(申诫罚)、罚款和没收非法所得(财产罚)三种。还应注意，这种具体行政行为是可诉的，即被处罚者可以申请行政复议或者提起行政诉讼。档案行政管理部门应慎重实施，不能违法乱用或滥用处罚权而致工作被动。
其次，正确理解和严格遵循行政处罚的原则。处罚法定原则。即法无明文规定不处罚，法律要让行政相对人能预知自己行为的后果，这是行政处罚的核心原则。
处罚公正公开原则。行政处罚的依据及有关内容必须公开，不能违反公正的程序。要求行政主体必须依法裁判，公平地处罚违法行为人。既不能同等情况给予不同处罚，也不能不同情况给予相同处罚。
过罚相当原则。实施行政处罚，必须与受罚人违法行为的事实、性质、情节及社会危害程度相适应，亦即行政处罚的种类、轻重程度及其减免均应与违法行为相适应。罚重于过，无以服人；罚轻于过，难以达到震腰和制止违法行为的目的。
处罚与教育相结合的原则。行政处罚是法律制裁的一种形式，但又不仅仅是一种制裁，它兼有惩戒与教育的双重功能。处罚不是目的，而是手段，通过处罚达到教育的目的。通过正确实施行政处罚，达到既克服因缺乏行政处罚手段而使法显“软”的现象，也要防止不正确适用行政处罚手段而造成“乱”或“滥”的问题。
救济原则。在行政处罚中必须提供充分的救济，才能真正保障行政相对方的权利。行政相对方对行政主体给予的行政处罚依法享有陈述权、申辩权；对行政处罚决定不服的，有权申请复议或者提起行政诉讼；因违法行政处罚受到损害的，有权提出赔偿要求。
处罚追究时效原则。规定处罚时效实际上是对执法部门严格执法提出的要求。《行政处罚法》规定违法行为发生之日起两年内未被发现的，不再给予行政处罚。由于档案工作的专业特殊性，有些档案违法行为发生很长时间都未被发现，这就给执法提出了更高的要求。
第三，应正确理解和理性看待行政处罚的设定。行政处罚权的设定很重要，它关系到行政机关实施处罚的依据是否合法的问题。依照《行政处罚法》的规定，法律可以设定任何种类行政处罚；上一层次法律规范对违法行为已经作出行政处罚规定的，下一层次不得超越上一层次规定的行为、种类和幅度的范围另行作出规定；规范性文件不得设定行政处罚。
按照这一精神来理解和看待档案行政处罚，应当掌握：只有《档案法》才能设定任何种类的档案行政处罚，其他档案行政法规、地方性法规、国务院部门规章和地方政府规章只能在上位法规定的行政处罚的种类、范围和幅度内，作出相关规定。否则，就可能和上位法产生冲突，引发适用问题。造成法制的不统一。因此，各地区应认真审视本地区出台的《档案法》规和规章，如有与上位法冲突不协调之处应加以修改，以维护国家法制的统一性，推进《档案法》法治进程。
三、几点启示
第二条 本实施细则的社会组织登记档案整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第三条 社会组织登记档案文件材料归档范围按照《社会组织登记档案管理办法》附件规定执行。
第四条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕30个工作日内完成归档文件材料的收集和移交，社会组织登记档案管理机构应在自收到归档文件材料后60个工作日内完成归档文件的整理工作。
第五条 社会组织登记档案归档文件材料以件为单位进行整理，每件归档文件材料应印制标注有文件名、责任者、成文日期、社会组织名称、社会组织登记证号、所属盒号、本件件号等有效信息的文件封面。(封面式样见附件)
社会组织一项申报事项办结后所形成的文件材料为一件，一般以一份文件为一件，正文与附件为一件(一次办理事项应将全部申报材料作为批准文件的附件)，传真件复印后与原件作为一件处理。
社会组织登记档案件内文件材料的排列应与《社会组织登记档案管理办法》附件所列各项目的文件材料排列顺序一致。
第六条 每件文件以棉线采用缝纫机轧边或用三孔一线方式固定，并按顺序依次装入档案盒保存。
第七条 社会组织登记档案归档文件材料按照形成时间的先后顺序以三位数编制件号，盒内文件件号从001起顺序编制并排列。通常一个社会组织的文件材料拉通编一个流水号。
第八条 一个社会组织登记档案的所有文件材料按照形成时间顺序排列装盒。如社会组织存续时间长，材料较多，可分别装入若干盒内。
第九条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，并按照社会组织登记证号的顺序进行排列。社会组织登记证号按六位数排列，不足六位数的用0补足六位，如001234(民办非企业单位从第三位开始用0补足六位)。
第十条 社会组织登记档案按社会团体、民办非企业单位、基金会三类分类编号排列。
第十一条 社会组织登记档案盒号由正号和附号两部分组成。正号为五位数，第一位为社会组织识别号，1为社团，2为民办非企业单位，3为基金会，后四位为该社会组织登记档案在该类中从0001起的盒号顺序号。一个社团组织登记档案有若干盒时，需编附号，附号为一位数，与正号用-隔开，附号从1开始顺序编制排列。
第十二条 社会组织登记档案盒内需编制归档文件目录。归档文件目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。
后续追加的归档文件材料须在追加的同时补入归档文件目录中。社会组织登记档案管理机构应视补入目录情况，重新及时编制归档文件目录。
第十三条 社会组织登记档案应当在社会组织注销或撤销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。社会组织登记档案管理机构应在档案移交后，对所空盒号作说明。
社会组织登记档案管理办法第一条 为加强社会组织登记档案的规范管理，充分发挥社会组织登记档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》、《民办非企业单位登记管理暂行条例》和《基金会管理条例》等有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称社会组织登记档案是指县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支(代表)机构，基金会及其分支(代表)机构，境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成(设)立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。
第三条 社会组织登记档案工作由县级以上人民政府民政部门分级负责，在业务上接受同级档案行政管理部门和上级民政部门的监督和指导。
第四条 县级以上人民政府民政部门档案管理机构应当对社会组织登记档案实行集中统一管理,指定专职(或兼职)人员负责社会组织登记档案管理工作，建立并完善社会组织登记档案的管理制度，确保社会组织登记档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，并逐步实现社会组织登记档案的信息化管理和服务。
第五条 社会组织登记管理业务机构应当在行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕后30个工作日内完成归档工作。档案管理机构(人员)在接收归档的文件材料时，必须认真核对清点，检查文件材料是否齐全、完整，符合规定要求的，予以接收，并办理交接手续。(文件材料归档范围参见本办法附件)
第六条 社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，归档文件材料以件为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。
一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列，每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列顺序依次装入档案盒保存。
第七条 社会组织登记档案分为社会团体类、民办非企业单位类、基金会类三类。
第八条 各类社会组织登记档案按照社会组织登记证号的顺序进行排列。
第九条 档案管理机构应当建立社会组织名录等检索工具。
第十条 社会组织登记档案要有专门的地点存放，要配备必要的保管装具，并设有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。档案管理机构要定期检查档案的保管状况，发现问题及时解决。
第十一条 社会组织登记档案保管期限定为永久。
第十二条 社会组织登记档案应当在社会组织注销之日起满20xx年后向同级国家综合档案馆移交。
第十三条 社会组织登记档案的利用应当按照下列规定执行：
(一)社会组织登记档案的形成单位因工作需要，履行有关手续后可以利用本单位形成的社会组织登记档案;
(二)人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关等部门因工作需要，持单位介绍信可以利用相关的社会组织登记档案;
(三)社会组织业务主管单位因工作需要，持单位介绍信可以利用其主管的社会组织的登记档案;
(四)社会组织因工作需要，持单位介绍信可以利用本组织的登记档案;
(五)律师根据案情的需要，自行调查取证的，凭律师执业证书和律师事务所证明，可以利用与承办法律事务有关的社会组织登记档案;当事人和除律师以外的其他诉讼人根据案情的需要，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以利用与诉讼事务有关的社会组织登记档案;
(六)其他单位、组织凭单位介绍信，公民凭个人有效身份证明可以查询公开的社会组织的登记事项;
(七)对涉密档案的利用，应当遵守国家有关规定，并按保密程序审批;
(八)档案管理机构应当根据档案所记载的内容，为利用者出具社会组织登记证明。
第十四条 档案管理机构应当配备计算机管理社会组织登记档案，实行社会组织登记纸质档案和电子档案的分别保管，提高档案利用效率，维护档案的完整与安全。
人事档案形成于一系列人事管理的活动之中。人事档案是由多个个人档案组成的，档案中主要记录的内容是工作人员的个人发展过程、工作经历、个人的思想品德、获奖或者受处分的经历等等，其信息量繁杂且多种多样，在进行整理和查找时很不方便。对人事档案进行管理的主要工作内容是将所有的人事档案进行收集、整合、归类以及将档案进行完整保存。为了确保人事档案的真实性，管理工作中还要对档案中的信息进行核实，确保信息的准确性。
二、人工智能技术的含义
人工智能是集研究智能理论、开发智能技术、模拟拓展智能方法于一体的综合性学科。人工智能技术属于计算机领域的分支，主要开发的是新型智能化机器设备，这类设备可以根据人的语音指令或者对图像的识别做出智能反应。人工智能具有高度理性的特点，在处理信息和数据上速度极快，远远快过人工，节省了时间。人工智能技术的应用不受时间、地点、环境的约束，可以随时开始工作，适应环境的能力更强，因此人工智能为人们的生产以及生活带来了极大的便利。人工智能最大的优点是它的信息检索能力，能够快速提取有效信息，找出解决问题的最佳方案。
三、目前人事档案管理工作的困境
1.档案信息过多，难以整理
我国目前人事档案的整理工作面临很大困境，档案资料过于繁杂、档案数目增多、档案信息缺失等问题持续困扰着档案管理人员。传统的档案采取纸质化的呈现形式，工作人员需要在档案中寻找有用的信息进行核对和整理，工作效率低下。人事档案的来源渠道各式各样，在档案的分类上需要消耗大量的时间，对档案资源的使用造成了一定的影响。个别人对档案的重视度不够，在填写时会漏填、误填信息，这也会对档案整理工作造成影响，导致工作效率的降低。
2.非结构化信息难以分类
档案信息非结构化现象是指信息无法数字化的资料较多。例如，文档资料、图片资料等，这些资料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能数字化，需要人工提取有效信息并加以分类。在档案管理工作中，非结构化信息越来越多，但是工作人员数量实在有限，给档案信息分类工作带来了很多困难。要加强对非结构化信息数据的管理和使用，才能强化档案管理工作，促进人事档案资源有效利用。
3.隐性信息资源难以转化
人事档案数据信息的资源系统是由两种资源组成的，一种是直观表达在档案信息中的显性信息资源，另一种是由档案管理的工作人员根据档案信息进行自主判断的隐性信息资源。由于档案管理人员的缺少，多数单位档案的隐性信息在获取上有很大难度，而且档案的隐性信息资源无法通过数据进行直观表示，加大了档案信息的评定难度。
四、人工智能技术在人事档案管理中的综合应用
1.高效率地搜集整理档案信息
传统的档案管理工作中，档案信息是用纸质进行记录的，纸质档案占用的空间较大，且纸张容易受潮难以保管，难以随身携带。人工智能技术的出现，将档案中的信息电子化、数字化，把纸质资料转变为了网络资料，方便了档案文件资料的管理。网络化之后的档案信息不需要用纸质记录，只需要利用多媒体设备就可以展示数据，档案资料可以直接保存在电脑中，方便了档案管理人员对档案信息的收集和整理。目前电子档案的内容形成来源有两个，第一是将现有的纸质档案转化为电子档案，第二是利用人工智能技术直接制作形成的电子档案。电子档案的出现减少了管理人员的工作量，降低了人力成本。随着数字化的档案不断增多，在进行档案管理时可以利用多种智能主体帮助工作。人工智能的主体有很多种类，例如，执行命令型的智能主体、学习型的智能主体等，这类智能主体都可以根据事先设置好的程序命令自主完成工作，提高了档案资料收集整理的效率。
2.高速度地检索分类人事档案
人工智能技术利用计算机将档案中的数据信息网络化之后，会对数据信息进行详细分类，这些分类后的数据有两种存储形式，分别是文本形式和多媒体形式。文本分类是根据档案信息中被标记的文本信息，利用人工智能找出与其相关或类似的信息，将这些文本信息进行合理分类。对文本资料的整理和分类充分体现出网络技术智能化的特点，人工智能可以根据管理人员所设定的方式对数据库中的档案信息进行智能分类，同时也能把网络上相同的资料进行整合和分类。在提取档案信息时，人工智能的筛选能力加快了资料检索的速度。与传统的人工筛选相比，人工智能的筛选速度更快、筛选的资料更加准确，可以在短时间内过滤掉大量无用的数据。人工智能技术还具备识别能力，例如，语言识别、图片视频识别等，所以人工智能也可以对多种形式的资料进行检索分类，在人事档案管理中起着重要作用。
3.准确评定档案信息价值
在档案的整理归纳工作中，工作人员要审查档案信息的真实性，判断信息是否有价值，这无疑增加了工作人员的工作量。人工智能由于具有推理、学习、记忆以及决策的能力，它可以使计算机模拟人类的智能行为。因此，在人工智能中植入特定的专家系统，就可以让人工智能依据评定专家的思维方式对档案中的信息进行评定。要想在人工智能中建立档案价值评定系统，需要按照以下步骤进行：首先，建立专家评定的数据库，收集专家的评定准则、评定方法，将这些信息进行程序化编制输入到电脑中；其次，对数据库进行模拟检验，输入简单的信息数据，对人工智能的评定功能进行检验，发现其中是否有漏洞；最后，完善评定系统，投入使用。人工智能可以负责大多数的信息评定，加大了档案价值评定的工作效率。
4.确保档案信息的安全性
档案安全主要包括实体档案安全和数字档案安全。实体档案的安全主要是利用保险柜进行保管，保险柜的钥匙由工作人员管理。由于档案过多，工作人员要保管多把钥匙，无论使用还是携带都极不方便。随着人工智能技术的不断改进，数字档案的安全性已经有极大程度的提高。人工智能在进行资料扫描时，会自动给资料进行归类，为之后工作中查找资料提供了极强的便利性。数字档案的安全由智能密码进行保护，例如，瞳孔密码、指纹密码，这类密码只有相关管理人员才能打开，方便了工作人员对档案的管理，也提高了档案的安全性。人工智能还自带监控功能，如果有人非法触发了档案系统，监控系统会向总控室的工作人员发出警戒信息，有效避免档案丢失的情况。
5.档案服务逐渐智能化
在传统的档案工作中，工作人员会提供档案查阅和答疑的服务，工作人员的工作量很大。在利用人工智能技术之后，档案信息的服务工作形式由人工服务转变为了网络服务，使档案服务工作变得及时、高效。近年来，我国一直不断推进智能机器人为人类提供服务的政策，在这种政策下，智能机器人也走进了人事档案的服务工作中。这类高智能化的机器拥有着智能化、移动性强的特点，可以根据来访客户的需要提供不同的实际服务。智能机器人解决了工作人员数量有限的问题，提供了人性化、智能化的服务。人工智能机器人也可以代替工作人员完成纸质档案的出库、入库工作，减少了人力成本，提高了工作效率。
五、结束语
人工智能技术已经广泛的应用在了我们的生活当中，手机的智能助理、智能美颜相机都标志着人工智能技术开始在生活中普及。将人工智能技术与人事档案管理工作相互结合，将档案的信息和数据进行数字化处理，提高人事档案整理的工作效率。在未来，人工智能技术会越来越成熟，对人事档案管理工作以及我们的生活都会提供更大的便利。
参考文献：
[1]韩平.人事档案管理中人工智能技术的应用[J].山西档案，2018,No.240(4).
中图分类号：TU198文献标识码： A
一、简述市政工程档案资料的管理
在市政工程中，工程档案资料的管理工作并非独立的，它要多方面的紧密配合，各个建设工程单位只有联系起来，遵守规则、总结经验、具体分析、实事求是，结合科学先进的管理工作办法，系统全面的了解施工过程，才能将工程的真实施工情况反映出来。工程档案资料不仅是建设活动中形成的图物相符、有保存价值的真实记录和反映，其记载的内容包括：构筑物、建筑物、地下的敷设等等，市政工程档案资料还是市政工程项目投资计划、项目工程设计、施工管理、材料使用、维护维修等等活动中形成的文件资料。因此，作为建设项目工程管理的一部分，工程档案资料的管理作用的重要性也就不言而喻了。
建设项目市政工程档案是指在项目市政工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。如果档案工作不同程度的滞后，造成应归档的文件材料不齐全、不完整；不准确；归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档；签字、盖章不齐全；检查验收、缺陷处理没有结果或验收人员签字有遗漏等等这些问题都将难以补救。所以在市政工程档案管理过程中一定要严格控制其档案的质量，才能确保其工程档案质量的“完整、准确、齐全、规范”。 是整个项目工程建设使用和验收提供的保障。
二、市政工程档案资料管理的重要性
工程档案资料可以为工程信息的查询提供来源，工程项目负责人可以通过对档案资料的查询做到对工程全程进行监管和控制，而不单单仅靠记忆力来应对。若在项目工程中发生一些意外、质量问题、数量问题等，也可以通过对档案资料的搜集进行校验并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及减轻了负责人在工作中产生的压力。工程资料档案可以为未来的工程施工起到参考与借鉴的作用，市政工程档案资料能将工程中所运用到的技术或者应对问题时采取的措施进行记录，并且在以后需要的时候进行反馈。对将来的工程施工吸取了宝贵的经验。工程档案资料中，会提供出有关工程项目的很多数据信息以及此工程施工中能借鉴到的优点或者暴露出的缺点。如若在竣工后，仔细研究档案资料可以得到较多的学习体会并得以借鉴，提高日后的工程施工效率。
三、市政工程档案资料管理的现状
（一）技术资料不真实
真实性是工程档案的生命。虚假的工程技术资料不仅给工程质量评定带来错误的结论，还会给工程今后的维修改扩建带来误导，造成麻烦和不良后果。目前有许多工程项目的技术资料不是及时真实的记录，而是资料员采用“后补”的方式制作出来的。甚至有的工程档案编制公司承接了大量业务，闭门造车，相互克隆，成批地制作假档案。
（二）缺乏管理制度
工程建设项目是短期的临时的，管理部门和人员也是临时安排指定的，工程建设、施工、管理、设计、勘察设计、招投标各环节工作的随机性大，情况复杂，没有一个总的部门来协调管理，更谈不上制订一套涉及各相关部门的管理制度来约束工作行为。
（三）竣工图编制不准确
竣工图是工程档案的重要内容，是今后工程维修改造的重要依据。但在报送归档的工程竣工图中，多数是施工图上直接盖上竣工图章充当竣工图，在图上不作任何更改；有的虽作更改，但施工人员未根据实际施工情况进行规范更改、编制，或改动的地方不注明变更依据，或只注明变更单编号而不作修改，有的是工程竣工后施工人员凭记忆补编而成，造成竣工图不准确、不真实。
（四）建设和施工单位领导不够重视
建设和施工单位领导不够重视，没有专门的部门和人员来管理建设工程档案。如建设单位，往往是指定办公室或后勤部门的某个人对口联系施工现场，管理档案，此人往往对工程档案不是很熟悉，不知道形成什么档案，怎样形成具体的档案。
（五）签章手续不到位
履行签章手续是为了确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是一人的笔迹到底，只是资料员一人代签，有的是用印章代签字，技术资料未经签字者确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。
三、加强市政工程档案资料管理的对策措施
（一）相关部门支持配合，多方面强化档案质量管理
一是在每年的建设工程质量安全大检查中，例如，绵阳市住房和城乡建设局将档案资料及资料员持证上岗情况纳入检查的重要内容，把档案资料的形成收集工作作为考核工程项质量安全的主要指标之一。检查中发现问题由质监、城建监察部门直接发出整改通知或处罚决定。二是在工程档案的审查验收环节，市质监站对工程档案中的质保资料先行审查验收，合格后方能提请城建档案机构审查验收。三是把档案资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，使档案资料员真正进入“九大员”，明确了资料人员在建设工程中的地位和作用。四是严格落实建设工程竣工备案时查收工程档案审查验收认可文件，从而确保建设工程档案的及时移交和归档。
（二）健全建筑工程档案资料的管理制度
建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设#施工#监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。
（三）档案质量控制对网络信息的应用
建立档案室目录数据库并逐步实现档案的全文检索，首先是做档案室目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是质量控制的一个渠道，建设项目规模大，周期长，而且参建单位多，人员的流动性较大，资料多，如何把各方的工程档案汇聚在一起并且保证其完整准确，齐全，建立档案管理网络是很有必要的，让其形散而实不散，依照项目和工作的特点，明确相关人员的各项职责，把档案资料流向网络，在工程开工时网络档案信息应与整个工程项目的进度同步进行，就算管理人员变更，也不受影响，做到人走档案依然在，这样资料就不会有缺失，避免出现哪个施工参建档管人员走了无从下手的现象，因此应该高度重视工程档案的网络信息化。
（四）加强培训，提高队伍业务素质
建设管理部门要加强对从事工程档案人员的管理，实行工程资料员持证上岗。城建档案管理机构应定期不定期组织对工程档案资料员的专业培训和业务指导，通过培训来提高他们的业务水平和工作能力。加强对建设、施工、监理单位管理者和工程档案人员的档案业务培训，一方面能促进工程管理者对工程档案工作的重视，另一方面也能使工程档案人员更好地掌握建设工程竣工档案的编制、收集方法及竣工图的编制要求，从而为保证工程竣工档案质量奠定基础。
结语
市政建设工程从立项到竣工验收投入使用，这是一个较长的周期。市政工程档案是对整个过程的真实记录。我们必须通过以上种种有效的管理和档案工程人员不懈地努力，对工程档案质量的制约一定会收到很好的效果，保证档案在工程建设中顺利地完成。
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
档案是历史文件的积累物，现行文件的立卷整理归档，一般属于文书部门和有关部门的任务，但是由于历史档案的收集及其他某些特殊原因，档案室需要对积存档案或零散文件进行整理，或协助指导有关部门整理积存档案或零散文件，此项工作比较复杂，是一项较为艰巨的任务，怎样才能系统的整理这些文件让它们的价值得到充分发挥呢？本文主要针对云南省水文水资源局的积存档案和零散文件的组织整理情况进行了阐述。
1 现阶段云南省档案管理工作的实际情况
到目前为止全省各个水文观测站点当中保管的相关水文资料以及各类档案材料一共有12万多卷册，在这当中1928-2007年期间的水文原始档案大约有10万余卷册，1937-2005年期间的整编成果大约达到了2万余卷册，1887-2006年期间刊印成果将近3千多册，除此之外还包括文书、实物、财务、地图、声像、基建、专题、设备、民国、照片、科技图书等各种门类、载体档案若干卷册，这些档案仍然以每年3800多卷的数量快速增加；整个水文资料档案排架的长度达到了7400米，一共拥有1500多个档案柜，3栋档案库房，库房的总占地面积接近3000平方米。此外，全省水文数据库存储的水文数据达到了400多兆，并且以每年200多万组数据的速度在增加。但是，在档案整理的过程中积存档案以及零散文件的整理工作还存在很多问题，没有统一的标准，由于积存时间过长或者过于零散等原因很容易被人们忽视，导致水文档案资料不够全面，水文工作得不到可靠的保障。
2 做好积存档案以及零散文件的整理准备工作
2.1制定高效可行的整理工作方案
为了使积存档案和零散文件的整理工作能够顺利地进行，在整理以前，应先了解档案的情况，订出一个整理工作方案。此工作方案包括以下内容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理的要求和具体方法，工作程序劳动组织，以及各次工作完成时间。根据所要整理的档案状况、数量以及参加整理的人数的不同，整理工作方案可详可简。整理工作方案一般以全宗为单位编订。整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。
2.2立档单位的历史沿革
积存档案和零散文件的整理，一般是从研究立档单位的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。立档单位和全宗历史考证，对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据，如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定，采取何种方法等等，均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证，不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料，它对判定文件所属全宗，考证文件日期和所属组织机构等等，都有辅助作用，而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案，也有一定的参考作用。质量较高的历史考证，实际上是一种颇有实用价值的工具书。
2.3 立档单位的档案状况
立档单位和全宗历史考证，一般由立档单位沿革和全宗状况两部分构成。立档单位的主要内容如下：（1）立档单位成立的时间和原因，机关名称的变化，撤销的时间和原因，机关的名称；（2）立档单位的性质、任务和职权范围，它在社会中的地位，它与其他相关组织的关系；（3）立档单位活动的情况，如活动地点、范围等；（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其各组织机构负责人姓名；（5）立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。另外，全宗状况，即档案情况部分，一般包括以下内容：（1）全宗档案内容与成分的概况；（2）全宗的历史：档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案的时间等，入馆（室）后档案管理的情况（如是否经过整理，是否受过损失和经过销毁，及其它情况）；（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；（4）档案被利用的情况。总之，立档单位和全宗历史考证，通常在开始整理全宗之前写出初稿，在档案整理过程中边使用边补充修改，全宗整理结束时最后修订定稿，存入“全宗卷”内。
3 积存档案以及零散文件的整理程序
整理积存档案特别是零散文件，在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时，必须科学地安排整理工作程序，它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存档案和零散文件的工作程序大致如下：（1）区分全宗；（2）全宗内档案的分类（分类中补充区分全宗）；（3）初步立卷（立卷中补充分类），拟写标题草稿；（4）案卷的初步排列；（5）调整案卷，修改标题，系列排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等；（7）确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号；（8）编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是全面系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点：零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的；零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织得更为科学。
4 积存档案以及零散文件的整理措施
最近几年以来，我省水文水资源局在档案管理的过程中存在很多问题，尤其是积存文件和零散文件的管理，给档案的管理和搜查造成了极大的困难。在档案管理过程中，常常会由于档案管理方法以及管理措施过于落后导致管理效率水平低下，造成管理不规范。这就要求我们必须不断的更新改进档案管理方法和措施，提高档案管理的效率。所以，目前在水文水资源局的档案整理过程中需要通过采用现代化信息技术来提高档案整理的效率，确保档案管理工作的顺利进行。
4.1 通过制定统一的分类标准，采用现代化技术进行分类整理
在人工立卷的过程中，工作人员都是按照自己对文件的理解进行分类，虽然分类标准都能够统一，但是每一个人对文件的理解和判断都不尽相同，在分类的过程中也存在一定的不一致现象，难免会发生分类不准确的问题，这就直接影响到了档案的整理质量，在日后对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐，需要大量的劳动力，耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存档案和零散文件的整理，能够获得更佳的效果，不需要再对案卷的标题进行拟定，可以有效的降低劳动强度，缩短劳动时间，并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷，极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响，充分发挥计算机档案整理的优势，有效提高积存档案和零散文件组织整理工作的效率。
4.2 提高积存档案和零散文件管理人员的素质水平
档案整理组织工作的质量会直接受到档案管理人员业务水平高低的影响，为了提高档案管理人员的业务水平，让其能够更好的适应档案组织整理工作的需要，应该尽可能的调动工作人员的工作积极性，增强他们的工作责任心。由于积存档案特别是零散文件不管是从种类上还是从载体上来说，都具有多样化的特点，所以还需要及时更新管理方法，这就对档案管理人员提出了更多的要求。而过去所采用的方法已经无法再继续适应现阶段的发展形式，因此还需要尽快做好档案管理人员的教育培训工作，帮助其尽快掌握管理新技术。
5 结语
一、研究背景
郑州为河南省会、五朝古都、中国古都之一、中国历史文化名城及世界历史都市联盟成员城市，是华夏文明和中华民族的主要发源地，是拥有3600多年建都史的国家历史文化名城。
改革开放以来，郑州经历了前所未有的变化和发展。近年来，全球化的经济发展和城市社会经济水平的快速提高，给郑州带来了机遇，也带来了挑战。郑州市城市空间发展发生了巨大的变化，特别是2002年开始实施建设的郑东新区，奏响了郑州城市框架大发展的序幕，郑州城市空间格局发生了百年来的大突变。
二、近现代郑州城市发展演变过程
1.解放前的郑州（1909-1949）
1910年，京汉铁路与洛汴铁路（陇海铁路前身）在郑州城区外西南角交叉，并设立火车站。从此，郑州铁路交通枢纽地位确立。随后，小小的郑州依靠商业渐趋繁荣，1927年郑州设市， 1928年，郑州城区规划面积已达到10个平方公里，规划人口25万，远远超出历史上的古城（0.65平方公里）的大小，郑州也成为河南仅有的两个省辖市之一（另一个为当时的河南省会开封）。从1930年代到40年代末，实际上整个郑州的建设多处于一个相对停滞的时段。此阶段铁路建设对于郑州城市空间产生了深刻变化，形成了双“V”字型结构，东北、西南区域地势开阔，西北、东南区域面积狭长。古城区位于车站东侧，在铁路建成旧城区长期发展缓慢，城区较小，铁路建成后古城区与铁路间的用地开始迅速发展，此后城市建成区主要集中沿铁路方向的东侧延伸发展，形成了铁路与古城区之间的现今老城区地域。
2.解放后的郑州（1949-1978）
1949，郑州人对于郑州的建设，投入了更多的热情， 1953年郑州被确定为重点建设城市之一，郑州开始快速发展。1954年省会由开封迁至郑州后，郑州成为全省政治、经济、文化和教育中心。郑州形成了“一心两片、铁路分割”的城市空间格局，即以火车站及二七广场为中心，铁路东为行政片区，铁路西为国棉轻纺工业生产区的格局。
在1955年10月，在哈雄文和慕欣工作的基础上，经过苏联专家巴拉金以及其他规划专家的进一步修改、完善，郑州规划上报国家建设委员会和城市建设总局。这是郑州市第一个上报国家并得到批准的城市发展总体规划。
按照1954年编制的郑州城市总体规划，工业项目主要沿京广铁路和陇海铁路一侧布置，职工居住用地与工厂带状平行布局，构成了郑州市工业区沿铁路线一侧带状布置的基本格局。同时，基于交通枢纽地位的重要性，国家在郑州设立郑州铁路局和全国最大的铁路编组站，数万铁路职工进驻郑州，其生活区主要集中于京广铁路西侧、陇海铁路两侧，郑州城市规模进一步扩大。总体来看，由于这一时期郑州城市功能与性质的定位，城市空间主要以京广铁路为界，陇海铁路为轴，东西双向扩展。西区为工业区及仓储区，成片状沿陇海铁路布置，东区为行政文化区，由省委、省政府所属机关及大中专院校、科研机构构成。
3.改革开放后至二十世纪末的郑州（1978-1999）
在20世纪80年代末，以商贸业为主体的第三产业迅猛发展，郑州形成以二七广场为中心的商业聚集区。整个市区道路以此为中心，向四面延伸，成为城市空间扩展的先导，居住用地成为城市扩张过程中最活跃的因素，并沿城市东北和西南两个方向蔓延，但由于铁路北编组站及两大铁路线的阻隔而形成的双“V”字型城市结构的形成与加剧，西北与东南方向内区域发展滞后于其他地区，成为了城市发展的“真空地带”。
1980年以后城市化地域外向扩展显著。随着城市的发展，城市的生产、生活和服务功能进一步加强。工业用地沿原工业区扩展。城市用地结构也相应发生了变化。服务功能在城市各项功能中的地位上升，居住用地和科研用地向城市东、东北和西南方向均有较大规模的扩张，城市用地沿原建成区边缘向外扩展，尤以生活居住用地向东北、西南方向的扩展最为显著。城市形态近似团块状，向外扩展势头迅猛，城乡之间用地矛盾激化。这期间的特点：第一，交通线路的延伸成为城市化地域扩张的先导。第二，居住用地向城市东北和西南方向蔓延，城市发展轴间用地被填满并凸出。
1990年以后，学术、科研机构用地最先向外扩展。大量学术、科研机构在距离建成区较远的郊区建成，这些机构占地面积较大，主要沿交通线分布，充当了城市化地域扩展进程的先锋。对于城市内部地域结构的演化，也促进了城市化地域的扩张。在市场机制调控下，城市地域结构日趋合理，各种功能用地按其付租能力高低重新分布，以二七塔为核心形成了中心商业区，原来位于市区中心的工厂、企业出现外迁倾向，纷纷从建成区内部向郊区迁移。
可以说，从1954年规划确定了整个城市空间布局的基本格局之后，城市空间的发展一直在此格局之上向外扩张，出现“摊大饼”蔓延式发展态势，而整体的空间形式并无大的转变。也就是说，郑州城市空间在近百年的城市发展历史时期内在空间结构还属于单中心结构。
4.二十一世纪的郑州
2000年之后的郑州，经历了城市发展史有史以来的最大的扩展与更新。
2001年8月，郑州面向海内外对郑东新区规划进行国际征集。经过国内外专家组成的评审组的反复评审，日本黑川纪章方案脱颖而出。黑川方案拓展了郑州“V”字型产业带的东向延伸，把机场的这一块设计了一个环形的路网，叫环形城市，采取了一个周边谁都不连的一种姿态，这种姿态有一直最大的好处，就是要克服地块的边缘性。经过多次调整之后的郑东新区规划，范围西起原107国道，东至京珠高速公路，北起连霍高速公路，南至机场快速路，总面积达到150平方公里，比当时郑州市已建成市区的规模（建成区面积132平方公里）还要大。2002年12月，在世界建筑师联盟年会上，郑东新区概念规划荣获中国首个“城市规划设计杰出奖”。
2012年11月，国务院正式批复中原经济区规划，全力打造大郑州都市区将是整个中原经济区的核心增长极。郑州未来也将会与东南西北四个紧邻的都市外边缘区域共同构筑出一个大郑州。中原经济区郑州都市区建设纲要(草案)提出大郑州未来的总体布局设想：“两核六城十组团”(见图2)
两核: 郑州新区与中心城区
六城：
航空城――亚洲最大的智能手机生产基地，到2020年，建成区面积达到67平方公里，人口100万左右。
新郑新城――寻根问祖的文化名城，到2020年，新郑新城建成区面积达到48平方公里，人口达到40万人。
中牟新城――中部一流现代服务业新城，到2020年，中牟新城建成区面积达到66平方公里，人口达到60万人。
巩义新城――都市区宜居工业城，2020年，建成区面积达到42平方公里，人口达到38万人。
新密（曲梁）新城――曲梁要建宜居服装城，2020年，建成区面积达到60平方公里，人口达到55万人。
登封新城――禅武之城、影视之城，到2020年，登封新城建成区面积达到56平方公里，人口达到40万人。
十组团
宜居教育城、宜居健康城、宜居职教城、新商城、中原宜居商贸城、金水科教新城、惠济高端服务业新城、二七生态文化新城、先进制造业新城、高新城。
到2020年，郑州建成区面积达到1000平方公里以上，其中主城区建成区面积800平方公里左右；城镇化率达到80%。
由此，通过郑州中心城区两核六城十组团的强化，并通过与功能区的确立，未来大郑州都市区的有机多组团模式将会基本形成。
三、结语
随着郑州的城市化进程快速推进，并且展现出前所未有的发展速度和变化。同时，随着城市化逐步走向高级阶段，代表城市化方向和趋势的都市化也从世界走向中国，城市设计的发展也由单个城市之间的独立发展走向以中心城市为核心与周边组团共同构成的有机多组团模式都市区的发展轨迹，有机多组团模式都市区作为一种新的城市空间形态，即将登上了时代的舞台，这种城市设计更加强调以大城市为单位、大尺度的核心聚集，形成多核心、多组团的聚集体系，整个结构向扁平化、网络化和高级化方向演变（见图3）。
参考文献
对于民政局档案的管理是当前民政局日常管理的重要内容，并且档案管理的水平直接影响着民政局整体的管理。在现代化建设进一步深入改革的状态下，民政局也进一步落实管理工作，逐渐改善服务水平，强化民政局内部管理。从档案管理开始逐渐入手对民政局的管理，在当今社会，已经取得了一定的进展。但是其中存在的诸多问题逐渐影响了档案管理工作。因此必须要重视存在的问题，进一步优化管理。
一、现阶段民政局档案管理中存在的问题
（一）对于档案管理的重视程度不够。当今社会中，人们对于档案管理的认知程度不足，普遍认为档案管理工作只限于在幕后进行，很少能够办到台面上来。所以针对于档案管理工作很难在一定的时间内得到大家的关注，更不能取得优秀的业绩。因此，大多数人对于档案管理的认识程度不够，进而使得许多人数管理只是进行表面上的工作，对于实质上并没有深层的研究以及管理，认为档案工作不能作为中心化的管理工作，不能够为组织发展提供相应的效益，因此对于档案管理工作多数是应付。与此同时，社会经济在进一步的发展使得人才不断的流失，越来越多的人开始追求自我价值的有效实现，进而缺少较强的意识进行人事档案的管理，一些偏激的人们甚至认为档案管理是阻挡社会发展的障碍，使得许多的组织都产生了人才流失、档案保留的现象。
（二）档案管理不起作用。现代化社会的发展正在不断的转型中，社会环境的进一步变化逐渐推动了社会档案管理的改进。尤其是在某一阶段，人才资源开始向市场化发展，导致人才流动严重。所以，在社会上越来越少的人能够重视档案的管理作用，越来越多的人开始模糊的定义关于认识档案基本内容的管理、固定功能的管理以及规范性管理等。长期以来，越来越多的人因档案的繁琐性开始放弃对于档案的管理，使得在民政局的档案管理中出现了较多的“死档案”。在民政局的管理中，没有充分发挥档案管理的作用，并且没有有效的强化档案管理的实际水平，进而使得社会上出现了越来越多人才聘用与档案分离的现象。
（三）档案利用效率不高。民政工作内容面广量多，决定了民政部门形成的档案内容不仅种类繁多，专业性强，而且很多档案要具备服务社会的功能，为广大民政对象服务。但是从基层档案管理现状看，很多民政部门档案存在着缺、漏现象，管理不完善。总的看来，民政档案在收养、优待抚恤、复退军人接收安置、婚姻登记、续写民政志等方面的利用仍有欠缺，略显单薄。
二、优化民政局档案管理工作的有效措施
（一）提高对于档案管理工作的认识，转化思想观念。转变人们对于档案管理工作的思想观念是当前社会提高人们对其重视的重要性措施。以单位领导为首，进一步强化人们对于档案管理的重视，并且能够深入到民政局管理活动的日常当中。为了采取相应的措施对档案管理工作进行监督和检查，需要设立专门管理的负责人，民政局的领导层可以设立专门的档案领导小组部门进行管理，并且与此同时，为了有效的实现人事档案管理的基础性工作，需要进一步的改进领导层对于档案管理的思想，进而带动全体员工进一步认识到人事档案管理的必要性。要进一步强化档案管理人员自身的市场意识以及服务性意识，使得档案管理能够顺应市场化的发展，并且立足于民政局的实际情况，进而使得档案管理工作成为服务性工作，逐渐将人事档案的管理工作进一步规范化。
（二）有效的增强档案管理人员的综合素质。现阶段，为了进一步强化人事档案的管理工作，当务之急需要一支高强素质的管理人才型的建设性队伍。由于人事档案的管理工作本身就具有一定的业务性以及政策性，所以管理人员在进行工作的管理过程中需要将服务与保密相结合。这样一来，对于档案的管理人才的综合素质要求就相对较高。在这样的背景下，民政局较为关键的工作就是要培养具有人事档案管理能力的专业性人才。针对于人才的择取要遵循以下几点原则：拥有先进的思想、较为端正的工作作风以及兢兢业业的工作精神。并且要着重于工作人员的自身建设，对于人才的业务能力培养要全方面进行，不能受到一个层次的限制，需要考虑到多重角度，采用不同方式进行培训。
（三）完善档案管理的硬件设备建设。档案管理的硬件设施在档案管理中同样具有较为关键的作用。对于硬件设施的建设需要综合考虑到相关设备之间防水问题、防火问题、防盗问题等，想要更好的促进档案管理的建设，就要进一步的强化人事管理的现代化进程，逐渐改进人事管理手段较为落后的问题，并且能够有效的通过现代化的计算机设备等，促进档案管理质量的有效提高。
（四）重视档案的利用，完善服务功能。档案工作的最终目的为相关人员和部门提供服务和信息。因此，民政部门要从群众关心关注的的热点、难点问题出发，做好档案编研工作，比如婚姻登记管理、城乡居民最低生活保障、行政区划调整、地名数据、优待抚恤等方面的原始档案资料的管理，加快档案信息开发利用的步伐，使民生档案的利用走向深入。
三、结语
综上所述，民政局档案管理的重要性在当今社会的建设中具有十分重要的体现，如果没有一定的档案基础，民政局的整体业务就会受到相应的影响。所以，进一步强化民政局档案建设管理是当今社会的必然选择，尤其是在现代信息技术不断进步与发展的大背景下。要逐渐解决目前民政局档案管理中的问题，进一步推动民政局档案的管理。
参考文献：
[1]李淑华.新时期民政局如何更好地开展档案管理工作[J].才智，2013，（24）.
一、思想政治工作与人事档案管理间的关系分析
档案以历史资料的形式进行记录，其历史性较为明显，档案管理作为档案作用充分发挥的重要手段，它有利于促进医院有序发展。现如今，大多数医院对档案管理尚未形成规范认识，并且工作人员的专业水平较低、责任意识较弱，导致档案管理工作一直处于无序的发展状态，因此，急需人事档案管理工作者加强学习思想政治知识。
医院在社会发展的新阶段，进行人事档案管理时，要强化思想政治工作，有针对性地对管理人员进行新知识和优秀文化传授。与此同时，创新管理模式，加强思想政治教育，以此提高管理工作者的思想政治素养，为人事档案管理工作有序开展提供高素质人才支持。
二、人事档案管理中渗透思想政治工作的具体措施
（一）健全医院领导机制。要想实现思想政治工作的良好渗透，首先要健全医院领导机制，以党的正确思想为工作指导思想，以党政工作为基本的工作依据，日益提高思想政治工作的重要地位。与此同时，重视党政工作者的岗位选拔，完善选拔机制、规范选拔流程、健全考核制度。扩大宣传范围，以此提高医院员工对人事档案管理的关注度以及重视程度，在此基础上，健全领导机制，为思想政治工作的顺利进行给予有力保障。
（二）完善规章制度。完善医院各项规章制度是建立健全领导机制的前提和保障。规章制度颁布后，思想政治工作能够有章可循，一定程度上能够避免出现无序的工作现象。此外，当人事档案管理工作者发生思想变化时，要视情况进行工作调整，这不仅能够加强制度的全面性，而且还能促进思想政治工作规范运行。医院完善规章制度以后，人事档案管理中渗透思想政治工作会减少阻碍，并且员工能够依据制度规范工作行为，优化工作质量，此外，员工会增加对医院的认同感，为医院发展积极贡献才智。
（三）创新工作理念。医院内部开展思政工作时，档案管理者要坚持人本理念，充分、全面了解工作者的思想变化以及实际情况，当工作者在生活中或者工作中遇到现实困难时，管理者要积极主动地给予关心和帮助，及时解决工作者的困惑，这不仅能够增进双方友谊，而且还能促进工作者端正工作态度。在传统工作理念要求下，管理者与工作人员间要明确上下级关系，各部门间独立运行现象显著，缺乏系统性的思想政治工作严重制约了档案管理工作的顺利进行。创新工作理念，注重观察员工的思想变化，提高员工的工作能力，这不仅能够营造良好的工作氛围，还能促进管理工作可持续开展。
（四）丰富培训形式。人事档案管理工作要想提高管理水平、优化管理结果，务必丰富培训形式，以此促进思想政治工作有效渗透、提高工作人员的工作能力、提高医院的经济效益。首先，可以通过聘请专业人士来本院进行思想政治引导，使档案管理人员形成规范的思想意识和政治认识。其次，医院为档案管理人员组织系统性思想政治培训，鼓励思想政治意识和行为端正的老员工对新员工进行培训，这不仅能够减少新员工和老员工的距离感，还能优化培训效果。然后，定期举行讲座，为管理人员提供充足的交流空间和学习时间，从而能够调动员工工作的积极性，并且员工能够及时发现自身存在的不足，积极借鉴和学习先进的思想政治经验。最后，在学习理论的同时，及时进行实践检验和指导，这不仅能够为员工奠定坚实的理论基础，还能增加员工的工作经验，促进档案管理价值充分发挥。
