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为有效化解民族矛盾、宗教房产纠纷等敏感性、复杂性等重难点问题的解决提供最大帮助，民族宗教领域的民生档案工作一方面要以维护民族和睦为主线，尊重少数民族的和风俗习惯，加大服务力度，依法保障他们的正当权益。另一方面要以促进宗教和顺为主线，深入落实《宗教事务条例》，在档案信息资源的收集、整理、开发、利用过程中，做到保护合法，制止非法，抵御渗透，打击犯罪，为各种宗教活动规范、有序做好服务工作。
对此，要进一步提高对民生档案工作重要性的认识，必须绷紧“民族宗教无小事”这根弦，切实增强紧迫感和责任感；在具体工作中体现“以人为本”、“关注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、贴民心，用真心、动真情、见真爱，使民族宗教档案形成过程的每一个细节，体现出急群众之所急，想群众之所想，扎实做好民生档案的建立、管理和使用工作，充分发挥民族宗教领域民生档案的资源优势。
二、以“以人为本”、“关注民生”为着力点，多渠道、科学合理地收集、整理和开发利用民族宗教领域民生档案信息
（一）把服务民生作为民族宗教档案工作基本方针，多渠道收集整理民生档案信息
要与时俱进，本着以改善和服务于民生为重点的民族宗教工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到那里的原则，深入挖掘、不断整合现有涉及少数民族群众和信教群众的民生档案信息资源，依法履行民生档案的收集、保管、移交、利用工作。
一要创新档案收集方式。针对民生档案管理兼职管理的现状，为保证民族宗教领域民生档案的收集完整，要采取收集多层次工作机制，即：实行各业务科室分头收集，档案管理人员集中整理的方式，使有归档价值的资料得以及时存档，不断拓宽档案收集面，确保档案资料齐全、完整、准确。
二要创新档案管理技术。充分发挥档案应用信息技术，拓展档案管理的发展空间，不断应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，加强文档信息库建设。力求做到归档文件随办随归，除密级件外全部实行档案管理数字化，并建立电子文档目录。从而基本实现档案管理网络化、电子化，确保工作效率大大提高。
三要创新服务方式。抓住信息化建设契机，积极与有关部门特别是档案部门的配合，搭建起查阅涉及民族宗教领域的民生档案平台，并将查询终端拓展至广大群众。
（二）科学合理地收集、整理、开发利用事关民生的民族宗教档案信息资源
首先要创建适应新形势、科学合理的民生档案信息资源新模式。一方面坚持从“三个围绕”入手，全方位展开民生档案信息的收集整理、开发利用等工作。即：一是围绕领导收集、整理民生档案，为领导了解民情、开展决策服务。二是围绕群众关心的问题开发档案资源，为公众服务。三是围绕本单位中心任务提供档案，为维护群众合法权益服务。各级民族宗教部门在档案信息管理服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的文件材料及时、完整、准确、系统归档。
另一方面把涉及少数民族群众和信教群众切身利益的有关业务工作纳入民生档案监管的重点。要收集、整理齐全如教堂、清真寺等各宗教活动活动场所的房产权属、改扩建图纸；各宗教团体机构沿革、核发登记手续及宗教教职人员审核备案登记；信教群众人员信息库；少数民族成份变更原始记录等涉及民族和宗教领域历史性、群众性、敏感性问题的依据。
三、建立健全有效的民生档案管理运行机制，推行必备软件、硬件设备支持，促进民族宗教民生档案信息服务惠及百姓
一是建立健全一套行之有效、规范有序的民生档案管理制，强化对涉及少数民族群众和信教群众等有关的文件材料的管理力度，依法及时收集与归档。另外档案部门要会同有关行业和部门，对涉及民族宗教领域的民生档案加强监管，完善指导、监督检查。通过执法检查，增强各级各有关部门的档案意识，确保民生档案的齐全完整、安全保管和有效利用。
二是加大档案工作软件、硬件设施配备力度，逐步建立民生档案公共服务体系和档案开发利用体系。一方面要进一步加强对民族宗教领域民生档案工作的管理，设立机关综合档案室、购置档案管理专用软件、计算机、专用档案柜和符合“九防”要求的档案库房。另一方面要坚持以人为本，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖面向群众的民族宗教档案信息资源体系，为广大群众获取民生档案信息提供便利。除国家规定不宜开放的档案外，公民持有合法证明，可依法利用涉及自身权益的民生档案。
三是领导重视民生档案建设，不断激励民族宗教领域档案工作者的工作热情
各级民族宗教工作部门一方面要将民族宗教档案管理工作纳入工作日程。明确各责任科室的任务，分工落实，提出明确要求，确保民族宗教档案信息建设不断完善。另一方面要高度重视档案人才队伍建设，对他们的工作和生活要给予关心、支持和帮助。要尽力创造条件，为他们提供参加业务学习培训机会，鼓励岗位练兵、开展学术研讨、联合攻关等档案业务交流活动，以增强他们在具体工作中的三种意识，即档案意识、法制意识、责任意识；激励他们具备三心，即热心、细心、耐心；做到三勤，即脚勤、手勤、口勤。
四、采取措施，依法推进民族宗教领域民生档案信息建设
其次，作为档案的管理和服务者，要充分解放思想，在互联网普及的今天，应充分利用先进的管理服务技术和先进的服务理念，加强档案编研工作，开发、开放档案服务资源，思想上要敢于创新，特别是关系民生的档案资源，要做好超前服务，使得档案的利用能充分面向大众，及时为民众提供优质的服务。
二、档案服务在管理体制上的创新
“创新是事业发达的不竭动力”。首先，档案服务创新要在管理机制与管理体制上创新，这样才能促进档案管理水平与服务效率的提高。在创新思想的指导下，要加强档案工作人员职业道德教育，每个行业都有每个行业的职业道德，档案职业也不例外，应根据单位的实际，制定符合行业和单位实际的道德规范和实施细则，并对档案工作者统一进行培训，使得大家都能很好地遵守。对于各部门的职能，也要有相应的规则，并适应创新服务内容、服务方式、服务范围、服务职能的需要，使得各部门合理分工，各部门、各个工作者各负其职，加强联系，密切配合，共同做好档案工作。此外，还应制定一套奖惩制度，并严格执行，定期检查与评议执行情况，表彰先进，惩罚落后，做到充分发挥每一名档案服务人员的积极性和创造性，在单位内部形成人人都想争创一流工作业绩的良好氛围，用档案管理体制上的不断创新促进档案事业的不断发展进步。
三、档案创新服务要有超前意识
在当前新媒体时代背景下，档案的管理服务也要实现信息化、数字化，虽然电子文件、数字档案已经用了多年，如何确保电子文件、电子档案移交进馆并进行有效整理、保管与利用，已经不仅仅是计算机专业技术部门独自考虑的问题了。档案信息化、数字化、现代化建设正在逐步地渗透到档案管理的各个环节。因此，档案整理工作必须大胆创新。档案整理创新应体现在：既要传承弘扬仍然适用的传统的手工整理档案的方法，又要发展超越传统的档案整理思维模式与具体整理方法。切不可因创新而丢掉传统，应利用现代信息处理技术拓展档案整理思路与方法。
档案服务创新对档案整理工作提出了新的、具体的要求，这就为档案整理以及档案基础性工作全面提升提供了更加广阔的展才华与实施创新能力的舞台，为档案工作者开拓出更加广阔的外部创新环境与发展空间，并促使档案整理工作构想与方法做到结合实际的调整。可以说，档案服务创新在促进档案基础工作创新中具有不可替代的重要作用。
营造良好的创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，增加新的知识，逐步形成一种开拓精神和超前意识，强化服务职能。在档案的服务创新方面，要站位高，考虑全，并对档案的来源等方面要深入调查研究，挖掘档案背后的故事，这样才能提高档案资源合理利用率，才能为档案的利用者提供全方位的服务。
四、网络环境下的档案创新服务
“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：
（二）知识管理和档案管理的管理目标十分接近。知识服务是在综合利用档案信息和其它显性与隐性知识的基础上，对档案信息的内容进行分析、综合与提炼，所形成的信息成果不仅改变了原生档案信息的形式特征，而且一定程度上改变了档案信息的内容特征。同时，知识管理在档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等各项基础工作环节中。都贯穿着社会需要和提供利用服务工作的要求，档案的利用服务工作直接体现了档案工作的目的和方向。知识管理的目标是为了沉淀本单位的最佳实践、促进知识共享、消除信息孤岛。在档案管理中，档案管理的目标是为组织的各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求。两者都是以组织内的知识共享为目标。
（三）档案的利用服务是整个档案业务工作环节的重要组成部分。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。同时，知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上，从建立数据库到建穴知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献
二、构建知识服务的档案管理模式探索
（一）构建支持知识服务的知识团队。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的全过程中，提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。由于档案服务工作的不断深化对工作人员素质提出了高要求，具备优良的业务素质是做好工作的根本。它包括广博的科学文化知识、较强的业务能力、丰富的实践经验等，工作人员的业务能力不仅体现在运用各种先进的处理技术方面，而且也体现在对文献内容的掌握、了解、引导用户利用上，能够运用多学科的基础知识，成为利用者利用文献的向导和顾问。在利用者服务工作中，不断提高个人的综合分析能力、研究能力、语言表达能力是十分重要的。信息化大潮的临近让信息的价值前所未有地凸显出来。信息时代需要的档案管理不仅仅局限于档案的分类、归档和管理，也要求档案信息能在更高的平台上为需要信息的人们创造价值。
（二）组织、建立社会组织的知识库。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义档案管理的根本目的：档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入组织的核心活动，为组织创造价值、实现效益最大化服务，为提升组织核心竞争力服务。同时，知识库并不是存储相对容易获得的文件、合同、单据或惯例的静态信息库，它的内容包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、报告等众多方面，且拥有动态的结构。随着我国档案信息化工作的推进，档案馆管理逐渐采用现代化的管理工具、技术和方法，为知识库的建立提供了良好基础设施。
农业院校 科研档案 管理工作
科研档案是农业院校档案的重要构成部分，是学校科研活动的真实记载，是保护学校知识产权的重要依据，因此，搞好科研档案工作对农业院校来说有着极其重要的意义。
1 农业院校科研档案工作的现状
1.1 立卷单位多而分散
根据档案材料形成单位立卷的原则，一所学校，每年都有上百个课题结题，也就有上百个立卷单位。要对这众多的课题组进行具体的档案业务指导，这对于面向全校、统管门类众多而只有少数人员编制的学校档案部门来说，其有效指导难免会顾此失彼，从而影响课题的及时归档和立卷的质量。
1.2 课题组成员的临时性与档案工作的专业技术性产生矛盾
档案工作是一项专业技术性工作，即使是一个专业档案员，也需要经过专业基础的学习，再加上一定的工作实践经验积累，才能逐步熟练。由于课题组是随科研任务的需要而组合的单元组织，其成员的临时性和流动性使其难以熟练掌握立卷的原则、方法和技能，加上科研人员大多数是双肩挑的，工作繁忙，确实很难有时间按档案工作的要求做专门的资料收集。保管，整理、加工等归档立卷工作，从而影响了课题立卷的质量和落实。
1.3 科研档案形成的渠道多
一项科研任务从选题申报，评议审批、组织实施到验收鉴定，涉及到项目主管部门，学校管理部门以及课题组三个系统，其档案原始材料产生于这三个系统，归档时需要人为地将它们有机组合在一起，否则就有可能造成档案被分离而欠准确、完整和系统。这也增加了科研档案工作操作上的困难，例如从立题到实施过程中，课题组处于被管理的位置，项目和成果报批、评审的材料不可能到达他们的手中，因而课题组就无法按基层单位立卷的要求独立完成科研档案的全部立卷任务。
1.4 科研档案材料形成的周期长，集合材料需要跨年度进行
一项科研任务往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范围广、参与的人员多，档案内容复杂，极易产生分割和疏漏现象。由于学校档案管理部门不直接参与科研管理工作，不掌握全校科研活动的状况，因此难以做到及时督促归档或清楚地知道是否该归档的都已全部归档了。由于不了解科研的全过程，对各个案卷的内在有机联系也就不大了解，不易发现遗漏、分割或重复的现象。如课题的研究材料和成果材料，可能会因时间的差别而被分割为两个档案。
1.5 科研档案材料的定级具有滞后性
就单项研究课题而言，其预研期和立项后的前期、后期各阶段重要程度可能发生变化，也就是在不同阶段，其级别可能发生变化。例如，某个课题在启动时可能是校级自选，随着进展，可能升级为省部级项目以至国家级项目，其形成的档案材料的重要程度和级别也随着发生了变化。但从档案材料的系统性，完整性来说，这个课题各阶段的档案材料是不可分割的，这就为确定进馆档案的级别内容和数量造成困难。特别是不掌握科研的动态变化过程，就难以做好立卷工作。
1.6 科研档案归档工作尚未建立统一的约束机制
虽然《高等学校档案工作规范》中规定凡申报成果奖必须要有档案部门出具的归档证明方可受理。但由于目前档案工作的领导体制上还存在缺陷，我国有些科研主管部门还未统一制定这一规定，致使有些项目可以不经过归档审查便被授予奖励。此外，申报奖励的毕竟只是少数，许多已结题而不报奖或暂缓报奖的项目更没有归档的约束，从而有可能造成大量档案材料长期游离在外，甚至流失。
2 加强学校科研档案管理的办法
为解决科研档案管理中存在的问题，笔者认为应从以下方面进行思考
2.1 坚持依法治档，强化规范管理，实行集中统一管理
《高等学校档案工作规范》明确规定：“科研档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发和利用。”学校要根据有关法律法规及结合本校的实际，制定相应管理制度和措施，规范科研档案归档的质量、数量，时间要求等细则，明确相应的奖惩措施，做到有法可依、有章可循，确保科研项目档案的完整性和科技含量。具体措施有在科研项目课题立项之初，项目课题组应指定专人全程负责科研材料和管理，档案部门应对科研材料的收集，积累。整理进行专业指导：科研项目完成后，由项目负责人将平时积累的科研文件材料整理归档，在上报成果、申报奖励时，由学校档案部门加盖档案验收专用章，同时审查归档材料是否齐全完整，归档材料不完整的不予验收、鉴定、申报奖励；项目获奖后，获奖材料也应归档，学校对达到规定级别的获奖项目进行表彰奖励时。必须由学校档案部门出具归档材料合格证明，否则，学校不予奖励。
在日常管理中，要坚持“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即科研档案工作必须纳入科研管理制度，纳入科研工作计划、纳入科研人员的工作职责范围。同时做到“四同步”，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收，鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。此外，档案部门不能“守株待兔”，消极等待科研档案的自动归档，应主动深入到各科研课题组，协助、指导做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作，使科研文件材料从形成之日起便进入有序的控制状态，并将这种有序控制贯穿于整个科研活动。
2.2 加强宣传力度，增强科研人员的档案意识
采取多渠道与多种形式广泛学习、宣传，贯彻《档案法》和《高等学校科学技术研究类档案工作规范》，进一步提高学校各级领导，科研管理部门，档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法规，增强科研人员的档案意识，使他们认识到在科研活动中，材料的形成、积累、整理，归档是科研活动必不可少的环节，是科研人员不可推卸的职责。
有的科研人员认为自己的科研成果、材料应归自己所有，这是错误的。《档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，明确科研人员在科研档案方面的法定权利与义务，设法消除他们利用档案不便的后顾之忧，从而调动其积极性，使其从思想上重视科研档案工作，并在日常的管理中自觉积累科研档案资料，推动学校科研档案管理工作的发展。
2.3 加大开发利用力度，提高对科研档案价值的认识
中图分类号:F83文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)28-0088-02
中国住房公积金起步晚,规范管理更晚,全国至今没有统一规范的管理制度,与之相对应的公积金档案管理,更没有明确的规定。各地市住房公积金管理中心凭经验,制定了一些简要的档案管理方面的制度,既缺乏全面性、系统性,也缺乏约束力。
近年来,随着卫生事业的快速发展和人才流动,在房地产不断升温的社会大背景下,公积金档案管理成为医院不可忽视的一项重要工作,各医院每年新职工公积金开户、职工调进调出、职工退休等公积金汇缴以及公积金提取等,形成了大量公积金档案。本文结合医院公积金档案管理的业务特征,就公积金档案管理的现状及如何规范管理谈些认识,以促进医疗系统公积金档案管理的健康、有序发展。
一、医院公积金档案管理的现状
1.领导重视程度不够,档案管理存在安全隐患。一些医院,尤其是综合性医院分科细,病员多,医疗用房非常紧张。本着一切为医疗让步的原则,公积金档案库房无法保证,设施及其简陋不规范,或是阁楼或是地下,根本达不到各种材质档案对光线、温度、湿度、气体、灰尘的控制要求,使得部分档案在自然作用下出现老化、退色和信息失真。
2.档案管理人员非专业化。医院住房公积金档案管理往往是本单位从事管理的人员来做,鲜有专职档案员。且公积金档案管理者常身兼数职,既管理档案又是单位的公积金经办人,进行业务凭证及档案的整理归集存档中缺乏档案管理的基本理论和工作经验,难以对档案实施有效的管理和利用。
3.住房公积金业务档案管理不规范,难以保证其准确性完整性。当前,各医院除对组织人事、财务审计等档案资料有专人重点保存外,对住房公积金日常业务档案的归档和保管随意性较大,只是大体将各项业务凭证按日期顺序归档装订成册存放,没有进行科学的立卷和专门的分类整理,造成资源浪费和工作效率低下。
二、如何规范管理医院住房公积金档案
(一)公积金档案管理人员的从业素质要过硬
1.思想素质过硬。要进一步解放思想,提高对住房公积金档案地位和作用的认识,依法进行管理,变被动为主动,积极为广大职工服务。加强《中华人民共和国档案法》和《住房公积金管理条例》等有关法律法规的宣传,让职工了解住房公积金档案工作,并把有关资料及时传递到广大职工手中,方便职工了解有关公积金方面的信息。
2.业务素质过硬。一般来说医院职工住房公积金经办人也就是公积金档案管理人员,不但要了解库藏档案内容,清楚档案成分的构成,档案的门类、档案的分类、保管期限、存放位置及多种查找方法,还要有科学的工作态度、高度的工作责任心和熟练掌握住房公积金的有关法律法规,以便在尽可能短的时间内向人们提供最佳服务,以提高工作效率。比如:职工提取公积金,需要了解是公积金贷款、商业贷款还是组合贷款;是住宅还是商用;房产共有人情况等等,根据不同的类型提交不同的档案材料,准确填写住房公积金提取申请审核表,顺利完成每一笔公积金的提取。档案人员必须坚持不懈地学习,除需要了解公积金信贷档案外,还要熟悉计算机的知识与使用技能,掌握复制、缩微、监测等现代技术,不断适应信息社会对专业档案人员的要求,做一名合格的公积金档案管理人员。
(二)公积金管理要规范化
1.公积金档案存放要规范:安排防火、防盗、防潮、防虫、防晒的设施;对住房公积金档案进行集中统一保管。根据职工公积金缴交、补缴、变更、转移、基数调整以及公积金提取等业务,设置档案类别、门目、卷号;收集、整理、装订档案资料,以便开展材料文献检索和咨询服务。
2.公积金办理程序要规范:(1)加强档案管理,防止凭证遗失,确保信息数据真实准确。对人事部门下达的工资通知单要逐一逐笔予以核实计算,并复印保留,确保每一位职工每一笔公积金数据准确无误。(2)公积金文件材料及时整理归档,做好数据整理和备份工作。住房公积金业务要日清月结,及时做好业务凭证及档案的整理归档和交接手续,在条件允许的情况下,基础信息数据要按日做好多项备份以防止信息丢失。(3)建立健全公积金档案借阅制度、公积金领取双签字制度,公积金查询制度,保证业务档案管理的完整性、准确性、安全性。如医院职工较多,每月因退休、购房提取公积金的业务量较大,为保障职工所提交材料的安全性,应分别建立退休职工公积金领取登记表和在职职工公积金领取登记表,内含相关材料签收明细,实行双签字,按年度装订成册存档,方便职工查询,杜绝管理隐患。
(三)公积金档案管理要科学化
1.明确住房公积金业务档案管理的目的,明确公积金业务档案的保存期限,销毁程序。住房公积金业务档案数量多,时效性强。及时、准确地销毁无效档案,是有效管理、利用好有效档案的有效措施。
2.采取住房公积金业务档案数字化管理模式,将住房公积金业务档案资料全部制作成电子档案,利用电子档案存储量大、便于备份、利于检索、随时上传、下载的优势和可还原性,实现住房公积金业务档案资料的永久性保管。应开辟公积金管理中心的网上电子平台,拥有公积金缴存管理系统,随时记录存储职工的公积金汇缴变更、公积金基数调整和公积金缴存比例变更资料,以提高工作效率和管理质量。
3.公积金档案管理人员要定期进行培训,加深对有关法律法规的了解,熟练掌握业务知识和技能,做到收集的档案材料“数量足、门类齐、内容全、质量好”;保管档案材料“不坏、不丢、不散、不乱”;服务职工“应其所需,无所不能”。新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。作为档案工作主体的档案管理人员,面对高科技浪潮、全面信息化,要不断更新管理意识和知识,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。
参考文献:
1 档案收集和归档
1.1 档案的收集范围
档案收集范围是指反映本单位工作实际、具有查阅和利用价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中，任何人不得将形成的文件据为己有或者损毁。
1.2 档案收集的质量要求
为了便于保管和利用，档案人员应区别不同价值和年度，遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，按照相应质量标准收集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。
1.3 整理归档的时间要求
为了便于齐全、完整收集文件材料，应采用随时和集中等档案收集方法，保证排列有序，分类存放，有利于查找和利用工作的顺利开展。（1）党务、行政管理文件的整理归档应在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3个月内完成；（3）会计文件档案在暂由会计机构保管1年，整理归档应在次年3月底完成；（4）音像文件整理归档应在相关活动结束或之后3个月内完成；（5）电子文件的逻辑归档应实时完成，对应纸质文件的物理归档在要求时间内完成；（6）重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3个月内完成；（7）专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内及时完成。
2 档案整理和分类排列
2.1 整理档案
在坚持尊重和维护档案本质特性，保持文件档案间的联系，便于保管和利用的原则基础上，认真做好档案整理工作。
在文件档案归档前，档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作，也要监督和指导归档后的统一编目工作。一般情况下，办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件；财会部门整理归档会计类文件档案；相关科室整理其他类型的档案资料。
2.2 分类排列档案
一般采用“保管期限-年度”分类法排列文书档案；按照相应的标准、规范和办法，合理运用保管期限、年度、发文机构等分类方法排列其他门类和载体的档案资料。
应按照种类和载体类型的不同，分别排列档案；按照相应的分类方法排列相同种类和载体的档案资料。
3 档案基本编目和保管
3.1 档案基本编目
档案基本编目主要包括案卷封面项目、案卷脊背项目以及档案盒封面和盒脊项目，要填写齐全相应项目。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、“管期限、件（页数）、档号等组成了案卷封面项目，全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目，全宗名称、全宗号、年度、保管期限、起止件号（室）、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。
用“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制以卷为单位的纸质文书档案档号，用“全宗号-年度-保管期限-件号”的方式编制以件为单位的纸质文书档案档号，用“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制科技档案档号，按照相关规定编制其他类型档案资料的档号。要完整齐全规范填写卷内目录、案卷目录、归档文件目录，要按照《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定编制机读目录。
3.2 档案保管
档案保管应严格遵守“集中统一管理”的基本原则。档案人员应对档案进行科学管理，档案库房内非工作人员不得入内。要建立适宜档案安全保管保护的相应库房和柜架，容积要符合远期发展需要，配备“八防”设备并按照规定进行定期和不定期的维护、演练使用和检查，并做好记录。要整齐排放档案柜架，档案排列入柜要按照规范进行，并设置有指引标识。
要保持库房清洁卫生，微小气候适宜，室内不得摆放非档案物品。要调控库房温度在14℃～4℃、相对湿度在45%～60%之间，监测温度、湿度频次在每周4次以上。
4 档案鉴定销毁和统计移交
4.1 档案鉴定销毁
档案管理人员要对档案内容的现实和历史作用进行正确分析和鉴别，对档案的保存价值进行准确认定。这要求单位应成立档案鉴定销毁工作领导机构，并负责完成此项工作。按照职责要求，档案管理人员必须参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴定销毁工作。
要根据各门类、载体档案的保管期限和归档与不归档范围等规定，鉴定档案的保存价值。鉴定人员要逐卷逐件分析、研究案卷，完成档案鉴定工作，根据相关规定写出鉴定销毁意见和报告，审查工作由鉴定销毁工作领导机构成员完成。对于审查符合销毁的档案应填写销毁清册，销毁在主管领导批准后进行。必须在2人以上在清册上签字并现场监督销毁档案，同时在清册上详细记录销毁的时间、地点和方法，对存在的问题及时纠正。
4.2 档案统计和移交
要及时准确记录档案资料的各种统计台帐，对室藏档案资料情况要及时进行统计，准确记录其数量变动情况，真正做到数据准确、真实，帐实相符，不得出现错误。档案行政管理部门要求报送的档案工作报表腰按照要求在规定的时限内完成。调离工作岗位的档案人员必须按照规定办理移交手续，交接双方应清点核对移交目录，将出现的问题准确记录在交接清单上并签字盖章，并查明原因、分清责任、及时处理，顺利完成工作交接工作。
5 档案保密和利用
5.1 档案保密
为确保档案安全，档案管理和利用人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等有关规定，不得泄露涉密档案内容。要严格按照档案利用制度完成档案的查（借）阅和摘抄、复印工作，为杜绝失泄密现象的发生，档案资料不得擅自外借或带出档案室，不得擅自帮助他人复制和摘抄档案。档案利用者应严格遵守保密制度，档案库房未经许可不得擅自进入，无关的档案资料不得查阅。要及时处理档案保密检查过程中发现的不安全因素，及时追查责任，严肃处理遗失和失泄密事件并采取补救措施。
2、负责物业管理区域内环境卫生，园林绿化及返修施工的监管工作，发现问题及时跟进相关人员处理;
3、负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4、负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5、负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案
岗位职责2：物业客服管家岗位职责1、熟悉项目部各项管理制度、收费标准及用户情况;
2、定期整理客户资料;
3、协助客户服务部主管制定项目部清洁设备使用方法及操作规程;
4、负责办理业主入住手续，装修审查;
5、负责装修档案、业主档案、项目部文书档案的管理;
6、负责项目部公共钥匙的管理工作;
7、负责准时向客户派发各种费用的交费通知单;
8、追收管理费及其它费用的工作;
9、接待处理业主投诉、记录，向执行部门反应，并进行反馈、上报;
10、负责对投诉的处理结果进行回访，并做好回访记录统计总结;
11、协助处理突发事件，并负责处理善后工作;
12、制订一般之文书通告表格等工作;
13、负责项目部的文件收发及传达等日常工作，妥善保管物业项目部的文件;
14、按上级领导的要求及时与业主沟通，反馈有关信息;
15、负责项目部文件的拟定和整理归档工作;
16、负责办理各类对客代办业务;
17、完成上级领导交办的其它工作;
岗位职责3：物业客服管家岗位职责1、熟悉物业公司各项管理制度、收费标准及其它部门的工作职能、工作范围。
2、熟悉园区环境及各种配套设施的公共设施的位置，各楼宇的外观结构、单元户数、入住率等楼宇的综合情况。
3、与住户保持良好的关系，定期开展回访工作，向住户解释说明物业公司的有关管理工作细则、管理公约、住户手册等，能灵活正确运用国家有关的法令法规和公司的有关规定，巧妙的处理好每件事情，维护公司的利益和声誉。
4、负责区域内物业管理各项工作的巡查，督查园区内各岗位工作质量，善于发现工作中存在的问题或安全隐患，跟进、处理有关违章整改事宜，认真做好巡查记录，及时将巡查发现的问题以《工作联系单》报相关部门处理。
5、全面负责收楼及收楼后的遗留工程以及日常维修工程的跟进完成，受理业主在保修期内的房屋维保修事项，及时联系或发函施工单位处理。
6、定期检查空置单元，发现需整改事项及时联系施工单位处理。
7、受理前台传达的工作信息，接受住户提出的投诉或服务要求，及时到现场实地了解，经有效分析后转交相关职能部门跟进处理。
8、负责起草对住户发出的温馨提示、通知、通告等文件，督促各部门通告按序张告及归档，包括文本格式、定期拆撕等。
9、负责跟进《保安日报表》中反映的事项，制定当天工作维修单，及时监督相关部门的维修和验收情况。每月整理《保安日报表》和公共维修单并存档。
10、全面负责各区车位管理工作。更新各区车位表及变更资料、催缴车位费，分析车位租赁管理问题，制定管理方案。现场了解各区车位租赁情况，跟踪喷牌、擦牌等工作情况，处理有关漏费、欠费、逃费等问题;定期更新各区车位表，如半年度或一年度更换一次车位表，视车位表的使用情况而定。
11、负责协助保安部、工程部处理突发事件，并及时上报管理中心主任。
12、协助组织、开展社区文化活动和宣传工作
13、执行上级所指派的其他工作。
岗位职责4：物业客服管家岗位职责1)负责业主办理入住的各项准备工作，及入住流程办理和后续的服务工作;
2)负责物业管理区域内环境卫生，园林绿化及返修施工的监管工作，发现问题及时跟进相关人员处理;
3)负责每日对公共区域进行巡视，并做好日常记录，发现各种不安全隐患及需要维修的设施设备及时通报相关部门进行处理;
4)负责业主委托代办服务的咨询及服务工作，及时反馈相关信息;
5)负责收集客户、业主信息，建立前期客户档案。
6)根进所服务区域的楼宇维保修工作，对每日工作进行跟进、记录、拍照，并反馈相关部门及业主。
7)对区域内的保洁服务进行业务的组织、指导和管理工作;
（一）收集要完整、准确
一切单位保管的经济科技档案，能反映出本单位技术活动的基本历史面貌，经济科技档案完整、准确就能保证本单位生产、建设和科研等技术活动的正常运行。为保证经济科技档案的完整、准确，必须从经济科技文件材料的形成和积累做起，把需要归档的收集齐全，核对准确，达到完整归档。
（二）整理要科学、系统
经济科技档案整理的科学、系统就是指经济科技档案的分类系统化，符合档案学的基本原理，符合学科的分类规律，保持经济科技档案的内在联系，反映本单位工作特点，使经济科技档案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、条理
保管安全是指通过科学的管理，必要的设施，做好防火、防盗，避免人为的破坏因素。同时采用档案科学保护技术，防止自然破坏，最大限度地延长档案的“寿命”。重点保护价值大的重要经济科技档案，建立健全档案保管制度，把安全责任制落实到个人。条理是指经济科技档案保管存放有科学规律，便于调卷、回卷、检查、核对，并要保持档案、档案库房、档案设备的整洁、美观，以及保持二个优美的环境和良好的秩序。
（四）统计要简便、准确
对档案数量的统计（归档数、移出数、销毁数、实存数等）和保管期、密级的统计应简便、迅速，对档案利用情况的统计（利用效果、查阅量、采用率、借用人次等）应全面、及时，并根据不同利用者的要求，提供准确的数据，并对统计的数字与成果进行分析研究，从中找出规律，不断改进和提高统计工作的质量。为保证统计精确性，需建立统计制度，编制必要的、切实可行的检索工具，包括登记簿、统计簿、登记表、记录簿和利用效果登记簿等。
（五）鉴定要制度化、标准化
制度化就是要配备专人，定期进行档案的鉴定工作，对失效档案文件必须严格履行销毁审批制度；标准化就是必须根据国家制定的经济科技档案管理标准，鉴别经济科技档案的保存价值，把有效档案和无效档案分开。
（六）服务要迅速、有效
利用者查阅经济科技档案时，无论从什么角度查找（按项目、专业、阶段等），都能迅速而准确地查到其所需的经济科技档案。
（七）设备要先进、配置合理
“广、快、精、准”是信息化社会人们对经济科技档案信息需求的特点，为了满足这一要求，在很大程度上还必须借助于先进的技术设备和手段，即运用计算机技术、远程通信技术和网络技术实现经济科技档案的现代化管理，实现档案信息保存无纸化、档案信息传递网络化和档案检索的自动化。
二、经济科技档案科学管理的主要措施
（一）必须有一支过硬的科技档案干部队伍，这是实现经济科技档案科学管理的主导因素
科学管理十分强调人的作用，所以，经济科技档案的科学管理，必须有一定数量懂科学技术的科技人才，必须努力学习和研究档案管理知识，以档案学理论为指导，结合本单位工作性质和专业特点，不断总结经验，提高自身的素质和档案专业技术水平。要培养经济科技档案专业队伍的应变能力，以适应错综复杂的市场经济发展环境对经济科技档案工作的影响。另外，还要创造条件提高经济科技档案工作人员的待遇和地位，调动他们的积极性和主动性，保证经济科技档案干部队伍充满活力，从而最大限度地发挥科技档案的经济效益和社会效益。
（二）建立健全经济科技档案工作的各项规章制度，是实现经济科技档案科学管理的重要保证
1、上半年，共收集档案1512卷，整理档案2244卷。
2、对全市63家单位及在建市政工程进行业务指导275次，发放《工程竣工资料讲座》、《竣工资料目录一览表》100多册，对市区范围内的报建及在建工程的业务指导率达100%。
3、严格档案的行政执法，下发《限期整改通知》18份，《行政处罚听证告知书》3份，草拟处罚决定书1份，对不及时移交档案的单位查处率在90%以上，收取档案服务费55万元，其中通过执法收取的服务费为5.24万元。
4、半年来，接待查阅利用档案100多人次，复印资料3500多页，给相关单位产生可测经济效益150多万元。
5、及时跟踪拍摄了我市重大建设活动，对市区范围的重点工程和市政基础设施工程定期进行了现场拍摄，拍摄素材达360多分钟，建立了重点工程声像档案资料。
6、完成档案目录录入微机1233卷，改柜号5640卷。
7、档案库房“九防”管理，落实到了责任人，每日进行温湿度记录，定期对库房的设施进行维护和检修，保证了档案的安全。
8、对城建档案馆网页进行了全面改版、升级。并保证了及时更新。
二、采取的主要工作措施
一是积极协调各职能部门的关系。我们与局报建科和市质安站加强联系，加强感情交流，及时了解报建情况和工程备案情况。在局联动机制下，局报建科和市质安站在工程报建和工程备案两个环节上为我们把关，保证了受监工程档案入库率达100%。为抓好市政工程档案收集，我们与城建投和各项目部保持密切联系，以宣讲档案重要性、加强业务指导、上门帮助整理档案、签订档案代管协议等办法争取支持和帮助。现在，我们已争取市城建投在市政工程档案移交方面为我们把关，做到了所有城建投投资的工程，必须将档案移交我馆，由我馆在工程验收表上签字盖章后，才给予结算，保证了由城建投投资的市政工程的档案移交率达100%。
二是严格实行目标管理考核。首先，我们按照年初制订的工作计划，将各项工作任务落实到人到天，细化岗位职责和各岗位每天、每月工作任务，制定了**年目标管理考核细则；其后我们对每个人的工作按月进行验收，按照细则规定分工作完成情况、工作纪律、工作态度、廉政情况四个方面进行考评，奖罚兑现，极大地调动了干职工的积极性。:
三是狠抓了工作作风。一方面抓了制度建设，我们将服务承诺、《限时办结制》、《一次性告知制度》、《责任追究制》等制度张挂上墙，将提高工作作风、改善服务态度的要求制度化、长期化；另一方面加强了服务意识的培养，提出了接待来访要做到“四个一”，即一张笑脸相迎、一杯清茶解渴、一张凳子请坐、一系话语解疑；解决问题要做到“三心”，即诚心、耐心、细心的服务要求。再者是把对违反了有关工作作风制度的行为进行处罚的规定写入了考核细则，保证了制度的落实。
四是实行了科学民主决策。不搞“一言堂”，重大决策前做深入细致的调查研究，充分听取群众意见，很好地发挥了集体智慧，比喻目标考核细则的制订，我们先由班子成员议出初稿，再将其印发每个干职工，先后召开了三次全馆会议听取大家的意见，多次修改才最后定稿，这样的定稿就比较科学，考核细则成了我馆抓好工作的一大有力工具。
人事档案工作是人事工作的重要组成部分。笔者作为一名人事档案员，拟用最近两个人事政策实施的实例，从人事档案与档案馆藏文书档案的关系、人事档案的管理环节这两个日常档案管理的角度，表达对提升档案服务能力问题的认识。
先介绍档案服务成功的实例。由于注重提升档案服务能力，顺利地完成了省赋予的“解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险”的政策实施。2013年3月15日福建省财政厅等两部门下发《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》。县级转发，并对年龄认定、劳动关系认定等档案材料的要求作了细化。其中，属于人事档案材料的有本人招工（干）登记表、履历表、工资表等十份左右原始档案。属于文书档案的有调动表、职工花名册、工资名册等。历史原因，部分本应归人事档案的材料竟移位到文书档案（档案馆）。以教育系统为例，我们考虑到上述实际，把操作步骤具体定为：先到县教育局人事档案室查找个人原始档案，再到县档案馆查找补充。全县本系统第一轮百余人报名，确定上报省部门审核23人，仅获批3人。县报送严格依照原始档案，省审批也准确、完整地依据县送原始档案（复印件）并及时反馈，故档案服务水准不容置疑，档案服务能力倍受尊重。求助档案服务、努力补充查找原始档案，成为社会共识。当事人对上级人事政策理解不深、有关部门操作经验不足，似乎与档案服务能力没有关系。但“至善乃止”。如果档案员主动学透相关人事政策文件精神，提升档案服务主导能力，引导其完整地查找档案材料，而不是依其要求被动提供材料，档案服务能力精益求精，该项人事政策必落实透彻。启示一：档案员要加强学习，甚至要了解一些非档案专业的知识（如人事政策的某些要求），只要有利于档案服务能力的提高，相关知识都可以学习。启示二：亡羊补牢，尤未晚矣――人事档案员带领其前往县档案馆补充查找，档案馆档案员更热情地协助该补充查找，促使其尽快补办成功。无形之中，档案员的档案服务能力得到了提高。
再介绍一个档案服务不尽如人意的实例。是有关“清退的公办、民办、代课教师”的统计、待遇问题，由于各种原因导致档案服务能力拖累人事政策实施的情况。2011年之后，教育部、省教育厅先后下发了关于解决上述人员待遇的文件，市教育局下发了补充通知，不可谓不重视。统计时间跨度大，节点是1962年前后、1979年前后、1998年前后，对原始档案的需求相当严格和浩大。县（区）教育部门进行了实际操作。但是，两年、三年眼看过去，相应人员的统计、待遇仍未尘埃落定。一个重要的原因，是部分基层单位档案缺失严重，无法准确摸底统计。档案服务能力的弱化引发了相关人员及其家属的强烈不满，也给上级及时决策造成了困难。据悉，有的学校仅保有1990年之后的档案材料，档案缺失程度令人咋舌；大部分学校档案材料从改革开放起源。县一中建有专门的校史馆大楼、档案材料可以追溯到解放前，这类单位少之又少。人事档案、文书档案性质的材料都呈稀缺状态。档案如此缺失，怎么能指望相关人事政策顺利实施、有关人员待遇政策及时落实？
人事档案与文书档案的关系，笔者概括为：互相补充，各有长短。保管期限、管档单位不同：人事档案全部是在专门的人事档案室永久保管，不用担心材料到期、销毁；文书档案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交档案馆之前多由各职能办公室附带保管，有时会出现难以查找甚至已遭销毁的情况。人事档案较单纯（以个人为立卷单元，更稳定，易查找），由《干部人事档案管理细则》规范；文书档案较综合（比较包罗万象、材料丰富，但可能较难查找），由文书档案管理法规规范。
可见，要做好人事政策等工作，就要提升档案服务能力；要提升档案服务能力，就要努力提高档案查找（检索）的能力；要提高查档能力，就要求档案员充分认识和发挥人事档案室和档案馆各自特有的长处，弥补各自的不足。如，部分人士因身份问题、历史问题，其人事档案散失，就只好到档案馆查找线索；上级人事政策文件要求提供多种档案材料时，也可能要求人事档案室、档案馆共同提供档案服务。上文所述补充材料的例证，即人事档案室保管的材料没有其工资信息，人事档案员就必须引导其另行到县档案馆查找文书档案。人事档案员的积极引导，文书档案员的热情再接待，该同志如愿以偿找到了工资材料原件。这里体现的是：人事档案与文书档案的互补互助，人事档案员与文书档案员的通力合作，档案员对提升档案服务能力的自觉性。通过实际工作中对档案服务对象的积极引导、热情接待，潜移默化，档案员的档案服务能力得到了提升。
以上两个事例，也一定程度上回答了日常档案管理中“如何提高档案服务能力”的问题。
一是：要加强身心修养，增强体魄，提高道德水准。上述两例，都是时间性较强的中心工作，要求在规定期限内完成大量查档工作，保障人事政策的按时实施。这就要求档案员有在短时间内进行高强度劳动的强健身体和道德勇气，同时不能收取加班费。档案员面对这种政策性、应急性的档案服务，必须多一点义务思想、雷锋精神，不斤斤计较经济待遇，以高质量完成档案服务为唯一追求。这是提升档案服务能力的主体保证。
二是：要重视协调人际关系，包括与领导的关系，与其他部门的关系。基层人事档案室无法配备多名专职档案员，比如笔者所在的人事档案室，就长期只有一名专职档案员。新颁布的人事政策往往对档案服务要求甚为紧迫。怎么办？除主动加班加点，就只好请局领导临时安排协助查档人员。档案服务过关，紧接着是干部、财务部门的流水作业，这就要与这些部门协调时间安排。良好的协调能力，是提升档案服务能力的剂。
三是：要引进现代化管理手段。本室正在进行的非在职人员基本情况电子材料录入取得初步成果，加快了检索速度。利器在手，何愁服务能力不提升？
一正一反，两个档案服务的例子，体现了提高档案服务能力的必要性及部分实现途径。追本溯源，提高档案服务能力，不是空中楼阁，要从平时抓起、从档案的管理环节抓起。
人事档案的管理有收集、鉴别、整理、保管、检索、利用等八个环节，每一个环节都关系到档案服务能力的提高。这里试析人事档案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它们与档案服务能力的关系。
收集能力。笔者平时注重主动出击，养成定时专项通知催收材料的习惯，各种登记表格也力求完善，便于到时即刻准确再次催收。所有通知、表格都收藏在U盘。常年专项催收通知分别与录用人员材料、转正人员材料、年度考核材料等常规材料有关。每年的相应时间即通过宽带教育网专线发出专项通知，收集进度全部登记在专门表格，期限到达立即以手机短信催欠，保持相对高压。这样，档案收集的能力就比较强势，基本能保证档案材料不“欠收”，为档案服务能力的提升打下了物质基础。
