时间：2023-07-05 15:57:35
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档案的整理工作的内容主要包括；区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列和编制检索工具。
档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理学值而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆和档案室内，档案整理工作按其工作内容的范围大致分为如下三种类型：
1 档案整理工作的内容
1.1 系统排列和编目
在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。
1.2 局部调整
已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。
1.3 全过程整理
由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。
2 档案整理工作的意义
2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件
档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。
2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节
在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。
档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。
总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。
3 档案整理工作的原则
档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理
档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基础
在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。
我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：
第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。
3.3 保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
分析:赖某的行为构成犯罪,应当以故意伤害罪论处。理由是:
(1)赖某打击便衣警察的行为属于假想防卫,应当负刑事责任。
(2)赖某对便衣警察的伤害行为是故意的。在本案中,赖某对便衣警察是否为侵害人的同伙在认识上有过失,但对便衣警察的伤害行为却是故意的,而不是过失。
(3)赖某没有认识到便衣警察的身份,主观上没有妨害警察执行公务的故意,不能以妨害公务罪定罪处罚。
案例2、一天晚上,田华从同学家归来,路过一条偏僻的胡同时,从胡同口处跳出一个持刀青年黄某。黄某把刀逼向田华并让他交出钱和手表。田华扭头就跑,结果跑进了死胡同,而黄某持刀紧随其后,慌乱害怕中,田华拿起墙角的一根木棒。向黄某挥去,黄某应声倒下。田华立即向派出所投案,后经查验,黄某已死亡。
[问题]田华的行为是正当防卫还是防卫过当?为什么?
分析:田华的行为是正当防卫。根据刑法第20条第3款规定:对正在进行的行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为、造成不法侵害人死亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。本案中,田华对正在进行持刀抢劫的黄某采取防卫行为,将之打死,属于正当防卫。
案例3、王某,女。24岁。张某、女,44岁。被害人王兆宽,平素对其妻张某、女儿王某经常打骂虐待。一天深夜,王兆宽对女儿王某2次。王某被后服药自杀,经抢救未死。其妻张某也曾被王兆宽打后自杀未遂。某年2月27日深夜,王兆宽钻入王某被窝,意欲,王某不从。王兆宽惟恐其妻发觉,便回自己被窝。早晨4时许,王兆宽又钻入女儿王某被窝,王某奋力反抗。王兆宽说:“今天不把你祸害了,我都是你养的。”王某大声呼救。张某被惊醒后,气愤地打了王兆宽嘴巴。接着张某按住王兆宽,女儿王某取两段麻绳将王兆宽的手、脚捆住,并让其母取来绳子,用绳子将王兆宽勒死。6时许,母女二人投案自首。
[问题]对王某、张某应如何定罪处罚?说明理由。
分析:
(1)对王某、张某应以故意杀人罪定罪。理由是:王兆宽在对其女儿实施时,王某、张某将王兆宽予以捆绑,属于对正在进行的不法侵害行为实施的正当防卫。但是,在将王兆宽已被制服失去侵害能力的情况下,王兆宽所实施的不法侵害也随之结束,王某、张某又对其实施的打击行为,已失去了正当防卫的前提条件,属于事后防卫,应当依法负刑事责任。
(2)王某、张某的行为属于激愤杀人,情节较轻,应当从宽处罚。同时,二人有自首情节,应当适用犯罪较轻犯罪后自首的,可以免除处罚的规定量刑。
案例4、孙明亮,男,19岁。某晚孙明亮和蒋小平去看电影。见郭鹏祥及郭小平、马忠全三人纠缠少女陈某、张某。孙明亮和蒋小平上前制止,与郭鹏祥等人发生争执。蒋小平打了郭鹏祥一拳,郭鹏祥等三人逃跑。孙明亮和蒋小平遂将陈某、张某护送回家。此时郭鹏祥、郭小平、马忠全召集其友胡某等四人,结伙寻找孙明亮、蒋小平,企图报复。发现孙明亮、蒋小平,郭鹏祥猛击蒋小平数拳。蒋小平和孙明亮退到垃圾堆上。郭鹏祥继续扑打,孙明亮掏出随身携带弹簧刀照郭鹏祥左胸刺了一刀,郭鹏祥当即倒地;孙明亮又持刀空中乱划了几下,便与蒋小平乘机脱身。郭鹏祥失血过多,送往医院途中死亡。
[问题]孙明亮的行为是否属于正当防卫?应否负刑事责任?
分析:孙明亮的行为属于防卫过当,不是正当防卫,应当依法负刑事责任。理由是:
(1)孙明亮具备正当防卫的条件。郭鹏祥等人拉扯纠缠少女被孙明亮等人制止后,又返回寻衅滋事,继续实施不法侵害,孙明亮等人有权进行正当防卫。
(2)孙明亮的防卫行为明显超过了必要的限度,造成了重大损害、属于防卫过当。郭鹏样等人虽然实施了不法侵害,但强度较轻,只是用拳头殴打,而孙明亮防卫时则使用弹簧刀照郭鹏祥的胸部刺一刀,将其刺死,其防卫的手段、强度都明显大大超过了不法侵害人所实施的不法侵害的手段、强度,并且造成了不法侵害人死亡的重大损害结果,属于防卫过当。
(3)本案不适用刑法规定的对于正在行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为。造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任的规定。因为郭鹏样的侵害行为没有达到严重危及人身安全的程度,仍属于比较轻微的不法侵害行为。
(4)根据我国刑法的规定,防卫过当的,应当负刑事责任,但是应当减轻处罚或者免除处罚。
案例5、被告人由某,女,29岁,农民。1998年3月15日,村民承某见由某的丈夫外出打工,当晚窜入由家,欲行,由某挣扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顾一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多处被刺当场死亡。
问:由某的行为是否是防卫过当?
分析:本案中,被告人由某,当自己的性权利和人身安全受到严重侵害的时候,为了自救将承某当场刺死,其行使的是特别防卫权,属于正当防卫,而不是防卫过当,依法不负任何刑事责任。
考察法条:《中华人民共和国刑法》第20条规定:为了使国家、公共利益、本人或者他人的人身、财产和其他权利免受正在进行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行为,对不法侵害人造成损害的,属于正当防卫,不负刑事责任。正当防卫明显超过必要限度造成重大损害的,应当负刑事责任,但是应当减轻或者免除处罚。对正在进行行凶、杀人、抢劫、、绑架以及其他严重危及人身安全的暴力犯罪,采取防卫行为,造成不法侵害人伤亡的,不属于防卫过当,不负刑事责任。
总结:防卫过当与正当防卫是两个既有本质区别又有密切联系的概念。
案例2：在指导某社区建档过程中，档案业务指导人员和社区干部共同把文件材料收集后，连同以往整理过的档案全部运到档案局重新整。当时我认为以往整理过的档案就不要再动了，一位参与收集的业务指导人员说：“社区干部说了，以前整理过的档案用着不方便得重新加以整理。”之后，我就开始逐卷查看已整理过的档案，发现档案里面果然存在一些问题：期限与上级制定的有出入，分类也不合理，拟写的标题也不确切，拆过的案卷也没再装订，借出的文件也未归档，等等。看后，对于这些档案，我也认为应该重新整理。可是，重新整理整过的档案比整理刚收集的文件材料更加困难，一是档案页码全得涂改、目录封面全部作废；二是浪费了人力、财力。如果不重新整理，查找利用档案十分困难。
（一）电子档案的优势和不足。科学技术的迅猛发展，带动许多行业进入了新时代。在21世纪的现在，人类的社会生活发展离不开科技的发展。档案管理工作也进入了一个新时代。1995年以来，中国网络的发展让电子档案进入到人们的眼界中。许多人见识到了电子档案带来的巨大便利。电子档案存储虽然在电脑上，但拥有很大的存储量，而且不占用实际的空间，也保护环境，在日常的档案管理过程中，将自己的档案传输给他人或接受别人传来的档案，发挥共享他人的资源的优势；电子档案可以长时间的保存信息，可以快速的查阅自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，电子档案也存在许多不足。最大的缺点便是其存储的信息安全性得不到保证，光和暗都是一起出现的，网络的发展创造了许多黑客，这些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的电子档案；其次，电子档案几乎全部依赖设备来运行，没有独立性；最后，电子档案容易被修改的缺点让其得不到法律的保证，这牵扯到大部分人自身利益问题，没有可靠性。
（二）纸质档案的优势和不足。自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。
二、两者之间的整合利用和共同发展
（一）必要性。发展是相互的，电子档案的产生发展带动了纸质档案的进一步发展。电子档案的产生突破了纸质档案的局限，创立了一体化管理档案的形式。科学化的管理档案可以减少人力物力的不必要浪费，简化了纸质档案管理；信息化的管理实现了电子档案和纸质档案之间的转化，可以更有效的保存纸质档案，另一方面是电子档案发挥更多的优势。在进行档案管理的工作时，将电子档案和纸质档案整合利用，建立双向联系，当你需要在众多且复杂的纸质档案中找寻自己需要的信心，只要在和纸质档案建立联系的电子档案库中输入关键字，便可快速找到自己需要的纸质档案。这种双向联系运用在许多工作中，例如图书馆，效率的提高是电子档案和纸质档案共同发展的最大优势。
（二）共同发展的途径。1.趋利避害的发展。电子档案和纸质档案的优势和缺点都已经明确，所以在进行档案管理的工作过程中，要形成扬长避短的心理，优势必须做到整合利用，缺点也要尽力的去除，成为档案管理的助力而不是绊脚石。对于纸质档案，保持其在日常工作中印章和签字生效具有的证据凭证保证；对于电子档案，也要继续保持其超越纸质档案方面的效率化、科学化、信息化方面的优势，将两者优势进行结合，是实现档案管理工作更上一层楼的重要保证。电子档案的缺点往往由纸质档案的优势来补充；纸质档案的缺点也会有电子档案的优势来填补。这点便可以说明，两者的共同发展一定是前进大于倒退的。人们往往只愿意盯着一件事物去寻找他的优点，或者非得揪住一件错误不再放手，其实，有时候换个角度去思考问题，往往会有惊喜的发现在等待着大家。电子档案和纸质档案的整合利用与优势发展便是一个典型的例子，其前景是值得期待和发掘的。2.“双套制”的原则。“双套制”，即电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电子档案和纸质档案想要共同存在于21世纪的今天，只有接受并实施“双套制”的原则，双方才会更好的帮助档案管理工作的进行。在挑战与机遇并存的当今社会里，技术方面的挑战是人类必须克服的，将纸质档案转化为电子档案的难度系数很高，作为档案人员，必须快速掌握现代技术，做好档案管理工作。具体问题具体分析，“双套制”有自己适用范围，技术人员们必须按照具体情况来选择适合“双套制”的档案，不要造成不必要的浪费。
一、真抓实干，开拓创新，全市档案工作迈上新台阶
去年以来，在市委的正确领导下，在省档案局的大力支持下，全市各级档案管理部门和广大档案工作者紧紧围绕党委、政府工作大局，开拓创新，扎实工作，推动全市档案工作上了一个新台阶，主要体现为“四个更加”：
（一）档案行政管理工作更加扎实。各级档案部门紧紧围绕政府工作大局，扎实做好档案监督管理工作，主动为全市经济社会发展服务。重点建设项目档案管理稳步推进，社区建档工作全面完成，积极引导家庭建档，民生档案工作有新突破；档案馆晋级工作扎实推进，清城区、佛冈县已完成档案馆晋级任务；积极开展档案目标管理工作，全市机关档案工作规范化管理进程加快；以《档案法》颁布二十周年为契机，广泛开展宣传活动，社会档案法制意识大大提高，档案法制建设不断完善，为全市档案工作纳入法制化轨道提供了有力保障。
（二）馆藏档案资源更加丰富。各级档案馆大力开展重点档案、特色档案、历史资料的接收进馆工作，进一步丰富了馆藏档案。尤其是市档案馆不断加大资源建设力度，举行了“*市非物质文化遗产”、“*名人档案”、《*广播电视周报》等的接收进馆仪式，实现了档案资源建设的新突破。这种接受仪式有特色、有创新，既丰富了馆藏，又扩大了档案工作的社会影响力，收到了良好成效。据统计，*年，全市各级档案馆共接收各类档案26488卷（册）。
（三）档案公共服务领域更加宽广。全市各级档案馆积极探索拓展公共服务功能的新方式，用活用好馆藏档案资源，满足当地党委、政府和社会各界对档案资料信息的需求。去年底，“*市档案信息网”正式开通，标志着我市档案馆公共服务和信息化建设迈开了新步伐。为充分发挥档案信息的作用，市档案馆还建立了多媒体档案信息库和名人口述档案库，为实现档案信息资源共享创建了一个新平台。此外，我市各级档案馆在走向公共型、开放型档案馆方面有了新开端，佛冈县、清城区档案馆建立了爱国主义教育基地，市档案馆与*职业技术学院共建了社会实践实训基地。
（四）档案信息资源开发成效更加突出。各级档案部门按照档案工作面向社会、服务中心的原则，除做好安全保管外，更加注重有效利用，大力开发档案信息资源。去年，各级档案部门编写了一批有参考价值的编研材料，举办了一批有一定质量的档案图片展览。同时，加快馆藏档案数字化、机读目录中心建设，为推动当地经济建设和社会各项事业发展做出了积极贡献。
这些成绩的取得，是全市档案工作者艰苦奋斗，团结拼搏的结果，充分体现了档案系统干部职工兢兢业业、默默奉献的精神风貌。借此机会，我代表市政府向全市广大档案工作者表示诚挚的问候和衷心的感谢！
在肯定成绩的同时，我们也要看到我市档案工作还存在一些困难和问题：一是馆舍和档案保护设施设备还相对落后；二是档案信息化程度不高；三是档案事业经费不到位。对于这些困难和问题，全市各级档案部门要进一步增强责任意识、大局意识，积极探索破解档案工作发展难题的思路和对策，切实找准档案工作服务科学发展、促进社会和谐的切入点，为全市经济社会发展提供更好的服务，为我市争当全省山区科学发展排头兵做出应有的贡献。
二、明确任务，狠抓落实，确保全面完成档案馆晋级工作任务
档案馆拥有丰富的档案文化资源，是保管和利用档案资料的基地。管好用好档案资料功在当代，利在千秋。因此，推动档案馆升级、提高档案馆档案保管和档案开发利用水平刻不容缓。为提高档案管理水平，省档案局计划用三年时间，在全省各级档案馆开展晋级活动，要求*市档案馆、英德档案馆、连州档案馆、清新档案馆、连山档案馆、连南档案馆、阳山档案馆年内晋升为省一级馆。同时，按照我市创建全国文明城市工作要求，清城区档案馆要力争两年内晋升为国家一级档案馆。档案馆晋级工作标准高、要求严，是一项系统工程，而且时间紧、任务重，各县（市、区）、各有关部门务必高度重视，做到全力以赴抓落实，确保如期完成晋级任务。
（一）要加强领导抓投入。各县（市、区）、各有关部门要充分认识档案事业是社会各项事业的一个重要组成部分，是一项保存历史、服务现实、着眼未来的崇高事业，尽快把档案馆晋级工作摆上议事日程，进一步加强领导，加大投入，切实解决档案工作中遇到的人、财、物等方面的问题，千方百计为档案事业的发展创造良好的外部条件，为全市档案馆晋级工作提供有力保障。要进一步加强档案馆功能建设和档案信息化建设，配备符合要求的设施设备，努力改善档案的保管条件。对达不到档案保管条件和危及档案安全的，要采取有效措施尽快加以解决。要加大对档案事业的投入。从目前我市的情况看，除市档案馆、英德市、清新县、佛冈县档案保护专项经费基本得到保障外，其余各县（市、区）均有不同程度的缺口资金，尤其是连州市、阳山县、连南县、连山县缺口资金较大。希望各级政府要将档案事业发展所需经费纳入同级财政预算，确保省局规定的每卷2元以上的档案保护专项经费落实到位，做到未达2元的要补足，达到2元的要纳入财政预算。档案部门要认真总结本地区本部门的工作情况，查准问题，找出差距，提出有力措施，切实改进工作。同时，要大力争取分管领导对档案工作的重视与支持，为档案事业发展创造良好条件。
（二）要埋头苦干抓落实。各级档案局（馆）班子要围绕档案馆晋级任务，进一步增强责任感、紧迫感和使命感，切实负起责任，团结带领档案系统全体干部职工，发扬档案工作者脚踏实地、甘当幕后、勇于奉献的精神，坚定信心，精心组织，扎实工作，确保按期按质完成晋级任务。当前，尤其要尽快制订可行性高、操作性强的晋级工作实施方案，迅速展开晋级各项工作。同时，要加强与各有关部门的沟通联系，争取支持与配合，凝聚合力，确保晋级工作顺利开展。
（三）要创新措施抓服务。各级档案馆要在不断拓展为社会服务的广度和深度上下功夫，既要重视传统载体、传统领域档案资源的建设，又要重视新型载体、新兴领域档案资源的建设；既要积极采取新技术、新手段搞好档案工作的硬件建设，又要加快档案工作的标准化、规范化建设，使档案工作与时俱进，满足各级领导和人民群众不断提高的档案资料信息需求。要重点做好民生档案、声像档案、口述档案的指导和接收进馆工作，紧扣社会热点问题，充分挖掘馆藏档案的价值，积极拓展档案馆社会服务功能。要通过举办档案展览等形式，努力创造更多的服务方式，提供更多的档案文化产品，提供更优质的档案服务，为经济建设与和谐社会构建贡献力量。
档案传播并不是一朝一夕就能完成的，而是在社会的长期发展中逐渐积累下来的，首先我们要明确对档案进行传播的过程实际上是一种对文化、对知识进行传播的过程，因此可以说，档案除了是对历史的记录外，同时也是一种传播媒介，传播的是历史与文化等，档案在今后的发展过程中，应该朝着更加多元化的方向进行，其中将对档案的利用以及传播进行有机的结合能够起到事半功倍的作用，应该加以推广。下面我们将从二者的含义入手，进一步分析对档案利用以及传播进行整合的有效途径。
1 档案利用以及档案传播的涵义
广义上的传播就是对信息资源的交流或是交换，狭义上的传播更加精细化，是通过对档案的整理，由点到面的进行共享的过程。而本文中提到的档案传播更倾向于狭义上的档案传播。信息在传播的过程中，是一个动态的变化过程，在这一过程中，需要具有三个主要的因素，其一是传播者，其二是信息，其三是受众，这三点因素缺一不可，都是保证传播过程有效进行的重要组成部分。档案利用同样具有广义与狭义之分，本文中所提到的档案利用更偏向于广义上的档案利用，也就是要将档案信息通过档案管理者之手传递给利用者的过程。同样，在这一过程中，也包含了三点基本要素，分别为提供利用者、档案信息以及利用者，其中提供利用者不仅包含普通的档案工作者，同样也包括档案机构。通过对档案的利用，可以充分的体现出档案的真正价值所在，为社会的发展做出贡献。
2 档案利用与传单传播的异同
档案利用与档案传播之间具有明显的区分，但是其中也包含着相互关联的一部分，我们大可不必将其相互分离，换一种思维方式，将二者进行有机的结合也不失为一种有效的手段。要想做到这一点，我们首先应该对档案利用以及档案传播的差异进行初步的了解，这样才能做到，促进档案资源的整合。首先二者之间具有较大的背景差异。档案利用偏向于封闭的模式，而档案传播则是一种开放的模式，在表面上看来，这二者之间无法进行融合，但是档案学与传播学是具有交叉性的特点的，利用交叉性这一特点，就能够有效的进行整合。具体的表现在于随着人们对档案进一步的认识，档案所具有的功能不仅仅在于政治方面，同时还具有文化、教育等多种方向的功能，要想将档案的功能得到进一步的发挥与利用，就要进行主动的服务，而要想做到这一点，就需要将档案利用与档案传播进行整合。
其次，档案通常都是保存在档案馆中的，因此具有一定的局限性，在档案利用的过程中相对复杂，但是档案传播就不同了，档案传播的核心就是要将档案进行广泛的传播，使其得到进一步的发展，在传播的过程中就会进一步的扩大档案的使用范围以及接触的人群，在这一过程中实际上也是利用档案的过程，因此加强二者之间的相互融合，有助于档案工作的进一步发展，同时也扩展了档案事业，因此，从这一差异上我们可以看到档案利用与档案传播是具有融合的前提条件的。
除了上述的差异外，在研究方法上，档案利用与档案传播也具有不同之处。前者主要从事的是定性研究，后者从事的是定量研究。前者主要应用到的方法为管理，后者主要应用到的方法为图像采集，这两者在形态的表现形式上是具有差异性的，但是本质上不存在过多的变化，因为都是利用档案的特点开展的研究工作，并且也已经取得了较好效果。在这一前提下，更加应该将整合工作落到实处，尤其是加强对定量的研究工作，这样才能促进档案工作的进一步发展。
3 档案利用与档案传播的整合途径
3.1 受众理论是档案理论框架的重头戏，应当加以深入研究。应该说，档案利用理论对利用者的研究从忽视到重视，是一个可喜的进步，但即使发展到今天，对利用者的研究也仅停留在一个非常浅显的层次，譬如：①对档案利用者的简单分类：学术利用、普遍利用、实际利用；②建立方便档案工作者管理但不利于利用者利用的检索体系；③对利用者需求的研究从未真正实证化，深入化等。究其原因在于从档案机构和档案工作者的需求出发，档案为本位，视利用者为一个被动的接受者，从而束缚了档案利用实践的开展和理论的深入，导致了当前的现状。
借鉴和吸收档案传播的受众理论，意味着两大变革：第一，档案利用者范围的扩大，不仅包括有信息需求的利用者，也包括档案信息的接触者；第二，档案信息的利用者、档案信息的接触者同档案传播者一样，也是一个行为主体，是一个能动的行为主体。它有很大的自主性，一方面可以选择档案、报纸、杂志、书籍等不同开发层次的档案信息，另一方面可选择不同内容的档案信息，或对档案信息进行选择性理解、选择性注意、选择性记忆，从而使档案信息的接受呈现出鲜明的个人差异。
3.2 档案利用需要吸收档案传播的传播者理论。正所谓知己知彼，百战不殆。研究档案信息的利用者和接触者的目的在于保障传播过程的顺利进行，在于方便档案传播者有的放矢地采取行动。档案传播者同受众一样，也是一个行为主体。它一方面要对档案信息进行把关，制订档案信息保密与开放范围、决定档案信息的存毁、对档案信息进行顺序、结构方面的组织，另一方面要主动出击，通过对受众的研究，提高自己的传播技巧，改变自己的传播策略和传播内容，以适应发展变化的受众需求。
不注重交流与接触，档案传播就会沦为档案利用。因此，档案传播者对一切档案信息的可能交流与接触者都要认真、细心、热情，不仅以图书这种媒介为阵地，也要电视、报纸、电影等各大媒体为基地，介绍档案信息的产生背景及其历史文化价值，解读档案，为档案信息的普及化和社会化作贡献，营造一个人人热爱档案信息、喜欢利用档案信息的氛围。
结束语
希望档案利用能借鉴和吸收档案传播的有用理论，不断发展和成熟档案事业。当然，档案传播也不是包治百病的灵丹妙药，对它的借鉴不能生搬硬套，要进行一番去粗取精、去伪存真的工作，它要求我们不仅有档案学、利用学、传播学的深厚功底，而且对它们的优势及局限有独到的见解。
参考文献
1.前言
对于现代医院来讲，人才的重要性已经开始凸显出来[1]。在这样的情况下，作为人事调动的重要依据，人事档案对医院的长远发展也有着重要影响。因此，做好人事档案的保护与整理工作，是现代医院管理工作的基本要求。鉴于目前的管理工作中存在诸多不足，人事档案保护与整理工作的方法还需要进一步的调整。
2.医院人事档案保护
2.1必要性分析
对于医院来讲，人事档案的作用主要体现在参考上，因此，其在医院管理中充当着参考资料及凭证的角色，是人事调动工作正常进行的保障。具体来讲，人事档案中不仅记录医院人员的基本情况[2]，还能够反映其工作能力，甚至是价值取向，而这些正是医院人事管理中最重要的参考。因此要想保证人事调动的合理性与科学性，就必须重视保管好档案，确保其参考价值。
2.2策略建议
鉴于医院人事档案的重要性，在具体工作中，就必须重视搜集、保管好档案资料。对此，本文认为可行的改进措施主要包括下述两项：
2.2.1及时更新资料。
定期收集是一种比较高效且实用的档案收集方法。资料搜集看似简单，但实际上也需要注意一些问题[3]。医务人员的能力与行为均具有动态性特征，始终处于变化之中，因此，要想保证现有资料与实际情况相符，资料搜集的及时性就显得格外重要。因此，在档案管理中，有必要及时更新现有资料，并将缺失、不完善之处补充齐全。
2.2.2规范相关操作。
在日常管理中，因医院各项工作的需要，经常会对档案进行查、借等。为避免档案遗失、缺损，医院必须对以档案资料为对象的相关操作进行规范，对于部分没有必要或者不符合规定的查阅行为应予以禁止。另外，为方便管理与查阅，医院应坚持档案保管与人员调动同步的原则，确保档随人走。对于离职或者调动的人员，对其的档案应进行及时的调整，以提高档案资料的有效性，保证其参考价值。
3.实例分析医院人事档案整理
3.1案例分析医院人事档案管理中存在的问题
尽管现代医院的档案管理效率已经有明显提高，但是，依旧有部分医院的档案管理模式滞后，与现实要求相去甚远。对于此种情况，医院必须充分重视档案的参照作用，在明确现存问题的基础上，对管理方法进行创新。我国不少医院的人事档案整理中均存在下述问题：对于人事档案整理的重要性认识不足，在思想上不重视，日常管理中要求不严；没有充分应用先进技术，使得整理效率低下；工作人员工作态度消极，不具备与当今要求相符的管理能力。以某三甲医院为例，在2010年之前，其人事档案管理工作中存在很多不规范之处。究其原因，除医院本身不够重视之外，管理方式陈旧也是造成效率低下的原因之一。该医院的人事档案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此种工作模式下，档案存在错误的几率较高，同时，资料也相对比较陈旧，很难及时的更新。再加上数字处理以及缩微拍摄等手段很少被使用，该医院的档案管理效率长期处于偏低水平。
3.2改进对策及实施效果
档案整理工作改进对策主要从其基本环节，比如，搜集来的资料应对其真伪进行鉴别，以保证档案的可信度与有效性；在纸质档案加工过程中，应注意事先将上面的书钉等金属物取下来，以提高整理效率；在档案归类环节，应进行鉴定，明确档案间的关联，并以此为据，合理排列档案资料；在人事档案整理过程中，编目是最关键的环节，具体操作中，应尽量保证目录细致、规范、准确，以保证查阅的便利性；在装订环节中，需要先将资料整齐，打洞过程中应注意控制好孔洞与边缘的间距；在最后的验收环节中，需要注意对分类情况进行验收，以明确排序是否正确、目录是否与现实相符。针对案例医院人事档案管理现状，该医院自2012年初开始对人事档案管理模式进行正式调整，相继实施下述措施：医院重点强调人事档案的重要性以及对医院的贡献，并在规章制度上对档案管理工作进行支持；由院长带头，成立专项小组，主管档案相关工作；对于工作人员进行月度考核，并辅以奖惩措施注重新技术的引进与推广，积极加大计算机和相应管理软件的应用力度，推进信息化；在制度方面，医院确认档案在人事管理中所发挥的重要作用，并拨出专项资金用以聘请专家指导自身的档案管理工作。通过这些措施，该医院目前的档案管理工作已经进入正轨，不仅档案查阅更加方便，其参考价值也得以更充分的发挥出来。
结语
人事档案在医院的人事管理中充当着十分重要的角色，是医院进行人事调动及任免的依据。所以，为保证医院充分发挥人才的作用，就必须保证档案资料的可信度及有效性。而要想做到这一点，就必须重视档案的保护及整理工作。
参考文献：
[1]唐薇.浅析医院人事档案管理与人力资源开发[J].江苏卫生事业管理,2015,26(05):38-39.
专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。
1 专项工作档案整理的必要性
应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。
2 专项档案整理存在的问题
2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题
在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。
2.2 专项档案有名无实
在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。
2.3 管理人员工作懈怠
正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。
3 专项档案管理问题的解决对策
3.1 适当的压力激励
目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。
3.2 环境激励
由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。
3.3 建立情感激励机制
碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。
3.4 为专项工作档案单独设置全宗
站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。
3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档
一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。
3.6 文件的分类
在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。
结束语
专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。
参考文献
1．2农业行政执法档案的特点
1．2．1专业性强农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。农业行政执法档案体现了明显的农业特点，其档案内容必须与农业科技、种植(养殖)方法和环境等相配套，其内容的描述必须符合农业专业术语要求，而且必须符合农业行业的特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农药管理等，它们活动的范围空间、对象目标等与其它行业都有明显不同，表现出较强的专业性。
1．2．2程序性严格一个独立的农业行政执法案件，从立案到处罚决定必须严格按照程序进行。如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定必须经过调查取证、询问笔录、勘验检查笔录、抽样取证凭证、证据登记保存、立案审批、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，而且是一个完整的程序。而且不能用其他行业的档案代替。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会使案件不完整，而且影响其使用价值。
1．2．3现实性能强主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就可挽回经济损失，能收到经济效益和社会效益，故有现实性。
1．2．4存储意义大执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。
1．3农业行政执法档案的现实作用
1．3．1农业执法档案是执法活动的依据和凭证在农业执法活动中，一切活动都不同程度地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据，在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证，在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
1．3．2农业执法档案是进行交流的工具在人类社会发展史上，各种各样的交流占有重要位置，同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
1．3．3农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。
2农业行政执法档案业务的主要工作内容
农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。
2．2整理
就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。
2．3鉴定
就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，销毁那些无需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。
2．5编目与检查
农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。
2．6利用
就是创造各种条件满足执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时有效的方式介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。
3做好农业行政执法档案规范化管理的几点想法和建议
农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。
3．1加强领导，建立组织
搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴~fJ／j,组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。
3．2制订制度，明确职责
制订档案管理各项规章制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。
3．3加强培训，掌握技能
一、人口和计划生育行政执法档案的特点
1.专业性强。人口和计划生育行政执法档案是人口和计划生育行政执法活动的产物,是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人,都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同,并明显反映出一定的专业特点。例如社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理等,它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同,表现出较强的专业性。
2.成套性。一方面,一个独立的专业执法活动,如在社会抚养费征收执法中,从立案到作出征收社会抚养费决定形成一套完整的档案,主要包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出征收社会抚养费决定书、行政复议等全过程,直到结案所形成的全部档案是一个整体,不可分割,也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面,执法档案是必须成套提供利用的,拆开会影响其使用价值。
3.现实性。主要表现在人口和计划生育行政执法档案与现实的经济、社会关系密切,不仅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中还有现实的作用,一经利用就能收到经济效益和社会效益,故有现实性。
4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果,记载了专业执法活动全过程的真实情况,如案件发生地、相对人,违法事实违反了哪一条法律法规,调查取证是怎样进行的,依据什么来作出处理决定等等,在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据,必要时在执法上可以借鉴和利用。
二、人口和计划生育行政执法档案的作用
1.人口和计划生育执法档案是执法活动的依据和凭证。在人口和计划生育执法活动中,一切活动都程度不同地具有连续性,前一案例为后一案例提供依据。人口和计划生育执法档案的依据性同人口和计划生育执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比,所记载的内容越复杂,依据性越强。主要表现为:一是管理工作依据。在管理工作中,无论是执法工作评价,还是社会效益分析等,都离不开档案;二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中,除人事档案外,还需要有执法档案做依据;三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
2.人口和计划生育执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上,各种各样的交流占有重要位置。同样,人口和计划生育执法工作也需要交流。目前,人口和计划生育行政执法刚刚起步,执法体系正在深化改革,执法力度不断加大,逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
3.人口和计划生育执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录,它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平,记述了查办案件的全过程和最终结果;二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体,具有积累办案经验和提高执法水平的作用,使得人口和计划生育行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段,对于一个执法单位来讲,如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备。
三、人口和计划生育行政执法档案业务的主要工作内容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用价值的执法档案接收过来,集中保存在执法档案室,以利于有关人员使用。
2.整理。就是把分散收集来的执法档案,按规定程序,将其分类、系统排列和科学编目,便于安全保管,更重要的是满足对执法档案利用的方便需求。
3.鉴定。就是鉴别执法档案的价值,需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作,挑选那些需要定期或永久保存的档案,以及销毁那些无须保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保护好执法档案的完整与安全,保守机密,防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏,不断延长执法档案的保管寿命。
5.编目与检查。人口和计划生育执法档案数量庞大,成分复杂,要根据归档时的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和计划生育执法档案分类应从实际出发,当前可分为社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理档案等,在征收社会抚养费中又分为一胎违法生育、二胎违法生育、多胎违法生育处理等。同时,需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分,提供查找档案的手段,方便有关人员的查找和利用。
6.利用。就是创造各种条件满足对执法档案利用的各方面要求,积极做好应有的准备,包括编制各种查考工具,汇编各种参考资料,以及时、有效的方式,介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务,这也是保存执法档案的目的。
四、做好人口和计划生育行政执法档案管理的几点建议
(一)在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题:
1.要积极争取业务部门的配合。档案管理人员根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行,又有一定的深度。
2.统计分析时间跨度要大。统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3.统计数据真实准确完整。编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍。因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提。有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰。另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算。计算要正确,并要经过复核。
4.形式新颖好看。编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看。
(二)档案人员应具备专业知识
档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为人口计生业务服务,这是人口和计划生育行政执法档案工作不断发展和进取的需要。同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做人口和计划生育行政执法档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是人口和计划生育行政执法专业知识。目前的人口和计划生育行政执法档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面,档案人员只有学习和掌握了人口和计划生育行政执法专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然,这并不是要求档案人员要成为人口和计划生育行政执法专家,但应该做到“耳熟能详”。还有,档案人员还应走出门,向兄弟单位学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径。总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
(三)加强领导,建立组织
搞好人口和计划生育行政执法档案的管理,领导是关键。要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组等组织,应把档案列入执法工作的议事日程,使档案工作有领导、有组织、有管理地开展,使之逐步规范化、标准化,走上依法建档的轨道。
(四)制订制度,明确职责
制订档案管理各项规章制度,是搞好档案管理工作的关键,是规范管理者行为的主要手段。要按照《档案法》的规定,制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等,进一步明确档案管理人员的职责。
(五)加强培训,掌握技能
首先,要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂人口和计划生育法律法规、热心于人口和计划生育行政执法工作和责任心较强的执法人员担任人口和计划生育行政执法档案的管理员。其次,加强学习培训,既要管理人员掌握人口和计划生育法律法规和档案知识,又要学会建立档案的实际操作技能,还要掌握计算机的应用技术,不断提高管理者的业务水平。
农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。
它的特点是：
1.专业性强。农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人，这些都有它的法律法规和特点。这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同，并明显反映出一定的专业特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农资管理等，它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同，表现出较强的专业性。
2.成套性。一个独立的专业执法活动，如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定形成一套完整的档案，主要包括立案、调查取证、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，也不可能与其他专业案件的档案混淆。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会影响其使用价值。
3.现实性。主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就能收到经济效益和社会效益，故有现实性。
4.存储性。执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。
它的作用是：
1.农业执法档案是执法活动的依据和凭证。在农业执法活动中，一切活动都程度不同地具有连续性，前一案例为后一案例提供依据。农业执法档案的依据性同农业执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比，所记载的内容越复杂，依据性越强。主要表现为：一是管理工作依据。在管理工作中，无论是执法工作评价，还是产生经济、社会效益分析等，都离不开档案；二是执法人员的劳动凭证。在执法人员的考核、选拔中，除人事档案外，还需要有执法档案做依据；三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用。
2.农业执法档案是进行交流的工具。在人类社会发展史上各种各样的交流占有重要位置。同样，农业执法工作也需要交流。目前，农业行政执法刚刚起步，执法体系正在深化改革，执法力度不断加大，逐步走向规范化。执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具。
3.农业执法档案是积累经验、提高执法水平的手段。一是执法活动的真实记录，它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平，记述了查办案件的全过程和最终结果；二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体，具有积累办案经验和提高执法水平的作用，使得农业行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段，对于一个执法单位来讲，如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备和基础。
二、农业行政执法档案业务的主要工作内容
农业行政执法档案工作是执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，各级农业执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来。其工作的主要内容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用价值的执法档案接收过来，集中保存在执法档案室，以利于有关人员使用。
(二)整理。就是把分散收集来的执法档案，按规定程序，将其分别类、系统排列和科学编目，便于安全保管，更重要的是满足对执法档案利用的方便和需要。
(三)鉴定。就是鉴别执法档案的价值，需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作，挑选那些需要定期或永久保存的档案，以及销毁那些无需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，保守机密，防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏作用，不断延长执法档案的保管寿命。
(五)编目与检查。农业执法档案数量庞大，成分复杂，要根据归档时的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。农业执法档案分类应从实际出发，当前可分为种植业、畜牧业、农机执法档案和农民减负档案等，在种植业中又分为植检、农药、肥料、种子管理等。同时，需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分，提供查找档案的检查和手段，方便于有关人员的查找和利用。
(六)利用。就是创造各种条件为满足对执法档案利用的各方面要求，积极做好应有的准备，包括编制各种查考工具，汇编各种参考资料，以及时、有效的方式，介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务，这也是保存执法档案的目的。
三、做好农业行政执法档案管理的几点意见
农业行政执法档案是执法工作的主要内容之一。农业行政执法档案管理要以《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和国家有关农业档案工作的有关法律、法规为依据，切实做好农业行政执法档案的管理工作。
(一)加强领导，建立组织
搞好农业行政执法档案的管理，领导是关键。因而，要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织，应把档案列入执法工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，使之逐步规范化、标准化，走上依法建档的轨道。
(二)制订制度，明确职责
制订档案管理各项规则制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理者行为的主要手段。因而，要按照《档案法》的规定，制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等，进一步明确档案管理人员的职责。
(三)加强培训，掌握技能
