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关键词 档案管理 物业档案 规范
我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用。
依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录。
物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务。
一、物业档案的内容
（一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案
2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件”。
（二）物业合同档案
（1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同；
（2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等。
（三）业主及住户档案
物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等。
（四）物业管理清册
反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册。
（五）物业经营、租售档案
包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等。
（六）业主报修、物业保养维修档案
包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等。
（七）物业服务档案
物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案。
（八）物业其他档案
物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案。
（九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案
只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值。
二、物业档案管理现状
（一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便。
（二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重。
（三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。
三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度
（一）物I档案管理的基本属性
（1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务。
（二）优化物业档案管理措施
（1）提高物业公司领导及档案管理人员的档案意识，制定合理的档案管理制度，加强管理，责任落实到人，组织员工参加档案知识学习、培训，将档案管理列入考核项目，提升全体人员档案意识，推进档案工作。引进档案专业人才，实现档案专业化管理，还要加强计算机知识的培训，以适应信息化的档案管理。
（2）创新服务理念，物业档案保管应以方便利用为宗旨，一服务业主为导向，物业档案管理的内容要满足业主需要、物业公司工作两个方面。加大档案宣传力度，增强社会对档案的关注，监督物业服务公司的档案管理工作。物业公司应重点加强物业服务档案管理。
（3）推进物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，方便查找档案，节省档案利用人员的时间，推进物业档案的数字化建设。做好社区监控图像档案、物业组织各项活动的录像档案的收集保存工作。
（4）物业档案管理是动态的，社区物业公司会发生更换，因此新的物业接收社区工作要及时进行档案移交清点，及时掌握业主因买卖、交换、继承等动态变更信息，将原物业公司形成的档案与本公司档案形成一个新的全宗，以保证物业档案的完整性。
四、物业档案利用服务
加大档案利用的宣传力度，普及居民的档案利用意识，对于公开档案要充分发挥其档案价值，通过借阅、展览等方式为业主和其他工作人员提供档案利用
物业档案管理贯穿于物业服务工作的全程，提高物业档案管理水平，可以提升物业服务的整体水平，更好的服务社区居民，为改善民生、建设和谐社区做出贡献，同时树立公司形象，加强行业竞争力。
参考文献：
[1] 李清华.论加强档案管理的重要性[J].兰台世界，2015.S5.
一、 加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：1999年10月16日下午，马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千，在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指，后经手术，右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、陪伴费等经济损失共计60417.8元。后经查证，物业公司于20__年1月1日正式接管该小区进行物业管理，事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理，所以法院不支持原告要求物业公司进 行赔偿的主张。
再比如，20__年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、 加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，使历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、 加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，20__年7月10日在东丽区政府招投标过程中，东丽区政府采购中心负责人专程到我公司档案室参观考察。规范的档案也证明了我公司不愧为一级资质的科学管理的大型的物业管理公司，令东丽区政府采购中心负责人刮目相看，规范的档案为在物业的招投标中脱颖而出，一举中标起到一定的作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、 加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。，面对时
下盛行的物业人员跳槽风，跳槽人员带走管理经验怎么办？更重要的是业主对新管理人员有一个认识熟悉过程，在这一过程中满意度肯定会下降，直接影响收缴率。应认识到问题的严重性，首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员跳槽的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、 加强档案管理，社区和谐上水平
随着物业管理市场的建立和完善，现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物业企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。
一、加强档案管理，经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标，矿区物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如：2010年7月18日阳光佳苑小区B2号楼1楼房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近5万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个社区物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、加强档案管理，领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，是历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。
三、加强档案管理，竞争能力上水平
物业企业的发展主要靠市场开发和提高原有项目的收缴率两个基本途径，档案管理对这两个方面都是有帮助的。
加强档案管理，辅助市场开发。比如，在海信盈城招投标过程中，玉山一举中标，规范的档案证明了物业管理公司，为物业的招投标脱颖而出起了重要作用。
挖掘档案潜力，提高物业收缴率。物业企业应在档案的基础上，及时总结，建立企业自己的资料库，包括服务教材、对法律法规的解释、对某一共性问题例如装修、业主缴费等业主有疑问如何解释等。这样的资料多了，就形成了企业自己的无形资产，它的实际作用是巨大的，可以产出可观的经济效益。当服务人员遇到任何问题时，只要一查，所有的必要信息和相关流程、作业方法、经典案例等都能了解和掌握，同时，员工也可以在网上随时存储相关信息，并化为行动。这样的服务功能，不仅工作效率提高，而且客户满意度也会提升。
物业企业竞争已经上升为知识竞争，通过从档案和资料库或数据库获取所需的知识资源，更为迅速、省钱、便捷，更重要的是切合企业需要。因此，知识、经验的获取和积累对企业竞争力的帮助极大，可以培养企业的创新能力和集体创造能力。
四、加强档案管理，企业文化上水平
物业企业是典型的服务企业，企业文化的建立与传承决定了这一企业的发展是否长远，因此有必要对档案加强管理，因为它对企业文化是有帮助的。
开发档案资源不仅能产生经济效益，也能起到稳定企业的作用。首先要做好管理人员的人事档案工作，从中发现问题，向领导建议解决流动性强的问题。其次是对管理人员日常的业主档案、使用的工程档案、尤其是好经验、好做法注意收集整理、及时归档。保证了企业在人员调动的情况下能照样服务照样发展，为企业的稳定和发展解决了后顾之忧。从某种程度上可以说，一个企业档案资源开发利用的程度决定着企业的生存与发展。
培训工作是物业企业发展的必要而迫切的事情。学习的内容除了其他企业好的经验，利用企业档案资源进行开发和享用，也是很重要的方面。由于物业工作的往复性和受众宏观上的一致性，决定了物业服务经验的可重复性。利用典型案例、经验讲解、举案说法等形式经常性地开展培训教育活动，不断更新员工的知识，提高其综合素质和创造能力。
物业企业应重视以企业商标档案为代表的企业文化档案的管理工作。随着经济发展，物业企业面临新的机遇和挑战，在提高自身竞争力的同时，必须注重企业商标档案的管理。因为注册商标是企业形象的标志，是企业的无形资产，也是企业财富的主要组成部分。而商标档案是确立和保护驰名商标专用权的凭证，首先要提高对商标本身价值的认识，重视对商标档案的宣传和管理，以在竞争中赢得商机。其次是收集应完整准确，因为商标的形成经历了较长时间，要多方合作。最后商标的利用多为原件查阅，从保护角度，要规范查阅和借阅制度，由专人专管。
五、加强档案管理，社区和谐上水平
物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。
物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。
今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。
2、物业档案管理工作中存在的问题
虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。
2.1资料收集不全
物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。
2.2管理人员素质有待提高
档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。
2.3档案管理制度不健全
物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。
2.4档案利用率低
由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。
3、做好物业档案管理工作对策
随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。
3.1增强档案管理意识
企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。
增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。
3.2完善档案管理制度
档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。
比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。
建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。
3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养
档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。
第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。
第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。
第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。
3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化
随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。
而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。
引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。
3.5建设专门的物业档案室
建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。
3.6强化档案收集
一、引言
《物业档案管理》是高职院校物业管理专业开设的主要专业课之一。作为一门兼具理论性与实践操作性的课程，直接为培养学生的物业档案管理素质服务，不仅使其能够胜任现阶段的物业管理工作，而且能够适应物业档案管理工作在相当程度上发展和提高的要求。通过本课程的教学，要求学生掌握物业管理工作中档案管理的原则、理论，认识物业档案管理的意义，掌握物业档案实体管理的具体操作方法如收集、整理、鉴定、保管、利用等，并能够进行档案信息资源的开发利用工作。
然而，长期以来，高职物业档案管理课并没有冲出学科体系的藩篱：教学内容，还是传统本科压缩饼干式教学；在教学方法上，还是简单的以课堂教学为主的知识灌输型：在教学重心上，还是偏理论，轻操作，以教师、课堂、教材为中心；在主观能动上，没有导向，还是教师主动的在“教”，学生被动的在“学”，等等。没有突出高职院校培养高层次的技能型、实用型、操作型人才的特点，有碍于对学生应用能力和综合能力的培养[1]。
高职院校物业档案管理课程的改革势在必行，以任务驱动，工作过程导向的学习情境设计，是物业档案管理学习领域教学改革的创新思路。
二、任务驱动的目标性教学
任务驱动的目标教学，使学生有具体的学习任务和明确的教学目标，是以学习型工作任务为核心来训练专业技能并构建专业理论知识的教学改革。
任务驱动的目标教学，其核心思想是将物业档案管理专业知识与学习型工作任务整合进行学习。采用技能知识一体化，理论实践一体化，教学做一体化的教学组织形式，将知识分布于各个学习任务之中。物业档案管理学习领域的每个学习情景，布置适量的物业档案管理工作任务，也就是学习任务，以任务为切入点，明确要获取的知识、技能和职业素养，使学生有目的的在完成实际的工作任务过程中理解物业档案专业知识，掌握物业档案管理技术与技巧，学会物业档案管理方法与技能，从而构建属于自己的经验和知识结构，为就业与将来的职业生涯奠定良好的基础。
任务驱动要与专业课程的进度相结合，从物业管理工程项目实际出发，收集、管理档案信息资源，既能促进、巩固物业管理专业课程的学习，又能完成物业档案管理学习任务，提高学生的学习兴趣、主动性、积极性与自主性。
三、基于工作过程的教学分析
1. 工作过程与职业教育。广义的工作过程指的是旨在实现确定目标的生产活动和服务活动的顺序。狭义的工作过程则是指向物质产品生产的顺序。工作过程是“在企业里为完成一件工作任务并获得工作成果而进行的一个完整的工作程序[2]”；工作过程的特点：“是一个综合的、时刻处于运动状态但结构相对固定的系统”；实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价[3]。
基于工作过程的职业教育，在教学设计上解构了传统的学科体系，构建了符合职业能力形成规律的职业教育模式，实现学科体系知识的解构与行动体系知识的重构。基于工作过程的学习情意，通过任务的形式将知识点贯穿起来，知识的总量不变，只是排序发生变化，学生通过多个任务的完成，不仅积累了经验，而且掌握了知识与工作的技能。
基于工作过程的职业教育，教学实施的六个步骤即基于实现工作过程的步骤：资讯、决策、计划、实施、检查、评价。这是工作过程系统化课程结构相对固定的六步骤，相对而言是不变的，变化的是时刻处于运动状态之中的构成工作过程的六要素：对象、内容、手段、组织、产品、环境。
2. 职业实际工作过程与任务。物业档案管理员（职业资格证书称档案业务人员）具体的工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析。
物业档案管理典型工作任务：文件编印与收发；档案的接收与征集；鉴定档案资料价值；档案装订、分类、排列、编号、立卷；档案数字加工；档案信息化建设；档案库房管理；档案检索调卷与利用；统计分析。
3.基于工作过程的教学环节。物业档案管理普适性的工作过程：资讯决策计划实施检查评价。
任务驱动工作过程导向的物业档案管理教学环节：明确学习性工作任务制定工作策略执行任务调整修正完成任务考核评定。
物业档案管理专业抽象的普适性工作过程、具体的工作过程与教学过程的比较分析见表1。
四、学习情境总体设计
学习领域，是工作过程导向的课程方案（课程名称），是一个由职业能力描述的学习目标、工作任务陈述的学习内容和实践理论综合的学习时间（基本学时）三部分构成的学习单元；学习情境，是工作过程导向的课程教学（实施方案），是在工作任务及其工作过程的背景下，将学习领域中的能力目标和学习内容进行基于教学论和方法论转换后，在学习领域框架内构成的“小型”的主题学习单元，例如，项目、任务、案例产品等[4]。
2007年以来，以国家示范性高等职业院校引领的基于工作过程化教学模式的改革，取得了很大的成果。改革中，学习情境设计的载体呈现出多元化的特点，其载体可以是项目、任务、案例、设备、产品、构件、零件、部件、系统、工序、场地、材料、活动、现象、问题、症状、业务领域、客源……等等。
1. 学习情境设计思路。档案工作系统是由输入、输出、反馈三个子系统中的八个工作环节即收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用、统计，形成一个结构清晰、功能多样的档案工作系统。从档案的形成到档案的保管利用，是一个专业性的有序化工作过程。
任务驱动工作过程导向的高职物业档案管理学习领域学习情境的设计，根据档案管理职业程序性很强的特点，以物业档案工作过程为载体设计学习情境，即以物业档案专业工作的程序进行设计。
基于完整的工作过程来设计学习情境。学习领域是课程的名称，即物业档案管理课，它是是完整的独立的工作过程；学习情境是对学习领域的具体化，根据完整工作过程的思维分解学习领域为各个小型的主题学习单元，每个学习情境也是一个完整的工作过程；每个学习情境都要完成一个以上的学习型任务，每个任务也是一个完整的工作过程。
2. 学习情境总体设计。大多数的物业档案管理员都兼做文案，所以，在物业档案管理学习领域学习情景的设计在档案的工作环节前增加了文件管理，最后增加了现代化管理，因此，基于工作过程的学习情景设计了10个学习情境：学习情境1文件管理；学习情境2档案收集；学习情境3档案鉴定；学习情境4档案整理；学习情境5编目与著录；学习情境6档案保管；学习情境7档案编研；学习情境8提供利用；学习情境9统计分析；学习情境10现代化管理。每个学习情境都有一组，即1个以上的学习任务。见表2。
在学习情境的总体设计上，纵向的学习情境是以物业档案管理具体的工作过程为载体，组织各个学习情境之间的顺序：除学习情境10之外，从学习情境1到学习情境9，是一个完整的具体的物业档案工作过程：文件管理档案收集档案鉴定档案整理编目与著录档案保管档案编研提供利用统计分析；横向的学习型工作任务，也是物业档案管理职业中典型的工作任务，同样是基于物业管理工作过程设计。
参考文献：
[1] 王雅南.以任务为导向的高职院校信息检索课工作过程化教学改革研究.图书情报工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.职业教育学研究新论.北京： 教育科学出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 职业教育与课程开发. ，2010-05-01.
注：
中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）17-001-01
高校的场地及设备设施数量随着高校的扩招呈现增长性趋势，随之产生的物业管理问题越来越严峻，在这样的形势下，物业管理要发挥相应的管理作用，必须要有与之相对应的管理方法，其中包括了物业管理档案电子化的普及与应用。
一、高校物业管理中的档案管理现状及存在问题
高校物业担负着校园内办公楼、教学楼、宿舍、校区绿化，保洁，维修，水电管理等工作任务，涉及范围广、行业跨度大，但工作相关度高。高校物业的管辖范围与学校的职能分工有关，管辖的内容会略有不同。就现在的高校物业管理情况来看，越来越多的高校逐渐规范物业管理的制度、工作流程及长期规划，使物业管理愈加科学化。但是在实际的工作中，因为受条件限制，有些方面的工作还需要继续努力，比如档案电子化的应用。大多数的高校物业管理实行纸质化的档案管理保存，随着时间的推移和人员的变动，档案的管理方法和档案的完整性受到一定影响。对于档案管理本身，一直按照“谁执行谁管理”来实行，但是存在多个部门涉及的档案未能展开有效的对接，档案信息不对称，使某些工作难以开展或重复工作。而且，纸质版的档案管理，仅仅能实现管理的功能，随着高校物业的精细化服务，物业项目的档案数据还需对年度的预算、整体规划、项目比对等工作进行有效分析提供依据，从而优化管理模式。基于以上的问题及考虑工作的便利性，物业管理中的档案管理电子化的实现具有一定的意义，有实施的必要性。
二、高校物业管理中档案电子化管理的必要性
高校物业管理主要为实现校园的建设、维修、维护的有序进行，为学校师生提供良好的科研、教育、生活环境，其中，物业管理的档案电子化管理，使得物业管理人员从相关部门、历年的相关数据中得到有利的参考数据，从中总结经验，实现物业管理的精细化、整体化的工作模式优化。
1、数据资源整合，实现资源共享
高校内与物业相关联的项目，有必要实现档案电子化的管理，它有利于梳理校园内的物业管理项目的条理，从基本上了解校园内的相关数据走向，从而实现资源共享，来达到工作最优。例如，校园内的基本建设，施工单位与学校方面会有平面图、水电管路走向、供配电等方面的图纸移交，如果消防部门需要对消防管路进行整改，就涉及到校园管路分布，有利于避免对其他管路的二次伤害，确保施工的效益最大化。大部分高校的档案由使用部门管理，这样就使得档案不能共享，项目管理会有偏差，档案电子化的管理可以有效解决该问题。
2、项目数据比对，发挥监督指导作用
物业管理项目实现档案的电子化管理，可以利用项目数据信息的对比，了解往年和当年数据的差额，根据实际的人工费、材料费等的涨幅，做到监督该项目费用是否在合理的范围之内；物业项目的档案电子化管理，还可以监督项目实施的质量效果。物业管理的服务范围广，涉及的管理项目非常多，常常会出现重复维修，或者在施工队的承诺保修期间内有需要再次维修的情况，这样就需要发挥档案电子化的作用，督促施工队做好质保工作，减少管理项目的不必要支出，实现资源的优化，并能监督施工队伍，对其施工质量及服务进行考核，不断完善考核制度，提高物业管理的服务能力。
3、信息完善，优化物业项目管理
随着物业管理项目的档案电子化的施行，档案的项目及模块会越来越完善，建立健全完善的项目管理制度及信息的录入，有利于完善供应商信息，建立供应商的数据库，逐渐建立起供应商的质量水平考核模块，达到从中选优的效果，逐渐提高物业管理水平及服务质量，从而实现精细化管理和有效化管理。从档案数据库中提取出的供应商考核水平，有利于学校选择优秀的供应商为师生服务，也有利于后勤物业管理部门的对项目质量的把控，从而在管理上实现管理的最优，最终达到优化物业项目管理的目的。
三、高校物业管理中档案电子化管理的流程
高校物业管理中的档案电子化管理的实现，需要建立一个统一的电子化管理平台，可以是对外采购，也可以通过自主设计开发。在平台建立之前，必须对所有的相关项目及设计需求进行调研，明白需要实现的功能及作用。通过电子化管理平台，录入物业管理项目的有关数据，比如，项目信息、供应商信息、招投标或询价信息、具体项目的细节要求、图纸等，来实现数据库的建立，相关的数据录入、管理及与校内部门的对接工作均由该使用人负责，逐渐的对数据库进行整理及补充，能越来越完善数据库的信息。后期的供应商评价、信息数据比对等，都需要通过实际工作的情况来进行操作。电子化平台的完善，使得物业管理的越来越科学化、精细化和整体化，从而有利于高校物业项目的管理，为师生带来更方便、更优质的服务。做好高校物业管理，还需要从很多方面来调整和优化，这也是未来高校物业管理的目标和努力方向。
参考文献：
1.建立健全献血者原始档案管理，为安全输血创造有利条件
输血医学是卫生科学中的边缘学科之一，具有很大的社会性、广泛性和特殊性。当前，随着人们的法律意识的增强，随之而来的医疗纠纷也会不断增加，采供血机构也同其他医疗机构一样，不会置身事外。但就其工作性质来说，与患者产生的纠纷，往往是因为提供的血液产品致使某些受血者在输血后出现不同类型的输血反应。如何确保输血安全，并很好地服务于临床，已成为采供血机构迫切需要解决的重要课题。因此，建立健全献血者原始档案，是追根溯源、纠正日常采供血工作中出现差错的有效方法。详细而完备的各项记录，为差错查找提供了方便，减少了查找过程中诸多不必要的繁琐环节，迅速、准确地找出差错出现的原因及责任者，便于及时纠正。
2.献血者档案在无偿献血工作中的作用
2.1从促进无偿献血活动、保证输血安全考虑。
无偿献血者档案资料作为潜在资源是相当丰富的。无偿献血者档案在宣传及表彰无偿献血者、促进无偿献血事业的发展中起着重要的作用，如政府及有关部门要开展形式多样的宜传和表彰活动，选择宣传和表彰献血先进人物就需要查阅献血者档案，并从中统计出所需的资料。另外，也可借助无偿献血者档案开展礼仪服务。在推动自愿无偿献血活动发展的过程中，献血办或采供血机构可借助无偿献血档案，特别是稀有血型，开展一些有益于促进无偿献血活动的礼仪。如我站每年都坚持开展献血者联谊等活动，交流信息增加感情。
2.2献血者完整档案的保留有利于再次动员献血
通过现代血液检测技术的筛选，为建立低危献血者和稀有血型的献血者队伍莫定了基础。建立健全献血者档案对保留和征召献血者起着至关重要的作用。保障输血安全的首要条件是从低危献血者中采集血液，因此，献血者原始档案中的献血者个人详细资料、献血体检表与血液检验、特殊血型检验等基本信息，可使血站随时了解和掌握有关献血者身体状况、采血过程有无异常等。在建立应急献血队伍和培养定期自愿无偿献血者及联系成分献血者的过程中，经常要与无偿献血者联系。因此，通过查阅无偿献血者档案可以方便地为工作人员提供献血者的原始资料，利用电话、网上寻呼等手段就可以实现对献血者的再动员和再召唤，这对于保证安全而充足的血液供应有着重要的意义.
3.按医学科技档案编研血站业务档案，将促进输血事业的发展
根据国务院批准的《科学技术档案工作条例》，血站业务档案按照医学科学技术档案管理，可达到完整、准确、系统、安全和有效利用的目的。医学科学技术档案是指在医学科学研究、科学管理、生产技术和基本建设活动中形成的、具有保存价值的文字、材料、图纸、照片、报表、录音带、计算机数据等科技文献资料。其是医学科学研究过程的真实记录和反映，是深人进行科学研究工作的必要条件和依据，是卫生部门科研管理、生产管理、技术管理的重要组成部分。因此，原始档案内容齐全与否，直接关系到档案编研工作质量的高低。完整的献血者原始档案可为输血科研提供真实可靠而珍贵的第一手资料和数据来源，进而对档案原件进行收集、挑选与编排，用于输血科研参考、对比研究。或者可利用保管的档案，结合临床需要和输血医学中的热点问题撰写学术和专题论文，以促进输血医疗的不断发展。
4.盖归档章的要求
盖归档章的位置一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其他空白位置，但以上端为宜，以篮黑色印泥为宜。 填写归档章项目的要求应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，档案材料一律杜绝使用圆珠笔，铅笔，红色或纯蓝色笔。
5.归档文件目录的项目分一下几种
一是件号、是指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号；二是责任者、是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了，不必一一填写，责任者可填正规的简称；三是文号、即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成，可按竖3排照实填写；四是题名、即文件标题，它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点，文件题名较长的可填二，三行不等，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[ ]"号；五是日期、即文件的形成时间，它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。
总之，档案管理是一项管理性的工作，档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。随着我国经济的快速发展，档案管理工作有了很大的进步。我们要在原有的基础上不断完善，加强监督管理，使档案内容更加完整、规范。
参考文献：
[1]吴洁，潘安杰，陈孔陶，张莺.浅谈血站实验室的档案管理[J].临床输血与检验.
[2]南流.浅谈血站档案管理常见问题与提高[J].中国卫生产业.
1、文书档案为一个大类，大类内按全宗管理；
2、专门档案为一个大类，原属科技档案的建设项目档案、设备档案、科研档案等放入专门档案内，分别作为其中的一类，不再使用“科技档案”类别名称；
3、名人档案作为一个大类，大类下按人头管理。
（二）有关馆藏
计算公式的问题
档案馆工作标准中的二.（二）．1中的“馆藏计算公式”是指该馆文书档案的收集总数。二．（三）．1中的“馆藏档案”是指文书档案的总数。二.（七）.1的“鉴定”，包含开放档案的鉴定。
二、关于“单件归档”方法问题
（一）单件归档方法的适用范围问题
学校中的教学文件材料，企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术文件材料等，能采用单件归档的方法归档的，建议都采用新的方法归档。
（二）对已实行文件材料归档方法改革的单位，其归档质量原则上按《关于实施文件材料归档改革的主要做法》的要求进行检查。
（三）会议记录必须编制页码。
（四）关于转发件的归档
1、转发件按“转发件正本—转发件定稿—被转发件”的顺序排列。
2、转发件正本中所含的被转发件的复制（眷印）件，可归档或不予归档。
（五）单份文件装订方法，允许采用不锈钢钉的方法装订，但须确保不锈钢钉的质量；短期档案可以保留原装订材料不变；除《关于实施文件材料归档改革的主要做法》提出的装订方法外，各区还可以探索采用其他方法装订文件。
（六）关于文件处理单的归档
收、发文的文件处理单均应保存；其排列位置视处理文件时的实际情况而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；处理单应计入文件总页数中；处理单的幅面小于16开的，也可不要求托裱。
（七）关于归档文件目录
如已采用规范的档案管理软件，以计算机为主要检索手段的，文件盒内不要求放置归档文件目录。
（八）关于盒号的问题
原则上不要求编制档案盒的盒号。
三、机关单位档案工作问题
关于编制书本式专题目录的问题：
如机关档案管理已使用经过国家档案局测评的优秀软件，将全部党政工团档案或主要专门档案以文件级条目录入电脑，同时专职（或专责）档案人员会使用该软件，可不做书本式的专题目录。
四、科技档案工作问题
（一）科技档案的分类问题
1、与工程项目关系密切的管理性文件的类别归属
申请立项的报告与批复、列入基建年度计划的请示与批复、征地拆迁材料等，原件原则上应归入科技档案整理。
2、负责基建项目管理临时机构文件材料的类别归属
负责基建项目管理临时机构如指挥部、基建办等，在行政管理（含党、政、工、团）工作中形成的文件材料，归入本单位的文书档案。从筹建、报建、征地、施工管理、到设计变更、竣工验收等文件，则归入该项目的基建档案。
（二）科技档案的整理方法
1、采用文字材料装订，图纸不装订的方法整理
（1）文字材料和图纸尽量分开立卷、装盒，一卷材料少者，可用薄盒装放。
（2）原为图、文同盒（卷），并已整理编号完毕者，应将文字材料单份装订，一盒视作一卷，统一编卷内目录，每份文件及图纸的首页右上角加盖档号章。
（3）一个类别内的文字材料和图纸皆很少时，可采用图、文同卷的方法，具体方法为：同一卷内，反映同一问题的文字材料在前，图纸在后，以单份文件装订，卷内编“件号”。
（4）以一盒为一卷且不装订的科技档案，盒内可放或不放软卷皮（案卷封面），但档案盒正面、脊背项目内容和卷内目录、备考表等必须填写完备。
（5）档案形成时已经成本册且有封面和目录的（尽管封面格式不同于档案卷皮），不需要再加档案软卷皮，只需在原封面上加盖档号章即可归档。
2、工程联系单、修改通知单的组卷方法
（1）按文种或专业立卷，卷内按原编号排列，并按每张“联系单”的“事由”录入卷内目录条文。
（2）修改通知单数量少者，可放入被修改图纸同一卷内立卷。
3、施工原始记录、竣工图的归档份（套）数
施工原始记录、竣工图，一般各归档两套。
4、基建档案竣工图的责任者
基建档案竣工图的责任者一般为施工单位。
5、图纸目录页码的编制
利用原来图纸目录作为卷内目录者，卷内目录不必编页码。另有卷内目录，原图纸目录作为一份文件装订，并在首页加盖档号章。
6、图纸折叠要求
（1）按A4幅面规格大小折叠；
（2）图标外露；
（3）图面向内，手风琴式;
（4）折叠方法一致。
7、城建档案“移交单”的处理
城建档案“移交单”放本单位的全宗卷内归档，保管期限为永久。
（三）跨区域项目基建档案的验收与接收
跨市、区的基建项目应根据需要收集、形成多套档案；如属重大建设项目，由市档案行政管理部门组织档案专项验收，并由市档案馆接收一套完整的竣工档案；所有跨市、区的基建项目除移交建设单位、使用（含管理）单位外，项目主管部门可根据管理需要，接收有关部分；牵涉城市规划、建设、管理方面者，由市城建档案馆接收。
五、企业档案工作问题
（一）企业档案原已进行规范化管理，新形成的企业管理性文件，即党群、行政、经营、生产技术四大类档案可合并为一类，称为“企业管理”类，其类别号沿用原党群档案的类别号，其他类别号不变。
（二）企业档案刚开始进行规范化管理，企业管理性文件（即党群、行政、经营、生产技术档案）称为“企业管理”类，其类别号用“1”或“A”，其他类别号按顺序接排。
六、科技事业单位档案工作问题
（一）科技事业单位的考绩档案问题
科技事业单位原未建立干部考绩档案者应建立干部考绩档案，这类档案可独立成类，若在人事部门管理得好者，也可放在人事部门管理。
（二）医院的病历档案问题
医院的病历档案，作为一个大类，独立进行整理和管理，医院统计档案数量时，不包括病历档案数量，但在医院档案管理办法中应将其作为医院全部档案的一个组成部分。
七、会计档案的管理问题
（一）会计凭证的整理要求
要折叠整齐，装订牢固，凭证封面各项目填写齐全，在空白处盖上档号章，并按要求将档号章各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。
（二）会计账簿的整理要求
以自然形成的一本作为一个案卷。固定账薄不要拆去原封面；活页账薄可拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法装订；会计账簿应在启用页上方空白处盖上档号章。
（三）财务报告的整理要求
财务报告保持原样，除去会生锈的金属物，按年度、季（月）分别组卷，整本折叠。
八、照片档案的管理问题
（一）照片档案的整理
照片档案可沿袭区分保管期限、按“类别—年度”分类编号的方法整理，也可按以下方法进行整理：
1、不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。
2、照片按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。
3、按“类别号—册号—张号”的模式对照片进行编号。
（二）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。
（三）归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
（四）照片档案的编目
1、以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目张号（第1张）
册号（第5册）
二级类目代号（照片）
一级类目代号（特殊载体档案）
。
2、以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。
3、以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。
（五）大幅照片的管理
1、对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。
2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
3、对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。
（六）底片号的编制方法
底片号编在底片袋上，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片同号，无底片者，在备注栏说明。
九、关于机关档案综合管理考评
（一）如市档案局委托各区档案局（馆）进行档案综合管理升级预评，需按有关要求评出预评分。
（二）需加入以下有关档案计算机管理及电子文件管理的考核内容：
l、档案管理软件的配备情况；
2、录入档案条目的数量、比例（近五年的主要业务档案）；
3、电子文件的收集和管理情况（*年以来的电子文件）；
4、档案人员对计算机的熟悉情况。
十、其他业务问题
（一）关于建立全宗卷问题
1.2建立一支高素质的专、兼职档案管理员
目前兼职档案员队伍常不稳定，行政人员实行轮岗制，人员一年半载就会更换。应向各级领导宣传档案工作法规，提高员工的法规、责任意识。在人手方面予以支持。综合档案室要及时了解人员调动情况，并对新同志进行档案管理培训，每年邀请档案局老师对全院兼职档案员进行专业培训，鼓励档案员参加继续教育学习和外出理论研讨交流。职能部门是医院管理的主要部门、日常事务烦琐，人员少、工作忙，希望把原始材料全部提交综合档案室，就不用再管了。档案员需要不厌其烦地上门指导，有计划重点帮助整理，从分类、装订、整理各个环节进行指导。1.3业务档案的收集、整理、归档
医疗业务档案的收集和整理，需要制定《医疗业务档案归档制度》，参照文书档案整理规则，按照年度－问题分类。(1)医务管理主要有：医疗制度的落实、进修管理、会诊协议和记录、病例讨论制度及记录、学术委员会记录、技术水平年度考核资料、医疗队卫生支农工作汇总、下乡证明、临床医疗质量与工作效率年度报表、健康教育宣教资料、传染病报告记录、医院内感染管理措施、监测记录、执业医师注册管理，以及药剂、检验、病理、麻醉、放射的管理。质量控制管理主要有：医疗事故争议登记报告处理、医疗安全报告措施效果评价，安全教育内容会议记录、服务质量监控组织、病历书写质量标准及监控考核方法、年及季度监控汇总。护理管理制度落实检查记录、护理查房记录、护理教学培训记录、护士技术操作考核评价记录、护理书写质量考核。(2)专业技术人员业务档案的收集整理：为全面反映员工的专业技能和业务素质，对每一位专业技术人员建立业务档案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部门说明要提供的材料范围，让他们平时有意识地积累资料。向多部门收集，需要较好的沟通协调能力。各部门提供的材料较琐碎且数量大，每年由各部门派人一起整理。专业技术人员的业务档案包括四方面主要内容：①基础材料：个人基本情况，包括个人简历、工作经历；有关学历、学位证明、证书；从事专项技术工作的年限证明材料；参加各种专业培训学习的证明、证书、鉴定、成绩单；参加支农和卫生下乡等医疗工作情况。②从事卫生技术工作的成果材料：著作专题研究报告；学术论文；专业技术新成果鉴定书；其他具有备案价值的各种技术工作成绩的证明。③专业技术任职、技术资格评聘材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考评表、审批表、证书复印件、聘任合同、任命书。④其他材料：三基考核材料、先进工作者证书、奖状；对外合作攻关成果材料；参加专业学会的证明；工作失误差错材料。(3)完善的病历档案：病历档案对医院有着特殊意义，它是医疗工作的全面记录，客观地反映了疾病诊断、治疗及其转归的全过程。病历档案是医疗活动信息的主要载体，教学的极佳教案，科研的良好素材，而且也是评价医院医疗质量、技术水平、管理水平的依据，同时又是在发生医疗纠纷时医院举证的重要依据。特别是近年来，病历档案在刑事诉讼、金融保险等服务方面发挥了主要作用。病历档案保管完好，能及时地收集、整理、归档、利用，并且与医院管理系统数据接口，使用方便，为临床研究发挥了很大的作用。
1.4重视利用，加强编研为临床服务
根据医院医疗业务管理的需要，档案管理人员在各部门调研沟通的基础上，编辑出：《医院管理制度汇编》、《各部门岗位职责和人员职责》、《基础数据汇编》、《病历书写指南》、《常用药物手册》、《医学论文汇编》、《疾病病种索引》等十余种汇编材料，为医务人员在平时工作参考提供方便。其中《病历书写指南》、《常用药物手册》对每位医生来说都非常重要。
[中图分类号] G275.3 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）06-0010-01
农业档案是指在农业科学研究、生产技术、基本建设等活动中直接形成的、具有保存利用价值的、按归档制度集中统一管理起来的文件材料的总称。农业档案工作是农业工作的重要组成部分，也是一项基础性工作。随着我国农村经济的飞速发展，解决“三农”问题是我国的重大任务之一，其根本的目的就是要增加农民的收入、发展农村经济、建设现代化农业，要实现这一目标就离不开农业科技的支撑。作为农业科技工作的重要组成部分、农业科技成果的主要载体――农业档案，是对农业工作的有力补充。随着农业科技水平的提高和延续性的增强，农业档案的数量越来越大，对质量的要求亦越来越高，农业档案的管理在农业工作中的地位也越来越重要。
一、规范档案管理，创新管理模式
1.规范档案管理
农业档案的管理，主要是指归档前文件的形成、积累；归档中文件的归档整理工作；以及归档后档案的开发利用工作。由于农业所涉及的范围广，因而农业档案在一定程度上表现出了分散性，能否做好档案管理工作，关系到档案服务农业发展的质量；提高档案开发利用的水平也是搞好农业档案服务农业发展的前提。要做好农业档案工作，就必须建立和完善各项规章制度。对农业档案进行规范化管理，将关系到农民切身利益的事情进行详细的记录、清晰的界定，能够有效的避免农户之间的矛盾，降低其产生纠纷的概率，解决农村的社会矛盾，对农村的和谐发展起着重要的作用。
由此可知，农业档案管理对于“三农”的建设和稳定健康发展有着十分重要的作用。因此，加强农业档案管理势在必行。
2.创新管理模式
农业档案工作是现代农业工作成果转化和推广的重要纽带，经过农业档案工作者的努力，农业档案为弄农业工作成果的转化和推广、繁荣农村经济、促进我国农业经济的发展起到不可替代的作用。面对日益繁荣的农村经济发展，以及发展现代化农业的新形势、新任务、新要求，档案工作者要进一步增强创新观念、大胆实践、积极探索、不断创新，努力实现农业档案的跨越式发展。加强档案管理的制度化、规范化，以推进其管理的现代化。当前，档案管理正在经历一场技术革命，从传统的手工操作管理逐步转向数字化和自动化管理，利用信息技术对相关档案资源进行处理，保证资源能够方便查询，实现网上资源利用，极大的提高工作效率。
二、增强服务意识，创新服务机制
农业档案工作是农业、农村现代化建设的一项重要的基础性工作，对促进农村经济的发展，提高农民收入，以及其生活水平和质量，推动农村现代化发展有着重要的意义。
1.建立服务意识
农业档案是记录农业活动和农业技术发展的重要资料，研究活动的重要信息，其为农业科学研究、开发新型农业技术提供重要的科学依据。农业档案的服务形式关系到档案服务的深度和广度，要改变一把锁保管档案、坐等上门服务的方式，彻底改变“要用才去查找，需要才提供利用”的被动服务方式，做好信息的输送、输出服务，不断缩小需求与服务之间的差距；及时建立面向农业发展工作的各种档案，做到农业发展工作延伸到哪里，农业档案就发展到哪里，切实提高农业档案为农业发展服务的有效性。
2.创新服务质量
更新档案人员的服务观念，增强责任意识，是提高服务质量的关键所在。农业档案逐渐复杂化，为使得档案工作有序进行，有效为农业服务，要求档案管理人员要具备较强的责任感，对工作高度重视，要做到百查不厌、百问不烦、热情细致、周到灵活，收集农业生产需要的各类信息，为当地的农业工作提供高质量的服务。
三、总结
农业档案源于实实在在的一线生产，是从长期实践的农业活动中总结得出的经验结晶，是整个农业阶段性生产的历史记载。我国是农业大国，农业的发展对国民经济的影响重大。加强档案管理，促进农业发展、农村进步、农民增收，档案工作者应该积极促进档案信息化建设，以实现农业经济的快速发展。
农业档案的工作者任重道远，只有与时俱进，创新农业档案的管理理念和管理模式，努力做好农业档案的利用服务工作，才能为农业增效、农民增收和农村经济健康持续的发展做出贡献。
参考文献
[1]翟恒生.农业科技档案为“三农”服务的探讨[J].农技服务，2007，24（4）： 118～119.
[2]李坤祥.加强农业科技档案管理更好服务“三农”[J].河北农业科学，2011，15（2）：164～165.
随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。
一、加强高校毕业生档案管理的必要性
高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。
1.高校学生档案现状
目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。
另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。
第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。
2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据
学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本”。
二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障
1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性
首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。
2.加强宣传力度，激发学生自主意识
加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。
3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制
建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证”，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。
4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识
目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。
