时间：2023-07-12 09:34:05
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关键词：
加强法院诉讼电子档案管理，对于法院档案工作向现代化管理方向转变以及助推阳光司法具有重要意义。笔者以杭州市中级人民法院（以下简称杭中院）为例，简要分析法院诉讼电子档案管理存在的问题，并提出解决对策。
1问题分析
其一，档案人员队伍建设亟待加强。杭中院诉讼电子档案管理工作量大、工作技术含量高的特点很明显。工作量大集中体现在档案人员需面对大量的查档者，要经办一系列手续。首先是对内提供查询服务，内部工作人员如需查询诉讼电子档案，要登录电子卷宗查询系统，选中所需条目并提出申请，档案人员对申请人的相关情况进行审查，并予通过审查的申请人相应的临时权限，申请人获得权限后即可查询档案。其次是对外提供查询服务，社会人士事先递交查档申请，并附上身份证明、单位证明、查档事由说明等相关材料，档案人员对递交的材料进行审核，通过审核后将所需的诉讼电子档案发送到指定计算机供申请人查阅。此外，档案人员还肩负有对电子档案相关信息进行统计、指导各业务部门形成电子文件并及时归档以及与省高院和各区法院档案人员保持密切业务联系的职责。目前，杭中院只有8名档案人员，他们面对繁重的档案工作显得力不从心，8人中有4人为外聘人员，档案人员队伍不够稳定。工作技术含量高主要体现在与省高院、各区法院通过诉讼电子档案管理系统实现档案资源的互联互通，实现档案远程调档与异地查阅；将电子档案备份在信息数据中心的磁盘阵列上，并定期通过专门网络远程备份到杭州市容灾中心。目前杭中院档案人员普遍年纪偏大、缺乏信息技术知识，难以胜任工作。其二，工作中应用的技术不够完善。就杭州市的情况来看，现有的档案数据库在数据结构、逻辑设计和物理设计方面不够完善，在实现数据共享、确保数据安全和数据完整性方面有待提高，档案安全防范工作还需加强。此外，现有的检索条件无法满足海量档案的检索需求，检索效率低下；市中院与省高院、各区法院的档案资源互联互通缺乏深度与广度，工作成效并不理想。
2解决对策
2.1加强档案人员队伍建设
首先，增加外聘档案人员数量，确保人员队伍稳定。针对人员编制短期内难以增加的现状，应转变理念，积极依靠外聘人员开展工作，及时增加外聘档案人员数量。可与相关高校或高职院校建立长期合作关系，吸收信息资源管理专业或档案专业的优秀毕业生入职，提升档案人员队伍整体素质；要多措并举维护队伍稳定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓励档案人员安心工作、做出业绩、有“为”有“位”。其次，加强对外聘档案人员的业务培训。对外聘档案人员的培训侧重点应是法院业务工作特别是诉讼工作，以及与工作联系密切的信息技术，要在档案人员上岗前提供岗前培训、上岗后定期组织业务培训，让档案人员掌握法院工作和诉讼工作的最新进展，学习最新的信息技术知识；还要组织档案人员参加省、市档案部门组织的档案业务培训，或邀请高校信息资源管理专业的学者举办讲座，及时更新档案人员的档案业务知识结构、了解档案学前沿的理论知识，为他们创新工作理念与工作方式提供知识储备。
二、档案审批管理的新构想
司法改革以来，我院将审管办与办公室合并，统一由办公室主任管理，这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室，审管办负责案件评查工作，这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长，数量巨大，完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统，可以很大程度上提高庭审效率，自动化巡查庭审质量，大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统，对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统，不但可以缓解审批人员的工作压力，相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上，可以让审管办与档案室合并办公，虽各有分工但仍属于同一整体，这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题，使审批工作更有针对性。
三、档案利用的新方式
在大信息时代，档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下，完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者，但是宣传力度较小，并且不能加盖法院公章等，在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下，虽电子卷宗方便档案员查找打印，但受人员、计算机数量限制，仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的可以在网上进行申请，档案管理员在网上操作予以审批，审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下，仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录，并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时，也应记录在案，清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容，还可以根据记录进行大数据统计，把握档案查询的动向，也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。
四、档案保密工作的新要点
“诉讼档案信息化是信息化在档案领域的具体实现, 其基本内涵与信息化的内涵是一致的。 诉讼档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程, 由诸多相关项目构成。诉讼档案信息化建设绝不是某一个或几个方面的事, 它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程, 也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。诉讼档案信息化建设包括了档案信息化建设, 档案信息数据库建设, 档案信息资源的有序组织, 档案信息资源的开发利用, 档案人才的培养与用户的培训, 档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施, 信息技术的广泛应用等等。”[2]笔者认为：人民法院诉讼档案信息化是指在诉讼档案形成、收集、整理、归档、查询、管理等各个方面，推广和应用以计算机网络为中心的科学技术，构筑由计算机网络硬件和软件实现的诉讼档案信息资源共享优势，利用信息技术传播速度块、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，实现以科技手段智能化辅助法官办案的系统工程。
二、法院诉讼档案信息化建设的必要性
诉讼档案是审判活动的真实记录，是法院众多信息资源中最基础的部分。在当今科学技术突飞猛进的信息时代，诉讼档案面临着知识经济和信息时代的严峻考验，诉讼档案的信息化建设已成为历史必然。
（一）诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。信息化建设在法院改革发展和现代化建设中具有重要的地位和作用，作为信息化工作的一个重要组成部分，法院诉讼档案信息化建设尤为关键。科学、有序、高效的档案管理模式将彻底改变法院过去传统的“看守库房式”档案管理办法，数字档案的全新管理理念、利用信息技术构建的新型法院档案管理信息系统，为审判工作和司法实务工作的开展提供了全新、快捷、安全的服务。因此，诉讼档案的信息化建设深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。
（二）诉讼档案信息化建设是实现法院“公正与效率”的技术保障。以计算机网络为中心的信息化建设，具有传播速度快、存储量大、查询快捷等特点，改变了传统的思维模式和手工操作的运行机制，在档案管理领域，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了全新的科学管理手段和先进快捷的检索办法。这将更有效地提高法院工作的质量和效率，是实现法院“公正与效率”的技术保障。
(三) 诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院挡案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院挡案的安全保密性。
三、法院诉讼档案信息化建设的障碍
鉴于诉讼档案的重要性，推进其信息化建设已势在必行，然而在我国现有环境下，诉讼档案的信息化建设并非一帆风顺，存在着诸多障碍。
（一）诉讼档案信息化建设观念相对落后。尽管诉讼档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有仍有相当一部分人档案意识淡薄, 认为档案无足轻重, 没有多大用途，这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。
（二）诉讼档案质量不高，档案管理混乱。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》对诉讼档案的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。然而这些规定并没有得到很好的落实。实践中诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、装订不齐等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。另一方面，部分法院档案管理人员责任不清，加之频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，[3]这些都造成了档案管理的混乱。而这势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。
（三）档案信息化建设的标准滞后。档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如iso主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势, 必将出现一个电子混乱局面”。自1979年以来, 我国已颁布了不少档案工作标准, 但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息, 这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来规范工作实践。
（四）缺乏专业的档案管理人员。法院诉讼档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，其不仅要有专业的法律知识，还要有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的 的更是少之又少, 这是推进法院诉讼档案信息化建设又一障碍。
四、完善法院诉讼档案信息化建设的建议
前已论及，在信息化时代推进法院诉讼档案信息化建设已势在必行，而在推进法院诉讼档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进诉讼档案信息化建设的顺利进行，笔者有以下建议：
（一）转变传统观念，树立档案意识。在诉讼档案信息化建设中, 每个人都面临着传统观念的转变, 都要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。各级领导要充分认识信息化的重要性, 认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。同时，档案工作者应认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想, 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时展的要求。在档案工作重心上, 要实
中图分类号：D926.2；G270.7 文献标识码：A
1平阳法院档案信息化建设现状及梳理
1.1档案存储情况
我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，从1949年至2015年10月，我院档案室库存诉讼档案131680卷，169802册。从档案管理系统显示，我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件，其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件，比例为已存案件的98.3%，并且诉讼档案的数量还在不断增加。
1.2档案管理利用现状
从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。数字档案系统于2014年11月投入使用以来，我院逐步建立起比较完善的查、借阅网上系统，成功实现法院间远程调阅卷，全院干警已实现通过数字系统查询档案。
1.3档案信息化建设情况
目前，我院共有6名工作人员从事档案管理工作，其中两名档案人员有正式编制，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16.6%。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。
2基层法院档案信息化建设困境
2.1档案电子化利用效率不高
当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统，把所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事诉讼档案中利用率最高的恰恰是侦查卷，刑事档案查阅在档案利用中占比达63.26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。
2.2实践中档案归档模式不统一
省高院要求结案后5日内必须归档报结，实践当中能在规定期限内完成归档报结存在一定难度。我院则结合现实状况，因地制宜，创建留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素，允许法庭在1个月内必须完成归档入库，以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%，十个工作日装订入库达90%的工作要求，每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。
2.3对档案信息化建设认识不足
少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案管理并不只是档案管理人员的事，它与电子文件产生形成的全过程都有非常密切的联系。因此，要做好档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。
3基层法院档案信息化建设对策
3.1加强组织领导，稳步布置信息化建设工作
档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。
3.2加强有序管理，夯实硬件基础设施
我院以新审判大楼搬迁为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机，21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。做好纸质档案保管工作，库存档案进行经常巡查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固。
3.3推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询
根据最高院要求，在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口，由律师或具备专业知识的志愿者为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助，切实方便当事人诉讼。同时，积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制，确定联络部门和人员，尝试推广应用浙江律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。
3.4开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼
在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。
4结语
总之，随着档案信息化建设的不断深入推进，档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，并抓住“科技强院”的有利契机，真正实现诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代，档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、存在的问题及原因
1、重诉讼档卷，轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于每年的文书档案归档工作重视不够，除会计档案外，导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动和不便。
2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。
3、缺乏专门档案管理人员，加上变动频繁，造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，有的在单位科室个人手中，有的在各部门，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性，档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求，直接给档案管理工作带来不小的影响。
4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费，加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，直接导致检察案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。
三、解决问题的对策
1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育，结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，对文书档案的重要性进行特别的强调，与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。
2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。
3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。
法院档案主要由行政文书档案、诉讼档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案及实物档案七部分组成。其中数量最多且利用最频繁的是诉讼档案，这部分档案专业性强，较为分散，也是保管难度最大的一种档案类型。随着全国法院审判信息管理系统的启用，各地法院将案件信息录入电脑，实际上形成了纸质档与电子档双向保存的情况。因此，法院档案管理工作的重点即是处理好相关诉讼案卷纸质档保存利用及电子档收录统计的双重任务。具体管理环节中，法院档案与其他类型专门档案也存在较大不同。从案卷信息的归类方式到编排方法，从案卷实体的收集整理到入库存放，从档案资料的调取利用到归还反馈，都不同于其他类型档案。法院档案及其管理工作主要有以下几个特点：
(一)档案珍贵，且具有损坏不可逆转的特点
法院档案记录了法院诉讼活动的过程，大部分卷宗都是由独立诉讼材料装订而成，其中的法律文书及各种签名诉讼材料都是只有一份的珍贵材料，尤其是当事人提交的原始诉讼证据，都是孤本，这些材料都是反映诉讼活动的重要依据和证明。
(二)保管数量多而分散，分类方式复杂
随着法制建设的不断完善，诉讼活动要求的文书记录越发详细完整，导致诉讼档案数量不断增多，远超过其他系统的档案数量。同时诉讼案卷的装订是以案件为立卷单位的，案件与案件之间并无紧密联系，因此在档案保管上就相对分散。对于案卷的分类方式主要是采用多维度方法，包括案件类型、案号、年份等多个专业性很强的维度，使得档案分类方式及电子信息记录都比较复杂。
(三)档案保管期限长，且时间跨度不统一
根据《人民法院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。并且根据案件的不同性质，有不同的处理方式。这使得档案保管工作必，贞有时间针对性，以达到节约库存空间，准确把握库存信息的管理目的。
(四)档案存储形式多样化
法院档案不仅仅局限于纸质的档案形式，还有一部分是声像类档案及实物类档案。声像类档案易损易丢失，并且在不适当的环境下可能导致不可修复的严重后果。因此对于声像类档案的保存管理，就需要管理人员区别对待，及时做好备份工作，以免电脑、程序病毒等意外事故导致资料丢失。实物类档案具有品种繁多、性质各异的特点，对于此类档案就应具体对象具体分析。
(五)诉讼档案利用率高，使用频繁
一方面，国家公安、安全机关及检察机关在打击犯罪、维护社会治安和国家安全的工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索、证据材料及相关的法律依据。另一方面，当事人申请再审、申诉上访等，法院本系统在开展案卷评查、讲评分析、抽查等审判管理活动时，都需要从档案室重新调取案卷，往往涉及数量较多、规模较大。
(六)纸质档案与电子档案双重备份
随着全国法院审判工作信息化电子化的进程，各地法院将案件信息录入信息管理系统，形成了案件电子档案，是一个纸质档案和电子档案双重备份的格局。因此管理人员不仅耍确保这两种信息完整准确，更要关注两者之间是否对应无误。
二、法院档案管理的现状及问题
(一)档案管理工作人员的综合素质偏低
随着法院档案工作的信息化不断推进，档案工作人员的素质及技术水平与信息工作实际要求之间的矛盾越发凸显。人员素质参差不齐、整体素质低、工作适应性不强，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用要求，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展形成了制约。
(二)资源共建共享机制缺乏，对档案的利用手段单一法院内部缺乏资源共建共享的电子平台，档案状态信息不详，往往借卷人和调档部门事先无法知晓所查阅档案的状态信息，一定要到档案室询问，档案工作人员查询系统后方知是否可借。该过程中就易产生操作上的无效劳动，造成调档工作的低效。另外，法院诉讼档案的利用手段单一，一般只负责借阅档案一项业务，属于被动档案管理；而整理、统计、开发、编研等工作几乎为空白，缺乏主动开展档案管理及服务的意识。
(三)案卷调卷操作信息滞后，对档案的利用未建立相应的反馈机制
法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进行，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这样操作的结果是信息处理滞后于实体操作，易产生实体操作与系统信息的不对应等问题，给后续的工作造成一定的困扰。同时，未建立相应的档案利用反馈机制，使得档案室对档案利用的情况不了解。只是单一的从事档案归档借出的操作，不利于档案价值的社会效益体现。(四)轻视文书档案的信息化处理由于以审判工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，导致法院重诉讼档案、轻文书档案的现象较普遍。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到礼遇，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于文书档案归档工作重视不够，一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等缺乏系统规范的电子信息记录。
三、加强信息化建设的几点对策
(一)建立档案信息共享机制，开放部分档案查询信息
运用计算机网络技术，档案管理部门可以在自己的网站上提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。法院可以借鉴图书馆借阅信息平台的模式，建立专门的档案信息检索入口，在安全和保密的前提下，把丰富的档案资源放在网络上，便于调档部门自行查询和利用档案信息。计算机信息技术的介入使得档案数据能以更快的速度和更少的手续被法院相关部门获得，节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及时间，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入条形码射频技术，提高信息输入的效率与准确性
（一）诉讼档案作为一种专门档案，其特殊性主要表现在以下几个方面：
1.其机密性较一般文书档案为强。根据国家档案局2006年底制定的《文书档案保管期限表》，文书档案分为永久和定期两种，其中定期包括30年和10年两个级别。而根据最高人民法院和国家档案局2014年起实施的《人民法院诉讼档案管理办法》，诉讼档案分为永久、定期两种，其中定期又分为60年和20年。
2.诉讼档案与诉讼当事人利益密切相关。
（二）诉讼档案信息价值重要性也因此凸显出来，其主要包括：
1.法律证明价值。作为人民法院审理和执行案件的载体，诉讼档案主要为人民法院本身的工作提供服务。无论是对案件涉及的其他问题的调查，还是通过档案进行司法统计分析，或者是对案件的审理过程加以研究，进行经验总结，这些都离不开对诉讼档案的利用。
2.社会证明价值。法院诉讼档案可以为与法院审判活动无直接关系的一般公众服务。例如案件当事人和委托人可以到法院查阅总卷，而公安、检察、纪检等其他机关单位因工作需要，也经常到法院来进行诉讼档案查阅。可以说，诉讼档案的社会证明价值极大。
3、文物史料价值。司法活动是对人们的社会活动进行规范的重要组成部分。因此，对每一个案件的审理和执行活动都直接或间接反映了当时的社会政治、经济、文化、道德、民风习俗及人们的思想状况。而某些年代久远的诉讼档案，其本身就是珍贵的文物。
二、诉讼档案信息开发利用的特点及存在的问题
（一）随着普法教育的深入和人民法律意识的加强，对诉讼档案利用的需求也在逐步增大，以某基层法院为例，平均每周前来该院档案室借、调、阅卷，复制法律文书的就有200人次之多。这些利用大致可以分为两种：
1.由于办案需要借、调档案，查阅卷宗材料，复制法律文书。
2.经济、民事纠纷案件当事人及其人为实现其具体的合法权益或者其他相关事宜，需查阅案卷、复制法律文书或其他材料的。
（二）其存在的问题在于，目前档案部门的做法，偏重档案的管理工作，而不是从开发利用档案信息的观念上进行工作。因此，我们应把工作重点从管理上转移到提供利用上来。
三、诉讼档案信息开发利用的具体措施
下面将从诉讼档案、诉讼档案管理者、诉讼档案利用者三方面来分别阐述诉讼档案信息利用开发的具体措施：
（一）诉讼档案方面
诉讼档案是保证档案工作顺利进行的物质基础。传统的诉讼档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询等。要适应网络环境，加快档案信息化建设，就必须对传统的纸质档案进行现代化处理，主要包括对原始诉讼档案进行数字化、网络化、标准化及编研。
1.库藏诉讼档案的数字化
库藏诉讼档案的数字化建设，是档案工作在当代网络环境下发展的必由之路。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入，但是，两者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于无法精确处理原来的图像资料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于录入后校对的工作量巨大。因此，建议在实际操作中对采用价值和利用率较高的档案优先进行数字化处理。
2.库藏诉讼档案的网络化
传统的纸质档案利用，其利用行为通常是局限在小范围内，甚至只能单个人利用，从而缩减了档案的利用率，但如果进入到因特网后，不仅可以有效扩大档案利用的地域性，还可以使档案利用者打破传统的纸质档案排队式的利用方式，同时还可以进行网上咨询等，从而可大大提高档案利用的效率。在全省、全国甚至国际建立横向联系和纵向联系的检索中心网络成为一种必然的趋势，通过横向、纵向交错的方式，可以在各级法院之间建立联系，从而形成一个庞大的资源系统，实现高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的时候能够方便快捷地使用其中的任何信息。
3.档案管理的标准化
目前，人们使用的档案管理系统多种多样，这种不统一性给档案管理工作带来了很多实际的困难，而且由于软件的不统一，导致相互之间无法兼容等问题。因此，寻找一种有效的转换方式使解决电子档案长期存放和有效利用问题的关键所在。
4.诉讼档案信息的编研
如果说对档案信息建立一个检索中心是将无数档案归结在一个网络中心下的话，那么对档案信息进行深加工的编研工作则是对这些档案进行有序化和分类化的过程。
（二）档案管理者方面
1 基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。纸质档案在征集、保存和利用的过程中，由于内因和外因综合作用的影响，都会造成纸质档案不同程度的病害问题。且这些档案材料大多数是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、检察机关保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。检察机关内部为了评查案件和上级抽查等原因需要经常借阅有关诉讼档案，公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，也需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，检察机关档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，逐步形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
2 工作中存在的问题及困境
（一）人员较少、兼职现象严重。办公室担负着多项职能，但人员相对较少，我院办公室现有在编人员5人（其中3人为政法编制，2人为事业编制），除2名机要保密人员外，其他人往往身兼多职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于一些原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响。除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档，且由于专业的局限性，往往出现档案归档整理不够规范，档案管理的保密性和真实性缺失的现象。
（二）变动频繁、档案管理人员业务素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。且在职的兼职档案管理人员大多工作繁忙，无法投入更多精力在档案上，从而造成档案工作效率低下。在信息化迅速发展和加强档案数字化工作的大背景下，缺少专职档案员和档案员流动频繁的现象，往往造成档案员刚刚进入状态又换新人的局面，致使档案员整体素质提升缓慢，阻碍了档案工作的稳步推进和深度应用，大大削弱了档案资源的开发利用，直接给档案管理工作带来不小的影响。
（三）档案收集、归档不及时、材料不全。在检察档案工作中，为了保持文件之间的历史联系，保证文件的完整与安全，案件承办科室应于次年6月份对上年度已办结案件的文件材料及时加以整理并移交档案室。然而在实际工作中，各科室难以按时整理、移交档案，全靠档案员到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的诉讼档案中，不仅会有上一年度的卷宗，有时还会夹杂前两年的卷宗，严重影响了档案工作进度。材料齐全是保证案卷质量和为以后更好利用的关键，但实际中案卷不按要求整理、材料不齐全、档案移交手续不规范的现象普遍存在，甚至有些承办人将不该归档的材料也归入卷宗。这不仅不能提高档案的利用效率，反而会增加库藏负担，严重制约着检察档案发挥实际效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。
（四）档案资源在检察工作中的宣传利用力度有待加强。开发利用档案资源，服务办案、服务领导决策、服务社会，是档案工作的宗旨。基层检察机关每年都有大量的批捕、案件，通过对这些案卷材料进行整体分析研究，可以清晰地发现各种犯罪形成的原因以及犯罪的规律特点，利用检察档案资料来编写案例，可为立法提供实践依据、为普法教育提供素材。但是，一直以来，检察机关档案管理的重点都放在对检察档案的收集和整理上，而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。加之基层检察院由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，数字化和信息化程度不高，造成档案信息不能得到最大化的开发和利用，浪费了很多检察信息资源。因此，如何创新服务方式，丰富服务内容，进一步发挥档案工作的重要指导和参考作用，推进检察工作健康良性发展就成为了一个必须面对和解决的问题。
3 加强和改进的意见建议
随着检察机关统一业务应用系统、信息化建设和改革任务不断深入推进，办公室工作也逐渐从传统单一的模式向多元化、信息化、现代化模式转变，所担负的职责更多、任务更新、要求更高。档案工作作为办公室工作的重要组成部分，具有性、服务性，对办好案件意义重大，是全院检察工作不可或缺的一环。检察机关要根据“统筹规划、循序渐进、确保安全、合理适用、稳步实施”的原则，积极推进档案数字化、信息化工作。
1.要继续加大对档案工作的支持保障力度。检察机关要坚持依法治档，切实加强对档案工作领导，及时解决档案工作实践中的具体困难和问题，为档案工作提供有力的保障。完善档案基础设施，加大硬件建设，按照“四分开”要求，加大档案资金投资力度，合理规划，科学配置，努力创造条件，打造库房面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷的管理环境。
2.要继续加强档案队伍建设的力度。要充分认识新形势下档案工作的重要作用，从政治上、工作上、生活上关心办公室档案人员。要及时配齐配强档案人员，使用在编人员从事档案管理工作，并不断提高专职人员配备率，尽量配备档案专业毕业生。档案员交替要做好交接工作，变动要有一个传、帮、带的过程，不能简单的履行一个交接手续完事。新任档案员必须参加地方档案局的岗前培训，逐步加强档案队伍专业化、职业化管理，努力创造事业留人的良好工作环境。
3.要继续加大档案规范化建设力度。牢固树立档案安全无小事意识，安全管理措施要覆盖档案工作全过程。不断加强室藏档案资源体系建设，认真落实归档制度，确保各类型各种载体档案完整、齐全、及时归档。认真贯彻落实高检院制定的《人民检察院诉讼档案管理办法》及相关文件，进一步完善本单位档案管理制度，利用制度规范管理好档案。加强服务能力建设，把档案潜在价值转变为现实有用的价值，成为领导决策和工作查考的重要手段。要把档案打造成宣传检察工作的窗口，研究检察工作的智库。坚持做好档案编研工作，做好日常借阅利用，充分应用信息化手段，提升档案服务水平，推进利用服务上新台阶。
法院系统的档案管理工作是其工作的一个重要组成部分，随着科技进步，信息化无疑给法院档案工作带来了新的机遇。利用信息技术传播速度快、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，完善档案管理改革工作，充分运用先进的管理思想、技术，完善档案管理制度，可以为法院的审执工作提供有力的信息支持。
一、传统档案管理存在不足之处
（一）传统档案管理方式较为封闭单一。传统的档案记录方式较为单一，各级法院形成较为封闭的本院诉讼档案管理空间。以各级法院管理本院自身形成的诉讼档案并不能够满足多人查阅，卷宗使用环节效率不高。借阅环节上安全无法充分保障无疏漏，对于信息的完整性及客观性无法做到全程监控，这一定程度上导致案件的跨区域办理障碍。
（二）传统档案数量与管理空间不协调。随着时间的推移，法治进程的不断加深，法院案件受理数量不断增加，档案管理的空间日趋紧张。很多单位在档案室的建立上缺乏前瞻性，档案管理没有形成足够的空间储存。另一方面，对于纸质的档案保存也缺乏相应有效的措施，难以避免出现磨损现象，制约了档案的长久保存。
（三）传统档案信息缺乏专业规范化管理。法院对于审执工作的重视程度一般会高于档案管理工作，造成档案工作缺乏相关专业管理人员，在很长时间内不能形成统一的归档统计标准，造成归档不及时、不规范，无法将情况客观地反映。同时，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题，办案人员调取相关卷宗的工作量相应增加，对档案的运用效率造成了较大的影响。
二、档案信息化改革的优势
（一）一次投入，多次利用。随着立案登记制度的不断完善，收案数量不断增加，档案信息化改革可以实现对档案信息的快速再次利用。通过信息化平台将档案信息进行统一管理，在浩如烟海的档案中能够精准化找到所需文件资料，并实现多次呈现，省去了手工操作的重复劳动，并且能同时满足资源共享。
（二）标准统一，管理规范。档案信息化管理能够有效将各级法院的档案信息实现统一标准。档案信息管理系统通过与法院审判管理系统的对接，并提供网上归档信息登记，对各立档部门形成的电子档案实行网络监控、接收和归档，可以改变法院档案管理各自为政的传统模式，有利于更好地规范档案管理工作，形成统一的标准。
（三）分级管理，安全保密。档案信息化建设可以减少原纸制材料的调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。 电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题，及时查找到案件负责人。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行保密管理，限制查询人员，特定档案只对有权限用户开放，分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够提高法院档案的安全保密性。
三、档案信息化改革的建议
（一）改变传统思想束缚，树立档案管理改革意识。思想意识不能紧跟时代步伐，管理就会被落在后面。新时期对档案管理有了新的要求，法院对于档案信息化改革建设也提出了新的需求，每一个干警切实改变头脑中固有的思想束缚是实现档案信息化管理改革的重要标志。档案管理人员更应当加强对于档案信息化管理的专业学习，应用现代化的管理手段实践到具体工作中。领导干部必须具备大局意识和长远意识，拓宽视野，提高思想意识，正确认识到档案信息化管理改革的重要性和紧迫性。
（二）切实加大投入，积极稳妥推进信息化建设。档案信息化建设是一项投入大、周期长、见效慢的工作，但是可以为今后的案件查询等工作带来实实在在的效果。根据《人民法院诉讼档案管理办法》的要求，将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，并为档案室购置与其信息化建设相配套的基础设备，减轻相关人员的工作量。实现照片档案、诉讼档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档。档案信息化建设需要紧紧依托网络基础平台的进一步完善，提高网络系统支撑能力。同时，法院档案信息化管理必须兼顾安全保密建设，提高抵御安全风险的水平。全面实施信息系统分级保护和非信息系统等级保护工程，满足法院档案信息化需要的安全保密平台。
（三）依法制定标准，实现档案信息化建设规范化。档案信息化建设工作已经成为一种趋势，相关的法律法规正逐步健全和完善。在大数据信息技术飞速发展的今天，档案载体也呈现出多元化，法院应根据国家的有关法律法规，结合其实际情况，制定相关标准和制度，建立和完善档案管理体系。
第一，电子档案的鉴定及电子文件的形成、保管、上传都应制定相应的标准和格式要求，使其规范化。第二，不断完善档案信息化管理的制度建设，及时应对新情况、解决新问题。修订档案信息管理工作标准、格式，以健全档案信息管理体制、理论内涵，保障档案信息化建设的实施。第三，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。
由于传统档案的封闭性，大部分档案成为“信息孤岛”，档案信息资源不能充分发挥应有的价值。建立统一的法院系统档案信息化资源库，对分散的司法档案信息资源进行整合和应用，是法院档案信息化建设的必由之路。
【参考文献】
一、自查基本情况汇报
(一)、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长×直接分管，办公室主任×主管，×到×乡挂职后，又由院志办主任×主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在年×月×日经考评验收已达省级标准的基础上，又有了新的进展。
(二)、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理
我院于年月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于××××年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于××××年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近万卷，每年又新增近千卷。原有的库房和阅卷室只有平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，××××年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达平方米，比原来的档案室扩大了平方米。其中库房面积平方米，阅卷室平方米;新购置密集架列组，加上原来的列组，现有密集架列组;标准档案柜组个、灭火器个、电风扇一台、型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
经过不懈的努力，完成了年至××××年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年两年间各档案借阅卷次，利用档案卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《×市人民法院档案管理办法》、《×市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《×市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止××××年月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案卷、册。其中，诉讼档案卷，册;行政文书档案卷;会计档案卷;司法鉴定档案卷;资料档案卷;科技档案卷;声像档案卷;实物档案件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
(一)在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
(二)没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况;有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
(三)按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态;库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度(℃——℃)以上，但有时也超过度以下，不符合档案管理规定的要求。
(四)档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其外围，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
(一)院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
(二)从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
(三)加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
我院在接到X政办发（2004）102号文件通知后，对档案执法工作检查非常重视，迅速组织相关人员按照通知要求的内容，开展档案执法自查工作，现将自查情况汇报如下：
一、自查基本情况汇报
（一）、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长XXX直接分管，办公室主任XXX主管，XXX到XX乡挂职后，又由院志办主任XXX主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在1998年12月18日经考评验收已达省C1级标准的基础上，又有了新的进展。
（二）、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理
我院于1996年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于2003年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于2003年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近4万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有66平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，2003年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达140平方米，比原来的档案室扩大了74平方米。其中库房面积100平方米，阅卷室40平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组10个、灭火器2个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
经过不懈的努力，完成了1950年至2003年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
（三）、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《XX市人民法院档案管理办法》、《XX市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《XX市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
（四）、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年12月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止2003年6月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案32064卷、36340册。其中，诉讼档案31548卷，35824册；行政文书档案516卷；会计档案382卷；司法鉴定档案726卷；资料档案64卷；科技档案9卷；声像档案6卷；实物档案2件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
（一）在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
（二）没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
（三）按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如586型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度（14℃——24℃）以上，但有时也超过30度以下，不符合档案管理规定的要求。
（四）档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其外围，保卫视角差，存在着安全隐患。
三、整改措施
（一）院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
（二）从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
（三）加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
（四）针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
（五）抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
（六）做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
