时间：2023-07-23 08:22:04
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民政档案管理工作的开展，与民生有着密切的关联，是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度，组建档案管理控制队伍，对于档案管理工作的机制进行全面研究，对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决，让各项管理制度和任务得到更加深入地落实，为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础，更好地发挥档案管理工作的功效。
2 对于档案利用效率进行改善，提高档案资料利用的规范性与可控性
民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联，并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点，档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善，并严格地履行各类工作规范，依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等，让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。
3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作，提高档案管理工作的科学性
作为社会公共服务部门中的重要角色之一，民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中，要树立负责任的态度，积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题，对于档案资源的利用情况进行不断地完善，对于档案管理工作进行深入调研，提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平，为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求，档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持，同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上，要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容，对于档案信息资料的内容进行不断丰富，通过提供多样化的信息资料服务，让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中，也要对于管理方式进行不断地完善，通过创新利用形式和途径，让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。
4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作
2）负责对建设工程档案的编制、整理、汇档工作，进行监督、检查、指导。
3）组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案编制、整理归档等工作，进行业务指导。
4）在工程开工前，与建设单位签订《建筑工程竣工档案责任书》；在工程竣工验收前，对工程档案进行预验收，并出具《建筑工程竣工档案预验意见》。
5）在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放《工程项目竣工档案合格证》。
收集工程资料的原则1）及时参与原责。 2）保持同步原责。3）认真把关原责 文件资料的管理工作 1）整理分类。
（1）按资料的来源不同（2）按资料归档的对象不同分类（3）按资料的专业性质不同分类。
（4）按资料的内容不同分类。（5）按资料形成先后顺序分类。
2）存放保管。3）严格履行借阅手续。 4）及时组卷、保管、移交、归档
向城建档案馆报送工程档案的工范围 1）民用建筑工程2）工业建筑工程 3）改建、扩建或抗震加固的工程
工程资料保管的期限与密级
工程资料保管的期限可分为永久、长期、短期三种期限。所谓永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。 工程资料保管的密级可划分为绝密、机密、秘密三种. 如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。
1.工程资料的载体形式 1）纸质载体2）缩微品载体（胶片） 3）磁性载体4）光盘载体
（一）建筑工程资料分类的原则
从整体上把全部的资料划分为4大类，即分为建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料
（二）建筑工程资料编号的方法A类、B类、C类、D类等4大类资料。 对于A类资料中所含的8小类资料，B类资料中所含的4小类资料，C类资料中所含的9小类资料，D类资料中所含的3小类资料，
（二）建设单位文件资料的管理1.立项文件2.建设规划用地文件3．勘察设计文件4.工程招投标及合同文件 5.工程开工文件6.商务文件7.工程竣工验收及备案文件 8.其他文件
1.立项文件是由发展改革部门批准的2）项目建议书（是由建设单位自行编制3）立项会议纪要4）项目建议书的批复文件5）可行性研究报告及附件{建设单位} 6）项目评估研究资料由组织评估的单位负责提供7）可行性报告的批复文件由发展改革部门对该项目的可行性研究报告，做出的批复文件。 8）初步设计审批文件（A1-8）由发展改革部门组织，对该项目初步设计进行审查之后，所形成的批复文件。 9）专家对项目的有关建议文件由建设单位或有关部门组织专家会议 10）年度计划审批文件或年度计划备案材料由建设单位组织自行编制
报送建设工程竣工档案责任书1.工程基本情况2.建设单位责任人3.城建档案管理部门责任
4.处理措施
（三）建筑与结构工程施工资料的管理 P53
建筑与结构工程的内业资料包括地基基础、主体结构、装饰装修及屋面工程等四个分部工程资料的管理内容。对于这四个分部工程中单独组卷的子分部、分项工程，除应执行所在节要求外，还应满足本书的相关要求。
1.施工物资资料
1）混凝土
2）预制构件
（1）相关规定
预制构件应有出厂合格证。其出厂合格证中的以下各项应填写齐全，不得有错填和漏填。如委托单位，工程名称，构件的名称、型号、数量及生产日期，合同证编号，合同编号，混凝土设计强度的等级、配合比编号、出厂强度，主筋的种类、规格、机械性能，结构性能，生产许可证等。
对于国家实行产品许可证的大型屋面板，预应力短（长）向圆孔板等，按着相关规定应有产品许可证编号。对于需要采取技术处理措施的，首先必须满足有关技术方面的要求，并且须经有关技术负责人和设计人批准签认，否则不得使用。
资料员应及时收集、整理和验收预制构件的出厂合格证，任何单位和个人不得涂改、伪造、损毁或抽撤预制构件的出厂合格证。如果预制构件的合格证是抄件（如复印件），则应注明原件的编号、存放单位、抄件的时间，并有抄件人、抄件单位的签字和盖章。
（2）注意事项
预制混凝土构件出厂合格证应有生产厂家质检部门的盖章，并应有试验编号和生产日期，必须在合格证上明确标注使用的工程项目和具体部位。预制构件的合格证不仅应与实际的预制构件相一致，还应与以上施工资料相一致。
3）钢筋与型钢
技术提供单位应提供钢筋机械连接型式检验报告。
1.相关规定 钢筋型钢及连接材料应有出厂质量合格证及实验报告单，并应按有关准的规定抽取试样做机械性能分析。进场时应按炉罐（批）号及规格分批检验，核对标志及外观检查。 产品的出厂合格证由其生产厂家质量检验部门提供给使用单位，钢筋和型钢的必试项目有物理必试项目和化学分析。其中物理必试项目包括拉力试验，如屈服强度、抗拉强度、伸长率；冷弯试验，如冷拔低碳钢丝为反复弯曲试验。试验报告单是判定某批材质合格与否的依据，是施工技术资料的重要组成部分，属保证项目，必须字迹清楚，项目齐全、真实准确无误。无未了项目，没检的项目一律填无或画上斜杠“/”，不得留有空白项。无论是物理性能的试验还是化学性能的分析，如果一项不符合技术要求，都应取双倍试件进行复试或报有关人员处理，并将复试合格单或处理的结论附于此报告单的后面，一起进行存档。如果复试再有一项，则判定该验收批钢筋为不合格。对于不合格的材料，不得使用，并应作出相应的处理报告。
如果钢筋、型钢存在下列情况之一者，如进口的钢筋或钢材、在加工过程中发生脆断或焊接性能不良或机械性能显著不正常的，必须做化学成分检验。对于集中加工的钢筋、型钢及连接材料，应有由其加工单位出具的出厂证明、钢筋、型钢及连接材料的出厂合格证和钢筋、型钢及连接材料的试验单。
资料员应及时收集、整理、核验钢筋、型钢及连接材料的出厂质量合格证和试验报告单。 钢筋、型钢进场时，经外观检查合格后，由技术员、材料采购员、材料保管员分别在合格证上签字，注明使用工程部位后交资料员保管。各验收批合格证和试验报告单应按批组合，按时间先后顺序排列编号，并能对应一致，不得遗漏。P58
（2）注意事项
钢筋、型钢及连接材料的材质证明必须要做到“双控”，即各验收批合格证和试验报告单二者单缺一不可
对于不合格的试验报告单，应附上双倍试件复试的合格试验报告单或处理报告，并且不合格的试验报告单不得抽撤或损坏。合格证、试验报告单等不仅应与实际所用的工程、部位的
实物相一致，还应与以上施工资料一一对应相符。
4）水泥
水泥进场时应有出厂质量证明文件。出厂后7天内提供28天强度以外的各项指标，32天内补报28天强度报告。水泥进场后应及时按规定见证取样和送检，有《水泥试验报告》（表C3-07）。对水泥质量有疑义或水泥出厂超过三个月（快硬硅酸盐水泥超过一个月）时，应重新试验。
（1）相关规定 水泥的出厂质量合格证应由生产厂家的质量部门提供给使用单位，作为证明其产品质量性能的依据，生产厂家应在水泥发出之日起7天内寄发给使用单位并在32天内补报28天强度。对于有下列情况之一者，如进口水泥、出厂超过三个月或快硬硅酸盐水泥超过一个月、承重结构使用的水泥、使用部位对水泥有强度等级要求的，必须进行复试，并且混凝土应重新试配。水泥复试的主要项目有抗折强度与抗压强度、凝结时间、安定性等。水泥的强度应以标养28天试件试验结果为准。
如果水泥的批量较大，厂方提供合格证又较少时，可用抄件（如复印件）备查，介必须注明原件证号、原件存放单位、抄件日期，并有抄件人、抄件单位的签字和盖章。
（2）注意事项
水泥出厂质量合格证应有生产厂家质量部门的盖章，其试验报告应有试验编号，以便与试验室的有关资料查证核实，并应有明确的结论，签字盖章齐全；生产厂家的水泥28天强度补报单不能缺少；使用单位必须认真查看水泥的有效期，对于过期的水泥，必须做复试，
5）砂与碎（卵）石
（1）相关规定 资料员应及时收集、整理、核验砂、碎（卵）石的出厂质量合格证和试验报告单。。砂、碎（卵）石质量合格证上备注栏内应由施工单位填明使用工程的名称、使用部位等。
（2）注意事项 砂、碎（卵）石的出厂质量合格证和试验报告单应与实物之间物证相符。试验报告单中必须有检测单位的相关人员签字、单位盖章。使用单位一定要认真核对出厂质量合格证和试验报告单中各项实测数值与规范规定的标准符合与否。试验报告单中应有试验编号，以便于与试验室的有关资料查证核实。试验报告单中应有明确的结论，并且签字、盖章齐全。其合格证、试验报告单等不仅应与实际所用的工程、部位相一致。
6）外加剂
外加剂主要包括减水剂、早强剂、泵送剂、防水剂、膨胀剂、引气剂、速凝剂和砌筑砂浆增塑剂等。在其进场时应有出厂质量证明文件，并应按规定见证取样和送检，
（1）有关规定
外加剂的产品质量必须合格，并应先试验后使用。合格证的内容包括厂家名称、产品名称、产品特性、主要成分与含量、适用范围、适宜掺量、使用方法与说明、注意事项、匀质性指标、掺外加剂混凝土性能指标、包装、质量、储存条件、出厂日期、有效期等。对于不同的外加剂其对应的试验项目也不同，一般有减水率、坍落度、含气量、泌水率、凝结时间、抗压强度、钢筋锈蚀、相对耐久性指标等。对于有产品防伪认证标志的外加剂，还应在确认其产品与出厂质量合格证与实物相符合之后，摘取一份防伪认证标志，贴在产品出厂质量合格证上，一并存档。
7）掺合料 掺合料主要包括粉煤灰、粒化高炉矿渣粉、沸石粉、硅灰和复合掺合料等。掺合料进场时应有由厂质量证明文件，并应按规定见证取样和送检，有《掺合料试验报告》
8）轻骨料 轻骨料进场时应有出厂质量证明文件，并应按规定见证取样和送检，有《轻骨料试验报告》
9）砖与砌块
10）木结构工程物资
木结构工程物资主要包括方木、原木、胶合木、胶粘剂、钢连接件、层板、胶合木构件等。
11）建筑节能物资 建筑节能物资包括建筑砌块、板材、节能门窗、建筑密封胶、粘结苯板专用胶、耐碱玻璃纤维网格布、锚钉、绝热用模塑聚苯乙烯泡沫塑料（EPS）、绝热用挤塑聚苯泡沫塑料（XPS）及胶粉EPS颗粒浆料等。
12）装饰装修物资
（1）装饰装修物资主要包括抹灰材料、地面材料、门窗材料、吊顶材料、轻质隔墙材料、饰面板（砖）、石材、涂料、裱糊与软包材料和细部工程材料等。
（2）主要装饰装修物资进场时应有出厂质量证明文件，并应进行见证取样和送检，有相应试验报告。
（3）建筑外窗应有力学、物理和保温性能试验报告（表C3-20-1~C3-20-3）。
（4）有隔声、隔热、防火阻燃、防水防潮和防腐等特殊要求的物资应有相应的性能试验报告。
（5）需做污染物检测的材料，应有污染物含量试验报告（表C3-27）。室内装饰装修用花岗岩石材应有放射性试验报告，人造木板及饰面人造板应有甲醛含量试验报告。
（6）当规范和合同有要求，或对材料质量产生疑义，并应有相应试验报告。
时，应进行见证取样和送检
13）防水材料 防水材料主要包括防水涂料、防水卷材、胶粘剂、止水带、膨胀胶条、密封膏、密封胶、水泥基渗透结晶型防水材料等。
（1）相关规定 在配制玛珶脂或直接使用普通石油沥青时，均应按照规范要求进行耐热度、粘结力、柔韧性等三性试验。石油沥青的必试项目有软化点、针入度、延度。卷材的必试项目有拉力试验、耐热度试验、不透水性试验、柔度试验等。
（2）注意事项 防水材料的材质证明必须做到“双控”，即各验收批的出厂质量合格证和试验报告单二者缺一不可。其出厂质量合格证中必须有生产厂家质量检验部门的盖章，试验报告单中应有试验单位的相关人员签字和单位盖章。
2.施工测量记录
1）工程定位测量 依据规划部门提供的红线桩、放线成果及总平面图（场地控制网），测定建筑物位置、主控轴线及尺寸、建筑物的±0.000高程，填写《工程定位测量记录》（表C4-02），填报《施工测量放线报验表》（表B2-01，见本书第四章），报监理单位审核签字后，由建设单位报规划部门验线。
2）基槽（孔）验线 通常把对建筑工程项目的基槽（孔）轴线、放坡边线等几何尺寸进行复验的工作叫做基槽（孔）验线。它是依据主控轴线和基础平面图，主要检验建筑物基底外轮廓线、集水坑、电梯井坑、基槽（孔）断面尺寸、坡度等
3）楼层平面放线 楼层平面放线内容主要有轴线控制线、各层墙柱轴线与边线、门窗洞口位置线及平面尺寸线等。
4）楼层标高抄测 楼层标高抄测内容包括楼层＋0.5m（或＋1.0m）水平控制线、楼地面、顶棚与门窗口标高等。
5）建筑物垂直度、标高、全高测量
6）建筑物沉降观测测量 沉降观测工作结束后应提供沉降观测成果表、沉降观测点分布图及周期沉降展开图、t-s(沉降速度、时间、沉降量)曲线图（或p-t-s(荷载、时间、沉降量、曲线图）和沉降观测分析报告。
3.施工记录
1）地基验槽（孔） 地基验槽（孔）的目的是检查地基的土质与勘探报告的土质是否一致，标高和设计图纸的要求是否一致，以满足地耐力的要求，保证建筑物的结构安全。
基底是否挖至设计要求的原土层，基底土质颜色是否均匀一致，且坚硬程度一样，注意含水量是否出现异常现象，
2）地基处理3）预拌混凝土运输交接
4）混凝土开盘鉴定 （1）预拌混凝土，应对首次使用的混凝土配合比在混凝土出厂前，由混凝土供应单位进行开盘鉴定并保存相应资料。
（2）现场搅拌混凝土首次使用配合比时，由施工单位、监理单位、搅拌机组、混凝土试配单位进行开盘鉴定，
5）混凝土工程施工 6）混凝土拆模申请批准单7）混凝土养护测温8）大体积混凝土养护测温9）混凝土结构同条件养护试件测温 同条件试件养护试件应在达到等效养护龄期时进行强度试验。10）构件安装 11）焊接材料烘焙12)木结构施工记录13）涂料施工
4.隐蔽工程检查验收
5.施工检测资料 1）锚固抗拔承载力检测2）地基载荷试验
3）回填土 （1）回填土方应测定土的最大干密度和最优含水率，确定最小干密度控制值，由试验单位出具《土工击实试验报告》（表C7-08）。（2）按要求绘制回填土取样点平面示意图，分段、分层取样做密度检测，有《回填土密度检测报告》（表C7-09）。
4）钢筋焊接接头、机械连接接头应按焊（连）接类型和验收批进行现场取样检测，
5）砌筑砂浆 6）混凝土 7）混凝土结构实体检验8）建筑装饰装修工程
9）木结构工程 （2）木构件防护剂应有保持量和透入度检测报告。
10）地下工程防水效果检验 11）防水工程淋（蓄）水检验 12）建筑通风（烟）道检查
13）墙体内表面潮湿、结露（霜）及霉变检验 建筑工程完工时，应检查外墙体内表面是否有潮湿、结露（霜）及霉变等现象，填写《施工检测记录》（表C7-03）。
14）墙体保温性能检测 15）室内环境污染物检测
6.可能进行单独组卷的子分部（分项）工程
1）基坑工程 （1）施工方案应有专家论证、审查文件。（2）支护结构、降水与排水等施工记录由专业施工单位提供。（3）隐蔽工程检查验收（4）施工检测资料
2）桩基工程 (1)桩孔验收 依据主控轴线和基础平面图，检验桩孔尺寸与位置
(2) 施工记录（3）隐蔽工程检查验收 B．桩基工程隐蔽工程检查验收内容包括桩混凝土、钢筋笼规格与尺寸及材料试验报告、预制桩连接与混凝土强度、桩头处理的位置偏差、桩截面尺寸、桩顶标高及防水处理等 (4)施工检测
3）预应力工程 (1)施工物资资料 (2)施工记录 (3)隐蔽工程检查验收 (4)预应力工程施工检测 有粘结预应力筋孔道灌注的水泥浆应参照砂浆要求留置试块，出具抗压强度报告，即《砂浆抗压强度检测报告》表C7-13.
4）钢结构工程 (1)施工物资资料 (C)板厚等于或大于40mm，且设计有Z项性能要求的厚板 E.重要钢结构所有的焊接材料需见证取样试验（表C3-32）。
重要钢结构是指：①建筑结构安全等级为一级的一、二级焊缝；②建筑结构安全等级为二级的一级焊缝；③大跨度结构中一级焊缝；④重级工作制作吊车梁结构中的一级焊缝；⑤设计要求。
F.高强度大六角头螺栓连接副应有扭矩系数检验报告，扭剪型高强度螺栓连接副应有紧固轴力检验报告，并按规定做进场试验，并见证取样和送检
(2)施工记录 B.钢结构防腐（火）涂料施工记录内容包括基层表面处理方法、环境温度、相对湿度、涂刷方法、间隔时间、干燥方式等。
(3)隐蔽工程检查验收记录
(4)施工检测资料
A ．钢结构工程焊接施工检测 设计要求全焊透的一、二级焊缝应进行内容缺陷检测，由
检测单位出具超声波、射线探伤检测报告或磁粉探伤报告。
B ．建筑安全等级为一级、跨度40mm及以上的公共建筑钢网架结构，且设计有要求时，应对其焊接（螺栓）球节点进行节点承载力检测，并进行有见证取样和送检，出具《网架节点承载力检测报告》
C ．高强度螺栓连接摩擦面进行见证取样送检，由检测单位出具《抗滑移系数检测报告》
5）幕墙工程
（1）施工物资资料
A．幕墙工程施工物资资料主要包括铝塑板、石材、安全玻璃、硅酮结构密封胶、金属板、钢材、五金件及配件、连接件和涂料等，应有出厂质量证明文件。其中铝塑板、石材、安全玻璃、硅酮结构密封胶应按规定见证取样送检，有试验报告（表C3-36~C3-40）。
B．硅酮结构密封胶还应有国家指定检测机构出具的相容性和剥离粘结性试验报告，双组分硅酮结构胶应有混匀性及拉断试验报告。
(2)施工记录（3）隐蔽工程检查验收 B．幕墙工程隐蔽工程检查验收内容包括构件之间、构件与主体结构连接节点的安装与防腐处理，幕墙四周、幕墙与主体结构之间间隙节点的处理、封口的安装，幕墙伸缩缝、沉降缝、防震缝及墙面转角节点的安装，幕墙防雷接地节点的安装，幕墙防火构造等。
（4）施工检测 B．幕墙工程完工后，应有抗风压性能、空气渗透性能、平面变形性能及雨水渗透性能检测，由检测单位出具《幕墙气密性、耐风压、平面变形性能检测报告》
（四）建筑给排水及暖工程施工资料的管理
3、施工检测资料 2）开式水箱、卫生洁具、室内的雨水管道等非承压管道安装完毕后，以及暗装、埋地、有绝热层的室内排水管道进行隐蔽前，应进行灌水、满水检测，填写《灌水、满水检测记录》（表C7-43）。
3）室内外输送各种介质的承压管道、设备在安装完毕，隐蔽之前，应进行强度、严密性检测，填写《管道与设备强度、严密性检测记录》（表C7-44）。
5）室内外给水（冷、热）、中水及游泳池水系统，采暖、空调、消防及设计有要求的管道应在使用前冲洗试验；介质为气体的管道系统应做吹洗试验；设计有要求时还应做脱脂处理；填写《管道冲洗、吹扫、脱脂检测记录》（表C7-46）。
6）室内排水水平干管、主立管安装完成后，应进行通球检测，填写《室内排水管道通球检测记录》（表C7-47）。
7）室内消火栓系统在安装完成后，应进行消火栓试验，填写《室内消火栓试验记录》（表C7-48）。
8）给水管道安装完成后，还应有卫生防疫部门出具生活用水卫生检测报告。
9）锅炉的高、低水位报警器和超温、超压报警器及联锁保护装置必须按设计要求安装齐全，并进行启动、联动检测，填写《安全附件安装检测记录》（表C7-49
12）锅炉在烘炉、煮炉合格后，应进行48小时的带负荷连续试运行，同时应进行安全阀的热状态定压检验和调整，填写《锅炉试运行记录》（表C7-52）。
4.隐蔽工程检查验收记录
【关键词】
行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度
行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。
一、行政执法档案以及具备的法律功能
行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。
二、行政执法档案的管理责任及其管理制度
行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。
（一）缺失健全的档案管理制度
在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理责任机制
行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。
行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。
三、结语
行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。
参考文献：
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[2]王.改革开放三十年来中国节能法律制度研究[A].2008年度上海市社会科学界第六届学术年会文集（政治・法律・社会学科卷）[C]，2008
食品卫生监督档案管理的意义
它是指在有关职责部门在开展针对食品卫生监察工作时，将对科研成果宣传、培训，对违法违纪的食品安全处理结果，对食品相关企业的安全评价以及与上述有关的食品卫生法律、法规等政策、规章以记录的形式留存的一种综合性记录形式。它记载着我国食品卫生监督管理的发展历程，为我国未来的食品监督工作的开展作出前期指导。同时，肩负相关管理职责的人员可以通过行政执行人员记录的食品卫生现场监督、检查的情况，来考核该人员的综合素质，所以将食品卫生档案管理规范化、是我国发展健全的食品安全卫生监督管理体系的必经之路，同时也为后续的发展打下夯实的基础、提供理论依据。
档案管理的具体实施做法
制定合理方案，将标准统一化。方正市食品卫生管理局刚组建，经验较少，工作中需要管理的档案并不十分繁杂，但同样，由于组织部门新成立相关管理人员经验不足等问题比较严重所以，针对这一问题，我们可以进行优化。
制定适合的立档方案，将归档标准统一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下属地的商户流动性较强，变动较为频繁等原因缺乏统一的管理，由此针对该地区监管工作很难及时、规范的进行。所以，地方职责部门制定了一系列的立档方案，通过食品生产、经营单位等的行业特性等制定了“一户双档案管理制度”，即为同一商户同时设立综合信息卡片及分户档案管理，与此同时，将相关档案的填写、使用规范、食品卫生检查制度等相关管理明细在档案管理者等职责部门，用以规范未来工作进程。同时，增设“食品抽样检测”“行政案例处理分析”的地方特色模块，以期为后续统计、分析工作打下基础。
对档案资料做到及时收集、整理归档。在食品卫生监督管理的档案管理中，对档案中所需的资料做到及时、规范的整理尤为重要，及时将生产、经营个体的各项基础信息、量化测评邓相关资料做备查准备，使得档案与实际情况沟通密切，避免发生“档实分离”。
加强管理，提高存档人员的工作质量。档案管理人员的基本素质是保障相关档案管理妥善进行的重点，如果想要提高档案管理的质量就必须对档案管理人员进行较为严格的业务技能培训。采取定期组织高级档案管理人员进行专业技能的培训、定期组织有关档案管理制度的宣讲，通过提高档案管理人员的综合素质，从而提升整体食品卫生管理档案管理的水平。
食品卫生档案管理的体会
首先，领导层的重视程度是进行一起管理体系改善的前提条件，直接影响档案管理相关工作能否妥善的进行。有了领导层的支持，建立妥善的档案管理制度更容易被落实、实施。从而实现“上下齐心，共同监管，横纵制约”的健康管理体系。
2 高校档案管理工作的作用
高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。
1、教学评估
高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。
2、改革与发展
近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。
3、科研活动
高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。
4、转变教学思维与模式
中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。
3 当前高校档案管理中存在的问题
1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足
一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。
2、现代化的档案管理体系还没有完善
虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。
3、制度与规范还需要进一步的建设和完善
很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。
4 提高高校档案管理成效的几点思考
1、深化思想认识，提高工作成效
想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。
2、细化岗位职责，激发岗位职能
档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。
3、重视对现代化档案管理的投入
现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。
4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。
3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。
参考文献
[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3
[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)
[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)
[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策
海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。
1.机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。
2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。
3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。
4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。
对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。
对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。
3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。
参考文献
[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3
[2]潘习龙,徐莉,赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节[J].国医院管理,2008,28(5)
[3]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息,2005,(21)
[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)
三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策
海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。
1.机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。
2.职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。
3.没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。
4.档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。
对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。
对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。
对策3：单位领导的档案意识对档案部门的影响至关重要，要加大档案宣传力度，加强法制教育，提高他们的档案意识。
关键词：医院 档案管理 创新
医院档案是记录医院各个时期发生变化的真实载体。医院档案主要包括党政工群管理、行政业务管理、医疗护理质量管理、科研教学、预防保健、医疗设备、项目工程、会计统计等各项规范工作。它是领导决策制定工作标准，是年终考核的科学依据。科学规范地管理医院档案是现代医院管理工作的重要组成部分，也是医院全面科学发展的一项基础性工作。近年来，医院档案的工作发展有了长足进步，但依然存在不足和不尽人意的地方，还待进一步改进和完善，针对医院存在的问题需要采取以下对策与措施。
一、当前医院档案管理存在的问题
（一）领导重视程度不够，给档案收集管理工作造成困难
由于领导只重视医院经济效益的发展，对档案管理的认识程度不够，他们只是简单地认为档案管理工作就是对日常工作的文件资料、数据报表的收集保管，片面认为档案管理工作不能够为单位带来明显的经济效益，所以不把档案管理工作放在重要地位，一些重要的文件资料随手存放，也不会主动将需要归档的文件资料交至档案管理部门管理，等到用时查找很困难，给档案收集管理工作造成难度，严重制约了当前医院档案管理工作的发展。
（二）硬件设施比较落后
目前各级各类医院发展迅猛，大型医疗设备的增添、更新，患者就医环境的不断改善，使人们的就医条件越来越舒适，理俱人性化。但是对档案管理硬件设施的资金投入相对较少，甚至是不投，档案室的设置形同虚设，使归档案卷长期处于狭小、杂乱、霉变、虫蛀的恶劣环境中，极大程度上影响到档案质量的管理，使档案信息的不完整，导致档案管理及档案利用受到极大影响。
（三）档案管理人员素质相对较低
由于单位领导对档案管理的不够重视，直接影响到档案管理人员对此项工作的工作态度就是管理意识淡薄，有些长期从事此项档案管理工作的人员年龄偏大或者多有选举权为档案兼职人员，未参加过档案专业的业务技能培训，使得这支档案管理队伍存在着知识老化，信息量少，学术素养不够的缺陷，没有受过系统的专业训练，参加学术活动的机会相对较少，难以接受新的学术影响，形成平庸、懒散的习气，影响了积极进取之心，也难以适应档案管理现代化的发展。
（四）档案管理不够规范
目前各医院在上述各原因的影响下，在进行档案管理过程中普遍存在着不规范的问题。主要是：案卷标题不规范，虽然注有标题但不能正确反映主题内容，或者是标题缺少基本要素，组卷混乱现象广泛存在，有的按时间年限组卷，既有按部门职能业务范围组卷的，也有按文种组卷的。有的仍采用传统的合理模式，没有先进的管理技术和管理手段。数字化档案盒电子文件更是少见，严重制约了档案管理的发展。使得这支档案管理队伍存在着知识老化，信息少量，学术素养不够的缺陷。学历低，没有受过系统的专业训练，参加学术活动的机会相对较少，难以接受新的学术影响，形成平庸，懒散的习气，影响了积极进取之心，也难以适应档案管理现代化的发展。
二、加强医院档案管理工作的对策
（一）明确职责，充分发挥档案室管理的作用
加强档案管理要必须首先明确档案室的管理职责。医院领导要把档案管理工作纳入医院院长办公会议的议事日程。高度重视档案管理工作的重要性，明确档案室的工作职责与流程。对档案管理工作中存在的问题，要及时研究，及时解决。院领导以身作则，成为档案管理工作的典范。领导的形象无形中影响着中层及员工对档案管理工作的认识和态度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一个完整的管理体系，确保各项档案管理工作顺利开展。
（二）加大投入，大力推进医院档案管理的信息化建设
完善档案管理的设施是加强档案管理的发黑条件。要想实现医院档案管理的现代化，单位应结合自身的需要，配备有复印机、电脑、防火、防盗、防潮等档案保管所需的基础设施及充足的档案库房外，还应对保管档案进行定期的清点和检查，确保档案信息的完整、档案的安全性。先进的档案管理软件是实现档案现代化管理必不可少的工具之一，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，这样不但使档案管理工作进一步规范化，也为档案利用者提供了方便服务。
（三）加强档案管理人员的素质培养
妇幼保健档案是单位的重要资料，记录日常工作的各类信息，通过搜集、整理和留存，能为各项决策以及活动开展提供支撑。随着数字信息技术的发展和进步，妇幼保健档案呈现现代化特点。采取有效措施，加强管理工作，有利于促进其作用有效发挥，对档案管理也具有积极作用，因而也越来越受到重视和关注。
（一）妇幼保健档案管理的载体性。妇幼保健档案信息涉及的内容非常广泛，包括行政、人事、财务、设备管理等内容，传统档案管理主要依靠纸张，能被直接阅读。现代化环境下，妇幼保健档案的载体是光盘或磁盘，并且可以存储丰富的档案信息，方便携带和管理。还可以此为载体，满足档案资料查阅需要，为开展各项决策提供依据。
（二）妇幼保健档案管理的共享性。电子档案通过计算机存储并对其进行管理，从而让信息具有高度的共享性，方便妇幼保健档案信息资料查阅。档案作为重要的文件资源，本身具有很强的共享性特征，但纸质档案往往需要借阅和传递，易受时间和空间束缚。整个借阅和传递过程中还可能出现损坏、丢失现象，难以保障档案的安全。而数字化档案在互联网技术支持下，可以非常方便地进行信息传递，实现妇幼保健档案信息资源共享。
（三）妇幼保健档案管理的实效性。妇幼保健档案数字化之后，可利用计算机进行档案信息资料查阅，实现信息的快速检索，还可以实现妇幼保健档案信息的远程检索和查阅。并且查阅过程简单，能及时获取档案信息，具有实效性特征，进而为用户获取档案信息资源创造便利。
二、新时期档案现代化管理存在的不足与问题
由于妇幼保健管理制度不完善，一些管理人员素质偏低，目前妇幼保健档案现代化管理工作仍然存在不足，主要体现在以下方面：
（一）对妇幼保健档案管理不重视。一些妇幼保健管理人员思想观念落后，局限于用传统方式开展档案管理工作。未能认识档案现代化的重要作用，相关制度措施不完善，信息技术应用不到位，影响妇幼保健档案管理水平提升。
（二）妇幼保健档案管理部门分工不清。未能明确相关部门的职责和权限，一些工作人员积极性不足，相互推诿。没有对妇幼保健档案资料进行整理和查询，难以提升妇幼保健档案现代化管理水平。
（三）妇幼保健档案管理人员素质偏低。忽视加强妇幼保健档案管理队伍建设，未能采取有效的管理培训措施，导致妇幼保健档案管理人员素质偏低，对提升综合档案现代化管理水平也带来不利影响。
三、新时期档案现代化管理的思路及有效对策
为弥补综合妇幼保健档案现代化管理存在的不足，促进管理水平的提高。结合管理工作需要，笔者认为应采取以下改进和完善对策。
（一）提高妇幼保健档案管理的思想认识。转变思想观念，与时俱进，顺应现代化管理趋势，制定健全的妇幼保健档案管理措施，更好规范妇幼保健档案现代化管理各项工作。提高管理人员对现代化档案管理的思想认识，并在技术、资金、软硬件设施等方面提供保障，促进妇幼保健档案管理水平的提高。
（二）明确妇幼保健档案管理的部门分工。明确妇幼保健管理部门的职责和权限，根据管理需要合理设置管理机构，配备管理人员，落实责任制，分工负责，相互配合。完善奖惩激励机制，激发管理人员积极性，促进综合妇幼保健档案现代化管理水平提升。
（三）提升妇幼保健档案管理人员的素质。引进基础扎实、专业技能强的妇幼保健管理人员，确保胜任档案现代化管理工作需要。加强对他们的管理和培训工作，定期开展专业技能培训和现代化管理方面的知识教育，提高文档处理效果，预防安全隐患，确保妇幼保健档案信息资料安全，实现提升妇幼保健档案管理水平的目的。
（四）构建妇幼保健档案管理的信息化平台。在信息时代和互联网技术迅猛发展的背景下，妇幼保健档案管理部门要重视信息平台构建，合理划分档案管理部门的职责，明确相关人员权限和任务，构建完善的信息化管理体系。对妇幼保健档案管理进行分类，加强监督工作，落实现代化管理方案，节约纸张，实现环保节约的目的。
【中图分类号】TU712；G275.9 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）05-0007-02
1 引言
随着企业的不断发展，工程项目档案越来越多，要求越来越高，档案管理方法也在不断变化发展，各行各业均拥有属于自己特点的档案管理软件，走上专业化管理道路。作为一个电力工程施工企业，工程项目档案管理还存在诸多弊端，需要不断加强工程施工、竣工档案管理的规范化、科技化、信息化、网络化，通过提高档案管理水平，为企业发展服务。
2 提高工程项目档案管理的必要性
2.1 加强项目档案管理是每位职工的义务
《中华人民共和国档案法》第3条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。另外，国家还颁布了《中华人民共和国档案法实施细则》、（GBT 11822―2008）《科学技术档案案卷构成的一般要求》、（DAT 28―2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等一系列法规、国标、行标，对企业档案管理职责作出相应规定[1]。作为电力施工企业的每一位员工均有为企业档案管理贡献力量的义务。
2.2 规范化、标准化档案管理可使企业利益最大化
近年来，随着国家宏观经济的发展，电力行业越来越多的重大特大项目均有创建国家优质工程的建设目标，其中项目竣工资料是评选优质工程的重要依据之一，在评选阶段占据十分突出的地位。
许多工程建设单位越来越重视工程项目档案管理工作的规范化、标准化，并采取了在承包合同中明确竣工资料保证金的规定，其比例高达合同价款的5%。在项目管理过程中，建设领域项目管理“员”也包括档案资料员，属于专业化管理人员之一。
笔者负责过多个工程项目档案管理工作，从施工过程档案收集整理到竣工档案制作移交均全程参与负责，工程竣工资料无法及时按业主规定要求移交则无法进行项目最终结算，竣工移交时间拖得越久，企业利益损失越大，其中包括可见的经济利益损失和无形的品牌名誉价值损失。
3 施工企业档案管理存在的问题分析
3.1 有意识，无重视
作为一个施工企业，其档案构成中很大部分为工程项目竣工档案，工程项目档案从招投标开始，经过施工过程控制到竣工验收结束，都会形成一系列具有价值的重要资料。
当前施工企业档案管理中存在的问题主要是工程项目完工后无法及时在规定时间内移交竣工资料，有些项目甚至在项目部解散之后两、三年才完成，这严重影响了企业利益。不能保证竣工档案移交的及时性、有效性，其根本原因是：①管理层存在着“档案工作就是档案员一个人的事情”的思想，并没有“专业的人才做专业的事”的意识；②相关管理领导和职工没有重视工程项目档案管理；③企业建立的奖惩机制未能覆盖或不能在档案管理工作中实际操作。这是一种“有意识，无重视”的不负责任的现象。
3.2 有机制，无职责
在当前工程项目招投标竞争日益激烈的大环境下，国有企业几乎都紧紧跟随国家政策对内部管理进行实时调整，其也已经意识档案管理的重要性，意识到档案管理是影响企业利益的基本因素之一，从设置各级档案管理部门，设置专业档案室，加强日常档案收集整理，到加强档案宣传和员工培养培训，硬件条件似乎都是按部就班、井井有条地稳步推进。在这看似有效的管理机制下，其实存在很多问题：需要调阅时才发现重要的项目档案并没有及时归档，或已经遗失无法追溯；由于部门众多，多数部门会自己保存相关重要档案，并不移交企业的专门档案室保管，致使其他部门在相同的档案需求上做了重复工作，耗费人力物力，给企业带来较大损失；没有一定的奖惩机制来对档案管理人员进行奖优罚劣，这是一种典型的“有机制，无职责”的管理失职表现。
3.3 有岗位，无能力
企业各级档案管理部门众多，档案管理岗位也按标准设置，但管理者能力和水平却参差不齐，出现已经归档的档案资料根本不能满足归档要求的情况。普遍原因是项目档案管理者一般都不是专业的档案管理人员，而是技术员兼职，甚至有些人员从未经过档案管理培训就直接上岗。工程档案是企业档案的重要组成部分，占比极大，档案管理者业务能力低下会导致资源浪费、影响档案质量，使工程难以通过竣工验收，从而导致企业损失。这便是所谓的“有岗位，无能力”现象。
4 提高档案管理能力措施
4.1 加强档案宣传，提高职工意识
要提高全体职工的档案管理职责意识[2]。首先，企业管理者在制定各?规章制度时，应从制度上为档案重要性宣传做好铺垫，让广大职工明白加强档案管理职责、提高档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中保存。同时加强各部门之间的沟通，实现档案的有效利用。再次，在提高职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。
4.2 落实管理职责，建立长效机制
企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理职责需要严格落实，在多数情况下，部门之间的业务需要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。
要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理职责，必须要求各级档案部门加强“按制度办事”的意识，认真及时落实各自管理职责。
建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不力、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩罚。
4.3 提高操作能力，确保后继有人
针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提高其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应考虑其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。
不论企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才能做专业的工作，获得与职位相适应的劳动报酬，才能使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，保证企业利益趋于最大化。
一、对前端控制和全程管理理论的反思
（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾
在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。
首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。
其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。
（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位
不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。
首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。
其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。
二、电子档案的真实性问题反思
在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：
第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。
第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在
在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。
