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档案管理是一项涉及面广，涉及信息量大的工作。因此，事业单位办公室档案管理具有十分重要的现实意义。做好档案管理工作，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。
一、事业单位办公室档案管理存在的问题
（1）档案管理工作的重要性没有得到重视。随着时代的不断发展，信息科技的进步，对办公室档案管理工作也提出了新的要求。在进行档案管理的过程中，现代信息技术的应用对档案管理工作人员提出了新的考验，工作人员需要运用相应的办公软件协助完成档案管理工作。在面对以上问题的时候，有时凸显出档案管理工作人员的专业水平不够，缺乏专业的档案管理技能，运用现代办公软件的能力不足等问题。因此，提高对档案管理工作的重视程度，进一步关注和解决档案管理人员的素质问题，是事业单位档案管理亟待解决的问题之一。
（2）办公室档案管理信息化建设过缓，设施相对落后。现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求采取不同的方式进行整理和保管。国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍以纸质文件为主，使得对纸质文件的依赖成为目前制度性的选择。一些数字化信息处于随机存储状态，有些被不定期销毁，有些被存储在临时可移动设备上，没有建立系统管理模式。
（3）缺乏完善的档案管理制度。目前多数事业单位没有建立针对办公室档案管理的相应制度和规范，即便有些单位对档案有相关的管理规范，但由于制度混乱，大多只是流于形式。比如说一些该销毁的档案，由于未定期销毁，仍然保留在档案室，这样就大幅度增加了档案查找的工作量，因而大大降低了实际操作中的执行力。缺乏完善的档案管理制度，致使档案管理难以发挥真正的作用。
二、如何加强事业单位的档案管理工作
（1）提高对事业单位档案管理工作的重视程度。做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对事业单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效率的档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到极其重要的推动作用。要提高对事业单位档案管理工作的重视程度，并全心支持改革，采取激励措施，为档案管理改革之路扫清障碍。同时，办公室档案管理人员应跟随社会的发展脚步，顺应时代的需求，不断提高档案管理意识和相关法律意识，尤其要增强办公室档案管理人员自身的保密意识，树立正确的档案管理观念。积极参加档案管理培训，掌握管理相关操作技能，提高自身素质及档案管理水平，充分认识档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的责任意识。
（2）加快办公室档案管理信息化建设。当前，网络电子信息化档案管理方式相较于纸质文件管理方式来说，更能凸显前者超高的工作效率，而且加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力。这样，在提高了档案管理工作效率的同时，更能够及时整理归类各类档案文件，使资料检索变得更加准确快捷。
（3）建立完善的档案管理制度。对档案管理体制进行改革，提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。在倡导自主更新的时代洪流下，事业单位想长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式。办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室档案管理工作制定相应的适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
档案管理改革是事业单位管理改革的一项重要内容，事业单位档案管理工作在单位中起着极其重要的作用，做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用。通过提高对事业单位档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使得事业单位办公室档案管理更加规范化，从而推进单位各项工作的有序发展。
参考文献：
[1]赵慧玉.浅析网络信息化进入高校档案管理[J].山东纺织经济，
一、办公室综合管理工作的重要性
企业作为我国市场活动的重要参与者，其经营发展都离不开办公室，不论是大企业还是小企业，都不能没有办公室这一机构设置。办公室属于一个单位的行政部门之一，它担负着承上启下、协调关系、联系各方、发号施令的任务。是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室人员是领导的耳目和左右手，要当好助手就必须熟悉上级文件精神，了解和掌握单位一个时期的工作安排及其贯彻落实情况，了解和掌握一个时期内职工的思想情绪。对这些情况，办公室要及时调查收集、分析研究，得出正确的看法，提出加强和改进工作的意见和建议供领导参考，为领导的决策提供服务。办公室是一个单位工作运转的轴心，是领导联系各方的纽带，是上下级之间沟通的桥梁，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。办公室人员必须加强政治理论的学习和各项工作的方针政策、规章制度的学习，不断提高理论水平、思想觉悟、办事质量。做到思维敏捷、处惊不慌、沉着应对、正确衔接，既不将复杂的问题简单化，更不将简单的问题复杂化，实事求是地科学有效地处理好各种关系，为单位工作的顺利开奠定基础。
二、办公室综合管理工作中存在的问题
（一）办公室任务繁重
办公室工作对于企业来说既是企业对外形象的根本，也是企业对内管理工作的保障。随着我国市场经济体制的完善，企业作为市场活动的重要参与者，企业与企业之间的联系也越来越密切。企业对外联系的加强必然会增加办公室工作的任务，办公室工作人员在接待了一批又一批的业务时，通常需要花费较多时间去整理，当办公室人员处理的事情增多时，就会造成工作出现这样那样的问题，不能为企业准备齐全的办公资料。
（二）办公室工作人员的工作积极性不高
办公室工作质量的好坏与办公室工作人员有着密切的关系。在我国当前企业发过程中，随着企业业务水平的提高，办公室工作人员却没有得到相应的报酬，往往是付出的劳动与得到的报酬不相符，从而挫伤了他们工作的积极性。其次就是企业不能针对企业业务发展情况采取相应的激励性措施来提高办公室工作人员的积极性，办公室工作人员在这样的形势下工作就会粗心大意，不能保障办公室工作质量。
（三）办公室工作人员的素质低
在我国当前企业发展过程中，许多企业办公室人员秉着有事就做，无事就等的原则，工作主动性差，由于办公室工作任务繁重，许多办公室工作人员在重工作压力下容易出现不礼貌的行为，说脏话，不能在工作中严格律己，从而有损企业形象，不利于企业办公室工作的顺利开展。
三、企业办公室工作中提高综合管理工作的策略
（一）抓住重点工作
办公室工作直接关系到企业的发展，对内而言，办公室工作是企业内部工作的核心，只有做好办公室工作才能保障企业其他各项工作的顺利进行；对外，办公室工作是企业树立企业形象的重要依据，企业只有做好办公室工作才能加强与外界的联系，让外界认识到企业的实力和潜在力。针对我国当前企业办公室工作任务繁重，首先企业要根据企业的发展规模，对办公室工作进行层次处理，狠抓重点工作，分清主次矛盾和重点工作，花更多的精神搞好政务服务。对办公室工作分清主次，同时工作人员更要合理分配工作精力，让自己有更多的时间和精力来处理办公室其他工作，从而保障办公室工作效率。当企业办公室人员在接待外来业务时，要切实做好自身的工作，努力做好服务，为企业树立良好的形象，让办事人员来的舒心，走的放心。
（二）完善企业管理制度
办公室工作作为企业发展过程中的一项重要工作，其工作效率以及工作质量与企业的管理制度有着极大的关联。我国当前企业要想保障办公室工作顺利开展，首先必须健全企业管理制度，并在不断实践过程中加以完善。企业制度是维系企业作为独立组织存在的各种社会关系的总和。针对企业办公室工作，企业只有制定科学、合理的管理制度，才能有效保障办公室工作的顺利进行，让办公室工作处在一个健康、稳定的环境中循序渐进。其次针对企业办公室工作人员，企业要采取相应的激励措施，在工作人员中形成一种竞争意识，同时给办公室工作人员进行生活上的补助，让他们认识到企业对自己的重视，从而提高他们工作的积极性，为企业办公室工作的开展打下基础。
（三）加强企业办公室人员的培训任重道远
员工水平参差不齐，在人格、智力、兴趣、经验和技能方面，均存在差异，当员工面对任务繁重的办公室工作时，难免会出现各种抱怨，从而使得其在工作中不上心，归根结底在于企业办公室工作人员素质不够高，不能适应工作中所带来的困扰和磨炼。为此企业应当重视办公室工作人员的培训工作，重视高素质的员工队伍是企业最重要的竞争因素。不仅加强企业办公室工作人员的技能培训，同时还要加强心理素质的培训，通过培训合格后上岗才能在实际的工作中发挥应有的作用。通过培训，可以提高员工的知识水平，提高员工的首创精神和创新能力。同时提高员工工作热情和合作精神，建立良好的工作环境和工作气氛，提高员工的工作满意感和成就感，从而提高员工队伍的整体素质，增强企业竞争力。
结束语
加强办公室的综合管理工作能够更好地促进办公室的发展，提高工作效率，从而保证企业的长远发展。
参考文献：
[1]李晋成.浅谈煤矿企业办公室管理工作存在的问题及对策[J].东方企业文化，2013（08）
二、高校办公室行政管理工作改进的办法
综上所述可以看出，高校办公室行政管理工作面临着许多问题，不但制约了学校的发展，也影响了学生的个人利益。因此，改进高校办公室行政管理工作已刻不容缓。本人结合多年高校办公室工作经验，提出以下几点建议，供大家参考。第一，对办公室工作人员进行培训学习，提高其综合素质。办公室工作人员的素质不单单只是业务素质，还包括政治素质、心理素质等等。办公室工作任务重，责任大，要求工作人员有很好的抗压能力，要勇于迎接压力和挑战，化压力为动力。另外，办公室许多上传下达的文件都是关于党的路线方针政策在高校的实施的问题，这就要求工作人员要有良好的政治素养，使自己的觉悟跟得上组织，跟得上时代。为了提高办公室工作人员的综合素质，学校应该组织培训学习班，选拔一批学习能力强，工作态度端正的年轻职工参与学习，为办公室工作输入新鲜血液。第二，严格学校的考核制度和赏罚制度。针对办公室工作人员消极怠工的现象，学校一定要加大力度，下大决心严抓职工考核，对平时工作认真，做事严谨的员工予以奖励，对那些工作散漫，态度消极的员工加以惩罚。学校考核制度和赏罚制度一定要做到公平、公正、公开，要有章可循，一视同仁，不能搞人情政策和特殊待遇。办公室员工也要在思想上真正接受这两个制度，不能有抵触情绪，要坚守岗位，踏实工作。第三，创新管理手段，改进管理方法。针对办公室工作信息量大，内容繁杂的特点，采取有效的管理手段和管理方法。尤其是当今时代是一个信息化时代，互联网无纸化办公已经成为改进办公模式，提高办公效率的一个重要手段。因此，办公室工作人员一定要与时俱进，充分利用现代科技的产物，学习电子办公的相关知识，利用好计算机、互联网以及一些方便快捷的电子办公软件（如word、excel、PowerPoint）。从真正意义上实现管理手段创新化，管理方式电子化的当代办公模式。
1.1 文书档案管理的重要性
文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文档工作一体化
文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。
2 当前文书档案管理存在的问题
2.1 文书档案管理制度不规范
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档；或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档；或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
3 办公室人员做好文书档案管理的措施
办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。
3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.3 强化档案管理人员的培训
办公室在油田企业的组织机构中是重要一环，它担负着油田企业综合管理的部门职能，起着对内上下联系，左右沟通；对外则树立形象桥梁和纽带作用。办公室管理水平的高低直接关系到油田企业的形象树立乃至对企业内部各部门的工作效率也产生直接而深远的影响。为油田企业的发展和工作效率的提高起到不可忽视的作用。
一、油田办公室的职能阐述
市场经济的深入发展，市场竞争的不断加剧，使油田企业面临越来越多的挑战。企业若想实现可持续发展，就不得不加强内部管理工作。油田企业综合管理离不开办公室这个基础性机构的支持。办公室管理水平的高低、管理质量的好坏将会对油田企业方方面面的管理工作产生直接而深远的影响。当然也包括油田业务工作的开展。现阶段，油田的办公室一方面承担着管理事务、提供服务、参与决策的等重要职能，另一方面还发挥着引导油田企业综合管理工作不断优化的重要作用。对于油田企业而言，可将办公室的作用概括为两点：桥梁作用和参谋功能。
1.油田办公室的桥梁作用。在油田企业之中，办公室发挥着重要的桥梁作用，有效连接着油田各个工作人员以及不同职能部门，肩负着上下互通消息的重要使命，另外，还具备一定程度的宏观调控以及综合权衡的职能。所以人们将办公室看作是油田企业一个有效的协调部门。在决策的组织实施过程中，办公室发挥着类似中介性质的作用，一方面要详细了解油田企业各部门的实际情况，并将这些情况如实地反映给领导者、决策者；另一方面，油田企业决策制定完成后，办公室要观察决策的具体执行情况，发现问题及时汇报，方便决策的调整。
2. 油田办公室的参谋作用。新形势之下，油田企业的办公室仅仅具备桥梁作用是远远不够的。办公室还应具有一定的参谋功能。具体表现在以下几个方面：一是办公室要准确、及时、全面地收集有利于油田企业发展的信息资料，并将其提供给油田企业的决策层，为各种决策的制定提供事实依据：二是办公室要紧紧围绕企业的中心工作来开展自身的工作，如各种调查研究，并将调查研究结果上报给领导层，方便油田企业中心工作的开展；三是办公室要在油田领导的指挥下负责各类重要文件的起草，并落实各种决策的制定与执行情况：四是办公要能够针对油田企业当下所面临的重要问题给出合理性的建议。
二、提高油田办公室管理水平的措施
1.加强油田企业办公室的思想建设与作风建设。要做好油田办公室的工作，关键在抓好办公室人员的教育和培养。所以，要求油田办公室工作人员应该以德为先，即具有较高的政治素质、良好的道德修养、极强的责任意识和大局观念。通过加强学习，树立科学的世界观、人生观和价值观。坚定正确的政治方向、立场和观点，养成良好的保密意识和服务意识。良好的服务意识是办公室工作人员做好工作的基础。油田办公室工作人员的工作作风如何，不仅影响到油田单位的工作效率，还会影响油田企业集体的形象和声誉。所以，油田办公室工作人员在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉献的精神，兢兢业业、认认真真做好每一件事，做到求实、务实、踏实。
2.要建立健全油田办公室的管理体制。油田办公室应根据实际出发，建立科学的行政目标管理体制，强调以人为本，实行人性化的管理方式，使办公室的工作人员明确工作的目的性，能自我约束、自我控制，发挥自己主观能动性的管理方式。油田企业各部门应对具体业务内容进行再分工，对办公室工作人员进行适当调整，并制定工作计划，形成一套完善的目标管理体系。在体系制定完成后，再将目标细化，将任务分配到每一个工作人员。在工作人员明白工作职责之后实行目标责任管理。最后，对油田工作人员的工作业绩进行考核，这样既可以避免在管理过程中工作人员待遇一刀切的弊端，同时又能增加员工工作的积极性，让员工意识到竞争的压力，从而打消工作人员消极、懒散的工作作风，提高办事效率。此外，油田企业的领导应准确掌握办公室从业人员的需求，因时、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激励措施，激发工作人员的工作积极性。
3.大力推行油田办公室的精细化管理。油田办公室工作要树立注重细节的理念，增强精细化管理意识。精细化就是一种理念，一种意识，一种态度，更是一种追求细致的文化。一是要求油田办公室的工作人员解决思想观念问题，牢固树立注重细节的理念，增强精细化管理的意识，从基本制度抓起，不断推进办公室工作科学化、精细化、制度化、程序化。二是要进行定岗定责，明确职责，实施权责对等。“定岗”，就是要根据油田办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。“定责”，就是要明确界定岗位职责。确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。“定标准”，就是将各项管理工作的标准具体分解到每一个工作岗位中，形成岗位工作规范，使各个岗位的工作人员能够全面了解岗位职责，确保严格按照管理标准和工作规范，优质高效地完成本职工作。三是要健全考核评议体系，提高绩效。严格绩效考核是促进岗位职责落实，推进办公室管理工作科学化、精细化管理的关键。要根据岗位职责体系的要求，按照奖优、治庸、罚劣的原则，积极推进油田办公室工作绩效考核。
4.提高油田办公室工作人员素质。要多方面、多层次、多途径对油田办公室行政人员进行素质培养。一方面是加强理论学习，提高治素质。政治素质主要是指行政人员应当具有的政治立场和方向，是各项素质中最重要的一项，是搞好行政管理工作的前提和保证。要高度重视政治理论学习，提高理论学习的积极性和主动性。其二要积极创新提高业务素质。油田办公室中一些行政人员比较年轻，不是管理专业出身，行政管理经验不足，业务操作不熟悉。加上行政工作的很多具体环节，都是在学校和书本上所无法获知的。所以要不断提升行政人员的业务素质。其三是上岗前要进行有针对性的培训，学会本职工作的基本技能；上岗后要尽快熟悉各个环节，提升业务素质，在实践中不断改进工作方法和创新工作思路，在工作中不断提高观察、分析、理解、判断和反应能力。
三、对油田办公室工作的思考
1、应对重大突发事件的处置将是办公室工作的重中之重。在重特大突发事件中应重点做好以下工作：一是高度警觉，敏锐分析，准确迅速地掌握事件基本情况。有些突发事件发生后，现场比较混乱，具体情况不清，在现场的人员也可能意识不到事情的严重性。有些事故发生初期破坏性没有显现，但有可能迅速恶化，造成严重后果。这就要求办公室人员时刻保持高度警觉，具有敏锐性的判断能力。接到事件报告后，详细询问，迅速掌握事情的基本情况，为领导提供准确的现场信息，以便采取科学的措施处置事件。二是及时汇报，启动应急预案。基本情况清楚后，立即向领导汇报，启动应急预案，做好应急值班。三是加强值班力量，跟踪事件动态，详细记录。应急值班工作强度大，时间紧，需要加强值班力量。要及时通知休班人员到岗，24小时双岗值班，必要时派值班人员到现场协助应急指挥协调。要及时跟踪事件动态情况，详细记录事件处置的过程细节，直到事件处理完毕。四是综合协调有关部门、单位，处置应急情况。办公室在处置应急事件中应发挥上传下达、综合协调的职能，是应急指挥的枢纽，调度各相关部门和单位集中人力、物力迅速到位，控制事态发展，减小损失。
2、把握政策，热情接访，努力维护油田企业大局稳定。维护大局稳定是保证油田生产经营正常运行的前提，也是办公室工作的一项重要任务。油田企业规模大，人员多，包袱重，在企业深化改革的进程中由于利益格局的调整，各类矛盾显现，维护稳定的任务较重。办公室作为维护稳定工作的前沿，应主要做好以下几个方面的工作：一是认真做好接访工作。牢记职工群众利益无小事的道理，带着深厚的感情做稳定工作，认真倾听职工群众的呼声，切实解决他们的实际问题和困难，从源头上最大限度减少不和谐因素，促进油田的和谐稳定。二是做好政策解释工作。组织有关部门轮流到办值班接访，直接受理案件，为职工群众解答相关政策，有效提升工作的整体水平。三是做好稳定信息预警工作。协调综治、公安、宣传、等部门，在全油田建立起多层次、全方位、有重点的分级信息预警体系，及早发现苗头性、倾向性问题，有效促进了维稳工作的超前防范和源头治理。
四、结束语
笔者从办公室的职能及如何提高油田办公室的管理水平两个方面谈了油田办公室的管理工作，并对油田办公室的工作提出了自己的思考，相信油田办公室围绕抓作风建设、健全管理体制、推行精细化管理、加强人员培训四方面下大气力，重视应对重大突发事件的处置、以及维护油田大局稳定，就一定可以让油田办公室工作上一个大的台阶。
参考文献：
[1]厉爱民；办公室管理的人文取向[J]；钦州师范高等专科学校学报；2003年03期
为了适应经济潮流的发展，跟上时代的步伐，企业办公室综合管理逐渐被提到日程上来，根据经济需要，必须针对内部管理作出一些相应的调整。我们要准确把握时代讯息，全面认清办公室工作目前面临的重要形势，积极为领导、机关和基层服务，抓好落实，科学管理，创建优秀的管理模式，加强办公室工作管理改革。
一、提高工作人员综合素质
1、积极的服务意识
服务是现代社会行业中的一个关键词，是衡量办公室工作的根本标准，有良好的服务意识才能搞好办公室工作，使得办公室管理高效化。办公室工作人员要不断提高自己的服务意识，能够积极主动，顾全大局，具有团结意识，头脑灵活的同时做到身体灵活，要认真、谨慎、勤快，一丝不苟，不能被动地接受领导交代的任务，不能在工作中互相推诿等。并且要求工作人员要做到事无巨细，对待来访人员热情接待，负责到底，仔细询问事由，重要事情做到准确、及时地传达。
2、良好的协调能力
在办公室工作中难免会遇到各种各样的问题，其中同事关系的相处是保证企业长期持续稳定发展的重要点，这就要求我们的工作人员具备良好的沟通和协调能力，能够协调好同事之间关系以及解决工作中出现的某些不和谐现象。综合协调，形成推动工作的整体合力。在办公室管理工作中，协调各部门，狠抓综合管理，健全和完善内部管理体系，实现办公室工作的规范化、科学化、优质化、高效化管理。
3、独特的创新思维
创新已经成为新时代的主题，一味地追求传统，止步不前只会被淘汰，成为经济社会的弃儿。同样地，企业内部管理也需要创新和发展。办公室工作人员要继承和发扬优良传统，适应形势的发展变化，运用独特的创造性思维，谋划适合本单位且具有特色的管理方法，坚持传统和创新的统一，增强工作的预见性和主动性。
二、强化企业内部管理
1、搭建基础
办公室工作的基础如同楼房的根基，根基不稳何谈房子的安全性，因此，搭建办公室综合管理工作的基础迫在眉睫。办公室管理者要首先做到室内清洁、办公用品拜访整齐、环境优美、气氛融洽，能够让大家以最良好的精神状态投入到工作中去。办公室工作中还要提升组织重视水平，以高层管理者的支持作为后援，可以通过帮助管理者处理一些较为棘手的问题，或者满足他们的合理需求等来获取支持和信任。另外，要进行有效地沟通，做到知己知彼，即掌握组织成员的动向，根据对方特点使用沟通方式。
2、健全制度
俗话说，没有规矩不成方圆。没有健全的管理体系也很难保证工作的顺利进行。建立全面的工作体系，明确分工和职责范围，严格按照规章制度进行管理，确保办公室工作正常有效地运行。
办公室承办全局性工作规章制度，如会议制度、考勤制度等都应不断完善健全，确保办公室工作快速高效地运转。其中，档案管理和财务管理占有举足轻重的地位，必须成立专门的规章制度。首先，应注重办公室档案的管理。建立单独的档案室，提高档案管理自动化水平，完善档案管理系统，配备专人负责监督，整理和维护，并定期总结管理经验和对管理工作的建议和意见，找出工作过程中的缺点和不足，及时纠正，更好地提高工作质量。其次，推进财务制度改革。社会企业的发展主要依靠经济的推动，而财务就是企业经济的命脉，保证财务公开、透明、安全，就必须严格遵守财经纪律，规范票据管理，加强财务制度改革。
3、加强管理
要做好管理，就必须从各个角度出发，准确有效地实行管理制度。目前，随着行政机构改革的进行，办公室工作存在这一些潜在危机，一系列问题也由此滋生，人员不足，管理片面等，要解决这些问题，唯一正确有效的方法就是建立健全合理的管理组织。办公室工作的设置要符合组织原理，做到结构综合化、人才多元化、方法制度化，办公室组织只有合理化，才能更好地发挥整合效能。
思想决策在管理中占有至关重要的作用，办公室工作人员要克服旧的传统观念、思维模式和工作中的惰性，做到与时俱进，勇于创新，运筹帷幄，树立全局观念，注重效率和效益的结合，时刻提醒自己高效优质地完成任务。另外，要认真、谨慎，善于观察，发现倾向性、方向性、苗头性的问题，及时提供信息，研究解决方法。
现代的信息技术发生着日新月异的变化，管理手段也呈现多样性，以计算机信息为代表的信息处理技术为办公自动化工作提供了前所未有的机遇，向我们展示了一个全新的多元化的世界平台。
办公自动化是指运用先进的科学技术，将办公业务活化于人以外的各种设备中，并由办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。它涵盖了行为科学、管理科学、社会学等多个领域的理论与技术，尽可能地充分利用信息资源，达到最高效益，提升协同办公能力，辅助决策，强化决策者管理水平。
三、结束语
认真贯彻落实党的十和省委九届六次全会精神，紧紧围绕《国家侨务工作发展纲要（____1—____5年）》及我省实施意见和全国侨办主任会议、全省侨务工作会议的部署，以“促进履职、创新管理、转变作风、优化服务”为绩效管理目标，以“服务经济建设、服务对台工作、服务侨胞侨眷”为绩效工作主线，以实施服务经济发展“八项行动”为绩效工作重点，深入推进侨务部门绩效管理实践，努力开创侨务工作新局面，为____科学发展跨越发展作出新的贡献。
____年，我办要围绕绩效目标、绩效责任、绩效运行、绩效评估、绩效提升等基本环节，进一步健全绩效管理制度，完善评估指标体系，用好绩效评估结果，切实提升工作绩效。
（一）设定绩效目标。按照省委、省政府各项工作部署和要求，依据我办职能职责，根据《____年省政府工作部门绩效管理指标体系》要求，结合省侨办____年工作要点，制定我办____年度绩效目标任务。绩效目标包含具体工作内容、工作措施、工作目标、工作时限和预期效果。办绩效目标的设定，采取自下而上的方法，由各处室设置，效能办汇总并征求意见，形成省侨办绩效管理工作方案，经办党组书记、主任审定后，以正式文件报省效能办，省效能办批复后，按有关规定通过“____侨网”向社会公开并组织实施。
（二）落实绩效责任。对设定的绩效目标，办各处室要进行责任分解，明确领导责任和岗位责任，将责任落实到岗，落实到人，形成绩效目标责任分解表。将绩效目标列入办机关目标管理责任制，并与个人年度考核挂钩，对绩效目标实现程度进行年度检查考核。
（三）加强绩效监控。一是建立内部监控机制。由效能办对绩效目标实现情况进行过程跟踪，并及时向办领导汇报绩效情况。通过办主任办公会议，每季度听取一次绩效情况汇报，及时发现绩效运行中的问题，研究解决办法。二是及时总结绩效运行情况。各处室要召开半年绩效分析会和年度绩效总结会，对绩效情况进行自查，对绩效目标的运行、实现情况进行具体分析和总结。各处室开展年中和年度自评，尔后由效能办组织联合评估，汇总结果。评估结果以优、良、一般、差四个等次表示。三是组织办效能督察小组，由秘书处、机关党委（人事处）、驻办监察室轮流牵头，每季度至少一次不定期进行明察暗访，并将情况及时向办领导和有关处室反馈，督促整改。
（四）开展绩效考评。根据要求，我办应于____年7月31日和____4年1月20日前向省效能办分别报送年中、年底绩效管理情况自评报告。省效能办会同省委省直机关工委、省统计局等部门，采用指标考核、公众评议、察访核验相结合的方法，对我办绩效情况开展考评。____4年1月下旬，由省效能办、省委省直机关工委牵头组织绩效考评工作小组，对我办进行年度绩效管理工作指标考评。公众评议由省统计局社情民调中心负责组织开展；察访核验由省效能办、省委省直机关工委牵头，有关部门配合，采取明察与暗访相结合的方式不定期开展。
（五）强化绩效运用。积极建立评估结果向上向下双向反馈制度。根据省效能办关于反馈省侨办年度绩效评估情况的要求，自下而上地组织对绩效评估结果进行深度分析，认真查找薄弱环节，制定切实可行的整改措施，落实整改工作，促进绩效提升。实行绩效奖惩制度，各处室绩效评估结果将与年度评先评优、发放绩效管理奖金相挂钩。对于绩效评估结果为“优”和“良”等次的处室，年度评先评优名额全部从这些处室中产生，全额发放年度绩效管理奖金；对于绩效评估结果为“一般”等次的处室，取消该处室及其工作人员年度评先评优资格，只发放年度绩效管理奖金的70%；对于评估结果为“差”等次的处室，责成该处室领导在机关大会上做检查，取消该处室及其工作人员年度评先评优资格，且不予发放绩效管理奖金。
自最早的独立学院成立算起，经历了将近17年的时间，期间各大独立学院不断摸索自身发展的出路，对发展中出现的政策与环境的变化做出相应的调整。笔者所在的西安交通大学城市学院自2004年成立以来，也摸索出了自己的发展模式。目前我院实行的是院系二级管理机制，在此机制下赋予系教学秘书较大的活动权限，同时也给予了较强的任务量。笔者作为管理系办公室主任，主要从自身工作重点出发，对工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教师培养，员工职称职级评定，员工心理健康关注等问题进行简要分析，以期促进工作的更上层楼，对于我系乃至相关部门有所助益。
一、系办公室行政管理问题分析
笔者自2007年进入西安交通大学城市学院，从系办公室基层开始做起，于2015年晋升为管理系办公室主任，对于办公室承担的巨大责任，作为办公室主任责无旁贷，对于工作过程中的成绩与不足也略有思考。总结起来，以上述五方面作为契入点进行一下分析。1、行政考勤流于形式。学院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相应的考勤表，在执行过程中大部分员工还是具有一定的自觉性，部分员工对此具有一定的抵触情绪，认为大学本应是宽松、自由、开放的一种氛围，对员工特别是教师限制的太死。这种思想不仅仅是个别教师的思想问题，流于形式的考勤也不仅仅存在于一个系，对此我们应认真思考解决之道。2、考核制度有待完善。学院经过十几年的发展，管理制度处于不断完善中，然而独立学院毕竟才发展十几年，管理制度的经验积累不足，队伍年轻化也缺乏相应的培训，考核制度实行一刀切，没有考虑各系的具体情况，比如没有区分文科系与理科系的差别，文科系也分经管与人文、艺术的差别，理科系也分计算机与机械、能动等的差别，对于工作考核的差别应具体情况具体区分，这一点我们做得还不足。3、教师接力存在断层。管理系作为西安交通大学城市学院的大系，学生数量是最多的，特别是会计、财管专业对师资的要求较高，而我系主要是老教师挑大梁，虽然近几年引进了一部分青年教师，老教师也在不断地指导青年教师，然而我系缺乏中年教师这一队伍，未来几年老教师面临退休，青年教师成长不足，无中年教师能够挑大梁，这是我系值得思考的地方。4、员工职称评定材料不足。职称评定对于员工队伍的稳定以及员工工作积极性的提升具有重要意义，而无论是行政还是教师，在职称评定过程中除了需要较强的工作能力，还需要一定的科研能力，我系员工的弱项便在于科研能力不足，导致评定职称过程中科研这一项弱化了整体实力。5、员工心理健康辅导有待加强。我系学生较多，任务强度相应也较大。这给我系员工带来了极大的心理压力，对于维系员工的健康带来极大挑战，抱怨情绪时有发生。这与办公室组织员工集体活动、分担员工工作量以及考虑员工生活等方面具有一定关系。
二、政策建议
系办公室教学管理工作的好坏，承接着系教学、行政质量能否顺畅展开的重任。对于工作中的问题及不足需要进行不断的改进，方可化解危机，使工作正常运转。针对以上问题，笔者提出以下几点建议，以供探讨。1、考勤宽松有度，区别对待。“一刀切”的考勤制度，不具备大学的“人文情怀”，需要具体情况具体对待。比如对于老教师，可以考虑无考勤制(但是重要会议需要参加);中年教师可以实行减少考勤日期，提升其对于单位的认同感;青年教师实行严格的考勤制，以规范其行为，待职称评定升级以后可放宽限制，以促进其追求上进之心。2、考核制度适度放权。在学院制定粗略的考核制度的基础上，给予各系根据自身情况制定考核制度的权限，经过院系共同协商论证，积极听取基层师生意见的基础上再予以定稿实施，以提升各系的工作积极性，形成“百家争鸣”的高校学习、工作氛围。3、建立起教师层级队伍。引进各个年龄层次的员工充实教学、行政队伍的同时，完善老中青的结构搭配，避免“顶梁柱”的缺失，实现阶梯式的员工培养制度。对于员工的引进，要“不拘一格降人才”，避免单纯的以学历为主，在保证最低限的基础上，广纳人才，提升整个院系的教学、行政水平。4、促进员工平衡发展。在不断提升员工工作效率的同时，关注员工科研水平的提升。在工作中学习，在学习中提升，将所学与所思形成科研成果，既可以促进学院的发展，也可以促进自身的提升，相得益彰。这对于员工的工作效率的提升以及忠诚度的提升，具有积极意义。5、关注员工身心健康。工作效率的提升离不开员工身心健康的维系。在工作中遇到的诸多不顺，需要办公室相关人员予以适当疏导，给予其表达意见的途径，对于员工提出的问题，系秘书需进行相应的处理，以促进问题的解决。系办公室承上启下的作用需要其工作人员具有一定的耐心、细心以及关心，只有做好系工作的“好管家”，系这个机体才能有效运转。总之，二级管理体制下的系办公室行政管理工作繁杂，任务重，只有不断地相互学习、总结经验，才能更好地实现院系工作的有效衔接，保证各项工作的有效运转，最终实现集体力量的最大化。
作者:许玮玮 单位:西安交通大学城市学院
参考文献:
一、前言
在探讨综合办公室的管理水平提高途径前，我们要清楚的指导综合办公室的职能，办公室各单位的综合协调部门，主要负责内外联络、上传下达，同时由于对单位给方面都熟悉，因此也成为单位制定决策时的顾问团，更是决策实施是的得力帮手。综合办公室联络的对象包括：对外有上级单位、地方政府和群众、设计单位、施工单位以及建立单位，对内主要是单位管理层和各级员工。针对各方的协调工作是一项复杂工作，工作目的是保障工程项目的顺利推进，核心是协调好各方关系，为工程建设的整体规划服务。
二、办公室综合管理工作的特点
1、政策性。综合办公室在日常工作中收集、整理、综合单位内部和外部各方面信息，并综合分析，定期向单位领导层汇报。这项工作重要性不言而喻，领导层对内外状况的判断直接影响领导决策，决策水平的高低，对单位的规划和发展起到决定性的作用。因此，综合办公室的职责类似于部队中的参谋，责任重大。在日常工作中要要积极、主动的做好信息整理、汇报工作。
2、服务性。综合办公室属于单位内的服务部门，其服务的内容主要包括：（1）为领导层服务，主要是传达领导层决策，并作为决策实施助手帮助单位各部门领会决策精神；（2）为给部门服务，部门之间需要工作上的对接，办公室作为协调部门，在部门工作内容的衔接上有着独特优势；（3）为单位内部职工服务，汇总职工意见，并及时向领导层反映单位职工思想状况。
三、办公室综合管理工作中存在的问题
1、工作覆盖面广，指向性差。由于综合办公室的工作包括上传下达、各方协调、内外联络，工作内容十分繁杂，具体说来对内要管理单位日常事务、劳资管理、后勤服务，对外要负责活动策划、宣传报道等。在项目筹备和验收周期内，管理的事务太多，内容太杂，因此要想将每项事务都处理得井井有条难度极大。
2、工作人员较少。相对于其他部门的工作，综合办公室专业性较弱，所以很多单位对综合办公室并不重视，认为办公室的任务只是负责内勤服务和上下沟通，不需要专业能力，因此人员编制较少，可实际上由于工作内容覆盖面极广，管理事务、服务对象众多，因此相对于单位其他部门工作人员而言，综合办公室工作人员的工作量大的多。
3、工作业绩不明显。单位内的其他部门工作范围明确，比如财务、采购、安环等部门又有着明确的工作内容，方便业绩考评，而综合办公室的工作覆盖面大，许多都是协调工作，而且突发性、偶然性大，尽管办公室人员忙碌一天的工作，往往在业绩考评中难以体现，导致为工作所耗费的精力和时间，都无法获得相应的认同和奖励，长此以往自然影响综合办公室工作人员的积极性。
四、加强办公室综合管理工作的策略
1.狠抓信息调研
在辅助领导层制定发展规划和做出决策中，综合办公室扮演了重要的角色。首先综合办公室以其独特的优势，方便搜集整理单位内外的各种信息，及时做到下情上达，对单位领导决策内容和方向起到重要的辅助作用；其次，办公室相当于领导层的参谋，在制定具有战略性、全局性决策时，少不了综合办公室的参与，这就要求办公室人员要增强战略思维能力，事先拿出几个有可行性的方案以供领导层决策。因此，在日常工作中就要就办公室人员提高一下几个方面：（1）跟得紧，紧跟信息调研这根主线，用心搜集各种信息；（2）抓得住，要准确领会决策的意图；（3）用得上，才决策过程中避免做无用功，可行方案的制定要具备多样性、全面性。
2.狠抓督办协调
综合办公室的日常工作是负责单位的协调工作，在当先局势下，协调工作更加凸显其重要性，具体说来主要是协调好四个方面关系：（1）对上协调。要在工作中做到请示不推诿、建议不越权、服从不盲目、尊重不奉承，对上级汇报情况要做到如实反映客观事实；（2）对下协调。对象为公司广大基层员工。首先，围绕生产项目是对下协调工作开展的核心，抓住难点主动协调来推动整个项目；其次，采取什么样的态度是协调工作的灵魂，要做到发言不施令，协调不指挥，提高员工积极性；（3）对内协调。这对公司内部各个职能部门间的对接工作，综合办公室就是企业管理中的剂，遇事要多与其他部门负责人沟通，发挥其特长；
3.狠抓党群工作
综合办公室还需要负责管理党群工作，处理党群事务，协调党群关系，管理模式主要以协调、调动为主。党群工作主要是针对基层员工，首先是工作方法，在处理日常事务时，要不断增强思想教育工作，留意观察员工的思想动态，一些带有倾向性、苗头性问题要做到早发现、早协调、早疏通，力争做到见微知著，把在问题萌芽时期就解决掉；其次是注意协调党群关系采取的态度，协调的目的是使员工对企业怀有亲切感，对自身有荣誉感，对工作有成就感，进而对企业有归属感。这不单单是解决问题，而需要长期的思想工作和情感联络。那么在态度上就要做到心怀平等、坦诚相见。
4.狠抓安全保障
企业的安环状况也是综合办公室管辖范围内事务。首先要建立完善的制度，对进场设备和台账做定期的检查。定期检查的目的是将安全问题的影响降到最低，对发现的安全隐患要及时敦促相关部门整改，还要全程跟踪整改过程，直至排除隐患。
五、小结
综合办公室工作覆盖范围广，是参与决策制定、执行，负责上传下达、部门协调、内外联络的综合部门，其工作质量会对单位的运转起到决定性作用，因此综合办公室虽然繁杂且专业性不强，但对于单位来说十分重要。只有转变思路、调整工作态度、扎实做好本职工作，才能平稳且高效地推进项目建设。
参考文献
[1]张建恒，论新时期高校行政管理观念的转变[J]，河北农业大学学报（农林教育版），2006年01期
二、办公室行政管理工作中存在的问题
（一）整体和局部不协调
在单位当中，办公室的职能和作用是综合性的，它与其它各个部门之间最大的区别就是其服务性。因此办公室应当遵循一切服从整体和服务整体的工作原则。但是，在实际的工作中，当有些部门的局部工作与单位的整体工作产生冲突时，办公室没有很好的协调和安排二者之间的关系，没有做到局部服从整体的工作原则。
（二）工作性质被动
由于办公室是服务性的部门，因此其行政管理工作具有一定的被动性质。久而久之，办公室的工作人员就会产生被动的情绪和习惯，在工作中不能很好的发挥主动性，不善于在被动工作中寻求主动解决。对于一些常规性、规律性、阶段性的工作，有时会消极怠工。而对于领导临时安排的工作和布置的任务、突发事件的应对等方面，缺乏灵活的应变能力，使得办公室行政管理工作的效果难以得到充分的发挥。
（三）工作分寸掌握不准确
办公室的另一方面作用就是为领导出谋划策。在这个过程中，办公室应当掌握好一个度，控制好工作的分寸。在领导的决策过程中，办公室是处在辅助和从事的地位至上，因此，既不能缺位，也不能越位。在具体工作中，一些办公室无法充分领会领导的想法和意图，因此不能为领导的决策提供有利的参考意见和背景资料。同时，在这一过程中，有些办公室往往没有掌握好这个度，甚至越俎代庖。
三、办公室行政管理工作的创新
（一）增强服务意识
办公室应当充分明确自身的服务性质，用于面对工作中的问题和矛盾。在琐碎的工作当中，应当时刻保持清醒的意识。对于工作要做到认真负责，严格遵循工作原则和工作规范，充分发挥吃苦奉献的精神。同时，对待自身也应当严格要求，遵守各项规章制度和纪律要求。在工作中要保持仔细研究、一丝不苟，无论是大事还是小情，都应当充分的重视起来，以提高工作质量和工作效率，更好的发挥出办公室行政管理工作的作用。
（二）提高工作能力
在新时期，单位对于办公室行政管理工作的要求也有所提升。这就需要办公室拥有更加宽广的工作面和更加强大综合性。在实际工作当中，行政管理人员不但要更加高效的完成日常工作，还要为更好的为领导决策提供参考意见。对待工作应当保持良好的心态，对于日常的工作任务要充分发挥主动性，积极探索更加完善的行政管理工作模式，加强对新知识、新问题的学习和研讨，为办公室行政管理工作模式的创新奠定基础。
（三）强化团队意识
新时期的办公室应当注重团队的配合，与各个部门的同事建立良好的合作关系。办公室的工作虽然职责和分工不同，但大多数工作都是要依靠集体的力量合作，才能够更好的完成任务。因此，要想进行办公室行政管理工作的创新，就应当更加注重团队意识，加强与同事之间的配合默契，以便最大限度的发挥潜力。
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01
一、办公室档案管理现存的问题
1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新
由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。
2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高
由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。
3.办公室档案管理的信息化建设有待加强
现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。
二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率
办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系， 办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。 所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：
1.完善现代办公室档案管理体系
现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。
2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念
由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。
3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能
由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。
4.强化档案收集
档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。 首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管； 然后， 要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。
参考文献：
