时间：2023-08-04 09:19:25
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机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。
一、干部人事档案的重要作用
（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。
（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。
（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。
二、干部人事档案管理现状
（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。
（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。
三、加强干部人事档案工作管理的建议
（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。
（二）稳定档案干部队伍，加强工作人员业务培训。专职干部人事档案管理工作成绩小，职务晋升慢，直接影响到档案工作质量。因此部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的人事干部档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励干部人事档案管理工作者终身从事干部人事档案管理工作，以保证干部人事档案管理工作的相对稳定。对新上岗人员及在岗人员每年度进行定期培训，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握电脑知识和操作技能，不嗍视工作的新需要，向现代化迈进，使人事干部档案管理工作与时俱进。要不断强化干部人事档案管理人员的自身素质，使之树立强烈的事业心，责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作中
机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。
一、干部人事档案的重要作用
（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。
（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。
（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。
二、干部人事档案管理现状
（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。
（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。
（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。
三、加强干部人事档案工作管理的建议
（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。
做好教育系统干部人事档案的收集与管理工作，能够更好的发挥出档案的作用。对于教育系统干部人事档案工作而言，在收集、整理、分类和保管材料信息时，要坚持科学的原则与方法，确保为组织人事工作提供更好的服务。随着我国教育事业的发展，教育系统档案管理规模逐步扩大，现阶段档案管理方式已经无法满足工作需要，应积极探索更有效的档案管理方法，这在实现教育系统干部人事管理水平上意义重大。
一、加强教育系统干部人事档案管理的重要性
（一）提供可靠的决策依据。在教育系统管理中，干部人事档案有着导向与联接作用。干部人事档案作为教育系统档案中的一部分，是教育系统干部管理资料的重点内容，能够为教育系统干部人事制度改革、干部教师队伍建设等提供参考资料，并让上级部门在制定对教育系统干部人事工作决策时，有一个可靠的依据与材料。
（二）准确记录教师情况。教育系统干部人事资料中对每位教师的个人简历、专业结构、技术考核、进修情况、教学评估和科研授奖等情况进行记录。能够将每位教师工作业绩、学术水平和业务能力等情况全面、真实和完整的反映出来。
（三）提高对教师的管理水平。做好教育系统干部人事档案工作，能够促进对教师管理水平的提升。培养更多符合我国经济建设需求的人才是教育系统的主要目标，教育系统教学改革涉及的范围和内容很大。从整体上看，教师作为教学中的主导因素，其素质与水平关系到实际教学质量，甚至直接影响了人才培养的质量。因此，教育系统干部人事档案在教师队伍的建设与管理中作用巨大。
（四）约束广大教职工行为。在教育系统干部人事档案管理中，准确记载了每位干部的社会关系、历史表现和现实表现，在单位组织人事部门存放保管这些材料，能够让全体教职工对组织人事部门产生强烈的信任感与归属感，让广大教职工受到一种无形力量的约束，让他们为教育系统稳定和谐发展作出更大的贡献，这样能够保证教育系统各项管理工作正在开展。
二、教育系统干部人事档案管理中存在的不足
（一）档案意识薄弱。从现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，档案意识普遍不强，在很大程度上忽视了干部人事档案管理工作。并且很少投入足够的财力、人力和物力，导致在干部档案管理中专职档案人员配备不足，培养力度不够。
（二）队伍专业化程度低。目前，教育系统干部人事档案管理队伍老龄化问题严重，专业的档案管理人员很少，缺少必要的配备。并且现有档案管理人员理论知识不够，基本技能不扎实，不能形成一支综合素质较高的专业档案管理人才队伍，这不利于教育系统干部人事档案管理工作的发展。
（三）管理方式陈旧。在教育系统干部人事档案管理中，至今仍然采用以手工为主的管理方式，在提供与利用档案时，主要为纸质的实体档案，工作效率不高，不利于档案的查找、借阅，服务方式落后。此外，还普遍存在着重管理、轻利用的情况，导致档案在组织、人事和档案管理人员中封闭运行。虽然一些地方运用了计算机，但也只是简单制作了档案索引工具和档案目录数据库，干部人事档案信息化程度不高。近年来计算机网络技术发展很快，必须要对干部人事档案管理方式作出改变，提升档案利用率，这是社会发展的必然要求。
（四）档案收集不及时。在教育系统中，干部人事档案管理制度不够完善，未能明确具体的岗位职责，制定的规章制度不够科学和系统，管理制度十分落后。此外，干部人事档案收集途径很少，档案管理人员缺乏主动收集材料的意识，导致没有较好的对干部简历材料、个人科研学术水平材料等进行收集归档。
（五）档案整理不到位。对干部人事档案而言，很多时候鉴别审查不到位，造成大量档案材料失真，档案真实性不高。在发现档案材料缺失后，没有及时进行补全，对档案的完整性带来了损害。这些问题的存在，主要是没有贯彻落实干部人事档案管理制度，缺少相应的岗位责任制。
三、提升教育系统干部人事档案管理质量的措施
（一）加大档案管理人才培养。随着计算机网络技术的普及，对教育系统干部人事档案提出了更高的要求，档案管理人员素质的高低，直接关系着档案管理工作的质量。所以，作为干部人事档案管理人员，要实事求是，加强学习，积累更多专业知识，努力提升自身综合能力，满足现阶段干部人事档案管理工作的要求。此外，档案管理人员还要加强计算机网络知识的学习，掌握更多现代化技术，让自己成为复合型人才，以此实现档案管理水平的提高。
（二）完善档案管理责任制度。要抓好材料入口关，建立健全的干部人事档案收集工作的协调机制，建立完善的相关部门工作联系制度和情况通报制度，让档案材料更加准确、真实和规范。要加大对重点环节的制度执行力度，把好档案审核、传递和利用等重点环节，对于发现的问题要及时采取解决措施，让干部人事档案材料更加准确和真实。因此，通过完善档案管理职责制度，才能确保档案管理工作取得实效。
（三）建立竞争上岗制度。由现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，很多档案管理人员缺少了足够的档案专业知识，年龄普遍偏大，并且一些档案管理人员文化水平很低，这些都是需要解决的问题。因此，要加大对这些档案管理人员的教育培养，并选拔一批年轻的专业档案管理人才，要将思想觉悟高、业务能力强的档案管理人才充实到教育系统干部人事档案管理队伍中。只有这样，才能为教育系统干部人事档案管理工作奠定人才基础。
（四）建立干部人事档案网上审批制度。根据干部人事档案的管理权限和查询内容，由组织或人事等管理部门对干部人事档案实行网上审批，避免浪费人力、物力和财力，实现网上办公。并加大对计算机网络技术的运用，建立干部人事档案信息数据库，在信息库中录入教职工的工作履历、学历学位、职称、奖惩、专业、学术水平和研究方向等内容，实现个人基本信息的网上查询与微机检索，这样能够为教育系统干部人事工作提供更加高效的服务，实现干部人事档案管理质量的提升。
（五）建立经费投入制度。在教育系统干部人事档案管理中，需要有足够的资金作为保障，这是开展档案管理工作的前提。因此，要重视干部人事档案管理工作，争取投入更多的资金，让干部人事档案管理工作有足够的基础建设和人员培训经费，以此推动干部人事档案的信息化和现代化建设。同时，还要改善干部人事档案工作环境，购置计算机、温湿度器等现代化技术设备，并建立微机档案管理系统，利用计算机实现对档案信息的存储、传递和检索。
四、结语
总之，干部人事档案管理工作有着极强的技术性和专业性，因此需要进一步完善，加强创新，改变原有的思路与模式，形成一套新的档案思想与观念，只有这样，才能促进档案事业发展，才能为教育系统各项工作和组织人事提供更好的服务，并不断推动教育系统干部人事档案管理工作迈上新的台阶。
参考文献：
[1]贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014（03）:126~127.
（一）制度不到位，档案材料的归档缺乏必要的约束
由于我国档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，基本上处于探索阶段，所以在操作过程中还存在一些问题：档案观念淡薄、人民群众对于档案的认识还处于一种模糊状态，加之经费有限使得宣传无力，档案立法只好临渊羡鱼。
（二）对干部人事档案管理工作的重要性认识不够
长期以来，一些领导对干部人事档案的重要性存在片面的认识，认为它是一项默默无闻的工作，出不了惊天动地的政绩，能应付办事就行了。一些档案管理人员也不具备强烈的档案使用意识，仅仅是“充当保管”的角色，严重影响了干部人事档案管理水平。
（三）档案归档不及时，材料收集不全，造成档案材料的流失
收集人事档案材料、补充人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项日常性的工作。各单位政工人事干部变动频繁，没有专门的档案专业人士管理人事档案，很多代管人事档案的干部并不知道干部人事档案的工作程序，没有及时收集到应存入干部个人档案的材料，影响了干部人事档案的连续性。
（四）鉴别不准确，损害了干部人事档案的真实性
档案的鉴别工作政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据是指归入人事档案材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断草率。有些干部人事档案，把不该归档的材料也收集进来，影响了对干部的真实评价。
（五）档案工作者自身不够重视
档案工作是一项业务性很强的工作，做好干部人事档案的管理，档案人员既要有一定的档案专业知识，更重要的是要有责任心。但是有的档案管理人员责任心不强、思想素质不够高，未经过培训就上了岗，对于自己分管的档案工作兼而不做或是沉不下心来，无心做好档案工作，这样使得档案工作搁浅。
二、做好干部档案工作的建议
（一）加强领导，增强档案意识
加强领导是搞好干部人事档案工作的关键，干部人事档案工作的好坏，关键取决于领导的重视程度。各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性，并把档案工作列入议事日程，给予档案工作各方面的支持。一是从人员配置上保证专职专用，保证管理人员安心工作，尽职尽责；二是从经费上保证投入，档案工作需要的经费都给予支持，保证硬件设备符合达标要求；三是帮助解决干部人事档案工作中遇到的困难和问题，为人事档案管理工作的顺利开展提供有力保证。
（二）加强宣传，进一步提高人们对干部人事档案工作的认识
干部人事档案意识是人们对人事档案和人事档案工作了解的程度和认识的水平，关系每个干部的切身利益和政治前途。要加强宣传，使各级领导和干部人事档案工作人员充分认识到这项工作的重要性，把干部人事档案工作上升到政治的高度，具体负责地抓好、落实好。
（三）建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率
干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要在适当的时间统一进行清理、催收，以保证人事干部档案材料的归档率达到100%。
（四）做好业务培训，提高政工人事干部的整体水平
做好干部人事档案管理工作，必须要安排在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过硬的档案管理人员。组织人事部门要定期对档案管理人员进行业务培训，让其明确干部人事档案的归档范围、具体操作程序，一是建立定期培训制度。采取举办培训班、到上级管档单位跟班学习等形式，不断提高档案管理人员水平。对新接手的干部档案管理人员要求培训才能上岗。二是建立定期指导制度。管档单位每年要深入基层指导工作，帮助基层单位人事档案管理上存在的困难，对存在的问题进行纠正。三是建立工作移交制度。新、老干部档案管理员工作移交时，要履行交接手续，原干部档案管理人员要负责处理好手上遗留的工作，使新接手工作的档案管理人员能更进一步地做好工作。
（五）加强现代化管理，建立干部人事档案信息网络管理系统
当今处于信息化时代，干部人事档案管理的现代化己提上日程。因此，领导和工作人员，要跟形势的需要，就必需更新观念，深入进行档案管理工作的改革，更好地跟上干部人事档案工作的飞速发展。
三、新形势下做好干部人事档案管理工作具有现实意义
（一）有利于发挥干部人事档案在选用干部上的基础作用
选拔使用干部，关键是知人善任。干部人事档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，维护更新干部信息及时，保证信息的真实可靠，就能为组织上准确选人用人提供重要依据。
（二）在日常工作中，常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手
干部档案的服务效应主要体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、党团关系凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、房屋公证、解决老干部待遇、机构人事改革等提供有价值的服务。
1、 管档体制逐步理顺、档案管理工作日益规范
随着全国干部人事档案“集中升级达标活动” 的启动，各高校组织人事部门严格按照有关要求，专门下发文件进行指导，根据干部管理权限和便于干部人事档案建设的原则，对管档体制进行了适当调整，进一步理顺管理体制，规范了干部档案管理工作。
2、 基础设施建设力度加大、档案硬件建设明显改善
硬件设施建设是档案保管保护的基础条件，在干部人事档案达标工作的带动和促进下，各级管档单位纷纷将档案工作经费纳入财政预算，积极争取和自筹资金，配置必要的保管保护设备，极大地改善了干部档案的保管保护和工作条件。
3、 管档人员培训加强，人员素质明显提高
为确保高质量完成干部人事档案目标管理升级达标工作，各级管档部门在原有基础上，加大了培训力度，丰富了培训方式，进一步提高了各级组织人事部门干部人事档案工作业务骨干的业务素质，为高标准、高质量做好干部人事档案升级达标工作提供了人才保障。
4、 档案内容建设不断完善、干部档案质量明显提高
为顺利推进干部人事档案达标工作，各级管档单位紧紧围绕内容建设这一核心，逐步将档案工作重心从偏重档案整理向充实完善档案内容转移，通过采取上门收集、定时收集、集中收集、跟踪收集等多种方式，把真实反映干部德、能、勤、绩等方面情况的材料收集齐全。同时严格按照相关要求，对干部的“三龄一历”进行了审核认定，有效维护了干部档案的真实性、严肃性和完整性，进一步提高了干部人事档案的利用价值。
二、高校干部人事档案管理工作存在的主要问题
1、 对于干部人事档案工作的重要性认识不够
由于干部人事档案工作短时间内难以出成绩，工作的重要性不容易显现，人们往往认为干部人事档案部门仅仅是存放档案实体、有足够的库房和具备基本操作能力的档案保管人员的保管机构，干部人事档案管理工作只是对一些资料的简单整理、归档和保存。因此，很多高校很少过问干部人事档案管理工作，甚至在年初工作计划和年终工作总结中都很少提及，对干部人事档案工作的业务建设、机构设置、人员配备、库房建设、资金投入等问题不研究、不考虑、不解决，使得干部人事档案工作进展缓慢、困难重重。由于不够重视，致使高校干部人事档案管理工作长期处于被忽视的地位，不仅相关的规章制度建立很难落实，软硬件配套设施和人员结构也很不完善。
2、 人事档案管理制度不健全
高校干部人事档案管理工作制度不健全、不完善是当前高校普遍存在的问题。由于缺乏档案收集、及时整理、安全保管、提供利用等方面严格的规章制度，很多高校存在档案材料的收集渠道不畅、本该及时归档的材料没有及时归档、造成档案材料收集不完整、部分档案材料填写随意等诸多问题。即便很多高校建立了相关管理制度，但由于在实际工作中落实不到位，在查借阅和传递干部人事档案的过程中，也存在着不出具介绍信函、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案、不及时回复回执单等现象。
3、缺乏高素质的复合型人才
干部人事档案工作的专业性和业务性都比较强，要求管理人员要具备档案材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、利用等各方面的专业知识。目前，大多数从事干部人事档案管理工作的都没有经过专业的档案管理知识培训，对干部人事档案管理工作的重要性认识不足、对干部人事档案管理工作的具体要求和专业技能也不够熟练。而且很大一部分的干部人事档案管理人员都身兼数职，对干部人事档案工作精力投入不足，一定程度上影响了干部人事档案管理的质量。
4、人事档案管理信息化程度不高
目前，很多高校的干部人事档案载体仍以纸质材料为主，管理方式主要还是以传统手工操作为主，计算机技术在人事档案管理中运用还非常不充分。由于不够重视，管理人员配备数量不足并且往往身兼数职，使得档案管理人员整天忙于材料的收集、整理、装订、入卷等大量简单、重复的手工操作。而对于卷内信息的编研和利用非常薄弱。资料检索等工作基本上还是采用手工操作，加之干部人事档案的保密程度要求较高，要实现安全的无纸化阅档还很有难度，这种传统的干部人事管理不仅效率不高，也不利于档案的深层次管理和有效利用。
三、进一步提高高校干部人事档案管理工作的对策
1、增强对高校干部人事档案管理工作重要性的意识
干部人事档案管理部门要积极主动向主管领导汇报，以增进领导对干部人事档案工作的了解和认识，争取其对干部人事档案工作的重视和进一步的支持。同时，要注意人事档案工作不是由档案管理部门单独就能做好的，因为归档材料本身来源于很多部门和个人，必须得到相关业务部门和个人的支持与配合，才能把干部人事档案管理工作做好。因此，要注意不定期的对干部人事档案的主要利用部门和相关提供者进行积极有效的沟通与宣传，及早发现并及时完善本校干部人事档案管理制度中的不足，从源头上杜绝归档材料不规范、无法装订或损坏入档材料等问题的发生。
2、不断完善人事档案管理机制
随着干部人事档案达标工作的深入推进，部分旧的规章制度已经不能适应新形势下干部人事档案管理工作发展的要求，需要及时修订与完善。如收集与移交制度，应当根据学校和个人的发展变化及时调整和明确收集与移交的范围、收集与移交的时间以及相应的移交手续，以便各部门在日常工作中形成的属于人事档案归档范围的档案材料都能够及时地收集并移交给干部人事档案管理部门。
3、加强业务学习与培训，提高管理人员整体素质
作为利用制度的直接贯彻执行者，担负利用服务工作的档案管理人员对档案的安全负有直接责任，档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多、知密深的特点，他们对档案信息的保护负有比一般工作人员更为重大的责任，因此必须要有正确的世界观、人生观和价值观，要有乐于奉献和吃苦耐劳的精神，要有高度的保密意识，要有严谨的工作作风以及良好的职业道德，特别注意“无形”存储在头脑中的秘密泄露。除加强档案管理人员自身素质外，各高校档案管理部门也应通过支持、鼓励档案管理人员参加职称评聘、集中培训等多种形式，为干部档案管理人员提供学习和提升的机会，使干部人事档案工作基础得到进一步加强，档案管理工作日益规范。
4、不断完善高校干部人事档案材料管理工作
随着高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部门在进行干部任免、考察、年度考核、学历认定、聘任、专业技术职务晋升等过程中，不断增添需要入档的材料，给干部人事档案材料的收集带来很多挑战。干部人事档案管理人员必须及时将收集到的与干部人事档案有关的各种材料，仔细鉴别、认真整理，对不符合归档要求的材料要及时处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门，要做到归档有凭有据、有条有理，确保材料的转进、转出手续完备，确保材料的完整性、真实性、准确性和连续性。
5、加强干部人事档案管理的信息化建设和网络建设
一、干部人事档案信息化的基础：充分认识人事档案的重要性
现有档案对于个人经历的记录内容，主要局限于在学校或单位的表现和政治评价，对反映人才的能力、特长等内容，特别是涉及养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容是非常贫乏的。过去很长一段时期以来，人事档案是组织部门考察了解干部的工具，可在新时期，人事档案不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据，因此在人们心目中的概念和地位都产生了巨大变化，不再那么神秘与高贵，还原为存档人的个人履历和表现的历史记录。因为，当今社会是日渐注重个人能力的社会，人事档案的作用正在弱化，但档案在某些事务上仍具有重要的作用。如办理社会保险、失业保险等，无论是在原单位供职的人还是辞职者，在交纳养老保险和退休后保险金发放时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是主要依据。再有职称评定，婚育证明，转正定级，政审等有关证明时，都需要人事档案。尽管档案的功能正在淡化，但可以肯定的是，档案制度不会取消，因此，档案观念也决不能弱化。
二、干部人事档案信息化的原则：揭去神秘面纱，适度透明与开放
现有的人事档案管理制度存在严重的信息不对称：个人人事档案对本人保密。不管这种做法存在怎样的历史原因，都带有强烈的““色彩，与现代管理的“以民为本”的施政方针有很大的出入，也是造成现有的人事档案管理制度的社会效用不足的根本原因。因此，在新时期中，将干部人事档案信息化，就显得尤为急迫。将现有的人事档案管理制度合理改革，揭去神秘面纱，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能使现有制度的即得利益者在公共平台上实现共赢。
三、干部人事档案信息化的方向：模式创新
（一）由宏观指导向微观信息化指导转变
通过多次调研与主座谈，找出共性问题，协同多年人事干部和信息建设的具体实操人员召开会议，要区别不同情况，找出共性问题，确定干部人事档案电子数据库的各种分支结构。然后从上到下，集中培训进行干部人事档案信息化业务指导，培训电子数据库的统计搜索，统一信息化的档案行为。借助外力，紧紧抓住行业主管部门，充分发挥主管部门对其下属单位开展指导的职能。
（二）由传统指导向现代化指导转变
信息时代就需要信息化的指导。上级人事主管部门有责任对下级人事部门进行干部人事档案信息化的业务指导。要打破传统的手工作坊式指导，利用现代技术手段进行电子数据库指导，如PPT、电子邮件、网页更新、网页通知、电话会议、网络互动等等。
（三）变普遍指导为重点指导
抓住干部人事档案信息化典型，带动全局，开展人事档案目标管理和等级认定单位，树立先进。针对各地的不同情况，有侧重点地进行指导；还可以采取定期举办业务培训班，研讨班，检查评比，督办，制发业务性文件，汇编资料等多种途径进行指导。
四、干部人事档案信息化的命脉：加强操作，继续开拓创新领域
（一）实现人事档案的网络化管理
要将人事档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化管理上，充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库，建立一个以干部人事档案信息为基础的干部人事电子信息系统。这个系统的初步要求是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机处理，网络化管理。实现计算机对人事档案的完整，准确和动态，立体管理，通过网络全面服务于民生。
（二）加强业务人员的实操培训
培训干部人事档案工作人员，持证上岗，考取国家承认的人力资源师，能处理建库，信息安全管理等方面的技术障碍，能很快的掌握先进的干部人事档案信息安全保障技术（包括数字签名，CA认证，防火墙）设备合理安全的访问权限，防止干部人事档案信息的破坏，失密和盗窃。同时还要求从业人员熟悉各种办公软件，会使用经过OFFICE处理过的人事档案。有些特殊的人事档案都是通过特定的软件或仪器利用电子信息处理技术来完成保存、分类和使用的。如PPT、BMP等，这就要求干部人事档案实操人员不仅能熟练掌握关于收集、文件整理、分类、鉴定、保管外，还要掌握运行和操作人事档案管理软件的功能。利用强大的图文处理功能，扫描人事照片设备的批量信息输入功能，多媒体技术的音像视听功能等。
档案内容的真实准确是干部人事档案的生命和价值所在。为确保干部人事档案信息准确，我们建立了一套严格的审核制度，对不符合政策规定的学历、出生时间、参加工作时间等，依照有关规定给予重新认定；对符合标准的，填写验收卡，经审核人签字后入库，切实做到干部档案内容完整、分类准确、目录工整、查阅方便。
（二）严把收集鉴别关
坚持定期收集和日常催收相结合，对年度考核、专业技术任职、奖励等形成时间相对固定的材料，做到事前安排、事中指导、事后催要，定期集中收集；对新形成的档案材料，坚持随形成、随办结、随归档，确保各类档案材料即时归档、随时整理，进一步健全了干部人事档案材料收集的长效机制。为确保干部档案精炼、翔实，对收集到的每份材料都一一进行仔细鉴别，对不该归档的坚决退回，不符合要求的一律拒收，对缺漏的及时催交。
（三）严把规范管理关
我们坚持以制度管人，以制度管档案，将安全保密、查阅借阅、档案转递等八项制度全部上墙，建立了《查（借）阅干部档案登记簿》、《档案转递登记簿》、《档案材料销毁登记簿》、《接收档案登记簿》、《收、发档案材料登记簿》等台帐。为严肃纪律，我们实行“五不查”、“三不转”制度，即：无《干部档案查阅审批表》不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查；个人带档不转，没有调函不转，接收单位不明不转。这些制度实施以来，有效地规范了档案查借转递工作，没有发生一起泄密、涂改和丢失档案的事件。加强干部人事档案管理的目的，是为了充分利用干部人事档案。为此，我们进一步创新服务手段，拓宽服务领域，通过强化服务来促进信息资源的开发，使干部人事档案更好地为干部工作服务，为医院改革与发展服务。
（四）实行信息式服务
为了更好地发挥计算机信息技术在干部人事档案管理工作中的作用，我们安装使用《干部人事档案管理系统》软件，建立和完善了干部人事档案数据库，并及时做好更新维护工作，动态化管理干部人事档案信息，可以准确快捷地进行打印或浏览，为干部选拔任用等工作提供了便捷服务。
干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分,是党和国家历史资料的核心内容,也是国家档案的组成部分。干部人事档案是干部职工个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的真实记录,是干部人事工作的重要基础。而农业科研单位,作为我国农业人才的集散地,也是增强我国综合国力的重要领域,其干部人事档案工作就显得尤为重要。新形势下,如何加强科研单位对干部人事档案的管理,充分发挥干部人事档案的作用,为科研单位提供强有力的人才支撑,是每一位干部人事档案管理工作者面临的新课题。现以中国热带农业科学院(简称热科院)为例,围绕以下几方面简要谈谈如何创新开展干部人事档案工作。
一、干部人事档案管理工作基本情况
近年来,热科院高度重视干部人事档案管理工作,在农业部的直接领导和指导下,认真组织院属单位学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《农业部干部人事档案管理办法》等有关规定,遵循“统筹协调、分类管理、分级负责”的原则,加强基本条件建设,不断提高业务工作水平,并以开展全院干部人事档案工作自查、检查和调研为契机,理顺干部人事档案管理工作。通过认真履行干部人事档案管理宏观指导职能,健全机构、规范制度、加强指导,推动全院干部人事档案管理水平不断提高。
截至目前,全院共管理人事档案5863册,其中干部人事档案1844册(在职干部1354册、离退休干部490册);此外还管理着在职及退休工人档案3878册,其他人员档案141份。全院在职局级干部由农业部统一集中管理,在职处级干部、高级专业技术职务人员和院机关工作人员的人事档案由人事处统一集中管理,其他人员人事档案由各院属单位负责集中管理。人事处除管理相关干部人事档案外,还负责全院人事档案管理工作的统筹协调、监督指导工作。
二、农业科研单位干部人事档案管理存在的问题
经过调研分析,当前科研单位的干部人事档案管理工作中存在的主要问题如下:
1.人事档案管理力量薄弱。目前,各科研单位干部人事档案一般由组织人事部门的档案室管理,大部分管档人员都是兼职人员,管理力量薄弱。按照干部人事档案管理的有关规定,对于收集归档的材料要及时做好登记备案,在一个月内进行归档,并定期整理装订。仅热科院人事处就负责管理481位干部的人事档案,每年各种与工资调整、评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高、年终考核等有关工作而形成的资料约 2000余份,仅材料归档一项业务,每年都需要把所有的案卷梳理一至两遍。另外,热科院每年新引进近300名高校毕业生或调入的科技干部的人事档案必须经过人事处审核后方能转至各单位,档案中所缺材料必须及时与原单位索要,归档材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新增材料,整档工序的繁杂,管档人员常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、简单、重复性的劳动,使得档案管理人员没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息,也不利于档案的安全管理。
2.人事档案收集不完善。干部人事档案管理工作材料收集管理不够严格,不够完整。大部分科研人员归档意识不强,有的人员毕业好几年,学籍材料始终保留在个人手中,或是放在学校里;收集来的材料常规的多,重复的多,但诸如科研成果、业务奖励、著作和高质量的论文等能体现科研人员个人业务水平的材料少。新进人员由高校转入时的档案材料基本都是零散状态,需要重新分类整理。而从企业调入的工作人员普遍缺少与工作经历相关的材料,如干部履历表、招工(聘用)合同、考核表、工资表等材料,导致单位难以为其按事业单位标准确定工资。
3.人事档案归档不规范。随着科研单位不断加大科技人才引进、培养、选拔、使用工作,干部人事档案在专业技术岗位和领导职位升迁方面是一项主要的参考依据,这就要求每份材料的来源和内容一定是真实可靠的。然而,在工作实践中发现,有些人填写履历表时,年龄、工龄、学历填写时有出入,有的仅仅参加了课程培训班或专业证书班,在填表时却写成大学本科或研究生;还有些档案材料或是纸质很差,甚至用圆珠笔写,字迹模糊;有的年度、阶段或挂职考核、考察、评鉴材料,不规范,不严格,对干部的评价没有具体化、客观化,不能真实地反映本人的实际情况;归档纸张沿用16K办公用纸,但由于历史原因,部分干部人事档案尺寸标准不统一。
4.人事档案信息化不高。目前,各科研单位干部人事档案管理大都以纸质档案为主。管理人员疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订,没有时间和精力对档案材料进行信息化处理,导致档案材料反映的信息无法发挥最大效率,难于及时给领导在人事方面的决策提供参考。目前,热科院院属17个单位已初步建立档案管理系统,在职人员的基本信息,行政职务、专业技术职务晋升、工资变动情况等信息已录入计算机系统内,大大提高了人员信息的查询效率,但仍然存在信息采集不完整,信息维护不及时等问题。
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．
[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络 （下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】
[1] 周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[j].黑龙江档案．
[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[j].档案与建设，2003，（7）．
[3] 刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[j].浙江档案，2004，（1）．
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．
[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
