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随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。
1并存时期的档案管理的模式
纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理；也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存；但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求；纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。
2电子文件对档案业务管理的影响
简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。
3确保电子文件原始性的管理措施
电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。
参考文献
[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，1.
[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案，2000，1.
随着我国社会主义市场经济体制不断深化改革，农村合作经济管理过程中出现了很多全新的问题和趋势。分析农经体系建设过程中存在的新问题，需要一个职能明确的专业管理机构。农经管理部门应该针对实际的档案管理过程中存在的不足，从档案的整理、分类、存档、编目到整理的时间和操作都需要制定详细的说明和规定，确保农经档案管理工作更好的顺利的完成，最终切实促进农村经济管理的发展，提高农民群众的经济水平，促进农村经济发展。档案材料具有一定的法律效力，同时也是见证农经工作开展过程的重要凭证，收集相应的工作材料，做好分类、整理、编目和存档工作，对于农经工作开展借鉴过去的办公经验有着十分重要的作用和意义。但是在实际工作过程中，农经档案管理却不是如此，农经管理部门对档案管理的重视程度不高，相应材料的搜集积极性不足，没有独立的档案存放室，导致档案管理过程中出现了霉变和虫蛀的现象，因此，农经工作要想发展就需要切实解决好农经档案管理问题。
一、深化农经档案管理的重要性分析
进入新世纪以后，随着我国社会经济体制不断改革和农村社会经济不断向前发展，我们已经迎来了全面建成小康社会的新时代，加快推进社会主义现代化建设就需要密切关注三农问题。现阶段，农村各项工作面临着全新的机遇和挑战，新农村建设、现代农民职业教育以及农业现代化建设的任务十分繁重。新时期，对农村各项工作提出了全新的要求和变化，在实际工作过程中要求我们做到规范化和制度化。在最近几年农经档案管理中，很多地区部门逐渐健全和完善了农村各项工作的管理制度，认真做好农村财务会计管理、土地承包、土地流转和农村财产和资产管理等工作，在农经档案管理过程做出的积极的努力，对推动基层农经管理部门档案管理质量的提升有着十分重要的促进作用。但是，我们还应该清晰的认识到，现代农村工作十分的复杂，涉及到很多方面的工作内容，因此，在对农经档案进行管理过程中一定要做到与时俱进，这是农村管理过程中一个比较落后的环节。农经档案管理是财务管理的真实记录，是农村财务管理规范化的重要体现，同时也会给后人留下可以参考的珍贵材料，能够切实促进农村财务审计工作的有效开展。这就要农村地区广大的工作人员应该充分认识到农经档案管理的重要性，通过各种途径进一步拓展自身发展空间。
二、农经档案管理存在的问题分析
1.档案室建设落后，硬件设备投入较少从总体发展情况来看，多数农经管理部门的档案室空间狭小、潮湿，很多储存档案的设备都已经严重老化，很多硬件设备几乎都没有更换过，上级部门只是重视农经工作下放，却没有注重对农经管理部门的资金投入。对于经管理部门来说，其自身有限的资金多数都应用到部门建设建设中，对档案室建设的资金投入力度较小。由于档案室内相应设备建设标准较低，档案经常处于高温、高湿的环境下，并出现了发霉、变质和虫蛀等安全问题。档案室的硬件设备早已经不能满足现代农经档案管理的需求。
2.业务资料损失，农经档案搜集难县级的农经管理部门对档案管理的重要性认识不足，再加上最近几年，很多职能部门合并，工作人员流动以及档案管理意识淡薄，使得档案材料在移交过程中出现了丢失和无处保管的现象，很多重要的农经业务材料无法查找，这就给规范农技档案管理带来了巨大的困难。
3.制度建设不足，档案管理人员不专业在各个乡镇随虽然已经建立的档案管理制度，但是这些的制度已经不能适应现代农村社会的发展的需求，其未能紧跟时展的潮流合理对制度建设完善。在很多村镇都没有指定农经档案管理人员的责任和权限，导致了应该存档的农经工作材料收集不完整，档案分类不科学，立卷不规范。同时，在农经管理部门的档案管理人员多数都是兼职的行为，其在工作过程中，因为没有接受专业的教育和培训，一直都是依照领导的指示进行档案存档和管理，对整个档案管理的业务流程不充足，在一些地区还存在档案自己管理的混乱现象，使得农经档案管理工作停滞不前。
三、深化农经档案管理，促进农村经济发展
1.建立完善的农经档案管理机制首先，统一指挥和部署。实际的农经办公室和档案部门应该联合起来，依据国家相应法律法规，以及土地承包、流转、经营和农村集体财产和资产管理的实际情况，综合各方面意见出台关于深化农经档案管理规范化工作流程和建设实施意见，强化领导，统一指挥和部署，全面树立档案意识；其次，统一监督和检查。每年需要在全市范围内进行一次档案检查和部门互相检查，对合格的单位给予鼓励和奖励，对不合格的，存在的问题的单位，应该通过各种途径提升其自身的档案管理能力，逐渐推进档案规范化管理。
2.改善农经档案管理条件首先，要保证与独立的及空间充足的档案专用档案室；其次，要引进具有一定保存能力的档案保存设备；最后，要保证档案室的防水、防潮、防光照和防虫蛀等安全措施。同时，还要进一步加强对档案室的管理，每年要求农经管理部门安排专项资资金根据需要配置的设备添加相应的档案现代化管理技术和设备。
3.保证农经档案的安全和完整首先，应该明确集中保存原则。农经管理部门所形成的农经档案必须由本单位保存完整，并由专职人员对这些档案进行管理，任何人都不能将其据为己有，禁止分散保管；其次，要及时明确档案管理的范围和时间限度。农经工作开展过程中，会形成很多材料，内容十分丰富，这就需要档案管理部门制定科学档案的归档规范，按照分类存档和定期存档的原则对档案进行管理，尽量保证档案材料的完整性和系统性；最后，要全面明晰档案岗位的职责。农经档案管理人员应该熟悉本部门的全部档案，并做好各种档案的收集、整理、分类、编目、归档和日常管理工作，切实落实好各项档案管理制度。
参考文献：
[1]翁贞林，阮华.新型农业经营主体：多元模式、内在逻辑与区域案例分析[J].华中农业大学学报（社会科学版），2015（，5）：32-39.
计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。
1 纸质档案和电子档案的优缺点
随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。
1.1 电子档案的优缺点
电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。
电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。
电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。
电子档案稳定性差。
1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。
2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。
3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。
1.2 纸质档案优缺点
纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。
纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。
2 两者应并存发展
通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。
在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。
2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识
由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。
而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。
2.2 电子档案全过程管理
由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А
档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。
2.3 同步归档
由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。
同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。
2.4 建立联系
电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。
如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。
在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。
2.5 利用档案的管理措施
由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。
为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。
比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。
3 总结
由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。
参考文献
纸质档案独特的传统价值
所谓纸质档案,就是以纸张为信息记录载体的档案,它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。
一、原始性。档案具有原始性,这是档案和其它文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点,纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。
二、安全性。纸质档案相对于电子档案来说,其安全性更稳定。纸质档案形成后,原件中的内容和形成的特征不会发生变化,在保密方面纸质档案更容易保守秘密,只要看住档案不丢失、不传递便能做到,另外,纸质档案相对电子档案来说,如果保管妥善的话其保存时间更长。
三、利用的直接性。纸质档案一目了然,无需借助任何辅助手段,这种利用的直接性,使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。
四、凭证作用。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保存的,存在唯一性使纸质档案的原始性容易被确定,这也是作为凭证作用的根本原因所在。
电子档案独有高新技术的价值
电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质(如磁带、磁盘、光盘)上的档案,作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视。电子档案独有信息的可变性、信息的共享性、信息的复用性、信息传递的快捷性等高新技术特点。
一、信息的可变性。电子档案相对于纸质档案而言,可以直接由计算机进行处理,省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节,使档案信息的处理快捷、方便,又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活,让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制,将这些信息转换成自己需要的形式,而纸质档案在这些方面不具备这些优点。
二、信息的共享性。电子档案的可共享性,使得档案可能供所有需要它的人共享,这就打破了纸质档案利用传统方法实现信息共享的局限。
三、信息的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹,一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示,或者有多少次被打印在纸上,都不会导致它的信息受到任何损失和破坏,正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害。
四、信息传递的快捷性。电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输,使异地快速利用电子档案内的信息。电子档案在现代信息传播技术条件下,利用极为方便,利用者不用到档案室来,在任何地方一网的计算机上,都可以利用档案馆的开放档案,这样大大提高了档案的利用率。
目前社区档案主要有：社区党建档案、卫生服务档案、低保档案、下岗再就业档案、残疾人档案、健康档案、计划生育档案、社区文化建设档案、民情档案、家庭档案、社会治安综合治理档案、居务公开档案。农村档案主要有：农村党建档案、土地流转和土地承包档案、农村宅基地档案、基本建设档案、农产品种植、加工档案、养殖、畜牧、林业档案、地方特产、民间工艺、农业科技档案、农村文化建设、传统民俗档案、农民养老保险、医疗保险、特困户救助档案以及自我管理村务公开等门类的档案。这些档案有文字、图表、照片、音像、实物、电子数据等不同载体形式，生动地记录着国家最基层的管理活动，反映了党的领导和国家方针、政策在基层领域贯彻落实的情况，是社会发展的微观记录，对国家和社会具有重要的保存价值。
社区和农村档案不仅反映社会最基层的管理，而且反映与人民群众生活息息相关的各种信息，为处理纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、解决下岗再就业、繁荣社区和农村文化、促进居民村民健康、落实最低生活保障、打击违法犯罪、保证社会稳定，维护社区居民和农村村民的合法权益，为广大社区居民、农村村民积极参与自我管理、提升社区与农村管理水平，完善社区与农村各项服务功能，改善民计民生，推进城乡基层民主政治建设、促进社区与农村物质文明、精神文明进步和建设社会主义和谐社会发挥了重要的作用。社区、农村档案是社区居民委员会、农村村民委员会行使管理职能，服务人民群众活动中形成的原始记录，这些档案资料贴近百姓，具有较强的服务针对性。
二、现行《档案法》缺乏对社区、农村档案管理的规范
当前，社区、农村档案管理中还存在一些问题。由于各地区经济社会发展的不平衡，社区、农村档案的积累和所发挥的作用差异很大，有不少社区、农村对档案工作认识不高，特别是一些落后地区的社区和偏远农村尚未建立档案工作，多凭脑子记，嘴巴说，形成的一些文件材料也都散存在个人手中。初步建立档案工作的，由于档案工作人员兼职的多，且流动性大，经常变换工作岗位，造成档案业务工作薄弱，加之缺乏资金的投入，使已形成的档案资料不能很好地收集和提供有效地利用，难以在社区、农村科学发展中发挥档案应有的作用。
同时，社区和农村档案工作与经济社会发展的形势和要求还不适应，面临着一些困难。如县级档案部门人员较少，农村档案工作的业务指导力量薄弱。据统计，全国县级档案局(馆)平均不足10人，有的地方从事业务指导的只有一到两人。乡镇机关一般只有一名档案员，还大多身兼数职。面向农村的档案信息服务和业务指导、技术培训的力量严重不足。在全国还有相当一部分经济欠发达地区，村级建档的任务还很艰巨，档案保管的基本条件都还不具备。随着国有企业改革和政府机构改革的深化，企业剥离出来的社会职能和政府转移出来的服务职能，如职工福利、社会保障和社会化服务等事务，都由社区组织来承接，社区承担的职能越来越多，形成的档案也就越来越多。由于缺乏档案行政管理部门的监督和指导，社区、农村档案管理还存在一定的混乱现象，如归档范围界定不清，应当归档的文件材料得不到及时归档，档案管理方式五花八门，不能很好地提供利用服务等。
对于社区和农村档案管理存在的问题，现行《档案法》缺少有效的监管规定。纵观现行《档案法》，全文对社区档案的管理没有规定，对于农村档案的管理，也仅在《档案法》第六条第三款提到“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”而对于社区和农村档案机构的建立与运转、社区档案人员的配备、村委会和居委会在档案工作方面的职责以及档案利用与服务等方面都没有提出明确的要求。随着社区建设和农村发展，档案工作迫切需要在上述诸多方面取得突破，以更好地服务于社区建设和农村发展。档案工作的这一迫切需求也尤其需要得到《档案法》的支持和保障。
三、修改《档案法》应与相关法律相衔接。对社区、农村档案管理提出明确的要求
一是与《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《中华人民共和国村民委员会组织法》相衔接，明确规定居委会和村委会在档案管理方面的职责。根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《中华人民共和国村民委员会组织法》的规定，城市居民委员会和农村村民委员会是基层群众性自治组织。基层群众性自治组织在自我管理中形成大量的档案资料，这些档案资料不仅是基层群众性自治组织自我管理的记录，也是法律要求公开的信息，既是接受居民、村民监督、查询的凭证，又是有关政府机关调查核实的依据。管理好这些档案对于城市居民委员会和村民委员会的建设，维护居民、村民的合法权益将起到重要的作用。建议修改《档案法》时明确规定村民委员会、居民委员会应当指定专人按照有关档案管理规定管理所形成的档案，并根据法律法规及有关规定提供利用服务，同时接受乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处档案机构和工作人员的监督和指导。这样才能确保档案安全和科学的管理，充分发挥档案的作用。
档案管理现代化是十分必要性的，实现档案管理工作现代化是档案事业发展过程的必经之路。随着档案事业的不断发展，无论是档案的数量还是种类都急剧增长，这就给档案的保管和利用带来一系列问题。同时，使用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。一直被沿用的手工管理的落后状态已经无法解决档案管理工作中所面临的种种难题，如果不及时提高档案管理工作的效率，就会不可避免的影响档案事业的发展。因此改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。科学技术的发展，特别是电子计算机及通讯技术的广泛应用，为实现档案工作现代化提供了可靠的物质基础。
做好现代化档案管理工作，首先要加强硬件设施建设，提高档案管理工作效率，病案档案管理部门要顺应档案事业的时展步伐，加大对档案管理经费的投入，充分利用现代化科技手段实现档案全方位，多层次，多功能的现代化管理。电子计算机技术是当今新技术革命的先导力量。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作能够大大的节省人力物力。
档案管理现代化中的几点思考
保密工作：在享受到计算机给档案管理工作带来便利的同时，档案管理人员更要提高警惕，确保档案的安全性、完整性和准确性。档案管理部门要认真强化内部管理，建立健全管理制度和岗位责任制，把档案管理现代化工作落实到人，切实做好档案信息系统的保密工作。
防毒工作：档案的现代化管理不仅要求对基本设备的投入，更要加强对配套设施及防病毒软件等安全性设备的投入。随着国际互联网和许多局域网的广泛应用，计算机病毒及黑客的入侵成为档案管理工作亟待解决的问题。运用先进的“防火墙”技术，采用身份验证及文档加密等手段能够有效的防止病毒及黑客的入侵。
建章建制：建立健全管理制度，从建档初期到最终的提取使用，要经过很多环节，用健全的制度来规范管理人员及使用人员的操作规范，很多威胁并不是以网络入侵的形式进行的，这些影响档案信息安全的事件多数来自内部合法用户的误操作或恶意操作，增强档案管理人员的责任感，利用档案系统的日志功能防止在各个环节中发生信息丢失。对重要的档案信息资源进行备份，防止由于硬件设备的老化而引起的信息丢失。
库房达标：由于电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，建立一个适合于磁、光介质保存的环境对档案管理现代化进程尤其重要。保证电子档案载体物理上得安全要注意温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到有关标注的要求。
档案管理人员知识化：提高档案管理人才素质。运用计算机管理档案工作，须加速提高档案工作人员素质。尤其要不断更新档案管理人员的知识素养，使之能与我国现代化建设目标相适应，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻应用的思想，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务。档案管理现代化对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有高素质的人才，新时期的档案管理人员不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，为了适应新时期的档案管理工作，工作人员还需要有多方面的知识，需要熟悉计算机、了解数据结构、数据库管理系统、计算机网络和操作系统等。同时，在档案专业要有较深的造诣和较高的文化和历史知识，实现档案管理现代化需要培养更多的档案信息处理复合型人才，这样才能适应档案管理现代化的需要。由于设备的现代化和管理的科学化，现代化的档案管理工作对相关人才的要求也在逐步提高。
讨论
统一归档内容。镇党委统一印制了《**镇村干部履历表》和村干部档案袋。履历表的内容包括村干部个人信息、收入情况、主要社会关系和历年奖惩情况，以及学习工作简历、工作实绩等。档案收集内容还包括了村干部的入党团材料、身份证毕业证复印件、奖惩文件、任职文件、学习培训证书、当选各级代表证书、工作实绩证明材料等。从今年开始，还增加了对村干部年度考核材料和个人工作总结的收集。
统一建档对象。明确规定建档对象为在职的村两委成员及已退职的村主职干部，未担任过主职的退职村干部暂不列入建档范畴。对未担任过主职的退职村干部，该镇实行联片责任制，要求驻村干部协同村两委及联户的党员一起做好思想工作，确保建档工作顺利进行。
统一申报程序。先由村干部本人负责填写和收集相关材料，报支部会议审核。经支部会议通过后，由党支部书记签字并加盖公章，上报镇党委进行统一审查、存档。对不齐全的材料，镇党委一律退回补齐，弄虚作假的要追究相关人员的责任，以确保资料的完整和真实。
统一管理模式。镇里建立规范的村干部档案室，村干部的档案必须经村、镇二级审查无误后，方能存档。档案管理实行按村分类、一人一档。镇里安排专人对档案进行统一保管，并建立村干部信息库，方便查阅。
二、初步成效
一、前言
高校的档案是高校发展历程的物质载体，在大多数情况下，高校的教学、科研以及管理都会在高校档案中有所记载，这对于高校今后的发展具有极为重要的作用，所以对于这类档案的完整性和安全性也是极为重要的。对此，下文在基于笔者工作实践基础上，重点围绕于高校档案管理中存在的问题及其对策展开探究，力图为做好此项工作贡献自己绵薄之力。
二、档案管理中存在的问题
（一）档案管理工作得不到重视。很多高校对于档案管理都缺乏一定的重视，认为档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存档案的地点也是没有任何的保密措施，甚至有的连基本的铁门都未曾安装。其次是用于保存档案的工具相对落后或者保密性不足。纸质版的档案通常会由于年份原因或多或少都会有遗失甚至是错漏，电子版大多也会因为管理不当而遗失或者泄露。（二）档案管理人员的专业不足。由于很多领导对于档案管理的重视不足，所以相对的，在人员的招收上也是一个随意的过程，往往这种情况就很容易造成档案的安放错乱，导致很多人员的档案没有得到及时的清理，也有很多人员的档案的填写不够完整规范，造成大量虚假伪造的信息。很多档案管理的人员一般而言都相对轻松，造成了他们自身很容易疏忽大意，又因为绝大多数情况下，没有一个相对严格的管理，所以档案的信息泄露也是极为容易。（三）档案收集的不齐全。很多时候高校的领导者都对档案不太关注，所以导致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虚假信息，缺乏一个系统的收集程序和一套完整的执行标准。这也导致很多档案在收集这些信息的时候会出现错漏，很多信息都收集的不齐全，不够细致，甚至会出现一堆过期信息，导致在人才的选拔方面后知后觉。（四）档案部门管理疏松。因为职业的特殊性，很多情况下，对于这部分人都没有一个严格的管理程序，导致很大程度上，档案的严密性，完整性，系统性都缺乏一个重要保障。对于高校来说，档案的安全性要远远高于普通企业，但是这类单位在很大程度上对于档案的保护却要普遍低于普通企业。很多高校聘用的档案管理人员在一定的程度上缺乏很大的积极性。这也直接导致档案信息存在有很大的误差，不能及时地对一些手续不全的材料退回相关部门进行补办，也对档案信息的采集工作有很大干扰，造成信息滞纳，让人们往往在这方面耗费大量的时间去录入信息。（五）档案的现代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的档案管理相对还是很落后，甚至有的高校只是采用简单的A4纸进行保存，这样不单对档案的严密性不足还很容易造成无用信息堆栈，重要信息遗漏，对于档案的存放问题也造成极大的困扰，这就需科学和信息化的存储了，可是即使有的高校有条件购买设备也没有相应的技术人员进行操作，导致工作效率的低下，也导致档案信息时效性严重不足。
三、高校档案管理的对策及思考
（一）加强对于档案管理的重视程度。提高对于档案的管理，对于档案的保存加大安保力度，对于存放档案的地方要保持整洁，统一，对于档案的严密性一定要多加防范，存放档案的地方也要有多重防护。做好防水、防尘、防火、防盗措施。由于时代高速的发展，使得档案信息更新也不断加快，如何准确的保存档案对于高校来说是一个巨大的挑战。（二）严格挑选档案管理人员。档案是人才一个很隐私很重要的信息，这些档案的妥善存放和严密性对人才来说都是一个很重要的保障，所以对于管理人员档案的员工也要进行培训，加强他们的防护意识。要求他们进行信息采集的时候能够认真、细致，将各种信息都能准确地录入。要求必要时采取一定的制度，严惩那些不太重视的人员。（三）全面完善档案收集。建立一个完善的档案管理体系，将档案资料收集作为一个很重要的流程，让档案部门加强这方面的认识，对于每一个收集的资料都要有一定的责任感，对于档案的存放也要有一定的秩序，让档案管理变得全面，客观，动态性，对档案的不同功能进行归类，加强档案信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有完善的管理体系才能规范档案员工的行为，从而达到最大的工作效益。（四）加强档案方面的管理。建立档案与员工的交流通道，这使档案能够得到及时的更新以及能够剔除一部分无用的档案，使得档案管理起来能够有序高效，也使得资料更加真实有效。（五）实现档案建的现代化和信息化。想要合理利用档案，最大限度的发挥这个资源库的作用，就必须要进行一个现代化的建设，将档案通过高科技进行一个整合，不单只可以加强档案的安全性和完整性，更加能极大的延长档案的存放时间。充分的利用网路对于档案信息的处理是相当必要的，加上部门的配合，技术人员的积极工作，就能不断地提高工作效率，也能在有需要的时候准确、及时地传输档案信息，加强档案信息的时效性各高校在大力开发档案目录数据库的同时，要加强对馆藏开放档案的全文扫描工作，依据破损、老化、利用频繁档案优先扫描的原则进行，并将其放在档案馆网站上加以利用，实行网上全文检索。各高校要建立全校性的统一数据平台，有效地解决档案管理系统与其他各部门管理系统互不兼容的问题，消除信息孤岛，实现校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。
四、结束语
总而言之，高校档案管理质量与高校发展息息相关，尤其是在高校不断改革的今天，档案在高校各项工作中的作用越来越明显，所以，高校师生应当要对档案管理工作予以充分重视，正视管理中存在的问题，并采取有效的对策进行改进与优化，以有效提高高校档案管理水平。
作者:金爱新 单位:长春工程学院档案馆
【参考文献】
Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.
Key words: file management; The problem; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。档案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪个方向改革，才能更加适应新形势下档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者面对的首要问题。
一、档案管理工作存在的问题
（一）对档案管理工作的重视不够许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补查，需要用时取出即可。所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。
（二）档案交接制度不严谨档案的分类和存档并不困难，最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今，大多数单位的档案交接制度不够严谨，导致许多档案在交接时出现错乱和丢失，这样的局面是我们不想看到的，因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义，而且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的，会严重耽误单位工作的正常进行。
（三）许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务很多人由于缺乏对档案的重要性认识，在面对档案工作时只是应付而已，甚至对本人的档案都不够重视，没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性，等到真正需要档案时，才发现档案不完整或是没有及时更新，以至于影响了正常工作需要和职位调度，给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够，许多档案管理工作者没有切实履行宣传档案重要性的义务。
（四）当前的档案管理工作不够现代化和信息化多年以来，档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体，以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失，也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类，分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室，档案室不宜过湿，不然容易引起纸质的档案发霉或发潮，导致档案失真，档案室需要密闭，并且要防火防潮。由此可见，这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力，而且对于档案的准确性也很难保证，容易丢失和遗漏，一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失，比如档案室失火和漏水，都有可能导致大量重要的档案丢失，造成严重的后果。
二、档案管理工作的对策
（一）强化档案管理意识，严格档案管理程序强化每一名档案管理管理工作者的管理意识，养成严谨认真的工作作风。同时在硬件设施上完善档案管理设备，每个单位都应配备单独隐蔽的档案库房，库房内加装空调、除湿机、档案密集架和电脑等所必须的应用设备和管理配件。为加强档案信息化发展，应在档案管理程序中引进计算机管理软件，充分发挥计算机技术的应用，比如建立档案的信息存储和检索系统。与此同时，应提高每一名档案管理工作人员的综合素质，调动其工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及时归档。
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）41-0009-03
俗话说：“民以食为天”，高校食堂历来是高校领导不能放松的一根弦，也是维护高校稳定的重要基础。尤其是在新形势下，物价不断上涨，通涨仍在延续，因此，当下，必须充分认识到高校食堂工作的重要性。虽然高校食堂工作一直是学校管理工作的重点和难点，如何做好新形势下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持续发展是学校各项管理工作的重中之重。高校食堂的管理千头万绪，如何进行科学化管理，就是摆在我们高校管理者面前的一项重要课题。在各项管理工作中食堂的档案管理是科学管理的基础和前提，没有科学的档案管理，管理就会成为无源之水，无本之木。只有实施科学的档案管理，才能为科学管理提供信息和依据。
一、当前高校食堂档案管理存在的问题
高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租赁制。食堂的员工大多以农民工为主，食堂的具体管理者及员工的身份多数都不是学校的正式员工，他们重视的首先是利润，对于档案管理往往被忽略或没有档案管理这个概念，甚至许多食堂没有档案，更谈不上档案管理，这种状态是与高校档案管理及学校的发展极不适应的，必须加强食堂档案建立和管理工作。
1.对食堂档案管理重视不够。高校食堂应以服务为前提，不能等同于商业机构，不能以盈利为主要经营目的。学校对食堂的管理首先应科学化、制度化，而不是简单的做好饭菜满足就餐者一般性需求。科学化管理需要建立在完善的信息系统，管理科学化，就是综合运用现代管理理论、技术和方法，对食堂的生产过程进行全时空、全方位的科学管理。尤其是对档案的科学高效管理，对于降低食堂经营成本、提高食堂系统运行效率、增强食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建设现代化食堂，必须在食堂的档案管理上下功夫，进而促进食堂管理更加符合现代管理制度的建立和完善，确保食堂管理的标准化、制度化、精细化[1]。
2.克服对档案管理的可有可无的思想。加强对食堂食品安全管理监督，是管理者的首要任务。在日常管理工作中，发现问题要及时纠正；对违法经营，诱发事端的食堂经营单位或个人，相关单位要及时做出相关处理，要防止与杜绝诱发事故的苗头和隐患，食堂档案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，来不得半点马虎，必须通过建立完善的档案资料来完成。忽视档案管理的经营者是不符合现代企业制度建设要求的，是不可能管理出符合现代高校要求的现代化食堂的。
3.食堂务工人员对建立档案的重要性认识不清。目前食堂务工人员大多是农民工，农民工对个人档案意识和档案观念淡薄是普遍的，也是当前农民工民生档案建立与管理存在的首要问题。由于缺乏建档意识以及自我保护意识，对自己专业技能的积累没有足够认识，甚至连是否签劳动合同，是否加入社保、医保也没有引起足够的重视。假如这些合同文件存在，而不能进行有效地保存，致使在发生劳动纠纷、个人合法权益受到损害时，无法出具完整的档案信息凭证或者翔实的档案信息资料，使得个人合法权益无法得到保障，同时，也会给未来求职带来不便[2]。
二、食堂档案资料的收集与完善
高校食堂档案的建立是件大事，不仅涉及到食堂的科学管理，更涉及到食品安全以及政治稳定。食堂管理工作不仅要做好事前预防、事中监督，还要做好事后处理。档案的建立和完善势必为食品安全提供了保证，由此可见，档案建立是件事在当代，立在未来的大事。高校食堂档案资料来源于与食堂有关的各个部门，产生于与食品生产的各个环节，贯穿于食品采购、制作、出售的全过程。食堂档案的保存和管理，首要的前提是食堂档案资料的收集，没有档案资料的收集，就无法保存档案，当然也就更谈不上档案管理了。如果食堂资料收集不全面，也就不能全面地保存食堂档案，而且保存的食堂档案也不是食堂发展过程的真实记录和完整凭证。因此，要进一步加强高校食堂档案管理，必须首先全面、完整、准确、系统地收集食堂档案资料，避免遗漏和缺项[3]。
1.档案搜集要做到全面性。关于档案搜集的全面性，众说不一各有所长，笔者认为食堂档案应从以下几个方面入手：（1）食堂经营许可证、卫生合格；（2）从业人员身体健康体检证等相关证件、从业人员劳动合同、人员工资表等；（3）食堂制定的规章制度、工作计划、报告、总结、会议记录以及管理工作中形成的文件材料和各种会议纪要等；（4）食堂每餐的食谱、价格确定的方案；（5）学生伙食管理委员会的开会记录；（6）上级主管部门、行业协会等有关于食堂工作的文件和信函；（7）学校党委、行政的重要文件及学校相关部门发给食堂的文件和相关文字材料；（8）食堂获得的荣誉证书、奖励等文字材料；（9）年终结算清单及年终总结；（10）上级领导视察留下的照片及有关对食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同时期建立的水、电、火、中毒等突发事件应急预案。以上十一项内容只是笔者的一孔之见，还不够完善，还要在食堂的经营和发展过程中，不断丰富，但目前上述11项内容可以说基本上覆盖食堂档案的全部内容，也是高校食堂档案不可缺少的重要资料。全面地收集和保存上述档案资料，确保食堂生产全过程得到生动有效的记录，才能谈得上对高校食堂档案的科学有效地管理。
2.切实做好食堂档案资料收集的保证工作。高校食堂档案的建立和完善，除规定具体内容是远远不够，要保障档案资料收集的全面性，还必须做到以下几点：（1）必须建立健全食堂档案法规体系，把食堂档案收集管理纳入到学校档案管理的统一轨道上来。（2）深入宣传档案法规，提高食堂管理者及从业务工人员的认识，增强主管部门和食堂管理者的档案意识。加强跟踪管理和对档案收集的现场指导，提高对档案资料的收集质量，真实地记录食品生产的工作流程，保证档案的原始性、真实性、完整性、准确性和系统性。（3）设立独立的档案管理人员，提高档案员的素质。加强经常性的业务培训，实行档案员持证上岗。
3.食堂档案资料的整理。档案资料了的收集仅仅是档案管理的第一步，更重要的是对所收集到的资料进行有序的整理。加强高校食堂档案资料管理工作是一个承上启下的重要环节。食堂档案有别于其他档案管理，必须按照时间顺序，生产流程，不同类别进行排列编号，以便档案资料的保存、管理和利用。为此，食堂档案管理必须坚持完整性，真实性、时间顺序性。为了便于日后查找和利用，食堂档案整理大致可归纳为以下几类：（1）政策法规类。具体包括各类许可证件；上级文件；规章制度；劳动合同；劳动保险；管理机构组成人员名单等。（2）原料采购类。原材料采购是保证食堂饭菜质量的重要关口，采购的主要食品要保证质量，避免“三无”产品进食堂。为此，包括采购人，供货单位，每天采购的食品品种和数量、价格等都要一一存档。（3）生产过程类。食品安全是食堂经营第一要务，食品的生产过程必须严格遵守生产程序和制度。各种食品的名称，食品加工生产过程要记录到人，确保责任到位。（4）务工人员的个人档案。主要包括个人履历，学历，专业特长证书，工作以来的鉴定及考核材料，社会关系，录用、聘任、奖惩材料，工资级别，对组织有保存价值的材料等。
三、加强和完善食堂档案管理的途径和方法
高校食堂档案资料的收集和整理是高校食堂档案管理的重要前提和基础，然而，所收集的资料能否得到妥善的保存和利用，其关键是能否做到科学的管理，科学管理档案要从以下几个方面入手。
1.档案管理人员应具有专业素质。管理是一门科学，搞好管理必须具备专业的管理知识，档案员也是如此。档案管理是一门学问，不仅仅限于简单的资料收集，更重要的是对收集到的资料进行科学专业的管理。建立食堂档案的过程是件繁杂、劳心、费神的工作，保存高校食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为提升食堂服务质量服务。档案资料的搜集及整理十分重要，资料收集不全会影响对食堂全貌的记载和有效利用；资料整理不规范会影响到今后的查询。要科学规范的建立和管理以及有效地利用档案，档案管理者的业务素质格外重要，没有业务素质作保证，档案的作用就无法发挥，从而也就失去了建立档案的意义。另外，除业务素质要求外，还要选择政治上可靠，具有较高的政治素质、高度的责任心、作风正派的人员，因为档案管理具有严格的保密性要求[4]。
2.要强化档案管理者的服务意识，充分发挥档案信息资源的作用。建立食堂档案，保存食堂档案资料的最终目的，就是为了更好地开发和利用食堂档案的信息资源，为广大学生服务好，保障学生有一个健康的体魄，把旺盛的精力投入到学习中去。为此档案管理人员要明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。服务的质量如何是衡量档案管理者职业道德标准，发挥好档案信息资源的作用，是档案管理者义不容辞的责任。在某种程度上说，目前，我们许多单位档案管理只限于管，而往往忽视了如何利用，也就是说档案的管理大多处于“重管轻用”的状态，从而使食堂档案资料利用率非常低，甚至长期“闲置”在书架上、库房中，使高校食堂档案管理工作总是在低层次上止步不前。这种状态严重地背离了建立档案的初衷。为此，食堂档案管理必须坚持“管、用”并重的原则。档案的利用不仅是被动的调来调去，档案管理者应为档案信息资源的利用提供主动服务，要结合食堂工作的不同时期、不同季节的不同特点，及时向食堂管理及经营者提供有针对性的档案信息服务。
3.建立、健全档案管理制度，是充分利用档案资源的保证。档案管理是件严肃认真政策性很强的工作，档案工作的管理要严格遵守档案法的有关规定，同时还要结合不同行业的不同特点，完善管理机制，结合工作中出现的新情况、新问题，不断加强档案制度建设。首先，要建立健全岗位责任制，使目标管理任务分解到位、落实到人；第二，建立健全档案借阅制度，保证档案安全；第三，建立档案保密、利用制度，工作中严格按制度办事，保证档案管理的制度化、规范化[5]。
食堂档案管理对于未建档案的食堂来说是一件全新的工作，而对已建立档案的单位还有不断完善和充分利用的必要。面对现在食堂管理模式及食堂就业人员组成的复杂性，作为管理者要高度重视食堂档案管理工作，要克服建档和管理的为难情绪，全面认真的收集经营过程中留下的有保存价值的各种资料，科学地整理和保存档案资料，充分和有效地利用档案信息资源，必将为高校食堂现代化建设打下坚实基础。
参考文献：
[1]孙忠柱.高校食堂管理的几点体会[J].科教平台，2008，（6）：1-4.
[2]田艳艳.农民工档案管理的问题与对策研究[J].档案学研究，2012，（4）：1-5.
[3]赵金鹏.高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫[J].管理与改革，2008，（1）：1-2.
人事档案工作是一项基础性工作，搞好人事档案管理，对于全面的了解干部，正确选拔使用人才具有重要意义，我们应清楚的看到，由于人事档案工作是一项内部性，保密性很强的工作，是一项并不引人注目的，默默无闻的工作，因为有的同志常常看不到这项工作的重要性，这些情况表明，相当一部分人员对人事档案工作的意识还是不强的。长期以来，相当一部分人包括领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要'守好摊'，不丢失，不泄密，能应付外调，查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。
二、管理机制滞后
目前的人事档案管理还是沿用长期以来行成的以“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚，缺少应有的生机与活力，机制滞后，已不能适应干部工作发展的需要。另外，对离任审计，任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。大部分工作人员没有经过专业的知识培训，对档案的重要性，管理要求，档案材料的收集，整理，归档，装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时，准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反应本人现实情况，导致人事档案的不完整。
三、管理方法滞后
目前的人事档案方法落后，方法繁琐，不易操作，反应较慢，现代化管理水平不高。在档案管理水平上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能合理应用。因此，必须围绕新《条例》要求，适应形势需要，更新观念，强化档案规犯化和信息化管理，进一步加强管理人员队伍的培训，为档案工作提供更好的服务。
四、档案渠道不畅，收集归档不及时
