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电力建设中物资的管理是一项非常重要的工作，若是资产管理的得当，也能够直接的反应出企业在发展过程中的情况，为了确保企业能够不断的出现可持续增长的形态，电力建设企业应该做好针对物资方面的管理，在以科学方式降低成本的同时，也加大对企业的整体管理，这样对企业的发展是非常的有意义的。
一、电力物资管理的总体概况
现在电力企业中关于电力物资管理主要包含采购、合同、库房。而采购管理系统有包含了采购计划、和审核计划管理。合同管理主要包含与供应商签订的合同、与厂家签订的合同，对于这两种的管理。而库存的管理，主要就是库房内部材料的清点、和入库出库管理。在现在电力建设物资管理的过程中，很多企业采用的都是ERP系统，在系统运行的过程中实现了现代化一体的管理方式，并利用先进的数据整理和分析，了解了物资管理的全过程，并结合现代管理手段，加强针对物资的管理过程。
二、电力建设的物资管理模式
1.采购管理模式
在电力建设物资管理的模式上，需要适应经济市场的发展形式，采用一体化管理的方式，将采购的整体管理与企业管理相结合。而采购中物资管理的方式，也只是原材料变成成品的一个环节。在管理的过程中加强供应链中与其他部门的合作，这样才能够真正的发到管理的目的。
首先，在供应链下的电力建设物资的采购管理模式。采购管理是供应链管理中的一项，所以在物资管理的过程中需要针对采购管理加以重视。在电力建设物资管理方面，采购部门所需要负责的就是针对物资的控制和协调，并将物资管理与企业中其他部门连接起来。而在电力建设施工的过程中，需要针对现场方案和设计的情况，制定物资的总量，并与采购部门下达采购的订单，采购部门则需要根据订单的需求与供应商联系制定合作契约，所以订单的下达是驱动采购部门活动的重要组成部门[1]。
其次，针对采购管理中信息的传达与交流。在采购部门信息和数据比较繁琐和复杂，而且采购管理中信息数据都是非常重要的，是关系企业利益的重点数据。采购管理中信息的传达主要就是内部和外部两个部分。内部信息指的就是采购系统中针对信息的管理和处理，企业中服务器会针对采购管理进行筛选，将属于采购的数据、信息进行汇总，转入到物资管理的信息库中，并生成相应的订单，在订单中能够查到需要采购物资的单价、数量、规格、以及相应的供货要求。而对外信息传达处理方面，采购部门的信息数据都有外部得到而传导到内部系统中，所以采购部需要针对外部信息进行系统的管理，避免出现外部信息错误或是数据不准确，导致内部信息的紊乱。
2.库存管理模式
针对物资管理中的库存管理方面，主要针对的是存货的地点、方式、以及如何对库存种类进行搭配等内容。在库存管理中需要达到针对物资进行合理的应用确保将成本将到最低。而现在的电力建设工程方面针对库存管理的要求越来越高，不仅需要保证企业对物资供应的需求，也需要确保电力建设物资在周转的过程中能够完整与快速。在电力建设施工的过程中，由于工期的时间都比较短，为了能够保证工期的顺利进行，这就需要电力企业能够配备大量的库存，而加大库存量的同时也会让人力和物力加大，这也会出现不能够降低成本的主要原因，加大库存量也会导致让物资出现叠加的情况，出现资周转不开，物资过剩，这些都不利于企业的整体发展[2]。
现在电力企业在针对库存管理方面都采用了零库存的方式，电力企业与供应商达成了管理材料物资的合约，针对材料供应方面确保能够及时的供应到原材料，并将材料直接送往库房，这样就能够减少库存的储存量，也能够减少因为库存过剩而占用的资金。这种就类似于将库存寄存在供应商的仓库中，只要资金到位，供应商就会直接供货，这样的零库存的方式是现在电力建设施工中比较常见的方式，也协调了供应商与企业之间的存在的矛盾。而针对零库存的管理方式主要有一下几种：
（1）长期与电力企业合作，并代为保管物资，按照电力企业的要求进行物资的保存，在接受到货款之后为其进行配送。这样的零库存属于长期保管的物资库存。
（2）针对施工的2、3类材料物资进行保存，可以按照单位的计划随意的采购并送货，彻底达到电力单位零库存的物资。
（3）对施工现场进行先送货，后结账的方式，达到零库存。
3.合同管理模式
针对现在物资方面的管理，最重要的一点就是合同管理，而有效的合同管理就需要了解合同的具体内容，以及电力建设的基本情况和运输情况，并了解电力建设中材料的运输状况，这样就能够充分有效的利用合同。再者需要对合同采用多种保管方式，利用先进的设备和专业的人员对合同进行保存，任何人在使用或是查看合同的时候都需要进行登记，而且物料的管理人员需要及时的了解合同中备料的情况，以及合同中材料的运输情况，确保材料能够及时到达现场[3]。合同管理人员也需要针对合同中材料的运输进行追踪，定期了解厂家的运转情况和配送情况，对厂家进行分析和评估，确保厂家能够在供货方面达到持续发展，也能够让企业放心的与厂家进行合作，达到稳定的合作关系，在这样的合作关系中达到降低采购成本的目的。
结语
电力建设的发展是社会必然的产物，而在电力建设的过程中，物资的管理是一项非常重要的项目，这不仅关系到电力建设的质量安全问题，也关系到电力企业的成本问题。在物资管理的采购管理中，采购部门应该及时的了解供应商的价格和市场的价格；针对库房仓储方面也需要及时的管理，尽量达到零库存的方式，及能够减轻库存，也能减少资金的使用；针对合同管理，需要专业人员对供应商及时的跟踪，并了解供应商的情况，这样就能够确保电力建设施工稳定的发展，也能够保证施工能够正常的进行。
参考文献：
一、PMBOK2004项目采购管理
项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程，组织既可是产品、服务或成果的买方，也可以是卖方。项目采购管理包括为管理项目团队授权人员签发的合同或采购定单所需的合同管理和变更控制过程。
项目采购管理也包括外部组织（买方）从实施组织（卖方）获取项目而签发的任何合同，以及管理合同规定的项目团队应承担的合同义务。
采购过程包括：
采购规划――确定采购何物及何时如何采购。
发包规划――记录产品、服务或成果要求，并确定潜在卖方。
询价――根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书。
选择卖方――评定报价，在潜在的卖方中进行选择，并与卖方洽谈书面合同。
合同管理――管理合同以及买卖双方之间的关系，审查并记录卖方当前的绩效或截止到目前的绩效，以确定所需要的纠正措施，与为将来与卖方的关系提供依据，管理合同提供依据，管理与合同相关的变更，并在适当时管理与项目外部买方的合同关系。
合同收尾――完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。
项目采购管理过程涉及的买卖双方之间的合同是法律文件，项目团队负责促使合同符合项目的具体要求。组织制定具体的政策或程序。项目管理涉及的各种活动构成合同生命期，应进行积极的管理，并认真斟酌合同条款和条件的措词，可避免或缓解可识别的项目管理风险。就产品或服务签订合同，是管理或假定潜在风险的一种责任分配方式。
二、某体育馆综合电子信息系统集成系统工程概况
重庆某体育馆是一个集体育比赛、文艺演出、大型展览、休闲娱乐、全民健身于一体的多功能建筑群。本公司承接该体育场馆综合电子信息系统集成工程的深化设计、设备材料供货、安装、调试、测试、验收、培训和售后维保，本工程主要内容包括了13个子系统：
1．综合布线系统GCS。常规PDS系统、电视转播及评论布线、场地扩声联络管线敷设；设计采用流行的六类布线系统及光纤到配线间的光纤布线系统，积木式的标准接插件使系统的扩充和升级极为容易，为体育馆提供高速的信息传输通道。
2．计算机信息网络系统CIS。计算机网络系统采取星型拓扑方式，运用中心和配线间的二级管理模式，在中心机房设网管中心(核心网络层，最高级网管中心)，构成中央级局域网。配线间设二级交换网(骨干网络层，本地网管中心)，核心网络及骨干网络均采用intranet模式，网络的骨干解决方案是千兆以太网。
3．有线电视系统CATV。系统采用5-860MHZ双向邻频HFC电缆电视传输网络系统，节目容量大，除了提供有线电视台全部节目以外，并可以开通自办节目。同时系统的传输方式可以满足今后在利用HFC宽带传输数据时，留有另一条高速传输网络通道的接口。为今后在场馆内实施”三网合一”(即：电视网、电话网、计算机网) 的综合传输方式预留网络接口。
4．不间断集中供电系统UPS。设计UPS不间断电源系统则针对体育中心的中心机房、重要设备提供了最可靠的电源支持,并建立双机热备份功能。
5．防雷接地系统。设计雷电过电压及电磁干扰保护防机房线路、设备及人身安全,确保数据线路、设备运行安全,是体育馆智能化系统数据通信网建设及运行管理工作的重要组成部分。
6．闭路电视监控系统CCTV。在场馆的各主要出入口及重要部位设置功能不同的摄像机，在场馆监控中心设置电视监控墙，配备先进的数字硬盘录像系统保存图像资料，通过管理计算机、矩阵控制主机完成对任一路摄像机的显示、调用及控制。
另外还有音响扩声系统PAS、公共广播系统、计时记分系统TSS、电视转播及评论系统BTCS、场地LED大屏幕显示系统DAS、停车场管理系统以及机房建设等
三、项目采购管理在本工程中的应用
（一）采购规划
根据项目的招投标书、项目投标报价清单表、详细的设备材料工程技术要求书、项目进度计划表等相关文件，制定本体育馆电子信息系统集成系统的采购规划。但采购内容的深化调整，需要在工程中标后，应甲方要求进行项目深化设计，并对部分技术参数进行适当修改和调整，进而得出较准确的实际工程预算造价，最后根据综合深化后进度和费用作出实际的采购计划。（见表1所示）
（二）发包规划
本体育馆综合信息系统集成项目中计算机信息集成部分由本公司项目部完成，其它系统的软、硬件等主要材料采用外部购买方式，由采购部完成。
在项目投标期间，部分外购的项目已经确定，采购部原则上以已确定的外购单位作为主要的潜在卖方，但是为了减少项目的成本风险，我们要求采购部在已往的同类似经销商数据库中选择2～3家单位作为候选卖方，若没有，则寻找新的类似经销商及卖方。在选择新的候选卖方时，要求对卖方进行商务评审，包括经营资质、业绩、信誉和售后服务等，一般按照公司ISO9001质量管理体系标准的相关程序和要求进行。
（三）询价
分别与潜在卖方和候选卖方进行沟通、询价、比较，其实也是一个讲价还价的过程，这个过程是技术知识、人的沟通技巧和智慧的综合应用，最后形成采购比较表，承送给主管批准后，实施合同签定。（见表2）
（四）选择卖方
当主管审批后，就与确定的卖方开始签订合同，对合同条款进行谈判。合同格式和主要条款均由公司法律顾问草拟，在谈判的时候我公司一般要求按照我们的格式条款来签订，以期达到最小的合同风险。特别在一些关键性条款上（如付款、交货期等），采购人员必须力争。
（五）合同管理
项目合同签订后，我认为合同管理的最主要的环节是监督合同的执行，我们这个工程各项合同加上有近百个，而且合同的执行还应该和项目的实际进度相配合，并按实际的进度付款，因此正确、及时、顺利的执行合同监管合同是很重要环节。我公司对合同的监管执行，是通过物料统筹表来完成的，这张统筹表必须经项目经理和采购部老总的共同审批通过的。（见表3）
（六）合同收尾
在合同收尾阶段，采购部要核对到货清单，包括收到的、返工的、退货的总数，并与财务部核对账目，确定无误这之后，再进行各项合同的清算。
中图分类号：F715.4 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01
近年来随着煤炭企业的整合、兼并、重组的速度的加快，为保证煤矿工作面正常安全生产，煤炭生产企业经济效益的实现，煤矿对于煤矿物资的需求在不断增加；在这种大的市场环境的影响下，煤矿物资采购部门发挥了非常重要的作用，各煤炭企业都成立了适合本单位实际生产经营情况的合同管理部门，明确了合同管理职责，为企业的经济活动保驾护航。
一、煤炭企业合同管理的基本现状分析
1.合同管理人员管理水平低下
⑴合同管理员不设专人管理，部分的矿厂没有设专门的合同管理部门，合同管理与财务管理没有分开，这样就造成一人肩负多种职务的现状，造成管理上的混乱。致使合同签订的效率低下错误频发。
⑵由于煤炭企业采购部门过去多年来一直是由业务科室中的业务员自行办理合同，所谓的“自行办理”就是业务员自己携带合同章与生产商或供应商签订合同，在办理合同的过程中无专业的合同管理员对内容进行审核，这样签订的合同就存在很大的风险，容易给企业带来不必要的损失。
⑶煤炭企业的管理者认为煤炭企业的主要任务就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生产就万事大吉了，签订合同就是个程序，是无关紧要的事情只是盖章就行，忽略了合同管理的重要性。
2.各项合同管理方式落后单一，合同管理制度未落到实处
⑴合同签订审批流程未按照“四职审批”的要求进行，我局合同审批的流程是由合同业务员报采购计划后由业务经理—财务经理—总经理审批后方可生成合同再由合同审核部门审核通过打印签订，由于一些客观原因，审批流程偶尔会出现越级审批现象，这就导致合同签订内容与计划不一致的现象，出现“管理错误”。
⑵合同没有统一的文本，由于采购过程中签订合同的一方不是固定的，合同文本五花八门，合同内容不统一，就会出现合同条款不全，签订合同对方的信息不完整，有时还有错别字等情况发生。这就给合同审核制造了难度，增加合同签订后的法律风险。
⑶合同签订后对合同中涉及到货、付款等随后的程序没有监管，合同执行的过程是从合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称，在现在使用的管理制度中对合同来源、订立两项可以说做到有据可依，但是履行一项没有落到实处，“履行”包括到货、验收、付款，由于涉及的部门较多，信息无法快速收集，导致对合同履行监管成为一纸空文。
⑷合同管理中合同统计没有实现自动化、信息化，合同管理工作量较大。合同管理过程中报表统计是一个非常重要的环节，它为企业的决策者提供了依据，指导企业朝着健康的方向发展。我局去年一年的合同量就达到6000多份，30多亿元，签订数量庞大；每个月合同还需人工进行统计，无形中增加工作难度降低了工作效率。
二、对策
根据以上阐述的煤炭企业合同管理过程中的问题，在合同管理过程中提出以下几点要求
1.制定并使用同一的合同文本。积极与公司内部法律顾问处沟通联系，委托专业的法律顾问或者律师制定适用我公司实际经营情况的合同文本。合同文本中不仅要体现大部分合同中需要买受的标的物的名称、数量、规格等做出明确说明，还必须对付款的方式、到货验收和处理纠纷的方式等方面进行严格规定。这样就使得煤炭内部所签订的合同具有广泛的适用性，有效的阻塞了合同管理员的法律水平和语言水平的不足出现合同签订文本的漏洞。当签订合同双方有违约行为时，利于解决合同争议。
2.平时需加强合同管理人员的素质。在平时的日常工作中我们在审核合同过程中往往对合同中主要的部分审核不清，导致签订的小部分合同出现倒签、资质过期、价格无依据等问题，这些问题的产生主要是由于合同管理员个人专业素质较低而产生的。煤炭企业就要在平时加强合同管理人员的素质教育，如聘请专业的法律院校的教师来煤炭企业授课、进行实际案例的电视讲座、通过自学参加法律顾问的考试等方式来逐步提高合同管理人员的专业修养，推进煤炭企业合同管理的整体水平稳步提高。
3.利用计算机网络技术把合同审核制度落到实处。随着煤炭企业采购量的日益增多，合同管理职能的日趋重要。已往传统的合同管理模式终究将被合同信息化管理模式所取代，REP企业管理软件中合同管理部分能够实现合同的逐级审批，规范了审批流程，杜绝审批过程中的漏批或者是越级审批的现象。从而减少审批时间、提高工作效率、提高合同审核的准确性，还实现了办公无纸化节约了工作成本。
4.加强合同履行全程的监管。煤炭企业的合同管理是从报送计划、订立合同、履行合同三个重要环节组成的，而合同的履行是衡量合同执行过程是否合理、合法的重要依据。合同管理部门可以利用网络信息系统（ERP）把合同中的到货、验收、付款纳入信息监管，对履行过程的信息收集做到准确及时。通过加强对合同履行过程的监管，会发现采购合同中签订合同双方的责任和义务是否依照约定履行，及时发现影响履行的原因，准确的向企业各个部门反馈，排除履行阻碍，协调合同签订双方关系，防止违约行为的发生。
随着我国加入WTO以来，给煤炭企业带来的好的机遇同时也面临着严峻的考验，煤炭企业会真正的与国际市场接轨，合同管理也就成为防控市场风险，约束经济行为的一条准绳。这就要求我们煤炭企业加强合同管理制度建设，规范合同管理工作，为煤炭企业的良性发展保驾护航。
政府部门是否精明的一个重要标志是，政府有没有一个强有力而精明的领导班子，以及这个班子是否能对武器装备的整个发展过程实行“从生到死”的全寿命管理。目前，美、英、法、德等国均对国防科研和武器装备采办实行集中统一的管理体制，设立装备采办统管机构。50年代，美国武器装备采办由三军分别管理，造成大量重复浪费。1958年，美国国防部成立国防研究与工程署，统一管理全军的研究、发展、试验与鉴定工作。1977年，美国国防部设立负责研究与工程的副部长办公室，既领导国防研究与工程署的国防科研工作，又负责全军重要武器系统的采购与装备工作，成为美国武器装备采办的统管机构。此后，美国武器装备采办体制几经调整，不断加强国防部对武器装备采办的统一管理。目前，美国武器装备采办由国防部负责采办与技术的副部长办公室统一领导，全面负责国防科技预研和武器装备研制、生产、采购、试验、鉴定、后勤管理和装备维修等工作。英国国防部1971年成立装备采购部，对国防科研和武器装备采购实行统一管理。法国国防部从1961年起，成立武器装备总署，统一管理国防科研和武器装备采购。1971年，德国国防部调整装备采办管理体制，合并原国防技术司和国防经济司，成立总装备部，全面负责国防科研和武器装备采办管理。
俄罗斯国防工业和武器装备采购体制也在不断调整变化，逐步走向统一集中。1992年，俄政府撤销前苏联长会议所属的9个军工生产部，成立俄罗斯国防工业跨部门委员会统管国防科技工业。1996年，俄政府将国防工业委员会改为国防工业部。1997年3月，俄政府调整国防工业管理体制，撤销国防工业部，该部的部分职能由俄联邦经济部和联邦国家邮电和信息委员会管理，国防科研和装备采购管理逐步向国防部集中。
成立武器装备采办统一管理机构，旨在解决三军分散管理，各自为政和重复浪费问题，实现武器系统和军事技术的通用性和兼容性，近而实现武器装备采办的全寿命管理。国外武器装备采办统管机构基本实现对武器装备从生到死的所有过程，即国防科技预研项目的产生、预研计划的制定和实施、武器装备型号研制生产的组织、武器装备采购合同的签订、合同的监督管理、装备采办计划和经费的制定和组织落实、武器装备的试验鉴定、武器装备的维护维修，以及装备和技术的出口等，实行全寿命管理。美国国防部制定的“规划、计划、预算系统”是武器装备规划计划和经费预算比较典型的全寿命管理制度，英、法、德等国也对武器装备采办的规划计划和经费预算实行类似的全寿命管理办法。
2.加强军品合同管理，重视成本审计监督
合同管理的好坏，是衡量政府买主是否精明的重要标准。为加强军品合同管理，切实扮演精明买主的角色，主要国家采取了各种措施，积累了一些经验，主要有：建立集中统一的合同管理和合同审计机构；明确目标，制订切实可行的合同计划；熟悉合同类型和定价方式，知己知彼；善于应用竞争策略；改善买卖双方关系，调动承包商积极性等。美国10万国防采办人员中，约3万人从事合同管理，职能包括合同谈判、签订、管理与监督等。政府设立了专门的国防合同管理和审计机构，主要有国防合同管理司令部、国防合同审计局、国防财务与会计局、武装部队合同诉讼事务委员会等。国防部采办工作每年约涉及1500万项合同事务，每个工作日平均办理合同事务56万项，开支超过7亿。合同管理对保障美军顺利实施科研生产计划和充当“精明买主”，发挥了直接的、不可或缺的作用。英国和法国国防部也建立了比较完善的军品合同管理体系，英国国防部装备采购部的国防合同局是军品合同的统一管理机构，全面负责合同的谈判、签订和监督。该局约有3000人，约占装备采购部从业人员的10％。若将该部其它武器系统采购局从事合同管理的人员统计在内，则英国军品合同从业人员远不止这些。法国国防部武器装备总署通过组织工作班子全面组织武器装备采办的合同管理，每个项目先由专业局的合同办公室起草招标书或合同文本草案，经该局法律事务处进行合理性审查后，征求计划、采购方法和质量局、合作和工业事务局的意见后，由专业局与承包商签定合同。在合同执行过程中，由该项目的计划主任工作班子同计划、采购方法和质量局一起，进行成本控制和质量监督检查。
国外对武器装备的整个采办过程划分为若干个阶段，实行分阶段管理，把性能、进度、费用等目标分解到各个关键环节上加以控制，有利于降低风险，对未达到预定指标或偏差太大的项目及时停止拨款，以保证能优质、高效、经济地完成任务。
随着国际形势的变化和军事战略的调整，主要国家摒弃过去只追求武器性能，不计成本的采办方针，开始寻求降低成本的最佳途径。美国强调把费用指标作为武器发展的一项独立考虑因素，与费用、性能进行权衡，以寻求效费比高的最佳方案。法国最近建立新的成本评估机制，在项目可行性论证阶段就确立科学合理的成本目标，并建立“成本数据库”，强化成本监督。转贴于
3．制订严密的法律法规，确保军品采办有法可依
美、英、法等国是市场经济比较发达、法制建设比较完善的国家，十分重视国防科研生产和军品采办立法，制订了严密的法律法规，确保军品采办的顺利实施。运用法律手段管理国防采办，已成为这些国家的共识。美国已建立起比较完善、层次分明和相互配套的国防采办法规体系，国防科研生产和武器采办基本做到有法可依，有章可循。据统计，美国有关国防部采办的法律条款有近900项，其规定几乎覆盖国防采办管理的方方面面，主要立法有：《国防生产法》、《武装部队采购法》、《国防工业储备法》、《国防合同法》、《合同竞争法》、《反托拉斯法》、《诚实谈判法》、《购买美国货法》、《联邦采办条例》、《国防部补充条例》及三军补充条例等，确保国防科研生产合同竞争有序，防止欺诈行为。法国和英国也颁布了类似的国防采办法律法规。
4.保持适度规模和高水平的军内科研机构，保持技术优势，提供技术支援
为保持军事技术优势和确保以经济有效的方式研制武器装备，美、英、法、俄等主要国家建立了一支规模适度、技术实力较强的国防科研机构。它们从防止技术突袭、减少技术风险，以及武器系统方案论证、技术规范编写、承包单位选择、合同监督、技术指导、设计审查、试验与鉴定等方面，帮助政府军品采办部门更好地发挥了“精明买主”的作用。美国在80年代曾就军内是否有必要保持一支独立科研队伍问题作过客观研究和论证，其结论是肯定的，即：为了保持军事技术优势和保证武器采办工作顺利进行，军方必须拥有一批规模适度、技术实力雄厚的科研机构。90年代初，美国三军拥有70多个科研机构，目前已调整合并为40多个，重点从事国防科研的基础研究、探索性发展、先期发展、系统方案论证和演示验证工作。英国和法国也保持一批重点国防科研机构，重点承担国防基础研究和应用研究。英国国防部装备采购部于90年代初建立国防研究局，并于1995年在该局基础上成立“国防研究与鉴定总局”，加强国防科研的集中统一领导。目前该局直接领导着国防部4家最大的国防研究院，还有许多科研、试验、鉴定机构。法国国防部武器装备总署也保持了一支相当规模的国防科研机构。
5.保持强有力的试验与鉴定设施，减少技术风险，确保装备质量
加强样机或新武器装备的试验与鉴定，是美、英、法等主要国家军品采办的一个重要原则。通过开展试验与鉴定，为各阶段项目审定提供可靠的科学依据，可大大降低技术风险和采办费用，避免因重大技术失误造成不必要的损失。为此，这些国家建立起庞大和技术先进的军品试验与鉴定机构，并设立统一管理体制。美国十分注重军品的演示验证，坚持“先试后买”方针，建立起以国防部研制试验与鉴定局和作战试验鉴定局为主，三军试验与鉴定机构为辅的试验与鉴定管理体系，并设立配套完善的靶场及试验设施，组织面向承包商的技术性试验与鉴定和面向部队用户的使用性试验与鉴定。美军还成立了包括国防部和军种有关代表组成的重点靶场与设施委员会，以加强对重点靶场的集中统一领导，提高试验与鉴定效益。英国国防部设立了庞大的试验与鉴定设施，并在国防部装备采购部设立国防试验与鉴定局，加强集中统一管理。德国国防部国防技术与采办总署设立了7个国防技术服务站，统一组织实施武器装备的试验工作。
6.重视军品采办队伍建设，加强业务培训，提高人员素质
企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。采购是各单位开展工作的首要环节,采购与供应一样在许多方面都反映了单位的战略能力、市场创新能力和价值传递能力。它是从资源市场上获取各种资源,包括物资资源,诸如原材料、机器设备、工具等;非物质资源,诸如软件、技术、专利等;人力及人才资源等的过程,同时也是事关企业单位价值创造的活动。
企业的物资采购包括了采购预算编制、材料请购、供应商选择、价格查询、采购作业、合同签订与执行、验收入库、货款结算、付款、账务处理等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,本文主要从采购环节的风险入手,论述了如何很好地控制物资采购活动中存在的会计风险,比如采购预算、价格联审、付款控制、账务处理等等。
一、企业物资采购环节中存在的主要会计风险
(一)采购预算风险
企业物资部门及人员计划管理技术不适当或不科学,导致采购中的计划风险,即采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。
(二)请购风险
请购是实际采购环节中的第一步,若企业的请购制度不健全,不知订购多少,向谁发出购货订单,什么时候发,必会造成不必要的资金占用和增加仓储负担。
(三)供应商风险
所有采购活动都必须选择供应商,货比三家,物美价廉,这是每个企业都希望的结果,但如果没有一套科学合理的供应商评价标准,并且对此标准进行量化、分值化,选上不合适的供应商,它给企业带来的损失是不可预料的。
(四)采购价格风险
一是由于供应商操纵投标环境,在投标前相互串通,有意抬高价格,使企业采购蒙受损失的价格风险。二是当企业采购认为价格合理的情况下常常会批量采购,但不久,该种物资可能出现跌价而引起采购风险。
(五)采购合同欺诈风险
合同诈骗往往具有一定的隐蔽性,有时很难与正常的合同纠纷相区别。合同欺诈风险主要包括:一是以虚假的合同主体身份与企业订立合同,以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。二是接受合同当事人给付的货款、预付款,担保财产后逃之夭夭。三是签订空头合同,供货方本身是“空壳公司”,将骗来的合同转手倒卖从中牟利,而所需的物资则无法保证。四是供应商设置的合同陷阱,如供应商无故中止合同,更改合同条款,违反合同规定等。
(六)验收入库风险
由于人为因素造成企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求,对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不符合合同规定要求;在价格上发生变形等。
(七)货款结算、付款风险
货款结算、付款必须严格按照程序作业,如果付款程序不完善,很容易造成:采购货物不合格、但货款已支付的情况;付这家公司的款却不小心付给其他公司,这些均会直接或间接地给企业造成损失。
二、如何控制采购活动中的会计风险
(一)编制合理准确的采购预算
采购的动因源于内部各个部门对各项货物或服务的需求,在确定采购预算时,为了避免盲目采购,单位必须制定采购预算,这既是单位从总体上统筹使用资金,减少资金闲置,提高资金使用效率的需要,也是确保合理采购的需要。
采购预算应是单位全面预算系统的子系统,它的编制是一个反复修订、集体决策的过程,应与其他预算子系统相协调,单位会计人员应参与采购预算指定的全过程。
采购预算的内容包括:应采购的品名、规格、质量标准、数量、单位价格、交货日期、结算方式、预付货款比例和时间、运输工具、违约条款等等。
在单位编制预算时,还要考虑以下几点:一是采购对象的现有库存量;二是未来一段时间内的消耗量;三是采购对象未来的价格走向;四是存货的短缺成本;五是单位现金流转状况;六是用相关成本最低原则,确定最佳采购批量。
(二)建立规范的请购制度
许多规模较大的公司,通常由熟悉市场的采购部门人员来决定货源和发出购货订单,这样可以增强管理控制力度,并能够有批量采购的规模经济效应。
请购控制,应从以下四点进行控制:一是单位有关部门或人员应当按照以产定销和合理库存的原则,根据单位预算、实际需要等情况,及时向相关部门提出采购申请。凡是不需用、不急用的商品,一律不得采购或提前采购,防止不必要的资金占用和增加仓储负担。单位超过一定金额的采购需求,必须由采购部门统一进行,领用部门不得自行采购。二是审批人员根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请,审批人有权要求调整采购内容或拒绝批准。三是单位所有采购申请书必须先由领用部门主管签名批准。四是单位超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批,再交予采购部门执行。
(三)完善供应商的评价标准
单位选择供应商,不仅要从物美价廉的角度出发,还要从战略的角度出发,考虑材料供应的长期性、稳定性,并对其标准进行量化,采用打分方法操作,最终确定一家或多家供应商。
供应商的评价标准应包括:基本标准:能否满足单位采购的质量、数量、价格、服务等;道德标准:包括交易手段是否正规、是否存在贿赂等不道德行为;资信品质标准:包括供应商声誉、历史交易记录、信用记录、现行技术力量、财务状况、通信便捷度、所处地理位置、工作程序柔性等;权重调整标准:采购性质与采购数量会影响选择供应商的各种物项权重。比如:对于小批量科研用品,质量比价格显得重要,当地供应商更有优越性,而对于那些批量生产所需要的大量物资来说,价格和按时交付就显得较为重要。
(四)确定科学的价格体系
进行价格谈判,这是采购决策最关键的环节,也是最终签订采购合同的依据。
科学的价格体系,必须经过询价、比价、议价和定价等程序。询价由采购人员执行,或组织价格调查小组进行,通过函寄询价单或亲自到相关供应商或在相关产品上了解相关产品报价,为后续定价程序提供资料;比价一般由特别成立的比价采购小组根据采购员或价格调查小组的询价资料进行比对,遵循价格优先的原则确定价格;议价由责任采购人或采购部门与有关供应商进行商谈,也就是所谓的讨价还价,最后议定价格进行采购;定价分别可以通过议定、公开市场确定、招标定价、价格联审等方法实现。
(五)签订合法的采购合同
依法订立采购合同是避免合同风险,防患于未然的前提条件,也是强化合同管理的基础。
建立合同台账、做好合同汇总,是加强合同管理,控制合同风险的一个重要方面。对于已签订的合同,检查是否整理成册,妥善保管;是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号,并建立合同台账。合同统一编号是否合规,每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总,及时提出报告和汇总表,报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产,规划价位,及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息,提高合同管理水平。
(六)做好物资验收记录
审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录。如有与合同不符的情况,是否及时与供方协商处理。审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。对不合格品控制执行情况审计,审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。审查采取“零库存”策略的企业,是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失;是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要;是否建立牢固的外部契约关系,保证供货渠道稳定,降低风险,规避成本。
(七)加强货款结算、付款程序的控制
货款结算、采购付款是单位支付货币、取得材料实物的过程之一,极容易产生差错,为保证采购成本核算正确,采购记录真实完整,付款结算程序必须严格控制,主要注意以下几点:
一是单位会计部门应当对采购部门送来的原始凭证进行审核,复核单据和原始凭证是否完整、合法,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确等;二是单位会计应定期核对应付账款总账与明细账金额是否一致,如不一致,应详查原因,及时更正;三是对长期挂账的预付账款,应及时查明是否存在已收货物但未记录采购的情况;四是对暂估入账的物资,应及时向采购部门索要发票;五是支付货款必须有严格的审批手续,层层把关、各负其责,准确支付。
随着市场经济的发展,资源市场空间越来越大,采购人员选择供应商和确定采购价格的余地也相应增大,由于原材料等物资的成本费用是企业产品成本的重要组成部分,因而加强企业物资采购中的会计控制,防范企业物资采购风险,对于提高企业生产经营管理水平和经济效益,具有不可替代的作用。
【参考文献】
2研究内容
（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程
梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清晰的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同争议"等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台
以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，认真组织讨论的基础上提出平台建设思路，配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策提供有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。
（3）明确商务合同平台的使用责任，加大培训宣传力度
培训的成功与否是合同管理系统能否成功上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分，然后针对不同层级的用户进行深度培训，从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并熟练操作系统。通过定期组织培训，在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛，亦有助于提高员工的合同意识。
3研究成果
（一）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程
（1）合同管理平台信息化总体需求分析
从问卷调查反馈的统计结果来看，各个合同承办部门普遍认为，尽早实现合同管理平台的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著，对业务增值贡献最大，也较容易实现，同时也是上线需求最迫切的两项业务，希望合同管理平台的操作能够较为简捷，方便查找和使用。
（2）明确合同承办部门职责，完善合同管理程序体系
经程序文件查阅及与相关部门访谈，明确公司合同承办部门共有四个，分别为商务部门、采购部门、建造部门和办公室，各个合同承办部门所对应的项目部部门也有合同承办的职责。经与各个合同承办部门沟通，系统性的将合同管理相关程序、制度，从合规性、适应性、有效性等方面进行综合评审，促使合同承办部门完成了相关管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商务合同管理平台
（1）成立合同管理系统实施工作团队
稳定的、分工明确的工作团队是确保合同管理系统得以成功开发的保障。在集团合同管理系统开发项目实施工作组的领导下，公司组建了合同管理系统实施工作团队，团队成员由相关部门领导指定，彼此相互配合，在项目经理的领导下，按照各自职责分工有计划地实施系统开发。
（2）合同管理系统目标需求及建设内容
通过调研和讨论，课题组总结出合同管理系统如下目标需求，并由此分析得出合同管理系统建设内容。
①合同全过程管理
通过合同准备、合同订立、合同执行、合同关闭四大环节，实现了合同的全过程闭环管理。合同准备阶段，通过与相关系统进行接口集成，确保合同相关数据同源，避免重复录入；合同订立，系统提供范本的管理，使得标准合同的起草更加方便快捷，减轻承办人员的工作量；合同文本的在线审查审批，通过多级规范的审批流程，进一步防控法律风险；合同文本在线打印，加密防伪，确保合同的唯一性；合同执行中的支付申请，变更申请等，及时跟踪合同的执行情况，确保合同信息的完整性；合同关闭，是合同的终点，最终实现了合同的闭环管理。
②合同范本管理
通过系统，建立合同范本及合同制度文件的管理，通过系统对合同范本、相关制度文件进行管理，实现了各种范本制度升级后的版本控制管理，并通过线上范本审核，确保范本及制度文件的及时性、准确性，为合同创建提供便捷，促进并提高合同标准文本的使用频率，减少审查审批工作量，降低合同签订中的各种风险。
③合同对方管理
建立合同管理系统的合同对方库，并通过与采购系统对接，可接收供应商信息，合同管理系统可自行录入供应商及客户信息，实现完整的合同对方管理，对合同对方的相关资质等进行管理，有利于确保合同管理系统信息的完整性与独立性，也确保了合同对方信息的统一和规范。
④项目信息维护
对项目进行基本信息的维护管理，实现项目信息与合同的关联，并作为查询统计分析的支持，满足通过项目进行合同数据的汇总与分析的需求。
⑤合同监督检查
集团及公司合同管理部门、监察审计部及相关领导具备相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查，可以查询与追踪合同的审批情况及履行状态，也可以对当前的合同流程相关人员进行预警提醒。
⑥合同监控追踪
集团及公司合同管理部门及领导，可以实时查看与监控权限范围内的合同运行情况，包括查看所有运行中的合同总数、异常情况及重点关注的事项，实现合同运行信息的及时反馈、异常监控与全面管理。
关键词：现场采购服务；影射；设备采购管理问题；解决方法；
1 概述
设备采购管理是工程总承包项目管理的重要组成部分，是工程项目建设的物质基础，其对工程建设项目的顺利实施有着重要的意义，甚至起着决定性的作用。
EPC总承包项目多采取项目经理负责制，矩阵式管理的模式，项目采购部即是设备采购工作的组织者同时也是设备采购工作的执行者和管理者，由于人力资源有限，完全按照项目管理理论的要求在项目采购部配备齐全工作范围严格界定的采买、催交、检验、运输人员在短期内是难以做到的。
因此在人员有限、设备采购现场工作经验不足的情况下，项目采购部如何能更好的完成总承包项下的设备采购现场工作需要我们去思考和探索。
2 现场采购服务工作
2.1 设备开箱验收与移交
设备的验收与移交工作主要通过上面网格中的两种方式进行。设备到场后在卸货前应进行检查，若发现设备有破损情况， 应保持其原有状态，并留有影像记录、以便划分责任； 要求各方在到货清单上签收设备，并认真保存到货清单，及时填写并签署《现场开箱检验记录及验收证书》。具备安装条件的设备直接移交给施工单位保管并填写《设备移交单》，定期监督检查其设备存放情况。对于不具备立即投入安装的设备进行临时存放,按设备的性质划分为机械、电气、仪表等种类，根据设备种类的不同分为露天仓储和入库仓储。
2.2 随机资料的整理移交
现场设备随机资料的整理及移交工作也是重要的一个环节。由于到货设备量大，设备无集中仓储条件，因此大量设备随机开箱资料及设备安装图纸散落于众多施工单位手中。先从施工单位收回的杂乱资料堆放于特意空出的房间内，再对照合同逐一将每份设备资料、产品合格证等按合同编号分拣、装袋。填写《随机资料移交单》，并装订成册。随时将设备供方补供的设备资料插入。
2.3 催交设备、组织现场服务
现场定期召开工程例会，会上施工单位、业主管理人员、监理等汇报工程进度，同时提出设备到场时间要求或到场设备存在的问题。采购人员需对本次会上或上次会上需落实的问题给出答复。因此为兼顾催交和现场问题的处理，现场采购人员要责任分工。部分同志负责跑现场；另外同志就主要在办公室守着电话负责联系、记录、接发传真，到场服务人员的接待、记录等工作。
2.4 针对设备在验收、安装、调试中发现问题与供方和专业人员及时沟通、处理
2.4.1 采购人员在现场与各方人员的工作关系（见下图）
协调、处理现场的设备问题是现场设备采购人员的主要工作。所谓处理就是及时将现场设备问题反馈给设备供方或院专业技术人员，在最短时间内获得解决方案、要求供方来人处理或更换有问题设备。但不能把这种“反馈”简单的理解成“传话筒”。
2.4.2 现场工作要腿勤、嘴勤、手勤。
（1）对于施工单位、业主反映的到货设备质量问题，应亲自到现场察看、找相关人员具体了解其原因、现象，最大限度的把现场情况通知到相关单位和人员，这样有利于准确、快速的解决问题。
（2）在现场要主动参与专业人员、供方现场服务人员、施工单位及业主就现场技术问题的研究、方案探讨、及处理过程。 坚持实地了解、及时反馈、现场跟踪、勤于思考的工作态度，力争在工作中掌握更多设备的原理、性能、故障判断和排除方法。
2.4.3 设备问题处理
由于设计及制造缺陷，造成到场设备质量问题，需确定处理方案。对于不能在现场处理的及时通知返厂处理。对于能在现场处理的及时组织人员解决。对于外购、外协的设备需寻找货源及加工制造厂，询价、比价。现场处理完成的质量问题还需与相关责任方通报处理结果，进行后续的扣款事宜。
2.5 设备投产验收与决算
工程项目投产后，项目采购部参与同业主的总承包合同决算工作。设备采购合同的付款分以下几个阶段：预付款、发货款、到货款、验收投产付款、质保金。其中到货款、验收投产付款、质保金的支付需要现场提供相应的付款凭证，即《现场开箱检验记录及验收证书》、《合同设备验收投产证书》、《合同设备保证期满证书（含结清证书）》。上述证书的签署贯穿了现场设备管理工作的几个阶段，也是各阶段工作完成的标志，即：现场开箱检验、设备投产验收、质保期结束验收。上述各个阶段的过程记录及与业主的总承包合同决算单，作为与供货商合同决算的依据。
3 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题及解决办法
3.1 现场采购服务工作映射到设备采购管理中的问题
3.1.1 个别制造商不能恪守承诺、履约能力差，在发货款已支付的情况下，部分现场急需安装设备不能如期到场，制约工程进度。
3.1.2 成套供货装置总体运行稳定，但由于其个别配套设备质量差，影响整套装置性能。
3.1.3 个别供货商制造工艺落后、设备制造过程缺乏质量控制手段，导致到货设备存在质量缺陷，无法满足现场生产需要。
3.1.4 现场到货设备无条件入库集中存放，加之施工单位保管不善，个别设备及随机资料在存放及二次倒运过程中丢失损坏。
3.2 问题产生的原因分析及解决办法
3.2.1 深入、细致地做好招标阶段工作，从源头避免和降低质量风险。
（1）严把合格供方推荐关
合格供方推荐包括成套设备供方推荐及具体合同中配套设备供方的推荐。严把合格供方推荐关，杜绝无技术、无能力、无信誉的“三无”企业参与项目是保证设备质量的基础。在对合格供方进行认真筛选的基础上，同时应建立严格的合格供方推荐责任追究制度，即建立质量负责到底责任制；谁推荐谁负责责任制。因为只有借助于制度的约束和奖惩机制的落实，才能保证合格供方的推荐慎重、真实，进而才能保证合格供方的质量。
（2）全面理解和贯彻最低价中标的原则
根据《中华人民共和国招投标法》第四十一条“中标人的投标应当符合下列条件之一：（一）能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低，但是投标价格低于成本的除外。”可见“最低价中标”并不是在所有投标中报价最低的投标。中标的最低报价还要满足两个条件：一是满足招标文件的各项要求；二是投标价格不得低于成本。通常项目设备费占总承包合同额比重近乎一半，因此尽可能降低设备投资是挖掘节约项目总体投资潜力的重要措施。但这并不意味着为了降低设备投资就可以忽视设备质量，一味贪图便宜。因此，我们应全面理解和认真贯彻“满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低”的中标原则，使评标过程有章可循，充分体现公开、公平、公正和诚实信用的原则，使定标结果经得起时间和实践的检验。
3.2.2 大力加强设备采购合同履行阶段的管理，努力实现保质、保量、如期的控制目标。
（1）加强有效的合同管理工作
合同管理的目标就是项目管理的目标，在一个项目中，有几份甚至几十份相互联系、相互影响的合同，只有通过有效的合同管理才能保证各方面都圆满的履行合同责任，进而保证项目的顺利进行。
做好合同管理工作，不仅需要专职的合同管理人员和部门，而且要求参与项目管理的其它各种人员都必须精通合同，熟悉合同管理和索赔工作。
（2）切实做好设备监制和验收工作
目前，缺乏对设备供方加工、检验、测试能力的了解；缺乏对合同履行过程中各制造节点的有效控制，以及对设备原材料质量、加工制造精度、装配质量的监督和检验，特别是出厂前的检查、验收是设备不能如期交货、及到场设备制造质量难以保证的主要原因。为适应总承包项目发展和不断增多的趋势在项目组织机构中，专人负责组织协调设备监制和验收工作。在项目开始之初即着手编制项目设备采购合同监制、验收计划；相关专业参与人员安排，如需外聘人员，应事先提出具体要求和申请。在参加现场监制或验收前，负责人应组织相关人员结合具体合同的技术要求，明确监制或验收的项目、考核指标，并编制表格，准备技术资料。
（3）灵活运用资金支付手段，促进设备采购合同履行
在多数合同执行过程中，随着资金、设备在买方与卖方之间的转移，买卖双方的主动权在交替变化。因此设备采购合同的资金支付方式是控制卖方，促进合同正常履行的有效手段。同样，多数情况下卖方已完全按合同规定的条款履行合同义务，但由于业主方不能如期支付设备款，使我方陷入极为被动的局面，因此必要时应考虑垫付部分设备款。
3.2.3 加强现场设备管理，严格履行设备入出库制度
（1）做好前期库房规划
在项目初期，应根据本项目预采购设备内容，按不同的存储要求如防尘、防雨、保暖等将其大体分类，并考虑到便于运输、方便看管等因素，充分利用现场的现有条件，在设备到货前建立库房，并绘制项目现场库房布置平面图，同时应做好基础工作，如成立管理机构、制订工作程序、编制相应表格、了解具体设备存放要求等等。
（2）有序、高效做好库房管理工作
设备到场后，在各方人员共同参与下，根据合同供货范围开箱详细清点，并办理设备及随机资料移交手续。若发现缺件或质量问题，由采购人员立即通知设备供方解决。同时，库房管理人员应根据随机资料中规定的设备存储要求，将该设备入库妥善保管。对于随机资料中无该设备存储说明的，由采购人员向设备供方索取。
4 结束语
现场设备管理在整个项目运行过程中承上启下，其对于及时发现供货设备的缺件和质量问题；保持设备出厂状态；保证设备安装工作的顺利开展；准确划分设备供方、施工单位的责任都起着非常重要的作用。希望通过本文能增强设备采购人员的现场采购服务水平，激发学习采购管理知识的热情，为我院工程总承包项目的不断发展做出贡献。
5 参考文献
[1]刘伯才等：《工程项目管理实用手册》，化学工业出版社，1998.10
中图分类号：TP311.52
项目背景，信息技术在各个领域的广泛运用和迅速普及，给传统的管理机制和运行模式带来了一场革命，依靠计算机网络信息平台处理事务、管理政务，已成为发展趋势。随着集团公司的不断发展，对原材料的依赖程度越来越高，原材料的库存、采购及时性、资金占用等问题日益突出。
研究意义，针对当前企业原材料采购周期长、库存量高、运输成本高等现状，以提高原材料供应链的敏捷性和运作效率为目标，开发基于物联网技术的原材料供应链管理系统，利用公司已有的局域网络将分布在不同地域的多个应用系统联接在一起，通过标准化的信息传递和管理机制实现多个部门互联互通、资源共享，实现对信息流、物流、资金流的有效控制，提高工作效率、决策质量、调控能力、节约成本，进而提高企业的整体竞争力。
1 开发环境与开发技术
1.1 硬件环境
CPU：Intel Pentium 2.0 GHZ以上；
硬盘：80G以上；
内存：2G以上。
1.2 软件环境
操作系统：Windows XP/Windows2003/Windows 7/Linux；
数据库：ORACLE 11G；
开发工具：eclipse；
辅助开发工具：powerdesigner 12以上；
浏览器：IE6以上；
WEB服务器：tomcat6.0以上。
1.3 开发技术
本系统采用Java技术开发的，融合了STRUTS2、SPRING、IBATIS、JQUERY等主流开源技术框架。
2 系统架构
软件的主要功能分为：计划管理、合同管理、物流管理、库存管理、结算管理，系统结构总图如图1：
3 系统功能设计
3.1 计划管理
原料使用部门根据生产使用需要，编写需求计划，完成相应的审批后，提交给采购部门。采购部门根据需求计划和技术部门的技术要求，积极寻求多元、稳定的供货渠道，签订月度、季度、年度合同。
3.2 合同管理功能
合同管理主要实现了采购合同和运输合同的管理工作。采购合同根据采购原料不同又分为矿石类、废钢类、焦炭类、生铁类、合金类、耐材类、溶剂类合同；物流合同根据物流性质又分为港口合同、长协运输合同、单签运输合同、货物合同、保险合同。
原材料采购管理系统以合同为主线，所以合同是基础。录入合同时，根据选择的合同类型自动加载相应的合同条款，实现合同的在线审核、打印，同时根据合同条款设定相应的结算规则，为后期自动结算提供数据支撑。
3.3 物流管理功能
物流管理主要实现了提货指令管理、港口库存管理、到港计划管理、派船管理、外港取样管理、报港上料管理。
对于承运方式是船运的，由采购部门发提货指令，物流部门对发的提货指令进行审核。对于供送到场的，系统根据提货指令自动生成到港计划，对于公司派船的，系统根据提货指令自动生成外港库存，物流部门再派船到外港把货物拉回来，根据外港出库数据自动生成到港计划，同时质检部门完成对外港货物的取样管理。报港处根据到港计划和船户的纸质单据进行报港上料，表示货物到场。对于承运方式是车运的，报港处直接根据合同进行报港上料。质检部门对到场的货物进行取样，计量部门对报港货物进行计量，当计量数据、化验数据都出来后，就可以入库了。
3.4 库存管理功能
在供应链管理系统中，库存管理是一个重要环节，原料、设备、作业人员及作业流程，将直接影响到企业的成本、工作效率。库存管理主要实现了入库管理、出库管理、库存调整等功能。
为了准确管理原料库存，原料堆场采用堆场化管理（类似备件的货架号管理），通过标准化料场区域名称、区域编号、堆场名称、堆场编号，实时处理原料的进、出库数据。原料报港后，要求指定原料的具体堆放场地，系统自动生成唯一的报港编号，计量系统调取报港编号，完成称重，原料入库时，根据报港编号调取称重记录进行入库。原料出库时，选择相应的堆场记录进行出库，由库存管理部门对出库数据进行确认。当实际堆场与系统库存出入较大时，库存管理部门对原料进行库存盘结工作。
3.5 结算管理功能
结算管理主要实现了采购结算、物流结算、发票管理、台账管理等功能。贯穿整个原料采购管理系统的是合同，原料入库后，根据合同约定对入库数据进行结算。检化验分内部检化验和外部检化验，内部检化验数据根据报港取样获得，外部检化验只能将纸质化验数据输入系统，系统根据合同约定自动完成扣款、扣吨计算，生成采购结算单、物流结算单。再根据采购结算单、物流结算单，生成发票入库清单，同时要求填写税率、税额、税金，系统根据财务凭证模板，自动生成财务凭证抛财务系统。业务单位根据发票入库清单生成供应商的往来台账信息。
3.6 接口管理
（1）OA系统接口。该接口主要完成对合同的审批动作。
（2）财务系统接口。该接口将生成的财务凭证抛财务。
4 结束语
如今钢铁企业已进入微利时代，原料采购管理系统的开发，加强了对原料的管理，提高了内部管理水平，为企业管理者提供了科学的决策依据，提高了企业竞争力，是典型的长业务流程ERP管理子系统。
参考文献：
[1]刘国莉，唐立新，张明.钢铁原料库存问题研究[J].东北大学学报（自然科学版），2007（02）.
[2]陈青.有色冶金企业原料供应管理系统设计及软件实现[J].中南大学，2004
关键词：
医疗设备采购合同；合同生命周期管理；采购风险；采购成本
医疗设备采购合同管理是对医疗设备采购项目过程中涉及到合同的管理。医疗设备采购项目的过程是围绕合同进行的，合同是作为买卖双方之间的法律文件，是对双方都具有约束力的协议。合同管理是一个过程，它保证合同按照一定标准履行，从而充分达到医院（买方）和供应商（卖方）约定的合同目的。有效的合同管理是促进合同双方当事人全面履行合同约定的义务，确保质量、工期、进度等目标实现的重要手段，最终促成采购项目的顺利完成。
一、合同的定义：
1、合同又称为契约、协议，是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人协商一致的产物，是两个以上的意思表示相一致的协议。只有当事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律约束力。依法成立的合同从成立之日起生效，具有法律约束力。2、依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。狭义合同指一切民事合同。还有最狭义合同仅指民事合同中的债权合同。《中华人民共和国民法通则》第85条：合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。《中华人民共和国合同法》第2条：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
二、医疗设备采购合同管理的意义
合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理要保证合同双方认真履行各自的合同义务，还必须充分协调好双方之间的合同行为，分清权责，在合同双方建立起一种相互支持、相互促进、合作共赢的伙伴型关系。合同管理时应当遵循以下三个管理的原则：
1、诚信原则
即诚实信用原则，是指当事人在签订和执行合同时，应该讲究诚实、恪守信用，以善意的方式履行合同规定的义务，不得规避法律和合同。这里包含着相互关联的两层意思：一是量力而行作出现实、可行的承诺；二是严格履行自己的承诺。在一般情况下，应该认为合同当事人在签订合同之前都认真阅读和理解了合同文件，都明白该合同的各项条款的意义。一般应该认为双方当事人在签订合同时都具有善意，遵循对等原则，不刻意添加隐瞒或故意疏漏合同条款。
2、公平原则
法律是维护公平的，维护在一定的社会历史条件下，各公民、团体之间的公平。根据公平原则，显失公平的合同条款是无效的，对合同进行解释时，应该兼顾双方当事人的权益。对合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同约定的解释顺序和有关整体解释惯例进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方（业主）的原则进行解释。在这种情况下，可以理解为业主故意使用了这种有歧义的词句，因此他应承担相应的责任。
3、效率原则
经济合同其管理与实施当然受经济学原理的约束。经济学讲究的是效率，及如何以尽量少的资源来达到既定的目标，或以既定的资源实现目标的最优化。在项目管理中，项目经理需要维护的是整个项目的效率，即实现项目质量、成本、进度、范围等目标的综合最优。根据效率原则，有时需要比较灵活地执行某些合同规定。需要特别强调的是，必须追求项目整体的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于项目各分目标的相互矛盾，某一个分目标的优化可能必须以另一个或几个分目标的损害为代价。
三、合同生命周期管理在医疗设备合同管理中的应用
有效的合同管理是对项目采购实施过程中所发生的或所涉及到的采购合同的签订、履行、变更、索赔、争议解决、终止与评价的全过程进行的管理。项目采购管理过程所涉及的各种活动构成了合同生命周期。通过对合同生命周期进行管理，在签订合同时仔细斟酌合同条款和条件的措词，尽可能的回避或减轻某些可识别的项目风险，并采取一定的措施以保证项目有效的完成。苏州大学附属第二医院在设备合同的管理过程中，着重做好设备购置的可行性论证。通过需求论证、效益论证和市场论证，为设备的引进和购置决策提供科学依据。合同在产生和完善过程中，做到科学、规范、严谨，发现误差及时纠正。同时，合同管理人员积极做好沟通协调工作，确保环环紧扣，流程畅通，执行及时、准确、快捷。并且在设备合同生命周期管理过程中，重视了以下几个环节：
3.1设备购置的可行性论证
（1）需求论证。即设备购置的必要性。临床科室根据各自的功能特点，从满足患者就医的需要、医疗技术发展的需要、教学和科研的需要及与医院等级和品牌相匹配的需要几方面着眼，制定合理的设备购置计划。（2）效益论证。引进设备前，医院根据年度发展计划及财务预算，结合医院实际情况，对现有同类设备尤其是大型设备进行成本效益分析，以利于准确掌握设备的运行情况及需求度，避免医疗设备重复购置、设备闲置或使用率低等，造成资源浪费，为设备的引进和购置决策提供科学依据。（3）市场论证。在进行需求论证的同时，设备采购部门通过调研了解国内外市场行情，收集相关信息资料，引导科室开展业务。对确定购买的设备，设备采购部门必须对购买的设备进行综合调研评估，如：使用科室、已知商家及历史价格等，同时要求参加投标的商家提供全套资质证件及待购设备的主要用户名单、业绩，了解其市场份额占有率。经严格审核后，再在医院领导牵头下，组织相关科室主任、护士长和医学专家、工程技术人员以及财务审计等相关人员共同进行医疗设备招标选型或商务谈判，通过货比三家，选择性价比较高的商家，确保引进设备的功能先进、质量上乘、价格合理。
3.2设备购置合同的形成
（1）合同签订。医疗设备确定购置后，医院和供应商签订经济合同。合同上详细注明购置设备的产地、品名、规格型号、配置清单、付款方式、安装调试、技术培训、质量保证及维修保养等条款。（2）合同交接。设备处将经使用科室认可，供应商和项目工程师、设备管理部门领导、院领导逐级签署的合同定点存放，由专人编号、盖合同章后进行分发。在合同交接过程中，注重细节，对合同交接的每个环节进行书面登记，谨防在交接过程中的遗失和误差现象。（3）合同录入。建立设备合同管理台账，及时录入新的合同信息，以便于及时、便捷、准确、科学地查找和执行合同条款。及时按照固定资产编码规则进行录入固定资产管理系统，做到及时、准确，确保没有疏漏。
3.3设备购置合同的执行管理
（1）设备验收。设备送达指定地点，由相关人员和项目工程师共同进行到货、安装与技术验收，列入《检验检疫机构商品目录》内的进口医疗设备需进行商检，调试正常运行后，凭验安装验收单和发票，录入固定资产管理库。（2）设备付款。合同付款严格按照合同条款执行，不拖欠款项也不在不具备付款条件的情况下预付合同款。（3）合同核对。为确保设备合同在执行过程中准确无误，我们建立健全了查对制度，定期由设备处领导、固定资产管理人员和财务处等相关人员参与合同核对，要求账实相符、合同条款有效执行，发现问题及时纠正。
3.4设备购置合同的收尾
合同收尾管理就是结束合同管理并结清账目，结束合同工作和当事人之间的合同关系，进行采购审计并将有关资料收集存档供未来使用，包括解决所有尚未了结的事项。采购结束后，未决争议可能需要进入诉讼程序。合同收尾管理包含以下几点：（1）财务结算退还质保金。（2）合同建档设备购置合同及时归档。同时设备处对设备购置的申购报告、论证材料、订购合同、验收清单、设备资料(使用说明书、维修手册及其它有关技术资料)一律登记、编号、建立索引、归档。（3）定期开展采购审计是对从计划采购过程到管理采购过程的所有过程进行结构化审查。其目的是找出可供其它采购项目借鉴的成功经验与失败教训。（4）根据合同实施过程的情况，总结合同管理的经验教训。
四、结束语
设备管理部门要加强合同管理意识，同临床科室、资产管理部门以及法务部门积极合作，提高合同管理水平，通过规范的流程和完善的制度依法管理，实现对医院设备采购合同的全生命周期管理。
参考文献：
[1]陈洁.医院管理学[M].北京.人民卫生出版社.2005:3-4.
[2]中华人民共和国合同法[S].主席令9届第15号，1999.
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[5]北京中交协物流人力资源培训中心.采购过程与合同管理[M].北京:机械工业出版社，2008.
调到云南两个月了，一直跑市场，熟悉市场。前几天打了个简单的报告，根据市场的实际需求，希望做一个玻璃杯的搭赠活动。
申请非常简单：在3月预算费用内，申请自购8A玻璃杯若干个、每个多少钱、合计多少钱、怎么搭赠、怎么使用、怎么报销等等。根据经验判断，三、五天应该能批下来。
也许自己杂事多，主动跟踪不够，一晃17天过去了，翻开记事本，发觉这个玻璃杯搭赠活动10号应该开始了，才想起问问报告签批件在哪里。给兄弟打电话，告诉我还没批下来，我大喊：锤子得很!然后兄弟把没签完的OA给我看。看完以后，我情绪很愤怒很生气!
大区这边，老大没问题，驻派会计没问题；到了中心管理部，也没问题，当天就转了，说明大家都当是简单的申报。然后到了我们亲爱的营运部，锤子了，复杂了，要按照经济合同管理规定要求自购时招标，同时要请法律部签署意见；忽然市场部签订一个意见，而且是拖了好多天，要设计标志，还要转采购部签署意见，再忽然就没了下文，礼拜天又来了……
我就不明白，咋一个玻璃杯就引发这么多的部门提出这么多的规范和管理意见?!咋时间就这样飞鸡儿快的流逝?!
我突发奇想，是否各个部门应该这样签署：
销售管理部意见：支持自购，请财务部，采购部审核费用是否妥当，请市场部提供自购玻璃杯标识，
市场部门意见：支持，我部标识××日发到大区营销主管处；
营运部意见：同意大区自购意见，但需要招标，且需要与供应单位签订经济合同；
采购部门意见：不同意自购，应该由我们从成都采购送往昆明；采购需要按照公司流程办理，时间为两个月，请大区将农村覆盖活动时间推迟到5月。(或者意见：同意管理部意见，8A玻璃杯采购价格询价咨询后建议在×元/个内自购，总费用建议×元内)，
法律审计部意见：合同必须要签，费用必须要核，采购最好统一……
财务部意见：同意采购部费用单价及总费用建议!请领导批示。
最后就是几个老大同意……
现实是残酷的，今天9号了，三八妇女节也过了，报告还没批示下来；10号了，还“自购”个锤子!
通过这个事情，我相当自愧地进行了深刻反思，总结如下：
1 简单的事情其实很不简单，请示应该把各个部门关心的细节都要说清楚；
2 要随时在办公室与各个部门电话和QQ沟通、解释和跟踪，要主动催问流程到了哪里，责任在我在我还在我；
一、总则
第一条 为加强公司各项采购活动的管理和控制，结合《预算管理制度》的相关规定，经公司研究特制定本制度。
第二条 本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、车饰等商品采购、配件及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。
第三条 公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行。具体规定为：
1、广告和展示设计采购由行政部负责执行；
2、生产车间、办公室物品由采购部负责执行；
3、电脑、软件等电子信息设备的采购由行政部负责执行。
4、其他上述未包括的采购全部由行政部或其他公司另行指定部门负责执行。
第四条 单项（含综合项目采购，整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外）采购金额超过10万元的采购项目，应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部、审计部和总经办举行采购听证会或合同评审会，采购部门应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。
第五条 本制度采购管理主要指采购预算管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款、供应商评审等几个重大方
二、采购询价管理
第六条 采购部门接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无货供应时，必须进行多方比价，1千元以上的物品，货比三家，作好市场询价记录（市场询价记录表附后），择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核，保管期限为一年。
第七条 审计部和财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录（记录表附后），对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报总经理参考。
第八条 定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由总经理或审计总监决定。
三、采购合同管理
第九条 采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的（一年内有3次以上）必须与供应商签订采购合同，广告、展示设计采购必须与供应商签订合同。
第十条 采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。
第十一条 参加合同会签的职能部门：总经理、审计总监、财务部、行政部。合同会签的经办人为相关采购责任部门。
第十二条 采购合同的保管：采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部备案，合同原件保管时限为3年。
第十三条 采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由采购责任部门负责，审计部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。
第十四条 供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。
四、采购入库和付款
第十五条 属于固定资产的（单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上），必须办理固定资产验收手续（附固定资产验收单格式），验收合格才能入库。
第十六条 属于公司商品、原材料（车饰精品、配件、车间辅料等）的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。
第十七条 办公用品和其他不需入库的零星物料（数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原材料的物料），必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。
第十八条 采购金额超过50元的，必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。
第十九条 付款注意事项：固定资产付款必须附上发票、合同复印件、《固定资产验收单》；公司商品付款须附上发票、入库单；未签订采购合同的须附上〈〈市场询价记录表〉〉，否则财务部不得付款。广告、展示设计付款时必须附上合同
五、供应商评审
第二十条 每年年初，由审计部组织，对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。列出合格供应商名录。
第二十一条 评审委员会的组成：行政部负责人、售后服务部负责人、财务负责人、审计总监、总经理共五人组成。
如何执行制度
如何执行制度？如何才能执行好各项制度？这是跟企业内部各层管理密不可分的一个重大问题。所谓制，乃束缚、制约；度即量体裁衣，针对各种不良病症所下的药。制度下来没有人执行是何原因？细追究，原来制度是要制约某些人的行为。为什么要制约这些行为呢？因为某些人的这类行为从企业整体角度上说，影响了大多数人的利益，也损害了企业的利益，所以我们要制订这些东西约束一些行为的产生。假如我们的管理为了不得罪某些人，把企业的利益和制度放在一边，这样，企业的制度形同虚设，也就没有起到实际的作用，失去了它所产生的意义了。所以对主管的工作考核很重要。
有一则管理案例上讲过一个故事，大意是这样：一欧洲人贩到非洲贩运黑人前往澳洲做苦力，商议给船主运一个人给五十美金。人贩一次性买了二百个黑人，可是到达澳洲后，二百个黑人死了大半，原来船主为了获得更大的利益，每日克扣黑人的伙食，结果在运输的途中，二百人饿死了大半。得知原因后，人贩决定增加船主的运费，于是运一个黑人的费用从五十上升到了一百。可是，人贩发现，即使这样，船主仍要克扣黑人伙食，饿死的黑人有增无减。后来，人贩想到了一条好主意，他和船主谈定，运送一批黑人到澳洲，到岸后按照人头付钱给船主，每运送一个给一百二十元。后来，人贩发现这种方法非常好。原来船主为了提高黑人到岸的成活率，不敢克扣黑人伙食，所以到岸后的黑人成活率好高，二百个人只有一两个因不适环境而病倒，几乎没有死亡的现象了。
故事中，人贩再三通过增加费用来提高黑人的到岸成活率，而他前两次所用的方法（或制度）没有造成对船主自身利益有冲突，所以他的方法不起作用。第三次，人贩采取了与船主有责任和利益相关连的办法，结果取得了突破性的成功。
同理，如果企业的制度与管理方法没有同管理者个人利益进行冲突时，出于人性的自私本能，许多管理者是以个人利益为前提，而至公司利益于不顾。
假如我们的管理制度的执行放在各级层管理利益息息相关的立场，那么我相信，执行力度不严或没有执行力度的现象是会慢慢减少的。
一个制度的形成大致如下：
