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二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处
(一)归档文件材料的收集不全面
在办公室文书档案的管理过程中,通常会见到归档文件收集不齐全的情况,具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。
(二)档案文件材料的收集力度不够
当前，由于多数档案人员没有高度重视档案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最终造成大部分的文件资料丢失或者缺损。具体原因主要包括：
1.各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，混乱不堪，不能及时归档;
2.各单位的归档模式不科学，主要存档文字档案较多，对于电子文书档案的收集与归档意识淡薄;
3.文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，普遍出现文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的情况，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况，遇到这些情况，我们立即要求有关部门补交文件缺失部分才给予收集归档;
4.文件材料的可靠性差。有些单位或档案部门为应付上级的检查，通常模拟前几年的数据展开评估，致使档案文件的历史性与真实性丧失。
(三)档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作
(一)强化档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
(二)构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度
首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。
(三)加强临时性档案文件材料的收集
在各单位中因部分人员的调动或者离职，往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致档案文件资料无法及时归档，甚至丢失。对此，负责管理文书档案的人员应定期在每年的年初开始收集与整理上一年度的文书档案，重点加强临时性档案资料的收集工作。比如召开重大会议之后，应及时通知各部门收集完整的会议资料。当发生人员调动或离职时，可以及时通知这类人要交出他们柜中的经手的文件，作为档案文件提供给大家今后好查阅，使其的意义和利用价值最大化;时档案管理部门的工作人员，必须严格把好相临时性文件材料的移交接收工作，及时将他们交来的文件材料给予对应交接，将收集完整的档案文件编好打印成移交清单或移交目录两份或三份，签上移交人和接收人的名字，移交人和接收人双方各持一份备查，保证离职或调动人员手上的文件材料能交给档案管理部门。
(四)更新文件材料的收集与整理方式
一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。
收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。
对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制
发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。
文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：
盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。
全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。
类别是按单位制定的文书档案分类方案中的大类，可简写为“一、二、三”等。
年度是归档文件的形成年度，用4位阿拉伯数字填写，如“2005”，不能简化为“05”。
期限是按照已确定的归档文件保管期限，分别填写“永、30年、10年”。
件号是文件的排列顺序号，同一保管期限、同一年度内从“1”开始编号，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
盒号是文件所存放的档案盒位置号。同一保管期限从“1”开始编号，可一年一年续编；也可以同一保管期限、同一年度内从“1”开始，即永久、30年、10年分别编号，每年形成三个流水号。
装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。
盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
编目即编制归档文件目录，需按照排定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。
保管期限为永久、30年、10年。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致。
文号为文件的发文字号。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。
责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。
页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00
前 言：
档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。
一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题
（一）缺乏正确的认识
档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。
（二）缺乏投入的力度
档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。
（三）缺乏原则的确立
档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。
二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施
（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实
档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。
（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征
档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。
（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]
在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。
（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理
从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。
结 语：
总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。
参考文献：
[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
建设工程档案资料是工程建设全过程的真实记录，是城乡规划、建设和管理的重要基础资料，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。
我国的城市建设正如火如荼进行，大量的新建筑物不断涌现，城市面貌日新月异，城市建设档案数量也与日俱增，因此，加强建设工程档案的归集管理工作责任重大、势在必行。
2011年10月12日住房和城乡建设部下发了《关于切实加强建设工程档案归集管理的通知》（建办［2011］161号），对切实做好建设工程档案，尤其是政府投资项目、重点项目、城市地下管线和保障性安居工程项目建设档案资料的归集管理工作有着重要的指导意义。
笔者就贯彻落实《关于切实加强建设工程档案归集管理的通知》中的重点谈谈自己的粗浅认识。总的来说，可依据《通知》的要求从管理责任、指导督促、管理制度、管理程序、执法监督五方面积极着手：一是领导重视，人员到位，依法履行管理职责；二是加强指导督促，确保建设工程档案的真实、准确、完整；三是健全制度，切实把工程档案归集管理制度落实到实处；四是依法严格规范建设工程档案归集管理程序；五是加强建设工程档案归集管理的监督检查和执法查处。具体的一些重点做法可以有：
一、领导要重视，制度要健全，人员要到位，切实依法履行管理职责
（一）各级领导要高度重视，积极学习贯彻传达部署《通知》的各项要求和举措；
（二）住房和城乡建设各级行政主管部门应将工程档案的归集管理工作纳入工程建设管理程序，并作为各级领导和各相关单位年度考评的考核指标之一，切实将工程档案归集管理责任落实到位；
（三）工程质量监督机构应将建设工程档案编制情况纳入监督内容，并要求工程项目是否取得工程档案认可文件作为出具监督报告的内容之一；
（四）各地应尽快建立健全城建档案管理机构，尚未设立的，相应行政主管部门应抓紧设立，切忌虚设岗位或占用编制，要把城建档案管理机构和管理人员切实落实到位；各级城建档案管理机构应认真履行建设工程档案的监督指导职责，提前介入建设工程，实施全过程控制，提供服务；城建档案管理机构应认真履行行业培训职责，全省城建档案工作人员实行持证上岗。
（五）各建设单位要切实履行建设工程档案报送(移交)的法定责任和义务，把工程档案编制工作纳入合同管理、施工管理的各个环节，指定专人及时做好工程档案收集、整理、报送(移交)工作。
二、切实做好建设工程档案归档工作，确保真实、准确、完整
（一）住房和城乡建设各级行政主管部门应进一步完善建设工程档案管理规定和相关标准，指导督促建设单位确保建设工程档案的真实、准确、完整，尤其是做好涉及结构质量安全的勘察报告、设计及其变更、地基处理、建材检测、施工试验、隐蔽工程验收、竣工图等文件材料的归档工作；
（二）各级城乡建设档案管理机构要以城市地下管线工程档案归集和查询利用为核心，及时开展管线普查和补测、补绘工作，形成的地下管线档案成果，要抓紧建立管线信息系统和动态管理机制。城市供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位应当及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。
（三）应避免档案归集范围和内容缺失。注意把省、市重点项目、保障性安居工程以及各类开发区、工业园区、城乡结合部等建设工程项目资料纳入工程档案统一管理；应加各区县和小城镇建设工程档案的归集工作，加速推进我省中小城市城建档案工作的开展。
三、切实把工程档案归集管理制度落实到实处
（一）进一步建立健全相关法规。各级城乡建设行政主管部门应依据《通知》精神，尽快出台配套法规，并提高立法规格；各级质量监督机构、工程备案管理机构等相关机构也应在各自相应的法规中纳入保障工程档案归集管理工作的相关内容；
（二）各相关行政主管部门将工程档案归集管理工作切实纳入到业务管理程序当中：规划部门在核发规划许可证前应查验建设工程档案报送责任文件（告知书）；核发规划验收合格证时应查验建设工程档案验收合格证明文件；建设主管部门在核发施工许可证前应查验建设工程档案报送责任文件（告知书）；工程竣工验收前应查验建设工程档案验收合格证明文件；房管部门在办理房产证时应查验建设工程档案验收合格证明文件；备案部门在办理备案时应查验建设工程档案验收合格证明文件；财政部门在办理工程决算时应查验建设工程档案验收合格证明文件；在工程项目参与评选鲁班奖、詹天佑奖、省优、市优等相关奖项时，考评时应查验建设工程档案验收合格证明文件；城管（市政公用）以及其他相关部门也应尽快建立工程档案归集的配套工作机制。
（三）重点工程项目、保障性安居工程以及各类开发区、工业园区、城乡结合部等建设工程项目应纳入工程档案归集工作的统一管理，各建设单位应根据相关规定制定相应的实施细则。
四、依法严格规范建设工程档案归集管理程序
（一）建设单位在办理《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》前，城建档案管理机构应当将工程竣工后需移交的工程档案内容和要求书面告知建设单位，并与建设单位签订建设工程档案移交责任文件，未签订责任文件的不得办理《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》；
（二）建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请城建档案馆（室）对工程档案进行验收。工程档案验收合格后，由城建档案管理机构出具建设工程档案验收合格证明文件；在办理竣工验收备案时，备案机构应当查验建设工程档案验收合格证明文件；未取得建设工程档案验收合格证明文件的工程，不得组织工程竣工验收。
五、加强建设工程档案归集管理的监督检查和执法查处
医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，对于医院管理部门客观、真实地考察了解和使用选拔人员具有重要的参考意义。
一、当前医院人事档案管理中存在的问题
(一)人事档案管理制度不健全
在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。
(二)人事档案管理方式和手段落后
当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。
(三)人事档案管理人员业务素质参差不齐
人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。
二、规范医院人事档案管理的对策
(一)加强宣传，提高对医院人事档案管理工作的重视程度
人员档案管理是医院人事管理工作的重要组成部分，人事档案资料的合理使用将对医院的人才考核、选拔、使用提供可靠的依据和有效的参考。因此，医院领导要对内部人员档案管理工作高度重视，把档案管理工作作为医院发展和管理的重要工作来抓，要下大力气宣传人事档案管理工作的重要性，使医院各类人员，尤其是档案管理人员提高对人事档案管理工作重要性的认识，使其具有良好的档案意识。
(二)建立健全各项规章制度，使人员档案管理工作有章可循
完善健全的制度是各项管理工作的核心。加强医院人事档案管理制度的制定，建立行之有效的档案管理体制，对医院人员档案管理工作具有非常重要的意义。档案工作内容繁杂、专业性强、点多面广、保密要求高，因此，各医院要结合自身实际情况，并依据《档案法》等有关法律、法规的规定，建立严谨、科学、合理的符合本单位实际情况的人事档案管理制度,在档案的收集、整理、保管、维护保养、查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有详细的管理规定，使人员档案管理工作有章可循、有法可依、规范操作、有序进行。
(三)加大培养力度，提高人事档案管理人员的业务水平
人事档案管理人员的业务能力素质直接影响到人事档案管理的水平和档案利用率，影响到医院人才的培养、选拔、使用，甚至影响医院的长远发展。因此，各个医院应当按规定配备专职档案管理人员,并把人事档案管理人员的培养纳入医院人才的宏观培养计划，通过专业培训、在职交流、考察进修等方式多措并举抓培养，建立一支长期稳定的、业务技能过硬的人事档案管理人才队伍，使医院人事档案管理人员的能力素质能够适应新形势下医院档案工作需要。另外，还要档案人员事业心责任感教育，只有具有了强烈的事业心和责任心，才会有全身心投入工作的热情，才能勤于观察、善于思考、刻苦钻研，不断提高自己的专业知识和业务素质，提高人事档案管理工作的效率和档案的利用率。
三、结束语
部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。尽管当前医院人事档案管理工作中存在着诸多问题和弊端，但只要医院领导能高度重视，不断改革创新，加强档案管理人员培养、建立健全一套行之有效的规章制度，人事档案管理工作必将更好地为医院的建设发展服务。
在我国经济飞速发展的今天，人们的维权意识也随之不断的提高，合同作为人们维权的重要依据，也被越来越多的人重视与运用。企业合同的定义是，在一个企业为了实现某一经济项目的目的，通过相关法律条例，由公司法人或相关负责人与其平等的民事个体之间的共同设立的及可变更也可以终止的民事的权力与义务之间关系的书面合同。在企业之中合同档案是企业的经济项目活动中产生的，记录这一项企业的经济活动内容的重要凭据就是企业合同，也是企业维护自己权益的关键凭证，其档案的归类管理的重要性不言而喻。
一、合同档案管理的特点以及其内容
近几年，我国经济飞速发展，其涉及的经济项目活动也越来越多，加上企业维权意识的加强，所产生的合同也日渐增多，要想管理这些合同就要合理化的进行归类存档，为其能更好的为审阅者更方便快捷的查阅这些资料，收集和整理合同材料就是其重要的一个前提条件，与此同时其归类整理也是其重中之重。就目前而言，合同档案所采用的方法是在整个档案库中归类到文书档案与科技档案之中的分散式管理归类法，这使得查阅有些困难。档案的管理基本要求按照企业运行情况和其管理方式来制定合同的内容。
我国最早的法律依据，在现如今更是市场权益保护的法律凭据的重要组成方式，它是具有法律效益的，有明显的法律特征，有很强的制约性。在合同进行的内容里面都是根据相关法律来进行的，否则将会受到制裁，正因为这种法律制约力使其有有力的凭证。[1]对于合同的甲乙双方，合同是重要的法律凭证，使得其在形式之前是受到法律保护的。规范的合同是运用书面的形式进行内容拟定，实行的合同技术资源的系统和真实可行的证据，其中包括：鉴定报告、责任书、技术合约等一系列操作来完成的，再按照当事人的要求进行拟定。
二、企业合同档案中出现的问题
（一）不利于的合同档案统计
现如今还有一些企业，在经济合同制定的过程中，往往忽视对对方的严格审查，轻信一些“熟”人的口头承诺，仅仅只凭借对方一个通知单就进行物品的交易，这样以来对方一旦失信，就会引起纠纷，从而影响公司的利益。另外一些企业虽然拟定的合同，具有一定规范性，但是其合同内容可能会使用模棱两可的话，这样很可能陷入诈骗当中。其中关键的就是，这样口头和不规范的合同收集起来相当困难，企业合同文件过于分散，经常会出现查找不清楚和丢失的问题，造成严重的后果，从而使得公司利益受到损害。
（二）企业合同过于分散
企业在合同签订之后，没有进行合理的档案规划和监控措施，导致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表现就是对要进行变更的合同文件没有及时处理，合同文件没有及时传送，使得整个合同档案管理出现了混乱，归档没有进行分类等一系列相关的问题，从而使得其造成不必要的损失。无论是档案管理部门或是相关责任人都没有在进行关注，企业合同的效率不高，其查找困难，有一部分原因是合同的档案管理没有进行系统的收集和排查，这也正是工作效率不高造成的，这也是其中必要解决的问题。
（三）企业合同档案不重视
档案管理除了在合同的有效期内进行能对合同双方进行制约和行事权力以外，其重要的一点就是对企业经济项目有效档案证明，其能在企业疏通管理流程制定计划等一系列的行动中为其提供帮助，企业之间的合同非常有必要的，同时劳务合同还能起到抑制员工流失的作用，和维护员工的劳动价值的重要作用。[2]但是就实际来说，企业合同在根本上没有起到其相关的作用，无论是员工或是领导都对其不是很重视忽略了其本身的意义，使得合同的查阅力不高，因为其不重视所以合同档案的管理一直没有被整改，还存在着很大的不完整性。
三、企业合同档案的归类管理的必要性解决方案
随着经济的发展，社会的进步，合同越发的重视起来，企业合同档案的归类管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企业都是采用分散管理文书档案中的方法，这就给日常整理文件带来了非常大的不变，下面是提出相应的策略：
（一）合同规范化
合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚的知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。[3]
（二）合同的归类原则
企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。
（三）建立合同意识
各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。
四、总结
企业合同档案的归类管理是企业档案管理中的重中之重，必须要严谨的进行合理的规划和终结，找出其中的问题，进行相应的处理，才能更好的为企业提供最佳的法律凭证，从基础的材料收集入手，对其加强管理，对每一个小的环节的精细把控和合理的运用都是为了企业的更好发展，然而企业在经济飞速发展的今天立于不败之地。
参考文献：
一、前言
众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。
二、当前档案管理工作存在的问题与不足
近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：
1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。
2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。
三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策
档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：
1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。
2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。
3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：
首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。
四、结语
在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。
参考文献：
1.提高了工作效率
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化最为重要的作用便是，促进了工作效率的提高，同时也加强了信息的共享，推进了协同办公的实现。通过无纸化归档链条，使各个环节均实现了无纸化的管理，如：可行性研究、项目概算、招投标、合约签订、合约履行、计量支付、变更与签证、内部审计、项目决算、政府审计、概算回归、项目后评价等，在此基础上，对于文件的印发、通知与转送等均得到了节省，同时，也实现了人力、物力与时间的节省，相关的工作人员可以利用电脑进行权限范围内的查阅、修改、批注等，此时的归档与查找均具有便捷性与高效性，进而保证了工作效率的提高[1]。
2.促进了绿色环保
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化不仅保证了工作的效率，还适应了绿色环保的要求。在网络技术、计算机技术与信息技术的支持下，有效推进城市轨道交通无纸化合约档案管理，纸质档案的数量逐步减少，这样做不仅节约纸张，保护了宝贵的森林资源，同时控制管理成本；最重要的目的是减少信息传递环节，提高办公效率，这点对于当前轨道建设迎来新一轮建设的总体大环境下，显得尤为关键，意义深远。
二、城市轨道交通合约档案管理无纸化的不足
1.在存储方面
随着科学技术的快速发展，存储技术有着较快的更新速度，虽然现有的存储介质拥有良好的保险系数，但它也极易被淘汰，一旦新的格式不能对其进行支持，则会影响现有文档的正常读取。同时，在无纸化合约档案管理过程中，电子媒介受诸多因素的影响极易出现质变，具体的影响因素有化学因素或者物理因素等，一旦电子媒介出现问题，则会出现文件无法打开的问题，此时的合约档案管理存在一定存储隐患。
2.在安全方面
电子文档的安全性是重要的，它得到了人们的广泛关注，主要是由于电子档案极易被窃取。在无纸化管理过程中，窃密人员利用电子邮件或者U盘等便可以对合约档案中重要档案进行窃取；同时合约档案管理人员的离职，也会为别有用心的人员提供可乘之机，对重要的资料进行删除或者修改等。如果合约档案中的重要文件或者关键信息出现泄漏、删除或者流失等均会造成不可挽回的损失[2]。为了避免窃密人员对电子档案文档的违法利用，要求无纸化合约档案管理要积极利用法律法规，在此基础上，才能够提高其安全性与保密性。
3.在转换方面
城市轨道交通合约档案管理的无纸化不能完全替代纸质档案，主要是由于无纸化档案建设仍处于摸索阶段，各个单位与部门均保留着纸质档案管理，同时政府对于无纸化办公的支持力度较弱，进而制约着无纸化档案管理工作的开展。传统档案和现代档案二者的转换需要合理的协调与科学的规划。目前，在实际档案管理过程中，仍需要借助纸质形式进行打印，通过管理人员的签字或者盖章等才能够保证其有效性与真实性。
三、城市轨道交通合约档案管理实现无纸化的对策
1.提供无纸化管理的平台
城市轨道交通合约档案管理实现无纸化，需要为实际工作的开展提供可靠的类似于万方数据知识平台的大数据平台架构，通过此平台，档案使用人员可以根据自身的权限，对权限范围内的档案资料进行有效的利用，此时保证了资料信息的共享性与利用率。同时，无纸化档案管理平台的构建，为政府与企业无纸化档案管理工作的开展提供了可靠的保障，使其具备了一定的可行性与可操作性。
2.构建档案信息安全机制
城市轨道交通合约档案在实行无纸化管理过程中，为了保证档案的安全性与可靠性，要构建相应的信息安全机制，该机制主要包括两方面内容，一方面为提高信息的安全利用，另一方面为保证硬件与软件的安全管理。信息安全机制的建议要具有层次性与清晰性，对于档案信息的存储、迁移与校验等均要在完善的信息安全机制下运作，对于档案信息的查看与调用，要对不同级别的人员制定不同的管理规定，每级人员均要拥有各自的权限。同时安全管理要关注硬件与软件两个内容，前者主要有服务器与计算机，要保证其高质量；后者主要是指注重档案管理软件的更新与维护。同时，为了保证重要档案信息的安全，要注重备份工作，此时的备份可以选用二级备份或者多级备份，如：大型服务器双备份。
3.提高档案人员的综合素质
城市轨道交通合约档案无纸化管理过程中，档案管理人员扮演着重要的角色，要通过教育与培训，促进相关人员综合素质的提高。具体的培训内容有法律法规的学习、业务知识的掌握及职业道德素养的形成，通过系统的、全面的学习，管理人员的档案管理意识将不断增强，并根据相关的法律法规展开工作，以此保证了管理的合法性，同时在健全的知识体系下，档案管理的信息化、数字化与网络化管理将逐渐实现，进而传统的档案管理转型将更加成功与高效[3]。
科学化规范化的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应改革开放的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。多年来，档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。
1 全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2 提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
3 注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
4 严格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
5 用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设施一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
6 实施“以我为主”的归档原则
实现档案保管的完整化、价值的最大化和检索的便捷化是当代档案工作规范化、标准化的根本目标。近似公文的重复、立卷的无序无疑成为阻碍档案工作规范化、标准化的最大障碍，推行“以我为主”的归档方式则是解决这一问题的关键所在。
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。
在实际工作中，不仅要严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，更要注意处理好以下三点问题：
首先：要避免档案的无序及混乱，就应从准确掌握文件归档时机着手，明确划分已经完成的任务文件及未完成的。为已经完成现行阶段任务的文件予以立卷或归档。其次：要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，进行明确合理的分工，注意区分文件与资料。在工作中，会遇到许多在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，这就要求我们有针对性的对文件进行分类整理，减少归档中出现的重复现象，降低信息冗余度，实现档案利用价值的最大化，提高检索效果。
7 提高人员素质
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
[1]杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。
[2]王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。
随着现在社会保障制度的完善和经济的发展，人们越来越富裕，越来越多的人开始选择参加养老保险。但是关于农村养老金保险的管理工作上，就出现了很多的问题。首先就是关于农村和城镇的起点不同问题，因为城市的发展更加的迅速，相对于农村来说，国家也会给予更多资金上的支撑，所以在养老保险档案管理工作上，就已经有了相对完整的养老保险档案管理制度。而农1险制度本身就要落后于城镇的养老保险制度，相对的档案管理也就并不是十分的完善。这就使农村社会养老保险档案的管理缺乏应有的的规范性，这是农民群众不能很好的享受应有的利益，影响了社会保障制度的发展。
面对农村养老保险制度缺乏规范性的问题，我们可以用一下几种方法进行加强：1.建设相对完整的农村社会养老保险档案管理制度。我们现在还没有一个相对完整的农村社会养老保险档案管理的制度，所以在档案管理上存在很多的漏洞。如果想要尽快的加强农村社会养老保险档案的管理，一个相对完善的农村社会养老保险档案管理制度是十分重要的。2.政府加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入，城镇的社会养老保险档案管理，相对于农村存在着很大的差距，政府的支持是很重要的因素。所以想要提高农村社会养老保险档案的管理，政府可以加大对农村社会养老保险档案管理的资金投入，来给予支持。3.提高农村社会养老保险档案管理人员的素质。不论在什么方面管理人员的素质，都是管理工作上的重要因素。所以加强农村社会养老保险档案管理人员的素质，是可以更好的对农村社会养老保险档案进行管理。
关于农村社会养老保险档案管理出现的法律问题及加强方法
到现在为止，我国关于农村社会养老保险档案管理的法律基本没有，所以在农村社会养老保险档案管理上没有相对的法律规范。由于没有完整的法律体系的压制，人们在对待农村社会养老保险档案管理工作就会出现懈怠，导致了农村社会养老保险档案管理的工作十分的不稳定。还有就是农民们大多文化程度并不高，没有很好的法律意识，也就导致了不能很好的维护自身的利益，给很多不法行为创造了空间，以至于农村社会养老保险制度发展的滞后。
所以为了可以使农村社会养老保险制度的发展和管理工作可以更好的进行，我们要有一个相对的法律制度。这个法律制度的建立，必须要从实际出发，针对农村最基础的情况进行分析，制定出相对合理的法律，来规范农村社会养老保险管理工作。还要加大对农村的相关法律宣传，来提高农民的法律意识，让他们可以用法律的武器来维护自身的利益。
关于农村社会养老保险档案管理的档案保存的问题
