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中图分类号：R197.323 文献标识码：B 文章编号：1005-0515（2011）1-279-01
加强干部人事档案管理，提高档案的自身价值，人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，医院人事档案管理工作已成为医院行政管理的重要组成部分。人事档案是“人的管理”主要依据的基本信息。它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映[1]。
1 医院人事档案管理的重要性
医院人事档案管理工作已成为医院行政管理的重要组成部分。探讨新时期医院人事档案管理的好方法，医院领导要将干部人事档案工作纳入议事议程，为医院领导决策等提供档案信息服务。当前医疗体制改革在不断深化，作为改革核心内容的人事制度改革也在不断深人进行，医院人事档案管理是医院人事管理的一个重要组成部分，它为医院建设提供各类人才信息和用人依据，是医院人才开发的重要资源，是医院人员任用的重要凭证，是人事部门做好人事工作的重要依据，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。把干部人事档案工作与医院各项工作联系起来，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，在主动服务和开发利用上下功夫。
2 建立医院人事档案管理制度
医院人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事管理中一项必不可少的基础工作。建立健全档案管理的各项规章制度。加强人事档案管理，促进档案规范化，发挥好人力资源的管理作用，使人事档案整理工作有章可循。但就整体而言，进一步建立和完善干部人事档案审核制度和管理责任制度，加大对人事档案工作的监督检查力，维护人事档案的真实性、严肃性，更好地发挥干部人事档案的作用。我院按照上级《干部档案工作条例》的规定及要求，制定了我院《干部人事档案管理人员职责》、《档案查(借)阅制度》等制度。使档案管理工作有章可循，行之有效，保证人事档案工作的正常进行。
3 加强档案管理人员的综合素质
档案管理人员要对档案工作细致入微，建立接收档案材料登记薄、借阅档案登记薄，确保归档材料真实完整。做好档案的管理工作，开发档案信息资源和加速管理现代化的步伐，对于提高本单位管理水平，加快工作效率，利用档案来为医院建设服务，都具有积极的促进作用。提高档案管理人员的素质、加强档案人员的事业心、责任感，加强学习，提高业务素质，提高鉴别能力，对收集的材料要认真核实，做到认真、及时、齐全、完整，分类明确，排列有序、随收随放、定期检查，把好质量关，保证档案的真实性、可靠性、完整性。
4 加快人事档案管理的现代化
在人事档案管理领域，须按照国家标准和行业标准来实现人事档案管理现代化，也是人事档案服务于人事工作和人事制度改革和发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，人事档案工作的科学化、现代化包括管理手段和管理理念的科学化、现代化。充分借助计算机技术这一现代化手段，应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，在人事档案管理工作中，将人事档案做成信息数据库，提高档案管理的准确性和检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到符合某种特定需要的人才，并针对员工的不同个性制定培训、激励计划等，提升人力资源管理水平[2]。
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。医院人事档案管理数据库、人事信息系统的建设是一项长期的任务，人事档案管理作为人事管理的一部分，需要专人管理、单独存放。甄别档案的虚假等，建立起一整套比较完善的管理体制，推动医院人事档案管理，加强档案管理的现代化手段，为医院的可持续发展奠定坚实的基础，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
一、煤炭企业人事档案管理的作用
1、为企业选拔人才。在当今各个企业激烈的竞争中，起核心作用的就是人才的竞争。而在企业的人事档案管理工作中，人事档案管理不仅是人事管理工作中的重要组成部分，同时它也是企业发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。因此，煤炭企业人事档案的管理，能为企业提供了人才的信息，还对今后企业的发展有着重要作用。
2、有利于企业的管理。在煤炭企业的生产活动中，企业的工作人员由于工作的性质，人员的流动性大，同时企业人员交替频繁，因此，就要求企业的人事档案管理部门能充分的发挥出其应有的作用，对各个岗位上的工作人员，都应仔细的对其档案进行核对、管理。以便在今后企业的生产过程中，能及时的对工作人员的详细信息进行核实，从而实现企业对人才的挖掘，在有利于企业发展的同时，还能保证企业生产的正常运行，还有利于企业在生产管理的过程中对其进行有序的管理，为今后企业的发展奠定结实的基础。
二、煤炭企业人事档案管理存在的问题
1、煤炭企业人事档案模式单一。在我国大部分的煤炭企业人事管理中，人事档案管理的模式比较单一，这样不符合企业职工层次的多样性，例如：固定工、合同工的档案管理；干部档案与技术人员档案管理等都混为一体，使档案管理出现混乱，不利于人才的管理与资料的查找。同时在管理的过程中，单一的档案管理，仅仅限于本机构的人员，方便查找和使用，但由于档案涉及的面比较狭窄，在一定程度上有利于档案的保密。然而在很大程度上，煤炭企业的人事档案管理已经不能适应企业职工类型的多样性。
2、煤炭企业人事档案的内容不够完整。由于市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大的改变，而煤炭企业在对员工进行招聘的过程中，只会过多的注重人员的能力，因此企业在对其进行管理、束缚的过程中，主要依靠的就是所签订的合同、协议，而不是人事档案。因此在对档案的管理中，就会造成档案的不完整，由于煤炭员工的流动性比较大，很多人为追求自己的利益，不断的跳槽，因此就会在一定程度上出现“死档弃档”以及“人档脱节”等现象的发生。
3、档案管理人员素质薄弱。在煤炭企业人事档案管理所存在的问题中，档案管理人员的素质薄弱也是其中之一。由于档案管理人员的素质薄弱，因此认识不到档案管理的重要性，没有充分的重视档案管理工作，甚至在一些企业中还会出现档案人员的频繁更换，因此就造成了档案内容脱节、丢失、损坏等。同时随着企业规模的不断扩大，企业员工的不断增多，与此同时档案数量也在不断的增加，因此就需要管理者在对其进行管理的过程中，制定完善的管理措施。
三、针对所存在的问题提出的策略
在现实中，人事档案管理往往容易被企业单位所忽视，随着新时期党的新要求部署，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，更高的标准，越来越重视人事档案的管理，现行的一些人事档案管理和档案利用方面的不足逐渐凸现出来。
一、干部人事档案，管理与利用中主要存在的问题
（一）始终未能认识到档案管理的重要性。长久以来，档案管理人员甚至企业未对人事档案管理予以足够的重视，认为档案管理不过是保存曾经的历史信息记录，甚至个别的新员工不知道有个人档案的存在，也不知哪些该归档，从领导到具体的管理人员也存在得过且过的思想，导致长期不重视人事档案，管理制度不严，人事档案工作长期处于不被重视，被动应付的状况。
（二）管理人员配置不足。目前许多单位的人事档案管理人员都是兼职，没有专职人员分管人事档案工作，管档人员平时没有时间整理档案，只在需要时才会去档案室查阅，加之长时间的无专人管理，致使企业或单位的档案管理工作根本无法达到标准化的要求。档案存放凌乱、部分档案内容缺失等问题更是常见，甚至有部分材料根本未经专业处理，只是机械地放入归档，入档不及时，没有分类、归档、鉴别。在平时工作中也常出现以往档案归档不及时，导致部分档案在使用时所查无据，影响工作中的使用。
（三）档案交接方面的问题。首先，档案交接不及时，部分单位根本未对档案交接工作给予足够的重视，领导也未能做到严格把关。于是，常常出现人员离岗，其档案仍在原单位的情况出现。此外，由于未能及时办理档案交接手续，致使档案数量、档案真实性等问题责任不清，长此以往便会产生历史遗留问题，更是无法得到有效解决。其次是档案交接手续的不规范。根据档案管理的相关规定，档案交接是一项责任极其重大且不容一丝马虎的工作，且应指定专人负责档案的交接工作。然而现实是，由于基层单位档案管理人员职位的频繁变更或离岗，为方便起见，管理人员的交接未能按照规定程度来执行，该查不查、该签字不签字等现象更是屡见不鲜。再次是对档案交接工作的监管不严格。按照档案管理的相关规定，档案交接过程必须接受领导的监督，待领导确认并签名后方可生效。然而部分单位领导将档案交接的监督工作视为其他事务，认为这是档案人员之间的事而与自身无关。从而面对档案交接工作，往往只是签个字，没有遵循首问负责制，甚至从不过问档案交接的准备工作。1.人事档案内容失真。在人事档案审核工作中，经常发现个人档案内容中出生年月公历、农历随意填写，有的出生年月随意更改，有的档案中甚至有多个年龄，严重影响档案质量。又如：参加工作时间填写不一致，由于本人不负责任地随意填写，给相关部门带来不便，使得相关部门需投入人力、物力、时间去甄别鉴定。2.人事档案材料不全。由于人们对人事档案不重视，觉得履历表、年度考核表经常填，有的人在填写表格时，不根据要求填写；有的人不知道应及时将学历、培训、职称等材料存放单位的人事部门人事档案中，导致个人档案材料内容不全。
人事档案是个人参加各种社会实践活动的历史记录，是个人成长经历的客观反映,是个人社会生活的“伴生物”，一直以来，人事档案是人事管理的重要依据,也是一种全国通用的人才评价工具。社会由人组成，更突出地表现为复杂交错的社会关系。人的活动创造了社会，而社会又不断地影响着人。对于一个人来说，社会是他生存的环境，对他的生存与发展都存在着很大的影响。社会的发展，又有赖于人的努力。是人类的活动创造了社会，推动了社会的发展。因此，对人的研究成为了哲学、管理学、社会学等众多学科的要务，社会管理从某种意义上讲也可以被看作为人的管理。
一、人事档案管理研究趋势展望
通过梳理现阶段我国人事档案管理研究的理论成果，笔者认为，未来一段时间内的人事档案管理的研究，需要在以下几个方面进一步加强。
（一）加强人事档案工作改革的研究
我国的人事档案工作是在战争时期人事档案管理的基础上建立和发展起来的，人事档案的作用在很大程度上表现为管理人、控制人。这种历史遗留下来的特点很突出地反映在人事档案的内容上，重政治历史、轻工作实绩，重思想品德、轻才能成就，无法全面、完整地反映一个人的真实面貌。在当今竞争愈加激烈的信息化时代，传统的人事档案内容明显不符合时代潮流，无法在人事工作中发挥应有的作用。因此，人事档案内容及其管理到了非改革不可的时候。关于人事档案改革的研究，已有不少学者提出了一些改革思路，譬如，陈兆祦提出要改革人事档案的“终身制”，王英玮提出要改革人事档案的管理机制，等等。笔者认为，还需要进一步加强人事档案改革的研究，研究内容主要应集中在人事档案管理体制的改革和人事档案本身的改革等方面。
（二）加强人事档案的“三化”研究
人事档案的“三化”是指人事档案管理的现代化、规范化和标准化。现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路，是新形势下人事工作发展的需要，这就需要进一步研究人事档案的数字化、数据库建立、管理系统研发、信息网络化建设等核心问题。规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节。由于受历史条件的制约，不少人事档案材料载体不统一、装订不整齐、书写不规范、管理不规范等现象还比较突出。因此，加强人事档案管理的规范化研究，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，已成为迫切需要解决的重要问题。另外，标准化也是实现人事档案管理现代化的重要基石。加强人事档案标准化建设研究，特别是要加强人事档案载体标准、格式标准、管理标准等方面的研究，建立健全人事档案。
二、计划经济体制下人事档案管理的特点
（一）人事档案是员工的身份证明,关系个人的切身利益
在计划经济体制下,无论是企事业单位,还是政府部门,员工都由干部、工人组成;人事档案是根据人事管理的需要建立起来的,因此,相应地分为干部档案、工人档案;而一般的农民以及城镇无业人员,即使拥有部分人事档案材料(如学生档案),如果没有获得干部或工人份,其最终是没有人事档案的。可见,人事档案是员工的身份证明。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。人事档案几乎决定了个人的生老病死，例如，招工、录干、调动工作、晋升、加薪、公费医疗、福利待遇、离退休等等都由人事档案中的相关内容来证明或确定。甚至,当事人的家庭生活、子女前途都由人事档案来决定,例如,领取结婚证,分房,子女入户、上学、顶职等都须由人事档案所在单位提供各种证明材料。
（二）人事档案是单位控制员工的有效手段，员工因人事档案而被迫依附于单位
人事档案虽然是个人社会生活的历史记录,但是,在计划经济体制下,人事档案由单位建立,由单位保管,主要供单位利用。一般情况下,只有单位组织人事管理部或人员能利用员工的人事档案,而人事档案对当事人与他人都是保密的。而且,我国实行人档合一,档随人走的人事档案管理制度。个人到哪里工作、学习,其人事档案必须跟随转移到哪里。人事档案不能转移,个人就无法流行动。离开人了人事档案,员工就会失去身份证明,其本人和家庭就会前途难卜,命运堪忧。因而,个人完全依附于人事档案。因为人事档案由单位所管控,所以,单位凭借对人事档案的控制权就可以容易地控制员工,员工则因为人事档案的约束而完全依附于单位,不能随便调离单位。
三、对传统人事档案管理制度与管理方式的挑战
理念指导制度，制度又约束行为（方式）。由此可见，有什么样的理念，伴随而生也就会有什么样的制度与管理方式。在保守的“管”字当头的理念下，传统的人事档案管理制度和方式犹如一潭死水，毫无生机。笔者查阅了部分单位的人事档案管理制度，尽管内容上略有差别，但印象最深的就是大多数单位人事档案管理制度开篇的“保密”二字。也就是在这种略显“左”的保密思想下，无数人事档案人耗掉了青春，耗掉了热情。人事档案工作逐渐成了一项默默无闻的工作，因为它不像其他工作那样容易引人注意，发挥不出多少作用，更不容易取得明显成绩。有些单位的领导干部和部分同志更认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现那种要用时想到、不用时不要、考核检查时才突击整理的现象，平时对档案工作缺少投入，出现问题后也不积极主动地去想办法解决。导致了全国上下整体人事档案工作一直处于被动应付的状态。结合当前实际来看，比如《干部档案管理条例》规定“干部档案实行党委或行政主管部门领导下集中统一和分级负责的管理体制”。
四、充实人事档案内容
企业工人合同制、事业单位人员聘用制实行后,单位和个人是平等协商的聘用关系,聘用合同书和各种协议是体现聘用关系的有效凭据,也是约束双方履行责任与义务的主要法律依据。因此,劳动合同、工作协议、聘用书等文件材料应归档,成为员工人事档案的重要组成部分。此外,考核、辞聘、解聘等方面的材料,也应及时存入人事档案。
五、结语
新时期，党和国家的精神要求人事档案部门要坚持与时俱进，不断创新人事档案管理的方式、方法。与其他各项工作一样，人事档案管理必须始终坚持与时俱进，不断改革创新管理方式、方法，只有这样，人事档案工作才有持久的生命力。否则，一成不变，不能适应时代的需要，迟早要被历史淘汰。特别是对人事档案管理，传统的做法和功能面临挑战，如不再调整、完善，使之始终跟上形势的需要，发挥积极的作用，焕发新的生机，就很可能会走向消亡，这是我们都不愿意看到的。因此，档案工作人员要牢固树立与时俱进，科学发展的思想，加强调查研究，摸清档案工作现状，努力探索人事档案管理的新途径、新方法，不断开拓人事档案管理的新局面。
参考文献：
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人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
1当前企业人事档案管理存在的问题
企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为：
1.1企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。
目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。
1.2僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。
随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。
1.3企业人事档案的内容不够完备。
现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。
1.4档案管理人员素质薄弱
由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。
1.5档案利用价值不高
由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
2适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策
2.1建立健全科学合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
2.2建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容
人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。
2.3加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程
人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。
2.4引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质
人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。
2.5增强服务意识，积极主动的提供利用
人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。
? ? ? ?1.1有利于实现现代化管理
? ? ? ?随着网络时代的全面到来，现代生活形态发生了显著变化，各种信息技术普遍应用于各项生活、工作活动中，智能信息技术的应用，给人们的生活提供了便利的保障。而在事业单位人事管理领域，人事档案作为重点管理内容，其工作形态理应跟随社会形态发展变化，加以改进和更新。将信息技术与人事档案相结合，构建信息化管理体系，能够促进事业单位在未来市场领域实现现代化管理，对事业单位实现可持续发展具有重要的意义。
? ? ? ?1.2有利于实现档案资源共享
? ? ? ?信息技术具有信息传播速度快、传播范围广的特点，将信息技术应用于人事档案管理中，能够有效实现资源共享。例如，当完成人事档案信息化管理平台建设后，用户完全可以在家或者任意具有网络的地方，利用电子设备对档案信息进行查阅。如此一来，不仅能够有效提高人事档案管理的效率，还能够实现资源共享，进而促进人事档案信息实现最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于实现档案信息查阅
? ? ? ?以往，人事档案管理方式比较滞后，由于档案信息比较繁杂，检索流程比较烦琐，所以用户在查阅档案信息时，查阅效率比较低下。而选择将信息技术有效应用于查阅平台建设中，能够有效解决传统查阅体系效率低的问题。利用信息技术建立智能检索平台，对人事档案信息进行分门别类。用户可以利用现代化检索软件，对档案信息进行有效检索，从而提高用户的信息查阅效率。
? ? ? ?1.4有利于档案资源开发与利用
? ? ? ?众所周知，信息技术与传统管理手段相比，存在的优势在于该技术手段具有加强的信息存储和传播的功能。因此，利用信息技术对人事档案进行管理，能够实现原有档案信息基础上的人事资源有效开发与利用。可见，将信息技术有效应用于人事档案管理中，对此项管理工作未来深入发展，以及提高事业单位在行业中的整体竞争力与影响力，具有重要的作用。
2新时期人事档案信息化管理中存在的问题
? ? ? ?2.1意识淡薄，缺乏重视
? ? ? ?目前，国内机关事业单位在人事管理方面不够重视。很多事业单位在建设与发展过程中，重点关注内部业务开发，以及技术研发与创新，而对于人才在事业单位建设与发展中的作用，并未形成正确的思想认知。事业单位在人事档案管理方面花费较少的人力、物力和财力，导致内部人事管理工作并不理想。因为思想缺乏重视，导致档案管理发展受限，这对于事业单位未来发展都是极为不利的。因此，事业单位要想顺利实现人事档案信息化管理，当务之急便是在思想上加以转变和更新。
? ? ? ?2.2数据库系统不完善，信息安全建设滞后
? ? ? ?据了解，在信息化环境中，事业单位人事档案管理工作系统逐渐衍生出一系列问题，由于数据库系统建设不全面，导致事业单位构建的档案信息管理平台，存在较大的安全风险与漏洞。例如，在不健全的档案管理体系运行过程中，经常会出现人事信息记录错误、混淆，甚至出现重要人事信息丢失的问题。由于人事档案数据库建设不够系统、完整，导致档案信息管理效率低下，同时也因为记录错误或混淆，导致部分人事信息失真，这对于事业单位实现人事信息资源共享也较为不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素质、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理领域，关于档案信息化建设效率低下的问题，主要在于在该领域缺乏高素质、全能型的管理人才。目前，档案管理人才在管理意识与工作理念方面存在一定的问题，并未清楚地意识到信息技术在档案管理中的重要作用，所以在工作中比较依赖传统的档案信息管理方式，而不重视建设信息化管理平台。同时，在专业技能与素养方面，管理人员在信息技术方面所掌握的专业技能比较匮乏，信息化管理平台建设与实施能力比较薄弱，导致事业单位现代化人事档案管理体系建设遭受明显阻碍。
? ? ? ?2.4现代化基础设施滞后
? ? ? ?据了解，当前机关事业单位之所以在人事档案信息化建设方面存在发展局限，主要原因在于事业单位内部缺乏完善的现代化设施和器材。事业单位因为投入资金有限，所以在计算机硬件方面存在明显的功能障碍，对完善档案管理系统功能十分不利。同时，事业单位当前在软件方面的开发与创新，也存在很大的不足，正是因为基础设施落后，才导致人事档案信息化发展受到限制。因此，在新时期，事业单位必须采取有效策略，改善并解决当前信息化建设中存在的问题。
3新时期人事档案信息化建设的路径
? ? ? ?3.1更新思想，完善体制，加强队伍建设
? ? ? ?事业单位若想在未来的市场竞争中占据有利地位，必须加强人事管理工作体制完善与创新，尤其是在人事档案方面的管理，事业单位领导者一定要加强重视。首先，事业单位应该向内部管理部门和人员渗透正确的工作理念，要求从事人事档案管理的工作人员，必须在思想上重视信息化管理，并根据事业单位自身人事管理发展需求，结合信息技术应用条件完善现代化管理体制。其次，确保在正确的思想、体制引导下，人事档案能够实现高效管理，真正实现信息化管理平台建设。最后，事业单位应该重视内部信息化管理技术开发人才队伍建设，在招聘环节重点考查应聘者的信息技术操作能力，并加强技术人员专业素质培训，进而为实现信息化管理平台开发与建设提供高素质的人才储备。
? ? ? ?3.2加强人事档案信息数据库网络化建设
? ? ? ?为解决人事档案数据库功能不健全问题，事业单位应该重点围绕数据库进行运行功能和安全系统建设，加强人事信息数据库网络安全，全面提高人事档案信息化管理的质量。因此，事业单位可以重点发挥网络服务器功能，将其用于数据库建设。同时，事业单位应该针对不同部门，满足人事档案的信息检索和查阅需求，并在数据库中设定不同管理模块，以确保内部各个部门能够高效地实现人事档案信息检索和应用。
? ? ? ?3.3加强档案管理人员素质与能力建设
? ? ? ?在事业单位人事档案信息化建设与管理的过程中，档案人员自身素质在很大程度上决定了档案信息化管理发展的进程。因此，事业单位应针对内部档案人员进行素质教育和培训，向档案人员渗透正确的信息化管理平台操作方式，规范管理流程，从而保证人事档案管理更加高效。同时，档案管理人员需要掌握一定的计算机图像处理、信息扫描、信息分类、存储等功能，并定期对重要人事档案信息进行备份、检查，避免出现档案信息泄漏、错误、丢失等问题，为真正实现档案信息共享提供便利条件。此外，管理人员应积极学习与人事档案管理有关的法律、法规，在进行人事档案信息化管理时，应严格遵守管理规章体制，杜绝出现档案信息恶意泄露问题。
? ? ? ?3.4加强人事档案管理信息化系统网络安全
? ? ? ? 在信息化管理平台建设的过程中，确保网络安全是事业单位人事档案管理深入发展的必要前提。因此，事业单位应该重视管理平台运行环境安全检测与优化。首先，事业单位技术开发人员，应重点加强安全系统功能建设，在数据库中安装安全检测软件，即时监测人事档案管理中可能存在的风险因素，一旦发现，需要及时进行专业操作处理，有效规避人事档案信息化管理系统中存在的安全风险。同时，技术人员应该在数据库中安装病毒查杀系统，并定期进行数据库垃圾信息清理、系统内部结构功能检测，确保信息化管理系统运行环境安全，提高系统运行效率，全面提升人事档案管理质量。此外，针对不同部门人事档案信息检索要求，设置不同类型的安全密钥，以及数据库访问权限。
3.5加强现代化管理软件的开发与应用
事业单位在建设人事档案信息化管理平台时，应重点关注管理软件开发与应用，不断完善数据库的硬件和软件设施，全面提高管理系统工作的效率和质量。事业单位应该加大资金投入，引进创新性的技术人才，专门致力于高科技、智能化管理软件的系统研发，在做好系统功能安全和运行速度测试之后，将其与内部人事档案管理要求相结合，完善管理系统内部结构和功能，在提高信息化管理平台工作效率的同时，更要保证档案信息管理的质量。
4结语
人事管理在当前事业单位管理领域，发挥的管理作用十分显著。事业单位为了在未来的市场环境中占据良好的发展地位，应重点加强人事管理，完善档案管理体系。因此，事业单位需要合理利用信息技术，构建现代化人事档案管理体系，不断更新思想、体制，加强信息数据库、系统安全、软件开发等实施力度，全面提高人事档案管理的效率与质量。只有在信息技术的支撑下，事业单位的人事档案管理体系才会不断完善，进而为在新时期的市场环境中获得快速发展，提供良好的人才数据依据。
主要参考文献
［1］乔萌.浅谈新时期人事档案管理信息化建设策略［J］.人力资源管理,2018(5).
［2］徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析［J］.办公室业务,2017(1).
2人事档案在现实中利用的主要方面
通过笔者近些年在人事部门的工作经验，员工对人事档案资料的运用主要表现在：①职工亲属关系证明。目前相关政府部门对材料的审核愈加严格，在人员死亡后的遗产公证时必须提供原始的亲属关系证明，这无疑要查阅个人的档案资料。在现实中经常会出现由于以前对个人档案资料重要性认识的不清晰而导致档案资料缺失，无法直接从某个人的档案资料中直接验证，往往需要经过连带关系人员的档案资料拼凑方可进行验证的情况。②干部的选用和提拔。由于国有企业的特殊性，在干部选用和提拔的程序上较为规范，往往对提任人员以往的经历、考核资料等除了人事部门提供的说明材料外，还需调阅提任人员的个人档案，从原料档案数据中进行查验，这时个人档案资料的齐全、完整是非常重要的，往往直接影响了一个人的事业道路。③职工退休审核。目前社会保障部门在职工退休手续办理时对年龄、工龄等涉及退休待遇的关键性问题审核严格，必须依据个人档案中的原始资料进行确认。在现实中往往会出现职工对于参加工作时间提出疑问，如历史造成的临时工、行业等现象是否成为退休工龄的一部分，以及对于曾经下放的职工下放时间的确认等，如个人档案中没有相关可以证明的原料资料，社会保障部门是无法确认其早期工龄的，职工所在单位提供的后期证明往往无法成为职工工龄时间确认的依据。
3人事档案管理在现实中存在的不足
①人事档案收集、归档重干部、轻普通职工。由于笔者所在单位是一所历史悠久的国有企业，虽然随着人事制度的改革，在员工上岗、干部任用等方面已经打破了身份的限制，但在人事档案管理方面仍沿袭了员工身份的划类管理，对员工的档案仍划分为干部档案和普通职工档案。同时，在员工档案资料的收集、整理、归档时仍不可避免地会对干部档案有所偏重。②部分领导及员工对人事档案管理工作不够重视。首先，部分领导印象固化，将人事档案的管理工作与普通的保管性事务性工作相等同，没有意识到人事档案管理的重要性，在他们看来，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，因此在日常工作中缺乏对档案收集的意识，导致“档到用时方恨少”的局面。其次，员工缺乏对档案资料收集、保管和提交的意识。在日常工作中对于取得的学历、职称考试、奖励等资料没有及时收集并提交给档案专职人员，只是习惯性地自己保存，随着时间的推移难免会出现资料遗失或缺漏的情况。第三，员工在填写如简历表等存档资料时不够重视，填写随意，对重要经历、家庭关系成员等方面的信息或随意填写、或填写不够详尽，导致档案资料不齐全。③人事档案的科学化、信息化水平有待提高。随着科学技术的不断发展，计算机的应用范围不断扩大，其作用在化办公中尤为突出。然而在人事档案管理方面，还没有充分挖掘和发挥某些先进技术的作用，尤其是在人事档案管理中还没有广泛应用计算机技术。笔者所在单位目前已经建立并使用了多个版本的档案管理信息系统，仅对企业的文档资料、图像和图书资料等进行了较为有效的管理，提高了这些文档资料的查询、使用效率。员工个人信息资料主要依赖于人事部门基础的人力资源管理信息系统，信息量随着时间的推移在逐步完善。但是信息只存在于数据库中，无法将员工日常的部门和岗位变动、工资调整等与反映个人成长变化经历的信息反映到个人档案中，会导致将来调阅个人档案相关资料时信息的缺失。④人事档案管理工作任务繁重，专职档案人员相对不足。笔者所在企业在岗职工1170余人，企业内部退养职工800余人，近2000份的人事档案毫无疑问在整理、归档、查阅使用方面的工作任务是非常繁重的。企业目前专职档案管理人员仅1人，人事档案由人事部门的兼职档案员协同管理。随着员工数量的增多、个人信息资料的丰富化和多样化，想做到人事档案的全面性、及时性管理，在现有专业人员配置的情况下无疑是困难重重。
4加强人事档案管理的一些建议
随着医院规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事档案管理的整体管理水平。
增强对人事档案管理目的和意义的认识。医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发和提高档案管理人员要树立服务意识，主动开发人才资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的速度传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
加强干部人事档案管理，有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据在各类人吊挂合配、人力资源的合理利用以及行政医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
首先，建立卫生技术人员业务档案。建立卫生技术人员档案对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括：
基础材料：个人基本情况、学历、学位证明、继续教育及专业技术进修证明、证书，专业技术工作总结，参加支边、支家和卫生下乡等医疗、防疫工作。
专业技术资格任职材料：创作专题研究报告、学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。
其它材料：“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料，参加专业学术会议的证书、证明，优秀医务工作者的业务档案的建立，为专业技术人中提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
其次，建立以人力资源信息为基础的医院信息管理系统。建立有效的人力资源信息管理系统是实施医院信息化管理系统的基础，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分析系统。
2.转变医院人事档案管理模式
提高档案管理人吊挂服务能力积极主动地为医院现代化建设主战场服务，是新时期人事档案管理工作发展的方向。对此应注重强化三个意识。首先，强化档案管理工作发展的方向。对此应注重强化三个意识。首先，强化档案利用意识。档案的管理不仅是收集、整理、保管，更重要的是如何开发和利用，医院档案室应对现有档案进行归档整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料。其次，强化开放意识，将编研材料整理成册，并将一些文件通过计算机整理出专题目录，提高查阅速度。方便阅档。第三，强化服务意识将被动服务改为主动服务，随时了解工作动向，及时呢关需求的信息，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用，不断提高服务质量，提高工作效率，使档案的利用率得到提高。
加强医院的人事档案管理首先必须明确档案室的管理职责，医院领导要把人事档案管理工作列入医院办公会议的议事日程，对人事档案中存在的问题，要及时研究及时解决，要明确管理人员的工作职责，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项制度得到落实。加强对档案管理人员的培养，造就一支具有现代化管理水平的专业队伍。加强对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加学历教育、业务学习和业务培训。通过在职学习，短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，不提高档案人员的业务素质，医院的专职档案人员应有档案管理专业的技术职称资格。
医院人事档案管理创新，首先是创新思想，很长一段时间，许多医院不了解干部人事档案的重要性，档案工作人员严重不足，存在误解，导致应对人事档案工作处于被动地位，难以为医院提供高质量的服务，医院为社会储备人才，人才资源丰富，应该清晰完整的记录一个干部的自然条件、社会关系、个人经历和不同时期的道德、能力、工作成绩的材料。只有做到及时、完整、准确，有条不紊地完成立卷归档，才能方便调阅。因此，只有高度重视人事档案管理，才能发挥医院人事档案的重要作用。
2 人事档案工作创新的基础是档案人员的专业素养
医院人事档案管理人员业务素质的好坏直接影响着医院人事档案管理工作的质量。因此，要努力提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有创造性、学习性的综合素质。档案管理人员必须不断更新业务知识，适应新形势的发展要求，提高人事档案管理业务水平，学习计算机应用等现代管理技术和管理理念，以适应知识经济时代医院人事档案管理工作的要求。从事医院人事档案的工作，要有高度负责的档案意识、认知相对清晰和一定的专业素养，但我们也要清楚地看到，某些医院档案管理人员短缺，档案专业技术人员少，人员素质不能满足工作的需求矛盾仍然存在。他们不清楚档案管理流程，专业知识不精通，知识结构不合理、创新意识并不突出等问题。特别适合深入研究和开发档案信息的档案管理人才十分匮乏。档案人员素质制约着档案管理现代化，影响了档案信息的开发和研究工作。适应新形势的需要，必须改变过去管理干部重档案管理、轻使用的概念，加强服务意识，正确处理保密与利用的关系，充分利用现代手段，改被动服务为主动服务。
3 制度建设是人事档案工作创新的保障
根据档案法律、法规，实施制度创新，是干部人事档案管理重要保证和人事档案管理标准化的支撑，是医院干部档案管理创新的关键。《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作人员档案工作条例》是当前人事档案管理的法律文件，以确保人事档案管理合法化、规范化。
通过了一项法律，以稳定、巩固和保证人事管理的具体实现，为了维护权威和人事管理的有效性。加强人事档案管理的过程中，法律监督，实现自顶向下和自底向上的全面监督。医院应加强人事档案工作的领导，成立由主管院长领导、档案室和各部门的协调管理机制，将人事档案管理工作列入议事日程，列入主管院长的工作计划，作为一个医院工作的重要组成部分。与此同时，医院档案部门应加强宣传和组合业务培训，让各部门人员和职工人事档案的组成和基本元素，让人们可以密切关注有关自身利益，提高管理的意识，确保医院的人员档案工作规范化管理。在促进人事档案管理体系的建设和改革的过程中，相关档案机构应对档案人员加强宣传，提高人事档案意识，使每个人都能有意识地注意自己的档案，与有关部门密切配合，完善人事档案管理。
结合医院的实际情况，将出现在新时期的新问题和新情况及时总结，建立和完善档案制度，积极的收集和补充人事档案。相当一部分原因因为单位不能及时发送档案材料，导致渠道不通的现象，采用规则和不规则的相结合的方法，加强档案材料及时收集，以免发生缺乏任命等一些干部人事文件、薪酬或奖金表彰奖励工资等重要档案材料，根据计划定期备案；一些零星的，普遍的材料可以使用定期收集方式，改变被动为主动，注意了解各方面的情况，及时掌握信息，消除收集通道阻塞的现象，加强研究，教育和培训，晋升考试，及时申请等材料的识别。档案管理部门不仅要完成档案建立和完善，形成材料也应该建立一个文件系统，主动发送文件档案材料形成的部门。
完善监督机制，优化人事档案管理规定的方式更多，监督和改善医院人事档案管理，一方面，建立和完善监督机制，如完善的监督体系和监督的实施人员，监督程序合法化，另一方面将实施监督的具体操作，并通过人事管理的整个过程。首先，人事档案管理评审过程应严格执行，严格把关，确保归档文件的真实性，合法性，实用性、文件审查标准；其次，在人事档案的过程中，添加各种各样的数据真实有效更新，及时接收，咨询，转让材料组织和个人共同监督和限制；最后，认真应对欺诈或故意遗漏档案材料的现象予以严惩。
目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。
1.人事档案管理的现状如下
1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。
1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。
1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。
1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。
人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。
2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到
