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社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：
一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。
二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。
三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。
四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。
五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。
社会保险业务档案规范管理存在的问题
（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。
（二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。
（三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。
（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。
加强社会保险业务档案管理的对策建议
（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。
（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。
（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。
首先，扎实推进社会保险档案规范化管理过程，是实行社会保险改革的需要，伴随着社会保险企业的业务改革过程，以往传统的“单位人”逐步转化为了“社会人”，这就要求社会保险企业或者机构不仅仅要履行社会保障职能，而且还要都对退休或离职人员的社会化服务与管理职能，所以，这就使得保险机构的业务系统变得十分的庞大，如果其业务无法实现准确的个人资料的记录，就会导致保险业务保障存在风险，也会对社会保险业务改革造成一定的影响。
其次，实行社会保险业务档案工作，是社会保险机构开展业务的要求，每一个参保人都会在保险机构留下详细的个人档案记录，进而便于以后社保机构针对离退休人员进行办理保险关系以及相应的资金转入和转出，因此，社会保险业务档案管理直接影响着参保人今后所享有的社会保险待遇，可以说，社会保险业务档案管理的好坏，直接的影响着参保人的自身利益。
再者，推进社会保险档案规范化管理，能够保护职工的权益，随着国有企业的不断重组和兼并，造成了很多的职工离职或者下岗，这就引起原有的劳务关系发生破裂，进而造成多数参保人多年断保后要求续保，但是由于前些年我国对于社会保险业务档案管理的不重视，引起，多数参保人的权益无法得到保障，进而造成了很多的问题和冲突产生，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
虽然我国近些年已经意识到了社会保险业务档案规范化管理的重要性，但是，还是存在着很多的问题，这直接的影响了实现扎实推进社会保险业务档案规范化管理的目标。本文举例如下。
2.1业务档案资料不齐全
在我国社会保险业务档案资料的不齐全，直接影响着参保人身份的真实性，例如一些企业和个人进行参保的过程中，首先没有进行一式多份的参保单填写，其次，是参保资料填写过程中，没有留下参保日期、公司名称以及核实公章，这在很大程度上直接影响着养老保险的真实性和可靠性。
2.2没有进行档案资料的核实
目前，我国很多社会保险机构的管理十分的不规范，其为了谋求自身的利益，根本不对参保人的资料进行细致的核实，很多档案中的姓名、身份证、电话号码等有存在着明显的不符，这些错误有的是录入打印错的，有的是书写错的，甚至在很多资料的填写中用各种颜色的圆珠笔进行填写，这种不规范和不真实的档案信息，社保机构根本很少对其进行核实，所以，导致如今，参保人与社会保险机构的纠纷时有发生。
2.3保险业务档案借用人事档案
对于一些有过工作经验或者正在工作的参保人，很多的社会保险机构，会直接的借用其人事档案作为自身的业务档案，这在很大程度上严重的影响了参保人的今后再就业问题，因为，这给参保人在今后调用和移交档案过程中带来了很多的不便，既影响了业务档案的管理，也影响了参保人人事档案的使用。
三、如何扎实推进社会保险业务档案规范化管理
3.1建章立制，统一规范
要想扎实推进社会保险业务档案规范化管理，必须要对社会保险业务档案管理进行，建章立制，统一规范，在进行业务档案管理过程中一定要严格的遵循《规定》中的要求，与此同时，要严格的履行《社会保险法》，进一步明确和确立由社会保险经办机构承担建立社会保险业务档案、记录个人权益数据和妥善保管相关数据资料的职责。从而，使得社会保险业务档案记录更加标准和规范，严格杜绝以人事档案代替业务档案情况，做到从根本保障参保人的自身权益。
3.2对档案信息进行严格的核实
在进行参保业务的过程中，一定要规范业务办理的制度，使得参保机构以及个人要严格的填写申报表，同时，要对信息进行核实，确保参保人员以及企业的真实性和合法性，参保企业和个人，要严格的填写申报的时间日期，并出示相应的公章和身份证，同时，在档案录入后要进行二次审核，保证录入信息的准确性，只有这样才能够确保参保人和社会保险机构双方减少纠纷的产生。
3.3强化档案管理人员的素质
（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡
近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局《规定》，结合广西实际制定了《广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发〔2010〕130号，以下简称《暂行办法》），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838号，以下简称《通知》），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。
经过2年的努力，截至2012年底，全区14个地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有10万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。
（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱
目前，广西各级社会保险经办机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式 。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家《档案馆建设设计规范》和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。
（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求
虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出问题。
（四）社会保险业务档案信息开发利用率低
广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险效率应起的重要作用。
二、广西社会保险业务档案管理对策
随着社会保险事业的蓬勃发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社会保险档案管理的模式已经不能满足事业发展需求，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、运行成本低的社会保险档案管理系统势在必行，笔者认为，需做好以下几方面的工作。
（一）制定广西统一的社会保险业务档案数字化建设规划，明确目标，分类指导，全面推进
在调查研究的基础上，认真做好自治区级顶层设计，用2年时间完成14个地级市社会保险业务档案管理数字化建设，2015年逐步实现县（市、区）级社保业务档案管理数字化。先行建设1—3个地级市社会保险档案管理数字化示范单位，以点带面。重点扶持已实现社保档案管理达标验收合格的市级档案馆（库）建立数字档案，做到“扶持一个、建成一个、验收一个”。对正在开展业务档案管理达标创建工作的市级社会保险经办机构，加强业务指导，促成档案管理达标验收合格，为建设数字化档案夯实基础。同时要加强市对县（市、区）社保档案管理工作的指导，推动广西社会保险档案管理工作上新水平。
（二）统一组织开发社会保险业务档案数字化管理软件
为避免各市社会保险经办机构各自为政重复开发，既造成相互不兼容又浪费资源，由自治区社会保险事业局统一组织开发，推广实施社会保险业务档案数字化管理软件，并为地级市档案数字化建设提供必要的支持，解决好信息系统运行的配套硬件、平台软件和实施费用，确保广西社保档案数字化建设起点高、运行稳、效果好。
（三）建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理
1.2社保档案是维护参保人利益的有力保障社保档案是参保单位和个人参保过程的记录，是参保者以后享受相应待遇的重要的原始依据。社保档案管理的好坏，将直接影响到参保人的利益，尤其是现在跨区域流动频繁，流动人口的社保档案的衔接变动较大。安全而完整的档案资料是参保人维护利益的最直接的有力证据和保障，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。
1.3社保档案是特殊的民生档案规范管理社保档案不仅是因为它事关民生，更主要的是社保档案是我国档案家庭的一员，它的管理规范与否直接关系到我国档案事业的总体建设水平。规范的科学有序的社保档案管理不仅是提高社保工作办事效率，更好服务民生的需要，也是我国档案现代化、信息化建设的必然要求。
2当前社会保险业务档案管理存在的问题
十提出到2015年中国城镇基本养老保险参保人数超过3.57亿，基本医疗保险参保人数达13.2亿人，失业保险参保人数超过1.6亿，工伤保险参保人数超过2.1亿，生育保险参保人数达到1.5亿人。由此可见，社保档案在当前和今后一段时间内增长速度还将很迅猛，必将使社保服务范围和服务对象扩大、服务内容多样，因此社保部门的档案方面管理力量逐渐凸显薄弱，管理手段和管理水平稍显落后，这些已逐渐影响到社保工作的开展。集中表现在以下几个方面：
2.1管理制度不完善、管理方式落后，标准化不一社保管理机构层次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基层平台建设比较落后。社会保障种类繁多，涉及多个管理部门，归口不一，有的归社会劳动保障局或人力资源与保障局，名称也不一，有的称社会保险事业基金结算管理中心、社会保险事业管理局（中心）或社会劳动保险统筹办公室，既有社会保险委员会、社会保障部门、社保基金管理中心及相关银行、各类社区服务站等。位于管理后端的社保档案材料管理就更加不规范，如农村或社区社保机构社保管理基层平台建设比较落后。虽然人力资源社会保障部和国家档案局制定了管理标准———《社会保险业务档案管理规定(暂行办法)》，但基层社保经办机构更多的注重当下如何提效和便民，由于服务场所、人员编制、经费支持及软硬件建设等限制，很多业务工作仍然实行手工操作，基础数据及各类社保信息没有信息化，或信息平台呈现“碎片化”局面。
2.2重视不足、软硬件设施不配套，信息化不高由于社保业务工作数量庞大，环节繁琐，因此重视业务一线设施的改善，轻视后端的档案管理设备的配备，对社保档案的管理缺少相应的软硬件投入，管理多数处于人工或简单的微机辅助，很少有单位使用档案管理软件，真正实现文档一体化管理，造成社保文件前端与后端不通。此外一些社保业务单位因办公用房紧张，压缩库房面积，功能区没有分开，甚至没有相互独立的专门档案库区、办公区、查阅区，库房保管条件差，设备简陋等，这些都会影响社保档案的永久保管利用。
2.3管理人员非档案专业，操作随意，规范化不足多数社保经办人员并非是档案专业出身，相关档案业务知识、管理方法和相关政策不太熟悉，档案意识和档案技能不高，在现实工作中就出现部分社保业务人员随意处置档案，如随意留存不能及时归档、社保档案丢失或者泄密等现象时有发生，给参保人造成不必要的损失。此外，由于社保档案管理员多为社保业务人员或不定期找兼职人员整理社保档案，因此管理缺乏连续性、科学性，日常管理相对比较非常混乱，查询、更新较慢，影响了社保档案信息的利用服务和开发。
3规范社会保险业务档案管理的对策
作为事关民生的社会保险档案在整个社保工作中具有重要的基础地位，社保档案是社保经办机构与参保人员间的桥梁，是参保者维护其权益的基本凭证，也是社保部门科学管理、服务民生的必要条件。因此，社保部门应加快社保档案建设力度和投入，努力改变目前相对滞后的局面，将社保档案管理纳入社保工作的总体规划中，统筹安排，同步发展，从而推动社保档案管理向制度化、规范化、科学化发展，逐步适应当前和今后社保工作的要求，维护社保工作的持续性。
3.1理顺社保档案管理机制，完善管理制度，细化管理规范现有的社保档案管理体制比较分散，这与档案集中管理原则有悖，尤其是今后“五险合一”普遍推行后，社保档案工作的运行环境、流程衔接、材料生成等都要发生了一定的变化，各保险经办机构必须及时调整档案工作机制，进一步加强社保档案工作，建立地方社保档案管理中心（类似文件中心），散存在各类社保业务机构中的社保档案集中管理，这既方便参保者利用，也解决社保机构在档案管理上精力、物力不足问题。同时，这种管理机制也适合社保档案管理“以人为本”的理念。2009年以前社保档案工作主要参照《档案法》和《保险法》及各类档案管理规章，社保档案管理规范比较笼统、随意。2009年国家人力资源和社会保障部与国家档案局联合《社会保险业务档案管理规定(试行)》，2010年6月又下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》，尤其是前者第一次系统地划分社保档案种类和保管期限，并对各门类档案的收集、整理、保管、移交等有了比较明确的规定，这初步改变了社保档案管理无章可循的状态，但是还需结合实际细化各类社保档案具体管理细则，如分类标准、鉴定方法、利用保密制度等规章制度，使社保档案管理工作从材料生成、整理归档、上架排列、利用等环节都有章可循，确保其档案管理工作走向规范化、制度化。
中图分类号： G271 文献标识码： A
一、前言
随着我国的建设与发展，社会保险变成了关系人民民生的重要制度。社保档案的管理对保证人民的权益至关重要，如何做好社保档案管理是该领域的重要问题。
二、社保档案管理的重要性
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。首先，社会保险业务档案是国家档案系统资源的重要组成部分，提高对业务档案管理重要性的认识，按计划分步组织实施、做好业务档案管理是社会保险经办机构的基本职责，是社会保险经办能力和经办水平的重要体现，有利于更好地维护参保对象的合法权益，有利于加快推进经办管理工作的标准化和规范化，有利于促进社会保险事业可持续发展。
其次，由于社会保险涉及政治、经济、社会、社会、法律等各方面，并且是介于各个领域之间的交叉领域，加之社会保险内容纷繁复杂，涉及劳动者的切身利益，因此，社保档案管理对社会保险计划的实施效果，对社会保险目标的实现具有重要的意义。
三、社保档案管理的具体特点
1.专业性
社保档案管理工作涉及面较广，环节较多，专业性强，需要严格按照国家法律法规和业务要求开展工作，不允许管理出现随心所欲，主观妄为的现象，这就要求工作人员要具备扎实的档案管理知识，自觉提高社保工作的职业素质，同时要求完善社保档案的具体管理制度和监督机制，使社保档案管理工作无处不体现出专业性。
2.严肃性
社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。
3.动态性
社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。
4.服务性
社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。
四、社保档案管理的现状及存在的问题
1.社保档案管理的现状分析
（1）由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，普遍存在。保险业务档案管理人员积极主动性意识差，保险业务档案管理的场所小，不能完全满足办理保险业务需要。着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。
（2）社会保险档案管理工作作为加强社保经办能力建设，提升社保经办管理工作水平的重要内容，积极推进本地区社保档案管理规范化、制度化、信息化建设，在为广大参保人员提供优质档案利用服务的同时，不断提升社保档案管理水平，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展，保证了业务档案管理工作的正常开展。
2. 社保档案管理的问题分析
（1）社保经办人员科班出身的少，学历比较低，他们对社会保险业务档案管理知识和有关国家政策、方针、文件知之甚少。该归档的保险业务档案没有及时归档，业务档案随意保存、丢失的情况比较严重，不能认真执行保险业务档案管理、使用的具体操作规范，容易发生档案丢失、或者泄密现象，给国家或者个人造成不必要的损失。另外人的精力是有限的，这样的管理只能是泛泛的做些表面工作，将管理的纸质材料放入档案盒，电子文档直接拷贝入电脑，不能做详细的分类归档。
（2）档案管理所需工作场地面积不足，社会保险档案管理部门必须建有专门的、相互独立的档案库区、办公区、查阅区，并对各个区域的面积有明确规定。部分地区在档案管理工作场地建设方面都没能达到标准要求，也没有做到档案库房、办公、阅览三分开的要求。
五、社保档案管理的具体措施
1.提高收集水平，打牢工作基础。巧妇难为无米之炊，如果没有材料的收集，就形成不了系统完整的档案。特别是在简化整理，强化档案利用的今天，收集工作已变得越来越重要了。收集工作要有计划、有目标地进行，才能保证材料的齐全完整。本着“谁经办、谁收集”的原则，各级社保经办机构业务科室经办人员负责业务档案收集工作，具体收集社保业务经办过程中参保登记、关系转移、保费征缴、待遇核定发放、稽核监察、统计报表等资料，按照类别存放，并按办理时间排序。归档材料还要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐全，然后向档案室移交。
2.及时规范整理，防止材料积压。材料收集上来，档案人员要严格按照《社会保险业务档案管理规定》中明确的归档项目及内容，定保管期限、编号后归档，编制检索目录。县级社会保险制度开始于1986年，积累了大量的纸质资料，分散地存在各业务科室。对于这些历年社保历史资料，要全部收集归档整理，确保社保档案历史资料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使档案收集整理经常化、制度化，防止材料积压。
3.成立社保档案管理中心，由分散管理向集中管理转变。虽然养老、医疗、工伤、生育、失业保险由不同社保经办机构办理，但都隶属于县人力资源和社会保障局，因此可以在县人力资源和社会保障局内部成立社保档案管理中心，将文书档案、业务档案、会计档案以及其他载体的档案集中统一管理。这样档案就由原来的多头分散管理转化为集中管理，避免单独设立档案室造成的资金、人力、库房上的浪费，而且提高了库房的利用率，保证档案的安全。
4.做好社保档案的信息化管理
社保档案建立之后，它需要不断补充新材料，确保档案的连续性，以充分发挥人事档案的效用。社保档案随着人员的流动而不断的转递，也就是档案的管理单位与用工人员的管理单位相一致，否则档案的作用就不能正常发挥。这样，才能逐步建立全国统一的、独立于机关、企事业单位之外的社会保障体系，促进人才的合理流动。规范社保中心和企事业之间各系统的数据接口，实现现行文件和档案管理信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，节约大量社会的人力物力，也为企事业或社保中心查阅、核对信息提供了方便。
加强社保档案信息化法制建设，明确各类社保电子档案的归档标准，规范电子档案的收集、整理、存储、传送及程序，保证社保档案系统的真实性、有效性、安全性。研究制定社保档案信息安全管理办法，出台吸引信息化高端人才、在资金政策等方面保证社保档案的安全可靠和可持续发展，并着手准备行政复议、行政诉讼、应诉等工作。创新观念，制定新型网络化的社保档案的新法规，开创社保档案信息化的新局面。 满足利用者对大量数据档案信息的要求，就要求具有高素质、高技能的现代化档案管理人员才能胜任。
六、结束语
通过本文对社会保险档案管理的分析论述可知，提高信息的收集水平、及时规范整理、成立档案管理中心、加强档案的信息化管理对做好社保档案管理工作有十分重要的意义，因此在以后的社保档案工作中要加强对这些问题的研究。
1.1 社会保险档案管理不够规范。虽然大多数社会经办机构对社会保险档案的重要性有较高认识，但是由于没有科学的管理方法可遵循、没有先进的管理经验可借鉴，加之社会保险档案体系不健全，管理条件落后，缺少相应的软硬件设施和安全防护设施，致使社会保险档案管理不规范。同时由于经办社会保险的机构多，造成社会保险档案多头管理，社会保险档案案卷不统一、不连续、不完整。
1.2 人们对社会保险档案作用的重要性认识不高。当前，人们对社会保险档案作用的认识度较低，理解度基本为零，绝大多数人民群众都未能意识到社会保险档案工作的重要性，导致了社会保险档案从源头收集就存在着不小的困境。
1.3 社会保险档案管理分散多头管理现象严重。我国现行社会保障管理体制是分散型的，是多部门多机构管理。公民个人社会保险档案分散在不同的管理部门中管理。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，造成不一样的社会保险档案分属不一样的经办机构，经办机构内部的档案存放在不同的业务科室，由于一个人的保险资料保存在不一样的机构或科室，且管理办法各异，查找起来相当困难。就当前而言，具体情况是人社部门管理的养老、医疗、工伤、生育等法定的基本保障档案也在各自的经办部门管理;卫生部门管理着基本医疗保险档案;民政部门管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金档案;商业保险部门管理着公民个人补充保障的一系列保险金档案。这种现状造成多头经办、政出多门、业务交叉、资源浪费、政令难以统一的局面。而且由于这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金，并且相当严重。
1.4 缺乏统一的社会保险档案管理规范和标准。目前，我国档案行政管理部门还未对社会保险档案工作作出明确规定，在归档范围、管理形式、交接流转等方面还未制定统一的标准要求。社会保险档案直接关系到个人的关系流动、转接，一个参保人员从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节，办理有关手续，填写保险卡及有关表格，作为最原始的资料存入个人档案。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，都将是今后支付社会保险待遇的重要依据。2009年，最后一次国务院常务会议决定在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”;从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。这就要求社会保险档案管理需要具有相当大程度上的统一性，不仅是市和辖市区之间的统一，而且是全国、省、市、县从上到下的统一。而目前的实际情况是社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂信息不能共享。
1.5 社会保险档案管理人员不专且专业知识水平偏低。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从社会保险档案管理人员配备现状来看，档案管理人员不专，兼职现象严重，而且档案管理专业知识水平及学历不高，严重影响着社会保险档案管理的水平。
2 加强社会保险档案管理的对策
2.1 进一步完善社会保险档案立法，建立完善的社会保险档案管理法律法规体系。虽然我国已经建立了一系列社会保险档案管理的法律法规制度，基本保证了档案工作有法可依、有章可循，但随着我国保险种类的增多，以及对养老方式观念的改变，应根据新时期社会保险档案事业发展的客观要求，结合新时期社会保险档案工作中出现的新情况、新问题及时加以规定。健全有关档案管理制度，完善社会保险档案从业资格管理与培训等档案人员的制度，加强对档案工作监督等内容，完善法律责任的具体规定。
2.2 增强管理意识，加强社会保险档案队伍建设，建立定期监督检查制度。社会保险档案管理工作政策性强、专业性强，对从事档案管理的工作人员的素质要求也很高。应增强领导干部和档案管理经办人员的管理意识，加强对业务人员的档案法制教育和专业业务培训，严格档案从业人员准入制度，建立业务过硬、责任心强的社会保险档案管理队伍，督促单位负责人依法履行对本单位档案工作负有的职责，并建立定期监督检查制度，建立检查结果公告制度，使违法单位与个人及时整改，以推进社会保险档案管理工作逐步走上制度化、规范化、标准化发展轨道。
2.3 加强社会保险档案信息系统管理工作。目前大多数档案室仍在沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代化科学手段，有针对性地开发信息系统，完善社会保险业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和个人提供档案信息查询服务，并接受监督。社会保险业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新时期社会保险经办工作的标准化和规范化，实现社会保险事业可持续健康发展。
2.4 正确定位社会保险档案管理工作。档案是人类在社会实践活动中直接形成的原始历史记录，产生于国家机构、社会组织和个人的社会实践活动。进入后保管时代之后，社会公众对档案的认识已经不再仅仅是行政机构的产物，而更多的是一种社会记忆、文化记忆。社会保险档案正是在个人参与社会保险这一社会实践活动中形成的记录，它不仅具有证明价值、参考价值，也是我国社会保险工作开展过程中产生的文化印记，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要，是社会保险业务本身的必然要求，也是记录社会保险事业的有力凭证。
2.5 加强社会保险档案人员业务培训。组织社会保险档案人员参加业务培训，提升其政治素养、专业素养和文化素养，培养和造就一大批讲理想、讲道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型社会保险档案管理人才，加快社会保险档案管理现代化进程，为社会保险档案管理事业可持续发展提供人才保证。
2.5.1 加强培训要注重提高社会保险档案人员的政治素养。社会保险档案人员队伍应该是政治头脑非常敏锐的群体，其工作应在正确的政治方向、坚定的政治立场、鲜明的政治观点、严肃的政治纪律、高度的政治敏锐性指引下进行。否则，就会坠入社会保险档案工作的误区。
2.5.2 加强培训要注重提高社会保险档案人员的专业素养。社会保险档案管理人员要具备相应的专业知识水平，系统地学习和掌握《档案法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等制度;明确档案工作职责和任务，以及归档的范围及整理要求;学习《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，具有较全面扎实的实践技能。因为档案是一种知识载体，社会保险档案管理人员要发挥社会保险档案的社会效益，只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
笔者收集的部分地方管理规定中，对社会保险档案概念有三种解读，即社会保险机构档案、社会保险专业档案和社会保险档案。这三种概念正好由大到小兼容。社会保险机构档案是指社会保险机构形成的所有档案，包括文书、会计、业务、声像、电子等门类。例如《山东省社会保险档案管理暂行办法》。社会保险专业档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的基金会计和专业性文件材料，例如《天津市社会保险业务档案立卷归档暂行规定》。社会保险档案是指社会保险机构业务部门在经办过程中产生的、除基金会计材料之外的专业性文件材料。如《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》。
对于上述概念的选择，都是地方社会保险部门和档案行政管理部门基于对本地区实际工作情况的考虑而做出的。第一种概念固然有全局观，但与2006年年底刚刚颁布的国家档案局第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》相抵触。第二种概念专业档案特点突出，但管理难度较大。虽然基金会计材料在社会保险部门产生的专业性文件材料中所占比例极大，理应进行重点管理。但这部分材料明显属于会计档案范畴，其管理方式和归属流向理应由国家财政主管部门提出规范要求。仅由劳动保障部门和档案行政管理部门提出规范要求就不甚合适。因此笔者认为，从国家劳动保障主管部门和档案行政管理部门宏观管理的角度出发，应当选择第三种概念为社会保险档案概念。这样，既能够突出专业档案管理特色，也能掌握社会保险机构发挥职能产生的特色档案。
二、归档范围
养老、医疗、失业、工伤和生育是覆盖面最大的五个社会保险险种。部分地区亦开展了农村养老保险和农村医疗保险。社会保险档案的归档范围亦应将上述险种业务经办过程形成的专业性文件材料容纳其中。由于地方社会保险机构设置不同，既有“五险分设”的，也有“多险合一”的和“五险合一”的，这就造成各地社会保险机构的归档范围也各不相同。从国家劳动保障主管部门制定政策和地方社会保险机构工作实际来看，各个保险险种经办程序虽然各不相同，但也有共同的管理环节。例如：五大险种均要求进行社会保险登记，对参保单位的相关情况材料进行留存；而且，五大险种都要进行针对性稽核，对骗取保险金案件按既定程序进行查处。但是，养老、医疗和工伤等险种还要进行个人账户管理，医疗和工伤保险还要进行定点医疗机构或个人的管理。所以说，经办过程形成的专业文件材料既有不同，也有共性。因此笔者认为，社会保险档案的归档范围既要按不同的社会保险险种详列形式一致的文件材料，也要指出不同保险险种的特殊内容文件材料。
三、分类整理
从上述归档范围来看，笔者认为应将社会保险分为单位管理类、个人账户类、定点监管类和社保稽核类。不同类别的专业性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地参保单位和参保者数量各不相同，产生的专业性文件材料数量差别较大，国家劳动保险主管部门和档案行政管理部门不宜对单位管理类和个人账户类文件材料提出统一的整理要求，而应当让各地根据本地区实际情况做出整理方式规定。相对而言，定点医疗机构、零售药店定点医师的数量不多，社会稽核案件数量亦不是很大，这两类文件材料倒是可以采取规定划一的整理方法。
四、保管期限
笔者认为，社会保险档案的保管期限划定应根据维权需要、保护隐私、便于操作等多种因素进行综合考虑。
对于参保者个人而言，社会保险待遇事关个人的切身利益。社会保险部门也提出了对参保者跟踪一生、记录一生、保障一生、服务一生的理念。因此，社会保险档案个人账户类就必须以账户注销作为计算保管期限的起始点。账户注销既有可能是参保人死亡，也有可能是参保人停保。同理，参保单位类也必须从其账户注销后开始计算保管期限。依照这个模式，定点监管类从定点资格撤销起开始计算，社保稽核类从案件结案时开始计算。这样，可以使档案人员很方便地掌握鉴定时机。
至于社会保险档案的保管期限，笔者认为应当使用标识制，而且不必设多个档次。笔者建议，社会保险档案的保管期限分为“永久”和“三年”两种。单位管理类中，在本地区经济发展过程中有代表性的民营企业的账户为“永久”，其余单位账户为“三年”。个人账户类中，对本地经济文化发展做出突出贡献的参保者账户为“永久”，其余个人账户为“三年”。定点监管类中，发生过重大医疗事故、重大意外事故、恶意骗保案件的机构或人为“永久”，其余机构或人为“三年”。社保稽核类中，涉案金额巨大的案件为“永久”，其余案件为“三年”。
1.社会保险改革的需求。社会保险改革需要对传统档案管理工作加以改革，加强社会保险档案管理工作，建立完善的社会保险档案管理体系，确保社会保险工作的高效开展。在社会保险档案中具有完善的保险资料信息记录，是社会保险工作顺利开展和实施的重要前提，如档案中原始资料一旦丢失，那么后续的保险工作也就难以展开，信息资料补回十分困难。因此加强社会保险档案管理工作十分重要。在传统社会保险档案管理中，主要是纸质资料，管理工作十分苦难，档案管理人员的工作量较大，而信息化时代下，社会保险档案的管理工作必然要与信息技术相结合，建立社会保险档案系统，对传统档案管理方式进行革新，确保社会保险档案的完整性，为社会保险工作开展提供依据。
2.社会保险业务发展的基本要求。社会保险工作的开展十分复杂，社保工作的落实会产生大量数据和信息，如果这些信息及数据资料没有进行妥善保管，则会造成数据丢失，对社会保险工作的开展产生阻碍[2]。此外，由于各个企业及单位中经常会出现人才流动的现象，保险缴纳也会产生相应的变动，加强社会保险档案的严格管理，避免社会保险的缴纳出现混乱，人才流动期间会将部分信息资料进行转移，并由新单位予以保管，双方共同协定社保缴纳情况。从体制上来看，保险本身具有严格制度管理体系，社会保险工作与档案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作实施。
二、加强社会保险档案管理的具体措施
1.加强社会保险档案管理制度的标准化建设。社会保险档案管理工作需要进行标准化管理和规范管理，首先需要加强社会保险档案管理制度，确保社会保险档案管理规范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并将这些材料进行科学的分类，做到规范化档案管理。对于不同门类档案，尤其是社保档案中的专业档案、会计档案、生育、医疗、工伤、养老等社会保险审批材料、证明文件和统计报表等按照保管期限和归档范围进行划分，确保社会保险工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依[3]。与此同时，还要对社会保险档案信息资料进行整合，实现信息资源共享，从而提高社会保险档案的管理效率，规范化的社会保险档案管理制度，才能促进档案管理的规范化、标准化与科学化。
2.通过信息技术加强社会保险档案管理。现代化社会保险档案管理工作必然会应用到信息技术，大大提高档案管理水平和管理效率，在传统档案管理中主要是以纸质档案材料为主，在档案分类、装订与存储等工作中的工作量较大，信息化时代下电气档案管理必然会替代手工操作，充分发挥电子档案信息资源优势。电子档案管理工作，需要加大资金投入力度，全面建设基础设施，购置档案管理的必要设施，使档案盒装置档案更加完善，确保档案管理的有序性和安全性[4]。与此同时，采用计算机技术实行一体化的管理模式，通过自动索引档案信息，编制档案边牧，对统计资料进行快速统计，从而快速实现网上互联。所有参保人员在纸质档案材料的填报时，需与电子信息条目保持一致，使电子信息系统数据更加完善和完整。
3.加强人员培训，提高社会保险档案管理人员的专业技能水平。由于社会保险档案管理工作具有较强的业务性和政策性，档案管理人员在从事相关工作时需要对相关法律法规进行充分了解和全面掌握，还要具备一定的计算机操作技能。因此社会保险部门需要加强社会保险档案管理部门建设，组织相关管理人员定期开展业务培训，加强档案管理人员的作风建设和思想建设，建立稳定的社会保险档案管理队伍，确保社会保险档案管理工作的连续性，打造业务精湛、作风优良的档案管理队伍，为社会保险工作奠定坚实的基础。
结语
总之，在现阶段，传统的社会保险档案管理模式和管理方式已经被规范化、标准化和信息化的档案管理模式所取代，促进社会保险工作健康发展与持续发展，为社会保险工作的开展提供了充足的依据。
【参考文献】
[1]张静。农村社会养老保险档案管理的困境及对策分析[J]。兰台世界，2010，08：43-44。
我国新型农村社会养老保险档案是一种农村养老保险经办机构运用文字材料、电子文档及其他不同的载体对新型农村居民进行养老保险参保情况的记载，这些记载内容具有法律效力的特点，有效地将农村养老保险文件、个人投保状况及经办投保业务等内容记录在案，便于经办机构及投保个人的查询。具有政策性强，操作性能高；农村居民投保牵涉面广；农村居民流动性加大等特点。
二、新农保档案管理工作现状分析
在新型农村社会养老保险档案管理体系中，我国农村参保人数众多，内容复杂，在农民的养老档案中涉及到个人参保的详细个人信息、农民交纳的养老保险金额、个人的养老保险账户中基金的转入转出的管理以及保险关系因变动产生转移发生接续等内容，都要全面细致地记录在案，但由于农村人口流动大，情况较复杂，不及时将变动信息提供给社保经办人员，造成档案资料一次录入或缺项，就从此不再有所更改的现象。在档案信息采集过程中，档案信息采集不全，使档案管理资料不详细，对农村居民养老保险档案对象统计不全，管理规范和标准也不统一，对资料的归档口径、分类标准、分级管理以及档案管理的保存期限等事项，经办人缺乏熟知程度，无规范、无要求地处置档案资料。
三、加强新农保档案管理工作的建议
1.制定法律法规，依法治档
新型农村社会养老保险档案工作，要依据国家的法律法规，求真务实，统一标准，吉林省政府先后颁发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》等文件，由社会保障局统一领导，各地区的乡镇领导负责，对档案资料的收集渠道、方式及分类归档管理，设立规范管理的档案管理库，添置档案柜、档案袋及其他相关档案整理工作的管理要件，进行集中管理并制定相关的档案管理制度，包括档案的查询、保管及销毁制度，都要有章可循，使档案工作真正地服务于广大农村民生。
2.加强宣传力度，强化档案管理人员的素质
通过新农保的普及宣传，参保人员更加了解新农保的政策及信息，知晓参保的重要性，促进新农保深入人心。吉林省社会保障局每年举办一次组织全省新农保业务档案培训，加强社会保障人员的素质，时间定为1-3天，旨在提高档案管理人员素质，掌握熟练的档案管理方法和操作技能，使档案管理人员在管理意识中改变原有的观念，明确自身所在位置的责任及重要性，意识到养老档案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新农保的责任心，增加他们为民谋福的幸福感，为新农保资料内容完整做好服务工作。同时，减少档案管理人员的调动频率，保持档案管理队伍的稳定性。
3.加强现代化信息管理，实现档案信息共享系统，提升档案管理水平
新型农村各具特点，人数多且分散，参保缴费的方式各有不同，且参保期限及享受的待遇保障周期相对较长。农村居民向城镇流动频繁，工作单位也处于变动之中，尤其是农村女性由于结婚嫁到男方所在地而将户口进行迁移，养老保险档案也随之变动，提供的档案信息变动情况不及时，要保证档案资料完整、准确性，工作量很大。积极推崇通过与政务网络连接，各地档案资料通过数据信息平台实现档案管理的现代化，完成对农村居民的信息档案的变更、增加及查询等功能。档案管理人员将真实有效的养老保险档案输入计算机，在档案资料管理库进行统一管理，实现养老信息办公、资料存档及对外查询一体化，保密性强，安全性高，可以有效地防止不法分子对养老保险数据信息进行非法修改，以免农村居民的经济受到损失。
作为社会主义和谐社会建设过程中的一项重要内容，社会保险档案管理意义重大，其不仅与广大劳动者的利益紧密相关，更是国家经济与社会稳定中一项不可或缺的工作[1]。社会保险档案的完整、安全与有效利用，可让广大劳动者的合法权益得到切实维护，有利于社会的和谐稳定。不断深化的社会保险改革，逐渐扩大了社会保险覆盖面，也使社会保险业务量与档案数量呈不断上升趋势。因而，档案管理部门的当务之急便是做好社会保险档案管理，使其更加科学化、规范化。
一、新形势下加强社会保险档案管理的必要性
（一）是深化社会保险改革的需要
做好档案管理工作，是改革传统档案工作的必经之路，只有完善的档案管理体系，才能高效开展社会保险工作。社保档案中对资料信息有完善的记录，若将原始资料丢失，要想补回就非常困难，以致于无法继续进行保险工作。因而，加强社保档案管理是一项非常严格的工作，传统档案管理的范围局限于纸质档案资料，没有真正运用到信息化技术。不断发展管理技术，促使社保工作也开始进行改革创新，而这就需要完善的档案信息为其提供支持。
（二）是社会保险业务本身的必然要求
社保工作具有复杂的发展形式，随着工作的落实，也会有大量的信息数据产生，若缺乏有效管理，就会造成数据丢失，进而使保险办理工作受阻。加之各单位经常出现人才流动的情况，保险缴纳单位也相应的发生变化，严格管理档案，就不会使社保缴纳因为人才流动而出现混乱的情况，保证工作的持续发展。人才流动期间需要转移部分信息资料，由新的用人单位继续保管，双方共同协定社会保险缴纳情况。保险行业本身就具备严格的制度体系，加上档案管理与社保工作特征相符，也可保障后期工作的顺利发展。
（三）有利于社保部门提高业务质量和办事效率
严格管理社保档案，可规范基层员工工作开展形式，更高效地服务于社会群体。通过查看总结档案内的信息资料，可以从中发现工作中的不足之处，并通过整理探讨制定有效的解决策略。
二、加强社会保险档案管理的设想
（一）提高全民的社保档案意识
做好社保档案管理工作，第一步便是要促进群众档案使用意识的增强。与基层档案工作人员相互配合补充档案内容，核实档案中的基础信息，及时整改不完善的内容，如此才会更加真实有效的开展档案管理工作[2]。另外，还要提高工作人员的积极性，对档案管理职业予以明确。保障基础设施的完善，更换使用时间较长，存在严重老化问题的设施，将提升使用安全性为目标。定期检验档案管理情况，及时解决发现的问题，以得到群众的认可。档案管理在注重安全的同时，更应该将档案的使用价值发挥出来。
（二）加强制度标准建设，实现规范管理
做好新形势下的社会保险档案管理工作，就要在社会保险档案的科学化、标准化建设上加大力度，以制度规范管理。加强各个工作环节的研究，如社保档案的收集、归纳、整理、保管和利用等，对各项规章制度予以建立健全，保证社会保险档案管理的规范有序，只有这样才可完整收集文件材料，并将其科学分类，做到规范整理[3]。对于门类不同的档案，特别是社保档案中的会计档案、专业档案以及医疗、养老、工伤、生育等各种审批材料、统计报表、证明材料等不同载体、不同内容，要对归档范围与保管期限进行划定。制定社保档案管理规范，但要注意科学统一，确保具有较强的操作性，让社会保险档案工作有法可依、有章可循。同时，要进一步整合和共享社保档案信息资源，促进社会保险档案管理效率的提高，让其作为一种有力工具保证社保工作的顺利开展。只有具备了规范的档案管理制度，才可使档案管理走上科学化、规范化和标准化方向的道路。
（三）利用技术，推进社会保险档案信息化建设
要科学管理，以现代化方式进行档案管理。针对纸质档案材料，要在分类、存储与装订上分别做到科学化、标准化与规范化，并要以电子化操作代替过去的手工化操作，将电子档案信息资源的作用充分发挥出来。为做好档案管理工作，还要在资金上加大投入，对基础设施建设进行优化，根据要求购置必须的档案管理设施，以标准的档案盒装置档案，使档案管理更加有序和安全。同时，采取计算机一体化管理模式，自动快速编目档案，自动索引档案信息，快速统计资料，让系统的网上互联得以实现。另外，要求所有参保人员在填报纸质档案材料时，一定要和电子信息系统条目相一致，保证完整录入电子信息系统数据。经办人员在审核时要严格，在录入时做到细致认真，保证录入的都是合格的，每录入一批就要立即进行管理，针对一些残缺不全的材料，严格补缺补差，使纸质档案与电子档案的完整性与正确性得到保障。
（四）搞好人员培训，提高社保档案管理队伍的业务技能
社会保险档案工作具有很强的政策性与业务性，作为档案管理人员不但要将相关的法律法规与业务知识做到了然于心，计算机实际操作能力也是不可缺少的。因而，社保部门应加强和档案行政管理部门的联系，积极组织社保档案管理人员参与相关业务培训，相互交流经验，并针对档案管理人员的思想、作风建设做进一步加强，稳定队伍，以使档案工作的连续性不受影响，打造一支作风优良、业务精湛的社会保险档案管理队伍。
（五）加强服务，深化社会保险档案的开发利用
各级社会保险经办机构，应针对社保业务档案制定相关查阅利用制度，根据规定向群众提供档案查阅利用服务，并将查阅利用记录在册，以为有关人员提供准确、便捷的查询服务。作为一个服务窗口，社会保险是为广大人民群众服务的，每个保险档案人员的言行举止不但代表着自身素质，也代表着单位与社会保险部门。为此，社保档案管理人员必须进一步增强自身的服务意识，将文明礼貌用语用到平时的工作中，把服务承诺制与责任追究制落到实处。每位社会保险档案管理人员都要以热情的态度对待群众，针对确定不了或政策中没有做出明确规定的问题，切忌擅做决定，一定要在向主管部门请示后，再清楚的解释给利用者。只有为档案利用者提供有效的利用服务，才可将社会保险档案应有的作用发挥出来，服务利用者，让广大利用者满意。随着我国社会保障工作的深入推进，陈旧的管理模式逐渐被人性化管理、网络化管理以及规范化管理所取代，若要保证社会保险工作的发展更加健康、有序，使其充满生机与活力，社保档案工作就必须同时展保持一致，致力于改革创新。需知，社会保险档案管理的好坏与千百万人的利益以及社会的和谐稳定有着直接关系。社会保险档案有利于社会保险经办机构更好地开展社会保险工作，促进社会保障体系的建立进一步加快，让社会保障事业朝着健康、稳定的方向发展。
参考文献：
[1]王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理，2016，06：29-30.
近年来，我国社会保险事业发展迅速，这些社会保险档案真实地记录社会保险制度从开始建立到逐步完善的过程。随着参保人数的增加，社会保险档案数量也日益增长，给社会保险的管理工作人员带来了挑战。所以，建设和谐社会，更好地完善社会保险档案的管理工作势在必行。
一、社会保险档案的含义
社会保险档案是国家档案的重要组成部分，是各个机关、各社会团体、企业、事业单位为员工办理社会保险、医疗保险、生育保险、工伤保险和失业救济保险等各类保险项目过程中形成的记载各个员工参加各项保险统筹缴费多少、时间长短、计发养老待遇、因工作变动而至保险统筹关系转变等情况，具有实际工作查考的档案材料。
二、社会保险档案的归档范围
（一）政策依据类。国家和地方出台的社会保险制度以及相应的政策法规，社会保险缴费、经办机构和待遇支付办法方面的规范性文件。（二）业务凭证类。各种社会保险费用的缴费凭证、扣费凭证、转接凭证、汇缴凭证、支用凭证、报销凭证和理赔给付凭证等。（三）结算账卡类。各类社会保险费用缴费花名册、参保人员的保险手册支用给付账册、单位各项社会保险费用管理手册、汇缴账册以及保险统筹关系转接清手册、职工各项保险管理卡片和转接变更登记卡等。凡是涉及到参保人员的各类资料、卡片和手册等都应统一立卷，做到人手一份社会保险档案案卷。（四）电子档案类。社会保险工作实现办公自动化和以后形成的各种信息和数字档案等。（五）统计报表类。支用给付统计表、参保人员工资变动情况统计审核表和各类社会保险费用汇缴统计表等。（六）离退休人员的社会化管理类。离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、离退休人员退休待遇、调整养老待遇、遗属待遇的申报表。
三、社会保险档案管理存在的问题
（一)社会保险档案的管理制度不够规范。目前，从我国社会保险档案管理状况来说，各地的社会保险经办机构能够按照国家档案管理的有关规定管理的并不是很多，由于各个地方的社会保险存在一定的差异性，更没有统一的社会保险档案管理的文件，所以各个地方的管理制度也不同，使得社保档案在应用和管理上有很大差别。（二）社会保险档案的管理意识不强。社会保险档案的管理意识薄弱是档案管理工作中的重要问题，因为对社会保险档案管理工作的认识缺乏，很多社会保险经办机构单方面注重资金投入和社会保险工作的领导，最终轻视了对其技术支持和资金支持，所以，使社会保险档案管理工作增加了难度，社会保险档案的管理的工作效率大大降低。（三）社会保险档案管理的工作人员难以落实。对于不健全的社会保险部门档案机构，没有专职人员管理档案，即使有人员管理也是没有经过培训，使社会保险档案的质量受到严重的影响。（四)社会保险档案管理条件不合格。因为没有专门的场地，缺少管理经费，所以社会保险经办机构对社会保险档案管理始终得不到重视，多年积累的社会保险档案只好让经办人自己保管，使社会保险档案存在很多不安全因素，对日常经办工作带来诸多困难。（五）社会保险档案管理方法和手段落后。近年来，我国计算机技术迅速发展，很多社会保险管理部门在工作中逐渐的使用信息技术，但是由于设备、资金、专业技术人员等限制，社会保险档案管理的信息化难以实现，很多社会保险机构都是采用纸质材料，所以社会保险查询访问的难度大大的增加，容易造成社会保险档案资料的丢失。
四、社会保险档案管理的合理化建议
（一）加强业务能力，实现社会保险档案管理的系列化和规范化。社会保险业务具有涉及面广、专业性突出、政策性强和工作量大等特点，所以，社会保险档案管理要合理布局、统一规划、分步实施，制定出规范的社会保险档案管理业务，使社会保险档案业务工作有依据可查，把工作的总体目标纳入到相关人员，有计划、有监督、有惩罚地进行。（二）社会保险档案管理要立卷整理。对于纸质档案，根据档案的形成规律和特点，确定归档范围，采用年度、类别和保管期限的方法进行整理和分类。对于已形成的电子档案，按照各门类的检索目录规范入档。（三）社会保险档案管理人员整体专业水平要提高。社会保险档案管理人员的业务水平低，社会保险部门要引进档案专业人才和对现有的管理人员进行培训，使社会保险经办机构整体素质得到提高，实现社会保险档案管理规范化、精细化和标准化。（四）建立合理的档案管理制度。针对管理工作的现状，应该建立标准化的工作流程、档案查阅、档案接收等级制度、电子档案管理制度和档案室工作制度，加强完善社会保险档案管理工作制度
